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[關鍵詞] 中草藥庫房管理；現(xiàn)狀分析；經(jīng)驗探討
[中圖分類號] R952 [文獻標識碼] B [文章編號] 1674-4721（2014）11（a）-0160-03
中草藥庫房管理是指對中草藥的入庫、在庫、出庫的整個流程、中藥的保存場所及工作人員的職責等進行規(guī)范管理的過程，目的是確保中草藥的質(zhì)量安全和臨床用藥療效，保證患者用藥安全[1]。在中草藥保存過程中， 如果保存方法不當（如出現(xiàn)泛油、變質(zhì)、蟲蛀等現(xiàn)象），就會嚴重影響中藥的療效，因此必須加強對中草藥庫房的管理，確保中草藥質(zhì)量[2]。本文結(jié)合自身的工作經(jīng)驗以及近些年來發(fā)表的有關中草藥庫房管理文獻，對中草藥庫房管理的現(xiàn)狀及經(jīng)驗進行分析和探討。
1 中草藥庫房管理的現(xiàn)狀
1.1 從業(yè)人員的實踐經(jīng)驗匱乏，中藥管理知識欠缺
經(jīng)過幾十年的不懈努力，中藥人才隊伍不斷在壯大，但也存在以下問題。①雖然專業(yè)知識掌握比較好，但缺乏實際經(jīng)驗。長期以來，我國整體的教育制度只重視書本知識，而忽視了實踐積累。中藥庫房內(nèi)中藥的品種復雜多樣，且儲存控制條件不同，因此需要從業(yè)人員有長時間的經(jīng)驗積累[3]。②中藥藥事管理是中藥從業(yè)人員必須掌握的專業(yè)管理知識，這對中藥庫房管理尤為重要，但在實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大部分人員對中藥藥事管理知識掌握不熟練，不能夠在實際工作中應用[4]。
1.2 中藥的儲存條件不達標
長期以來，絕大部分醫(yī)院都存在著比較嚴重的重醫(yī)輕藥現(xiàn)象，同時在醫(yī)院的日常運營過程中，中藥的使用頻率遠低于西藥的使用，因此對中藥的儲存不重視，由于庫房不達標（如光線、溫度、濕度等方面設計不科學）而導致的中藥受潮、變質(zhì)、變色、發(fā)霉以及蟲蛀等現(xiàn)象時有發(fā)生。在藥材的儲存過程中，沒有嚴格執(zhí)行分類、分批以及根據(jù)藥材的性能、質(zhì)地等進行儲存[5]。
2 中草藥庫房管理的經(jīng)驗總結(jié)
2.1 加強對人才的培養(yǎng)
人是第一生產(chǎn)力，是發(fā)揮主觀能動性的主體，應倡導以老帶新、傳幫接代，切實提高從業(yè)人員的實際工作能力。鼓勵庫房管理人員不斷加強業(yè)務能力的學習，積極參加各類實踐，了解中藥生產(chǎn)、采收、儲存、炮制、入庫、在庫養(yǎng)護、出庫的整個流程。庫房管理人員應不斷深挖自身潛力，對中藥庫房管理的各個環(huán)節(jié)都精確掌握，充分保證庫房管理工作的效率和質(zhì)量[6]。
2.2 中草藥的采購控制管理
藥品的采購是醫(yī)院控制藥品質(zhì)量的第一關，對中草藥的采購過程應進行嚴格控制，一方面確保了中藥的質(zhì)量，另一方面防止了中草藥無謂的浪費[7]。在本院采購中草藥的過程中，首先由庫房負責人和各科室負責人進行討論，確定需要采購的中藥種類、數(shù)量及品種，然后草擬計劃，由院長批準后執(zhí)行，然后再實行集中招標采購制度，由有經(jīng)驗的老藥師對中草藥的質(zhì)量進行鑒定，最后選擇合格的中藥飲片企業(yè)作為供應商，這個過程不僅降低了醫(yī)院的藥品采購費用，同時也降低了中草藥的質(zhì)量風險，實現(xiàn)了醫(yī)院效益最優(yōu)化。
2.3 對中草藥的入庫過程執(zhí)行嚴格的入庫驗收制度
中藥的特點是來源多樣，但品種規(guī)格不一樣，存在道地藥材與非道地藥材之分，存在同名異物或同物異名等現(xiàn)象，并且時有不法商人摻入偽品的現(xiàn)象發(fā)生。為了從源頭上確保中草藥的質(zhì)量，必須加強對中草藥的入庫驗收工作[8]。在本院的驗收中，由3名至少有5年工作經(jīng)驗的執(zhí)業(yè)中藥師對中藥的質(zhì)量進行把關，首先對供應商的資質(zhì)、藥材的生產(chǎn)日期等文件進行仔細核對，然后主要鑒別中藥的真?zhèn)?、是否道地藥材、有無偽品、有無包裝受潮、有無蟲蛀等，并采用顯微鏡和理化方法對其中有效物質(zhì)的含量做進一步鑒定[9]。
2.4 中草藥的在庫養(yǎng)護
中草藥的品種多、規(guī)格復雜，保存條件各不相同，如不加注意，就會導致中草藥出現(xiàn)霉變、泛油、蟲蛀等現(xiàn)象，影響中藥飲片的質(zhì)量和臨床療效[10]。根據(jù)每種中草藥的特性，應進行定期翻曬并做好記錄。對于劇毒類（如馬錢子等）和貴重類（如麝香、牛黃等）中藥，應做到雙人、雙鎖保管。根據(jù)中藥的來源或者特性進行分類保管[11]，如把根莖類的，易發(fā)霉、變色、蟲蛀的藥材歸為一類，這類倉庫要保證干燥、通風。動物類藥材具有各種腥臭味，因此應特別注意防止蟲蛀現(xiàn)象的發(fā)生，需要勤通風。中草藥入庫后，與墻壁至少間隔10 cm，不能與地面直接接觸[12]。
2.4.1 嚴格控制庫房內(nèi)的貯存條件 對庫房的貯存條件進行嚴格控制，確保庫房具備各類中草藥儲存的條件和設備，如具備有通風、防潮、降溫等條件，并且可以根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫、濕度[13]。對庫房的溫、濕度要做到3次/d記錄，當氣候異常時，可調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫、濕度，如雨季多在室內(nèi)儲存生石灰，防止藥材受潮。
2.4.2 定期對中草藥庫房進行檢查、滅菌 定期對各類中草藥進行檢查，防止蟲蛀、受潮等現(xiàn)象發(fā)生，及時處理已經(jīng)遭蟲害和污染的藥材，防止對其他藥材污染[14]；保證庫房內(nèi)的清潔衛(wèi)生及環(huán)境的清潔，在中草藥入庫前，對空庫進行消毒處理，但要避免消毒劑對中草藥的污染；建立重點養(yǎng)護目錄，對于性狀質(zhì)量不穩(wěn)定的藥材、需要特殊儲存的藥材，在儲存過程中應重點定期維護。
