時(shí)間：2023-06-08 09:14:17
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇工程項(xiàng)目檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)工程進(jìn)展與完成的真實(shí)狀況，在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此工程項(xiàng)目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對(duì)工程項(xiàng)目的特征而言，工程項(xiàng)目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設(shè)備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗(yàn)收文件檔案的管理。
2工程項(xiàng)目檔案管理中存在問題
2.1市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究
無論是從我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)還是從國(guó)際市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)來看，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國(guó)各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本依據(jù)。對(duì)于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項(xiàng)目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度、市場(chǎng)稽查制度等正在逐漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場(chǎng)正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對(duì)應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，缺乏依托市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。
2.2缺乏有效的檔案管理組織
工程項(xiàng)目建設(shè)具有一定的特征，對(duì)于多數(shù)工程項(xiàng)目而言其施工點(diǎn)較多，并且持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性也強(qiáng)，這對(duì)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項(xiàng)目并沒有專門的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項(xiàng)目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個(gè)工程期間，檔案人員流動(dòng)造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項(xiàng)目的檔案工作人員流動(dòng)性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。
2.3工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)及工作不到位
在整個(gè)工程施工過程中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識(shí)，使得工程項(xiàng)目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項(xiàng)目檔案管理工作人員不能按時(shí)完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無法向城建部門報(bào)備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求工程檔案建設(shè)及管理過程必須非常專業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識(shí)的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實(shí)施不符等問題，最終導(dǎo)致工程不能通過審查驗(yàn)收。
2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍
從我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項(xiàng)目中從事檔案管理工作的多為知識(shí)層次較低、工作經(jīng)驗(yàn)較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，對(duì)工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項(xiàng)目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗(yàn)收。
3提高工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議
3.1加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制
隨著國(guó)家與社會(huì)對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)知的提高，國(guó)家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國(guó)家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項(xiàng)目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項(xiàng)目檔案管理工作來看，最大的問題時(shí)檔案管理制度的貫徹實(shí)施，因此需要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門開始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案的依法治檔，使工程項(xiàng)目檔案管理法制化、規(guī)范化。
3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過程管理
從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制。工程項(xiàng)目檔案管理過程的具體實(shí)施可采取以下措施：1）每項(xiàng)工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對(duì)工程進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)的同時(shí)，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗(yàn)收檔案；3）每個(gè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，做到項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步進(jìn)行。
3.3強(qiáng)化工程檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)
從目前的工程項(xiàng)目檔案管理情況來看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實(shí)施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識(shí)與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。
3.4加強(qiáng)工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
關(guān)鍵詞：棚戶區(qū)；改造；檔案；管理
伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來，國(guó)家更是給予了社會(huì)建設(shè)工程更高的重視，切實(shí)從民眾角度出發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)民生改善的目的。目前，群眾最為關(guān)注的內(nèi)容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實(shí)改善民生的重要舉措。在開展棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，需要真實(shí)的將相關(guān)資料和信息予以記錄，同時(shí)以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當(dāng)屬棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目管理中的重要內(nèi)容。
1項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容
目前在實(shí)施棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的時(shí)候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)。同時(shí)，在記載工程任務(wù)相關(guān)內(nèi)容的時(shí)候，務(wù)必要保障準(zhǔn)確、完整，且最終應(yīng)該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的逐步統(tǒng)一，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的數(shù)量也迅速增加，因此也對(duì)工程項(xiàng)目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)的前期、中期和后期階段的所有內(nèi)容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對(duì)于棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目來說，關(guān)于檔案管理的工作內(nèi)容主要如下：①棚戶區(qū)項(xiàng)目開始改造之前，關(guān)于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目招投標(biāo)階段、立項(xiàng)審批階段、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和勘察設(shè)計(jì)方面所產(chǎn)生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項(xiàng)目施工過程中，拆遷回遷和工程項(xiàng)目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，所產(chǎn)生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項(xiàng)目涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對(duì)較大，更需要檔案管理部門強(qiáng)化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對(duì)于棚戶區(qū)項(xiàng)目進(jìn)行改造的時(shí)候，源自于多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進(jìn)行棚戶區(qū)改造的時(shí)候，即便成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，但是僅為一個(gè)宏觀的管理單位，并沒有實(shí)體。領(lǐng)導(dǎo)小組雖然管理、監(jiān)督和協(xié)調(diào)棚戶區(qū)改造工程的項(xiàng)目施工以及竣工驗(yàn)收等工作，然而卻未能對(duì)招投標(biāo)、項(xiàng)目立項(xiàng)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行涉及，使得工程項(xiàng)目的檔案管理工作明顯存在缺項(xiàng)，不能形成一個(gè)完整的棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理流程，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規(guī)范
棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目作為一項(xiàng)直接關(guān)系到民生的工程項(xiàng)目，受到國(guó)家的高度關(guān)注。因此具體到工程項(xiàng)目實(shí)踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現(xiàn)實(shí)情況下，由于沒有一個(gè)規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個(gè)部門，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領(lǐng)導(dǎo)辦公室或者開發(fā)商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨(dú)管理的，進(jìn)而導(dǎo)致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統(tǒng)一的檔案管理部門
現(xiàn)階段，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目是基于市場(chǎng)化條件下運(yùn)作的。同時(shí)在開發(fā)和建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，通常不是由一個(gè)開發(fā)商完成的，可能涉及多個(gè)開發(fā)商。雖然工程項(xiàng)目建設(shè)過程中相關(guān)的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍方面的檔案資料卻留在開發(fā)商手中。正是由于缺乏一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理部門，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構(gòu)建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制。開始建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目前，首先做好招投標(biāo)工作。建設(shè)單位應(yīng)在招投標(biāo)的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關(guān)要求，促使能更加規(guī)范的進(jìn)行招投標(biāo)階段的檔案管理工作；②構(gòu)建項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。因棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的施工周期較長(zhǎng)，涉及的內(nèi)容也較多，因此需要基于項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化施工各個(gè)階段的管理工作，確保整個(gè)工程項(xiàng)目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實(shí)性和完整性；③健全檔案管理相關(guān)制度[3]。從檔案的收集、歸檔時(shí)間、歸檔方法等方面予以嚴(yán)格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開展。
3.2強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作
為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目檔案管理工作水平，需要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。不僅需要強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理方法、要領(lǐng)、基本操作步驟、相關(guān)檔案管理規(guī)范等內(nèi)容，還應(yīng)該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責(zé)任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關(guān)培訓(xùn)工作，進(jìn)而全面提升棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.3嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作職責(zé)
棚戶區(qū)改造項(xiàng)目建設(shè)時(shí)存在多種檔案資料，需要對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，并及時(shí)保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實(shí)相關(guān)人員的檔案管理職責(zé)。與此同時(shí)，工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、勘察以及監(jiān)理等相關(guān)單位，也應(yīng)該針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)期間所產(chǎn)生的各種文件資料等進(jìn)行及時(shí)的收集，加強(qiáng)施工各個(gè)環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。
4結(jié)束語
總之，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目利國(guó)利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目中，通過構(gòu)建完善的檔案管理體系，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，落實(shí)檔案管理人員的管理職責(zé)，進(jìn)而為棚戶區(qū)改造項(xiàng)目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設(shè)檔案館
參考文獻(xiàn)：
[1]史春光.伊春市林業(yè)棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目施工管理[D].吉林大學(xué),2015.
