時(shí)間：2023-09-19 15:44:10
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；現(xiàn)狀；建議
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）06-0-01
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家和單位檔案的重要組成部分；隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作的要求也越來(lái)越高。
一、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)，其收集范圍一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料等四個(gè)部分。會(huì)計(jì)憑證除轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；會(huì)計(jì)賬簿包括總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產(chǎn)臺(tái)賬、低值易耗品臺(tái)賬等輔助登記備查簿。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，按部門(mén)保管。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁(yè)，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁(yè)，并準(zhǔn)確認(rèn)真填列各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁(yè)非裝訂線一側(cè)上角編頁(yè)號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫(xiě)；會(huì)計(jì)報(bào)表分月、季度、半年度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說(shuō)明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，其方法與會(huì)計(jì)賬簿相同；屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
二、會(huì)計(jì)檔案形成與保管
(一)上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容
會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括文字分析)3年；銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后5年；總賬、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等保管期限為永久。保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。
三、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、 意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。
(二)會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。
(三)會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。
(四)財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視。
(五)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。
四、完善會(huì)計(jì)檔案工作管理的建議
(一)各單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上引起足夠的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”可見(jiàn)從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化軌道。同時(shí)應(yīng)依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)和考核的重要內(nèi)容，有效地防范問(wèn)題進(jìn)而起到應(yīng)有的重要作用。
(二)整理各類會(huì)計(jì)檔案，認(rèn)真妥善保管。對(duì)存放的手工會(huì)計(jì)檔案，要及時(shí)認(rèn)真細(xì)致地清理修整、妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)、程序及存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、資料，均應(yīng)視同檔案及時(shí)整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應(yīng)按照類別、保管期限分開(kāi)存放。無(wú)論手工還是電算化會(huì)計(jì)檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有備份，存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。采用磁性介質(zhì)存貯的電算化會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制備份，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。
(三)建立各種管理制度。根據(jù)本單位的具體情況，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化形成的會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的保管，應(yīng)打印以紙質(zhì)形式便于保管，其保存期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
(四)要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)，積極做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無(wú)價(jià)值的大膽銷毀，對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，相關(guān)人員簽字確定并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。
1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作。從宏觀來(lái)說(shuō),國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總,可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門(mén)有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō),各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù),科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái),制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯。改革開(kāi)放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開(kāi)支,鋪張浪費(fèi),使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理;對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn);采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失;通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會(huì)計(jì)軟件程序,視同會(huì)計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題
1.會(huì)計(jì)檔案載體。電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng),財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題。電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改,因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
1.完善會(huì)計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不僅是人才的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也是管理水平的競(jìng)爭(zhēng)。作為經(jīng)濟(jì)管理組成部分的會(huì)計(jì)工作，在經(jīng)濟(jì)管理中的地位越發(fā)重要。會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)信息的原始依據(jù)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，是搞好會(huì)計(jì)工作，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平的重要基礎(chǔ)。
一、會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作，以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。第一，會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤(pán)或優(yōu)盤(pán)。不同形式的會(huì)計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。第二，會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過(guò)電子商務(wù)，能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡(jiǎn)單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。
二、會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題
（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識(shí)上的不足，會(huì)計(jì)工作只重視核算階段，停留在對(duì)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上，會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會(huì)計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存堪憂，生命周期短，無(wú)法關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理工作。
（二）會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后
會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會(huì)計(jì)檔案通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會(huì)計(jì)電算化相協(xié)調(diào)，成為會(huì)計(jì)全面的發(fā)展阻礙。
（三）會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將日常大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，安排專門(mén)人員進(jìn)行拷貝(備份)存儲(chǔ)，進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤(pán)，這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案的備份、保管過(guò)程中，由于對(duì)檔案信息的再利用認(rèn)識(shí)不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會(huì)計(jì)信息資料的安全隱患。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識(shí)，不能滿足信息化的需要，直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來(lái)的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不足，利用不夠，會(huì)計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒(méi)有專門(mén)人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。
三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
