時(shí)間：2023-01-07 14:14:02
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科技檔案的形成并不是在某個(gè)階段，而是工程從開始到結(jié)束的整個(gè)過程，科技檔案的建立能起到維護(hù)企業(yè)發(fā)展的重要作用，同時(shí)也是我國水利水電建設(shè)事業(yè)的珍貴財(cái)富。專業(yè)性是科技檔案管理建設(shè)的重要方面，建立程序、內(nèi)容的鏈接、專業(yè)的交叉都必須建立在專業(yè)性的基礎(chǔ)上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征，在建立檔案的各個(gè)階段、各個(gè)專業(yè)都是不可或缺的。在工程建設(shè)的勘察設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該開始檔案建立工作了，按照社會(huì)上存在的檔案建立規(guī)則來開展一系列的文件整理，這也說明了當(dāng)前的科技檔案管理存在著一致性，和其他檔案管理相比，科技檔案在歸檔之后更具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)踐性，能夠?qū)?shí)際的工程建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。要想實(shí)現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理，就必須結(jié)合實(shí)際工程的特點(diǎn)，在建立檔案的時(shí)候，使用任何對建檔有幫助的方法和技術(shù)，樹立檔案管理人員現(xiàn)代化管理的意識，進(jìn)一步提高檔案管理的水平，發(fā)揮出檔案管理對工程建設(shè)的重要作用，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
2加快水利水電科技檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)
檔案是企業(yè)發(fā)展的見證，能夠人們了解企業(yè)的歷史文化。在水利水電工程建設(shè)中經(jīng)常會(huì)用到檔案，它能夠幫助施工人員查看到原來類似工程建筑的資料，為當(dāng)前的工程提供依據(jù)，進(jìn)一步保證工程建設(shè)的質(zhì)量。下面我們就對如何加快科技檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)行闡述。
2.1提高科技檔案管理水平
檔案管理工作十分復(fù)雜，其中涉及到的步驟很多，例如收集信息、編號、歸檔、保存等等，檔案管理人員必須做好每一步工作，否則就會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量。為了能夠進(jìn)一步加快當(dāng)前水利水電科技檔案的現(xiàn)代化管理能力，第一，對檔案管理的各個(gè)流程實(shí)行科學(xué)化管理方法，采取先進(jìn)的檔案管理軟件，提高檔案管理效率。第二，按照當(dāng)前的檔案管理規(guī)范，對不同性質(zhì)的文檔采取不同的歸檔方法，對一些保密性強(qiáng)的文件，應(yīng)該做好特殊管理。第三，紙質(zhì)的檔案由于隨著時(shí)間的增長會(huì)逐漸損壞，工作人員應(yīng)該對這些文件進(jìn)行妥善處理，在接手一批文件時(shí)就應(yīng)該做好驗(yàn)收工作。第四，檔案資料中會(huì)有竣工工程圖，在歸檔之前要查看各個(gè)部門是否都已經(jīng)加蓋公章。第五，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，加大檔案管理投入，提高檔案管理的環(huán)境，盡量減少對檔案的破壞程度，延長檔案歸檔年限，只有做好上述工作，才能夠?qū)崿F(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理。
2.2加快科技檔案管理進(jìn)程
作為水利工程單位，科技文檔將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，加快科技檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，一要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，形成高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，達(dá)到檔案管理自動(dòng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化的目的，進(jìn)而提高檔案的利用率。二要積極推進(jìn)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用作為檔案管理工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，提高檔案檢索、內(nèi)容查詢功能的實(shí)效便捷，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化。三要嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，全面收集、安全管理、使檔案管理向著信息化方向發(fā)展。
2.3完善科技檔案管理制度
（1）作為水利工程單位，應(yīng)該根據(jù)國家水利部的《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》有關(guān)法規(guī)為準(zhǔn)繩，制定出本單位相關(guān)的規(guī)章制度，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。（2）建立科技檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，做到帳實(shí)相符；建立查、閱、借檔案利用效果登記表，做到查閱、借閱有登記，利用效果有記載。（3）規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理，制定切實(shí)可行的科技檔案分類大綱、保管期限，使檔案業(yè)務(wù)工作井然有序。
3科技檔案在水利水電建設(shè)中的作用
3.1激發(fā)水利水電科技檔案活力
（1）優(yōu)化整合。針對水利水電科技檔案是水利活動(dòng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確記載的規(guī)律性，根據(jù)每個(gè)主題要求，收集整理工程資料，通過整理、分類、鑒定、保管、積極挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值，總結(jié)規(guī)律，對檔案進(jìn)行提煉，使檔案信息不斷增值，使分散的檔案信息資源得以整合。（2）將整合的資源信息與電子網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)對科技檔案進(jìn)行現(xiàn)代管理。將整合的資源信息與電子網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，以確保整合后的檔案信息資源能夠以有效手段為本單位提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（3）加強(qiáng)規(guī)劃。檔案的建立需要各個(gè)部門的配合，通過完善和協(xié)同各個(gè)部門之間的工作，規(guī)劃好檔案的管理方法，制定出合乎當(dāng)前檔案管理的制度，并組織好其他部門和人員參與科技檔案的管理中。