關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;檔案管理;新模式;探索
一、引言
作為有著一定價(jià)值的信息資料，檔案其實(shí)既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識(shí)較為最終的載體。因?yàn)闄n案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學(xué)合理地利用檔案資料可以很好地促進(jìn)工程項(xiàng)目的順利開展、進(jìn)行和結(jié)束。而面對(duì)著飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及日益發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作如何正確地利用這些先進(jìn)的技術(shù)方式和管理手段，對(duì)促進(jìn)工程項(xiàng)目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率、延長(zhǎng)工程項(xiàng)目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。
二、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作新模式的意義
作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價(jià)值，這也是其會(huì)采取單獨(dú)的各種方式進(jìn)行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結(jié)合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時(shí)也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價(jià)值。而且檔案管理的工作實(shí)質(zhì)其實(shí)是對(duì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部各種人員管理和工程施工等各方面信息進(jìn)行一個(gè)合理科學(xué)的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細(xì)地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時(shí)也能夠更加快捷方便地調(diào)查問題的所在并及時(shí)解決，同時(shí)也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時(shí)防微杜漸。
三、新時(shí)期下檔案管理工作的發(fā)展趨向
隨著檔案管理的理念以及技術(shù)手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來進(jìn)行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項(xiàng)目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個(gè)重要內(nèi)容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時(shí)檔案資料信息也有了更高的利用價(jià)值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應(yīng)用。第三，檔案管理服務(wù)的方式多元化。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務(wù)方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價(jià)值，同時(shí)也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
四、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作的新模式
1.建立新型檔案管理機(jī)構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點(diǎn)去建立一個(gè)專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機(jī)構(gòu)，對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的部門應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行交流并學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)方式和管理經(jīng)驗(yàn)，以便完善工程單位檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的組織。除此之外，也要針對(duì)性地對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)的強(qiáng)化培訓(xùn)和教育，督促工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國(guó)檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作所具有重要性，同時(shí)提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對(duì)于促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案管理的工作科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然在各個(gè)領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。所以，新時(shí)期工程項(xiàng)目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進(jìn)行連接，以便檔案的生成和儲(chǔ)存管理都具備信息化特征，同時(shí)也要構(gòu)建出一個(gè)有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構(gòu)建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對(duì)于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當(dāng)然，因?yàn)楣こ添?xiàng)目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設(shè)置檔案資料的公開范圍和相應(yīng)查閱的權(quán)限，同時(shí)利用各種現(xiàn)代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項(xiàng)目檔案資料安全的重要措施，對(duì)于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化模式。想要有效解決工程項(xiàng)目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的模式就是當(dāng)務(wù)之急。只有結(jié)合當(dāng)前情況下的行業(yè)特點(diǎn)，分析總結(jié)出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實(shí)際的、并且行之有效的工程項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才是保證檔案建立科學(xué)的、專業(yè)的和效率最大化的標(biāo)準(zhǔn)化模式的有效措施。除此之外，還需要對(duì)檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范進(jìn)行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時(shí)也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強(qiáng)化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠?yàn)闄n案的管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實(shí)現(xiàn)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作的一個(gè)關(guān)鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時(shí)效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進(jìn)行。而那些需要進(jìn)行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應(yīng)程序還有處理的重點(diǎn)來展開立卷歸檔的整理，同時(shí)也要盡可能避免信息冗余和文件重復(fù)的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點(diǎn)對(duì)檔案資料的簡(jiǎn)潔性、完整性和實(shí)用性進(jìn)行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進(jìn)行檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務(wù)的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理的子系統(tǒng)共同組成?？偟膩碚f，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，并且將檔案信息當(dāng)作核心內(nèi)容，依靠便捷、高效、先進(jìn)的開發(fā)模式來進(jìn)行檔案管理。其對(duì)于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)在國(guó)家電網(wǎng)工作領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，將為工程項(xiàng)目信息的采集、存儲(chǔ)開辟新途徑。不斷研發(fā)、實(shí)現(xiàn)新科技在建筑領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應(yīng)用后的項(xiàng)目工程信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等專業(yè)應(yīng)用及社會(huì)不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導(dǎo)致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設(shè)的深入開展提出了新課題。
五、結(jié)語
