時間：2023-03-23 15:13:05
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇數(shù)字化檔案論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1.城建檔案工作的人力資源薄弱。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前城建檔案管理的工作人員中僅有48%的本科生，相近專業(yè)的高水平人才僅有38.5%，普遍存在學(xué)歷偏低問題且數(shù)字化、信息化方面的專業(yè)技術(shù)人才不到3%。這就導(dǎo)致很多城建檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想觀念和整體水平跟不上日新變化的信息時代的腳步。人力資源缺乏必要的素質(zhì)和活力，直接影響整個城建檔案數(shù)字化及信息化的進(jìn)程。人手不足，工作量與人員配備不成正比，這必然導(dǎo)致城建檔案工作數(shù)字化及信息化發(fā)展緩慢和滯后，跟不上時展的步伐，更不能為城市的發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。
2.實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的資金條件不足。在一些不發(fā)達(dá)地區(qū)，由于資金條件有限，直接導(dǎo)致城建檔案信息化進(jìn)程中的硬件軟件設(shè)備投入都不足，因為在21世紀(jì)的今天，高配置的計算機(jī)、打印機(jī)、先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)、掃描儀等設(shè)備室城建檔案建設(shè)中不可或缺的設(shè)備，以及信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)都需要大量的資金支持。而現(xiàn)狀是很多地方在上述設(shè)備的投入中力度不大，沒有引起管理層的高度重視。
3.城建檔案工作前期準(zhǔn)備工作不充分。前期準(zhǔn)備工作是城建檔案數(shù)字化及信息化的重要基礎(chǔ)和基本前提，而現(xiàn)階段城建檔案的前期準(zhǔn)備工作仍存在一些漏洞和不足之處。尤其是在紙質(zhì)檔案的資料不完善、資料質(zhì)量偏低、保存不安全等方面，城建檔案管理的專業(yè)要求較高，因為檔案涉及社會的各行各業(yè)，這就需要擁有較強(qiáng)綜合能力的專業(yè)人員負(fù)責(zé)工作。很多城建檔案部門過于重視文本文件的資料收集，而忽略了視頻、音頻、圖片等電子文件檔案的收集。
二、實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的具體措施
1.著力打造專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊伍。首先，要構(gòu)建一個高素質(zhì)水平的人才隊伍。培養(yǎng)一個優(yōu)秀的專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊伍是城建檔案工作的必要條件和前提基礎(chǔ)，只有加強(qiáng)專業(yè)人才隊伍的建設(shè)才能使城建檔案工作有效順利的開展。其次，要嚴(yán)格要求，科學(xué)管理?！赌贤ㄊ谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》中提到對于在工作中有“、、”的人員，不僅要給其所在單位和上級主管行政處分，還要上報司法部門追求其刑事責(zé)任。這樣嚴(yán)格的要求，不僅利于人員的管理，更利于城建檔案工作的科學(xué)開展。再次，要強(qiáng)化人才隊伍的專業(yè)素質(zhì)，提升城建檔案數(shù)字化管理技術(shù)。一是要明確工作范圍，工作職責(zé)。江蘇南通的城建檔案數(shù)字化信息建設(shè)包括城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃、管理中涉及的圖表、文字、圖片、影音聲像、圖紙等多種形式的承載著歷史記錄的檔案資料。二是要提升數(shù)字化、信息化建設(shè)管理水平。
2.相關(guān)部門要加大對城建檔案工作的資金投入力度。城建檔案數(shù)字化及信息化需要技術(shù)力量和物質(zhì)條件作為支撐，無論是在優(yōu)秀人才的引進(jìn)和培養(yǎng)、信息系統(tǒng)的開發(fā)，還是先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)、系統(tǒng)網(wǎng)站的維護(hù)都需要大量資金的支持和維護(hù)。因此，相關(guān)部門首先要對城建檔案數(shù)字化及信息機(jī)化建設(shè)管理引起重視，要將其納入議事議程并付諸行動，加大其資金的投入力度。以江蘇某城建檔案館為例，管內(nèi)配置了檔案密集架、底圖柜、聲像檔案防磁柜等檔案裝具，并配備2臺服務(wù)器，1TB容量的數(shù)字檔案存儲磁盤陣列，25臺計算機(jī)，20臺空調(diào)，10臺去濕機(jī)，為該市規(guī)劃、建設(shè)、城建執(zhí)法、解決房產(chǎn)糾紛和房改等工作提供了依據(jù)和憑證。
3.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息。目前我國檔案工作還缺乏一套完整、切實可行的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則，以此來保證城建檔案的規(guī)范統(tǒng)一以及完善，從而達(dá)到資源的充分共享和有效利用。
三、結(jié)論
（一）高校民生檔案數(shù)字化管理彰顯了服務(wù)師生、以人為本的管理理念。民生檔案是“關(guān)注人的生活品質(zhì)的檔案，在檔案資源的建設(shè)、管理和服務(wù)的過程中，要以提升學(xué)校師生員工的生活品質(zhì)作為民生檔案工作的價值導(dǎo)向。”由于以往的檔案管理工作桎梏，檔案管理人員工作態(tài)度不佳，經(jīng)常會出現(xiàn)重物輕人、重領(lǐng)導(dǎo)輕員工、重機(jī)構(gòu)輕個人的現(xiàn)象，致使師生員工對檔案館及檔案管理工作人員意見很大。而民生檔案管理工作要堅持以師生為本，切實把師生員工根本利益需求作為檔案工作的初始點(diǎn)。進(jìn)一步實施民生檔案數(shù)字化管理，可以改善檔案管理人員的工作環(huán)境，減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使之能夠更好地關(guān)注師生員工的切實需要，解決師生員工的各種民生檔案問題。
