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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇退休人員檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1.重視程度不夠。
退休人員的檔案管理工作通常數(shù)量大、工作環(huán)節(jié)繁瑣，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，加上資金投入缺乏，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件設(shè)置的投入都存在很多問題，該歸回的檔案沒有及時歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重。最根本的原因還是對檔案管理的重視程度不夠。
2.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。
國家社會保障部門的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在企業(yè)的退休人員檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施存在諸多欠缺問題，與現(xiàn)代化檔案管理模式無法良好接軌。其中主要體現(xiàn)在工作環(huán)境簡陋，部分地區(qū)甚至缺少放資料的庫房，將資料隨意放在辦公室和臨時租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態(tài)度惡劣，相關(guān)資料很容易遺失遺漏。對上述問題，根本原因還是缺少經(jīng)費保障，無論是人員建設(shè)、部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是庫房建設(shè)，都需要相應(yīng)的資金投入來實現(xiàn)。
3.缺乏行之有效的管理機制。
許多企業(yè)的退休人員檔案管理由企業(yè)繼續(xù)管理，并沒有交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機構(gòu)管理，這就出現(xiàn)了管理人員多重化的問題。參保的資料通過社保機構(gòu)管理，退休的檔案由企業(yè)來管理，這期間的信息溝通容易出現(xiàn)問題。容易造成社保與企業(yè)的資料調(diào)查困難。一個人的退休檔案和保險資料分別在不同機構(gòu)保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權(quán)益無法得到充分保障。
4.辦公人員素質(zhì)差。
在社會競爭日益激烈的當(dāng)下，企業(yè)人員管理應(yīng)該更加注重經(jīng)濟效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動階段。從目前從事企業(yè)退休人員檔案管理的員工看，其對檔案管理的認(rèn)識也存在諸多不足，沒有提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識，在整個單位中對檔案管理工作極為消極，認(rèn)為只要把資料擺放好就可以。對于退休人員的檔案管理，企業(yè)的相關(guān)部門重視度也不高，很多企業(yè)采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，在專業(yè)素養(yǎng)和文化知識方面都很難滿足現(xiàn)階段檔案管理建設(shè)的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質(zhì)量地完成，需要建設(shè)相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規(guī)范資料存儲，建立相應(yīng)的管理制度，通過登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業(yè)。在企業(yè)人移交退休人員檔案內(nèi)容時，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來完成，逐一進行工作登記。在接受分揀時也要每個都清點、校對再驗收，同時要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關(guān)內(nèi)容，但確實存在的某份檔案，要及時補齊；針對登記表上已經(jīng)記錄，但找不到相關(guān)資料的，要及時更正。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內(nèi)容，確保檔案交接工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數(shù)據(jù)的備份工作。電子檔案事實上就是將退休人員的信息錄入計算機內(nèi)，通過檢索系統(tǒng)輕松地調(diào)查退休人員的檔案，避免反復(fù)拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時，要堅持檔案服務(wù)的原則，適當(dāng)?shù)卦鰷p內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對已經(jīng)錄入的電子信息要進行計算機硬盤備份，確保數(shù)據(jù)安全。
3.做好退休人員的服務(wù)工作。
檔案管理中心是退休人員和社會保障管理的服務(wù)窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務(wù)。在日常工作中，查詢檔案會出現(xiàn)人員復(fù)雜情況，也會出現(xiàn)一些弱勢群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢群體以及前來查詢?nèi)说男那?，想人民之所想，特殊情況要善于應(yīng)變。工作過程中首先要保證好自身的工作效率，及時準(zhǔn)確地為前來查詢的人員提供服務(wù)，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務(wù)。
三、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；退休人員；檔案管理；對策
企業(yè)退休人員檔案管理是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是檔案事業(yè)的組成部分。做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
一、 加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16號），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理條例》分別出臺了推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)下，加強企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強對企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是檔案移交接收管理不規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)等承擔(dān)，并由各級各類企業(yè)的同級檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟房及拆遷宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議
一是健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機制。健全完善的管理機制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機制，增強企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。
二是加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認(rèn)識。有關(guān)部門應(yīng)加強《檔案法》《社會保險法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認(rèn)識，營造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，強化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
四是轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。進一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
【參考文獻】
[1]于斌.探析當(dāng)前退休人員管理存在的問題及措施[J].時代經(jīng)貿(mào)（下旬刊），2012（05）.
