時(shí)間：2023-08-10 09:23:09
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇前期合同管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
合同管理離不開(kāi)財(cái)務(wù)監(jiān)管，有效的財(cái)務(wù)監(jiān)管可以在企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)防范中發(fā)揮重要作用。文章首先闡述了企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管的重要性，然后指出要防范企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管的缺位現(xiàn)象，并深入討論了企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管的關(guān)鍵職能，包括合同訂立前的風(fēng)險(xiǎn)防范、合同簽署階段的財(cái)務(wù)監(jiān)管、合同履行過(guò)程中的財(cái)務(wù)監(jiān)管和合同履行后管理階段的財(cái)務(wù)監(jiān)管等，最后指出健全涵蓋財(cái)務(wù)監(jiān)管的企業(yè)合同管理體系，不僅要完善企業(yè)合同管理的組織架構(gòu)，還要建設(shè)一支合同管理的專業(yè)隊(duì)伍，為維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益提出一些有價(jià)值參考。
【關(guān)鍵詞】
合同；企業(yè)；財(cái)務(wù)監(jiān)管；管理
一、緒論
當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面高度發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)大多通過(guò)經(jīng)濟(jì)合同來(lái)實(shí)現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)合同的種類和數(shù)量也越來(lái)越多，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理。合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，高水平高質(zhì)量的合同管理勢(shì)在必行。但在企業(yè)合同管理實(shí)際過(guò)程中，財(cái)務(wù)監(jiān)管力度不夠，財(cái)務(wù)人員主動(dòng)參與意識(shí)不強(qiáng)，財(cái)務(wù)報(bào)表與真實(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)脫節(jié)，合同管理效率低下，風(fēng)險(xiǎn)防范不足。為做好合同管理工作，企業(yè)必須高度重視財(cái)務(wù)監(jiān)管在合同管理中的重要性，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門在監(jiān)管合同簽訂到執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的職能作用，從而把合同風(fēng)險(xiǎn)降低或進(jìn)行有效規(guī)避，以便能有效提高合同管理的效率。加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同中財(cái)務(wù)監(jiān)管職能，是財(cái)務(wù)部門必須履行的職能之一，有利于提高合同管理水平，有利于維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。本文主要關(guān)注財(cái)務(wù)監(jiān)管在合同管理中的重要性，通過(guò)對(duì)合同管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題深入分析，提出完善合同管理方面的一些建議。
二、從財(cái)務(wù)監(jiān)管角度強(qiáng)化企業(yè)的合同管理
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和往來(lái)事項(xiàng)大部分都是通過(guò)不同的合同來(lái)實(shí)現(xiàn)的，可見(jiàn)合同在公司開(kāi)展的對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著重要作用，公司必須將“合同管理”作為公司最基本的管理制度之一，并圍繞合同的一系列具體環(huán)節(jié)，展開(kāi)對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)[1]。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。合同管理一般可劃分為四個(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評(píng)價(jià)等程序[2]。加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的監(jiān)管非常重要，不容忽視。一方面，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)核算和編制財(cái)務(wù)報(bào)表需要以企業(yè)簽訂的經(jīng)濟(jì)合同為依據(jù)，屬于企業(yè)會(huì)計(jì)原始資料之一，加強(qiáng)合同的有效管理，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管作用，是財(cái)務(wù)管理工作的一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的前、中、后不同階段的管理。此外，合同管理的主要目的是通過(guò)有效手段減少企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理過(guò)程中的效率，明確合同的管理責(zé)任，有效控制合同發(fā)生的費(fèi)用，降低各項(xiàng)成本，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益?？梢?jiàn)，合同管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分之一，加強(qiáng)對(duì)合同的管理也是財(cái)務(wù)部門要履行的重要職能之一，有利于企業(yè)嚴(yán)格遵守內(nèi)部控制規(guī)范，完成預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)。
三、防范企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管的缺位現(xiàn)象
在企業(yè)管理事務(wù)中，大部分企業(yè)都會(huì)專門設(shè)立相應(yīng)的管理部門進(jìn)行合同管理，但財(cái)務(wù)管理部門與合同管理部門之間缺乏有效溝通，無(wú)法做到信息資源共享，使得財(cái)務(wù)部門的合同監(jiān)管作用受到抑制和約束，合同管理的效率不高。財(cái)務(wù)部門出具的財(cái)務(wù)報(bào)表與企業(yè)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)脫節(jié)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)難以為企業(yè)管理者和各級(jí)投資者提供有價(jià)值的參考信息。在整個(gè)合同管理過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門的管理人員主動(dòng)合同管理的積極性不高。在一系列的合同管理過(guò)程中，從合同前期談判、到合同中期簽訂、合同過(guò)程履行，以及合同后期結(jié)算和合同保管等環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員往往沒(méi)有主動(dòng)對(duì)合同進(jìn)行監(jiān)管的意識(shí)，只是在合同履行后收到業(yè)務(wù)部門隨時(shí)傳來(lái)的結(jié)算單據(jù)，依據(jù)財(cái)務(wù)人員對(duì)合同結(jié)算單據(jù)的基本理解進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，簡(jiǎn)單發(fā)揮報(bào)銷、結(jié)算、統(tǒng)計(jì)的作用，而不進(jìn)行合同相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和及時(shí)溝通。這種經(jīng)濟(jì)信息的傳遞過(guò)程是不準(zhǔn)確的，也不及時(shí)，加上財(cái)務(wù)人員對(duì)有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對(duì)合同的具體執(zhí)行情況不清楚，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算滯后、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也不夠真實(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)表反應(yīng)的情況與企業(yè)真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)缺乏關(guān)聯(lián)性[3]。這種情況下，財(cái)務(wù)部分出具的數(shù)據(jù)不能給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者提供有用的支持，也不能為投資者提供有價(jià)值的參考信息。為了改變上文描述的現(xiàn)狀，財(cái)務(wù)部門的管理人員要積極尋求各種方式方法，積極參與到企業(yè)的合同管理中來(lái)，確保財(cái)務(wù)管理部門在企業(yè)經(jīng)濟(jì)正常運(yùn)行過(guò)程中的知情權(quán)，發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管職能。財(cái)務(wù)管理人員要憑借自身對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)敏感的專業(yè)判斷力，準(zhǔn)確而又及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和評(píng)估潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)，還要熟練運(yùn)用各項(xiàng)會(huì)計(jì)制度和準(zhǔn)則，利用相應(yīng)的政策，采取有效措施把企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)降低到可接受水平。因此企業(yè)的合同管理需要財(cái)務(wù)管理人員對(duì)合同進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤監(jiān)管，將財(cái)務(wù)監(jiān)管從企業(yè)合同協(xié)商、合同起草的初始環(huán)節(jié)就開(kāi)始滲透進(jìn)去，在合同的起草環(huán)節(jié)做好財(cái)務(wù)控制，事前防范，事中控制，事后補(bǔ)救，還要求財(cái)務(wù)人員全面更新經(jīng)營(yíng)管理觀念，努力改變財(cái)務(wù)工作環(huán)境，同時(shí)提升財(cái)務(wù)人員的自身綜合素質(zhì)。
四、加強(qiáng)企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管的關(guān)鍵職能
企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是合同管理，并且合同管理也是財(cái)務(wù)管理的一部分內(nèi)容，財(cái)務(wù)管理的主要目標(biāo)包括下面三項(xiàng)，一是優(yōu)化合同管理的流程、二是降低合同管理的風(fēng)險(xiǎn)、三是提高合同管理的效率。財(cái)務(wù)部門如何才能夠在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的管理中發(fā)揮監(jiān)管的重要作用值得深入剖析探討，本文就從合同管理的四個(gè)階段進(jìn)行分析探討。
（一）合同訂立前重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)防范
風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和風(fēng)險(xiǎn)辨析工作要在合同簽訂前完成，其要由財(cái)務(wù)部門配合相關(guān)部門來(lái)完成。財(cái)務(wù)管理部門的工作人員要認(rèn)真分析即將進(jìn)行的合同活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并保持積極溝通[4]。在風(fēng)險(xiǎn)分析過(guò)程中財(cái)務(wù)管理人員要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，仔細(xì)調(diào)查合同簽訂關(guān)聯(lián)方的資信情況、財(cái)務(wù)情況、業(yè)務(wù)水平和履約能力，把可能涉及到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行逐一的分析研判，確定可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的類型，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策。合同本身就是合同風(fēng)險(xiǎn)一個(gè)重要的來(lái)源，財(cái)務(wù)部門需要注重相應(yīng)細(xì)節(jié)，對(duì)合同中涉及財(cái)務(wù)的條款給予適當(dāng)?shù)囊庖?jiàn)。財(cái)務(wù)人員要重點(diǎn)關(guān)注合同標(biāo)的是否符合企業(yè)業(yè)務(wù)范圍；合同中提及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和相關(guān)數(shù)據(jù)是否符合企業(yè)的預(yù)算和利益；合同的格式和合同類型是否規(guī)范；合同內(nèi)容和條款是否合理齊備。如合同價(jià)款的確定和支付結(jié)算方式、金額大小寫、產(chǎn)品和服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、履約期限和地點(diǎn)、違約責(zé)任的歸屬、爭(zhēng)議的解決等。
（二）合同簽署階段重點(diǎn)監(jiān)管合同簽署權(quán)限及備案程序
