時(shí)間：2024-03-12 16:24:38
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇金融檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、金融檔案信息的開(kāi)發(fā)利用為人民銀行監(jiān)管工作提供依據(jù)
金融檔案信息具有自身的特點(diǎn)：一是政策性。國(guó)家金融法規(guī)、金融政策文件具有法律效力，有很強(qiáng)的指導(dǎo)和制約作用。
以制定國(guó)家利率政策來(lái)說(shuō)，我們可以從檔案信息中，通過(guò)分析了解其變化情況，預(yù)測(cè)其發(fā)展趨勢(shì)，掌握和調(diào)節(jié)全社會(huì)的消費(fèi)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)供求。從而發(fā)揮金融信息對(duì)經(jīng)濟(jì)的宏觀調(diào)控作用。例如，1998年原人行海南省分行根據(jù)人總行的決定，對(duì)無(wú)力支付到期債務(wù)的海南發(fā)展銀行進(jìn)行了關(guān)閉，為了防止社會(huì)上出現(xiàn)擠競(jìng)現(xiàn)象，出現(xiàn)不安定的社會(huì)因素，查1992—1998年以來(lái)人總行頒布的利率情況，制定了相關(guān)的規(guī)定保證支付存款的正常運(yùn)行，維護(hù)了海南金融的穩(wěn)定和社會(huì)的安定。二是決策性。人民銀行在日常的工作中形成的文件資料具有很強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)和操作性?？梢猿浞职l(fā)揮和利用，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供有重要參考價(jià)值的資料，使之成為領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)的參謀。例如，建省后，海南的典當(dāng)行開(kāi)始興起，由于典當(dāng)行的主管機(jī)關(guān)及批設(shè)、管理混亂的局面，造成海南的典當(dāng)行迅速膨脹，到1995年海南典當(dāng)行達(dá)到300多家。這種管理無(wú)序、擾亂金融秩序的現(xiàn)象，潛伏著金融的風(fēng)險(xiǎn)。原人行海南省分行領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案室提供的信息：即人總行關(guān)于典當(dāng)行的金融信息機(jī)構(gòu)屬性及人行分支行的管理職責(zé)后，決定對(duì)全省典當(dāng)行機(jī)構(gòu)進(jìn)行整頓，將不符合條件的典當(dāng)行機(jī)構(gòu)撤銷或合并，并經(jīng)人總行批準(zhǔn)保留符合條件的典當(dāng)行，使海南的典當(dāng)行從300多家減少到100多家，消弱了金融風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)為了規(guī)范典當(dāng)行的管理，行里還制定實(shí)施了《海南省典當(dāng)行管理細(xì)則》使我省典當(dāng)行動(dòng)作有規(guī)可循，有章可依。
二、金融檔案信息的開(kāi)發(fā)利用為其他領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮了憑證的作用。
人民銀行在日常的工作中形成了大量的檔案信息，并真實(shí)地記載和反映了在開(kāi)展金融業(yè)務(wù)以及管理工作中積累的文字、數(shù)據(jù)、圖表等綜合材料的內(nèi)容，這些檔案信息不僅有潛在的使用價(jià)值，而且有重要的現(xiàn)實(shí)作用。主要表現(xiàn)在：社會(huì)使用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。我們檔案室努力挖掘檔案信息資源，在處理經(jīng)濟(jì)案件、民事糾紛等方面取得較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，便是一個(gè)證明。
1、利用檔案調(diào)解貸款糾紛。1995年11月海南怡豐房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司向瓊海市喬泉信用社貸款200萬(wàn)人民幣，還本付息的時(shí)間是11個(gè)月。貸款期滿后，怡豐房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司沒(méi)有按時(shí)歸還借款，瓊海市喬泉信用社在多次催促未果的情況下，上訴法院，要求裁決。喬泉信用社委托華合律師事務(wù)所趙軍律師就貸款糾紛一案到我們檔案室查閱有關(guān)文件。我檔案室根據(jù)案情為其提供大量證據(jù)和法律依據(jù)文件。經(jīng)過(guò)二審開(kāi)庭審理達(dá)成了協(xié)議，瓊海市喬泉信用社同意調(diào)解為按原期限推遲一年，罰息減少。此案為怡豐房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司和喬泉信用社挽回了經(jīng)濟(jì)損失。
2、檔案材料使詐騙分子被繩之以法。1996年6月廣東中山市阜康城市信用社被人詐騙貸款1.18億元，公檢法機(jī)關(guān)在進(jìn)行案件調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)，此筆貸款是由海南南方信托投資公司提供金融擔(dān)保的。因此，1998年6月11日，阜康信用社派人到我檔案室要求查詢海南南方信托投資公司的經(jīng)營(yíng)范圍及法定代表人等相關(guān)問(wèn)題，我檔案室在1991年長(zhǎng)期第32卷查到原人行海南省分行《關(guān)于海南信托投資公司經(jīng)營(yíng)問(wèn)題的通知》；1991年短期第30卷查到《關(guān)于暫停朱邦益海南南方信托投資公司董事長(zhǎng)兼法人代表職務(wù)的通知》。此后，從1991—1996年原人行海南省分行再?zèng)]有對(duì)朱邦益的職務(wù)問(wèn)題下發(fā)文件。因此，朱邦益1996年以董事長(zhǎng)兼法人代表的身份用海南南方信托投資公司作為金融擔(dān)保，向廣東中山市阜康城市信用社貸款1??18億元，其行為已構(gòu)成了詐騙罪。公檢法部門多方取證，證實(shí)朱邦益犯罪事實(shí)成立，將其逮捕歸案。
關(guān)鍵詞：金融檔案、管理、利用
一、 前言
建立金融檔案的中心任務(wù)是積累業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，為今后的工作提供指導(dǎo)。檔案工作完成的好壞，主要取決于檔案的利用。金融作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的核心領(lǐng)域，其檔案包含了大量的經(jīng)濟(jì)管理的相關(guān)資料，對(duì)現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的參考和指導(dǎo)價(jià)值。然而，現(xiàn)階段的檔案管理利用始終存在著較大的問(wèn)題，以至于難以達(dá)到目標(biāo)任務(wù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和金融體制改革的逐漸深入，金融檔案工作需要圍繞這一變革，提供有效的經(jīng)驗(yàn)價(jià)值。所以，加強(qiáng)金融檔案的管理利用勢(shì)在必行。
二、 金融檔案工作的現(xiàn)狀和問(wèn)題
隨著《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的頒布，人們對(duì)檔案工作的重視程度逐漸加強(qiáng)，各級(jí)金融機(jī)構(gòu)在管理檔案的過(guò)程中也逐步向著檔案的開(kāi)發(fā)利用功能邁進(jìn)，但檔案的真正價(jià)值的發(fā)掘還存在著一定的問(wèn)題，不能跟上金融事業(yè)的發(fā)展，對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的參考功能也未能體現(xiàn)，出現(xiàn)這種情況的原因有很多，以下列舉了三項(xiàng)主要影響因素。
1. 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足
檔案管理作為文檔資料管理的一部分，需要很多專業(yè)化的管理觀念和管理技巧，從檔案的建立到整理、匯編、升級(jí)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)均需要檔案管理人員的細(xì)致耐心的工作，才能發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。然而，可惜的是，我國(guó)金融檔案的建立目的并非為了以后的參考利用，而僅僅是為了以備定期的監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檢查，檔案至建立之初就缺乏系統(tǒng)規(guī)范的整理，使得后期的數(shù)據(jù)發(fā)掘、經(jīng)驗(yàn)累積變得像大海撈針。
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與檔案的質(zhì)量、利用的難易程度息息相關(guān)，檔案制作的專業(yè)、細(xì)致、條理清晰，那么后期的開(kāi)發(fā)利用就異常方便，反之，檔案的利用就會(huì)如雞肋般食之無(wú)味，棄之可惜。現(xiàn)階段，我國(guó)大部分的檔案管理人員屬于臨時(shí)代管或者身兼數(shù)職，金融檔案管理僅僅是填寫表格并裝袋封存，保密工作倒是非常利落、干脆，可惜的是利用起來(lái)卻也是迷霧重重，讓人摸不到頭緒。
2. 檔案的分級(jí)保管制度缺陷
金融檔案的分級(jí)保管制度歷史悠久，各級(jí)金融機(jī)構(gòu)均有自己的檔案制作和保管部門，這一制度的建立為檔案的保密工作提供了便利，因?yàn)椴糠謾n案的流逝不至于顯露全局的金融計(jì)劃，但是，這為后期的檔案升級(jí)和檔案匯編造成了極大地不便，因?yàn)楦鞣N金融部門的劃分繁雜，專業(yè)界限清晰，不同專業(yè)內(nèi)容和密級(jí)的檔案被分別保管在不同的科室檔案室中，一個(gè)金融案例的資料被拆散保管，使得后期的調(diào)研需要重新整合散逸的資料，這將耗費(fèi)大量的人力、物力，效果卻很一般，所以，很多情況下，金融機(jī)構(gòu)決策過(guò)程更愿意參照外國(guó)的案例資料也不參考自己的檔案系統(tǒng)，原因顯而易見(jiàn)。
3. 手工備檔的效率問(wèn)題
我國(guó)檔案管理的效率一直較低，查閱資料的困難程度也很大，其原因很大程度上在于紙質(zhì)資料和電子資料的備檔脫節(jié)，由于對(duì)檔案管理工作的投入重視程度不夠，一般的金融檔案均為紙質(zhì)資料檔案，電子版資料隨著案例的結(jié)束而流失，這為后期的檔案整理和調(diào)用帶來(lái)了極大不便，隨著檔案資料的增多，手工檢索耗時(shí)將越來(lái)越長(zhǎng)，這也極大地影響著檔案的利用效率。
三、 充分利用金融檔案的對(duì)策
1. 提高硬件基礎(chǔ)建設(shè)
金融檔案的數(shù)據(jù)量較大，紙質(zhì)檔案既浪費(fèi)資源又影響查閱效率，所以增大檔案管理的硬件投入是當(dāng)下需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。配備電腦、掃描儀等電子設(shè)備，利用人工輸入或者掃描錄入等方法將檔案數(shù)字化，是提高檔案利用的第一步。
