時(shí)間：2023-02-27 11:12:38
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇聲像檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
論文摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。
聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。
隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象
“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有3個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有27個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占17％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面；“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實(shí)證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6.8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余160個(gè)單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象
“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有3個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有27個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占17％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面；“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實(shí)證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位，占6.8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè)，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個(gè)檔案室存有20000余張，其余160個(gè)單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項(xiàng)看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動(dòng)
針對地區(qū)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
關(guān)鍵詞：聲像檔案；缺陷；對策；開發(fā)利用
聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄[1]。隨著科技的發(fā)展，越來越多的聲像檔案出現(xiàn)在日常工作當(dāng)中，它們是現(xiàn)代社會(huì)檔案資源體系的重要組成部分。一張醫(yī)院外貌的照片、一段慶典的錄像所帶來的視覺感受，是文字形容無法媲美的，聲像檔案在再現(xiàn)歷史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在醫(yī)院，聲像檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于病案、病歷檔案，導(dǎo)致很多管理者不重視?，F(xiàn)實(shí)工作中，由于對聲像檔案重要性的認(rèn)識不足，管理措施沒有及時(shí)跟上，導(dǎo)致大量聲像檔案分散流失，或是被科室和個(gè)人據(jù)為己有，沒有發(fā)揮出聲像檔案的綜合效益。
1 醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題
1.1聲像檔案管理意識不強(qiáng) 聲像檔案未受到應(yīng)有的重視，沒有真正視作檔案進(jìn)行整理和歸檔，對于舊的照片沒有分類和沒有文字說明，對于今后的再利用造成一定的阻礙，不了解資料的人員很難找到想要照片，大多是靠當(dāng)時(shí)活動(dòng)的參與者的記憶去尋找。視頻資料的歸檔更令人擔(dān)憂，隨著科技的發(fā)展，儀器的更新?lián)Q代，舊的帶子往往難以讀取，資料存儲(chǔ)需要大量的儲(chǔ)存設(shè)備，以前的設(shè)備有限，導(dǎo)致有資料無法讀取。有時(shí)一盤帶子反復(fù)用，原始資料沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致資料流失。另外，由于聲像檔案的保管需要各種設(shè)施，成本相對較高，因此，聲像檔案的保管問題一直在探索當(dāng)中。
1.2聲像檔案管理制度不科學(xué) 聲像檔案管理制度不夠落實(shí)，歸檔率不高。聲像檔案形成科室一般在醫(yī)院宣傳部門，重要日常活動(dòng)資料的拍攝、錄像等由上述科室負(fù)責(zé)，每年一次將聲像檔案整理上交綜合檔案室。但醫(yī)院還有許多臨床科室，醫(yī)院宣傳部門不一定能將全院各個(gè)科室、部門的每一件重要的事件記錄下來，各科室自行拍攝活動(dòng)資料已是較為普遍，對于特殊患者、新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，一些臨床科室都會(huì)自行拍照，但卻為自己科室使用。這些聲像資料其檔案價(jià)值不容忽視，由于科室并沒有上交檔案室的意識，便使檔案管理部門失去了較有重要價(jià)值的聲像檔案來源。
1.3檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足 個(gè)人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識掌握不夠，導(dǎo)致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進(jìn)行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。聲像檔案處理起來有一定的技術(shù)含量，然而很多醫(yī)院并沒有相應(yīng)的設(shè)備和專業(yè)的管理人員。就我院而言，雖然有相應(yīng)的設(shè)備，但管理人員沒有受過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有對聲像檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，隨著科技的進(jìn)步，如今的聲像檔案已可以大量拍攝，后期再進(jìn)行修剪，不可用的圖片、修剪前的圖片和修剪后的圖片都一并保持，且不做標(biāo)記，僅僅是以事件的時(shí)間和名稱命名文件夾，以致再想利用上修剪過的圖片時(shí)，無從檢索，存儲(chǔ)混亂。
