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煤礦企業(yè)檔案管理篇1

煤礦企業(yè)的檔案管理工作滲透在企業(yè)運行的各個方面以及各個環(huán)節(jié)，對于煤礦企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，能夠幫助煤礦企業(yè)在發(fā)展過程當(dāng)中明晰過往經(jīng)驗，增強(qiáng)工作能力，為未來的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。煤礦企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該深入了解企業(yè)發(fā)展的具體狀況，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展愿景，制定科學(xué)、合理的管理措施，加強(qiáng)煤礦企業(yè)管理的專業(yè)性和科學(xué)性。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，煤礦企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合時代發(fā)展優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新管理工作模式，將信息化管理滲透在檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)當(dāng)中，不斷增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和高效性?；谄髽I(yè)的預(yù)期目標(biāo)和長遠(yuǎn)目標(biāo)，精細(xì)化的煤礦企業(yè)檔案管理能夠幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題并改進(jìn)，進(jìn)而增強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理的高效性，降低檔案管理的失誤，不斷優(yōu)化煤礦企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)的長久健康發(fā)展。

一、當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

為了保證煤礦企業(yè)工作的順利進(jìn)行，陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司（以下簡稱紅柳林礦業(yè)公司）從項目開始籌備就將檔案管理工作列入議事日程，成立了項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長，主管檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由綜合部經(jīng)理任主任，專職檔案員任專干，具體負(fù)責(zé)檔案管理的日常事務(wù)，及時協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的問題。另外，公司嚴(yán)格按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《煤炭工業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，把檔案工作作為一項重要工作來抓，同時納入公司各項管理和發(fā)展規(guī)劃中，與項目建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、安全管理工作同部署、同安排、同組織、同考核。實行了統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求，各負(fù)其責(zé)、同步進(jìn)行的管理模式，建立了各參建單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。除此之外，公司專門建立了專項檔案管理制度，以及較為完善的檔案管理制度，如《檔案管理人員崗位職責(zé)》《庫房管理制度》《檔案安全保密制度》《檔案借閱制度》《檔案管理制度》《檔案獎罰管理辦法》《檔案工作“三納入”“四參加”制度》等。此外，公司還為檔案管理工作配備了專門的硬件設(shè)施，實現(xiàn)了檔案庫房閱覽、檔案人員辦公室分開，還優(yōu)化升級了檔案管理設(shè)備。但是，檔案管理信息化還沒在全公司完全覆蓋，而且檔案管理部門的人手不夠，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理信息化水平仍然沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

二、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的意義

1.信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前飛速發(fā)展的信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活實踐當(dāng)中，為人們帶來了巨大的方便，節(jié)省了時間和精力。對于紅柳林礦業(yè)公司而言，推動檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)一流礦井建設(shè)目標(biāo)的必然選擇，是解決當(dāng)前檔案管理轉(zhuǎn)型升級的迫切需要，是推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的有力抓手。將信息化的管理手段滲透在煤礦企業(yè)檔案管理工作過程中，能夠為企業(yè)節(jié)省更多的時間成本以及人力成本。信息技術(shù)的應(yīng)用為煤礦企業(yè)發(fā)展帶來了巨大的便利，通過信息共享能夠?qū)崿F(xiàn)煤礦企業(yè)檔案的快速閱讀以及快速共享，企業(yè)管理信息化是煤礦企業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展趨勢的必由之路。

2.使檔案管理工作簡單化。將信息化管理模式滲透在煤礦企業(yè)的檔案管理工作過程當(dāng)中，可以告別傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的煩瑣和復(fù)雜，也減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲中會出現(xiàn)的丟失問題。將信息化管理用于煤礦企業(yè)，也可同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。首先，電子檔案的保存不再需要像紙質(zhì)檔案保存時要考慮到自然因素，也不需要考慮檔案煩瑣的保存過程，過去保存檔案不僅需要花費大量的人力和物力，還需要大量的空間，而信息化管理不僅不再需要考慮環(huán)境因素，也不需要再為檔案管理工作配備眾多的人力以及財力。另外，檔案信息化管理可以有效連接紙質(zhì)檔案和電子檔案，能夠擴(kuò)充檔案管理的內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理的路徑，豐富檔案管理模式，不斷增大檔案管理的完整性和高效性，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊男畔n案，重要信息還可以實現(xiàn)多保存路徑，有效增大了檔案管理的完整性，不再害怕檔案數(shù)據(jù)丟失。