摘 要 做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
關(guān)鍵詞 退休人員 檔案管理
一、加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16號），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理條例》分別出臺了推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。
（一）加強企業(yè)退休人員檔案管理是完善社會保障體系建設(shè)的需要
按照建立與之相適應(yīng)的獨立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會保障體系改革設(shè)計，用人單位在依法繳納社會保險費之后，不宜再承擔(dān)管理社會保險對象的日常工作，建立社會保險服務(wù)對象人事檔案管理服務(wù)機構(gòu)，既是管理鏈條的重要環(huán)節(jié)和實行社會化管理的基礎(chǔ)，也是社會保障體系發(fā)展完善的配套設(shè)施。
（二）加強企業(yè)退休人員檔案管理是經(jīng)濟社會發(fā)展的客觀要求
當(dāng)前，隨著國有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員會失去原單位的依托。如果不建立公共的社會檔案管理機構(gòu)，既不利于破產(chǎn)企業(yè)退休人員的人事檔案管理，也不利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善。如果實現(xiàn)對離退休人員的社會化統(tǒng)籌管理，就會減少因企業(yè)倒閉給社會和家庭帶來的壓力，保證國家的政治穩(wěn)定。
（三）加強企業(yè)退休人員檔案管理有利于促進企業(yè)輕裝發(fā)展
實行人事檔案社會化管理，使退休人員一旦因達到退休年齡退出勞動領(lǐng)域后，將人事檔案轉(zhuǎn)移到相關(guān)社會托管機構(gòu)，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統(tǒng)的“單位人”“一包到死”的觀念，真正實現(xiàn)與企業(yè)脫鉤，可有效降低企業(yè)經(jīng)營管理成本，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務(wù)中解脫出來，促進企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務(wù)壓力越大的局面。
因此，在經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)下，加強企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強對企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
（一）檔案管理制度不完善
雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）檔案移交接收管理不規(guī)范
企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)等承擔(dān)，并由各級各類企業(yè)的同級檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
（三）檔案托管機構(gòu)工作經(jīng)費未納入政府財政預(yù)算
由于企業(yè)退休人員人事檔案管理工作，是國家社會保障體制改革建設(shè)衍生出來的配套服務(wù)工作，但由于退休人員數(shù)量多、專業(yè)性強、檔案利用量大，需要配備專業(yè)管理人員和必要的場地設(shè)施建設(shè)、維護投入。由于種種原因，作為公共服務(wù)重要組成部分的托管機構(gòu)一直沒能納入機構(gòu)編制、財政部門的管理，其正常的經(jīng)費沒有納入財政預(yù)算，一直靠收取托管費來維持。2015年國家取消檔案托管費收費項目后，一些托管機構(gòu)面臨經(jīng)費無源的嚴(yán)重問題。有些社會化檔案管理機構(gòu)也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會化管理帶來不和諧因素。
（四）檔案利用率低，檢索效率低下
企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟房及拆遷宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議
（一）健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機制
健全完善的管理機制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機制，增強企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。
（二）加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認(rèn)識
有關(guān)部門應(yīng)加強《檔案法》《社會保險法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認(rèn)識，營造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
（三）做好檔案移交接收工作
檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，強化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
（四）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念
進一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
（五）建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊伍
由于這種社會化托管機構(gòu)是在不增加人員編制和人頭經(jīng)費的情況下開設(shè)的，可以通過面向社會公開招聘的方式，招聘具有較高專業(yè)水平和責(zé)任心的大學(xué)生，通過進行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)工作和職業(yè)道德教育，也可以通過在系統(tǒng)內(nèi)部選擇具有較強責(zé)任心，且具有檔案管理經(jīng)驗的人員充實到企業(yè)退休人員的人事檔案管理，并建立長效的培訓(xùn)機制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業(yè)管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻、熱心為企業(yè)退休人員服務(wù)的職業(yè)道德和良好品德，更好地為企業(yè)退休人員提供人事檔案方面的服務(wù)工作。
四、結(jié)語
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
⒖嘉南祝
[1] 岳艷敏，李斌，尚亞軍.探析當(dāng)前退休人員管理存在的問題及措施[J].現(xiàn)代企業(yè)文化.2015.12（05）：23-25.
(一)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理的基本情況
截至2009年10月底，北京市共有186萬企業(yè)退休人員，實行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員約30萬人的檔案除了順義區(qū)采取集中管理外，其余全部存放在316個街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所，社保所同時還存放40多萬失業(yè)人員的檔案，平均每個社保所管理2215份企業(yè)退休人員的檔案，隨著企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理速度的加快，社保所管理的檔案數(shù)量會越來越多。
