時間：2023-01-15 15:45:11
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇文件檔案管理員，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一 院系教務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
1 檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識
目前，大多數(shù)高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應(yīng)付上級指派的任務(wù)臨時擔(dān)任兼職檔案員，并未接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，僅能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進(jìn)行管理，對檔案管理工作缺乏一個基本的系統(tǒng)認(rèn)識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數(shù)檔案因短時間內(nèi)不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務(wù)文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。
2 院系教務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，約40％的院系教務(wù)檔案管理不規(guī)范，教務(wù)文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴(yán)重，特別是遇到部門人員調(diào)動或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價值的資料散落丟失，導(dǎo)致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質(zhì)存檔材料格式不規(guī)范，缺乏分類與編目，沒有及時做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質(zhì)檔案材料的存放較為凌亂，如個別院系將學(xué)生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現(xiàn)遺失遺漏的現(xiàn)象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價值的意義。
3 尚未充分利用電子檔案管理軟件資源
隨著社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進(jìn)的電子檔案管理軟件也相繼開發(fā)出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統(tǒng)計等功能，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據(jù)軟件提示要求將材料錄入或掃描進(jìn)數(shù)據(jù)庫即可，日后查閱起來省時又省力，可以大大提高工作效率，節(jié)省了人力物力。但現(xiàn)階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業(yè)培訓(xùn)，對軟件使用并不熟悉，沒有認(rèn)識到軟件帶來的優(yōu)越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認(rèn)為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導(dǎo)致檔案管理軟件的作用的發(fā)揮在很大程度上被限制。
二 對優(yōu)化檔案管理的建議
1 增強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
高校應(yīng)重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，自覺意識到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應(yīng)盡的義務(wù)，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)的精神，必須樹立一種良好的職業(yè)道德。此外，檔案管理人員還要有扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，加強對外交流，及時獲取國內(nèi)外先進(jìn)檔案管理動態(tài)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好教務(wù)檔案管理工作，真正提高自身的素質(zhì)和管理水平。在檔案管理人員加強自我能力提高的同時，高校應(yīng)多渠道多方位地為管理人員提供各種學(xué)習(xí)和交流機會，如開展座談交流會、邀請專家開設(shè)講座、參觀并學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀院校的教務(wù)檔案管理工作，真正做到“走出去，引進(jìn)來”，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
有效的檔案管理工作，能夠為高校的教學(xué)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。首先，檔案管理有利于整個學(xué)校管理工作的規(guī)范，這就包括對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，對教師個人履歷的管理，使學(xué)生在高校學(xué)習(xí)的過程中的成長有一個明確的記錄，同時也能夠確保師資力量的優(yōu)秀。學(xué)生和老師是高校教學(xué)工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個環(huán)境中有歸屬感和責(zé)任感，有利于教學(xué)水準(zhǔn)和學(xué)習(xí)興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學(xué)術(shù)資料，這種專業(yè)資料的保留和歸檔，無論是對于學(xué)生還是對于教師都是一種知識的財富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學(xué)工作有著重要的意義，它是一個學(xué)校構(gòu)建可見科研學(xué)術(shù)氛圍的一個重要歷程。高校教學(xué)不僅僅是一般知識的傳授，它有一個更重要的職責(zé)就是引導(dǎo)學(xué)生勇于創(chuàng)新，高校教學(xué)的目的是為社會培養(yǎng)和輸送更多的具有創(chuàng)造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動的建設(shè)，只有在濃郁的學(xué)術(shù)科研氛圍中培養(yǎng)出來的學(xué)生，才可能掌握更加專業(yè)和全面的學(xué)科知識。這是檔案管理服務(wù)于教學(xué)工作的另一個直接體現(xiàn)。
2 進(jìn)一步完善檔案管理制度，切實加強檔案管理
為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規(guī)，并結(jié)合《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，進(jìn)一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權(quán)限與責(zé)任。另外，根據(jù)學(xué)校相關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，務(wù)必做好教務(wù)檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務(wù)檔案管理工作納入常規(guī)工作的范疇，保證院系教務(wù)文件資料及時、完整地歸檔，定時做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務(wù)檔案材料的完整性，保證教務(wù)檔案的開發(fā)利用價值，進(jìn)一步明確院系在教務(wù)檔案管理的職責(zé)，使院系教務(wù)檔案管理真正走上制度化、規(guī)范化的道路。
3 掌握現(xiàn)代化管理技能，運用現(xiàn)代化技術(shù)，充分利用高校檔案管理軟件資源
教學(xué)檔案的管理應(yīng)與時俱進(jìn)，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，能將文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來目，而充分運用此現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，有效發(fā)揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數(shù)字化及信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現(xiàn)代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應(yīng)該克服怕麻煩的心理因素，耐心學(xué)習(xí)如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識，又加強了現(xiàn)代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務(wù)于教學(xué)工作打下了良好的基礎(chǔ)。