3.使檔案管理工作便捷化。檔案管理信息化不僅可以方便專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，還可以為企業(yè)員工查詢檔案帶來較大的便利。在煤礦企業(yè)發(fā)展運行過程當(dāng)中可能需要調(diào)用過去的檔案，在以往的檔案管理中要翻找大量的紙質(zhì)資料才能找到想要的檔案，但是借用信息化管理手段可以通過鼠標(biāo)點擊的方式迅速查找到想要調(diào)用的檔案。通過建立電子檔案，還能夠?qū)崿F(xiàn)煤礦企業(yè)檔案信息化管理，專業(yè)的管理人員會將煤礦企業(yè)進(jìn)行科學(xué)分類，也可以通過企業(yè)專門的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)員工資源共享。借助信息化的檔案管理平臺，也可以讓出差在外的員工登錄企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)，迅速查找到想要閱讀的檔案，大大減少了時間成本。

4.使檔案管理工作規(guī)范化。煤礦企業(yè)的檔案中，不僅包含了企業(yè)發(fā)展運行過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)和資料，也包含了對企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的各項數(shù)據(jù)分析和報告等。通過檔案管理信息化，能夠從檔案中科學(xué)分析企業(yè)預(yù)期風(fēng)險，也可以為企業(yè)的長久發(fā)展制定科學(xué)合理的目標(biāo)，還能夠為企業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，不斷增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展的科學(xué)性和方向性。煤礦企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，對于重要的調(diào)用、數(shù)據(jù)分析都能起到準(zhǔn)確及時的效用。另外，通過信息化管理，能夠設(shè)置查閱權(quán)限、登錄身份證步驟，甚至還可以將人臉識別設(shè)置到登錄系統(tǒng)中，能夠規(guī)范企業(yè)的檔案管理，也避免了在傳統(tǒng)人力管理方面的誤差。

三、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的特點

1.原始性。煤礦企業(yè)的檔案管理主要是管理過去工作過程中的檔案，檔案信息化過程當(dāng)中一定要注重信息的來源，確保智能分析工作有法可依。因為檔案屬于過去工作的憑證，要注重對檔案記錄的方式，有的借助于文字資料，有的借助于錄像帶，還有的是U盤，為了確保檔案信息化管理之后，不丟失原本載體的原始性，所以企業(yè)應(yīng)該設(shè)置多樣化的信息管理庫，根據(jù)檔案的存在形式不同，選擇不同的保存方式。

2.準(zhǔn)確性。在企業(yè)檔案管理過程當(dāng)中，無論是紙質(zhì)資料，還是電子資料都有可能會存在數(shù)據(jù)偏差的風(fēng)險，這樣會造成檔案資料的不準(zhǔn)確。電子檔案很難恢復(fù)，所以在檔案管理信息化過程當(dāng)中，一定要確保數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性，才能降低錯誤的概率。

3.豐富性。煤礦資料的檔案管理工作來源極其豐富，多元化的工作內(nèi)容為煤礦企業(yè)檔案管理工作帶來了多樣化的特點。煤礦企業(yè)檔案管理不僅需要管理企業(yè)的人事檔案、行政檔案，甚至還要管理煤礦運行工作發(fā)展過程當(dāng)中的具體工作內(nèi)容，所以在實行檔案管理信息化過程當(dāng)中，企業(yè)一定要注重多元化信息錄入時的審查工作，確保在審查過程當(dāng)中不會出現(xiàn)失誤和偏差，為企業(yè)后期的工作提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

