時間：2023-06-12 09:11:44
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇銀行檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
通過對銀行業(yè)務的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業(yè)務需求主要包括下述幾種業(yè)務應用模式：
1.1歸檔和審計各部門在業(yè)務辦理過程形成的各種有保存價值或能反映業(yè)務過程的電子、紙質(zhì)文件，利用掃描、識別、分類等方式整理后存入內(nèi)容管理系統(tǒng)，便于審計和參考。
1.2電子影像管理結(jié)合銀行具體的業(yè)務處理，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)電子化后同業(yè)務管理流程結(jié)合，加強對各種資料的管理，實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用和共享，支持風險控制和會計稽核。
1.3內(nèi)容驅(qū)動的業(yè)務處理針對以內(nèi)容作為業(yè)務辦理驅(qū)動的各種銀行業(yè)務，內(nèi)容管理提供對關(guān)鍵非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期的管理，并與其它應用系統(tǒng)充分集成，實現(xiàn)內(nèi)容數(shù)據(jù)需求的實時響應或在內(nèi)容管理應用體系上完成業(yè)務的全部流程。1.4Web內(nèi)容管理作為信息門戶的后臺支持，提供來自不同應用系統(tǒng)、不同部門的各種應信息的存儲，并支持內(nèi)容前的格式轉(zhuǎn)換與預處理以及后的歸檔。
2系統(tǒng)設計
本文通過以電子檔案管理為中心，以內(nèi)容管理為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲的平臺，搭建一個統(tǒng)一視圖的電子檔案管理應用程序，通過檔案管理平臺的外部接口，把各業(yè)務系統(tǒng)的電子檔案集成到這個平臺中。電子檔案管理系統(tǒng)提供的功能
2.1掃描錄入影像掃描、質(zhì)量檢查(含圖像優(yōu)化)、要素的輸入(索引項的建立)。掃描錄入工作一般在業(yè)務辦理/點完成。影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設備，可以兼容平板掃描儀設備、高速掃描儀設備。支持在圖像質(zhì)量檢查前，對圖像的質(zhì)量優(yōu)化處理，如去黑邊，對比度、亮度調(diào)整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過程中使用，而水印是一個可選功能主要是防止篡改。索引要素與影像的關(guān)聯(lián)。采用手工錄入索引要素方式，實現(xiàn)影像與索引、具體業(yè)務的關(guān)聯(lián)。影像掃描后存放在傳輸?shù)木彺嫫髦校枰?jīng)過質(zhì)檢步驟才能上傳。
2.2影像傳輸為掃描后的圖像以及相關(guān)的要素從網(wǎng)點傳輸?shù)胶蠖朔掌魈峁└咝?、穩(wěn)定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應該有實時和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。傳輸服務器的主要功能是未經(jīng)過質(zhì)檢的影像數(shù)據(jù)緩存、經(jīng)過質(zhì)檢的影像隊列傳輸。傳輸服務器自身的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改傳輸服務中的內(nèi)容。傳輸過程應該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過程中被竊取和篡改。傳輸優(yōu)先級控制，即在影像掃描時加入優(yōu)先級選項。傳輸服務的監(jiān)控功能，可以通過終端交易查詢當前傳輸任務狀態(tài)，管理員可以根據(jù)實際情況調(diào)整隊列優(yōu)先級。緩存功能，即對于已經(jīng)傳輸?shù)接跋穹掌鞯膱D像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務器自動清除。當網(wǎng)點有查詢需求時，先從傳輸服務取圖像，若圖像已經(jīng)被批注或本地緩存已經(jīng)過期，則從服務器獲取。
2.3影像存儲、調(diào)閱為影像數(shù)據(jù)提供存儲及索引管理功能，性能要求高。為影像數(shù)據(jù)提供存儲組織管理、索引維護、調(diào)閱檢索等功能。影像服務器的業(yè)務要求如下：實時接受各業(yè)務辦理網(wǎng)點上傳的影像文件，并且實施存儲、索引化。完成存儲以及索引化后，通過調(diào)用業(yè)務系統(tǒng)的接口，更新業(yè)務系統(tǒng)中圖像已到達的狀態(tài)。業(yè)務系統(tǒng)通過影像服務提供的影像調(diào)閱接口，調(diào)閱顯示業(yè)務相關(guān)的影像。同時該調(diào)閱接口提供影像修改能力，如影像批注。由于影像服務系統(tǒng)屬于事中系統(tǒng)，為保證其性能需要對歷史數(shù)據(jù)進行歸檔。當一筆業(yè)務完成以后，由業(yè)務系統(tǒng)發(fā)起歸檔動作。
2.4工作流系統(tǒng)根據(jù)不同的業(yè)務特征提供業(yè)務流轉(zhuǎn)功能。為構(gòu)建基于檔案管理系統(tǒng)之上的各類業(yè)務系統(tǒng)提供了公用的工作流管理及運行服務，用以實現(xiàn)作業(yè)任務在不同業(yè)務人員之間的自動調(diào)度與流轉(zhuǎn)，以及通過相應的接口動態(tài)控制這一流轉(zhuǎn)過程。
3結(jié)束語
檔案管理現(xiàn)狀
檔案分類情況。轄區(qū)13家銀行的檔案分類均不相同，有的分類比較精細，主要分為文書、會計、人事、信貸、基建、聲像、設備、實物等類；有的分類相對簡單，主要分為文書、會計、人事三大類。從機構(gòu)類別上看，國有商業(yè)銀行的檔案分類相對規(guī)范，而其他銀行檔案分類則過于簡單。
機構(gòu)設置、人員配備情況。轄區(qū)13家銀行中，僅有2家設有獨立的檔案機構(gòu)、3家設有獨立的檔案鑒定機構(gòu)，其余各家均把檔案管理工作掛靠在辦公室或人事部門，也未成立獨立的檔案機構(gòu)和獨立的檔案鑒定機構(gòu)。13家銀行共有檔案員99名，其中專職檔案員11名，兼職88名。
保管方式及評級情況。目前，轄區(qū)4家銀行檔案采取由市分行集中統(tǒng)一保管的方式，其余各家均實行支行分散保管。8家銀行的檔案工作先后通過市檔案局或上級行的檔案評級。
電子檔案歸檔及檔案數(shù)字化情況。目前，僅2家銀行的檔案全部實現(xiàn)了數(shù)字化并對電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進行了歸檔；6家銀行的檔案管理使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案目錄實現(xiàn)了數(shù)字化，但僅限于查詢使用，并沒有對檔案實物進行掃描歸檔。
存在問題
基礎(chǔ)設施不達標。絕大部分單位沒有對檔案庫房進行系統(tǒng)規(guī)劃，現(xiàn)有的庫房普遍存在面積偏小,防火、防蟲、防潮、防盜設施不全，庫房、閱檔室和辦公室不分等問題,部分單位甚至沒有專門的檔案庫房。
管理機制不健全。目前，只有4家銀行真正實現(xiàn)了檔案的大集中管理。大部分銀行檔案管理仍處于各自為政、支行分散管理的狀態(tài)，沒有獨立的檔案工作機構(gòu)和獨立的檔案銷毀鑒定機構(gòu)，缺乏統(tǒng)一標準、統(tǒng)一制度。這樣的管理方式既不利于監(jiān)督管理，也不利于統(tǒng)一規(guī)范，更不能充分發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢，對檔案的安全保障也有一定的難度。
制度建設嚴重滯后。一是檔案類別沒有統(tǒng)一的分類標準。全市金融機構(gòu)檔案分類各不相同，處于各自為政的狀態(tài)，部分國有商業(yè)銀行檔案是參照上級行的分類標準進行分類，而其他銀行檔案的分類大都參照地方檔案局文書檔案的分類標準進行分類。分類不夠準確，也不夠精細,難以體現(xiàn)銀行檔案的特殊性。二是檔案保管期限表沒有統(tǒng)一標準。針對銀行會計、信貸等業(yè)務檔案的特殊性，缺少統(tǒng)一的保管期限表，給檔案保管及銷毀工作帶來了一定的難度。