強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理部門對(duì)合同簽定階段的監(jiān)管，包括兩部分，一是合同正式簽署環(huán)節(jié)的管控，二是分送合同到相關(guān)部門環(huán)節(jié)的管控。財(cái)務(wù)人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注簽署的合同是否屬于經(jīng)過(guò)審核管理程序同意簽訂的合同；是否超越合同簽署權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的授權(quán)審批制度，做到重大事項(xiàng)審批簽字有效，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自簽訂；簽署加蓋的合同印章是否與財(cái)務(wù)備案表中的印章一致。如存在授權(quán)委托的情況，財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該審查是否存在委托備案書(shū)，合同受托簽字人是否與委托備案書(shū)中受托人一致，是否超出委托事項(xiàng)范圍以及委托期限等細(xì)節(jié)。完整合同需要專門編號(hào)并加蓋公章或合同專用章，合同管理部門應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間將一份完整合同的原件或副本送財(cái)務(wù)管理部門備案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)履行同簽收制度，并指定專人負(fù)責(zé)合同的管理，對(duì)合同的管理實(shí)行責(zé)任追究制度。合同發(fā)生任何變更或達(dá)成解除協(xié)議的時(shí)候應(yīng)該重新走審批流程并及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門簽收登記備案。
（三）合同履行過(guò)程中及時(shí)結(jié)算并設(shè)定索賠工作流程
企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)合同簽訂部門送存?zhèn)浒傅暮贤瑧?yīng)關(guān)注履行過(guò)程的各種情況，依據(jù)合同中的各項(xiàng)條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同內(nèi)容的要求，嚴(yán)格清理債權(quán)債務(wù)，做好合同款項(xiàng)的催收，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行及時(shí)評(píng)估。凡是沒(méi)有按照合同條款履約的，或者驗(yàn)收未能通過(guò)的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕撥款。這包括兩個(gè)方面，一是要密切關(guān)注對(duì)合同生效后涉及的稅收政策、收入情況、費(fèi)用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況，執(zhí)行嚴(yán)格的合同管理及審核流程。二是，在資金管理方面要遵循集中管理、統(tǒng)籌安排、綜合平衡和優(yōu)化投向的原則。資金管理需要由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)和具體實(shí)施。對(duì)照合同履約的實(shí)際情況，把握好資金的使用和費(fèi)用的結(jié)算等方面。對(duì)于合同款項(xiàng)的支付，要做到各項(xiàng)合同支出都必須履行計(jì)劃申報(bào)程序，并嚴(yán)格以批準(zhǔn)的付款計(jì)劃為依據(jù)。在企業(yè)合同有任何形式的變更或任何金額的索賠過(guò)程中，財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督檢查的重要職能。重點(diǎn)的監(jiān)督包括：第一，合同變更必須符合相應(yīng)的程序，符合有關(guān)法律、法規(guī)和政策；第二，變更應(yīng)通過(guò)協(xié)商達(dá)成書(shū)面協(xié)議，作為原始合同的補(bǔ)充，做好原始記錄、原始資料的保管；最后，嚴(yán)格按照變更后的合同內(nèi)容和條款對(duì)相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行審查，及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。需要強(qiáng)調(diào)的是，財(cái)務(wù)管理人員要提高合同變更后的索賠意識(shí)，明確合同變更和合同索賠職責(zé)，把合同監(jiān)管工作貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。財(cái)務(wù)監(jiān)管還要制定合同變更以及索賠的操作流程和需要注意的事項(xiàng)，尤其是合同中重要條款的變更，要按照內(nèi)控要求，履行企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽和各級(jí)審批程序，做到有章可循，照章辦事。
（四）建立合同管理在履行后的保密及評(píng)價(jià)制度
送存財(cái)務(wù)部門備案的經(jīng)濟(jì)合同要指定專人保管，并定期對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔登記，以實(shí)現(xiàn)重要文檔的管理，同時(shí)還要注意財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德，嚴(yán)禁以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。此外，財(cái)務(wù)部門要制定合同執(zhí)行情況的評(píng)價(jià)制度，按照兼顧全面和突出重點(diǎn)的原則，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，并實(shí)施責(zé)任追究制度，做好合同履行后管理階段的財(cái)務(wù)管控。
五、健全涵蓋財(cái)務(wù)監(jiān)管的企業(yè)合同管理體系
經(jīng)濟(jì)合同的管理需要有內(nèi)控和政策的支持，才能減少風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到合同管理的目的。同時(shí)一個(gè)健全的合同管理體系也離不開(kāi)專業(yè)人才隊(duì)伍的參與。
（一）完善企業(yè)合同管理的組織架構(gòu)
企業(yè)管理本身就是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程，各部門應(yīng)保證充分溝通，密切配合，單純強(qiáng)調(diào)某一方面往往使管理失衡，進(jìn)而影響全盤。企業(yè)應(yīng)建立起由企業(yè)高層管理者主管、合同歸口管理部門統(tǒng)管、業(yè)務(wù)部門分管、合同管理人員專管、財(cái)務(wù)部門監(jiān)管的企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)防體系，并建立囊括企業(yè)合同審查制度、企業(yè)合同文檔管理制度、合同變更事項(xiàng)管理制度等在內(nèi)的全面的完善的合同管理制度，從結(jié)構(gòu)和制度層面進(jìn)行規(guī)范，每個(gè)環(huán)節(jié)相互協(xié)調(diào)，如果企業(yè)簽訂合同的部門、執(zhí)行合同的部門、審批合同的人員，對(duì)合同的管理的流程沒(méi)有調(diào)整好，那么財(cái)務(wù)的監(jiān)管就會(huì)孤立無(wú)援，也就失去了財(cái)務(wù)監(jiān)管的基礎(chǔ)和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和嚴(yán)密的合同管理內(nèi)控體系的支撐下，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，各部門相互協(xié)調(diào)配合，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同管理的監(jiān)管作用才能得到充分的發(fā)揮。
（二）建設(shè)合同管理的專業(yè)化隊(duì)伍
企業(yè)合同管理部門中人員素質(zhì)的高低會(huì)直接影響管理效率和質(zhì)量。所以財(cái)務(wù)部門要做好合同管理工作，企業(yè)必須要高度重視包括財(cái)務(wù)人員在內(nèi)的合同管理人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，可以采取的途徑有講座、培訓(xùn)、技術(shù)交流會(huì)等。培訓(xùn)內(nèi)容涉及很多方面，例如，可以是強(qiáng)化與經(jīng)濟(jì)合同有關(guān)的法律知識(shí)的培訓(xùn)，如《合同法》等，通過(guò)培訓(xùn)強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同管理人員的法律觀念和意識(shí)；也可以是加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的業(yè)務(wù)水平、知識(shí)面的培養(yǎng)，提高其處理經(jīng)濟(jì)合同中各種事務(wù)的能力，讓其進(jìn)一步掌握專業(yè)知識(shí)，熟悉合同處理手段，以此強(qiáng)化其專業(yè)能力?？傊?，采取多項(xiàng)舉措加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要，建立一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍，切實(shí)保障企業(yè)合同管理體系的正常運(yùn)行和高效執(zhí)行。
六、小結(jié)
合同是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必不可少的內(nèi)容，加強(qiáng)合同管理具有重要意義。合同管理離不開(kāi)財(cái)務(wù)監(jiān)管，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理部門對(duì)合同的監(jiān)管是財(cái)務(wù)部門的職能之一，這就需要企業(yè)的財(cái)務(wù)部門主動(dòng)參與到合同管理中來(lái)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)的監(jiān)管職能作用，降低或規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)利益。在合同訂立前，財(cái)務(wù)部門要做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)辨析工作；在合同簽署階段，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)簽訂合同權(quán)限、合同印章使用管理、分送合同給相關(guān)部門等方面進(jìn)行監(jiān)管；在合同履行階段，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)密關(guān)注合同實(shí)際履行情況，及時(shí)結(jié)算并清理債權(quán)債務(wù)，制定合同變更索賠工作流程和相關(guān)注意事項(xiàng)；在合同履行后管理階段，財(cái)務(wù)應(yīng)做好合同的歸檔保管工作，建立合同管理及保密制度。加強(qiáng)財(cái)務(wù)在合同管理中的職能，除了在合同管理的四個(gè)階段進(jìn)行監(jiān)管外，還需要企業(yè)依據(jù)實(shí)際情況建立健全企業(yè)合同的管理體系，做好包括財(cái)務(wù)人員在內(nèi)的合同管理人員的培訓(xùn)。相信有了財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管，企業(yè)會(huì)更好的實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，避免企業(yè)合同執(zhí)行的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并提高合同執(zhí)行水平，從而更好的維護(hù)企業(yè)的利益。
作者：吳麗群 單位：北京美滋樂(lè)源食品有限公司
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：建筑；施工；企業(yè)；合同；管理
中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2014年6月19日
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，是契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì)，合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是市場(chǎng)交易的重要紐帶，一個(gè)企業(yè)對(duì)外發(fā)生的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)都是通過(guò)合同聯(lián)系起來(lái)的，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的法律糾紛大多源于合同風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗與合同管理有密切關(guān)系。因此，加強(qiáng)合同管理既是企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀要求，更是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的內(nèi)在需要。建筑施工企業(yè)由于合同數(shù)量多、合同標(biāo)的額大、合同類型豐富，在企業(yè)合同管理中有必要按類別將不同合同劃分到相關(guān)業(yè)務(wù)部門分類管理，同時(shí)明確合同綜合牽頭管理部門。綜合管理事關(guān)合同管理全局，在施工企業(yè)合同管理中意義重大，本文主要從合同綜合管理角度論述建筑施工企業(yè)如何加強(qiáng)合同管理。
合同綜合管理主要體現(xiàn)在綜合牽頭上，把防范法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益作為核心思想貫穿合同管理始終，認(rèn)真做好“建制度、制范本、管授權(quán)、審文本、監(jiān)履約、查合同、解糾紛、教業(yè)務(wù)”八項(xiàng)重點(diǎn)工作，積極促進(jìn)各部門之間、總部與基層單位之間的協(xié)調(diào)互動(dòng)，建立以“綜合牽頭、專業(yè)分類、協(xié)調(diào)互動(dòng)”為管理原則的閉合的、聯(lián)動(dòng)的合同管理體系。
一、建制度――建立健全合同管理制度體系
“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，企業(yè)合同管理必須要有一套協(xié)調(diào)、務(wù)實(shí)、科學(xué)的制度體系，從而使合同管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。首先，應(yīng)當(dāng)制定合同綜合管理辦法，主要明確各部門職責(zé)、管理原則、工作流程以及罰則等，切實(shí)解決“合同多頭管理，實(shí)際無(wú)人管理”的問(wèn)題；同時(shí)，有必要在綜合管理辦法中明確本單位一些重要合同管理措施，比如重大合同的標(biāo)準(zhǔn)、簽約權(quán)限及程序等；其次，要根據(jù)合同管理的各環(huán)節(jié)，制定操作性強(qiáng)且切合企業(yè)管理實(shí)際的管理細(xì)則，如合同評(píng)審管理辦法、合同履約監(jiān)控管理辦法、合同印章管理辦法、合同代表授權(quán)管理辦法、合同檔案管理辦法、合同監(jiān)督檢查管理辦法、合同糾紛案件處理管理辦法、合同業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法等。制定上述細(xì)則主要把握兩點(diǎn)：一是要注意與合同綜合管理辦法以及各個(gè)細(xì)則之間的銜接對(duì)應(yīng)；二是程序要具有可操作性，既要滿足防范風(fēng)險(xiǎn)的需要，又要盡量簡(jiǎn)潔明快；還應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位實(shí)際和現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理需要，制定有關(guān)操作指引和指導(dǎo)意見(jiàn)，比如制定調(diào)價(jià)索賠操作指引，制定加強(qiáng)合同檔案資料保管的指導(dǎo)意見(jiàn)等，這些指引、意見(jiàn)和上述管理辦法、細(xì)則，共同組成了企業(yè)的合同管理制度體系。
