緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子檔案的概念，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

一、現(xiàn)行政策標(biāo)準(zhǔn)對電子文件管理對象的描述

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)是國內(nèi)檔案界關(guān)于電子文件管理最權(quán)威、最基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)，各地出臺的有關(guān)電子文件管理的地方性標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)幾乎都是以此為藍(lán)本制定的。在這個標(biāo)準(zhǔn)中，電子文件被定義為：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

這是一個非常寬泛的定義，在這個定義下所有計(jì)算機(jī)中的文件都是電子文件?，F(xiàn)在任何一臺個人計(jì)算機(jī)中都至少有十幾萬個這樣的文件，更不要說大型的服務(wù)器和存儲系統(tǒng)。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項(xiàng)無法完成的任務(wù)。

應(yīng)該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計(jì)算機(jī)中的文件”是指計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件概念，而不是文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件概念。作為一個檔案行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的“文件”確實(shí)更可能指向文書學(xué)、檔案學(xué)中的文件，而非其他學(xué)科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》沒有定義“文件”這個概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風(fēng)。事實(shí)上，我的確懷疑標(biāo)準(zhǔn)中的“文件”的含義更多地來自計(jì)算機(jī)科學(xué)。

在標(biāo)準(zhǔn)中還有關(guān)于電子文件分類的規(guī)定：

電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。

如果說文件概念還存在歧義，那么這個分類標(biāo)準(zhǔn)毫無疑問是計(jì)算機(jī)科學(xué)的。只有計(jì)算機(jī)科學(xué)中的文件我們才能嚴(yán)格按照這個分類劃分，而一份文書學(xué)、檔案學(xué)意義上的文件往往是上述多種類型的混合。

或許有人會說，對于一個事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學(xué)和檔案學(xué)中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計(jì)算機(jī)密切相關(guān)的文件形態(tài)，引入計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類方式也不無道理。

必須承認(rèn)，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關(guān)于電子文件的定義和分類是否科學(xué)。但是這種定義和分類至少在檔案學(xué)角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實(shí)踐中必須使用的概念、術(shù)語是有距離的。實(shí)際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術(shù)化的傾向，即過于關(guān)注電子文件管理所需的計(jì)算機(jī)技術(shù)細(xì)節(jié)，而忽略了從檔案學(xué)角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進(jìn)行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理的關(guān)系。這種泛技術(shù)化的傾向在研究中未必不是一個必須的階段，但是在實(shí)踐中則造成了很多的問題。

二、泛技術(shù)化傾向給電子文件管理實(shí)踐帶來的問題

1、電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的關(guān)系復(fù)雜

電子文件是一個單獨(dú)的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統(tǒng)檔案的一種不同形態(tài)?

檔案界在最初研究電子文件時(shí)是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現(xiàn)在雖然我們已經(jīng)認(rèn)識到電子文件與傳統(tǒng)檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統(tǒng)的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現(xiàn)，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個專門的檔案門類，有著獨(dú)立的編號、獨(dú)立的目錄和獨(dú)立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間雖然在內(nèi)容上存在著千絲萬縷的聯(lián)系，但彼此之間是補(bǔ)充關(guān)系，紙質(zhì)、照片、音頻、視頻可能同時(shí)用來記載一個活動，但是它們的具體內(nèi)容和表現(xiàn)形式各不相同。但電子文件與傳統(tǒng)載體檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式可以完全相同，呈現(xiàn)出一種替代關(guān)系。

如何在檔案管理中把握這種關(guān)系呢?一個現(xiàn)實(shí)的問題是，當(dāng)我們接收一個單位的傳統(tǒng)載體檔案和電子文件時(shí)，電子文件的目錄是應(yīng)該單獨(dú)建立數(shù)據(jù)庫還是并入傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫?如果單獨(dú)建立電子文件數(shù)據(jù)庫，那么同一份文件既有傳統(tǒng)載體又有電子文件，在檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)如何計(jì)算?這些都是電子文件管理的細(xì)節(jié)問題，但是尷尬的是在檔案界對電子文件進(jìn)行的大量研究中我們很難找到這些細(xì)節(jié)問題的答案，甚至是解決思路，而這些細(xì)節(jié)又恰恰是我們開展實(shí)際工作必須解決的問題。

2、電子文件管理的指導(dǎo)和實(shí)踐之間存在錯位

在所有關(guān)于電子文件管理的政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產(chǎn)生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實(shí)踐中，幾乎所有的地區(qū)和單位都依然把傳統(tǒng)載體檔案當(dāng)作真正的檔案(即便它是根據(jù)“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統(tǒng)載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的電子副本，表面看起來是個定義問題，是個看問題的角度問題，但實(shí)質(zhì)上這個問題關(guān)系到我們電子文件管理研究和實(shí)踐的重點(diǎn)應(yīng)該放在哪里。

3、跛足的“雙套制”

現(xiàn)階段電子管理的一個重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品”。這個原則從一出臺就在學(xué)術(shù)界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發(fā)展。如果說學(xué)界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進(jìn)，那么在實(shí)踐中“雙套制”帶來的困難已經(jīng)開始真正阻礙電子文件管理的發(fā)展?，F(xiàn)有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強(qiáng)調(diào)電子文件的紙質(zhì)化，而沒有把傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化與之結(jié)合起來。這就使得傳統(tǒng)載體檔案特別是紙質(zhì)檔案和電子文件不是嚴(yán)格的一一對應(yīng)，一方面很多紙質(zhì)檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質(zhì)版本。傳統(tǒng)載體檔案與電子文件并存但不能一一對應(yīng)，這種不徹底的“雙套制”無論對于機(jī)關(guān)檔案室對電子文件的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。

三、從實(shí)踐角度對電子文件管理對象的再認(rèn)識

電子文件管理是信息時(shí)代檔案工作面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，對此我們必須有清醒地認(rèn)識。電子文件管理必須依據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、循序漸進(jìn)地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實(shí)踐的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據(jù)電子文件的不同性質(zhì)和特點(diǎn)有針對性地開展工作。

我認(rèn)為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數(shù)字信息。

原生性電子文件是指在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生，并且在實(shí)際業(yè)務(wù)活動中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當(dāng)前電子文件管理學(xué)術(shù)研究中真正關(guān)注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們?nèi)デ岸丝刂?、去全程管理，需要我們運(yùn)用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達(dá)百項(xiàng)的元數(shù)據(jù)來確保其真實(shí)性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動取款機(jī)提款到各種電子消費(fèi)，從企業(yè)網(wǎng)上年檢到網(wǎng)上申報(bào)納稅，這種電子文件在社會生活中發(fā)揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業(yè)的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數(shù)都不在接收進(jìn)館的范圍內(nèi)。雖然不進(jìn)館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們完全可以相信技術(shù)部門有很好的解決方案。