檔案管理不平衡。特別是地方性銀行業(yè)金融機構(gòu)“重文書檔案、輕業(yè)務檔案”的現(xiàn)象比較普遍。為了通過檔案局或上級行的檔案評級工作，部分銀行在文書檔案的庫房建設、設備配置、電子化管理等方面投入了大量物力、財力，文書檔案管理已接近或達到了檔案局的相關(guān)要求，但對業(yè)務檔案的管理重視程度不夠。在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)某農(nóng)村金融機構(gòu)的文書檔案管理已達到市檔案局二級標準，配備了密集架、空調(diào)等設備，但其業(yè)務檔案庫房簡陋，保管條件較差，會計憑證亂堆亂放，管理非常混亂。
電子化進程緩慢。目前，只有兩家國有商業(yè)銀行的檔案全部實現(xiàn)電子化管理，并對新時期產(chǎn)生的電子檔案進行了歸檔，部分銀行的文書檔案目錄已實現(xiàn)了電子化管理。但絕大部分銀行檔案還處于原始的手工登記歸檔保管狀態(tài)，對歷史檔案的掃描及電子化管理進程緩慢，也沒有對新時期產(chǎn)生的電子檔案進行歸檔，一定程度上影響了檔案的使用效率。
管理人員素質(zhì)不高。目前，全轄13家銀行兼職的檔案人員占比達89%，專職的檔案管理人員占比僅為11%。兼職檔案管理人員一般缺乏專業(yè)的檔案知識，往往一身多任，投入檔案工作的精力有限，無法對檔案進行科學有效的管理，也無法對檔案進行系統(tǒng)的編研、收集和開發(fā)利用，檔案管理只能滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，只停留在你查我調(diào)的階段。兼職檔案人員已很難適應新時期銀行檔案管理要求。
對策建議
進一步建立健全檔案工作機制。各商業(yè)銀行要將檔案管理作為商業(yè)銀行經(jīng)營管理體系的組成部分，高度重視檔案管理，將檔案工作同業(yè)務工作放在同等重要的位置，同計劃、同布置、同檢查、同落實。建立與現(xiàn)代商業(yè)銀行發(fā)展相適應的銀行檔案管理體制,從實際出發(fā),因地制宜,建立獨立的檔案工作機構(gòu)和檔案鑒定機構(gòu)。進一步建立健全銀行檔案工作規(guī)章制度，逐步由現(xiàn)在的多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一管理。
加強對業(yè)務檔案的管理力度。隨著銀行管理體制改革與銀行業(yè)務的不斷拓展，銀行檔案的類型、載體形態(tài)更加復雜多樣，銀行檔案部門要高度重視新型業(yè)務、新型載體的檔案形成情況，及時將各種門類和載體檔案納入到檔案工作的范疇，實現(xiàn)從注重文書檔案管理到文書檔案和業(yè)務檔案管理并重的轉(zhuǎn)變，不僅要重視銀行傳統(tǒng)的文書、會計、人事檔案，而且要重視銀行負債業(yè)務、資產(chǎn)業(yè)務、中間業(yè)務、國際業(yè)務、內(nèi)部控制與稽核，風險等各種業(yè)務檔案的管理,還應加強電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收集歸檔工作。
加強基礎(chǔ)設施建設，改善檔案保管條件。加大對檔案基礎(chǔ)設施的投入，做好規(guī)劃，分步、分批建立符合銀行檔案保管要求的庫房，同時配置必要的設施設備，不斷改善現(xiàn)有檔案保管條件，滿足一定時期內(nèi)檔案數(shù)量增長的需要，確保檔案實體絕對安全。
加快檔案信息化建設步伐。一方面要加快做好歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作；另一方面要嚴格按照國家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等技術(shù)標準，統(tǒng)一本行系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設，統(tǒng)一檔案信息的存儲格式，確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。
加強檔案信息資源的開發(fā)利用，提高服務質(zhì)量。強化科學編研，在開發(fā)利用的深度和廣度上下工夫，從而挖掘出檔案信息資源潛在功能。強化服務意識，提高信息服務工作質(zhì)量，在服務內(nèi)容上圍繞商業(yè)銀行經(jīng)營需要，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，豐富資料種類，開發(fā)檔案信息資源。
加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的素質(zhì)。要根據(jù)各自的工作現(xiàn)狀、檔案數(shù)量等情況，配備相應的專職檔案工作人員，并確保檔案人員的相對穩(wěn)定，逐漸改變銀行大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職、調(diào)換頻繁的狀況。通過建立崗位責任制，使檔案工作與效益掛鉤，開展專業(yè)技術(shù)職務評審、組織外出參觀、學習交流、開展檔案工作檢查評比等，提高檔案隊伍的凝聚力，促進檔案工作的健康發(fā)展和管理水平的同步提高。
關(guān)鍵詞:中國人民銀行;會計檔案現(xiàn)狀;管理中存在的問題改進管理意見建議
近年來,隨著基層人民銀行會計工作整體水平的不斷提高,會計檔案管理工作得到了明顯加強,檔案的查證、依據(jù)和史料作用發(fā)揮更加突出。但是,當前基層人民銀行會計檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調(diào)閱不規(guī)范、管理難度大,磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案因系統(tǒng)升級而失效等問題,應加以關(guān)注和不斷改進完善。
一、當前人民銀行基層行會計檔案管理的現(xiàn)狀
目前,基層人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監(jiān)督和檔案管理等部門,基本職責分工如下:一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案,由會計檔案專管員保管;辦理會計檔案的調(diào)閱、銷毀工作;將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規(guī)定予以管理。三是按會計基本制度的規(guī)定,由分管行領(lǐng)導審批,會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。
目前,會計檔案的保存有紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)三種物理形式,保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質(zhì)檔案,磁介質(zhì)及光介質(zhì)會計檔案的保管期限與相應的紙介質(zhì)會計檔案相同;無明確期限規(guī)定的磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案,比照類似會計檔案進行管理,比如同城電子支付系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),基層行比照會計核算系統(tǒng)日終備份數(shù)據(jù)要求保存30天。基層人民銀行會計檔案的日常管理規(guī)定和流程主要有以下幾個方面:
1.會計檔案的保管。各種物理形式的會計檔案均由會計部門檔案專管員負責保管,采用紙介質(zhì)以外形式保存的會計檔案,仍同時保存一份紙介質(zhì)的會計檔案。
對紙介質(zhì)會計檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會計檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質(zhì)會計檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會計檔案一直由會計部門管理;部分行將會計檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會計檔案移交行檔案室,但仍由會計部門負責管理。