3.2強(qiáng)化水利水電科技檔案的服務(wù)效能
（1）為了保證檔案的及時(shí)歸檔，建立起最全的檔案資料，檔案管理人員在服務(wù)方式和內(nèi)容加以改進(jìn)，提高催促的力度，積極建立檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)檔案資源，建立期一個(gè)科學(xué)的檢索方式，方便用戶使用。（2）科技檔案的建立目的不僅僅是為了記錄工程建設(shè)的過程，更大的目標(biāo)就是能夠被其他工程建設(shè)服務(wù)，作為檔案管理人員也應(yīng)該積極地為建設(shè)人員提供檔案信息。同時(shí)還應(yīng)該借鑒其他國家和地區(qū)的先進(jìn)的檔案管理方式。（3）計(jì)算機(jī)技術(shù)在科技檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的管理方式，這也是體現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要方面，根據(jù)檔案的特點(diǎn)建立起科學(xué)的管理方式，嚴(yán)格控制檔案的使用權(quán)限，特別是對一些保密的文件，對整個(gè)檔案使用的過程嚴(yán)格把關(guān)。
4結(jié)束語
檔案的收集、歸檔、整編、保存工作科技檔案管理的基礎(chǔ)工作是收集、歸檔、整編、保存。我們要做好這些基礎(chǔ)工作，一是要利用先進(jìn)的檔案管理軟件，對科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)、有效的收集及整編。二是按照科技檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及要求，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證歸檔的科技檔案資料文字清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完善。三是優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境，配備空調(diào)、抽濕機(jī)、電腦等設(shè)備，防止檔案老化、發(fā)霉。
二、加強(qiáng)水利水電勘測設(shè)計(jì)院科技
檔案信息化管理作為水利水電勘測設(shè)計(jì)單位，科技檔案管理的信息化管理是必然的。我們要做到科技檔案管理的信息化管理要做到以下幾方面：一要建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，形成高效管理檔案信息資源的管理系統(tǒng)，提高檔案的自動(dòng)化和信息化管理。二要建立科技檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，使檔案資料更加便于查找和利用。三要嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，全面收集、整理、管理、利用水利水電勘測設(shè)計(jì)科技檔案，使檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。
三、加強(qiáng)水利水電勘測設(shè)計(jì)院科技
檔案制度化管理沒有規(guī)矩不成方圓，要提高水利水電勘測設(shè)計(jì)院科技檔案管理的質(zhì)量，必須依據(jù)水利水電勘測設(shè)計(jì)院科技檔案的特點(diǎn)及存在的問題，全面規(guī)范檔案的業(yè)務(wù)工作。根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對水利水電勘測設(shè)計(jì)院科技檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用、安全保密等方面進(jìn)行規(guī)范，制定《科技檔案管理與歸檔制度》、《科技檔案借閱制度》、《科技檔案保密制度》、《科技檔案鑒定銷毀制度》、《庫房管理制度》等各項(xiàng)制度。建立水利水電勘測設(shè)計(jì)院科技檔案管理臺賬，做到歸檔、借閱有登記。規(guī)范科技檔案業(yè)務(wù)管理，制定科技檔案分類大綱、整編規(guī)范、保管期限等。
四、提高水利水電勘測設(shè)計(jì)院科技
（一）對水行政執(zhí)法檔案管理工作重視不夠有些領(lǐng)導(dǎo)同志把執(zhí)法工作的重點(diǎn)放在抓行政執(zhí)法的過程上和抓行政執(zhí)法的效果上，他們并不了解水行政執(zhí)法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執(zhí)法后的執(zhí)法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執(zhí)法檔案管理工作投入的人力、物力、財(cái)力也就不足，從而造成水行政執(zhí)法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊(duì)對河南省24個(gè)支隊(duì)和154個(gè)大隊(duì)的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊(duì)的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊(duì)雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。
（三）經(jīng)驗(yàn)交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗(yàn)交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)。通過經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)促進(jìn)各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識，從而加大對水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。
二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識要加大對水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個(gè)水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報(bào)。對水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動(dòng)的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項(xiàng)目分類。
