時間：2023-07-06 09:28:12
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇畢業(yè)生的檔案，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、畢業(yè)生應(yīng)如何對待自己的檔案
現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人力資源的重要證據(jù)。另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關(guān)證明等也都需要人事檔案。由于國家相關(guān)政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年，有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費保存，就無須再到人力資源服務(wù)機構(gòu)托管了。其實，學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報道證人社部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)批準轉(zhuǎn)正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報道日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)負責辦理。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分認識畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系
畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學(xué)習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報道證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)。這時學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以實現(xiàn)。
三、畢業(yè)生就業(yè)后檔案、戶口如何轉(zhuǎn)移
畢業(yè)生的檔案由學(xué)校按其就業(yè)的單位或生源地，發(fā)機要交通專遞到各地市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。個別高校由學(xué)生本人自帶檔案的辦法是錯誤的，畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門有權(quán)拒絕接收此類檔案。畢業(yè)生的戶口由學(xué)校派出所按報到證上標明的就業(yè)單位遷移。就業(yè)報到證、升學(xué)的錄取通知書是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉(zhuǎn)到哪里，沒有工作單位的簽發(fā)到畢業(yè)生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業(yè)生向各學(xué)院負責畢業(yè)生就業(yè)工作的老師查詢，看檔案發(fā)到什么地方去了，只要發(fā)的是機要交通專遞，都有詳細的地址和接收人，一般都能查到詳細情況。
四、畢業(yè)生的檔案應(yīng)如何托管
按國家政策規(guī)定，組織、人事部門或其所屬的各級人力資源服務(wù)機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，畢業(yè)生考取公務(wù)員的，其檔案應(yīng)由組織人事部門管理。各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理大中專畢業(yè)生的人事檔案，一般由委托的各級人力資源服務(wù)機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人力資源服務(wù)機構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級人力資源服務(wù)機構(gòu)，如省人力資源、市人力資源、各區(qū)人力資源等，它們的區(qū)別只是所屬部門不同，其他無任何區(qū)別。哪些畢業(yè)生的檔案適合到人力資源服務(wù)機構(gòu)托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學(xué)校所在地的畢業(yè)生、準備考研的畢業(yè)生、還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生都可選擇將自己的檔案人事關(guān)系放在人力資源服務(wù)機構(gòu)托管。對那些申請出國（出境）的學(xué)生戶口和檔案，由畢業(yè)生聯(lián)系本地人力資源市場或者其他地方落實接收戶口、檔案，簽訂協(xié)議書領(lǐng)取報到證，到保衛(wèi)部辦理戶口轉(zhuǎn)出手續(xù)，到學(xué)院辦理檔案轉(zhuǎn)寄手續(xù)。戶口、檔案的轉(zhuǎn)入手續(xù)由學(xué)生自己負責。
五、畢業(yè)生檔案托管的內(nèi)容及享有的服務(wù)
畢業(yè)生辦理檔案托管主要包括以下內(nèi)容：（1）以保存人事檔案關(guān)系為主的人事，包括檔案管理、婚育管理、出具人事證明等；（2）以社會保險為主的，主要包括為單位和個人代辦養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、住房公積金等保險；（3）為畢業(yè)生辦理黨員轉(zhuǎn)正、職稱評定等手續(xù)；（4）辦理出國手續(xù)；（5）畢業(yè)生可以隨時流動，省內(nèi)改變單位，出省就業(yè)辦理調(diào)動手續(xù)等有關(guān)內(nèi)容。只要辦理了人事檔案，就會享有畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資的晉級、職稱晉升申報、辦理落戶手續(xù)、出具省份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等，并可以享有代收代繳養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療保險等服務(wù)。
關(guān)鍵詞：大學(xué)畢業(yè)生 人事檔案 科學(xué)分析
高校畢業(yè)生的檔案問題，原本不是一個很難破解的難題。探究問題出現(xiàn)的原因，多由大學(xué)生主觀因素而造成，從而導(dǎo)至畢業(yè)生個人工作生活上的被動局面。大學(xué)生不能正確地對待檔案問題，歸由于對檔案的重要性認識不夠，認為只要有了畢業(yè)證、學(xué)位證，就可以相對輕松地上崗就業(yè)。于是長期對自己的檔案置之一邊，不管不顧，將記錄自己重要人生履歷的歷史信息主要載體放諸腦后。等到真需要檔案的時候，又一時取不到手，錯失人生中有限的幾次絕佳機會。
1、大學(xué)生畢業(yè)后的檔案留存現(xiàn)狀
經(jīng)在工作中調(diào)查，大學(xué)生畢業(yè)后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場）。
1.1 仍將檔案放置于高校
當前，高校畢業(yè)生多為自主擇業(yè)，有的畢業(yè)生畢業(yè)一兩年甚至畢業(yè)幾年時間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續(xù)，檔案仍存于高校中。有的畢業(yè)生已找到了工作，由于所找的工作單位對檔案要求不嚴格，對畢業(yè)生的檔案沒有強制性的轉(zhuǎn)移要求，學(xué)生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個人檔案一事。有的畢業(yè)生即使找到了工作，也不愿將檔案轉(zhuǎn)入相應(yīng)的人才市場，因為各地的人才市場每年數(shù)百元的存檔費對剛畢業(yè)的大學(xué)生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費一說，又有安全性系數(shù)可言。
1.2 檔案放在各地人才市場
各省市的人才檔案管理中心一般經(jīng)常對失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案進行網(wǎng)上公示，以促使相關(guān)人員回人才交流中心交納檔案保管費。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數(shù)規(guī)?？胺Q龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關(guān)手續(xù)的畢業(yè)生，進行解除原檔案的托管關(guān)系。 部分人才市場，即使多次公示，許多檔案的相關(guān)人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費了。
2、“棄檔”原因分析
當前的就業(yè)形勢十分嚴峻，大學(xué)生找工作難已成一個普遍的社會問題。由于人才流動的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業(yè)模式已早不適應(yīng)于當今大學(xué)生就業(yè)的選擇。這一方面說明了社會的進步，另一方面，也引發(fā)了不重視檔案問題的趨勢，這種人才擇業(yè)模式，導(dǎo)致了整個社會漠視檔案的現(xiàn)象。由此也發(fā)生了大量“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。
