時(shí)間：2023-05-17 09:56:42
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[關(guān)鍵詞] 檔案 流程 信息化
隨著油田開(kāi)發(fā)建設(shè)，基建工程項(xiàng)目建設(shè)的作用越來(lái)越大，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的工作。為此，在做好工程建設(shè)的同時(shí)，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。
一、工程建設(shè)檔案管理面臨的問(wèn)題
石油開(kāi)發(fā)中心成立時(shí)間晚，又經(jīng)歷了跨躍式發(fā)展，產(chǎn)量逐年攀升，隊(duì)伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據(jù)實(shí)際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說(shuō)檔案管理工作是從零起步、從頭開(kāi)始，成立之初面臨很多困難和問(wèn)題：
1.重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識(shí)淡薄
石油開(kāi)發(fā)中心成立以來(lái)一直保持著高速發(fā)展，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，沒(méi)有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量存在缺陷
中心建設(shè)參建單位多，且工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大，因此各單位對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料也未及時(shí)收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒(méi)有檔案。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來(lái)困難等問(wèn)題。
3.檔案管理制度不健全
由于檔案室屬于起立時(shí)間較晚的部門(mén)，各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度幾乎為零，歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實(shí)用的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。
4.重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔
一直以來(lái)，有個(gè)誤區(qū)檔案就是收集工程建設(shè)過(guò)程的紙制資料進(jìn)行歸檔，沒(méi)有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理。
5.利用檔案意識(shí)差，檔案利用率低
往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問(wèn)題也沒(méi)有單位或部門(mén)想到利用檔案。工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。
二、工程建設(shè)檔案管理措施
1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。石油開(kāi)發(fā)中心檔案室成立伊始，就把制度建設(shè)放在重中之重。根據(jù)國(guó)家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)同，結(jié)合中心工程建設(shè)情況實(shí)際，從頭開(kāi)始，完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進(jìn)行明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。
2.實(shí)施同步跟蹤管理，做好過(guò)程控制
項(xiàng)目管理部門(mén)往往不懂檔案管理，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，才知道項(xiàng)目檔案還有整理要求，需要專業(yè)的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，要做很多無(wú)用功。因此，為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過(guò)程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。
3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲(chǔ)和利用方式
開(kāi)發(fā)一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件。要加強(qiáng)電子檔案的管理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開(kāi)發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,為工程建設(shè)管理服務(wù)。石油開(kāi)發(fā)中心目前所有工程檔案已實(shí)現(xiàn)PDF與紙制文件同步歸檔，沒(méi)有對(duì)應(yīng)電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過(guò)程也逐漸發(fā)揮了應(yīng)有作用，節(jié)約人力，方便快捷。今后檔案管理也會(huì)更加重視電子檔案的作用，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲(chǔ)數(shù)字化，徹底改變存儲(chǔ)和利用方式，讓檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
4.開(kāi)發(fā)利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用
做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，而通過(guò)利用檔案體現(xiàn)檔案的作用反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程參建單位技術(shù)、施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過(guò)檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門(mén)做好建檔工作。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設(shè)中來(lái)，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