（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項(xiàng)培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊(duì)伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。
（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時(shí)負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時(shí)將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結(jié)束語
（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對水利工程檔案在工程建設(shè)和管理的重要性還認(rèn)識不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。由于只注重工程建設(shè)，沒有相應(yīng)的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對建設(shè)和運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題無法提供有效的、科學(xué)的數(shù)據(jù)資料等，直接影響到工程建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)管理。
（2）檔案現(xiàn)代化管理意識薄弱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，各種智能和應(yīng)用APP已經(jīng)普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現(xiàn)代化意識還很薄弱，導(dǎo)致配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用。因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好檔案數(shù)字化和現(xiàn)代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。
（3）檔案管理與提供利用難以適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在，灌區(qū)水利工程檔案數(shù)字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用，雖有計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，但紙質(zhì)檔案沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，還按手工方式在進(jìn)行查找和查閱。
（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，若是單靠沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)的人員來完成此項(xiàng)工作，失誤和錯(cuò)誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設(shè)提供可靠的、科學(xué)的、完整的依據(jù)，必然為水利工程建設(shè)和管理帶來影響。部分灌區(qū)對水利工程檔案管理工作并沒有嚴(yán)格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設(shè)期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設(shè)和運(yùn)行管理同步進(jìn)行，因此造成檔案質(zhì)量偏低，可參考性和可依據(jù)性較差。
2加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對策措施
（1）提高認(rèn)識，增強(qiáng)做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責(zé)任感。關(guān)鍵要從三個(gè)方面提高認(rèn)識：一是加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為灌區(qū)建設(shè)提供必要的服務(wù)。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。
（2）落實(shí)相關(guān)法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。一是要熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。二是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設(shè)的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設(shè)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。三是采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，是檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是有效管理檔案系統(tǒng)的基石，是高效調(diào)用數(shù)字化檔案的保障。
（3）加大資金投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。根據(jù)我省灌區(qū)的實(shí)際建設(shè)情況，首先應(yīng)當(dāng)配備檔案信息化需要的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，例如，津科JI-110檔案管理系統(tǒng)、SQL2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、大容量存儲(chǔ)系統(tǒng)、高速掃描儀、管理計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，為做好檔案信息化管理提高技術(shù)支持。同時(shí)，應(yīng)對灌區(qū)的檔案管理人員進(jìn)行辦公自動(dòng)化和信息化應(yīng)用技能培訓(xùn)。通過上述措施，可實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利檔案管理的部分?jǐn)?shù)字化和局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理，大大降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)數(shù)字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。