4.服務(wù)型。實現(xiàn)煤礦企業(yè)檔案信息化管理的主要目的是利用，傳統(tǒng)的檔案資料管理形式不方便查找檔案，服務(wù)水平較低，實現(xiàn)信息化管理后要充分利用信息技術(shù)的特點，減少紙質(zhì)檔案管理的煩瑣流程，開發(fā)出便于工作人員隨時調(diào)用或者查閱的信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展帶來更多的便利。

5.智能型。信息技術(shù)的發(fā)展為煤礦企業(yè)檔案資料的保存帶來了更多的便利，智能化的保存模式不再需要像傳統(tǒng)檔案保存那樣花費大量的時間和精力。并且，智能化的檔案保存還提升了檔案分類以及查找的精準(zhǔn)度，檔案信息化也可以針對不同的用戶進(jìn)行分析研究，減少了用戶在使用檔案過程當(dāng)中的煩瑣流程，加強(qiáng)了檔案查找的準(zhǔn)確性。

6.共享性。檔案管理信息化可以為檔案管理人員和煤礦企業(yè)的其他管理人員，甚至是一些用戶之間提供良好的溝通平臺，確保用戶通過大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)接口和終端，有效借用檔案資料，實現(xiàn)檔案管理信息化不僅實現(xiàn)了資源共享，還能夠廣泛延伸檔案資料收集渠道。

四、煤礦企業(yè)檔案管理信息化的難題

1.對于檔案管理信息化的覆蓋程度低。紅柳林礦業(yè)公司檔案管理主要還是借用紙質(zhì)檔案記載企業(yè)運行發(fā)展中的各項資料和數(shù)據(jù)，雖然借助檔案管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行了數(shù)字化的存貯，但是企業(yè)檔案的信息化覆蓋程度還是偏低。目前的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時代發(fā)展的需求，也不適用于煤礦企業(yè)的長久健康發(fā)展，所以企業(yè)要意識到檔案管理應(yīng)該與時代發(fā)展大趨勢有機(jī)融合，煤礦企業(yè)應(yīng)該有專業(yè)的、高素質(zhì)的數(shù)字檔案管理團(tuán)隊。信息化、高效化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠保障煤礦企業(yè)的各項檔案資料準(zhǔn)確、完整的保存，不僅能夠為企業(yè)的發(fā)展提供完整的記錄，還可以為企業(yè)的未來發(fā)展提供有效的參考。就目前煤礦企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r而言，大多數(shù)煤礦企業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)仍然處于起步階段甚至是規(guī)劃階段，長時間的數(shù)據(jù)信息積累會導(dǎo)致在轉(zhuǎn)變電子管理過程當(dāng)中要花費巨大的人力、物力和財力。另外，檔案管理工作人員沒有意識到信息化管理對于自身工作的便捷性和高效性，仍然沿襲紙質(zhì)檔案管理模式，忽視了對檔案信息化建設(shè)的學(xué)習(xí)，不能真正認(rèn)識自身工作急需轉(zhuǎn)變的迫切性，也不能切實發(fā)揮信息化管理模式對于煤礦企業(yè)發(fā)展的效用。

2.管理方法有待提升，專業(yè)性有待加強(qiáng)。紅柳林礦業(yè)公司已經(jīng)認(rèn)識到了管理信息化的重要性，但是執(zhí)行力度很低。目前，公司檔案管理信息化僅僅停留在查詢文獻(xiàn)上，很多時候仍然是人力翻找檔案，并不能借用信息化管理模式解決生產(chǎn)中的各種難題。另外，檔案信息化建設(shè)沒有配備專業(yè)的管理人員，對于收集來的檔案只是簡單地將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，而沒有進(jìn)行科學(xué)的篩選和分類，在錄入時也只是簡單的文字錄入，并沒有后期加工。由于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案需要很多時間，并且轉(zhuǎn)變周期較長，見效緩慢，所以企業(yè)對于檔案管理信息化的重視程度普遍較低，甚至不愿意花費資金引進(jìn)技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)不能真正實現(xiàn)檔案信息化管理，更沒有專業(yè)的技術(shù)人員提供技術(shù)支撐。

