時(shí)間：2023-09-10 15:11:04
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關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；知識(shí)經(jīng)濟(jì)
檔案管理現(xiàn)代化是針對(duì)于傳統(tǒng)手工檔案管理模式而論的，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在信息載體管理對(duì)象和模式方面的不同。一方面，檔案管理現(xiàn)代化改變以往單單依靠紙質(zhì)管理的不足，實(shí)現(xiàn)信息載體的數(shù)據(jù)化管理，整個(gè)檔案管理信息可以共享，具有靈活性強(qiáng)，易貯存的優(yōu)勢(shì)；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化可以將整個(gè)檔案的收集，整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)通過現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)電子智能化的計(jì)算機(jī)管理，從而改檔案管理水平，有針對(duì)性克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式。這樣形成了以數(shù)字化的信息技術(shù)管理模式，有利于發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。從而更好的為社會(huì)提供更最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
關(guān)于檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)此問題的看法主要有三種觀點(diǎn)，其特點(diǎn)有：①?gòu)?qiáng)調(diào)檔案管理中的方法的現(xiàn)代化與手段的現(xiàn)代化。管理方法的現(xiàn)代化是指在檔案管理中，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的原理與方對(duì)檔案工作進(jìn)行正確的決策和科學(xué)高效率的管理；管理手段的現(xiàn)代化是指應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)與設(shè)備對(duì)檔案管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管理與控制。②強(qiáng)調(diào)檔案管理方法與組織的現(xiàn)代化，但也重視檔案管理技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。這一觀點(diǎn)把檔案組織現(xiàn)代化放在極其重要的位置上，認(rèn)為只有重視檔案組織與方法的現(xiàn)代化，進(jìn)而以組織與方法的現(xiàn)代化來推動(dòng)技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化，這樣能為檔案管理現(xiàn)代化打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。③強(qiáng)調(diào)檔案管理與現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)相結(jié)合，強(qiáng)調(diào)檔案信息的服務(wù)社會(huì)化。在強(qiáng)調(diào)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的同時(shí)也重視組織管理的科學(xué)化、檔案館藏布局的與館藏結(jié)構(gòu)的合理化、技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化等要素的現(xiàn)代化。
綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化可以表述為：適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的對(duì)檔案工作的新要求，以檔案服務(wù)的社會(huì)化為指導(dǎo)，通過檔案管理的組織與方法的現(xiàn)代化，逐步采用現(xiàn)代先進(jìn)到科學(xué)設(shè)備、管理技術(shù)，使檔案管理達(dá)到高質(zhì)高效服務(wù)國(guó)家與社會(huì)的目的，并使其逐步達(dá)到當(dāng)代世界的先進(jìn)水平。
二、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
1.我國(guó)自引進(jìn)檔案自動(dòng)化管理技術(shù)以來取得的成效
（1）我國(guó)目前已經(jīng)自主研究開發(fā)了檔案管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)涵蓋了大量數(shù)據(jù)，由搜索、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)目發(fā)展起來并逐漸完善，提高了搜索效率。
（2）檔案管理工作逐漸規(guī)范。將檔案進(jìn)行優(yōu)化管理的前提是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，這種嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的工作態(tài)度落實(shí)到每一位工作者身上。
（3）我國(guó)還培養(yǎng)了一批優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理工作者。檔案管理逐漸現(xiàn)代化要求工作者既熟悉的掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，又能擁有檔案管理的實(shí)用技能，這就對(duì)檔案管理工作者的知識(shí)層面和實(shí)踐層面提出雙重考驗(yàn)，而我國(guó)目前正在培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)高素質(zhì)人才。
2.檔案管理自動(dòng)化亟待改進(jìn)的地方
（1）管理人才數(shù)量少，素質(zhì)不夠。由于此行業(yè)在我國(guó)剛起步，目前設(shè)立檔案管理這一專業(yè)的高校很少，這就決定了相關(guān)人才的數(shù)量少；高校中在深化體制化改革，對(duì)新興行業(yè)認(rèn)知的不夠決定了學(xué)生素質(zhì)不夠。
（2）發(fā)展不平衡。目前辦公自動(dòng)化和信息自動(dòng)化已經(jīng)成為一大趨勢(shì)，如金融、會(huì)計(jì)、電信、事業(yè)單位等對(duì)其應(yīng)用廣泛，然而其他行業(yè)對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比較少，仍人工管理，這就大大降低了辦公效率。應(yīng)用地域也不平衡，如東部沿海地區(qū)對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于中西部落后地區(qū)。
