時間：2023-04-03 09:47:50
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇文件檔案管理論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
電子文件的歸檔是一項系統(tǒng)化的工作，在各個方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機關(guān)的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時進(jìn)行歸檔。其次，對計算機輔助設(shè)計、檢測以及仿真實驗等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關(guān)部門以實際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購進(jìn)的方式獲取。對于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對于設(shè)備運行所需要的操作系統(tǒng)也需要歸檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術(shù)說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計說明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時歸檔保存。對于有技術(shù)條件的機關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對于載體形式與質(zhì)量要求需實現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗的范圍之內(nèi)。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進(jìn)行確定，并對保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進(jìn)行接收時，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進(jìn)行一次鑒定，對于確定已經(jīng)沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進(jìn)行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當(dāng)作長期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進(jìn)行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測及維護(hù)是非常有必要的。在對電子檔案進(jìn)行檢測與維護(hù)過程中，需對諸多特點進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護(hù)工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內(nèi)容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、結(jié)語
一、文件鑒定四要素
文件鑒定包括文件價值鑒定、文件法律標(biāo)記鑒定、文件齊全完整鑒定和文件技術(shù)鑒定等四個要素。
1、文件價值鑒定。國家檔案局制訂的關(guān)于文件歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定，是為指導(dǎo)全國范圍的文件鑒定工作制定的原則性操作指南。具體的文件鑒定工作細(xì)則只有結(jié)合本單位實際，充分考慮到本單位工作特點，進(jìn)行適當(dāng)修訂、調(diào)整和補充完善。檔案保管的目的是維護(hù)本單位的歷史面貌，滿足本單位各項工作的查考需要。文件價值鑒定就應(yīng)當(dāng)本著“以我(本單位制成文件)為主、為我(即本單位)所需”的原則，一切圍繞本單位日后查考需要保存檔案。筆者在2007年對某公司機關(guān)檔案的利用情況按文件來源進(jìn)行了分類統(tǒng)計。在全部歸檔文件中，本單位制發(fā)文件(又稱發(fā)文)占利用總數(shù)的76％，其次是直屬上級文件，其他文件的利用率不超過3％。這就是文件價值鑒定“以我為主、為我所需”原則普遍適用的依據(jù)。文件價值鑒定還要強調(diào)全面性和前瞻性，從本單位實際工作需求出發(fā)，凡是今后有利用價值的文件都要歸檔。
2、文件法律標(biāo)記鑒定。檔案法律效力是由歸檔文件法律標(biāo)記自然延伸下來的，它是檔案的法定原始性憑據(jù)。文件法律標(biāo)記鑒定包括兩點：其一是鑒定文件有無法律標(biāo)記，比如文件定稿是否已經(jīng)簽發(fā)，正本是否加蓋公章，合同文本相關(guān)各方的簽字和公章是否齊全；其二是鑒定上述文件法律標(biāo)記是否完整、規(guī)范、清晰。具體包括文件法律標(biāo)記是否使用永久性字跡材料標(biāo)識，合同協(xié)議是否具有清晰的印信、指紋，并在法定(指定)位置上簽署，文件簽發(fā)、簽署日期、簽署意見等是否齊全，簽署字體是否清晰、規(guī)范等等。
3、文件齊全完整鑒定。文件齊全鑒定主要針對文件的歸檔范圍，要求收集不同渠道產(chǎn)生的各門類應(yīng)歸檔文件以及不同版本、不同載體應(yīng)歸檔文件。例如合同協(xié)議的正本、副本是否齊全，會議文件是否包括了會議通知、會議發(fā)言稿以及會議通過的文件、議題等歸檔材料。同時，文件編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)不間斷，空號、重號應(yīng)當(dāng)注明。文件完整鑒定主要是針對某一份具體的文件，要求每一份歸檔的發(fā)文具備正本與定稿兩種文本，正文與附件齊全，文件中間無缺頁，辦理的收文應(yīng)貼附領(lǐng)導(dǎo)批示和部門辦理意見的文件處理單等等。
4、文件技術(shù)鑒定。文字反差是否良好，有無字跡模糊、字跡過于清淡而不易識別現(xiàn)象，歸檔文件紙張有無缺殘、折皺，紙張克重是否符合要求，文件文面有無污漬、霉斑、孔洞，等等。同時，外文版文件必須注明中文標(biāo)題和內(nèi)容摘要。
二、“文件鑒定四要素”的綜合意義
1、為鑒定理論奠定基礎(chǔ)。
“文件鑒定四要素”首次明確了完整的獨立的文件鑒定概念，使之與檔案價值鑒定相互區(qū)別開來，維護(hù)了文件鑒定工作的相對獨立性，由此為文件鑒定理論奠定了基礎(chǔ)。文件鑒定只有包括了以上四個方面的要素，才可以構(gòu)成一個工作標(biāo)準(zhǔn)，一個系統(tǒng)的工作方案，一個完整的工作流程。文件鑒定只有遵照以上四個要素先后操作，才能按部就班、有條不紊，進(jìn)而保證文件鑒定工作的質(zhì)量。
2、為案卷質(zhì)量把關(guān)。
許多案卷質(zhì)量存在著的問題是在歸檔鑒定時因為疏忽而導(dǎo)致的。比如文件歸檔后因為缺少附件而影響使用，最為典型又時而發(fā)生的例子是規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的文件時，只有主件而無附件(隨文的規(guī)章制度或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn))，該類文件則不具備實際上的利用價值。還有的是文件字跡模糊或大片污損，造成閱讀障礙導(dǎo)致誤讀誤解，最終導(dǎo)致企業(yè)的重大經(jīng)濟損失，或者是企業(yè)合法權(quán)益受到損害。這些問題若在文件鑒定時沒有發(fā)現(xiàn)或加以糾正，等到產(chǎn)生重大不良影響或造成嚴(yán)重后果時將是無法挽回的。
