時(shí)間：2022-06-20 12:42:36
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇縣檔案館工作計(jì)劃，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施的現(xiàn)狀及問題
從當(dāng)前我國檔案館的實(shí)際情況來看，所館藏的檔案信息具有數(shù)量多、時(shí)間跨度長等特點(diǎn)，并且在對這些檔案進(jìn)行管理的過程中大多采用封閉式管理方式，即加強(qiáng)檔案的收藏，要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是，管理者在對檔案進(jìn)行管理的過程中，對于每個(gè)時(shí)期的檔案管理都采用不同的整理質(zhì)量與整理規(guī)格，這就導(dǎo)致其出現(xiàn)各種各樣的問題，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）檔案信息在管理的過程中編號并不具有規(guī)范化特征，缺乏目錄號，出現(xiàn)了“一卷多冊”的現(xiàn)象；2）管理者在編制案卷標(biāo)題的過程中不夠規(guī)范化，編制的標(biāo)題與其中的內(nèi)容不符，這就不利于管理者后期的管理；3）檔案館內(nèi)大多數(shù)案卷都沒有目錄，當(dāng)管理者將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在其中時(shí)，用戶根本不能夠?qū)n案信息的檢索。由此看來，這些問題在很大程度上制約了檔案事業(yè)的健康發(fā)展，這就需要管理者針對問題采取最有效的措施，這樣才能夠提高檔案管理水平。
二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平
通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，要想在實(shí)際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規(guī)范自己的行為，采取最科學(xué)合理的管理方法對檔案信息進(jìn)行管理。
1、檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查
對于館藏信息進(jìn)行全面復(fù)查是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前，大多數(shù)檔案館在對當(dāng)心信息進(jìn)行管理的過程中都不會(huì)進(jìn)行清查，知識很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對檔案信息進(jìn)行全面普查，針對于其中已經(jīng)過期或者無用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化
在檔案館內(nèi)，有大部分案卷過厚，內(nèi)容相對較為混雜，這就需要管理者對其進(jìn)行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁碼或者沒有案卷標(biāo)題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過對案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與自動(dòng)化。
3、對案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對檔案信息的檢索
在檔案管理工作中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有利于用戶對檔案信息的檢索，因此再來滿足用戶的需求，管理者在對案卷進(jìn)行管理的過程中必須要嚴(yán)格按照國家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則，然后嚴(yán)格按照這一規(guī)則進(jìn)行分類，并統(tǒng)一檔案信息的分類號，這樣也就有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到理想的管理效果。
4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對于那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的，就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級次著錄，省時(shí)省力
在著錄過程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
關(guān)鍵詞：檔案館建設(shè)；思想觀念；工作思路；管理方式與技術(shù)；創(chuàng)新
在高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)化，信息產(chǎn)業(yè)迅速發(fā)展的時(shí)代，國內(nèi)各種信息機(jī)構(gòu)通過各種工程計(jì)劃，顯示著越來越重要的作用時(shí)，檔案館這個(gè)信息系統(tǒng)都往往被人們忽視，特別是縣級檔案館的建立，并沒有引起人們對檔案工作性質(zhì)及其職能的深刻認(rèn)識和變化，而是習(xí)慣性的將其置于機(jī)關(guān)檔案部門相類似的地位。檔案館功能和作用得不到發(fā)揮，這在很大程度上，割裂了檔案館與社會(huì)各方面的聯(lián)系，混肴了檔案館的本質(zhì)屬性。
檔案館是《檔案法》明文規(guī)定的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，應(yīng)在國家知識系統(tǒng)中占有一定的位置。適應(yīng)公眾不斷增長的物質(zhì)文化生活需要方面，發(fā)揮自己的作用，作出自己的貢獻(xiàn)。檔案館只有從過去固有的模式中走出來，更新觀念，開拓創(chuàng)新，才能使檔案館工作在創(chuàng)新中發(fā)燕尾服，在創(chuàng)新中提高。
一是思想觀念要?jiǎng)?chuàng)新。觀念不創(chuàng)新，工作就邁不開步子。要破除廣大檔案工作者各種思想障礙，對立與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)，符合新形勢下的檔案館工作要求的新觀念。只要符合“三個(gè)有利于”，符合“三個(gè)代表”，就大膽的干，大膽的試，不斷拓寬檔案館工作的服務(wù)領(lǐng)域，改進(jìn)服務(wù)方式，使檔案館工作更加適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，更加充滿生機(jī)活力。
二是工作思路要?jiǎng)?chuàng)新。新形勢下檔案館工作要有新思路，要立足于改革，以發(fā)展求生存，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式，主動(dòng)研究改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中面臨的新情況；以創(chuàng)新的精神，積極尋找新的切入點(diǎn)，在開發(fā)和利用檔案信息資源上下功夫，在主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)上下功夫。要立足于開放，打破自我封閉，自我保守的局面，實(shí)現(xiàn)檔案管理與檔案信息管理兩條腿走路。檔案管理要在維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌中，發(fā)揮無以替代的作用，在歷史層面上提供利用。檔案信息管理要為政府決策和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供快速、準(zhǔn)確、全方位的服務(wù)。在知識經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮新鮮、活躍的智力資源作用，在現(xiàn)實(shí)生活中創(chuàng)造價(jià)值，使檔案工作有新的突破和發(fā)展。