綜上所述，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術(shù)也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項(xiàng)目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時(shí)期的特點(diǎn)來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學(xué)的檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)建立健全檔案管理的機(jī)構(gòu)。另外，也要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的教育和培訓(xùn)以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的工作進(jìn)行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進(jìn)其發(fā)展，同時(shí)為工程項(xiàng)目的順利開展和完成提供一份保障。
作者:張葦 單位:國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】 水利工程項(xiàng)目 檔案 管理
九十年代后期，國(guó)家持續(xù)加大了水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資力度，石津灌區(qū)作為水利部續(xù)建配套與節(jié)水改造、末級(jí)渠系節(jié)水改造、水管體制改革、信息化建設(shè)四大試點(diǎn)，灌區(qū)工程體系得到持續(xù)改善，形成了大量的工程檔案，包括建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等。這些檔案全面反映了水利工程建設(shè)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的運(yùn)行管理和維護(hù)，以及對(duì)新建項(xiàng)目的前期籌備等，都具有重要的參考利用價(jià)值，水利工程檔案管理工作顯得尤為重要。
2008年水利部制定下發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，明確要求大中型以上和國(guó)家重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收前，必須先對(duì)工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。因此，如何加強(qiáng)水利工程檔案管理，提高科學(xué)管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。
1.石津灌區(qū)管理局工程檔案管理工作現(xiàn)狀
石津灌區(qū)管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機(jī)關(guān)團(tuán)體事業(yè)單位省三級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，1998年晉升為科技事業(yè)單位國(guó)家二級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案的數(shù)量成倍增加，2000年成立了石津灌區(qū)續(xù)建配套項(xiàng)目建設(shè)局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項(xiàng)目法人、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備了專、兼職檔案員負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個(gè)類別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設(shè)計(jì)、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時(shí)期工程檔案18卷，續(xù)建配套和節(jié)水改造檔案349卷，末級(jí)渠系檔案15卷。近年來，我局加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數(shù)累計(jì)突破2000卷次，在灌區(qū)續(xù)建配套與節(jié)水改造、末級(jí)渠系節(jié)水改造、信息化建設(shè)、水能梯級(jí)開發(fā)和南水北調(diào)規(guī)劃論證等相關(guān)工作中，均發(fā)揮了重要作用，創(chuàng)造了可觀效益。
2.灌區(qū)工程檔案管理工作存在的問題
2.1 灌區(qū)工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規(guī)范
一是灌區(qū)歷史久遠(yuǎn)，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設(shè)，往往工程項(xiàng)目竣工后才進(jìn)行檔案資料的收集整理工作；三是專職檔案員缺乏工程專業(yè)管理知識(shí)，而兼職檔案員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規(guī)范。
2.2 灌區(qū)工程檔案利用信息反饋不及時(shí)，缺乏查詢的針對(duì)性
一是可檢索性差，查詢不便。利用者無法說出檔案的具體名稱和事項(xiàng)，使得查準(zhǔn)率、查全率降低；二是檔案管理部門對(duì)在建工程項(xiàng)目資訊掌握不全面，不能及時(shí)主動(dòng)地提供利用；三是利用者不能及時(shí)反饋信息，造成利用效益無法統(tǒng)計(jì)，檔案成果匯編不及時(shí)，檔案的真正價(jià)值無法體現(xiàn)。
2.3 重要檔案實(shí)體保管問題亟待解決。一些重要的年代久遠(yuǎn)的檔案資料，因紙質(zhì)老舊發(fā)脆且應(yīng)用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實(shí)體長(zhǎng)期保存又影響使用。
3.做好工程檔案管理工作的對(duì)策和建議
3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作
3.1.1 建立完善的適合灌區(qū)實(shí)際的工程檔案管理制度
嚴(yán)格按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》，結(jié)合工程項(xiàng)目本身，建立由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)、各參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，針對(duì)具體工程項(xiàng)目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案和整編細(xì)則等較實(shí)用的工程項(xiàng)目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質(zhì)量地完成檔案資料的收集工作。
3.1.2 加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，規(guī)范工程檔案的管理
在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段，項(xiàng)目法人的工程檔案管理部門就要求各中標(biāo)單位指定一名責(zé)任心強(qiáng)的人員主管本單位的工程檔案資料，在項(xiàng)目施工前對(duì)各參建單位的專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，講解水利工程建設(shè)過程中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值需歸檔的，針對(duì)工程項(xiàng)目制定出具體的歸檔范圍，使大家對(duì)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
堅(jiān)持檔案收集、整理工作和工程項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行。簽訂工程合同時(shí)，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質(zhì)量和進(jìn)度時(shí)，同時(shí)檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定或項(xiàng)目階段與竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)檢查驗(yàn)收相關(guān)檔案資料，對(duì)照歸檔范圍詳細(xì)核對(duì)收集到的檔案資料是否完整，整理是否規(guī)范。
3.1.3 多措并舉收集檔案資料。
一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專職檔案管理人員必須參與工程項(xiàng)目的建設(shè)，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。四是嚴(yán)把工程檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收關(guān)，把應(yīng)該歸檔的文件材料全部收集齊全。
3.2 加強(qiáng)工程檔案的開發(fā)利用工作。
3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復(fù)印審批和及時(shí)歸還手續(xù)，要求主動(dòng)反饋利用信息，履行保密責(zé)任。
3.2.2 建立便捷的檔案信息檢索工具，最大限度的發(fā)揮檔案的價(jià)值。
關(guān)鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時(shí)期；檔案管理制度
1項(xiàng)目檔案管理是什么
技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。
2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來的發(fā)展目標(biāo)提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視
在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級(jí)只有一名人員專門負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對(duì)一些重要文件材料的歸檔。例如說項(xiàng)目工程在施工過程中的來往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對(duì)于服務(wù)類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。
3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高
現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過程中，沒有人對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對(duì)于視聽材料的管理沒有設(shè)立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對(duì)視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致視聽材料不齊全。
4如何加強(qiáng)檔案管理工作