5.推行信息化集成系統(tǒng)，提升安全級(jí)別
檔案館的安全管理工作無(wú)外乎外部安全管理和內(nèi)部安全管理兩個(gè)方面。外部安全管理主要包括：門(mén)、窗、空氣質(zhì)量的安全管理工作，內(nèi)部安全管理包括：工作環(huán)境（人身健康），庫(kù)房空氣質(zhì)量（防塵、防蟲(chóng)）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護(hù)（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護(hù)等。石油開(kāi)發(fā)中心檔案館注重硬件建設(shè)，建成一個(gè)具有庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、自動(dòng)采集，新風(fēng)、回風(fēng)殺菌、過(guò)濾與控制系統(tǒng)，安全電視監(jiān)控系統(tǒng)，出入口控制即門(mén)禁控制系統(tǒng)、用電安全監(jiān)控系統(tǒng)，火災(zāi)報(bào)警與消防聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)等多功能的信息化集成管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了安全、高效、可靠、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能、環(huán)保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護(hù)、消防滅火、用電安全等管理過(guò)程中諸多無(wú)法解決的老大難問(wèn)題，提高了管理效率，提升了庫(kù)藏檔案材料安全級(jí)別，降低了設(shè)備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環(huán)境。標(biāo)志著檔案館管理模式向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、節(jié)能低碳集成管理模式發(fā)展。
6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
要做到專職和專業(yè)。專職，是指檔案管理人員要單獨(dú)定崗定編定職能，上級(jí)部門(mén)要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個(gè)工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到法律、物理、化學(xué)等多門(mén)學(xué)科，決不是某些人認(rèn)為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。為此，要派具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
同時(shí)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開(kāi)展。其次對(duì)工程技術(shù)、參建單位人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
檔案管理工作一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，除以上措施外，最重要一點(diǎn)還是增強(qiáng)各參建單位檔案意識(shí)，要加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)參建單位及人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，爭(zhēng)取各方面的配合與支持，提高他們做好工程建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感。只有檔案管理的所有參與部門(mén)都提高重視程度，才能真正做好檔案管理工作。
一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平
要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須同時(shí)重視檔案工作。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以實(shí)際行動(dòng)去做好自己分內(nèi)的檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。然而如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做好工作，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn)：
加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知。許多企業(yè)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)企業(yè)可有可無(wú)，因此，加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。
愛(ài)崗敬業(yè)。企業(yè)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。
二、加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理
隨著改革的不斷深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題。比如檔案數(shù)量的不斷增加，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的問(wèn)題。
增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，認(rèn)真的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有充實(shí)的專業(yè)知識(shí)，不斷開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。
不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)有資源，整理檔案。目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，減輕檔案管理工作者手動(dòng)整理的繁瑣工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
三、加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)