關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案；管理信息化
【中圖分類號】R197.32【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-3783(2012)07-0499-01
檔案工作不僅是一項(xiàng)專業(yè)性工作，也是我們整個(gè)疾病預(yù)防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整個(gè)單位實(shí)際工作的重要依據(jù)，更是一個(gè)疾病預(yù)防控制中心日常數(shù)據(jù)信息資料的來源。在機(jī)構(gòu)改革和信息技術(shù)發(fā)展帶給其發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著諸多挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)在機(jī)構(gòu)改革中檔案管理的現(xiàn)代化，去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)，是目前疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)所要面對的新任務(wù)、新要求。
1現(xiàn)代化觀念，提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識
國家衛(wèi)生部、檔案局在《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中提出：“檔案信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平”。因此，疾病控制中心將檔案的信息化管理工作納入中心發(fā)展規(guī)劃中來是很有必要的。而要保證信息化管理工作的順利進(jìn)行，重要的是保證良好的工作條件的配置，如相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)庫房、服務(wù)器、統(tǒng)一規(guī)范的檔案裝具、優(yōu)良的閱檔環(huán)境等硬件的投入，以便于規(guī)范；在軟件方面，在人員配備的基礎(chǔ)上要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和規(guī)范化的管理要求、設(shè)置專門的檔案管理科室和主管領(lǐng)導(dǎo)，以及良好暢通的網(wǎng)絡(luò)管理體系等。
2現(xiàn)代化內(nèi)容，全面開發(fā)檔案信息資源的來源
機(jī)構(gòu)調(diào)整后,衛(wèi)生防病工作成為疾控中心的重頭戲,不斷充實(shí)完善衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)檔案尤為重要,館藏量的豐富和優(yōu)化與否,是實(shí)現(xiàn)檔案利用需求的前提條件,是檔案管理的基礎(chǔ)。從調(diào)查情況看我省各級疾控中心檔案室目前收藏?cái)?shù)量都很有限,所以檔案人員更要開闊工作思路,深入科室指導(dǎo),加強(qiáng)以下內(nèi)容的收集。①歷年主要傳染病流行趨勢預(yù)測、傳染病疫情爆發(fā)流行調(diào)查處理及分析的總結(jié)性報(bào)告;②人群免疫、免疫接種質(zhì)量的效果評價(jià)及重大異常反應(yīng)、接種事故的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;③主要傳染病病原學(xué)及血清學(xué)監(jiān)測分析與總結(jié);④重大疫情、食物中毒及飲水污染的調(diào)查處理、分析和總結(jié)性報(bào)告;⑤微生物學(xué)、衛(wèi)生理化和毒理檢驗(yàn)技術(shù)性總結(jié);⑥病媒醫(yī)學(xué)昆蟲各項(xiàng)監(jiān)測工作總結(jié)以及專題性調(diào)查分析;⑦健康教育與健康促進(jìn)專題性總結(jié);⑧針對衛(wèi)生防病工作的建設(shè)性、指導(dǎo)性,管理性、綜合性論述以及學(xué)術(shù)論文等。特別是對核對無誤的疫情材料和各種疫情統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料采用檔案室集中統(tǒng)一管理的形式,按一文一件操作規(guī)范統(tǒng)一編目,并確定保管期限為永久,然后將數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)軟件保存,做到有序化且有目可查。
疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是集疾病預(yù)防控制衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測健康教育科研培訓(xùn)于一體的公共衛(wèi)生體系，其信息資源是疾病預(yù)防控制工作者實(shí)踐業(yè)務(wù)工作的重要支柱疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)，利用館藏的信息資料和檢索工具，對檔案信息進(jìn)行分析研究篩選加工整理歸納，有效進(jìn)行深加工，以便于查找利用；根據(jù)預(yù)防醫(yī)學(xué)的不同學(xué)科，對機(jī)讀檔案進(jìn)行分類，編制各類檢索目錄，準(zhǔn)確迅速全面地查找檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。
3現(xiàn)代化管理，健全檔案管理的規(guī)章制度
疾病預(yù)防控制檔案大致可以分為文書業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)設(shè)備聲像實(shí)物等類，一般多采用中心檔案室和科室兩級管理的模式，由中心領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，中心檔案室設(shè)專職檔案員負(fù)責(zé)全單位檔案的整體管理工作，統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案，全面負(fù)責(zé)檔案的收集整理保管利用統(tǒng)計(jì)鑒定和銷毀等工作各科室設(shè)兼職檔案員應(yīng)由中心檔案室管理的檔案，各科室整理立卷后向中心檔案室定期移交；科室檔案由科室內(nèi)兼職檔案員在年終整理裝訂立卷后存科室備查，在保證單位內(nèi)重要資料得到有效保存的同時(shí)，也使得科室檔案內(nèi)容的延續(xù)性使用的便利性得到了保障檔案員在學(xué)歷和專業(yè)方面應(yīng)滿足一定的要求，必須具備公共衛(wèi)生檔案管理計(jì)算機(jī)管理等知識和技能同時(shí)，要建立健全疾病預(yù)防控制檔案的管理制度，并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任中納入年末績效考核中，統(tǒng)一規(guī)范檔案的收集歸檔保管利用等操作流程，規(guī)范檔案管理行為，做到有法可依有章可循應(yīng)保證檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，配備現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、移動(dòng)硬盤等辦公設(shè)備及充足的檔案裝具。
4現(xiàn)代化服務(wù)，提高檔案信息的利用率
檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮出它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益因此，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案部門要多渠道多途徑地開展檔案信息服務(wù)工作，使檔案為疾病預(yù)防各項(xiàng)工作服務(wù)首先要改變長期以來單一的借閱模式，改變以往坐等上門的封閉式服務(wù)方式，擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，更新服務(wù)手段，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作，積極主動(dòng)熱情地為疾病預(yù)防控制工作服務(wù)如可直接或間接參與課題組的研究工作，配合研究任務(wù)分工收集整理有關(guān)課題的檔案資料其次要優(yōu)化綜合檔案室的硬件環(huán)境，接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄，減少查閱時(shí)間，提高利用率。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]檔案；現(xiàn)代化；管理；基礎(chǔ)工作