（二）高校民生檔案數(shù)字化管理解決了分散和集中、定式和靈活之間的矛盾。一是高校民生檔案數(shù)字化管理需要檔案館要和其他部門進(jìn)行系統(tǒng)對接，實現(xiàn)檔案信息的有效溝通和傳遞，只要和其中一個部門進(jìn)行聯(lián)系，就可以查詢到與之相關(guān)的民生檔案信息。這就解決了當(dāng)前民生檔案分散管理和師生員工集中查詢和使用之間的現(xiàn)實矛盾。二是實施高校民生檔案數(shù)字化管理，不僅僅是簡單地將各種民生檔案目錄實現(xiàn)電子信息化管理，或是簡單地講紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成電子文檔或圖片，而是要充分利用信息網(wǎng)絡(luò)媒介，搭建民生檔案管理、查詢、共享平臺，供師生員工不受時間、地點(diǎn)限制進(jìn)行自動化信息查詢，實現(xiàn)權(quán)限申請、全文查詢下載功能，從而解決檔案定式管理和師生員工便捷利用之間的矛盾，最大限度的滿足師生員工的切實需要。
二、高校民生檔案數(shù)字化管理的原則
（一）循序漸進(jìn)原則。高校檔案館庫藏量大，各類民生檔案紛繁復(fù)雜，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時，不能一蹴而就，而需要對館藏檔案進(jìn)行全面分析，明確檔案資源信息的范圍，以方便服務(wù)廣大師生員工所需為目的，逐步地將保存價值較高、利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。以教師的教學(xué)檔案為例，教師的教學(xué)檔案信息由所授課程名目數(shù)量、教學(xué)學(xué)期和年工作量、教學(xué)評價、發(fā)表的研究論文數(shù)量和級別、承擔(dān)的科研項目等等，這些信息是教師職稱評定、評獎評優(yōu)、目標(biāo)考核時，評定機(jī)構(gòu)需要的重要信息來源。高校民生檔案數(shù)字化管理具有一定的階段性和持續(xù)性，因此檔案管理者循序漸進(jìn)，分清輕重緩急，逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理。
（二）科學(xué)整合原則。民生檔案都是與師生員工的生活工作利益緊密相關(guān)，如果民生檔案丟失或者損壞，將給師生員工帶來巨大的損失，也會給檔案管理工作造成不必要的麻煩。因此在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，要根據(jù)不同主體的各類檔案信息的重要程度和使用頻率，進(jìn)行科學(xué)的整合，并結(jié)合檔案載體的實際狀況，選擇適合的管理方式和保存形式。通過對教師民生檔案進(jìn)行集中整合，可以分為教師的個人人事信息檔案、教學(xué)檔案。就教師個人人事信息檔案來講，就可以用紙質(zhì)文檔形式進(jìn)行保存，而對于教師的教學(xué)檔案檔案信息就可以采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。
（三）保密監(jiān)控原則。在高校民生檔案數(shù)字化管理過程中，雖然系統(tǒng)靈活的管理方式給廣大師生員工查詢和使用帶來了很大的便捷，但是同樣也帶了很大的安全隱患問題。因此，在數(shù)字化管理進(jìn)程的始終都應(yīng)該做好保密監(jiān)控工作。在高校民生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的初始階段，一般會采用委托外包加工，對大量的檔案庫存進(jìn)行集中處理，這時就需要檔案管理人員參與其中，進(jìn)行全程監(jiān)控，盡力保證檔案材料的完整性、安全性和保密性。在使用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建構(gòu)、整理歸檔過程中，要做好網(wǎng)站的安全保護(hù)措施。通過殺毒軟件、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、信息加密技術(shù)、用戶身份權(quán)限認(rèn)證等，保障數(shù)字化檔案的安全管理和使用。
三、高校民生檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)途徑
（一）做好高校民生檔案數(shù)字化管理的整體規(guī)劃。實現(xiàn)高校民生檔案數(shù)字化管理僅僅憑借幾臺現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和簡單的登記掃描，很難達(dá)到數(shù)字化檔案管理和使用的雙重需求。“檔案數(shù)字化是一個體制化、系統(tǒng)化的過程，需要建立基本的規(guī)劃，有明確的階段性目標(biāo)和切實可行的方案。”首先，從學(xué)校層面來講，要高度重視民生檔案數(shù)字化管理的重要性，做好總體規(guī)劃和布局，保障民生檔案數(shù)字化管理的有效實施。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將民生檔案數(shù)字化管理納入到數(shù)字化校園建設(shè)的整體布局之中，要充分發(fā)揮民生檔案數(shù)字化管理對學(xué)校發(fā)展和服務(wù)師生員工的重要作用，在宏觀布局、管理規(guī)劃、各部門之間的協(xié)調(diào)予以統(tǒng)籌與指導(dǎo)，在資源分配、資金支持、政策傾斜等方面予以保障。其次，提高檔案館領(lǐng)導(dǎo)和員工對民生檔案數(shù)字化的認(rèn)識，做好相關(guān)工作的布局與安排。高校民生檔案數(shù)字化管理不是一朝一夕的事情，因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)要做好實施規(guī)劃和工作計劃，不僅要保證技術(shù)、資金和設(shè)備的支持，還要根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗等合理安排各項工作。
