時間：2023-03-17 18:02:45
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1.地質(zhì)資料借閱管理制度不規(guī)范，存在盲目管理現(xiàn)象。
對地質(zhì)資料的借閱應(yīng)該有嚴格、規(guī)范的借閱管理制度，但是，本單位卻存在著盲目管理現(xiàn)象：全單位所有借用資料者，僅有一個小冊登記本作為依據(jù)，沒有任何備份，而且已經(jīng)沿用了二~三十年，有些已嚴重破舊，沒有更換、沒有創(chuàng)新。這些登記本一旦丟失，借出去的資料就無法追回，也無據(jù)可查；沒有建立電子文檔，管理不科學(xué)，資料只有進帳數(shù)量，到底有多少圖件在借用者手中不清楚，管理工作比較盲目或混亂。例如：有的職工借圖件一直未歸還，歸還時在借閱登記本上卻找不到該職工的借閱記錄；對借閱出去的資料沒有及時進行清理、核查，致使部分職工在退休或者工作調(diào)離時不能按時歸還資料，因此有可能造成資料的丟失。
2.管理環(huán)境欠佳，硬件設(shè)施不完備。
地質(zhì)資料庫房位于一樓，并且地處人員來往過道上，人員（包括外籍人員）出入頻繁，隨時都有條件和機會接近成果資料存放的庫房。另外，一樓位置低陰暗，由于南方氣候多雨潮濕,雖然配有除濕機、空調(diào)機，但是庫房室內(nèi)霉味依然很重，圖紙有不干燥、潮濕等現(xiàn)象。特別是到雨水多發(fā)的春季，嚴重潮濕情況下，地質(zhì)資料就更加容易潮濕、發(fā)霉。
二、解決辦法
1.加大宣傳力度，使保密觀念深入人心。
地質(zhì)資料的保密工作是一項長期的艱巨的任務(wù)，任何時候均不容忽視。然而，在平時的工作中，部份人員、甚至極少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部保密意識有所淡化，保密麻痹思想滋長，認為保密工作與我無關(guān)，因此，要加大保密宣傳教育力度，經(jīng)常組織單位人員學(xué)習(xí)有關(guān)保密法律法規(guī)，利用各種時機敲“警鐘”，使全體職工意識到保守國家秘密不僅是每個公民的神圣職責(zé)，更是關(guān)系到國家安全和民族興衰的大事。同時，要經(jīng)常利用失泄密的典型案例，進行保密警示教育，不斷提高全體人員的憂患意識，繃緊有密必保這根“弦。
2.加強地質(zhì)資料庫房基礎(chǔ)建設(shè)。
地質(zhì)資料的庫房管理是檔案保密的重點。檔案庫房應(yīng)指定專人負責(zé)管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。針對以上提出的庫房管理環(huán)境欠佳，硬件設(shè)施不完備的問題，建議：（1）建議在有條件情況下，將成果資料設(shè)在高層樓房，不在一樓陰暗、潮濕的地方設(shè)立資料庫房。盡量避開南方每年春季長時間的霉雨天氣所帶來的潮水、潮氣對成果資料的腐蝕。并且配備防盜門、報警器、鐵欄窗、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜措施，并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修、維護工作。（2）地質(zhì)資料實行單獨保管，專門配備保險柜、密集檔案架，從硬件設(shè)施上確保地質(zhì)資料的安全管理，同時，堅持不懈做好日常工作，不定期組織安全保密檢查和抽查，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，保密委員會要常過問、常督促本單位的保密事務(wù)，及時通報保密情況，以確保地質(zhì)資料的安全。
3.強化各項管理制度，保證地質(zhì)資料安全使用。
(1)制定細致完善的地質(zhì)資料借閱管理制度,確保既便于檔案人員安全管理，又方便技術(shù)人員借閱利用。首先在個人借用資料的登記方式方法上有所創(chuàng)新，建立科學(xué)化管理，確保每份資料都有明確的借出和歸還記錄，避免張冠李戴，并且定時檢查資料的借閱情況，對于超過借閱期限的，督促及時歸還，需要辦理續(xù)借的，及時辦理續(xù)借手續(xù)；對在本單位學(xué)習(xí)的實習(xí)生、研究生、博士生等，需要借用成果資料時，首先由項目或課題組負責(zé)人、導(dǎo)師提出申請，報科技處及資料管理部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審批；國際合作項目，來訪的專家、學(xué)者，項目或課題組不準把未經(jīng)過處理的成果資料直接與對方交流使用，外國專家、學(xué)者需要借閱地質(zhì)資料時，必須由負責(zé)接待的項目或課題組來辦理借用手，資料管理部門不能直接接待辦理；因工作調(diào)離、離退休和長期病休人員，都必須全部清還借閱的檔案，屬借調(diào)工作人員借閱地質(zhì)資料檔案時，必須由項目負責(zé)人代借，當其離開單位時由代借人清還檔案。(2)對所有地質(zhì)資料，要定期或不定期檢查其數(shù)量、質(zhì)量等保管情況，若發(fā)現(xiàn)被盜、丟失、去向不明或泄密、失密事件，必須及時報告單位主管領(lǐng)導(dǎo)和國家保密管理部門，及時查清事件發(fā)生的原因及責(zé)任，要將事件調(diào)查處理到位。(3)對計算機要做到：不得與互聯(lián)網(wǎng)、外部網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，嚴禁使用紅外設(shè)備、無線網(wǎng)卡、無線鼠標鍵盤等無線設(shè)備和攝像頭、麥克風(fēng)等音像輸入設(shè)備；未經(jīng)批準，不得帶出保密檔案室（或具有安全保障的專用辦公室）；使用和維修計算機系統(tǒng)，須有成果資料專管人員監(jiān)督；安裝防病毒、防木馬等軟件，確保機器無病毒、無木馬、無安全漏洞；使用安全方法進行病毒庫等軟件升級，通過光盤刻錄進行；設(shè)置開機口令、系統(tǒng)登陸口令和屏幕保護密碼，并確保每周期更換一次。（4）非計算機不得存儲、處理或傳輸國家秘密信息；非計算機不得使用介質(zhì)；非計算機與計算機或網(wǎng)絡(luò)必須實行物理隔離。（5）對存儲介質(zhì)要做到：分發(fā)使用應(yīng)有編號、登記，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人；按照、非進行分類管理，按其所存儲信息的最高密級進行標示；移動存儲介質(zhì)不得在機和非機之間交叉使用，非存儲介質(zhì)（含個人介質(zhì)、手機、數(shù)碼相機、MP3等）不得存儲信息；存儲介質(zhì)使用后應(yīng)立即清理其內(nèi)容，確保信息不被非授權(quán)人知悉。（6）銷毀測繪成果須經(jīng)專人清點、核對、登記、造冊，由本單位主管領(lǐng)導(dǎo)和成果資料檔案負責(zé)部門派員銷毀。對銷毀的時間、地點、方式及銷毀過程中存在的問題進行記錄，與銷毀清冊、領(lǐng)導(dǎo)批示一并存檔。（7）按照國家保密工作有關(guān)規(guī)定，購買資料應(yīng)派專人（二人以上）共同辦理。各項目或課題組，在購買工作區(qū)的地形圖或有密級的成果資料時，按有關(guān)規(guī)定辦理好相關(guān)手續(xù)后，必須由資料室派人配合，組成兩人以上一同前往辦理。不允許一人單獨承辦。（8）任何單位、個人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借成果資料。確需復(fù)制的，應(yīng)報原提供成果測繪行政部門批準，并向原測繪成果提供部門登記備案。各項目或課題組需要復(fù)制成果資料時，必須申報原提供成果資料的部門批準后才能復(fù)制。無“復(fù)制批文”，復(fù)印室不許擅自復(fù)制。復(fù)制、掃描后的資料與原本成果資料具有同等密級，必須經(jīng)過資料室登記后才能辦理借用。