由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。
提高專業(yè)認(rèn)識(shí)水平，不斷強(qiáng)化繼續(xù)教育。首先，要解決檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用，認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本方向在于檔案管理人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。
加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全運(yùn)行機(jī)制。這是開(kāi)展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性，為提高效率創(chuàng)造必要的條件。建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。
關(guān)鍵詞：檔案管理；有效開(kāi)展；方式
一、檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問(wèn)題
（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系
工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。
（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系
工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，許多問(wèn)題沒(méi)有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門(mén)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系
學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方。
（四）創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系
創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)飄渺的新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。
二、服務(wù)手段創(chuàng)新
（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)
隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”
檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動(dòng)上傳收集
目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
（四）開(kāi)展在線服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
三、拓展服務(wù)領(lǐng)域
（一）信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體
由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)
處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。
（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享
一、強(qiáng)化對(duì)文秘工作的認(rèn)識(shí)
文秘工作是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來(lái)電話咨詢項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來(lái)咨詢規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)。
二、強(qiáng)化檔案管理職能作用的發(fā)揮
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、認(rèn)真履行文檔職責(zé)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)文明建設(shè)
一、婦聯(lián)檔案利用工作取得的成效
檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，近年來(lái)婦聯(lián)干部不斷增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，樹(shù)立起了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識(shí)。在日常工作中，所有檔案人員能夠從大局出發(fā)，在從事繁忙的本職工作的同時(shí)，積極配合整體檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作計(jì)劃。檔案管理人員都認(rèn)真做好自己的本職工作，給來(lái)查閱檔案資料的群眾提供熱情、快捷和準(zhǔn)確的服務(wù)，得到了婦聯(lián)系統(tǒng)干部和廣大婦女群眾的一致好評(píng)。近年來(lái)，通過(guò)婦聯(lián)全體干部職工的共同努力，婦聯(lián)檔案工作取得了一定的成績(jī)，但也存在一些不足的地方，需要在今后的實(shí)踐工作中改進(jìn)和提升，從而更好的服務(wù)于社會(huì)。
二、婦聯(lián)檔案工作存在的問(wèn)題
（一）檔案收集范圍不寬，館藏結(jié)構(gòu)單一
長(zhǎng)期以來(lái)，婦聯(lián)檔案主要圍繞婦女兒童開(kāi)展工作，館藏檔案結(jié)構(gòu)單一，而且開(kāi)放比例不高。
（二）檔案館與社會(huì)公眾互動(dòng)不足
受歷史傳統(tǒng)的影響，檔案館主要為黨政機(jī)關(guān)保管檔案，為機(jī)關(guān)部門(mén)提供資政服務(wù)，檔案工作相對(duì)比較封閉。檔案館與社會(huì)缺乏橫向交流，檔案人員需加強(qiáng)對(duì)公眾利用檔案服務(wù)意識(shí)。檔案館要經(jīng)保安登記，出示相關(guān)證明和證件，才能可以去查看檔案。另一方面，社會(huì)公眾對(duì)檔案工作和知識(shí)不夠了解，對(duì)檔案內(nèi)容和檔案利用程序，對(duì)檔案館的工作缺乏必要的信任和支持。
（三）檔案管理程序不規(guī)范
檔案管理程序是非常重要的核心環(huán)節(jié)，當(dāng)前很多檔案在查詢時(shí)出現(xiàn)不清楚、不完整，目錄和內(nèi)容不符合的混亂現(xiàn)象，其根本原因在于檔案管理的程序不規(guī)范，沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)制度章程存檔。
