時間：2023-03-06 15:59:59
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1數字化轉型形勢下的企業(yè)管理
當前,世界經濟正在進入以新一代信息技術為主導的發(fā)展時期,數字化轉型已是大勢所趨。信息技術與制造業(yè)的深度融合,引發(fā)了影響深遠的產業(yè)變革,形成了新的生產方式、產業(yè)形態(tài)、商業(yè)模式和經濟增長點,推動了國內外制造企業(yè)在商業(yè)模式、管理運營組織方式、研發(fā)手段和生產制造等方面的轉型和創(chuàng)新,在數字化轉型背景下的企業(yè)管理面臨著全面的數字化重構[1]。
2產品實現過程的數字化重構
在企業(yè)數字化轉型過程中,首先面臨的是產品設計研發(fā)和制造的數字化,要圍繞核心產品,以數據驅動及流程牽引,構建產品實現過程端到端數字化能力。在產品實現過程的數字化重構中,首先要以用戶體驗驅動的場景思維,開展產品規(guī)劃并將其數字化;其次要構建數字化的產品管理流程,建立多維度的產品成熟度評估指標體系,指導產品規(guī)劃和年度計劃;第三要采用MBSE(基于模型的系統(tǒng)工程)設計方法,構建精益研發(fā)體系;最后在生產制造過程中,以PDM(產品數據管理)和MES(制造執(zhí)行管理)的一體化打通產品實現過程數字化的最后一公里。在復雜系統(tǒng)產品的數字化研發(fā)中,采用MBSE設計方法和與之相適應的數字化協(xié)同研發(fā)平臺是其中的關鍵?；谀Ｐ偷南到y(tǒng)工程設計方法,用數字化建模代替?zhèn)鹘y(tǒng)的文檔化設計,以產品的數字化模型銜接系統(tǒng)設計中涉及的機械、電子、軟件各專業(yè),覆蓋需求分析、方案設計、詳細設計各階段,串聯集成聯試、試驗、驗證各環(huán)節(jié)。數字化研發(fā)平臺整合專業(yè)設計工具,落地各類設計規(guī)范、技術規(guī)范,管理標準組件庫和模型庫及參數庫,支撐各專業(yè)人員在統(tǒng)一平臺上協(xié)同工作,完成產品的數字化模型并不斷迭代優(yōu)化,最終形成復雜系統(tǒng)的數字孿生,從而全面實現產品設計研發(fā)數字化。如圖1所示。
3運營管理過程的數字化重構
企業(yè)運營管理是對企業(yè)生產經營活動進行計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制等一系列活動,目標是通過優(yōu)化配置企業(yè)的人力、物力、財力、信息等資源,獲得最大的投入產出效率,實現企業(yè)戰(zhàn)略目標的落地。企業(yè)運營管理過程,圍繞企業(yè)經營目標,涉及項目、合同、計劃為主線的核心業(yè)務管理,以及人、財、物等關鍵資源管理。企業(yè)運營管理過程的數字化,包括戰(zhàn)略管理的數字化、關鍵資源管理的數字化以及核心業(yè)務管理的數字化三方面。戰(zhàn)略管理數字化,是指通過數字化手段實現戰(zhàn)略管理、目標管理和績效管理的閉環(huán),通過數字化的戰(zhàn)略規(guī)劃模型、指標化的目標體系和量化的績效考核手段,有效保證企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的落地[2]。關鍵資源管理數字化,是在人、財、物等關鍵資源信息化管理的基礎上,通過數據整合、數據治理形成數據資產,采用各類分析模型實現數據智能應用,挖掘數據價值。核心業(yè)務管理數字化,是圍繞合同執(zhí)行、項目執(zhí)行、計劃執(zhí)行全過程,打通企業(yè)生產經營活動的各業(yè)務線條,實現各環(huán)節(jié)全要素的數字化管理。企業(yè)運營管理過程的數字化重構,并不僅僅是實現傳統(tǒng)意義上的企業(yè)管理信息化。企業(yè)信息化是以業(yè)務流程優(yōu)化為基礎,利用信息技術管理企業(yè)生產經營活動中的各種信息,實現信息的共享和有效利用。在這一過程中,流程是核心,軟件系統(tǒng)是工具,而數據是軟件系統(tǒng)運行過程中的副產品。企業(yè)管理的數字化重構則是企業(yè)數字化轉型的產物,是通過數字技術的深入運用,構建一個全感知、全聯接、全場景、智能化的數字世界,進而對傳統(tǒng)管理模式、業(yè)務模式、商業(yè)模式進行創(chuàng)新和重塑。企業(yè)運營管理過程的數字化重構,就是要實現業(yè)務數據化和數據業(yè)務化。業(yè)務數據化是指建設專業(yè)信息化系統(tǒng),實現企業(yè)業(yè)務管理的數據化,通過管理要素內在的指標化(亦可稱為模型化),達到業(yè)務數據可利用、可分析、可改進,實現更為精細的運營。數據業(yè)務化是指建立數據中臺,形成數據資產積累,支持數據治理與數據服務,結合企業(yè)業(yè)務發(fā)展,設計數據服務應用。企業(yè)運營管理過程的數字化重構,在理念上以全面數字化為核心,在應用場景設計上以基于數據的智能應用為目標,在系統(tǒng)構建上以建設統(tǒng)一數據底座為重點。因此,企業(yè)運營數字化管理平臺或系統(tǒng),具有一體化、集約化和智能化的特征,采用業(yè)務、數據雙中臺的技術架構,具備柔性調整、橫向擴展的能力,實現運營管理過程的一體貫通,管控要素的集約體現,以及基于數據的智能分析。
4供應鏈的數字化重構
產品實現過程和運營管理過程的數字化重構主要從內部視角進行數字化企業(yè)的塑造,但競爭的壓力要求企業(yè)數字化的視角放大到整個產業(yè)鏈的上下游。供應鏈的數字化重構,從宏觀層面看,與產業(yè)布局密切相關,關系到法律規(guī)則和技術標準的互認,以及基礎設施的互聯互通。從微觀層面看,企業(yè)要通過數字化技術應用,降低全鏈的成本,提供高效的協(xié)同機制,合作提供最具競爭力的產品和服務。供應鏈數字化重構首先在底層信息基礎設施構建方面,要采用物聯網技術實現智能便捷的數據采集、機器人物流以及人機互動和數據集成,實現供應鏈在物端的數字化;其次,構建數字化的供應鏈管理平臺實現采購供應過程、內部外部協(xié)同作業(yè)的數字化,通過數字化平臺能快速確定物料定位,明確采購內容與數量,確認外協(xié)訂單和技術要求,通過云端平臺的方式,實現多工廠、多工序、集團云、共享云等多個層次與級別的聯系與連通,從更高的層次和更寬的視角來進行供應鏈協(xié)同作業(yè)、業(yè)務處理以及監(jiān)測與運行。最后,能夠基于大數據的分析,實現采購預測和計劃的數字化、供應商管理和評估的數字化,以及供應鏈風險控制和輔助決策的數字化。
5企業(yè)管理的數字化分析