2.1 就業(yè)單位不重視檔案
在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業(yè)單位考察、選拔人才的惟一標準。 大學(xué)生的擇業(yè)觀和思想上追求自由的個性，人才流動也處于頻繁的狀態(tài)，完整的人事檔案不再成為就業(yè)與人才進步的重要根據(jù)。由于畢業(yè)生工作單位的不確定性、不穩(wěn)定性，致使有的大學(xué)生寧愿將個人檔案放在高校內(nèi)，也不愿意轉(zhuǎn)到人才市場，除非找到了相對來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動過于頻繁，最后主動放棄了個人的檔案。 部分事業(yè)單位在選拔人才時，不再以檔案為準，人力資源部門將本單位的人員分為事業(yè)編制、長期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機制，也導(dǎo)致對檔案的要求不再那么嚴格。重視專業(yè)和技能，已成為最大的用人標準，檔案則放置一邊了。
2.2 對檔案的用途知之甚少
盡管人事檔案的作用正在進一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學(xué)性。在當前的社會轉(zhuǎn)型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學(xué)畢業(yè)生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對檔案的認識上有欠缺，對檔案的重要性認識不足。
3、長期不重視檔案易發(fā)生的問題
盡管檔案的作用在部分大學(xué)畢業(yè)生中沒有引起足夠的重視，但當他們在選擇就業(yè)時，尤其在報考國家公務(wù)員或事業(yè)單位崗位時，檔案是必須要過的一關(guān)。檔案中有不良記錄，勢必影響到大學(xué)生的就業(yè)選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個忽視的問題，擺在了大學(xué)生的工作日程上。
3.1 檔案放高校工齡難計算
沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計算工齡。畢業(yè)生到人才交流服務(wù)中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉(zhuǎn)正定級、年度考核、檔案工資審批等手續(xù)，計算成本工齡。畢業(yè)生檔案放在高校中，畢業(yè)生與學(xué)校之間無人事隸屬關(guān)系，學(xué)校沒有資格為畢業(yè)生出具涉及人事關(guān)系的證明。檔案留在學(xué)校，不但不能計算工齡，還會影響到今后的轉(zhuǎn)正定級及職稱評定事宜。
3.2 檔案保存不善沒有資格報考公務(wù)員
有的高校由于與畢業(yè)生的聯(lián)系不暢，把畢業(yè)生的人事檔案轉(zhuǎn)回原生源地的人事部門，而畢業(yè)生本人不想在自己的原籍就業(yè)。致使他沒有資格在目前居住的城市報考國家公務(wù)員，嚴重影響了個人的發(fā)展。
3.3 戶口難以落戶
有的畢業(yè)生不重視檔案問題，在畢業(yè)后的戶口落戶時，遇到了很大的麻煩。按照國家的戶籍管理規(guī)定，大學(xué)生的戶口落戶，需要相關(guān)的檔案、干部介紹信、落戶證明等手續(xù)，由于檔案管理不善，或不知個人檔案在何處，即使找到了工作，在相關(guān)城市落戶時也是一件麻煩事。戶口落不下，就辦不了新的身份證。不但如此，在畢業(yè)生的工齡計算、研究生考試、公務(wù)員考試、職稱評定、醫(yī)療養(yǎng)老保險的上交、出國手續(xù)辦理、結(jié)婚生育審批上等都離不開個人的檔案。
[關(guān)鍵詞]高校畢業(yè)生 檔案管理
[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）02-0077-01
一、高校畢業(yè)生檔案管理的重要性
中國網(wǎng)絡(luò)電視臺CNTV報道，人力資源和社會保障部最新統(tǒng)計顯示，2012年全國普通高校畢業(yè)生預(yù)計680萬人，創(chuàng)歷史新高。近年來全國高校畢業(yè)生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態(tài)勢，高校畢業(yè)生就業(yè)工作成為各級政府教育行政部門和人力資源和社會保障部門的重要工作。在高校畢業(yè)生就業(yè)工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實做好高校畢業(yè)生檔案移交和管理工作，對于做好高校畢業(yè)生的就業(yè)工作至關(guān)重要，因此有必要認真研究高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，有針對性地找出解決高校畢業(yè)生檔案管理的對策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會保障部門和用人單位的重要任務(wù)。
二、畢業(yè)生《報到證》的歷史作用
在自主擇業(yè)就業(yè)制度下，高校畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題是《報到證》制度已經(jīng)過時，根本不適應(yīng)自主擇業(yè)就業(yè)制度的需要。
在統(tǒng)招統(tǒng)配制度下，高校畢業(yè)生《報到證》的作用：一是，《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證；二是，《報到證》是畢業(yè)生到用人單位報到的憑證，憑《報到證》報到以后，方可開始計算工齡；三是，《報到證》是用人單位接收畢業(yè)生的重要文字證明；四是，《報到證》是任何一個合法的人才中心、檔案管理機構(gòu)接收畢業(yè)生檔案的證明；五是，《報到證》是用人單位給畢業(yè)生落戶、接管檔案的重要憑證和依據(jù)；六是，《報到證》證明持證的畢業(yè)生是納入國家統(tǒng)一招生計劃的學(xué)生；七是，《報到證》是畢業(yè)生的干部身份證明；八是，《報到證》的有限期和畢業(yè)生的報到期限：畢業(yè)生報到的期限原則上為一個月，畢業(yè)生領(lǐng)取《報到證》以后，應(yīng)盡快到工作單位或人事局報到，沒有特殊原因或延期報到的，所造成的一切后果由畢業(yè)生本人承擔。如果沒有《報到證》，畢業(yè)生將會失去干部身份，成為社會勞動人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業(yè)生的檔案。按照我國目前的人事管理規(guī)定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動和社會保障局管理工人（檔案一般放在職介所）?！秷蟮阶C》目前仍在中國人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業(yè)生們應(yīng)注意保管好自己的《報到證》，不要丟失?！秷蟮阶C》原則上不補辦，應(yīng)屆畢業(yè)生如不慎遺失《報到證》，須及時向?qū)W校報告遺失過程，先由本人提出申請，再由畢業(yè)生所在院系負責人簽署意見后，由學(xué)校報請省畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心核準后予以辦理新證。
三、關(guān)于畢業(yè)生《報到證》的建議
《報到證》制度是計劃經(jīng)濟體制下，大學(xué)生統(tǒng)招統(tǒng)配制度下的產(chǎn)物，在當時歷史條件下對于人才合理調(diào)配起到了一定的作用。隨著市場經(jīng)濟體系的逐步完善，用人制度真正實現(xiàn)了自主擇業(yè)雙向選擇，在當前市場經(jīng)濟體制下，沿用計劃經(jīng)濟時代的《報到證》制度，對于人才合理流動和高校畢業(yè)生就業(yè)絲毫促進作用也沒有，并且成為高校畢業(yè)生就業(yè)的一大障礙，建議立即予以廢除。
一是沒有法律依據(jù)。翻遍中國法律，找不到一條有關(guān)高校畢業(yè)生《報到證》的法律依據(jù)。
二是高校畢業(yè)生持有《報到證》無法報到。目前全國各個高校畢業(yè)生大體上在畢業(yè)前半年左右就開始為就業(yè)問題奔波，參加各種招聘會。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報名、考試、面試，過五關(guān)斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發(fā)那個所謂的《報到證》，對于用人單位而言，有沒有那個《報到證》根本無所謂，他們需要的是真才實學(xué)，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業(yè)生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報到證》，也無法報到，因為該用人單位沒有進城戶籍指標，畢業(yè)生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。
