時(shí)間：2023-05-28 08:21:50
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子檔案的管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：電子檔案管理；高職學(xué)校；檔案管理
前言
隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個(gè)含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲存庫，通過這個(gè)數(shù)據(jù)儲存庫來記錄存儲學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時(shí)代背景下對教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個(gè)高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來對電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時(shí)，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國的社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會進(jìn)步發(fā)展的一個(gè)必然趨勢，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時(shí)展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法實(shí)現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來得以實(shí)現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實(shí)現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會的快速發(fā)展，國家越來越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴(kuò)大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個(gè)逐年攀升的趨勢。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對學(xué)生信息進(jìn)行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時(shí)，使用電子檔案管理的方式來對高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點(diǎn)，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時(shí)對其進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個(gè)屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時(shí)，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無法對以上情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理，最終對高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。
（二）電子檔案對計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)因?yàn)殡娮訖n案是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時(shí)候，必須使用一些計(jì)算機(jī)硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進(jìn)行檢索時(shí)，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進(jìn)行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運(yùn)行狀況所影響，在這個(gè)過程中，一旦計(jì)算機(jī)的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進(jìn)步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實(shí)，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實(shí)以及應(yīng)用，加大對高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時(shí)，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的方式來提升高職學(xué)校檔案管理人員對高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認(rèn)知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認(rèn)知進(jìn)一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學(xué)校完成電子檔案的實(shí)踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識以及技能知識，并且主動參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。
（三）加強(qiáng)安全管理對檔案進(jìn)行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實(shí)施的時(shí)候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過程中，對計(jì)算網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行檢查[2]，在確保計(jì)算機(jī)不存在病毒的情況下才能進(jìn)行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強(qiáng)防護(hù)功能的殺毒軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)測計(jì)算機(jī)的安全性，及時(shí)找出存在的安全隱患并且處理，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對各種突況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時(shí)對電子檔案進(jìn)行備份。通過以上的方式來加強(qiáng)對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對自身的電子檔案設(shè)備開展定期的檢查以及維護(hù)工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時(shí)，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對電子檔案的相關(guān)管理軟件進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、升級以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對電子檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)施應(yīng)用。
（四）健全檔案管理機(jī)制對于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校高效發(fā)展的一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點(diǎn)來健全電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進(jìn)一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過一個(gè)特定時(shí)間就要對電子檔案進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要對電子檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行解決處理，使檔案能夠及時(shí)歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。
（五）優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構(gòu)成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養(yǎng)、專業(yè)知識以及技能、綜合素質(zhì)等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質(zhì)量以及管理效率的關(guān)鍵因素。所以，高職學(xué)校必須優(yōu)化自身的檔案管理隊(duì)伍，將管理隊(duì)伍中的成員的基礎(chǔ)理論知識以及專業(yè)技能提高，為高職學(xué)校順利開展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。第一，當(dāng)高職學(xué)校的在對檔案管理人員進(jìn)行選擇的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)以學(xué)習(xí)能力、道德品質(zhì)、思想意識、專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)為篩選指標(biāo)[4]，確保其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等方面達(dá)到現(xiàn)階段中信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第二，高職學(xué)校必須加大對檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，積極從社會中招賢納士，將電子檔案管理隊(duì)伍不斷地優(yōu)化、擴(kuò)大，從而實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校電子檔案管理的品質(zhì)化、高效化；第三，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極定期組織一些相關(guān)的技能培訓(xùn)大會以及道德培訓(xùn)大會，讓檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識以及技術(shù)，并且培養(yǎng)其良好的道德素養(yǎng)、政治素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，避免發(fā)生學(xué)校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現(xiàn)象，從而對學(xué)校的安全管理造成不利影響。
【論文關(guān)鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
【論文摘要】當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。
1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。 轉(zhuǎn)貼于
3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有?，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失
電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。
4、加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
四、小結(jié)
現(xiàn)代社會正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)·社會科學(xué)， 2009，30(7).