另外，為了讓合同管理相關(guān)人員對(duì)合同管理制度有比較直觀的了解，合同綜合管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)上述管理辦法、細(xì)則、指引、意見(jiàn)等，制定流程圖，使工作程序更加直觀、清晰，便于各項(xiàng)管理制度的貫徹落實(shí)。
二、制范本――制定并合同標(biāo)準(zhǔn)文本
建筑施工企業(yè)職工特別是合同管理員大多數(shù)是工程建設(shè)專業(yè)出身，一般對(duì)合同法律知識(shí)掌握不全面、不深入，而建筑施工合同比較復(fù)雜，條款多、內(nèi)容多、類型多、合同多，因此合同綜合管理部門有必要推行標(biāo)準(zhǔn)文本，從而提高基層項(xiàng)目合同簽訂水平。
合同綜合管理部門應(yīng)當(dāng)先分析統(tǒng)計(jì)本企業(yè)簽訂的各類合同，就主營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)的經(jīng)常性、反復(fù)性的合同制訂合同文本，并邀請(qǐng)基層項(xiàng)目、各專業(yè)管理部門征求意見(jiàn)，甚至召開(kāi)專題會(huì)議進(jìn)行充分討論，最終從法律、各專業(yè)口、基層一線對(duì)合同文本把關(guān)，從而使合同文本切合企業(yè)管理實(shí)際，又能達(dá)到防范風(fēng)險(xiǎn)的需要。合同文本對(duì)本企業(yè)來(lái)講要作為強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一推行，在合同監(jiān)督檢查中要把合同文本的使用情況作為重要內(nèi)容來(lái)抓，對(duì)于因市場(chǎng)、法律要求等各種原因確實(shí)不能使用本單位制定的合同文本應(yīng)當(dāng)?shù)模o予匯報(bào)解釋。合同文本后，要對(duì)企業(yè)合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要講解合同文本條款以及在實(shí)踐中如何運(yùn)用，讓相關(guān)人員理解合同意思。合同文本一段時(shí)間后，一般兩年比較合適，綜合管理部門要征求專業(yè)部門和基層一線的意見(jiàn)、建議，對(duì)合同文本進(jìn)行修訂，從而保證合同文本滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際需要。
三、管授權(quán)――主管合同代表授權(quán)委托
這項(xiàng)工作主要涉及到三個(gè)方面：一是要制定合同代表授權(quán)管理辦法，明確授權(quán)管理部門職責(zé)、授權(quán)程序、罰則，制定授權(quán)委托書(shū)樣式；二是合同綜合管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行合同代表授權(quán)管理辦法，認(rèn)真做好合同代表授權(quán)工作，仔細(xì)核實(shí)被授權(quán)人的授權(quán)權(quán)限及時(shí)間，并建立授權(quán)臺(tái)賬。需要強(qiáng)調(diào)的是，要關(guān)注授權(quán)期限完畢后授權(quán)委托書(shū)的歸還情況，防范表見(jiàn)；對(duì)于越權(quán)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照罰則進(jìn)行處罰，嚴(yán)肅授權(quán)紀(jì)律；三是要認(rèn)真審查合同相對(duì)方的授權(quán)書(shū)，主要核查相對(duì)方的主體資格、法定代表人身份信息，被授權(quán)人的權(quán)限及期限，是否由法定代表人作出授權(quán)，必要時(shí)要通過(guò)工商局或有關(guān)途徑仔細(xì)核實(shí)，防范無(wú)效、表見(jiàn)等，避免給企業(yè)造成損失。這里再補(bǔ)充說(shuō)明，除核實(shí)相對(duì)方合同代表授權(quán)外，還要發(fā)揮法律部門專業(yè)優(yōu)勢(shì)，審查相對(duì)方的資信狀況，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽(yù)等，具體如查看營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、資產(chǎn)負(fù)債情況、相關(guān)業(yè)績(jī)等。
四、審文本――會(huì)簽評(píng)審合同文本
作為合同綜合管理部門，會(huì)簽評(píng)審合同的重點(diǎn)主要放在合同的合法合規(guī)性及法律風(fēng)險(xiǎn)防范方面，其他方面由合同承辦部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門起草、會(huì)簽評(píng)審把關(guān)。
一是制定合同評(píng)審管理辦法，明確各部門評(píng)審合同的職責(zé)、合同會(huì)簽評(píng)審流程，以及合同評(píng)審意見(jiàn)的反饋等。目前，大多數(shù)建筑施工企業(yè)都實(shí)行項(xiàng)目管理制度，因此合同評(píng)審有必要實(shí)行多級(jí)會(huì)簽評(píng)審制度，如某項(xiàng)目部要簽訂合同，首先由該項(xiàng)目部相關(guān)部門對(duì)該合同進(jìn)行評(píng)審，然后提交項(xiàng)目部的上級(jí)管理單位各部門進(jìn)行評(píng)審，通過(guò)多級(jí)把關(guān)，防范合同簽訂階段的法律風(fēng)險(xiǎn)。
二是認(rèn)真評(píng)審每份合同。要重點(diǎn)審查合同當(dāng)事人主體資格，主體資格不當(dāng)則影響合同效力；要防范合同條款掛一漏萬(wàn)，特別是注意防止漏掉違約責(zé)任，實(shí)踐中許多項(xiàng)目部不重視違約責(zé)任的約定，認(rèn)為合同雙方關(guān)系很好，不會(huì)產(chǎn)生糾紛，一旦發(fā)生爭(zhēng)議不利于追究對(duì)方的違約責(zé)任；要避免合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、用詞不準(zhǔn)確，從而產(chǎn)生歧義，不能完全體現(xiàn)雙方的真實(shí)意志；要關(guān)注支付條款，建設(shè)工程工期長(zhǎng)、金額大，如果付款條件不明確或嚴(yán)苛，施工單位的資金壓力就很大，甚至不得不墊資施工，因此必須審核付款條件、比例；另外，要關(guān)注主合同、從合同關(guān)系，原協(xié)議和補(bǔ)充協(xié)議關(guān)系等。合同評(píng)審后，綜合管理部門和各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促評(píng)審意見(jiàn)的落實(shí)，基層項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)對(duì)上級(jí)單位評(píng)審意見(jiàn)的落實(shí)情況進(jìn)行反饋，從而保證合同會(huì)簽評(píng)審制度的閉合性。需要強(qiáng)調(diào)的是，合同評(píng)審切忌流于形式，實(shí)踐中不少企業(yè)的合同評(píng)審都存在滯簽、倒簽現(xiàn)象，甚至?xí)炘u(píng)審合同只是為了應(yīng)付各種檢查，這些都要通過(guò)有關(guān)罰則給予堅(jiān)決處理，從而保證管理制度得到嚴(yán)肅執(zhí)行。
五、監(jiān)履約――監(jiān)控合同履約情況
由于建筑施工企業(yè)項(xiàng)目分布點(diǎn)多面廣，合同期限長(zhǎng)、標(biāo)的大、類型多，從企業(yè)總部角度進(jìn)行履約監(jiān)控的難度相對(duì)要大，是許多建筑施工企業(yè)合同管理的短板。
一是制定合同履約監(jiān)控管理辦法。筆者認(rèn)為，履約監(jiān)控的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是合同變更的程序、往來(lái)信函（包括會(huì)議紀(jì)要）的簽收與發(fā)送、簽證管理、調(diào)價(jià)索賠管理、收付款管理、工程進(jìn)度及質(zhì)量等。
二是注意履約過(guò)程中的證據(jù)保留。在履約過(guò)程中及時(shí)發(fā)出必要的書(shū)函或簽證，是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是施工企業(yè)自我保護(hù)的一種招數(shù)。需要強(qiáng)調(diào)的是，并不是所有書(shū)面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章和（或）簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過(guò)期限的書(shū)面證據(jù)，不具備法律效力的書(shū)面證據(jù)只是廢紙一張。例如，發(fā)送的書(shū)函必須要獲得對(duì)方的簽收，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議紀(jì)要需各參會(huì)人員簽字，否則難以成為有效證據(jù)。另外，現(xiàn)場(chǎng)管理人員要重視簽證，否則發(fā)生爭(zhēng)議無(wú)法舉證，履約監(jiān)控管理辦法應(yīng)當(dāng)明確簽證的責(zé)任主體、程序、方法等，如有必要可以細(xì)化制定有關(guān)簽證管理辦法。
三是重點(diǎn)監(jiān)控發(fā)包方的付款情況和本單位（施工單位）、分包方的工程進(jìn)度及質(zhì)量。對(duì)建筑施工企業(yè)而言，發(fā)包方除前期義務(wù)、協(xié)助義務(wù)外，主要義務(wù)是按合同約定付款，因此應(yīng)當(dāng)按照合同約定對(duì)發(fā)包方付款情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控；同時(shí)，要關(guān)注本方工程進(jìn)度及質(zhì)量，防范自身違約。
四是重視調(diào)價(jià)索賠工作。由于建設(shè)工程規(guī)模大、工期長(zhǎng)、工藝多、現(xiàn)場(chǎng)復(fù)雜等特點(diǎn)，因各種原因?qū)е鹿こ套兏默F(xiàn)象很多，再加上發(fā)包方原因、其他原因等造成工期延誤等，因此調(diào)價(jià)索賠是挽回成本損失的重要手段，甚至是企業(yè)創(chuàng)利的重要途徑，合同綜合管理部門要制定基層項(xiàng)目調(diào)價(jià)索賠的有關(guān)操作指引，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)價(jià)索賠工作給予指導(dǎo)監(jiān)督。
五是建立健全合同臺(tái)賬。實(shí)踐中，許多施工企業(yè)無(wú)論是基層項(xiàng)目部還是總部，對(duì)本單位合同簽訂數(shù)量、正在履行的合同數(shù)量以及合同履行完畢數(shù)量等無(wú)法準(zhǔn)確掌握，顯然不利于對(duì)合同進(jìn)行綜合管理，尤其是不利于履約監(jiān)控。因此，建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全合同臺(tái)賬，可以考慮從總部到基層都統(tǒng)一臺(tái)賬格式，并由各業(yè)務(wù)部門建立分臺(tái)賬，合同綜合管理部門匯總各分臺(tái)賬為總臺(tái)賬，并定期對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行分析梳理，從而達(dá)到對(duì)合同履約情況進(jìn)行有效監(jiān)控。
六是及時(shí)正確行使合同權(quán)利?！逗贤ā访鞔_規(guī)定了合同抗辯權(quán)，但大多數(shù)施工企業(yè)不會(huì)行使。發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款，施工企業(yè)可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒(méi)有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來(lái)愈大，問(wèn)題更難解決。另外，積極行使合同抗辯權(quán)，也是應(yīng)對(duì)發(fā)包方、分包方、供貨商等索賠、訴訟的重要策略。
六、查合同――監(jiān)督檢查合同管理情況
許多建筑施工企業(yè)都很重視合同監(jiān)督檢查，但實(shí)踐中制定合同監(jiān)督檢查制度的企業(yè)并不多，從而加大了合同監(jiān)督檢查的隨意性、盲目性。一是要制定合同監(jiān)督檢查辦法，要明確監(jiān)督檢查的主體、檢查程序、檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查評(píng)價(jià)以及檢查后的整改反饋等。二是建筑施工企業(yè)合同量很大、涉及到的合同類型多，且大多數(shù)合同標(biāo)的額相當(dāng)大，可以要求各基層單位先對(duì)照檢查標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展自查，然后由合同綜合管理部門采取重點(diǎn)檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容主要包括：合同簽訂情況，主要檢查合同文本；合同履約情況，察看各方是否按合同約定全面履行合同，以及合同變更情況；合同違約情況，查看合同當(dāng)事人是否存在違約，這是監(jiān)督檢查的主要工作。己方違約時(shí)，合同綜合管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)查違約原因，督促承辦部門盡早采取補(bǔ)救措施，并盡快與對(duì)方協(xié)商確定處理辦法，為防止合同相對(duì)方過(guò)分追究違約責(zé)任，應(yīng)特別注意保存相應(yīng)有利證據(jù)材料。在合同相對(duì)方違約或預(yù)期違約時(shí)，應(yīng)及時(shí)掌握違約的事實(shí)證據(jù)，必要時(shí)依法中止履行合同，避免擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失，并及時(shí)與相對(duì)方協(xié)商處理。因?yàn)樘幚磉`約情況涉及大量法律規(guī)定，所以合同綜合管理部門對(duì)此過(guò)程應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控。三是應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)監(jiān)督檢查進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)合同管理比較好的經(jīng)驗(yàn)，通報(bào)合同管理中存在的不足，尤其是帶有普遍性的問(wèn)題。通過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，不斷推動(dòng)合同管理水平提升。
七、解糾紛――處理合同糾紛案件