對磁介質(zhì)會計檔案的保管要求:堅持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質(zhì)會計檔案管理的實際操作中普遍存在一些問題。比如,個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)未進行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運行全國支票影像交換系統(tǒng)以來的會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)刻錄到光盤中,做到數(shù)據(jù)雙備份。
2.會計檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴格按照會計檔案管理的規(guī)定辦理會計檔案的查閱工作。嚴格建立并執(zhí)行會計檔案查閱的審批、登記制度。會計檔案的查閱除應會計業(yè)務檢查的要求恢復會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)會計檔案。
3.會計檔案的復制。目前,個別行對紙介質(zhì)會計檔案的復制只存在一種情況,即為了能夠在規(guī)定的期限內(nèi)有效保存會計檔案,對目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存。磁介質(zhì)會計檔案的復制由于各行會計部門應用系統(tǒng)的操作環(huán)境不同,復制所有磁介質(zhì)檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個月復制1次。
4.會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質(zhì)會計檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質(zhì)會計檔案(如會計核算系統(tǒng)月終備份數(shù)據(jù)),但未進行過銷毀。各行銷毀紙介質(zhì)會計檔案系按照《中國人民銀行會計基本制度》的規(guī)定,報上級行批準后自行銷毀,即縣支行報地市中心支行批準后自行銷毀,地市中心支行報省會城市中心支行批準后銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理工作中存在的問題
1.現(xiàn)行的會計檔案管理制度滯后,不能適應形勢發(fā)展需要。目前人民銀行會計檔案管理執(zhí)行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,該制度與1987年頒發(fā)的《中國人民銀行會計制度(試行本)》的管理規(guī)定相比,內(nèi)容相差無幾,并未在其中對會計檔案有專門的指導條款。但隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的迅猛發(fā)展,人民銀行會計資料的內(nèi)容、形式也發(fā)生了較大的變化,使部分會計檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規(guī)章予以規(guī)范指導。
2.會計檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式。據(jù)調(diào)查,目前基層人民銀行會計檔案雖然大部分已由事后監(jiān)督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監(jiān)督部門,沒有實行檔案管理部門統(tǒng)一管理,在調(diào)閱資料時也是由事后監(jiān)督部門管理,以致會計檔案與全行檔案的統(tǒng)一管理流于形式。在這種管理現(xiàn)狀下,容易造成會計檔案入檔不及時、歸類不正確、登記不完整,內(nèi)部人員調(diào)閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會計檔案遺失的風險;容易造成組柜管理或個人管理,使一部分會計檔案出現(xiàn)漏檔現(xiàn)象。同時,會計檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理條件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達到檔案管理“四防”、“四無”的基本標準。
3.會計檔案管理未與核算系統(tǒng)升級同步,磁介質(zhì)檔案調(diào)閱難度大。大部分磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應用系統(tǒng)中生成的,調(diào)閱磁介質(zhì)會計檔案需要在特定的、舊的運行環(huán)境中進行。但是,隨著應用系統(tǒng)版本的升級、換代、更新,部分磁介質(zhì)會計檔案已無法調(diào)閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。
4.內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會計檔案密級管理難度大。為了防止會計檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會計檔案管理辦法》規(guī)定,各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續(xù)。此規(guī)定在實際操作中的執(zhí)行難度較大。如司法部門在執(zhí)行公務時,強制將會計憑證調(diào)出,如果不同意將按妨礙執(zhí)行公務處理,給檔案管理帶來困難。
5.會計檔案監(jiān)督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會計檔案是會計工作檢查的一項內(nèi)容,但在部分基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時,壘面、簿宴核對是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監(jiān)督管理的漏洞。
三、改進基層人民銀行會計檔案管理工作的意見建議
1.出臺專門的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,進一步完善會計檔案管理制度。一是依據(jù)會計檔案管理工作的變化和新形勢的需求,制定統(tǒng)一的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,及時對相關(guān)管理規(guī)定予以修訂和完善,有效解決現(xiàn)有的會計檔案管理規(guī)定多分散在多個會計制度及業(yè)務管理辦法中而不便于查閱的問題,切實加強人民銀行系統(tǒng)的會計檔案管理。二是明確會計檔案管理的對象和范圍?，F(xiàn)有會計檔案管理存在多處空白點,比如在會計檔案保存的物理形式上對光介質(zhì)會計檔案的管理是一個空白點,同時需要對磁介質(zhì)、光介質(zhì)的有效性進行界定,并明確銷毀方式,切實防止管理漏洞。三是明確管理職責。要求無論是紙介質(zhì)會計檔案,還是磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案,都要嚴格按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定入檔、歸類、調(diào)閱和銷毀,切實保證會計檔案的安全,達到“四防”、“四無”標準。
2.不斷改進現(xiàn)行的會計檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應明確基層人民銀行紙介質(zhì)會計檔案應由本單位檔案管理部門統(tǒng)一管理。不斷改進磁介質(zhì)、光介質(zhì)的備份、調(diào)閱、管理方式,使磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案的調(diào)閱盡可能不受特定應用環(huán)境的限制,實行雙備份,堅持異地保管,定期復制,防止磁化及老化。三是要進一步完善全國支票影像交換系統(tǒng)(IAS)中相關(guān)檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會計檔案電子化管理系統(tǒng)的現(xiàn)實情況下,可采取過渡形式,對IAS系統(tǒng)的查詢和歸檔功能進行完善,實現(xiàn)IAS系統(tǒng)多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統(tǒng)計、查詢結(jié)果集中顯示、保存查詢結(jié)果等功能,為建立獨立的會計檔案電子化管理系統(tǒng)積累經(jīng)驗。