電子副本，也可稱為傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。它包括除了我們通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公文。雖然在一個有較為完備的OA系統(tǒng)運(yùn)行的單位中，紙質(zhì)文件的產(chǎn)生后于同內(nèi)容的電子文件，嚴(yán)格來說紙質(zhì)文件才是副本。但是由于在現(xiàn)行的法律框架和管理體制當(dāng)中，紙質(zhì)文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質(zhì)文件的副本。這種角色的轉(zhuǎn)換可以避開電子文件管理中最復(fù)雜、最核心的問題，即電子文件真實(shí)性的長期保存，因?yàn)樽鳛楦北酒湔鎸?shí)性的判定有一個簡單的方法，即與原件相對照。因此，只要一份電子文件存在著一個同內(nèi)容的具有法律效力的傳統(tǒng)載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對這份電子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而電子文件的完整性和有效性就當(dāng)前的理論和技術(shù)而言都是有著充分的保障的。

篇2

關(guān)鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統(tǒng)

1 引言

電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統(tǒng)檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)與管理實(shí)踐，無論是作為一種獨(dú)立的管理領(lǐng)域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機(jī)制、體制，開發(fā)和制定了相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發(fā)現(xiàn)，盡管二十多年來人們對電子文件認(rèn)識不斷深化，管理內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，但在電子文件及電子文件管理領(lǐng)域中，名詞術(shù)語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，甚至由此引發(fā)“語言缺陷”，嚴(yán)重影響了電子文件管理理論研究、實(shí)踐發(fā)展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實(shí)踐廣泛應(yīng)用的三個核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)，似乎都沒有一個統(tǒng)一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔(dān)并完成的國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室課題――《電子文件管理術(shù)語規(guī)范》 ，在中外有關(guān)資料的分析和有關(guān)專家的建議基礎(chǔ)上，對于這三個核心概念作一個探討，以明確其概念的內(nèi)涵，以及概念關(guān)系。

2 關(guān)于“電子文件”概念

中外關(guān)于電子文件的用語及解釋比較復(fù)雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機(jī)讀文件”、“數(shù)字文件”，也有“數(shù)字文檔”、“電子文檔”、“計(jì)算機(jī)文檔”等似是而非的同類名稱。個中關(guān)系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、術(shù)語表、論著中的定義表述不一。

其中，國內(nèi)的主要類型列舉如下：

（1）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]

（2）電子文件是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。[2]

（3）電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]

（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。[4]

而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：

（1）電子文件也稱“數(shù)字文件”，它是用電子設(shè)備傳遞和維護(hù)并具備以下特征的文件：

i）結(jié)構(gòu)：電子文件和附件或其他相關(guān)文檔任何鏈接的格式。

ii）內(nèi)容：在電子文件的結(jié)構(gòu)中傳遞交易證據(jù)的信息。

iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關(guān)，包括創(chuàng)建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容中。[5]

（2）電子文件是在自動化系統(tǒng)中已被捕獲和固定以實(shí)現(xiàn)存儲和操作的數(shù)據(jù)或信息，要求使用這個系統(tǒng)呈現(xiàn)這些數(shù)據(jù)或信息能被人們所理解。[6]

（3）電子文件是用電子設(shè)備創(chuàng)建或維護(hù)的文件，包括模擬格式（另見數(shù)字文件）。[7]

（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態(tài)。[8]

以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進(jìn)行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強(qiáng)調(diào)電子文件本身的形式特征與技術(shù)特征。而我國有關(guān)定義，尤其是規(guī)范（包括近兩個規(guī)范的征求意見稿）中的定義表達(dá)，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認(rèn)識。事實(shí)上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關(guān)聯(lián)起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關(guān)系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實(shí)踐進(jìn)展，尊重現(xiàn)實(shí)情況，在本文研究中，我們認(rèn)為，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術(shù)語（征求意見稿）、電子文件元數(shù)據(jù)基本集（征求意見稿），具備規(guī)范的基本要求，因而，就實(shí)際規(guī)范的制定而言，這三種定義表達(dá)，可以作為電子文件的定義基礎(chǔ)。同時(shí)，比較起來看，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強(qiáng)調(diào)的是電子文件形成的技術(shù)環(huán)境，這跟國際檔案理事會與發(fā)達(dá)國家的電子文件認(rèn)識相一致；而后兩者強(qiáng)調(diào)的是電子文件的形成主體與形成環(huán)境，這跟我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范銜接比較好。

因而，本文關(guān)于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達(dá)：

“電子文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲和利用，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸?shù)母鞣N形式的信息記錄?！?/p>

這一定義的內(nèi)涵如下：

第一，電子文件的形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織或個人（“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人”、“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。

第二，電子文件是在各主體履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中形成的。

第三，揭示電子文件的技術(shù)屬性是：利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲和利用，并要以通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸。

第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫、視頻、音頻等形式的電子信息。

3 關(guān)于“電子文件管理”概念

電子文件管理，目前國內(nèi)沒有明確定義，相關(guān)國家的術(shù)語規(guī)范也沒有將其作為獨(dú)立術(shù)語，但一般術(shù)語規(guī)范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進(jìn)行解釋，比較權(quán)威的有國際ARMA協(xié)會2006年和2007對此進(jìn)行的解釋：

（1）是根據(jù)文件管理原理和方法，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件對信息系統(tǒng)中的電子文件和非電子文件進(jìn)行的電子化管理。[9]

（2）A.文件管理原則在電子文件中的應(yīng)用。B.使用電子系統(tǒng)來應(yīng)用文件管理原則的文件管理。[10]

仔細(xì)分析一下，發(fā)現(xiàn)以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實(shí)踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認(rèn)為，電子文件管理，首先應(yīng)該是覆蓋電子文件整個運(yùn)動過程的，如同我們在理論上強(qiáng)調(diào)的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業(yè)務(wù)一樣。因而，在本文中，我們認(rèn)為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：

“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個過程進(jìn)行有效且系統(tǒng)控制的管理活動?！?/p>

在這個定義表述中，需要突出兩點(diǎn)理解：

一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點(diǎn)作為電子文件管理的基礎(chǔ)，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。

二是注重電子文件的全程管理的特點(diǎn)，即對于整個運(yùn)動過程實(shí)施有效且系統(tǒng)的控制。

這個概念的定義基礎(chǔ)，有以下兩個方面：

一是基于電子文件整體運(yùn)動的理解。電子文件整體運(yùn)動可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續(xù)體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運(yùn)動的一般規(guī)律，前者的優(yōu)勢在于理論說明簡練、跟傳統(tǒng)的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環(huán)節(jié)（電子文件運(yùn)動有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)），但難以解釋電子文件某些特殊運(yùn)動現(xiàn)象；后者的優(yōu)勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時(shí)空運(yùn)動的特點(diǎn)，但是對于實(shí)踐部門來說，理解這種復(fù)雜和抽象的概念比較困難。

