時(shí)間：2023-03-23 15:12:44
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇文檔管理論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
（一）檔案館危機(jī)管理是全面管理而非局部的管理
檔案館與外界環(huán)境或相關(guān)組織的任何不平衡或沖突都可能導(dǎo)致檔案館危機(jī)。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個(gè)過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽或處理不當(dāng)也都可能引發(fā)危機(jī)，制定危機(jī)預(yù)案以及處理危機(jī)時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)分析和統(tǒng)籌安排，不能“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”。另外，危機(jī)管理是檔案館的重要管理職能，是一項(xiàng)系統(tǒng)的、有計(jì)劃、有組織、決策非程序化的管理過(guò)程，有效的危機(jī)管理應(yīng)該包括培養(yǎng)危機(jī)意識(shí)和危機(jī)管理能力、設(shè)置危機(jī)管理機(jī)構(gòu)、制定相關(guān)的法律法規(guī)、完善檔案館管理制度、妥善安排危機(jī)管理的人、財(cái)、物等各個(gè)方面，只有全面地為危機(jī)預(yù)警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。
（二）檔案館的危機(jī)管理是全程管理而非某一階段的管理
危機(jī)生命周期理論指出，危機(jī)從出現(xiàn)到結(jié)束過(guò)程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機(jī)管理需要按階段確定工作重點(diǎn)。檔案館應(yīng)根據(jù)各種征兆來(lái)辨別危機(jī)，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機(jī)后的救治及恢復(fù)工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機(jī)管理應(yīng)是事前、事中、事后全程監(jiān)控處理的連續(xù)鏈條，是一個(gè)系統(tǒng)工程，絕不等于危機(jī)后的救治，也不僅是危機(jī)前的預(yù)防。
（三）檔案館危機(jī)管理是全員管理而非某部門的管理
危機(jī)管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)將其納入到所制定的法規(guī)、制度、方針、政策中。檔案館領(lǐng)導(dǎo)者是危機(jī)管理中主要的管理主體，領(lǐng)導(dǎo)者的危機(jī)意識(shí)、創(chuàng)新管理能力、專業(yè)技能以及對(duì)技術(shù)發(fā)展和外界環(huán)境變化的敏感性決定了檔案館危機(jī)管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業(yè)務(wù)工作的主要承擔(dān)者，要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)、正確操作各種信息系統(tǒng)，時(shí)刻注意保護(hù)檔案實(shí)體安全及檔案信息資源的安全營(yíng)造有益于危機(jī)管理的組織文化。除此以外，檔案館危機(jī)管理還涉及檔案界研究人員、學(xué)術(shù)團(tuán)體、學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、社會(huì)公眾以及相關(guān)部門工作人員（有關(guān)政府部門、電信管理部門、交通運(yùn)輸部門等），實(shí)現(xiàn)這些主體在分工基礎(chǔ)上的通力合作是進(jìn)行有效危機(jī)管理的基本策略。
二、改進(jìn)我國(guó)檔案館危機(jī)管理的策略
（一）優(yōu)化檔案館管理危機(jī)的管理
管理危機(jī)是由于檔案館管理水平落后，思想意識(shí)保守，管理體制不健全，責(zé)權(quán)利不明確，缺乏激勵(lì)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，缺乏可供借鑒的標(biāo)準(zhǔn)等原因而造成的危機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，必須在管理理念和管理方法上與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。首先，提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平。戰(zhàn)略規(guī)劃是在全面了解檔案館所處環(huán)境及發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，制定面向未來(lái)的使命、遠(yuǎn)景、目標(biāo)、戰(zhàn)略及其實(shí)施計(jì)劃的思維過(guò)程與框架。提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平，檔案館應(yīng)主要從以下三點(diǎn)入手：一是準(zhǔn)確定位，即根據(jù)本館的組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)、服務(wù)能力、館藏狀況、研究與開發(fā)能力、設(shè)備與財(cái)務(wù)狀況、檔案館外部環(huán)境特征等，制定其長(zhǎng)期與短期發(fā)展目標(biāo)。二是在戰(zhàn)略規(guī)劃中要突出數(shù)字資源管理開發(fā)與創(chuàng)新檔案館服務(wù)，以更好地滿足用戶需求。三是強(qiáng)化評(píng)估體系，監(jiān)督戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施過(guò)程，以確保其戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其次，創(chuàng)新檔案館組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)，是根據(jù)檔案在檔案館的流動(dòng)而進(jìn)行的分工，因?yàn)椴块T與部門之間缺乏溝通而不免會(huì)存在重復(fù)勞動(dòng)、責(zé)任推諉現(xiàn)象。在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對(duì)機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能。”創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)是在檔案業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案館組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行的改革，使檔案館成為一個(gè)緊湊、富有彈性的組織。最后，完善管理制度。“無(wú)規(guī)矩?zé)o以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進(jìn)行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全危機(jī)、資源危機(jī)、服務(wù)危機(jī)等都需要通過(guò)制定、執(zhí)行完善的制度而減免。