3.切實加大會計檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環(huán)節(jié)。對會計檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔的及時全面性,以及簿實核對是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進行全面檢查,確保會計檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失和泄密。
4.完善司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度,進一步加強基層人民銀行會計檔案的保密管理。首先,要加強檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識,確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;其次,要完善司法部門調(diào)閱登記制度,強化查閱登記審批和復印、復制的過程監(jiān)督,明確使用期限和要求,有效防止會計信息不泄密;再就是要加強與司法部門的溝通聯(lián)系,進一步規(guī)范司法執(zhí)行中的人民銀行會計信息管理,確保中央銀行的信息安全。
參考文獻:
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一、基層人民銀行紀檢監(jiān)察檔案管理工作存在的問題
以普洱市中心支行為例，雖然目前中支機關(guān)和縣支行均設置有紀檢監(jiān)察辦公室，專兼職紀檢監(jiān)察人員共有18人，其中：中支機關(guān)有專職紀檢監(jiān)察人員3人，九個縣支行有兼職紀檢監(jiān)察人員15人。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全轄整個紀檢監(jiān)察檔案管理工作依舊存在三方面亟待改進的問題：
（一）對紀檢監(jiān)察檔案管理的重要性認識不夠，無專職檔案管理人員
中支機關(guān)及九個縣支行均未配備紀檢監(jiān)察檔案管理人員，形成紀檢監(jiān)察檔案無專人管理，紀檢監(jiān)察檔案管理人員全部為兼職，既是紀檢監(jiān)察人員，又是檔案管理人員，造成在實際工作中普遍存在只注重“黨風廉政建設和懲防體系建設”、“執(zhí)法監(jiān)察”、“縣支行監(jiān)督機制建設”等紀檢監(jiān)察項目的實施，而相對忽視紀檢監(jiān)察項目實施資料的收集、整理和歸檔等工作。原因在于不少人認為，只要出具了紀檢監(jiān)察項目報告，提出了紀檢監(jiān)察意見，做出了紀檢監(jiān)察處理決定，紀檢監(jiān)察項目的實施就算結(jié)束了。
（二）紀檢監(jiān)察檔案管理人員未參加過檔案管理培訓，專業(yè)知識不夠
由于中支機關(guān)及九個縣支行紀檢監(jiān)察檔案管理人員多數(shù)來自于其他各部門，而專職從事過檔案管理工作的人員很少，也幾乎沒有參加過檔案管理方面的培訓，缺少檔案管理的專業(yè)知識，對于檔案管理的基礎(chǔ)理論、基本原則更是知之甚少。如此，不少紀檢監(jiān)察檔案管理人員在開展紀檢監(jiān)察檔案管理工作時缺乏檔案管理理論的指導，制約了紀檢監(jiān)察檔案管理水平的提高。
（三）紀檢監(jiān)察檔案規(guī)范化管理的程度不夠
由于基層人民銀行紀檢監(jiān)察檔案管理人員大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程又知之較少，因此，在紀檢監(jiān)察檔案資料收集、檔案資料整理、檔案資料歸檔、檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方，主要表現(xiàn)在：一是無檔案保管專用場所。中支機關(guān)及九個縣支行紀檢監(jiān)察檔案均無檔案保管專用場所。中支三個紀檢監(jiān)察人員在檔案管理工作中，各自保管著所分管工作中形成的紀檢監(jiān)察文件資料，九個縣支行紀檢監(jiān)察檔案則由兼職紀檢監(jiān)察人員負責保管。二是未按時間年限、分類打碼保管紀檢監(jiān)察檔案資料，不符合檔案管理規(guī)定；三是檔案資料移交手續(xù)不規(guī)范。紀檢監(jiān)察人員在工作調(diào)動、退休、崗位輪換時，對自己保管的檔案資料，沒有嚴格地按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，有的檔案資料留下，有的隨身帶走。如要調(diào)閱完整、齊全的檔案資料很困難。四是檔案資料備份不全。紙質(zhì)文件資料與磁介質(zhì)文件資料保存不匹配，導致查找利用不方便。如：在調(diào)閱XXX縣支行“黨務公開工作實施意見”資料時，有紙質(zhì)文件，而沒有磁介質(zhì)備份文件。又如：查找2012年“關(guān)于在系統(tǒng)業(yè)務管理中貫徹落實黨風廉政建設和懲防體系建設工作總結(jié)”時，只有磁介質(zhì)備份文件，沒有紙質(zhì)文件。紀檢監(jiān)察檔案規(guī)范化管理工作還有待改進和提高。
二、改進基層人民銀行紀檢監(jiān)察檔案管理工作的建議
（一）提高對紀檢監(jiān)察檔案管理重要性的認識
基層人民銀行紀檢監(jiān)察檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認識到它在人民銀行監(jiān)督管理中的作用。要改變過去重紀檢監(jiān)察項目的實施，輕紀檢監(jiān)察檔案管理的觀念，樹立“三個意識”，促進基層人民銀行紀檢監(jiān)察檔案管理。一要樹立基層行領(lǐng)導的紀檢監(jiān)察檔案管理意識?；鶎有蓄I(lǐng)導應該將紀檢監(jiān)察檔案管理當作一項重要工作來抓，強化對紀檢監(jiān)察檔案管理工作的監(jiān)督，明確紀檢監(jiān)察檔案管理人員的任務和職責，加強對紀檢監(jiān)察檔案工作的組織領(lǐng)導。從硬件、軟件等三個方面加大對紀檢監(jiān)察檔案管理的投入力度。一是選派責任心強、會管理、掌握了解檔案基礎(chǔ)知識的人充實到紀檢監(jiān)察部門，從事紀檢監(jiān)察檔案管理工作；二是設置紀檢監(jiān)察檔案管理室，專門用來保管紀檢監(jiān)察檔案，使紀檢監(jiān)察檔案管理完整、規(guī)范；三是配備辦公自動化設施，專門用于紀檢監(jiān)察檔案管理，使紀檢監(jiān)察工作形成的紙質(zhì)文件資料與磁介質(zhì)文件資料匹配一致。二要樹立紀檢監(jiān)察人員的參與意識。紀檢監(jiān)察工作人員在開展紀檢監(jiān)察項目檢查時，要樹立參與紀檢監(jiān)察檔案管理工作的意識，把在紀檢監(jiān)察工作中形成的文件、筆錄、工作的原件及復印件，要按照《檔案法》、《中國人民銀行檔案管理規(guī)定》、《中國人民銀行檔案保管辦法》的要求，進行詳細的整理分類，應把此項工作作為紀檢監(jiān)察檔案管理前期工作來做。三要樹立紀檢監(jiān)察檔案管理人員的責任意識。紀檢監(jiān)察檔案管理人員是紀檢監(jiān)察管理工作的主要力量，必須樹立對紀檢監(jiān)察檔案管理工作質(zhì)量負全責的意識。
（二）完善紀檢監(jiān)察檔案管理制度，健全管理機制
制度就是行為規(guī)范，是要求紀檢監(jiān)察人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好紀檢監(jiān)察檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關(guān)的制度。一要完善健全管理制度。首先要建立各種紀檢監(jiān)察檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵和約束機制。要定期組織對紀檢監(jiān)察檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚和獎勵，這樣可以激發(fā)紀檢監(jiān)察檔案人員的動力，讓他們樂于奉獻自己的聰明才智，發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性。
1 當前銀行卡犯罪的特點
當前，銀行卡犯罪持續(xù)高發(fā)，呈現(xiàn)出復雜性、流動性、隱蔽性、團伙性等四大主要特點。