三是《報到證》無法解決人檔分離的問題。京滬津等一些限制戶籍的城市，即便是研究生、博士生，手持《報到證》也無法將人事檔案落到用人單位。這些城市的許多用人單位即便招收了異地戶籍應(yīng)屆高校畢業(yè)生，由于戶籍限制，無法接受高校畢業(yè)生檔案，只能與該畢業(yè)生簽訂勞動合同，檔案還得移交到戶籍所在地人才機構(gòu)，造成人檔分離的問題十分突出。據(jù)不完全統(tǒng)計，僅北京市企業(yè)招收的異地戶籍畢業(yè)生90%以上人在北京工作，檔案仍然在戶籍所在地保管。這個《報到證》怎么出具？教育行政部門只好閉著眼睛讓該畢業(yè)生回戶籍所在地報到，這種《報到證》有何實際意義？
關(guān)鍵詞: 中職畢業(yè)生 人事檔案管理 問題 對策
中職畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括:學(xué)生學(xué)籍登記表、軍訓(xùn)登記表、中考報名表、在校成績表、中職畢業(yè)生登記表、黨(團)材料、在校期間在校表現(xiàn)、體檢表、畢業(yè)生介紹信等。中職學(xué)校肩負著為國家培養(yǎng)技能人才的重任,面對激烈的人才市場競爭,中職學(xué)生比普通本科院校的學(xué)生面臨著更大的挑戰(zhàn)。中職畢業(yè)生人事檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德智體等方面發(fā)展狀況的真實記錄和反映。強化對中職畢業(yè)生的人事檔案管理,對深化教學(xué)改革,提高教育質(zhì)量和管理水平,開拓人才信息資源,拓寬畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供重要憑證,有著十分重要的意義。但由于種種原因,有些畢業(yè)生身份丟失,影響自己的職業(yè)生涯。
一、中職畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
1.畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業(yè)生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用不大”,另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
2.檔案管理不規(guī)范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;管檔人員在管理上流于形式,僅充當檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業(yè)生檔案,只是按學(xué)?；蚪邮諘r間不同在原檔案袋上直接編號,導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
(3)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理人員比較保守,缺乏創(chuàng)新意識,在用新方法、新技術(shù)管理檔案方面還缺乏新思路。當代檔案職業(yè)管理人員不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)技能,而且應(yīng)具有信息技能,特別要加強計算機應(yīng)用能力的學(xué)習,為檔案現(xiàn)代化管理提供準確快捷服務(wù)。
二、中職畢業(yè)生人事檔案管理的對策
為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用,為廣大的畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)從以下幾方面入手:
1.規(guī)范中職學(xué)生人事檔案管理制度,提高中職人事檔案管理和服務(wù)質(zhì)量,強化對畢業(yè)生的檔案觀念教育。中職必須對學(xué)生人事檔案的價值重新定位,重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量,加強畢業(yè)生人事檔案管理,嚴格按照相關(guān)規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達學(xué)生就業(yè)單位,暫未就業(yè)的要及時向相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)送達,杜絕隨意擱置。中職學(xué)校要加強對畢業(yè)生的檔案意識教育,樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
2.創(chuàng)新管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。首先,要增強創(chuàng)新意識。在立卷制度上更新,在工作手段上改進。其次,要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,提高管理效率和水平。目前,計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當中,信息技術(shù)的應(yīng)用使得借閱歸還檔案的速度大大提高,在檔案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
3.采取措施實現(xiàn)中職畢業(yè)生人事檔案的動態(tài)管理。中職畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理,是指在檔案管理的生命周期內(nèi),注重管理活動的前后銜接和相互影響,體現(xiàn)全程與全方位的管理思想,強調(diào)管理過程的延續(xù)性和科學(xué)性,結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié),輔助現(xiàn)有信息技術(shù),不斷進行檔案信息的挖掘與更新,從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態(tài),產(chǎn)生最佳的效果。中職畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理是系統(tǒng)論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應(yīng)充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù),結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理流程,即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運用動態(tài)管理模式,以達到目標與過程的統(tǒng)一。
4.加大人事工作力度,徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場就業(yè)機制的實行,畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長,根據(jù)這種情況,應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實行人事的力度,使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大,在繼續(xù)做好“個人”的基礎(chǔ)上,積極向各高校聯(lián)系,宣傳人事政策,并制定對畢業(yè)生實行人事的優(yōu)惠政策,對畢業(yè)生實行以學(xué)校為單位的“集體”;二是人事的內(nèi)容進一步完善,對畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險等方面實行全方位,徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述,在新形勢下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,又是人事人才工作者義不容辭的責任。
5.整合資源,規(guī)范檔制管理。一個人的經(jīng)歷和事件,不一定會在一時一地,所以,對大中專畢業(yè)生一生中所形成的各種材料搜集整理,要個人、有關(guān)部門和用人單位密切配合,整合資源,包括個人的學(xué)歷、技術(shù)職務(wù)、準入資格、遵紀守法、個人誠信及個人的工作經(jīng)歷等方面的材料,有關(guān)部門和單位都有義務(wù)向其人事檔案管理部門提供。保證一人一檔,資源共享。
6.提高透明度,信息化管理。人事檔案管理信息化,主要就是人事信息電子化,人事信息查詢網(wǎng)絡(luò)化。在一定的授權(quán)范圍內(nèi),有關(guān)單位可以及時全面地了解其個人情況。同時在允許的范圍內(nèi),個人也可以了解自己的檔案信息,為檔案管理營造一個公開、公平的環(huán)境。
7.優(yōu)化服務(wù),“一站式”管理。人事檔案管理部門要提高為民服務(wù)的意識,提高服務(wù)質(zhì)量;要創(chuàng)造方便、快捷的檔案轉(zhuǎn)遞、查詢途徑;要保證檔案的原始性、真實性和唯一性;要與其他有關(guān)部門一起拓展服務(wù)的范圍,讓這些管理對象也享受社會發(fā)展的成果。目前,應(yīng)該積極尋求有關(guān)部門的支持,先期成立流動人員黨支部,搞好黨員管理;設(shè)立人才中心戶籍專戶,搞好戶籍管理。
參考文獻:
[1]馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社,2003.
關(guān)鍵詞：高職院校 畢業(yè)生 檔案管理 問題 對策