4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)
重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)
電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。
4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性
電力企業(yè)必須加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性。在項(xiàng)目工程的施工過程中，必須做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目檔案材料，因?yàn)檫@些材料一旦丟失就會(huì)嚴(yán)重影響到后期工程項(xiàng)目的開展。所以在工程項(xiàng)目的建設(shè)中我們要設(shè)立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項(xiàng)目工程的工作齊頭并進(jìn)，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個(gè)工程項(xiàng)目最終的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
建設(shè)工程項(xiàng)目的管理，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中已得到了相當(dāng)?shù)闹匾?，各建設(shè)單位的基建管理部門也積累了不少項(xiàng)目管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于建設(shè)工程項(xiàng)目管理中很重要的一個(gè)方面---建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的管理還沒有得到應(yīng)有的重視。隨著建設(shè)工程檔案資料管理的相關(guān)規(guī)定出臺(tái)，各建設(shè)單位也開始逐步重視工程項(xiàng)目的檔案管理工作，只是許多建設(shè)單位這方面專業(yè)管理人員缺乏，經(jīng)驗(yàn)不足，不知道如何做好建設(shè)工程的檔案管理工作。本文對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理體制中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)措施。
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程 檔案 管理制度
一、現(xiàn)階段建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案管理存在著以下一些問題：
1、在日常的建設(shè)工程檔案管理工作中，由于建設(shè)單位對(duì)工程檔案管理認(rèn)識(shí)不足，沒有很好地履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能。建設(shè)工程項(xiàng)目存在著建設(shè)周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及單位（部門）多等原因，使工程檔案管理具有復(fù)雜的多樣性特點(diǎn)。在工程建設(shè)過程中，由于各種經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等諸多原因，人們往往只重視工程項(xiàng)目建設(shè)的施工管理，忽視工程檔案資料的管理，給工程檔案資料的歸檔、保管帶來一定的影響。
2、許多工程建設(shè)單位，由于建設(shè)工程檔案管理體制不完善，檔案管理制度不夠健全，以及人員、經(jīng)費(fèi)等諸多原因，沒有設(shè)立工程檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員，工程檔案管理工作由其他工程管理人員兼任，由于建設(shè)工程管理和工程檔案管理的職責(zé)、專業(yè)性不同，工程管理人員不了解工程檔案管理的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和檔案管理工作程序，缺乏檔案管理的實(shí)踐能力，工程檔案資料往往沒有按要求妥善保存，使工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作不能及時(shí)、規(guī)范地做好，極易造成工程檔案資料的分散、遺失；且沒有專門的辦公場(chǎng)所，工程檔案資料的保管質(zhì)量、安全得不到保障。
3、工程項(xiàng)目建設(shè)中，由于參建單位多，各參建單位之間缺乏相互溝通和交流，參與建設(shè)的人員多且不穩(wěn)定，相關(guān)規(guī)章制度不健全，以及工程檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，各自管理的標(biāo)準(zhǔn)相互不統(tǒng)一，沒有采取規(guī)范的管理方法和操作流程，使得工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作與工程建設(shè)不協(xié)調(diào)，工程的技術(shù)文件、資料存在分散、損壞、丟失等情況，收集的資料質(zhì)量不符合歸檔、保存的要求，影響了工程檔案管理工作。
二、充分認(rèn)識(shí)工程檔案管理的重要性是做好工程檔案管理工作的前提和保障
建設(shè)部為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案，會(huì)同國(guó)家有關(guān)部門共同制訂了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB／T50328-2001)，自2002年5月1日起施行。
根據(jù)規(guī)范規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)工程，不得進(jìn)行或通過整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了工程檔案資料在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收中的重要性。
建設(shè)工程檔案文件是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括：1、工程準(zhǔn)備階段文件即建設(shè)工程前期檔案。2、監(jiān)理文件即監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。3、施工文件即施工單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。4、竣工圖資料即工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。5、竣工驗(yàn)收文件即建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。
建設(shè)工程檔案文件，對(duì)工程建設(shè)前期及日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，工程項(xiàng)目檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全，都會(huì)影響工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案驗(yàn)收和工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。
三、如何做好建設(shè)工程檔案管理工作
（一）要高度重視建設(shè)工程檔案管理工作
工程項(xiàng)目建設(shè)是百年大計(jì)，工程檔案管理同樣也相當(dāng)重要，沒有工程檔案資料將后患無窮。建設(shè)工程由于涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，形成的各種工程檔案資料較多，所以要想把工程檔案管理工作做好，建設(shè)單位必須從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就要建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，明確工程檔案管理崗位責(zé)任，指定專人負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、歸檔工作。統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)本單位及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的工程檔案資料進(jìn)行管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。確保工程項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。
（二）加強(qiáng)工程檔案管理，建立健全工程檔案管理制度
工程檔案管理是工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工程檔案的管理，能更好地為日常管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改等工作提供參考。
1、強(qiáng)化工程檔案管理意識(shí)。我們要從思想上認(rèn)識(shí)到工程檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)工程檔案管理意識(shí)、市場(chǎng)服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)工程檔案管理人員的管理，增強(qiáng)工作責(zé)任性，遵循檔案職業(yè)道德，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。
2、建立健全工程檔案管理制度并遵循以下三點(diǎn)要求：①建立起來的規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，必須符合工程檔案管理規(guī)范和建設(shè)單位檔案管理的需要。②簡(jiǎn)明實(shí)用，制度必須具有可操作性，以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用。③堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有章可循，有賞有罰，規(guī)范操作。
（三）做好建設(shè)工程檔案資料收集、歸檔和保管工作
建設(shè)工程檔案是指：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。加強(qiáng)對(duì)工程檔案的規(guī)范化管理，嚴(yán)格工程檔案管理程序，提高鑒別水平和處理能力。工程檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