2.5 在中草藥的庫房管理中應用信息化制度
在庫房管理中推廣信息化制度，在藥材入庫時對藥材的產(chǎn)地、生產(chǎn)日期、炮制信息、種類、數(shù)量、儲存條件、儲存位置等信息進行系統(tǒng)化登記，在藥材的日常養(yǎng)護過程中，根據(jù)系統(tǒng)提示定期對藥材進行殺蟲、翻曬等處理，可有效地避免因人為因素而導致的遺漏現(xiàn)象發(fā)生[15]。管理人員可以通過計算機網(wǎng)絡查詢，得到該中藥材的所有信息，如現(xiàn)有庫存、本月消耗量等，并且根據(jù)醫(yī)生的需求、庫存的變化以及藥材的有效日期，及時補充更新庫存，降低不常用藥材的儲量，避免浪費，最大程度地提高醫(yī)院效益。
中草藥庫房管理的規(guī)范與否，直接關系著中草藥的質(zhì)量，而中草藥的質(zhì)量不僅關乎醫(yī)院的效益，也關乎著人民的用藥安全、生命健康。中草藥庫房管理是一門綜合性科學，需要管理人員具備各方面的專業(yè)知識，必須應用現(xiàn)代科學知識與傳統(tǒng)經(jīng)驗相結(jié)合的方法，建立完善的科學保管庫存制度，確保中藥療效，維護人民的身體健康。
[參考文獻]
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【關鍵詞】工作工程;典型任務;任務驅(qū)動
物流業(yè)是集運輸業(yè)、倉儲業(yè)、貨代業(yè)和信息業(yè)為一體的復合型服務產(chǎn)業(yè)，是國民經(jīng)濟的重要組成部分，為了很好的借我院汽車專業(yè)的“勢”，做好汽車物流服務課程定位，專攻汽車配件物流，力求做到小而強，在學校諸多課程體系中，占有一席之地。因此我院《汽車物流服務》課程首先定位于汽車配件物流，為汽配中心、4S店等培養(yǎng)配件操作人員。
一、課程改革的依據(jù)及目標
課程內(nèi)容的編排和組織是以企業(yè)需求、學生的認知規(guī)律、多年的教學積累為依據(jù)確定的。立足于實際能力培養(yǎng)，對課程內(nèi)容的選擇標準作了根本性改革，打破以知識傳授為主要特征的傳統(tǒng)學科課程模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨ぷ魅蝿諡橹行慕M織課程內(nèi)容，并讓學生在完成具體項目的過程中學會完成相應工作任務，并構(gòu)建相關理論知識，發(fā)展職業(yè)能力，做到理實一體化教學，其中整個課程知識與技能以夠用為度，其中圖1所示課程改革的依據(jù)及目標。
圖1 課程改革依據(jù)及目標
二、依據(jù)崗位需求確定課程內(nèi)容
表1 《汽車物流服務》學習單元一覽表
序號 學習情境 學時
1 汽車配件采購 8
2 庫房管理安全操作規(guī)程、庫房管理制度、索賠件規(guī)定 6
3 汽車配件入庫及驗收 8
4 汽車配件的基本狀況檢查 6
5 配件的分類與編碼、上架 6
7 汽車配件查找及出庫手續(xù) 8
依據(jù)職業(yè)崗位需求，本課程最終確定了以下工作7個學習單元：汽車配件采購;庫房管理安全操作規(guī)程、庫房管理制度、索賠件規(guī)定;汽車配件入庫及驗收;汽車配件的基本狀況檢查;配件的分類與編碼、上架;配件日常維護與盤點;汽車配件查找及出庫手續(xù)。如表1所示課程學習單元一覽表。
三、學習單元設計
定位于汽車配件物流，為汽配中心、4S店等培養(yǎng)配件管理人員，課程內(nèi)容突出對學生職業(yè)能力的訓練，理論知識的選取緊緊圍繞工作任務完成的需要來進行，并融合了相關職業(yè)資格證書對知識、技能和態(tài)度的要求。教學過程中，采取理實一體教學，給學生提供豐富的實踐機會。如圖表2所示學習單元整體設計。
表2 學習單元整體設計
學習任務 知識目標 能力目標
汽車配件采購 1.汽車配件訂購流程
2.訂貨渠道選擇
3.貨運手續(xù)辦理流程 1.了解汽車配件訂購流程
2.能夠按實際情況合理選擇發(fā)貨渠道
3.了解貨運手續(xù)辦理流程
汽車配件庫房管理制度 汽車配件入庫、存儲、包裝、保管、出庫等管理規(guī)定 能在配件管理工作中遵守庫房管理制度
汽車配件入庫及驗收 1.汽車配件入庫程序
2.汽車配件的驗收方法 1.學會正確的進行汽車配件的入庫
2.學會對汽車配件入庫進行檢查與驗收
汽車配件的基本狀況檢查 運用配件的檢查方法對汽車配件的基本狀況進行檢查 學會汽車配件基本狀況檢查方法
配件的分類與編碼、上架 配件進行分類與編碼、上架 1.學會對配件進行分揀并編制其管理條碼
2.學會對汽車配件快速上架
配件日常維護與盤點 1.汽車的日常維護及方法
2.汽車配件庫存盤點的內(nèi)容及方法 1.學會對汽車配件庫存進行日常的維護
2.學會對汽車配件庫存進行盤點
汽車配件查找及出庫手續(xù)庫 1.汽車配件出庫的程序
2.汽車配件查找方法 1.學會正確進行汽車配件的出庫辦理
2.學會對汽車配件查找
四、結(jié)語
結(jié)合我校學生結(jié)構(gòu)特點及基礎差、抽象思維弱等情況，根據(jù)企業(yè)調(diào)研及教學經(jīng)驗確定工作任務，使學生能夠完全勝任，知識做到夠用，避免面面具到，在通過理實一體化教學方法，讓學生在學、練中理解，激發(fā)學生學習興趣，使學生能夠很快勝任社會和職業(yè)崗位的要求，來滿足企業(yè)對技術型人才需求。
參考文獻
題，針對提出的問題制定科學的措施提高庫房管理。
關鍵詞：庫房管理 提升 探索
1 庫房管理在企業(yè)中的地位
1.1 庫房管理工作的好壞直接關系到企業(yè)的成本支出，企業(yè)的原材料、成品存放都需要借助庫房，如果庫房的管理不科學造成企業(yè)原材料及成品的損壞就會增加企業(yè)的成本，因此說庫房管理對于企業(yè)的經(jīng)濟效益有重大的影響。