高職院校畢業(yè)生檔案管理工作也是高職院校畢業(yè)生就業(yè)工作的一個重要環(huán)節(jié)。一所學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作是否制度化、規(guī)范化，不但事關(guān)高職畢業(yè)生的切身利益，也衡量著學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作的整體管理水平。
一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學(xué)校規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也是開展工作的政策基礎(chǔ)。與學(xué)校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業(yè)生檔案管理制度。以為例，全區(qū)37所高職院校中，目前僅有3所學(xué)校制定了畢業(yè)生檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，其它學(xué)校在這方面基本處于空白。
2.畢業(yè)生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，多將其作為年度畢業(yè)生就業(yè)工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業(yè)生檔案管理看作是畢業(yè)生就業(yè)工作的邊緣化工作，在畢業(yè)生檔案管理部門的設(shè)定方面存在諸多問題?，F(xiàn)在許多高職院校畢業(yè)生檔案管理部門多為就業(yè)工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業(yè)工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領(lǐng)導(dǎo)臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理造成了障礙。
3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。由于高職院校畢業(yè)生檔案管理部門非學(xué)校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度和專業(yè)檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范，突出問題在畢業(yè)生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業(yè)生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業(yè)生造成了一定障礙。
4.畢業(yè)生檔案保管不規(guī)范。畢業(yè)生檔案保管是畢業(yè)生檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，卻也是高職院校畢業(yè)生檔案管理的一個弊端。由于學(xué)校每年都有未就業(yè)畢業(yè)生，也有一些用人單位不接收畢業(yè)生檔案的情況，致使一部分畢業(yè)生檔案留在了學(xué)校由學(xué)校保管。為解除未就業(yè)畢業(yè)生的后顧之憂，讓他們安心地繼續(xù)尋找工作，教育部規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學(xué)校應(yīng)免費為其保管兩年。這是學(xué)校為畢業(yè)生做好后繼服務(wù)的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業(yè)生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉(zhuǎn)遞事宜，由于一些高職院校畢業(yè)生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業(yè)生檔案成為“死檔”，失去了檔案應(yīng)有的功能，甚至一些畢業(yè)生的檔案由于年頭較長，出現(xiàn)了檔案丟失的情況。
二、規(guī)范高職院校畢業(yè)生檔案管理的措施
1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。高職院校必須將畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度建設(shè)作為規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的首要問題去抓。要適應(yīng)新時期高校畢業(yè)生就業(yè)體制改革的需要，適時制定學(xué)校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)制度，對諸如畢業(yè)生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉(zhuǎn)遞、留校檔案管理等問題在規(guī)章制度中予以明確規(guī)定，用制度去規(guī)范學(xué)校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。
2.加強畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經(jīng)驗，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數(shù)高職院校都沒有設(shè)置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業(yè)生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題?；谶@種情況，高職院校應(yīng)立足現(xiàn)實，以學(xué)生管理人員及畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)人員為根基，通過校內(nèi)外多種途徑，加強他們的檔案知識及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業(yè)生檔案管理人員。
3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的確立，我國高校畢業(yè)生就業(yè)體制發(fā)生了根本性的變革，畢業(yè)生就業(yè)渠道呈現(xiàn)出多元化模式，這給高職院校畢業(yè)生檔案管理造成了新的問題，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)行的畢業(yè)生就業(yè)體制，亟待創(chuàng)新。
高職院校要牢固樹立“一切為了學(xué)生”的人本理念，以服務(wù)學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作大局，服務(wù)學(xué)生為根本目標，以盤活畢業(yè)生檔案效用為目的，積極探索畢業(yè)生檔案管理模式。對于畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)、檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞、留校檔案的保管等易發(fā)問題，進行創(chuàng)新改革，構(gòu)建起符合高職院校校情的畢業(yè)生檔案管理新模式，使畢業(yè)生檔案管理制度化，規(guī)范化，能夠促進高職院校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)體系更加完善，更好地為學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)工作及畢業(yè)生服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案管理 對策與思考
隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展,我國教育體制和用人制度進行了相應(yīng)的改革,國家培養(yǎng)人才的方式方法發(fā)生了很大變化,大中專畢業(yè)生的就業(yè)制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養(yǎng),統(tǒng)一分配的傳統(tǒng)做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優(yōu)錄用的高校畢業(yè)生就業(yè)工作新機制。隨之而來的是高校畢業(yè)生的人事檔案管理的管理機構(gòu)、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞渠道、管理方法、開發(fā)利用、重視程度等各方面出現(xiàn)了很多與市場經(jīng)濟發(fā)展不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,出現(xiàn)了隨意涂改檔案內(nèi)容、檔案自我管理、由于企業(yè)破產(chǎn)造成檔案丟失、企業(yè)員工不能辦理退休、因為檔案內(nèi)容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉(zhuǎn)移等諸多問題,大大制約了高校畢業(yè)生的就業(yè)與合理流動。近期,就進入我市就業(yè)的高校畢業(yè)生采取了座談交流會、書面統(tǒng)計和實地調(diào)查形式,對高校畢業(yè)生人事檔案管理的情況進行了深入調(diào)研。
1 我市高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀
高等學(xué)校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業(yè)生,挑選人才,合理使用人才的重要依據(jù)。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作,東營市畢業(yè)生就業(yè)辦公室和東營市人才服務(wù)中心是專門負責我市生源畢業(yè)生和來我市就業(yè)的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的專門機構(gòu)。主要服務(wù)范圍是學(xué)生報道、檔案轉(zhuǎn)遞、就業(yè)協(xié)議簽訂、就業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持、三支一扶考試、職業(yè)介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業(yè)生就業(yè)的管理與服務(wù)工作。2009年,我市接收高校畢業(yè)生共計有12108人,登記就業(yè)10590人,未就業(yè)1518人,就業(yè)率達到87.5%。
2 存在的主要問題
(1)管理機構(gòu)不統(tǒng)一
我市現(xiàn)管理高校畢業(yè)生檔案的部門大致有五類機構(gòu):一是考取了機關(guān)事業(yè)單位的高校畢業(yè)生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業(yè)或到非公企業(yè)就業(yè)的高校畢業(yè)生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心管理;三是師范類高校畢業(yè)生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權(quán)限的國家企業(yè)或國有控服企業(yè),例如:國有四大銀行、商業(yè)銀行、保險機構(gòu)、電力部門等。五是由于學(xué)校和學(xué)生個人的原因,還有相當數(shù)量的學(xué)生檔案目前還存放在原學(xué)校、學(xué)生個人手中或非公企業(yè)人力資源部。
(2)轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范
現(xiàn)在高校畢業(yè)生的檔案大部分由學(xué)校直接寄往學(xué)生畢業(yè)前所簽約單位所在城市的高校畢業(yè)生就業(yè)機構(gòu),然后再由畢業(yè)生就業(yè)機構(gòu)根據(jù)高校畢業(yè)生畢業(yè)生所簽約單位所在市縣區(qū)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至所在市縣區(qū)人才服務(wù)機構(gòu)。有的高校為了就業(yè)率,直接將學(xué)生檔案寄往學(xué)生所簽約用工單位。過了幾個月這個學(xué)生要求到其它企業(yè)工作時,企業(yè)把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學(xué)生畢業(yè)前將檔案讓學(xué)生自帶回家。有一部分學(xué)生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學(xué)校。
(3)檔案內(nèi)容更新不及時、內(nèi)容簡單、檔案內(nèi)容與檔案相對人不統(tǒng)一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發(fā)現(xiàn)同是研究生畢業(yè)的學(xué)生,有的有畢業(yè)設(shè)計書(論文)和學(xué)位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業(yè)生的人事檔案材料。還有的內(nèi)容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學(xué)校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容,很不完善。轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機構(gòu)的學(xué)生檔案,后續(xù)檔案材料不全面,無法依據(jù)檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學(xué)生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學(xué)生畢業(yè)十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務(wù)項目,結(jié)果耽誤了自己的職業(yè)發(fā)展。
3 對策建議
(1)統(tǒng)一管理機構(gòu),從制度上避免高校畢業(yè)生檔案多頭管理的現(xiàn)狀。大部分高校畢業(yè)生畢業(yè)后分布在在非公有制企業(yè),屬流動人員范疇。人發(fā)【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確:流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu),其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。此《規(guī)定》的頒布明確了高校畢業(yè)生檔案的管理機構(gòu)就是各地人才服務(wù)機構(gòu),其他任何機構(gòu)不得擅自管理高校畢業(yè)生人事檔案,這為高校畢業(yè)生人事檔案價值的實現(xiàn)提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務(wù)機構(gòu)的檔案管理職能,加強人才流動服務(wù)機構(gòu)與畢業(yè)生就業(yè)部門的工作銜接,切實維護高校畢業(yè)生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務(wù)體系,促進人才的合理流動。
(2)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業(yè)生檔案管理混亂的局面?，F(xiàn)在高校畢業(yè)生就業(yè)或未就業(yè)都必須在高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)上注冊個人信息后,才能夠離開學(xué)校。所以各級各類學(xué)校、各級畢業(yè)生就業(yè)管理部門要充分利用高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng),在學(xué)生網(wǎng)上注冊時,提前告知學(xué)生將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位所在地人才服務(wù)機構(gòu)或戶籍所在地人才服務(wù)機構(gòu),其他任何機構(gòu)不得接收學(xué)生檔案。然后各級人才服務(wù)中心再根據(jù)實際情況再細分到縣區(qū)人才服務(wù)機構(gòu)。這樣就不會出現(xiàn)學(xué)生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學(xué)生畢業(yè)后,用到人事檔案時,會自覺到當?shù)厝瞬欧?wù)機構(gòu)來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發(fā)揮人事檔案的價值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務(wù)內(nèi)容,發(fā)揮檔案價值。高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、學(xué)習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。所以各級各類學(xué)校要重視學(xué)生在校期間的表現(xiàn),本著對社會負責、對學(xué)生負責的態(tài)度,及時準確的將學(xué)生本人的各類檔案材料歸檔。為學(xué)生走向社會做好做一些必要的準備。比如學(xué)生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業(yè)論文設(shè)計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務(wù)機構(gòu)也應(yīng)該適應(yīng)新形勢發(fā)展,就需要對人事檔案的內(nèi)容進行調(diào)整,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。創(chuàng)建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍檔案；管理
中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南財經(jīng)高等專科學(xué)校講師；湖南，長沙，410079
學(xué)籍檔案，對于即將走向社會的畢業(yè)生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學(xué)生成長經(jīng)歷，思想品德、學(xué)習成績、個人特長及身理心理健康狀態(tài)等信息。是反映學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。準確齊全、完整規(guī)范的學(xué)籍檔案，既是大學(xué)生在校學(xué)習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學(xué)生畢業(yè)時用人單位招聘人才提供重要依據(jù)，而且在畢業(yè)生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發(fā)揮重要憑證作用。所以規(guī)范高校學(xué)籍檔案、建全管理制度是前提。