1.4聲像檔案利用開發(fā)意識不足 檔案管理者對聲像檔案開發(fā)利用意識不夠，甚至可以說從未對該類檔案正真利用起來，缺乏開發(fā)利用動(dòng)力，只有在編輯畫冊、建院史館時(shí)利用了一些照片，視頻資料則常常拍完就放一邊。由于管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，對聲像檔案了解不足，專業(yè)素質(zhì)不足無法對聲像檔案進(jìn)行專題編研，很多非常有歷史價(jià)值的檔案只能封在柜子之中，無人知曉，發(fā)揮不了聲像檔案的應(yīng)有作用。
2 聲像檔案管理研究與對策
2.1建立完善的聲像檔案管理制度 領(lǐng)導(dǎo)首先要重視，有的單位領(lǐng)導(dǎo)意識不強(qiáng)，甚至取消原有的檔案部門，導(dǎo)致檔案無人管理，醫(yī)院的發(fā)展歷史無從考證。強(qiáng)化規(guī)范管理，提升聲像檔案形成部門的意識，對產(chǎn)生的聲像資料從收集到歸檔都要定期移交聲像檔案管理部門統(tǒng)一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有[2]。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用各環(huán)節(jié)應(yīng)有明確的規(guī)定。必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)。
2.2醫(yī)院聲像檔案收集和歸檔 一個(gè)醫(yī)院的聲像檔案工作，不是一個(gè)人或者一個(gè)部門就能做好的，形成聲像檔案的科室、部門的拍攝、錄像人員與醫(yī)院檔案管理員要增強(qiáng)檔案意識，經(jīng)常溝通，共同抓好聲像素材的收集積累工作，為聲像檔案打好基礎(chǔ)。必須實(shí)行統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的科室、部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，及時(shí)向聲像檔案管理部門移交。聲像檔案管理部門及時(shí)對收集的聲像檔案，以保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于利用為原則進(jìn)行整理，分類在全宗內(nèi)，按年代--問題進(jìn)行分類，分類保持前后一致，便于查閱。并對聲像檔案按規(guī)定的要求對內(nèi)容附以簡單的文字說明及做好編目，制作檢索目錄等相關(guān)工作[3]。
2.3加強(qiáng)聲像檔案的監(jiān)督和分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn) 針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門應(yīng)提高各科室、各部門對聲像檔案的整理意識，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，并對各部門的兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，力爭整體水平的提高，全面加強(qiáng)形成聲像檔案的科室、部門攝錄人員的相關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。有設(shè)備也有整理聲像檔案的習(xí)慣科室，常常由于水平不足，所形成的聲像檔案質(zhì)量參差不齊，以至于需要使用時(shí)，看似多實(shí)則能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的聲像檔案利用價(jià)值更高；對有設(shè)備，但沒有整理意識的科室，要幫助其建立相關(guān)的管理制度，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，使其養(yǎng)成整理聲像檔案的良好習(xí)慣，同時(shí)加強(qiáng)技能培訓(xùn)，抓住時(shí)機(jī)，形成高質(zhì)量的聲像檔案。諸多問題都需要高素質(zhì)檔案管理人員去完成，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者，要?jiǎng)?chuàng)造合適的培養(yǎng)人才的環(huán)境，多途徑提高檔案管理人員素質(zhì)[4]。
2.4醫(yī)院聲像檔案的開發(fā)利用 充分利用其醫(yī)院聲像檔案不是僅靠檔案部門就能完成的，需多部門共同合作。檔案管理部門制度相關(guān)的管理制度，統(tǒng)一全院聲像檔案的歸檔要求，編制檢索工具，方便利用者查找；定期充分利用聲像檔案，舉辦圖片展或?qū)ｎ}展覽，如有條件，可開設(shè)院史館，展現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展軌跡的同時(shí)，發(fā)揮聲像檔案價(jià)值，使展覽形式更加生動(dòng)、內(nèi)容更加豐富、視覺更有刺激。無論何種檔案，不加以整理、利用，都無法體現(xiàn)其價(jià)值，而展示價(jià)值的最好途徑就是通過一定的編制，使檔案之間有機(jī)結(jié)合，合奏出一部美麗的史詩[5]。
醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院前進(jìn)和發(fā)展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。我們要不斷地學(xué)習(xí)新知識，掌握新技術(shù)，探索醫(yī)院聲像檔案新載體的方法，使聲像檔案管理在醫(yī)院的改革發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)：
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[3]羅麗云.淺談我院檔案管理存在的問題及對策[J].醫(yī)學(xué)信息，2008（01）：50-51.