3、為檔案法律效力把關(guān)。
檔案的生命在于其所具有的法律標(biāo)記。沒有法律標(biāo)記或者法律標(biāo)記不完整、不規(guī)范、不清晰，必然影響到檔案的法律效力，有的甚至法律效力盡失而成為廢紙。這就需要文件鑒定者本著對單位、對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度開展鑒定工作，發(fā)現(xiàn)問題、及時糾正解決或妥善處理，為后人留下具有完整、規(guī)范、清晰法律標(biāo)記的檔案，以維護(hù)檔案的法律權(quán)威性和法律效力。
我國經(jīng)過幾十年來特別是改革開放以來的快速持續(xù)建設(shè),我國在隧道及地下工程領(lǐng)域已得到了很大的發(fā)展,至今已建成各類隧道超過7000座,隧道總長度超過4000km,隧道數(shù)量和總延長位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世紀(jì)是我國隧道及地下工程大發(fā)展的世紀(jì),據(jù)有關(guān)專家預(yù)測,到2020年,我國將要完成近6000km的地下隧道建設(shè),平均每年約300km。到2010年,國內(nèi)各種地下工程建設(shè)約需巖石掘進(jìn)機、盾構(gòu)機約180臺(不包括微型機),年均需求量約為30臺。截至目前,使用的盾構(gòu)總數(shù)約有200多臺次。
集.1城市地鐵快速發(fā)展,對盾構(gòu)需求最多。我國城市地鐵正處在高速發(fā)展期,地鐵和軌道交通規(guī)劃總長度已超過3000km。目前已建成和在建的數(shù)量僅占規(guī)劃數(shù)量的10%左右,未來城市地鐵建設(shè)仍將快速發(fā)展。
1.2越江隧道建設(shè)方興未艾,對大直徑和超大直徑盾構(gòu)的需求將有快速增長。至今有10個城市已建或在建20多座盾構(gòu)法越江隧道。計劃中的越江盾構(gòu)隧道更多。
1.3城市各種地下管線隧道有待發(fā)展,對盾構(gòu)的潛在需求大。有關(guān)專家預(yù)測,我國城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長度將超過1000km,其對小型盾構(gòu)、微型盾構(gòu)或掘進(jìn)機的需求量也相當(dāng)大。
1.4長大、特長鐵路公路及水工隧道增加,對掘進(jìn)機需求增加。
2盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問題,亟待解決
一是涉及行業(yè)和城市多,要求規(guī)定不一致。行業(yè)涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個。
二是采用的規(guī)范不準(zhǔn)確。我國各城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規(guī)范,再結(jié)合市政規(guī)范來實施,給施工文件與城建檔案規(guī)范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監(jiān)理隊伍多,對我國城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點不一,條件各不相同。目前參與盾構(gòu)施工的單位超過40家,分布于多個地區(qū)、多個行業(yè),并且還在增加。
四是更新型的盾構(gòu)機數(shù)量大、類型全、技術(shù)含量更高,至今我國使用的盾構(gòu)機數(shù)量已超過200臺次。包括了土壓、泥水、復(fù)合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識淡薄。施工企業(yè)重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,如,工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,卻未能及時列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項目中,平時不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理,一旦得知業(yè)主或上級檢查,就搞突擊,臨時補資料,甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動局面。對于工程項目部來講,一般都未配專職人員,而是由項目經(jīng)理臨時指派缺少盾構(gòu)施工檔案管理知識的人員兼職,更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質(zhì)量欠佳,目前大多數(shù)盾構(gòu)施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時、不連續(xù);檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)等等情況,由于盾構(gòu)施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達(dá)到工程竣工檔案向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。
3盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構(gòu)施工的工程檔案是工程項目實施中階段形成的有保存價值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目確保工程質(zhì)量的一個重要組成部分,更是城建檔案的一個重要組成部分。同時,盾構(gòu)施工是高度機械化的一種施工,每日產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如何對這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對盾構(gòu)施工工程檔案的重要性及存在的問題,提出了施工文件與檔案管理規(guī)范化管理的解決途徑。
一是明確規(guī)范,嚴(yán)格實施。
2008年3月1日,中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局聯(lián)合了《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》,該《規(guī)范》于2008年9月1日實施。因此,盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴(yán)格按此《規(guī)范》實施。其次,要主動參照市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件主要項目的統(tǒng)一規(guī)定,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》,制定盾構(gòu)法隧道施工與驗收技術(shù)文件主要項目的統(tǒng)一規(guī)定及表格表式目錄。例如:在《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》中,選定盾構(gòu)法隧道施工工序質(zhì)量評定項目一覽表,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗收規(guī)范》的要求和盾構(gòu)法施工的特點,制定每一項目的《工序質(zhì)量評定表》。