（二）優(yōu)化檔案館資源危機(jī)的管理
首先，優(yōu)化館藏資源建設(shè)。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會(huì)分工不同，在資源建設(shè)方面?zhèn)戎攸c(diǎn)也應(yīng)有所不同。檔案館應(yīng)根據(jù)本館定位建設(shè)館藏，如綜合檔案館作為社會(huì)記憶保存的主要場(chǎng)所，其資源體系也應(yīng)是多維的，要能反映社會(huì)活動(dòng)的方方面面。另一方面，應(yīng)將數(shù)字檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會(huì)生活的產(chǎn)物，在構(gòu)建社會(huì)記憶中起著不可替代的作用?？上驳氖?，數(shù)字檔案資源的建設(shè)在上海、青島等地的檔案館已經(jīng)取得了較大的進(jìn)展。其次，完善檔案組織存儲(chǔ)效果。組織是使檔案資源程序化的過(guò)程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價(jià)值，然而，大多數(shù)檔案組織是專業(yè)性有余而可用性不足。筆者在訪問(wèn)國(guó)內(nèi)大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站時(shí)發(fā)現(xiàn)，各檔案館能夠從多個(gè)角度組織檔案信息，進(jìn)而提供多個(gè)檢索途徑，如分類號(hào)、檔號(hào)、關(guān)鍵詞、責(zé)任者、發(fā)文時(shí)間等，但這些組織方式無(wú)不是從檔案工作的角度出發(fā)，很少用戶能真正了解這些術(shù)語(yǔ)的含義，更別說(shuō)利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應(yīng)以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優(yōu)化檔案著錄效果、優(yōu)化電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、采用XML等資源描述方法等方面入手。
（三）優(yōu)化檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)的管理
檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來(lái)，由于天災(zāi)人禍等突發(fā)事件致使庫(kù)房及檔案實(shí)體遭遇滅頂之災(zāi)的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當(dāng)操作等對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)造成的損失有時(shí)也是致命的。應(yīng)對(duì)這些危機(jī)，檔案館需從以下幾個(gè)方面入手：首先，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的安全建設(shè)。檔案館建筑設(shè)計(jì)及分區(qū)布局必須嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25-2000）》以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在日常管理工作中要根據(jù)實(shí)際情況配備相適應(yīng)的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設(shè)備設(shè)施，做好日常的防護(hù)工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過(guò)程中的安全。其次，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全。信息系統(tǒng)環(huán)境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)活動(dòng)中有一大部分是通過(guò)管理信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。在可以預(yù)見的將來(lái)，檔案工作對(duì)信息系統(tǒng)的依賴性還會(huì)增強(qiáng)。因此，應(yīng)注意以下三點(diǎn)：第一，保證機(jī)房的安全。在《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174-2008）中，根據(jù)機(jī)房所承載服務(wù)的重要性將其分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)，并對(duì)各級(jí)機(jī)房制定明確的設(shè)計(jì)規(guī)范。檔案館應(yīng)為本館機(jī)房選擇合適級(jí)別并嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計(jì)規(guī)范。除此之外，還應(yīng)從機(jī)房選址、機(jī)房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風(fēng)、供電、防火、排水以及安全保衛(wèi)系統(tǒng)等方面確保機(jī)房的安全。第二，保證計(jì)算機(jī)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、通信設(shè)施等硬件的安全。除了要采用質(zhì)量合格的產(chǎn)品外，還必須要做好日常的監(jiān)測(cè)、維護(hù)工作，以及時(shí)將問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)。第三，保證軟件系統(tǒng)的安全，可以從定時(shí)升級(jí)、殺毒、合理劃分使用權(quán)限、制定并執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度、用戶培訓(xùn)等方面入手，防止各種有意或無(wú)意行為對(duì)管理系統(tǒng)造成的損害。