3.檔案管理信息化工作安全系數(shù)較低。由于對檔案管理信息化的重視程度還不夠，導(dǎo)致設(shè)備不能夠及時更新，甚至存在一定的缺陷，直接影響了信息管理的安全。許多企業(yè)在檔案管理人員配備方面忽視了年齡結(jié)構(gòu)，年紀(jì)大的員工不能夠熟練掌握新設(shè)備，也容易在信息錄入中存在偏差。還有很多企業(yè)缺乏對相關(guān)人員的培訓(xùn)，檔案管理人員不能夠掌握最新的信息化管理模式，導(dǎo)致工作出現(xiàn)差錯。

五、提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化的策略

1.進(jìn)一步提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。不管是煤礦企業(yè)的管理層還是專門的檔案管理人員，都應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案管理信息化的重視，一定要借助新時代的信息管理技術(shù)，實行企業(yè)檔案管理，保證檔案館的規(guī)范化和智能化。第一，在企業(yè)內(nèi)可以建立檔案管理專門數(shù)據(jù)庫，只有專業(yè)檔案管理人員才有進(jìn)入數(shù)據(jù)庫的權(quán)限，保證檔案管理的安全，提高檔案信息的利用率。第二，企業(yè)應(yīng)該加大投資力度，引入專業(yè)的檔案管理人才，配備專業(yè)的檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化的專業(yè)性和高效性。第三，檔案管理工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，要熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)以及各項軟件，在檔案管理信息化平臺上，還要適度公開檔案信息，優(yōu)化檔案查閱方式，最大限度地發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢作用。

2.紙質(zhì)檔案電子化，完善技術(shù)支撐。將企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案需要花費一定的時間，陳舊的檔案進(jìn)行歸納整理之后，還要進(jìn)行檔案錄入也需要花費大量的人力和物力。因此，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)保證系統(tǒng)使用的簡便性，最好可以借用便捷輸入的功能，減輕錄入電子信息時的工作負(fù)擔(dān)。專業(yè)的技術(shù)工程師根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求，設(shè)計專門的應(yīng)用軟件，在對內(nèi)開放軟件上，員工可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行查閱，這樣可以讓企業(yè)的內(nèi)部員工及時了解企業(yè)的各項信息，員工在進(jìn)行工作的會減少很多麻煩。另外，也要設(shè)立對外的查閱軟件，便于外界與煤礦企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)溝通，為客戶以及其他用戶提供更多的便利。除此之外，還要及時更新并維護(hù)企業(yè)的各項軟硬件設(shè)施，以保證企業(yè)信息管理的水平和質(zhì)量。

3.優(yōu)化升級檔案管理安全建設(shè)。在煤礦企業(yè)檔案管理信息化工作過程當(dāng)中，最重要的是保證信息的安全性，從檔案的儲存手段和儲存位置到設(shè)立查閱密碼以及身份審核等工作都要密切關(guān)注檔案的安全性。檔案室使用的硬件設(shè)施和進(jìn)入機(jī)房權(quán)限要進(jìn)行全方位實時監(jiān)控，對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行登錄時，可以只供內(nèi)部員工使用。另外，加密技術(shù)也是保證檔案安全性的一項重要舉措。

4.配備更多專業(yè)的檔案管理信息化人才。要想加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理信息化的專業(yè)水平，一定要為此項工作配備專業(yè)的技術(shù)人員，企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)熟練軟硬件開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，不斷提升檔案信息管理的高效性和安全性。另外，還要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，對員工的工作能力進(jìn)行培訓(xùn)，幫助檔案管理人員能夠更快使用信息化管理流程，更快上手對檔案進(jìn)行管理。另外，還要培養(yǎng)檔案管理人才，善于對檔案進(jìn)行歸納和整理，不斷提升工作人員的分析總結(jié)能力，提升檔案管理的信息化水準(zhǔn)。