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）16-0-02
檔案管理現(xiàn)代化是推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的客觀要求。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類數(shù)量也在增加，給保管和利用帶來諸多方面的問題。同時(shí)利用者也對檔案工作提出了更高的要求，使信息技術(shù)現(xiàn)代化的管理模式能夠?yàn)槠涮峁﹤€(gè)性化服務(wù)。檔案現(xiàn)代化無疑是推動(dòng)檔案管理工作快速發(fā)展的動(dòng)力。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的契機(jī)。建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是要做好檔案工作基礎(chǔ)，將收集、整理、著錄等一系列前期的檔案資源進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換，達(dá)到現(xiàn)代信息化檔案管理的技術(shù)要求。就目前而言仍有許多檔案管理部門（檔案館室），出現(xiàn)基礎(chǔ)工作做的不扎實(shí)、管理不規(guī)范現(xiàn)象，需要通過科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，來適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題
檔案基礎(chǔ)工作主要體現(xiàn)在檔案的收集、鑒定、整理、編目、編研、銷毀、保管、利用、統(tǒng)計(jì)與管理等方面，如果某一項(xiàng)做得不規(guī)范就會(huì)給檔案的管理工作帶來麻煩和不便，檔案基礎(chǔ)工作做的好壞與否直接影響檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，筆者探究發(fā)現(xiàn)，目前檔案館室檔案現(xiàn)代化建設(shè)參差不齊、問題較多，只注重保管、應(yīng)付，效率低下，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.1 檔案的整理過程中分類不清鑒定不明
界定把握不準(zhǔn)確，出現(xiàn)類別疊加現(xiàn)象。對檔案的鑒定管理工作把握不清，如保管期限的鑒定、檔案銷毀的鑒定、歸檔文種的確定等。檔案的分類甄別不清，是檔案管理工作實(shí)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，給檔案的檢索、利用帶來困難。
1.2 卷內(nèi)索引目錄不完整，組卷、立檔不規(guī)范
缺少規(guī)范化的卷內(nèi)案卷目錄要求，卷內(nèi)文件目錄文字填寫表述不齊全，有的只有卷內(nèi)目錄，沒有“卷內(nèi)備考表”或者空缺檔案號章，不標(biāo)頁碼或標(biāo)注位置不規(guī)范。組卷、立檔文種、機(jī)構(gòu)（問題）、責(zé)任者、時(shí)間等含混不清，檔案卷脊與卷內(nèi)標(biāo)引發(fā)生沖突，含糊不清、相互混淆，給檢索利用帶來不便。
1.3 檔案管理人員專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)低
檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的質(zhì)量，檔案基礎(chǔ)工作做的不好是檔案管理人員素質(zhì)不夠高，表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是檔案工作人員缺乏較高的業(yè)務(wù)能力；二是缺乏掌握適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展技能要求；三是創(chuàng)新意識不強(qiáng)，管理意識停留在傳統(tǒng)模式上。
2 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)的有效措施
提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序。要求檔案管理收集、整理、鑒定、著錄保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一規(guī)范的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。按照《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，有組織、有步驟地實(shí)施。檔案基礎(chǔ)工作，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求，強(qiáng)化創(chuàng)新管理機(jī)制。
2.1 制訂完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作方案
檔案基礎(chǔ)要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作夯實(shí)的重點(diǎn)。首先，檔案收集要完整齊全，從檔案的歷史沿革縱向角度看，要保持檔案連續(xù)性。從時(shí)間節(jié)點(diǎn)的角度看，要保持檔案的完整性。做到歸檔不遺漏、檔案不會(huì)缺失。這是檔案整理工作的前提準(zhǔn)備工作。以天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍檔案為例，學(xué)籍的立檔要從其建校以來至今，歷屆畢業(yè)生在校期間學(xué)歷過程都要進(jìn)行歸檔中，并保持學(xué)籍檔案種類收集齊全，歷屆所有學(xué)生不能出現(xiàn)空檔現(xiàn)象。這樣才能方便利用，精確查找，提高管理效率。其次，要特別注重電子文件的收集歸檔，要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求來做，注意規(guī)范文件的存儲(chǔ)格式，不同文件要區(qū)別對待，做到不同格式的轉(zhuǎn)換，以確保電子文件的完整和數(shù)據(jù)的安全，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)前提。
2.2 組卷建檔要規(guī)范
檔案的規(guī)范化是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，包括卷內(nèi)文件目錄的填寫、歸檔案卷號的確定、件號、頁碼、卷內(nèi)備考表、機(jī)構(gòu)問題及責(zé)任者等內(nèi)容，其不能出現(xiàn)頁碼不清、標(biāo)題不清、目錄不清的現(xiàn)象。要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，實(shí)行規(guī)范化組卷、整理，同時(shí)立檔也要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為利用信息化技術(shù)手段管理做好基礎(chǔ)性工作。
2.3 建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織工作機(jī)制
建立檔案統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織機(jī)制是對檔案有組織、有步驟地進(jìn)行科學(xué)管理的有效機(jī)制，遵循國家有關(guān)檔案管理規(guī)定辦法，制定本館的規(guī)章制度、辦法，循序漸進(jìn)科學(xué)組織、協(xié)調(diào)管理，不能因人而異。