高校檔案的現(xiàn)代化管理，有一個重要的內(nèi)容就是高校檔案的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是信息科學(xué)技術(shù)革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作必須在時代的潮流下重視自身信息化的建設(shè)，高科技元素的加入是信息化建設(shè)的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設(shè)，要從以下幾個方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計算機的使用。無論是日常的教學(xué)工作還是學(xué)校的其他管理工作，計算機已經(jīng)成為使用的常見設(shè)備，檔案管理工作要做到為教學(xué)服務(wù)，在硬件設(shè)施和使用工具上首先應(yīng)該與其他的教學(xué)工作和管理工作相配套。第二，自動識別技術(shù)的使用。計算機設(shè)備只是一種硬件設(shè)施的需求，信息化建設(shè)除了要對硬件設(shè)備進(jìn)行完善以外，還需要技術(shù)的提升，自動識別技術(shù)是檔案管理工作今后會大范圍使用的一種技術(shù)，這種技術(shù)能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個管理工作更加規(guī)范，查找起來更加精準(zhǔn)，能夠更好地為廣大的學(xué)生和老師服務(wù)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學(xué)水平的進(jìn)步，在新形勢下，高校教學(xué)水平的進(jìn)步也必須重視對各種新技術(shù)、多媒體的教學(xué)應(yīng)用，檔案管理工作的現(xiàn)代化，能夠提供給教學(xué)工作內(nèi)容更為豐富的資料，特別是大量數(shù)字資料的提供，能夠使教學(xué)工作的開展更具有時代性。高校教學(xué)水平的提高需要多方面的共同努力，現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有效地促進(jìn)這一目的的達(dá)成。
一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
近年來，我國對醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案載體種類多、檔案數(shù)量大、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分之一，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和事業(yè)不斷發(fā)展服務(wù)。因此，檔案部門在收集檔案時要抓住兩個環(huán)節(jié)：一是收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同、洽商變更等；二是在交付使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過程和結(jié)果的記錄。
二、 基建檔案管理中存在的問題
醫(yī)院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，對一些數(shù)字的統(tǒng)計整理不夠齊全，一些數(shù)字和報表不夠規(guī)范。這些結(jié)果構(gòu)成的原因主要有以下方面：
1.對檔案管理工作重視不夠。由于醫(yī)院建筑物改變設(shè)計用途不是經(jīng)常施行，因而醫(yī)院往往忽略了基建檔案的管理或是管理不善，導(dǎo)致檔案殘缺不全等現(xiàn)象。
2.檔案管理水平跟不上。在項目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在執(zhí)行上也存在“軟”現(xiàn)象。
3.檔案專業(yè)人才缺乏，知識結(jié)構(gòu)老化，知識層次低。在工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生。檔案專業(yè)畢業(yè)或者檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件制作，用電腦操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
三、保證檔案完整準(zhǔn)確應(yīng)采取的措施
1.檔案的工作質(zhì)量關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)的重視問題。醫(yī)院施工負(fù)責(zé)人與施工方應(yīng)進(jìn)行了協(xié)調(diào)和核對，并將醫(yī)院檔案管理員的工作納入醫(yī)院的管理制度，納入有關(guān)干部的年終目標(biāo)考核內(nèi)容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視的問題。
2.加強檔案的宣傳教育工作，增強檔案意識。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態(tài)度，進(jìn)而引起關(guān)注，取得支持，才使最早一部分遺失的檔案得到補充和完善。
3.建立健全檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等制度。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設(shè)計、技術(shù)人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。
4.醫(yī)院基建檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理。及時歸檔，認(rèn)真整理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，這也是國家對于各類檔案管理的基本要求。
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分,反映了一所高校具備的學(xué)術(shù)水平和實力,但是新建本科院校由于自身發(fā)展過程中的諸多問題,使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問題的基礎(chǔ)上,提出了加強新建本科院?？蒲袡n案管理的有效對策,以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料,是高?？蒲谢顒拥恼鎸嵱涗?在科研工作中發(fā)揮著知識儲備的作用。隨著高?？蒲惺聵I(yè)的不斷深入和發(fā)展,科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用地位越來越突出。但對于20世紀(jì)末后建立或升格起來的普通本科院校來說,由于本科辦學(xué)歷史不長,科研能力和學(xué)術(shù)水平較低,對科研檔案管理的重要性認(rèn)識不足,使得科研檔案管理水平滯后,無法保證科研檔案價值的實現(xiàn)。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問題,探討解決問題的途徑,對于提高新建本科院?？蒲袡n案整體管理水平,發(fā)揮科研項目檔案的利用效益,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展。在知識經(jīng)濟(jì)背景下,信息與知識成了發(fā)展的最重要的因素。無論哪個行業(yè),能否持續(xù)發(fā)展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識,只要擁有足夠的知識,就能夠更快地獲取知識,就會在知識經(jīng)濟(jì)時代獲得成功。高校是創(chuàng)造知識和傳播知識的場所,是教學(xué)科研中心,而高?？蒲袡n案又是教學(xué)、科研知識資源的存儲載體,詳細(xì)記載了高?？蒲谢顒拥娜^程和具體成果,是學(xué)校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學(xué)校教育、科研的最新成果,為學(xué)?？蒲腥藛T開展科研提供了背景資料和所研究領(lǐng)域的最新成果。從這個意義上說,完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案對科學(xué)研究是必不可少的。
2.有利于促進(jìn)高?？蒲泄芾淼臎Q策。科研檔案具有依據(jù)憑證的功能,它直接反映了高?？蒲谢顒拥脑才c進(jìn)步,真實反映了學(xué)校的科研水平及辦學(xué)實力,是高校提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據(jù),實現(xiàn)科研管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化,促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯某掷m(xù)發(fā)展。
3.有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣?？蒲袡n案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管,而是歸檔后的再利用,以實現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄科研活動的全過程,更為重要的是也為進(jìn)一步的項目研發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源,從而實現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高?？蒲袡n案具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強、載體多樣、內(nèi)容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基礎(chǔ)弱、管理意識不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發(fā)展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質(zhì)量及開發(fā)利用。
