時間：2023-05-31 08:35:14
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇企業(yè)檔案規(guī)范化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
2005年9月，我們利用參加某省部級部門組織的“檔案管理培訓(xùn)班”和某檔案雜志通聯(lián)會議期間，在與會代表中采取口頭調(diào)查與書面調(diào)查的方式，分別在兩個會議期間進(jìn)行了一次“企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查”，從這次調(diào)查中所得到的一些有關(guān)信息有益于我們對我國企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀有一定程度的了解。
為了做好此次調(diào)查，我們擬定了一張“知識產(chǎn)權(quán)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查表”，其中列舉了以下幾個問題：
1．本單位檔案部門是否有對知識產(chǎn)權(quán)知識比較了解的人員。
2．目前是否建立了以下知識產(chǎn)權(quán)檔案：
A.專利 B．商標(biāo) C．企業(yè)形象 D．著作權(quán)或版權(quán)
3．是否制定了知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度。
4．近年來企業(yè)經(jīng)營活動中對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理是否提出了利用要求。
5．談一下對完善知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的建議與看法。
從會議上及會議后寄回給我們的調(diào)查表中可以看出：
第一，在企業(yè)檔案部門較少有對知識產(chǎn)權(quán)知識比較了解的人員，大多數(shù)檔案人員對知識產(chǎn)權(quán)的一般知識知之甚少，其中對“專利法”、“商標(biāo)法”、“著作權(quán)法”、“計算機(jī)軟件著作權(quán)登記辦法”等對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、市場競爭具有直接影響的知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)做到比較系統(tǒng)了解的人員則更為鮮見。此次調(diào)查中的對象包括了來自國有大中型企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)骨干，因此調(diào)研結(jié)果雖然說不能全面反映出我國企業(yè)檔案管理人員對知識產(chǎn)權(quán)知識了解的全部狀態(tài)，但這次調(diào)查結(jié)果至少在一定程度上也是具有代表性的。由此我們認(rèn)為，在企業(yè)檔案管理人員中缺乏對知識產(chǎn)權(quán)知識全面、系統(tǒng)了解應(yīng)當(dāng)是一個比較普遍的現(xiàn)象，而這種情況是不利于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的全面開展和順利進(jìn)行的。
第二，隨著我國企業(yè)市場化經(jīng)營程度的提高，在不少企業(yè)的檔案管理內(nèi)容中已經(jīng)出現(xiàn)了知識產(chǎn)權(quán)檔案，如中船重工集團(tuán)公司的714所、715所、725所、718所、山西平陽重工、青島北海重工等單位，就已經(jīng)建立了專利、商標(biāo)等檔案，制訂了相應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度。但是應(yīng)當(dāng)指出，我們通過調(diào)查所得出的印象是這些單位在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理方面仍然處于初始化階段，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容、館藏數(shù)量、管理方式等方面有待于加強(qiáng)提高，有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理制度還有必要進(jìn)一步全面完善。
第三，接受調(diào)查的人員普遍提出，知識產(chǎn)權(quán)檔案管理在企業(yè)的經(jīng)營管理中已經(jīng)開始顯現(xiàn)效應(yīng)，但是苦于不知道該如何著手具體開展有關(guān)活動。因此在調(diào)研過程中許多人建議有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動的特點(diǎn)來編寫適用于企業(yè)需要的培訓(xùn)教材，指導(dǎo)企業(yè)檔案工作人員盡快熟悉有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)知識，通過各種形式對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以利于盡快提高企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理水平，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，而不希望在企業(yè)快速發(fā)展過程中由于缺乏必要的工作能力被“甩下車”。
二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的規(guī)范化管理是開展企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的重要內(nèi)容
國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委于2002年9月1日聯(lián)合印發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中第10條明確要求：“企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理”，充分說明加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理已經(jīng)成為新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)檔案工作的新內(nèi)容。
如果從檔案專業(yè)的角度看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理屬于企業(yè)檔案管理的范疇，檔案管理的基本原則、工作方法、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等都可以在企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中得以應(yīng)用。但是同時應(yīng)當(dāng)看到，知識產(chǎn)權(quán)檔案管理不僅需要體現(xiàn)檔案專業(yè)的特點(diǎn)，而且需要體現(xiàn)出知識產(chǎn)權(quán)的專業(yè)性特點(diǎn)來，這就需要把企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理放在首先位置，這樣就能使企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理從一開始就在比較高的層面上運(yùn)行，也有利于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案從建立伊始就能夠在企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中發(fā)揮效用。
所謂企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理，是指按照企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動的特點(diǎn)，在企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化的管理，以保證整個管理活動能夠得到有效控制和有序運(yùn)行。
1．標(biāo)準(zhǔn)化管理。知識產(chǎn)權(quán)活動是一項(xiàng)需要嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行的專業(yè)性活動，具有十分明顯的“共同使用和重復(fù)使用”的特征，因此采用制定企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案標(biāo)準(zhǔn)的方式來規(guī)范企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理就顯得尤為必要。
但是，正如我們在這次進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)管理現(xiàn)狀調(diào)查時所發(fā)現(xiàn)的那樣，目前絕大多數(shù)企業(yè)在企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理方面仍然處于起步階段或者尚未起步，大多數(shù)企業(yè)都尚未制定出相應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這對于規(guī)范知識產(chǎn)權(quán)檔案管理無疑是十分不利的。而且我們認(rèn)為不能等到由于各個企業(yè)在知識產(chǎn)權(quán)管理工作中“各行其是”然后再來“收拾殘局”、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作已經(jīng)全面展開之后再來制定標(biāo)準(zhǔn)，那將導(dǎo)致許多本來可以避免的混亂與返工現(xiàn)象發(fā)生。我們認(rèn)為根據(jù)多年來所積累的企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)完全可以制定出比較適用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理的第一要務(wù)就是按照企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動的特點(diǎn)來制定企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。
2．制度化管理。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動是一項(xiàng)涉及企業(yè)內(nèi)外許多部門參與的專業(yè)活動，只有把對知識產(chǎn)權(quán)檔案文件的收集、積累、歸檔、利用等活動納入這些相關(guān)部門的管理制度中，并且落實(shí)到相關(guān)人員的日常業(yè)務(wù)活動中，才能保證企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案做到收集齊全，管理有序，才能讓企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案在必要時發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，按照國家檔案局和有關(guān)部門的相關(guān)文件精神，在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理活動中落實(shí)有關(guān)檔案工作“三納入”、“四同步”、“四參加”規(guī)定，就顯得更加必要。