（4）加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項(xiàng)目開始立項(xiàng)時(shí)，搞清楚項(xiàng)目的隸屬關(guān)系、完成方式以及項(xiàng)目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內(nèi)容，做到確保關(guān)鍵性材料的有效控制。接收資料時(shí)，參照水利行業(yè)工程技術(shù)檔案的要求，建立檔案目錄，根據(jù)目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，可適當(dāng)采用合同約定的方式，預(yù)留一定比例的工程合同價(jià)款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應(yīng)按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時(shí)，經(jīng)建設(shè)單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項(xiàng)。
（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現(xiàn)代化管理意識。建立健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，具體落實(shí)到各部門，納入相關(guān)的管理程序和職責(zé)范圍。做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現(xiàn)代化意識的提高，可使檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使水利工程檔案更好的服務(wù)于灌區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
（6）積極爭取資金，提高檔案數(shù)字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項(xiàng)目的信息化資金，加大對灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化加工范圍，開展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化程度。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)和軟件技術(shù)，使用國家規(guī)定的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統(tǒng)自身維護(hù)等功能。另外，可依據(jù)灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上檔案的授權(quán)共享和調(diào)用。
（7）加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。一是要提高服務(wù)意識、樹立服務(wù)思想，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)交流。三是加強(qiáng)基層檔案管理人員在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息化等相關(guān)專業(yè)知識領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，為下一步檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進(jìn)行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。
3結(jié)語
一、當(dāng)前水利單位檔案管理干部隊(duì)伍存在的問題及原因
（一）存在的問題
水利單位檔案管理干部隊(duì)伍青黃不接，斷層嚴(yán)重。人才斷層一直都是水利檔案管理中的一個(gè)十分突出的問題。進(jìn)入新世紀(jì)后這個(gè)問題不僅沒有得到解決，反而還有繼續(xù)擴(kuò)大的趨勢，這個(gè)問題的存在影響到水利檔案管理工作的正常發(fā)展。這種情況在但在短期內(nèi)這種現(xiàn)象很難得到改善。
水利單位檔案管理干部的業(yè)務(wù)知識不足。在水利單位中，現(xiàn)在很多的檔案管理干部的業(yè)務(wù)知識都存在著一定的缺陷。同時(shí)有檔案干部的年齡普遍都比較大，接受新知識的能力較為不足，再加上變動(dòng)頻繁和經(jīng)費(fèi)等原因，使得培訓(xùn)工作沒有跟上，特別是基層水利單位檔案人員業(yè)務(wù)多數(shù)不很熟悉。
缺乏足夠的信息技術(shù)知識。在現(xiàn)在的水利檔案管理干部中，很多人的年齡都比較大，他們當(dāng)中只有很少的一部分人才懂得一點(diǎn)信息技術(shù)知識，很多的人卻是一點(diǎn)都不懂?，F(xiàn)在的檔案管理人員中基本上沒有熟練操作的工作人員，同時(shí)很多基層單位辦公室沒有配備電腦，檔案干部中能熟練操作者就寥寥無幾了。
水利單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)班子需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。如今很多水利單位中的檔案管理都存在著領(lǐng)導(dǎo)班子配備不全而且不及時(shí)補(bǔ)充完善現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)班子成員由于業(yè)務(wù)水平的限制，成員中沒有配備精通業(yè)務(wù)的，大部分是外單位選調(diào)進(jìn)來的，沒有從本部門本系統(tǒng)提拔干部，也不同程度地影響了檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。
（二）原因分析
一些水利單位為了進(jìn)行人員精簡從而實(shí)行減員，檔案部門成為了“重點(diǎn)照顧對象”，很多單位都大幅的裁剪檔案部門的人員，大幅的壓縮檔案人員定編。在這樣的形式下，很多的經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的老同志提前退出工作崗位，而留下的那些較為年輕的干部卻又不能夠很快的適應(yīng)新的崗位，從而出現(xiàn)了“斷層”現(xiàn)象。