1.檔案意識薄弱,科研檔案管理的重要性認(rèn)識不足。為提高競爭力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發(fā)展,檔案意識薄弱,沒有認(rèn)識到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用,使得學(xué)校檔案事業(yè)嚴(yán)重滯后于其它各項工作。在這種環(huán)境影響下,各級領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒有認(rèn)識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統(tǒng)觀念的影響,部分科研人員認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒有認(rèn)識到自己是科研檔案的主體,只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發(fā)表、獲獎,認(rèn)為歸檔是檔案管理人員的事,與己無關(guān);或者認(rèn)為在科研過程中形成的材料屬于個人資源,是否歸檔無關(guān)緊要,擔(dān)心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次,科研管理部門重視的是項目的申報、評比,追求的是項目數(shù)量、經(jīng)費的增加,只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可,并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規(guī)定和要求,從而使得科研人員只片面強調(diào)科學(xué)研究的重要性,對科研檔案工作的投入不足,重視不夠。
2.歸檔材料質(zhì)量不高,科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性差。高?？蒲袡n案收集的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應(yīng)包括科研準(zhǔn)備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務(wù)書、開題報告和相關(guān)協(xié)議等文件材料,研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料,總結(jié)鑒定驗收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實際歸檔中,無論是縱向科研項目,還是橫向科研項目,其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤、光盤、照片、實物少;復(fù)印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性,使得科研檔案的價值大打折扣,最終不能有效地開發(fā)和利用科研檔案。
3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責(zé)不明確。目前,新建本科院校大都根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī),結(jié)合各單位實際,制定了相應(yīng)的科研檔案管理辦法,堅持由科研課題(項目)立卷的制度,再由科研管理部門對項目檔案進(jìn)行檢查驗收,然后在一定期限內(nèi)由科研管理部門統(tǒng)一向?qū)W校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé),科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán),科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學(xué)校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實際操作上困難重重,科研管理部門、檔案部門之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào),科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經(jīng)費及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務(wù)性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段,對科研檔案的監(jiān)管力度很小甚至無力監(jiān)管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè),科研檔案歸檔管理處于失控狀態(tài)。
4.工作意識落后,科研檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。長期以來,高校檔案部門都處于封閉狀態(tài),“藏在深閨人未識”,內(nèi)無動力,外無壓力,工作缺乏競爭和創(chuàng)新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn),專業(yè)性不強,業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低,對科研檔案歸檔的內(nèi)容不明確,對歸檔范圍把握不準(zhǔn),再加上他們還要承擔(dān)其他大量的工作,投入到檔案管理的時間有限,而檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不到位,難免不影響到項目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
三、加強新建本科院?？蒲袡n案管理的對策
為確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),提高科研檔案質(zhì)量,針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題,我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理,充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)和科研工作服務(wù)的重要作用。
1.增強檔案意識,提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認(rèn)識,以及以這種認(rèn)識為基礎(chǔ)形成的對檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此,科研檔案管理水平的提高,增強全校師生檔案意識尤為重要。首先,檔案部門要經(jīng)常向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作,爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容,增強科研人員對科研檔案的責(zé)任意識。其次,學(xué)校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識,讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認(rèn)識到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動承擔(dān)科研檔案歸檔的職責(zé)。再次,檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開發(fā)科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專題目錄,為科研人員利用提供方便?！皾櫸锛?xì)無聲”,科研人員逐步認(rèn)識到科研檔案在教學(xué)、科研中的重要作用,就不會產(chǎn)生抵觸情緒,反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度,促進(jìn)科研檔案工作的規(guī)范化?！陡叩葘W(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:“科研檔案必須實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用。”《高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:“科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔,并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔,任何個人不得據(jù)為己有?！睘榇?新建本科院校應(yīng)堅持集中統(tǒng)一管理的原則,理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關(guān)系,明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責(zé),建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應(yīng)包括科研項目從開始到結(jié)題的過程材料的管理,明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式,如項目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。此外,還應(yīng)該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤,在課題驗收時,要由檔案部門對歸檔材料進(jìn)行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎,從而保證科研檔案的質(zhì)量。