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；利用
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
1 電子檔案使用的主要途徑和管理優(yōu)勢
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，電子檔案實(shí)現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標(biāo)。節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權(quán)威性。除此之外，對于檔案信息也能夠隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無限的復(fù)制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，就可以根據(jù)需要拷出數(shù)據(jù)對其進(jìn)行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一重要方式?？梢越鉀Q使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，能隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，節(jié)省了查閱檔案者的時(shí)間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費(fèi)。
3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網(wǎng)絡(luò)上可以直接查詢相關(guān)資料。便于查找，在進(jìn)行電子檔案的查找的時(shí)候只要在互聯(lián)網(wǎng)上輸入有關(guān)個(gè)人檔案的關(guān)鍵字就會出來相關(guān)的所有檔案資料，再根據(jù)進(jìn)一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個(gè)過程只需要輸入查找條件的幾個(gè)關(guān)鍵字即可，方便快捷，節(jié)省時(shí)間。
2 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位來說，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，所以加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。
1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務(wù)，電子檔案的產(chǎn)生，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的共享環(huán)境的時(shí)候，在一個(gè)地方需要提取檔案時(shí)就可以直接上網(wǎng)進(jìn)行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進(jìn)行各個(gè)檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個(gè)新臺階。
3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量滿足多樣化需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息和市場經(jīng)濟(jì)的飛快發(fā)展，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統(tǒng)的檔案管理已無法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。能夠快速、及時(shí)地滿足單位行使各項(xiàng)職能時(shí)對文件、檔案信息的需求，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3 做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時(shí)，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作。
1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的真實(shí)性，由于電子化信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進(jìn)行數(shù)字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，才能進(jìn)行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，解決信息報(bào)送不及時(shí)問題，使檔案收集更為及時(shí)，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。
2、建立檔案保密制度 ，規(guī)范檔案利用方式。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設(shè)定電子檔案密級，設(shè)置訪問權(quán)限。電子檔案密級設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。
3、加強(qiáng)檔案人員管理，提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。
4 小結(jié)
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，檔案工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能占據(jù)著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。
隨著信息化的快速發(fā)展，檔案的載體經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的演變過程，電子檔案逐漸成為了檔案管理重要形式。與此同時(shí)，電子檔案就紙質(zhì)檔案而言，在原始性、真實(shí)性、完整性、安全性等方面發(fā)生了新的變化。
1.原始性問題
電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2.真實(shí)性問題
電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，最重要的是電子檔案可被復(fù)制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。
3.完整性問題
電子文件編輯時(shí)，如果保存不及時(shí)，經(jīng)常會因?yàn)閿嚯姷仍驅(qū)е滦畔G失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題
電子數(shù)據(jù)的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務(wù)器的攻擊以及部分用戶根據(jù)利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。
5.存儲性問題
電子檔案的存儲載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下生成。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機(jī)械應(yīng)力等條件下極易損壞。
6.長期可讀性問題
電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)軟硬件不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。
二、加強(qiáng)電子檔案科學(xué)管理的有效措施
1.建立電子檔案統(tǒng)一接收的數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統(tǒng)一的電子檔案模板，并發(fā)放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓(xùn)班，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。定期派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，以方便電子檔案的接收和管理。
2.采用有針對性的技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)保存。
（2）簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署技術(shù)主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生信息失真等問題。
（3）密碼認(rèn)證。電子文件的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。
（4）防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全。
（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
3.建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
（1）調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
（2）防光。改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；定期凈化空氣。