2. 提高專業(yè)人員素質(zhì)
目前，金融檔案內(nèi)容越來(lái)越豐富、形式越來(lái)越多樣，檔案的管理也更加信息化，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求不斷提高。因此，必須將檔案管理人員從繁雜的零散工作中解放出來(lái)，建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并制定完善的管理?xiàng)l例，使得檔案管理系統(tǒng)化、專門化、規(guī)范化，將傳統(tǒng)的兼職檔案管理轉(zhuǎn)化為專業(yè)管理，使得檔案從建立之初就細(xì)致全面，為以后的利用打下基礎(chǔ)。
3. 加強(qiáng)檔案的深度加工
由于各科室的檔案資料分開(kāi)保管，所以，為了檔案的后期利用，除了檔案的基礎(chǔ)維護(hù)和制作外，還應(yīng)該進(jìn)行檔案的深度整理加工，全面收集各個(gè)項(xiàng)目的檔案資料，根據(jù)檔案的利用頻率、功能大小，將檔案進(jìn)行匯編，為后期的查閱奠定基礎(chǔ)。
4. 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案資源的開(kāi)發(fā)
檔案信息的內(nèi)容不應(yīng)僅僅局限在案例的備檔，應(yīng)該具有更廣泛的收集視角，利用多種形式廣泛征集散逸在社會(huì)更階層的信息資料，豐富館藏、編寫文獻(xiàn)，為今后的檔案研究利用提供更加廣闊的視野空間。這一過(guò)程所耗費(fèi)的資源巨大，短期內(nèi)收效甚微，但基礎(chǔ)資料的積累是經(jīng)驗(yàn)累積，業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)，雖然短期內(nèi)看不出他的重要性，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，檔案的資料完善程度將決定金融事業(yè)的前進(jìn)速度。這也是為什么國(guó)外金融行業(yè)的檔案資料如此詳盡的原因。
雖然檔案管理利用是金融行業(yè)信息資源管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，但加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，充分理解檔案管理和利用的重要性，對(duì)于金融行業(yè)的發(fā)展也是至關(guān)重要的。所以，在管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)過(guò)程中，要著重培養(yǎng)從業(yè)人員的檔案重視水平，真正意義上的為了利用檔案而進(jìn)行檔案管理，而不是單單的為了應(yīng)付檢查。
總結(jié)：
金融事業(yè)的發(fā)展是國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的重要體現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)的金融檔案管理水平有限，檔案的利用效率低下，很多情況下，需要利用和借助外國(guó)的檔案資料處理國(guó)內(nèi)的金融問(wèn)題，常常造成各種問(wèn)題。建立和完善我國(guó)自己的金融檔案系統(tǒng)，為我國(guó)的金融行業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航是現(xiàn)階段金融檔案管理從業(yè)人員的首要任務(wù)。希望本文提出的這些方法能夠給予讀者一定的啟發(fā)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王芳.淺談金融檔案的管理與利用――兼談《新疆通志•金融志》的資料收集[J].新疆地方志，2009（2）
[2] 查印璋.金融檔案提供利用的問(wèn)題及對(duì)策[J].管理學(xué)家，2009（10）
【關(guān)鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，隨之產(chǎn)生了大量?jī)?nèi)容豐富、載體多樣的金融業(yè)務(wù)檔案。如何對(duì)金融檔案進(jìn)行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機(jī)構(gòu)管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。包括：各金融機(jī)構(gòu)文書部門產(chǎn)生的文書檔案；會(huì)計(jì)、基建部門產(chǎn)生的各類專業(yè)檔案；信貸部門產(chǎn)生的信貸檔案；客戶辦理業(yè)務(wù)時(shí)留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產(chǎn)生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機(jī)構(gòu)的文書檔案中有工作計(jì)劃、目標(biāo)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件材料等等，具有一定的機(jī)密性，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的管理起著重要的指導(dǎo)作用。金融機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案種類包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證及其他類，是金融機(jī)構(gòu)籌措資金、發(fā)放貸款或內(nèi)部財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生的，真實(shí)反映了金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的過(guò)程，反映了金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的狀況，這些重要的會(huì)計(jì)資料如發(fā)生丟失、損毀等現(xiàn)象，將會(huì)給國(guó)家和金融機(jī)構(gòu)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案是金融機(jī)構(gòu)在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，它是金融機(jī)構(gòu)防范信貸風(fēng)險(xiǎn)、依法收貸、化解不良資產(chǎn)和減少損失的重要依據(jù)。金融機(jī)構(gòu)其他各類檔案也是金融機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史資料，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理起著舉足輕重的作用。
金融是經(jīng)濟(jì)的核心，金融檔案是金融機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的歷史記錄，它與金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理活動(dòng)是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產(chǎn)生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機(jī)構(gòu)帶來(lái)的資金風(fēng)險(xiǎn)中，有著不可替代的作用。
二、金融機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀
（一）基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)
檔案庫(kù)房是保存檔案的場(chǎng)所和基礎(chǔ)設(shè)施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)還要求配備設(shè)施包括消防設(shè)施、空氣調(diào)節(jié)設(shè)施、專用檔案裝具、監(jiān)控防盜設(shè)施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數(shù)金融機(jī)構(gòu)沒(méi)有符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，而如果金融機(jī)構(gòu)自行建造符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，需要大量的財(cái)力、物力，因此金融機(jī)構(gòu)往往利用辦公用房作為檔案庫(kù)房，導(dǎo)致有的金融機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案庫(kù)房面積偏小，防火、防盜、防潮等設(shè)施不全；有的金融機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)接近水源，檔案受潮、霉變情況時(shí)有發(fā)生；有的金融機(jī)構(gòu)辦公、閱檔、庫(kù)房合并使用，用紙箱、麻袋來(lái)裝重要的檔案資料；有的金融機(jī)構(gòu)甚至將檔案和雜物堆放在一起，導(dǎo)致重要的檔案資料被當(dāng)作廢品賣掉等情況的出現(xiàn)。
（二）管理機(jī)制不健全
金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)的，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案應(yīng)該是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，是金融機(jī)構(gòu)多方面、多層次信息的體現(xiàn)，反映了金融機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學(xué)又不利于金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數(shù)金融機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了檔案的真正集中管理，大多金融機(jī)構(gòu)各類檔案往往按形成部門和檔案來(lái)源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產(chǎn)生部門自行保管，分支機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類檔案也由分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)各部門分頭保管，沒(méi)有將本單位所形成的檔案按整體來(lái)進(jìn)行管理，更缺乏統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。這些情況勢(shì)必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對(duì)較弱，也容易出現(xiàn)人為方面的問(wèn)題。因此制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，采用統(tǒng)一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設(shè)滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標(biāo)志之一。金融機(jī)構(gòu)制定規(guī)范的檔案工作制度，對(duì)自身檔案工作起著約束和導(dǎo)向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于金融行業(yè)的特點(diǎn)，目前金融機(jī)構(gòu)各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設(shè)上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內(nèi)容不全，沒(méi)有涉及檔案的統(tǒng)計(jì)、保密、利用等方面內(nèi)容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現(xiàn)成制度的情況，不符合本單位實(shí)際，不便于執(zhí)行；有的單位長(zhǎng)期以來(lái)沿用老的檔案管理制度，不注意對(duì)制度的完善修改，使制度的規(guī)定脫離了實(shí)際，不能起到規(guī)范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機(jī)構(gòu)檔案管理執(zhí)行上級(jí)單位的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行地方檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行了長(zhǎng)期以來(lái)形成的習(xí)慣做法，使得檔案規(guī)范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質(zhì)不高