1.1 銀行卡犯罪表現(xiàn)形式多樣，呈現(xiàn)出復雜性。目前，銀行卡犯罪既有竊取、買賣銀行卡信息犯罪，又有偽造銀行卡、盜刷銀行卡犯罪；既有非法套現(xiàn)、惡意透支犯罪，又有短信詐騙犯罪，滲透到銀行卡產(chǎn)業(yè)從申領(lǐng)、使用到發(fā)卡、管理的各個環(huán)節(jié)，涉及罪名也涵蓋了偽造金融票證罪，信用卡詐騙罪，妨害信用卡管理罪，竊取、收買、非法提供信用卡信息罪和非法經(jīng)營罪等多項罪名。
1.2 點多、線長、跨區(qū)域流竄作案，具有很強的流動性。為逃避打擊，犯罪分子往往利用現(xiàn)代化的交通工具、通訊手段和資金支付結(jié)算方式等，跨區(qū)域流竄作案，使受害人很難及時發(fā)現(xiàn)自己被侵害，也給公安機關(guān)的打擊帶來很大困難。不少犯罪分子在甲地盜取銀行卡信息，在乙地制作偽卡，在丙地等數(shù)地盜提資金，一些犯罪分子甚至在境外遙控指揮境內(nèi)人員作案，手法多樣，手段隱蔽，使人不易察覺。
1.3 犯罪手法狡猾多變，具有隱蔽性。從公安機關(guān)已破的銀行卡犯罪案件看，既有通過傳統(tǒng)的刷卡類交易實施犯罪的，也有通過網(wǎng)絡購物、電子機票訂購等新興的無卡類交易進行犯罪的；既有通過偷窺、在ATM機上加裝盜碼器等手法盜取銀行卡信息的，也有在網(wǎng)上設置木馬程序等手段竊取銀行卡信息的。
1.4 犯罪專業(yè)化、團伙化程度高。此類犯罪熟知銀行卡設計上的缺陷，并具有一定的電腦專業(yè)知識，作案以3至4名成員的小團伙犯罪為主，團伙成員分工明確，有專人負責電腦操作和假卡制作，有專人負責放哨望風，有專人負責ATM機上安裝讀卡器和針孔攝像頭竊取持卡人相關(guān)信息，有專人負責在ATM機上取錢或持卡刷卡購物。
2 銀行卡犯罪的類型
目前，全國至少有數(shù)以萬計的人參與銀行卡的偽造、盜刷、非法套現(xiàn)等違法犯罪活動，主要圍繞著真卡、偽卡和機具展開，這三者環(huán)環(huán)相套。真卡是指騙取真銀行卡、洗錢、惡意透支等，偽卡就是偽造銀行卡，機具主要指利用POS機和ATM機竊取卡信息、變現(xiàn)、套現(xiàn)等。目前，利用POS機和ATM機作案約占銀行卡犯罪涉案金額的90%。
具體來說，常見的銀行卡犯罪有以下幾種類型：
一是惡意透支犯罪。利用信用卡可以透支的功能進行惡意透支，然后潛逃、隱瞞身份以逃避催收、還款責任。
二是騙領(lǐng)信用卡犯罪。冒用他人身份證明申領(lǐng)信用卡，或者使用偽造、變造的身份證明申領(lǐng)信用卡，提供虛假的財產(chǎn)狀況、收入、職務等資信證明材料，向銀行騙領(lǐng)信用卡，實施妨害信用卡管理犯罪活動。
三是偽造信用卡犯罪。竊取、收買、非法提供他人信用卡信息資料偽造信用卡，進行刷卡透支、消費、套現(xiàn)等信用卡詐騙活動。
四是利用ATM機犯罪。在銀行ATM機插卡口上安裝讀卡器和儲存器，同時，在輸密碼鍵盤上方擋板安裝針孔探頭和MP3、MP5小盒子，竊取他人銀行卡信息資料，之后，“克隆”銀行卡進行盜取。
五是非法套現(xiàn)犯罪。使用銷售點終端機具（POS機）、網(wǎng)上交易、電話支付等方法，以虛構(gòu)交易、虛開價格、現(xiàn)金退貨等方式，向信用卡持有人直接支付現(xiàn)金，或者職業(yè)從事信用卡套現(xiàn)中介業(yè)務，實施信用卡套現(xiàn)非法經(jīng)營犯罪活動。
3 銀行卡犯罪的防控
針對日益復雜的銀行卡風險管理形勢，中國人民銀行、銀監(jiān)會、公安部和國家工商總局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強銀行卡安全管理 預防和打擊銀行卡犯罪的通知》。金融機構(gòu)要全面落實四部委文件要求，嚴格和規(guī)范金融檔案管理工作，防范、監(jiān)測、打擊多管齊下，對銀行卡違法犯罪行為進行防控。
3.1 銀行卡犯罪的預防
3.1.1 切實規(guī)范銀行卡發(fā)卡行為。認真落實銀行卡賬戶實名制，充分利用聯(lián)網(wǎng)核查公民身份信息系統(tǒng)，驗證客戶身份信息，確保申請人開戶資料真實、完整、合規(guī)?？刂菩庞每òl(fā)卡風險，根據(jù)申請人的資信狀況，合理確定授信額度。對申請首張信用卡的客戶，采取親訪親簽制度，不允許采取全程自助發(fā)卡方式。申領(lǐng)信用卡必須由本人持身份證原件親自辦理，不允許其他個人代辦；個人他人辦理借記卡的，必須同時留存人和被人的身份資料；單位員工集體開立的借記卡賬戶，須員工本人持身份證原件到網(wǎng)點辦理激活并當場修改密碼后方能正常使用。
3.1.2 強化對受理市場的風險控管。嚴把特約商戶準入關(guān)，落實特約商戶實名制，充分利用聯(lián)網(wǎng)核查身份信息系統(tǒng)、人民銀行征信系統(tǒng)、中國銀聯(lián)銀行卡風險信息共享系統(tǒng)等核查方式，核實商戶法定代表人或負責人的個人身份，了解商戶的經(jīng)營背景、經(jīng)營范圍、資信等。認真做好特約商戶信息登記工作，建立健全對特約商戶的現(xiàn)場檢查和非現(xiàn)場監(jiān)控制度，對有受理偽卡、盜錄信息、套現(xiàn)、欺詐行為的商戶，暫?；蚪K止其銀行卡交易。
3.1.3 加大宣傳教育力度，提高持卡人的防范意識。金融機構(gòu)要廣泛利用公眾喜聞樂見的方式大力宣傳銀行卡犯罪的防范常識。例如，提醒公眾妥善保管好自己的銀行卡和身份證，避免被人冒用身份證申領(lǐng)信用卡。對可疑的語音電話、手機短信或電子郵件不要回應。在ATM機上取款或刷卡消費時，要注意觀察機器上是否有多余的裝置或攝像頭；輸入密碼時應注意遮擋，并保持銀行卡時刻在自己的視線范圍內(nèi)；發(fā)現(xiàn)機具可疑情況和“吞卡”等異常情況要及時報警，切勿相信機具上張貼的“故障電話”，不給不法分子任何可乘之機。樹立合法使用信用卡意識，切勿參與非法套現(xiàn)活動，珍愛信用記錄；配合公安機關(guān)偵查取證。
3.2 加強銀行卡交易監(jiān)測和使用管理。錢學森曾經(jīng)說過：“管理問題歸根結(jié)底是技術(shù)問題?！卑l(fā)卡機構(gòu)應積極采用新的技術(shù)手段，研究、建立有效的信息安全防護系統(tǒng)，保護持卡人信息安全；建立和完善銀行卡交易監(jiān)測系統(tǒng)，建立持卡人主體交易信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對持卡人信息的風險防控。對同一持卡人大量辦卡、頻繁開戶銷戶、短期內(nèi)資金分散匯入集中轉(zhuǎn)出等異常情況，要及時發(fā)現(xiàn)并進行反洗錢報送。對有疑似套現(xiàn)、欺詐行為的持卡人，發(fā)卡機構(gòu)可采取臨時鎖定交易等措施，并及時向公安機關(guān)報案。對確認存在套現(xiàn)、欺詐行為的持卡人，發(fā)卡機構(gòu)應采取止付卡片、追索欠款等措施。發(fā)卡機構(gòu)要將相關(guān)銀行卡風險信息及時報送人民銀行征信系統(tǒng)，并積極報送中國銀聯(lián)銀行卡風險信息共享系統(tǒng)，充分利用共享機制進行風險防控。
3.3 依法嚴厲打擊，震懾銀行卡犯罪行為
3.3.1 加強銀行卡相關(guān)法律建設。依據(jù)發(fā)達國家信用卡業(yè)務發(fā)展的經(jīng)驗，加強有關(guān)金融交易的立法，利用法律明確持卡人及銀行的權(quán)利與義務，明確利用信用卡犯罪、違約的概念及范疇，明確違約的責任與處罰等，是保護銀行利益、防范個人信用風險的根本保證。以信用卡業(yè)務較為發(fā)達的美國為例，關(guān)于消費信貸和信用卡的相關(guān)法律有：《高利貸法》、《貸款實情法》、《公正信用記賬法》、《信貸機會均等法》、《公正資信報告法令》、《公正索回債款行為法》等，這些法規(guī)對信用卡業(yè)務的規(guī)范發(fā)展具有舉足輕重的作用。我國在信用卡立法方面還存在很大的空白區(qū)域，因此，要進一步完善銀行卡相關(guān)法律法規(guī)，為打擊銀行卡犯罪行為提供法律保障。
3.3.2 保持對銀行卡犯罪的高壓態(tài)勢。公安部門應積極受理銀行卡犯罪案件，集中精干力量，認真梳理犯罪線索，力爭偵破一批大案要案，打掉一批犯罪團伙，摧毀一批偽卡制造窩點，形成對銀行卡犯罪分子的有力震懾效果。要加強和完善對銀行卡犯罪形勢的分析、研究，提高預防、打擊犯罪的整體作戰(zhàn)能力。預防和打擊銀行卡犯罪是一項社會系統(tǒng)工程，應建立聯(lián)合整治銀行卡違法犯罪的長效機制，加強部門協(xié)作，做到及時溝通、信息共享，開展社會綜合治理，形成打擊合力。
