緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇學(xué)校檔案管理論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

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論文摘要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應(yīng)新形勢的發(fā)展相當(dāng)重要。

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，對加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對策

2.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻(xiàn)：

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（一）存儲(chǔ)載體不安全電子檔案對存儲(chǔ)載體有著很高的要求，如果存儲(chǔ)載體的安全性得不到保證，將可能直接導(dǎo)致電子檔案損壞乃至滅失。如：學(xué)校里部分教師把應(yīng)歸檔文件（如學(xué)生成績、考試試卷和備課教案等）簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至丟失；有些以U盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于U盤的質(zhì)量、壽命、丟失、病毒感染等問題，電子檔案的保存可靠程度不能保證，存在很大安全隱患。

（二）專業(yè)人才缺乏電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。由于學(xué)校從事檔案工作的專業(yè)人員相對偏少，多數(shù)科室都是檔案兼職人員。有些科室雖然有現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因部分檔案專兼職管理工作人員還是原來紙質(zhì)管理下的工作人員，工作方式無法適應(yīng)電子檔案管理工作的需要，缺乏專業(yè)人員、操作不夠規(guī)范等都在影響著電子檔案管理工作的規(guī)范化。（四）電子歸檔意識薄弱學(xué)校部分科室還沒有將檔案工作中紙質(zhì)檔案納入現(xiàn)代科學(xué)管理和法制管理的軌道，歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e，其利用率也比較低，除了在辦學(xué)水平評估期間引起重視外，平時(shí)在檔案管理中都沒有意識到電子文件的重要性，對其歸檔、保管等一系列問題也沒有給予充分重視和關(guān)注，不僅達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，還使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給電子檔案規(guī)范化管理帶來諸多不便。

二、提高中職學(xué)校電子檔案管理水平的對策

（一）樹立科學(xué)的電子檔案管理發(fā)展理念要用觀念創(chuàng)新助推電子檔案管理工作，重點(diǎn)樹立三種觀念：一是“以人為本”的電子檔案工作觀念，一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教育教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的電子檔案工作理念，堅(jiān)持中職學(xué)校檔案建設(shè)與科室、職能部門二級檔案建設(shè)的全面發(fā)展，增強(qiáng)全體師生員工的檔案意識；三是協(xié)調(diào)發(fā)展的電子檔案工作觀念，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，在硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩方面都要加強(qiáng)，兩手抓兩手都要硬。在硬件建設(shè)上，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案的場所建設(shè)和庫房建設(shè)，爭取采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。

（三）不斷提高檔案管理人員的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能電子檔案管理人員要熟練掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理知識，并能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；全面熟悉檔案業(yè)務(wù)管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的具體管理方法；刻苦學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識，注重點(diǎn)滴積累。同時(shí)，既要有人文素養(yǎng)，又要有創(chuàng)新意識與能力。

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（一）明確收集制度，嚴(yán)格按規(guī)定辦事

有三點(diǎn)收集制度我們必須明確，第一，持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，務(wù)必將工作中產(chǎn)生的文件資料存檔。第二，登記內(nèi)部文件，嚴(yán)格遵守交接規(guī)定，做到不遺漏資料，不錯(cuò)誤登記資料，將資料歸納整理得井井有條。第三，完善歸還檔案制度，認(rèn)清歸檔的時(shí)間、流程、范圍，將其歸入職責(zé)范圍內(nèi)。

（二）提煉精華，提高歸檔質(zhì)量和效率

根據(jù)資料的屬性、特性、價(jià)值等將資料進(jìn)行科學(xué)的分類，在歸納過程中盡量做到心中有數(shù)，提高資料提取效率。具體來說，就是把學(xué)校工作活動(dòng)所產(chǎn)生的資料作為收集對象，做到科學(xué)篩選重要資料，使所選資料都可以全面反映教學(xué)工作，提取精華，使存儲(chǔ)資料質(zhì)量提高，以價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)去存檔。