（一）提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的保管工作，是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限，到期銷毀。在會(huì)計(jì)電算化條件下，更需要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識(shí)，沒(méi)有安全、完整、可靠的會(huì)計(jì)檔案資料，會(huì)計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無(wú)從談起，成為無(wú)水之源。相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作，對(duì)于是否有完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，要成為會(huì)計(jì)工作考核內(nèi)容之一。
（二）加快會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作
會(huì)計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為會(huì)計(jì)信息的傳輸提供有利條件。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析、預(yù)測(cè)、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加大投入，配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會(huì)計(jì)工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。
（三）完善會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作
根據(jù)財(cái)政部的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問(wèn)區(qū)之間的聯(lián)系進(jìn)行隔斷，限制外界對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法訪問(wèn)。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
（四）培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)有技術(shù)的會(huì)計(jì)檔案管理人員
現(xiàn)代化信息技術(shù)，需要培養(yǎng)大量技術(shù)人才。會(huì)計(jì)部門(mén)要配備具有較高信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的專業(yè)人員，改變會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)技能單一狀況，滿足會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的需要。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，完善繼續(xù)教育工作。財(cái)會(huì)人員及時(shí)掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，提高運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段水平，為會(huì)計(jì)檔案管理再上新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】電子會(huì)計(jì)；檔案管理；措施；研究
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對(duì)各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求，會(huì)計(jì)電算化逐漸代替了會(huì)計(jì)手工操作，這樣大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，并且會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。為此，各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位需要對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，此項(xiàng)工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。
一、電子會(huì)計(jì)檔案的定義
會(huì)計(jì)檔案在我國(guó)檔案中占據(jù)著重要的位置，同時(shí)也是各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會(huì)計(jì)檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子文件、會(huì)計(jì)操作說(shuō)明和軟件以及一些電子會(huì)計(jì)核算資料。電子化會(huì)計(jì)檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)、依賴計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境、對(duì)安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點(diǎn)。
二、電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒(méi)有健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案對(duì)我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個(gè)比較新鮮的事物，檔案管理人員對(duì)其沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會(huì)計(jì)檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價(jià)值，在管理效率和管理水平上沒(méi)有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。
第二，電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。現(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會(huì)計(jì)材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會(huì)計(jì)資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時(shí)間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)和重視，在安排電子會(huì)計(jì)檔案管理人員時(shí)只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問(wèn)題，甚至有的管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒(méi)有深入的了解，這樣使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時(shí)，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的要求。
第四，電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤(pán)和光盤(pán)等介質(zhì)中，如果管理人員對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)沒(méi)有進(jìn)行合理的保管，磁盤(pán)和光盤(pán)非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位帶來(lái)了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有采取任何安全措施或者沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在電腦上的會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。
三、提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。其一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國(guó)相關(guān)規(guī)定的要求對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書(shū)面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制，選擇質(zhì)量較好的磁盤(pán)介質(zhì)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，同時(shí)需要保證備用磁盤(pán)和存儲(chǔ)盤(pán)獨(dú)立保存，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行分類和編號(hào)；其三，對(duì)現(xiàn)有的電子會(huì)計(jì)檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。
第二，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征有足夠的認(rèn)識(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒(méi)有任何的痕跡，這種情況使電子會(huì)計(jì)檔案容易出現(xiàn)自動(dòng)更新和修改的危險(xiǎn)；其二，電子會(huì)計(jì)檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因?yàn)槠渚哂胁环€(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息可能會(huì)發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理中時(shí)，信息會(huì)出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對(duì)各個(gè)特征可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對(duì)其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。
第三，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會(huì)計(jì)資料檔案，新式的會(huì)計(jì)資料檔案主要有：存儲(chǔ)在電腦硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤(pán)中存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及電腦打印的書(shū)面會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等等，與此同時(shí)需要將通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用和定點(diǎn)開(kāi)發(fā)軟件相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的整套開(kāi)發(fā)文檔資料和會(huì)計(jì)軟件程序等作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案資料的來(lái)源必須真實(shí)可靠，為了保證其真實(shí)性和可靠性，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的來(lái)源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案材料的形成、管理和使用過(guò)程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會(huì)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性和可操作性，電子會(huì)計(jì)檔案材料在歸檔完成和后期管理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險(xiǎn)，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算被計(jì)算機(jī)取代，電子會(huì)計(jì)檔案的材料會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會(huì)計(jì)檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位需要強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時(shí)的備份，在進(jìn)行備份時(shí)需要對(duì)光盤(pán)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會(huì)出現(xiàn)任何問(wèn)題，根據(jù)所有的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，在每年的年末對(duì)本年的電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時(shí)間；其二，做好電子會(huì)計(jì)檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時(shí)在第一時(shí)間發(fā)出提示。
四、結(jié)束語(yǔ)