（3）認(rèn)知程度低。目前有的單位的計(jì)算機(jī)利用率很低，甚至閑置，管理的現(xiàn)代化沒有真正落實(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到信息管理是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，沒有將信息先正確、準(zhǔn)確、分類的編錄到計(jì)算機(jī)中是不可能利用這些信息的。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施
1.培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)代，檔案部門面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及高新技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識(shí)、新方法、新思想的同時(shí)，加強(qiáng)技能培訓(xùn)和知識(shí)更新，鑄造一個(gè)熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)以及數(shù)字化技術(shù)知識(shí)等新型化的高層次的檔案管理隊(duì)伍。
2.扎實(shí)做好對(duì)數(shù)據(jù)的編錄
高效率的運(yùn)用好數(shù)據(jù)和信息的前提是在前期準(zhǔn)確、完整的輸入數(shù)據(jù)。要實(shí)行文件和檔案的一體化，必須認(rèn)識(shí)到前期工作的必要性和重要性，要明確工作目標(biāo)，對(duì)整個(gè)工程做出統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排任務(wù)，并且將任務(wù)準(zhǔn)確落實(shí)到現(xiàn)實(shí)中。將成體系的工作分成一個(gè)個(gè)小的項(xiàng)目，具體安排到小組中甚至明確每個(gè)人的責(zé)任，實(shí)時(shí)的把握工作進(jìn)度，又宏觀的看到整個(gè)項(xiàng)目的系統(tǒng)性、綜合性和優(yōu)化性。將數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的錄入計(jì)算機(jī)后，按照檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范編制索引和一系列細(xì)節(jié)，保障文檔的質(zhì)量和數(shù)據(jù)的可靠、完整性。
3.提高認(rèn)知程度
進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到辦公體系中是時(shí)代潮流，必須認(rèn)識(shí)到信息管理現(xiàn)代化的必要性和意義，提高新一代的青少年甚至整個(gè)社會(huì)對(duì)它的認(rèn)知?？梢匀ジ咝Ｖ虚_展知識(shí)講座或是檔案管理技能的相關(guān)比賽或是辯論賽逐漸增強(qiáng)社會(huì)對(duì)檔案管理這一行業(yè)的認(rèn)知。
4.更新檔案管理觀念
當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用逐漸深化，依賴性逐漸提高，時(shí)代的潮流要求人們的觀念和行動(dòng)逐漸進(jìn)化。觀念指導(dǎo)人們的行為，因此，要不斷更新檔案管理的觀念，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理理論，在新興的理念上不斷發(fā)展檔案管理。
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢(shì)在必行，檔案信息存儲(chǔ)及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)，檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，通過不斷探索與實(shí)踐，創(chuàng)造出迅速、準(zhǔn)確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
參考文獻(xiàn)：
[1] 徐雁. 淺析檔案管理現(xiàn)代化[J]. 開封教育學(xué)院學(xué)報(bào). 2009（03）
摘要檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是時(shí)展的具體要求。在我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理工作取得了可喜的成績(jī)，但仍然存在一定問題亟待解決。本文深入分析了檔案管理的實(shí)際工作，探討了加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的有關(guān)措施。
關(guān)鍵詞檔案管理人員建設(shè)現(xiàn)代化改革
檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)是加快檔案管理工作的改革，使之更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，因此要求檔案管理實(shí)現(xiàn)觀念、裝備、人員上的現(xiàn)代化。檔案管理部門必須強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí)，不斷探索實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的有關(guān)途徑。
一、檔案管理現(xiàn)代化概述
檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代管理科學(xué)的指導(dǎo)下，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理的一種新模式。這種新模式借助現(xiàn)代管理的技術(shù)與設(shè)備，依靠掌握現(xiàn)代化檔案管理的人員得以實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式缺乏完善的管理體系和制度，且大多數(shù)管理工作依靠人工完成，因此導(dǎo)致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，要重點(diǎn)解決這些問題，在檔案管理運(yùn)用信息化、科技化、智能化的管理模式。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入檔案領(lǐng)域，但是并未發(fā)揮出應(yīng)有的作用，需要進(jìn)一步強(qiáng)化計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用。檔案管理現(xiàn)代化不但可以實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理，還可以增強(qiáng)儲(chǔ)存信息的數(shù)量和準(zhǔn)確性。工作人員在查找、篩選檔案時(shí)，更加迅速、準(zhǔn)確。檔案管理現(xiàn)代化是一種必然的趨勢(shì)，各級(jí)行政部門和檔案單位必須采取一些有效措施，加快檔案管理現(xiàn)代化的速度，使檔案管理工作與時(shí)展接軌。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有關(guān)措施