根據(jù)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動和社會保障部等部門(關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見)的通知》的文件精神，各級黨委和政府要充分認(rèn)識做好社區(qū)管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，保證工作的順利推進。換句話說，未來幾年，全部企業(yè)退休人員都要實行社區(qū)管理，而企業(yè)退休人員的數(shù)量每年都按一定的規(guī)模在增長。由于受現(xiàn)有條件的限制，目前許多地方企業(yè)退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴(yán)等諸多問題，如何解決這一問題是企業(yè)退休人員社區(qū)管理是否完善的關(guān)鍵部分。按照現(xiàn)有企業(yè)退休人員的數(shù)量計算，如果186萬企業(yè)退休人員全部實行社區(qū)管理了，每個社保所僅企業(yè)退休人員的檔案數(shù)量就會達到5886份，再加上失業(yè)人員和其他人員，將會給社保所帶來很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺了《北京市實行社會化管理的企業(yè)退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關(guān)于規(guī)范社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案轉(zhuǎn)移程序有關(guān)問題的通知》、《關(guān)于劣勢國有退出企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理移交人事檔案有關(guān)工作的通知》和《關(guān)于在職業(yè)介紹及人才服務(wù)機構(gòu)存檔人員辦理退休手續(xù)后整理人事檔案管理有關(guān)工作的通知》等文件，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所在接收企業(yè)退休人員人事檔案過程中主要按照這四個文件的規(guī)定進行接收，基本實現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化。
2009年北京市提出“在有條件的區(qū)縣、街鎮(zhèn)開展規(guī)范整理檔案、統(tǒng)一轉(zhuǎn)移程序的試點工作”。每個區(qū)縣根據(jù)各自特點選擇一個街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所進行試點或在試點的基礎(chǔ)上向全部街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所鋪開，其中朝陽區(qū)、西城區(qū)、宣武區(qū)和順義區(qū)等試點區(qū)縣借助檔案局的力量，統(tǒng)一了社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，解決了社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)移程序不統(tǒng)一、必備材料不齊全等問題。
(二)社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設(shè)18個區(qū)縣、316個社會保障事務(wù)所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區(qū)是北京市首家也是唯一在全區(qū)范圍內(nèi)實行企業(yè)退休人員人事檔案集中管理的區(qū)縣。順義區(qū)現(xiàn)有社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個總面積400平方米的檔案庫，檔案庫面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標(biāo)準(zhǔn)安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬份檔案)。順義區(qū)檔案集中管理的程序如下：企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理時，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區(qū)勞動服務(wù)管理中心集中進行統(tǒng)一管理。
為提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，順義區(qū)開發(fā)了企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件，將實行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員基本情況輸入到企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件中，使街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所能準(zhǔn)確、及時掌握企業(yè)退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個退休人員的狀況，只要在網(wǎng)上輸入個人代碼，退休人員的個人信息就清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在工作人員面前，社會化管理工作者就可以根據(jù)工作需要針對有特殊服務(wù)需求的退休人員進行具體的服務(wù)。而在使用企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件之前，個人信息的獲取首先要通過各街鎮(zhèn)的負責(zé)人去了解，而后再根據(jù)所了解的情況，查看其原始檔案記載進行多方查證。電子檔案管理系統(tǒng)的開通，使用時只需在檢索信息欄內(nèi)輸入關(guān)鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無余。
檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化、電子化相結(jié)合增強了區(qū)勞服中心與各社保所業(yè)務(wù)上的橫向聯(lián)系，從而實現(xiàn)檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒有實現(xiàn)完全意義上的電子化管理，如每個企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容并未實現(xiàn)電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實現(xiàn)電子化管理。如何將企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容實現(xiàn)電子化管理還需要進一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設(shè)施都要配備齊全，還需要專業(yè)的檔案管理人員，就現(xiàn)有條件來說，企業(yè)退休人員的人事檔案如果實行集中管理，市區(qū)兩級財政需要投入一定規(guī)模的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區(qū)管理企業(yè)退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所。盡管北京市出臺了人事檔案轉(zhuǎn)移、接收、規(guī)范整理的相關(guān)文件，但是各區(qū)縣街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所檔案管理軟硬件設(shè)施條件不一，管理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致。
從對各區(qū)縣的調(diào)研可以看出，有的區(qū)縣或者街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))投入資金多，軟硬件設(shè)施較為完備，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就高。而有部分街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所特別是偏遠山區(qū)的社保所沒有獨立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規(guī)范，遠遠達不到檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)。
以西城區(qū)展覽路社保所為例，西城區(qū)展覽路社保所有獨立檔案室，有效使用面積達到30平米，將五節(jié)柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預(yù)計容量可延后3～5年。同時，社保所安排兩人按照AB角負責(zé)檔案管理工作，保證了專人負責(zé)。
分散式管理的優(yōu)點就在于靈活、便捷，因企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理時，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所要提供相應(yīng)的管理服務(wù)，社保所接收了企業(yè)退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉(zhuǎn)移檔案。退休人員需要查閱檔案時，來社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習(xí)慣。
但是，分散式管理的缺點也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無法配備專職及具備專業(yè)知識的工作人員，常常是接收了企業(yè)退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜都沒有)，查閱時拿出來，不用了擱置在那兒不管不問，更談不上電子化管理。這種缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉(xiāng)的完善的社會保障體系有著很大的沖突。