（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；②采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；③采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒；化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰-苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。
（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設(shè)備；②可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。
（6）防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，定期檢測和拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施。
（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
4.在保存電子檔案時(shí)，應(yīng)將電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為的是使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好地被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，并且應(yīng)把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。
電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現(xiàn)在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息，都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來越被政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。
一、電子檔案的整理
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。
1．科技電子文件歸檔?？萍茧娮游募n案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。
(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
2．文書電子檔案整理。一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
二、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。
1．軟磁盤的保護(hù)
(1)目前市場上存在各種各樣的產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要根據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn)選相應(yīng)的種類。
(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。
(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無塵、無腐蝕氣體無強(qiáng)磁場干擾、無震動和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％~50％，溫度控制在14℃~24℃。
(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
(6)在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2．光盤的保護(hù)
(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃，相對濕度40％~65％。
(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。
[關(guān)鍵詞]電子文件 電子檔案 特點(diǎn) 管理
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0052-01
齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。
趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。
一、電子文件、電子檔案的特點(diǎn)
（一）信息傳遞快
經(jīng)濟(jì)全球化把世界上不同國度、不同角落從事經(jīng)濟(jì)活動的人聯(lián)系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠(yuǎn)，經(jīng)濟(jì)活動個(gè)體在短時(shí)間內(nèi)就能了解自己的商務(wù)活動并作出反應(yīng)。電子信息通過網(wǎng)絡(luò)既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無論是世界經(jīng)濟(jì)活動的前沿報(bào)道，還是某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)法規(guī)的公布都可以通過電子文件公布出來，很短時(shí)間內(nèi)世界上便可曉得經(jīng)濟(jì)的最新進(jìn)展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)活動的運(yùn)行、發(fā)展幾乎是不可能的。
（二）一體化趨勢強(qiáng)
電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢，它不僅能縱向形成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的紀(jì)要，更能從橫向范圍內(nèi)把反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動議題影響的價(jià)值信息快速記錄下來。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項(xiàng)、縱不缺限”，無論是從時(shí)間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經(jīng)濟(jì)全球化也不是單向的，國家之間、公司之間甚至個(gè)人之間進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動從對話到最后達(dá)成協(xié)議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無形中影響到其他國家或民眾的關(guān)注。特別是關(guān)系國計(jì)民生的重要國際會議議題，如改善衛(wèi)生服務(wù)、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問題都會使其他國家或民眾作出反應(yīng)并出臺相關(guān)政策應(yīng)對經(jīng)濟(jì)形勢的變化。從這層意義上講經(jīng)濟(jì)全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內(nèi)容的完整性、一體化與經(jīng)濟(jì)全球化相對稱，它對國家根據(jù)國際形勢變化探究經(jīng)濟(jì)趨勢、推定經(jīng)濟(jì)走向、制定經(jīng)濟(jì)法規(guī)能產(chǎn)生重要影響，對國家在經(jīng)濟(jì)全球化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。
（三）保存與查詢
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢的變化，電子文件、電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)變得更加便捷，且保存簡易。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進(jìn)行查詢，尤其是當(dāng)發(fā)生重大自然災(zāi)害，如暴雨、雷電、地震等災(zāi)難時(shí)，紙質(zhì)檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進(jìn)行原始電子文件恢復(fù)，將起到其他方式再現(xiàn)歷史不可替代的作用。特別是國家在經(jīng)濟(jì)全球化趨勢中應(yīng)對經(jīng)濟(jì)糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會給國家提供法律依據(jù)，打贏國際官司、挽回經(jīng)濟(jì)損失功不可沒。
二、電子文件、電子檔案的管理
（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
檔案作為真實(shí)記錄社會政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項(xiàng)活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個(gè)國家或地區(qū)歷史文化財(cái)富的重要載體。伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財(cái)富。各地區(qū)、各單位應(yīng)提高對保存電子文件和電子檔案重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)對電子文件和電子檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，將對電子文件形成及管理全過程的要求相應(yīng)納入各級領(lǐng)導(dǎo)、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責(zé)范圍，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整及有效性。
（二）做好辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)和應(yīng)用工作