二是用準(zhǔn)規(guī)范,嚴(yán)格管理。
按該《規(guī)范》1總則1.0.6條,“盾構(gòu)法隧道工程的施工與質(zhì)量驗收除應(yīng)執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國家現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定”的要求,針對盾構(gòu)法隧道施工一般只實施隧道主線的特殊情況,對非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設(shè)部《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》建城(2002)221號文件的規(guī)定要求進(jìn)行管理。同時,建議中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部盡快起草、制定和實施《盾構(gòu)法隧道施工技術(shù)文件管理規(guī)定》,統(tǒng)一施工文件表格,以規(guī)范盾構(gòu)法在城市過江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認(rèn)識,加強領(lǐng)導(dǎo)
第一是要充分認(rèn)識盾構(gòu)施工工程檔案的作用。是要強化設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、質(zhì)監(jiān)、安全等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識,使他們認(rèn)識到工程檔案是建設(shè)經(jīng)驗的積累和寶貴的技術(shù)儲備,充分開發(fā)、利用工程檔案這個寶貴的信息資源,可以為促進(jìn)社會的技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)造巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學(xué)收集、分級管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進(jìn)行。根據(jù)檔案管理的檢查內(nèi)容和考核評分標(biāo)準(zhǔn),采取定期考核制度,形成職責(zé)明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制,加強檔案職能部門對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督,把工程檔案管理工作提高到一個新的水平。
四是科學(xué)收集,嚴(yán)格要求。
其一,科學(xué)收集施工資料。盾構(gòu)施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經(jīng)驗對同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構(gòu)施工會發(fā)生一些沒有預(yù)計的情況。因此,各地工程質(zhì)監(jiān)站、城建檔案館必須加強施工文件與檔案管理工作的業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo),明確施工文件與檔案管理工作的規(guī)范和要求。在工程開工前,議定項目施工文件與檔案管理工作的具體詳細(xì)的實施方案。針對盾構(gòu)法施工中的特點,對工程大部分情況需要用影像記錄、數(shù)據(jù)記錄,表格的實時記錄。如,對文字、圖表的大小及格式做出明確規(guī)定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲及查詢。對于盾構(gòu)機安裝、盾構(gòu)進(jìn)出洞、旁通道的施工等關(guān)鍵工序,均應(yīng)采用聲像資料來記錄,并將拍攝內(nèi)容、時間、格式也應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定。
其二,檔案工作與工程同步進(jìn)行。盾構(gòu)施工由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時間相對較長,需要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會,參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,填寫、審批、簽章手續(xù)要完備,無擅自修改、偽造和后補現(xiàn)象,達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動態(tài),及時收集、整理原始檔案資料。
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【關(guān)鍵詞】老年慢性病；社區(qū)健康檔案；生活質(zhì)量；改善效果
慢性病又名慢性非傳染性病癥，它并非特指某種疾病，而是多種病癥的代名詞。像高血壓、糖尿病和冠心病等，均屬于慢性病癥[1]。由于此病癥的發(fā)病人群多以老年患者居多，再加上此類病癥具有病程時間長且易反復(fù)發(fā)作等特點，隨著患者年齡的增加，能使其腎臟、心和腦等重要器官受嚴(yán)重威脅，從而使患者的生活質(zhì)量受影響[2]。社區(qū)健康檔案管理是服務(wù)設(shè)施中的一種方法，通過將患者的病情分類，并予以針對性管理方案，能有效改善其生活質(zhì)量。為進(jìn)一步探究對老年慢性病患者予以社區(qū)健康檔案管理，對其改善生活質(zhì)量的影響，現(xiàn)報道如下。
1資料與方法
1.1一般資料
選取我院2013年1月前未實施社區(qū)健康檔案管理的老年慢性病患者46例為對照組，其中男27例，女19例；年齡63～81歲，平均（77.6±2.3）歲；病程1～7年，平均（2.7±1.8）年；冠心病15例，糖尿病17例，高血壓14例。另選取2013年1月后實施社區(qū)健康檔案管理的老年慢性患者46例為研究組，其中男26例，女20例；年齡64～82歲，平均（78.5±2.4）歲；病程1～8年，平均（2.9±1.7）年；冠心病14例，糖尿病19例，高血壓13例。根據(jù)上述所述，把對照組與研究組患者的臨床資料對比，差異無統(tǒng)計學(xué)意義（P＞0.05）。
1.2方法