通過對企業(yè)管理核心過程的數字化重構,企業(yè)管理各項管理要素實現了全面的數字化,以數據為核心的分析應用成為最迫切的需求。但以往的信息系統(tǒng)建設以實現業(yè)務流程處理信息化為出發(fā)點,缺乏整體數據資源規(guī)劃,缺乏統(tǒng)一平臺支撐數據獲取、數據管理,數據應用較為分散,數字化的成果不能很好的利用。企業(yè)管理的數字化重構需要構建統(tǒng)一的數據基礎設施,覆蓋數據采集、數據治理、數據管理、數據分析、共享服務等數據全生命周期管理和應用業(yè)務活動。企業(yè)統(tǒng)一數據基礎平臺總體架構如圖2所示。通過構建統(tǒng)一數據基礎平臺,面向企業(yè)管理各方面的數據分析和智能應用得以實現。包括戰(zhàn)略全景分析和企業(yè)價值鏈分析等。通過各類數字化工具,利用管理信息系統(tǒng)作為驅動,就能夠對企業(yè)的內外部的價值進行大數據分析,能夠對市場需求以及營銷風險的數據進行科學的預測,及時做出相應的調整,對企業(yè)的資源進行合理的分配?；趦r值鏈數字化分析,設計端對端的完整工作流程,使企業(yè)管理更加智慧化[3]。
[關鍵詞]電力企業(yè)；檔案；數字化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046
[中圖分類號]F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0063-01
檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中起著重要作用。隨著科學技術的發(fā)展，社會全面步入信息化時代，企業(yè)也對此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經營模式。電力企業(yè)想要贏得市場競爭的主動權，就必須重視改進檔案管理模式。本文就如何做好電力企業(yè)檔案信息化管理進行分析研究。
1 電力企業(yè)檔案管理中存在的問題概述
電力企業(yè)的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個部門的方方面面，管理的內容較為重要性。紙質檔案管理是傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對檔案原件造成損害，影響檔案的長期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業(yè)管理人員的隨時閱覽。新形勢下，電力企業(yè)管理相關部門要足夠重視電力企業(yè)檔案的管理工作，積極推進檔案數字化管理的實現，提高檔案管理工作質量和工作效率，促進電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
2 實現電力企業(yè)檔案數字化管理的必要性
電力企業(yè)檔案利用率越來越高，企業(yè)經營者和管理人員對檔案的翻閱也越來越頻繁。電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運轉有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運轉，在一定程度上對企業(yè)經濟的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現代，多媒體得到廣泛應用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時抓住機遇，加快建設和完善檔案管理工作，實現公文信息快速運轉的檔案數字化管理，適應現代社會市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經濟的快速發(fā)展。
3 如何有效實現電力企業(yè)檔案數字化管理
3.1 提高電力企業(yè)數字化管理的重要性意識
數字化檔案管理不僅可以加強電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進行改進，還可以進一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆，且需要進行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數字化管理符合現代先進管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數字化管理的替代可以延長紙質檔案的壽命，還可以實現資源共享，適應節(jié)約型社會的發(fā)展要求。一方面，跟進多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進了電力企業(yè)在全球信息化時代的發(fā)展。
3.2 建立健全電力企業(yè)數字化數據管理庫
數字化管理技術是采用數字化進行存儲的一種方法。數字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經濟和科技的迅猛發(fā)展有關，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數字化數據管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數據庫開始，給電力企業(yè)檔案進行分門別類，標上“套”“冊”等分號，寫上相應的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數據庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機網絡對錄入的時間及內容進行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸到檔案時間數據庫，進行統(tǒng)計整理，方便管理人員對信息進行管理的同時，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。
3.3 做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓工作
電力企業(yè)領導應重視檔案數字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識，才能使企業(yè)產生更好的經濟效益。為促進電力企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，電力企業(yè)部門應培養(yǎng)一支高素質的專業(yè)管理隊伍。為提高各部門人員的檔案管理意識，貫徹檔案數字化管理知識，電力企業(yè)單位負責人可定期組織召開相關會議，使管理人員對數字化檔案管理認識更深刻，認識到數字化檔案管理的重要性，同時也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外，還要提高檔案管理人員的業(yè)務素質，只有掌握業(yè)務工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質、責任心強的復合型人才從事檔案工作，才能更好地發(fā)揮電力企業(yè)檔案數字化管理的重要作用。
主要參考文獻
[1]姜F.電力企業(yè)檔案數字化管理的意義及注意事項[J].城建檔案，2014（11）：52-53.