（四）優(yōu)化檔案館服務(wù)危機(jī)的管理
為了避免在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代慘遭淘汰，檔案館必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提升服務(wù)能力、創(chuàng)新服務(wù)方式。首先，提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。檔案在支持決策及業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)方面價(jià)值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養(yǎng)、條理化、精細(xì)化的品格、較高的溝通能力和業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，多維的知識(shí)結(jié)構(gòu)、較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)及溝通能力，主動(dòng)將檔案信息及信息產(chǎn)品推送出去，實(shí)現(xiàn)檔案多元的價(jià)值。在天津、浙江等省市實(shí)施的《天津市檔案工作人員持證上崗實(shí)施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規(guī)定，就有利于提高檔案實(shí)踐工作者的專業(yè)素質(zhì)及理論素養(yǎng)。其次，利用信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)方式。數(shù)字環(huán)境下，用戶需求個(gè)性化越來(lái)越強(qiáng)，但檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)還有待進(jìn)一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時(shí)交流的方式整合到檔案館服務(wù)體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應(yīng)承擔(dān)起社會(huì)教育的職能，目前檔案館大多是通過(guò)成立愛國(guó)主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實(shí)現(xiàn)的，這些方式的受益人群有限。而在美國(guó)、加拿大等國(guó)家，檔案信息網(wǎng)站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網(wǎng)站中，有“數(shù)字化教室”這一板塊，并根據(jù)用戶類型（如教師、學(xué)生、科研人員、軍人等）提供不同的內(nèi)容，這對(duì)我國(guó)檔案館服務(wù)領(lǐng)域的拓展是非常有借鑒意義的。
三、總結(jié)
人事檔案的功能是由服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容構(gòu)成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實(shí)地反映出記錄對(duì)象的基本信息，包括：基本數(shù)據(jù)、專業(yè)特長(zhǎng)、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)水平、政治信息等。傳統(tǒng)的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實(shí)現(xiàn)以上的人事檔案功能。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位選聘人才提供準(zhǔn)確而可靠的信息。對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行改革，需要調(diào)整人事檔案管理重心，改變傳統(tǒng)管理中重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、重外延輕內(nèi)涵、重自身發(fā)展輕社會(huì)效益的管理傾向，傳統(tǒng)人事管理模式基本屬于靜態(tài)保管型的管理，見物不見人，無(wú)法建立起與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態(tài)之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學(xué)發(fā)展的指導(dǎo)理念，從社會(huì)需求的角度出發(fā)，以為人服務(wù)為中心，突破傳統(tǒng)服務(wù)理念、技術(shù)手段、管理體制的制約，將死檔案變?yōu)榛钚畔ⅲ瑥亩龠M(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、當(dāng)前檔案管理改革中存在的問(wèn)題及其原因分析
第一，人事檔案材料的誠(chéng)信度不高。近年來(lái)，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革，流動(dòng)人員大幅度增加，結(jié)果導(dǎo)致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時(shí)有發(fā)生，誠(chéng)信度大大降低，這已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理制度無(wú)法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領(lǐng)會(huì)就是誠(chéng)實(shí)信用，這也是檔案存在的基本價(jià)值，所以真實(shí)性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，是認(rèn)識(shí)檔案的生命。
第二，當(dāng)前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問(wèn)題。優(yōu)秀的人事檔案應(yīng)該全面、真實(shí)地記錄著人各方面的發(fā)展，應(yīng)該是人最具說(shuō)服力的正面材料，但是事實(shí)證明，當(dāng)前的人事檔案管理部門沒有及時(shí)更新和補(bǔ)充人事材料，材料內(nèi)容空話、套話較多，多為“過(guò)去式”的材料，信息量嚴(yán)重不足，從材料中根本無(wú)法判斷出人的個(gè)性特征，無(wú)法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價(jià)值。