2.4 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)
檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，加強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)尤為重要。在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的今天，需要培養(yǎng)具備復(fù)合型專業(yè)技能的檔案管理人才，具備創(chuàng)新理念，能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。管理人員要做到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)扎實(shí)、技術(shù)能力強(qiáng)，能夠熟悉掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)及“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展需求，推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
3 利用現(xiàn)代信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段
檔案現(xiàn)代化管理中的基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的前提，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，必將提高檔案現(xiàn)代管理的水平，由計(jì)算機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的延伸，并向著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的拓展發(fā)展。這些現(xiàn)代技術(shù)工具為檔案的現(xiàn)代化管理打開了想象空間，如“智慧檔案館”的構(gòu)建，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的架構(gòu)體系，都是檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新的工具。
3.1 檔案現(xiàn)代化管理是檔案基礎(chǔ)工作的延伸
檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理規(guī)劃化的工作過程，是創(chuàng)新發(fā)展的要求，是檔案基礎(chǔ)工作的延伸。隨著信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化程度將會(huì)越來越高，為此利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)是檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。
3.2 發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用
檔案的現(xiàn)代化管理夯實(shí)了檔案管理的基礎(chǔ)，如今人們的生活節(jié)奏越來越快，社會(huì)的參與度越來越高，對檔案的利用會(huì)越來越廣，希望用快捷、個(gè)性化的方式獲取對檔案的利用，現(xiàn)代化的管理手段正好適應(yīng)了這一需求。為此加快檔案信息化、現(xiàn)代化管理，推進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作具有重要意義。
4 結(jié) 語
實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須做好基礎(chǔ)性工作，檔案管理者要注重檔案基礎(chǔ)建設(shè)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，提高檔案檢索、查找的效率。在當(dāng)代信息技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)快速發(fā)展之時(shí)，檔案管理要不斷創(chuàng)新，推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作 檔案管理 現(xiàn)代化
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
1、檔號不規(guī)范，一卷多冊且沒有目錄號現(xiàn)象較多。
2、案卷標(biāo)題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象比較普遍。
3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而不能利用。
4、許多案卷未標(biāo)注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發(fā)現(xiàn)。
5、案卷組卷混亂無序現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。所以要求檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學(xué)進(jìn)行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進(jìn)行全面的清查，難免存在許多無查考價(jià)值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與效率低的情況。
2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
對于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時(shí)對那些無頁碼、無案卷標(biāo)題以及無卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以優(yōu)化館藏，同時(shí)還可提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實(shí)施應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段。
3、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個(gè)問題：
（1）要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的情況下，才能進(jìn)行立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂
（2）明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
（3）堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再根據(jù)情況制定出一些具體細(xì)則。在分類的過程中還應(yīng)及時(shí)校正分類人員的某些錯(cuò)誤。提高校正人員業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其責(zé)任心，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。要做到即保證查全率又保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時(shí)出現(xiàn)文不對題、含混不清的情況發(fā)生。