六、結(jié)語

通過上述分析，紅柳林礦業(yè)公司要實現(xiàn)“行業(yè)第一、世界一流”現(xiàn)代煤炭企業(yè)愿景目標(biāo)，就必須充分認(rèn)識到煤礦企業(yè)實行檔案信息化管理的必要性和急切性，所以公司內(nèi)部應(yīng)該多方發(fā)力，不斷提升檔案管理的信息化水平，重視煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)、實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化、完善技術(shù)支撐、加強(qiáng)檔案管理安全性建設(shè)、配備專業(yè)的檔案管理信息化人才等，借助多途徑提升檔案管理信息化水準(zhǔn)。

作者:高康

煤礦企業(yè)檔案管理篇2

煤礦企業(yè)檔案是建設(shè)煤礦工程最原始的記錄，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)性記載，是煤礦工作者專業(yè)的經(jīng)驗總結(jié)，是圍繞煤礦企業(yè)整體工作過程形成的檔案，做好檔案管理工作能確保煤礦企業(yè)日常管理工作的正常開展。但目前煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)落后、檔案室軟硬件建設(shè)不足、聲像檔案未受到重視、檔案信息資源開發(fā)欠缺、檔案管理人員專業(yè)能力較弱，這一系列不利因素均導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，不利于企業(yè)的管理與發(fā)展，急需改進(jìn)和完善。

一、煤礦檔案管理的重要性

檔案中包含完整、可靠的信息，對煤礦企業(yè)的管理和發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理，利用現(xiàn)有資料挖掘檔案信息，了解煤礦企業(yè)過去的歷史，綜合分析相關(guān)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)煤礦企業(yè)今后的發(fā)展。通過整理煤礦企業(yè)檔案，企業(yè)管理者還能掌握過去的歷史、了解現(xiàn)在的情況、預(yù)測未來的趨勢，提升決策的合理性與有效性[1]。如果煤礦企業(yè)的各個部門沒有在平時積累檔案，檔案管理人員也沒有收集和管理好檔案，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就無法了解企業(yè)整體的經(jīng)營管理情況，就容易做出不合理甚至錯誤的決策，使企業(yè)遭受損失。特別是在當(dāng)今信息時代，檔案管理信息化建設(shè)對煤礦企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理意義重大。因此，煤礦企業(yè)為提高管理質(zhì)量，就必須通過信息化建設(shè)挖掘檔案信息，如實反映企業(yè)狀況。此外，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對煤礦企業(yè)有效開展經(jīng)營管理活動、加快現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程顯得尤為重要。

二、加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加快檔案室軟硬件建設(shè)

檔案室硬件設(shè)施的優(yōu)劣關(guān)系到煤礦企業(yè)能否順利開展檔案管理信息化建設(shè)工作，因此必須加快硬件建設(shè)。如煤礦企業(yè)應(yīng)適當(dāng)擴(kuò)大檔案室的面積，分開整理檔案、存放檔案，方便開展檔案管理工作；在檔案室添加必需的管理設(shè)備，加強(qiáng)防火、防潮、防盜等設(shè)施建設(shè)，保證檔案的安全與完備；配備檔案室專用電腦、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施，保證檔案信息化管理的方便與快捷。此外，煤礦企業(yè)還應(yīng)增加軟件投入。如煤礦企業(yè)要盡早建立數(shù)字查詢系統(tǒng)、安全密鑰系統(tǒng)等，保證檔案信息資源的安全性；重視檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)活動的結(jié)合，使其相互促進(jìn)，通過計算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)推動檔案管理信息化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)煤礦聲像檔案管理