(三)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理模式存在的問題
北京市通過規(guī)范檔案管理制度并開展試點工作解決了檔案管理中存在的一定問題，特別是各區(qū)縣根據(jù)本區(qū)縣的實際情況，選用合適的檔案管理模式，促進了企業(yè)退休人員檔案管理工作。但是，通過
對兩種模式的調(diào)研、比較和分析，筆者認(rèn)為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問題，包括思想認(rèn)識不到位，檔案庫(室)無法滿足日益增長的社區(qū)管理退休人員數(shù)量，檔案管理人員專業(yè)知識不強，隊伍不穩(wěn)定，人事檔案材料不規(guī)范，以及人事檔案管理手段落后。這些問題是檔案管理工作不容忽視的基本問題，只有先解決這些基本性的問題，然后才能夠優(yōu)化社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式。
二、優(yōu)化退休人員檔案管理模式的對策分析
筆者認(rèn)為，根據(jù)當(dāng)前我國檔案管理部門管理基礎(chǔ)建設(shè)狀況，結(jié)合退休人員檔案管理的特點，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優(yōu)化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件
由于企業(yè)退休人員檔案來源構(gòu)成比較簡單，檔案數(shù)量不多，服務(wù)范圍有限等現(xiàn)實情況存在，再加上社保所繁重的工作任務(wù)，資金緊張，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致北京市企業(yè)退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規(guī)事務(wù)性工作，而忽略檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。
因此針對這種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合離退休人員的特點，開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件。該軟件可參考“順義區(qū)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件”，使軟件在功能設(shè)計上不僅僅具有存檔的功能，還應(yīng)該具備儲存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過計算機隨時掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時的、符合要求的服務(wù)內(nèi)容，真正實現(xiàn)退休人員的動態(tài)管理。為了適應(yīng)大保障體系的建設(shè)，軟件的服務(wù)對象應(yīng)覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區(qū)率先實行了區(qū)級企業(yè)退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經(jīng)驗。集中管理退休人員檔案的必要性及優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1 集中管理檔案是推進退休人員社會化管理服務(wù)的內(nèi)在要求。社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案由分散走向集中，是社會化管理服務(wù)工作發(fā)展的大勢所趨，可以有效發(fā)揮整體優(yōu)勢，實現(xiàn)管理服務(wù)資源科學(xué)和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護退休人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據(jù)，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規(guī)范行為的發(fā)生，從而保證檔案的真實性和實效性，有效地維護退休人員合法權(quán)益。
3 集中管理檔案是強化社會保險工作的基礎(chǔ)手段。集中管理企業(yè)退休人員檔案是社保應(yīng)收基金及時足額到位，養(yǎng)老金按時足額發(fā)放良性機制形成的基礎(chǔ)性前提，對社?；鸬陌踩\營起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業(yè)務(wù)的正常開展直接提供了可靠的信息資源，強化了社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是社會保險管理的基礎(chǔ)性手段，有利于社會保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
4 集中管理檔案與信息化建設(shè)相結(jié)合可增強信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。退休人員基本信息始終處于動態(tài)管理狀態(tài)，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過離退休人員系統(tǒng)軟件反映出來，實現(xiàn)養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一的目標(biāo)，有力地促進基金監(jiān)督、綜合查詢、信息分析等服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。
5 促進社會保障事務(wù)性工作規(guī)范化發(fā)展。對企業(yè)退休人員的檔案集中進行管理后，對檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個明確的程序和規(guī)范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，加強離退休人員的管理。同時，減少社保部門與企業(yè)之間煩瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提高經(jīng)辦效率，使社會保險工作走向正規(guī)化、科學(xué)化、制度化。
筆者認(rèn)為，建立市級離退休人員檔案管理中心是完善社會保障體系建設(shè)的重要舉措，也是強化檔案管理工作，切實提高檔案利用率，有效促進社會保險工作健康發(fā)展的良策。
鑒于北京市企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作職能在北京市勞動服務(wù)管理中心，離退休人員檔案管理中心相應(yīng)地也應(yīng)該歸屬于北京市勞動服務(wù)管理中心。檔案管理中心如何組建，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的設(shè)置以及具體工作機構(gòu)的成立不是本文討論的內(nèi)容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應(yīng)該從哪些方面入手，創(chuàng)造出規(guī)范的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認(rèn)為應(yīng)該重點強調(diào)以下幾方面工作。
1 管理對象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會保障局，按照市局提出的“大保障”的社會保障理念，原有的僅局限于對企業(yè)退休人員的管理服務(wù)，將逐步覆蓋到全市機關(guān)事業(yè)單位離退休人員的管理服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，筆者對檔案管理中心職能的設(shè)想是：中心建立初期先接收社區(qū)管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進一步接收全部企業(yè)退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機關(guān)事業(yè)單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實現(xiàn)檔案管理信息化
實現(xiàn)檔案管理信息化是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工程，一方面有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的全面支撐，另一方面更離不開檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規(guī)章制度，并且在實際工作中能嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等各個方面達到完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)的良好效果；同時，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設(shè)。