檔案人員的素質(zhì)如何，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞。金融機(jī)構(gòu)檔案管理人員大多都是身兼數(shù)職，變動(dòng)頻繁，新手多，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案理論知識(shí)，沒(méi)有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個(gè)人摸索著干，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，加上制度建設(shè)不完善的問(wèn)題，在檔案整理上往往出現(xiàn)分類、整理規(guī)則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無(wú)規(guī)律可循，檔案編號(hào)錯(cuò)號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，應(yīng)該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子，停留在你查我調(diào)的階段，更不要說(shuō)去對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，研究檔案的開(kāi)發(fā)利用等了。
三、解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理困境的途徑
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)金融的不斷發(fā)展，金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問(wèn)題。紙質(zhì)檔案海量增長(zhǎng)，受到場(chǎng)地與資金限制，檔案堆積如山,金融機(jī)構(gòu)每年需花費(fèi)大量的人力、物力去整理、維護(hù);由于庫(kù)房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機(jī)構(gòu)要付出昂貴的租金或同值的機(jī)會(huì)成本；由于人手不足、無(wú)專業(yè)人才等問(wèn)題導(dǎo)致了金融機(jī)構(gòu)對(duì)其自身產(chǎn)生的金融檔案無(wú)精力進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理；檔案的管理不善，導(dǎo)致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經(jīng)濟(jì)損失，影響金融機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)和管理。而要建立一個(gè)規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)于單個(gè)的金融機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)耗時(shí)、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員也將直接影響金融機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)能力。因此，無(wú)標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房、整理不規(guī)范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現(xiàn)階段金融機(jī)構(gòu)檔案管理普遍存在的問(wèn)題。
“新木桶理論”主張經(jīng)濟(jì)主體要找準(zhǔn)自己的經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)，也就是做你最擅長(zhǎng)的，其余的則交給別人。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過(guò)金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。金融服務(wù)外包作為一個(gè)新興行業(yè)，正在全球化的背景下迅猛發(fā)展。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過(guò)金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。專業(yè)化的外包服務(wù)分工與運(yùn)作可以產(chǎn)生規(guī)模效益，對(duì)客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質(zhì)量的提高、服務(wù)速度的加快，以及使企業(yè)更多關(guān)注于核心業(yè)務(wù)，更有效地分配和使用資源。
金融機(jī)構(gòu)可以將其非核心業(yè)務(wù)中的檔案管理業(yè)務(wù)交給專業(yè)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行集中管理，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)全面地、綜合地運(yùn)用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進(jìn)行整合，使得金融檔案管理規(guī)范、便于利用，使金融機(jī)構(gòu)可以節(jié)約成本，集中優(yōu)勢(shì)資源發(fā)展核心業(yè)務(wù)，優(yōu)化其市場(chǎng)戰(zhàn)略，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。金融機(jī)構(gòu)檔案的外包管理，最大優(yōu)勢(shì)在于通過(guò)一定的專業(yè)分工，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，讓金融機(jī)構(gòu)更多關(guān)注核心業(yè)務(wù)，繼而實(shí)現(xiàn)節(jié)約生產(chǎn)成本，獲得利潤(rùn)最大化的目標(biāo)。因此檔案外包集中管理成為解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理難題的唯一出路。
四、國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
在國(guó)外，檔案中介業(yè)已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟，并形成了一套公認(rèn)的運(yùn)作規(guī)則和模式。美國(guó)的商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的檔案寄存機(jī)構(gòu)，配有現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案的寄存服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國(guó)銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設(shè)立的Viewpoint Archive Service公司可以說(shuō)是應(yīng)運(yùn)檔案管理業(yè)務(wù)外包而產(chǎn)生的一種新型檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，它專門提供支票影像檔案的存儲(chǔ)與查詢服務(wù)。2002年底，美國(guó)第三大信息管理與檔案文件保管企業(yè)Guarantee公司進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，向社會(huì)提供全方位的檔案文件保管寄存服務(wù)。
在國(guó)內(nèi)，也有不少檔案中介組織為社會(huì)提供檔案的整理、裝訂、保管等服務(wù)。1993就已成立的上海檔案咨詢服務(wù)中心，是我國(guó)較早的一家檔案中介機(jī)構(gòu)；北京碧海蘭臺(tái)咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務(wù)中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機(jī)構(gòu)也承擔(dān)了大量的檔案勞務(wù)性工作。西安銀博科技發(fā)展公司數(shù)據(jù)信息中心是主要從事銀行、政府機(jī)構(gòu)和大中型企事業(yè)單位文件檔案的數(shù)字化工程及后續(xù)維護(hù)與加工服務(wù)的機(jī)構(gòu)。近年來(lái)，他們先后為多家單位提供檔案數(shù)據(jù)的掃描錄入服務(wù)，包括建行陜西省分行會(huì)計(jì)稽核中心的掃描補(bǔ)錄、個(gè)人住房檔案合同收件及掃描、個(gè)人貸款檔案掃描錄入等外包服務(wù)。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機(jī)構(gòu)的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機(jī)構(gòu)服務(wù)的檔案中介機(jī)構(gòu)還是寥寥無(wú)幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩(wěn)定性等問(wèn)題，對(duì)將重要的檔案資料交給社會(huì)上一般的檔案中介機(jī)構(gòu)，金融機(jī)構(gòu)也還存在著擔(dān)憂與顧慮。2008年，具有金融服務(wù)職能的人民銀行南京分行營(yíng)業(yè)管理部所屬南京金融票據(jù)中心為南京地區(qū)金融機(jī)構(gòu)建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務(wù)平臺(tái)，積極主動(dòng)開(kāi)展金融檔案管理服務(wù)，為金融機(jī)構(gòu)提供了較更完善的金融檔案外包服務(wù)。