3.加強跟蹤收集,實現(xiàn)科研檔案歸檔工作的全程監(jiān)督。在實際工作中,由于大部分科研人員還肩負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù),投入到檔案管理的時間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn),導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準(zhǔn)確。因此,檔案部門不能只注重移交后的檔案管理,而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點,堅持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程,才能真正保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門應(yīng)同科研管理部門、科研項目人員加強聯(lián)系,密切配合,及時了解和掌握科研課題的整體進(jìn)程,指導(dǎo)和協(xié)助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全,確?？蒲袡n案的質(zhì)量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競爭力,爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學(xué)?？蒲心芰Φ臍v史見證和進(jìn)一步提升科研能力的基礎(chǔ),又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ),對學(xué)校有重大意義。這些科研項目,往往研究周期長,涉及范圍廣,研究人員多,檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進(jìn)行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現(xiàn)象。因此對重點、重大科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預(yù)立卷歸檔,配備專門的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
4.提升檔案管理者綜合素質(zhì),強化為科研檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點,要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識,還要不斷擴(kuò)展知識領(lǐng)域,優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理方法和技術(shù),具備科研項目管理知識,熟悉科研項目檔案的來源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì),增強科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門”等傳統(tǒng)封閉的工作意識,樹立服務(wù)意識,積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協(xié)調(diào),指導(dǎo)科研人員、兼職檔案員做好平時的預(yù)立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。
參考文獻(xiàn):
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在醫(yī)院工作中，醫(yī)院文化建設(shè)集中體現(xiàn)一個醫(yī)院的發(fā)展歷史、經(jīng)驗，是一個醫(yī)院的精神靈魂集中所在，并指導(dǎo)著醫(yī)院各項工作的順利開展。隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷發(fā)展，人們生活水平不斷提高，對醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量水平也有了更高的要求。為不斷提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量水平，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，積極組織開展各項活動實施醫(yī)院文化建設(shè)工作。加強醫(yī)院檔案管理，對于推進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)具有相當(dāng)重要的作用。
1.醫(yī)院檔案促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)事業(yè)發(fā)展
1.1醫(yī)院檔案為醫(yī)院文化建設(shè)的一種具體表現(xiàn)。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史以及經(jīng)驗總結(jié)。在進(jìn)行醫(yī)院文化建設(shè)時，應(yīng)始終圍繞著醫(yī)院的歷史，不能脫離醫(yī)院的歷史，應(yīng)充分體現(xiàn)醫(yī)院自身的特色、文化內(nèi)涵以及歷史，始終圍繞著醫(yī)院檔案資料。
1.2在醫(yī)院文化建設(shè)中，醫(yī)院檔案為一個重要組成部分。醫(yī)院檔案一般包括醫(yī)院技術(shù)的發(fā)展，集中體現(xiàn)了無數(shù)醫(yī)務(wù)工作者的勞動成果；醫(yī)院檔案資料也包括醫(yī)院的經(jīng)驗總結(jié)，為醫(yī)院的重要精神財富；檔案資料中也記錄了醫(yī)院發(fā)展的的整個歷程，其中有優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的先進(jìn)事跡。多種內(nèi)容共同組成一種醫(yī)院精神，是醫(yī)院精神發(fā)展的動力。因此，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院建設(shè)的一個重要組成部分，是一份相當(dāng)重要的文化資產(chǎn)，推進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)以及發(fā)展。
1.3醫(yī)院檔案在弘揚醫(yī)院文化建設(shè)同時，宣傳先進(jìn)人物
在醫(yī)院工作中，先進(jìn)的醫(yī)務(wù)工作人員，他們堅持奉行醫(yī)院的行為標(biāo)準(zhǔn)以及醫(yī)院的價值觀念，為醫(yī)院文化的一種體現(xiàn)。在醫(yī)院檔案中，詳細(xì)記錄了先進(jìn)人物的成長事跡，并將其匯編成冊，在增強員工認(rèn)同感的時候，樹立其他工作人員學(xué)習(xí)的榜樣。通過學(xué)習(xí)先進(jìn)人物的先進(jìn)事跡行為，增強醫(yī)務(wù)工作人員之間的凝聚力，弘揚優(yōu)秀文化。
2.醫(yī)院文化建設(shè)豐富醫(yī)院檔案內(nèi)容
2.1醫(yī)院文化活動可對醫(yī)院檔案內(nèi)容進(jìn)行有效補充。在醫(yī)院正常運行的各個環(huán)節(jié)之中，文化環(huán)境建設(shè)、服務(wù)文化互動以及人文醫(yī)療精神的弘揚都是重要的表現(xiàn)行為。為完善這些環(huán)節(jié)，醫(yī)院相關(guān)職能部門應(yīng)廣泛收集更多文字、照片以及實物資料，或到醫(yī)院職工中尋找真實的素材。之后總結(jié)這些工作，將方法、經(jīng)驗總結(jié)成寶貴經(jīng)驗，對醫(yī)院檔案資料進(jìn)行補充。
2.2醫(yī)院文化應(yīng)設(shè)立信息收集的渠道
醫(yī)院文化建設(shè)是一個關(guān)系到醫(yī)院上上下下、方方面面的工作，需要全體員工的共同參與，他們不僅扮演參與者的角色，同時他們也是信息收集者以及創(chuàng)造者。在一個階段工作結(jié)束后，不同的信息可按照規(guī)定的渠道，匯總到檔案管理部門。其余一些信息資料在民間，可通過醫(yī)院文化這一載體將這些檔案資料進(jìn)行匯集整理。
3.醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化之間的辯證關(guān)系
3.1醫(yī)院檔案以及文化兩者之間相輔相成
醫(yī)院檔案以及醫(yī)院文化均為醫(yī)院的基礎(chǔ)管理部分。兩者之間所屬管理范疇不同，但兩者之間存在必然的內(nèi)在聯(lián)系。盡管醫(yī)院檔案有不同性質(zhì)的載體，但均以具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，直觀、形象可見。作為醫(yī)院文化不僅通過具體的形象表現(xiàn)，同時也表現(xiàn)為一種內(nèi)在的精神文化內(nèi)容，體現(xiàn)醫(yī)院文化的獨特。作為文化的一種具體表象，醫(yī)院檔案同時記錄了醫(yī)院文化。兩者之間相互聯(lián)系，同時影響了醫(yī)院的發(fā)展以及建設(shè)。
3.2兩者互為因果
醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的各項具體活動內(nèi)容，集中體現(xiàn)了醫(yī)院的具體歷史內(nèi)容。兩者之間相互依賴，一方面醫(yī)院文化是通過醫(yī)院檔案資料而體現(xiàn)的，一方面醫(yī)院文化同時豐富了醫(yī)院檔案資料。作為醫(yī)院建設(shè)的一項重要工作，醫(yī)院文化所形成的檔案，進(jìn)一步豐富了醫(yī)院檔案。
4.醫(yī)院檔案可有效促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)
醫(yī)院檔案資料集中記錄了醫(yī)院各個部門的事業(yè)發(fā)展，具有較大的信息量。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)以醫(yī)院檔案資料為基礎(chǔ)，進(jìn)行再創(chuàng)造創(chuàng)新，發(fā)展成人們可以接受的作品內(nèi)容形式，并將其作為載體，集中體現(xiàn)醫(yī)院的文化魅力。醫(yī)院檔案可起到宣傳教育功能。在醫(yī)院工作中，將全體員工當(dāng)做教育對象，對醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行醫(yī)院發(fā)展歷史的教育，宣傳先進(jìn)優(yōu)秀事跡，讓百姓對醫(yī)院檔案資料有全面的了解，改善信息滯后狀況。
5.總結(jié)
綜上所述，加強醫(yī)院檔案管理工作對于促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)具有相當(dāng)重要的作用。充分挖掘醫(yī)院檔案優(yōu)勢，發(fā)揮醫(yī)院檔案優(yōu)勢，充分推進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：職業(yè)道德；檔案管理；人員；研究
檔案作為記錄一個人的學(xué)歷信息、經(jīng)驗等各種信息的載體，在企業(yè)發(fā)展以及個人發(fā)展中都發(fā)揮著重要的作用，它不僅能夠體現(xiàn)一個企業(yè)的歷史發(fā)展以及現(xiàn)在的建設(shè)情況，同時也是企業(yè)進(jìn)行人事管理的重要依據(jù)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和規(guī)模的壯大，企業(yè)的檔案管理工作越來越復(fù)雜，這樣就要求檔案管理的相關(guān)人員要具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案管理。本文就檔案管理工作的現(xiàn)狀以及工作人員職業(yè)道德建設(shè)進(jìn)行分析和研究。