各地區(qū)、各單位在開發(fā)設(shè)計(jì)辦公自動化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應(yīng)在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)人員的技術(shù)指導(dǎo)及對辦公自動化環(huán)境下文件形成全過程充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，全面、準(zhǔn)確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時(shí)，在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用的整個(gè)過程中，系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)和維護(hù)人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。
（三）及時(shí)做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作
各單位應(yīng)將具有憑證和參考價(jià)值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時(shí)，同時(shí)歸檔同版本的紙質(zhì)文件及保證電子文件長期可讀的相關(guān)數(shù)據(jù)和背景信息。檔案部門或人員負(fù)有對本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監(jiān)督職責(zé)。各單位還要按照同級國家綜合檔案館的要求，定期向同級國家綜合檔案館移交電子檔案。
關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存管理
0 引言
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的存儲方式也不斷地發(fā)生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質(zhì)及其采用的技術(shù)和設(shè)備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質(zhì)檔案和以數(shù)字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的滲透和應(yīng)用，時(shí)刻沖擊著以傳統(tǒng)記錄方式為特征的紙質(zhì)檔案，使整個(gè)檔案管理工作發(fā)生著深刻的變化。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長的一段時(shí)期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。
1 電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點(diǎn)分析
1.1 電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。
（1）檔案信息存儲豐富性
電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。
（2） 檔案信息生動形象性
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進(jìn)行全息化
再現(xiàn)。
（3） 信息存儲與利用的迅速準(zhǔn)確性
電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。
1.2 紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)
紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。
（1） 信息與載體的依附性
由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時(shí)，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。
（2） 檔案信息的原始憑證性
從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料。
2 并存時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展策略
2.1 更新觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案
管理工作，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方法和管理模式，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，應(yīng)有充分的思想準(zhǔn)備，更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，面對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識結(jié)構(gòu)也是檔案工作者需要正視的一個(gè)重要課題?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作重心，服務(wù)手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時(shí)對他們的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在以往的檔案專業(yè)人員要具有廣博扎實(shí)的基礎(chǔ)知識和文史知識外，還要具有計(jì)算機(jī)知識和外語知識。對于計(jì)算機(jī)知識已不局限于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識的掌握，更應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用。
2.2 改進(jìn)、創(chuàng)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度
新型檔案載體的應(yīng)用與計(jì)算機(jī)的智能化管理，必然要求其所處理的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求設(shè)立數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，如已頒布的《檔案著錄規(guī)則》（ GB379215- 85） 、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應(yīng)用后，建立改善管理業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)已是刻不容緩，如統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等； 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。創(chuàng)立適合于新型載體檔案的管理制度、法規(guī)已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實(shí)性和其法律地位，也需要建立相應(yīng)的法規(guī)來維護(hù)與
確定。
2.3 創(chuàng)新檔案管理體系
吸收與創(chuàng)新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，其管理方法與模式，是經(jīng)過長期實(shí)踐證明了切實(shí)可行的。電子檔案的形成與發(fā)展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內(nèi)容與方式上都會發(fā)生重大變化。
（1） 在管理方式上，許多管理環(huán)節(jié)可以借助計(jì)算機(jī)管理信息可在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，如電子文件的歸檔，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行機(jī)對機(jī)的拷貝來完成，不必對文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。其次，在管理內(nèi)容上，電子檔案收集要根據(jù)其形成規(guī)律，應(yīng)全面進(jìn)行階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。
（2）電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質(zhì)檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側(cè)重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真?zhèn)问请娮訖n案鑒定工作的重點(diǎn)，并存在相當(dāng)大的難度； 電子檔案保管，與紙質(zhì)檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質(zhì)為對象進(jìn)行保護(hù)管理，只不過是存儲介質(zhì)不同而已。由于兩者存儲介質(zhì)不同，檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、條件也不相同，所提供的保護(hù)設(shè)備、防護(hù)設(shè)施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質(zhì)檔案相比，具有更快捷、更方便的特點(diǎn)，但需要以必要的先決條件和相應(yīng)的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應(yīng)的電子轉(zhuǎn)換設(shè)備，所以提供利用工作的重點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準(zhǔn)確恢復(fù)并易懂。再次，在管理程序上，紙質(zhì)檔案的管理程序基本上構(gòu)成了一個(gè)流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環(huán)節(jié)在機(jī)上操作，所以在具體環(huán)節(jié)銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時(shí)進(jìn)行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。