第三，當(dāng)前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設(shè)備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：其一，缺乏對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認(rèn)為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個(gè)人思想和隱私等內(nèi)容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個(gè)人所用的，所以檔案材料多是關(guān)于個(gè)人整治、歷史、家庭、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的記載，而忽視了個(gè)人德能勤績(jī)的歸檔，所以無(wú)法全面真實(shí)地反映出一個(gè)人的性格與成長(zhǎng)經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導(dǎo)致材料的真實(shí)性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過(guò)專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，檔案管理意識(shí)薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問(wèn)題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機(jī)制。企事業(yè)單位應(yīng)該將人事檔案管理當(dāng)做人力資源管理的重要任務(wù)來(lái)抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項(xiàng)基本義務(wù)和職責(zé)，轉(zhuǎn)變管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)建誰(shuí)管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，從而促進(jìn)人事檔案信息的有效運(yùn)用，從而為國(guó)家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。
（2）加強(qiáng)管理，保證人事檔案材料的真實(shí)性。人事檔案材料來(lái)不得半點(diǎn)需求，所以必須加強(qiáng)材料內(nèi)容的真實(shí)性。人事檔案管理人員工作中必須嚴(yán)把三關(guān)。一是把好材料入口關(guān)，對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)明正身，有疑問(wèn)的材料進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，從源頭上切斷問(wèn)題文件入口。二是管理工作人員要把好驗(yàn)證關(guān)，鑒別后的歸檔材料一定有理有據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行材料鑒定，檢查材料是否準(zhǔn)確，手續(xù)是否清楚，重點(diǎn)信息是否完整，確定無(wú)誤后方可入檔。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對(duì)調(diào)動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核和裝訂，由專門的單位進(jìn)行取送，要求檔案公章完整，個(gè)人不能私自帶出人事檔案。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性
電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來(lái)說(shuō)，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案管理來(lái)說(shuō)，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時(shí)，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性，同時(shí)，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過(guò)電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。
（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說(shuō)檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對(duì)檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，在管理過(guò)程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.保管方式不同
電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過(guò)程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)
如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理
由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
4.雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高
國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)束語(yǔ)