上述文章對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說(shuō)明，并且對(duì)提高電子會(huì)計(jì)檔案管理提出了一些措施，希望對(duì)我國(guó)企業(yè)和事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提供一定的建議。
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會(huì)計(jì)檔案管理辦法完整版全文第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。
第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第四條 財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
(一)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
第八條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。
第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書(shū)面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局，國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門(mén)，中國(guó)總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))同時(shí)廢止。
會(huì)計(jì)檔案主要特點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈;可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為;會(huì)計(jì)檔案還可以為國(guó)家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營(yíng)決策提供參考。
與文書(shū)檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：
一、形成范圍廣泛，凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無(wú)處不有，形成普遍;另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門(mén)類的檔案數(shù)量更多一些。尤其是在企業(yè)、商業(yè)、金融、財(cái)政、稅務(wù)等單位，會(huì)計(jì)檔案不僅是反映這些單位的職能活動(dòng)的重要材料，而且產(chǎn)生的數(shù)量也大。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)檔案 管理 問(wèn)題 改善
一、會(huì)計(jì)檔案的作用
1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作。從宏觀來(lái)說(shuō),國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總,可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門(mén)有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō),各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù),科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái),制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯。改革開(kāi)放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開(kāi)支,鋪張浪費(fèi),使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理;對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn);采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失;通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會(huì)計(jì)軟件程序,視同會(huì)計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題
1.會(huì)計(jì)檔案載體。電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng),財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題。電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改,因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
1.完善會(huì)計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
; (1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
3.提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的,一個(gè)系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn),就可以收到良好的效果。
參考文獻(xiàn):
[1]張穎.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟(jì),2008,(3).
第一條會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤(pán)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會(huì)計(jì)憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中要有會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文字說(shuō)明。
(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)及其他在會(huì)計(jì)核算工作中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算資料。
第二條會(huì)計(jì)檔案的整理。
會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門(mén)別類地組成幾個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。
（一）會(huì)計(jì)憑證
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫(xiě)齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
（二）會(huì)計(jì)賬簿：各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫(xiě)齊全，撤去賬殼，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。
(4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：
a.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面；
b.賬簿啟用表；
c.賬戶目錄；
d.按本賬簿頁(yè)數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁(yè)；
e.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。
(8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
（三）會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管。
（一）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
（三）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤(pán)；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案磁性資料保管期限與書(shū)面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會(huì)計(jì)檔案其保存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見(jiàn)附表一。
第五條會(huì)計(jì)檔案的借閱。
（一）建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。
（二）凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
（三）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。
（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第六條會(huì)計(jì)檔案的銷毀。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：
(一)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)．
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、財(cái)政部門(mén)和審計(jì)部門(mén)派人員監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
在建項(xiàng)目尚未完成的會(huì)計(jì)檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會(huì)計(jì)檔案的移交。移交會(huì)計(jì)檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱，卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
第二條國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織(以下簡(jiǎn)稱各單位),應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。
第三條各級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第五條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會(huì)計(jì)賬薄。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
第六條各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。車船使用稅按年征收、分期繳納。納稅期限由省、自治區(qū)、直轄市人民政府確定。
第七條各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第九條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀：
(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn),編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱。卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門(mén)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案了銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到末了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
第十二條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。
第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管,法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
第十四條單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的,共會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱,復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
第十六條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十七條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交按手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào),冊(cè)數(shù),起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙人應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者益章。
第十八條我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡(jiǎn)稱境外單位)的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