關鍵詞：企業(yè)檔案；數字化管理
一、企業(yè)檔案數字化管理的意義
（一）有利于實現對企業(yè)檔案的科學保管和有效利用
在我國的很多企業(yè)中，在進行企業(yè)檔案管理時所采用的依然是過去傳統(tǒng)的管理模式，主要是通過紙質的檔案管理模式，對檔案的長期保存和使用極為不利。而通過采用數字化管理模式，能夠是檔案管理工作的效率和質量大大提高，這是因為傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式下，檔案管理人員或企業(yè)管理人員在重復借閱檔案，會使檔案受到一定損害，不僅對企業(yè)檔案的保存不利，而且也不能做好企業(yè)檔案管理工作?，F如今，企業(yè)檔案使用的次數越來越多，如果依舊采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，已經很難滿足檔案使用者的實際需求了，必須采用數字化管理模式，這樣一方面能夠為檔案使用提供方便，另一方面又能有效解決檔案存儲困難的問題。
（二）有利于促進企業(yè)檔案管理水平的提升
在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)只有通過落實有效改革，才有可能獲得較好的發(fā)展。要確保改革能夠得到及時有效地落實，就必須通過企業(yè)檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當前傳統(tǒng)檔案管理模式已經不能滿足實際需求了，必須采用數字化檔案管理模式，這樣企業(yè)就能夠及時準確的將改革或檔案管理模式在檔案中進行記錄，以備后期取用。采用數字化檔案管理模式，能夠促進企業(yè)檔案管理水平的提升，同時還能及時發(fā)現企業(yè)檔案管理不足，并采取相應的改進措施，提高企業(yè)整體管理水平。
二、企業(yè)檔案數字化管理的對策與建議
（一）加強企業(yè)檔案數字化建設
要想加強企業(yè)檔案數字化管理建設，一方面應做好檔案數字化創(chuàng)建工作，另一方面，還要實現檔案信息資源網絡化。首先，企業(yè)檔案室必須能夠對各類信息軟件進行合理利用，既要做好檔案立卷歸檔和著錄標引工作，又要專門建立相應的數據庫，為計算機文件資料管理和查詢提供方便，從而更好地開展檔案管理工作。其次，企業(yè)檔案室應該在企業(yè)內部實現區(qū)域內聯網，與相關企業(yè)進行互聯，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。
（二）建立完善的企業(yè)檔案數據管理庫
一方面，建立檔案目錄數據庫，主要建立企業(yè)檔案資料類別，并將檔案名稱內容錄入到計算機中去，這樣就能在計算機中建立完善的檔案目錄數據庫。目錄數據庫建立完成之后，企業(yè)員工就可以很便利的查詢到香港檔案資料，同時也便于企業(yè)檔案管理。另一方面，建立檔案狀態(tài)數據庫。通過網絡傳輸渠道，將企業(yè)信息與相關資料錄入檔案狀態(tài)數據庫，以實現數據庫的實時更新，這樣企業(yè)檔案使用者就能夠及時查詢到最新檔案數據信息。同時，還能讓檔案管理人員擁有更多的時間對各種檔案信息進行準確分類，并歸檔到相應的檔案庫中，從而讓檔案數字化管理工作更加具有條理性。
（三）全面落實檔案管理制度
長期從事檔案管理工作，筆者深知工作時間長、處理繁瑣是檔案管理工作的明顯特點，企業(yè)領導應當給予足夠重視，員工應該給予適當支持，這樣才能為檔案管理制度落實，企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng)造條件。一是建立完善的企業(yè)檔案管理部門制度，確保部門管理具有穩(wěn)定性。二是檔案管理數字化工作需要應用多種現代化科技，這往往需要強有力的經濟支撐，引進先進的技術和設備，以實現對企業(yè)檔案的數字化管理。因此，企業(yè)方面應當努力為檔案管理工作創(chuàng)造有利的物質環(huán)境，加快檔案資金管理制度完善，為檔案管理提供資金與政策支持。第三，企業(yè)必須對檔案管理人員進行合理配置，建立健全檔案數字化管理人員制度，同時還應盡可能地降低檔案管理人員隊伍的流動性，保持人員穩(wěn)定。
（四）強化負責人對檔案管理的重視程度
要想讓企業(yè)負責人對檔案數字化管理工作給予足夠的重視，可以從以下幾個方面著手采取有效的措施。首先，加強檔案管理人員隊伍建設。要想盡可能地進行數字化管理建設，企業(yè)高層就必須重視建立專業(yè)的檔案管理人員隊伍，通過加強工作培養(yǎng)，專業(yè)管理人員的配備，來促進企業(yè)檔案管理水平提升。其次，企業(yè)可以通過網絡、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理人員隊伍注入新鮮血液，同時對在崗的檔案管理人員，應當加強培訓，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，從而促進其檔案數字化管理水平的提升。最后，企業(yè)負責人應當奔走于各部門之間，加強部門關系協(xié)調，這樣能夠讓檔案管理部門能夠獲得其他部門的幫助，為檔案收集、整理等工作提供方便。因此，就需要配備專業(yè)的檔案管理人員，能夠使部門關系協(xié)調，對工作進行合理安排，讓各部門都能對檔案管理工作提供支持，對檔案管理工作表示配合，方便檔案管理部門獲取運營資料，以便更好地進行整理歸檔，從而提高檔案數字化管理水平。
三、結束語
通過采用數字化管理模式，能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平，以滿足新時期檔案管理水平的需求。在當前這種日益競爭的市場環(huán)境下，企業(yè)要想獲得生存，謀求發(fā)展，就必須加強企業(yè)檔案數字化建設、建立完善的企業(yè)檔案數據管理庫、全面落實檔案管理制度以及強化負責人對檔案管理的重視程度，促進企業(yè)管理水平提升，從而讓企業(yè)獲得更好地發(fā)展。
作者:屠星敏 單位:昆明滇池水務股份有限公司
參考文獻：
[1]全桂英.探討事企業(yè)檔案數字化管理[J].管理學家,2012(2).