（三）存檔系統(tǒng)化，科學(xué)化；鑒檔準(zhǔn)確化，細(xì)致化

一方面，要明白中專的檔案管理工作不僅僅是將資料、檔案簡單地保存和提取，準(zhǔn)確來說應(yīng)該是把零散、雜亂、需要條理化的資料分類、重組，編目，根據(jù)工作中教育教學(xué)資料、課堂探究、賬務(wù)財(cái)政、人動(dòng)、行政教育等活動(dòng)的本質(zhì)規(guī)律存檔，使其完整化、條理化，易于保存和利用。另一方面，檔案的鑒定在檔案管理工作中也是不可或缺的，要以資料的價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對重要資料的保護(hù)，根據(jù)時(shí)間的變動(dòng)及時(shí)將失去時(shí)效的資料清理掉，其依據(jù)為資料的價(jià)值、有效期、作者、內(nèi)容等。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)和工作能力

新的時(shí)代要求檔案管理人員必須端正工作態(tài)度，提高工作能力，積極探索學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，負(fù)責(zé)任，正確理解自己工作的重要性以及其對教育事業(yè)甚至整個(gè)社會(huì)發(fā)展的意義，熱愛工作，真正做到用心服務(wù)學(xué)生和學(xué)校。檔案管理是一門學(xué)問，需要工作者有強(qiáng)硬的專業(yè)知識技能。作為新時(shí)代的檔案管理員，我們必須走在時(shí)代的前沿，認(rèn)真聆聽科學(xué)發(fā)展之音，勇敢地冒險(xiǎn)并嘗試新的管理方式，將創(chuàng)新后的檔案管理模式運(yùn)用于工作之中，必須懷著謙遜的態(tài)度學(xué)習(xí)研究檔案管理業(yè)務(wù)技能，深入了解工作內(nèi)涵，提高自身文化素質(zhì)修養(yǎng)。因?yàn)楣ぷ鞯拿恳粋€(gè)環(huán)節(jié)都離不開文字和電子信息技術(shù)的指導(dǎo)，所以我們要掌握電子存檔技術(shù)，用現(xiàn)代科學(xué)武裝自己，為了更好地服務(wù)學(xué)生，著實(shí)提高自身文化水平、科研能力、檔案管理專業(yè)技能和科技信息技術(shù)。

三、重視學(xué)校檔案基礎(chǔ)建設(shè)

學(xué)校要積極響應(yīng)上級檔案管理工作，創(chuàng)建完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，在學(xué)校各職能部門分配兼職或者專職的檔案管理人員，以“部分”促進(jìn)“整體”工作效率的提升。校領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)地抽查檔案的完整性、系統(tǒng)性，嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作，防止工作中出現(xiàn)紕漏。學(xué)校多安排檔案管理人員聽課、做記錄，培養(yǎng)他們收集、整理信息的能力。最不可缺少的就是“監(jiān)察部門”，要求全體教職工在每月月底進(jìn)行檔案管理工作是否合格的投票活動(dòng)，并且提出對檔案管理部門的建議，借群眾的眼睛發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，促進(jìn)檔案管理的工作進(jìn)度、工作質(zhì)量以及工作人員的工作能力。

四、擦亮眼睛，找出管理缺陷，及時(shí)修正便能進(jìn)步

當(dāng)今存在于檔案管理工作中的問題很多，工作人員應(yīng)當(dāng)注重實(shí)踐結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，積極探索，尋找合適的解決方法。問題的種類繁雜，比如：“校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視時(shí)我們該如何引起他們對檔案管理事業(yè)的重視并加強(qiáng)對該事業(yè)的建設(shè)？工作人員態(tài)度不端正，我們?nèi)绾无D(zhuǎn)變他們觀念將他們引上認(rèn)真負(fù)責(zé)的道路上？檔案管理的規(guī)章制度不健全，我們怎樣完善？檔案保管室的基礎(chǔ)設(shè)施落伍，我們?nèi)绾胃倪M(jìn)保管室的基礎(chǔ)設(shè)施？”針對這些諸如此類的問題，校領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員都應(yīng)該重視并積極落實(shí)解決方案。

五、結(jié)論

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結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科(處)室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動(dòng)自己聯(lián)系市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值。

檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個(gè)重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。

檔案管理也是學(xué)校管理的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)校管理可以有效地促進(jìn)學(xué)校工作。檔案工作要發(fā)揮其對日常教學(xué)工作的檢驗(yàn)監(jiān)督作用。

學(xué)校檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學(xué)檔案兩大類。

文書檔案是學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等日常工作中形成的，具有重要保存價(jià)值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、總結(jié)工作、制定計(jì)劃的可靠信息資料。