關(guān)鍵詞: 聲像檔案 特點(diǎn) 問題 措施
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
聲像檔案能夠?qū)Ⅴr活的現(xiàn)實(shí)場景原貌地保存下來,傳諸后世,再現(xiàn)于后人的視、聽覺的感官。因此,較之其他載體材料的檔案就顯示出自己的優(yōu)勢。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案,現(xiàn)就目前聲像檔案的管理現(xiàn)狀及對策談?wù)剛€(gè)人的粗淺之見,
1 聲像檔案在檔案中的特殊價(jià)值的和特點(diǎn)
聲像檔案是隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而產(chǎn)生的一種信息記錄。它是指國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。是應(yīng)用錄音、錄像、照相等手段對重要事件進(jìn)行真實(shí)記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學(xué)技術(shù)性的特點(diǎn),能生動(dòng)形象地再現(xiàn)設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)方面的工作及成果,客觀反映和記錄設(shè)計(jì)工作的真實(shí)面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現(xiàn)實(shí)的查證作用,對研究歷史具有參考使用價(jià)值。聲像檔案的作用和價(jià)值雖然眾所周知,有目共睹。但在現(xiàn)實(shí)檔案管理中聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理難度大、開發(fā)利用少等問題,直接影響了檔案的完整性。
2 聲像檔案管理現(xiàn)狀存在的問題
2.1 檔案意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔
聲像檔案管理工作起步較晚,認(rèn)識與經(jīng)驗(yàn)不足,缺乏科學(xué)化、規(guī)范化管理,一些立檔的建筑單位處于無章可循的自由處理狀態(tài)。有些單位或個(gè)人意識薄弱,缺乏全局觀念,僅考慮個(gè)人或本部門的工作便利,致使部分聲像檔案資料長期留存在個(gè)人或科室內(nèi)部保存,沒有及時(shí)向檔案室移交,隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整,造成聲像檔案流失,嚴(yán)重影響設(shè)計(jì)單位聲像檔案的長期保存。問題主要體現(xiàn)在以下幾方面:
(1)拍攝內(nèi)容不完整。導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不完整的主要原因有:一是對拍攝建筑的特性把握不準(zhǔn)確,不清楚什么角度、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝;二是拍攝人員技術(shù)水平不高或責(zé)任心不強(qiáng);三是受經(jīng)費(fèi)限制,攝影攝響設(shè)備未能及時(shí)更新,無法拍出好的建筑形象,直接影響工作的開展。
(2)拍攝部門沒有及時(shí)整理。目前一些單位從工程項(xiàng)目開工到竣工驗(yàn)收、拍攝形成了大量的聲像資料,小的工程項(xiàng)目則有幾十張照片,大的工程項(xiàng)目則有幾百張照片、幾十盒錄像帶,然而拍攝部門往往不分時(shí)間前后,沒有任何地點(diǎn)、拍攝人等備注說明,僅注上工程名稱就將幾年積累下來的聲像資料移交檔案部門,給檔案部門的整理工作帶來了較大的難度。檔案人員因不了解這些資料的重要程度,難以進(jìn)行篩選,無法進(jìn)行整理、登記、分類、編目。還有一部分工程聲像資料由于保管上的疏失,已經(jīng)造成了較大的破壞和損失,在二次利用上留下的后遺癥,有的甚至無法再加以利用。
(3)收集渠道不暢通。由于一部分的拍攝工作由專業(yè)部門完成,另一部分由設(shè)計(jì)者或施工單位人員完成,因而檔案部門對拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不容易掌握,加上從活動(dòng)籌備至結(jié)束沒有相應(yīng)的控制措施,致使這些聲像檔案的收集工作處于被動(dòng)狀態(tài),這些聲像檔案即便移交檔案部門,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理難度大,保管條件差,聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。像我單位只是將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!