【關鍵詞】企業(yè)檔案；數字化管理；重要標尺
0 引言
隨著計算機技術的發(fā)展和普及應用，企業(yè)在生產經營中產生了大量的電子文件。以筆者所在的大型汽車集團為例，我集團每年有大量的電子檔案和紙質檔案歸檔，做好電子檔案的收集、整理、利用工作，同時還要把企業(yè)長期積累的大量紙質檔案轉化為電子檔案，這就構成了企業(yè)檔案數字化的主要工作，做好這一工作任重道遠。
1 企業(yè)檔案數字化管理的益處
檔案數字化，就是將傳統(tǒng)紙質、圖像、聲像、縮微膠片等檔案通過掃描、攝錄等手段采集，轉換成數字形式的計算機文件的過程。企業(yè)檔案數字化管理益處很多。
1.1 企業(yè)檔案數字化管理方便檔案的檢索
通過計算機可以快速的在大量的數據中查找出所需信息資料，大大提高了工作效率。
1.2 企業(yè)檔案數字化管理可以把幾十萬張圖紙、文獻等紙質文檔轉換成可機讀的電子檔案
電子檔案是存儲在光盤或磁盤上的信息，它占用空間小，更加節(jié)能、環(huán)保。電子檔案可以代替原件提供查閱，保護珍貴的歷史檔案。
1.3 電子檔案可以通過互聯網或企業(yè)內部局域網進行傳輸，達到資源共享，避免資源浪費
1.4 企業(yè)檔案數字化管理，可以使用專門的檔案管理軟件進行二次加工編研，提高檔案信息的時效性
2 企業(yè)檔案數字化管理存在的問題
目前企業(yè)檔案數字化中存在的主要問題就是電子檔案載體的特殊性導致的一系列問題。
2.1 電子檔案的真實性問題
由于電子檔案與紙質檔案載體性質的不同，電子檔案可以刪減，可以不留痕跡地反復修改，不能通過字體和印章鑒別，導致無法辨別真?zhèn)?，使其不具有法律效力和依據?/p>
2.2 電子檔案的安全性問題
電子檔案與紙質檔案由于載體不同，容易被外界環(huán)境影響，消磁或者無法讀取；還容易被網絡黑客通過特殊程序截取或被計算機病毒入侵，使信息丟失。
2.3 電子檔案對生存的技術環(huán)境過分依賴問題
企業(yè)的電子檔案形式多樣，有文檔、圖形、視頻、音頻等，而這些檔案無法直接閱讀，人和電子檔案之間有一道數字屏障，計算機成為必須工具。而計算機技術和軟件的更新速度極快，使電子檔案也同時需要不斷的更新才能被讀取和利用，導致電子檔案對計算機的依賴性極大，也極易丟失信息。
2.4 電子檔案的增殖速度極快，存儲密度增高
企業(yè)在生產和經營中產生的電子檔案越來越多，而且組成結構復雜，每年都在成倍的增長，這就要求存儲的載體空間和密度不斷加大。自1957年硬盤誕生以來，存儲密度提高了5000萬倍。而存儲密度越高，導致安全問題就越多。
2.5 檔案數字化對檔案人員也提出了更高的要求
做好檔案數字化工作要求企業(yè)的檔案管理人員不僅懂得紙質檔案的整理、編研，還要能夠熟練地使用計算機、掃描儀、相應的檔案管理系統(tǒng)軟件等，能夠熟練進行計算機軟件和電子檔案更新、升級等后期維護工作。
3 針對企業(yè)檔案數字化管理出現問題應采取的措施
3.1 企業(yè)應該加強數字檔案的安全性管理
對歸檔電子文件做到全程管理，即對電子文件的形成、收集、歸檔以及電子檔案的保管、利用、統(tǒng)計、銷毀等實行全過程管理與監(jiān)控?？梢圆扇∩矸葑R別、權限控制、電子簽名等技術手段維護電子檔案的真實可靠性。
3.2 企業(yè)要根據實際情況建立完整的電子檔案歸檔和保存制度
電子文件歸檔一式三份，一份封存保管，一份借閱使用，一份異地保存。歸檔的電子文件盡量轉換成通用格式，如不能轉換就在同一載體中同時保存其應用軟件，以防止若干年后無法讀取。要選擇專門的檔案光盤，其壽命大于20年，合理安排存儲結構，科學保存。每4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，發(fā)現問題及時解決。
3.3 在檔案數字化轉換過程中要遵循規(guī)范性、安全性、真實性、效益性的原則，制定出符合本企業(yè)實際情況的、合理的、最優(yōu)化的檔案轉化方案。
3.4 做好電子檔案的保存和維護工作，盡可能的延長使用壽命
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，但是由于電子文件形成的時間短，缺乏實際存儲的經驗，所以要求電子檔案的保存環(huán)境高于紙質檔案，要恒溫、恒濕、防塵、防磁、防震、防光、防有害氣體。
3.5 重要檔案還是要雙套制保存
有的大型企業(yè)有很多珍貴或機密的檔案，它們可能是有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，要雙套制保存。既有電子檔案也有紙制檔案，以防止電子檔案出意外導致無法挽回的損失。
3.6 有條件的企業(yè)可根據具體情況開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)
用專業(yè)檔案管理軟件收集、整理、編研電子檔案；把紙質檔案數字化之后掛接到檔案管理數據庫，系統(tǒng)定期自動備份數據，防止丟失，全面實現計算機管理。
3.7 企業(yè)應該重視檔案管理，有計劃地培養(yǎng)和引進檔案管理人才
數字化檔案管理的優(yōu)點主要有：信息管理數字化。具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。資源管理虛擬化，檔案信息資源共享。信息資源管理智能化，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可對檔案進行機密處理。用戶使用方便化，用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
一、企業(yè)數字檔案管理中存在的問題
1、領導重視不夠。目前大部分中小型企業(yè)的領導沒有認識到檔案信息化建設的重要性，習慣于傳統(tǒng)工作，對檔案信息化的重要性認識不足;在目前應用水平不高的情況下，使用計算機是高投入、低產出，有的對實現檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態(tài)度。資金投入不到位，使企業(yè)檔案數字化建設進程緩慢。
2、數字化文件的制作規(guī)程和數字化文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統(tǒng)一結合。
3、正式電子文件歸檔程序不夠完善。在相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發(fā)來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，考慮的范圍是相對局限，不夠周全。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。
4、軟件落后、不適用和安全性差。一些企業(yè)推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書檔案或者更新滯后，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。當前電腦病毒橫行，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。