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隨著高校擴(kuò)招以及校企合作的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項(xiàng)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計(jì)和調(diào)用。學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個(gè)內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實(shí)施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號、入學(xué)時(shí)間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項(xiàng)目、體檢結(jié)果等。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的表實(shí)現(xiàn)。由此可見，通過資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲(chǔ)，并通過應(yīng)用服務(wù)器向外提供服務(wù)。通過學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)在線學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機(jī)整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲(chǔ)。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動(dòng)化處理效率。

2載體管理

我國高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實(shí)中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會(huì)出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲(chǔ)、讀取的載體是計(jì)算機(jī)和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無限復(fù)制。可見，雖然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。在制作電子檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下問題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時(shí)，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實(shí)保證電子文件不被非正常使用和改動(dòng)；（3）做好備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時(shí)，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記；（2）按時(shí)進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)；（3）進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。

3使用管理

在信息化社會(huì)中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請者查閱和申請調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)和管理。檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號，進(jìn)行重新歸檔。其次，對用戶進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個(gè)新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會(huì)有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。由于學(xué)號是一一對應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個(gè)屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個(gè)二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個(gè)人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗(yàn)證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)。基于目前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學(xué)生調(diào)取成績單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗(yàn)證個(gè)人信息（用戶名和密碼），進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表；（2）驗(yàn)證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫服務(wù)器申請?jiān)L問令牌（包括檔案地址和時(shí)間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績單；（6）資源服務(wù)器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實(shí)踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡。

4結(jié)語

篇6

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

篇7

（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質(zhì)材料檔案為主

檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時(shí)期改進(jìn)造紙術(shù)到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學(xué)院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實(shí)物為主要載體。紙質(zhì)和實(shí)物載體檔案，直接決定了檔案保存的時(shí)間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學(xué)院作為高校教學(xué)單位，決定了從屬于二級學(xué)院的檔案室主要為教學(xué)服務(wù)，同時(shí)兼顧科研、管理服務(wù)。具體而言，在檔案材料方面，主要以學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時(shí)包括教師科研及管理材料。而學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學(xué)生每個(gè)學(xué)期末的考試材料和學(xué)生在第四學(xué)年的學(xué)位論文和實(shí)習(xí)材料。學(xué)生在學(xué)期末的考試材料存檔主要以教學(xué)班為單位，一個(gè)教學(xué)班一個(gè)檔案盒，如果材料太多一個(gè)檔案盒放不下，要兩個(gè)檔案盒存放。而一個(gè)教學(xué)班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標(biāo)示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報(bào)告單、原始成績分析報(bào)告、學(xué)業(yè)成績報(bào)告單、平時(shí)成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學(xué)生的學(xué)位論文存檔材料一般包括論文、過程指導(dǎo)表格等。過程指導(dǎo)表格又包括本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題申請表（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）任務(wù)下達(dá)書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）文獻(xiàn)綜述（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）開題報(bào)告書（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題落實(shí)情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）中期檢查及指導(dǎo)記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）書面成績評分參考標(biāo)準(zhǔn)（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）指導(dǎo)教師評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）公開發(fā)表情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）質(zhì)量評估標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理工作評價(jià)表等：（個(gè)表格，每個(gè)學(xué)生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級學(xué)院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長時(shí)保存，保存時(shí)間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學(xué)院一般都是臨時(shí)把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個(gè)學(xué)期都要新存入大量的學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進(jìn)的方式來代替它。

（二）資金相對短缺，硬件建設(shè)不夠，信息化程度低

高校二級學(xué)院的檔案室建設(shè)，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學(xué)院提供，一兩臺(tái)計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的作用主要是用來打印，其他硬件建設(shè)根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，才能購置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等。有了這些設(shè)備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進(jìn)一步促進(jìn)二級學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復(fù)雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學(xué)院了。這些二級學(xué)院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉(zhuǎn)來，或者是由一些教學(xué)水平排后的教師轉(zhuǎn)來，亦或者是由課時(shí)較少的教師臨時(shí)借調(diào)兼任，情況比較復(fù)雜。二級學(xué)院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學(xué)生的平時(shí)成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進(jìn)行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學(xué)院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化