珍貴的文化藝術(shù)檔案，不僅是文化藝術(shù)活動(dòng)的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來(lái)，文化藝術(shù)檔案工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的局面，《藝術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度先后出臺(tái)，文化藝術(shù)檔案工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道；文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的文字、聲像、照片、實(shí)物等不同載體的文化藝術(shù)檔案收集整理進(jìn)展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術(shù)遺產(chǎn)；文化藝術(shù)檔案館（室）藏品的保管和展陳環(huán)境有了明顯的改善；文化藝術(shù)檔案研究取得豐碩成果，藝術(shù)檔案學(xué)科建設(shè)方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國(guó)文化藝術(shù)檔案工作起步較晚,藝術(shù)檔案館事業(yè)發(fā)展不平衡,對(duì)做好文化藝術(shù)檔案工作的認(rèn)識(shí)還有待提高；由于設(shè)施和條件不足，館藏文化藝術(shù)檔案得不到有效管理和保護(hù)，現(xiàn)存文化藝術(shù)檔案老化破損現(xiàn)象突出；管理和保護(hù)人才匱乏，人才隊(duì)伍培養(yǎng)還需進(jìn)一步加強(qiáng)；經(jīng)費(fèi)投入需要進(jìn)一步加大；全球信息化趨勢(shì)和國(guó)家信息化建設(shè)為文化藝術(shù)檔案的管理和利用帶來(lái)了劃時(shí)代的機(jī)遇，也使我們面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；隨著文化大發(fā)展大繁榮工作的不斷推進(jìn)，相應(yīng)會(huì)產(chǎn)生大量豐富的文化藝術(shù)檔案資料，切實(shí)采取有力措施加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案工作已成為一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。
二、充分認(rèn)識(shí)促進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義
發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)，有利于將文化藝術(shù)活動(dòng)各領(lǐng)域中形成的有保存價(jià)值的不同載體的文化藝術(shù)檔案得到有效的管理和保護(hù)，并得以傳承和發(fā)揚(yáng)。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、整理、保護(hù)好文化藝術(shù)檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護(hù)自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術(shù)檔案工作者要更加自覺地認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案在促進(jìn)文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案所面臨的形勢(shì)、任務(wù)和文化藝術(shù)檔案工作者的責(zé)任，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動(dòng)地推動(dòng)文化藝術(shù)檔案工作在新的起點(diǎn)上加快發(fā)展。
三、切實(shí)增強(qiáng)做好新時(shí)期文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感
文化藝術(shù)檔案工作是文化事業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作,文化藝術(shù)檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術(shù)檔案，文化工作的基礎(chǔ)就不牢靠，文化藝術(shù)活動(dòng)的經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展就會(huì)受到影響。抓好文化藝術(shù)檔案建設(shè)與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項(xiàng)為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術(shù)檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術(shù)改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級(jí)文化藝術(shù)檔案工作者應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)做好文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感，認(rèn)真貫徹落實(shí)《文化建設(shè)“十二”規(guī)劃》關(guān)于加強(qiáng)藝術(shù)檔案工作有關(guān)要求，強(qiáng)化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)資源整合，改善服務(wù)，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實(shí)地推進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)健康發(fā)展。
四、全力以赴做好藝術(shù)檔案收集歸檔整理工作
1.文書工作與檔案工作銜接不好
文書工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺乏檔案意識(shí)，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>
2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)
一些單位的檔案人員，沒有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理是時(shí)展的趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢(shì)在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。
3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過(guò)程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長(zhǎng)久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。
二、提高文書檔案管理水平的措施
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對(duì)檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，開展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。
2.規(guī)范銜接文書工作和檔案工作
文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。