5、檔案管理人員素質問題。數字化的檔案管理減少了工作人員的工作量，但對于其素質技能的要求有所增加。在現實工作中，一些資質較高的檔案管理人員在軟件應用技能上有所欠缺，而一些年輕檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入。
6、檔案部門自律機制缺乏。檔案部門的安全意識和保密意識不強，對網頁的信息缺少嚴格的審查和管理。缺乏相互的監(jiān)督機制，造成檔案信息外流。
7、數字化文件歸檔管理問題突出。當前檔案信息系統(tǒng)和網絡建設各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
二、企業(yè)數字化檔案管理問題解決措施
1、加強領導對檔案信息化建設的重視。企業(yè)領導應深刻認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業(yè)領導的決策和管理水平，應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設。
2、完善電子文件的信息化管理，數字化檔案監(jiān)控嚴格化。首先，重視數字化檔案的形成監(jiān)控問題，在數字化檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保數字化檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學、完整、嚴密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果。
3、建立完善的數字化檔案安全管理制度。因要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，達到檔案信息利用功能的最大化。實現檔案信息資源共享的核心是建立完善的安全管理制度和針對數字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。
4、健全與檔案信息化相關的標準規(guī)范，統(tǒng)一數據和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎。為了保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據庫中的信息，要使檔案數據庫中信息存儲與呈現必須實現標準化與規(guī)范化，做到標準規(guī)范，避免檔案信息資源的重復、利用率低等問題，為實現檔案信息資源共享奠定基礎。同時，檔案信息化建設必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，采取統(tǒng)一的數據格式、軟件程序、技術標準、工作規(guī)程，才能建立起上下成線、縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡。要盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于實際的技術規(guī)范和標準，推廣相應軟件。實現檔案信息資源的互聯互通，從而穩(wěn)定推進我國檔案信息化建設的進程。
5、培養(yǎng)和引進高素質的檔案管理人員。檔案信息化建設是一門專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，能對相關軟件及自動化辦公系統(tǒng)熟練應用，全面了解和自覺執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標準。因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對工作人員進行相關的專業(yè)化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
6、提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于企業(yè)的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想。因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，在每個環(huán)節(jié)都把每一項責任落實到個人，確保權責明確，采取嚴格有效的保密措施，增加安全性。
結束語
在民營企業(yè)發(fā)展中，為了實現檔案信息的數字化管理，需要領導提高安全意識。在一些企業(yè)中，受思想觀念的制約，一些管理人員還在使用傳統(tǒng)的方式。工作人員未掌握先進文化知識，導致安全管理工作面對較大問題。為了制約該現象的產生，在民營企業(yè)發(fā)展過程中，需要做好積極宣傳與引導工作。如：利用電視、講座、廣播等方式實現教育宣傳工作，為企業(yè)員工傳授相關的法制知識。通過檔案信息安全管理工作的數字化宣傳工作，能夠讓企業(yè)人員增強安全意識，構建堅固的思想防線。在宣傳工作中，還要將利益發(fā)展和安全作為主體，保證能夠將數字化檔案信息安全管理工作完好發(fā)展。在工作具體執(zhí)行期間，還需要根據數字化檔案信息安全工作執(zhí)行期間的實際情況，實現統(tǒng)籌性規(guī)劃，分項目實施。在企業(yè)積極引導下，明確人員的責任和意識，保證專業(yè)人員都能積極參與到檔案信息安全管理工作中，從而實現民營企業(yè)數字化檔案信息的安全發(fā)展。
二、健全法律法規(guī)
加強法律法規(guī)的完善性，保證數字化檔案信息安全管理工作的規(guī)范執(zhí)行。在該執(zhí)行期間，需要從法律法規(guī)角度對其進行研究，基于信息化時展需要，為民營企業(yè)的檔案信息安全管理工作營造良好的發(fā)展氛圍。執(zhí)行過程中，需要根據信息化發(fā)展要求、檔案信息的主要特征，為其制定完善的法律法規(guī)。在該體系執(zhí)行時，不僅能加強民營企業(yè)數字化檔案信息管理工作的?范化，實現信息的開放性發(fā)展，還能保證民營企業(yè)檔案信息完整、真實使用。在現代化發(fā)展背景下，民營企業(yè)面臨較大的挑戰(zhàn)，為了提高檔案信息管理能力，還需要建立完善的管理制度，分析數字化檔案信息安全管理工作中存在的一些影響因素，保證制度的有效執(zhí)行，保證在具體實施工作中，能夠將安全理念滲透到企業(yè)檔案信息管理工作中去。在實施工作中，還要為數字化檔案信息管理工作提供備份制度，其中，需要包括登記、異地使用制度等。不僅如此，還要促進數字化檔案開放工作的執(zhí)行期間，保證能夠開放一些信息。還需要為檔案信息的數字化管理建立維護制度，促進管理工作流程的規(guī)范發(fā)展，保證工作中各個環(huán)節(jié)的人員職責都能充分落實，實現任務分布明確，職責合理等，在不同崗位上，遵循不同的工作事項和流程，這樣才能使檔案信息管理工作符合新時期的發(fā)展要求，維持民營企業(yè)的健康進步。
三、利用先進手段