首先，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級學(xué)院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)電子信息檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限（絕對保密性的檔案信息設(shè)置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設(shè)置為驗(yàn)證查閱，可以公開的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關(guān)檔案文件信息。其次，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)形式等載體方式存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計(jì)算機(jī)利用識別的形式，從而實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實(shí)體檔案進(jìn)行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設(shè)立的軟件程序進(jìn)行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學(xué)院的學(xué)生考試材料，學(xué)生考試試卷直接通過掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關(guān)材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學(xué)年、學(xué)期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學(xué)生的畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)材料，把打印紙質(zhì)稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當(dāng)然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費(fèi)，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強(qiáng)二級學(xué)院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須開通網(wǎng)絡(luò)，即開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須購置先進(jìn)的數(shù)字化的技術(shù)設(shè)備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強(qiáng)二級學(xué)院的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學(xué)單位服務(wù)的定位而言，二級學(xué)院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫的一個(gè)分支和組成部分，這就對高校檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

二級學(xué)院檔案室加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，加速培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級學(xué)院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級學(xué)院檔案室的信息化建設(shè)是建立在檔案學(xué)與計(jì)算機(jī)科學(xué)專業(yè)基礎(chǔ)之上的。他們既應(yīng)該具有專業(yè)的檔案學(xué)知識，也應(yīng)該掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了提高高校二級學(xué)院檔案室管理人員的素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的再教育和再培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學(xué)和電子信息學(xué)知識，從而為二級學(xué)院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時(shí)，也只有管理人員的素質(zhì)上去了，檔案管理的規(guī)范化建設(shè)才能成為可能。

篇8

在高校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案有著不可忽視的重要作用。高校只有在具備了大量的、可靠的教育教學(xué)材料，并繼承已有的教學(xué)成果，借鑒前人優(yōu)秀的教育經(jīng)驗(yàn)和教育思想的情況下，才能夠有節(jié)奏、有秩序、高效率地運(yùn)行教育教學(xué)管理。當(dāng)然，前人的研究成果和教育教學(xué)思想就是源自學(xué)校的教學(xué)檔案。

因此，高校應(yīng)當(dāng)充分注重教學(xué)檔案的重要作用，致力于將教學(xué)檔案的管理工作滲透到教學(xué)管理活動(dòng)當(dāng)中，建立并完善教學(xué)檔案的管理制度。同時(shí)，高校教學(xué)規(guī)劃的制定與改進(jìn)、教材的選取與運(yùn)用、專業(yè)以及專業(yè)課程的開設(shè)等的依據(jù)也是源自教學(xué)檔案，這些依據(jù)將對教學(xué)質(zhì)量的高低和教學(xué)活動(dòng)的成敗造成直接影響。總之，高校教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要資源，在教學(xué)管理中發(fā)揮著不可替代的重要作用和指導(dǎo)意義。

二、管理高校教學(xué)檔案應(yīng)該注意的問題

（一）更新高校教學(xué)檔案的管理觀念

在這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為高校的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時(shí)，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。高校的教學(xué)檔案管理必須要樹立起良好的服務(wù)意識，不能在停留在原來的思想上。為此，高校檔案室必須要廣大師生對知識以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)教學(xué)知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進(jìn)高校教學(xué)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）改進(jìn)高校教學(xué)檔案的收集工作

高校的綜合檔案室要對學(xué)校的檔案工作進(jìn)行定期的、整體的、系統(tǒng)的監(jiān)督與指導(dǎo)。作為檔案室的工作人員，需要邁出檔案室，深入分析學(xué)校各教學(xué)部門的工作規(guī)律，了解他們工作的具體內(nèi)容，合理把握文件材料歸檔的范圍，并根據(jù)分析、了解的結(jié)果制定出相應(yīng)的教學(xué)檔案的收集計(jì)劃，力爭做到教學(xué)檔案的收集工作有步驟、有計(jì)劃、有實(shí)效。同時(shí)，檔案室工作人員還需要對各立檔部門的工作動(dòng)態(tài)有一個(gè)及時(shí)、準(zhǔn)確的了解，幫助解決他們的實(shí)際困難。另外，教學(xué)檔案室的工作人員還可以精選出一些收集齊全，工作規(guī)范，立卷質(zhì)量較高的部門，組織其它部門參觀學(xué)習(xí)，互相借鑒，共同提高。