（一）強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須樹立現(xiàn)代化管理的思想意識(shí)，這樣才能指導(dǎo)檔案管理工作向著現(xiàn)代化發(fā)展。當(dāng)前，很多檔案管理人員思想觀念相對(duì)滯后，因此，首先要求管理人員解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，樹立創(chuàng)新意識(shí)。這要求檔案管理人員要沖破舊思想的束縛，改變?cè)械墓ぷ鞲窬?，不斷?qiáng)化現(xiàn)代化的管理意識(shí)。當(dāng)前檔案事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展較慢，這與管理者本身忽視檔案管理的重要性不無關(guān)系[1]。因此，本單位領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案管理的地位，加強(qiáng)相關(guān)宣傳使全體管理者從思想上重視檔案管理工作。在宣傳中促進(jìn)管理人員接受現(xiàn)代化的管理理念，從根本上改變檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)狀。
（二）推行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的檔案管理
在檔案管理領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，需要檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)或部門共同協(xié)調(diào)完成。制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的相關(guān)原則、工作模式、評(píng)價(jià)方法等，是完成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。相關(guān)單位及部門要確定出科學(xué)、統(tǒng)一的工作規(guī)范、技術(shù)規(guī)范，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督作用保證其貫徹落實(shí)并執(zhí)行[2]。
保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)該盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化[3]。首先，要求技術(shù)方法的規(guī)范和統(tǒng)一；其次，要求設(shè)備、設(shè)施的規(guī)范化。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的最終目的是確保檔案保管及利用價(jià)值，因此，管理者要實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大化，同時(shí)使檢索利用檔案信息更加便捷。
信息化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主要特征，也是加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的有效途徑。信息管理只有借助信息化存儲(chǔ)和數(shù)字化的處理才能真正復(fù)合現(xiàn)代社會(huì)的要求，因此，必須促進(jìn)信息化在檔案管理中的應(yīng)用。檔案工作中要積極計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化管理手段，從而提高檔案整理、編目、檢索等工作的效率。
（三）提高檔案工作隊(duì)伍的總體素質(zhì)
檔案現(xiàn)代化管理的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路，因此，必須強(qiáng)化檔案工作人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。每一個(gè)管理人員必須能熟練掌握現(xiàn)信息技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代辦公設(shè)備，并能獨(dú)立完成電子文件的制作、設(shè)備日常維護(hù)等工作。相關(guān)單位可以通過加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)的方法，提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平。由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)不同，可以分層次對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，如基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、高級(jí)理論培訓(xùn)、檔案專業(yè)操作培訓(xùn)等。通過培訓(xùn)可以使每一個(gè)管理人員都具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高整個(gè)工作隊(duì)伍的現(xiàn)代化管理水平。
同時(shí)，還要積極引進(jìn)高技能專業(yè)人才，從而提高工作隊(duì)伍的整體實(shí)力。相關(guān)單位及部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的人才選拔制度，選拔適合本崗位的專業(yè)人才。同時(shí)完善考核制度和獎(jiǎng)勵(lì)制度，鼓勵(lì)檔案管理人員在工作上不斷創(chuàng)新，從而激發(fā)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的工作活力。
三、結(jié)束語(yǔ)
我國(guó)檔案管理應(yīng)以《檔案法》為核心。國(guó)家要不斷完善體系內(nèi)相關(guān)法律建設(shè)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的社會(huì)職責(zé)。檔案管理的現(xiàn)代化需要行政主管部門與各級(jí)管理部門的密切配合、通力合作，從而實(shí)現(xiàn)推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展的目的，進(jìn)而進(jìn)一步加快我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳永成.檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)[J].中國(guó)檔案，2013（11）.