合同綜合管理部門對(duì)本單位合同簽訂、履行等情況比較熟悉，且實(shí)踐中一般由法律事務(wù)部門作為綜合管理部門，因此由綜合管理部門負(fù)責(zé)處理合同糾紛案件比較合適。一是要制定合同糾紛案件處理的管理辦法，明確各部門職責(zé)、案件上報(bào)程序、案件處理程序、訴訟費(fèi)用的承擔(dān)、外聘律師的聘請(qǐng)要求和程序及罰則等；二是要與合同履約監(jiān)控結(jié)合起來(lái)，主要體現(xiàn)在要密切關(guān)注履約情況比較差的合同，特別是合同相對(duì)方發(fā)生違約或預(yù)期違約行為時(shí)，要及時(shí)采取有效措施，同時(shí)要注意合同履約過(guò)程中證據(jù)資料的保管，一旦發(fā)生爭(zhēng)議確保有資料可查閱，有證據(jù)可采信；三是訴前應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好案件風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，不但要靈活采用訴前財(cái)產(chǎn)保全措施，更要防范對(duì)方當(dāng)事人的反訴，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程施工經(jīng)常存在雙方都違約的情況，特別是施工企業(yè)在向發(fā)包方主張工程款時(shí)，往往會(huì)忽略自身存在工期、質(zhì)量問(wèn)題，所以施工企業(yè)要謹(jǐn)慎分析，認(rèn)真防范反訴風(fēng)險(xiǎn)；四是要及時(shí)總結(jié)案件處理經(jīng)驗(yàn)，特別是要通過(guò)案件剖析存在的管理問(wèn)題，不斷完善企業(yè)管理。有條件的單位不妨把本單位發(fā)生的合同糾紛案件進(jìn)行匯編，通過(guò)介紹案件事實(shí)、裁判處理，分析案發(fā)原因和存在的管理問(wèn)題，以案說(shuō)法，不斷提高全員法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和企業(yè)管理水平。
八、教業(yè)務(wù)――開(kāi)展合同業(yè)務(wù)培訓(xùn)
作為合同綜合管理部門，應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、經(jīng)營(yíng)管理人員及合同管理員進(jìn)行有關(guān)合同法律的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高相關(guān)人員的合同法律意識(shí)和合同管理技能，從而促進(jìn)企業(yè)合同管理整體水平的提升。一是要制定合同培訓(xùn)的管理制度，明確合同培訓(xùn)的對(duì)象、培訓(xùn)需求調(diào)查、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)后的考試評(píng)價(jià)等，通過(guò)合同培訓(xùn)的制度化，減少培訓(xùn)的盲目性，提高培訓(xùn)質(zhì)量；二是培訓(xùn)對(duì)象主要是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部尤其是各單位、各項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)人和合同主管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)市場(chǎng)開(kāi)拓的經(jīng)營(yíng)管理人員以及合同管理人員，對(duì)上述三類人員應(yīng)當(dāng)分層次、有重點(diǎn)地進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，如對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部主要側(cè)重于合同法律意識(shí)培養(yǎng)，而對(duì)合同管理員主要側(cè)重于合同法律知識(shí)的培訓(xùn)；三是培訓(xùn)內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：一方面是要對(duì)本單位的合同管理制度、合同標(biāo)準(zhǔn)文本等進(jìn)行講解，讓合同管理的相關(guān)人員切實(shí)領(lǐng)會(huì)本單位合同管理的各項(xiàng)要求，從而保證本單位合同管理制度得到正確有效執(zhí)行；另一方面要對(duì)國(guó)家的合同法律知識(shí)以及建筑施工領(lǐng)域的有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行講解，讓合同相關(guān)人員知法、守法，并能正確運(yùn)用法律維護(hù)本單位合法權(quán)益。
關(guān)鍵詞 合同管理企業(yè)
中國(guó)加入世貿(mào)組織的十年是中國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化全面向世界開(kāi)放的十年。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展帶動(dòng)法制環(huán)境同時(shí)發(fā)生重大而又深刻的變革,同時(shí)法制改革又進(jìn)一步保證了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的有序持續(xù)發(fā)展。特別是《物權(quán)法》《合同法》的頒布、修訂為自然人,法人之間及其他組織的公平交易提供了合法依據(jù)。為此,合同作為各項(xiàng)交易活動(dòng)開(kāi)展的事前事中事后契約越發(fā)受到各個(gè)企業(yè)、公司決策層的重視。我將從以下兩個(gè)方面淺談一下合同在現(xiàn)代企業(yè)中的運(yùn)用及管理。
一、現(xiàn)代大型企業(yè)合同管理過(guò)程中存在的突出矛盾
(一)合同簽訂前期必要的簽訂依據(jù)與審批方法問(wèn)題
合同簽訂后容易發(fā)生合同主體不當(dāng),違反法律法規(guī)簽訂無(wú)效合同,合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題,因此,如何建立前期審核程序與審批機(jī)制,使各部門在相應(yīng)的權(quán)限及分工下審閱、處理合同也是當(dāng)前大型企業(yè)所面對(duì)首要問(wèn)題。
(二)合同審核簽訂的組織機(jī)構(gòu)與審核效率的矛盾
大型企業(yè)部門多、人員多,權(quán)限職能體系較為龐雜,為了保證做好合同簽署前資信、權(quán)屬、立項(xiàng)依據(jù)等問(wèn)題,必須先確定各個(gè)合同審核簽訂的組織機(jī)構(gòu)權(quán)限與職能,但因參與人員多,仍存在如何加快合同速度,提高辦事效率的矛盾。
(三)原有OA系統(tǒng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展要求
原有OA系統(tǒng)因權(quán)限及流程設(shè)置方面功能單一,無(wú)法適應(yīng)合同審批的權(quán)限及流程變化的多樣性和復(fù)雜性,特別是無(wú)法根據(jù)合同類型或費(fèi)用類型將要審批合同送至擁有該權(quán)限的工作人員崗位上去,因此,急需重新設(shè)立信息系統(tǒng)以管理相關(guān)工作人員權(quán)限和職能。
(四)合同履約結(jié)算階段的控制問(wèn)題往往不受重視
合同簽訂后的履約工作往往不受重視,這表現(xiàn)為:1.因合同履行外部情況發(fā)生變化,應(yīng)變更合同的沒(méi)有及時(shí)變更或合同變更后因怕麻煩僅僅達(dá)成口頭協(xié)議而未及時(shí)簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議;2.合同履行無(wú)牽頭部門,導(dǎo)致合同約定的權(quán)利義務(wù)因各種原因無(wú)法及時(shí)實(shí)現(xiàn),且未保留相應(yīng)證據(jù)。
二、解決企業(yè)合同管理中存在問(wèn)題的對(duì)策
我認(rèn)為在面對(duì)合同管理的問(wèn)題上需要加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的控制:
(一)成立合同管理組織機(jī)構(gòu)
各大型企業(yè)公司一般以部門為單位負(fù)責(zé)相應(yīng)管理實(shí)務(wù),當(dāng)這種機(jī)構(gòu)設(shè)置往往會(huì)因過(guò)于強(qiáng)調(diào)本部門利益而弱化部門間的協(xié)作關(guān)系,從而造成資源浪費(fèi)和效率低下。必須使每項(xiàng)工作項(xiàng)目化運(yùn)作,從建立縱向的合同組織結(jié)構(gòu)入手,明確每項(xiàng)工作從立項(xiàng)、招投標(biāo)、證件審核、合同文本的確立、授權(quán)書(shū)的下達(dá)、合同簽訂、合同履約到最終的合同關(guān)閉等環(huán)節(jié)的崗位人員配備,明確部門權(quán)責(zé),有條不紊,實(shí)現(xiàn)合同管理流程化:
1.建立主辦部門主辦人負(fù)責(zé)制
要求主辦部門主辦人對(duì)合同項(xiàng)目的前期談判及對(duì)合同他方資質(zhì)、誠(chéng)信調(diào)查的可靠性負(fù)責(zé),對(duì)及時(shí)、完整的將本部門經(jīng)審批且已簽訂完畢的合同,報(bào)備等工作負(fù)責(zé),并有義務(wù)對(duì)合同履行中出現(xiàn)的任何問(wèn)題上報(bào)公司,避免我方違約。
2.合同管理部門的職責(zé)
設(shè)立專人負(fù)責(zé)公司的合同管理事務(wù)。賦予其職責(zé)為:負(fù)責(zé)審核合同中的法律條款及整個(gè)合同內(nèi)容的合法性合規(guī)性;負(fù)責(zé)審核合同管理制度的制定及機(jī)構(gòu)人員的落實(shí)情況;負(fù)責(zé)監(jiān)督合同全過(guò)程管理的運(yùn)作情況;負(fù)責(zé)監(jiān)督合同簽約人負(fù)責(zé)制、重大合同履行報(bào)告制度的實(shí)施情況;負(fù)責(zé)檢查對(duì)方當(dāng)事人的資信、資質(zhì)審查情況。凡合同主體不合格,不具備履行能力及信譽(yù)較差的,合同內(nèi)容和條款違反法律法規(guī)的,合同管理部門有權(quán)予以否決;負(fù)責(zé)公司的合同管理,包括合同登記履約臺(tái)帳管理、審批手續(xù)、專用章保管及使用、合同備案以及保密工作等合同管理的基礎(chǔ)工作情況;負(fù)責(zé)并將日常問(wèn)題記錄形成檢查表,應(yīng)用檢查表法考核全公司范圍合同管理工作。
(二)建立合同管理信息系統(tǒng)
通過(guò)建立以上主辦部門主辦人與合同管理部門相結(jié)合的二級(jí)合同辦理監(jiān)督機(jī)制可以實(shí)現(xiàn)合同的全過(guò)程管理,從而極大的降低合同履行風(fēng)險(xiǎn),但仍需要建立一套合同管理信息系統(tǒng)來(lái)高效實(shí)現(xiàn)以上權(quán)限及職責(zé)。合同管理系統(tǒng)應(yīng)至少實(shí)現(xiàn)以下幾點(diǎn):
1.界面簡(jiǎn)潔,操作方便。由于各級(jí)管理人員流動(dòng)性較大,容易造成今天培訓(xùn)完畢,明天該工作人員調(diào)離原崗位的情況。必須保證合同上報(bào)的界面思路清晰,與其他上報(bào)單據(jù)存在共同性,以盡快讓操作人員上手,不至于耽誤工作。
2.較大的附件上傳空間。合同不僅僅是合同文本的審核,其對(duì)方的相關(guān)經(jīng)營(yíng)證照及履約能力調(diào)查是制定合同文本的最佳參考依據(jù),因此需要合同主辦部門上傳對(duì)方資信證件原件的掃描件,方可實(shí)現(xiàn)合同簽署前期的盡職調(diào)查工作。
3.擁有合同管理臺(tái)帳查詢功能。合同管理系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)合同管理臺(tái)帳的查詢功能,并保證系統(tǒng)臺(tái)帳與手工臺(tái)帳賬賬相符。
4.零活可編輯的流程制定。由于現(xiàn)階段的合同類型無(wú)法實(shí)現(xiàn)完全符合標(biāo)準(zhǔn)文本的要求,容易造成事無(wú)人管的局面。因此,零活的權(quán)限流程設(shè)置是保證工作順利進(jìn)行的前提。但要注意權(quán)限調(diào)整工作與合同管理工作的操作不應(yīng)由同一人擔(dān)任。
【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)勞動(dòng)合同 創(chuàng)新管理
前言
如何建立合法平等的勞動(dòng)合同管理制度？如何讓勞動(dòng)合同起到對(duì)勞動(dòng)合同雙方都有利的作用？這是煤炭企業(yè)首先應(yīng)該考慮的，也是企業(yè)認(rèn)真要做的一項(xiàng)重要工作。勞動(dòng)合同的內(nèi)容應(yīng)該是平等的，不應(yīng)該是權(quán)利義務(wù)不對(duì)等的。只要內(nèi)容是合法平等的，權(quán)利義務(wù)規(guī)定的明明確確，雙方的勞動(dòng)糾紛才能最小化、最少化、最容易解決。企業(yè)應(yīng)依據(jù)勞動(dòng)法律法規(guī)，結(jié)合煤礦工作實(shí)際，建立健全勞動(dòng)合同管理的規(guī)章制度，應(yīng)與本單位工會(huì)或職工代表或全體職工平等協(xié)商確定，并經(jīng)董事會(huì)審議通過(guò)，予以公示或告知?jiǎng)趧?dòng)者，同時(shí)報(bào)人力資源部門備案。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)首先要高度重視，切實(shí)制定好勞動(dòng)合同管理制度，完善勞動(dòng)合同管理的工作。 勞動(dòng)合同是用人單位與被招聘錄用的勞動(dòng)者依法確立勞動(dòng)關(guān)系，明確雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議。訂立勞動(dòng)合同的目的是為了更好地保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益，使勞動(dòng)關(guān)系納入法制管理的軌道。煤炭企業(yè)作為具有一定危險(xiǎn)性的行業(yè)，生產(chǎn)條件特殊，生產(chǎn)規(guī)律變化大，勞動(dòng)用工管理等工作也比一般的工業(yè)企業(yè)復(fù)雜，因此，為避免勞動(dòng)糾紛，也為了維護(hù)職工與煤炭企業(yè)雙方的利益，煤炭企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)做好勞動(dòng)合同管理工作。
一、煤炭企業(yè)中勞動(dòng)合同的簽訂、續(xù)訂及解除
（一）勞動(dòng)合同的簽訂。
為更好地保障勞動(dòng)者的權(quán)益，自用工之日起，即與勞動(dòng)者建立勞動(dòng)關(guān)系起的一個(gè)月內(nèi)必須與勞動(dòng)者訂立書(shū)面勞動(dòng)合同，勞動(dòng)合同一經(jīng)訂立即具有法律約束力，雙方必須認(rèn)真履行。因煤炭企業(yè)的特殊性，招工的多元性和復(fù)雜性，決定了勞動(dòng)合同期限的不固定性。為了更好地體現(xiàn)煤炭企業(yè)的“惠工”政策，職工符合下列條件之一的，可以簽訂無(wú)固定期限合同：連續(xù)工作滿十年以上的；復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)軍人初次就業(yè)的；改制企業(yè)重新訂立勞動(dòng)合同時(shí)，勞動(dòng)者在該用人單位連續(xù)工作滿十年且距法定退休年齡不足十年的；連續(xù)訂立兩次固定期限勞動(dòng)合同，且勞動(dòng)者符合法律法規(guī)規(guī)定續(xù)訂勞動(dòng)合同的。
簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，我們嚴(yán)格核實(shí)職工信息，如身份證信息、個(gè)人照片信息、檔案信息等，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，雙方遵循合法、公平、平等自愿，誠(chéng)實(shí)信用、協(xié)商一致的原則，簽訂勞動(dòng)合同。