為患者構(gòu)建健康檔案，全面評估患者的病情及基本情況，并依照患者的具體病癥狀況予以分組。健康管理模式實施前，社區(qū)人員可以調(diào)查問卷的方式，對患者的膳食結(jié)構(gòu)優(yōu)良率和服藥依從性、疾病知識知曉率和生活方式優(yōu)良率等進(jìn)行了解，并通過與患者的實際情況相結(jié)合，予以正確合理的干預(yù)措施，其中包括：生活方式指導(dǎo)、健康教育和疾病治療指導(dǎo)等。同時，社區(qū)醫(yī)護(hù)人員還要定期對患者進(jìn)行健康教育指導(dǎo)工作，對老年群體的活動特點予以充分利用，對活動地點及時間合理選擇，并向患者發(fā)放治療及預(yù)防宣傳手冊。對知識水平低下患者，社區(qū)醫(yī)護(hù)人員可采取模擬訓(xùn)練及操作演示等方法對患者實施教育。加強教育宣傳工作，設(shè)立社區(qū)健康宣傳板，以畫報的形式將預(yù)防措施、注意事項和用藥方法等展現(xiàn)出來，這樣便于患者閱讀。對伴有緊張、焦慮等心理素質(zhì)低下患者，社區(qū)醫(yī)護(hù)人員可通過對話交流的方式，向患者簡單介紹疾病相關(guān)知識，耐心解答患者的疑慮及擔(dān)憂，對于患者的傾訴要做到細(xì)心聆聽，時常鼓勵安撫患者，幫助患者樹立自信心。此外，社區(qū)醫(yī)護(hù)人員還應(yīng)做到定期隨訪觀察，對患者的飲食控制及服藥情況予以了解，對治療過程中發(fā)生的問題采取及時處理。在走訪過程中，社區(qū)醫(yī)護(hù)人員還要監(jiān)測患者的疾病指標(biāo)情況并將其整理成檔案，這樣能為后期治療提供數(shù)據(jù)支持。此外，每個月社區(qū)醫(yī)護(hù)人員都會對社區(qū)居民的心率及血壓情況進(jìn)行檢測，根據(jù)不同患者的具體情況，為其制定合理的家庭管理方案，同時，沒三個月都會對患者的體重、身高及血糖情況進(jìn)行檢測，并對估算患者的健康指數(shù)，每隔7天對電話隨訪1次，這樣能對患者的病癥狀況及生活改善情況予以及時了解。
1.3評價標(biāo)準(zhǔn)
實施SF-36（生活質(zhì)量評定表）對實施前后患者的膳食結(jié)構(gòu)優(yōu)良和服藥依從性、生活方式優(yōu)良和疾病知識知曉等指標(biāo)改善情況。生活方式優(yōu)良率：患者謹(jǐn)遵醫(yī)囑，飲食習(xí)慣合理化、運動鍛煉適當(dāng)；服藥依從良好率：定期復(fù)查、藥物服用定量定時。1.4統(tǒng)計學(xué)方法采用SPSS13.0統(tǒng)計學(xué)軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，計量資料以“x±s”表示，采用t檢驗；計數(shù)資料以百分?jǐn)?shù)（%）表示，采用x2檢驗。以P＜0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。
2結(jié)果
2.1對比觀察患者實施前后的指標(biāo)改善情況
實施前，患者的膳食結(jié)構(gòu)優(yōu)良和服藥依從性、生活方式優(yōu)良和疾病知識知曉等指標(biāo)改善情況與實施后相比，組間數(shù)據(jù)差異顯著，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。見表1。
2.2對比觀察實施前后患者的生活質(zhì)量情況
實施前，（74.5±8.1）分患者的生活質(zhì)量評分，實施后，（82.3±11.1）分為患者的生活質(zhì)量評分。經(jīng)對比，實施前明顯低于實施后，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。
3討論
病因復(fù)雜、易反復(fù)發(fā)作和治療時常長等，是慢性疾病的主要特點，再加上受外因因素的影響，如老年患者的年齡較高、其機體抵抗能力較低等，很容易導(dǎo)致患者在治療過程中出現(xiàn)焦慮、緊張等不良心理情緒，又或者是飲食控制不合理及不遵醫(yī)囑服藥等，從而使治療效果受影響[3]。健康管理是一門新興學(xué)科，它主要是表示，將針對性干預(yù)措施落實到患者的治療過程中，從而達(dá)到健康管理、延緩及阻礙病癥的目的。健康檔案管理是一種服務(wù)機構(gòu)，通過對患者病情狀況的全面評估，并將其設(shè)置成檔案，再根據(jù)不同的患者的具體情況，為其制定針對性的指導(dǎo)工作，這樣不僅有助于患者的病癥的改善，而且還能使患者的生活質(zhì)量得到提高[4]。從上述研究結(jié)果中可以看出，老年慢性病患者予以健康檔案管理，能使患者的的膳食結(jié)構(gòu)優(yōu)良和服藥依從性、生活方式優(yōu)良和疾病知識知曉等指標(biāo)情況得到改善，使其生活質(zhì)量也明顯優(yōu)于實施前，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。綜上所述，健康檔案管理模式的實施，對慢性病癥的改善及生活質(zhì)量的提升具有重要作用。除此之外，社區(qū)健康檔案管理的實施，還有助于醫(yī)護(hù)人員對患者治療過程及病情變化情況的全面掌握，對治療方案的調(diào)整能提供重要依據(jù)，同時還能節(jié)省醫(yī)療中開支及資源。由于現(xiàn)下健康檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，為了能使其更加完善，本人提出以下幾點意見：①設(shè)立電子健康檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)實施綜合干預(yù)；②健全社區(qū)健康監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)，對檢測實施計劃予以制定；③為每位患者制定一張健康卡，將患者的基本醫(yī)療信息輸入健康檔案內(nèi)，這樣便于醫(yī)護(hù)人員的患者信息的提取，避免救治時間受延誤。
總而言之，將社區(qū)檔案管理應(yīng)用到老年慢性病患者的臨床治療中，即能加快患者病癥康復(fù)，而且還能使患者的生活質(zhì)量有所改善，值得臨床應(yīng)用推廣。
作者:何紅球 單位:桂林市人民醫(yī)院北門社區(qū)
參考文獻(xiàn)
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1．1聲像收集工作滯后在城市建設(shè)拍攝的過程中，由于建筑種類眾多，往往需要分部門拍攝。但是在拍攝結(jié)束后卻缺少統(tǒng)一將照片及時收集匯總的部門，并且在拍攝過程中的部門大多是業(yè)務(wù)部門，其隨機性非常強，在統(tǒng)一歸納照片時，檔案形成部門對于照片的具體拍攝時間、圖片內(nèi)容以及錄像的數(shù)量等都不好把握。這些收集起來的聲像資料雖然能夠交給檔案部門，但是檔案部門卻不能非常系統(tǒng)的對這些資料加以總結(jié)、歸類。收集聲像資料方面也是檔案部門的苦差事，由于缺乏統(tǒng)一的管理部門，只能由檔案部人員向各個工作人員手中討要資料，工作往往處于被動狀態(tài)。
1．2資料保管難許多單位中制度混亂，聲像檔案形成部門需要查閱以前的聲像資料，為了查閱方便，他們寧愿將部分檔案長期放在自己單位甚至承辦人手中保管，往往不愿意將已經(jīng)形成的城市聲像資料交到專門的城建檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理、研究。但是因缺乏檔案管理專業(yè)人員及專門的場所，檔案極易發(fā)生丟失、損壞問題。這樣保管，一方面增加了檔案的分散性，不利于統(tǒng)一管理;另一方面沒有專業(yè)的人員管理，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的科學(xué)性，不便于發(fā)揮其最大的價值。此外，一些檔案形成部門由于經(jīng)費不足，相應(yīng)的恒溫、恒濕且防磁的保存環(huán)境缺乏，久而久之部分檔案也將出現(xiàn)不同程度的損壞。況且在檔案形成部門經(jīng)常將會有無法及時歸檔處理的圖片，圖片上的文字會逐漸變得模糊，由此便不能及時理清其中的來龍去脈。
2規(guī)范城建聲像檔案管理工作的有效策略