但是，目前的現(xiàn)實(shí)情況是，雖然我國國有企業(yè)的有關(guān)主管部門已經(jīng)采取多種措施著手推進(jìn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理工作，但是對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案在知識產(chǎn)權(quán)管理中的重要作用認(rèn)識依然不足，因此在制定相應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)管理制度的時候，往往“漏掉”子對知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理內(nèi)容，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度建設(shè)處于“缺失”現(xiàn)象比較嚴(yán)重的方面。如某些企業(yè)在制定“知識產(chǎn)權(quán)推進(jìn)工程”的有關(guān)文件時，就沒有明確規(guī)定對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的要求，形成了企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理制度上的一個不應(yīng)存在的“缺口”，這不僅對全面貫徹知識產(chǎn)權(quán)推進(jìn)工程有影響，對開展企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理也有不利影響。俗話說：“沒有規(guī)矩，何以方圓”。如果不能把對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的具體要求體現(xiàn)在各部門的知識產(chǎn)權(quán)管理制度中的話，企業(yè)檔案部門即使是制定了詳細(xì)的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，真正貫徹執(zhí)行起來其實(shí)際效果也是會受到制約的。
3．程序化管理。在知識產(chǎn)權(quán)活動中其重復(fù)性特征也是十分明顯的，如專利的申請、審核、授權(quán)、維持或者商標(biāo)的注冊申請、授權(quán)、續(xù)展等活動都需要按照一定的法定程序進(jìn)行，如果拋開這些活動的具體內(nèi)容不看，則可以看到此類活動的進(jìn)行過程是基本相同的。因此，開展企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理，就應(yīng)當(dāng)按照知識產(chǎn)權(quán)活動特點(diǎn)，編制相應(yīng)的企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案業(yè)務(wù)管理程序化，這也是企業(yè)適應(yīng)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理的一個重要組成內(nèi)容。
由此可見，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和程序化，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)適應(yīng)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理互相支持、互相配合、互相依賴的有機(jī)組成部分。
三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理的意義
【關(guān)鍵詞】 聲像檔案 規(guī)范管理 對策
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
一、前言
聲像檔案是一項(xiàng)新型檔案種類，它在企業(yè)參與市場競爭、施工生產(chǎn)、科技開發(fā)、涉外經(jīng)營和黨的建設(shè)、思想政治工作等方面的重要作用已經(jīng)逐漸顯露，人們對聲像檔案先進(jìn)性和優(yōu)越性的認(rèn)識正在不斷深化。但是，由于對聲像檔案先進(jìn)性和優(yōu)越性的宣傳和教育不及時、不到位，一部分人員對聲像檔案的認(rèn)識還很模糊。因此，要加強(qiáng)對聲像檔案先進(jìn)性和優(yōu)越性的宣傳教育，全面提升各級管理者對聲像檔案的認(rèn)識。，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案管理工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。聲像檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面：
1、聲像檔案歸檔不及時
完整的聲像檔案有較強(qiáng)的時效性和特殊的歸檔要求。一方面，企業(yè)會產(chǎn)生大量珍貴的照片、錄音、錄像等，由于未作及時歸檔，使它們失去了應(yīng)有的保存價值和利用價值；另一方面，由于沒有統(tǒng)一的歸檔要求和控制措施，致使在企業(yè)重大活動中形成的不少有價值的聲像檔案，雖然被各類報刊刊登、電視臺播放，或印成畫冊等，但在企業(yè)檔案室（館）卻找不齊、找不到這些原始檔案。
2、檔案意識不強(qiáng)
由于對企業(yè)聲像檔案缺乏了解，對其重要性認(rèn)識不足，相當(dāng)一部分企業(yè)聲像檔案分散保管或個人保存，一些部門或者個人手中保存的聲像檔案，只為自己使用方便而不愿意移交到企業(yè)檔案管理部門。一些企業(yè)的檔案管理人員還是停留在平面檔案管理的認(rèn)知上，沒有聲像檔案的意識，不理解聲像檔案的真正含義，不明白聲像檔案的涵蓋內(nèi)容，造成檔案管理范圍的缺失。聲像檔案管理工作意識的淡薄和工作制度的空缺，一些企業(yè)雖然配備相應(yīng)的硬件設(shè)備，但由于聲像檔案的記錄工作處于松散狀態(tài)，無相對固定的專兼職人員，工作無計劃、無要求。“實(shí)用思想”嚴(yán)重、用一時做一時，“領(lǐng)導(dǎo)意識”濃厚，推一下動一下，造成企業(yè)發(fā)展歷程的聲像記錄工作過于盲目，失去大量原始素材的記錄時機(jī)，造成原始素材缺失。
3、企業(yè)檔案室聲像檔案保管條件不到位，影響檔案壽命。聲像檔案對檔案庫房的保管環(huán)境和條件有很高的要求。由于企業(yè)聲像檔案工作開展比較晚起步慢，再加上資金、設(shè)備因素等影響，使得聲像檔案保管環(huán)境不到位，易受各種有害因素的影響而改變質(zhì)量，縮短其保管壽命，從而影響其利用。
4、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重眾所周知，各單位組織重大活動，召開重要會議，都要安排專人錄音攝像，形成了許多有價值的聲像檔案，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因，主要是從活動籌備到結(jié)束，都沒有制定相應(yīng)的歸檔要求和控制措施，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或下落不明，造成聲像檔案的流失。
5、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡
從了解的情況來看，大中型企業(yè)聲像檔案管理設(shè)備齊全、管理規(guī)范的單位占極少數(shù)；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案無集中統(tǒng)一管理的單位占絕大多數(shù)。歸檔不科學(xué)，利用價值缺失當(dāng)前，企業(yè)聲像檔案資料系統(tǒng)、科學(xué)的管理理論還不完善，標(biāo)準(zhǔn)還不統(tǒng)一。從事檔案管理的人員缺乏聲像管理工作所需的專業(yè)知識，還是停留在平面檔案管理認(rèn)識上，造成聲像檔案的管理缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性。平時有檔案，用時難查詢，造成利用價值缺失。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策
1、制定辦法，狠抓制度落實(shí)
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很有必要。各單位要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室均統(tǒng)一管理，杜絕歸為己有，防止分散流失。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用要作出明確規(guī)定，屬于永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交。同時，要制定有效的配套措施，狠抓落實(shí)，確保有關(guān)制度落到實(shí)處。
2、提高檔案意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至企業(yè)全體人員的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證加大聲像檔案重要性的宣傳力度，力爭使無論從企事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人到聲像檔案的采集保管人員都能提高自己的收集和保護(hù)聲像檔案意識。意識決定行動，有了保護(hù)聲像檔案的意識，聲像檔案的相關(guān)工作就會開展的相對順利。
3、加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于在實(shí)際工作中，企業(yè)聲像檔案形成人員和管理人員中兼職人員為數(shù)較多，而在這部分人員中多數(shù)文化程度不高，專業(yè)性不強(qiáng)，基本上屬于自學(xué)自悟，所掌握的業(yè)務(wù)技能非常有限，專業(yè)知識及聲像檔案形成技能普遍較底，經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的人員數(shù)量更少。要想使企業(yè)聲像檔案工作有所發(fā)展，關(guān)鍵還是在于人才的培養(yǎng)。因此，企業(yè)必須重視聲像檔案人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)。一要結(jié)合企業(yè)聲像檔案工作實(shí)際，選派優(yōu)秀人員到專業(yè)部門系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識，學(xué)習(xí)與聲像檔案有關(guān) 的內(nèi)容，使其學(xué)有所用，用有所為，有更強(qiáng)的針對性。二要學(xué)習(xí)掌握新知識、新技術(shù)，努力學(xué)好攝影技術(shù)、攝像技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等，發(fā)揮新技術(shù)、新知識在企業(yè)聲像檔案管理中的作用。三要鼓勵企業(yè)聲像檔案形成和管理人員在職學(xué)習(xí)，提高學(xué)歷層次，逐步打造一支高素質(zhì)的企業(yè)聲像檔案管理隊(duì)伍 。