（一）為金融機(jī)構(gòu)提供多種檔案管理服務(wù)
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務(wù)包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫(kù)房和裝具進(jìn)行存放，并負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理，檔案的整理、調(diào)閱等由寄存者負(fù)責(zé)。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進(jìn)行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號(hào)、編制目錄、檔案調(diào)閱以及日常管理等服務(wù)。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價(jià)值，二是要自愿。接收的程序是：金融機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，檔案中心對(duì)金融機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量、種類、寄存或托管時(shí)間以及費(fèi)用等進(jìn)行確認(rèn)并接受申請(qǐng)；雙方根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定，訂立檔案寄存、托管協(xié)議并簽名蓋章，明確雙方權(quán)利與義務(wù)；清點(diǎn)檔案數(shù)量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級(jí)等進(jìn)行清點(diǎn)檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據(jù)移交方確定的檔案數(shù)量、種類、移交時(shí)間辦理交接手續(xù)。
（三）檔案的管理
1.檔案庫(kù)房硬件設(shè)施符合要求。檔案管理中心檔案庫(kù)房按照《中華人民共和國(guó)建筑工業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》乙級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，配備了檔案密集架、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲防霉藥物、防鼠板等設(shè)備和物品，并在庫(kù)區(qū)內(nèi)設(shè)置24小時(shí)數(shù)字化視頻監(jiān)控錄像系統(tǒng)和防盜報(bào)警裝置及消防設(shè)施，達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據(jù)國(guó)家及省市各級(jí)檔案管理規(guī)定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫(kù)房管理制度》、《庫(kù)區(qū)安全制度》等十幾項(xiàng)制度辦法；同時(shí)還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫(kù)房溫濕度登記簿、庫(kù)房檢查登記簿、庫(kù)房出入登記簿等一系列工作臺(tái)賬，將工作臺(tái)賬責(zé)任到人，保證了檔案管理的規(guī)范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學(xué)歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會(huì)計(jì)人員從業(yè)資格證書。每年檔案管理中心還對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議書，并組織他們參觀學(xué)習(xí)具有先進(jìn)管理檔案工作經(jīng)驗(yàn)的單位，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。
4.科學(xué)合理保管檔案。按金融機(jī)構(gòu)行業(yè)特征，檔案管理中心將托管檔案按機(jī)構(gòu)、年度、類別等要素對(duì)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、造冊(cè)、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進(jìn)行登記，保證檔案能夠迅速準(zhǔn)確地查找到檔案。對(duì)寄存的檔案，實(shí)行封箱管理。金融機(jī)構(gòu)將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內(nèi)，每箱填寫四張標(biāo)簽貼在箱子四面，標(biāo)簽內(nèi)容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號(hào)、箱內(nèi)卷數(shù)，備注等內(nèi)容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權(quán)并未發(fā)生改變，只是將檔案暫時(shí)存放到了檔案管理中心。因此，對(duì)于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責(zé)任將保護(hù)好，同時(shí)也有義務(wù)保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。
金融檔案管理中心為金融機(jī)構(gòu)提供的檔案查閱方式有現(xiàn)場(chǎng)查閱和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱兩種。現(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)，金融機(jī)構(gòu)查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)檔案管理中心工作人員核驗(yàn)無(wú)誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監(jiān)控設(shè)施的閱檔室內(nèi)進(jìn)行，查閱過(guò)程中，檔案管理中心的工作人員有權(quán)監(jiān)督查閱人員使用檔案的全過(guò)程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進(jìn)行修改、涂改等。查閱、復(fù)印檔案都必須進(jìn)行登記。遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱需要金融機(jī)構(gòu)首先要向檔案管理中心提出申請(qǐng)，登記用戶名使用人、身份證件及號(hào)碼、經(jīng)所在單位蓋章確認(rèn)后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱時(shí)，首先填寫遠(yuǎn)程查閱單，由檔案管理中心對(duì)需要查閱的檔案進(jìn)行掃描后存入檔案管理系統(tǒng)并通知查閱者進(jìn)行查閱，遠(yuǎn)程查閱時(shí)需要對(duì)該份檔案的查閱有效期做出規(guī)定。已經(jīng)寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經(jīng)金融機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)單位蓋章，規(guī)定歸還時(shí)間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經(jīng)過(guò)寄存、托管單位同意，開(kāi)具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進(jìn)行查閱，確保金融機(jī)構(gòu)檔案的絕對(duì)安全。
六、建立檔案管理外包中心應(yīng)注意的問(wèn)題
建立統(tǒng)一的檔案管理中心，可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機(jī)構(gòu)從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來(lái)、專注于核心業(yè)務(wù)，這是南京金融票據(jù)中心最初建立檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)的初衷。經(jīng)過(guò)三年的發(fā)展，檔案管理中心目前已為南京地區(qū)十三家金融機(jī)構(gòu)提供了檔案管理的外包服務(wù)，檔案的品種從最初的單純的金融會(huì)計(jì)憑證管理發(fā)展到了會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數(shù)量也達(dá)到了四百多萬(wàn)卷。由此看來(lái)，對(duì)于檔案管理的外包，金融機(jī)構(gòu)的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)建成以來(lái)，已有全國(guó)各地多家金融票據(jù)中心前來(lái)參觀學(xué)習(xí)。金融服務(wù)是人民銀行的重要職責(zé)之一，各地金融票據(jù)中心應(yīng)抓住這一契機(jī)，建立統(tǒng)一的檔案管理外包中心，向各金融機(jī)構(gòu)提供包括會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的各種檔案管理服務(wù)，切實(shí)解決金融機(jī)構(gòu)的后顧之憂，真正體現(xiàn)央行金融服務(wù)內(nèi)涵。
目前，國(guó)家對(duì)電子檔案先后頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。雖然這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)基層檔案工作人員來(lái)說(shuō)確實(shí)能解決不少問(wèn)題，有了一個(gè)基本的操作依據(jù)，但是針對(duì)基層工作來(lái)說(shuō)，文件的具體內(nèi)容還不夠詳細(xì)，在實(shí)際過(guò)程中，電子檔案的移交接收依然沒(méi)有形成體系，沒(méi)有相對(duì)行之有效的操作規(guī)范，同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，新建成的OA系統(tǒng)及其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)檔案移交接口，大多只能導(dǎo)出數(shù)據(jù)重新進(jìn)行歸檔，這完全違背了電子檔案保真、保密和保存的要求。此外，電子檔案收集與移交本身也存在思想意識(shí)不夠、知識(shí)積累薄弱的問(wèn)題。這包含有兩個(gè)方面：一是檔案工作管理人員意識(shí)不夠、技術(shù)儲(chǔ)備不足的問(wèn)題。電子檔案階段要求檔案人員對(duì)電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)要有一個(gè)比較清醒的認(rèn)識(shí)，同時(shí)由于電子檔案的載體規(guī)格不同、形狀不同、材料不同，檔案工作人員必須不斷掌握信息技術(shù)，積累電子文件與電子檔案方面的知識(shí)，才能更好地做好電子檔案管理工作。另一個(gè)是電子文件撰寫者檔案意識(shí)不夠問(wèn)題。要求檔案人員要采取各種方法和手段大力宣傳電子檔案的積累與歸檔、電子檔案管理和利用，提高和增強(qiáng)他們的電子檔案意識(shí)。