1.2 庫房管理是企業(yè)生產(chǎn)制造工作管理的核心。庫房的作用就是幫助企業(yè)存儲產(chǎn)品、原料以及其它生產(chǎn)物資的場所。企業(yè)的發(fā)展需要建立強大的原材料管理制度以此發(fā)展企業(yè)的生產(chǎn)。而材料管理的核心就是庫房制度的建立，庫房制度的建立對于企業(yè)的生產(chǎn)具有基礎作用。
1.3 庫房是保障企業(yè)正常生產(chǎn)的基礎環(huán)節(jié)。企業(yè)的正常生產(chǎn)需要原材料的正常供應，而原材料需要存放在庫房，可以為生產(chǎn)提供及時的保障；同時庫房還具有反映企業(yè)生產(chǎn)情況的功能，企業(yè)的管理者通過對庫房存貨數(shù)量的分析，可以了解企業(yè)的生產(chǎn)是否存在供應緊張或者供應不足的問題。因此庫房的管理工作能夠避免企業(yè)生產(chǎn)過剩、造成周轉(zhuǎn)不及時的現(xiàn)象發(fā)生，為企業(yè)的正常生產(chǎn)提供數(shù)據(jù)參考。
2 企業(yè)庫房管理中存在的問題
2.1 庫房規(guī)章制度執(zhí)行力度不夠。主要表現(xiàn)在：在物資入庫階段，管理人員對于貨物不進行仔細的檢驗，造成存放的數(shù)量、質(zhì)量等與登記在冊的規(guī)格不符；在出庫階段，不能按照嚴格的規(guī)章進行出庫登記，而且出庫手續(xù)流程不符合規(guī)章制度的規(guī)定，缺乏必要的出庫手續(xù)單據(jù)。
2.2 缺乏良好的庫房管理環(huán)境。庫房周圍以及庫房內(nèi)部環(huán)境臟、亂、差是企業(yè)庫房管理中普遍存在的問題，由于企業(yè)的管理者對于庫房的重視程度不高導致庫房管理人員對于其環(huán)境不重視，他們不及時打掃庫房的衛(wèi)生，使得庫房存放的物質(zhì)表面積累大量的灰土；庫房管理人員對于物質(zhì)的存放位置擺放不整齊，物質(zhì)隨意的在庫房內(nèi)存放，時間長了以后造成物資的混亂，給庫房的清點工作造成困難；有的庫房存放的物資沒有貼有清晰的標簽，造成管理人員不能快速的查找需要的物資。
2.3 庫房內(nèi)過多的存放廢料。企業(yè)對于庫房的認識局限在其具有存放物資的概念層次，結(jié)果造成庫房內(nèi)存在大量的企業(yè)廢舊物資，而且這些廢舊的物質(zhì)占據(jù)著庫房的大部分面積，造成庫房可以使用的空間非常小，影響庫房的使用效益；同時大量廢舊物資的存放也會增加企業(yè)流動資金鏈周期的加長，員工工作量的增加。
2.4 缺乏科學的庫存控制方法。庫房功能之一就是依據(jù)庫房的存量為企業(yè)的生產(chǎn)提供有效的數(shù)據(jù)支撐，但是目前的庫房管理在庫存控制方面存在不少的問題：一方面庫房管理人員不能依據(jù)動態(tài)的庫存情況提供科學的生產(chǎn)情況數(shù)據(jù)，造成企業(yè)的生產(chǎn)不能依據(jù)企業(yè)的實際情況，結(jié)果造成企業(yè)產(chǎn)品的過?；蛘叨倘保涣硪环矫鎺旆抗芾砣藛T對于存放的物資數(shù)據(jù)不加以干涉，只要企業(yè)存放他們就接受，而不能根據(jù)庫房的容量決定庫存的數(shù)量，造成庫房存貨的擠壓，為企業(yè)的經(jīng)濟利益帶來損失。
3 提高我國企業(yè)庫房管理水平的對策建議
3.1 加強庫房管理信息化建設。首先要建立庫房登記方式的信息化管理制度，依托計算機實現(xiàn)對于庫房信息的無紙化處理，避免因為紙張的丟失造成庫房管理數(shù)據(jù)的丟失；其次對于庫房管理的監(jiān)督實現(xiàn)網(wǎng)絡化，通過建立網(wǎng)絡監(jiān)視系統(tǒng)，強化庫房的安全，避免庫房發(fā)生物資丟失現(xiàn)象；最后要積極的引進先進的庫房信息化管理軟件系統(tǒng)。企業(yè)要依據(jù)自身的庫房管理制度引進建立適合自身特點的信息化軟件系統(tǒng)。
3.2 合理及時地處理呆廢料。避免呆廢料最有效的方法就是預防，首先必須防止呆廢料的產(chǎn)生，可以采取以下方法：①加強物資的請購、采購作業(yè)，避免誤請誤購物資發(fā)生，減少呆廢料。②加強驗收功能，避免不合格物資混入。③變更產(chǎn)品設計時，應盡量將原有物料用完，除非不得已，否則不要中途改用新物料。④實施物料品種、規(guī)格簡單化、功能多用化，以減少呆廢物資的發(fā)生。
3.3 嚴格控制庫房管理環(huán)境。庫房內(nèi)灰塵過大，原材料保存環(huán)境不好，影響原材料的壽命。為此我們每天必須隨時清掃，有效地降低室內(nèi)的含塵量，以保護原材料的安全。同時要注意控制庫房溫度和濕度的變化，當庫外的溫度、濕度比庫房低時，應開窗通風，如果庫外的溫度、濕度高于庫房，就不能開窗通風，應立即關閉門窗。
3.4 提高庫管人員綜合素質(zhì)。隨著庫房管理信息化建設，需要加大對于庫房人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)與提高，首先要加大對于庫管人員的專業(yè)知識的培訓，增強他們的業(yè)務能力；其次就是要積極培養(yǎng)他們的信息化工作能力，讓他們具備在庫管工作中利用信息技術實現(xiàn)對于庫管工作的信息化；最后要培養(yǎng)庫管人員的創(chuàng)新能力，庫管工作對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響，因此需要庫管人員積極地對工作方式等進行創(chuàng)新，提高工作效率，為企業(yè)的發(fā)展做出積極地貢獻。
總之，庫房管理是企業(yè)供應鏈管理中的一個基礎環(huán)節(jié)，與企業(yè)的其他生產(chǎn)制造部門息息相關。企業(yè)通過不斷的提高庫房管理水平，保證生產(chǎn)供應，降低了企業(yè)損失，節(jié)約成本支出，同時也降低了庫存資金占用，提高企業(yè)市場競爭力，為企業(yè)取得良好的經(jīng)濟效益。
參考文獻：
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關鍵字：企業(yè)檔案；安全保管；利用