三、婦聯(lián)檔案工作采取的對(duì)策
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作
婦聯(lián)組織非常重視檔案工作，對(duì)這項(xiàng)工作的要求非常嚴(yán)格，而且還在婦聯(lián)系統(tǒng)的績(jī)效考核中納入了檔案工作。婦聯(lián)檔案工作人員積極參加區(qū)檔案局組織的各種學(xué)習(xí)和活動(dòng)。為了讓機(jī)關(guān)干部更進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)檔案工作，需要依法管理檔案工作，增強(qiáng)機(jī)關(guān)干部人員的檔案管理意識(shí)和法制觀念。婦聯(lián)還定期組織機(jī)關(guān)干部人員學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)各種跟檔案有關(guān)的法律和條例等，以提高機(jī)關(guān)干部知法和執(zhí)法的自覺(jué)性，可以嚴(yán)格按照法律規(guī)定開(kāi)展工作，加強(qiáng)檔案管理工作的力度。尤其是近年來(lái)，為了適應(yīng)檔案工作的新要求，婦聯(lián)堅(jiān)持安排專門(mén)的工作人員參加檔案部門(mén)組織的各種專業(yè)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，使檔案工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、電子化、規(guī)范化的管理，從而更好的服務(wù)于婦聯(lián)系統(tǒng)工作[1]。
（二）健全完善檔案機(jī)構(gòu)
檔案工作開(kāi)展的一項(xiàng)重要前提就是具備一個(gè)健全、完善的組織，婦聯(lián)專門(mén)成立了由黨組書(shū)記、主席任組長(zhǎng)，副主席及班子成員任副組長(zhǎng)，各部室負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案工作的開(kāi)展，并按照人員變動(dòng)情況適時(shí)調(diào)整。明確了目標(biāo)任務(wù)、層層細(xì)化了工作責(zé)任，為此項(xiàng)工作提供了組織保障，確保檔案工作的落到實(shí)處，取得實(shí)效。同時(shí)，非常注重檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，經(jīng)常開(kāi)展各種培訓(xùn)活動(dòng)，派專兼職檔案工作人員參加檔案部門(mén)組織開(kāi)展的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)。多年來(lái)，一直為檔案工作人員訂閱各種與檔案相關(guān)的報(bào)刊，比如《中國(guó)檔案報(bào)》等，不斷提升檔案工作人員的自身業(yè)務(wù)水平。在工作中，還經(jīng)常與檔案局探討檔案管理中存在的一些問(wèn)題，出現(xiàn)的新情況和其他區(qū)縣好的做法和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從而不斷強(qiáng)化檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平，增強(qiáng)了檔案工作隊(duì)伍建?O[2]。
（三）改善檔案工作環(huán)境
婦聯(lián)檔案管理工作人員，充分發(fā)揮女性的細(xì)致、耐心的自身優(yōu)勢(shì)，把做好文件、資料的收集和整理作為最重要的工作來(lái)看待，扎實(shí)做好歸檔工作。為此，婦聯(lián)對(duì)檔案工作實(shí)行了定人定崗，專門(mén)管理，特別是近年來(lái)，通過(guò)積極認(rèn)真地籌劃，根據(jù)檔案局的要求，進(jìn)一步加大對(duì)檔案室的建設(shè)，更換了新鐵皮柜，配備了防火、防潮、防光等設(shè)備。做到了檔案辦公兩分開(kāi)，使檔案工作環(huán)境得到了有效提升，讓做檔案工作的同志心情更加舒暢，工作熱情更加積極。在檔案工作中嚴(yán)格按歸檔范圍、保管期限對(duì)照每份文件進(jìn)行認(rèn)真歸檔，使整個(gè)檔案工作運(yùn)行良好，在使用和利用中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。
（四）完善檔案管理制度
檔案管理制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法做好檔案工作，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。根據(jù)新形勢(shì)的需要，婦聯(lián)檔案工作對(duì)已有的檔案制度進(jìn)行了修訂、完善，使婦聯(lián)機(jī)關(guān)的檔案制度更加完善，規(guī)范了每個(gè)機(jī)關(guān)工作人員在檔案工作中的行為，做到了有章可循，按制度辦事。完善了各項(xiàng)制度，包括歸檔制度、保管制度、借閱制度、安全保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、較規(guī)范的文書(shū)檔案分類方案等等。單位負(fù)責(zé)人根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的人員安排，依據(jù)相應(yīng)法規(guī)，確定檔案資料收集的范圍，防止在資料收集時(shí)出現(xiàn)遺漏。另外，管理制度中明確規(guī)定了檔案資料的歸檔期限，增強(qiáng)了檔案工作人員的責(zé)任心和完成工作的時(shí)效性，并將資料及時(shí)收集進(jìn)行統(tǒng)一保管，大大提高了檔案資料的歸檔率和利用效率。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀分析；措施探討
0.引言
檔案資料真實(shí)反映了事業(yè)單位發(fā)展歷程與日常工作巨細(xì)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位行政工作提供決策依據(jù)，也能為基層政府的發(fā)展規(guī)劃提供正確指導(dǎo)，是廣大職工維護(hù)自身合法權(quán)益的重要憑證。可見(jiàn)，檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要現(xiàn)實(shí)意義。鑒于這一職能工作仍處于發(fā)展階段，管理現(xiàn)狀亟待改善，只有提高全員認(rèn)識(shí)、加大投資建設(shè)、注重隊(duì)伍素質(zhì)，才能確保檔案管理工作為事業(yè)單位和諧發(fā)展提供有力支撐。
1.我國(guó)事業(yè)單位檔案管理日常工作的基本內(nèi)容