我國企業(yè)檔案管理模式主要分為五種類型、機構(gòu)內(nèi)部檔案信息一體化、機構(gòu)之間從機構(gòu)、職能上進行一體化、建立有人、財、物和管理自的文件中心、建立檔案一體、館室結(jié)合的業(yè)務體制、實行計算機文件、檔案一體化管理，檔案管理外包模式。商業(yè)銀行作為一個完整的、規(guī)模龐大的行業(yè)系統(tǒng)，其檔案大類屬于企業(yè)檔案。其中根據(jù)功能的不同，劃分為不同的小類，除了與其他行業(yè)相同的基礎(chǔ)類檔案外，還有管理辦法類檔案、通報類檔案、業(yè)務檔案等。又根據(jù)記錄方式不同分為電子類檔案（含影像檔案）和紙質(zhì)類檔案。
商業(yè)銀行檔案管理的重要性
商業(yè)銀行的檔案是指“商業(yè)銀行在經(jīng)營管理等各項活動中直接形成的，并按一定規(guī)律集中保存起來以備考查的具有物理載體的歷史記錄”。按照不同種類，商業(yè)銀行檔案可以分為如下兩種：
一管理類檔案
商業(yè)銀行管理類檔案是相較于業(yè)務檔案而言的檔案中，包括但不限于黨政檔案、人事檔案、文件文書檔案等，主要記錄著商業(yè)銀行企業(yè)內(nèi)部管理的動作、流程、結(jié)果等情況，記載著商業(yè)銀行營業(yè)活動以外的日常運轉(zhuǎn)情況。一般情況下，商業(yè)銀行管理類檔案具有專門的部門和人員進行管理，例如人事檔案一般有人力資源部或者人事勞資部管理。
二業(yè)務檔案
商業(yè)銀行中業(yè)務檔案是指商業(yè)銀行在其業(yè)務發(fā)展中形成的檔案。之后，中國的銀行允佳桿俜⒄梗商業(yè)銀行如雨后春算般成立，并發(fā)展壯大，業(yè)務范圍從最開始的開立結(jié)算賬戶、存款、取款、匯款、貸款等基礎(chǔ)業(yè)務逐步發(fā)展，為適應我國社會主義經(jīng)濟發(fā)展的要求和與國際接軌的需要，商業(yè)銀行業(yè)務已經(jīng)涵蓋貴金屬業(yè)務、理財業(yè)務、移民義務、發(fā)行債券業(yè)務等衍生業(yè)務。商業(yè)銀行業(yè)務檔案包括但不限于會計結(jié)算證、資產(chǎn)業(yè)務、負債業(yè)務和其他非結(jié)算、信貸業(yè)務發(fā)生過程中的憑證、合同、協(xié)議等。業(yè)務檔案能夠反映商業(yè)銀行相關(guān)業(yè)務的全貌，它真實、全面的記錄了商業(yè)銀行從事相關(guān)金融業(yè)務的全過程。商業(yè)銀行業(yè)務檔案的管理工作，就是在對商業(yè)銀行日常經(jīng)營活動過程中產(chǎn)生的業(yè)務檔案按照“建、歸、管、用”四個步驟執(zhí)行的產(chǎn)物。其重要性主要體現(xiàn)在一家商業(yè)銀行傳承業(yè)務經(jīng)營思路、企業(yè)文化、業(yè)務特色以及對未來戰(zhàn)略、打法的制定上。其必要性分為兩個方面，一是對于商業(yè)銀行自身的需要，即業(yè)務檔案的有效管理能夠保護商業(yè)銀行自身的合法權(quán)益以及員工的合法權(quán)益，為商業(yè)銀行健康發(fā)展保駕護航；另一方面是對于社會經(jīng)濟發(fā)展起到增加銀行信用、促進商業(yè)信用提高的作用，從而更好的服務各經(jīng)濟主體，履行社會責任。
從“結(jié)繩”、“刻契”，到“壁畫”、“雕刻”，再到紙的發(fā)明，隨著生產(chǎn)工具的不斷進步，檔案也飛速發(fā)展。其作用和價值從一允嫉摹氨4婕鍬肌⒏ㄖ記憶”的功能，也逐步演變成多功能、多用途的實用性科學。當今社會，檔案涉及每個領(lǐng)域，特別在某些領(lǐng)域尤為突出重要，比如商業(yè)銀行，業(yè)務檔案是商業(yè)銀行特有的、也是最重要的檔案品種，它是商業(yè)銀行在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的包括但不限于會計憑證、業(yè)務合同、交易對手基礎(chǔ)材料、回執(zhí)、搜記錄等整理形成的檔案，業(yè)務檔案的建檔、歸檔在商業(yè)銀行中被要求以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，影像和電子檔案則根據(jù)實際需要以搭配的方式保存，因此即使是在流程中以電子形式出現(xiàn)的材料，也必須打印歸檔，形成完整的業(yè)務檔案。
銀行檔案管理的意義
商業(yè)銀行無論發(fā)展到任何時候，檔案資料都具有核心作用。商業(yè)銀行檔案資料記載著商業(yè)銀行日常內(nèi)部行政運轉(zhuǎn)以及商業(yè)銀行相關(guān)經(jīng)營活動的全部過程。商業(yè)銀行檔案管理工作的質(zhì)量高低，直接影響著機構(gòu)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的效率以及經(jīng)營活動的健康發(fā)展，最終決定一家商業(yè)銀行在市場的競爭能力。所以研究商業(yè)銀行檔案管理的工作對于目前商業(yè)銀行所處的環(huán)境而言是非常必要的。
商業(yè)銀行作為我國社會主義經(jīng)濟體系中的重要組成部分，其良好的運作將對我國社會經(jīng)濟發(fā)展起到有力的推動作用，要發(fā)揮中國經(jīng)濟劑和助推器的作用，商業(yè)銀行必須要配合市場經(jīng)濟規(guī)律改變自身業(yè)務特點。要配合規(guī)律就必須有準確的自身定位，這必須依托于過往的發(fā)展經(jīng)驗。而銀行業(yè)務檔案記錄著這家銀行從成立之日起，從無到有，不斷發(fā)展壯大的過程，規(guī)范業(yè)務檔案管理不僅可以為銀行轉(zhuǎn)型提供有力的決策意見，也更能夠規(guī)避發(fā)展過程中重蹈覆轍。
銀行檔案管理的現(xiàn)狀分析
1，業(yè)務檔案由于保管不規(guī)范、人員流動大，管理人員檔案意識薄弱等因素，造成檔案保管的不規(guī)范問題人的因素主要包括專業(yè)技能缺乏，主觀意識淡薄。首先，商業(yè)銀行業(yè)務檔案管理的人員都是業(yè)務客戶經(jīng)理兼職的，在目前市場競爭非常惡劣的情況下，商業(yè)銀行更多采取的是“份額占比、擴大規(guī)模、增加利潤”的態(tài)度，行業(yè)內(nèi)普遍“全民參戰(zhàn)”，都背上相關(guān)經(jīng)營指標任務，因此迫于壓力和行業(yè)內(nèi)宣傳主導的影響，即使是專業(yè)從事檔案管理的職員也因“任務”的壓力，從而減少了自我業(yè)務技能的學習和提升，淡化了檔案管理的意識。其次，從事檔案管理工作的職員幾乎沒有檔案專業(yè)從業(yè)經(jīng)歷或?qū)I(yè)學習經(jīng)歷，技能水平底子薄”，更多采取摸著石頭過河的辦法。再次，檔案管理從事人員相對不固定，基本限于一種抓著誰是誰的情況，導致沒有延續(xù)性。最后，商業(yè)銀行針對檔案管理培訓較少，檔案管理人員學習機會不多，此外由于領(lǐng)導的不重視，專業(yè)從事檔案管理工作的職員缺乏升職加薪的機會
2，現(xiàn)行商業(yè)銀行檔案管理體制存在的問題機制的因素主要包括制度的建立、制度的執(zhí)行以及執(zhí)行的監(jiān)督。制度的原因主要包括商業(yè)銀行自身擁有完善的檔案管理制度，但隨著層級的逐步下推，認識并且執(zhí)行這些制度的人即成為鳳毛麟角，很多從事檔案管理人員甚至不知道本行存在一套檔案管理制度，現(xiàn)行的檔案管理方法不過是老員工口口相傳，市經(jīng)驗之談，似乎是又回到了沒有文字的時代。同時在執(zhí)行過程中，由于沒有監(jiān)督機制，形成了“你查我改，你走我照舊”的游擊狀態(tài)。因此制度的執(zhí)行力度與執(zhí)行的監(jiān)督是機制中的核心問題。
對商業(yè)銀行業(yè)務檔案管理的意見
關(guān)鍵詞：高星級酒店；客史檔案；信息化
中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-0000-02
自中央出臺“八規(guī)六禁”，高星級酒店向商務及大眾消費轉(zhuǎn)型，其利潤空間大大縮減。同時，酒店業(yè)的信息化也正悄然發(fā)展，快捷、高效地利用顧客信息滿足顧客需求，留住忠誠顧客，對高星級酒店的轉(zhuǎn)型發(fā)展尤為重要。因此，管理和利用好漁歌舫的客史檔案是臨沂藍海國際大飯店積極轉(zhuǎn)型的重要途徑。
一、客史檔案管理概述
1.客史檔案的含義
客史檔案是酒店通過所有服務人員在多次對酒店?？瓦M行細致化服務的過程中，有目的有意識的觀察和收集顧客的個性信息，然后反饋給部門管理人員進行整理，分為常規(guī)檔案、預訂檔案、消費檔案、反饋意見檔案，然后編輯成顧客檔案卡存入電腦，日積月累，形成一套完善的顧客信息系統(tǒng)。
2.客史檔案管理的意義