一、檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)建設(shè)的意義
為了能夠更好地進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作，相關(guān)的工作人員要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，這主要是因為：首先只有相關(guān)工作人員具有職業(yè)道德素質(zhì)，在檔案管理中能夠有較強的責(zé)任心，他們的職業(yè)道德素質(zhì)要求他們熱愛檔案管理工作，從思想上重視檔案管理工作，進(jìn)而促使他們能夠在實際的工作中無私奉獻(xiàn)，認(rèn)真工作，切實履行檔案管理工作的職責(zé)；其次職業(yè)道德素質(zhì)能夠有效地提高檔案管理人員為企業(yè)以及企業(yè)員工服務(wù)的質(zhì)量，作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，檔案管理工作也是進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部服務(wù)體系的重要組成部分，檔案管理人員你在實際的工作中要重視這份工作，同時要加強職業(yè)道德素質(zhì)教育和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識程度，進(jìn)而提高他們對企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)質(zhì)量；最后提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)能夠更好地提高檔案管理工作質(zhì)量和水平，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和規(guī)模的壯大，企業(yè)在實際的檔案管理工作中將會面臨著更多新的挑戰(zhàn)和變化，這些工作上的變化和挑戰(zhàn)將會要求檔案管理工作人員要從不同的角度和層面上進(jìn)行問題分析，這樣就要求檔案管理工作人員具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。
二、檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)的現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理工作主要是依賴于檔案管理的相關(guān)工作人員，具有較高職業(yè)道德素質(zhì)的工作人員能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，但是在實際的檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)過程中仍然存在一些問題需要解決，具體存在的問題如下:1.服務(wù)意識差。目前企業(yè)的檔案管理工作中員工實際工作中經(jīng)常會以檔案資料是保密文件，不允許其他員工查看，這樣就會導(dǎo)致檔案資料的開放性比較差，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是檔案管理工作人員沒有必要的服務(wù)意識，在工作中他們沒有意識到檔案工作是為企業(yè)提供服務(wù)的，除此之外檔案管理人員的日常工作中服務(wù)態(tài)度也非常傲慢。2.責(zé)任感不強。檔案管理工作因為其自身具有的復(fù)雜性、細(xì)致性、保密性特點，所以要求檔案管理工作人員需要有較強的責(zé)任心，嚴(yán)格按照國家以及企業(yè)的相關(guān)規(guī)定和制度執(zhí)行實際的檔案管理工作，但是在實際的工作中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，因為檔案管理工作人員在實際的工作中沒有責(zé)任心導(dǎo)致檔案資料損壞、丟失甚至是重要文件信息被泄露等問題。3.專業(yè)技能素質(zhì)不高。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的職位招聘時，并沒有根據(jù)崗位的具體工作職能進(jìn)行員工招聘，許多檔案管理工作人員是由企業(yè)其他部門的員工兼任檔案管理的工作人員，這樣就會導(dǎo)致他們的專業(yè)技能素質(zhì)不高，工作效率低下，具體表現(xiàn)在首先是檔案管理的工作人員不是很熟悉檔案管理的具體工作流程，這樣導(dǎo)致檔案資料的存放沒有制度性，為檔案查閱造成嚴(yán)重的不利影響；其次是檔案管理工作人員自身沒有較強的邊沿能力，他們只是了解一些基本的管理知識，但是在實際的工作中缺少專業(yè)能力。
三、檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)建設(shè)的途徑
檔案管理本身就是一門標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化極強的學(xué)科知識，在實際的管理工作中相關(guān)的工作人員不僅要具備專業(yè)的能力和素養(yǎng)，同時還需要有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。本文就企業(yè)檔案管理中工作人員職業(yè)道德建設(shè)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和研究，具體解決途徑如下：1.端正工作態(tài)度，認(rèn)真工作。為了能夠更好地提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，首先應(yīng)該要端正檔案管理工作人員的工作態(tài)度，在實際的工作中，要讓員工意識到檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理的工作認(rèn)識，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，同時也是體現(xiàn)旅行自己工作職責(zé)的崗位；其次是要提高檔案管理工作人員的敬業(yè)精神，要鼓勵他們認(rèn)真工作，做好自己崗位的工作；最后是要提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，使其能夠熱愛自己的工作，并無私奉獻(xiàn)，在工作中腳踏實地，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好各種細(xì)節(jié)工作。只有工作人員的態(tài)度端正了，在實際的工作中他們才能夠認(rèn)真對待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服務(wù)水平和質(zhì)量。檔案管理工作的目的和本質(zhì)就是為企業(yè)提供檔案服務(wù)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和規(guī)模壯大，檔案管理工作人員應(yīng)該要與時俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的被動管理模式，不斷創(chuàng)新，推動專業(yè)化的服務(wù)管理模式，在實際的檔案管理工作中要以用戶的需求作為工作的出發(fā)點，重視對企業(yè)提供服務(wù)的實效工作，在提供檔案服務(wù)的過程中要堅持以人為本的原則，突破單一的檔案服務(wù)模式，以企業(yè)未來的發(fā)展作為著眼點，充分利用企業(yè)發(fā)展以及社會大環(huán)境，積極創(chuàng)新，提高檔案管理的人性化服務(wù)，提高檔案管理服務(wù)的水平和質(zhì)量。3.提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能。為了能夠促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該要與時俱進(jìn)。隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式和模式需要進(jìn)行較大的改變，這些改變就要求檔案管理工作人員需要不斷提高自身的專業(yè)技能，具體提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能途徑有：首先是可以通過網(wǎng)上學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等不同方式進(jìn)行計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高自身的計算機應(yīng)用能力，這樣能夠在檔案管理的具體工作中利用計算機技術(shù)促使檔案管理實現(xiàn)電子化；其次是檔案管理工作人員需要提高自身的創(chuàng)新能力，在實際的工作中檔案管理人員要推陳出新，用積極、創(chuàng)新的思想來面對工作中遇到的問題，經(jīng)過多方面經(jīng)驗考察、借鑒和分析，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作，繼而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化；最后企業(yè)應(yīng)該要不斷完善和規(guī)范檔案管理的相關(guān)制度，要重視檔案管理工作人員的實際工作待遇和福利，不僅要在精神層面上要為提高檔案管理工作人員專業(yè)技能提供支持，同時還應(yīng)該要提供必要的物質(zhì)支持。
四、結(jié)語
總而言之，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會的進(jìn)步，企業(yè)的發(fā)展也是十分迅速，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。檔案管理工作時企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，為了能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)需要十分重視檔案管理工作，在實際的工作中要加強檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，端正他們的工作態(tài)度，使其能夠熱愛檔案管理工作，對工作富有責(zé)任心，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，在實際的工作中不斷提高自己的服務(wù)質(zhì)量和水平，提高自身的檔案管理專業(yè)技能，進(jìn)而提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，完善檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