企業(yè)檔案是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、行政管理等職能活動直接形成的有保存價值的歷史記錄，它為領導決策、工程設計和產(chǎn)品研發(fā)佐以歷史參考、借鑒，為解決法律糾紛、保護企業(yè)合法權(quán)益、維護品牌形象提供有力憑證。因此，為了使企業(yè)檔案在各項業(yè)務工作中發(fā)揮最大效益，檔案安全保管一直倍受檔案部門的重視。
筆者所在中國核電工程有限公司（以下簡稱工程公司）科技檔案館，從核二院成品檔案室發(fā)展至今，已有50多年歷史。檔案庫藏量大、種類齊全，大量的歷史文件和珍貴資料凝聚了幾代核電建設者和檔案工作者的智慧和心血，是公司一筆巨大的無形資產(chǎn)。因此，工程公司檔案部門在開展基礎業(yè)務工作的同時，也非常重視檔案安全保管。
1. 檔案安全保管的重要性
檔案安全保管是實現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)與完整的重要環(huán)節(jié)和直接手段，是衡量檔案管理水平高低的度量尺，其工作質(zhì)量的高低也影響著檔案部門的整體管理水平，甚至在一定條件下具有決定性作用。
工程公司檔案部門為了確保檔案實體和信息的安全、完整，最大限度地延長檔案使用壽命為總包模式下的核電項目服務，突出重點對文檔質(zhì)量實施前端控制、全程管理，建立健全文檔標準化管理體系和文檔管理能力體系，加強檔案庫房安全管理和人才隊伍建設。
2. 檔案安全保管的要求和措施
2.1 安全保管的要求
庫房是保存檔案的基地，是檔案保管的安全屏障。檔案安全保管除了建立健全安全管理制度，還離不開人因、物因的保障和支持。
2.1.1 樹立良好工作態(tài)度，創(chuàng)造條件做好保管
檔案安全保管需重視人因的影響，要求庫房管理員具備細心、耐心和責任心，充分發(fā)揮個人主觀能動性，為公司檔案保管改造條件、創(chuàng)造條件，在有限的條件下做好保管工作。
2.1.2 建設合格檔案庫房，提供安全存放環(huán)境
工程公司檔案庫房是按照JGJ25-2000《檔案建筑設施設計規(guī)范》要求，對舊辦公樓進行樓層加固、墻體圍護結(jié)構(gòu)隔熱處理、防水防潮處理、配電線路保護等設計改造而成，庫房相對集中，自成一區(qū)，符合庫房、閱覽室和辦公室三分開要求。庫房內(nèi)安裝了空調(diào)、除濕機、溫濕度儀、煙感器、感溫器和遮光窗簾；庫區(qū)各樓層配置有消防器材、攝像頭，保密庫房還專設指紋識別門禁系統(tǒng)，達到防火、防盜、防高溫、防潮、防光等要求。根據(jù)各庫房樓面荷載情況分別安裝了檔案柜或密集架，為檔案存放提供了第二道安全屏障。
2.1.3 以防為主、防治結(jié)合
庫房安全無小事，它不僅關系檔案實體的安全，甚至還可能影響或制約企業(yè)經(jīng)濟建設發(fā)展，因此每一位管理員都應該認真堅守庫房崗位職責，始終堅持預防為主、防治結(jié)合的保管方針，加強安全防范意識，熟悉家底，掌握緊急情況下應急搶險的措施和流程，以及修復、救治受損檔案的技術。
2.2 安全保管的措施
2.2.1 強化安全意識，落實規(guī)章制度
建立健全庫房安全管理制度，有利于明確崗位職責，消除庫房安全隱患。因此，《CNPE-MSW-1140-1403A總部檔案庫房管理要求》、《CNPE-MSW-1140-1404A總部檔案庫房救災應急預案》等管理程序明確了工程公司檔案庫房管理職責、任務和要求。
按程序要求將“九防”工作固化到具體的表格和記錄中，保障日常工作有章可循，有據(jù)可依。庫房巡檢登記，人員和檔案出入庫記錄、庫房溫濕度記錄、保潔和投放鼠藥等記錄真實客觀地反映了庫房安全狀況，是分析、評價庫房安全管理的重要數(shù)據(jù)，因此每一類表格每一個數(shù)據(jù)都要客觀真實地記錄，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)問題和實施解決辦法。
2.2.2 建立借閱管理制度，規(guī)范文檔利用服務
檔案安全管理在提供文檔利用這一環(huán)節(jié)也是至關重要的，不規(guī)范的借閱管理很容易造成文件遺失或信息失控等嚴重后果。因此，工程公司《CNPE-MSW-1140-0305A文檔利用管理規(guī)定》管理程序要求提供文檔利用服務必須在保障文檔實體和信息安全可控的前提下，方可滿足利用需求，并對受限文檔和各級文檔利用審批權(quán)限和利用范圍，文檔出入庫登記、逾期文件催還、遺失文件處罰進行詳細具體的規(guī)定。
外借檔案在脫離管理人員視線和恒溫恒濕的保管環(huán)境下有紙張老化破損、涂畫等潛在風險，因此，在接收歸還文件時，要認真清查文件載體和內(nèi)容是否完好，是否存在勾、畫、涂、抹等現(xiàn)象，對違規(guī)情況視情節(jié)輕重給予相應的處罰；及時將歸還文件回庫上架，以保障文檔安全和再次利用。建立文檔利用信用記錄，適時宣傳檔案安全利用的重要性；重視利用效果的信息反饋，客觀分析、發(fā)現(xiàn)各業(yè)務環(huán)節(jié)的優(yōu)劣，有利于揚長補短，不斷提升檔案管理水平。
2.2.3 加強績效考核，鼓勵管理創(chuàng)新
將檔案安全工作納入績效考核管理，把績效評價與薪金、聘用制度掛鉤，明確崗位職責，量化安全工作目標，從工作態(tài)度、工作成果、工作效率等多方面對員工進行客觀評價，對業(yè)務水平強、操作準確無誤的員工給予物質(zhì)或精神獎勵，實行崗位能上能下制，有利于積極引導員工成長，激發(fā)其個人潛能和積極性。
3. 加強人員隊伍建設，提高業(yè)務素養(yǎng)
企業(yè)檔案庫房管理員作為檔案安全管理制度的直接貫徹者，對檔案實體安全負有直接責任，必須具備良好的從業(yè)素質(zhì)。那種認為庫房管理只要鎖住文件、守住攤子就萬事大吉的想法是不正確的，也是不能適應、滿足現(xiàn)代化檔案管理的條件和要求。
加強學習和掌握檔案管理學等專業(yè)知識和業(yè)務技能是每個檔案工作者必須具備的基本條件，庫房管理員一定要擯棄傳統(tǒng)守舊觀念，與時俱進、不斷學習，努力成為一名掌握檔案保護技術、外語交流和計算機應用能力的復合型管理人才。