（二）勞動(dòng)合同的續(xù)訂。
簽訂有固定期限的職工在合同到期時(shí)，需續(xù)訂勞動(dòng)合同。實(shí)行勞動(dòng)合同微機(jī)化管理后，我們能夠迅速掌握和了解合同到期時(shí)間，基本上在職工簽訂合同期限到期一個(gè)月前就開(kāi)始做合同續(xù)訂工作的準(zhǔn)備，主要包括審查職工在合同期內(nèi)有無(wú)違反勞動(dòng)合同條款、職工是否自愿繼續(xù)簽訂合同等，經(jīng)考核合格，開(kāi)具《續(xù)訂勞動(dòng)合同征求意見(jiàn)書(shū)》，在征求主要領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和職工本人的同意后，由本人續(xù)訂簽字（蓋章），我們及時(shí)造好續(xù)訂合同花名冊(cè)等。
（三）勞動(dòng)合同的解除。
勞動(dòng)合同解除是指在勞動(dòng)合同期限內(nèi)，由于某種因素導(dǎo)致用人單位與勞動(dòng)者雙方當(dāng)事人結(jié)束勞動(dòng)關(guān)系的一種法律行為，主要有三大類（一）辭退解除合同（二）辭職解除合同（三）協(xié)商解除合同。職工有下列情形之一的，用人單位可以解除其勞動(dòng)合同：在試用期被證明不符合錄用條件的；嚴(yán)重違反用人單位規(guī)章制度的；無(wú)故曠工且屢次勸教不改的；嚴(yán)重失職、營(yíng)私舞弊，對(duì)用人單位利益造成重大損害的。
在實(shí)際工作種，充分體現(xiàn)煤炭企業(yè)勞動(dòng)合同管理的“人性化”。以無(wú)故曠工為例，由單位每月統(tǒng)計(jì)曠工人員名單，下發(fā)限期返礦通知單，限定期限內(nèi)不回來(lái)報(bào)道的給予解除勞動(dòng)合同。在解除勞動(dòng)合同后，需將解除勞動(dòng)合同通知書(shū)送達(dá)勞動(dòng)者，并登報(bào)通知，辦理解除勞動(dòng)合同時(shí)，勞動(dòng)者需按照雙方約定辦理工作交接，向指定的人員交接財(cái)、物和工作，并出具書(shū)面交接單據(jù)。根據(jù)交接單據(jù)開(kāi)具解除勞動(dòng)合同的證明，作為勞動(dòng)者按規(guī)定享受失業(yè)保險(xiǎn)待遇和失業(yè)登記、求職登記的憑證，解除勞動(dòng)合同證明書(shū)要寫明勞動(dòng)合同期限、終止或解除合同的日期、所從事的崗位等。
二、當(dāng)前煤炭企業(yè)在合同管理中存在的問(wèn)題
（一）合同管理規(guī)章制度不健全。
雖然煤炭企業(yè)在合同管理方面都會(huì)定制符合自身?xiàng)l件要求的一系列規(guī)章制度，但是在實(shí)際工作中，很多制度卻不能落到實(shí)處。有的規(guī)定過(guò)于原則，缺乏可操作性，有的執(zhí)行缺乏保障，不易執(zhí)行等等。
（二）錯(cuò)誤信息較多，不易于后續(xù)工作開(kāi)展。
煤炭企業(yè)招工前期，由于行業(yè)的特殊性和對(duì)勞動(dòng)合同管理不重視，沒(méi)有嚴(yán)格核實(shí)人員信息，導(dǎo)致好多人員信息錯(cuò)誤，為勞動(dòng)合同的續(xù)訂等后續(xù)工作帶來(lái)不便。
（三）合同后續(xù)管理工作容易被企業(yè)忽視。
因多數(shù)煤炭企業(yè)沒(méi)有專門的合同管理人員，一些需要在后續(xù)管理工作中開(kāi)展的工作，如對(duì)合同履約情況的跟蹤管理、合同簽訂過(guò)程中相關(guān)材料的歸案保管等等，沒(méi)有具體的開(kāi)展。
三、加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理的方法
（一）培養(yǎng)專門負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同管理的工作人員。選擇適合的優(yōu)秀的人才擔(dān)任勞動(dòng)合同管理人員，對(duì)其培訓(xùn)，加強(qiáng)其職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)知識(shí)教育，提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任感，提升工作能力。
（二）做好合同訂立前的基礎(chǔ)管理工作。訂立勞動(dòng)合同時(shí)，要求職工必須出具身份證原件，認(rèn)真審查其主體資格，做到準(zhǔn)確無(wú)誤；如有疑問(wèn)，必與個(gè)人檔案相核對(duì)。訂立合同者必須本人簽字或蓋章，一式兩份，堅(jiān)決杜絕他人代簽現(xiàn)象的發(fā)生。簽訂完成后，根據(jù)《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定，勞動(dòng)合同文本交由用人單位和勞動(dòng)者各執(zhí)一份。
[關(guān)鍵詞] 合同管理；經(jīng)濟(jì)管理；重要性
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 056
[中圖分類號(hào)] F715.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）07- 0115- 03
1 引 言
合同是買賣雙方通過(guò)一系列的洽談磋商，在意見(jiàn)達(dá)成一致后雙方共同簽訂的一種契約，使得雙方在合作過(guò)程中按照約定的條款進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中合同是必不可少的，所以做好合同管理是也是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。合同管理是指企業(yè)在合同洽談、合同條款擬定、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更解除、糾紛處理、合同檔案管理等環(huán)節(jié)中進(jìn)行管控的行為總稱。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。良好的合同管理能夠?yàn)槠髽I(yè)獲取利潤(rùn)，而不良的合同管理將為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)糾紛，甚至造成無(wú)可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。所以合同管理是企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中的一項(xiàng)重要的管理過(guò)程，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的基石。
2 合同管理在企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理中的重要性
2.1 合同管理是企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分
合同大致可分為以下幾類：轉(zhuǎn)移標(biāo)的物所有權(quán)的合同（買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈(zèng)與合同）；轉(zhuǎn)移標(biāo)的物用益權(quán)的合同（租賃合同、融資租賃合同、完成工作的合同、承攬合同、建設(shè)工程合同）；給予信用的合同（借款合同）；提供服務(wù)的合同（運(yùn)輸合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同、居間合同）；轉(zhuǎn)移智慧成果的合同（技術(shù)合同）；企業(yè)與員工簽訂的勞動(dòng)合同、保密合同等義務(wù)類合同。由此可見(jiàn)，合同涵蓋了企業(yè)外部所有經(jīng)濟(jì)往來(lái)事項(xiàng)，也涉及了企業(yè)內(nèi)部所有人員。而各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)往來(lái)是企業(yè)是否獲取利潤(rùn)，是否能夠存續(xù)的主要依據(jù)；企業(yè)內(nèi)所有人員是完成企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)的根本元素，因?yàn)闆](méi)有哪個(gè)企業(yè)可以“無(wú)人駕駛”。所以任何一家企業(yè)都離不開(kāi)合同，企業(yè)若想正常運(yùn)轉(zhuǎn)也離不開(kāi)良好的合同管理體制。
2.2 合同管理在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的影響
首先，一份合同代表了一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，合同從洽談、擬定到落實(shí)執(zhí)行的過(guò)程即是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的過(guò)程，而在這一過(guò)程當(dāng)中企業(yè)雙方圍繞合同產(chǎn)生一系列的競(jìng)爭(zhēng)博弈，在達(dá)成一致后并肩合作，所以合同落實(shí)的過(guò)程也體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的能力，規(guī)范的合同管理制度體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的內(nèi)控能力，能夠樹(shù)立良好的企業(yè)形象；L公司從事合同管理工作的實(shí)踐中，在公司系統(tǒng)建立了合同管理制度，始終貫徹、堅(jiān)持了依法簽約和依法履行的原則。不僅取得了較高的經(jīng)濟(jì)效益，而且樹(shù)立了良好的企業(yè)形象。目前公司已連續(xù)十三年榮獲S市重合同、守信用單位和守信企業(yè)稱號(hào)。其次，在合同使用日益廣泛的環(huán)境下，能夠誠(chéng)實(shí)守信的履行各項(xiàng)合同條款不光能夠維護(hù)本企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)利益，還能促進(jìn)雙方的合作關(guān)系，使合作能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)、共贏。而穩(wěn)定的合作關(guān)系也是企業(yè)減少開(kāi)支，節(jié)約成本的一項(xiàng)有力保障；最后，嚴(yán)格落實(shí)合同條款，能夠防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，任何的違約行為都有可能造成不可估量的賠償損失，在企業(yè)失去信譽(yù)的同時(shí)也失去了利益。
3 企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題
3.1 簽訂合同的前期準(zhǔn)備不夠
由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，合同簽訂責(zé)任人的不專業(yè)等原因，導(dǎo)致在合同簽訂之前所作準(zhǔn)備工作不足，比如對(duì)對(duì)方的資格審查、信譽(yù)度調(diào)查、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)情況、企業(yè)內(nèi)控能力以及資金能力等了解不足，在這種情況下草率簽訂合同會(huì)使本企業(yè)面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)，甚至使企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
3.2 簽訂合同的嚴(yán)謹(jǐn)性不足
由于責(zé)任人的責(zé)任心不足、經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Σ蛔愕仍颍瑢?dǎo)致合同條款審查不嚴(yán)謹(jǐn)，合同簽訂雙方都希望本企業(yè)利益得到最大化，有些企業(yè)甚至使用“暗度陳倉(cāng)”的方法，打起文字戰(zhàn)，比如使用一些模棱兩可的詞匯，或者故意將合同文本寫得很長(zhǎng)，或者采用數(shù)字陷阱等方法，在這種情況下，如果不是對(duì)合同文本咬文嚼字、反復(fù)研究就會(huì)很容易落入到對(duì)方的陷阱之中，合同一旦簽訂，木已成舟，若不遵守合同條款就要承擔(dān)違約責(zé)任，若遵守了合同條款，就將使本企業(yè)的利益蒙受損失，就使企業(yè)處于了兩難的境地。
3.3 檔案、合同章管理不到位
M公司不久前接到了法院的傳票，內(nèi)容是未履行與Z公司購(gòu)銷合同，Z公司一紙?jiān)V狀將M公司告上法庭，而蓋有M公司合同章的購(gòu)銷合同是Z公司的主要依據(jù)，更諷刺的是在M公司并未找到已經(jīng)生效的購(gòu)銷合同！無(wú)論是M公司合同章被盜用還是合同原件遺失，這都是又低級(jí)又致命的錯(cuò)誤，而這種錯(cuò)誤在廣大企業(yè)中存在的幾率相當(dāng)大，由此可見(jiàn)，無(wú)論合同談判如何成功，合同文本如何字斟句酌，若是在合同章和檔案管理上出現(xiàn)了問(wèn)題，所有的功夫都將白費(fèi)，還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。
3.4 法律意識(shí)薄弱
許多企業(yè)出于情面等原因，熱衷于“君子協(xié)定”，認(rèn)為在合同上過(guò)于糾結(jié)難免有失大氣且傷害了彼此的感情，于是就出現(xiàn)了口頭協(xié)議、未蓋章的書(shū)面協(xié)議、蓋了章但不規(guī)范的合同等無(wú)用的“合同”，一旦發(fā)生糾紛，雙方各執(zhí)一詞，所謂的合同并不具備任何法律效力，本來(lái)是想實(shí)現(xiàn)共贏，結(jié)果導(dǎo)致了“共輸”的局面。合同本身是用來(lái)保障雙方利益的，而企業(yè)的第一要?jiǎng)?wù)就是獲得利益，所以在合同簽訂的過(guò)程中萬(wàn)萬(wàn)不可草率行事或受人情限制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)范來(lái)簽訂合同，比如何處應(yīng)有蓋章，何處該有簽名，何處該劃線，明確的合同時(shí)間，明確的責(zé)權(quán)利等。如果沒(méi)有做到這些，合同也不過(guò)是廢紙一張，待企業(yè)蒙受損失之時(shí)再來(lái)追究已是悔之晚矣。
4 企業(yè)加強(qiáng)合同管理對(duì)策
4.1 提高重視程度，加強(qiáng)員工培訓(xùn)
現(xiàn)今企業(yè)普遍對(duì)合同管理的重視程度不夠，歸根結(jié)底是企業(yè)管理層的合同管理意識(shí)不強(qiáng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)就合同管理組織專門會(huì)議，并在日常工作中反復(fù)強(qiáng)調(diào)合同管理的重要性，再結(jié)合獎(jiǎng)懲制度，上行下效，以保證合同管理的重要性深植于各級(jí)員工心中，以此來(lái)杜絕意識(shí)上的不重視或者懈怠。再者，光有管理層的耳提面命是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，在提高重視意識(shí)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)教會(huì)員工做好合同管理的方法，這就需要不斷的對(duì)員工進(jìn)行合同管理的培訓(xùn)。既有主觀上的重視，又掌握了合同管理的方法，這樣才能切實(shí)落實(shí)合同管理。
4.2 建立健全合同管理體制