在民營企業(yè)不斷進步與發(fā)展的背景下，為了提升數字化檔案信息安全管理水平，需要引進先進執(zhí)行手段。先進手段的引入能夠為民營企業(yè)的檔案信息管理工作提供有效保障，在內部管理工作中，需要相關部門根據自身的發(fā)展條件，借鑒一些成功經歷，引入有效的數字化檔案信息安全軟件，促進信息安全設備的有效配置，保證企業(yè)在數字化檔案管理工作中，提高其中的技術含量。不僅如此，在具體執(zhí)行期間，還需要根據企業(yè)建立的數字化管理系統(tǒng)化，分析運行的實際情況，對計算機的硬件和軟件進行優(yōu)化選擇，提高其使用性能。在對計算機軟件與硬件進行選擇過程中，要重視計算機的品牌和服務器，以全方位的角度對計算機硬件的兼容性、可擴展性進行思考、嚴格審核，在該工作中，不僅能避免產生數據丟失現象，還能實現計算機系統(tǒng)的優(yōu)化升級。并且，還需要為其設置信息訪問認證工作，開發(fā)防病毒軟件，為數字化檔案信息執(zhí)行加密工作，這樣不僅能防止數據信息被非法侵入，還能促進數字化檔案信息的安全管理。
四、提高人員素質
提高工作人員的自身素質，增強工作人員的業(yè)務能力，能夠為數字化檔案信息安全管理工作提供保障。保障信息安全使用的主要因素是人，所以，提高工作人員的綜合素質與業(yè)務水平十分重要。在當前網絡發(fā)展環(huán)境下，為了促進數字化檔案信息管理工作的有效執(zhí)行，工作人員的能力高低與其存在較大關系，因此，需要提高管理工作人員的文化知識，引導他們掌握先進技術的利用方式，學會對計算機進行熟練使用。還要認識到檔案信息管理知識的重要性，尤其在數字化發(fā)展趨勢下，要實現理論與實踐的充分結合，提高自身的安全意識，在工作中具備警惕意識，這樣才能對安全風險進行有效防范?；谠撉闆r的分析，在民營企業(yè)逐漸發(fā)展時期，提高工作人員與管理人員的業(yè)務能力和自身素質十分重要。尤其在數字化發(fā)展趨勢下，不僅能為檔案信息管理工作提供保障，維護執(zhí)行工作的安全性，還能提升民營企業(yè)的地位，進而使其獲得更高效益。
一、課程數字化的界定及內容
簡而言之，數字化是一種技術，一個平臺。所謂課程數字化，就是基于云計算之下教育資源的信息化整合及處理;具體來說，是用信息化的手段和技術來實現課程的相關方面，如教案大綱、教學實錄、參考資料、教學文件等各種資源在網絡平臺上的開放，為廣大師生提供免費的教育資源。其主要特點是數字化、網絡化、智能化、系列化?！镀髽I(yè)管理》課程數字化大概可分為這幾個類型:單項型資源，包括文本、圖像、音頻、動畫、視頻等;復合型資源，包括試題庫、課件數據庫、文獻資料庫等;網絡課程，主要用于遠程點擊觀摩與教學。
二、課程數字化資源建設中的問題存在
伴隨著各級各類精品課程數字化建設工作的一步步推進，在其蓬勃發(fā)展的同時，其存在的一些問題也開始漸漸地“顯山露水”，并有愈加開裂的趨勢?！镀髽I(yè)管理》課程數字化亦存在以下問題。①總體而言，數字化的教學資源較為零散，整合程度不是特別高。也就是說，技術方面并沒有多大的問題，對教學資源的篩選進而使之數字化這一過程稍顯倉促。②在表現形式上，其手段比較單一，多為文字資源的數字化轉換，比如在課件的制作上，表現力較為缺乏。③教學脫臼明顯。多為應對檢查或教學之方便，使教學成了文字或者圖片的展示，甚至失掉了教學的本真，導致了教與學之間的脫臼。④功利主義呈現。注重形式，追風趕潮的意圖彰顯，進而粗制濫造，影響教學效果。如部分高校精品課程網站屢次出現的無效訪問度比較高等現象，這很能說明其間的問題所在。⑤實用性不高，這直接體現在校園網站和網絡課程的建設方面，幾成擺設，并沒有在實際的教學過程當中發(fā)揮出它應該有的作用。⑥缺乏較為有效的共建和共享模式。課程資源數字化通常由高校、師生通過開發(fā)平臺來共同建設，其最終使用者是學生和教師;其關鍵之處在于精品課程教學資源應該有一個示范性、輻射性的作用，而當下所缺乏的就是這種作用，共享、共建的性質不突出。⑥普遍問題體現:互動性不明顯、更新進度不快、共享度不高、運用效率低緩。從以上問題羅列當中，可以發(fā)現，課程數字化資源建設最大的一個問題在于“空”:空泛、空設、空現、空獲取。這顯然與國家精品課程數字化建設的要求之一———“精”是相違背的。高校并沒有從根本上重視課程數字化這一環(huán)節(jié)，或者說，在重視的過程中，已有所偏離，因而出現了這一系列的問題。
三、課程數字化資源的建設
在課程資源數字化的過程當中，構建一個數字化校園環(huán)境是十分必要的，這個數字化的校園體現在建設者(高校)、使用者(師生)與參與者(其他相關單位等)的共同解決，并在三者之間建立一定的聯系。
1.精良的教師隊伍建設
正所謂“大學者，非大樓之謂也，乃大師之謂也”，說明的正是教師的重要作用。精品課程的數字化建設，說到底即是將一群教師的良苦用心成果使之數字化。可以說精良的教師隊伍，關系到優(yōu)秀的教學內容及資源的呈現。同時，這也是國家對于精品課程而設置的評價指標中所強調的一點。師者，傳道授業(yè)解惑，這是其間的一個方面;與此同時，行為世范的人格魅力和教學風范也非常重要。具體到《企業(yè)管理》這門課程當中，教學思想的活躍創(chuàng)新、經世致用的教學理念、以及一個教師團隊的強力打造，是其精品課程資源數字化建設的關鍵之一。教師隊伍素質和素養(yǎng)關系到教學內容資源的構建，進而影響著學生的發(fā)展?！镀髽I(yè)管理》很顯然屬于管理學的范疇;縱觀整個企業(yè)管理學科的發(fā)展歷史，它經歷了從古典管理理論的階段，到行為科學階段，再到現代管理理論階段的過程。它具有較為嚴密的理論內涵，同時又與其他學科有其不同性，它是一門科學，亦是一門藝術?！镀髽I(yè)管理》這門學科有其豐富的使用發(fā)展性和較強的前沿性，即實踐導向性。這就要求教師能夠站在學科發(fā)展前沿，緊跟管理學最新研究動向及成果，并授之以課堂。關于人的學科，通常也要求教師在貫徹“因材施教”和“以人為本”的教學理念的同時，創(chuàng)造性地有其自身獨有的教學方法，并把這些方法有意識地融入進教學資源的呈現過程當中，比如課件制作上、精品課程網絡平臺展示中等等。以此，定能在教學效率的提高上起到較為顯著的促進作用。
2.自主的學生群體吸引
常言道:師傅領進門，修行靠個人。筆者以為，與其說是建設一個自主學習的學生群體，不如說是吸引一個自主學習的學生群體來得合適。學生的主動性并不全然受主觀方面的影響。以《企業(yè)管理》精品課程為例，除了教師個人風格和人格魅力在課堂上給學生的種種啟示外，其余課外時間應以足夠的教學資源為支撐點。具體來說，即為教學內容數字化后的展示以及以此帶給學生的一定的學習思路和方法引導。這其實是一個資源利用的系統(tǒng)。構建統(tǒng)一的平臺，整合該學科的零散的教學資源，并建立相應的補充、優(yōu)化、互動、反饋機制，將資源活化，從而加深學生群體對于數字化的教學內容與資源的進一步認識，并逐漸習慣這種形式，及使用這種資源。這對于學生群體自主性學習的構建是行之有效的。從另一個方面來說，此種機制的成立使學生自身也成為教學資源的提供者，教師亦有可能成為教學資源的使用者，通過這個平臺，構成一個雙向的環(huán)節(jié)。與此就構建成了一個開放性的，而非封閉性的學科數字化體系，有利于學生之間、學生與教師之間、校際之間、甚而網際之間的互動與拓展，充分發(fā)揮了課程資源數字化的利用率和教學效率。
3.課程數字化的高校管理