要“走出去”，積極參加檔案行業(yè)協(xié)會交流活動，參觀、學習現(xiàn)代化檔案館的庫房管理經(jīng)驗和方法的機會，以拓寬自己的眼界和思路，為改善庫房管理注入活力和動力。
1. 結(jié)束語
檔案安全保管是企業(yè)檔案管理中一項長期、持續(xù)、重要的工作，它是維護檔案完整與安全的一個重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)借鑒歷史、把握現(xiàn)在、開拓未來的無形資產(chǎn)，因此，我們一定要正確對待檔案庫房安全保管工作，通過細致入微的工作延長檔案使用壽命為公司各項工作提供價值服務。
參考文獻：
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[2] 王傳宇，科技檔案管理學，北京：中國人民大學出版社，1989：216-228
[3] 郭莉珠，檔案保護技術學教程，北京：中國人民大學出版社，2000：143-244
一、回顧2020
1、庫房管理
①、順利完成一次小修、一次大修、#1爐修復及日常物資收發(fā)工作。
②、完成了廢舊物資回收，年終物資審計、盤點工作。
③、做到了物資到貨及時通知，及時驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋工作。做好物資出入賬統(tǒng)計，報賬、核對、6S等工作。
2、采購管理
①、2020年全年采購總金額為：2016萬余元。
• 2020年全年采購總金額為2016萬余元；
• 維護用料物資采購390余萬元；
• 2#機大修費用共445萬余元；
• 消耗性物資共590萬余元；
• 勞保29萬元；
• 零星用工41萬元；
• 資本性開支費用468萬元；
• 1#機小修28萬元；
• 建筑合同17萬元。
②、收獲與教訓
收獲：
Ø 順利及時的完成了小修、大修、修復等采購任務，為生產(chǎn)運行的安全穩(wěn)定提供了強有力的物質(zhì)保障。
Ø 員工工作主動性大幅提高，做到了與各部門的及時溝通、協(xié)作，積極想辦法共同解決生產(chǎn)過程中遇到的難題，滿足生產(chǎn)需要。（如：測繪備件等 ）
教訓：
部分物資采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計不及時，報賬不到位，影響公司運營數(shù)據(jù)及決策。
二、2021年形式和任務
庫房管理與物資采購除了滿足日常維護需要外，同樣要完成本年度的小修及大修物資保障工作。物資采購在結(jié)合公司創(chuàng)新及節(jié)能降耗基礎上，還要完成以下大型項目，如：大修招標、循環(huán)水供熱招標、北部管線招標等。
1、 庫房管理在完成出入庫、驗收、統(tǒng)計、報賬等各項工作的前提下，要努力做好全年的物資盤點工作，結(jié)合新的物資管理體系的實施，做好與之相對應的庫房管理工作。
2、 物資采購要保證全年采購任務的高效、安全、順暢的完成，無特定的、人力所不能左右的因素，力保采購過程的及時、準確。
3、 與各部門配合做好2021年各大型招標項目管理監(jiān)督管理工作，及臨時用工監(jiān)督管理工作。
三、2021計劃與措施
1、庫房管理
①、以專業(yè)知識學習和庫存物資盤點為媒介，提高管理人員對物資的認識和了解。依據(jù)庫存物資情況，與相關部門及時溝通，降低庫存。
②、加強對個別物資的日常保養(yǎng)，保障庫存物資質(zhì)量。做到對每種物資存放位置清楚、準確。
③、對庫存物資進行調(diào)庫、定位；使庫房管理更加科學有序，便于發(fā)放及盤點。完善最低儲備定額制度。
④、嚴格落實以舊換新制度，做好廢舊物資回收。做好物資存儲中的日常盤點，做到日清月結(jié)，爭取實現(xiàn)帳、物、卡相符率100%。
2、物資采購
①、適時、適質(zhì)、適價完成各項采購任務。
認真遵照物資管理體系要求，嚴格招標比價程序，保證采購過程的公開透明。逐步實現(xiàn)在采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)中有相關部門的參與與監(jiān)督，并形成常態(tài)化。
②、處處精打細算，努力節(jié)約采購資金。
采購人員要做到熟知所購物件的性能、特點、在生產(chǎn)中的地位、作用、市場行情，核算采購效益。實現(xiàn)以最低的價格，采購最好產(chǎn)品的目的。
③、及時完成采購計劃，再次提高服務意識。
采購任務的順利完成，離不開采購人員責任心的加強，離不開對采購業(yè)務的精通。2011年供應部在建立健全考核機制的前提下，努力提高采購效率，積極主動地深入生產(chǎn)一線，了解采購需求，有預見的完成采購任務，為各部門解憂分愁，將部門的服務意識再提高一個檔次。
④、圍繞控制成本、采購性價比最優(yōu)的物資等方面開展工作。
2021年供應部要在充分了解市場信息的基礎上進行詢比價，在現(xiàn)有人力資源基礎上實現(xiàn)綜合管理員、經(jīng)理，二級價格復核機制，力求最大限度的控制成本，為公司節(jié)約每一分錢。
⑤、加強員工自身修養(yǎng)，保持良好工作作風。
供應工作是企業(yè)創(chuàng)造效益的第一道閘門，事關企業(yè)利益得失。為此，2021年要加強員工思想教育，明確崗位職責，對公司負責，對自己的崗位負責，擺正心態(tài)。
四、個人體會
1、采購不是簡單的買東西，還有很多其他的事要做，除了不怕苦不怕累之外，還要有吝嗇的心，因為吝嗇的心才能為公司爭取到最大的利益，才能時刻把公司當作自己的，時刻從公司出發(fā)，發(fā)現(xiàn)問題，為公司節(jié)約成本！
2、干供應費心、費力、真累，且容不得半點馬虎，做事必須細心，謹小慎微。只有這樣才能保證滿足使用需要，不出問題。如果光有一腔工作熱情，不講方法，很難保證不出漏洞。
［關鍵詞］品管圈；護理實訓室?guī)旆浚粠旆抗芾砥?/p>