一份合同從開(kāi)始到結(jié)束可分為以下幾個(gè)階段：雙方談判合同條款擬定審查批準(zhǔn)合同簽訂合同履行變更解除糾紛處理，而合同的檔案管理貫穿始終，所以企業(yè)在建立合同管理體制時(shí)應(yīng)從以上幾個(gè)階段著手，各階段同等重要，制度必須完善。在雙方談判階段應(yīng)要求責(zé)任人提前了解對(duì)方情況，制定談判計(jì)劃，做好談判記錄等；在合同條款擬定階段要求責(zé)任人態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)、字斟句酌；在審查批準(zhǔn)階段在提交管理層逐級(jí)審查之后應(yīng)再交給企業(yè)法律顧問(wèn)做法律評(píng)估；在合同簽訂階段應(yīng)保證合同簽訂過(guò)程公開(kāi)透明、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)；在合同履行階段應(yīng)充分溝通，有理有據(jù)；合同檔案應(yīng)交由專人管理等等。
4.3 增強(qiáng)法律意識(shí)
由于中國(guó)長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響，國(guó)內(nèi)企業(yè)中的合同管理和索賠尚未引起足夠的重視，這也是企業(yè)法律意識(shí)薄弱的體現(xiàn)，針對(duì)這項(xiàng)問(wèn)題，企業(yè)的首要任務(wù)是提高法律意識(shí)，并配備專業(yè)的律師團(tuán)隊(duì)且有效利用，企業(yè)并不需要完全懂得合同管理中的各項(xiàng)法律，但必須具備使合同在法律下執(zhí)行的意識(shí)，并且在利益受到損害時(shí)能夠有效的利用法律手段來(lái)解決。其次，企業(yè)應(yīng)具備基本的合同常識(shí)，比如合同格式、行文要求、簽章要求、簽訂方法、簽訂份數(shù)、有效時(shí)間、權(quán)利義務(wù)等。并且要在合同正式簽訂生效之前，將合同文本交予企業(yè)法律顧問(wèn)做最終審核，使得企業(yè)權(quán)利得到有效保障。
【關(guān)鍵詞】合同 企業(yè) 財(cái)務(wù)監(jiān)管 管理
一、緒論
當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面高度發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)大多通過(guò)經(jīng)濟(jì)合同來(lái)實(shí)現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)合同的種類和數(shù)量也越來(lái)越多，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理。合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，高水平高質(zhì)量的合同管理勢(shì)在必行。但在企業(yè)合同管理實(shí)際過(guò)程中，財(cái)務(wù)監(jiān)管力度不夠，財(cái)務(wù)人員主動(dòng)參與意識(shí)不強(qiáng)，財(cái)務(wù)報(bào)表與真實(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)脫節(jié)，合同管理效率低下，風(fēng)險(xiǎn)防范不足。為做好合同管理工作，企業(yè)必須高度重視財(cái)務(wù)監(jiān)管在合同管理中的重要性，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門在監(jiān)管合同簽訂到執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的職能作用，從而把合同風(fēng)險(xiǎn)降低或進(jìn)行有效規(guī)避，以便能有效提高合同管理的效率。加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同中財(cái)務(wù)監(jiān)管職能，是財(cái)務(wù)部門必須履行的職能之一，有利于提高合同管理水平，有利于維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。
本文主要關(guān)注財(cái)務(wù)監(jiān)管在合同管理中的重要性，通過(guò)對(duì)合同管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題深入分析，提出完善合同管理方面的一些建議。
二、從財(cái)務(wù)監(jiān)管角度強(qiáng)化企業(yè)的合同管理
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和往來(lái)事項(xiàng)大部分都是通過(guò)不同的合同來(lái)實(shí)現(xiàn)的，可見(jiàn)合同在公司開(kāi)展的對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著重要作用，公司必須將“合同管理”作為公司最基本的管理制度之一，并圍繞合同的一系列具體環(huán)節(jié)，展開(kāi)對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)[1]。
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。合同管理一般可劃分為四個(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對(duì)象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評(píng)價(jià)等程序[2]。
加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的監(jiān)管非常重要，不容忽視。一方面，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)核算和編制財(cái)務(wù)報(bào)表需要以企業(yè)簽訂的經(jīng)濟(jì)合同為依據(jù)，屬于企業(yè)會(huì)計(jì)原始資料之一，加強(qiáng)合同的有效管理，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管作用，是財(cái)務(wù)管理工作的一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的前、中、后不同階段的管理。此外，合同管理的主要目的是通過(guò)有效手段減少企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理過(guò)程中的效率，明確合同的管理責(zé)任，有效控制合同發(fā)生的費(fèi)用，降低各項(xiàng)成本，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益?？梢?jiàn)，合同管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分之一，加強(qiáng)對(duì)合同的管理也是財(cái)務(wù)部門要履行的重要職能之一，有利于企業(yè)嚴(yán)格遵守內(nèi)部控制規(guī)范，完成預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)。
三、防范企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管的缺位現(xiàn)象
在企業(yè)管理事務(wù)中，大部分企業(yè)都會(huì)專門設(shè)立相應(yīng)的管理部門進(jìn)行合同管理，但財(cái)務(wù)管理部門與合同管理部門之間缺乏有效溝通，無(wú)法做到信息資源共享，使得財(cái)務(wù)部門的合同監(jiān)管作用受到抑制和約束，合同管理的效率不高。財(cái)務(wù)部門出具的財(cái)務(wù)報(bào)表與企業(yè)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)脫節(jié)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)難以為企業(yè)管理者和各級(jí)投資者提供有價(jià)值的參考信息。
在整個(gè)合同管理過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門的管理人員主動(dòng)合同管理的積極性不高。在一系列的合同管理過(guò)程中，從合同前期談判、到合同中期簽訂、合同過(guò)程履行，以及合同后期結(jié)算和合同保管等環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員往往沒(méi)有主動(dòng)對(duì)合同進(jìn)行監(jiān)管的意識(shí)，只是在合同履行后收到業(yè)務(wù)部門隨時(shí)傳來(lái)的結(jié)算單據(jù)，依據(jù)財(cái)務(wù)人員對(duì)合同結(jié)算單據(jù)的基本理解進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，簡(jiǎn)單發(fā)揮報(bào)銷、結(jié)算、統(tǒng)計(jì)的作用，而不進(jìn)行合同相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和及時(shí)溝通。這種經(jīng)濟(jì)信息的傳遞過(guò)程是不準(zhǔn)確的，也不及時(shí)，加上財(cái)務(wù)人員對(duì)有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對(duì)合同的具體執(zhí)行情況不清楚，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算滯后、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也不夠真實(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)表反應(yīng)的情況與企業(yè)真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)缺乏關(guān)聯(lián)性[3]。這種情況下，財(cái)務(wù)部分出具的數(shù)據(jù)不能給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者提供有用的支持，也不能為投資者提供有價(jià)值的參考信息。
為了改變上文描述的現(xiàn)狀，財(cái)務(wù)部門的管理人員要積極尋求各種方式方法，積極參與到企業(yè)的合同管理中來(lái)，確保財(cái)務(wù)管理部門在企業(yè)經(jīng)濟(jì)正常運(yùn)行過(guò)程中的知情權(quán)，發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管職能。財(cái)務(wù)管理人員要憑借自身對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)敏感的專業(yè)判斷力，準(zhǔn)確而又及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和評(píng)估潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)，還要熟練運(yùn)用各項(xiàng)會(huì)計(jì)制度和準(zhǔn)則，利用相應(yīng)的政策，采取有效措施把企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)降低到可接受水平。因此企業(yè)的合同管理需要財(cái)務(wù)管理人員對(duì)合同進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤監(jiān)管，將財(cái)務(wù)監(jiān)管從企業(yè)合同協(xié)商、合同起草的初始環(huán)節(jié)就開(kāi)始滲透進(jìn)去，在合同的起草環(huán)節(jié)做好財(cái)務(wù)控制，事前防范，事中控制，事后補(bǔ)救，還要求財(cái)務(wù)人員全面更新經(jīng)營(yíng)管理觀念，努力改變財(cái)務(wù)工作環(huán)境，同時(shí)提升財(cái)務(wù)人員的自身綜合素質(zhì)。
四、加強(qiáng)企業(yè)合同管理中財(cái)務(wù)監(jiān)管的關(guān)鍵職能
企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是合同管理，并且合同管理也是財(cái)務(wù)管理的一部分內(nèi)容，財(cái)務(wù)管理的主要目標(biāo)包括下面三項(xiàng)，一是優(yōu)化合同管理的流程、二是降低合同管理的風(fēng)險(xiǎn)、三是提高合同管理的效率。財(cái)務(wù)部門如何才能夠在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的管理中發(fā)揮監(jiān)管的重要作用值得深入剖析探討，本文就從合同管理的四個(gè)階段進(jìn)行分析探討。
（一）合同訂立前重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)防范
風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和風(fēng)險(xiǎn)辨析工作要在合同簽訂前完成，其要由財(cái)務(wù)部門配合相關(guān)部門來(lái)完成。財(cái)務(wù)管理部門的工作人員要認(rèn)真分析即將進(jìn)行的合同活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并保持積極溝通[4]。在風(fēng)險(xiǎn)分析過(guò)程中財(cái)務(wù)管理人員要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，仔細(xì)調(diào)查合同簽訂關(guān)聯(lián)方的資信情況、財(cái)務(wù)情況、業(yè)務(wù)水平和履約能力，把可能涉及到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行逐一的分析研判，確定可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的類型，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策。合同本身就是合同風(fēng)險(xiǎn)一個(gè)重要的來(lái)源，財(cái)務(wù)部門需要注重相應(yīng)細(xì)節(jié)，對(duì)合同中涉及財(cái)務(wù)的條款給予適當(dāng)?shù)囊庖?jiàn)。財(cái)務(wù)人員要重點(diǎn)關(guān)注合同標(biāo)的是否符合企業(yè)業(yè)務(wù)范圍；合同中提及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和相關(guān)數(shù)據(jù)是否符合企業(yè)的預(yù)算和利益；合同的格式和合同類型是否規(guī)范；合同內(nèi)容和條款是否合理齊備。如合同價(jià)款的確定和支付結(jié)算方式、金額大小寫、產(chǎn)品和服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、履約期限和地點(diǎn)、違約責(zé)任的歸屬、爭(zhēng)議的解決等。
（二）合同簽署階段重點(diǎn)監(jiān)管合同簽署權(quán)限及備案程序