2．1健全相關(guān)管理制度相關(guān)管理制度的建設(shè)應(yīng)全面予以展開，不但要嚴(yán)格的要求相關(guān)工作單位，對于普通的民眾也應(yīng)使其意識到城建聲像檔案管理工作的重要性。首先，宣傳上要強勢，提高大家對城建聲像檔案收集管理工作的認(rèn)識。可以通過電視、廣播、報紙等途徑，大力向市民宣傳城建聲像檔案管理工作的重要意義，保證大多數(shù)城市居民都能受到城建聲像檔案管理的常識性教育。其次，手段上要嚴(yán)格，使收集完整規(guī)范的城建聲像檔案成為做好工程建設(shè)管理工作的必備條件。要進(jìn)一步強化城建聲像檔案管理工作有關(guān)法律法規(guī)的實施，通過一定的手段予以落實、實現(xiàn)保障。針對檔案建立過程中出現(xiàn)的聲像資料收集困難這一現(xiàn)象，必須通過嚴(yán)格的制度加以約束，明確城建聲像檔案不規(guī)范、不齊全的不能給予竣工驗收，不能給予結(jié)算工程款，從而保障檔案管理部門能夠?qū)嶋H收集到的各部門信息歸檔，避免造成信息的丟失，減少檔案制作所需要的時間。再次，制度上要規(guī)范，以管理的規(guī)范確保城建聲像檔案資料的規(guī)范。對于檔案形成部門與檔案管理部門造成的檔案聲像資料保存分散的問題，相關(guān)監(jiān)督部門必須嚴(yán)格監(jiān)督，各個單位要建立起統(tǒng)一的、安全有效的管理制度，逐漸改善城建聲像檔案的保存環(huán)境。在各單位逐漸形成完善的信息采集、拍攝、信息收集和整理歸檔的完整流程。在進(jìn)行城建聲像檔案管理工作的管理制度的過程中，也必須采取相應(yīng)的獎懲措施才能保證各項制度的順利實施。
2．2改善城建聲像檔案的保存環(huán)境由于城建聲像檔案中包括圖片、圖形、聲像等資料，所以，對于保存環(huán)境的要求也是比較嚴(yán)格的。城建聲像檔案保存的地方，應(yīng)當(dāng)能滿足一定的要求。對于檔案中的聲像資料必須要在聲像柜中單獨保存，同時應(yīng)當(dāng)注意遠(yuǎn)離光線以及磁場等物質(zhì)。改善城建聲像檔案的保存環(huán)境，能夠延長聲像檔案的使用壽命，在實現(xiàn)城建聲像檔案集中管理的過程中也是非常關(guān)鍵的一步。
2．3提高組織工作人員的專業(yè)素質(zhì)要想使城建聲像檔案為以后城市的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，前提是有高質(zhì)量的聲像檔案。要想收集出高質(zhì)量的城建聲像檔案成果，首先要有具備高素質(zhì)的工作人員。因此，應(yīng)培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的技術(shù)人員，在城市建設(shè)聲像拍攝的過程中抓住重點拍攝。同時為技術(shù)人員提供良好的工作環(huán)境，鼓勵其進(jìn)行鉆研，使得一批高素質(zhì)、高水平的工作人員脫穎而出。其次，為技術(shù)人員配備精良的設(shè)備，增強技術(shù)人員的工作熱情，培養(yǎng)出其責(zé)任心與使命感，為城建聲像檔案制作做出貢獻(xiàn)。再者還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人員，既能對城建聲像檔案實施科學(xué)有效的管理，同時又掌握著先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)。第四，要強化好各部門之間的合作意識。對于城建聲像檔案的管理工作應(yīng)該是一個完整的流程，在這個過程中的任何一個環(huán)節(jié)都是至關(guān)重要的，只有各部門加強聯(lián)系與合作，才能使得城建聲像檔案管理工作更加順利的進(jìn)行，為城市的進(jìn)一步發(fā)展提供最為真實的參考。
3結(jié)語
1.1建立基建檔案意識不健全
由于過度聚焦于經(jīng)濟利益，或受工期限制，工程建設(shè)人員往往太關(guān)注工程項目，而忽視建立全面的工程檔案，導(dǎo)致基建檔案在管理過程中出現(xiàn)了一系列問題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問題都導(dǎo)致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設(shè)的進(jìn)度。加之電力企業(yè)各部門對基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設(shè)工作的順利開展，制約了電力企業(yè)經(jīng)濟及檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
1.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
現(xiàn)如今，大部分電力基建單位的專業(yè)檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊伍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)差、操作不熟練、工作經(jīng)驗欠缺、缺乏責(zé)任心等問題，管理人員內(nèi)部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務(wù)面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導(dǎo)致基建檔案的收集和歸檔不規(guī)范、不及時、不健全；加之施工隊伍的流動性較大，人員很不穩(wěn)定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實。
1.3基建工程檔案管理模式相對陳舊
許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關(guān)管理制度，不能采取合規(guī)的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對現(xiàn)代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)長期得不到統(tǒng)一，使得基建檔案管理部門對檔案管理監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作不能及時實施，造成基建檔案質(zhì)量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)，阻礙檔案管理工作的正常開展。
1.4基建檔案管理體制不夠完善
考慮到人員過多及經(jīng)費支付等因素，許多電力企業(yè)內(nèi)部對專門的檔案管理機構(gòu)和管理人員設(shè)置不夠完善，往往在檔案工作場所設(shè)置上不夠健全?；n案管理不健全的網(wǎng)絡(luò)將會導(dǎo)致基建檔案質(zhì)量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設(shè)施設(shè)備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達(dá)不到“八防”要求，沒有相應(yīng)的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現(xiàn)代化程度極度滯后，基建管理人員計算機應(yīng)用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當(dāng)今工程建設(shè)快速發(fā)展的需要相適應(yīng)。
2加強基建工程檔案管理的建議
2.1提高認(rèn)識，完善制度，健全機制