在人才隊伍建設(shè)上，要配備強有力的適應(yīng)信息化建設(shè)需要的專業(yè)人才隊伍。檔案管理人員除了要具備過硬的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)外，還要具備高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，像養(yǎng)老金調(diào)整、養(yǎng)老金社會化發(fā)放，醫(yī)療費報銷，居家養(yǎng)老護理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者初步設(shè)想，結(jié)合社會保障系統(tǒng)特有的“金保工程”，構(gòu)建市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。市級建立離退休人員檔案管理中心，區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))相應(yīng)要成立檔案管理部門，雖然紙質(zhì)檔案都存放在市級離退休人員檔案管理中心，但三級管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案管理電子化，負責(zé)本轄區(qū)范圍內(nèi)的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會保障社會化管理事務(wù)性工作有機結(jié)合
筆者在上文已經(jīng)提到，應(yīng)該開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，該軟件在設(shè)計上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時核實、補充退休人員基本信息，辦理退休人員轉(zhuǎn)移、接收工作，同時為北京市企業(yè)退休人員搭建領(lǐng)取基本養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作平臺等功能。
通過這個系統(tǒng)軟件，在對退休人員的檔案進行優(yōu)化管理的同時，還可以動態(tài)地掌握退休人員的基本信息，堵塞基本養(yǎng)老金冒領(lǐng)漏洞，為退休人員提供養(yǎng)老、醫(yī)療、政策咨詢、文體娛樂等社區(qū)服務(wù)打下了基礎(chǔ)，更為今后社會保障政策的制定和調(diào)整提供科學(xué)依據(jù)。
關(guān)鍵詞：大專院校；退休人員；檔案管理；問題；對策
退休人員的檔案的內(nèi)容主要包括退休人員個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想、專業(yè)水平、資格認(rèn)證、工作調(diào)動等具體情況，是單位勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓(xùn)、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實反映退休人員情況的主要依據(jù)。因此，做好新時期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問題，并提出了幾點改進對策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進大專院校的檔案管理工作。
一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層將工作重點放在的生源的擴招、教學(xué)及科研等方面，而對檔案管理這項基礎(chǔ)性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠、各項資料繁多，整理的工作量很大并且各個環(huán)節(jié)較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件環(huán)境建設(shè)都不完善，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量偏低，未及時有效的對檔案進行歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理機制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學(xué)院檔案室保管，并沒有及時的移交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機構(gòu)，這就容易出現(xiàn)檔案管理多重化的問題。當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機構(gòu)管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學(xué)校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業(yè)技術(shù)檔案仍在原學(xué)院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)問題，造成退休人員各項資料的調(diào)查不完整。不同的機構(gòu)采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權(quán)益。
（三）管理人員素質(zhì)有待提高（進一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認(rèn)識誤區(qū)，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識，在進行檔案管理工作時態(tài)度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認(rèn)為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統(tǒng)的手工方式進行管理，缺乏現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與技術(shù)的專業(yè)知識，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，缺少專業(yè)素養(yǎng)和文化知識，難以滿足新時期檔案管理建設(shè)的需求。
二、改進大專院校退休人員檔案管理的對策
（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認(rèn)識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個組織機構(gòu)及人員都能深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，使他們充分認(rèn)識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個人角度來說，都會為其未來的發(fā)展和生活帶來不便。以此來加強對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護廣大退休職工的合法權(quán)益。
（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，也是促進檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機構(gòu)的設(shè)置的前提下。大專院校應(yīng)提供充足的資金來建立專門的檔案管理機構(gòu)，配備專職管理人員，并明確其職責(zé)，規(guī)范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫，實行信息化的有效管理。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建退休人員檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統(tǒng)中，在使用檔案資料時可通過檢索系統(tǒng)便捷化地調(diào)取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。
（三）加大資金投入。大專院校在經(jīng)費中可以劃撥專門用于檔案管理的經(jīng)費，增加退休人員檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善其所需的軟、硬件建設(shè)，防止發(fā)生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時加強防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實性和完整性。