同時(shí)形成以上問題的主要原因還有現(xiàn)在的水利單位干部們都缺乏足夠的檔案意識，他們不夠重視檔案工作，認(rèn)為檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，不能直接完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，可有可無，在確定人員時(shí)有較大的隨意性，沒有考慮檔案工作的特殊性和對工作人員的特殊要求，導(dǎo)致選配檔案領(lǐng)導(dǎo)班子時(shí)出現(xiàn)主觀隨意性。同時(shí)缺乏對檔案部門的監(jiān)督管理。現(xiàn)在的檔案行政管理部門沒有嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)的要求履行指導(dǎo)監(jiān)督的職責(zé)，強(qiáng)調(diào)檔案業(yè)務(wù)而放松了對檔案人員的要求。最后是機(jī)構(gòu)改革導(dǎo)致有些單位一人多崗的現(xiàn)象，致使檔案人員兼職過多，有些單位干脆花錢請檔案局館的人員整理檔案，完了把檔案一鎖了事，束之高閣，不再管它，從而失去了檔案工作的意義。
二、加強(qiáng)水利單位檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的具體措施
（一）彌補(bǔ)人才斷面，度過困難時(shí)期
不管是從哪一個(gè)角度來看讓經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的四五十歲的業(yè)務(wù)骨干提前退休，對于檔案工作來說都是一種損失。在任何單位中檔案工作對于管理經(jīng)驗(yàn)有很強(qiáng)的依賴性，一個(gè)沒有經(jīng)驗(yàn)的人想搞好檔案工作只是一廂情愿，水利單位也是如此。當(dāng)下首先就是必須要吸收有經(jīng)驗(yàn)的老同志。水利單位應(yīng)該返聘一些經(jīng)驗(yàn)豐富的老同志，讓他們回來繼續(xù)做好檔案工作，同時(shí)利用三五年時(shí)間帶出一批年富力強(qiáng)的接班人，這樣做對水利單位的檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。同時(shí)還必須要穩(wěn)定中年人這些人雖然經(jīng)驗(yàn)比老同志少一些，但屬于承上啟下的一代人，有些已經(jīng)成為本單位業(yè)務(wù)骨干。想方設(shè)法穩(wěn)定中年人，發(fā)揮他們的聰明才智并將青年人團(tuán)結(jié)在自己周圍，以增強(qiáng)檔案工作凝聚力，度過人才斷裂層造成的困難時(shí)期，才能在此基礎(chǔ)上發(fā)展檔案事業(yè)。再次是努力培養(yǎng)年輕人，讓他們早成才，快成才，頂起檔案事業(yè)一片藍(lán)天，是本單位檔案事業(yè)發(fā)展的百年大計(jì)。
（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，拓寬檔案干部知識面
在當(dāng)今社會(huì)，作為檔案工作人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新，水利單位中的檔案管理人員也是如此。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要。要將水利單位中的檔案人員的學(xué)習(xí)作為生活中的重要環(huán)節(jié)，讓他們把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及的工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制定相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考、多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
統(tǒng)一思想認(rèn)識，深刻領(lǐng)會(huì)加強(qiáng)城建檔案管理工作的深遠(yuǎn)意義。
在解決征用土地、地界糾紛等方面的問題時(shí)，城建檔案是重要的法律依據(jù)，可以為維護(hù)相關(guān)組織和公民合法權(quán)益提供重要憑證。因此，城建檔案管理部門要以科學(xué)的思想為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、方法和手段，研究和處理檔案管理中的問題，達(dá)到對檔案資源的有效管理，使城建檔案管理工作滿足城市現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需要。城建檔案工作者要站在對歷史負(fù)責(zé)、對未來負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)的高度，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，把依法開展檔案管理工作作為自己義不容辭的責(zé)任。各職能部門也要共同參與，齊心協(xié)力，使城建檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化、法制化，更好地為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
完善各項(xiàng)制度，建立健全城建檔案管理機(jī)制。
制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保證。要強(qiáng)化制度體系建設(shè)，完善建設(shè)工程檔案備案制、專項(xiàng)驗(yàn)收以及竣工驗(yàn)收等制度，通過與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書等形式，從制度上強(qiáng)化對工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質(zhì)量。同時(shí)，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關(guān)制度，用制度規(guī)范檔案管理工作，并且要建立健全城建檔案執(zhí)法機(jī)制，加強(qiáng)執(zhí)法隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)一支能夠適應(yīng)新形勢發(fā)展的高素質(zhì)的執(zhí)法隊(duì)伍，確保各項(xiàng)制度能夠落到實(shí)處，使檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。
應(yīng)用現(xiàn)代科技，提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平。
在市場經(jīng)濟(jì)條件下，我們要把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來管理、開發(fā)和經(jīng)營，走科技強(qiáng)檔之路；要用現(xiàn)代通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高城建檔案信息服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)水平，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價(jià)值。要配備必要的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存縮微化、保護(hù)科學(xué)化、辦公自動(dòng)化。要采用現(xiàn)代化信息處理技術(shù)和手段保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