基于基建檔案邁向社會化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項目要求和檔案管理工作要求方面來加強檔案管理機構(gòu)的建設(shè)，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實現(xiàn)基建檔案管理的體系化建設(shè)。此外，還要建立起一整套科學(xué)合理、適用性強的基建檔案管理制度，包括組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職權(quán)范圍、獎懲措施等都要條條細(xì)化，事事分明。對檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等工作均做出具體要求，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。
2.2抓好基建工程檔案的管理工作
各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實現(xiàn)基建檔案工作與基建工程立項工作、基建建設(shè)進(jìn)度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗收工作同步進(jìn)行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個工作環(huán)節(jié)全程貫穿到基建工程規(guī)章制度當(dāng)中，將項目檔案工作與項目建設(shè)同等對待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責(zé)任制，嚴(yán)格執(zhí)行基建檔案管理工作的內(nèi)容。實施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項目籌劃、開工時就進(jìn)行檔案管理的導(dǎo)入工作，并持續(xù)到項目竣工驗收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。
2.3加強基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，是改善基建工程檔案管理現(xiàn)狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內(nèi)容，提高其業(yè)務(wù)能力；同時還要通過培訓(xùn)，對有關(guān)程序和專業(yè)知識充分掌握和了解，通過不斷完善知識網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。此外，還要隨著時代的發(fā)展完善培訓(xùn)課程，做到與時代同步，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)管理的先進(jìn)理論和方法以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的檔案管理人才。
3結(jié)語
社會生活包括方方面面，不同領(lǐng)域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同，因此，民間檔案數(shù)量是極為龐大的，種類也十分復(fù)雜。按不同方法可以分成不同種類。
1.從來源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案
(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案，一個家庭生活的歷史記錄，反映著每個家庭的經(jīng)濟往來、文化娛樂、學(xué)習(xí)工作等重要情況，折射著社會的發(fā)展變化，記錄著歷史前進(jìn)的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影，是社會公共檔案資源的重要補充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構(gòu)，理應(yīng)保存于國家相關(guān)部門，但因各種原因流散在民間。戰(zhàn)爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計其數(shù)，散落民間、下落不明者也數(shù)不勝數(shù)。
2.從內(nèi)容來看，可分為經(jīng)濟類、政治類和文化類
(1)經(jīng)濟類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當(dāng)記錄等等，貼近民眾，是人們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砑m紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區(qū)經(jīng)濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產(chǎn)”的僑批檔案，是研究經(jīng)濟史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料，其數(shù)量極為龐大，種類十分復(fù)雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對外交往的一個手段，更是對散存民間檔案的保護(hù)，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關(guān)鍵詞：民間檔案；文化遺產(chǎn)；征集
(2)政治類。政治類的檔案更多的為學(xué)者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個層面，從普通百姓的視角出發(fā)，記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實感受。
(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區(qū)的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學(xué)家們進(jìn)行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分，有紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質(zhì)形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質(zhì)檔案29237件，構(gòu)成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發(fā)展，數(shù)碼相機的應(yīng)用，照片的數(shù)量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風(fēng)貌，記錄了當(dāng)時的福州城墻、民居、風(fēng)景名勝、農(nóng)舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設(shè)立的領(lǐng)事機構(gòu)、建筑物等，為我們今天認(rèn)識老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發(fā)生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動的保存了活動過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現(xiàn)了當(dāng)時的場景。如安徽省檔案館為中國遠(yuǎn)征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現(xiàn)了那段不堪回首的往事。