事業(yè)單位檔案建設(shè)旨在能夠更好地為廣大職工與政府服務(wù)。實(shí)踐中，大多事業(yè)單位檔案日常管理工作的基本內(nèi)容都涵蓋了有如在領(lǐng)導(dǎo)干部組織與職工群眾的支持下，利用完整、全面的檔案信息為社會(huì)主義新事業(yè)單位建設(shè)加強(qiáng)宣傳，為促進(jìn)和諧事業(yè)單位發(fā)展提供可靠參考的資料；為單位建設(shè)發(fā)展理念的完善提供指導(dǎo)與借鑒；探索、構(gòu)建和諧事業(yè)單位檔案工作基本體制，認(rèn)清事業(yè)單位檔案工作層等方面強(qiáng)化檔案管理工作；幫助職工群眾加強(qiáng)對(duì)社會(huì)主義新事業(yè)單位建設(shè)的認(rèn)識(shí)，為當(dāng)前和諧建設(shè)提供理論支撐，規(guī)范各部門(mén)檔案管理的監(jiān)督工作，以保障事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的有序發(fā)展。
2.當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作中常見(jiàn)問(wèn)題
（1）檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施與監(jiān)管機(jī)制，但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個(gè)問(wèn)題在于檔案管理軟、硬件條件較差，有如檔案柜架等基礎(chǔ)設(shè)施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動(dòng)局面。甚至部分基層檔案室建設(shè)缺乏專項(xiàng)啟動(dòng)與維修資金，紙質(zhì)檔案資料在長(zhǎng)時(shí)間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象，而就這一現(xiàn)象，由于資金的匱乏而使得電子化檔案室或數(shù)字化檔案室建設(shè)遙遙無(wú)期。另外，部分事業(yè)單位未設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，在進(jìn)行檔案資料查詢與使用等程序操作時(shí)極為繁雜，加上專業(yè)管理人員的缺失，現(xiàn)有檔案資料不能得到及時(shí)整理與妥善保管，形成檔案信息完整性與安全性兩相堪憂的局面。
（2）單位檔案管理工作重視程度不夠。就我國(guó)目前基層的行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，相當(dāng)一部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對(duì)基層檔案的重視程度不夠，甚至存在部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)主義新事業(yè)單位建設(shè)認(rèn)知偏差現(xiàn)象，比如只關(guān)注單位經(jīng)濟(jì)效益與發(fā)展前景，漠視檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的積極作用，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作長(zhǎng)期缺乏有序部署與嚴(yán)格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴(yán)重，繼而造成大量資料信息在長(zhǎng)期管理工作不當(dāng)?shù)那疤嵯铝魇垞p，難再為事業(yè)單位發(fā)展提供資料憑證。
（3）檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)亟待提高。據(jù)筆者于多地交流學(xué)習(xí)所獲，當(dāng)前大多基層事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍普遍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，現(xiàn)有任職工作人員部分從其他科室或部門(mén)抽調(diào)任職，或是部分未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的非專業(yè)人員，對(duì)檔案管理工作流程不熟悉，對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)基本上都沒(méi)有相對(duì)深入了解，很多情況下這一類檔案管理人員是身兼多職，工作任務(wù)重但待遇低，從而喪失工作熱情，同時(shí)也就難以為檔案管理工作的有序開(kāi)展提供人力與技術(shù)支持。
3.提升事業(yè)單位檔案管理工作效能的措施探討
（1）健全檔案服務(wù)體系，充分發(fā)揮檔案作用。事業(yè)單位開(kāi)展內(nèi)部檔案管理工作的最終目標(biāo)主要是能夠使得單位內(nèi)部檔案得以科學(xué)、合理地使用，以期讓檔案管理工作能充分發(fā)揮在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的積極作用，促進(jìn)并實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的和諧發(fā)展。由此，建立健全的檔案服務(wù)體系建設(shè)首要充分利用現(xiàn)有的檔案信息資源，優(yōu)化事業(yè)單位工作的檔案信息查詢服務(wù)，最大程度的將程序便捷化、簡(jiǎn)易化；其次借助現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字化信息共享平臺(tái)，在公開(kāi)部分檔案資料的同時(shí)，嚴(yán)密布控檔案信息的安全工作，讓檔案資源真正意義上的服務(wù)于社會(huì)主義新事業(yè)單位建設(shè)。
（2）轉(zhuǎn)變過(guò)時(shí)思想觀念，指正領(lǐng)導(dǎo)高度重視。工作實(shí)踐中，筆者發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展首要局限點(diǎn)在于大眾對(duì)檔案管理觀念的認(rèn)知偏差?；谶@一前提之下，單位各層應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)兴枷胗^念，從意識(shí)層面提高對(duì)事業(yè)單位檔案重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)強(qiáng)化責(zé)任感與使命感，積極投身于社會(huì)主義新事業(yè)單位檔案工作中，深入學(xué)習(xí)國(guó)家與黨的政策方針，狠抓各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)，提高服務(wù)意識(shí)，改革以往被動(dòng)工作格局，以提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性、安全性與效益性為原則，以宣傳欄、廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等為宣傳平臺(tái)，以事業(yè)單位干部與廣大基層群眾為宣傳對(duì)象，逐步強(qiáng)化相關(guān)方針政策與法律法規(guī)的宣傳力度，明確劃分各級(jí)部門(mén)權(quán)責(zé)歸屬，為事業(yè)單位檔案管理工作有序進(jìn)行提供全面保障。