一、學(xué)籍檔案的特點
學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案管理工作的重要組成部分，是學(xué)校對學(xué)生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區(qū)別。
(一)、學(xué)籍檔案形成的周期性
學(xué)生在校的活動形成了學(xué)生檔案，學(xué)生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規(guī)定跨年度的文件，除年度計劃、總結(jié)等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內(nèi)文件形成時間不受年度約束；教學(xué)檔案整理則要求，以一個學(xué)年度為單位進行歸檔。而學(xué)生學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業(yè)生的學(xué)籍形成周期是從學(xué)生入校起至畢業(yè)為止四年的連續(xù)記錄，因此學(xué)籍檔案形成是有它自身的周期性。
(二)、學(xué)籍檔案內(nèi)容的廣泛性
學(xué)籍檔案的內(nèi)容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學(xué)生的個人情況，而且反映了院(系)常規(guī)教學(xué)和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內(nèi)容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內(nèi)容不允許組在一個案卷中，而學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校四年各門課程的學(xué)業(yè)成績、獎懲情況、學(xué)籍變動情況、畢業(yè)資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。
(三)、學(xué)籍檔案電子文件與紙質(zhì)文件的共存性
院(系)學(xué)籍檔案的管理通常采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調(diào)閱所需的內(nèi)容，大大提高了學(xué)籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。
二、目前高校學(xué)籍檔案管理的狀況
學(xué)籍檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長歷程。然而，不少高校的學(xué)籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應(yīng)當前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)、原始學(xué)籍檔案的信息數(shù)據(jù)不完整，整理不規(guī)范。
學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄、少目現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學(xué)生的檔案混亂；給畢業(yè)生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學(xué)籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的沒有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。
(二)、檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實反映學(xué)生綜合素質(zhì)。
集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺泛個性特點。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力，組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
(三)、檔案使用效率低，轉(zhuǎn)遞較為混亂。
一方面雖然絕大部分高校學(xué)生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象
(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)進行開發(fā)利用的程度很有限。主要表現(xiàn)在國家實施電子注冊制度之前相關(guān)的學(xué)籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，但實際操作起來有諸多的困難：
其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一標準，涉及學(xué)籍檔案管理材料的管理潛在著不規(guī)范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。
其二，紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動化的條件下，教學(xué)部門定期對在校學(xué)生成績進行計算機著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門，由于受到技術(shù)維護、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進程。
三、網(wǎng)絡(luò)招生對學(xué)籍檔案的影響
目前高校遠程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生的紙質(zhì)檔案的管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面：
一是考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。
二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內(nèi)容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸郑械氖》莞纱嗍强瞻?。
三是被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學(xué)后全部學(xué)生檔案都能到齊，便于對考生進行復(fù)查。實行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑，有的是考生自己帶到學(xué)校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤到高校了事，給高校學(xué)生學(xué)籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。
四、規(guī)范學(xué)籍檔案管理的對策與措施
高校學(xué)籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原來的學(xué)籍管理體系已不能適應(yīng)高校發(fā)展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料管理系統(tǒng)，以便快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索學(xué)生的各類信息，及時了解學(xué)生的學(xué)習情況，使不同校區(qū)、系部的分級管理達到資源共享，協(xié)同管理，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。筆者認為學(xué)籍檔案的管理機制應(yīng)根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢和高校學(xué)籍檔案管理的需要，對學(xué)籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規(guī)范：
(一)、加強對學(xué)籍檔案的基本管理。
1、增強檔案意識，健全規(guī)章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學(xué)籍檔案工作的重要保證。可采取編制《檔案法學(xué)習材料》組織全校師生學(xué)習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。
2、抓好各個環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理。從學(xué)生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統(tǒng)一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。