管圈是品質(zhì)管理圈（QualityControlCircle，QCC）的簡稱［1］，是指由同一工作場所工作性質(zhì)相關或相近的人員，為解決實際工作中出現(xiàn)的問題，提高工作效率，自發(fā)地組成的一個小團體，彼此間相互學習和促進，達到改善業(yè)績的目標［2］。它對護理管理中出現(xiàn)的不完整、不全面、不到位的情況實施全程監(jiān)管，在質(zhì)量管理中起到積極作用［3］。護理實訓室?guī)旆渴亲o理物資的聚散地，是保證護理實訓課順利開展的重要一環(huán)，是護理實訓室管理的重中之重。
1資料與方法
1.1一般資料
品管圈共含有7名成員，均為護理實訓室的實驗員。其中，實驗師4名，助理實驗師3名。學歷構(gòu)成為：本科學歷5名，大專學歷2名。包括圈長1名，主要負責組織、策劃、分工、培訓、追蹤等工作。輔導員1名，主要負責監(jiān)督和指導的工作。其余成員為圈員，負責執(zhí)行和反饋的工作。
1.2方法
1.2.1準備工作①學習相關知識：搜集品管圈和8S管理相關文獻資料并進行匯總、分析和歸納，整體掌握品管圈活動步驟，發(fā)現(xiàn)護理實訓室管理中存在的問題。②征集意見：了解護理任課教師對護理實訓室管理過程中存在問題的看法，匯集護理任課教師的需求和建議。③建立微信圈：靈活安排討論時間，及時收集圈員意見。1.2.2具體方法首先，組成品管圈，確定圈名、圈徽和口號：品管圈包含7名護理實訓室的實驗員。圈名為整頓圈。（意思是通過庫房整頓的品管圈活動，能夠直觀有序地管理好實訓室物資）。圈徽為四只搭成圓圈的手臂。（意味著整頓的過程是持續(xù)不斷、周而復始的進程）?？谔枮椤巴膮f(xié)力，整頓出成績”。其次，①確定主題：品管圈圈員使用腦力激蕩法，將品管圈活動主題定為“護理實訓室?guī)旆抗芾怼?。②擬定活動計劃：圈長制訂活動計劃并召開全體圈員大會，會上明確活動計劃及內(nèi)容。③現(xiàn)狀把握：護理實訓室?guī)旆看嬖趦蓚€問題。一是庫房整體環(huán)境雜亂無序，庫房記錄不完整。二是庫房物品擺放無固定位置，取物耗時。④目標設定：針對兩個問題，提出兩個設定目標。一是使庫房整體環(huán)境干凈整潔。二是使庫房中的物品做到定點放置，一目了然，節(jié)省取物的時間。⑤解析：分析護理實訓室?guī)旆看嬖诘膯栴}，原因為：人員分工和職責不明確。物品標簽不完善，未定點放置，末定期清理。物品出入倉記錄不準確不及時，進倉未及時分類歸位，出倉未登記。已報廢物品處理流程漫長，長期占用空間。⑥擬定對策：一是做到物品專人管理，明確各自的職責。二是物品完善標簽，定點放置，定期清理。三是建立出入庫流程。四是申請閑置物品儲藏室，將閑置的物品放到儲藏室中。⑦實施對策：全體圈員各司其職，將正在使用物品定點放置，閑置物品及時清理。⑧效果確認：護理實訓室?guī)旆拷?jīng)過一段時間的品管圈管理，整體情況得到改善。⑨標準化：護理實訓室?guī)旆窟_到預期目標。⑩檢討與改進：定期進行歸納總結(jié)，對護理實訓室?guī)旆看嬖趦蓚€問題的解決情況進行進一步的改進。
1.3效果評價
請護理任課教師分別對護理實訓室?guī)旆繉嵤┢饭苋芾砬昂筮M行無記名問卷評價。問卷滿分為100分，評價內(nèi)容包括庫房整體環(huán)境（30分）、物品標識明確（20分）、物品擺放有序（20分）、危險品按規(guī)存放（10分）、閑置品及時清理（10分）和庫房記錄完整準確（10分）。
1.4統(tǒng)計學方法
采用SPSS19.0統(tǒng)計學軟件分析數(shù)據(jù)，用（x±s）表示計量資料，采用t檢驗，P0.05時，差異有顯著統(tǒng)計學意義。
2結(jié)果（見表）
3討論
護理實訓室?guī)旆客ㄟ^品管圈的管理方法，使庫房的整體環(huán)境變得更加整潔干凈。護理實訓室?guī)旆康奈锲窐俗R明確，擺放有序，一目了然，節(jié)省取物的時間。危險品做到按規(guī)定位置存放，提高安全性。閑置物品能夠及時清理，騰出更多空間放置實訓物品。庫房的出入庫記錄做到準確完整，便于管理。品管圈注重以人為本，充分體現(xiàn)人性化［4］。該方法給予護理實驗員相應的自主權(quán)，實驗員在分析問題和解決問題的過程中，活躍思維，挖掘潛能，集思廣益。把原來的被動管理變成了主動管理，增強責任心和管理熱情，提高工作積極性。品管圈注重團隊合作性［5］，加強溝通，和諧相處，創(chuàng)造良好的工作氛圍。品管圈注重護理實驗員專業(yè)知識的培養(yǎng)。根據(jù)護理實驗員工作中存在的問題加以分析，之后就相關問題開展培訓，護理實驗員之間還可以互相學習交流，達到共同進步的目的。4結(jié)論綜上所述，將品管圈運用到護理實訓室?guī)旆康墓芾碇?，具有顯著地科學性、有效性和積極性［6］，可以有效的提升護理實訓室?guī)旆康馁|(zhì)量，改善護理實訓室?guī)旆康恼w環(huán)境。同時，還可以更好地提升護理實驗員的綜合素質(zhì)。增強護理實驗員的工作積極性，培養(yǎng)護理實驗員之間的團隊合作精神，提高實驗員的專業(yè)知識。（備注：龔國梅為通訊作者。）
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1 從十五年檔案資料調(diào)卷記錄看檔案的利用情況
河南省檔案館從1999年至2013年15年間，檔案利用總量約為22萬卷（件）。其中社會利用檔案92657卷（件），社會利用資料10810冊，內(nèi)部工作調(diào)卷約為12萬卷。從保管期限看，永久檔案利用率占借閱總量的99.9%左右，長期檔案利用率占借閱總量的0.1%左右，短期檔案利用率占借閱總量的1‰左右，由此看出檔案利用主要集中在永久檔案范圍內(nèi)。檔案利用有一定的規(guī)律性，每年4月至6月是用卷高峰期，不少單位編史修志大批調(diào)卷也都在春秋兩季進行。例如2012年，全年檔案利用5600卷冊，4月至6月就調(diào)出檔案1758卷冊，占全年利用總量的35%，季節(jié)性用卷比較明顯。檔案館近300個全宗里，利用較多的有省委、省政府、省發(fā)改委、省教育廳等機構(gòu)檔案。社會個人利用者，來館查閱個人待遇憑證的居多。比如近幾年，教育部門開展學歷認證工作，來館查閱省教育廳招生檔案的就比較多。以2013年為例，省教育廳機關檔案全年借閱556卷，其中招生檔案412卷，占總調(diào)卷量的80%左右。