在實(shí)際工作中，工程檔案管理人員必須維護(hù)檔案資料的歷史真實(shí)面貌，了解檔案產(chǎn)生的背景和作用，實(shí)事求是，據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔。在收集檔案材料過程中，要認(rèn)真鑒別、核實(shí)，明辨是非，把真實(shí)可靠的檔案資料收入檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在收集檔案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)工程檔案缺失材料并不斷完善工程檔案資料內(nèi)容，努力使工程檔案資料收集完整齊全、內(nèi)容真實(shí)可靠。要做好收集、整理、編目、著錄、標(biāo)引、立卷、分盒存檔等工作。對(duì)由于歷史原因，確實(shí)收集不到的工程檔案材料，要查明原因，登記說明，為今后的查找工作提供方便。充分發(fā)揮好工程檔案信息資料的作用。
在工程檔案文件的整理、立卷、驗(yàn)收、移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；建設(shè)單位要求勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位，將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件收集、匯總后，向建設(shè)單位檔案管理部門移交。
根據(jù)工程建設(shè)過程，按下列五部分做好工程檔案資料的管理工作：
1、工程準(zhǔn)備階段文件指工程開工以前的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件材料。是工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個(gè)工程主體單位永久保存的法律原始性憑證。這部分資料包括：①立項(xiàng)文件；②建設(shè)用地文件(建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等)；③勘察、測(cè)繪文件（地質(zhì)勘察報(bào)告、施工圖審查意見）；④合同（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）；⑤開工審批文件（工程規(guī)劃許可證、施工許可證）；⑥建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘測(cè)、施工、監(jiān)理等單位的信息資料。
只有規(guī)范工程前期檔案資料管理，明確歸檔范圍，才能保證工程檔案資料的齊全、完整，確保工程按時(shí)開工，為主體工程的建設(shè)和工程檔案資料管理打下良好的基礎(chǔ)。建設(shè)單位的檔案管理人員要負(fù)責(zé)收集、保存好工程立項(xiàng)文件、建設(shè)用地文件、各種報(bào)批文件、招投標(biāo)文件、各類合同及建設(shè)單位召開的有關(guān)工程會(huì)議紀(jì)要等檔案資料?？辈?、設(shè)計(jì)等單位應(yīng)在本單位任務(wù)完成時(shí)，將各自形成的有關(guān)工程檔案資料向建設(shè)單位移交歸檔。
2、監(jiān)理文件包括：監(jiān)理規(guī)劃、月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度、質(zhì)量和造價(jià)控制、其他管理事項(xiàng)。
監(jiān)理是監(jiān)理單位依據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目施工合同，對(duì)工程建設(shè)承包商的生產(chǎn)(進(jìn)度、質(zhì)量和投資)，采取組織、協(xié)調(diào)、控制、措施，進(jìn)行監(jiān)督和管理工作。項(xiàng)目監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等，進(jìn)行相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制的一整套組織管理文件。這部分資料在工程項(xiàng)目推進(jìn)過程中，要求建設(shè)單位及時(shí)與監(jiān)理單位溝通、聯(lián)系，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)，按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB503129－2000）編制有關(guān)工程檔案，在工程竣工驗(yàn)收前，向建設(shè)單位移交、歸檔。
3、施工文件:是施工單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。（如：開、竣工報(bào)告，施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄等）。包括：①建筑與結(jié)構(gòu)工程，含：地基基礎(chǔ)，主體結(jié)構(gòu)，建筑裝飾裝修，建筑屋面等；②安裝工程，含：給排水，電氣，空調(diào)，電梯，建筑智能等；③室外工程；④施工驗(yàn)收。
施工文件包括工程施工技術(shù)管理資料，質(zhì)量控制資料，施工質(zhì)量驗(yàn)收資料。是建設(shè)工程施工全過程中的真實(shí)記錄，在工程項(xiàng)目實(shí)施期間，根據(jù)施工文件歸檔要求，由施工單位按各省有關(guān)規(guī)定，根據(jù)各實(shí)施階段，按分項(xiàng)工程的進(jìn)程，編制有關(guān)工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收前，向建設(shè)單位移交、歸檔。
工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案資料，并在竣工驗(yàn)收前向建設(shè)單位移交。建設(shè)工程項(xiàng)目如有幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并在竣工驗(yàn)收前向建設(shè)單位移交。
4、竣工圖資料:是工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映和記錄工程項(xiàng)目各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等施工詳細(xì)情況的技術(shù)文件。包括：①綜合圖（含：總平面布置圖、給排水、電氣管網(wǎng)等）；②室外專業(yè)圖；③專業(yè)竣工圖(含：結(jié)構(gòu)、建筑、裝修裝飾、電氣、電梯、給排水、消防工程、空調(diào)等)。它是驗(yàn)收或交付使用后進(jìn)行維修、擴(kuò)建、改建的依據(jù)，也是建設(shè)單位必須長(zhǎng)期妥善保存和進(jìn)行備案的重要工程檔案資料。這部分資料在工程竣工階段，由施工單位按國(guó)家建委1982年[建發(fā)施字50號(hào)]《關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》執(zhí)行，并負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)單位合作，根據(jù)工程檔案資料歸檔要求，做好各種竣工圖的繪制并按時(shí)提供給建設(shè)單位歸檔。
5、竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收是指工程項(xiàng)目全部建成，具備投產(chǎn)運(yùn)行條件，正式辦理固定資產(chǎn)交付使用手續(xù)時(shí)，建設(shè)單位會(huì)同設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備供應(yīng)單位及工程質(zhì)量監(jiān)督等有關(guān)職能部門，對(duì)該項(xiàng)目是否符合規(guī)劃設(shè)計(jì)要求以及建筑施工和設(shè)備安裝質(zhì)量進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收和全面的工程檢驗(yàn)和驗(yàn)收，取得竣工合格資料、數(shù)據(jù)和憑證。包括：①竣工總結(jié)；②竣工驗(yàn)收記錄（含各職能部門專項(xiàng)驗(yàn)收文件）；③決算文件；④各種電子檔案。
工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，建設(shè)單位要與各工程參建單位要相互協(xié)作，做好工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工總結(jié)和工程項(xiàng)目的決算工作；運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，建立工程檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工作設(shè)備，完成工程項(xiàng)目的電子檔案資料的歸檔工作。利用現(xiàn)代化技術(shù)和科學(xué)管理手段，適應(yīng)工程檔案管理工作發(fā)展的需要。
在上述工程檔案文件收集、整理、立卷并裝訂成冊(cè)后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)工程檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后，按相關(guān)程序辦理工程檔案交接手續(xù)，向城建檔案館和建設(shè)單位移交、存檔并做好備案手續(xù)。
關(guān)鍵詞：水利；設(shè)計(jì)檔案；管理
1概述
水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，是水利工程設(shè)計(jì)單位的核心檔案，是基本建設(shè)和生產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證，是水利建設(shè)事業(yè)中的一項(xiàng)巨大資源。認(rèn)識(shí)并掌握水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)地管理，主動(dòng)、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關(guān)部門提供利用，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的體現(xiàn)。因此，做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程，能夠真實(shí)地反映設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法，它的形成是設(shè)計(jì)單位智力勞動(dòng)的結(jié)晶，其中蘊(yùn)涵諸多科技配套成果以及多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的智慧，在一定程度上也體現(xiàn)出設(shè)計(jì)單位集體的設(shè)計(jì)能力?？梢?，管理好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，是發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案社會(huì)使用價(jià)值、讓工程設(shè)計(jì)檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)性工作。筆者結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司實(shí)際工作，將管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合，進(jìn)行如下思考。
2水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)