強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理部門對(duì)合同簽定階段的監(jiān)管，包括兩部分，一是合同正式簽署環(huán)節(jié)的管控，二是分送合同到相關(guān)部門環(huán)節(jié)的管控。財(cái)務(wù)人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注簽署的合同是否屬于經(jīng)過(guò)審核管理程序同意簽訂的合同；是否超越合同簽署權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的授權(quán)審批制度，做到重大事項(xiàng)審批簽字有效，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自簽訂；簽署加蓋的合同印章是否與財(cái)務(wù)備案表中的印章一致。如存在授權(quán)委托的情況，財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該審查是否存在委托備案書(shū)，合同受托簽字人是否與委托備案書(shū)中受托人一致，是否超出委托事項(xiàng)范圍以及委托期限等細(xì)節(jié)。
完整合同需要專門編號(hào)并加蓋公章或合同專用章，合同管理部門應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間將一份完整合同的原件或副本送財(cái)務(wù)管理部門備案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)履行同簽收制度，并指定專人負(fù)責(zé)合同的管理，對(duì)合同的管理實(shí)行責(zé)任追究制度。合同發(fā)生任何變更或達(dá)成解除協(xié)議的時(shí)候應(yīng)該重新走審批流程并及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門簽收登記備案。
（三）合同履行過(guò)程中及時(shí)結(jié)算并設(shè)定索賠工作流程
企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)合同簽訂部門送存?zhèn)浒傅暮贤瑧?yīng)關(guān)注履行過(guò)程的各種情況，依據(jù)合同中的各項(xiàng)條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同內(nèi)容的要求，嚴(yán)格清理債權(quán)債務(wù)，做好合同款項(xiàng)的催收，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行及時(shí)評(píng)估。凡是沒(méi)有按照合同條款履約的，或者驗(yàn)收未能通過(guò)的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕撥款。
這包括兩個(gè)方面，一是要密切關(guān)注對(duì)合同生效后涉及的稅收政策、收入情況、費(fèi)用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況，執(zhí)行嚴(yán)格的合同管理及審核流程。二是，在資金管理方面要遵循集中管理、統(tǒng)籌安排、綜合平衡和優(yōu)化投向的原則。資金管理需要由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)和具體實(shí)施。對(duì)照合同履約的實(shí)際情況，把握好資金的使用和費(fèi)用的結(jié)算等方面。對(duì)于合同款項(xiàng)的支付，要做到各項(xiàng)合同支出都必須履行計(jì)劃申報(bào)程序，并嚴(yán)格以批準(zhǔn)的付款計(jì)劃為依據(jù)。
在企業(yè)合同有任何形式的變更或任何金額的索賠過(guò)程中，財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督檢查的重要職能。重點(diǎn)的監(jiān)督包括：第一，合同變更必須符合相應(yīng)的程序，符合有關(guān)法律、法規(guī)和政策；第二，變更應(yīng)通過(guò)協(xié)商達(dá)成書(shū)面協(xié)議，作為原始合同的補(bǔ)充，做好原始記錄、原始資料的保管；最后，嚴(yán)格按照變更后的合同內(nèi)容和條款對(duì)相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行審查，及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。需要強(qiáng)調(diào)的是，財(cái)務(wù)管理人員要提高合同變更后的索賠意識(shí)，明確合同變更和合同索賠職責(zé)，把合同監(jiān)管工作貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。財(cái)務(wù)監(jiān)管還要制定合同變更以及索賠的操作流程和需要注意的事項(xiàng)，尤其是合同中重要條款的變更，要按照內(nèi)控要求，履行企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽和各級(jí)審批程序，做到有章可循，照章辦事。
（四）建立合同管理在履行后的保密及評(píng)價(jià)制度
送存財(cái)務(wù)部門備案的經(jīng)濟(jì)合同要指定專人保管，并定期對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔登記，以實(shí)現(xiàn)重要文檔的管理，同時(shí)還要注意財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德，嚴(yán)禁以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。此外，財(cái)務(wù)部門要制定合同執(zhí)行情況的評(píng)價(jià)制度，按照兼顧全面和突出重點(diǎn)的原則，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，并實(shí)施責(zé)任追究制度，做好合同履行后管理階段的財(cái)務(wù)管控。
五、健全涵蓋財(cái)務(wù)監(jiān)管的企業(yè)合同管理體系
經(jīng)濟(jì)合同的管理需要有內(nèi)控和政策的支持，才能減少風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到合同管理的目的。同時(shí)一個(gè)健全的合同管理體系也離不開(kāi)專業(yè)人才隊(duì)伍的參與。
（一）完善企業(yè)合同管理的組織架構(gòu)
企業(yè)管理本身就是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程，各部門應(yīng)保證充分溝通，密切配合，單純強(qiáng)調(diào)某一方面往往使管理失衡，進(jìn)而影響全盤。企業(yè)應(yīng)建立起由企業(yè)高層管理者主管、合同歸口管理部門統(tǒng)管、業(yè)務(wù)部門分管、合同管理人員專管、財(cái)務(wù)部門監(jiān)管的企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)防體系，并建立囊括企業(yè)合同審查制度、企業(yè)合同文檔管理制度、合同變更事項(xiàng)管理制度等在內(nèi)的全面的完善的合同管理制度，從結(jié)構(gòu)和制度層面進(jìn)行規(guī)范，每個(gè)環(huán)節(jié)相互協(xié)調(diào)，如果企業(yè)簽訂合同的部門、執(zhí)行合同的部門、審批合同的人員，對(duì)合同的管理的流程沒(méi)有調(diào)整好，那么財(cái)務(wù)的監(jiān)管就會(huì)孤立無(wú)援，也就失去了財(cái)務(wù)監(jiān)管的基礎(chǔ)和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和嚴(yán)密的合同管理內(nèi)控體系的支撐下，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，各部門相互協(xié)調(diào)配合，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同管理的監(jiān)管作用才能得到充分的發(fā)揮。
（二）建設(shè)合同管理的專業(yè)化隊(duì)伍
企業(yè)合同管理部門中人員素質(zhì)的高低會(huì)直接影響管理效率和質(zhì)量。所以財(cái)務(wù)部門要做好合同管理工作，企業(yè)必須要高度重視包括財(cái)務(wù)人員在內(nèi)的合同管理人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，可以采取的途徑有講座、培訓(xùn)、技術(shù)交流會(huì)等。培訓(xùn)內(nèi)容涉及很多方面，例如，可以是強(qiáng)化與經(jīng)濟(jì)合同有關(guān)的法律知識(shí)的培訓(xùn)，如《合同法》等，通過(guò)培訓(xùn)強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同管理人員的法律觀念和意識(shí)；也可以是加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的業(yè)務(wù)水平、知識(shí)面的培養(yǎng)，提高其處理經(jīng)濟(jì)合同中各種事務(wù)的能力，讓其進(jìn)一步掌握專業(yè)知識(shí)，熟悉合同處理手段，以此強(qiáng)化其專業(yè)能力?？傊扇《囗?xiàng)舉措加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要，建立一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍，切實(shí)保障企業(yè)合同管理體系的正常運(yùn)行和高效執(zhí)行。
六、小結(jié)
合同是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必不可少的內(nèi)容，加強(qiáng)合同管理具有重要意義。合同管理離不開(kāi)財(cái)務(wù)監(jiān)管，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理部門對(duì)合同的監(jiān)管是財(cái)務(wù)部門的職能之一，這就需要企業(yè)的財(cái)務(wù)部門主動(dòng)參與到合同管理中來(lái)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)的監(jiān)管職能作用，降低或規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)利益。在合同訂立前，財(cái)務(wù)部門要做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)辨析工作；在合同簽署階段，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)簽訂合同權(quán)限、合同印章使用管理、分送合同給相關(guān)部門等方面進(jìn)行監(jiān)管；在合同履行階段，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)密P注合同實(shí)際履行情況，及時(shí)結(jié)算并清理債權(quán)債務(wù)，制定合同變更索賠工作流程和相關(guān)注意事項(xiàng)；在合同履行后管理階段，財(cái)務(wù)應(yīng)做好合同的歸檔保管工作，建立合同管理及保密制度。加強(qiáng)財(cái)務(wù)在合同管理中的職能，除了在合同管理的四個(gè)階段進(jìn)行監(jiān)管外，還需要企業(yè)依據(jù)實(shí)際情況建立健全企業(yè)合同的管理體系，做好包括財(cái)務(wù)人員在內(nèi)的合同管理人員的培訓(xùn)。相信有了財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管，企業(yè)會(huì)更好的實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，避免企業(yè)合同執(zhí)行的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并提高合同執(zhí)行水平，從而更好的維護(hù)企業(yè)的利益。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：勞動(dòng)合同：加強(qiáng)；管理
一、建立合法平等的勞動(dòng)合同管理制度
如何建立合法平等的勞動(dòng)合同管理制度?如何讓勞動(dòng)合同起到對(duì)勞動(dòng)合同雙方都有利的作用?這是企業(yè)首先應(yīng)該考慮的，也是企業(yè)認(rèn)真要做的一項(xiàng)重要工作。勞動(dòng)合同的內(nèi)容應(yīng)該是平等的，不應(yīng)該是權(quán)利義務(wù)不對(duì)等的。只要內(nèi)容是合法平等的，權(quán)利義務(wù)規(guī)定的明明確確，雙方的勞動(dòng)糾紛才能最小化、最少化、最容易解決。比如。勞動(dòng)合同管理制度中規(guī)定了上班時(shí)間、下班時(shí)間，并制定了相應(yīng)了處罰制度。那么，員工就知道該幾點(diǎn)上下班，知道如果自己上班遲到或未下班就先走的話，那就會(huì)受到處罰。這樣企業(yè)勞動(dòng)合同管理制度就起到了震懾作用。使員工知道了自己在工作中不按照制度行事的后果，從而自覺(jué)控制自己違反制度行為的發(fā)生。用人單位制定的制度，要將雙方的權(quán)利義務(wù)規(guī)定的清清楚楚，要將內(nèi)容再具體、再細(xì)化，這樣就能大幅度降低勞動(dòng)爭(zhēng)議的出現(xiàn)，進(jìn)而使企業(yè)有一個(gè)良好的生產(chǎn)秩序和管理秩序。用人單位和員工永遠(yuǎn)是矛盾的雙方，只有制定詳盡完備的制度，并劃定出界線來(lái)，用書(shū)面形式存在下來(lái)。這樣才能最大限度地既維護(hù)用人單位的合法權(quán)益，又能保障員工的利益不受到傷害?？梢哉f(shuō)制度的意義始終貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的開(kāi)始到結(jié)束。作為勞動(dòng)合同一方的用人單位在與勞動(dòng)者訂立合同時(shí)或制定規(guī)章制度時(shí)。一定要把架子放下來(lái)。不要傲慢、不要高高在上、不要出言就盛氣凌人的樣子，要與應(yīng)聘者平等協(xié)商、耐心溝通。在制訂規(guī)章制度時(shí)，要寬松一些，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就扣錢，動(dòng)不動(dòng)就處分、動(dòng)不動(dòng)就開(kāi)除人。要多一些關(guān)心和關(guān)懷，比如，上班遲到要罰款的制度無(wú)可非議。但如果員工生病了。如果員工的家人得了急病了，如果堵車了等等而來(lái)遲了，你非要扣錢，非要處分，這就不合情理。這勢(shì)必引起員工的不滿和抵觸情緒。這對(duì)雙方都是不利的。如果是員工起遲了，那受到處罰是應(yīng)該的。所以說(shuō)制度是人制定的。是死的，人是活的。制度是給那些不遵守制度的人定的。偶而因?yàn)樘厥庠蚨`反的，他的本意不是故意與制度作對(duì)，而是因?yàn)椴豢深A(yù)見(jiàn)的原因或天災(zāi)人禍而造成的。故對(duì)這類人應(yīng)區(qū)別對(duì)待，不要生搬硬套制度的條條框框來(lái)約束這些人。