4．培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員。
[論文摘要]簡述了標準資料在企業(yè)科研、生產(chǎn)中的重要作用;指出了企業(yè)應(yīng)如何做好標準的收集、整理、傳遞和服務(wù)工作。
標準是對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定,標準化工作的目的是通過制定、和實施標準使同類事物達到統(tǒng)一,并獲得最佳秩序和綜合經(jīng)濟技術(shù)及社會效益。從這里可看出,標準是組織產(chǎn)品生產(chǎn)、工程施工的依據(jù)。隨著標準化事業(yè)的不斷發(fā)展,標準在科研生產(chǎn)和經(jīng)營活動中所起的作用愈來愈明顯,因此標準資料的管理越來越被人們所重視。人們普遍認為:標準化工作是三分技術(shù),七分資料,可見標準資料的重要性。一方面通過它人們可以觀察和了解到整個標準化領(lǐng)域的信息和知識,為企業(yè)的標準化工作提供必備條件;另一方面各級標準每隔3~5年就要修訂或復(fù)審確認一次,若不及時掌握這些動態(tài),或隨時注意新的標準信息的傳遞和交流,企業(yè)標準化工作就會處于被動局面。因此,為了更好地為產(chǎn)品設(shè)計、工藝、制造、檢驗等各種技術(shù)工作服務(wù),提高工作效率,保證產(chǎn)品的質(zhì)量和為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策提供必備依據(jù),企業(yè)必須重視標準資料的收集、整理、傳遞和服務(wù)工作?，F(xiàn)就上述工作談點個人的粗淺看法。
1做好標準資料的收集
標準資料是一個統(tǒng)稱。它一般包括:標準正文、標準的制(修)定說明、標準貫徹的宣講材料、標準的出版發(fā)行和更改信息、標準化期刊、標準化的論文等。標準資料的收集主要是對以上這些文獻的收集。但重點是收集標準的正文和與其相關(guān)的配套標準。收集的方法主要有外購、與有關(guān)單位進行交換、復(fù)制或向?qū)Ψ剿魅?以及通過標準化信息網(wǎng)絡(luò)進行收集。收集的前提條件是:要及時掌握標準的和更改等信息;經(jīng)常與國家及行業(yè)標準發(fā)行部門、各地新華書店和各級標準情報機構(gòu)取得聯(lián)系;確保收集、采購的標準是最新有效版本。
標準資料的收集要從行業(yè)和企業(yè)的實際出發(fā),并保證重點,既要收集國內(nèi)外先進的標準資料,也要收集歷史資料,同時還要收集標準發(fā)展的信息資料。在收集標準資料的同時,要注意捕捉信息,利用信息。在知識經(jīng)濟時代,在瞬息萬變的市場經(jīng)濟中,要把信息擺到企業(yè)發(fā)展的大局中來。從標準化的角度來說,就是使信息能確保企業(yè)具有極強的應(yīng)變能力,并能隨時作出正確的決策。這就要求我們勤于與各方面溝通,善于捕捉信息的源頭,然后通過各種手段獲取信息。
1.1信息是提高企業(yè)效益的重要環(huán)節(jié)
通過對所掌握的大量標準信息進行認真地分析和整理,汲取其中對本企業(yè)有用的信息,以此來調(diào)整企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu),開發(fā)新產(chǎn)品,擴大營銷市場,使信息變?yōu)樨敻?為企業(yè)增加效益。
1.2信息是標準化活動的基礎(chǔ)
企業(yè)標準化工作主要是結(jié)合企業(yè)實際,貫徹實施各級各類標準,制(修)定本企業(yè)標準,在這些活動中,標準信息始終是其工作的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)側(cè)重那些與產(chǎn)品標準化密切相關(guān)的信息,并確保其及時性、真實性、典型性和連續(xù)的規(guī)律性。
2標準資料的管理
2.1分類
根據(jù)行業(yè)特點和科研生產(chǎn)的需要,將標準資料按級別、類別或?qū)I(yè)分類管理,并建卡、建賬、編目、上架,以利檢索查詢。隨著辦公設(shè)備的現(xiàn)代化,目前已有很多企業(yè)利用計算機輔助資料管理工作。當企業(yè)采用計算機輔助資料管理時,應(yīng)盡量多輸入一些信息,比如標準歷代替換的情況,標準在企業(yè)貫徹的情況,標準底圖狀況,標準的歸口管理部門,標準分況等等。這樣做不僅便于檢索和查詢,而且可以指導(dǎo)設(shè)計、制造、檢驗等部門正確貫徹和運用標準,最大限度地發(fā)揮標準在科研生產(chǎn)中的作用。
2.2匯編
將同一專業(yè)、同一部門、同一場合使用的標準或主體標準與配套標準匯編成冊,以方便有關(guān)部門和有關(guān)人員使用。
2.3動態(tài)管理
對已被更改、代替與作廢的標準,及時地做好相應(yīng)的處理工作,以防止“廢止”標準在生產(chǎn)現(xiàn)場使用,保證生產(chǎn)現(xiàn)場所使用標準的有效性。
3標準資料的傳遞和服務(wù)標準只有通過貫徹實施,才能使企業(yè)產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。因此,應(yīng)把收集整理過的標準資料按類別及時傳遞給不同的使用對象,使他們盡快地了解和掌握標準的內(nèi)容,以促進標準早日地貫徹實施。為達此目的,標準資料部門應(yīng)做好以下工作:
(1)建立有關(guān)標準資料管理的規(guī)章制度,確保資料傳遞規(guī)范化、制度化,做到資料管理、借閱、查詢有章可循,有據(jù)可查。
(2)定期或不定期地資料信息通報,及時地將標準資料收集整理的情況通報給有關(guān)部門和人員。
(3)定期印發(fā)標準有效目錄,確保生產(chǎn)現(xiàn)場使用的標準資料的現(xiàn)行有效性。
1圖書資料管理工作的特點
與正規(guī)的社會圖書館相比，單位的圖書資料室無論在功能上、規(guī)模上還是服務(wù)目標與對象上都存在著較大差異。它一方面存在著自身的弱勢，如收藏資料較少、規(guī)模較小、服務(wù)功能單一、服務(wù)對象較少等；但是另一方面，它具有管理使用方便、借閱方式靈活、內(nèi)容針對性較強、維護簡便靈活的優(yōu)點。
圖書資料室在管理制度上，需要一套常規(guī)的管理制度即可，關(guān)鍵是做好常規(guī)的管理服務(wù)工作；在圖書采購與收集上，方式靈活簡單，不需要大規(guī)模的招標采購等制度的約束，圖書資料內(nèi)容專業(yè)性強，結(jié)構(gòu)不復(fù)雜；在管理上，不需要過于專業(yè)系統(tǒng)的管理檢索工具，可以實現(xiàn)全面上架翻閱與簡單檢索相結(jié)合的方式；在閱讀形式上，融合了圖書館與閱覽室的功能，閱讀簡單方便。但是，正是因為圖書資料室這種簡單靈活的管理特點，導(dǎo)致當前的很多單位圖書資料管理服務(wù)處于“懈怠、隨意”狀態(tài)，加上領(lǐng)導(dǎo)不重視資料室的建設(shè)投入等，反而逐步減低了服務(wù)的質(zhì)量。