水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案有文書檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案的共性，但也有水利工程項(xiàng)目獨(dú)特的自身屬性。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不是一般的土建工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時(shí)間跨度大之外，還要考慮工作條件的復(fù)雜程度，施工難度多大且會(huì)受到哪些自然條件制約，有多少社會(huì)效益，對(duì)環(huán)境有多大影響，如果出現(xiàn)事故會(huì)產(chǎn)生那些嚴(yán)重后果，以及對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)影響程度?？上攵?，水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認(rèn)識(shí)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)完全有必要。
（1）復(fù)雜性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都包括計(jì)劃立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)全過程中所形成的全部技術(shù)文件、設(shè)計(jì)圖紙和有關(guān)工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環(huán)境綜合治理總體方案》確定的六項(xiàng)調(diào)水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規(guī)劃》確定的流域洪水北排長(zhǎng)江重點(diǎn)工程，工程北起長(zhǎng)江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運(yùn)河，利用武進(jìn)港入太湖。主要工程內(nèi)容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調(diào)整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項(xiàng)水利工程內(nèi)容就如此之多，故伴隨每個(gè)工程的進(jìn)展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計(jì)過程中的報(bào)告、方案、各專業(yè)的計(jì)算書等文件材料和底圖、藍(lán)圖、白圖等圖紙。不僅有設(shè)計(jì)形成的材料和載體的多樣，同時(shí)還有大量的專業(yè)計(jì)算書等電子文件，這些都是設(shè)計(jì)過程中形成的，是施工的重要依據(jù)，應(yīng)加以長(zhǎng)期保存，作為其他設(shè)計(jì)和施工工作的重要參考。另外，項(xiàng)目設(shè)計(jì)周期長(zhǎng)、專業(yè)多、產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大、整編量大等特點(diǎn)充分表現(xiàn)了水利工程項(xiàng)目檔案的復(fù)雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。
（2）系統(tǒng)性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都必須完整、齊全、系統(tǒng)。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設(shè)兩臺(tái)機(jī)組，單機(jī)流量10m3/s，12m凈寬節(jié)制閘（升臥式平面鋼閘門）一座。由于在收集檔案資料時(shí)，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環(huán)境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運(yùn)北片防洪控制節(jié)點(diǎn)工程—采菱港樞紐工程完工驗(yàn)收會(huì)議上，工程相關(guān)資料順利通過驗(yàn)收專家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設(shè)計(jì)內(nèi)容、工程施工質(zhì)量?jī)?yōu)良、工程完工驗(yàn)收做出了應(yīng)有的努力。實(shí)踐證明，每個(gè)水利工程項(xiàng)目的可行性研究、初步設(shè)計(jì)、招標(biāo)設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)四個(gè)階段的勘察設(shè)計(jì)工作，設(shè)計(jì)文件審查、施工招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等各階段的服務(wù)工作，及相應(yīng)的勘察設(shè)計(jì)文件及有關(guān)技術(shù)資料等，必須是一個(gè)齊全完整的系統(tǒng)，具有系統(tǒng)性。
（3）獨(dú)立性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都具有很強(qiáng)的獨(dú)立性。比如：太倉市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區(qū)段，距瀏河河口約200m，需拆除報(bào)廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時(shí)，十八港南樞紐清晰地獨(dú)立于太倉市城區(qū)水環(huán)境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎(chǔ)。每個(gè)水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)獨(dú)立性還表現(xiàn)在其具有專業(yè)方面的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)中需要測(cè)量、地質(zhì)、鉆探、規(guī)劃、水工、施工、機(jī)電、建筑、科研、試驗(yàn)等許多專業(yè)和學(xué)科共同承擔(dān)完成，形成的檔案體現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。如：設(shè)計(jì)中需要的工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣品說明，地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測(cè)試記錄等，這些資料均需要外部系統(tǒng)提供。
（4）時(shí)序性。每個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)都有時(shí)序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處，江邊樞紐工程是走馬塘與長(zhǎng)江交匯口的重要口門控制建筑物，由節(jié)制閘、船閘和魚道三部分組成，這些工程都是按時(shí)序進(jìn)行設(shè)計(jì)完成的。一個(gè)較大的、周期性長(zhǎng)的水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會(huì)有初步設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工圖設(shè)計(jì)三大階段。各個(gè)時(shí)序點(diǎn)的工作內(nèi)容都會(huì)有所不同，產(chǎn)生的文件資料也會(huì)不一樣，甚至收集歸檔的載體也會(huì)千差萬別，故檔案的管理也要體現(xiàn)出時(shí)序性的特點(diǎn)。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有時(shí)需要分成多次設(shè)計(jì)，有的還會(huì)出現(xiàn)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年時(shí)間跨度，周期長(zhǎng)、工程設(shè)計(jì)量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質(zhì)資料文件、電子文件，還有樣品實(shí)物類的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，找到其中規(guī)律性，以形成管理工作的對(duì)策，檔案員一定要根據(jù)設(shè)計(jì)工作的實(shí)踐，在一線與設(shè)計(jì)人員溝通，最終實(shí)現(xiàn)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。
3水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理
面對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案種類復(fù)雜、數(shù)量大的實(shí)際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)，也是整個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不可忽視的一項(xiàng)重要工作。故做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理工作，規(guī)范管理流程就顯得意義重大。
3.1重視檔案的源頭
抓水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要明確歸檔要求，要根據(jù)本單位的實(shí)際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個(gè)人都明白，在每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，哪些文件材料應(yīng)該歸檔。水利設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案資料一般有依據(jù)性資料、基礎(chǔ)性資料、設(shè)計(jì)資料、施工資料、竣工使用資料、財(cái)務(wù)管理資料等。
（1）依據(jù)性資料。主要是設(shè)計(jì)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書等；選址意見、定點(diǎn)圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、征地批準(zhǔn)文件、國(guó)家征用土地申請(qǐng)表、征地協(xié)議書、拆遷協(xié)議書等；工程概算及資金來源資料等，這些資料有的是本單位產(chǎn)生的，也有的則需要外部提供原件。
（2）基礎(chǔ)性資料。主要是工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣說明等；地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測(cè)試記錄等。這些資料專業(yè)性較強(qiáng)，在形成時(shí)要對(duì)載體和格式提出要求。