提高服務(wù)水平，發(fā)揮城建檔案工作的社會(huì)作用。
隨著城市的建設(shè)和發(fā)展以及科學(xué)文化建設(shè)的到來,建設(shè)系統(tǒng)的各項(xiàng)工作對城建檔案的需求在內(nèi)容上越來越廣、要求上越來越高，為此城建檔案部門要緊跟形勢,加快檔案開發(fā)利用工作向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、改進(jìn)服務(wù)方法、更新服務(wù)手段、提升服務(wù)功能、提高服務(wù)水平,最大限度地滿足城市建設(shè)對檔案利用的要求。要在主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)上下工夫,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變的路子,廣泛開展編研工作,使城建檔案在城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工以及城市建設(shè)管理、科學(xué)研究、修史編志、社會(huì)教育、國防建設(shè)和應(yīng)對突發(fā)事件等諸多方面發(fā)揮作用,創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。同時(shí),還要加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作,做好重點(diǎn)工程檔案的備份和安全保管工作,加強(qiáng)對重點(diǎn)工程檔案信息的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。
現(xiàn)將相關(guān)事宜公布如下：
一、大賽主題
本屆大賽圍繞“基于問題解決的作文教學(xué)”的主題進(jìn)行。從“我的作文教學(xué)觀”“我的作文教學(xué)實(shí)踐”兩個(gè)層面展開寫作?！拔业淖魑慕虒W(xué)觀”要求立足作文教學(xué)發(fā)表觀點(diǎn)，可以是作文本原思考、教學(xué)改革、教材建設(shè)、課程資源開發(fā)的理論性文章，也可以是作文教學(xué)反思、作文教學(xué)評價(jià)、作文考試等言之有物的文章?！拔业淖魑慕虒W(xué)實(shí)踐”突出作文教學(xué)探索成果的展示，可以是課堂實(shí)錄，可以是教學(xué)設(shè)計(jì)、校本教材章節(jié)摘選、作文教學(xué)序列實(shí)踐探索、作文教學(xué)故事、師生寫作檔案、教研活動(dòng)紀(jì)事，也可以是課題研究報(bào)告等具有實(shí)踐真知的文章。
二、參賽對象
全國各地初中、高中、中等師范學(xué)校、職業(yè)技術(shù)學(xué)校的語文教師，中學(xué)語文教研員、高等院校語文教師、中學(xué)育工作者。
三、論文評審
本著公開、公平、公正的原則，本次大賽設(shè)有特等獎(jiǎng)、一等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)、優(yōu)秀獎(jiǎng)四個(gè)獎(jiǎng)次，獲獎(jiǎng)結(jié)果將在第三屆“三新”作文研討會(huì)現(xiàn)場公布并頒發(fā)獲獎(jiǎng)證書。獲獎(jiǎng)名單將于大賽結(jié)束后在本刊公布。論文評審過程由全國“三新”作文教學(xué)研究理事會(huì)專家評審團(tuán)指導(dǎo)，《新作文》雜志社編輯部執(zhí)行，并接受讀者大眾評審團(tuán)的檢驗(yàn)。
四、投稿要求
1.每位參賽者可同時(shí)參加“我的作文教學(xué)觀”“我的作文教學(xué)實(shí)踐”兩個(gè)層面的寫作比賽，每人最多可投兩篇。教師下水文及指導(dǎo)的學(xué)生優(yōu)秀作文不參與此次評選。參賽論文嚴(yán)禁抄襲，不可一稿多投，已發(fā)表的文章不在參賽之列。字?jǐn)?shù)控制在1000-5000字之間。
2.請將個(gè)人姓名、詳細(xì)通訊地址、郵編、電話號碼、電子郵箱附在文章最后，方便及時(shí)聯(lián)系。
3.本次大賽專用投稿郵箱：。歡迎以電子版的形式投稿，來稿請使用word文檔并以附件形式發(fā)送。發(fā)送主題為：三新參賽+作者姓名+主題（教學(xué)觀/教學(xué)實(shí)踐）。
4.每篇參賽論文需交評審費(fèi)用50元。
5.評審費(fèi)郵寄方法：
（1）郵局匯款。郵寄地址：山西太原市柳巷南路云路街小區(qū)2號樓新作文雜志社；030001 新作文雜志社（收）
（2）賬號匯款。匯款戶名：《新作文》雜志社有限責(zé)任公司 賬號：04136501040003117（中國農(nóng)業(yè)銀行太原金穗支行）
五、大賽時(shí)間
2016年9月1日――2017年3月底
六、其他
1.所有參會(huì)者均可獲得加蓋新作文雜志社和全國“三新”作文教學(xué)研究會(huì)公章的獲獎(jiǎng)證書。
2.評獎(jiǎng)過程中收到的論文會(huì)陸續(xù)擇優(yōu)發(fā)表于《新作文?中學(xué)作文教學(xué)研究》上，供全國廣大讀者品鑒交流。
3.參賽優(yōu)質(zhì)論文的作者將有機(jī)會(huì)在第三屆全國“三新”作文教學(xué)研討會(huì)的自由論壇上闡述教學(xué)主張。
關(guān)于此次大賽更加詳細(xì)的內(nèi)容，歡迎關(guān)注微信：三新作文（sxzw5610）
QQ 咨詢 ：279463773
電話咨詢 ：0351- 4193845
新作文雜志社
關(guān)鍵詞：CNKI；EndNote；中文文獻(xiàn)；亂碼問題
中圖法分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)23-5728-02
Method and Solution of Importing CNKI Literature to Endnote
HE Xiao-tian
(Henan Zhengzhou Water Conservancy School, Zhengzhou 450008, China)
Abstract: As a professional management tool of references, EndNote has been applied by more and more scientific researchers. The paper has introduced a fast method to import CNKI Chinese literature to the Endnote database, and solved the Chinese messy codes during the importing process. Finally, the paper has introduced the method to import more article information to the database according to actual demands of scientific researchers.