3.辦公自動(dòng)化管理文書檔案
檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。
4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作
檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。
5.完善管理機(jī)制
辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)，文書檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要的填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：人力資源;檔案;檔案管理
在現(xiàn)代社會(huì)，人力資源已經(jīng)成為了各行各業(yè)發(fā)展中一個(gè)最為重要的環(huán)節(jié)，因?yàn)槿魏喂ぷ鞯拈_展都不能離開人這一最為基本的因素。而對(duì)于人力資源的管理來(lái)說(shuō)，除了開發(fā)、使用等環(huán)節(jié)外，人力資源檔案的管理也是人力資源管理的一個(gè)重要方面。因?yàn)?，科學(xué)合理的人力資源檔案管理能夠更好的提升人力資源管理的整體效率，從而促進(jìn)組織的發(fā)展。
一、人力資源檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.人力資源檔案管理效率低。簡(jiǎn)單的說(shuō)，人力資源檔案管理的效率就是在實(shí)施人力資源檔案管理過(guò)程中，所消耗的人力、物力等資源同檔案管理最終實(shí)現(xiàn)的管理效果之間的比例關(guān)系。對(duì)于人力資源檔案工作來(lái)說(shuō)主要包括的工作內(nèi)容有檔案的收集、歸檔保存和調(diào)用等。例如，對(duì)外來(lái)務(wù)工人員的工齡和職業(yè)發(fā)展進(jìn)行建檔，既要對(duì)外來(lái)務(wù)工人員的基礎(chǔ)檔案資料進(jìn)行搜集，還需要對(duì)務(wù)工人員在就業(yè)過(guò)程中的職位轉(zhuǎn)移、薪酬等方面資料進(jìn)行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費(fèi)很多時(shí)間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個(gè)成熟的程序以使這個(gè)步驟簡(jiǎn)化，與此同時(shí)，搜集來(lái)的資料和檔案的利用率卻很低。2.人力資源檔案管理人員素質(zhì)欠缺。在人力資源檔案管理中，管理人員的素質(zhì)能力有著十分重要的作用。而我國(guó)很多檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)上都存在著明顯的差距。集中的表現(xiàn)在有點(diǎn)人力資源檔案管理人員都是兼職的，不是專門從事人力資源檔案管理的；有的人力資源檔案管理人員年齡明顯偏大，在工作積極性上明顯不足；有的人力資源檔案管理人員對(duì)于信息技術(shù)的掌握不夠深入，導(dǎo)致在信息化時(shí)代下，人力資源檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。3．管理方法不夠先進(jìn)。檔案管理方法是指在檔案管理過(guò)程中的檔案資料形成方法以及檔案儲(chǔ)存和調(diào)用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設(shè)檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質(zhì)的，這些資料規(guī)整起來(lái)十分耗費(fèi)時(shí)間，查找起來(lái)也十分麻煩。另外，在工程建設(shè)的施工過(guò)程中，有很多能夠?yàn)橐院蠊こ探ㄔO(shè)提供借鑒的工作細(xì)節(jié)，卻往往因?yàn)闊o(wú)法快速形成紙質(zhì)檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質(zhì)量。
二、應(yīng)對(duì)人力資源檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
1.規(guī)范化人力資源檔案管理，提升工作效率。人力資源檔案管理應(yīng)當(dāng)首先建立一套完善的工作規(guī)范，明確檔案管理工作的各個(gè)流程和環(huán)節(jié)，利用規(guī)范的制度，來(lái)提升工作的人員的積極性，激發(fā)出工作熱情。這其中最為有效的就是科學(xué)的考核辦法，利用科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)督促工作人員合理的安排工作，從而達(dá)到提升工作效率的目的。具體的說(shuō)可以多設(shè)置一些獎(jiǎng)勵(lì)措施，如對(duì)全年工作沒有出現(xiàn)問(wèn)題的工作人員可以發(fā)放物資獎(jiǎng)勵(lì)等。2.強(qiáng)化人力資源檔案管理人員素質(zhì)。對(duì)于人力資源檔案管理來(lái)說(shuō)，人力資源同樣是核心要素。這就要求我國(guó)的各類組織要首先設(shè)置專門的人力資源檔案管理崗位，確保專人負(fù)責(zé)人力資源檔案管理，從而保證人力資源檔案管理的專業(yè)性。其次要多培養(yǎng)一些年輕的人力資源檔案管理人員，培養(yǎng)他們?cè)谌肆Y源檔案管理工作的熱情，激發(fā)他們的積極主動(dòng)性，從而提升人力資源檔案管理的效果。第三，現(xiàn)代人力資源檔案管理要求的是復(fù)合型人才，不僅要掌握專業(yè)的人力資源檔案管理知識(shí)，還要具備有足夠的信息化技術(shù)能力，這就要對(duì)人力資源檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其掌握基本的信息化技術(shù)，從而保證人力資源檔案管理工作的開展。3.應(yīng)用信息化技術(shù)手段。對(duì)于人力資源檔案管理來(lái)說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理，一是需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購(gòu)置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備；二是應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實(shí)施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控。
三、結(jié)語(yǔ)