客史檔案管理是管理人員通過在對客史檔案信息的收集、整理、利用和共享的過程中指導員工完善的收集顧客信息，分門別類的進行整理歸納，然后對客史信息進行分析，做出相關(guān)決策，最后通過酒店內(nèi)部的信息系統(tǒng)傳達共享，引導服務人員及時的向客人提供個性化服務，對于酒店的發(fā)展有著極其重要的意義。
（1）提升酒店的服務品質(zhì)和創(chuàng)新能力
一方面通過對顧客信息的深入分析，能夠更好的了解顧客的愛好和個性化需要，超前準備，大大提高客人的滿意度，顧客對酒店會產(chǎn)生依賴感，會認為在這里消費比其它地方更可靠，更安全，更有尊嚴感，酒店服務的品質(zhì)會得到客戶進一步的認同；另一方面通過數(shù)據(jù)分析，酒店能夠及時掌握顧客消費需求的變化，適時地調(diào)整服務重點，推陳出新，滿足顧客求新、求奇、求特色的消費需要。
（2）培育忠誠顧客，塑造酒店品牌
利用客史檔案能夠讓顧客時時刻刻感受到酒店的親切、關(guān)懷和尊重，從而建立融洽的顧客關(guān)系，贏得顧客信任，顧客的忠誠度就會大大提高。而忠誠客戶往往樂于分享酒店的產(chǎn)品和優(yōu)點，成為酒店免費的廣告資源，加速酒店宣傳，帶來新的客源。酒店知名度、美譽度迅速提高，酒店品牌也隨之發(fā)展壯大。
（3）提高員工的工作效率，增加酒店收益
通過客史檔案管理酒店能夠有針對的做出的相應的經(jīng)營決策和服務，極大的減少時間、精力、資金的浪費，節(jié)約經(jīng)營成本。員工的服務準備更為輕松，員工的工作熱情度更高，酒店整體的工作效率也將極大地提高。同時大批的忠誠顧客不僅降低了酒店開拓新市場的壓力和投入，消費支出也較新顧客更高，酒店綜合效益大大增加。
二、漁歌舫的客史檔案管理情況
漁歌舫定位于大眾消費，以逢喜會為特色的服務品牌深受顧客的喜愛，但多數(shù)顧客表示藍海酒店對自己的情況不熟悉，難以提供及時到位的服務，在消費幾次后便棄之而去，轉(zhuǎn)投他家，顧客忠誠度較低。
（一）客史信息的收集
O歌舫的客史信息收集集中表現(xiàn)在對逢喜會客人的基本信息和消費情況上，通常讓當餐客人填寫一張逢喜會檔案表，然后交到經(jīng)理辦公室，表上的職業(yè)、工作單位、顧客意見常常是空白的，甚至部分員工因為各種原因不找客人填寫，自己幫客人填上所有信息。為了贏得獎勵，員工為顧客提供的的個性化服務總是在酒店規(guī)定的八項個性化服務中，極少在客史檔案表上填寫客人其他需求。
（二）客史信息的整理
經(jīng)理或領(lǐng)班將客史檔案表上的顧客信息原封不動的輸入到電腦中的客史檔案表，然后根據(jù)宴會的性質(zhì)和消費情況進行編號分類，但是進行檢索時就會出現(xiàn)一人多表，查看十分麻煩。經(jīng)理和領(lǐng)班對部分熟客信息很了解，但卻從不填入客史檔案中?？褪窓n案表要在9點之前送到辦公室，但每天都有延遲或遺漏的檔案表未能及時送達。
（三）客史信息的利用
客史信息的利用僅體現(xiàn)在部門會議中，經(jīng)理匯報近期宴會的營收情況和顧客的意見反饋，大家一起討論解決辦法，缺少全面深入的分析客史信息隱含的顧客需求。在制定下一階段的整改重點以及促銷經(jīng)營方案時仍根據(jù)以往經(jīng)驗、集團任務、風俗習慣等，沒有參考客史信息所反映的顧客需求。部門培訓多集中在基礎(chǔ)服務技能，卻很少總結(jié)對不同類型客人該提供個。
（四）客史信息的共享
每個部門都有自己的信息系統(tǒng)，獨立存儲部門內(nèi)的信息，部門之間只有在業(yè)務溝通時才有信息和工作的交流。但同一部門內(nèi)部的客史信息由經(jīng)理和領(lǐng)班掌管，不允許員工私自查看，當有重要顧客需要接待時，領(lǐng)班會通過傳呼機提前通知廚房和服務人員準備相關(guān)物品和告知注意事項。
三、漁歌舫客史檔案管理中存在的問題
（一）客史信息收集不全，客史檔案完整性和真實性差
首先，由于部分客人因為擔心自己的信息被泄露，所以不愿提供或只提供小部分個人信息。其次，員工對客史信息的重要性認識不足，消極怠工，對客服務中沒有認真傾聽客人需求，信息記錄不及時。第三，酒店缺少相關(guān)培訓，管理人員也不重視，酒店個性化服務規(guī)定死板，抑制了員工的主動性。第四，酒店對客史信息造假的審查和懲罰措施不健全，導致客史檔案漏洞多，客史檔案完整性和真實性差。
（二）客史信息分類簡單，更新不及時，缺少整合
首先，酒店缺乏信息建設人才，客史檔案信息系統(tǒng)落后，無法進行科學有效的分類、整合、提取、更新。其次，管理人員對客史檔案管理方式還停步于靠腦記，靠熟悉程度上，不重視客史檔案的補充和完善，甚至個別領(lǐng)導存有私心，將客史信息私有化。同時，優(yōu)秀員工的跳槽，在交接工作中也易造成客史信息的流失。還有對重要顧客沒有進行定期回訪，客史信息陳舊。
（三）客史信息分析不足，利用率低
一方面，酒店缺少客史檔案專題分析會議，與顧客的關(guān)系僅僅是銷售與消費，而沒有充分利用客史信息推行會員俱樂部、?？酮剟睢⒎e分兌換等營銷方式，對顧客的實際消費情況、特征、興趣愛好等不加以數(shù)據(jù)分析，而是憑借以往經(jīng)驗進行促銷。另一方面酒店將客史信息束之高閣，忽視了顧客的實際需求，導致對市場變化敏感度低，盲目為完成集團任務指標而做決策，顧客需求變化在對客服務過程中難以得到體現(xiàn)，建立客史檔案的目的難以實現(xiàn)。
（四）客史信息共享性差，員工不了解客人需求
酒店各部門之間存在時間差和管理上的差距，信息不同，快速對接困難，往往讓客人在等待中失去耐心。而且員工每天記錄不同的客史信息，卻無法在后期查看，根本記不住每一位客人的特殊要求和偏好，也沒有及時向管理層查詢客史記錄，導致個性化的實施也停留在酒店規(guī)定的八項之內(nèi)，員工常常是心有余而力不足，漸漸喪失了積極性，客人也未能感受靈活、貼心的服務而逐漸流失。
四、漁歌舫客史檔案管理對策
（一）統(tǒng)一認識，制定相關(guān)制度，保證客史信息完整真實
首先，通過專項培訓，在全酒店推行以“顧客為中心”的客史檔案管理理念，獲取管理層的支持，不斷加深員工對客史信息價值的理解，使之形成良好的工作風氣和習慣。然后建立收集、整理、分析、共享的相關(guān)制度，調(diào)整個性化獎勵機制，將客史信息收集納入日?？己耍瑢τ诜e極發(fā)現(xiàn)和記錄客人新需求，客史信息填寫完整度達到95%以上的給予額外獎勵，鼓勵員工與客溝通，培養(yǎng)與客感情，建立信任關(guān)系。最后通過定期回訪和實踐中檢驗客史檔案真實性，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)造假嚴肅處理，通報批評并加倍扣除獎勵。
（二）引進人才和技術(shù)，細化分類，及時補充、更新
第一，引進信息技術(shù)人才，建立完善的客史檔案管理人員培訓制度，搭建酒店內(nèi)部信息平臺，設立以一線員工、部門負責人、客史檔案管理為中心的三級管理流程。第二，利用管理軟件對客史信息進行認真篩選，按照不同的類型進行分類，并做好詳細備注，對顧客反饋的問題作出重點標記，確保錄取信息有價值。第三，建立內(nèi)部協(xié)調(diào)機制，化解員工之間，員工與顧客之間，員工與管理者之間的矛盾，關(guān)注員工需求，得到員工的理解與支持，培養(yǎng)員工自豪感和責任感。
（三）提高客史檔案分析能力，完善檔案管理有效運營機制
首先要培養(yǎng)一批素質(zhì)高、會管理、懂業(yè)務的復合型人才，不斷提高檔案管理意識和綜合分析能力，通過客源市場和客源結(jié)構(gòu)的有效分析，了解顧客的基本概況、忠誠度、消費利潤以及未來發(fā)展趨勢，推出有針對性的營銷方案，增強宴會產(chǎn)品創(chuàng)新能力，滿足顧客的個性化需求，維護好顧客關(guān)系，培養(yǎng)忠誠顧客，繼而發(fā)展新顧客，形成一個良性的循環(huán)體系。同時，對于從事檔案管理工作的專門人員明確任務，專心工作，從而提升客史n案管理技術(shù)水平，進一步促進管理價值的回歸。在日常經(jīng)營中積極利用已有的客史檔案，為新顧客提供適時的個性化服務，提高客人的溫馨感和舒適感。
（四）加強部門之間和部門內(nèi)部協(xié)作，實現(xiàn)高效的信息互動
一方面，建立精準統(tǒng)一的客史信息平臺，此平臺要簡單易用，可維護性強，適合酒店現(xiàn)場的使用環(huán)境和條件。充分利用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的管理手段，完善檔案信息數(shù)字化和信息傳輸網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)快捷高效的信息互動。另一方面，各部門相互支撐，減少邊界摩擦，做到部門與部門之間，員工與員工之間互通有無，在宴會開始前，以班前會的形式讓員工盡可能全面的掌握顧客信息，在服務經(jīng)驗交流會上分享優(yōu)秀服務案例。