企業(yè)應(yīng)依據(jù)勞動(dòng)法律法規(guī)。結(jié)合本單位實(shí)際。建立健全勞動(dòng)合同管理的規(guī)章制度，應(yīng)與本單位工會(huì)或職工代表或全體職工平等協(xié)商確定，并經(jīng)董事會(huì)審議通過(guò)，予以公示或告知?jiǎng)趧?dòng)者。同時(shí)報(bào)人力資源部門備案。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)首先要高度重視。切實(shí)制定好勞動(dòng)合同管理制度，完善勞動(dòng)合同管理的工作。第一，要在領(lǐng)導(dǎo)中加強(qiáng)法律的宣傳，尤其是勞動(dòng)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。第二。要成立專門的勞動(dòng)合同管理機(jī)構(gòu)和設(shè)立專職或兼職的勞動(dòng)合同管理人員。第三，要經(jīng)常加強(qiáng)勞動(dòng)合同管理人員的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和深造。提高理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。第四，要建立責(zé)任制和責(zé)任追究制。第五，用人單位應(yīng)與政府的勞動(dòng)部門及其他用人地位加強(qiáng)信息溝通，及時(shí)了解國(guó)家新的關(guān)于勞動(dòng)方面的法律、法規(guī)、規(guī)章制度。吸取別的單位的成功的勞動(dòng)合同管理方面的經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。用人單位不僅要抓好勞動(dòng)合同的靜態(tài)管理。更要抓好勞動(dòng)合同的動(dòng)態(tài)管理。
關(guān)鍵詞：集體企業(yè) 合同 管理
一、集體企業(yè)合同管理的概況
合同管理是對(duì)企業(yè)自身的合同依法進(jìn)行訂立、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、履行、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。
作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為主體的集體企業(yè)，在具體的經(jīng)營(yíng)管理中要以《合同法》為依據(jù)，在法治環(huán)境制度下不斷更新企業(yè)合同管理的觀念和意識(shí)，實(shí)現(xiàn)合同管理機(jī)制與運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新，做到"機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)"，運(yùn)用科學(xué)理論和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)依法經(jīng)營(yíng)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益提高其經(jīng)濟(jì)效益，服務(wù)于集體企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。
合同管理是集體企業(yè)管理制度的重要組成部分，是集體企業(yè)管理觀念和管理方式相結(jié)合的管理，而且集體企業(yè)的合同管理是自我管理。
合同管理是預(yù)防、控制、協(xié)調(diào)、制約的有機(jī)結(jié)合，既要嚴(yán)格管理又要積極治理，既要發(fā)揮集經(jīng)處指導(dǎo)約束力，又要注重集體企業(yè)中的合同管理特點(diǎn)，務(wù)實(shí)地做好集體企業(yè)的合同管理工作。在具體的合同管理實(shí)踐中，集體企業(yè)合同管理一般應(yīng)堅(jiān)持適三個(gè)原則：一是適應(yīng)發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)，二是依法管理，保護(hù)集體企業(yè)的合法權(quán)益，三是協(xié)同管理，預(yù)防違法行為。
二、集體企業(yè)合同管理的作用
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，集體企業(yè)也在不斷開(kāi)拓新的市場(chǎng)領(lǐng)域，合同應(yīng)用也更加廣泛。為此，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中的合同管理有著它顯著的重要性。
（一）合同管理與集體企業(yè)經(jīng)營(yíng)
1.合同管理是集體企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的決策依賴于市場(chǎng)信息，而合同則是反映市場(chǎng)需求、價(jià)格導(dǎo)向的重要途徑。隨著集體企業(yè)走向市場(chǎng)，對(duì)不同領(lǐng)域的開(kāi)發(fā)，合同成為其獲得信息最廣泛、最直接、最迅速的信息渠道，成為經(jīng)營(yíng)管理者提供經(jīng)營(yíng)決策的主要信息源。
2.合同管理是集體企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)必不可少的條件。企業(yè)經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)市場(chǎng)，走向市場(chǎng)所進(jìn)行的多元化經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)與合同的簽訂是密不可分的，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的承諾依據(jù)就是合同。在物的流轉(zhuǎn)中要簽訂買賣合同；工程施工要簽訂工程承攬合同；企業(yè)資金不足會(huì)與銀行發(fā)生借貸關(guān)系，隨后的經(jīng)濟(jì)往來(lái)中還要產(chǎn)生相關(guān)的抵押和擔(dān)保合同。經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)都以合同為依據(jù)，為此，只有遵循合同訂立的原則，才能有效的參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，只有善于利用合同和有效管理合同，才能適時(shí)地適應(yīng)市場(chǎng)變化，滿足市場(chǎng)需求，更好的維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，在競(jìng)爭(zhēng)中始終處于主動(dòng)地位。
3.合同管理是集體企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)化的重要手段。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，集體企業(yè)必須面向市場(chǎng)，向市場(chǎng)要效益，緊緊圍繞市場(chǎng)需求，適時(shí)地調(diào)整經(jīng)營(yíng)方向。為強(qiáng)化企業(yè)運(yùn)行機(jī)能，集體企業(yè)只有加強(qiáng)合同管理才能協(xié)調(diào)好與社會(huì)主體間的經(jīng)濟(jì)組織關(guān)系，發(fā)揮以合同為紐帶的橋梁作用，實(shí)現(xiàn)集體企業(yè)做大做強(qiáng)的發(fā)展目標(biāo)。
（二）合同管理與集體企業(yè)的效益
集體企業(yè)走向市場(chǎng)并開(kāi)拓新的市場(chǎng)領(lǐng)域，擴(kuò)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)模離不開(kāi)合同的簽訂。
1.集體企業(yè)的發(fā)展有賴于合同的管理。增加企業(yè)活力；降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本、減少耗費(fèi)，這些都與合同管理息息相關(guān)。所以，加強(qiáng)和改善合同管理可以產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)集體企業(yè)的發(fā)展。
2.集體企業(yè)依法護(hù)企有賴于合同管理。各企業(yè)在簽訂合同時(shí)，雙方當(dāng)事人需要進(jìn)行資信審查；對(duì)于合同條款更需要反復(fù)推敲，深思熟慮后方可簽訂合同。合同簽訂后，雙方當(dāng)事人可互相監(jiān)督履行責(zé)任和義務(wù)；發(fā)生合同爭(zhēng)議或發(fā)現(xiàn)有欺詐行為時(shí)，及時(shí)運(yùn)用法律手段維護(hù)自己的利益。
3.集體企業(yè)良好形象有賴于合同管理。信守合同，認(rèn)真履行合同賦予的責(zé)任和義務(wù)，是集體企業(yè)依法治企的主要表現(xiàn)。隨著經(jīng)濟(jì)騰飛，已將原本單一的經(jīng)濟(jì)制度帶入了契約時(shí)代，合同信譽(yù)是企業(yè)的生存之本。
三、集體企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題
當(dāng)前，各集體企業(yè)的合同管理制度大都建立并逐步完善，但是在合同管理上，還不完全適應(yīng)集體企業(yè)深化改革和發(fā)展的需要，主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：
（一）不重視資信調(diào)查
有些企業(yè)在簽訂合同前，為了急于成交而忽略了對(duì)對(duì)方的資信調(diào)查，對(duì)合同簽訂對(duì)方的企業(yè)性質(zhì)、注冊(cè)資金、資產(chǎn)狀況及信譽(yù)，包括當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、工商年檢記錄、合同簽訂資格……沒(méi)有詳盡地核審，盲目地簽訂了合同，這樣極易給日后的合同履行中帶來(lái)不必要的困難，甚至?xí)袚?dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。
（二）合同簽訂不規(guī)范
有些單位在使用合同文本中缺少應(yīng)用性的知識(shí)，補(bǔ)充條款也不作具體的約定，缺少合同的主要條款，甚至連十分重要的項(xiàng)目條款也不作約定填寫，諸如交貨時(shí)間、付款時(shí)間、違約責(zé)任的承擔(dān)及發(fā)生糾紛的解決方式等，還有的單位在合同的簽訂上，條款內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單，使合同難于達(dá)到明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的目的。
（三）不全面履行合同
一些企業(yè)自身沒(méi)有完全履行合同，尤其是具有一定行業(yè)優(yōu)勢(shì)的企業(yè)，淡化合同履行意識(shí)，其結(jié)果發(fā)生糾紛不僅會(huì)給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失，關(guān)鍵還影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)形象。
（四）不重視合同管轄
協(xié)議管轄是指雙方當(dāng)事人在民事糾紛發(fā)生之前或之后，以書(shū)面方式約定訴訟的管轄法院。法律規(guī)定的可供當(dāng)事人選擇的法院有被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告所在地、標(biāo)的物所在地。為避免延誤糾紛，及時(shí)解決經(jīng)營(yíng)中的合同糾紛，最大限度地保護(hù)自身合法權(quán)益。對(duì)外簽訂合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)有意識(shí)的爭(zhēng)取與對(duì)方達(dá)成發(fā)生糾紛利于本企業(yè)所在地的法院管轄的協(xié)議條款，以利減少訴訟的基礎(chǔ)上節(jié)約訴訟成本。
（五）合同發(fā)生糾紛和債權(quán)不及時(shí)妥善清理
目前，集體企業(yè)合同糾紛增加而主動(dòng)少的問(wèn)題比較突出，其原因之一是有部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣依法解決合同糾紛；之二是怕影響雙方合作的關(guān)系；之三是費(fèi)用多，缺乏相應(yīng)的法律知識(shí)，對(duì)案子本身吃不準(zhǔn)怕有敗訴風(fēng)險(xiǎn)。于是部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以放棄企業(yè)財(cái)產(chǎn)利益為代價(jià)，回避正常的訴訟活動(dòng)。有的單位不采用合理的法律手段清理債權(quán)，長(zhǎng)久多次派人催要，結(jié)果耗費(fèi)大量的人工費(fèi)和差旅費(fèi)，加大了成本支出，最終給企業(yè)造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。
（六）基礎(chǔ)性合同管理不到位
一是合同管理制度不落實(shí)。有的單位各部門分頭簽訂合同，各自保管互不溝通，合同管理人員不能全過(guò)程參與所有合同的簽訂和履行，無(wú)法審查合同的內(nèi)容，使合同管理工作流于形式，起不到預(yù)防損失的作用。
二是企業(yè)相關(guān)部門缺乏對(duì)合同實(shí)施有效的監(jiān)督控制，雖然制定了合同管理制度，但合同不履行審批登記手續(xù)，合同資料不存檔，不建立合同臺(tái)帳等問(wèn)題十分普遍和突出，有的甚至將合同存件丟失。
三是合同報(bào)審報(bào)批制度不落實(shí)。目前，呼鐵局集經(jīng)處也明確要求各集體企業(yè)進(jìn)行合同報(bào)審制度，但仍有一些企業(yè)使該制度流于形式，這將給企業(yè)在日后的經(jīng)營(yíng)中留下風(fēng)險(xiǎn)隱患。
四、集體企業(yè)合同管理的加強(qiáng)與完善
（一）普及合同法律知識(shí)，增強(qiáng)簽訂合同的觀念和意識(shí)
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，集體企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)離不開(kāi)合同的簽訂。這就需要企業(yè)的相關(guān)人員，不僅要知道和懂得與經(jīng)營(yíng)相關(guān)的法律法規(guī)，還應(yīng)掌握法律的操作技能，應(yīng)知道如何簽訂合同，明白履行合同應(yīng)當(dāng)注意什么問(wèn)題，避免遭到合同詐騙，全力維護(hù)集體企業(yè)的合法權(quán)益。
（二）把合同管理納入企業(yè)管理的重要日程，使其日?；?、規(guī)范化、科學(xué)化
各集體企業(yè)都要把合同管理作為一項(xiàng)工作內(nèi)容，納入領(lǐng)導(dǎo)班子工作的議事日程，特別是對(duì)涉及數(shù)額較大或者關(guān)系企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)利益的合同，要舉辦專門的會(huì)議進(jìn)行審議，由主要領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，保證合同簽訂的正確性，符合法律的規(guī)定。
（三）建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的合同管理人員
在現(xiàn)有的集體企業(yè)中大都配備了兼職的合同管理人員，其職責(zé)是對(duì)簽訂合同進(jìn)行法律性的審查，建立合同臺(tái)帳，對(duì)合同進(jìn)行保管、統(tǒng)計(jì)、檢查督促合同的履行。
（四）應(yīng)用科學(xué)理論和現(xiàn)代技術(shù)管理合同
在合同管理中，應(yīng)用各種科學(xué)理論、現(xiàn)代管理方法和先進(jìn)技術(shù)手段，是集體企業(yè)合同管理適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求，也是集體企業(yè)合同管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的必然趨勢(shì)。