（3）設(shè)計(jì)資料。主要是設(shè)計(jì)任務(wù)書、合同、協(xié)議；工程設(shè)計(jì)的全套圖紙；設(shè)計(jì)計(jì)算書、工程預(yù)算、說明書；設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及評(píng)審材料，圖紙會(huì)審記錄；工程變更聯(lián)系單，設(shè)計(jì)修改通知單，設(shè)計(jì)鑒定及審批文件等。
（4）施工資料。雖然不是設(shè)計(jì)單位主要的檔案資料，但設(shè)計(jì)時(shí)作為參考，施工資料在設(shè)計(jì)單位也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。主要是工程承發(fā)包合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工任務(wù)書；施工組織設(shè)計(jì)、施工執(zhí)照、施工單位資質(zhì)證明；開工報(bào)告、施工計(jì)劃、安全措施等；工程測(cè)量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗(yàn)收記錄（地基、基礎(chǔ)、打樁、鋼筋、結(jié)構(gòu)、水電等記錄）、建材質(zhì)保書及試驗(yàn)報(bào)告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。
（5）招投標(biāo)資料。主要是設(shè)計(jì)單位的中標(biāo)人的業(yè)績(jī)和資信；勘察總工程師、設(shè)計(jì)總工程師的經(jīng)歷；人力資源配備；技術(shù)方案和技術(shù)創(chuàng)新；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理措施；技術(shù)支持與保障；投標(biāo)價(jià)格和評(píng)標(biāo)價(jià)格；財(cái)務(wù)狀況；組織實(shí)施方案及進(jìn)度安排。
（6）財(cái)務(wù)管理資料。主要是設(shè)計(jì)過程中發(fā)生的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、賬簿、其他類會(huì)計(jì)資料。
3.2保障渠道暢通
要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有參考利用價(jià)值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價(jià)值的檔案資料。檔案資料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。
（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應(yīng)在文件資料辦理完畢后，及時(shí)歸檔移交。檔案工作人員要經(jīng)常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時(shí)向形成資料的各科室催收應(yīng)歸檔的資料。收集進(jìn)檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應(yīng)責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)科室按要求完成。載體紙張應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫，禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫?，F(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔；每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。
（2）聯(lián)系催要制度。根據(jù)工程設(shè)計(jì)進(jìn)度表，有計(jì)劃地對(duì)各科室項(xiàng)目及時(shí)開展專業(yè)跟蹤管理。檔案人員要主動(dòng)到各科室查詢和了解工程的設(shè)計(jì)進(jìn)展情況，摸清各專業(yè)檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現(xiàn)的問題，及時(shí)指導(dǎo)各科室項(xiàng)目做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。實(shí)行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程設(shè)計(jì)進(jìn)展情況，按照歸檔工作時(shí)間要求，加強(qiáng)催收，實(shí)行各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目分管人對(duì)歸檔清單簽名負(fù)責(zé)制度，通過實(shí)施填寫設(shè)計(jì)產(chǎn)品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續(xù)性、完整性和及時(shí)歸檔。對(duì)歸檔資料的質(zhì)量實(shí)施監(jiān)控。各科室負(fù)責(zé)對(duì)本科室的歸檔文件、資料進(jìn)行核查，項(xiàng)目分管人對(duì)該項(xiàng)目歸檔的文件、資料進(jìn)行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時(shí)檢查核實(shí)，對(duì)不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質(zhì)量。
3.3規(guī)范整理流程
檔案整理涵蓋了檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理，一方面要對(duì)檔案文件內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，對(duì)檔案內(nèi)容的客觀性進(jìn)行考證；另一方面還要將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實(shí)踐中歸納總結(jié)并采用如下工作流程：收集分類案卷組合卷內(nèi)文件排列案卷編目案卷排列編制案卷目錄。
（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對(duì)各科室移交文件材料的種類、數(shù)量、時(shí)間、存在問題進(jìn)行登記；檔案室依據(jù)歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續(xù)。
（2）分類。根據(jù)公司檔案整編規(guī)則擬定分類方案，將一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況劃分大類和小類。
（3）案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對(duì)齊，并在文件的左上角或左側(cè)用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。
（4）卷內(nèi)文件排列。按重要程度、時(shí)間或類別等對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列。
（5）案卷編目。編件、頁號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，錄入專用的檔案管理系統(tǒng)，形成卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫。
（6）案卷排列。按每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的保管期限、案卷流水號(hào)從小到大排列。
（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統(tǒng)，形成案卷目錄數(shù)據(jù)庫。打印目錄，裝訂成冊(cè)，形成檢索工具。
3.4明確檔案的方向
水利工程項(xiàng)目檔案的收集、編目、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)全過程，如果能夠融入計(jì)算機(jī)技術(shù)，必將大大加快檔案信息的存儲(chǔ)、處理能力，迅速實(shí)現(xiàn)水利設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目檔案管理的自動(dòng)化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，這是今后檔案工作的方向。要充分認(rèn)識(shí)到工程設(shè)計(jì)是動(dòng)態(tài)的，設(shè)計(jì)形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員用科學(xué)技術(shù)構(gòu)思出來的精神產(chǎn)品，其僅僅是對(duì)擬建工程的技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)方面的規(guī)劃，而不是實(shí)體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象，如設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)文件補(bǔ)充、設(shè)計(jì)文件修改等，都是客觀現(xiàn)象。對(duì)于頻繁的設(shè)計(jì)變更，如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入后，檔案工作必將進(jìn)入一個(gè)全新境界。比如：太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗(yàn)收，期間形成的設(shè)計(jì)圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補(bǔ)充，甚至作廢、推倒重來，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案管理后，檔案人員可以及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況，避免了對(duì)外提供已經(jīng)作廢的或已經(jīng)修改過的錯(cuò)誤圖紙，為工程設(shè)計(jì)發(fā)揮出了重要作用，較好地解決了設(shè)計(jì)變更資料與工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件資料的配套整理，使工程設(shè)計(jì)檔案做到了準(zhǔn)確、完整。
4結(jié)語
一、檔案驗(yàn)收中存在的問題
工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證原始資料不齊全，有用復(fù)印件替代原件現(xiàn)象，且在復(fù)印件上未能體現(xiàn)出原文出處；竣工圖文件編制不夠規(guī)范，變更部分沒有充分體現(xiàn)，不能真正反映竣工后的工程實(shí)際情況；施工原始簽證資料的格式、填寫不規(guī)范，內(nèi)容有失真現(xiàn)象；資料的跟蹤收集不及時(shí)，竣工資料編制時(shí)間長(zhǎng)、效率低、費(fèi)用高；文件分類及編制規(guī)則不統(tǒng)一；工程資料檢查手段落后、工作強(qiáng)度大、檢索效率低。
二、問題存在的主要原因