在本文中，我們認(rèn)為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個運(yùn)動階段與對應(yīng)的管理系統(tǒng)EDMS、ERMS、TDR，作相對應(yīng)的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運(yùn)動階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實(shí)踐。

二是基于我國電子文件管理法規(guī)文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運(yùn)動劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎(chǔ)上，加上交換、傳輸、處置三個環(huán)節(jié)。

在本文研究中，我們把電子文件管理運(yùn)動階段、管理系統(tǒng)、管理需求作以下層次關(guān)系表示（見圖1）：

這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點(diǎn)，同時(shí)比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機(jī)構(gòu)、管理系統(tǒng)及功能需求。

4 關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)”的系列概念

電子文件管理系統(tǒng)，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關(guān)聯(lián)起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時(shí)存在，因而，我們還需要區(qū)分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進(jìn)館后的電子文件在概念運(yùn)用上的不同，而之所以用不同的概念，是因?yàn)檫@三個階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見，電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)際是需要區(qū)分三個階段，因而，也獲得三個名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統(tǒng)”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數(shù)字倉儲”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。

由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)行機(jī)關(guān)的辦公室自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統(tǒng)，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統(tǒng)，是有本質(zhì)區(qū)別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實(shí)踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運(yùn)用的系統(tǒng)區(qū)分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統(tǒng)，跟EDMS相對應(yīng)；而后者稱為電子文件歸檔管理系統(tǒng)，跟ERMS相對應(yīng)。

4.1 電子文件處理系統(tǒng)的釋義。鑒于與EDMS相對應(yīng)，對于電子文件處理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：

（1）用以支持創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文檔的自動化系統(tǒng)，其目的是提高組織的工作流程。這些系統(tǒng)不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報(bào)價(jià)值而非證據(jù)價(jià)值（如文檔可能不是文件）。[11]

（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，可以自動實(shí)現(xiàn)電子文件的起草、組織、追蹤和分發(fā)。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]

（3）使用自動化的技術(shù)、根據(jù)既定的政策和程序，恰當(dāng)?shù)胤峙?、使用、存儲、檢索、保護(hù)和保留以數(shù)字格式存儲的信息的軟件應(yīng)用。[13]

在本文中，根據(jù)我國的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對于電子文件處理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，注重電子文件的業(yè)務(wù)流傳、版本固定與現(xiàn)行效力，包括辦公自動化系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）?！?/p>

4.2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義。電子文件歸檔管理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內(nèi)外ERMS有以下幾種釋義：

（1）基于局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫而運(yùn)行的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，它能夠?qū)﹄娮游募匿浫?、校對、審核以及?shù)字化加工等流程進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。[14]

（2）為了滿足業(yè)務(wù)對電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，用以捕獲、保存、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。電子文件管理系統(tǒng)包括：檔案工作者和文件使用者；授權(quán)政策、責(zé)任分配、權(quán)力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準(zhǔn)和頒發(fā)政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統(tǒng)；軟件、硬件、其他設(shè)備、必要工具等。[15]

（3）用以管理電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)和處置的自動化系統(tǒng)，其目的是提供業(yè)務(wù)活動的證據(jù)。這些系統(tǒng)維持適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)信息（元數(shù)據(jù)）和文件之間的聯(lián)系，以支持它們的證據(jù)價(jià)值。[16]

（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，不考慮載體形式如何，自動起草、組織、追蹤和分發(fā)文件的系統(tǒng)。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]

在本文中，根據(jù)我國的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：

“為了滿足機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對歸檔電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，用以捕獲、保存、維護(hù)、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）?！?/p>

4.3 可信數(shù)字倉儲的釋義。鑒于中外都將進(jìn)館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數(shù)字倉儲”一詞，中外基本上可以統(tǒng)一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：

可信數(shù)字倉儲是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行，具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評價(jià)機(jī)制，能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)，其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)，如，數(shù)字檔案館。

5 結(jié)束語

電子文件的內(nèi)涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統(tǒng)的功能要求，在我國都會因需要處理電子文件歸檔前后的關(guān)系，而有不同的觀點(diǎn)和聲音。這一點(diǎn)，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實(shí)上，這也是電子文件管理術(shù)語規(guī)范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實(shí)踐的需要，也同時(shí)兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學(xué)者的注意，以期有更多的討論與交流。

注①：2011年12月下達(dá)由浙江省委辦公廳承擔(dān)，浙江大學(xué)、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室任守信副主任、姚思遠(yuǎn)處長，國家檔案局技術(shù)部蔡學(xué)美副主任，中國人民大學(xué)趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學(xué)張照余教授等專家教授的指導(dǎo)。

注②：參考中國人民大學(xué)，電子文件管理百科。“TDR 是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)， 它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行， 具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評價(jià)機(jī)制， 能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)， 其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)。”

參考文獻(xiàn)：

[1]電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）.

[2]國家檔案局.電子檔案管理基本術(shù)語.（征求意見稿）.

[3]國家檔案局.電子文件元數(shù)據(jù)基本集.（征求意見稿）.

[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國人民大學(xué)出版社 2001：1.

[5]聯(lián)合國文檔管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.

[6][13]美國（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.

[7][11][16]澳大利亞（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.

[8]（美國密蘇里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.

[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.

[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.

[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.

[14]國家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見稿）.

篇3

1電子文件與電子檔案的概念區(qū)分

在我國電子檔案管理的理論研究與實(shí)踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國檔案管理的理論研究、實(shí)踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分；在特定的情況下，尤其是在實(shí)際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時(shí)代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時(shí)備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。

1.1概念區(qū)分的必要性

1.1.1理論研究的需要

統(tǒng)一討論的焦點(diǎn)，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應(yīng)的術(shù)語主要有documents、records、archives。這三個術(shù)語應(yīng)該如何翻譯，我國檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點(diǎn)認(rèn)為應(yīng)該將records翻譯為“文件”，但也有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯為“檔案”［2］，更有學(xué)者提出應(yīng)該翻譯成其他的術(shù)語，如“記錄”［3］。事實(shí)上，records一詞應(yīng)該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術(shù)語概念的模糊與混亂。正是因?yàn)槲覈形疵鞔_電子文件、電子檔案的概念及其實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，才導(dǎo)致翻譯時(shí)的混亂。在我國，對于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質(zhì)文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實(shí)際。盡管電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的，但是兩者的內(nèi)涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價(jià)值形態(tài)與本質(zhì)特征，不利于正確認(rèn)識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內(nèi)涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學(xué)術(shù)交流與討論中往往會出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內(nèi)涵，才能統(tǒng)一學(xué)術(shù)研究與討論的焦點(diǎn)，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)：一方面，這有利于準(zhǔn)確地翻譯與引進(jìn)國外的相關(guān)理論，更好地進(jìn)行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準(zhǔn)確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點(diǎn)與相關(guān)理論，明確檔案學(xué)界的研究對象與研究領(lǐng)域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。