4、明確管理責(zé)任
指定專人對聲像檔案進(jìn)行管理，只有做到了專人專管 ，才能保證檔案管理工作的持續(xù)性和完整性。因?yàn)槁曄駲n案具有較強(qiáng)時效性，歸檔也具有一定特殊性。所以將照片和底片同時歸檔，并輔以文字說明。如不及時歸檔，一段時間后攝影人員很難回憶起照片和底片所反映內(nèi)容的全部要素，從而導(dǎo)致珍貴的影像資料失去了其應(yīng)有的價值。對一些老照片的保管，更要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行翻拍保存，按照數(shù)據(jù)化的形式進(jìn)行保存?？傊哉J(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去管理聲像檔案是一個行之有效的方式。
5、結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。因此，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
三、結(jié)論
聲像檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,營造好的客觀環(huán)境是做好聲像檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作者的主觀努力則是提高聲像檔案管理水平的關(guān)鍵。只要上下齊心，共同努力，就能夠開拓聲像檔案管理工作的新局面，為企業(yè)改革、發(fā)展與穩(wěn)定做出貢獻(xiàn)。通過各種形式的宣傳教育，使人們從理論上全面理解聲像檔案工作的特點(diǎn)和在實(shí)際工作中所發(fā)揮的不可替代的作用，造成領(lǐng)導(dǎo)者樂于支持，形成者樂于合作，利用者樂于使用的良好局面，使聲像檔案更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 姜紅巖,韓凌,朱紅歷.淺談聲像檔案管理中存在的問題和對策[J]. 中國建設(shè)信息. 2006(17)
為了充分了解和掌握當(dāng)前企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的狀況，中國船舶重工集團(tuán)公司組織人員對北京航空特種工藝研究所、北京航空航天大學(xué)、中國船舶重工集團(tuán)公司平陽重工機(jī)械有限責(zé)任公司、成都晨光化工研究院、北京鋼鐵研究總院、中船重工昆明分公司等部分單位知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研。
當(dāng)前企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理已是普遍現(xiàn)象
開展知識產(chǎn)權(quán)檔案管理是與我國社會發(fā)展進(jìn)步、企業(yè)經(jīng)營管理模式變化、市場競爭環(huán)境需要多方面密切相關(guān)的。
1 知識產(chǎn)權(quán)檔案已經(jīng)是普遍現(xiàn)象而不是個別現(xiàn)象
通過調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，知識產(chǎn)權(quán)檔案已經(jīng)在很多企業(yè)中頻頻亮相，已成為企業(yè)檔案普遍出現(xiàn)的管理內(nèi)容。我們在參與調(diào)研的各單位中看到，這些單位都已收集、保存了包括專利、注冊商標(biāo)、商業(yè)秘密等方面的一定數(shù)量的知識產(chǎn)權(quán)檔案，并且在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮了重要作用。
2 制定知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度已是一個趨勢
我們看到，北京航空特種工藝研究所、平陽重工機(jī)械有限責(zé)任公司等單位都已制定了有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理方面的制度和工作流程，以協(xié)調(diào)、規(guī)范本單位知識產(chǎn)權(quán)文件收集歸檔和整理組卷工作。更多的單位表示，準(zhǔn)備在適當(dāng)時候(最好是有上級部門規(guī)范性文件指導(dǎo)前提下)著手制定知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度。
3 市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境有利于開展知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理
在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，知識產(chǎn)權(quán)檔案已經(jīng)在商標(biāo)侵權(quán)、專利維護(hù)等維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、強(qiáng)化企業(yè)市場競爭能力方面發(fā)揮了作用，由此企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門都比較重視對知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理，重視本單位的知識產(chǎn)權(quán)檔案的歸檔和管理，這就為推動知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理提供了良好的外部環(huán)境。
實(shí)行企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理恰逢其時
通過調(diào)查，我們認(rèn)為，針對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)活動特點(diǎn)，提出完整的知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理實(shí)施方案很有必要。
1 科學(xué)發(fā)展觀是指導(dǎo)我國檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的理論基礎(chǔ)，開展知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理體現(xiàn)了檔案事業(yè)在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下不斷探索和創(chuàng)新，通過實(shí)現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理，可以為我國實(shí)現(xiàn)建設(shè)創(chuàng)新型國家戰(zhàn)略、推進(jìn)自主知識產(chǎn)權(quán)建設(shè)和國際化品牌建設(shè)提供強(qiáng)有力的信息支持，為我國實(shí)現(xiàn)“制造大國”向“創(chuàng)新強(qiáng)國”的國家發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供檔案信息的有力保障。
2 當(dāng)前企業(yè)檔案工作的發(fā)展與實(shí)踐，已經(jīng)提出了對知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理的實(shí)際需求。大量事實(shí)表明，企業(yè)中的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理已經(jīng)不是一個尚處于理論探討、有待開展的工作，而已經(jīng)成為目前企業(yè)檔案管理的一個普遍內(nèi)容。雖然目前知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理在大多數(shù)企業(yè)處于“整裝待發(fā)”狀態(tài)，但是不存在難以解決的理論和實(shí)踐障礙，特別是近年來我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作突飛猛進(jìn)所取得的一系列成果，為知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。
做好知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作，不僅具有我們通常所理解的為工作查考保存歷史證據(jù)、服務(wù)于知識產(chǎn)權(quán)日常管理的意義，而且具有直接參與知識產(chǎn)權(quán)管理活動、推動企業(yè)檔案工作與社會同步發(fā)展的重大現(xiàn)實(shí)意義。貫徹“建設(shè)創(chuàng)新型國家”戰(zhàn)略，就必須關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)檔案管理，以適應(yīng)我國社會主義市場環(huán)境和國際經(jīng)濟(jì)一體化市場環(huán)境發(fā)展對檔案工作發(fā)展的新要求。
知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理需要解決的具體問題
在調(diào)研工作基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為，知識產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范化管理的一些具體問題急需解決。
1 知識產(chǎn)權(quán)檔案管理不是“知識產(chǎn)權(quán)+檔案”的簡單疊加，而是其有機(jī)融合。因此在研究、開展知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作時，要讓“尊重文件形成規(guī)律、保持文件形成特點(diǎn)、維護(hù)歸檔文件的原始記錄性”以及“實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案的完整與安全、積極提供利用”的檔案管理原則在知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中也得到充分體現(xiàn)。
要想把知識產(chǎn)權(quán)管理和檔案管理納入同一管理體系中，就必須把知識產(chǎn)權(quán)管理和檔案管理兩方面的內(nèi)容有機(jī)地融合在一起。所以我們認(rèn)為，完全有必要把已經(jīng)被檔案管理實(shí)踐證明是行之有效的管理方法有機(jī)地納入知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中。