（四）增強管理隊伍的建設(shè)。檔案管理隊伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，必須強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責(zé)任心強，專業(yè)水平高，政治可靠，素質(zhì)高的工作人員；其次，針對現(xiàn)有管理人員要加強其業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并建立完善的激勵獎懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高水平的企業(yè)退休人員檔案管理隊伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。
三、結(jié)束語
綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應(yīng)提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，并不斷增強管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實提高退休人員的檔案管理水平。
參考文獻：
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0 引言
延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院成立于2005年8月，由6所中專學(xué)校合并組建而成，在2014年年底又合并3所中專學(xué)校，截至2015年年底有在職教職工1018人，離退休人員452人，其中離退休人員有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的242人，占全體離退休人員的54%，經(jīng)過十年左右的發(fā)展，由這些離退休人員的發(fā)展變動形成的檔案資料成為了學(xué)院發(fā)展的一項寶貴資源。尤其是隨著我國人口老齡化進程的加快，學(xué)院的離退休人員數(shù)量也在不斷上升，相應(yīng)的檔案資料的管理和利用也成為了學(xué)院檔案工作人員要研究的重要課題。如何做好離退休人員檔案的管理和利用工作，更好的為離退休人員服務(wù)，使其充分發(fā)揮余熱，是本文要研究的主要問題。
1 高職院校離退休人員檔案管理內(nèi)容
高職院校離退休人員的檔案內(nèi)容涉及的范圍比較廣，包括其個人基本情況以及在校工作期間各種行為動態(tài)的變動記錄。按類型來說，離退休人員檔案管理的內(nèi)容主要包括以下三個方面。
第一，人事檔案。人事檔案是教職工進入學(xué)校工作時建立的，記錄教職工在職期間所有相關(guān)的資料，包括黨團情況、職務(wù)任免、獎懲、工資、考核記錄、科研成果等在內(nèi)的多項內(nèi)容。對于離退休職工來說，其人事檔案資料除了上述基本內(nèi)容之外，還要包括退休人員退休履歷表、標(biāo)注好退休時的歸屬單位；離退休人員社保醫(yī)保資料登記表，以便學(xué)校及相關(guān)部門后期更好的為離退休人員服務(wù)。學(xué)校檔案管理部門一定要在詳細查訪之后對這些資料進行仔細登記，保證檔案資料的真實性和完整性，以方便后期檔案資料的開發(fā)利用。
第二，健康檔案。在教職工離退休之后，學(xué)院會有計劃、有組織地安排其中一些身體好、有能力的老同志開展一些社科活動，發(fā)揮其余熱為年輕的教職工或?qū)W生傳授經(jīng)驗和知識，離退休職工的健康檔案就是一項重要參考。學(xué)校要以服務(wù)為宗旨為離退休人員建立健康檔案，其中記錄著離退休人員定期檢查的身體健康狀況，對于患有特殊病癥的離退休人員要建立特種病定期檢查記載檔，以確保各人員身體健康狀況資料完整詳細，為離退休職工活動的組織安排提供參考。
第三，專業(yè)技術(shù)檔案。專業(yè)技術(shù)檔案也是高職院校離退休人員檔案管理的一項重要內(nèi)容，在延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院當(dāng)中，所有的離退休人員當(dāng)中有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的占到了一半以上，足以說明加強專業(yè)技術(shù)檔案管理的必要性。離退休人員當(dāng)中有許多經(jīng)驗豐富、專業(yè)能力強，并且取得了不小的成就，為了充分發(fā)揮這些老專家的專業(yè)特長為學(xué)校的未來發(fā)展貢獻更多的力量，學(xué)校有必要利用專業(yè)技術(shù)檔案做好人才資源的二次開發(fā)利用。檔案部門要注意加強對離退休人員在職期間參加過的科研活動、技術(shù)職稱報告、各類證書資料等進行搜集整理，并將其作為學(xué)校的寶貴財富進行歸檔，以便后人查閱利用。
2 加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的途徑
2.1 加強高職院校離退休人員檔案信息化管理
進行檔案管理信息化建設(shè)是加強高職院校離退休人員檔案管理和利用的一條重要途徑。進行檔案信息化管理主要可以從以下幾個方面來開展。
2.1.1 建立離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫
隨著學(xué)校離退休人員數(shù)量不斷擴大，檔案管理工作也變得越發(fā)復(fù)雜，信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢。進行檔案管理信息化建設(shè)是為了提高檔案管理工作的整體效率，也為實現(xiàn)檔案資源的共享提供便利，而實現(xiàn)這些目標(biāo)的基礎(chǔ)都必須依靠數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。學(xué)院要根據(jù)自身離退休人員的具體情況，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)引進符合實際的檔案數(shù)據(jù)庫，這會為學(xué)校、政府部門、社會組織等獲得離退休人員的全面信息掃清障礙，方便實現(xiàn)檔案信息的共享，進而推進離退休人員檔案社會化進程的發(fā)展。
2.1.2 明確離退休人員檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
在離退休人員檔案管理信息化建設(shè)過程中，要明確相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，依靠相關(guān)的政策指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，確保低成本、高效率地建成符合學(xué)校離退休人員檔案管理需要的信息管理系統(tǒng)。如果條件允許，學(xué)校還可以建立檔案管理信息化建設(shè)指導(dǎo)委員會，全權(quán)負責(zé)監(jiān)督、考察檔案管理信息化建設(shè)的執(zhí)行情況，確保各項標(biāo)準(zhǔn)、政策落實到位，切實建立起滿足發(fā)展需求的離退休人員檔案信息化管理系統(tǒng)。
2.1.3 提高檔案管理人員信息化工作技能
為了真正實現(xiàn)高職院校離退休人員檔案信息化管理，除了要建立必要的數(shù)據(jù)庫之外，還要配備專業(yè)工作人員。要求離退休人員檔案信息化管理工作人員除了要具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識和技能之外，還要掌握計算機相關(guān)的操作技能，熟悉檔案信息系統(tǒng)的各項功能，具備信息化意識，能夠理解離退休人員檔案資源開發(fā)利用的積極意義，進而積極投身到檔案管理工作當(dāng)中，使檔案資源的價值得到充分的開發(fā)。
2.2 提高高職院校離退休人員檔案管理規(guī)范化水平
2.2.1 規(guī)范離退休人員檔案管理與利用流程
加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的一個必然要求就是要提高管理工作的規(guī)范化水平，明確各項管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。與其他人員的檔案管理不同，高職院校在開展離退休人員檔案管理時還要建立專門的離退休初始檔案，除了要對其基本情況的人事檔案進行搜集整理和落實之外，還要由檔案人員對離退休人員進行家訪，了解其離退休前后的具體情況，包括退休歸屬單位、家庭住址、聯(lián)系方式等，并對相關(guān)信息逐一記錄歸檔，錄入數(shù)據(jù)庫。以便后期更好地為離退休人員提供服務(wù)。
2.2.2 健全相關(guān)的管理制度
為了提升高職院校離退休人員檔案管理的規(guī)范化水平，學(xué)校還要建立健全相應(yīng)的管理制度。首先，學(xué)校的管理層要及時轉(zhuǎn)變觀念，意識到離退休人員檔案的重要性，明確離退休人員檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并制定相應(yīng)的管理制度。改變過去落后的檔案管理模式，充分發(fā)揮信息化環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，嚴(yán)格按照離退休人員檔案管理相關(guān)的制度政策開展工作，確保各項工作有章可循。其次，學(xué)校還要意識到離退休人員檔案的價值，明確檔案資源查詢、借閱、使用的具體流程，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，從而在確保離退休人員檔案完整、真實的前提下發(fā)揮檔案資源的價值。