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化
1 檔案管理現(xiàn)代化的定義
檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術(shù)和對(duì)紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。
2 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的問題
2.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
2.2 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員
現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置，檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低，檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開展。
2.3 檔案管理投入不足
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒落實(shí)，大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。
3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策
3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。
3.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)，就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。
3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。
3.4 強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度
首先要關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。
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關(guān)鍵字：檔案；管理；現(xiàn)代化
0 引言
所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學(xué)的思想指導(dǎo)下，運(yùn)用合理有效的方法和手段，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代化的檔案管理從信息化、虛擬化、標(biāo)準(zhǔn)化等多個(gè)方面對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行了糾正，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。
1 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
1.1 檔案管理的信息化
檔案管理信息化是指在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時(shí)期檔案管理的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)兩個(gè)方面，通過信息化的渠道和方式，加強(qiáng)對(duì)于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。
1.2 檔案管理的虛擬化
傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實(shí)行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進(jìn)行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力的同時(shí)，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計(jì)算機(jī)為檔案的載體，運(yùn)用智能化的計(jì)算機(jī)管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時(shí)間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。
1.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點(diǎn)在于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)這種載體。而網(wǎng)絡(luò)具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之下進(jìn)行檔案管理的工作，才能取得好的成效。
2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性
2.1 自身發(fā)展的需要
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國(guó)的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運(yùn)用新手段新方法，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。
2.2 加強(qiáng)保護(hù)的需要
另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護(hù)手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強(qiáng)對(duì)這些檔案的保護(hù)，則要求我們運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因?yàn)榧垙埖膿p壞導(dǎo)致檔案信息丟失的問題。
2.3 充分利用的必要
傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨(dú)占性”的特點(diǎn)，一旦某段時(shí)間有人使用，其它人就不能再利用。實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強(qiáng)檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)上同時(shí)進(jìn)行使用。
3 檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題
盡管檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但就目前的形勢(shì)看來，檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中依然存在著各種各樣的問題。
3.1 缺乏專門的管理人才
檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長(zhǎng)時(shí)間以來，我們的檔案管理運(yùn)用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對(duì)現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時(shí)掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理技能。他們并不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)，也缺少對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。
3.2 缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備
另外，由于檔案管理意識(shí)的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，軟硬件設(shè)施都嚴(yán)重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關(guān)重要的檔案管理自動(dòng)化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術(shù)的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
3.3 缺乏有效的管理方法
檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個(gè)重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實(shí)施的時(shí)間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行摸索。在這種情況下，盡管有關(guān)部門對(duì)檔案文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)做出了相應(yīng)的規(guī)定，但在實(shí)際操作過程中由于缺乏有效的方法指導(dǎo)，依然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，對(duì)檔案的管理造成了不良的影響。
4 實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的方式
4.1 人才的培養(yǎng)
實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，首先在于加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對(duì)工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡(jiǎn)單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識(shí)，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平。與此同時(shí)，最好還能具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，例如聘請(qǐng)專門的老師教授他們計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識(shí)，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識(shí)等。通過教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。
4.2 設(shè)施的引進(jìn)
另外，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。
5 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在新的經(jīng)濟(jì)和科技形式下，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢(shì)所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和利用。但與此同時(shí)，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運(yùn)行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設(shè)備、管理方法等。在此情況下，要運(yùn)用合理的方法，通過人才的培養(yǎng)、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平。
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【關(guān)鍵詞】檔案；現(xiàn)代化；管理
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務(wù)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和功能，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，為政府排憂解難、完善服務(wù)，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問題。筆者結(jié)合自身多年的檔案管理工作實(shí)踐，總結(jié)目前檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提出相關(guān)的解決途徑。
一、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題
（1）檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（2）缺乏現(xiàn)代化的檔案管理人才。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段。（3）資金短缺，檔案管理設(shè)備和技術(shù)相對(duì)落后，信息化程度較低。檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案管理信息化程度很低，同時(shí)也造成人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。（4）基礎(chǔ)工作太差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。目前機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。（5）檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺(tái)新設(shè)備的問題，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標(biāo)，需要各方面的大力支持和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變?cè)杏^念，通力合作，與時(shí)俱進(jìn)。