1.1.2實(shí)踐工作的需要

明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權(quán)限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設(shè)置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實(shí)踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內(nèi)涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務(wù)；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務(wù)邊界的努力方向。檔案部門針對紙質(zhì)載體開展現(xiàn)行文件利用的成績和事實(shí)證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務(wù)提供理論支持，因?yàn)楹斓倪壿嬘肋h(yuǎn)支持不了清晰的主張。

1.2概念明晰

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對不同階段所對應(yīng)的術(shù)語進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對應(yīng)的英文術(shù)語為electronicrecords。

2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點(diǎn)盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設(shè)計(jì)”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實(shí)現(xiàn)，并對“文件”的整個形成過程實(shí)行管理控制。然而在實(shí)際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責(zé)范圍，檔案部門并沒有實(shí)際的管理權(quán)限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應(yīng)是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行思考與確認(rèn)。

2.1紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對文件保存價(jià)值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時(shí)間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對實(shí)際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時(shí)、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，更好地維護(hù)檔案真實(shí)、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門對此進(jìn)行審核、鑒定，最終對具有檔案價(jià)值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過兩個環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實(shí)、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實(shí)性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因?yàn)殡娮游募唤?jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計(jì)日志內(nèi)容記錄下來，檔案部門需要對預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。在國外的理論和實(shí)踐中，都強(qiáng)調(diào)電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價(jià)值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設(shè)定元數(shù)據(jù)對文件進(jìn)行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當(dāng)?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時(shí)間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價(jià)值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實(shí)際工作中不屬于線性流程關(guān)系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實(shí)質(zhì)上說，文件的捕獲對應(yīng)于本土化的語言和管理方式也就大體相當(dāng)于歸檔工作的預(yù)備階段。因此，結(jié)合我國國情，并參照廣東省黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況與成功經(jīng)驗(yàn)，可將“預(yù)歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對應(yīng)，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點(diǎn)。對電子檔案管理而言，其實(shí)際工作的邏輯起點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一致，只有文件業(yè)務(wù)和管理的相關(guān)工作結(jié)束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實(shí)際管理權(quán)限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時(shí)機(jī)有所提前，在實(shí)際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預(yù)歸檔或捕獲，但電子文件的預(yù)歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權(quán)力，正式歸檔則是賦予其保存與維護(hù)的職責(zé)，因此，歸檔意味著文件工作的結(jié)束，也標(biāo)志著檔案工作的開始。

2.3明晰邏輯起點(diǎn)

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實(shí)際管理權(quán)限開始的。實(shí)際中若沒有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，在事實(shí)上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開始，文件在辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時(shí)將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時(shí)捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實(shí)實(shí)在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實(shí)際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國實(shí)際情況，可將預(yù)歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開始就對其具有實(shí)際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。

3全程管理與前端控制的理論反思

全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認(rèn)同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時(shí)代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”?！扒岸丝刂剖侵笧榱舜_保電子文件的完整齊全、真實(shí)可靠，檔案部門和檔案工作者應(yīng)該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初）就對電子文件進(jìn)行前期的監(jiān)督與控制”。［9］

3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1現(xiàn)實(shí)中的尷尬

無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實(shí)行管理。然而，這兩個理論在現(xiàn)實(shí)中存在一定的矛盾與尷尬：如果實(shí)現(xiàn)了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時(shí)并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因?yàn)樗鼈兌急粰n案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視；而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實(shí)踐中也存在難以實(shí)現(xiàn)的尷尬。

3.1.2實(shí)踐中的不可行

InterPARES項(xiàng)目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。［10］也就是說，在實(shí)踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實(shí)踐中并不存在誰領(lǐng)導(dǎo)誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對于我國的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無權(quán)對前端的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理；機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無權(quán)對檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無法實(shí)現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實(shí)踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位

從理論和實(shí)踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責(zé)是保證歸檔文件真實(shí)、可靠、完整、可用。機(jī)關(guān)檔案室既是電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應(yīng)該具有手明晰的定位。

3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)

對電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作

機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動提供必要的檔案信息支持，同時(shí)也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與參考實(shí)例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開展。因此，對于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。

3.2.3積極關(guān)注全過程管理

正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強(qiáng)調(diào)的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責(zé)的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應(yīng)該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應(yīng)的意見與建議，積極參與電子文件相關(guān)管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等的制定，做到“全程關(guān)注”。具體來說，機(jī)關(guān)檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設(shè)提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。

4電子檔案的真實(shí)性問題

電子檔案的真實(shí)性是檔案部門尤為關(guān)注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對于以維護(hù)檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理電子文件的重要職責(zé)。在電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過程中，機(jī)關(guān)檔案室在保障電子文件和電子檔案真實(shí)性中的作用和責(zé)任是重要而有限的。

4.1真實(shí)性的內(nèi)涵

在國際上，以InterPARES項(xiàng)目為代表，圍繞電子檔案的“真實(shí)性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實(shí)性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實(shí)性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權(quán)限與職責(zé)相符，即維護(hù)檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實(shí)性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實(shí)，即一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動；二是文件在形成之后的真實(shí)，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務(wù)活動結(jié)束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時(shí)的本來面貌。［14］對應(yīng)上述概念，真實(shí)性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實(shí)的，即文件的真實(shí)性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內(nèi)容真實(shí)性即文件所記錄的內(nèi)容是真實(shí)、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實(shí)性，在實(shí)際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務(wù)結(jié)束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實(shí)性的維護(hù)。