人力資源檔案管理對(duì)于人力資源的開發(fā)、利用等方面都有著很好的促進(jìn)作用，完善人力資源檔案管理能使人力資源的整體管理效率大幅提升。而我國(guó)由于社會(huì)發(fā)展的多方原因，在人力資源檔案管理方面存在著一些問(wèn)題，我們必須要正視和解決這些問(wèn)題，才能保障人力資源檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。
作者:黃衛(wèi)東 單位:廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部
參考文獻(xiàn)
[1]崔啟順.人力資源檔案管理問(wèn)題的探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(12):150
[2]耿潔.探討人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案,2016(01):36-37
1.1檔案管理不嚴(yán)格基層農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)不少?zèng)]有配置專門的檔案管理人員，很多都是由微機(jī)操作人員代為執(zhí)行。加上在崗人員頻繁換崗，導(dǎo)致責(zé)任分配不均、交接手續(xù)不完備，進(jìn)而對(duì)檔案缺乏有效的監(jiān)管，造成檔案管理混亂的問(wèn)題。而且，不少監(jiān)理人員檔案監(jiān)管意識(shí)薄弱，責(zé)任心不強(qiáng)，工作得過(guò)且過(guò)，很少按照規(guī)章制度辦事，導(dǎo)致檔案監(jiān)管流于形式。
1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機(jī)檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設(shè)備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊(duì)伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術(shù)職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確性。
2農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理的建議
2.1認(rèn)識(shí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對(duì)今后農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開展具有重要的指導(dǎo)價(jià)值。由此，從這個(gè)角度來(lái)講，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案具有重要的社會(huì)價(jià)值，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富。在今后的工作實(shí)踐中，必須把農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理放在應(yīng)有的位置，各級(jí)各部門提高認(rèn)識(shí)，重視農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的開展。
2.2農(nóng)機(jī)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機(jī)檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機(jī)檔案管理的必然趨勢(shì)。所以，要實(shí)現(xiàn)具有農(nóng)機(jī)監(jiān)理特色的辦公自動(dòng)化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)，促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)化管理。
2.3充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實(shí)際情況，通過(guò)制定《農(nóng)機(jī)方案管理辦法》、《農(nóng)機(jī)檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，明確工作責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長(zhǎng)效機(jī)制。要實(shí)行專人管理，嚴(yán)禁檔案人員工作時(shí)間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對(duì)檔案人員進(jìn)行工作細(xì)化分工，制作《檔案工作人員職責(zé)分工表》，明確各自職責(zé)，定期考核，獎(jiǎng)罰分明，.促進(jìn)檔案管理人員樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、危機(jī)意識(shí)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。
2.4農(nóng)機(jī)檔案管理微機(jī)、人工錄入相結(jié)合檔案管理所有數(shù)據(jù)必須要錄入微機(jī)，作為今后管理的重要參考數(shù)據(jù)，對(duì)于安全監(jiān)理工作的轉(zhuǎn)籍、變更、補(bǔ)證、報(bào)廢、增駕、查詢、注銷等等，都有著重要的參考價(jià)值。由此，在數(shù)據(jù)錄入的同時(shí)，必須要本著準(zhǔn)確、規(guī)范的原則進(jìn)行，確保各錄入項(xiàng)目準(zhǔn)確、清晰地存檔與微機(jī)內(nèi)，便于今后查閱使用。考慮到整個(gè)數(shù)據(jù)錄入過(guò)程，需要人工完成，出現(xiàn)錯(cuò)誤信息是難免的。為了盡量減少各種問(wèn)題的出現(xiàn)，確保檔案錄入的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，建議微機(jī)記載與人工存檔并存，確保檔案監(jiān)理工作得到進(jìn)一步規(guī)范。