2圖書資料管理的客觀困難
通過對大部分單位圖書資料管理員的交流調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前圖書資料室在管理工作中，大家普遍反映如下幾個方面的主觀與客觀困難。
首先，圖書資料室的硬件與軟件建設(shè)過于落后。目前幾乎所有的單位圖書資料室在圖書借閱、上架、入庫、登錄和編目等工作上都是依靠管理員手工操作，與單位其他科室相比，圖書資料室缺乏現(xiàn)代化的管理工具，沒有數(shù)字化管理平臺，沒有網(wǎng)絡(luò)服務(wù)通道。
其次，資料數(shù)量不全面、藏量過少。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視對圖書資料室資金的投入，資料室沒有自我預(yù)算、購買資料的權(quán)力，需要依靠單位領(lǐng)導(dǎo)臨時布置或者管理員上門要求才能夠?qū)崿F(xiàn)資金投入，而很多領(lǐng)導(dǎo)對于資料室需要什么資料，需要購買什么并不了解，導(dǎo)致預(yù)算過低，資料購買因陋就簡，長期以往導(dǎo)致資料嚴重不全面，資料室的功能難以發(fā)揮。
再次，管理服務(wù)的形象亟待提升。由于圖書資料室沒有任何經(jīng)費，購買一個杯子或者提供服務(wù)的茶水等都無法到位。所以，服務(wù)的環(huán)境較差，難以吸引職工。部分職工進入圖書資料室僅僅是閱讀兩份報紙而已。同時，客觀說講由于單位對圖書資料室人員的管理要求不夠，導(dǎo)致大家上班不到位，管理隨意松散，圖書出借與收回等均不夠規(guī)范，資料流失嚴重、收集整理工作嚴重滯后等。這些問題的存在嚴重制約了圖書資料室服務(wù)質(zhì)量的提升。
從這些主客觀問題可以總結(jié)出：圖書資料室目前的問題既存在著投入不足、領(lǐng)導(dǎo)不重視等客觀問題，但是也存在著我們管理人員自身服務(wù)意識不強，工作主動性不強，角色定位不高，自身學(xué)習(xí)研究不夠，方法簡單落后等問題。如果我們能夠從圖書資料室自身管理服務(wù)角度出發(fā)，創(chuàng)新工作方法，我們還有非常大的質(zhì)量提升空間。
3提升圖書資料服務(wù)質(zhì)量的對策
3.1規(guī)范管理，制定基本管理制度
單位圖書資料室的管理工作不需要歸于復(fù)雜的制度管理體系，但是一定要建立起幾個基本的規(guī)范制度，把這些借閱程序、定期催還、丟失賠償和過期罰款等幾項主要內(nèi)容集中到一起，讓單位職工明確圖書資料室的“規(guī)矩”，有利于大家配合管理工作，防止因為人情關(guān)系導(dǎo)致資料的流失，給管理造成困難。
同時，對于圖書室自身的管理人員，必須要用規(guī)范的制度約束，這是提高服務(wù)水平的起碼要求。例如：圖書資料的上架、登錄、編目、登記、催繳等，都必須有一個嚴格的程序，只有按照程序操作才能夠不至于工作混亂。目前，很多單位的資料室只有一個人管理，很容易養(yǎng)成工作的隨意性，極其容易造成借閱管理的混亂，很多管理員到最后都不知道圖書什么時候、什么人借去、圖書室還有多少圖書等。所以，工作人員一定要給自己一個制度，單位要給管理員一個制度并適當檢查，對于圖書資料的保管落實責(zé)任制，保證工作的基本秩序。
3.2主動爭取，贏得單位領(lǐng)導(dǎo)支持
圖書資料室的硬件需要投入、需要提升現(xiàn)代化管理水平、需要投入一定圖書或者資料、需要購買一定的服務(wù)工具等等。在很多單位，圖書資料室是沒有自主經(jīng)費的，這些問題需要去協(xié)調(diào)、去請示。所以，圖書資料室工作質(zhì)量的提升需要管理人員有主動意識，能夠積極尋求領(lǐng)導(dǎo)的幫助，不能“破罐子破摔”，領(lǐng)導(dǎo)給什么就什么，不給就沒有。
管理員要積極分析圖書室提升服務(wù)工作需要的基本條件與提升條件需要的投入，將這些加強建設(shè)的要求形成書面的方案，讓單位領(lǐng)導(dǎo)了解，讓他們對圖書資料室的投入需求有一個預(yù)算上的準備，這是非常必要的。
管理人員還可以通過對單位職工的調(diào)查問卷，讓單位的職工對圖書資料室的工作提出各種意見與要求，這樣不僅能夠完善管理制度，促進管理人員提高工作質(zhì)量，而且能夠把職工對硬件的要求匯總出來，督促領(lǐng)導(dǎo)重視對圖書資料室的投入與建設(shè)。
3.3創(chuàng)新方法，提升圖書室的魅力
圖書資料室如果只是固定地看管圖書，只管圖書借與還，這樣的圖書資料室就沒有發(fā)揮出它應(yīng)有的職能，而且對職工沒有吸引力，最終成為單位中可有可無的擺設(shè)。只有加強工作方法的創(chuàng)新，增強工作的主動性與積極性，才能夠成為單位知識管理的平臺，提升單位的文化內(nèi)涵與職工的學(xué)習(xí)素養(yǎng)。
充分利用信息化平臺，打造更加便捷、開放、高效的圖書資料管理平臺。傳統(tǒng)的圖書資料室缺乏信息化管理思維，被動借閱管理，不適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求。圖書資料室要充分利用微機管理能力，將書目等進行信息錄入管理，將借還過程電子化備案。同時，利用局域網(wǎng)資源或者單位網(wǎng)站頁面，打造一個圖書資料管理的網(wǎng)上平臺。在這個平臺上，可以列出資料目錄與編號，甚至可以互動反饋，了解借還情況，可以網(wǎng)上預(yù)訂等，讓借閱更加便捷。
創(chuàng)新工作方法還體現(xiàn)在服務(wù)的方法上，圖書資料室可以通過打造人文化的閱讀環(huán)境，如購置沙發(fā)茶幾，對閱覽區(qū)進行分區(qū)管理；通過名畫與花卉等布置空間；提供開水與茶葉、咖啡、茶點等，這些服務(wù)內(nèi)容實際上花不了單位多少錢，但是能夠讓圖書資料室成為單位員工學(xué)習(xí)休閑的好地方。
3.4豐富內(nèi)涵，加快圖書室的成長
圖書資料室要提高服務(wù)質(zhì)量，還要在知識管理上下功夫，發(fā)掘資源潛力，為職工的學(xué)習(xí)與資料查閱提高最優(yōu)服務(wù)。
首先，可以開展各種書籍推薦活動，將適合單位員工閱讀的休閑、專業(yè)書籍或者雜志進行分類推薦，如果一些報紙雜志上有什么好的內(nèi)容，可以選擇性地推薦到墻上的推薦欄中，吸引與引導(dǎo)員工有方向進行閱讀。如果取得領(lǐng)導(dǎo)與其他部門的配合，可以合作開展各種閱讀活動，如閱讀比賽、反思心得展示等，給予一定的物質(zhì)獎勵，激發(fā)大家讀書的好習(xí)慣。
其次，活動書籍資料的上架、更新，過刊或舊資料的保管收存工作，并且把這些不上架的資料整理出目錄，為單位員工差異各種資料提供幫助，服務(wù)于單位的業(yè)務(wù)工作。同時，要積極做好單位各個部門資料的定期收集整理，讓各種成果與資料得到很好的保存與維護，黨圖書資料室真正成為單位知識管理的一個中介、平臺。
一、我國機電工程資料管理現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，我國大多數(shù)施工單位的經(jīng)營管理理念未能和時代同步發(fā)展，缺少現(xiàn)代化的管理理論作為基礎(chǔ)，在企業(yè)單位生產(chǎn)過程中僅追求利益最大化，對工程資料的管理缺少重視，在企業(yè)單位內(nèi)部更沒有形成科學(xué)、系統(tǒng)和有效的工程資料管理體系，缺少完善的資料管理細則，導(dǎo)致工程資料管理工作混亂，存在資料收集不及時和竣工后缺少完整的工程資料等諸多問題，不僅給日后建設(shè)單位和施工單位雙方工作帶來隱患，還會給今后工程的管理工作帶來不必要的困難。因此，如何解決工程資料管理工作中的相關(guān)問題，提高管理水平，是我們面臨的首要問題。