Key words: CNKI; EndNote; chinese literature; messy word
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展， 科研人員能夠通過各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫接觸到海量的文獻(xiàn)資源。以國內(nèi)來說，CNKI中文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是國內(nèi)最具有權(quán)威和最受歡迎的綜合性文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，包含多種類型的文獻(xiàn): 期刊、學(xué)位論文、會(huì)議論文等。如何對數(shù)量眾多、類型繁多的文獻(xiàn)進(jìn)行高效的管理，在科技論文中以正確的格式引用是科研人員面臨的重要問題。能夠輔助科研人員完成文獻(xiàn)整理和標(biāo)注的專用工具軟件有EndNote、Note Express、Reference Manager 等。其中EndNote由Thomson Corporation下屬的Thomson Research-Soft(http：//)開發(fā)。EndNote是一個(gè)專門用于科技文章中管理參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的軟件，使用最為廣泛。EndNote不僅可以完成文獻(xiàn)檢索、文獻(xiàn)整理等文獻(xiàn)統(tǒng)一管理，還能在諸如word、latex等環(huán)境中完成引文統(tǒng)一標(biāo)注、在文末自動(dòng)按特定格式生成參考文獻(xiàn)列表等強(qiáng)大功能。
使用Endnote 軟件的第一步是建立個(gè)人參考文獻(xiàn)庫。本文首先簡要介紹如何利用CNKI 中文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)上資源檢索的結(jié)果建立個(gè)人參考文獻(xiàn)庫，實(shí)現(xiàn)對參考文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)一管理。EndNote沒有為中文文獻(xiàn)的導(dǎo)入和文獻(xiàn)格式的編排提供模板，給中文文獻(xiàn)的處理帶來了很大的不便。姚煒等人提出了利用RefWorks格式和cnki filter導(dǎo)入中文文獻(xiàn)，但filter的格式存在多種選擇，容易出錯(cuò)；目前CNKI對endnote文獻(xiàn)的導(dǎo)出格式進(jìn)行了全面的改版，改版后，文獻(xiàn)各種信息可以完全的導(dǎo)出，包括卷，期，頁碼，摘要等信息，本文詳細(xì)介紹該方法及解決該方法導(dǎo)入文獻(xiàn)時(shí)出現(xiàn)的亂碼問題、添加個(gè)別信息的方法。
1 CNKI文獻(xiàn)的檢索及導(dǎo)出
通過單位已經(jīng)購買的CNKI數(shù)據(jù)庫連接進(jìn)入網(wǎng)站，并進(jìn)入中國學(xué)術(shù)文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)出版總庫。打開檢索頁面，輸入需要查找的關(guān)鍵字，并點(diǎn)擊搜索按鈕，選中你需要導(dǎo)入的文章（單選或者多選均可），點(diǎn)擊文獻(xiàn)條目表上面的“存盤”按鈕。在打開的新的頁面中，選中左邊欄中的EndNote，則右邊欄顯示了多條文獻(xiàn)的輸出格式。點(diǎn)擊“輸出到本地文件”，將內(nèi)容保存本地電腦。該文件包含了多個(gè)參考文獻(xiàn)的相關(guān)信息，順序依次是文獻(xiàn)類型、作者、出版地址等。其中期刊文獻(xiàn)的題錄格式如下：
%0 Journal Article
%A 顧建新
%+ 東南大學(xué);
%T 談聯(lián)機(jī)檢索中的敘詞檢索和自由詞檢索
%J 情報(bào)科學(xué)技術(shù)
%D 1995
%N 02
%K 敘詞檢索:5409，自由詞檢索:4772，聯(lián)機(jī)檢索:4102，敘詞表:2586，手工檢索:2438，數(shù)據(jù)庫:2416，自然語言:1990，計(jì)算機(jī):1713，文獻(xiàn)記錄:1708，文獻(xiàn)標(biāo)引:1686
%X 計(jì)算機(jī)情報(bào)檢索技術(shù)的發(fā)展，給人們帶來了極大的便利，為用戶提供了更多的檢索途徑……。
%P 38-40
%L 11-2324/N
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZGKX199502012&dbname=CJFQ1995
%W CNKI
會(huì)議論文的題錄信息如下：
%0 Conference Proceedings
%A 溫雪茹 %A 翟國平 %A 李銀羅
%+ 中國地質(zhì)科學(xué)院水文地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)研究所;
%T 將情報(bào)語言與自然語言一體化檢索應(yīng)用于地質(zhì)資料檢索系統(tǒng)