（三）建設(shè)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

近年來，新的教育理念使各高校在辦學(xué)方式、辦學(xué)理念以及學(xué)科領(lǐng)域的建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出了多元化的發(fā)展特色，這就使得高校的教學(xué)檔案的種類越來越多，也越來越復(fù)雜。因此，在教學(xué)檔案的產(chǎn)生、整理、收集、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)當(dāng)以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)為依據(jù)，有效實(shí)施科學(xué)化的管理，使檔案管理工作的每一個(gè)方面和每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到規(guī)范化；同時(shí)，依據(jù)指標(biāo)體系的要求，對于教學(xué)檔案相關(guān)的支撐材料進(jìn)行有針對性的、有目的的收集與整理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求；另外，必須完善工作程序和管理制度，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在高校教育管理教學(xué)活動(dòng)教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，從而形成具有實(shí)用價(jià)值的、準(zhǔn)確性和權(quán)威性較強(qiáng)的信息材料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（四）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的信息化人才培養(yǎng)

檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動(dòng)。檔案工作人員的素質(zhì)會(huì)直接的影響到檔案信息化建設(shè)。高校的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種教學(xué)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。

如今，很多的教學(xué)檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具的能力。為此，高校必須要為他們創(chuàng)造出一個(gè)好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)他們參加各種培訓(xùn)，努力的提高自己各方面的能力。同時(shí)還必須要注意引進(jìn)新鮮血液，聘請那些具備良好的的綜合素質(zhì)能力的檔案管理工作人才進(jìn)高校從事教學(xué)檔案管理工作。

三、高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

（一）對高校教學(xué)檔案信息資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行豐富、改善

要使得檔案信息資源開發(fā)利用工作能夠順利有效的開展，就必須要要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，并盡可能的擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，使得檔案數(shù)量更加充足、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加的合理。從檔案室來說，需要對原有的管理體制進(jìn)行改善，對單位的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。對于檔案館來說則需要堅(jiān)持館藏教學(xué)檔案的數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，在合理擴(kuò)大接收范圍的同時(shí)，還需要對所接收的教學(xué)檔案的質(zhì)量進(jìn)行甄別、控制。

需要對檔案補(bǔ)充機(jī)制進(jìn)行完善，要廣泛地開展檔案征集的工作，必須要想方設(shè)法地對散存在社會(huì)和個(gè)人中的檔案資料進(jìn)行收集。同時(shí)還需要對館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面進(jìn)行改變，并加強(qiáng)與各個(gè)專業(yè)檔案館、圖書館、博物館等之間的聯(lián)系，以此來促進(jìn)教學(xué)檔案資源的共享。

（二）積極拓寬高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的范圍

高校的教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起競爭的觀念、積極服務(wù)的理念、市場理念以及協(xié)同合作的觀念等先進(jìn)的觀念和理念，并以此為基礎(chǔ)，做好三方面的工作：一是要切實(shí)關(guān)注學(xué)校以及廣大師生對教學(xué)檔案信息的實(shí)際需求，是檔案資源能夠得到充分的共享；二是要打破教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的常規(guī)范圍，利用各種方式有效擴(kuò)大檔案室在學(xué)校中的影響力；三是注重開發(fā)檔案室的新的社會(huì)功能，以擴(kuò)大和提升教學(xué)檔案信息的開發(fā)利用工作對學(xué)校發(fā)展的積極影響。

（三）加強(qiáng)各種先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用

高校的檔案館(室)應(yīng)該積極的根據(jù)自身的館藏特色建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅僅是檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，它同時(shí)還是對已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。通過建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫后，可以大大的提高查詢速度，進(jìn)而方便用戶，同時(shí)提高檔案信息的管理水平。

在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓高校的教學(xué)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需建立起相應(yīng)的信息平臺(tái)，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（四）加強(qiáng)建設(shè)高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化

隨著不斷推進(jìn)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，教學(xué)檔案有了新的形式，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案逐漸減少，而以光盤、磁盤為載體的現(xiàn)代化教學(xué)檔案在整個(gè)教學(xué)檔案材料中所占有的比例越來越大。不管是在內(nèi)容上，還是在管理的手段、方法上，以往的教學(xué)檔案管理都無法滿足現(xiàn)在的需求。在教育走向現(xiàn)代化的今天，為適應(yīng)信息時(shí)代管理的特點(diǎn)和需要，不僅要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，還要加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，開發(fā)或購買教學(xué)檔案管理系統(tǒng)專用軟件，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。在教學(xué)檔案的管理上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來開發(fā)光盤、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢等服務(wù)，充分挖掘信息資源自身的綜合性、積累性等優(yōu)勢，使我們所得到的相關(guān)信息重新達(dá)到優(yōu)化組合的目的，發(fā)揮出更大的利用效益。