二、工程資料管理中存在的問題
1.企業(yè)重視程度不夠。我國頒布的相關(guān)工程質(zhì)量管理條例和驗收管理辦法等，都進一步規(guī)范了施工單位對工程資料的歸檔和管理工作。但是，由于單位領(lǐng)導(dǎo)和資料管理人員對此項工作的不重視，同時缺少必要的監(jiān)管措施，再加上各個施工單位的管理水平差異，最終導(dǎo)致工程建設(shè)完工以后，工程資料管理工作的效果差，使得資料歸檔不及時不完整，延誤工程檔案的遞交，不能真實、良好的反映整個工程的施工建設(shè)情況。
2.工程資料丟失現(xiàn)象普遍。工程資料丟失是工程資料管理工作中的常見現(xiàn)象。主要由于資料管理人員的缺乏、資料歸檔進度的滯后、管理制度的不完善和單位不重視等原因造成。大多數(shù)企業(yè)在工程建設(shè)完工后，認為工程主體項目已經(jīng)完成，資料的歸檔和管理工作無關(guān)緊要，所以經(jīng)常出現(xiàn)工程監(jiān)理資料、技術(shù)資料和清單資料的普遍缺失。這不僅間接的耽誤了整個工程進度，還會延遲工程的竣工驗收，給單位帶來不良影響。
3.缺少科學(xué)系統(tǒng)的保存機制。工程資料的保存問題主要指在工程建設(shè)的整個過程和竣工以后，未能及時依照規(guī)范對工程資料進行裝訂、管理和保存，導(dǎo)致工程資料的缺失和管理混亂等現(xiàn)象。工程資料具有邏輯性強和結(jié)構(gòu)嚴謹?shù)奶攸c，因此在進行資料歸檔時，應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)范，妥善保存，資料整理與工程建設(shè)應(yīng)同步進行。但是當前許多工程參建單位對資料的保存工作并不到位，對資料頁碼排列和裝訂工作管理十分混亂，常常存在資料原件和復(fù)印件疊放的問題，造成以后區(qū)分和選取資料的工作繁瑣。部分單位甚至還出現(xiàn)工程資料的錯裝和遺失問題，嚴重影響了工程項目的正常進行。
4.工程資料管理機制不健全。工程參建單位的管理水平良莠不齊，有的單位缺少健全的資料管理機制，因此，將會導(dǎo)致工程資料的收集和整理過程中的問題突出，使其難以和工程建設(shè)施工同步進行，造成資料缺失嚴重，在某種程度上制約了工程資料管理工作的有效開展，影響了施工進度和工程質(zhì)量。
三、工程資料管理的相關(guān)對策
1.提高工程資料管理意識。增強工程資料管理意識是提高其管理水平的關(guān)鍵。所以，必須落實工程資料相關(guān)知識和制度的同步建設(shè)，通過開展宣傳教育活動，轉(zhuǎn)變資料管理人員的思想，逐漸規(guī)范其工作行為，提高他們的責(zé)任意識。在工程開工前，要加大資料檔案管理工作的培訓(xùn)力度，積極宣傳工程資料管理的重要性，并組織相關(guān)管理人員進行專業(yè)知識學(xué)習(xí)，使其具備勝任此項工作的能力，提高管理水平。
2.做好工程資料的整理和收集工作。各項工程資料必須按照工程進度分門別類的進行收集和整理。并且由專人負責(zé)，做好各項資料的質(zhì)量評定和跟蹤收集，使資料的整理歸檔和工程進度同步，并保持連貫性。在整個工程施工過程中，要及時進行資料的整理，發(fā)現(xiàn)遺漏和丟失，及時補救，這樣才能保證資料的完整性。同時，技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場的實際情況，反復(fù)核實數(shù)據(jù)資料的正確性，避免出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù)資料。
3.做好工程資料的分類工作。由于工程施工是一項繁瑣的系統(tǒng)工程，資料相對較多，所以在進行資料管理工作時，要盡量細化，分門別類進行，這樣才能方便以后的資料查找，避免資料文件的遺漏。對于機電工程資料可以按照電氣資料、圖紙資料、監(jiān)理資料和竣工資料等方式予以區(qū)分，便于日后資料的提取和數(shù)據(jù)的查找。同時，應(yīng)加強資料的裝訂管理工作，在獲取工程資料后應(yīng)立即裝訂，防止缺頁和少頁的問題出現(xiàn)。
4.強化后期的整理工作。工程資料歸納存檔后，并不意味著資料管理工作的完成。在工程施工過程中，往往由于現(xiàn)場的各種問題，需要反復(fù)查找工程資料和調(diào)取相關(guān)圖紙、數(shù)據(jù)等，這就要求資料管理人員要認真記錄資料的借閱和存放位置，及時跟蹤資料的去向，并做好資料的索回工作，這對工程資料的管理具有重要的作用，可以有效避免資料的流失。
5.建立健全管理機制。建立健全工程資料的管理機制是完善資料管理工作的有效方法。所以，施工單位應(yīng)建立一個以工程資料管理為核心的管理辦法，從源頭上將工程資料管理責(zé)任落實到實處，責(zé)任到人，逐漸規(guī)范資料管理工作行為。
四、結(jié)語
1.1圖書資料缺乏客觀性和特色性
保證圖書資料的客觀性和特色性是提高圖書館資料管理服務(wù)的前提條件，只有保證圖書資料的客觀性，才能更好的為科研工作提供服務(wù)，如果圖書資料失去客觀性，將會影響到科研成果的準確性[1]。但是目前，很多高校圖書館管理工作人員卻沒有認識到保證圖書資料客觀性的重要性。比如，某些圖書館工作人員在進購相關(guān)的資料文獻時，沒有注意這些資料信息來源的真實性與權(quán)威性，使得一些相關(guān)研究因為使用了不準確的資料而影響到研究成果的準確性。除此之外，還有一些高校圖書館在引進圖書資料時過分追求圖書資料的全面性，而忽視與本校特點相結(jié)合，在有限的資金條件下，使圖書資料既沒有達到完全的全面，也沒有突出本校的特點，影響了科研工作的進展。
1.2無法滿足現(xiàn)代科研工作的需要
目前由于我國絕大多數(shù)圖書館仍然缺乏必要的設(shè)備和技術(shù)，在計算機信息建設(shè)中仍沒有做到最好，比如沒有建立網(wǎng)絡(luò)圖書館等，使科研人員難以在本校的圖書館中找到所需的研究資料；且得不到校領(lǐng)導(dǎo)的重視，也就缺乏必要的建設(shè)資金，無法引進更多更豐富的圖書資料，也就無法滿足科研人員對研究資料的實際需要。
1.3圖書館檢索系統(tǒng)不完善
除了缺少豐富可供查找的圖書資料以外，我國絕大多數(shù)高校圖書館中所用的圖書館檢索系統(tǒng)也不夠完善，沒有建設(shè)起健全科學(xué)的圖書信息管理系統(tǒng)，無法滿足科研人員對資料查找的要求，一方面拖慢了研究速度，另一方面也給圖書館工作人員帶來了更多的工作壓力，非常不利于圖書館的長期發(fā)展。
1.4為科研工作服務(wù)的意識淡薄
現(xiàn)在我國大部分高校圖書館受傳統(tǒng)觀念的影響，對科研工作的服務(wù)意識比較淡薄，仍然認為圖書館主要是為了學(xué)生和教學(xué)工作服務(wù)的，對科研工作的支持力度不夠，這也是影響高?？蒲泄ぷ髡归_的一個重要原因。無論哪種科學(xué)研究，都需要大量資料和人力物力的支持，而圖書館對科研工作服務(wù)的不重視，館藏資料、技術(shù)信息、資料收集等工作自然也無法滿足研究的需要，使科研人員不得不花費大量的時間和精力自己去四處尋找所需要的資料，而無法充分利用現(xiàn)有圖書館的資料信息，嚴重影響了科研工作的開展。