三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案為社會(huì)所用是檔案管理的一個(gè)重要目。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的維護(hù)和使用，大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發(fā)，對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會(huì)利用率。
2、分級次著錄，省時(shí)省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
著錄時(shí)要分類標(biāo)引，對特殊形式的檔案可用計(jì)算機(jī)程序直接錄入人名、地址、時(shí)間及使用案卷目錄，然后分類號用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出。這樣可以使著錄環(huán)節(jié)減少，使著錄速度明顯地提高。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性
所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據(jù)檔案管理規(guī)范，將檔案信息的內(nèi)容、用途和來源進(jìn)行分類整理，一般情況下來說，裝訂檔案主要采用三點(diǎn)一線法[2]。檔案信息進(jìn)行登記時(shí)，要將常規(guī)性的冊、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項(xiàng)目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內(nèi)容主要是指企業(yè)和單位活動(dòng)的過程中所產(chǎn)生的重要記錄，其具有時(shí)效性、重要性和獨(dú)特性等特點(diǎn)。有效開發(fā)檔案管理工作項(xiàng)目能夠?yàn)槭褂谜咛峁└玫姆?wù)，并且也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時(shí)現(xiàn)代化檔案管理水平也得到提升。將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠有效強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作管理，從而使檔案基礎(chǔ)管理更加完善、全面。也能夠減少因?yàn)闄n案檢索中的問題，從而提升檔案檢索的能力。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題
目前，我國的綜合性檔案館數(shù)量眾多，其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時(shí)間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài)，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時(shí)不同時(shí)期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3]，所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：
（一）檔案信息保存的時(shí)間較長，所以部分檔案檔號不規(guī)范，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無目錄的狀況，或者存在同一目錄號多個(gè)檔案信息的現(xiàn)象。
（二）檔案的全標(biāo)題書寫不規(guī)范，部分標(biāo)題無法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容，甚至部分檔案存在無標(biāo)題的狀況。
（三）在檔案信息中存在檔案標(biāo)題沒有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而產(chǎn)生信息檢索困難的問題。
（四）檔案信息存在頁碼標(biāo)記混亂的問題。
（五）部分檔案卷宗存在保存問題，時(shí)間上存在混亂，信息的種類和保存等級上也存在嚴(yán)重問題。
（六）檔案卷宗在歸檔后進(jìn)行保存，但是由于沒有規(guī)范性，所以造成檔案保存沒有規(guī)律性，從而為日后的管理帶來麻煩。
檔案館的建館時(shí)間越長，檔案數(shù)據(jù)量越來越大，則問題就越多，也越嚴(yán)重，所以針對這一現(xiàn)象，加緊完善檔案館的管理系統(tǒng)，并且將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時(shí)能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。
三、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用
現(xiàn)代化檔案管理中，要促進(jìn)其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，促進(jìn)檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且，實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作，也能推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)步，從而為其發(fā)展提供有力決策。
（一）提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4]，所以應(yīng)該有意識的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性，并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時(shí)應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責(zé)任，同時(shí)能夠保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，利用獎(jiǎng)罰制度，能夠激發(fā)員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。
（二）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息
在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難，所以需要進(jìn)行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現(xiàn)象。如果在重新整理的過程中出現(xiàn)目錄、項(xiàng)目號、案卷號、頁碼、類別號、標(biāo)題、件號等信息不完整狀況，則需要立即進(jìn)行備注，并且進(jìn)行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài)，從而有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。
（三）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展
現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進(jìn)行，必須要強(qiáng)化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，而管理工作人員如果要想強(qiáng)化自身的管理能力，則需要對案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內(nèi)容進(jìn)行全面完善，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在檔案管理工作中如果出現(xiàn)檔案信息不正確、檔案內(nèi)容不齊全等問題，即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，并且結(jié)合自身的實(shí)際情況來規(guī)劃規(guī)章制度的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并且管理工作人員的日常行為規(guī)范，并且嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，從而保障檔案管理基礎(chǔ)工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴(yán)格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時(shí)的歸檔入庫，使數(shù)據(jù)信息能夠得到完整的保存，對以后的檔案信息檢索和應(yīng)用都有積極作用。