（3）積極開(kāi)展定期培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員素質(zhì)。定期專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)能夠不斷強(qiáng)化管理人員的基礎(chǔ)理論知識(shí)，而只有提高檔案管理人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，充分了解到本職工作職責(zé)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，了解當(dāng)前國(guó)內(nèi)外檔案管理最新理論，在實(shí)際工作中自覺(jué)將理論應(yīng)用于實(shí)踐，逐步提高專業(yè)技能，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作高效有序地進(jìn)行。須知事業(yè)單位檔案管理體系得以不斷完善，很大程度上要倚重于高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。打造一支業(yè)務(wù)熟練、政治覺(jué)悟高的檔案管理隊(duì)伍，不僅要嚴(yán)格把關(guān)人才的篩選，還要在革新管理工作骨干思想觀念的同時(shí)注重隊(duì)伍年輕化建設(shè)，招用熱愛(ài)檔案工作、綜合素質(zhì)良好的青年基層工作人員投身事業(yè)單位檔案管理事業(yè)。需要注意的是，要想留住人才，首先必須為他們提供良好工作環(huán)境，落實(shí)正式編制，提高福利待遇，使人才能夠?qū)Ｗ⒂诒韭毠ぷ鳌３酥?，?duì)于在職人員的培訓(xùn)工作也不可怠慢，明確培訓(xùn)目標(biāo)，組織檔案管理人員深入業(yè)務(wù)知識(shí)與相關(guān)法律的進(jìn)修，相互交流工作經(jīng)驗(yàn)與心得；在提高對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)的同時(shí)還應(yīng)要求相關(guān)工作人員熟練掌握基本信息技術(shù)，為電子檔案室、數(shù)字檔案室建設(shè)與推廣奠定技術(shù)基礎(chǔ)。
（4）夯實(shí)管理工作基礎(chǔ)，建立嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)章制度。筆者認(rèn)為，事業(yè)單位檔案管理工作要在提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，加大建設(shè)資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準(zhǔn)確預(yù)算、恰當(dāng)使用、詳細(xì)記錄、及時(shí)結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專項(xiàng)資金，優(yōu)化工作機(jī)構(gòu)設(shè)置，在綜合考慮實(shí)際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。此外，還應(yīng)秉持《中華人民共和國(guó)檔案法》與黨的相關(guān)方針政策為依據(jù)，結(jié)合工作具體情況來(lái)制定行之有效的工作規(guī)范與獎(jiǎng)懲機(jī)制，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。
四川劍南春集團(tuán)公司的檔案工作，這幾年也聲名鵲起，在檔案界，特別是企業(yè)檔案界，知名度較高。作為一個(gè)名牌企業(yè)，企業(yè)如何對(duì)其檔案工作進(jìn)行位置安排、功能布局？念好“檔案經(jīng)”對(duì)企業(yè)帶來(lái)了什么？近日，本刊記者到劍南春集團(tuán)公司，對(duì)負(fù)責(zé)檔案工作的企業(yè)原黨委書(shū)記、現(xiàn)工會(huì)主席何天正進(jìn)行專門(mén)采訪。
挖掘檔案資源營(yíng)造企業(yè)文化
四川綿竹產(chǎn)酒的歷史悠久，從現(xiàn)有的文獻(xiàn)記載和考古發(fā)掘來(lái)看，其釀酒史可以追溯到4000多年前，劍南春的歷史也有2000多年。
對(duì)于這樣一個(gè)有著悠久歷史和豐富文化內(nèi)涵的企業(yè)，其歷史和文化資源的積累、開(kāi)發(fā)與利用具有得天獨(dú)厚的條件和優(yōu)勢(shì)。作為一個(gè)在國(guó)內(nèi)外都很知名的企業(yè)，當(dāng)然不會(huì)錯(cuò)過(guò)這個(gè)機(jī)會(huì)。劍南春公司是如何挖掘檔案文獻(xiàn)資源，為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)的？何天正先生娓娓地向記者道來(lái)。
四川綿竹釀酒史最早見(jiàn)諸唐代文獻(xiàn)。唐代李肇著《國(guó)史補(bǔ)》，對(duì)唐代正史以外的歷史進(jìn)行補(bǔ)記。書(shū)中，特別提到當(dāng)時(shí)一些著名的好酒，“劍南之燒春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面諭群臣，要他們把劍南燒春是否上貢的問(wèn)題，當(dāng)做一樁國(guó)家大事來(lái)討論。從盛唐至民國(guó)，在2000多年的時(shí)間里，綿竹的釀酒歷史綿延不絕，佳話不斷。
1958年，劍南春酒廠（當(dāng)時(shí)稱做四川綿竹縣地方國(guó)營(yíng)酒廠）的師傅，在傳統(tǒng)釀酒工藝的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)、創(chuàng)新，釀造出一種“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，經(jīng)四川大學(xué)龐教授考證，訂名為“劍南春”，“劍南春”正式呱呱墜地。由于劍南春出色的品質(zhì)，劍南春一步步地，從川西一隅，風(fēng)行于海內(nèi)外，為識(shí)者和飲者稱道。
近年來(lái)的考古發(fā)掘再次佐證了綿竹悠久的釀酒歷史。2003～2004年，有關(guān)專家對(duì)四川劍南春酒坊遺址“天益老號(hào)”進(jìn)行考古勘探、發(fā)掘，清理出一大批白酒釀造工藝遺跡，該老窖窖池群落規(guī)模大，設(shè)施完備，是我國(guó)古代釀酒工藝和城市考古的一次重要發(fā)現(xiàn)，因而被評(píng)為2004年“全國(guó)十大考古發(fā)現(xiàn)”之一。其中有一塊南北朝時(shí)期永明五年（公元488年）的紀(jì)念磚，證明天益老號(hào)酒坊可以上溯到唐朝以前。