造成原因主要體現(xiàn)在保管的分散性和管理的不科學(xué)性。一是有的建筑單位在聲像檔案資料的形成和管理上各行其是,聲像檔案散存在各個(gè)科室,不能統(tǒng)一集中管理;二是一些建筑單位形成的聲像檔案不能及時(shí)歸檔,時(shí)間長久了,這些聲像檔案的原始信息模糊,造成整體上的不規(guī)范,也給日后查找?guī)砺闊?/p>
2.3 重大活動(dòng)聲像檔案失控,流失嚴(yán)重
眾所周知,每次單位組織重大活動(dòng),或設(shè)計(jì)項(xiàng)目完工申報(bào)優(yōu)秀設(shè)計(jì)時(shí),都安排人員攝錄像,形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個(gè)設(shè)計(jì)所同時(shí)參與的大型活動(dòng),檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動(dòng)結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時(shí)歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。
3 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的措施
3.1 加強(qiáng)宣傳、提高意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取主管部門的大力支持,引起社會(huì)的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本單位中心工作,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2 加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。檔案室將與有關(guān)部門配合出臺《聲像檔案管理辦法》;同時(shí),各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案室移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動(dòng),以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
3.3 加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。
對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
3.4 結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管
1.1 企業(yè)檔案室聲像檔案管理工作不被相關(guān)部門重視，且起步較晚。水電廠檔案室成立于1983年，以工程檔案為主。聲像檔案長期以來沒有被重視并納入企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)，聲像檔案工作在一些二級單位還未真正開展起來。
1.2 企業(yè)檔案室聲像管理制度不健全，沒有集中統(tǒng)一管理。企業(yè)檔案室沒有制定統(tǒng)一的聲像檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔要求，聲像檔案管理制度還在逐步建立和完善階段。歸檔部門還沒有按歸檔要求全面執(zhí)行起來。有的科室則一年一次移交檔案室，且移交內(nèi)容不夠全面。
1.3 企業(yè)檔案室聲像檔案管理工作缺乏專業(yè)管理人員，且人員素質(zhì)參差不齊。正規(guī)大學(xué)檔案管理專業(yè)人員寥寥無幾，管理人員缺乏專業(yè)知識素質(zhì)，檔案人員流動(dòng)性大，對聲像檔案整理水平參差不齊。
1.4 企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生部門對聲像檔案工作本身及其重要性缺乏認(rèn)識、理解和管理。沒有設(shè)立專人進(jìn)行保管，檔案資料整理困難。誰攝錄誰保管，聲像檔案事件內(nèi)容及文字說明整理起來難度較大。
1.5 企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生部門聲像設(shè)備質(zhì)量參差不齊。部門領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和部門成本額度控制的大小，直接影響了聲像檔案產(chǎn)生部門采購不同檔次的攝錄設(shè)備，影響到聲像檔案本身的質(zhì)量。
1.6 企業(yè)部分珍貴聲像檔案流落民間，收集歸檔困難。部分檔案雖然已收集，但對于其檔案人物、事件很難加以考究或根本無法考究。
1.7 企業(yè)檔案室聲像檔案保管條件不到位，影響檔案壽命。聲像檔案對檔案庫房的保管環(huán)境和條件有很高的要求。由于企業(yè)聲像檔案工作開展比較晚起步慢，再加上資金、設(shè)備因素等影響，使得聲像檔案保管環(huán)境不到位，易受各種有害因素的影響而改變質(zhì)量，縮短其保管壽命，從而影響其利用。
2 加強(qiáng)聲像檔案管理的措施
2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)。近幾年，集團(tuán)公司和勘探局檔案館對聲像檔案工作重視，多次下達(dá)文件對聲像檔案工作提出目標(biāo)和要求，各二級單位的檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)也加強(qiáng)了對該項(xiàng)工作重視和管理，并對該單位檔案室聲像檔案工作提出高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，切切實(shí)實(shí)地把聲像檔案工作落實(shí)好。
2.2 健全制度，統(tǒng)一管理。各企業(yè)檔案室已經(jīng)制定了統(tǒng)一的聲像檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔要求，并在進(jìn)一步的規(guī)范和完善過程當(dāng)中。如中石化的《中國石化聲像檔案管理細(xì)則》。制度規(guī)定了聲像檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求和周期，并對檔案生成部門提出嚴(yán)格要求，統(tǒng)一管理。
2.3 專業(yè)管理，強(qiáng)化素質(zhì)。河南油田檔案館2009年7月專門組織全局各二級單位聲像檔案管理人員開設(shè)聲像檔案管理培訓(xùn)班，對二級單位企業(yè)聲像檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高管理水平。有了高素質(zhì)的人才，才會(huì)有高質(zhì)量的管理。