4.2真實(shí)性保障的內(nèi)在要求

我國研究中“真實(shí)性”所包含的兩方面要求實(shí)則對應(yīng)了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責(zé)。對于文件的真實(shí)性及文件內(nèi)容真實(shí)性的保證，關(guān)鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護(hù)才是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。保障和延續(xù)電子文件真實(shí)性的任務(wù)是由文件形成部門和檔案部門共同承擔(dān)的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實(shí)性”進(jìn)行拷貝與維護(hù)。（1）形成部門決定文件真實(shí)性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負(fù)責(zé)保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，更應(yīng)由文件形成單位負(fù)責(zé)，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實(shí)相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負(fù)責(zé)保證文件形成過程的真實(shí)性，檔案部門不應(yīng)該也無法干預(yù)這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責(zé)就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會因?yàn)槲募恼鎸?shí)性有一點(diǎn)瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實(shí)的，檔案部門得收，即便提交文件的內(nèi)容不是完全真實(shí)的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因?yàn)檫@種不真實(shí)的電子文件依然是業(yè)務(wù)工作的真實(shí)記錄。（2）檔案部門維護(hù)檔案真實(shí)性。雖然文件的真實(shí)性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務(wù)與責(zé)任保證歸檔后文件（即檔案）的真實(shí)性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負(fù)責(zé)。從對In－terPARES項(xiàng)目“真實(shí)性”定義的理解出發(fā)，針對檔案真實(shí)性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護(hù)其真實(shí)性。由此可知，拷貝電子文件的真實(shí)性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門的職責(zé)所在。此外，檔案部門應(yīng)對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因?yàn)椴粌H僅只有檔案需要“真實(shí)性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實(shí)屬性。

4.3檔案部門對真實(shí)性的管理職責(zé)

總的來說，檔案部門的責(zé)任在于固守檔案的本質(zhì)屬性，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，而非保證電子文件的真實(shí)性。并且要明確，不僅應(yīng)在保存過程中維護(hù)檔案真實(shí)性，還應(yīng)在為用戶提供檢索利用時(shí)對真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。因此，檔案部門的職責(zé)實(shí)際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時(shí)驗(yàn)證其真實(shí)性，尤其是對元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進(jìn)行鑒定；第二，建立包容性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時(shí)實(shí)現(xiàn)真實(shí)性的對接與拷貝，以包容性管理來維護(hù)歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實(shí)性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。

5電子檔案的長期保存問題

電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學(xué)界共同關(guān)注的重要問題之一。

5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學(xué)界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關(guān)鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實(shí)性和可讀性。電子檔案載體技術(shù)的天然特性給長期真實(shí)性和可讀性帶來了與紙質(zhì)載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對設(shè)備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點(diǎn)，國內(nèi)繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關(guān)研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機(jī)制［19］、標(biāo)準(zhǔn)體系［20］、技術(shù)方案［21-22］等方面展開，同時(shí)也不乏對國外研究與實(shí)踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內(nèi)外檔案學(xué)界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實(shí)性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點(diǎn)，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學(xué)界與檔案部門實(shí)際上具有一定的職責(zé)側(cè)重和特定的角色定位。

5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結(jié)出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨(dú)立解決的，檔案部門應(yīng)當(dāng)突出自身的專業(yè)特色與核心職責(zé)；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應(yīng)該對電子檔案的真實(shí)性、可讀性實(shí)行維護(hù)性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術(shù)是由計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域提出、攻關(guān)和實(shí)現(xiàn)的，檔案界則是通過對這些技術(shù)進(jìn)行分析、選擇和應(yīng)用，來構(gòu)建電子檔案長期保存的適用策略，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術(shù)的選用者以及策略的研究、制定和實(shí)施者，而非關(guān)鍵技術(shù)的主要研發(fā)者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻(xiàn)主要在于管理策略。以紙質(zhì)條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，為了保證紙質(zhì)檔案具有長期真實(shí)性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實(shí)體的物理管控以及檔案文獻(xiàn)修復(fù)工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內(nèi)容可讀和檔案實(shí)體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因?yàn)檫@最終取決于造紙技術(shù)；檔案部門也無法決定檔案形成機(jī)構(gòu)的紙張選擇，因?yàn)檫@取決于檔案形成部門業(yè)務(wù)活動的需要。在紙質(zhì)檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責(zé)是在獲取檔案的管理權(quán)限之后，將檔案放置在一定條件下進(jìn)行維護(hù)性管理，其根本目標(biāo)并非“絕對永久”地保存檔案實(shí)體，而是通過管理性、技術(shù)性策略，盡可能地延長檔案實(shí)體保存時(shí)限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務(wù)。因此，從時(shí)間和空間上看，檔案部門對紙質(zhì)檔案長期保存的管理職責(zé)具有相對獨(dú)立性，與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質(zhì)上的相似性，在社會技術(shù)的發(fā)展中，檔案部門應(yīng)該以相對穩(wěn)定的管理職責(zé)與管理方式來應(yīng)對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學(xué)界和檔案部門都應(yīng)該找到并明確檔案長期保存工作的核心價(jià)值與角色定位，從而以具有學(xué)科特色的管理體系來完善實(shí)際工作。在近年國外與國際性的實(shí)踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關(guān)系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項(xiàng)目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發(fā)的基礎(chǔ)。［26］檔案界等保管領(lǐng)域并未研發(fā)出這一根本性的架構(gòu)模型，而是對OAIS模型進(jìn)行分析與應(yīng)用，是制定管理策略的重要依據(jù)?；贠AIS的長期保存管理模式又體現(xiàn)著維護(hù)性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進(jìn)行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項(xiàng)目。InterPARES項(xiàng)目的開展離不開其他學(xué)科領(lǐng)域的參與和支持，在電子檔案真實(shí)性維護(hù)與長期保存的研究過程中，該項(xiàng)目吸納了來自法律、歷史、計(jì)算機(jī)技術(shù)與工程、信息科學(xué)及化學(xué)等多學(xué)科的專家學(xué)者為其提供專業(yè)領(lǐng)域的智力與技術(shù)支持。［27］檔案界從其他學(xué)科領(lǐng)域提供的專業(yè)知識中，選用與管理目標(biāo)相契合的技術(shù)和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計(jì)劃。美國NARA2014-2018財(cái)年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進(jìn)“云歸檔”及相關(guān)的保存策略。［28］這也反映了“維護(hù)性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機(jī)構(gòu)活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎(chǔ)，形成對前端活動方式具有適應(yīng)性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時(shí)、有效管理。

5.3對電子檔案長期保存實(shí)行維護(hù)性管理

從工作性質(zhì)上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責(zé)范疇；然而從更深層的內(nèi)在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨(dú)立的工作職責(zé)與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價(jià)值，也是社會分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應(yīng)進(jìn)一步反思自身的根本價(jià)值、固有原則、社會意義與實(shí)際邊界，檔案學(xué)界則應(yīng)以此為基礎(chǔ)繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應(yīng)用性研究。

6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢

電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發(fā)展邁向信息化時(shí)代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質(zhì)向電子更替的過渡性時(shí)期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應(yīng)性。

6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)