河南省檔案館1999年至2013年各年度利用總量統(tǒng)計表
從以上統(tǒng)計表看出，檔案利用量呈逐年遞增趨勢，檔案利用與國家政策導向和社會變革有密不可分的聯(lián)系。
2 從十五年檔案庫房管理看“十防”工作
河南省檔案館按照國家有關規(guī)定，制定了“十防”工作制度。館庫各樓層都懸掛有“禁煙禁火”的標識牌，每層庫房都配備有手動和自動滅火設施，庫房內(nèi)外安裝有煙感溫感防火監(jiān)測報警系統(tǒng)。檔案庫房門均采用耐高溫阻燃材料做成，有效防范了火災安全隱患。檔案庫區(qū)除了管理人員外，外來人員出入要辦理登記手續(xù)。庫房門鎖實行指紋辨認開啟功能，制定實體鑰匙存放制度。庫房門口安裝有視頻安全監(jiān)控設施，保證庫區(qū)的防盜安全性。庫房內(nèi)安裝溫濕度自動檢測系統(tǒng)，保證庫房溫濕度的恒定范圍。因為溫濕度超標會導致檔案紙張老化、字跡褪色和發(fā)生蟲害霉變，也是加速照片膠卷脆化降解、影像檔案失真模糊的直接原因，因此，我們把庫房溫濕度控制始終作為“十防”工作的重中之重。為了使庫房溫濕度數(shù)值更加準確，2005年，我們淘汰了精準度不高的毛發(fā)式針式溫濕記錄儀，更換為好讀式溫濕度計表。庫房管理人員每天結(jié)合當日天氣情況記錄庫房溫濕度，作為今后庫房管理的參考佐證。鄭州地處東經(jīng)113.65、北緯34.76，一年之中四季分明，庫房溫濕度不同月份有著不同數(shù)值。以2012年為例：
2012年河南省檔案館庫房溫濕度各月統(tǒng)計表
從列表情況看，高溫高濕主要集中在夏秋交替季節(jié)，干燥少雨濕度低是鄭州天氣的特征。雖然我們采取了恒溫恒濕措施，外部天氣對庫房的影響還是客觀存在的。在初春深秋無塵天氣，我們對庫房進行通風換氣和清潔除塵，定期清查檔案，放置殺蟲藥片，確保“十防”工作落到實處。
3 從十五年庫房溫濕度變化看科學建設檔案庫房的重要性
河南省檔案館庫房樓于1999年建成使用，上下共有13層，4層至11層為檔案庫房，每層庫房使用面積為400，檔案館可用庫房面積為3200。庫房的東面、西面和南面都建有環(huán)廊，環(huán)廊外墻體平均厚度為35cm，東環(huán)廊寬距為90cm，南環(huán)廊寬距為110cm，西環(huán)廊寬距為150cm厘米。環(huán)廊由東向西距離逐漸加大，符合隔離陽光照射的規(guī)律，環(huán)廊建筑有效防御了冷熱空氣對檔案庫房的影響，對防塵、防光、防潮也起到了作用。我們通過檢測，冬夏室外溫度與環(huán)廊內(nèi)的溫差約10℃，夏季室外溫度是38℃左右，環(huán)廊內(nèi)的溫度是30℃左右，庫房內(nèi)的自然溫度是28℃左右，通過調(diào)控降至20℃左右。冬季室外溫度為0℃左右，檔案庫房環(huán)廊內(nèi)的溫度是10℃左右，庫房內(nèi)的自然溫度是15℃左右。室外常年平均相對濕度為85%左右，檔案庫房環(huán)廊的相對濕度為70%左右，庫房內(nèi)的自然相對濕度為60%左右。以上數(shù)值表明，環(huán)廊建筑是庫房恒溫恒濕的重要防御屏障。庫房北面沒有環(huán)廊建筑，其墻體平均厚度為50cm，每層庫房安裝有8個180cm×55cm雙層窗戶，窗框四周用膠泥和膠帶密閉，阻隔了戶外的風沙雨水的侵入。在上世紀90年代，這樣的檔案庫房建設還是比較科學的，給檔案保管工作創(chuàng)造了很好的條件。
4 從十五年檔案庫房管理看檔案管理人員的素質(zhì)問題
有人認為，庫房管理是技術性不強的工作，這是片面認識。隨著社會的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的館庫建設和自動化管理設備不斷更新?lián)Q代，新的檔案庫房管理手段逐漸取代了舊的管理模式。檔案庫房管理人員除了具有較高的政治素質(zhì)和很強的責任心之外，還具備有過硬的檔案專業(yè)知識和新形勢下的檔案管理能力。檔案庫房管理是檔案工作的“多面手”，“實踐是檢驗真理的唯一標準”，庫房管理人員天天與檔案實體打交道，積累了豐富的檔案管理經(jīng)驗和檔案工作專業(yè)技能，檔案工作環(huán)節(jié)的成果是在保管工作里得到體現(xiàn)，檔案的社會利用價值和長久的歷史價值也在保管工作中驗證。檔案保管工作既是檔案工作的大后方，也是檔案工作的前沿陣地，檔案保管人員的綜合素質(zhì)，決定了館藏檔案標準化管理的水平。
5 對十五年檔案庫房管理工作實踐的幾點思考
5.1 檔案數(shù)量不代表檔案質(zhì)量，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)任重道遠。在檔案界，館藏數(shù)字是一級檔案館綜合實力的體現(xiàn)。豐富館藏是檔案工作的方向和目的，把好檔案質(zhì)量關始終是我們必須堅持的檔案工作原則。1999年，河南省檔案館館藏總量為20多萬卷（冊），2013年底，館藏總量已接近90萬卷（冊、件），其中“建國”前檔案占館藏總量8%，“建國”后檔案占館藏總量92%；館藏檔案占總量99.3%，館藏資料占總量0.7%。在館藏資料里，好的文學作品和政治、經(jīng)濟、文化與科技領域高端研究的成果不多，利用量很小。十五年中，幾年不調(diào)卷的短期檔案占用了大量空間，已使當前接收檔案存放位置緊張，鑒定銷毀工作已經(jīng)迫在眉睫。從館藏檔案結(jié)構(gòu)上看，除省直各廳局常規(guī)文書檔案外，我館雖設立有檔案珍藏室，但真正的鎮(zhèn)館珍品檔案卻屈指可數(shù)，能反映河南地方特色的檔案更少，館藏檔案的門類單一，且結(jié)構(gòu)也不合理。這就需要我們改變工作思路，大膽創(chuàng)新，打開優(yōu)化館藏的新局面。