2.4 宣傳學(xué)習(xí)，從源頭抓起。企業(yè)檔案部門應(yīng)對檔案產(chǎn)生部門主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員對聲像檔案制度及時(shí)宣傳并通過會(huì)議傳達(dá)，對聲像檔案制度和文件開展專題講座，并組織相關(guān)人員開展可行性討論。轉(zhuǎn)變誰攝錄誰保管的觀念，避免聲像檔案管理分散狀態(tài)，提高本部門聲像檔案的質(zhì)量及利用率。
2.5 購置設(shè)備，嚴(yán)格要求。加大聲像檔案宣傳和管理力度，引起檔案產(chǎn)生部門重視；以標(biāo)準(zhǔn)文件規(guī)定和制度形式對各檔案生成部門購置的聲像設(shè)備提出要求，并對攝錄資料保存內(nèi)容和保存格式提出嚴(yán)格要求，達(dá)到聲像檔案歸檔規(guī)定要求。
2.6 多措并舉，征收檔案。企業(yè)檔案人員應(yīng)詳細(xì)了解本企業(yè)的發(fā)展歷史，了解企業(yè)合并、改制分流等改革原因和結(jié)果，并采取積極宣傳號召民間檔案捐贈(zèng)、檔案人員到民間義務(wù)收集、爭取企業(yè)檔案資金支持有償收集等多種渠道和方式來收集珍貴聲像檔案資料及相關(guān)的人物、事件說明材料。
關(guān)鍵詞：聲像檔案管理；存在問題；對策；建議
中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）08-0130-02
聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。
聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，有強(qiáng)烈的時(shí)間感和空間感，依賴先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和快速的傳送手段，把在工作中有重要意義的事件以最直觀的畫面記錄下來并予以再現(xiàn)，具有現(xiàn)實(shí)性和不可重復(fù)性。根據(jù)國家檔案管理的規(guī)定，歸檔的照片、錄音、錄像資料要集中統(tǒng)一管理。由于物質(zhì)條件和技術(shù)條件所限，以前產(chǎn)生的聲像資料很少，企業(yè)檔案部門收集內(nèi)容主要是紙質(zhì)檔案，聲像檔案收集數(shù)量少，對聲像資料收集力度不夠，管理上不重視。隨著科技的發(fā)展和辦公現(xiàn)代化管理水平的提高，數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)在辦公領(lǐng)域使用，隨著產(chǎn)生大量的聲像文件，但是聲像檔案管理中普遍存在著一些問題，影響了聲像檔案的齊全完整，以及保管和利用。因而，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理中存在的主要問題
1.聲像資料歸檔不齊全不完整
通過研究分析可將原因歸納為以下四個(gè)方面原因。
第一，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)對聲像檔案意識不強(qiáng)，重要性認(rèn)識不足，沒有認(rèn)識到聲像資料是對建設(shè)過程與面貌的形象記錄，是把動(dòng)態(tài)的過程變成靜態(tài)的影像資料，對于今后追溯和回放意義重大。
第二，企業(yè)攝錄人員對聲像資料歸檔的意識淡薄，有些人根本就沒有聲像資料歸檔的概念。在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為完成任務(wù)了，就把影像資料放到自己的柜子里，作為自己的工作成果?；蛘咴跀?shù)碼相機(jī)、錄音和錄像帶的使用過程中，發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)空間不夠，就把原有的照片和錄音、錄像在沒有備份的情況下進(jìn)行覆蓋刪除，造成聲像資料大量流失。
第三，檔案部門收集難，拍攝多為業(yè)務(wù)部門，檔案部門對其拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握，從活動(dòng)籌備至結(jié)束沒有相應(yīng)的控制措施和貫穿始終的檔案管理工作，使對這些聲像檔案的收集往往處于被動(dòng)地位，而且不能全面反映當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。
第四，由于企業(yè)影像設(shè)備配置到各二級部門，因此形成多部門產(chǎn)生聲像資料，由于職責(zé)不清，部分聲像檔案長期在個(gè)人和部門存放，不移交檔案部門統(tǒng)一保存，也不做相應(yīng)的記錄和說明，久而久之，面對大量的照片、磁帶或計(jì)算機(jī)內(nèi)照片、錄音、錄像，沒有人能說清來龍去脈，給日后歸檔帶來麻煩。特別是隨著人員的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，聲像資料的失控和流失變得更加突出。
2.聲像檔案保管難
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，需要具備恒溫、恒濕和防磁、防光等條件的專業(yè)保管裝具。從目前情況來看，只是企業(yè)效益好的檔案部門設(shè)置了聲像檔案室或配置了聲像檔案防磁柜。所以在保管過程中，容易發(fā)生使照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等現(xiàn)象。保管條件差，聲像檔案難以長久保存聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。只有少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣。
3.聲像檔案開發(fā)利用少
聲像檔案開發(fā)利用少，一般僅處于利用次數(shù)較少的查閱，或者單位出版?？媰缘膶哟?。收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。
二、解決聲像檔案集中管理難的對策
通過研究上述出現(xiàn)的問題，其主要原因是各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對聲像檔案的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識，再加上檔案部門對聲像檔案管理制度執(zhí)行不力，管理不到位。解決問題的具體途徑有如下幾點(diǎn)。
1.加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化聲像檔案管理意識
搞好檔案工作，不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一是要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。二是要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