基于電子檔案歸檔與接收存在的種種問(wèn)題，研究如何最大限度地收集電子檔案，并保證其完整性、安全性，圍繞電子檔案歸檔管理現(xiàn)狀、電子檔案接收所面臨的問(wèn)題、電子檔案的接收范圍、種類和數(shù)據(jù)格式以及電子檔案的移交接收方法和手段等問(wèn)題進(jìn)行研究成為電子檔案管理非常重要的事情。
廣東金融學(xué)院從全方位對(duì)電子檔案管理進(jìn)行分析并做好技術(shù)研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設(shè)計(jì)一個(gè)操作性較強(qiáng)的電子檔案收集與移交規(guī)范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當(dāng)中，并在研究過(guò)程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術(shù)問(wèn)題，把提高檔案工作人員的知識(shí)積累放在了重要位置，以圖做到科學(xué)收集、管理、利用、檢測(cè)和保護(hù)檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監(jiān)控各部門電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術(shù)儲(chǔ)備。
一、建立完善的電子檔案移交和接收體系
廣東金融學(xué)院在充分分析電子檔案產(chǎn)生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項(xiàng)或幾項(xiàng)規(guī)范而需要一個(gè)科學(xué)、完備的規(guī)范體系，而規(guī)范體系也不是單個(gè)規(guī)范的簡(jiǎn)單相加。這就從客觀上要求制定規(guī)范既不能“想當(dāng)然”，也不能僅滿足于對(duì)當(dāng)前實(shí)踐需要的“應(yīng)付”。簡(jiǎn)單地按照“需要一個(gè)，制定一個(gè)”的思路往往會(huì)導(dǎo)致規(guī)范制定的滯后、規(guī)范作用削弱、規(guī)范之間協(xié)調(diào)、配套性差等諸多問(wèn)題。
二、建立了部門采集檔案的功能模塊
廣東金融學(xué)院檔案館在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，增加了向部門采集檔案的功能，按照要求，學(xué)院各部門需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案館移交檔案，圖1為系統(tǒng)采集截圖：
這里采集的是各部門以其他形式產(chǎn)生的電子檔案，OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案直接由系統(tǒng)抓取，圖2是系統(tǒng)向OA抓取電子文件：
三、建立功能強(qiáng)大的采集審核模塊
對(duì)于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：
四、建立電子檔案檢查、隔離中心
在這個(gè)中心首先要確認(rèn)所有需要移交的電子文件和對(duì)應(yīng)的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對(duì)照同時(shí)移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。然后對(duì)這些電子文件材料進(jìn)行病毒或其他問(wèn)題的檢查，這是一項(xiàng)非常艱巨的工作，它需要借助一套專業(yè)設(shè)備來(lái)完成，這套設(shè)備完全處于獨(dú)立狀態(tài)，即不與任何其他檔案信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)結(jié)，這種獨(dú)立運(yùn)行的環(huán)境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問(wèn)題被檢查并解決時(shí)，不會(huì)影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時(shí)轉(zhuǎn)換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態(tài)，稱作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱作“規(guī)范化格式版”，即經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理后被檔案館（室）長(zhǎng)期保存的新的數(shù)據(jù)格式。目前以美國(guó)信息交換標(biāo)準(zhǔn)碼（ASC11碼）作為文本文件的標(biāo)準(zhǔn)代碼，用這種代碼存儲(chǔ)的文件成為“純文本文件”。這類標(biāo)準(zhǔn)形式可以被不同系統(tǒng)所識(shí)別，不管什么電子文件用什么軟件產(chǎn)生的都可以識(shí)別。
五、強(qiáng)化檔案信息管理員的整體素質(zhì)
實(shí)現(xiàn)電子歸檔和做好檔案管理，首先要有掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)的人員，檔案管理部門必須通過(guò)各種途徑積極地學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握電子檔案歸檔與管理所需要的各種技術(shù)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好電子檔案的管理工作。
摘要：目的 有效實(shí)施國(guó)家房屋按揭貸款制度，使國(guó)之惠民用之于民，方法 只有高度重視對(duì)個(gè)人住房按揭貸款的風(fēng)險(xiǎn)管理，建立健全按揭貸款房產(chǎn)檔案，確保其完整與安全，才能發(fā)揮按揭貸款房 產(chǎn)檔案的應(yīng)有作用。
關(guān)鍵詞：房屋；按揭貸款；檔案管理
按揭貸款房產(chǎn)檔案是指?jìng)€(gè)人在購(gòu)房過(guò)程 中由金融部門發(fā)放個(gè)人住房抵押貸款，在辦理和管理貸款業(yè)務(wù)中形成的具有保存價(jià)值的專業(yè)材料，是房產(chǎn)抵押貸款業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí) 記錄，是進(jìn)行貸款管理，財(cái)務(wù)分析及資產(chǎn)管理的原始憑證和重要參考依據(jù)，是產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)管理部門在產(chǎn)權(quán)監(jiān)理過(guò)程中的重要文件[1]。隨著住房制度改革的深化，人民群眾購(gòu)房和改善居住條件的要求不斷提高，房產(chǎn)按揭貸款機(jī)制的形成對(duì)房地產(chǎn)發(fā)展起著重要的推動(dòng)作用。由于按揭貸款房產(chǎn)檔案是按揭購(gòu)房的真實(shí)記錄、原始憑證，在維護(hù)抵押權(quán)人和抵押人的合法權(quán)益中有著不可替代的作用，因此按揭貸款房產(chǎn)檔案在處理貸款的糾紛、防范假按揭貸款和加強(qiáng)房地產(chǎn)金融管理中，發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。
一、按揭貸款房產(chǎn)檔案的重要作用
1、按揭貸款房產(chǎn)檔案是解決按揭貸款糾紛必不可少的憑證在房地產(chǎn)市場(chǎng)中，開(kāi)發(fā)商或個(gè)人欠債不還，蓄意出售抵押物，惡意逃債等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，要解決此類問(wèn)題，需要依法辦事、需要司 法部門的支持。按揭貸款房產(chǎn)檔案是按揭購(gòu)房的最原始記錄，真實(shí)地反映著按揭購(gòu)房的過(guò)程以及按揭購(gòu)房雙方的權(quán)和責(zé)，是處理按揭貸款糾紛必不可少的憑證。目前我國(guó)按揭購(gòu)房方面的法律法規(guī)還不健全，在管理方面也缺乏經(jīng)驗(yàn)， 各方當(dāng)事人在操作中出現(xiàn)一些不規(guī)范的行為，從而導(dǎo)致房地產(chǎn)按揭糾紛的發(fā)生。
2、按揭貸款房產(chǎn)檔案能有效防范“假按 揭”現(xiàn)象的出現(xiàn)房地產(chǎn)按揭貸款中的“假按揭”現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，有的房地產(chǎn)企業(yè)為了套取銀行資金，有的為了造成房屋緊俏熱賣的假象，以抬高房?jī)r(jià)，往往采用“假按揭”的手段[2]?！凹侔唇摇鼻终剂算y行資金，形成了不良資產(chǎn)，危害了信貸資金的安全。之所以會(huì)有“假按揭出現(xiàn)，重要的原因就是沒(méi)有嚴(yán)格的按揭貸款房產(chǎn)檔案制度，因此產(chǎn)權(quán)監(jiān)理部門要積極做好產(chǎn)權(quán)備案登記工作，凡辦理按揭貸款購(gòu)房的， 應(yīng)認(rèn)真審查購(gòu)房合同書，審核購(gòu)房人的身份證明證件，及時(shí)將產(chǎn)權(quán)備案檔案歸檔。對(duì)房屋的銷售情況了如指掌，“假按揭”也就無(wú)機(jī)可乘了。
3、按揭貸款房產(chǎn)檔案能有效地防范房地產(chǎn)金融風(fēng)險(xiǎn) 一般地說(shuō)，房地產(chǎn)金融業(yè)是安全性較高的信貸業(yè)務(wù)。但目前我國(guó)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)體制不夠規(guī)范，房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)育還不完善，房地產(chǎn)市場(chǎng)的變化也難以把握，銀行的信貸風(fēng)險(xiǎn)約束機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制還不夠完善，個(gè)人信用體系尚未建立健全等等，這些都可能產(chǎn)生房地產(chǎn)金融風(fēng)險(xiǎn)。為防范房地產(chǎn)金融風(fēng)險(xiǎn)，①我們通過(guò)按揭貸款房產(chǎn)檔案信息的提取與整合，分析房地產(chǎn)供需整體走勢(shì)和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)變化，為管理和決策部門提供科學(xué)的信息，以利于他們調(diào)控市場(chǎng)、 監(jiān)測(cè)房地產(chǎn)交易情況、防范風(fēng)險(xiǎn).②通過(guò)房地產(chǎn)按揭貸款檔案分析房地產(chǎn)交易情況，監(jiān)測(cè)商品房?jī)r(jià)格的增長(zhǎng)趨勢(shì)，分析房?jī)r(jià)增長(zhǎng)與需求增長(zhǎng)是否成正比，如出現(xiàn)房?jī)r(jià)不斷攀長(zhǎng)，就要預(yù)防房地產(chǎn)泡沫經(jīng)濟(jì).③通過(guò)按揭貸款檔案對(duì)房地產(chǎn)投資的分析，監(jiān)測(cè)其投資與收益的幅度是否正常，如出現(xiàn)地價(jià)飛漲，增幅過(guò)高過(guò)大，就需采取調(diào)控措施.④通過(guò)按揭貸款檔案從房地產(chǎn)項(xiàng)目貸款 增長(zhǎng)率，按揭利率方面的分析，監(jiān)測(cè)房地產(chǎn)經(jīng) 濟(jì)活動(dòng)是否正常等。