參考文獻：
1 檔案館隱性知識的含義及分類
隱性知識的概念最早由Polanyi于1958年在其代表作《個體知識》（The Study of Man）中首次提出。[2]之后許多學者從心理學、哲學角度對其產(chǎn)生、獲得、傳播和所發(fā)揮的作用進行了分析和闡述。隱性知識被認為是一種難以直接物化、難以機械復制的知識。同顯性知識相比，主體性、個體性是隱性知識的顯著特點。[3]
檔案館為了更好地提供檔案社會服務，在開發(fā)檔案館的隱性知識的時候應該不僅關(guān)注檔案館內(nèi)人員或團體的隱性知識，而且也要關(guān)注館外檔案利用者或利用群體的隱性知識的開發(fā)與利用。筆者認為，檔案館的隱性知識主要包括檔案館館員工作中隱含的隱性知識、檔案館組織機構(gòu)中隱含的隱性知識、檔案利用者的隱性知識、檔案利用群體的隱性知識等四個方面：
（1）檔案館館員工作中的隱性知識。主要是指檔案館中每個館員在長期學習實踐工作中積累的技能、知識與經(jīng)驗，這些技能、知識與經(jīng)驗是每個館員的潛在素質(zhì)，不易傳播給其他人。
（2）檔案館組織的隱性知識。是指在每個檔案館在工作過程和對外形象構(gòu)建中的經(jīng)驗等。主要包含兩個方面：一是在日常工作中館員間的隱性知識的傳遞與學習，形成本館特色的工作經(jīng)驗或工作思想；二是檔案館在對外建設中，本館自身形成的建設經(jīng)驗。
（3）檔案利用者的隱性知識。主要是指檔案利用者在利用方面上的習慣偏好，獲取資源的策略與途徑等利用者自身個人獲取檔案顯性知識的模式習慣。
（4）檔案利用社會群體的隱性知識。是指檔案利用各個群體的利用重點及偏好的內(nèi)在經(jīng)驗。比如科技人員對科技檔案的需求，歷史學者對偏記錄歷史的檔案的利用需求等等。
2 隱性知識在檔案館開發(fā)與利用的模式
隱性知識的開發(fā)利用其實質(zhì)是隱性知識顯性化和隱性知識的貢獻與創(chuàng)新。隱性知識的顯性化是實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)造的開始和源泉。日本著名知識管理專家野中郁次郎認為知識創(chuàng)造過程可以分為四個階段，即社會化、外化、整合和內(nèi)化，這四個階段可以呈螺旋型不斷循環(huán)上升。[4]根據(jù)野中郁次郎的模型，檔案館的隱性知識主要側(cè)重于以下兩個模式進行開發(fā)與利用：
（1）隱性知識到隱性知識的轉(zhuǎn)化。隱性知識間的轉(zhuǎn)化是個體在社會共同活動中交流共享隱性知識的過程。檔案館館員之間進行業(yè)務交流，使對方的隱性知識化為已用。檔案館與檔案館之間進行業(yè)務學習與指導，通過館間的學習與借鑒，并與自身館情相結(jié)合，形成更符合自身檔案館的建設模式。通過檔案利用者及利用群體進行反饋信息調(diào)查與研究，挖掘檔案利用者及利用群體利用過程中的隱性知識，提供講座或其他社會活動形式，引導檔案利用者間的交流利用經(jīng)驗，通過對這種隱性知識的挖掘，檔案館可以提供更有效率的知識服務。
（2）隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化。它是將主觀知識變成客觀知識的過程，并將轉(zhuǎn)化的知識傳授給他人。通過檔案館內(nèi)館員、檔案館整體的經(jīng)驗的總結(jié)與提煉，使之顯性化。挖掘檔案利用者與利用群體的隱性知識，通過調(diào)查表或者其他形式，將其利用需求、利用模式等顯性化，便于檔案館為有針對性、高效的提供檔案服務提供行動指南。
3 隱性知識在檔案館開發(fā)與利用的途徑
開發(fā)與利用檔案館中的四類隱性知識的主要途徑，筆者認為可以從以下幾個方面為切入點實施：
（1）完善檔案館隱性知識管理機制。完善信任的心理機制和建立有效的激勵機制。知識作為一種重要的生產(chǎn)資源，不同于傳統(tǒng)的生產(chǎn)要素，知識交換是建立在人們相互信任的基礎(chǔ)上的自愿合作，隱性知識的交換與共享更是如此。將激勵機制引入檔案館的建設中，可以鼓勵和刺激館員、檔案館、檔案利用者和檔案利用群體參與到知識管理中，并將他們所持有的隱性知識顯性化，實現(xiàn)共享與創(chuàng)新。在隱性知識管理的開發(fā)利用過程中，各個檔案館應結(jié)合自身實際情況逐漸建立健全本館的有效激勵機制，要努力將激勵制度構(gòu)筑在公開、公正和公平原則的基礎(chǔ)之上。
（2）積極展開業(yè)務交流與指導。重視館員的職業(yè)生涯規(guī)劃，積極組織館員參加職業(yè)培訓和進修學習，提高館員獲取新知識和創(chuàng)新知識的能力，積極開展館內(nèi)業(yè)務交流，提高館員的綜合素質(zhì)，同時加強檔案利用者與利用群體的調(diào)查與指導。檔案館開展各項服務，利用者都會留下利用資源的相關(guān)信息，包括檔案類別、資源查找習慣等。通過對這些零散信息的搜集、處理和分析，分析利用者類型，所需資料類型、利用者滿意度等，從宏觀上可以掌握檔案館的整體運作情況以改進檔案館的服務，從微觀上則可以為利用者開展個性化的服務，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案服務。
（3）建立虛擬平臺，提供便捷的交流空間。建立館員、檔案利用者等的交流平臺，實現(xiàn)知識尋求者、知識提供者與知識源之間的交流。促進檔案信息資源得到及時的傳送與利用達到知識的共享和創(chuàng)新。檔案館系統(tǒng)可構(gòu)建一個大的交流平臺對檔案利用者進行館藏介紹與利用培訓，檔案館主頁設置專題討論區(qū)或者論壇之類，實現(xiàn)檔案利用者及檔案利用群體隱性知識的共享等。
（4）加強信息技術(shù)的應用。檔案利用者與檔案提供者隱性知識的開發(fā)與利用，信息技術(shù)應用的身影無處不在。如：因特網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、傳播技術(shù)、推送技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘與知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)、知識共享技術(shù)等。從內(nèi)部網(wǎng)的建立到全球知識的共享，從交流平臺的構(gòu)建到利用者信息的采集和分析，從隱性知識的管理到知識庫的建立，隱性知識的有效開發(fā)和利用，都離不開信息技術(shù)的支持。在加強對檔案館隱性知識開發(fā)利用的理論的研究外，也要在重視信息技術(shù)在檔案館隱性知識開發(fā)利用中的應用。
4 隱性知識開發(fā)與利用過程中的條件支持
隱性知識的開發(fā)與利用，是將分散于檔案提供者和檔案利用者腦中的知識進行管理，是知識管理活動的關(guān)鍵 。它是建立在信息管理基礎(chǔ)上的更高級管理，強調(diào)的是如何設計有效的制度安排，使得信息與信息、信息與人、信息與過程之間聯(lián)系起來，在知識共享基礎(chǔ)上進行的大量的知識創(chuàng)新。在開發(fā)利用檔案館隱性知識時應該用聯(lián)系的觀點去看待這個問題，綜合考慮隱性知識的共享與創(chuàng)新，其開發(fā)利用還需要其他諸多方面的支持與配合。因此，筆者認為，對檔案館隱性知識開發(fā)利用的支持條件主要是：
（1）檔案館隱性知識共享利用的環(huán)境建設。營造檔案館的文化氛圍，提供館員隱性知識的學習與交流。檔案部門要營造尊重知識、尊重人才的部門文化，鼓勵人們共享知識。各級檔案部門要打破或者削弱各層次館員間等級界限，使管理更為扁平化，創(chuàng)造有利于隱性知識的快速傳播轉(zhuǎn)化、共享和創(chuàng)新的網(wǎng)絡式結(jié)構(gòu)，增進館員間隱性知識的交流。同時也要完善相關(guān)的政策、法規(guī)及規(guī)章制度的支持。實行政策規(guī)定的最終目的是要培養(yǎng)館員養(yǎng)成自覺意識和團隊精神，使隱性知識開發(fā)利用在有序環(huán)境中進行。
（2）隱性知識開發(fā)利用的技術(shù)支持。在隱性知識開發(fā)利用的途徑中，筆者已提到信息技術(shù)的支持。在此再次提及，是因為技術(shù)支持作為隱性知識開發(fā)利用的途徑，也是其更好發(fā)揮作用必須具備的重要條件。所以在這里強調(diào)技術(shù)對隱性知識的支持作用。通過網(wǎng)絡可以加強檔案館與外界的聯(lián)系，促進館際交流與資源共享，檔案提供者與利用者隱性知識挖掘與利用；通過內(nèi)部局域網(wǎng)可以實現(xiàn)檔案館內(nèi)部的信息交流，促進檔案館員之間的業(yè)務協(xié)作與知識共享。