（四）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用
在進(jìn)行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┩晟频臋z索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索的過程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號等信息準(zhǔn)確無誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，對檔案信息進(jìn)行收集、整理等工作，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊進(jìn)行保存，從而節(jié)約了檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時(shí)間。
（五）提升檔案利用率
做好檔案管理工作，能夠自然而然的提升檔案利用率。檔案管理部門每年都會(huì)收集大量的檔案信息，管理工作人員依據(jù)檔案信息的重要性進(jìn)行分類，將重要的檔案信息優(yōu)先管理，然后在整理其他檔案，通過有效的整理不但提高了檔案的管理速度，還提升了檔案信息的使用效率。利用全新電子技術(shù)完善檔案信息檢索方法，讓使用者輸入關(guān)鍵詞即可尋找到相關(guān)檔案信息，大幅度提高了檔案的利用率，從而有效推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)狀 問題 路徑
一、縣級煙草專賣局檔案管理現(xiàn)狀
縣級煙草專賣局的經(jīng)營權(quán)、人事權(quán)和財(cái)權(quán)全部上交給了市級煙草公司，在文書檔案管理方面，縣級煙草專賣局的文書檔案管理資料包括行政類執(zhí)法文書、卷煙零售戶檔案、日常工作的痕跡資料、黨務(wù)工作文件、行政機(jī)關(guān)公文等。縣級煙草專賣局對檔案管理重要性的認(rèn)識度不高，檔案管理的硬件設(shè)施不到位，在文書檔案的管理上缺乏科學(xué)有效的工作方法。具體說來，以當(dāng)涂縣煙草專賣局的檔案管理工作現(xiàn)狀為例，該局尚未配有檔案室，無專門存放文書檔案資料的場所。對于縣煙草局的文書檔案的歸檔和管理工作分別由縣煙草局的各職能部門自行開展。且該煙草局的工作人員數(shù)量有限，目前未配置專門的檔案管理員。在文書資料檔案的管理上目前只能做到文書資料的保存歸檔，卻無具體的檔案案卷編號。對于檔案的查詢功能缺失，難以使縣級煙草局的檔案資源得以有效利用，發(fā)揮應(yīng)有的作用。和縣煙草局雖然有專門的檔案室，但檔案管理人員是兼職人員，且檔案的管理仍然停留在人工管理上，沒有很好地利用信息化資源進(jìn)行管理。
二、縣級煙草專賣局檔案管理中存在的問題
1.較多的工作人員現(xiàn)代化的檔案管理意識不強(qiáng)
檔案管理尤其是文檔一體化管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來潛在的價(jià)值，而目前某些縣級煙草專賣局對現(xiàn)代化檔案管理的意識不強(qiáng)，對于檔案管理的作用認(rèn)識不足，甚至無法準(zhǔn)確把握檔案管理的真正含義。在縣級煙草專賣局的檔案管理工作上，僅滿足于對文檔資料的妥善保存，能夠保證所有的文檔資料及時(shí)歸檔保存便認(rèn)為是完成了檔案管理工作?？h級煙草專賣局的管理人員大部分無法認(rèn)知清楚文書檔案的歸檔、編號、密級是一體化的檔案管理工作，無法認(rèn)知檔案管理的查詢利用功能能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營決策提供智力支撐。因?yàn)闊o現(xiàn)代化的檔案管理意識，也就無法實(shí)現(xiàn)文檔一體化的檔案管理工作。
2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高
因?yàn)榇蟛糠值目h級煙草專賣局沒有配置專門的檔案管理員，因此，企業(yè)內(nèi)的文書資料的檔案管理工作交由相應(yīng)職能部門的工作人員來完成。有些縣級煙草專賣局雖然有配置專門的檔案管理人員，但是卻未有接受過專業(yè)化的檔案管理專業(yè)相關(guān)知識的培訓(xùn)。由此可以看出，縣級煙草專賣局的檔案管理人員只能夠完成文書資料的及時(shí)歸檔和保存，對于檔案管理的理論知識和實(shí)際操作能力卻難以實(shí)現(xiàn)。在檔案工作的信息化上更是缺乏，難以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要，不能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化的檔案管理。
3.缺乏應(yīng)有的硬件和軟件配置
縣級煙草專賣局因?yàn)槠湄?cái)政權(quán)全部上交于市級煙草公司，很多經(jīng)費(fèi)開支都要列明到年度和月度的預(yù)算當(dāng)中，對于檔案管理工作硬件與軟件的配置更需得到市級煙草公司的認(rèn)可。在缺乏現(xiàn)代化的檔案管理意識的情況下，有很多縣級煙草專賣局在硬件上無法配置專門用于存放文書資料的檔案室，或者有配置專門用于存放文書資料的檔案室，但縣級煙草專賣局卻無法配置專門的檔案管理人員，人力、財(cái)力的資源投入是有限的。
4.缺乏符合文檔一體化要求的檔案管理工作制度
縣級煙草專賣局的各職能部門負(fù)責(zé)具體文書資料的歸檔整理，各職能部門依據(jù)年份、月份、文檔資料所屬種類將文檔資料相應(yīng)保存。因?yàn)槿狈Ψ衔臋n一體化要求的檔案管理工作制度，因此，在文書檔案的歸檔期限上缺乏具體的歸檔，不能保證所有文檔資料歸檔的及時(shí)性。同時(shí)，因?yàn)槲臋n資料的保存期限和密級上缺乏具體的檔案管理制度說明，因?yàn)榇蟛糠治臋n資料的歸檔都沒有相對應(yīng)的保存期限和密級。再次，縣級煙草專賣局文檔一體化管理制度的缺失，使得文檔資料的借閱隨意性比較強(qiáng)，這容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理的重要信息泄露，不利于企業(yè)的發(fā)展。
5.文書檔案的利用率低
縣級煙草專賣局對文書檔案的管理依靠于傳統(tǒng)的文書資料的歸檔整理方式，而文書檔案資料信息含量很高，要及時(shí)地查詢某些文檔資料在目前的狀況下只能詢問相應(yīng)職能部門的保管人員，這樣的查詢和利用檔案資料的方式效率是極其低下的。目前縣級煙草專賣局在檔案管理上幾乎沒有現(xiàn)代化的信息技術(shù)支撐，不能夠?qū)崿F(xiàn)通過信息化查詢平臺(tái)及時(shí)查詢到某類文檔資料的歸檔地點(diǎn)、保存期限、密級和主要內(nèi)容等相關(guān)信息。而現(xiàn)代化的文檔一體化管理正是要求企業(yè)能夠?qū)⑺形臋n資料保存于檔案卷宗當(dāng)中，并結(jié)合數(shù)據(jù)庫信息化管理，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢利用文檔資料。就目前的條件看，這些技術(shù)要求都是目前縣級煙草專賣局難以實(shí)現(xiàn)的。
三、縣級煙草專賣局檔案管理現(xiàn)代化的構(gòu)建路徑
隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營管理等工作也與信息化技術(shù)密不可分。加之縣級煙草專賣局目前有很多文檔資料是電子文檔材料，電子文檔材料如何妥善保存，如何有效利用等問題就擺在了縣級煙草專賣局面前。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手.