2 根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作需求，把“知識產(chǎn)權(quán)檔案”列為一個新的一級類目。國家檔案局的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》第四條規(guī)定：“工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目……有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級類目”。所以，我們認(rèn)為根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》相關(guān)規(guī)定和工業(yè)科技知識產(chǎn)權(quán)活動的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)把知識產(chǎn)權(quán)檔案作為一個新的企業(yè)檔案一級類目；在此一級類目下，把知識產(chǎn)權(quán)檔案管理內(nèi)容劃分為專利檔案、商標(biāo)檔案、著作權(quán)檔案以及商業(yè)秘密檔案4個二級類目進(jìn)行分類管理。就是說把知識產(chǎn)權(quán)檔案作為企業(yè)檔案中和會計檔案、審計檔案等相似的、獨(dú)立門類的專業(yè)檔案來對待。
3 知識產(chǎn)權(quán)檔案檔號編制形式。檔號在檔案規(guī)范化管理中具有重要作用，而知識產(chǎn)權(quán)檔案的檔號管理有其特殊性，賦予知識產(chǎn)權(quán)檔案檔號時一定要注意體現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)活動的特點(diǎn)。為此，可以把檔案整理中涉及檔號的標(biāo)準(zhǔn)如《檔號編制規(guī)則》(DA／T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA／T22)等融合進(jìn)去。例如，考慮到企業(yè)可能會依照《國際專利合作條約》(即PCT條約)的規(guī)定，向國外或者其他地區(qū)申請專利、利用《商標(biāo)國際注冊馬德里協(xié)定》(商標(biāo)馬德里協(xié)定)進(jìn)行國際商標(biāo)注冊，以及需要區(qū)分普通專利和國防專利的需要，在向知識產(chǎn)權(quán)檔案案卷賦予檔號時，在檔號中規(guī)定了一些專門的特別代碼來加以識別，如國防專利檔案以“G”、提交了國際專利合作條約《(PCT)》的專利檔案以“P”、按照《國際商標(biāo)注冊馬德里協(xié)定》提交國際商標(biāo)注冊的商標(biāo)檔案以“M”予以標(biāo)識等等。毫無疑問，這種情況在一般的檔案檔號管理中是十分罕見的，但也是必須的。
青島卷煙廠自1987年開始實(shí)行檔案資料的集中統(tǒng)一管理，包括科技檔案、文書檔案、會計檔案、干部職工檔案等十大類別。多年來，青島卷煙廠認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，狠抓長效機(jī)制建設(shè)，積極推行檔案規(guī)范化管理。青煙的檔案工作伴隨著企業(yè)的發(fā)展而做優(yōu)，于2001年通過全國企業(yè)檔案管理 “國家一級”認(rèn)定，2005年被評為山東省特級檔案室，并先后多次榮獲省級、市級檔案管理先進(jìn)單位和開發(fā)利用檔案信息資源先進(jìn)集體。
青煙的檔案工作之所以做得有聲有色、成績斐然，與企業(yè)檔案的規(guī)范化管理是分不開的。下面談一下青煙是如何利用規(guī)范化的檔案管理促進(jìn)企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的。
1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為檔案工作規(guī)范管理提供支持
多年來，青島卷煙廠始終把檔案工作作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作列入重要議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作一直由廠長分管，并建立了三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)：一是以檔案室主任為主體，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行決策，研究并制定方案，對全廠檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo);二是以專職檔案管理人員為具體經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)全廠各部門形成檔案的收集和管理，并指導(dǎo)各處室兼職檔案員的工作;三是做好檔案的日常管理工作，堅持以兼職檔案員為骨干，負(fù)責(zé)收集、整理、移交本部門在日常工作中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整。
2 加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)，為檔案工作規(guī)范管理和數(shù)字化檔案室的建立提供保障
為確保企業(yè)檔案管理質(zhì)量，企業(yè)加大對檔案工作的投入。目前，檔案室設(shè)有辦公室2間、閱覽室1間、整理室1間、復(fù)印室1間、檔案庫房2間，庫房內(nèi)配有目前國內(nèi)最先進(jìn)的全自動密集架。另外，還配有空調(diào)、除濕機(jī)、照相機(jī)、錄放機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、大型復(fù)印機(jī)、電腦、殺菌機(jī)、電腦等一整套現(xiàn)代化辦公設(shè)備，檔案管理工作具備了很好的硬件設(shè)施。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并有方便實(shí)用的檔案管理軟件，為檔案工作的規(guī)范化管理提供了足夠的保障。
3 建章立制，確保檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化
檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真而細(xì)致的工作，做好這項(xiàng)工作必須有嚴(yán)格的制度作保證。為使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，我們陸續(xù)編寫了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案考核管理規(guī)定》、《檔案庫房安全管理規(guī)定》、《保密工作管理規(guī)定》等文件，對檔案資料的安全管理及從產(chǎn)生到永久保存（銷毀）的過程進(jìn)行全方位控制。檔案工作做到了有法可依，有章可循。使檔案管理工作切實(shí)落到實(shí)處，如檔案工作的“三參加”、“四納入”。企業(yè)新購設(shè)備的開箱及移交生產(chǎn)竣工驗(yàn)收、基建技改項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、科研成果鑒定等必須有檔案人員參加，使檔案在形成過程中質(zhì)量得到了保障，為檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)，確保檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。
4 著力創(chuàng)新，注重利用，發(fā)揮檔案在企業(yè)日常管理中的重要價值
檔案利用是整個檔案管理過程中的重要一環(huán)，是推動企業(yè)檔案工作不斷向前發(fā)展的最有力因素。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使檔案為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價值，為企業(yè)創(chuàng)造效益。一是集中整理基建項(xiàng)目檔案，為企業(yè)收回檔案資料保證金。青島市政府規(guī)定自1990年開始，凡新開工的基建項(xiàng)目，根據(jù)工程總造價，必須向城建檔案館交納一定數(shù)額的檔案保證金，以確保該項(xiàng)目的城建檔案及時、完整的歸入檔案館。檔案室利用室存的檔案資料及時完成了移交，收回了企業(yè)所有基建項(xiàng)目的檔案保證金。二是利用會計檔案，為企業(yè)追回欠款，解決三角債拖欠問題。三是利用檔案維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。1994年青煙新研制開發(fā)的“老刀”牌香煙投入市場后，受到消費(fèi)者的歡迎，給企業(yè)帶來了客觀的經(jīng)濟(jì)效益。但在全國市場上，我們發(fā)現(xiàn)了##煙廠盜用我廠的“老刀”牌香煙商標(biāo)，其外包裝的圖案與色彩與我廠“老刀”極其相似，構(gòu)成侵權(quán)行為。我們依據(jù)原始檔案，證明我廠早在二十年代就開始生產(chǎn)“老刀”香煙，1994年7月7日重新注冊，取得商標(biāo)專用權(quán)。從而維護(hù)了企業(yè)合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)效益。
5 注重培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的整體素質(zhì)，為檔案工作規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)
摘 要 隨著供電企業(yè)的快速發(fā)展，供電企業(yè)的文件檔案的數(shù)量和種類的逐漸增多，對供電企業(yè)的檔案文件的管理規(guī)范化和完善程度要求不斷提高，并根據(jù)企業(yè)檔案的具體情況，制定了企業(yè)檔案管理體制和企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。但是，在信息化快速發(fā)展的環(huán)境下，供電企業(yè)的檔案管理工作中存在著諸多的問題，并影響著的企業(yè)檔案的利用，以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。本文將通過對供電企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀和問題分析，以及供電企業(yè)檔案管理的規(guī)范化的必要性的研究，筆者并對供電企業(yè)檔案管理的規(guī)范化提出幾點(diǎn)意見。
關(guān)鍵詞 供電企業(yè) 檔案管理 規(guī)范化
一、引言
供電企業(yè)檔案管理工作在供電企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著重要的位置，并影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。供電企業(yè)檔案是對供電企業(yè)內(nèi)部的管理、科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售等業(yè)務(wù)部門工作的發(fā)展情況的真實(shí)記錄，并且供電企業(yè)在維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益時，供電企業(yè)檔案為其提供證據(jù)。在信息化快速發(fā)展的帶動之下，供電企業(yè)的檔案管理信息化也加緊了步伐，但是在供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化中仍然存在著諸多問題，本文就供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化問題上提出相關(guān)的建議，同時推進(jìn)供電企業(yè)的檔案管理信息化的發(fā)展，從而提高供電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