（二）加強(qiáng)建設(shè)高校民生檔案特色資源管理庫。高校民生檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)就是要提高檔案管理的效率和水平。因此，在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中要根據(jù)高校民生檔案的特性，建立專門針對高校師生員工工作性質(zhì)和特需要求的民生檔案數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫等。比如對教師教學(xué)科研基本信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，就可以滿足人事部門在教師職稱評定時，通過查詢教師教學(xué)科研檔案庫，就可以知曉申請教師的基本條件，是否達(dá)到晉升的要求，避免了教師奔跑于各個進(jìn)行登記、證明等繁瑣的程序。對于高校民生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，應(yīng)該從兩個方面著手：一是要深入調(diào)研，切實了解校內(nèi)師生員工的切實需求，以滿足師生員工檔案使用需求，提高師生員工生活工作便利性為基礎(chǔ)，建設(shè)行之有效的各類數(shù)據(jù)庫；二是要根據(jù)實際，結(jié)合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，有計劃有步驟地建立為各個部門工作所需的特色資源庫，如教學(xué)名師檔案庫，可將教學(xué)名師的教學(xué)錄像、教學(xué)圖片、教學(xué)大綱、教案等等信息納入到資源庫內(nèi)，為學(xué)校對外宣傳，申報更高一級的項目提供全面的檔案信息資源，從而為學(xué)校節(jié)省了人力和物力資源。
（三）提升高校民生檔案管理隊伍工作水平。高校民生檔案數(shù)字化管理需要不同載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，各類數(shù)據(jù)庫的籌建、檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用、多媒體系統(tǒng)的存儲與利用、檔案信息系統(tǒng)的綜合管理等，在這一系列的過程中，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求很高，不僅要具備專業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)理論知識，還要熟悉和精通網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件的使用與開發(fā)。首先，要組織檔案管理人員熟悉和明確各自負(fù)責(zé)領(lǐng)域的工作環(huán)節(jié)、工作要求以及工作所需的各種素質(zhì)和能力，通過比照發(fā)現(xiàn)自身的缺點(diǎn)和不足。其次，檔案館領(lǐng)導(dǎo)要組織員工去民生檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，了解先進(jìn)的管理理念和科學(xué)有效地管理模式。在借鑒外在的成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，探索適合本單位的民生檔案數(shù)字化管理機(jī)制，提升檔案管理水平。最后，要通過多種渠道提升民生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，優(yōu)化檔案管理隊伍。檔案館領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本單位員工的實際情況，按時按需選派員工外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，同時也要結(jié)合實際工作需要，引進(jìn)高素質(zhì)的工作人員，深入優(yōu)化民生檔案管理隊伍。
［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險和安全隱患。2.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。
作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站
先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。
在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。
（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。
電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時代的發(fā)展，對電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。
（三）對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深。
我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。
三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)
對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項問題，應(yīng)該認(rèn)真對待，組織管理團(tuán)隊解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時，應(yīng)該做好以下幾個細(xì)節(jié)：
（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享。
檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因為醫(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。
（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。
醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊。
由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長時間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對醫(yī)院的實時動態(tài)不能及時的把握，在對醫(yī)院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。
（四）完善醫(yī)院數(shù)字化管理制度。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進(jìn)的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機(jī)軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達(dá)標(biāo)升級的單位要求全部安裝，對已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點(diǎn)，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率，信息及時準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進(jìn)入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識、服務(wù)社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。切實把數(shù)字化建設(shè)作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
（一）資金投入少。
國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計算機(jī)以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計算機(jī)輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。
（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。
城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強(qiáng)數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。
（三）數(shù)字化管理人才急缺。
城建檔案數(shù)字化管理是一個比較復(fù)雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機(jī)設(shè)備知識數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵?？v觀現(xiàn)實，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
二、城建檔案數(shù)字化管理方法
城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發(fā)，并符合社會對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。
（一）打造規(guī)范的管理體系。
在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個管理崗位、每個責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費(fèi)保障法規(guī)等促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。
（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
城建數(shù)字檔案館必須通過空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來，加強(qiáng)城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門的辦公聯(lián)系，運(yùn)用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發(fā)利用等技術(shù)，全面實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實際，開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺，以促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開展，并通過和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。
（三）培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才隊伍。
縱觀各地城建檔案數(shù)字化工作,其應(yīng)用體系、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍基本都已解決,但各區(qū)域、各地市發(fā)展很不平衡,愈是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū),數(shù)字化工作越快,省會城市、中心城市較一般城市發(fā)展快。有些地市仍處于起步階段,有些城市正進(jìn)入數(shù)字化的瓶頸期,停滯不前。究其原因有三點(diǎn):
1、重視程度不高
各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作重視還普遍不夠,認(rèn)為這是軟指標(biāo)、常規(guī)性的工作,在規(guī)劃、建設(shè)系統(tǒng)排位最后,只要應(yīng)付過去就行了,遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上對質(zhì)檢、安監(jiān)、墻改、勘測、規(guī)劃設(shè)計、勞務(wù)市場等部門的重視;有些城建檔案館工作成績效果不明顯,自身底氣不足,處于得過且過的地步。