1.5圖書館管理人員普遍素質(zhì)不高
圖書館資料管理逐漸進入信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的背景下，對圖書館管理人員的素質(zhì)要求也隨之提高，要求管理人員必須要有相關(guān)的技術(shù)水平以及業(yè)務(wù)能力。但目前我國大多數(shù)的圖書管理人員普遍素質(zhì)不高，沒有必要的技術(shù)及知識作支撐，業(yè)務(wù)素質(zhì)始終提不上去，影響到圖書管理工作的開展，也影響到了整體圖書館的形象，使圖書資料管理工作無法更好的為科研工作做服務(wù)。
二、為科研工作服務(wù)的路徑
2.1提高圖書資料的客觀性與特色性
針對圖書資料不夠客觀的現(xiàn)狀，圖書管理人員第一要嚴格控制引進資料的質(zhì)量，保證圖書資料的權(quán)威性，以保證引進資料內(nèi)容的準確性，以免誤導(dǎo)科研工作的成果；第二，圖書管理人員應(yīng)該加強與各領(lǐng)域相關(guān)專家的聯(lián)系，以便在引進圖書前進行咨詢，參考建議，從而保障圖書資料的質(zhì)量與準確性。在發(fā)展圖書館特色性方面，高校圖書館應(yīng)結(jié)合本校的特點，在引進圖書資料之前做好充分的調(diào)研工作，以確定引進重點以及急需方面，才能更好為本校特色科研工作提供服務(wù)[2]。
2.2豐富館藏圖書資料
為提高科研工作的服務(wù)質(zhì)量，圖書館管理人員應(yīng)該以服務(wù)科研為前提的豐富館藏圖書資料。首先應(yīng)該爭取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，使校領(lǐng)導(dǎo)認識到圖書館的作用和在科研工作中的重要性，以求獲得更多的管理經(jīng)費，并用這些經(jīng)費來豐富館藏圖書資料。可見宣傳圖書館對科研工作開展的作用和意義是非常重要的工作。此外，圖書館管理人員還可以通過圖書捐贈等方式來豐富館藏，比如開展捐贈活動宣傳，鼓勵相關(guān)科研部門或退休教師等捐贈科研資料，以豐富館藏圖書材料。
2.3建設(shè)科學(xué)完善的圖書檢索系統(tǒng)
建設(shè)科學(xué)完善的圖書檢索系統(tǒng)有助于提高科研工作的效率，這就要求圖書館必須加強信息化建設(shè)的腳步，包括檢索系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)圖書館的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)圖書館成了必須開展的一項工作。建立網(wǎng)絡(luò)圖書館的優(yōu)勢明顯，極大的消減了時間和空間的限制，又擴充了圖書資料的范圍，使科研人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速搜索和下載最新最權(quán)威的科研成果，為自己的研究理論做支撐，有利于擴大科研人員的視野，促進科研工作的發(fā)展[3]。
2.4提高為科研服務(wù)的意識
圖書館管理人員應(yīng)該提高為科研服務(wù)的意識，努力整合本校歷來的研究成果，為后來科研人員提供可靠的研究啟示，幫助本?？蒲腥藛T在前輩們成果的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新和完善。若能夠保證一項科研工作的延續(xù)性，將有利于該項科研工作的深化和發(fā)展。因此，圖書管理人員應(yīng)該加強與科研人員的聯(lián)系，一方面為科研工作者提供更多可用的圖書資料，另一方面也能及時將本校的研究成果歸納整合入圖書館館藏之中。這樣做還能更好的向本校師生展示研究成果，有利于提高師生的科研精神，激發(fā)對科研工作的熱情，從而提高本校整體科研工作質(zhì)量。
2.5培養(yǎng)高素養(yǎng)的圖書管理工作人員
線路運行工作既需要足夠的在現(xiàn)場時間，又需要及時處理很多的資料，比如新投入設(shè)備的臺賬資料、缺陷記錄等。時間的合理分配對工作成效有很大的影響。目前線路運行人員的結(jié)構(gòu)基本分為兩類。兩類中，有較多運行經(jīng)驗的人員不擅長使用計算機，新進的年輕人不能將時間更有效地用來提高實際經(jīng)驗。資料處理已通過工程生產(chǎn)管理系統(tǒng)(PMS)電子化，但這樣并沒有有效化解以上矛盾。為提高運行人員工作效率，對一些相關(guān)的工作進行計算機輔助，實現(xiàn)一定范圍內(nèi)的自動化，則在一定程度上可以化解以上矛盾。
2在現(xiàn)場巡視信息收集環(huán)節(jié)的可自動化嘗試
2．1現(xiàn)場巡視信息收集環(huán)節(jié)的可自動化對象的選擇
目前，運維臺賬系統(tǒng)都要求對現(xiàn)場的電力設(shè)施進行拍照。因為包含了一些重要但在臺賬系統(tǒng)中體現(xiàn)不明顯的信息，設(shè)備照片可以用來核對配電設(shè)備臺賬資料的正確性，比如線路相位。確保相位準確一直是線路運維資料管理的一個十分重要的內(nèi)容，因為線路間割接或者歷史遺留問題，線路會存在非標準相位的情況。在地理信息系統(tǒng)(GIS)中正確的線路走向的配合下，可以通過結(jié)合桿塔照片對配電設(shè)備的線路相位進行核對。此外，設(shè)備照片可以反映一定的現(xiàn)場環(huán)境情況，用于運維分析。基于此，定時更新配電設(shè)備的照片，特別是桿塔的照片是有益的。但是，由于桿塔數(shù)量比較大，相機里的照片名只是數(shù)字加字母，并不能有效和桿塔進行關(guān)聯(lián)，所以需要大量的重命名工作。臺賬系統(tǒng)也只支持手動更新方式，工作量十分巨大。因此，可以將照片的重命名和輸入臺賬系統(tǒng)作為自動化的對象。
2．2自動化的實現(xiàn)
目前，可以用來照片重命名自動化的開源工具很多，但是切合線路特點的并沒有。比如桿塔照片的重命名，正序、倒序、插桿都有可能，需要在保證照片拍攝齊全的前提下，服從巡視便利的原則，所以有必要自行編制。這樣的編制實際上也并不復(fù)雜，工作中嘗試使用批處理程序進行編制即可滿足需要，而且，批處理程序在微軟視窗操作系統(tǒng)下不需要額外安裝軟件，使用非常方便。同時，為了滿足之前預(yù)定的原則，在編制中還需要有預(yù)設(shè)部分和對結(jié)果的確認部分。圖1所示為照片重命名程序的程序框架，由交互界面模塊、備份模塊、執(zhí)行模塊、確認模塊組成。(1)交互界面模塊。基本功能為由運行人員提供與照片相關(guān)的基本信息，如所屬線路(主線或支接)、桿塔的桿號、是否有插桿以及插桿的桿號等，此外，還包括拍照的順序與桿塔的順序是否一致(順桿號、逆桿號、混合情況)等信息。(2)備份模塊?；竟δ転閭浞菰颊掌?，以備進行核對和出錯后的調(diào)用。(3)執(zhí)行模塊?；竟δ転榫唧w實施自動化的重命名工作。如圖2所示，該模塊針對可能出現(xiàn)的照片重命名情況，分別進行程序的編制，以便于維護。(4)確認模塊。通過察看處于關(guān)鍵節(jié)點的設(shè)備照片，由運行人員確認是否重命名正確。關(guān)鍵節(jié)點，指可以通過自身可靠地確認其他桿塔照片命名是否正確，或者是要確保自身正確的節(jié)點，如主線及支接的起止處、支接引出處、插桿處、終端、有設(shè)備桿等。
2．3效果說明