二、供電企業(yè)檔案管理體制和標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展?fàn)顩r
（一）供電企業(yè)檔案管理體制
在供電企業(yè)檔案管理體制劃分中，主要是根據(jù)我國的行政區(qū)域進(jìn)行劃分的，從省級到縣級三層組織機(jī)構(gòu)。在省級和地市級這一層檔案管理體制中，供電企業(yè)有專門收集、整理、管理、保管檔案的檔案室，并通過對供電企業(yè)員工的人事檔案、供電企業(yè)的客戶的檔案的收集、整理、保管，并為供電企業(yè)的各個業(yè)務(wù)部門提供檔案的利用，這一系列的檔案工作基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理利用的一體化。在縣級這一層的檔案管理體制中，供電企業(yè)沒有設(shè)立專門管理檔案的檔案室，辦公室的人員兼管檔案管理工作。在三層管理體制中，供電企業(yè)的檔案管理體制是對檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)，并且對檔案工作有高度的重視，積極的推廣和支持。供電企業(yè)檔案管理者根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，并結(jié)合檔案管理工作，定期進(jìn)行檔案工作評估，建立比較完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。另外，供電企業(yè)的檔案管理人員利用前端控制原則，在做好基礎(chǔ)的檔案收集、整理、管理等基礎(chǔ)工作后，編制工程資料、文件的收集標(biāo)準(zhǔn)，對其他業(yè)務(wù)部門的資料文件進(jìn)行指導(dǎo)、督促、協(xié)助，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)部門的檔案歸檔的效率，以及歸檔的文件準(zhǔn)確、完整，從而形成良好的檔案管理體制。
（二）供電企業(yè)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)
隨著國家城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設(shè)和改造的不斷發(fā)展，供電企業(yè)的檔案數(shù)量、種類的不斷增多，因此國家的各個地方供電企業(yè)形成了規(guī)模不等的檔案管理部門。并且隨著國家的檔案法、保密法等檔案法制法規(guī)的建設(shè)和完善，供電企業(yè)的管理者、員工的檔案法制觀念的不斷深入，并嚴(yán)格學(xué)習(xí)和宣傳。檔案管理工作的不斷深入和完善，國家檔案局等各個行政機(jī)構(gòu)頒布了一些的管理辦法和要求，如《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《會計檔案管理辦法》《文書檔案案卷格式》等。國家行政部門會定期檢查、指導(dǎo)供電企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)供電企業(yè)檔案管理工作的不斷完善。另外，隨著信息技術(shù)的不斷的發(fā)展，國家各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，供電企業(yè)的檔案管理要兼顧時代的發(fā)展和自身企業(yè)檔案的發(fā)展?fàn)顩r，制定出相適合供電企業(yè)發(fā)展的制度和標(biāo)準(zhǔn)。
三、供電企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析
（一）供電企業(yè)檔案規(guī)章制度的執(zhí)行力度差
隨著供電企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度的不斷建立，供電企業(yè)檔案工作得到了一定的發(fā)展，但是在檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行力還是比較差，主要負(fù)責(zé)檔案管理人員不足。檔案管理人員不足導(dǎo)致供電企業(yè)檔案執(zhí)行力度差。其中，“三納入”“四參加”制度都是檔案管理工作中有利于提高檔案收集、整理的制度，但是在執(zhí)行和落實(shí)的過程中，只是存在于形式，從而使檔案文件的收集不全，檔案管理工作效率低下。檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行力度低的原因主要是供電企業(yè)的管理等業(yè)務(wù)部門的人員的檔案歸檔意識低下，并將供電企業(yè)的檔案作為自己的文件資料，從而使得供電企業(yè)檔案的完整程度低。
（二）供電企業(yè)檔案專門管理程度不高
供電企業(yè)檔案管理工作具有專業(yè)性、連續(xù)性等特點(diǎn)，這些檔案管理工作的特點(diǎn)要求管理人員工作的穩(wěn)定性。但是在供電企業(yè)中，檔案管理工作人員只有較少部分人員為專門的檔案管理人員，大部分檔案管理人員為兼職或是身兼數(shù)職，對檔案管理工作不專門管理，并且檔案管理知識的了解較少，從而使得檔案管理工作的不穩(wěn)定性，檔案材料收集的不完整性，從而出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象。
（三）供電企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)實(shí)踐能力培訓(xùn)欠缺
供電企業(yè)的檔案管理人員的專業(yè)知識欠缺，工作實(shí)踐能力比較差，并且對檔案業(yè)務(wù)知識了解甚少。在企業(yè)檔案管理培訓(xùn)中，企業(yè)比較注重檔案的理論知識的學(xué)習(xí)，而忽視檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐的能力。因此，在企業(yè)檔案管理過程中，文件材料存在圓珠筆字跡、復(fù)印件等問題。
四、供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的建議
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對企業(yè)檔案工作的重視
在供電企業(yè)的檔案管理工作中，供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視對供電企業(yè)的檔案工作的發(fā)展具有重要的意義，決定著供電企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向。因此，應(yīng)加強(qiáng)供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對企業(yè)檔案工作的重視。提高檔案工作管理的認(rèn)識，供電企業(yè)的檔案管理工作是反映和記錄供電企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門的工作狀態(tài)，并作為企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理認(rèn)識的提高，有利于供電企業(yè)檔案管理工作的財力、政策等方面的支持，為檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。
（二）加強(qiáng)供電企業(yè)檔案管理的法制觀念和檔案意識
促進(jìn)供電企業(yè)的檔案管理的規(guī)范化必須增強(qiáng)企業(yè)全體員工的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識的增強(qiáng)為供電企業(yè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。企業(yè)全體員工的檔案意識的提高有利于企業(yè)檔案文件材料的收集齊全。另外，還應(yīng)加強(qiáng)供電企業(yè)員工的檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)員工的檔案法制觀念，從而積極的執(zhí)行檔案的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案文件材料的完整性和安全性。另外，還可以通過對員工進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)和檔案工作的宣傳，從而提高員工的檔案管理意識，并促進(jìn)檔案的歸檔效率。
（三）加大對供電企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)
在供電企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展中，檔案管理人員是檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素，因此，促進(jìn)供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化的重要一點(diǎn)就是增強(qiáng)檔案管理人員的檔案專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)知識。具體措施主要有三點(diǎn)，其一，供電企業(yè)加強(qiáng)對檔案工作人員的崗位培訓(xùn)工作，培訓(xùn)中注重對檔案工作人員的實(shí)踐能力的培訓(xùn)，并積極鼓勵檔案工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育，增強(qiáng)檔案工作人員的政治思想覺悟。其二，加強(qiáng)的檔案工作人員的檔案管理實(shí)踐機(jī)會，增強(qiáng)檔案、計算機(jī)等相關(guān)知識，成為綜合型人才。其三，組織檔案工作人員進(jìn)行參觀實(shí)踐，拓闊檔案工作人員的眼界。
五、小結(jié)
隨著我國電力體制的不斷改革和完善，供電企業(yè)不僅需要面對來自電力行業(yè)市場化的挑戰(zhàn)，也需要抓住機(jī)遇，不斷適應(yīng)新的環(huán)境，來促進(jìn)供電企業(yè)的發(fā)展。在檔案管理方面，供電企業(yè)的也應(yīng)該積極采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改革，從供電企業(yè)檔案制度的不斷完善、執(zhí)行力度不斷增強(qiáng)、加強(qiáng)檔案人員的法制觀念和檔案意識、加強(qiáng)對檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)等幾個方面，從而促進(jìn)供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，并為供電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供檔案資料的保障。
參考文獻(xiàn)：
[1] 林敏芳.做好企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的幾點(diǎn)思考[J].科技風(fēng)，2013（20）.