2.3 強化離退休人員檔案的開發(fā)利用
由于歷史因素的影響，很多高職院校離退休職工往往看不到自身的價值，存在嚴(yán)重的消極情緒，認(rèn)為自己離開了工作崗位就不會創(chuàng)造什么價值了，因而也就缺乏參與各種科學(xué)研究、學(xué)術(shù)討論等活動的積極性，再加上這些教職人員退休之后居住相對分散，難以集中起來開展活動，離退休人員的價值就難以被真正發(fā)揮出來，這就給高職院校離退休人員檔案管理工作提出了新的要求。
面對這種局面，高職院校要樹立必要的檔案意識，加強離退休人員檔案的管理，完善離退休人員的個人信息，并保持動態(tài)更新，以離退休人員的需求為根本提供必要的服務(wù)，體現(xiàn)出組織對他們的關(guān)懷，尤其是要加強對那些有特殊困難的人員的扶持幫助。同時，高職院校還可以通過對檔案資料的分析發(fā)現(xiàn)離退休教職工中尚可發(fā)揮余熱的人員，挖掘離退休人員中的能量，為學(xué)院的教育教學(xué)改革服務(wù)。比如，學(xué)?？梢云刚埳眢w狀況良好、專業(yè)經(jīng)驗豐富的離退休人員成立科研協(xié)會，指導(dǎo)在職教師、在校學(xué)生的科研工作；還可以邀請曾經(jīng)擔(dān)任管理者的離退休人員參與學(xué)校的黨團工作當(dāng)中，為組織的建設(shè)發(fā)展出謀劃策，從而促進高職院校在新時期更快更好地發(fā)展。由此可見，通過對離退休人員檔案進行開發(fā)利用，不僅豐富了他們的晚年生活，還為他們發(fā)揮余熱提供了舞臺，對于學(xué)校和離退休人員來說實現(xiàn)了雙贏，值得提倡和推廣。
關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；離退休；檔案管理模式
人事檔案是在人事管理活動中形成的，用來反映和記錄個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統(tǒng)的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發(fā)揮。因此，需要通過創(chuàng)新才能推動檔案管理模式的進一步發(fā)展。
1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統(tǒng)一移交到檔案管理中心進行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財力等的節(jié)約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設(shè)備設(shè)施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時，集中式管理需要雄厚的財物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統(tǒng)雙過關(guān)，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道檔案管理服務(wù)中心。分散式管理后，由于各個檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標(biāo)準(zhǔn)很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規(guī)范遠遠達不到標(biāo)準(zhǔn)。分散式管理的優(yōu)點在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉(zhuǎn)移，因此離退休人員或其他相關(guān)部門需要查閱檔案時，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業(yè)的管理人員，有些甚至不能實現(xiàn)電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問題
無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創(chuàng)新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認(rèn)識不到位
檔案管理工作是一項長期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔(dān)檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務(wù)繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認(rèn)為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長期處于應(yīng)付被動的狀態(tài)。
2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對較低
在現(xiàn)有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業(yè)方面的培訓(xùn)，對檔案的重要性不太了解，對檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業(yè)的階段。比如在裝訂的時候采用傳統(tǒng)的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對低下。雖然也有配備了計算機、掃描儀等先進設(shè)備，但是由于缺乏相關(guān)專業(yè)操作人員，使得設(shè)備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對離退休人員的系列軟件，不能適應(yīng)新形勢的需要。
3 創(chuàng)新離退休檔案管理模式的對策
根據(jù)我國檔案管理部門當(dāng)前的基礎(chǔ)建設(shè)狀況，以及離退休人員檔案管理的特點，筆者認(rèn)為創(chuàng)新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發(fā)
檔案管理信息化是大勢所趨，這符合國家信息化建設(shè)的要求，也滿足檔案管理中心自身發(fā)展的需要。由于離退休人員檔案構(gòu)成比較簡單，服務(wù)范圍、項目有限等，結(jié)合這些特點，開發(fā)具有針對性的檔案管理軟件系統(tǒng)。專門的離退休檔案管理系統(tǒng)不僅能夠長期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動，查詢檔案工作變的簡單方便，文件資料的保密性大大增強，實時更新能力提升，并真正實現(xiàn)了離退休人員檔案的動態(tài)管理。與此同時，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。全市聯(lián)網(wǎng)變成現(xiàn)實，將為各個檔案管理中心提供便利的互動空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負擔(dān)。
3.2 集中為主，建立統(tǒng)一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優(yōu)勢：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發(fā)揮整體優(yōu)勢，是合理科學(xué)配置資源的內(nèi)在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會保障體系的有效運行，例如可以為養(yǎng)老金發(fā)放部門及時提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統(tǒng)的結(jié)合有效增強了數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性。在應(yīng)用了信息系統(tǒng)之后，離退休人員的檔案處于動態(tài)的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄正確、統(tǒng)一、規(guī)范的目標(biāo)。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等檔案管理基層平臺
當(dāng)前離退休人員的數(shù)量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級檔案管理中心辦理，那么會造成市級檔案管理中心工作人員的任務(wù)過大，效率過低等情況的發(fā)生，因此，檔案管理工作應(yīng)適當(dāng)分配給各級基層的管理平臺。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經(jīng)過街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各級檔案管理中心進行收集和整理，形成統(tǒng)一的規(guī)范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強人才隊伍建設(shè)