毋庸置疑，課程數字化的建設涉及到了教學工作上的諸多環(huán)節(jié)和方面;同時，其使用過程，尤其是在網絡時代的召喚之下，已是一個不斷創(chuàng)造、不斷更新的過程。因此，對于整個高校而言，針對數字化課程資源的相關管理也應該有其獨特的、不同于傳統(tǒng)管理模式的地方。精品課程教學資源的數字化，不僅僅只是《企業(yè)管理》這一門學科，是一個系統(tǒng)性的運作，需要一種系統(tǒng)化的新的思維來支撐起整個教學資源數字化的充分發(fā)揮。在信息化爆炸的當下，知識每分每秒都在網絡平臺上更新，對知識的捕捉和篩選注定了這不是一個人的工作，需要所有參與其中的群體的共同關注和共同努力。欲建設一個有效的學科課程數字化的教學資源庫，一支有特定要求的管理隊伍是必不可少的———熱愛并熟悉管理、會靈活使用系統(tǒng)、會相關技術操作、責任心強等等。具體而言，課程數字化資源庫的管理人員不僅要有一定的業(yè)務素質和思想素養(yǎng)，以及較為完善的學科知識結構，還要有及時捕捉、掌握有關信息資源管理上的最新理論的知覺，并及時學習、吸收最新信息技術的運用?？梢哉f，這樣的一支管理隊伍，兼具政策制定、資源使用、網絡教學推動三重任務或者說功能。因此，高校課程數字化的管理水平高低，直接關系到網絡教學的創(chuàng)造性發(fā)揮和實現。
4.課程數字化的共享模式建設
一、煤炭企業(yè)實行數字化檔案管理模式的優(yōu)勢
煤炭企業(yè)實行數字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網絡技術的發(fā)展有著重要的關系。數字化的檔案管理，顧名思義，是企業(yè)可以通過運用計算機網絡及相關技術的方式將不同的信息資源以數字化的存儲方式有機地結合起來，以此形成一種新的檔案信息形態(tài)，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現信息資源共享的目的。
1.這是現代煤炭企業(yè)檔案管理工作數字化、自動化的要求
在現代的煤炭企業(yè)中，需要改變以往落后的紙質檔案，人工管理檔案的模式，必須順應時代的發(fā)展，實行數字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網絡技術為中心，運用先進的計算機技術，最終實現數字化煤炭企業(yè)的檔案管理工作的目標。
2.有利于提高煤炭企業(yè)的經濟效益
煤炭企業(yè)實行數字化的檔案管理模式，可以大大提高企業(yè)的經濟效益。隨著現代社會經濟的不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)也應該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質的檔案管理模式，大大地縮減企業(yè)在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業(yè)的經濟負擔。通過數字化的檔案管理模式，也節(jié)省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業(yè)的經濟效益有了明顯的提高。
3.有利于提高煤炭企業(yè)的辦公效率
煤炭企業(yè)實行數字化的檔案管理模式，有利于提高企業(yè)的辦公效益。因為煤炭企業(yè)的檔案管理工作較為復雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發(fā)生工作調動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質記載的檔案信息、紙質檔案，人工管理的模式是很難馬上統(tǒng)計、查找相關信息的，但是通過實行數字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關資料，從而可以大大提高煤炭企業(yè)辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。
4.有利于延展開發(fā)檔案中的內容信息
在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過紙質的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業(yè)的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關的檔案信息。但是，煤炭企業(yè)在實行數字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關的檔案信息，有利于延展開發(fā)檔案中的內容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。
二、煤炭企業(yè)實行數字化檔案管理模式的劣勢
我國煤炭企業(yè)實行數字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現階段的生產力水平較低，科學技術還比較落后，從而使煤炭企業(yè)的數字化管理工作存在著比較多的不足之處。
1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性
煤炭企業(yè)在實行數字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數字化的檔案管理存在著不安全的因素。
2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現不能讀取信息的問題
隨著計算機不斷的更新換代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統(tǒng)中，出現不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數據的丟失，而且可能會出現病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設備。
3.煤炭企業(yè)各個部門的辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的兼容性差
當前，我國的煤炭企業(yè)各個部門應用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設計開發(fā)并使用不同于其他部門的軟件，使與數字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業(yè)的管理水平難以提高。
4.數字化的檔案管理工作的利用率較低
煤炭企業(yè)對數字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數字化檔案管理的強大作用。現階段，煤炭企業(yè)還沒有改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。
三、現階段煤炭企業(yè)數字化檔案管理中的現狀以及存在的問題
1.煤炭企業(yè)數字化檔案管理的硬件設備建設不足