作者:王艷 單位:沈丘縣史志辦
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【關(guān)鍵詞】新建高職院校；檔案管理；問題探討
【中圖分類號】 G717 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】1671-1270（2012）02-0041-02
進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國教育體制改革的深入進(jìn)行，國家調(diào)整改革方向，大力發(fā)展職業(yè)教育。為完善高等教育結(jié)構(gòu)、整合教育資源，優(yōu)化人才配置，先后合并，重組升格了一千多所高職院校，極大地促進(jìn)了職教改革。新建高職院校，教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益明顯提高，在當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文明進(jìn)步中發(fā)揮了重要作用。院校組合升格，學(xué)校檔案管理工作也經(jīng)歷了整合、理順，規(guī)范和重建等各個工作環(huán)節(jié)，走上健康發(fā)展的道路，但在這個過程中，也暴露了許多問題和隱患，不容忽視。
一、存在問題
（一）檔案安全存在隱患
新建職業(yè)院校，在合并、重組過程中，事務(wù)繁雜，百廢待興，在校區(qū)搬遷、機構(gòu)調(diào)整、人員變動、規(guī)章重建、工作理順等一系列工作進(jìn)程中，檔案工作稍有疏忽，就會出現(xiàn)管理混亂，設(shè)施、原件受損、材料丟失等情況，存在嚴(yán)重的安全隱患。我省某高等職業(yè)院校就因?qū)W生錄取檔案的被盜而被社會不法分子鉆了空子，利用檔案材料所記錄的信息，大肆詐騙學(xué)生錢財，在社會上造成不良的影響，使學(xué)生名譽受損和安全受到威脅。
（二）制度規(guī)范，尚未理順
新建高等院校的成員學(xué)校，大都來自各個不同行業(yè)，不同學(xué)科，不同層次的中職學(xué)校。這些學(xué)校原隸屬于各系統(tǒng)的部、委、辦、局等政府部門，由于不同的歷史原因，其檔案管理的規(guī)章制度不盡相同，管理模式和管理方法亦“五花八門”，致使學(xué)院組建之后相當(dāng)一段時期，存在著管理混亂，手段落后，效率低下，提供信息失真等問題，在一定程度上影響了學(xué)校各項工作的正常開展。
（三）管理隊伍參差不齊
由于新建高職院校前身的各中專學(xué)校沒有設(shè)置專職檔案管理職數(shù)，檔案管理人員是兼職兼管或臨時抽調(diào)，且構(gòu)成人員復(fù)雜，崗位變動頻繁，少有專職人員，更缺乏專業(yè)人才，加之缺乏專業(yè)知識培訓(xùn)，致使管理隊伍專業(yè)水平參差不齊，整體素質(zhì)不高，對檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為只要保管好利用時能找到就可以了。這一問題的存在，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。
（四）檔案建設(shè)未成體系
學(xué)校檔案的特點有別于政府行政部門，這在于其只能是以教學(xué)科研為主，由于傳統(tǒng)觀念的束縛，長期以來，高校檔案管理重點大多放在文書檔案上，而對學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面檔案的建檔，歸檔，管理，利用重視不夠，即使有也是有“檔”也少“案”，是應(yīng)付一時檢查的“權(quán)宜之舉”，缺乏系統(tǒng)、全面的管理，使得資料遺散，管理不善，造成資源的浪費。
（五）檔案服務(wù)作用有限
由于觀念陳舊，檔案管理的信息化，規(guī)范化，制度化，組織化、科學(xué)化建設(shè)不夠，學(xué)校檔案工作長期處于封閉、半封閉的狀態(tài)，在高職院校建設(shè)發(fā)展和面向社會提供服務(wù)支持方面未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
二、癥結(jié)分析
（一）重視不夠，責(zé)任不明
高職院校合并重組初期，因機構(gòu)不健全，人員變動大，加之權(quán)責(zé)不明，監(jiān)管不力，措施不當(dāng)，常常造成工作失誤，人員失職，給單位和社會都會帶來惡劣影響。其根本原因就是領(lǐng)導(dǎo)和部門對檔案工作重視不夠。
（二）制度不全，規(guī)范不力
新建院校關(guān)注機構(gòu)設(shè)置，人員調(diào)配，而制度建設(shè)大多跟不上，規(guī)范管理更是無從談起。有法難依，無章可循，是造成檔案管理工作混亂的原因之二。
（三）隊伍建設(shè)，明顯滯后
專業(yè)人員不足，配置不全，隊伍不穩(wěn)，人員老化，弱化，綜合素質(zhì)偏低，是新建高職院校檔案管理工作運轉(zhuǎn)不力成效不高的原因之三。
（四）觀念陳舊，手段老化
觀念陳舊，使許多人檔案意識淡薄，認(rèn)識不足，造成工作失誤，而手段老化又阻礙檔案管理的科學(xué)化，系統(tǒng)化，信息化建設(shè)的步伐，影響檔案管理服務(wù)水平的提高。
三、建議
（一）高度重視新建高職院校檔案管理工作
高職院校檔案是記述學(xué)校教育科研、改革的原始憑證資料，維護(hù)著歷史的真實面貌，也反映出我國職教事業(yè)發(fā)展的偉大進(jìn)程。其管理水平，服務(wù)質(zhì)量如何，事關(guān)職教改革成敗。學(xué)校建設(shè)發(fā)展穩(wěn)定，還關(guān)系到當(dāng)?shù)氐纳鐣?jīng)濟(jì)發(fā)展，精神文明建設(shè)，必須從對歷史負(fù)責(zé)的高度看待檔案建設(shè)。重視檔案工作，要強化意識、統(tǒng)一思想、健全機構(gòu)、明確職責(zé)、理順關(guān)系，健全制度，整理清交工作，尤其要做好合并組建時期的檔案監(jiān)管以防不測事故發(fā)生。
（二）加強制度建設(shè)，為檔案管理提供保障
一是“學(xué)法”，要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹國家檔案法及有關(guān)法律法規(guī)，并做好宣傳引導(dǎo)工作，提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，理順工作思路。
二是“建制”，要依據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合高職院校實際，系統(tǒng)全面地制定本學(xué)院檔案管理的有關(guān)條例、制度、規(guī)章及工作細(xì)則，進(jìn)一步理順工作關(guān)系和各環(huán)節(jié)程序，為檔案管理提供科學(xué)高效的運行模式和管理辦法。
三是要“統(tǒng)規(guī)”，根據(jù)上級精神，結(jié)合“達(dá)標(biāo)”評建要求，明確規(guī)定的各項指標(biāo)及要求，統(tǒng)一規(guī)定各個工作環(huán)節(jié)，使之有章可循，有法可依。
四是“明責(zé)”，要在制定制度、規(guī)章的基礎(chǔ)上，針對崗位制定相應(yīng)的職責(zé)，并擬訂落實措施，實行崗職掛鉤，責(zé)權(quán)一致，獎罰分明，強化執(zhí)行力度，確保管理到位。
（三）加強隊伍建設(shè)，為檔案管理夯實基礎(chǔ)
管理人員是檔案工作中最關(guān)鍵的因素，加強隊伍建設(shè)要從如下幾個方面進(jìn)行：
一是明確機構(gòu)、編制、配備專職人員，建設(shè)高水準(zhǔn)專業(yè)管理隊伍。
二是建立激勵機制，穩(wěn)定隊伍，健全檔案管理人員的業(yè)務(wù)，提高職稱晉升的體制，調(diào)動其積極性。
三是提高人員素質(zhì)，采用“請進(jìn)來走出去”的方式，有計劃地加強人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和綜合能力，全力打造一支政治性強，業(yè)務(wù)精，作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)隊伍，夯實學(xué)院檔案管理工作基礎(chǔ)。
（四）更新觀念，創(chuàng)新機制，提高服務(wù)水平
一是要以系統(tǒng)的、全面的、發(fā)展的觀點看待學(xué)校檔案工作，把它作為學(xué)院重要的一項基礎(chǔ)工作抓好抓實，抓出成效。
二是要結(jié)合“達(dá)標(biāo)”驗收要求，評建結(jié)合，重在建設(shè)，創(chuàng)新機制。全面抓好學(xué)校檔案工作的“五個建設(shè)”，使之邁上新的臺階。
三是要適應(yīng)時展，社會需求，學(xué)院建設(shè)要求，進(jìn)一步提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)院的發(fā)展，人才的培養(yǎng)發(fā)揮更大作用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計檔案；信息化
醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院日常業(yè)務(wù)活動的真實記錄，反映醫(yī)院經(jīng)營過程中的各種經(jīng)濟(jì)活動，從會計報表到財務(wù)分析，從預(yù)算資料到?jīng)Q算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發(fā)放，一系列的財務(wù)管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發(fā)票數(shù)量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發(fā)票，一些建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的企業(yè)，已不需要粘貼紙質(zhì)發(fā)票，實現(xiàn)了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節(jié)約成本1000萬元，每年節(jié)省庫房約400平方米，不需異地調(diào)卷，立卷環(huán)節(jié)減少，工作效率提高。在物聯(lián)網(wǎng)、云存儲、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)不斷推陳出新、飛速發(fā)展的背景下，醫(yī)院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。