⑴營(yíng)銷檔案管理缺乏比較統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)：營(yíng)銷檔案資料涉及面很廣，具有信息量大、業(yè)務(wù)分類多、流程多而復(fù)雜、涉及部門多等特點(diǎn)。但資料在整理、收集和歸檔等過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而易出現(xiàn)檔案資料流失嚴(yán)重、資料收集隨意性大、查找不方便、整理方法不規(guī)范等情況，影響營(yíng)銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。⑵營(yíng)銷檔案管理機(jī)制不夠健全：營(yíng)銷檔案管理缺乏比較健全的管理制度，這使得各部門缺乏有效的制度約束，導(dǎo)致檔案收集難、收集不齊全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等情況頻發(fā)，大大降低了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可利用性。例如，由于缺乏有效的監(jiān)督考核機(jī)制和相關(guān)的崗位責(zé)任制，營(yíng)銷檔案收集和歸檔過(guò)程中普遍存在不規(guī)范、不及時(shí)等現(xiàn)象，部分管理人員存在專業(yè)技術(shù)知識(shí)不高、責(zé)任心不足等情況。⑶對(duì)營(yíng)銷檔案管理工作不夠重視：雖然供電企業(yè)均建立了運(yùn)行營(yíng)銷檔案信息化管理的系統(tǒng)，并開展了信息化的檔案管理建設(shè)工作，但對(duì)營(yíng)銷檔案管理工作的有效性缺乏足夠的重視[2]。表現(xiàn)為未建立比較完備的機(jī)制，管理理念跟不上形勢(shì)，不注重提升管理人員的綜合素質(zhì)等。
2.加強(qiáng)電力營(yíng)銷檔案管理工作的建議
2.1建立統(tǒng)一的營(yíng)銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
為保證營(yíng)銷檔案管理工作的順利開展，建立統(tǒng)一的營(yíng)銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。在“大營(yíng)銷”體系下，以往的營(yíng)銷檔案管理流程和管理方式有所改變，例如，以往檔案資料均分別歸檔于相應(yīng)的部門，而現(xiàn)在這些資料均需要集中到一個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一保存，以提高檔案資料管理的統(tǒng)一性。與此同時(shí)，這也對(duì)檔案庫(kù)的容量提出了更高的要求，且加大了儲(chǔ)存的風(fēng)險(xiǎn)性（檔案的唯一性，一旦丟失則可能無(wú)處可尋）。因此，應(yīng)制定統(tǒng)一的營(yíng)銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)確保檔案資料的安全性，提高資源的利用效率有十分重要的意義。營(yíng)銷檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻秉承高度的責(zé)任心，把好檔案資料的質(zhì)量關(guān)，對(duì)于檔案記錄填寫不規(guī)范、不完整等不合格的資料不予接受。同時(shí)，在收集營(yíng)銷檔案資料時(shí)要進(jìn)行全程進(jìn)度跟蹤，保證檔案資料按時(shí)按質(zhì)完成。另外，充分利用營(yíng)銷檔案管理信息系統(tǒng)做好檔案的歸檔工作。為防止因業(yè)務(wù)變更導(dǎo)致類別變化的現(xiàn)象，可設(shè)定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并制定統(tǒng)一的編號(hào)準(zhǔn)則[3]。例如，在排架方面，可按照低壓和高壓客戶進(jìn)行檔案分類，并按時(shí)間順序進(jìn)行排架保管。對(duì)于遷址、新增客戶增容、更名過(guò)戶、移表等業(yè)務(wù)資料，應(yīng)及時(shí)在原檔案中進(jìn)行補(bǔ)充，而并非替換原文件資料。
2.2健全營(yíng)銷檔案管理的制度
健全營(yíng)銷檔案管理的制度，能使?fàn)I銷檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依、有章可循、有制度可約束，從而促使檔案管理工作更加規(guī)范化。尤其應(yīng)制定切實(shí)可行的檔案管理考核機(jī)制和管理責(zé)任制，做到分工明確、責(zé)任到人，從而提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，為提高檔案的安全性，應(yīng)建立并健全檔案安全管理制度，一方面加強(qiáng)庫(kù)房的安全防護(hù)措施，如配備防潮、防火、防盜、防有害生物等設(shè)施，對(duì)于一些特殊載體的檔案(如影像資料)，尤其要進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。而對(duì)于涉及商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案資料，為保證檔案的安全和完整性，應(yīng)健全檔案保密機(jī)制和嚴(yán)格的查借閱管理機(jī)制。要求檔案管理人員以及使用人員嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，做好檔案的保密、保管工作。另外，健全檔案銷毀機(jī)制，明確規(guī)定對(duì)于已經(jīng)銷戶的低壓客戶3年內(nèi)不能銷毀檔案，而對(duì)于已銷戶的高壓客戶則在5年內(nèi)不能銷毀[4]，當(dāng)銷戶用戶檔案保存日期到期則應(yīng)在有關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
2.3提高營(yíng)銷檔案管理工作的意識(shí)
供電企業(yè)應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，重新審視營(yíng)銷檔案管理工作，提高營(yíng)銷檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，人們對(duì)營(yíng)銷檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，更新思想觀念，意識(shí)到營(yíng)銷檔案的重要性，并重視營(yíng)銷檔案管理工作。為此，應(yīng)將營(yíng)銷檔案管理工作納入企業(yè)營(yíng)銷工作的重點(diǎn)范圍，并安排專人負(fù)責(zé)抓檔案管理工作。供電企業(yè)其他中層部門也應(yīng)予以積極的配合。為提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是責(zé)任心和業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)，應(yīng)重視人員的培訓(xùn)工作。通過(guò)培訓(xùn)，使工作人員提高新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用能力，同時(shí)，加深法律、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的意識(shí)，全面提高營(yíng)銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
3.結(jié)語(yǔ)