聲像技術(shù)是煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用較為廣泛的一項技術(shù)手段，主要是記錄煤礦生產(chǎn)經(jīng)營管理環(huán)節(jié)的聲像資料。聲像資料具備顯著的特征，能使煤礦企業(yè)檔案更準(zhǔn)確、更直觀，其內(nèi)容也蘊含豐富的信息，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不可比擬的。而且聲像檔案的復(fù)制與編輯更容易，難以造假，即便是造假也能利用專業(yè)技術(shù)手段加以識別，從而進(jìn)一步保證了煤礦企業(yè)檔案的可信度。煤礦企業(yè)的管理者應(yīng)高度重視聲像檔案管理工作，同時抓好聲像檔案管理制度建設(shè)。煤礦企業(yè)聲像檔案管理工作不能全憑想象，更不能停滯不前，要有序進(jìn)行，注重使用聲像技術(shù)的效果，通過制度鞏固聲像檔案管理成果。此外，要注意強(qiáng)化聲像檔案管理分工負(fù)責(zé)制的落實，明確劃分聲像檔案管理工作的責(zé)權(quán)利，做到專業(yè)、專崗、專人、專管，明晰崗位與業(yè)務(wù)范疇，將責(zé)任落實到人頭，從而提高聲像檔案管理工作的實際效果。如檔案管理人員應(yīng)有效收集各單位、各部門的聲像資料，針對重要的環(huán)節(jié)與時間，務(wù)必要有高質(zhì)量的聲像資料作為檔案素材，并選擇恰當(dāng)?shù)膬?nèi)容。同時，要進(jìn)一步擴(kuò)大收集和使用聲像檔案的范圍，非生產(chǎn)的領(lǐng)域也有很多聲像資料，要做好相應(yīng)的收集與整理工作，擴(kuò)大聲像檔案管理的影響力，提升煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的效率。

（三）開發(fā)煤礦檔案信息資源

在檔案管理工作中，利用檔案是終極目的。煤礦企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，這對促使煤礦企業(yè)發(fā)展、助力國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)等有重要作用。尤其是在國家極力倡導(dǎo)安全生產(chǎn)的大環(huán)境下，煤礦企業(yè)應(yīng)大力挖掘檔案信息資源，建立安全事故檔案專題目標(biāo)。如針對煤礦企業(yè)已經(jīng)形成的檔案，應(yīng)圍繞發(fā)生事故的原因與情況，分門別類編制專題目錄。即檔案管理人員在日常工作中要注意進(jìn)行館藏檔案調(diào)研，以目錄的形式把所有關(guān)于煤礦安全事故的檔案篩選出來，形成專項檔案，繼而基于檔案內(nèi)容明確幾個專題，包括瓦斯通風(fēng)事故、運輸事故、頂板事故、機(jī)電事故、火藥放炮事故等，形成檔案專題目錄索引，提高查找煤礦安全事故檔案信息的效率。對于正在形成或者將要形成的煤礦安全生產(chǎn)檔案，也應(yīng)將其制作成目錄納入對應(yīng)專題。之后結(jié)合數(shù)字化工程調(diào)出所有安全檔案，根據(jù)專題分類掃描或者復(fù)印，形成虛擬檔案，再通過統(tǒng)計、分析煤礦企業(yè)安全事故檔案，將編研成果與典型案例結(jié)合，編寫生動的宣傳教育素材，采取班前宣講、脫產(chǎn)培訓(xùn)等方式將這些素材應(yīng)用于各個工作崗位，強(qiáng)化煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)宣傳教育，最大限度發(fā)揮檔案信息資源的作用。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)能力