5.2 當前檔案保管工作崗位的窘境。近年來，省檔案館檔案保管工作多次得到各級領導的肯定和好評。由于檔案保管工作具有自身的特殊性，檔案管理工作者常年待在庫房里默默整理檔案，與別的處室交流機會不多，工作守時守點有“深閨”難出的窘境。這就很容易造成檔案保管人員在工作上墨守成規(guī)難有創(chuàng)新。十五年來，檔案數(shù)量逐年在增加，檔案保管人員卻逐年在減少，這就顯得檔案保管部門工作壓力大，加上庫房管理人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，人心浮動難以安守現(xiàn)狀，思想上背有包袱，年輕人易產(chǎn)生跳槽思想，形成檔案庫房管理工作的被動局面。各級領導應該加大對庫房保管崗位的關注度，解決好有關問題，使檔案保管崗位上的年輕人能夠穩(wěn)定思想安心工作，做好檔案保管工作的接班人，這些問題值得我們思考。
5.3 加強維護年代久遠檔案，多部門聯(lián)動保護原件。檔案如同古董，年代越久越珍貴。我館“建國”前檔案數(shù)量沒有太多優(yōu)勢，明清時期檔案不多，清代檔案也僅有300多卷，民國檔案共有5萬多卷，革命歷史檔案也只有7000多卷，且有的破損嚴重，亟須保護性搶救維護。像有些革命歷史檔案，由于是非常時期形成的，大多是薄紙油印品，很多字跡都模糊不清難以辨認，還出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆爛頁現(xiàn)象。我館清代檔案共存329卷，2007年就調(diào)歸800卷次，相當于全部翻騰兩遍。特別是“民國”檔案，破損得最為嚴重，有的紙張已經(jīng)粉碎脆化在檔案盒里。雖然裱糊搶救了一部分，但是，筆者認為裱糊檔案不是搶救檔案的最佳辦法，因為裱糊后的檔案就意味著失去了它的原貌性，有效控制原件的利用才是保護檔案的根本途徑。這就需要我們保管、利用等幾個部門認真研究，定制度想辦法，努力延長檔案的壽命。
保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié),是保證檔案在利用過程中安全的必要手段,二者具有相輔相成、良性互動的關系,現(xiàn)就當前新形勢下加強保密工作的新思路、新舉措和新方法談一下檔案保管利用過程中的保密工作自己的粗淺認識。
一、積極做好檔案保管利用過程中公文管理與保密工作
在檔案保管利用過程中公文管理與保密,是機關文檔管理的一項重要工作。做好公文管理與保密,對于促進機關工作,確保公文的有效運轉(zhuǎn),提高機關工作效率,具有十分重要的意義。
二、提高檔案保管工作人員的職責和素養(yǎng),加強保密意識
1.檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。
2.檔案管理人員的素養(yǎng)。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德,認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策?？陀^地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題,維護歷史的真實面目,懂得黨的路線、方針、政策及黨和國家關于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。(2)檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎理論和專業(yè)知識。檔案是歷史的真實記錄,是極為豐富的知識資源,其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、外交、科學等廣泛的領域;其知識涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學文化知識和現(xiàn)代科學管理知識,要具有一定的古漢語、現(xiàn)代漢語和外事知識、一般法律知識和一定歷史知識,在當今信息社會里更要有一定的計算機知識等。還要有一定的檔案基礎理論和專業(yè)知識。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來,人們對檔案工作的認識始終存在誤差和偏見,認為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實,恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動,又有體力勞動,工作艱辛而又煩瑣,細致而又嚴格,常年不懈,周而復始,沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個檔案人員所必備的條件。(4)加強檔案管理人員的保密意識。就是要維護檔案的完整與安全,因此必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。要通過培訓手段來增強檔案管理人員的法制意識和保密意識。
三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施:
1.制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善。
2.隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務素質(zhì),要具備專業(yè)知識,熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識,能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
3.監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對象的不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者,要及時提醒。做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動機;二是眼勤,勤觀察動態(tài),置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為,應及時報告有關領導,以便及時查處,挽回損失。