在檔案信息化建設(shè)中，“雙套制”指文件歸檔后紙質(zhì)版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學(xué)界對“雙軌制”的定義可以總結(jié)為，在文件形成、流轉(zhuǎn)的全過程中，電子形式與紙質(zhì)形式始終共存，這實(shí)際也意味著在文件流轉(zhuǎn)的終端，也將以“雙套制”進(jìn)行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認(rèn)為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質(zhì)形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補(bǔ)的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應(yīng)用的內(nèi)在原因。盡管如此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發(fā)適應(yīng)和依賴，紙質(zhì)形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費(fèi)。從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉(zhuǎn)，到歸檔時(shí)就將電子形式的文件打印成紙質(zhì)硬拷貝，再將電子版與紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時(shí)進(jìn)行維護(hù)；而在檔案部門進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，形成電子檔案。在這一反復(fù)處理的過程中，實(shí)際對資源造成了不小的浪費(fèi)。由于電子檔案的管理不善，同時(shí)造成重復(fù)勞動和存儲空間的浪費(fèi)，而在電子—紙質(zhì)—電子的轉(zhuǎn)換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質(zhì)形式階段，直接導(dǎo)致紙張資源浪費(fèi)，也對檔案管理人員造成了更大的工作負(fù)擔(dān)。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費(fèi)的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實(shí)現(xiàn)對檔案真實(shí)性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉(zhuǎn)的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實(shí)際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實(shí)性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對于紙質(zhì)版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質(zhì)版本僅承載了檔案的信息內(nèi)容。對于原生電子檔案而言，只有同質(zhì)歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護(hù)檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質(zhì)流程對電子檔案進(jìn)行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領(lǐng)域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應(yīng)性和有效性的管理方式。

6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉(zhuǎn)變需求

雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹(jǐn)慎的管理方式。在信息化建設(shè)早期，由于電子形式載體管理技術(shù)尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于當(dāng)時(shí)的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學(xué)者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實(shí)性”、“可靠性”等概念對紙質(zhì)條件下的“原始性”進(jìn)行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實(shí)性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實(shí)性問題解決思路與實(shí)施技術(shù)，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實(shí)際上，在社會生活的其他領(lǐng)域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。比如，在銀行業(yè)務(wù)、證券業(yè)務(wù)、電子商務(wù)等事務(wù)中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務(wù)活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務(wù)幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領(lǐng)域中習(xí)以為常；會計(jì)檔案管理領(lǐng)域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進(jìn)工作，國家發(fā)改委辦公廳、財(cái)政部辦公廳、國家稅務(wù)總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，據(jù)了解，相關(guān)工作已經(jīng)取得一定進(jìn)展和成效?？梢姡谝噪娮有问綖闃I(yè)務(wù)活動開展主要方式的領(lǐng)域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關(guān)技術(shù)的改造和應(yīng)用，推行業(yè)務(wù)全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術(shù)發(fā)展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實(shí)性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時(shí)才得以普遍使用的，社會選用一種介質(zhì)作為主流信息載體往往是出于實(shí)用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認(rèn)等基本要求即可。這其中對于載體實(shí)際也有一定的真實(shí)性和穩(wěn)定性要求，不具有真實(shí)性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質(zhì)的。檔案部門對于這種真實(shí)性和穩(wěn)定性固然具有更嚴(yán)格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計(jì)算機(jī)領(lǐng)域也正不斷完善其技術(shù)特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應(yīng)該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實(shí)現(xiàn)，從循序漸進(jìn)的實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步與技術(shù)部門共同建立起經(jīng)過反復(fù)驗(yàn)證的技術(shù)管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實(shí)性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。

6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理

電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機(jī)構(gòu)的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進(jìn)電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質(zhì)檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機(jī)關(guān)由管理預(yù)算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標(biāo)1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實(shí)行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機(jī)關(guān)將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)向電子形式的檔案管理轉(zhuǎn)型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時(shí)對接收的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質(zhì)檔案。［33］上述實(shí)踐都反映出同一趨勢———當(dāng)電子形式成為主流活動交流方式時(shí)，檔案部門也應(yīng)對電子檔案實(shí)行適應(yīng)性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領(lǐng)域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)模化應(yīng)用是社會發(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結(jié)果，要最大程度地維護(hù)原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價(jià)值，就要實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領(lǐng)域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應(yīng)該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應(yīng)該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時(shí)，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作，從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善法規(guī)體系，在必要領(lǐng)域盡早實(shí)現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。

7結(jié)語

篇4

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇5

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇6

關(guān)鍵詞 云技術(shù) 電子檔案 新路徑

中圖分類號：TP392 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

如何對電子文件進(jìn)行安全有效地管理，以便更好地開發(fā)利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關(guān)注的一個熱點(diǎn)問題。云計(jì)算技術(shù)產(chǎn)生的背景就已經(jīng)傳遞著云計(jì)算的最終目標(biāo)是將計(jì)算、服務(wù)和應(yīng)用作為一種公共設(shè)施提供給公眾的信息，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計(jì)算機(jī)資源，云技術(shù)的應(yīng)用將給人們的工作生活帶來前所未有的變化。

1傳統(tǒng)電子檔案存儲的缺陷

1.1電子檔案所依賴的載體壽命問題

電子文件歸檔與管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的研發(fā)和運(yùn)行維護(hù)是很多檔案部門較為頭痛的工作，頻繁購買復(fù)制的載體介質(zhì)也會在使用時(shí)出現(xiàn)介質(zhì)磨損問題，因?yàn)樾枰度胂喈?dāng)高的經(jīng)費(fèi)。

1.2電子檔案所依賴的硬件技術(shù)更新問題

在電子檔案保存的過程中會出現(xiàn)硬件和軟件的技術(shù)庫更新，目前多采用的是將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換另一種技術(shù)環(huán)境的復(fù)制方法，總之，無論是那種方法都需軟件和硬件技術(shù)更新而投入的開支。

1.3電子檔案真實(shí)性、安全性的維護(hù)問題

電子檔案的數(shù)據(jù)易受多方干擾，信息會被修改，從電子文件到檔案的步驟要進(jìn)行全過程監(jiān)督和指導(dǎo)。另外自然災(zāi)害對檔案的危害也非常大，在5?12地震中，部分地區(qū)的檔案就遭受了巨大的損失，電子文件分散保管模式意味著在災(zāi)害發(fā)生后搶救檔案的困難系數(shù)增加。

1.4服務(wù)于民眾的便捷性問題

我國傳統(tǒng)的電子文件一直主要實(shí)行分散異構(gòu)的管理模式，這種模式下各種信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問題，同時(shí)資源重復(fù)建設(shè)也帶來了極大了浪費(fèi)。且不利于更好地服務(wù)于民眾的需求，更談不上檔案利用的便捷問題。