3、采取計算機檢索，提高利用率。學(xué)校檔案室應(yīng)購置專業(yè)的檔案管理軟件將學(xué)籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學(xué)籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構(gòu)想：
(1)網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。根據(jù)當前高校學(xué)籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢，以及本?？缧^(qū)延伸管理和二級學(xué)院分級管理的實際情況，可建立網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。它由學(xué)籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統(tǒng)從學(xué)生入學(xué)、在校期間到畢業(yè)發(fā)證等全過程實現(xiàn)“一條龍”學(xué)籍檔案信息化管理。
(2)學(xué)籍信息管理模塊的構(gòu)想。學(xué)籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù)，而且可以從招生庫等其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入相關(guān)學(xué)生資料，按不同校區(qū)、系所、專業(yè)、學(xué)制編班編學(xué)號，建立全校學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)庫?？梢愿鶕?jù)不同條件快捷地查詢各年級、各專業(yè)的學(xué)生情況，并進行學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍異動管理。學(xué)生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)”的相關(guān)數(shù)據(jù)進行導(dǎo)入、導(dǎo)出處理。
(3)成績管理模塊的構(gòu)想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網(wǎng)絡(luò)版的成績庫，庫里有學(xué)號、姓名、分院、系所、培養(yǎng)層次、班級、專業(yè)等字段，可供查詢學(xué)業(yè)成績用。在滿足不同的條件下，可以統(tǒng)計不同年級、不同專業(yè)的學(xué)業(yè)成績、年級排名，各種數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計、制作、打印等。
(4)成績報送。各科考試完畢，相關(guān)教研室登陸校園網(wǎng)上的“學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)”，錄入學(xué)生成績并進行試題分析、打印學(xué)生成績頻數(shù)圖及成績冊，同時將考試成績從網(wǎng)上“提交”給學(xué)籍管理科，學(xué)籍管理科審核后，再將成績“提交”到學(xué)校學(xué)生總成績庫，有關(guān)人員即時可在校園網(wǎng)各終端機上查閱學(xué)生的考試成績。
(5)學(xué)籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區(qū)，二級學(xué)院、教研室及相關(guān)人員可以根據(jù)操作權(quán)限在校園網(wǎng)上查詢在校學(xué)生人數(shù)、學(xué)生的個人資料和各科成績；學(xué)生可以通過校園網(wǎng)查閱并校對自己的學(xué)籍資料，查詢各科學(xué)業(yè)成績；學(xué)生的在學(xué)成績單、學(xué)生證、考試證和學(xué)籍卡等可以打印出來；二級學(xué)院、政治輔導(dǎo)員可在校園網(wǎng)上查閱學(xué)生的補考、重修人數(shù)、考試成績、平均成績、打印學(xué)生成績冊等。學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以避免數(shù)據(jù)錄入過程的人為誤差，減少重復(fù)勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學(xué)管理系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)教學(xué)管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。
(二)加強網(wǎng)上招生檔案的管理。
1、制定相關(guān)規(guī)定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由招生辦歸中管理。
2、保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實性與檔案內(nèi)容的完整性?？忌堎|(zhì)檔案歸檔項目要統(tǒng)一規(guī)范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、學(xué)生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學(xué)的考生檔案還應(yīng)包括其中工作期間的檔案材料。
3、各招辦應(yīng)承擔學(xué)生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責，確?？忌鷻n案的安全性與及時性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。
4、各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質(zhì)檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。
(三)、加強檔案干部隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)。
【關(guān)鍵詞】大學(xué)生 檔案 管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫 設(shè)計
【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】A
【文章編號】0450-9889（2014）08C-0186-02
幫助大學(xué)生就業(yè)是各高校的主要工作之一。傳統(tǒng)的畢業(yè)生雙選會由于其時間所限，給畢業(yè)生和用人單位“雙選”的時間很短，相互的了解程度有限，在一定程度上影響了就業(yè)的簽約率和學(xué)生就業(yè)后工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。為了解決上述問題，我們在健全學(xué)生傳統(tǒng)檔案的同時，開發(fā)了大學(xué)畢業(yè)生檔案信息管理系統(tǒng)，保存和管理畢業(yè)生求職時需要展示的、用人單位需要了解的檔案信息電子副本，解決了檔案信息查詢時空的限制。
一、系統(tǒng)組成
系統(tǒng)采用客戶端瀏覽器、Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器組成的三層B/S結(jié)構(gòu)。用戶使用統(tǒng)一的瀏覽器界面，終端用戶幾乎不需要培訓(xùn)，降低了系統(tǒng)應(yīng)用成本，更適合于全校大規(guī)模推廣應(yīng)用。
系統(tǒng)使用Microsoft Visual Studio 2010為Web編程工具。Microsoft SQL Server是Microsoft公司推出的功能強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與Windows系統(tǒng)緊密集成，具有良好的性能和可伸縮性。本系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是Microsoft SQL Server2005，系統(tǒng)開發(fā)和運行環(huán)境為Microsoft Windows2003，主要功能模塊如表1所示。
表1 大學(xué)畢業(yè)生檔案信息管理系統(tǒng)主要功能模塊
數(shù)據(jù)管理 檔案信息審核 綜合查詢
登記修改檔案信息 數(shù)據(jù)備份 用戶及權(quán)限管理 班級審核 院系審核 學(xué)工處審核 檔案室歸檔 校內(nèi)檔案信息查詢 就業(yè)狀態(tài)查詢與統(tǒng)計 用人單位查詢
二、主要實現(xiàn)技術(shù)
（一）數(shù)據(jù)庫設(shè)計
系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫使用Microsoft SQL Server 2005，利用SQL Server Management Studio可以可視化地完成數(shù)據(jù)庫設(shè)計工作。