二、解決途徑
（1）增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。第一，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。第二，加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。（2）加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識(shí)的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。（3）重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循，無法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，同時(shí)也是促進(jìn)檔案理論研究和發(fā)展的重要手段。在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中，需要在專業(yè)內(nèi)取得一致的認(rèn)識(shí)，為總結(jié)、提高和發(fā)展創(chuàng)造有利的條件和機(jī)會(huì)。同時(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定，必須汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，來充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)。（4）正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)過程，在這個(gè)過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來。
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1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要性
1.1飛速發(fā)展的社會(huì)信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大,對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強(qiáng),對(duì)檔案工作管理的要求也相應(yīng)地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式不斷受到新的挑戰(zhàn),正經(jīng)受著現(xiàn)代科技發(fā)展浪潮的巨大沖擊。面對(duì)這種挑戰(zhàn)和沖擊,醫(yī)院檔案管理只有順應(yīng)時(shí)勢(shì),加快檔案現(xiàn)代化建設(shè),盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機(jī)遇,使檔案管理工作完全適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。
1.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是解決自身存在問題、提升管理和利用水平的根本途徑。近年來,醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化方面雖然做了一些工作,取得了一定成效,但總體來看,現(xiàn)代化程度并不高。這主要是管理意識(shí)、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后,基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況,檔案管理和利用水平較低。解決上述問題的唯一辦法,就是不斷更新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,從手工勞動(dòng)中解脫出來,提高工作效率,完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,從根本上提高檔案的管理利用水平。
1.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才,為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會(huì)大大提高自身的工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。
2 檔案管理工作理念的創(chuàng)新,樹立現(xiàn)代化管理理念
要?jiǎng)?chuàng)新理念,思想是行動(dòng)的的先導(dǎo),它直接影響了實(shí)際工作創(chuàng)新及工作效果,長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)落后的工作方法,使許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新欲望,他們墨守成規(guī),按傳統(tǒng)辦事,日常工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷,提供利用多少人次,而對(duì)檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展需要思之甚少,更談不上如何主動(dòng)、超前服務(wù),這必將使檔案工作失去生機(jī)和活力。因此,醫(yī)院檔案工作者要緊跟時(shí)代步伐,既不能死抱著傳統(tǒng)不變,也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向,在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí),不妨多一些敏捷和睿智,多一些魄力與果斷,從根本上轉(zhuǎn)變觀念。檔案工作只有日日思變,天天求新,才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意,從而提高檔案工作的自身價(jià)值。
3 加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育,增強(qiáng)現(xiàn)代化服務(wù)能力
人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證。從目前醫(yī)院檔案工作人員構(gòu)成來看,大部分檔案工作人員檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、 信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況,關(guān)鍵是要加強(qiáng)檔案人員專業(yè)素質(zhì)教育,拓寬知識(shí)面,優(yōu)化人才隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu),采用多種途徑培養(yǎng)素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才,不斷充實(shí)完善檔案管理隊(duì)伍。通過開設(shè)計(jì)算機(jī)課程,普及現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教育,組織參加社會(huì)認(rèn)可的計(jì)算機(jī)應(yīng)用資格證書考試等方式,進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新,提高檔案管理人員業(yè)務(wù)和知識(shí)水平,對(duì)在崗檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行定期考核,不斷提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理水平。
4 加大投入提高配備,檔案管理手段的現(xiàn)代化
檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化是大勢(shì)所趨。作為檔案工作者，必須認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向，努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。
1、檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
2、檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
3、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國(guó)界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。
網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
4、檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。
5、檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化
其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。
其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。
一、加強(qiáng)對(duì)檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題及檔號(hào)不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對(duì)這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強(qiáng)工作力度，認(rèn)真梳理管理存在的問題，認(rèn)真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計(jì)算機(jī)輸入三個(gè)重點(diǎn)，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實(shí)；其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實(shí)責(zé)任人，我們要在對(duì)照檢查的基礎(chǔ)上，對(duì)需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實(shí)責(zé)任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進(jìn)長(zhǎng)效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn)，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時(shí)，檔案員加強(qiáng)對(duì)達(dá)標(biāo)方案落實(shí)情況的檢查，督促有關(guān)科室及時(shí)完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會(huì)所有，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，綜合性檔案館在推行計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)的進(jìn)程和提高社會(huì)利用率。其次，對(duì)于那些建館時(shí)間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?地址.時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時(shí)，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對(duì)檔案管理工作給予高度重視，必須強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次，隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。第三，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為不可爭(zhēng)議的現(xiàn)實(shí)。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。另外，各種新型載體檔案的儲(chǔ)備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動(dòng)。為了適應(yīng)時(shí)展需要，使我國(guó)檔案管理工作與各項(xiàng)工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo)，并制定了詳細(xì)的工作方案，為最終實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)查詢和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。