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，對于離退休人員的養(yǎng)老金調(diào)整、社會化發(fā)放，醫(yī)療費報銷，居家養(yǎng)老護理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期查閱其檔案，這對于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。除此之外，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高的信息化人員隊伍。對于信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫等，需要配備專門的操作人員和技術(shù)人員，才能實現(xiàn)信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結(jié)語
離退休人員為我國的社會建設(shè)作出了突出貢獻，他們是不容忽視的力量，是社會的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續(xù)不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，必須與時俱進地完善檔案管理模式，最終更好地服務(wù)于檔案管理工作。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；離退休；工作
隨著人口老齡化與城鎮(zhèn)化進程的不斷發(fā)展，企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)退休人員的隊伍也在不斷壯大，這些人在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中立下過汗馬功勞，政府相關(guān)部門也非常注重對其晚年基本生活權(quán)益的保障。積極構(gòu)建企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)平臺，其中，檔案管理也是該項工作的前提和基礎(chǔ)，是確定企業(yè)退休人員所享受待遇標(biāo)準(zhǔn)的重要參考依據(jù)，如何推進離退休工作檔案管理的科學(xué)規(guī)范化，也是各勞動保障部門亟待思考面對的問題。
1 退休人員工作檔案管理存在問題分析
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱
結(jié)合國家社會保障部門的數(shù)據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)離退休人員工作檔案管理中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較欠缺，很難滿足現(xiàn)代檔案建設(shè)管理的工作需求。主要表現(xiàn)在工作環(huán)境非常簡陋，不少地區(qū)缺少存放資料的專門庫房[1]，甚至將資料散放于辦公室或者存放于臨時租賃場所，未能施以有效的防火、防水及防蟲措施，極易造成檔案資料毀損。在缺少檔案庫的情況下，這些檔案資料存放在箱子里，也不便查詢與檢索，再加上管理人員的態(tài)度不重視，很容易導(dǎo)致相關(guān)資料殘缺不全。針對上述不足，究其產(chǎn)生的原因主要在于缺少經(jīng)費保障，無論是部門設(shè)置、人員培養(yǎng)還是庫房建設(shè)，都需要經(jīng)費資金來實施保障。
1.2 制度保障欠缺
對于企業(yè)離退休人員工作檔案的管理，缺乏科學(xué)有效的管理機制。在管理實踐中，很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，未能及時移交至當(dāng)?shù)厣鐣Ｕ瞎芾聿块T，參保資料和退休檔案分別由社保機構(gòu)和企業(yè)進行管理，造成多頭管理現(xiàn)象[2]，不利于對信息的準(zhǔn)確及時把握，亦不利于雙方的溝通交流。如果一個人的社保資料存放于不同單位，且管理方法手段各不相同，也很難保障其合法權(quán)益。對于一些較小或者破產(chǎn)改制的企業(yè)，如果未能將離退休人員的檔案資料移交相關(guān)部門，很容易造成資料丟失或毀損，損害當(dāng)事人的合法權(quán)益?？傮w來說，對于制度建設(shè)保障措施，等級較高的部門要好于等級較低的部門，經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)要優(yōu)于欠發(fā)達地區(qū)。
1.3 人員素質(zhì)不高
在市場競爭日益激烈的今天，企業(yè)管理人員更加注重經(jīng)濟效益，而疏于對檔案的管理，以致相關(guān)檔案管理工作處于被動應(yīng)付的局面。從員工自身的角度看，對檔案管理重要性的認(rèn)識也不足，甚至認(rèn)為其不會影響自己的升職與加薪，從而在整個單位內(nèi)部形成對檔案管理工作的消極懈怠。對于離退休人員的檔案管理，相關(guān)部門及管理人員的重視度更低，檔案資料被隨處安放，仍沿用最原始的手工管理方式，從業(yè)人員甚至還是兼職人員，在文化素養(yǎng)和專業(yè)知識方面都很難勝任新時期的檔案建設(shè)需求。
2 完善退休人員工作檔案管理的建議
2.1 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
不斷完善和改進離退休人員工作檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，首先需要解決的是經(jīng)費問題。對此，既需要相關(guān)政府財政部門鼎立配合，通過諸如財政撥款的方式解決資金難題，也離不開相關(guān)企業(yè)的積極配合以及社會力量的支持，通過多渠道多方法積極籌措資金，加強建設(shè)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。在資金問題得以有效解決后，首先，建立“企業(yè)退休人員檔案管理中心”，將分散于各單位各部門的企業(yè)退休人員檔案資料進行統(tǒng)一集中管理，提升查詢和管理效率；其次，按現(xiàn)代化的管理標(biāo)準(zhǔn)建立庫房，配備基本的檔案管理設(shè)備和溫度控制器、做好“八防”措施，并在日常管理中做到整潔、安全；再次，建立退休人員檔案管理數(shù)據(jù)庫，將離退休人員的個人信息輸入其中，實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)操作，為離退休人員社會化管理提供綠色通道，也有效拉近了政府與民眾的距離。
2.2 完善制度保障措施
加強立法工作，不斷加大對離退休人員工作檔案的管理力度，各檔案管理行政部門也應(yīng)嚴(yán)格加大對相關(guān)法律的執(zhí)行力度，堅持依法治檔，逐漸把相關(guān)工作納入國家檔案管理的工作范疇，嚴(yán)格維護相關(guān)工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，力求實現(xiàn)新的突破。結(jié)合法律規(guī)定，不斷完善各項規(guī)章制度，對退休人員的檔案移交工作加以規(guī)范化，具體表現(xiàn)如下：規(guī)范檔案接收工作，建立規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理的登記、整理、移交、歸檔和錄入操作，如在登記時嚴(yán)格按照要件內(nèi)容進行逐一登記，在驗收時進行逐一清點并核對，對于登記表與實際檔案要件存在的內(nèi)容偏差，應(yīng)在與相關(guān)單位核對后及時更正，實現(xiàn)檔案交接工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。
2.3 全面提升人員素質(zhì)
加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和健全保障制度是前提和基礎(chǔ)，而管理工作的成敗與效果最終離不開管理人員的實踐與操作，建立一支現(xiàn)代化檔案管理隊伍也勢在必行。對此，可從如下幾方面開展相關(guān)工作：首先，人員選聘，適宜采用公開招考的方式，選取那些責(zé)任心強、心理素質(zhì)高以及具備檔案管理服務(wù)意識的人員；其次，從系統(tǒng)內(nèi)選聘責(zé)任心強、政治可靠并具備相當(dāng)學(xué)歷水平的高素質(zhì)人才；再次，建立完備長效的人才培養(yǎng)機制，在做好崗前培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)人員后續(xù)工作特點及其發(fā)展意愿，從工作技術(shù)及服務(wù)意識兩個層面進行針對性培養(yǎng)，全方位提升其服務(wù)能力。
3 結(jié)語
隨著國家經(jīng)濟水平的不斷發(fā)展，政府也更加重視對離退休老年人基本生活權(quán)益的保障，努力構(gòu)建企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)平臺，本文針對離退休工作檔案管理發(fā)展存在的問題與不足，針對性的提出一些發(fā)展改進建議，旨在希望借此促進相關(guān)工作更好服務(wù)于離退休老年人，促進國家繁榮發(fā)展。
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