（一）工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實(shí)施過程中，施工隊(duì)伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn)，資料整理困難。
（二）工程管理人員和檔案管理人員對(duì)相互的業(yè)務(wù)不熟悉，各單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，內(nèi)業(yè)資料整理過程中的重復(fù)返工現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。
（三）缺乏高科技的信息化技術(shù)手段對(duì)工程資料進(jìn)行管理、利用和編制竣工資料。除此之外，各單位的管理水平，也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業(yè)的管理一樣，都是工程建設(shè)管理的重要組成部分，在工程外業(yè)一開始就應(yīng)嚴(yán)格按照竣工驗(yàn)收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號(hào)，做到“邊整理、邊歸檔”，達(dá)到工程完成竣工文件即編制完成的目的。
三、提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的途徑和方法
（一）加強(qiáng)檔案的合同管理。工程建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包給承包方時(shí)，建議在工程合同中訂立檔案管理?xiàng)l款，明確工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。
（二）工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須把項(xiàng)目檔案管理納入其職責(zé)范圍、工作計(jì)劃和工作程序中。要明確工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案主要責(zé)任人，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的完整、真實(shí)和安全適用。
（三）加強(qiáng)工程檔案的過程控制。工程檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中進(jìn)行跟蹤管理，建立健全的項(xiàng)目檔案。一是把握工程初期準(zhǔn)備；二是工程把關(guān)施工；三是工程竣工驗(yàn)交。三個(gè)不同的階段都要嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，杜絕工程結(jié)束后“補(bǔ)檔案”的不當(dāng)行為發(fā)生。
1.工程初期準(zhǔn)備階段。每一個(gè)項(xiàng)目的工程施工伊始，作為施工單位，從設(shè)計(jì)圖紙的復(fù)核、施工地段地質(zhì)、水文的勘察與了解，施工現(xiàn)場(chǎng)的復(fù)測(cè)到安營(yíng)扎寨，施工區(qū)域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲(chǔ)備等等，準(zhǔn)備工作是大量的，紛繁的。這個(gè)階段施工檔案的跟蹤管理應(yīng)針對(duì)初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產(chǎn)生的形式不盡相同的特點(diǎn)，向項(xiàng)目經(jīng)理部了解一定時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工規(guī)劃、工作安排，通過定期向有關(guān)工程管理部門了解一個(gè)時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工準(zhǔn)備階段各項(xiàng)工作、會(huì)議、外事活動(dòng)等安排情況，及時(shí)了解掌握有關(guān)檔案形成的信息，跟蹤管理亦進(jìn)入角色，同步啟動(dòng)。工程施工初期階段，應(yīng)明確跟蹤管理規(guī)定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據(jù)。要針對(duì)來自不同的歸屬部門、明確有關(guān)檔案和竣工資料應(yīng)執(zhí)行的具體管理規(guī)則，形成統(tǒng)一規(guī)范，避免執(zhí)行中的不明確性，對(duì)應(yīng)歸檔的檔案資料沒有按時(shí)歸檔的，及時(shí)主動(dòng)上門跟蹤索取，同時(shí)定期進(jìn)行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據(jù)工程技術(shù)資料歸檔范圍的具體規(guī)定，在工程進(jìn)展的一定階段內(nèi)應(yīng)形成的各類文件資料與實(shí)際已歸檔入庫的相應(yīng)文件資料對(duì)號(hào)清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關(guān)文件資料的形成或發(fā)送部門聯(lián)系索取。
2.工程把關(guān)施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質(zhì)量、安全的重要把關(guān)階段，也是各類工程技術(shù)資料大量形成的時(shí)期。對(duì)于這階段的檔案資料分目標(biāo)跟蹤管理，工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到重點(diǎn)抓住檔案資料形成的薄弱環(huán)節(jié)，以保證歸檔資料的質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，如到項(xiàng)目部檢查或抽查技術(shù)人員、領(lǐng)工員的施工日志、班組施工作業(yè)記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規(guī)范的執(zhí)行情況，工程試驗(yàn)、壓力容器的檢測(cè)記錄，中線水平觀測(cè)記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規(guī)范。特別檢查分部、分項(xiàng)工程檢查證的填寫情況，對(duì)地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監(jiān)理的認(rèn)簽等，要考證其可靠與真實(shí)程度，以保證歸檔資料的可靠與真實(shí)性。應(yīng)搞好庫存檔案清理達(dá)標(biāo)工作。隨著工程的進(jìn)展，工程技術(shù)資料大量歸檔，要按工程建設(shè)階段對(duì)歸檔資料從數(shù)量上和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化上進(jìn)行專人逐項(xiàng)的檢查，按交驗(yàn)單位分門、按交驗(yàn)部門分類，進(jìn)行自檢、整理、充實(shí)、完善，按檔案工作的業(yè)務(wù)要求，在分類、立卷，編號(hào)時(shí)應(yīng)將不同階段形成的（下轉(zhuǎn)第162頁）（上接第155頁）技術(shù)文件資料區(qū)別分開，協(xié)助各項(xiàng)目部備齊各類竣工文件資料。對(duì)一個(gè)時(shí)期內(nèi)資料室借出資料進(jìn)行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個(gè)施工階段的長(zhǎng)期業(yè)務(wù)工作，而在竣工驗(yàn)交階段更應(yīng)注意。應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)資料借出的時(shí)間性，以防止因借閱人對(duì)借出的資料長(zhǎng)期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。
3.工程竣工驗(yàn)交階段。工程竣工驗(yàn)交，是施工企業(yè)所承建的工程要接受該項(xiàng)工程涉及的各專業(yè)的工程質(zhì)量的總驗(yàn)收。是對(duì)設(shè)計(jì)、施工、使用維修等方面進(jìn)行綜合性考核，也是檢驗(yàn)施工單位的工程項(xiàng)目施工組織、施工能力水平、安全生產(chǎn)、工期進(jìn)度、企業(yè)信譽(yù)等方面的重要環(huán)節(jié)。這一階段的檔案跟蹤管理應(yīng)在各類技術(shù)資料的總結(jié)統(tǒng)收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗(yàn)收交接和固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作，充分發(fā)揮建設(shè)項(xiàng)目的投資效益、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在工程驗(yàn)交階段，還應(yīng)按照檔案工作的內(nèi)容收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢查、編研和利用八個(gè)環(huán)節(jié)的要求，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，對(duì)各類技術(shù)文件資料著手整訂、填寫、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫分類存放。最后對(duì)每個(gè)項(xiàng)目跟蹤管理的情況進(jìn)行自查。以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出不足以利改進(jìn)。
（四）工程檔案資料的收集整理工作列入工作績(jī)效的考核項(xiàng)目。定期檢查評(píng)比，優(yōu)勝者給予獎(jiǎng)勵(lì)，建議設(shè)立工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收保證金，將竣工檔案的編制工作與計(jì)量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來，可規(guī)定如不通過工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或不能及時(shí)完成檔案的整理歸檔，不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金，以此保證竣工檔案及時(shí)、順利地通過驗(yàn)收。
（五）重視檔案人才的培養(yǎng)，努力提高建設(shè)檔案人員的素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)運(yùn)用的教育，檔案人員以學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行現(xiàn)行《細(xì)則》為契機(jī)，使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類、排列、歸檔范圍及檔號(hào)編制等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)更加精深，對(duì)現(xiàn)有的檔案人員，通過進(jìn)修、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)，與其他單位開展交流等方式，不斷拓寬其知識(shí)面，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。