重命名工具的使用，使運維人員只需要在照片信息和更改后的確認上進行把關(guān)，余下工作都由計算機完成。這樣，可有效減少運維人員的重復(fù)工作，并且可有效提高運維人員及時更新設(shè)備照片的積極性，有利于運維人員能盡可能及時地掌握設(shè)備現(xiàn)場情況。
3在臺賬錄入環(huán)節(jié)的可自動化嘗試
3．1可自動化的目標選擇
在臺賬錄入環(huán)節(jié)，同樣存在信息重復(fù)的情況。如設(shè)備照片的錄入，在確保準確性的情況下，自動錄入優(yōu)點明顯。再如線路資料的錄入，一個工程中使用到的桿塔型式有限，桿塔附件相對固定，使用的導(dǎo)線制造廠家一般相同并且線型也相對固定，這樣就給自動化提供了一個很好的條件。因此，以上提到的幾種資料錄入，十分適合自動化。需要注意的是，缺陷系統(tǒng)由于自身的重要性和復(fù)雜性，不適合進行自動化處理。
3．2自動化的實現(xiàn)
對于臺賬錄入自動化的實現(xiàn)，可以考慮利用的方式有模擬鼠標點擊和模擬鍵盤輸入。目前諸如AUTOIT等軟件的功能已非常豐富，可以提供足夠的技術(shù)支持。模擬鼠標點擊實現(xiàn)的依據(jù)是根據(jù)PMS頁面上各項目之間相對固定的位置來進行定位，通過點擊模擬鼠標可以進行自動模擬輸入。模擬鍵盤輸入實現(xiàn)的依據(jù)是可以通過鍵盤Tab鍵以及方向鍵進行PMS臺賬系統(tǒng)中控件間和控件內(nèi)的操作，同時通過模擬鍵盤可以進行自動輸入。兩種模擬輸入都會面臨的問題是，桿塔數(shù)量巨大，存在滾動條控件，不易控制?；诖?，綜合考慮決定優(yōu)先采用模擬鍵盤輸入的方式。編制程序的基本思路是，各模塊之間通過程序的調(diào)用功能減少編程量和程序復(fù)雜度，即模塊化設(shè)計。模塊分為桿塔間定位模塊、桿塔頁輸入模塊、照片粘貼模塊、更改記錄、用戶交互模塊、用來記錄桿塔信息的數(shù)據(jù)檔、用來記錄位移數(shù)據(jù)的桿塔資料等。AUTOIT可在視窗操作系統(tǒng)用戶界面中進行操作，適合用于完成重復(fù)性任務(wù)的腳本，具有BASIC語言風(fēng)格。AUTOIT中可以用于幫助簡化錄入操作的功能包括:運行視窗及DOS操作系統(tǒng)下的可執(zhí)行文件、模擬鍵擊動作(支持大多數(shù)的鍵盤布局)、模擬鼠標移動和點擊動作、對窗口進行移動和調(diào)整大小等操作、直接與窗口控件交互、配合剪貼板進行復(fù)制和粘貼文本操作。在這一系統(tǒng)中，根據(jù)桿塔的各信息內(nèi)容建立對應(yīng)數(shù)據(jù)存儲空間;桿塔頁輸入模塊通過用戶界面的交互功能調(diào)用其中內(nèi)容，并進行桿塔頁的數(shù)據(jù)錄入;照片粘貼模塊獨立于桿塔頁輸入模塊，方便進行單獨的照片更換作業(yè);桿塔間的位置變換通過定位模塊進行;每個模塊操作完成后，系統(tǒng)將輸出桿號到額外的記錄文檔;此外，技術(shù)人員可以根據(jù)需要追溯工作進度。
3．3設(shè)計的可行性分析
設(shè)計的關(guān)鍵在于桿塔間定位模塊的可靠性，而桿塔間定位可靠性的關(guān)鍵在于偏移量的準確性，因為資料的更新，會使得桿塔的偏移量發(fā)生變化。解決的方法就是利用PMS系統(tǒng)的查詢功能，在每次更新完新桿塔的資料后，進行一次新桿塔所在線路的查詢，使系統(tǒng)生成新文檔替換舊文檔。關(guān)于桿塔頁上控件位置定位的問題，實踐證明，AUTOIT查找控件的功能是足以滿足要求的。同時，這一軟件的讀寫文檔能力完全可以滿足對各類文檔的操作。
3．4效果保障措施
考慮到設(shè)備資料輸入的準確性要求，設(shè)計程序時，每完成一基桿塔的資料輸入后，隨即將該基桿塔的桿號輸入到指定的記錄文檔中，待完成后只需查看記錄文檔中的數(shù)據(jù)，就可以知道完成進度，也可以通過PMS系統(tǒng)逐項查看。這樣，原來的工作強度將大大減輕。為了防止自動化后核查管理的缺失，對于最終修改任務(wù)完成后的提交審核環(huán)節(jié)，不進行自動化設(shè)計，流程上仍保留運行人員自主提交，從而對修改內(nèi)容的正確性負責(zé)。
4結(jié)語
隨著社會保險制度的規(guī)范與發(fā)展，參保職工對社會保險關(guān)注度的不斷增強，參保資料的日益增多和企業(yè)標準化管理要求，企業(yè)肩負重要的社會責(zé)任，身系維護職工合法權(quán)益的義務(wù)，企業(yè)不僅負責(zé)社會保險政策的貫徹落實，而且直接面對參保職工開展社會保險政策的宣傳解釋工作，甚至對于參保職工日益增加的保險訴求負有維穩(wěn)、協(xié)調(diào)責(zé)任，發(fā)揮著上下貫通的重要紐帶作用。俗話說“基礎(chǔ)不牢，地動山搖”，這些工作的開展，與社會保險基礎(chǔ)資料息息相關(guān)，企業(yè)社會保險基礎(chǔ)資料成為至關(guān)重要的載體與基石，社會保險基礎(chǔ)資料管理愈發(fā)凸顯重要意義。
二、我公司社會保險基礎(chǔ)資料管理模式
1.以前管理中存在的問題和不足。以前各企業(yè)的社會保險基礎(chǔ)資料管理方式各異，甚至該歸檔的資料沒有歸檔,檔案隨意保存、丟失的情況以及多頭管理的現(xiàn)象也比較常見。我公司在經(jīng)辦社會保險業(yè)務(wù)過程中，也出現(xiàn)過因基礎(chǔ)資料缺失導(dǎo)致參保人質(zhì)疑個人保險待遇，最終訴諸法律多年奔波的事例，雖為個例，但是單位和參保職工個人都浪費了很大的精力、財力，給雙方都造成了極其被動的影響。在2013年全省職工基本養(yǎng)老保險補繳工作中，我公司由于部分參保職工原始社會保險資料的缺失，導(dǎo)致增加了補繳人員基礎(chǔ)信息查檔、反復(fù)確認等環(huán)節(jié)，工作量大大增加，補繳工作持續(xù)一年多才完成。而其他一些同行業(yè)企業(yè)由于基本養(yǎng)老保險基礎(chǔ)資料的缺失，至今還未能開展補繳工作，嚴重影響了職工的養(yǎng)老待遇。諸如此類事例還有一二。
2.參保職工需求。隨著社會的進步，參保職工維權(quán)意識和保險意識日益增強，特別是開放的網(wǎng)絡(luò)等信息資源增多，參保職工對于自身社會保險個人賬戶、繳費情況、待遇支付等內(nèi)容的關(guān)注程度日益迫切，參保職工保險需求日益增強。
3.實際工作需要。按照地方有關(guān)部門社會保險工作要求，以及公司強化“三基”工作，提高工作質(zhì)量和工作效率管理目標，便于對公司社會保險工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗、查找不足、改進提高，提高企業(yè)社會保險基礎(chǔ)資料管理，勢必對下一步工作開展發(fā)揮良好的借鑒和推動作用。
4.客觀環(huán)境推動。由于本企業(yè)的生產(chǎn)特點，各基層單位分布較散、相互距離較遠，資料傳遞存在丟失、責(zé)任劃分不明等安全風(fēng)險，原來公司集中管理的一級管理模式已不便于為參保職工提供及時、有效的查詢，也不再適應(yīng)規(guī)范管理、提高管理、安全管理的需要，這些客觀因素迫切需要一種適合本企業(yè)實際的社會保險基礎(chǔ)資料管理方式。