系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫與原有的大學(xué)生注冊繳費管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)、大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)信息管理系統(tǒng)等管理系統(tǒng)共用一個數(shù)據(jù)庫，并共享其中的數(shù)據(jù)詞典等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，用戶表則添加檔案管理相應(yīng)的角色和權(quán)限字段，新增加的表只有檔案信息表，大大簡化了數(shù)據(jù)庫設(shè)計，同時也保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，便于管理和使用。
檔案信息表的字段包括基本信息、簡歷、素質(zhì)評價、課程成績、處分、獲獎、任職、資格證書、畢業(yè)鑒定等幾部分的字段。其中的個人相片、綜合素質(zhì)評價表、在校任職評價、課程成績表、獲獎證書、各類資格證書、實習鑒定總表、畢業(yè)生登記表、處分決定等字段均用于保存相應(yīng)的圖像路徑及名稱，以充分展示信息的原貌。
（二）文件上傳
檔案的建立涉及大量各類圖像文件的上傳。使用.NET的文件上傳控件FileUpload可以方便的完成。通過Request.PhysicalApplicationPath屬性可以獲取當前正在執(zhí)行的服務(wù)器應(yīng)用程序的根目錄的物理文件系統(tǒng)路徑。調(diào)用 SaveAs 方法即可將文件保存到Web服務(wù)器上的指定路徑。但在使用中必須注意兩個問題：限制上傳文件的類型和限制上傳文件的大小以防上傳木馬文件、大文件到服務(wù)器。使用PostedFile 屬性來訪問基礎(chǔ) ContentLength 屬性并返回文件的大?。ㄗ止?jié)），通過比較上傳文件和設(shè)定的文件大小，即可控制最大上傳文件的大小。調(diào)用Path.GetExtension方法返回要上傳的文件擴展名，然后和設(shè)置的文件擴展名進行比較，即可限制上傳文件的類型。通過使用AJAX技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)頁異步更新、在不刷新建檔頁面的情況下就可以獲取上傳的文件路徑及文件名信息。
（三）用戶密碼使用MD5加密
MD5就是采用單向加密的加密算法，不能對加密了的密文數(shù)據(jù)再解密成原來的明文數(shù)據(jù)。MD5算法有兩個重要特性：第一是任意兩段明文數(shù)據(jù)，加密以后的密文是不相同的；第二是任意一段明文數(shù)據(jù)，經(jīng)過加密以后，其結(jié)果永遠是不變的。也就是不可能有任意兩段明文加密以后得到相同的密文、加密特定的數(shù)據(jù)得到的密文一定是相同的。
本系統(tǒng)將用戶密碼等關(guān)鍵數(shù)據(jù)采用MD5加密后再存儲到數(shù)據(jù)庫可以保證密碼安全。微軟在.NET架構(gòu)中引入了MD5算法，在使用Visual Studio 2010編程時可以直接使用.NET 架構(gòu)中提供的相關(guān)類來實現(xiàn)MD5 加密，這些類位于命名空間“System.Security.Cryptography”中。
（四）使用觸發(fā)器保護已審核信息
觸發(fā)器是SQL Server數(shù)據(jù)庫應(yīng)用中一個重要工具，是一種特殊的存儲過程，當對表執(zhí)行INSERT、UPDATE或DELETE操作時，觸發(fā)器就會自動執(zhí)行。SQL Server為每個觸發(fā)器都創(chuàng)建了兩個專用表Inserted表和Deleted表，這兩張是系統(tǒng)在內(nèi)存中創(chuàng)建的、與應(yīng)用觸發(fā)器的表結(jié)構(gòu)相同的兩張邏輯表，其中Inserted表的數(shù)據(jù)是插入或是修改后的數(shù)據(jù)，而Deleted表的數(shù)據(jù)是更新前的或是刪除的數(shù)據(jù)。當觸發(fā)器完成工作后，這兩張表就會被刪除，不會存儲在數(shù)據(jù)庫中。
本系統(tǒng)在檔案信息表中設(shè)置了觸發(fā)器，如果檔案信息已經(jīng)審核并經(jīng)檔案室歸檔，當數(shù)據(jù)被修改時觸發(fā)器會自動把數(shù)據(jù)重新更新回來，如果記錄被刪除則回滾，達到保護已審核信息的目的。
（五）權(quán)限控制
根據(jù)登錄用戶的角色不同，利用Session變量實現(xiàn)對其權(quán)限的控制。用人單位必須獲得畢業(yè)生本人提供的驗證碼或取得學(xué)校教育管理部門的授權(quán)碼、并在規(guī)定的時間內(nèi)方可查詢學(xué)生的檔案信息。
使用函數(shù)DATEDIFF可以限制用人單位的查詢天數(shù)。當DATEDIFF（ day， '開放查詢的日期'，Now（） ）的計算結(jié)果大于允許查詢的天數(shù)時，禁止查詢。
三、關(guān)鍵代碼設(shè)計
（一）文件上傳及其類型控制
Dim savedir As String = "upfile＼" '定義上傳文件保存相對目錄
Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '獲取上傳文件的物理路徑
Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '獲取上傳文件的擴展名
If （FileUpload1.HasFile） Then
Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName
If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上傳文件類型
FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上傳文件
Else： Lable1.Text = "該類文件禁止上傳 "
End If
End If
（二）控制圖片顯示大小
Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '獲取上傳的圖片
Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得圖片寬度，以像素為單位
Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得圖片高度
If sourceWidth2 > 600 Then'如果圖片寬度大于600像素
Dim tuWidth=600'定義顯示的寬度為600像素
Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同時按比例縮小其高度
End If
（三）MD5加密
下面以修改密碼為例說明MD5加密的方法。
Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）
Dim hashedBytes As Byte（）
Dim encoder As New UTF8Encoding（）
hashedBytes = puteHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '計算MD5
Dim sBuilder As New StringBuilder（） '創(chuàng)建可變字符串
For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 將每一個 Byte的 hash 碼格式化為十六進制字符串
sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））
Next
Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六進制字符串，用于寫入數(shù)據(jù)庫。
接下來是連接數(shù)據(jù)庫并寫入新密碼的代碼，從略。
四、實際應(yīng)用及效果
（一）系統(tǒng)部署
系統(tǒng)的WEB程序和數(shù)據(jù)庫分別部署在兩臺Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并設(shè)置Internet 來賓賬戶對文件上傳目錄擁有寫權(quán)限。
考慮到安全性，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器使用局域網(wǎng)地址，SQL Server 2005需要啟用本地和遠程連接以及SQL Server Browser 服務(wù)；在 Windows 防火墻中需要為 SQL Server 2005 創(chuàng)建例外，設(shè)置SQL Server 2005每天一次自動備份作業(yè)和定時刪除過時備份數(shù)據(jù)作業(yè)。
（二）使用流程
系統(tǒng)使用流程如圖1 所示。
圖1 系統(tǒng)使用簡明流程
學(xué)生未提交審核前均可以隨時修改，提交審核后，各班輔導(dǎo)員、院系均可以執(zhí)行退修操作，院系已經(jīng)審核后則需要院系管理員權(quán)限才可以執(zhí)行退修操作。院系已經(jīng)審核并經(jīng)檔案室歸檔的信息不允許修改。
（三）應(yīng)用效果
系統(tǒng)的應(yīng)用為各類檔案信息需求者提供了高效、靈活、便捷的查詢服務(wù)，得到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生和用人單位的好評。系統(tǒng)應(yīng)用不僅推進了就業(yè)工作的效率和質(zhì)量，也促進了學(xué)生的檔案積累和自我提高的意識，從而間接促進了教學(xué)質(zhì)量和綜合素質(zhì)的提高，提高了高校檔案的信息價值和社會效益。
【參考文獻】
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【基金項目】廣西教育科學(xué)規(guī)劃課題（2011C0160）