2云技術(shù)的概念和在電子管理領(lǐng)域運(yùn)用的新路徑

云存儲技術(shù)是一個新的概念，是指“通過集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類型的存儲設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來協(xié)同工作，共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務(wù)訪問功能。在云計(jì)算環(huán)境下，用戶觀念從“購買產(chǎn)品”到“購買服務(wù)”轉(zhuǎn)變，他們直接面對的將不再是復(fù)雜的硬件和軟件，而是最終的服務(wù)，其具有以下幾方面的優(yōu)勢：

其一，低成本經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。使用云技術(shù)可以降低用戶電腦的成本，因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件都是云計(jì)算提供管理，降低維護(hù)成本。用戶便可以獲得快捷的服務(wù)，得到自己所需的信息。云計(jì)算的云端由成千上萬臺甚至更多服務(wù)器組成的集群具有無限空間，用戶不再需要建立自己的數(shù)據(jù)中心，只需要向云計(jì)算服務(wù)商申請存儲服務(wù)，支付較低的費(fèi)用，即可享受存儲服務(wù)。云計(jì)算廉價(jià)的超級存儲服務(wù)能為解決未來的電子文件存儲問題提供解決途徑。

其二，虛擬化云加端服務(wù)。利用軟件來實(shí)現(xiàn)硬件資源的虛擬化管理、調(diào)度及應(yīng)用是云計(jì)算平臺的最大特點(diǎn)。用戶只需要一個終端，筆記本、一部手機(jī)，或者是一臺帶有云功能的電視機(jī)，即可通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來實(shí)現(xiàn)需要的數(shù)據(jù)信息。

其三，超存儲能力安全可靠。云端是由成千上萬臺甚至更多服務(wù)器組成的集群，它具有無限的空間。云計(jì)算中，電腦的崩潰不影響數(shù)據(jù)的存儲，因?yàn)樵茣詣觽浞荽鎯?shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)存儲集中，便于數(shù)據(jù)中心工作人員對數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，實(shí)時(shí)監(jiān)測，用戶數(shù)據(jù)安全可得到最大限度的保證。由于用戶資源不是放在某一臺物理機(jī)器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺或多臺機(jī)器進(jìn)入脫機(jī)狀態(tài)，“云”也能夠繼續(xù)正常運(yùn)行，以保障用戶信息的可靠和安全。

其四，服務(wù)定制靈活便捷。在云環(huán)境下用戶根據(jù)需要定制服務(wù)、應(yīng)用，且不需隨身攜帶文檔，只需終端在云計(jì)算模式中，相關(guān)數(shù)據(jù)也都存在云中。當(dāng)用戶需要團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，即使身處不同地域的團(tuán)隊(duì)成員也能較快實(shí)現(xiàn)文檔合作目標(biāo)。 用戶將自己所需信息“一網(wǎng)打盡”，還不受時(shí)間、空間限制，輕松獲取自己所需信息。

其五，有助于減少對計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的依賴。電子檔案保管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維護(hù)工作具有較高的技術(shù)含量，對技術(shù)人才的要求也高。云計(jì)算環(huán)境下，企業(yè)與機(jī)構(gòu)無需規(guī)劃自己的數(shù)據(jù)中心，所需一切都由服務(wù)商搞定。不但節(jié)省用戶終端資源，還可避免軟件運(yùn)行維護(hù)和隨時(shí)更新帶來的麻煩。用戶不必關(guān)心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊怡.云計(jì)算環(huán)境下的安全問題淺析[J].電腦知識與技術(shù)，2009（5）.

[2] 祝慶軒，桑毓域，方昀.基于云計(jì)算的檔案信息資源共享模式研究[J].蘭臺世界，2011（7）.

[3] 卞昭玲，李俐潁，劉振鵬.云計(jì)算在檔案信息共享中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2011（7）.

[4] 胡亞南.云計(jì)算在檔案信息資源管理中的應(yīng)用初探[J].蘭臺世界，2011（3）.

篇7

數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)現(xiàn)狀

2000年5月，被譽(yù)為我國“第一個數(shù)字檔案館”的深圳數(shù)字檔案館建設(shè)正式啟動。2003年8月，青島市數(shù)字檔案館率先投入運(yùn)行。自2002年以后，杭州市數(shù)字檔案館、天津市泰達(dá)區(qū)數(shù)字檔案館、江蘇電力公司數(shù)字檔案館等項(xiàng)目相繼開展，數(shù)字檔案館建設(shè)全面鋪開。2010年6月，國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，從總體要求、系統(tǒng)功能要求等5個方面對數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行了敘述和說明，為其規(guī)范化建設(shè)提供了重要依據(jù)。2011年1月，數(shù)字檔案館建設(shè)被列為全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的發(fā)展目標(biāo)。

2004年10月，安徽省在全國率先啟動的省級電子文件中心建設(shè)受到各方矚目，被《人民日報(bào)》譽(yù)為檔案傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國家綜合檔案館全面建成與電子政務(wù)相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運(yùn)行，成為市級電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國內(nèi)首家縣級電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設(shè)并顯出燎原之勢。2007年4月，國家檔案局在常州和合肥召開了全國電T3C件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會，標(biāo)志著電子文件中心建設(shè)達(dá)到了一個。

數(shù)字檔案館與電子文件中心關(guān)系辨析

數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)取得了一定成果，也存在一定的問題。主要問題在于應(yīng)該研究和明確二者的關(guān)系，說明它們在電子文件管理中扮演的角色有何區(qū)別，在社會中的定位有何差異?二者的關(guān)系理不清，實(shí)踐建設(shè)就會出現(xiàn)偏差，例如當(dāng)前存在的缺乏統(tǒng)籌、多頭無序，定位不明、關(guān)系不清，模式各異、功能效果各不相同等問題。

1　已有的對二者關(guān)系的闡述

闡明數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系，首先要基于定義基礎(chǔ)之上。但二者尚未形成精準(zhǔn)的、被普遍接受的定義。對數(shù)字檔案館屬概念的定位，有信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、一種信息獲取方式等，所述內(nèi)涵與外延偏差較大，缺乏科學(xué)定義的應(yīng)有之義。實(shí)踐上基本“停留在館藏?cái)?shù)字化和建立檔案網(wǎng)站階段”，例如深圳數(shù)字檔案館真正實(shí)現(xiàn)的是館藏的數(shù)字化及其管理，缺乏電子文件管理的應(yīng)有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產(chǎn)生的電子文件數(shù)量急劇增加的推動下，順應(yīng)電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心。”該描述沒能揭示本質(zhì)內(nèi)涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關(guān)系。