5.我公司社會保險基礎(chǔ)資料具體管理模式。通過各層面研討，外出調(diào)研，認真比對周邊企業(yè)做法，聽取基層單位意見和建議，結(jié)合地方社會保險主管部門業(yè)務(wù)要求和我公司實際，最終確定了具有我公司特點的“321”社會保險基礎(chǔ)資料管理模式：“3”即三個統(tǒng)一：內(nèi)容統(tǒng)一、形式統(tǒng)一、標準統(tǒng)一?！皟?nèi)容統(tǒng)一”即統(tǒng)一檔案內(nèi)容，對公司社會保險基礎(chǔ)資料的歸檔范圍、管理要求、管理制度、保管期限等做了統(tǒng)一規(guī)定，確保社會保險基礎(chǔ)資料的齊全、完整和安全“；形式統(tǒng)一”即統(tǒng)一檔案外觀，統(tǒng)一檔案盒、背脊標簽、歸檔封皮、目錄記錄及檔案的專門存放場所等，使社會保險業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一美觀，也保證了職工內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)時社會保險基礎(chǔ)資料的一致性，利于管理“；標準統(tǒng)一”即按照一個標準對社會保險基礎(chǔ)資料進行檢查、考核，按照《公司社會保險業(yè)務(wù)檔案達標考核標準》，對資料收集、整理、編目、歸檔、移交到利用等每一個環(huán)節(jié)按一個標準進行檢查、考核，推進了社會保險基礎(chǔ)資料標準化建設(shè)進程?！?”即兩級管理：公司社會保險基礎(chǔ)資料由公司和基層單位按照管理權(quán)限進行兩級管理。公司層面的社會保險基礎(chǔ)資料由公司社會保險中心進行管理，具體包括公司社會保險基金收支管理、社會保險繳費及地方社會保險經(jīng)辦機構(gòu)核準的保險費、待遇申報等資料；各基層單位層面的社會保險基礎(chǔ)資料由各單位保險部門進行管理，具體包括本單位職工個人資料、本單位社會保險相關(guān)申報資料及公司核準的材料。公司和基層單位各司其職、各負其責(zé)，分工明確、責(zé)任清晰?！?”即一人一檔：個人檔案按人建立，一人一檔，基本養(yǎng)老、基本醫(yī)療、補充醫(yī)療保險和企業(yè)年金等賬戶手冊統(tǒng)一歸入職工檔案，實現(xiàn)“四險合一”，與其他待遇資料一并按照年度進行歸檔，資料齊全、一目了然，方便職工查詢，也大大減輕了基層單位的工作量。公司社會保險中心作為上面實施管理職責(zé)的“一根針”，通過定期、不定期地對基層單位社會保險基礎(chǔ)資料管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)管，將各基層單位實施具體管理的“千條線”緊緊地串了起來。這種管理模式利于有效提高工作效率和工作質(zhì)量，也保證了基礎(chǔ)資料的齊全完整、便于有效便捷利用資料信息。實施兩年多來，再未出現(xiàn)資料缺失、丟失等問題，特別是滿足了生產(chǎn)一線參保職工的查詢、咨詢等需求，基層單位和參保職工反響較好。
（1）提高了工作質(zhì)量和效率。基層是一個企業(yè)的基本構(gòu)成和靈魂，是企業(yè)政策、制度的具體執(zhí)行者。各基層單位社會保險經(jīng)辦工作的質(zhì)量高低，直接影響到公司社會保險政策、制度的全面、準確貫徹落實。標準統(tǒng)一、內(nèi)容統(tǒng)一、形式統(tǒng)一的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理標準，規(guī)范了日常社會保險經(jīng)辦操作，大大提高了基層單位社會保險工作效率和工作質(zhì)量，從而自下而上推動了公司社會保險整體管理水平和服務(wù)水平的提高。
（2）確保了資料的安全完整性。按照檔案形成途徑進行具體保存歸檔，哪家單位形成的資料哪家單位負責(zé)及時、全面歸檔。由于社會保險具有動態(tài)性，經(jīng)常出現(xiàn)人員工作變動，在職、退休、死亡等身份變更等變化，基層單位作為直接管理部門，及時對社會保險基礎(chǔ)資料進行收集、整理、保存、歸檔，確保資料的完整，也減少了往公司檔案部門來回傳遞資料的環(huán)節(jié)，降低了資料丟失、責(zé)任不明確等潛在的安全風(fēng)險。
（3）便于有效便捷利用。隨著社會保險的發(fā)展、資料數(shù)據(jù)的日益增多和人們維權(quán)意識的不斷增強，社會保險業(yè)務(wù)檔案與參保人的聯(lián)系日益密切，各基層單位作為社會保險基礎(chǔ)資料的收集、整理、歸檔部門和業(yè)務(wù)檔案第一管理部門，不僅能及時為參保職工及時提供查詢等服務(wù)，做到“以人為本”“、親情服務(wù)”，還能從專業(yè)角度對社會保險數(shù)據(jù)、信息、趨勢等進行分析，為下一步優(yōu)化管理、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策準確提供了準確、合理依據(jù)。
三、企業(yè)社會保險基礎(chǔ)資料管理方式改進探究
論文關(guān)鍵詞：施工項目，內(nèi)業(yè)資料，管理
0 引言
施工項目內(nèi)業(yè)資料是工程項目的重要組成部分，是施工過程中施工、監(jiān)理單位依據(jù)有關(guān)規(guī)范、規(guī)程、標準所做的文字記錄、圖紙、表格、音像等應(yīng)歸檔的資料，它是評定工程質(zhì)量、竣工交付使用的必要條件，也是對工程進行監(jiān)督、檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的依據(jù)。
施工項目普遍存在重施工、輕管理，重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)的項目管理“通病”，常常由于竣工文件的編制工作嚴重滯后于項目主體工程的進度，造成不能及時進行工程交工驗收。以及由于內(nèi)業(yè)資料收集不及時，影響項目的計量工作，造成資金周轉(zhuǎn)困難。
1 現(xiàn)狀調(diào)查
施工項目內(nèi)業(yè)資料是公路工程建設(shè)中施工形成的資料，反映的是項目施工建設(shè)的客觀狀況和規(guī)律的信息，它包括文字、圖表和音像等表達形式。在這里，內(nèi)業(yè)資料特指施工項目質(zhì)檢資料的基礎(chǔ)資料部分，即施工原始資料部分，包括為竣匯表、監(jiān)表、施工記錄表、質(zhì)量檢驗表、試驗記錄及報告、施工日記、施工照片、針對性的文件、竣工圖紙，以及變更索賠資料。
由于業(yè)主、監(jiān)理單位不同項目管理論文，對質(zhì)檢資料的要求也不同，對內(nèi)業(yè)資料的收集整理及歸檔一直沒有統(tǒng)一標準。如何做到內(nèi)業(yè)資料填寫正確規(guī)范、收集及時完整，并滿足業(yè)主監(jiān)理及檔案歸檔要求，值得去考慮和解決。通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料管理工作中，主要存在以下問題：
（1）資料歸檔散亂，不系統(tǒng)；
（2）分項、分部、單位工程的劃分概念不明確；
（3）內(nèi)業(yè)資料填寫有缺項、缺漏及填寫錯誤或填寫不規(guī)范的現(xiàn)象；
（4）分項工程的評定在外觀上的扣分不符合評定標準的要求；
（5）原始記錄資料監(jiān)理未簽認；
（6）存在試驗、檢測抽檢頻率不夠的現(xiàn)象；
（7）試驗資料與質(zhì)檢、測量資料的施工檢驗日期有矛盾；
（8）施工照片收集不全或收集整理不規(guī)范；
（9）施工日志的收集不全；
（10）分項工程質(zhì)量評定不及時。
內(nèi)業(yè)資料零亂、分項評定不及時關(guān)聯(lián)圖
2 內(nèi)業(yè)資料填寫的依據(jù)
內(nèi)業(yè)資料的填寫與編制依據(jù)有：