1.樹立文檔一體化的檔案管理意識
任何一項(xiàng)工作的開展都離不開企業(yè)管理層的重視，要有效地推進(jìn)縣級煙草專賣局現(xiàn)代化的檔案管理工作，就需要縣級煙草專賣局的管理層高度重視檔案管理，對縣級煙草專賣局的管理層進(jìn)行《檔案法》和文檔一體化相關(guān)知識的培訓(xùn)，使縣級煙草專賣局的管理層充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及檔案管理工作的意義。同時(shí)，也要加強(qiáng)對縣級煙草專賣局每一位職工檔案管理相關(guān)工作的知識培訓(xùn)，使縣級煙草專賣局的全體員工都能樹立起文檔一體化的檔案管理意識。
2.配置符合現(xiàn)代化檔案管理需求的硬件設(shè)施和專門的檔案管理人員
縣級煙草專賣局在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，將配置檔案室列入企業(yè)的正常預(yù)算當(dāng)中，未配置檔案室的縣級煙草專賣局要及時(shí)地配置檔案室，同時(shí)，要在檔案室中配置計(jì)算機(jī)，引入檔案信息查詢平臺(tái)，方便文檔資料的信息化查詢。此外，縣級煙草專賣局優(yōu)化人力資源配置，配備專門的檔案管理人員，專門的檔案管理人員最好由縣級煙草專賣局的辦公室人員擔(dān)任，實(shí)現(xiàn)專人歸檔、專人保管、專人專用。
3.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能
在配置專門的檔案管理人員方面，縣級煙草專賣局應(yīng)當(dāng)選用學(xué)歷相對較高且具備一定計(jì)算機(jī)操作能力的人員來擔(dān)任。同時(shí)，安排專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)知識的系統(tǒng)化培訓(xùn)，充分掌握企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的知識和各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員要能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案信息查詢平臺(tái)，及時(shí)查詢到企業(yè)所需的各項(xiàng)文書檔案資料。此外，也可以通過與其他大型國有企業(yè)或高等學(xué)校的檔案管理人員的交流學(xué)習(xí)來提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的提升。
4.建立健全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需求的檔案管理制度
在信息化時(shí)代的背景下，企業(yè)的檔案管理工作要適應(yīng)信息化的需求，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，建立現(xiàn)代化檔案管理制度。根據(jù)縣級煙草專賣局的具體工作職能，依據(jù)不同的工作內(nèi)容將文檔資料予以編號歸檔，例如，行政執(zhí)法類文檔資料可以根據(jù)行政許可和行政處罰的不同，將其檔案編號為“ZMXK”和“ZMCF”，在種類編號之后，編入歸檔年限，然后編入保存年限，永久保存的可以標(biāo)注為“Y”，年限后面標(biāo)注密級。將這些具體化的檔案編號方式納入到檔案管理制度當(dāng)中。此外，檔案管理制度中應(yīng)包含規(guī)范化檔案管理、查詢借閱、檔案信息化管理等方面的內(nèi)容，增加對電子化文檔資料的檔案管理方面的具體內(nèi)容，確保電子化文檔資料的安全、保密，防范損壞、遺失或意外泄露。
5.提升檔案的利用效率
在實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)管理的前提下，運(yùn)用信息技術(shù)，建立檔案資源的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫中應(yīng)當(dāng)包括縣級煙草專賣局的所有文檔資料的存放位置，名稱編號、保存期限、密級等全部信息，也可以在數(shù)據(jù)庫中加入歸檔文檔資料的核心內(nèi)容提要。建立數(shù)據(jù)庫就是為了使歸檔的文檔資料信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使縣級煙草專賣局的每一位員工在需要查詢某文檔資料時(shí)可以通過企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)第一時(shí)間準(zhǔn)確查詢到所需文檔資料的核心內(nèi)容和該文檔資料的具體存放位置。建立檔案目錄中心，引入查詢平臺(tái)，使企業(yè)的每一位職工可以通過認(rèn)證、授權(quán)，輸入年份、文件所屬部門、標(biāo)題名稱等必要信息查詢到具體的文檔資料。這就是要縣級煙草專賣局實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，同時(shí)，對于電子文檔資料的查詢也可依據(jù)網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)。
綜上所述，縣級煙草專賣局的檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)從以上五個(gè)方面予以建立和完善，建立符合信息化時(shí)代需求的檔案管理，不斷提升企業(yè)的檔案管理水平，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用，為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營決策提供智力支持，也更好地滿足相關(guān)個(gè)人的合理需求。