一、醫(yī)院會計檔案信息化的現(xiàn)狀分析
1.醫(yī)院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數(shù)量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案中數(shù)量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產(chǎn)生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質(zhì)會計檔案查檔不便。會計檔案經(jīng)移交檔案室后，財務(wù)人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務(wù)人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進(jìn)行檔案查閱。（3）電子發(fā)票報銷未開展。自2016年開始，電子發(fā)票已被各行各業(yè)使用，而在很多醫(yī)院，仍停留在紙質(zhì)載體的管理層級，甚至在電子發(fā)票日益增多的情況下，財務(wù)報銷仍需將電子發(fā)票驗證打印，電子發(fā)票的便利與現(xiàn)行紙質(zhì)發(fā)票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫(yī)院會計檔案信息化的法律保障。信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認(rèn)同。2015年，國家稅務(wù)總局《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（國家稅務(wù)總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發(fā)票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯(lián)合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認(rèn)可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關(guān)于修改<關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定>》中提到：“電子數(shù)據(jù)包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機程序等電子文件；其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實的信息?！?020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@些法律法規(guī)的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫(yī)院現(xiàn)行管理系統(tǒng)的現(xiàn)實依據(jù)。醫(yī)院現(xiàn)有OA系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)設(shè)備管理系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，分屬各部門管理與運行，互不關(guān)聯(lián)，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統(tǒng)互不兼容。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)是醫(yī)院在信息化建設(shè)方面的進(jìn)展與體現(xiàn)，同時是信息化未能同步規(guī)劃、同步建設(shè)所帶來的負(fù)面結(jié)果，但也為醫(yī)院信息化整體構(gòu)建奠定了一定的基礎(chǔ)。各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運行或多或少都在產(chǎn)生電子文件，如財務(wù)工作中，工作核算、績效考核、各項明細(xì)賬目等都通過財務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務(wù)職稱任免等都在人事系統(tǒng)中管理。目前，醫(yī)院會計檔案信息化需要解決的是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接、及電子文件歸檔問題。
二、頂層設(shè)計：跨系統(tǒng)的信息共享平臺
1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容對接。大數(shù)據(jù)、云存儲時代，數(shù)據(jù)集中、共建共享是發(fā)展趨勢，高度系統(tǒng)集成是會計檔案信息化的關(guān)鍵，分散式檔案管理已不適應(yīng)發(fā)展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。第四十一條，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。構(gòu)建醫(yī)院信息資源服務(wù)平臺，集成辦公系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)，分系統(tǒng)內(nèi)各自部門運行，并最終都與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)歸檔的原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，所有系統(tǒng)內(nèi)形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，并通過檔案管理系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)規(guī)范設(shè)計科學(xué)。在醫(yī)院層級實行統(tǒng)一管理流程、統(tǒng)一元數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)。財務(wù)管理系統(tǒng)作為重要部分，既包含前段財務(wù)業(yè)務(wù)流程，也應(yīng)符合電子檔案的歸檔格式與標(biāo)準(zhǔn)要求。首先，梳理財務(wù)業(yè)務(wù)工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數(shù)據(jù)接入技術(shù)規(guī)范，包括文件格式、接入頻率、背景結(jié)構(gòu)、校驗規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線歸檔。3.利用優(yōu)化，歸檔與查檔流程簡化。紙質(zhì)會計檔案的歸檔流程可細(xì)分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉(zhuǎn)至系統(tǒng)間進(jìn)行。財務(wù)人員在財務(wù)管理系統(tǒng)中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據(jù)統(tǒng)一設(shè)定的檔號規(guī)則生成檔號，打印移交清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數(shù)據(jù)等信息一并移交。檔案管理系統(tǒng)接收移交數(shù)據(jù)后，對歸檔信息各項要求進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進(jìn)一步優(yōu)化，電子會計檔案移交后，擁有權(quán)限的財務(wù)人員可自行查閱系統(tǒng)內(nèi)生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數(shù)字化”版本；普通職工查檔經(jīng)由財務(wù)人員審批并提交申請（如圖1）。
三、電子會計檔案：數(shù)字化走向“單套制”
1.存量會計檔案數(shù)字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。存量會計檔案的數(shù)字化可以解決異地利用的困難，方便財務(wù)人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數(shù)字化”的范圍應(yīng)進(jìn)行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫(yī)院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設(shè)備購置、“三公”經(jīng)費、科研課題經(jīng)費、固定資產(chǎn)等方面。因此，可以將數(shù)字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數(shù)據(jù)庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進(jìn)行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細(xì)賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務(wù)報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內(nèi)難以實現(xiàn)，但部分會計檔案“單套制”具有現(xiàn)實可操作性。財務(wù)部門推進(jìn)電算化后，核算、內(nèi)控等業(yè)務(wù)工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細(xì)賬、工資冊除了保存?zhèn)淇纪夂苌俦回攧?wù)人員查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發(fā)放清冊、總賬、明細(xì)賬、會計報表、固定資產(chǎn)卡片等經(jīng)由財務(wù)管理系統(tǒng)生成，在財務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的基礎(chǔ)上，都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，可以不打印紙質(zhì)版本（如表1）。逐步擴(kuò)大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統(tǒng)掃描等方式關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證；通過與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息共享，對單位內(nèi)部形成的原始憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進(jìn)電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術(shù)的應(yīng)用和依賴會越來越強，因此，推進(jìn)電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。