從檔案的角度看，這些文物資料也是實(shí)物檔案。利用文物、文獻(xiàn)、檔案等資源，劍南春公司開(kāi)辟了頗有規(guī)模的“酒史展覽廳”、“劍南春榮譽(yù)展覽室”、“劍南春及其系列產(chǎn)品展覽室”、“館藏照片檔案展覽室”等展覽，起到了教育職工、感染來(lái)者、宣傳企業(yè)的良好作用。
在電視、平面媒體、車站等地方，“唐時(shí)宮廷酒，盛世劍南春”的廣告為世人熟知，“這樣的廣告詞，讀起來(lái)朗朗上口，記得住，對(duì)市場(chǎng)推廣、消費(fèi)者的認(rèn)知起到了很大作用，是對(duì)企業(yè)文化進(jìn)行提煉和升華的結(jié)果，是產(chǎn)品宣傳和企業(yè)文化緊密結(jié)合的一個(gè)佳作?！焙翁煺嬖V記者。
賦予檔案部門(mén)掌控公司檔案事務(wù)的權(quán)威地位
劍南春集團(tuán)注重對(duì)企業(yè)檔案文獻(xiàn)資源的開(kāi)發(fā)與利用，并取得豐碩的成果，來(lái)源于公司對(duì)企業(yè)檔案信息工作的清晰認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確定位：“檔案是企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富，企業(yè)檔案信息工作不僅是企業(yè)科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)，而且是體現(xiàn)企業(yè)科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志?！?/p>
在劍南春公司，檔案信息中心代表公司行使檔案方面的權(quán)力，擔(dān)負(fù)檔案信息儲(chǔ)存、利用和檔案行政管理、監(jiān)督的雙重職能。檔案管理部門(mén)一方面對(duì)公司檔案實(shí)體進(jìn)行管理，一方面對(duì)整個(gè)公司的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，被真正地賦予權(quán)威的地位。何天正非常明確地說(shuō)：“在劍南春公司，檔案信息中心是公司有權(quán)威的一個(gè)系統(tǒng)，不是一個(gè)冷僻的部門(mén)?！?/p>
除純粹的檔案業(yè)務(wù)外，劍南春公司還發(fā)揮檔案工作和檔案人員在信息收集、處理方面的比較優(yōu)勢(shì)，賦予檔案信息中心承擔(dān)公司的情報(bào)職能。檔案信息中心工作人員從網(wǎng)絡(luò)上、報(bào)刊上收集、整理與公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供重要的經(jīng)濟(jì)信息、經(jīng)濟(jì)情報(bào)，便于領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)管理工作利用參考。
2002年，按照國(guó)家一級(jí)檔案庫(kù)房建筑標(biāo)準(zhǔn)，公司對(duì)原總裁辦公大樓進(jìn)行改建，裝飾一新、功能齊全的劍南春檔案信息中心大樓被交付使用，劍南春公司的檔案工作邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。
檔案部門(mén)權(quán)威地位的樹(shù)立，檔案業(yè)務(wù)和情報(bào)業(yè)務(wù)的積極開(kāi)展，使劍南春公司獲益良多。近年來(lái)，檔案信息中心獲取有價(jià)值的信息近十萬(wàn)條，3000多萬(wàn)字，為公司的科學(xué)決策做出了巨大貢獻(xiàn)。2003年，按照中央和地方精神，劍南春公司依法規(guī)范，成功地從國(guó)有企業(yè)改制為股權(quán)多元化的民營(yíng)企業(yè)，檔案信息工作發(fā)揮了絕對(duì)重要的作用。在近兩年的改制工作中，幾乎查閱了公司館藏的全部檔案，很多重要檔案還是多次查閱。公司董事長(zhǎng)喬天明深有感觸地說(shuō)：“如果沒(méi)有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)檔案信息工作，我們的改制工作絕對(duì)不可能這么快、這么順利地完成。”
面對(duì)公司股權(quán)多元化和企業(yè)迅速擴(kuò)張的需要，何天正代表公司對(duì)企業(yè)檔案信息工作提出更高的要求：“進(jìn)一步抓住收集面，提高分析、整理、提煉信息的素質(zhì)。同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)公司全部檔案工作的控制能力，提高管理水平。”
回饋社會(huì)，支持檔案事業(yè)
劍南春公司的檔案工作在為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供服務(wù)的同時(shí)，也獲得了社會(huì)的關(guān)注和認(rèn)同。1996年被評(píng)為全國(guó)首家“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家一級(jí)”，1999年榮獲“全國(guó)檔案工作優(yōu)秀集體”，2003年再次獲得“全國(guó)檔案工作優(yōu)秀集體”。1999年，公司檔案信息中心主任趙志英與其他代表還受到同志的接見(jiàn)。
上個(gè)世紀(jì)90年代以來(lái)，一批又一批的檔案同行到劍南春公司學(xué)習(xí)、參觀，國(guó)家和地方的一些重要的檔案工作會(huì)議也選擇在此召開(kāi)，海峽兩岸檔案縮微技術(shù)交流考察團(tuán)、日本企業(yè)史料協(xié)議會(huì)也到劍南春公司進(jìn)行交流。劍南春公司的檔案管理經(jīng)驗(yàn)被觀摩、學(xué)習(xí)、借鑒，被社會(huì)和世界認(rèn)識(shí)。
而劍南春公司支持檔案等社會(huì)公益事業(yè)，則表現(xiàn)和表達(dá)了一個(gè)民族企業(yè)回報(bào)社會(huì)的高度責(zé)任感和負(fù)責(zé)精神。
1999年，劍南春公司與中國(guó)檔案報(bào)社聯(lián)合舉辦“建國(guó)五十周年劍南春杯檔案工作知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)”，涉及全國(guó)三十多個(gè)省、市、區(qū)的檔案工作者；2001年，《中國(guó)檔案》雜志創(chuàng)刊50周年紀(jì)念活動(dòng)，得到劍南春公司的協(xié)助與支持；2002年，為紀(jì)念《檔案法》頒布十五周年，劍南春公司與國(guó)家檔案局聯(lián)合舉辦了“劍南春杯”全國(guó)檔案法制知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，全國(guó)有10萬(wàn)多人參加；中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院“中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇”也得到劍南春公司的大力協(xié)助……