2.完善相關(guān)法律法規(guī)
明確歸檔范圍、歸檔要求和保管移交程序等內(nèi)容，在制度上規(guī)范聲像檔案的收集與整理，并嚴(yán)格執(zhí)行，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對聲像資料進(jìn)行有效控制，保證聲像檔案的齊全完整。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失。杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
3.加大聲像檔案保管設(shè)備的投入，做好特殊載體檔案的保管
為保管好聲像檔案，延長使用壽命，可將現(xiàn)代管理手段和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于聲像檔案管理，通過專用設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，把重要照片和磁帶全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的聲像檔案。聲像檔案數(shù)字化度對實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)在線或運(yùn)程查詢與利用。對聲像檔案的利用可以通過兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)：
其一，刻錄聲像檔案光盤。聲像檔案的利用與保存是一對矛盾，較高的利用率會(huì)縮短聲像檔案的壽命，甚至有導(dǎo)致聲像檔案丟失報(bào)廢的危險(xiǎn)。解決利用與保管的矛盾，可以刻制成圖像光盤或VCD光盤，減少重要聲像檔案的人為損害，并且方便查詢利用。
其二，在聲像檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的前提下，通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺，開展網(wǎng)上照片、音像展覽，這種方式使聲像檔案宣傳范圍廣、成本低，查詢利用更加方便快捷，提高工作效率。
4.加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，注重業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下工夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
5.檔案部門與各部門積極協(xié)調(diào)配合
聲像檔案的收集，前端控制很重要。檔案部門除加強(qiáng)平時(shí)收集聲像資料外，還應(yīng)與形成聲像資料的各業(yè)務(wù)部門建立業(yè)務(wù)關(guān)系，加強(qiáng)溝通，向有關(guān)人員及時(shí)了解信息，查詢聲像資料的去向。在條件允許的情況下，可將設(shè)想崗位編制在檔案部門，承擔(dān)企業(yè)重要活動(dòng)的攝制工作，這是聲像資料積累，保證聲像檔案齊全完整的最佳條件。其優(yōu)越性在于：真正掌握企業(yè)重要活動(dòng)的第一手資料，并對活動(dòng)的主題、背景、主要人物、時(shí)間等有深刻的印象；再者有利于檔案管理工作中“四同步”開展，檔案人員能夠掌握各種主要活動(dòng)過程、目的等第一手材料，很好界定重要聲像資料的歸檔，做到心中有數(shù)，及時(shí)催收，保證聲像資料及時(shí)歸檔，確保聲像檔案系統(tǒng)性準(zhǔn)確性。
6.嚴(yán)格遵循操作規(guī)則，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步和信息化建設(shè)的發(fā)展，反映企業(yè)的影像資料將會(huì)越來越多，如不重視和解決聲像檔案在收集和管理利用上面臨的問題，勢必會(huì)影響企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，同時(shí)，會(huì)影響新形勢下檔案工作的發(fā)展。因此，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，尤其從事檔案管理工作的部門，應(yīng)重視聲像檔案的管理，當(dāng)做一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案的流失和損失，以確保企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄。為企業(yè)發(fā)展留下寶貴的聲像檔案。
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1拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。
導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個(gè)人不受行政命令制約，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實(shí)施為解決這個(gè)難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識問題。要認(rèn)識到城建聲像檔案能形象地、真實(shí)地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個(gè)方面和不同歷史時(shí)期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導(dǎo)要抱著對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟(jì)效益，輕社會(huì)無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財(cái)、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財(cái)、物，就會(huì)成為一紙空談。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機(jī)動(dòng)、靈活、拾遺補(bǔ)缺的作用，應(yīng)當(dāng)受到重視。檔案部門除加強(qiáng)平時(shí)收集照片、錄像檔案外，還應(yīng)處理好與形成檔案的各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時(shí)了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個(gè)人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價(jià)值。