1）《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準第一冊土建工程》（JTG F80/1-2004）
2）《公路橋涵施工技術(shù)規(guī)范》（JTJ041-2000）
3）《公路路基施工技術(shù)規(guī)范》（JTG F10-2006）
4）《公路瀝青路面施工技術(shù)規(guī)范》（JTG F40-2004）
5）《公路水泥混凝土路面施工技術(shù)規(guī)范》（JTG F30-2003）
6）《公路工程國內(nèi)招標文件范本》（2009版）
7）各種試驗規(guī)程
8）各條路合同專用技術(shù)條款等等
3 制定應(yīng)對措施
3.1 制定相應(yīng)管理辦法，約定項目各崗位管理職責(zé)。
針對項目內(nèi)業(yè)資料存在問題，為了規(guī)范工程項目內(nèi)業(yè)資料管理，充分發(fā)揮內(nèi)業(yè)資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理的作用，促進工程項目內(nèi)業(yè)資料的規(guī)范性和及時性，提高項目管理水平和經(jīng)濟效益免費論文下載。特制定《項目內(nèi)業(yè)資料管理辦法》，從管理上約定項目各項目職責(zé)。
各崗位主要職責(zé)：
1）項目總工：為項目內(nèi)業(yè)資料的第一責(zé)任人，負責(zé)組織、安排工程資料（包括索賠資料）的收集、整理，負責(zé)編制、整理工程竣工資料。
2）項目副總工：協(xié)助項目總工程師組織、安排工程資料（包括索賠資料）的收集、整理，負責(zé)編制、整理工程竣工資料。
3）質(zhì)檢負責(zé)人：項目內(nèi)業(yè)資料具體執(zhí)行人，與測量、試驗工程師一起收集、整理所有自檢資料，并編制相應(yīng)的表格，為申報認可、竣工資料提供依據(jù)。
4）資料管理員：對項目各種不同資料進行收集、整理，和造冊登記，并分類進行保存。
5）試驗人員：及時整理各種試驗數(shù)據(jù)、資料，并做好分類歸檔，為驗收、計量提供試驗資料。
6）測量人員：協(xié)助項目總工編制、整理有關(guān)測量的竣工資料。
7）技術(shù)人員：填報分項工程開工報告、各種檢查報告、中間工序交接資料及施工照片，并及時收集和歸檔相關(guān)資料，填寫施工日記。
項目部應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。專(兼)職檔案管理人員歸檔。在工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的內(nèi)業(yè)資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理內(nèi)業(yè)資料的原則，管理好項目的內(nèi)業(yè)資料相關(guān)材料，確保資料的完整、準確、安全和有效利用。
3.2施工項目做好內(nèi)業(yè)管理措施
3.2.1 項目進場后，按項目實際情況項目管理論文，根據(jù)JTGF80/1-2004《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》附錄A（141～144頁），劃分項目單位、分部、分項工程清楚，以及各工序質(zhì)檢資料收集與填寫劃分清晰，并建立內(nèi)業(yè)資料臺帳。
3.2.2 項目部的內(nèi)業(yè)資料及時收集、整理，要與項目外業(yè)進度同步。每月及時按內(nèi)業(yè)資料完成情況，填寫內(nèi)業(yè)資料資料臺帳。
3.2.3 為保證資料的可靠性、完整性，并依據(jù)JTGF80/1-2004《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》和交通部《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，資料請用鋼筆或中性筆及時、認真填寫，不得任意涂改，如確為記錄有誤可劃改，簽字要齊全。
3.2.4 內(nèi)業(yè)資料中，工程照片能較好地再現(xiàn)工程現(xiàn)場的施工管理和進行情況，是了解隱蔽工程質(zhì)量的必要資料。隨著道橋技術(shù)的快速發(fā)展，施工管理日益復(fù)雜多樣，作為施工記錄的工程照片也更加重要。同時工程照片也是中間計量的重要依據(jù)。
3.2.5 施工日記也叫施工日志，是工程整個施工階段的施工組織管理、施工技術(shù)等有關(guān)施工活動和現(xiàn)場情況變化的真實綜合性記錄，也是處理施工問題的備忘錄和總結(jié)施工管理經(jīng)驗的基本素材及工程交竣工驗收資料的重要組成部分。主要內(nèi)容為：日期、天氣、氣溫、工程名稱、施工部位、施工內(nèi)容、應(yīng)用的主要工藝；人員、材料、機械到場及運行情況；材料消耗記錄、施工進展情況記錄；施工是否正常；外界環(huán)境、地質(zhì)變化情況；有無意外停工；有無質(zhì)量問題存在；施工安全情況；監(jiān)理到場及對工程認證和簽字情況；有無上級或監(jiān)理指令及整改情況等免費論文下載。記錄人員要簽字，主管領(lǐng)導(dǎo)定期也要閱簽。
3.2.6 項目部成立獨立的檔案室，并指定專人負責(zé)管理檔案室，堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案管理人員，負責(zé)管理本部門的文件材料，定期將本部門的文件轉(zhuǎn)交檔案室。人員要保持相對穩(wěn)定，如人員變動應(yīng)及時通知相關(guān)科室。
3.2.7每周召開例會協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，明確責(zé)任。
加強項目內(nèi)部溝通，每周召集質(zhì)檢、試驗、及測量各部門開例會，確認施工部位、施工時間是否一致統(tǒng)一，確保資料填寫一致統(tǒng)一，并把各部門的意見、建議和問題提出，及時溝通解決。加強與業(yè)主、監(jiān)理的溝通，及時簽認資料。
3.2.8組織每月對資料進行檢查項目管理論文，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并進行獎罰。
每月由項目總工組織對內(nèi)業(yè)資料進行檢查。根據(jù)資料目錄臺帳分路基土石方、排水、防護按每公里進行排查、橋梁下構(gòu)按每個臺墩進行排查，橋梁上構(gòu)按每一片梁進行排查，涵洞工程按每座進行排查，確保不漏檢。同時制定獎罰措施，月底并進行評比，獎勵先進，處罰落后。
4結(jié)束語
施工項目要從一進場，就從嚴要求，并積極認真做好內(nèi)業(yè)資料的收集整理工作，持續(xù)有效進行，使每個施工技術(shù)員習(xí)慣化、規(guī)范化、普遍化，就可以做到邊收集、邊整理、邊歸檔，力求內(nèi)業(yè)資料標準規(guī)范、格式統(tǒng)一、資料完整，以及內(nèi)業(yè)資料和工程建設(shè)同步，為后續(xù)竣工資料的編制打下堅實基礎(chǔ)。
參考文獻
［1］JTGF80/1―2004《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準第一冊土建工程》
［2］交通部交辦發(fā)〔2001〕390號《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》
［3］《貴州高速公路項目工程竣工文件編制指南》（2005年版）