2、檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足
各地城建檔案館普遍存在專項資金不足的情況。城建檔案是公益事業(yè),主要靠國家財政撥款。實行檔案數(shù)字化必須具備一定先進(jìn)的硬件設(shè)備、應(yīng)用軟件和掃描經(jīng)費(fèi),沒有充足的資金支持,這項工作很難做下去。取得財政的最大支持,是城建檔案數(shù)字化首要的工作。
3、數(shù)字化掃描爭議較多
首先,是全部掃描和部分掃描之爭,將檔案全部數(shù)字化掃描,從理論上來說是理想的方式,需較大的財力做后盾,對建設(shè)科技強(qiáng)館很有幫助,如,南寧館。如果從降低成本來考慮,符合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)實際,選擇部分掃描,不失為解決資金緊張的一種好的舉措。其次,是檔案館自己掃描與外包掃描之爭。對于外包掃描,鑒于城建檔案的安全性,可在檔案館內(nèi)進(jìn)行,可以使用城建檔案館設(shè)備,也可以自行攜帶設(shè)備。如果檔案館選擇自己掃描,從檔案館人員力量、工作時間、設(shè)備情況來考量,掃描工作會時斷時續(xù),影響到數(shù)字化的進(jìn)程。
二、檔案數(shù)字化突破瓶頸的舉措
1、軟件支持
城翻魏體通字信息資源的生產(chǎn)、加工、存儲、檢索、傳遞、保護(hù)、利用、歸檔、剔除等全過程。各地軟件結(jié)合自身特點(diǎn)形式多樣,或采購,或聯(lián)合開發(fā),或在賄軟件基礎(chǔ)上修改。軟件要體現(xiàn)先進(jìn)性,滿足于科學(xué)研究,滿足于電子檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案三位-?體的管理。軟件不但可對歷史存檔檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,還要推動新增城建檔案的數(shù)字化工作。在接受紙質(zhì)檔案的同時,須接收統(tǒng)一規(guī)定格式類型的數(shù)字(電子、聲像)檔案。軟件還要方便批量導(dǎo)入、修改等諸多工作。
2、爭取政策支持
省級建設(shè)行政管理部門要積極為城建檔案數(shù)字化掃描資金出臺政策,對各市“數(shù)字化”要有具體的進(jìn)度要求、資金要求。要出臺具體文件,保證此項工作有據(jù)可依。市、縣(區(qū))城建檔案館要和財政部門經(jīng)常溝通,要設(shè)置專項資金,專門用于數(shù)字化掃描。
3、新老劃分
本著努力解決庫存檔案、不增加電子檔案新的“欠賬”的原則,合理及時劃定時間節(jié)點(diǎn),確定面向建設(shè)單位建設(shè)工程電子檔案接收開始時間。以石家莊為例,出臺了《石家莊市建設(shè)局關(guān)于加強(qiáng)建設(shè)工程電子檔案、聲像檔案歸檔與管理工作的通知》,并經(jīng)市法制辦備案。自2012年8月1日起,所有竣工的建設(shè)工程,均要移交電子檔案。在此時間節(jié)點(diǎn)以前,由財政負(fù)擔(dān),解決歷史檔案的掃描問題。
4、合理解決歷史檔案的數(shù)字化
對庫存檔案掃描要制定合理的數(shù)字化方案,確定數(shù)字化的范圍,量力而行,根據(jù)資金和人力情況合理安排,并同時做好歷史檔案的修復(fù)工作。石家莊城建檔案館歷史檔案的數(shù)字化掃描,以地下工程、地下管線、市政道路、沿街建筑、城市規(guī)劃、大型公建以及大型住宅小區(qū)等檔案為主。通過財政招標(biāo)選定掃描隊伍,以清包方式進(jìn)行,效果較好。如果財力應(yīng)允,最好城建檔案全部掃描,方便查詢利用。
三、數(shù)字化工作長期生存下去的根本保證
城建檔案信息化建設(shè),是一項恒久的課題,是社會信息化發(fā)展的必然,城建檔案數(shù)字化的生命力在于為經(jīng)濟(jì)、社會和城市建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
1、要和建設(shè)智慧城市相結(jié)合
智慧城市建設(shè)已初見成效,城建檔案館要積極參與進(jìn)來,發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢,提供小區(qū)住宅、公共建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施的建筑體量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,為百姓出行游玩提供方便。同時,城建檔案館服務(wù)水平也能得到升華,以真正讓群眾在利用檔案中受益,實現(xiàn)檔案價值。
2、要和城市地下管線建設(shè)相結(jié)合
地下管線是城市極為重要的基礎(chǔ)設(shè)施,是城市生存與發(fā)展的重要載體,是保證社會經(jīng)濟(jì)和人民生活順利進(jìn)行的基本條件。國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)城市地下管線建設(shè)管理的指導(dǎo)意見》,明確指出建立地下綜合信息管理系統(tǒng),大多“地市”將這一職能設(shè)在城建檔案館,城建檔案館的作用在進(jìn)一步加強(qiáng)。城建檔案館收集地下管線檔案的突破,在于其電子檔案的收集。專業(yè)部門在紙質(zhì)檔案繳納困難時,必須要先行繳納電子檔案。地下管線數(shù)字化要適時更新,密切配合、資源共享。
3、要和城市規(guī)劃相結(jié)合
城建檔案與城市規(guī)劃息息相關(guān),城建檔案數(shù)字化不單單局限于自身掃描,要建設(shè)數(shù)據(jù)庫,要對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)研究。以建設(shè)項目為主題,集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)兩者的良好性互動,實現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的相互操作、相互利用和相互借鑒,可為城市規(guī)劃決策提供信息參考,為規(guī)劃審批提供信息保障。
4、要和城建檔案法規(guī)建設(shè)相結(jié)合