%C 中國青海西寧
%? 中國圖書館學(xué)會(huì)專業(yè)圖書館分會(huì)、敦煌研究院
%D 2009
%K 地質(zhì)資料;;信息化檢索;;情報(bào)檢索語言;;自然語言
%X 地質(zhì)資料是地質(zhì)工作成果的重要載體，是重要的信息資源……。%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZTUZ200909001035&dbname=CPFD2009
%W CNKI
學(xué)位論文的題錄信息如下：
%0 Thesis
%A 張海霞
%T 當(dāng)前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策研究
%Y 傅鎖根
%I 內(nèi)蒙古大學(xué)
%9 碩士
%D 2010
%K 檔案資源;;開放利用;;問題;;對策
%X檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄……。
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=2010182164.nh&dbname=CMFD2011
%W CNKI
2 EndNote數(shù)據(jù)庫的建立、文獻(xiàn)導(dǎo)入
啟動(dòng)EndNote程序，彈出一個(gè)窗口，如果是第一次使用，選擇Create a new EndNote library創(chuàng)建一個(gè)新的EndNote圖書館，命名文件(如命名為filecontrol)并保存文件。然后系統(tǒng)自動(dòng)生成擴(kuò)展名為enl的filecontrol。enl文件，即EndNote個(gè)人參考文獻(xiàn)圖書館。如果已建好圖書館，選擇Open an existing EndNote library，在下拉選單中選擇，如filecontrol. enl ，接著點(diǎn)選OK。如果filecontrol. enl沒有出現(xiàn)在下拉選單中，點(diǎn)選Browse按鈕，系統(tǒng)會(huì)跳出一個(gè)窗口讓您選擇，開啟filecontrol library。另外也可以使用EndNote reference library 下的File menu 來開啟檔案。
文獻(xiàn)導(dǎo)入的方法有三種：第一種是手工錄入，即將文章題名作者等信息手工錄入到對應(yīng)的標(biāo)簽欄中；第二種是直接將輸出的題錄文件直接導(dǎo)入；第三種是利用EndNote進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索將結(jié)果直接輸入到EndNote圖書館中。采用第二種方法，利用CNKI輸出的EndNote 題錄格式文件直接將參考文獻(xiàn)導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。Files->Import，在彈出的對話框中，點(diǎn)擊choose，選擇自己保存的題錄信息文件；Import Option 選擇EndNote Import，Duplicates選擇Import All，Text Translation選Chinese Simplified(GB2312)，執(zhí)行Import，EndNote就會(huì)依據(jù)模板將題錄信息逐條導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。
3 文獻(xiàn)導(dǎo)入時(shí)亂碼解決
在實(shí)驗(yàn)過程中，如果Text Translation的選項(xiàng)設(shè)為默認(rèn)的No Translation，則導(dǎo)入的題錄信息全是亂碼，這時(shí)需要將導(dǎo)入的參考文獻(xiàn)全部選中，刪除，進(jìn)行重新導(dǎo)入。正確的設(shè)置選型如圖1所示。
4 在EndNote中為數(shù)據(jù)庫中的文件添加信息
在往EndNote數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入題錄時(shí)，還可以對題錄添加某些信息，Translate Title，Electronic Resource Number等信息。添加方法是對題錄信息文件的末尾，輸入相應(yīng)的Tag corresponding Fields。EndNote Tags 及Corresponding Fields如表1所示。
5 結(jié)束語
本文給出了CNKI文獻(xiàn)導(dǎo)入EndNote方法，以及在導(dǎo)入時(shí)出現(xiàn)的亂碼問題的解決方案，文章還研究了EndNote的Tags信息，用來方便科研人員為文獻(xiàn)添加更多信息。將CNKI文獻(xiàn)導(dǎo)入到EndNote數(shù)據(jù)庫之后，科研人員可以對文獻(xiàn)進(jìn)行集中的管理、閱讀、批注，結(jié)合EndNote的Word插件，還可以系統(tǒng)對科研論文中的參考文獻(xiàn)進(jìn)行自動(dòng)編號，自動(dòng)更改參考文獻(xiàn)格式等，為科研人員的論文撰寫工作提供了便利。
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