【關(guān)鍵詞】標(biāo)準(zhǔn)化體系；生產(chǎn)管理；企業(yè)檔案管理；規(guī)范化
1.前言
長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對企業(yè)生產(chǎn)管理及檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為生產(chǎn)管理就是把企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量抓好，把現(xiàn)場環(huán)境衛(wèi)生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無，認(rèn)為檔案管理員只是一個企業(yè)資料倉庫的保管員，檔案管理工作也不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。然而，作為企業(yè)管理的重要組成部分，生產(chǎn)管理和檔案管理的管理質(zhì)量上不去，直接導(dǎo)致不少珍貴檔案資料缺失，生產(chǎn)過程中積累的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)無法留存，企業(yè)成本增加，負(fù)擔(dān)加重，整個企業(yè)管理也呈現(xiàn)出一片混亂，令企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)大傷腦筋。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們認(rèn)識的進(jìn)步，企業(yè)生產(chǎn)管理日益標(biāo)準(zhǔn)化的需要，檔案管理工作的規(guī)范化也變得越來越迫切?？茖W(xué)認(rèn)識檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵，準(zhǔn)確把握兩者之間的辯證關(guān)系，對于能否全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，科學(xué)、規(guī)范化地實(shí)行企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。
2.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵
2.1標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理
標(biāo)準(zhǔn)化體系規(guī)定了質(zhì)量方針、目標(biāo)、職責(zé)和程序，并通過建立相關(guān)體系進(jìn)行過程管理、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)。目前，IS09000標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)被100多個國家轉(zhuǎn)化成本國標(biāo)準(zhǔn)。1996年ISO又制定了IS014000環(huán)境質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，它是企業(yè)自愿采用、自我約束性的標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)化是一個永恒的話題，“沒有規(guī)矩不成方圓”。過去非制度化、非程序化和非標(biāo)準(zhǔn)化成為我國企業(yè)傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式的特征之一。它反映在管理業(yè)務(wù)、管理方法、生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過程、報表文件、數(shù)據(jù)資料等各個方面，特別是在生產(chǎn)現(xiàn)場：生產(chǎn)無序，管理混亂，“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現(xiàn)象比比皆是。隨著國際標(biāo)準(zhǔn)化體系管理逐步融入全球領(lǐng)域，這種落后的生產(chǎn)管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)的需要。生產(chǎn)與運(yùn)作管理的制度化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)代生產(chǎn)與運(yùn)作管理要求的是科學(xué)化的管理。在管理工作中，要完全按照各種規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、條例等執(zhí)行，一切都做到有據(jù)可依，有章可循，按制度辦事，按作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)操作，按程序管理。打破傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式，低耗、優(yōu)質(zhì)、高效地進(jìn)行生產(chǎn)一直是企業(yè)管理者追求的最高目標(biāo)。
2.2企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和（包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等各方面的資料）。
著名企管專家譚小芳老師表示，一個沒有檔案的企業(yè)就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，一定是個難題。大量事實(shí)證明，檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用：它準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的成長歷程；能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業(yè)文化的活標(biāo)本；是企業(yè)對外宣傳的資料庫；是員工成長的珍貴史料；是有力的法律武器。
3.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系
規(guī)范化的檔案管理是實(shí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標(biāo)準(zhǔn)、越規(guī)范，它形成的各項(xiàng)記錄資料就越真實(shí)有效；而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學(xué)更合理。反之，檔案管理工作又是企業(yè)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的重要保證；檔案資料作為企業(yè)各項(xiàng)活動的歷史積累和真實(shí)記憶，科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準(zhǔn)確、及時地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價值，必要時還能起到指導(dǎo)作用。
因此，規(guī)范化的企業(yè)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理之間是相輔相成、相互促進(jìn)、辯證統(tǒng)一的。離開科學(xué)、合理、規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理就無據(jù)可依，無憑可證。而離開了標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。
4.標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實(shí)踐
4.1生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范
針對企業(yè)當(dāng)前生產(chǎn)管理現(xiàn)場各類記錄表格雜亂無章的現(xiàn)象，筆者因持有標(biāo)準(zhǔn)化體系內(nèi)審員資格證書且具有多年內(nèi)審及基層技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)，有幸被領(lǐng)導(dǎo)委以重任――在一個月內(nèi)將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優(yōu)化。在此工作過程中，筆者發(fā)現(xiàn)本公司雖然也推行標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量、環(huán)境體系，但是卻沒有真正落到實(shí)處，導(dǎo)致各個部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個部門就使用了三個不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產(chǎn)統(tǒng)計表”現(xiàn)用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達(dá)到格式統(tǒng)一，筆者嚴(yán)格參照標(biāo)準(zhǔn)化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求，在與各個部門負(fù)責(zé)人協(xié)商、取得一致的基礎(chǔ)上，以方便于生產(chǎn)管理為原則，對內(nèi)容與生產(chǎn)脫節(jié)、多余的表格加以刪除，對內(nèi)容表述不詳?shù)谋砀窦右酝晟?，并將其按?biāo)準(zhǔn)要求一一編號，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費(fèi)且方便管理，僅直接使用于生產(chǎn)管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標(biāo)準(zhǔn)化格式的表格后，生產(chǎn)管理現(xiàn)場已然規(guī)范了許多。當(dāng)然，生產(chǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化不僅是記錄表格的規(guī)范，還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗(yàn)、質(zhì)量監(jiān)督等全過程制定并嚴(yán)格貫徹一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高?？梢?，全面推行規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。
4.2“高起點(diǎn)、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”三高檔案室的建立