在定義尚不精準(zhǔn)的前提下，目前關(guān)于數(shù)字檔案館與電子文件中心的關(guān)系有如下一些主要觀點(diǎn)：數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)的高級形式和中長期目標(biāo)。在不能一步建立數(shù)字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎(chǔ)建設(shè)數(shù)字檔案館；電子文件中心是數(shù)字檔案館的前端和入口，是連接數(shù)字檔案館與電子政務(wù)各系統(tǒng)的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務(wù)辦公自動化系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的中間過渡階段；我國數(shù)字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線接收和存取問題，有望通過電子文件中心的出現(xiàn)得以解決。

2　筆者對二者關(guān)系的認(rèn)識

筆者認(rèn)為，從核心本質(zhì)上看，從長遠(yuǎn)發(fā)展上看，數(shù)字檔案館與電子文件中心從內(nèi)涵到外延并沒有什么差別。它們都是電子時(shí)代的新型文檔管理機(jī)構(gòu)概念，其實(shí)體除了人物之外還包括電子文件管理系統(tǒng)并且該系統(tǒng)是其建設(shè)的主體，建設(shè)的最終目標(biāo)都是為了解決電子文件的管理問題。作為新型文檔管理機(jī)構(gòu)，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統(tǒng)檔案工作領(lǐng)域，成為跨領(lǐng)域的、能夠?qū)崿F(xiàn)全程管理功能的整體運(yùn)作的系統(tǒng)。

既然二者沒有差別，為什么會存在名稱上的差異呢?筆者認(rèn)為，是源于從不同角度對于同一新生事物命名而形成的不同名稱。數(shù)字檔案館是在文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)面向社會服務(wù)的過程中、尤其是數(shù)字圖書館取得較大進(jìn)展的推動之下形成的名稱；電子文件中心則是在辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開政策的推動之下形成的名稱。從實(shí)際運(yùn)作情況看，數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)通過公眾互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以數(shù)字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務(wù)；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務(wù)網(wǎng)中，承擔(dān)著保管政府機(jī)關(guān)電子文件以及網(wǎng)上文件信息的功能。數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會服務(wù)；電子文件中心側(cè)重于為電子政務(wù)服務(wù)。無論如何，二者的本質(zhì)是相同的，只是實(shí)踐中根據(jù)建設(shè)需要所選用的名稱不同。數(shù)字檔案館易于得到社會公眾的關(guān)注和認(rèn)可，電子文件中心是為了向電子政務(wù)靠攏。不同的名稱，有利于向不同的部門和對象推廣新型檔案理念，以求得到相關(guān)發(fā)展經(jīng)費(fèi)，獲得更多的發(fā)展機(jī)遇。

在未來的建設(shè)中，數(shù)字檔案館與電子文件中心這兩個概念理當(dāng)二而存其一，保留一個淘汰另一個，從字面上看，筆者更加認(rèn)同電子文件中心這個概念，它簡單明了，既表達(dá)了以電子文件管理為核心任務(wù)又體現(xiàn)了與電子政務(wù)的天然聯(lián)系。其定義應(yīng)該是：以電子文件管理系統(tǒng)為主體，通過網(wǎng)絡(luò)對電子文件等數(shù)字化檔案信息實(shí)現(xiàn)全程管理與社會化服務(wù)的新型文檔管理機(jī)構(gòu)。

數(shù)字檔案館與電子文件中心未來發(fā)展

1　理順文件與檔案管理流程

探索數(shù)字檔案館與電子文件中心的未來發(fā)展之路，必須克服當(dāng)前的外延式技術(shù)應(yīng)用模式，對其內(nèi)涵和價(jià)值進(jìn)行徹底的思考和追問。電子文件中心(數(shù)字檔案館)要想最終解決電子文件管理問題，首先要建立在理順國家整體文件流程的基礎(chǔ)之上，克服當(dāng)前文檔分治的局限，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體銜接。

理順文檔管理流程要從整體上進(jìn)行根本陛思考，對電子文件管理活動進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個流程全面而系統(tǒng)地管理起來。筆者主持的一項(xiàng)國家社科基金項(xiàng)目中提出的“保存即歸檔模式”，對電子公文的管理過程進(jìn)行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設(shè)。這種思考付諸實(shí)施的結(jié)果將導(dǎo)致政務(wù)流程的再造。機(jī)構(gòu)由傳統(tǒng)的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門的狹隘視野，從全流程的角度管理機(jī)構(gòu)文件活動，提高機(jī)構(gòu)的整體績效。為此，電子文件中心不應(yīng)該是檔案機(jī)構(gòu)的改良，而應(yīng)該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機(jī)構(gòu)。

2　兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能

當(dāng)前數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)在功能上都不完善：數(shù)字檔案館側(cè)重于面向社會服務(wù)，前端管理薄弱；電子文件中心側(cè)重于為政府服務(wù)，長久保管功能薄弱。在未來發(fā)展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來真正的電子文件中心應(yīng)是建立在整合了當(dāng)前傳統(tǒng)檔案館、信息中心、數(shù)字檔案館和電子文件中心等機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上，兼具管理、技術(shù)、服務(wù)功能于一體，同時(shí)面向社會和政府進(jìn)行服務(wù)的機(jī)構(gòu)。它一方面要實(shí)現(xiàn)政府信息資源共享，對國家中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行集中收集、歸檔、統(tǒng)一管理；另—方面應(yīng)堅(jiān)持檔案化的思想，使電子政務(wù)過程中生成的電子文件如同紙質(zhì)文件一樣得到永久保存并為社會公眾查詢提供—站式服務(wù)。

3　建立起整體運(yùn)作體系

我國數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)多是以原有的檔案機(jī)構(gòu)為實(shí)施主體，對傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)的部分功能進(jìn)行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設(shè)仍囿于傳統(tǒng)檔案領(lǐng)域內(nèi)，并沒有真正地“走入合作圈”。這是我國數(shù)字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當(dāng)前建設(shè)缺乏統(tǒng)籌、多頭無序的關(guān)鍵所在。

未來的建設(shè)要打破舊有行政理念的傳統(tǒng)思維模式，理順各方關(guān)系，建立起整體運(yùn)作體系。從宏觀上、整體上統(tǒng)一管理策略，為所用應(yīng)用軟件系統(tǒng)及其平臺、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、接口等制定原則和標(biāo)準(zhǔn)；構(gòu)建全面一體的網(wǎng)絡(luò)，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，合并機(jī)構(gòu)職能。

4　成為一體化管理中心

未來的電子文件中心對于電子文件的管理，應(yīng)該既是保存、交換中轉(zhuǎn)，又是歸檔，同時(shí)進(jìn)行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現(xiàn)行政務(wù)信息與歷史政務(wù)信息于一體，集政務(wù)信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。

5　維護(hù)國家數(shù)字記憶

篇8

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。