檔案管理信息化建設(shè)速度的快慢和煤礦企業(yè)檔案人員的專業(yè)能力與素質(zhì)直接關(guān)聯(lián)，因為這不僅是服務(wù)性的工作，更是技術(shù)性與專業(yè)性的工作。隨著檔案管理工作的日益信息化、現(xiàn)代化，煤礦企業(yè)應(yīng)著力打造優(yōu)質(zhì)檔案管理隊伍，吸收大量專業(yè)人才，使其具備計算機(jī)應(yīng)用和檔案管理等能力。如煤礦企業(yè)的相關(guān)部門應(yīng)定期開展培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員的專業(yè)能力，強(qiáng)化檔案管理隊伍信息化建設(shè)。由于檔案管理信息化建設(shè)中會形成電子檔案、數(shù)字檔案，因而檔案管理人員不僅要具備專業(yè)檔案管理能力與計算機(jī)應(yīng)用能力，還要掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，這是檔案人員面臨的新挑戰(zhàn)，應(yīng)積極參與企業(yè)組織的新技術(shù)、新方法與新設(shè)備的培訓(xùn)活動，擴(kuò)充知識、提升技術(shù)能力，從而增強(qiáng)掌握和應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)的能力，提升檔案管理工作的技術(shù)性。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)不但能提高煤礦企業(yè)檔案管理工作效率，還能為煤礦企業(yè)開展后續(xù)管理工作奠定堅實基礎(chǔ)，煤礦企業(yè)在實際工作中要充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加快檔案室軟硬件建設(shè)，加強(qiáng)聲像檔案管理。同時，注意開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理人員的專業(yè)能力與素質(zhì)，高效做好檔案管理工作，使煤礦企業(yè)不斷提升檔案管理水平，為煤礦企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

作者:關(guān)建麗 單位:霍州煤電集團(tuán)李雅莊煤礦

煤礦企業(yè)檔案管理篇3

煤礦企業(yè)檔案建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理的重要方式，做好檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)日常工作的正常開展，但從目前的發(fā)展?fàn)顩r看，煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)比較落后，辦公軟件未能及時更新，檔案信息資源有待開發(fā)等，諸多原因?qū)е铝藱n案管理工作效率的低下。因而管理者要加強(qiáng)自身建設(shè)，充分認(rèn)識當(dāng)前形勢，切實提升企業(yè)檔案管理的水平。

一、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）有助于信息實現(xiàn)交互

傳統(tǒng)的檔案管理模式只是通過紙質(zhì)文件記錄信息，從而建立檔案，但這種方法極容易造成信息的損失，損壞的可能性也比較大。隨著時代的發(fā)展，信息存儲方式發(fā)生了變革，煤礦企業(yè)檔案管理應(yīng)結(jié)合信息化操作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高信息處理的效率，而且節(jié)省了信息的存儲空間，通過簡單的檢索就能夠快速找到相關(guān)資源，也有助于實現(xiàn)信息的交互，提高信息共享效果。

（二）信息傳輸方式多樣化

在過去，檔案的傳輸需要進(jìn)行郵寄，耗費時間較長，還極容易在郵寄的過程中丟失，不僅對個人也給企業(yè)造成極大的損失。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，大大提高了傳輸效率，也方便進(jìn)行資料的存儲，營造了安全的信息共享環(huán)境，電子郵箱、社交軟件等都可以隨時傳播文件，并且還可以給文件進(jìn)行加密，提高信息傳輸?shù)陌踩浴?

二、檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

（一）檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠

從煤礦企業(yè)過去的發(fā)展?fàn)顩r看，大多數(shù)時候都是將紙作為載體存儲文件檔案和圖像資料，但這種管理方式已不再適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。特別是煤炭企業(yè)，急需建立一套適合自身發(fā)展的，包括信息檢索、管理、利用一體化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，才能夠滿足自身發(fā)展的需要。但檔案信息系統(tǒng)還處于建設(shè)的初步階段，因此數(shù)據(jù)的錄入、核實以及軟件的熟悉等均需耗費大量的時間和精力，也增加了檔案管理人員的工作量。不完善的數(shù)字檔案系統(tǒng)也降低了使用的次數(shù)，這與管理者的觀念有關(guān)，很多煤礦企業(yè)的管理者都認(rèn)為紙質(zhì)化檔案管理尚可，無需改進(jìn)，同時對于檔案管理的信息化建設(shè)還存在疑問，導(dǎo)致其不能全面掌握信息化檔案建設(shè)的核心，未使信息化的檔案發(fā)揮其作用。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