劍南春人把“生產(chǎn)一流產(chǎn)品，為國(guó)家做貢獻(xiàn)，為企業(yè)創(chuàng)效益，為自己創(chuàng)造美好的生活”作為自己的價(jià)值觀。他們始終認(rèn)為，劍南春公司作為國(guó)內(nèi)外很有影響的中國(guó)民族企業(yè)，其發(fā)展壯大，得益于整個(gè)國(guó)家的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，因此，回報(bào)國(guó)家、回報(bào)社會(huì)，是一個(gè)有良知的企業(yè)應(yīng)盡的責(zé)任。
電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。電力項(xiàng)目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項(xiàng)目簽訂開(kāi)始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實(shí)到相關(guān)單位，再?gòu)南嚓P(guān)單位落實(shí)到具體科室，最后把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗(yàn)。進(jìn)行檔案管理，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會(huì)減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎(jiǎng)懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對(duì)文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
2對(duì)于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡(jiǎn)化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對(duì)于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對(duì)此我們需要在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。
2.1建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識(shí)，對(duì)多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開(kāi)系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請(qǐng)專業(yè)的教師團(tuán)體對(duì)檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時(shí)間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)與時(shí)間。其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績(jī)效。對(duì)于學(xué)不會(huì)和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對(duì)檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會(huì)、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。
2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識(shí)
檔案管理對(duì)于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級(jí)，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個(gè)員工的頭腦。對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來(lái)說(shuō)，如何控制成本、減少開(kāi)支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來(lái)說(shuō)，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會(huì)真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個(gè)檔案管理室就能做好的，需要各個(gè)部門(mén)的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹(shù)立這一思想，把這一思想深入到每個(gè)員工的心中。提高認(rèn)識(shí)，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個(gè)施工單位，每一個(gè)設(shè)備廠商，每一個(gè)材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開(kāi)始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理。對(duì)于不配合電力工程檔案管理的部門(mén)，不配合電力工程檔案管理程序的個(gè)人，做出有效處理，整頓。以推動(dòng)電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3如何應(yīng)對(duì)電力施工過(guò)程中的不同步
在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長(zhǎng)，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無(wú)形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對(duì)這一情況，需要我們時(shí)時(shí)做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收。時(shí)刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開(kāi)始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時(shí)的審定整理，再到全部完工時(shí)的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個(gè)過(guò)程缺一不可，必須做到實(shí)時(shí)追蹤、實(shí)時(shí)管理、把檔案管理從以前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹到整個(gè)電力工程施工項(xiàng)目的始終。
3結(jié)語(yǔ)