二、按揭貸款房產(chǎn)檔案管理方式
加強(qiáng)按揭貸款房產(chǎn)檔案的管理是當(dāng)務(wù)之急按揭貸款房產(chǎn)檔案是改革開(kāi)放環(huán)境下的新工作，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的新產(chǎn)物。房地產(chǎn)檔案工作者對(duì)這項(xiàng)工作研究還不深、經(jīng)驗(yàn)也不多，而且目前還存在人員偏少、專業(yè)化水平不高等問(wèn)題，同時(shí)隨著檔案信息化管理步伐的加快，按揭貸款房產(chǎn)檔案的管理必須從根本上加強(qiáng)、從技術(shù)上提 、高從觀念上突破、從服務(wù)上拓展。
1、從根本上加強(qiáng)，就是加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案內(nèi)部的管理和內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制的完善。由于按揭貸款房產(chǎn)檔案的重要性和唯一性，所以要在源頭上保證按揭貸款房產(chǎn)檔案材料的完整與齊全，要把按揭貸款房產(chǎn)檔案工作列入重中之重，明確程序和要求，建立健全按揭貸款房產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度。人員素質(zhì)的提高也是根本之一，檔案工作人員是連接檔案與檔案利用者的紐帶和橋梁，他們的素質(zhì)直接 關(guān)系到檔案的利用以及檔案館在公眾心目中的形象。新的任務(wù)要求他們不斷調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技術(shù)特別是信 息技術(shù)，以及熟悉按揭貸款房產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)和相關(guān)的法律知識(shí)。
3、從觀念上突破，就是用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律來(lái)對(duì)待按揭貸款房產(chǎn)檔案工作，嚴(yán)格把好按揭貸款房產(chǎn)檔案關(guān)。按揭貸款房產(chǎn)檔案管理不能就管理而管理，在強(qiáng)調(diào)自主創(chuàng)新的年代，管理方法方式上要不斷創(chuàng)新。按揭貸款房產(chǎn)檔案工作要主動(dòng)融入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，除了正常的嚴(yán)格按照工作流程操作，嚴(yán)把資料審核關(guān)，資料記載清楚，借據(jù)要素齊全，印章簽字完備等要求外，還要研究逐步與國(guó)際規(guī)范接軌有關(guān)事項(xiàng)，為房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。
2、從技術(shù)上提高，就是適應(yīng)檔案工作信息化的要求，建立按揭貸款房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的環(huán)境和技術(shù)支撐。數(shù)字檔案館的建設(shè)， 己經(jīng)進(jìn)入快車道，按揭貸款房產(chǎn)檔案不能等 其他檔案管理數(shù)字化后才進(jìn)行，必須與數(shù)字化建設(shè)同步。當(dāng)前按揭貸款房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)考慮的重點(diǎn)，一是系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的建設(shè)。對(duì)前期的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的輸入輸出方式、設(shè)備選型、存儲(chǔ)備份、安全策略，以 及管理系統(tǒng)軟件等，作統(tǒng)一全面的規(guī)劃設(shè)計(jì)。二是按揭貸款房產(chǎn)檔案數(shù)字化處理，要進(jìn) 行全文掃描、建立卷內(nèi)目錄、案卷目錄的檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。在此基礎(chǔ)上建立文件和產(chǎn)權(quán)信息形成信息全面、查找快速、準(zhǔn)確的按揭貸款房地 產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。三是做好應(yīng)用系統(tǒng)軟的開(kāi)發(fā)，包括信息采集、管理、利用、服務(wù)、維護(hù) 等系統(tǒng)的建立。
4、從服務(wù)上拓展，就是按揭貸款房產(chǎn)檔 案工作要注重應(yīng)用效果，拓展利用空間。檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的應(yīng)有之義，在“購(gòu)房熱”“按揭熱”的今天，按揭貸款房產(chǎn)檔案的開(kāi)發(fā)利用，更是檔案事業(yè)發(fā)展的推進(jìn)器。服務(wù)的拓展要緊扣利用的信息化手段，全方位延伸服務(wù)觸角，把部門、單位、企業(yè)、個(gè)人有機(jī)地融入按揭貸款房產(chǎn)檔案管理服務(wù)之中[3]。要堅(jiān)持檔案工作與貸款工作同步管理，按揭貸款房產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔與按揭貸款的立項(xiàng)、發(fā)放、 回收同步進(jìn)行；理順各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，確保按揭貸款房產(chǎn)檔案的齊全與安全。積極推進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)，建立多種形式的按揭貸款房產(chǎn)檔案信息資源體系。依據(jù) 檔案信息，多做專題研究和編研工作，采取多種形式檔案信息，利用網(wǎng)上多媒體系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上視頻點(diǎn)播，讓更多的用戶了解按揭貸款房產(chǎn)檔案，提高檔案的利用價(jià)值.
個(gè)人住房按揭貸款制度對(duì)深化住房制度改革，加快城鎮(zhèn)住房建設(shè)，解決城鎮(zhèn)居民的住房問(wèn)題，改善居住條件，提高住房消費(fèi)起到了巨大的推動(dòng)作用。只有高度重視對(duì)個(gè)人住房按 揭貸款的風(fēng)險(xiǎn)管理，建立健全按揭貸款房產(chǎn)檔案，確保其完整與安全，才能發(fā)揮按揭貸款房 產(chǎn)檔案的應(yīng)有作用.
參考文獻(xiàn)：
[1]唐烈英. 商品住房買賣貸款按揭法律問(wèn)題研究[M]. 北京：法律出版社，2008 ：130 - 132.
財(cái)政監(jiān)督檔案涉及的內(nèi)容比較多，既有財(cái)政收支管理，也有會(huì)計(jì)工作監(jiān)督；既有金融市場(chǎng)監(jiān)督，也有國(guó)有資產(chǎn)管理；既有行政管理工作，也有黨務(wù)建設(shè)工作。這方方面面的工作就構(gòu)成了財(cái)政監(jiān)督檔案體系的架構(gòu)。財(cái)政監(jiān)督檔案建設(shè)就是要服務(wù)于財(cái)政監(jiān)督工作的開(kāi)展，體現(xiàn)出監(jiān)督工作特點(diǎn)，重點(diǎn)圍繞財(cái)務(wù)、金融、會(huì)計(jì)監(jiān)督等工作建立健全業(yè)務(wù)檔案，同時(shí)兼顧黨務(wù)、政務(wù)等方面檔案的建設(shè)，形成一個(gè)比較科學(xué)、全面、系統(tǒng)的財(cái)政監(jiān)督檔案體系。
2.加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)度。
現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅給財(cái)政監(jiān)督檔案管理部門和財(cái)政監(jiān)督檔案信息用戶帶來(lái)許多便利，也給檔案工作發(fā)展帶來(lái)新的契機(jī)。網(wǎng)絡(luò)，縮短了人與人之間的距離，也縮短了人與信息的距離。在財(cái)政監(jiān)督檔案信息化管理中，首先，計(jì)算機(jī)要有合理的硬件配置，這樣就可以充分考慮到本單位檔案管理工作的現(xiàn)時(shí)規(guī)模與發(fā)展前景和設(shè)備的適應(yīng)情況、擴(kuò)充能力、兼容性以及聯(lián)網(wǎng)能力。其次，要選擇合適的管理軟件，使其能夠嚴(yán)格按照檔案信息管理自動(dòng)化技術(shù)數(shù)據(jù)規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)。再次，要加強(qiáng)財(cái)政監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，一方面，檔案人員通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷傳輸、有效反饋、提供利用、資源共享；另一方面,財(cái)政監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以極大地提高財(cái)政監(jiān)督檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率。
3.提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。
為財(cái)政部門各方面工作提供檔案的利用服務(wù)，是財(cái)政部門檔案工作的方向，也是檔案工作目的的體現(xiàn)。因此，要轉(zhuǎn)變觀念、拓寬思路，多角度、多途徑開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作。檔案工作者應(yīng)做到“掌握”、“熟悉”、“主動(dòng)”，即掌握單位的工作動(dòng)向、熟悉檔案的基本內(nèi)容、主動(dòng)為各項(xiàng)工作服務(wù)。要充分利用財(cái)政監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案資源，努力提高檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。
4.提高檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
首先，努力提高檔案管理人員的政治思想素質(zhì)。作為從事財(cái)政監(jiān)督檔案管理工作的檔案工作者，要具備強(qiáng)烈的政治責(zé)任感和良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，做到愛(ài)崗敬業(yè)、不斷進(jìn)取、不斷創(chuàng)新，并在這個(gè)基礎(chǔ)上不斷地學(xué)習(xí)和進(jìn)步，從服從服務(wù)于財(cái)政工作的大局出發(fā)，認(rèn)真履行檔案工作者所肩負(fù)的工作職責(zé)，講政治、講大局、講服務(wù)，在思想和政治上提高自己，為財(cái)政監(jiān)督工作發(fā)展和進(jìn)步做出新的貢獻(xiàn)。其次，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案工作者要想把工作做好并取得一定的成績(jī)，要掌握必需的專業(yè)知識(shí)和技能，只有如此，才能在工作中輕車熟路、游刃有余。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)了解和掌握財(cái)政監(jiān)督檔案的具體情況和基本內(nèi)容，精通財(cái)政監(jiān)督檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作，并具有良好的學(xué)習(xí)新知識(shí)、接受新技能的能力，不斷地更新自己、提高自己，以便應(yīng)對(duì)面臨的新挑戰(zhàn)。再次，努力提高檔案管理人員的信息化水平。