煤炭企業(yè)要想更好地開展數字化管理工作，就必須建設充足先進的硬件設備。但是我國目前的煤炭企業(yè)發(fā)展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經濟能力以及其他原因的束縛，不能建設充足先進的硬件設備，以至于我國的煤炭企業(yè)的數字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發(fā)展年代較久的煤炭企業(yè)，這些企業(yè)中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發(fā)展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業(yè)使用的計算機并沒有隨著時代的發(fā)展而進行更新換代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業(yè)的檔案管理，這些老式的計算機與現代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現死機的情況等等，這給煤炭企業(yè)的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業(yè)主要是由于經費嚴重不足的問題，沒有經費去購進先進的硬件設備，有的甚至連一些最基本的實施數字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現代煤炭企業(yè)進行數字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經配備了先進計算機和掃描儀等數字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業(yè)中也存在著網絡安全、機房建設的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業(yè)實行數字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現階段我國煤炭企業(yè)數字化檔案管理的硬件設備建設不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設煤炭企業(yè)數字化檔案管理的硬件設備。這是實現煤炭企業(yè)數字化檔案管理模式的前提準備。
2.煤炭企業(yè)對數字化的檔案管理不夠重視
雖然，最近幾年，隨著現代信息化技術的不斷發(fā)展，各個領域的企業(yè)開始逐漸認識到實行數字化檔案管理的重要性。煤炭企業(yè)也不例外。但是，煤炭企業(yè)對數字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業(yè)歸根到底主要是以生產為主要任務，以盈利為企業(yè)主要目的，煤炭企業(yè)主要注重的還是企業(yè)的經濟效益，因此會出現煤炭企業(yè)對數字化的檔案管理工作不夠重視的現象。
3.煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低
在煤炭企業(yè)中，有多個不同的部門沒有設置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責并不明確，不能對檔案管理人員進行職業(yè)考核。正是因為煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責做出明確的規(guī)定，使煤炭企業(yè)的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。
4.檔案管理人員的技術素養(yǎng)不高
因為煤炭企業(yè)對數字化的檔案管理工作不夠重視，使企業(yè)在挑選數字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術素養(yǎng)較低，難免會在開展數字化檔案管理工作時，出現失誤，但是這卻會給企業(yè)帶去不小的危害，甚至會損失到企業(yè)的經濟利益，這是十分不利于煤炭企業(yè)實行數字化的檔案管理工作的。
四、完善煤炭企業(yè)數字化檔案管理工作的對策
1.煤炭企業(yè)加大對數字化檔案管理的資金的投入
煤炭企業(yè)要加強基礎設施建設，努力提高數字化檔案管理的硬件設備，投入較多的資金改善數字化檔案管理的環(huán)境，將落后的機器設備進行及時維修，如果不能提高舊設備的性能就要更換這些老舊的機器設備，購進一批先進的機器設備，以滿足對數字化檔案管理的需要。
2.規(guī)范對數字化檔案管理工作的標準
煤炭企業(yè)為了實行數字化的檔案管理工作時更加順利，就應該規(guī)范數字化檔案管理的標準，制定出一整套科學有效地統(tǒng)一的標準。但是在現階段，我國的煤炭企業(yè)還沒有制定出這一完整的標準體系。隨著我國煤炭企業(yè)數字化的檔案管理的不斷完善和發(fā)展，制定出對數字化檔案管理工作的規(guī)范標準指日可待。在這項標準中應該有利用計算機實行數字化檔案管理工作時明確規(guī)范的操作過程以及操作標準，規(guī)定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內容，使對數字化檔案管理工作種種方面的標準都有一個明確具體的規(guī)定，讓這套標準能夠真正科學有效地實行，最終達到煤炭企業(yè)順利實行數字化檔案管理的目標。
3.煤炭企業(yè)要進一步提高數字化檔案管理基礎建設水平
完善煤炭企業(yè)的檔案管理數字化就需要進一步提高其基礎建設水平，將涉及其中的各個環(huán)節(jié)中的常見設備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設備的數量，并且還要提高設備的質量，使之均完善到位。另外，煤炭企業(yè)還應信息資源的共享，注重對數字化檔案管理工作中應用到的甚至以后會應用到的多種相關軟件進行推廣，開發(fā)使用安全性更高、技術更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數字化檔案管理中的數據庫更加全面、高效的運行。
4.要加強數字化檔案的安全建設
煤炭企業(yè)要加強對數字化檔案的安全建設，運用先進的技術方法，保證好數字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發(fā)生不可挽回的損失。另外，還應根據使用者的身份設置使用計算機時相應的權限等等。
5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術培訓
煤炭企業(yè)在招聘數字化檔案管理工作人員時，應該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學習新的事物，另外檔案管理人員還應具備創(chuàng)新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學有效地實行數字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應該懂得掌握專業(yè)的理論知識與技術，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數字化檔案管理工作的效率。煤炭企業(yè)還要對現有的檔案管理人員進行定期的培訓，使他們能更好地發(fā)揮數字化檔案管理的優(yōu)勢，使煤炭企業(yè)實行得數字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業(yè)應招入維護企業(yè)檔案網絡安全的高素質的專業(yè)人才，保證煤炭企業(yè)數字化檔案網絡管理工作的安全性。
五、結束語