四、技術(shù)支撐：區(qū)塊鏈技術(shù)保障“四性”
電子會計檔案管理的風(fēng)險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區(qū)塊鏈技術(shù)可以對“四性”進(jìn)行信息檢測與安全保障。區(qū)塊鏈技術(shù)將各個區(qū)塊通過指針形成不可逆的鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)，每個區(qū)塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數(shù)字簽名、時間戳等信息，且每個區(qū)塊都含有上一個區(qū)塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區(qū)塊的生成。區(qū)塊數(shù)據(jù)存儲于節(jié)點上，節(jié)點之間再通過網(wǎng)絡(luò)形成共享平臺。如檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)可以看作區(qū)塊鏈中兩個節(jié)點，各自系統(tǒng)中的每一條包含加密信息的元數(shù)據(jù)就是區(qū)塊。財務(wù)管理系統(tǒng)依照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行捕獲，由財務(wù)部門對元數(shù)據(jù)信息加密，提出移交存儲請求，通過區(qū)塊鏈共識機制將信息封裝成新的區(qū)塊，存儲于區(qū)塊鏈中，檔案管理系統(tǒng)通過區(qū)域鏈獲取此信息。由于區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，必須掌握全部數(shù)據(jù)節(jié)點的51%，才可以操控修改網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區(qū)塊鏈智能合約機制可以按照預(yù)設(shè)的規(guī)范流程自動執(zhí)行，通過時間戳等技術(shù)記錄信息狀態(tài)，可追溯信息，保障可靠性。運用區(qū)塊鏈技術(shù)收集數(shù)據(jù)信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數(shù)據(jù)背景等元數(shù)據(jù)信息，各節(jié)點相互配合，保障完整性。區(qū)塊鏈技術(shù)是新型的分布式數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)存儲于財務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩個節(jié)點上，即使某一系統(tǒng)信息遭到篡改或丟失，只要另一系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)仍可恢復(fù)，并繼續(xù)更新記錄，從而保證可用性。區(qū)塊鏈技術(shù)并不是獨立的，而應(yīng)與大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展，都應(yīng)用辯證與發(fā)展的眼光看待。
五、人才保障：培養(yǎng)復(fù)合型人才
培養(yǎng)兼具檔案、財務(wù)、計算機三方面基礎(chǔ)知識的復(fù)合型人才，彌補精細(xì)化分工的弊端。無論是系統(tǒng)的開發(fā)運作，還是利用工作的審核批準(zhǔn)，都無法脫離“人”的參與?，F(xiàn)代社會，分工愈加細(xì)化，工作專業(yè)化的同時也造成復(fù)合型人才的缺失。同時，系統(tǒng)互聯(lián)，數(shù)據(jù)信息高度集中，對相關(guān)管理人員的要求更高。財務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務(wù)知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細(xì)節(jié)。同時，系統(tǒng)互聯(lián)構(gòu)架于信息技術(shù)之上，掌握基礎(chǔ)的計算機技能和互聯(lián)網(wǎng)知識，可以自行處理簡單的系統(tǒng)問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務(wù)歸檔及利用的部門都要指定專人負(fù)責(zé)，并定期組織培訓(xùn)，包括財務(wù)、檔案、計算機知識、職業(yè)道德等方面內(nèi)容，由淺入深，逐步深化拓展培訓(xùn)深度與廣度，為醫(yī)院會計檔案的智慧化管理儲備人才。
在新技術(shù)飛速發(fā)展的時代，會計檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的必要過程。構(gòu)建電子會計檔案管理平臺，可以節(jié)約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)管理，由基礎(chǔ)核算工作轉(zhuǎn)向管理監(jiān)督工作，發(fā)揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節(jié)約財務(wù)人員頻繁到檔案室查檔的時間，節(jié)省職工報銷審核來回奔波的時間。
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[1]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理，打造綠色賬本[J].中國檔案，2015
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院檔案 存在問題 對策
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，那么新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。
一、現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題
隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)，主要表現(xiàn)在：
1、檔案意識不強，檔案利用率不高。具體工作中，不少同志，甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
2、管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。
3、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。
4、重管輕用，檔案開發(fā)利用率低。由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案工作者仍然停留在
“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后，也造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。
5、檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，雖然近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理被廣泛運用，而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。
二、改善醫(yī)院檔案管理的對策
1、加強領(lǐng)導(dǎo)、宣傳，增強檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展； 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴(yán)肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度約束。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。
3、加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才，同時加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率。檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要從被動坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統(tǒng)計、分析、總結(jié)等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。
5、強化檔案室的硬件建設(shè)。根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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