過去檔案的管理一直停留在紙質(zhì)上，人工管理的模式占據(jù)了很長一段時間，并且信息化的使用程度較低，由于年齡的限制，很多老員工不愿意接受信息化的檔案管理模式，仍堅持原來的管理模式，也沒有學(xué)習(xí)數(shù)字檔案系統(tǒng)的一體化設(shè)計，對于輸入和利用更是缺乏認(rèn)識，影響了煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)。很多檔案管理人員多為文職工作人員，缺少檔案管理經(jīng)驗，即使參加過相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)或活動，也沒有實質(zhì)性的工作經(jīng)驗，也沒有真正認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。因此，檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，從而方便煤礦企業(yè)高效開展檔案管理，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案保密性有待提高

紙質(zhì)檔案的保密性依賴于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，受主客觀因素的影響較大。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案的建設(shè)同樣面臨著保密性與安全性的問題，我國頒布的法律對于信息化建設(shè)有一定的促進(jìn)作用，但無法滿足社會信息安全保障的需求，導(dǎo)致檔案信息化管理保密工作的開展沒有完善的法律作為支撐。檔案管理人員因為操作的不規(guī)范，容易引發(fā)泄密事件，特別是當(dāng)使用非公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入電子檔案信息系統(tǒng)時，就會增加信息暴露的風(fēng)險，如果沒對保密檔案進(jìn)行加密，更是增加了信息泄露的危險，網(wǎng)絡(luò)信息安全性無法得到有力的保障。

三、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）提高檔案信息化建設(shè)的重視程度

不論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，積極利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展，建立專門的數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置一定的進(jìn)入權(quán)限，從而在保障檔案信息安全的前提下，提高信息的共享效率。煤礦企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，投入一定量的資金進(jìn)行硬件、軟件的搭配，還要不斷完善信息化檔案系統(tǒng)模塊功能，從而利用多媒體信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員還應(yīng)熟悉數(shù)字檔案的管理和使用流程，重視檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建專門的檔案信息化管理平臺，適度的公開檔案信息，簡化查閱手續(xù)，提高檔案管理的便捷性。

（二）建立全面的信息化管理機(jī)制

建立并完善檔案信息化管理機(jī)制，成立專門的管理團(tuán)隊，并且明確各職工的責(zé)任，充分發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門之間的關(guān)系，更好地推動檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的管理經(jīng)驗，完善基礎(chǔ)設(shè)施，在保留紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對信息化檔案的管理，提高設(shè)備配置，提高檔案信息管理的專業(yè)性；制定科學(xué)合理的開放利用程序，從而構(gòu)建差異化的等級權(quán)限制度，保障知情者的權(quán)利。同時，還應(yīng)確保原始檔案的完整，為檔案的查閱提供雙重保障，積極利用計算機(jī)防火墻，提高信息的安全性。

（三）開發(fā)煤礦檔案信息資源

在檔案管理的建設(shè)過程中，使用檔案才能夠發(fā)揮其內(nèi)在價值。煤礦企業(yè)檔案信息化建設(shè)就應(yīng)積極挖掘檔案信息資源，建立安全高效的信息管理體系。對于已經(jīng)形成的檔案，圍繞中心主題分門別類進(jìn)行編制，以目錄的形式將所有關(guān)于安全事故的檔案篩選出來，形成專項檔案，使檔案管理更加系統(tǒng)。對于正在形成的煤礦安全生產(chǎn)檔案，也應(yīng)將其制作成目錄納入對應(yīng)專題，之后結(jié)合數(shù)字化工程調(diào)出所有安全檔案，根據(jù)專題分類掃描或者復(fù)印，形成數(shù)字檔案，從而最大限度地發(fā)揮煤礦安全生產(chǎn)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的重要作用。綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息傳輸?shù)乃俣纫搽S之提升，煤礦企業(yè)檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的理論知識，并將其應(yīng)用到煤礦企業(yè)檔案管理工作中。煤礦企業(yè)是勞動密集型企業(yè)，管理者應(yīng)創(chuàng)新檔案管理模式，轉(zhuǎn)變管理觀念，積極引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理的專業(yè)性，培養(yǎng)信息化檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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作者:秦越 單位:山西汾河焦煤股份有限公司回坡底煤礦