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關(guān)鍵詞：檔案館人員 邊緣化 防治策略
據(jù)勞動(dòng)與社會(huì)保障部《全球產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整中的職業(yè)發(fā)展和變化》表明，在全球產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整中，社會(huì)職業(yè)發(fā)生了增長和發(fā)展、衰落和消退、調(diào)整和變化三種趨勢。其中，“圖書與檔案管理員”以平均年增長負(fù)1.0％被列在“衰落和消退”的職業(yè)之中。
一、邊緣化和邊緣化檔案館工作人員的釋義
（一） “邊緣化”
1、什么是“邊緣化”？
邊緣化理論最初出現(xiàn)在西方經(jīng)濟(jì)學(xué)界。后來它被廣泛應(yīng)用在社會(huì)各個(gè)方面。邊緣化是向人或事物發(fā)展主流的反方向移動(dòng)、變化。邊緣化是一個(gè)比較抽象的說法，就是非中心，非主流，或者說被主流(主流社會(huì)、主流人群、主流意識形態(tài)、主流文化、主流經(jīng)濟(jì)...)所排斥，所不包容。
2、“邊緣化”的特點(diǎn)
邊緣化不是簡單說就是被淘汰，準(zhǔn)確說就是不入主流，沒有號召力、沒有影響力、沒有權(quán)威力，容易被忽視被冷落。任何處于邊緣的事物并不等同于消亡，事物的邊緣化有一個(gè)逐漸演變的過程，這種演變的原因是由于事物本身的內(nèi)在因素和外部條件的變化而變化的。它的結(jié)局無非有兩種，要么是從邊緣重新返回中心，要么是從邊緣走向消亡 。
（二）邊緣化檔案館工作人員
1、檔案館工作的特點(diǎn)
檔案館管理是一項(xiàng)被動(dòng)、單調(diào)、繁雜、機(jī)械而又默默無聞的管理活動(dòng)，工作的程序化明顯，它需要工作人員具有高昂的工作熱情、良好的業(yè)務(wù)知識、甘于寂寞的心理素質(zhì)。
2、什么是邊緣化檔案館工作人員？
邊緣化檔案館工作人員是由“邊緣化”理論中引出的新概念，意思就是檔案館工作人員由于自身或外界的種種因素，對自身所從事的檔案館工作失去興趣，呈現(xiàn)邊緣化的現(xiàn)象。
3、邊緣化檔案館工作人員的表現(xiàn)
在實(shí)際的檔案館工作中，邊緣化檔案館工作人員普遍存在著。這些檔案館工作人員工作的積極性和主動(dòng)性不高，責(zé)任心和進(jìn)取心不強(qiáng)，機(jī)械的應(yīng)付著表面的工作，工作不認(rèn)真不負(fù)責(zé)，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不聞不問、不注意思考，擺出一副事不關(guān)己的工作態(tài)度。根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)心理學(xué)的研究成果，在群體環(huán)境中，一種社會(huì)心理狀態(tài)和情緒，通過感染和模仿等途徑可以從一個(gè)個(gè)體蔓延到另一個(gè)個(gè)體，一部分人的情緒可以傳染給另一部分人甚至全體成員，從而造成群體行為。邊緣化檔案館工作人員的工作態(tài)度會(huì)對日后的檔案管理工作埋下了隱患。因此這一現(xiàn)象必須得到關(guān)注。
二、檔案館工作人員邊緣化的原因
1、來自于外界對檔案館職業(yè)認(rèn)同的偏移。
在當(dāng)今信息社會(huì)高度發(fā)展、信息行業(yè)競爭激烈的情況下，檔案學(xué)科的發(fā)展卻滯后于社會(huì)發(fā)展的水平，檔案館的社會(huì)地位并未提高，檔案學(xué)科領(lǐng)域沒有得到應(yīng)有的重視，服務(wù)的價(jià)值也沒有得到回報(bào)，等等。加之傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為檔案館工作只是看好庫房而已的、毫無技術(shù)含量的工作，從而輕視檔案工作，使得檔案館工作人員的工作熱情受到打擊。
2、職業(yè)自信心的缺失。
科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，部分工作人員由于自身的知識水平跟不上社會(huì)的需要，工作觀念和方法老化，許多工作感覺力不從心，慢慢選擇放棄，失去工作的激情。
3、行業(yè)“技術(shù)貴族”的出現(xiàn)。
近些年對現(xiàn)代信息技術(shù)的重視，檔案館內(nèi)的工作人員階層出現(xiàn)巨大的變化，處于信息技術(shù)崗位的工作人員受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，而處于借閱等部門的工作人員由于受到冷落以及較少的職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，內(nèi)心不平衡，于是對現(xiàn)有工作失去熱情，漸漸邊緣化。
4、檔案館歷來被認(rèn)為是“清水衙門”， “人在曹營心在漢” 是某些館員心態(tài)的真實(shí)反映，他們功利心重，認(rèn)為檔案工作太過繁瑣、不出成績，沒有前途，他們期望著向薪金待遇高的單位流動(dòng)。
5、檔案館工作人員屬于公務(wù)員、事業(yè)編制，其工作人員工作待遇穩(wěn)定，感受不到社會(huì)上激烈的就業(yè)壓力，因此出現(xiàn)倦怠、消極的工作態(tài)度。