（淮南市住房公積金管理中心，安徽 淮南 232001）
【摘要】住房公積金檔案是公積金的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理住房公積金業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中的真實(shí)記錄，主要包含了住房公積金的繳存、提取以及個(gè)人住房公積金貸款等方面的內(nèi)容。伴隨著住房公積金業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展，住房公積金檔案的數(shù)量也相應(yīng)的不斷增多，住房公積金檔案管理中也產(chǎn)生了不少的問(wèn)題。
關(guān)鍵詞 住房公積金；檔案管理；對(duì)策探討
0 前言
隨著住房貸款數(shù)量以及住房公積金業(yè)務(wù)的不斷增加，住房公積金的檔案數(shù)量也急劇增加，住房公積金檔案的擁有量和使用量也隨之增多,如何加強(qiáng)新形勢(shì)下住房公積金檔案的管理，解決住房公積金檔案中暴露的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)隱患，已成為住房公積金管理工作的一個(gè)重要課題。
1 住房公積金檔案工作的含義
公積金檔案是住房公積金管理工作的產(chǎn)物和住房公積金制度穩(wěn)妥推進(jìn)的基礎(chǔ),在實(shí)踐中日益顯示出其重要作用。住房公積金的規(guī)范化管理包括繳存、提取、貸款等相關(guān)業(yè)務(wù)。住房公積金檔案是各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu)管理和服務(wù)工作的重要載體,也是考量管理機(jī)構(gòu)整體素質(zhì)的重要體現(xiàn)。無(wú)論是管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的稽核，還是廣大繳存人進(jìn)行外部監(jiān)督,都需要依托住房公積金檔案作為基礎(chǔ)依據(jù)。住房公積金檔案是研究區(qū)域居民收入體系和房?jī)r(jià)運(yùn)行軌跡和發(fā)展規(guī)律的珍貴史料。要充分利用住房公積金檔案資源,科學(xué)加以分析、研究。不僅可以完整體現(xiàn)當(dāng)?shù)刈》抗e金制度運(yùn)行現(xiàn)狀,還能作為未來(lái)住房保障體系分析的依據(jù)。隨著住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)展,廣大繳存職工維權(quán)意識(shí)也不斷增強(qiáng),特別是住房公積金貸款業(yè)務(wù)量的日漸增長(zhǎng),導(dǎo)致公積金檔案與貸款人的聯(lián)系日益密切。一方面,住房公積金檔案保留了貸款人的歷史真跡,具有原始性和法律效用,可以使貸款風(fēng)險(xiǎn)降到最低限度。另一方面,由于個(gè)人住房貸款跨越時(shí)間長(zhǎng),經(jīng)辦人員變化大等因素,對(duì)貸款管理就必須始終以原始檔案為依據(jù),強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。
2 住房公積金檔案管理中面臨的問(wèn)題
2.1 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后
住房公積金管理機(jī)構(gòu)建立較晚，辦公場(chǎng)所基本上都是租借的，因而在檔案庫(kù)房安排設(shè)計(jì)上都達(dá)不到檔案管理規(guī)定的要求，尤其是縣一級(jí)的條件就更為簡(jiǎn)陋，連最基本的存放要求都達(dá)不到，更別說(shuō)是“九防”措施了，檔案被遺失、毀壞的可能性隨時(shí)都存在。
2.2 缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度
目前全國(guó)公積金檔案管理還沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，各省也缺乏可操作的《實(shí)施意見(jiàn)》，各地市住房公積金管理中心雖然依據(jù)自己的情況，制訂了一些檔案管理方面的規(guī)章制度，但由于缺乏參照和宏觀的指引，導(dǎo)致這些管理制度無(wú)法做到全面性和系統(tǒng)性，對(duì)住房公積金檔案的管理無(wú)法做到全面的指導(dǎo)作用。
2.3 檔案資源無(wú)法充分利用
公積金檔案在歸檔過(guò)程中，大量文件資料來(lái)源于其它社會(huì)部門，由于各個(gè)部門的軟件系統(tǒng)各自為政，難以對(duì)接，造成了公積金檔案資源難以共享，導(dǎo)致了檔案信息資源在利用上的不必要浪費(fèi)。
2.4 住房公積金檔案信息化管理水平較低
一方面,由于檔案數(shù)字化、多媒體化和網(wǎng)絡(luò)化程度較低,不利于檔案信息的共享和公開(kāi),不利于提高利用服務(wù)效率,不利于檔案信息的直接利用。而且大量的紙質(zhì)檔案既占據(jù)了空間,又造成管理成本的上升。另一方面,現(xiàn)行的“大而全”的住房公積金檔案資料保存理念造成了存檔資料的過(guò)度膨脹,不僅給繳存人帶來(lái)了不便,還增加了日常的工作量。
3 解決住房公積金檔案管理的措施
3.1 提高檔案管理認(rèn)識(shí)并落實(shí)相關(guān)責(zé)任歸屬
住房公積金中心管理層要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在公積金管理工作中的地位和作用，須知檔案是住房公積金日常業(yè)務(wù)的真實(shí)記錄，檔案管理不僅是一個(gè)單位規(guī)范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)、構(gòu)建信用社會(huì)和諧社會(huì)的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開(kāi)展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認(rèn)識(shí)，才有利于發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，真正將提高檔案管理工作上升到應(yīng)有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個(gè)人住房公積金貸款，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和公文管理等多個(gè)門類，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為依托，使形成各種檔案的業(yè)務(wù)部門能充分相互協(xié)調(diào)的網(wǎng)絡(luò)管理體系，落實(shí)責(zé)任人，加強(qiáng)日常工作的監(jiān)督力度，建立科學(xué)的考核、獎(jiǎng)懲和激勵(lì)機(jī)制，使每個(gè)人都能切實(shí)負(fù)起責(zé)任。
3.2 公積金檔案的獨(dú)特性，加大了檔案管理的難度
一是時(shí)間上的長(zhǎng)期性。如住房公積金貸款工作，由貸前、貸中、貸后三個(gè)階段組成的，按照相關(guān)政策，每筆個(gè)人住房貸款的完成，最長(zhǎng)需要30年的時(shí)間，這種長(zhǎng)期性導(dǎo)致了檔案收集的不確定性和管理的動(dòng)態(tài)性。二是內(nèi)容上的多樣性。住房公積金工作涉及到開(kāi)戶、賬戶轉(zhuǎn)移、銷戶、繳存、提取、變更、對(duì)賬、查詢、繳存基數(shù)調(diào)整、繳存比例調(diào)整、個(gè)人住房公積金貸款等多種業(yè)務(wù)，這種多樣性加大了住房公積金檔案在收集、整理、編目、分類、歸檔和管理上的復(fù)雜性。
3.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任
各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu)要切實(shí)擔(dān)負(fù)起責(zé)任，真正把檔案管理納入住房公積金目標(biāo)管理考核體系，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中遇到的困難和問(wèn)題。另外，基層住房公積金管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)與檔案管理人員簽訂管理目標(biāo)責(zé)任狀，將目標(biāo)責(zé)任落實(shí)到人，建立對(duì)檔案工作人員的激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，完善獎(jiǎng)懲制度，營(yíng)造良好的依法管理住房公積金檔案的工作氛圍,充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。
3.4 推進(jìn)數(shù)字化建設(shè),實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案管理信息化
加大數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換工作,積極發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì),推進(jìn)住房公積金檔案信息化建設(shè)。選擇購(gòu)買功能完善的數(shù)字化檔案管理操作系統(tǒng)軟件,建立以市級(jí)中心為樞紐,各管理部、分中心聯(lián)網(wǎng),與受托銀行系統(tǒng)同步運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)合管理的模式,從而實(shí)現(xiàn)公積金檔案的輕松快捷錄入、完整高效統(tǒng)計(jì)、匯總和快速準(zhǔn)確檢索。加大網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全的維護(hù)力度,確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。
4 結(jié)語(yǔ)
住房公積金檔案管理對(duì)于住房公積金管理來(lái)說(shuō)具有非常重要的作用，雖然當(dāng)前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問(wèn)題，但是相信隨著各級(jí)相關(guān)部門對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度加大，檔案管理工作也會(huì)得到不斷的完善，為住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展提供更好的支持。
參考文獻(xiàn)
［1］程旭.加強(qiáng)水務(wù)檔案管理的有效措施[J].黑龍江檔案,2011(4).