(4)實物檔案。實物檔案以物質(zhì)實體為載體，能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌，真實的記載了社會實踐活動，具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。
二、開展民間檔案征集工作的意義
數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足，具有極大的收藏價值，檔案館加強對民間檔案的征集開發(fā)不僅可以豐富館藏，同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺，有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰(zhàn)爭、動亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數(shù)量和質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能和悠久的中華民族文化相適應(yīng)，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄，內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，例如世代相傳的勞動知識和經(jīng)驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風(fēng)俗習(xí)慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數(shù)量之大、種類之多、內(nèi)容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應(yīng)包括這部分，它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個視角佐證了歷史的發(fā)展，是人類的重要文化財富。我國著名學(xué)者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會、歷史的創(chuàng)造者，同時又是人類社會最忠實的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創(chuàng)造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認(rèn)識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案?！北辉u為“中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”的83件國寶級檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻(xiàn)、四川自貢鹽業(yè)契約檔案、唐代開元年間檔案等。
2.民間檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實記錄，是沒有經(jīng)過粉飾和刪節(jié)的“原生態(tài)”的歷史記錄，是歷史學(xué)、人類學(xué)、社會學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、政治學(xué)等學(xué)科研究的資料。它具有原始性、具體性和區(qū)域多樣性的特征，是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現(xiàn)在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經(jīng)濟史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學(xué)、社會學(xué)研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉(xiāng)史、家庭史乃至中國近代經(jīng)濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發(fā)現(xiàn)往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學(xué)科，像徽州文書的發(fā)現(xiàn)以及“徽學(xué)”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。
3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網(wǎng)絡(luò)等向社會發(fā)征集通告、征集信，并進(jìn)行各種形式的綜合報道，可以引起社會對檔案工作的關(guān)注和支持，形成“牽動效應(yīng)”。同時，通過對征集進(jìn)館的珍貴罕見民間檔案的開發(fā)利用，往往又能引起民眾的關(guān)注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關(guān)注的一個熱點，《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進(jìn)行報道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。
4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段
在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會發(fā)展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當(dāng)一部分珍貴的檔案資料。根據(jù)館藏檔案資源建設(shè)的需要，各部門之間可進(jìn)行館藏資源互換或者相互交換復(fù)制件，以實現(xiàn)對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進(jìn)了檔案館與民眾之間的交流與聯(lián)系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現(xiàn)了檔案的社會功能，使檔案價值的實現(xiàn)有更為廣泛的主體。
5.開展民間檔案征集工作是對散存民間檔案的保護(hù)