筆者所在的企業(yè)為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領(lǐng)導(dǎo)層更換交迭，企業(yè)至2011年11月前都沒有建立檔案庫，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發(fā)現(xiàn)已無蹤影（譬如大型設(shè)備出了故障，連一本說明書及操作手冊都找尋不著，令維修人員無從下手，只得請廠家派技術(shù)人員前來維修），造成了許多不必要的浪費(fèi)；整個公司辦公區(qū)隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領(lǐng)導(dǎo)痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點(diǎn)成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時還配置了專用電腦、打印/復(fù)印一體機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等一系列檔案管理的專用設(shè)備。軟件方面：對檔案室提出了“高起點(diǎn)、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”的三高標(biāo)準(zhǔn)，并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因?yàn)橛兄S富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)而“臨危受命”，在查閱了大量相關(guān)技術(shù)資料的前提下，又走訪了某“人才市場檔案館”，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案室管理制度》等一系列建設(shè)性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計506冊；文書檔案共計1969冊；銷售檔案共計573份；財務(wù)檔案共計249冊；人事檔案共計1437份；行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實(shí)行“檔案借閱”制度以來，已先后為工程、研發(fā)、財務(wù)、人資、生產(chǎn)等提供了上百人次的檔案借閱工作，對各類生產(chǎn)管理提供了極為重要的參考資源。本企業(yè)檔案室在短短一年的時間內(nèi)就充分發(fā)揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來，企業(yè)檔案作為繼承、保護(hù)與開發(fā)事業(yè)，對企業(yè)科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
5.全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化
筆者從事了多年的基層技術(shù)管理工作，對制造型企業(yè)的生產(chǎn)流程、國際標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業(yè)要發(fā)展、要壯大，除了要有過硬的技術(shù)攻堅力量、雄厚的經(jīng)濟(jì)實(shí)力外，實(shí)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化體系的企業(yè)管理是企業(yè)取得成功的法寶，而生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分，又是企業(yè)賴以生存的基石。因此，全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化刻不容緩。要想最終達(dá)成這一目標(biāo)，可以從如下幾個方面著手：
（1）公司高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)本著高度重視企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作為立場，在取得現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步賦予標(biāo)準(zhǔn)化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權(quán)力，并制定相關(guān)激勵機(jī)制，把標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作放在人才隊(duì)伍建設(shè)的高度上來，提高相關(guān)人員的工作積極性，以便形成一股后進(jìn)之力，推動標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程。
（2）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作，它既是長期工作，也是日常工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更新觀念，將標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員從兼職的狀態(tài)中脫離出來，以便加大對全員標(biāo)準(zhǔn)化體系知識的培訓(xùn)宣傳力度，使全體員工切實(shí)理解企業(yè)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的方向和決心。同時，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員要將標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個員工觸手可及、觸目可望，并對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的實(shí)施進(jìn)行認(rèn)真的策劃，對實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)、分析和改進(jìn)，通過評審采取有效的措施，推動企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的持續(xù)改進(jìn)，真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
（3）企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)注重抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，更新觀念，力求創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應(yīng)密切配合，進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理的檢查指導(dǎo)，以此帶動整個企業(yè)對檔案工作的認(rèn)識，真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進(jìn)，除認(rèn)真按國家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行程序化操作外，還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文化知識和計算機(jī)信息技術(shù)，適時實(shí)現(xiàn)計算機(jī)智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體，促進(jìn)公司檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（4）管理層適時監(jiān)督、各部門負(fù)責(zé)人積極配合，做好標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產(chǎn)管理的反饋信息進(jìn)行處理，以便不斷加以修正。
結(jié)束語
只有我們?nèi)駝訂T，切實(shí)將標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理落到實(shí)處，才能促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，我們的企業(yè)也才會經(jīng)久不衰，百年傳承。
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為了認(rèn)真貫徹省政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省檔案局《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（試行）的通知（川辦函[2005]103號）及省檔案局關(guān)于實(shí)施《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的有關(guān)問題的意見（川檔發(fā)[2005]22號）文件精神，推動全市檔案工作的健康發(fā)展，現(xiàn)結(jié)合我市實(shí)際，提出如下貫徹意見：
一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作規(guī)范化管理是繼檔案工作升級、目標(biāo)管理后的又一重大舉措，是檔案工作堅持與時俱進(jìn)的體現(xiàn)，是檔案工作由部門管理向政府明確要求的重大轉(zhuǎn)變，是政府機(jī)關(guān)貫徹檔案法的基本要求，是推動全市檔案工作邁上新臺階，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)的重要舉措。各級檔案行政管理部門要充分認(rèn)識開展檔案工作規(guī)范化管理的重大意義，深刻理解和把握規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)和操作辦法，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，確保工作的有序開展和質(zhì)量。
二、明確任務(wù)，統(tǒng)一要求。省檔案局關(guān)于檔案工作規(guī)范化管理的總體要求是：從2005年起，三年內(nèi)，檔案館全部實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，三分之二達(dá)到省二級以上；機(jī)關(guān)、科技事業(yè)單位全部實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理；五年內(nèi)，有條件的非國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。
為了積極穩(wěn)妥地推進(jìn)全市檔案工作規(guī)范化管理，保證工作質(zhì)量，我市由市檔案局統(tǒng)一組織對縣（區(qū)）機(jī)關(guān)、企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理省二級以上的考評，縣（區(qū)）檔案局組織省三級的考評。
復(fù)查是確保檔案工作等級水平的有效手段。我市將從2005年至2007年期間，對按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作等級標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行考評的單位進(jìn)行全面復(fù)查，按照《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》重新確定檔案管理等級，并進(jìn)行重新頒證和換牌，復(fù)查工作采取分級負(fù)責(zé)的辦法進(jìn)行，市檔案局對市級單位進(jìn)行復(fù)查，各縣（區(qū)）檔案局對縣（區(qū)）所屬單位進(jìn)行復(fù)查。對已實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的單位要通過定期或不定期復(fù)查，確保檔案工作不滑坡，市檔案局將對各縣（區(qū)）復(fù)查情況進(jìn)行抽查。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》中檔案館標(biāo)準(zhǔn)適用于本行政區(qū)域內(nèi)的國家綜合檔案館、專門檔案館，機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、商業(yè)金融流通企業(yè)、中小學(xué)校、文化事業(yè)單位，企業(yè)、科技事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)適用于工業(yè)企業(yè)、大專院校、職教、衛(wèi)生、科研、設(shè)計等單位。