另外，還應(yīng)做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報(bào)銷。
5部門配合共同管。
關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理
中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點(diǎn)，以一種生動(dòng)活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項(xiàng)目中屬于一個(gè)記錄節(jié)目內(nèi)容的重要載體，同時(shí)也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應(yīng)積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達(dá)到聲像檔案完整保存的目的。
聲像檔案的管理狀態(tài)
1.1管理檔案的意識不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認(rèn)識到其對于項(xiàng)目整個(gè)過程記錄的重要性，導(dǎo)致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時(shí)效性比較強(qiáng)，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時(shí)將聲像檔案進(jìn)行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復(fù)多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲(chǔ)起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時(shí)有效的將聲像檔案進(jìn)行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護(hù)設(shè)備落后
在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術(shù)得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦?，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內(nèi)存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關(guān)規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲(chǔ)要求，使得聲像檔案無法進(jìn)行長期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進(jìn)
在管理聲像檔案過程中，應(yīng)根據(jù)周圍綜合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以項(xiàng)目重大的事件和活動(dòng)為中心，積極主動(dòng)的履行能反映整個(gè)工程的宣傳義務(wù)。但由于聲像檔案不具備先進(jìn)的管理方法，使得檔案存儲(chǔ)受到了嚴(yán)重的制約，導(dǎo)致每個(gè)單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設(shè)備和專職管理團(tuán)隊(duì)，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設(shè)備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準(zhǔn)則未完善
大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進(jìn)行統(tǒng)一的集中管理。管理準(zhǔn)則的不完善，導(dǎo)致部分單位沒有將有關(guān)制度貫徹落實(shí)好，難以起到應(yīng)有的保護(hù)作用，而該舉措造成了任何時(shí)候都可移交現(xiàn)象，也就是說各科室可以實(shí)行分散保管措施和個(gè)人保管措施，每年進(jìn)行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。
加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加大宣傳力度，爭取領(lǐng)導(dǎo)與攝錄人員支持
加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經(jīng)濟(jì)條件下新興的檔案載體。同時(shí)，作為一項(xiàng)社會(huì)性的事業(yè)，非檔案部門也可以獨(dú)家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)、宣傳部門負(fù)責(zé)人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。
（二）強(qiáng)化管理，制定聲像檔案管理制度
改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各歸檔部門也要建立相應(yīng)的管理制度。規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）增強(qiáng)與檔案部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。因此，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動(dòng)
針對企業(yè)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)（項(xiàng)目）重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時(shí)、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
結(jié)語
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過程中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實(shí)際價(jià)值。因此，本文通過對聲像檔案的加強(qiáng)管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義
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