新形勢下，檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領(lǐng)域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新發(fā)展。在這種形勢下，檔案管理工作人員如何更好的認(rèn)識清楚各種信息就成為必須要解決的首先問題。在此意義上，通過合理發(fā)揮檔案統(tǒng)計的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認(rèn)識清楚各種信息，為進(jìn)一步做好檔案管理工作奠定前期準(zhǔn)備工作。一方面，檔案統(tǒng)計發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢將復(fù)雜的信息通過形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來；面對紛繁復(fù)雜的信息，如何能夠盡快到認(rèn)識到相關(guān)的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問題。檔案統(tǒng)計以其巨大的優(yōu)勢，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統(tǒng)計的運用方法，就可以在檔案統(tǒng)計的幫助下盡快的認(rèn)識清楚相關(guān)信息，這就為檔案管理工作人員進(jìn)一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統(tǒng)計可以有效的幫助的檔案管理工作人員認(rèn)識清楚檔案管理中存在的問題；從傳統(tǒng)檔案管理的模式來看，檔案管理工作人員要想進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要經(jīng)過縝密的調(diào)研和思考，特別是要對相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和研究才能得出相應(yīng)的結(jié)論。而在檔案統(tǒng)計的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問題等。由此可見，正是由于檔案統(tǒng)計的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，這對于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新進(jìn)展發(fā)揮著自身的認(rèn)識優(yōu)勢。
二、檔案統(tǒng)計是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統(tǒng)計運用科學(xué)的統(tǒng)計方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計是依托計算機等高科技器材成型的統(tǒng)計方法，具有無比強大的技術(shù)優(yōu)勢。當(dāng)檔案管理需要對各類信息進(jìn)行分類時，就可以充分運用檔案統(tǒng)計的優(yōu)勢，把這些信息輸入計算機系統(tǒng)，在計算機系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統(tǒng)計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標(biāo)，就可以在檔案統(tǒng)計的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統(tǒng)計也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計的科技優(yōu)勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見，科學(xué)合理的運用檔案統(tǒng)計，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節(jié)約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統(tǒng)計是科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作的有效方法
檔案統(tǒng)計在除了是幫助檔案管理工作人員認(rèn)識基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對規(guī)劃檔案管理工作也有著科學(xué)的指導(dǎo)作用。從這一意義上來說，充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計在規(guī)劃檔案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來說，檔案統(tǒng)計在科學(xué)規(guī)劃檔案管理方面的作用主要體現(xiàn)在以下三個方面。第一，檔案統(tǒng)計有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實際上，只有合理利用了檔案統(tǒng)計，就可以達(dá)到這一點。原因在于，檔案統(tǒng)計可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規(guī)劃，解決存在的問題，而且還可以對相關(guān)的信息進(jìn)行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據(jù)檔案統(tǒng)計的結(jié)果去做好本職工作。由此可見，只要合理發(fā)揮出了檔案統(tǒng)計的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實際工作中做到合理分工。第二，檔案統(tǒng)計有助于促進(jìn)檔案管理工作人員提高自身素質(zhì)；檔案統(tǒng)計是高科技的產(chǎn)物，對于檔案管理工作人員來說，為了更好的適應(yīng)新形勢的要求，更好的提高工作效率，節(jié)約工作時間，就不得不去學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)計的相關(guān)知識。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)就會因檔案統(tǒng)計的運用得以提升。從這一意義上來看，檔案管理工作對于科學(xué)規(guī)劃檔案管理工作人員的職業(yè)發(fā)展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統(tǒng)計有助于幫助檔案管理工作找到合適的發(fā)展方向；檔案管理工作是一項職業(yè)，對于檔案管理工作本身來說，必須在適應(yīng)新形勢的環(huán)境下才能獲得發(fā)展。對于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識才能贏得職業(yè)發(fā)展的新空間。在此境遇下，檔案統(tǒng)計不僅為檔案管理工作本身帶來了一定發(fā)展方向上的指導(dǎo)，而且還為檔案管理工作人員的發(fā)展帶來了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統(tǒng)計的作用下，會發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，因此就會積極的采取相關(guān)措施予以解決。實際上，在發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中，檔案統(tǒng)計卻在為檔案管理工作本身提供了發(fā)展方向上的指導(dǎo)，那就是如何避免問題、如何擴展發(fā)展空間等。從檔案管理工作的角度來看，在檔案統(tǒng)計的作用下，檔案管理人員不僅會提升自身的素質(zhì)，而且還會考慮到適應(yīng)新形勢的要求，從而采取相關(guān)措施提升自己各方面的能力，以便更好的實現(xiàn)自身的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。