各級檔案行政管理部門要按照省政府的要求，緊緊依靠當(dāng)?shù)卣?，充分運(yùn)用政府行政職能，明確開展檔案工作規(guī)范化管理的措施，積極加以落實(shí)。要加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，三年內(nèi)按照40%、30%、30%的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的進(jìn)度，確保各地檔案工作規(guī)范化管理步伐與省檔案局的總體要求相適應(yīng)。
三、堅持標(biāo)準(zhǔn)，把握內(nèi)涵?！端拇ㄊn案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》是開展檔案工作規(guī)范化管理的有效載體，各級各單位必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。各級檔案行政管理部門要對本行政區(qū)域內(nèi)已達(dá)標(biāo)升級單位進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，使各單位充分把握標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵，嚴(yán)格按照要求開展工作。
為了保證工作的質(zhì)量，我市統(tǒng)一規(guī)定：1、省三級必須配備計算機(jī)及檔案管理軟件，省二級以上必須有檔案專用庫房，配備去濕機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、防磁柜等設(shè)備。2、所有單位都必須開展檔案計算機(jī)管理，市級單位統(tǒng)一使用思源檔案管理軟件，各縣（區(qū)）可自行決定本行政區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一使用的檔案管理軟件。3、在開展檔案工作規(guī)范化管理之前三年內(nèi)，不得有違反檔案法事件發(fā)生。
關(guān)鍵詞：食品安全 監(jiān)管檔案 規(guī)范化 管理 對策
中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（a）-0180-01
近幾年，食品安全事件頻繁產(chǎn)生，不僅僅給食用者的身體和精神帶來不可估量的危害，也嚴(yán)重擾亂社會安全秩序，造成難以挽回的損失。當(dāng)前，對食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化的管理是亟需解決的一項(xiàng)重大事項(xiàng)。當(dāng)然，為避免對規(guī)范化管理認(rèn)識上的不足而造成不利影響，有必要先了解這項(xiàng)管理的內(nèi)涵和意義。
1 食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵及意義
1.1 食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)涵
食品安全監(jiān)管檔案管理和食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理，實(shí)際上并不是相等的，在各自的含義上是有區(qū)別的。前者以實(shí)際記錄下來的文字、聲音、錄像等資料為監(jiān)管工作中的重要依據(jù)，而這些資料是我國食品監(jiān)督部門在日常監(jiān)管時備份下來，并經(jīng)過整理歸納作為檔案保存。食品監(jiān)管過程中發(fā)生任何食品安全情況，將由記錄下來的資料完全闡述，同時，這些資料有著承上啟下的作用，可以總結(jié)上一階段和預(yù)計下一階段的情況。規(guī)范化管理則指的是所有記錄的資料信息必須真實(shí)準(zhǔn)確，記錄的檔案要全面完整，日常監(jiān)督工作情況要詳細(xì)真實(shí)，不得出現(xiàn)片面的、概念不清楚的記錄。
1.2 食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的作用
實(shí)施檔案規(guī)范化的管理，可以保證記錄在檔案中的所有信息是屬實(shí)的，在萌芽狀態(tài)的食品安全隱患能及時地消除，能夠在不擴(kuò)大食品安全事態(tài)的情況下，第一時間處理發(fā)生食品安全事件的相關(guān)單位，避免了許多不必要的麻煩。同時，實(shí)施檔案規(guī)范化的管理，可以將相關(guān)食品企業(yè)的相關(guān)資料予以公布，便于群眾對食品企業(yè)進(jìn)行社會監(jiān)督，促進(jìn)食品監(jiān)管工作穩(wěn)定的展開。
2 對強(qiáng)化食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的思考
2.1 強(qiáng)化食品安全宣傳深度和廣度
目前，由于工作人員對檔案管理的認(rèn)識程度較低，在實(shí)際工作過程中，對檔案的管理往往不予以重視，從而出現(xiàn)許多不良現(xiàn)象，比如，在食品安全監(jiān)管檔案管理工作時對資料的收集和整理過于散漫，檔案歸檔內(nèi)容、形式差別很大;對資料的保管不怎么放在心上，檔案丟失及被破壞的較多?；诖耍龊靡?guī)范化管理的宣傳有必要加大力度。當(dāng)?shù)氐男侣劇㈦娨暶襟w是非常不錯的宣傳平臺，通過這些平臺，增加食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理輿論范圍，創(chuàng)造出良好的條件，以典型檔案管理的例子為主要宣傳對象，強(qiáng)化食品安全監(jiān)管部門的管理人員和職工對實(shí)施規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識。這將有效地引導(dǎo)相關(guān)人員在檔案管理工作中自覺遵守檔案管理相關(guān)規(guī)定。
2.2 建立一戶一檔的規(guī)范化管理機(jī)制
食品安全監(jiān)管部門將所有的食品生廠商、經(jīng)營商納入管轄范圍之中，以直接監(jiān)督、一戶一檔的方式，來響應(yīng)規(guī)范化的管理模式，并完成對所有食品生產(chǎn)商和經(jīng)營商實(shí)施監(jiān)管的重任。所謂的一戶指一個擁有行政許可的單位。針對每戶的監(jiān)督次數(shù)、結(jié)果、投訴等的資料進(jìn)行總結(jié)收編，制成獨(dú)立的案卷目錄。這樣食品生產(chǎn)和經(jīng)營商的實(shí)際經(jīng)營情況便可隨時悉知，監(jiān)督時的針對性材料也便于提供。食品安全監(jiān)管檔案一旦得到統(tǒng)一和完整，規(guī)范化管理將有質(zhì)的飛越。
2.3 統(tǒng)一印制規(guī)范化的監(jiān)管檔案文書
維持檔案管理的秩序，以明確檔案內(nèi)容并統(tǒng)一印制的檔案文書為輔助工具也十分有效。當(dāng)然，要確保檔案文書在個監(jiān)管部門的落實(shí)率，就需要按照我國現(xiàn)有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)要求，制定有針對性的檔案管理辦法，可以制出食品生產(chǎn)加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記錄表、食品生產(chǎn)企業(yè)的安全承諾書等。更重要的是表格和檔案文書必須要求相關(guān)食品企業(yè)真實(shí)認(rèn)真的填寫，然后交由監(jiān)管部門妥善保存，這就不會出現(xiàn)食品安全監(jiān)管中無據(jù)可依、無機(jī)可查的現(xiàn)象。
2.4 明確規(guī)定和列明檔案內(nèi)容
為進(jìn)一步完善食品安全監(jiān)管檔案的完整性和統(tǒng)一性，檔案的內(nèi)容應(yīng)該做出明確的規(guī)定，列出規(guī)定清單：每個企業(yè)的食品生產(chǎn)或經(jīng)營許可證的復(fù)印件、各每個企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等各種基本證件，還要有安全監(jiān)管部門日常檢查時的記錄情況、相關(guān)文書、處理資料等。并將這些資料詳細(xì)記錄歸檔。
2.5 規(guī)范檔案歸檔程序
實(shí)際檔案管理工作中，并不是所有人按照歸檔程序來做統(tǒng)一歸檔，這直接妨礙檔案規(guī)范化管理。所以，為避免此類不良現(xiàn)象的存在，需要對相關(guān)管理人員做進(jìn)一步的培訓(xùn)，明確檔案歸檔程序，讓其掌握歸檔程序的正確方法，在后續(xù)實(shí)際工作中進(jìn)行監(jiān)督并要求他們堅持以下檔案歸檔的一般程序：初步了解企業(yè)信息―― 填寫企業(yè)食品安全狀況普查表―― 填寫日常巡檢登記表（如果發(fā)現(xiàn)有食品質(zhì)量問題，要下達(dá)相關(guān)的責(zé)令改正通知）―― 填寫復(fù)查登記確認(rèn)表（如沒有質(zhì)量問題，則無需填寫復(fù)查表）。但在監(jiān)管過程中偶爾會出現(xiàn)重大的安全性問題，就需要撰寫相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督重要情況報告上報上級有關(guān)部門，并督促企業(yè)自查，然后還要認(rèn)真填寫各企業(yè)質(zhì)量安全主體責(zé)任核查情況表。一定要規(guī)范的進(jìn)行檔案歸檔，確保檔案歸檔時的質(zhì)量。
2.6 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)
不管什么管理，要想得到實(shí)現(xiàn)，都離不開人這個決定性的因素，因此，在食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理下就很有必要去提升工作人員的政治素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。提升政治素養(yǎng)的原因是由于檔案工作的特殊性，有許多政治性資料需要保密，檔案信息也不能隨意的泄露給其他行業(yè)。在這方面需要檔案管理人員在上崗之前學(xué)習(xí)馬列主義、思想，確立他們的政治方向、堅定他們的政治立場，自覺遵守四項(xiàng)基本原則的要求，樹立服務(wù)社會的意識，認(rèn)識到檔案管理工作的保密性和政治性。同時，以檔案法為教育資料，引導(dǎo)他們區(qū)分出檔案管理工作和一般工作之間的不同，明確自身的行為準(zhǔn)則，自覺的堅持依法管檔，盡可能保證檔案安全。
3 結(jié)語
通過對食品安全監(jiān)督管理的論述，結(jié)合當(dāng)前我國頻繁發(fā)生的食品安全事件，加強(qiáng)食品安全監(jiān)督管理是非常必要的，這不僅給食品安全監(jiān)管工作提供科學(xué)的依據(jù)，有效的落實(shí)我國的食品安全監(jiān)管工作，并能從食品監(jiān)管檔案規(guī)范化管理總結(jié)出食品安全事件帶來的警示，預(yù)防或者杜絕食品安全慘劇的再度發(fā)生。
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