參考文獻(xiàn)
[1] 祁玉萍.電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的差異[J]. 檔案管理. 2006（05）
關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；優(yōu)劣；綜合
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時(shí)就需要紙質(zhì)檔案來補(bǔ)充，將兩者有機(jī)結(jié)合，使之優(yōu)勢互補(bǔ)，對檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢
1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實(shí)地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續(xù)性越強(qiáng)，其質(zhì)量和價(jià)值就越大。反之則其價(jià)值就會降低。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存、交流和傳遞實(shí)際是通過其載體的保存、交流和傳遞實(shí)現(xiàn)的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統(tǒng)一管理帶來很大障礙，檔案連續(xù)性、完整性和積聚性的效應(yīng)就無法實(shí)現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案易分散，不便集中統(tǒng)一管理。[1]電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時(shí)的活動真實(shí)地再現(xiàn)出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，而且信息可以遷移，使生產(chǎn)和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢大大改善了紙質(zhì)檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報(bào)志愿信息，都必須將紙質(zhì)檔案收集好，并在全國各地的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)輸和傳遞，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，進(jìn)行查閱時(shí)也必須逐項(xiàng)翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網(wǎng)上查閱到，完全省去了檔案運(yùn)輸、分發(fā)的繁瑣環(huán)節(jié)，極大地提高了管理效率。
2.存儲空間的壓縮。紙質(zhì)檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點(diǎn)讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學(xué)、及時(shí)地服務(wù)于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達(dá)600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當(dāng)于一個(gè)中等規(guī)模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個(gè)書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質(zhì)檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當(dāng)當(dāng)。
3.資源共享的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時(shí)候，眾多的用戶無法同時(shí)享用某一檔案資源。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地?cái)U(kuò)展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠?xiàng)資料，只有去圖書館進(jìn)行借閱，高峰期還要排隊(duì)等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了眾多用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)同時(shí)查閱同一份資料，而且理論上用戶人數(shù)可以實(shí)現(xiàn)到無限多。
二、電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理的劣勢
電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會實(shí)踐活動中用來指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。
1.載體壽命有待驗(yàn)證。紙張是紙質(zhì)檔案的主要載體，人類對保護(hù)紙張壽命的技術(shù)已很成熟。紙質(zhì)檔案的壽命可以達(dá)到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)材料易出現(xiàn)退磁、消磁等現(xiàn)象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構(gòu)成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進(jìn)一步驗(yàn)證才得以知曉是否有70年壽命。
2.環(huán)境的要求嚴(yán)格電子檔案與紙質(zhì)檔案載體都會受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質(zhì)檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會出現(xiàn)霉菌、色斑或紙張老化，但科學(xué)的防范措施能減輕水解和氧化反應(yīng)的危害程度。[2]相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時(shí)，會使電子檔案載體發(fā)生氧化反應(yīng)而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質(zhì)、磁粉脫落導(dǎo)致電子檔案載體上紀(jì)錄的信息無法被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價(jià)值。
3.安全保護(hù)困難。紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)實(shí)際上就是對紙張的保護(hù)。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復(fù)擴(kuò)散字跡、進(jìn)行一些必要的縮微復(fù)制等工作，紙質(zhì)檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護(hù)工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)，上網(wǎng)的載體沒有處于嚴(yán)密的保護(hù)狀態(tài)下，很容易受到網(wǎng)上黑客的攻擊。
4.原始性保存不易。紙質(zhì)檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現(xiàn)了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結(jié)合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內(nèi)容有所變化。比如，文本檔案經(jīng)過不同的格式復(fù)制轉(zhuǎn)換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。
三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理
從電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣比較中，不難得出結(jié)論：電子檔案與紙質(zhì)檔案必然會長期并存協(xié)同發(fā)展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理和控制要有專業(yè)人員；管理流程上，電子文件、紙質(zhì)文件必須在統(tǒng)一的管理流程當(dāng)中；信息資源的開發(fā)利用上，電子文件和傳統(tǒng)文件信息資源必需綜合開發(fā)利用。
由于電子檔案與紙質(zhì)檔案管理上存在著顯著的差異，要設(shè)計(jì)一套能同時(shí)管理這兩種類型檔案的管理系統(tǒng)并非易事，需要我們檔案工作者以及相關(guān)技術(shù)人員的共同努力。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳招娣.電子文件管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺世界，20011（9）：15.