［2］閔福春.檔案管理人員素質(zhì)是城建檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵[J].工程與建設(shè),2009(1).
【關(guān)鍵詞】住房公積金；檔案管理；存在問(wèn)題；解決策略
隨著當(dāng)前個(gè)人貸款數(shù)額及住房公積金數(shù)目的不斷提升，與住房公積金相關(guān)的檔案數(shù)目也不斷增加，由此為住房公積金的檔案管理工作帶來(lái)了很多困難，也出現(xiàn)了許多不足。怎樣基于當(dāng)前時(shí)代的形勢(shì)下增強(qiáng)住房公積金的檔案管理工作，就變成了相關(guān)工作人員所要思考的首要問(wèn)題。以下簡(jiǎn)要論述了當(dāng)前住房公積金檔案管理中存在的不足，并提出相關(guān)改進(jìn)方法，希望可以為增強(qiáng)公積金檔案管理工作作出一些貢獻(xiàn)，貢獻(xiàn)一些思路。
一、當(dāng)前住房公積金在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)存在的不足
（一）管理檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不一致
現(xiàn)今，我國(guó)關(guān)于管理住房公積金檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的要求，許多城市在進(jìn)行住房公積金管理時(shí)，都是根據(jù)不斷摸索的經(jīng)驗(yàn)來(lái)開(kāi)展工作的。然而，管理公積金檔案的工作原本就是一項(xiàng)新興的操作，在實(shí)際流程中缺少能夠參考的良好做法，所以，各個(gè)地區(qū)實(shí)行的管理住房公積金檔案的標(biāo)準(zhǔn)缺少統(tǒng)一性及全面性，導(dǎo)致工作開(kāi)展較為困難，缺少有針對(duì)性的指導(dǎo)。
（二）收錄的公積金檔案不夠全面
當(dāng)前，住房公積金的管理部門在管理流程及業(yè)務(wù)形式方面缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，就算在同一座城市，不同的地區(qū)在管理方面也都存在較大的區(qū)別。另外，從事住房公積金檔案管理的人員一般需要處理的事情較多，而人手不足，通常除了直接接手檔案的部門之外，剩余的業(yè)務(wù)檔案都被分散到住房公積金管理部門下屬的各個(gè)小組中，所以，極容易造成收集檔案時(shí)出現(xiàn)疏忽、遺漏，為以后的工作造成極大的不便。
（三）從事檔案管理的團(tuán)隊(duì)缺少專業(yè)性
許多從事住房公積金檔案管理的從業(yè)人員都是由單位臨時(shí)選的，一般都不具有管理檔案的相關(guān)專業(yè)能力，另外，在計(jì)算公積金數(shù)額，了解貸款業(yè)務(wù)流程方面，電子設(shè)備的操作也不夠熟練，無(wú)法整體、細(xì)致的對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管。因此，在操作時(shí)僅能夠處理部分較為簡(jiǎn)單、普通的業(yè)務(wù)，無(wú)法應(yīng)對(duì)復(fù)雜的工作。從而在一定層面上限制了檔案價(jià)值的發(fā)揮，降低了工作效率及質(zhì)量。
二、造成管理住房公積金出現(xiàn)不足的因素
（一）住房公積金的檔案具有單獨(dú)性
對(duì)于住房公積金來(lái)講，其首要特點(diǎn)就在于時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。通常，住房公積金的業(yè)務(wù)貸款一般是由貸款前、貸款中與貸款后構(gòu)成的，每個(gè)公積金的業(yè)務(wù)貸款都需要?dú)v經(jīng)幾年，甚至幾十年的期限，從而導(dǎo)致收集住房公積金檔案時(shí)存在較多的不穩(wěn)定因素，動(dòng)態(tài)性較高。同時(shí)，住房公積金在內(nèi)容方面呈現(xiàn)多樣化也是造成管理困難的因素之一。住房公積金通常都會(huì)涉及到開(kāi)戶、提取、變更、繳存、銷戶、圖案管等業(yè)務(wù)，如此繁多的業(yè)務(wù)形式也為管理住房公積金的檔案增添了難度。另外，也極容易導(dǎo)致檔案較為混亂，稍不謹(jǐn)慎，就容易導(dǎo)致檔案遺失，為以后的管理工作埋下隱患，嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致無(wú)法挽回的損失。
（二）管理住房公積金檔案的條件較差
當(dāng)前，很多從事住房公積金業(yè)務(wù)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都將注意力投放到開(kāi)拓住房公積金業(yè)務(wù)貸款方面，從而忽視了管理住房公積金的工作。許多管理人員將檔案的管理工作看做僅需找人看管，放置在一個(gè)固定的區(qū)域就可以。上述這種思想方面不重視檔案管理的情況造成管理檔案的從業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、辦公場(chǎng)所、基礎(chǔ)設(shè)備等都較為落后，無(wú)法緊跟時(shí)展需求，無(wú)法符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)也導(dǎo)致管理住房公積金的從業(yè)人員不認(rèn)真對(duì)待工作，消極怠工的情況。
三、提高住房公積金檔案管理能力的方法
（一）大力增強(qiáng)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)
在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)培養(yǎng)一些熟練掌握公積金業(yè)務(wù)，并且具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員，一些有條件的地區(qū)還可以在部分高校中進(jìn)行選拔，挑選一些優(yōu)秀的檔案專業(yè)的學(xué)生，進(jìn)而提高公積金檔案管理的質(zhì)量及水平。另外，還應(yīng)加大對(duì)原有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，選用因材施教、重視實(shí)效的方法，高薪聘請(qǐng)專業(yè)的人士進(jìn)行教學(xué)，提高從業(yè)人員的專項(xiàng)技能，令其成長(zhǎng)為具有管理才能寄綜合技術(shù)的復(fù)合型人才，確保公積金檔案管理工作順利、高質(zhì)量的開(kāi)展，為人們提供更好的服務(wù)。
（二）創(chuàng)建統(tǒng)一的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理進(jìn)行約束
各個(gè)階層的檔案管理企業(yè)都應(yīng)在上級(jí)主管部門的帶領(lǐng)下，聯(lián)系本地的真實(shí)情況，創(chuàng)建一系列全面的、科學(xué)的管理檔案的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建收集檔案、整理檔案的流程，將責(zé)任劃分到個(gè)人，進(jìn)而確保管理檔案的工作更加標(biāo)準(zhǔn)。由此可以比較高效的推動(dòng)檔案的管理工作順利、精準(zhǔn)運(yùn)轉(zhuǎn)。
（三）增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
想要確保公積金檔案的管理工作順利開(kāi)展，不但需要部門對(duì)管理要求進(jìn)行規(guī)范，并且還需要?jiǎng)?chuàng)建全面的住房保障系統(tǒng)，防止并處理期間出現(xiàn)的問(wèn)題，創(chuàng)建信用社會(huì)的保障。所以，各個(gè)階層的住房公積金管理部門都應(yīng)認(rèn)真履行自身職能，將檔案的管理工作劃入管理、考核住房公積金系統(tǒng)中，并盡快處理管理檔案過(guò)程中出現(xiàn)的不足。另外，處于基層的管理公積金部門還可以與管理檔案的從業(yè)人員簽署當(dāng)前責(zé)任制度，把管理檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分，落實(shí)到個(gè)人。同時(shí)創(chuàng)建相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作良好、態(tài)度積極的員工給予物資獎(jiǎng)勵(lì)或職位晉升，如果發(fā)現(xiàn)消極怠工的管理人員，則責(zé)令其改正，并予以處罰，如屢教不改，則開(kāi)除。通過(guò)這樣的方法可以激發(fā)員工的工作積極性，進(jìn)而保證檔案管理的質(zhì)量。
總結(jié)：
總而言之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，住房公積金的檔案管理工作也越來(lái)越重要，相關(guān)人員應(yīng)端正態(tài)度，重視檔案管理工作，通過(guò)培訓(xùn)提高從業(yè)人員的專業(yè)技能，通過(guò)創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提高管理質(zhì)量，進(jìn)而為民眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
