緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇單位檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

一是檔案交接不及時(shí)。一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時(shí)也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。

二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對(duì)于移交方來說在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：1對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；2對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；3對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；5撰寫檔案移交說明。對(duì)于接收方來說，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：1了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

篇2

在我國目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)檔案管理的模式，并占據(jù)著越來越重要的地位。它的高效便捷等優(yōu)越性給檔案管理工作帶來了進(jìn)步，然而它的優(yōu)越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，淺談其背后的不足，提出建議和改進(jìn)方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。

一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)記錄的一切優(yōu)點(diǎn)，它還開辟了許多其他領(lǐng)域的存儲(chǔ)功能，例如儲(chǔ)存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時(shí)省力，便于查找，信息的綜合性強(qiáng)，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。具體說來，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：

（一）方便、高效、快捷

事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動(dòng)，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動(dòng)量，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時(shí)出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲(chǔ)都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案存儲(chǔ)的目的就在于對(duì)其信息的使用。而要提供有充分利用價(jià)值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對(duì)信息的理解來進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價(jià)值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時(shí)間來進(jìn)行立卷工作的探索和研究。

二、我國事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題

過分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見的情況有，電腦等存儲(chǔ)設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時(shí)安裝更新，對(duì)于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識(shí)淡薄，不注重電腦加密，不注重對(duì)檔案信息的保密和保護(hù)。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對(duì)電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。

三、電子檔案管理的方法及建議

（一）確保電子檔案管理工作的安全性

電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識(shí)。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會(huì)對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識(shí)。及時(shí)對(duì)辦公軟件修護(hù)和升級(jí)，對(duì)電腦硬件及時(shí)檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級(jí)，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。

（二）注重對(duì)檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高

要提升立卷人員計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢(shì)下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及《檔案法》等法規(guī)制度，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。

篇3

1 電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)

1.1 保密性強(qiáng)

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實(shí)現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱時(shí)，因?yàn)樗械臋n案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會(huì)看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時(shí)，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文件的保密。同時(shí)，電子檔案的查閱是利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時(shí)的困難。

1.2 高效、快捷

電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費(fèi)中解脫出來[2]。同時(shí)，可以分散工作量，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)歸檔，減少了歸檔和整理的時(shí)間，更方便進(jìn)行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢(shì)。

1.3 提高檔案的使用效率

對(duì)檔案的進(jìn)一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點(diǎn)，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認(rèn)識(shí)水平進(jìn)行操作的，由于每個(gè)人的認(rèn)知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時(shí)，在進(jìn)行人工歸檔時(shí)會(huì)浪費(fèi)掉大量的時(shí)間，從而導(dǎo)致了管理人員沒有時(shí)間進(jìn)行編研工作，不利于管理水平的提高。

電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時(shí)間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。

1.4 及時(shí)補(bǔ)漏增缺

傳統(tǒng)文書在資料收集時(shí)，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時(shí)的增缺補(bǔ)漏，就要把文書進(jìn)行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財(cái)力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問題，可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改、更正，更加方便、快捷，省時(shí)省力，讓檔案隨時(shí)保持在最新狀態(tài)。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 管理不規(guī)范

紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識(shí)。而由于電子檔案的使用時(shí)間不長，檔案人員單純的認(rèn)為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲(chǔ)設(shè)備就可以，疏忽了對(duì)于電子檔案載體U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等的管理，沒有對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，隨意進(jìn)行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時(shí)，管理者對(duì)于文件備份的要求太過籠統(tǒng)，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案?jìng)浞莨芾砘靵y。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個(gè)完整的體系，不利于信息的獲取和交流。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況，我國現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，頻繁的人動(dòng)不利于電子檔案管理工作的長期進(jìn)行。

2.3 電子檔案安全問題

電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點(diǎn)的同時(shí)，也相應(yīng)的傳承了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的缺點(diǎn)，即安全性問題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時(shí)，可能會(huì)被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。

3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對(duì)策

3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度

建立健全電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無法進(jìn)行集中管理。為了充分的開發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進(jìn)行人員聘用時(shí)，要選用一些專業(yè)知識(shí)強(qiáng)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)過硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對(duì)于已有的檔案管理人才要進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動(dòng)或?qū)⑷藛T流動(dòng)控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長期性。

3.3 提高電子檔案的安全性

電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點(diǎn)，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機(jī)密性。其次，對(duì)一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動(dòng)記錄功能，防止檔案的外流。

3.4 加大資金投入

檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強(qiáng)的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。

篇4

關(guān)鍵詞: 聲像檔案 特點(diǎn) 問題 措施

DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078

聲像檔案能夠?qū)Ⅴr活的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景原貌地保存下來,傳諸后世,再現(xiàn)于后人的視、聽覺的感官。因此,較之其他載體材料的檔案就顯示出自己的優(yōu)勢(shì)。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案,現(xiàn)就目前聲像檔案的管理現(xiàn)狀及對(duì)策談?wù)剛€(gè)人的粗淺之見,

1 聲像檔案在檔案中的特殊價(jià)值的和特點(diǎn)

聲像檔案是隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而產(chǎn)生的一種信息記錄。它是指國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。是應(yīng)用錄音、錄像、照相等手段對(duì)重要事件進(jìn)行真實(shí)記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學(xué)技術(shù)性的特點(diǎn),能生動(dòng)形象地再現(xiàn)設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)方面的工作及成果,客觀反映和記錄設(shè)計(jì)工作的真實(shí)面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現(xiàn)實(shí)的查證作用,對(duì)研究歷史具有參考使用價(jià)值。聲像檔案的作用和價(jià)值雖然眾所周知,有目共睹。但在現(xiàn)實(shí)檔案管理中聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理難度大、開發(fā)利用少等問題,直接影響了檔案的完整性。

2 聲像檔案管理現(xiàn)狀存在的問題

2.1 檔案意識(shí)不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案管理工作起步較晚,認(rèn)識(shí)與經(jīng)驗(yàn)不足,缺乏科學(xué)化、規(guī)范化管理,一些立檔的建筑單位處于無章可循的自由處理狀態(tài)。有些單位或個(gè)人意識(shí)薄弱,缺乏全局觀念,僅考慮個(gè)人或本部門的工作便利,致使部分聲像檔案資料長期留存在個(gè)人或科室內(nèi)部保存,沒有及時(shí)向檔案室移交,隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整,造成聲像檔案流失,嚴(yán)重影響設(shè)計(jì)單位聲像檔案的長期保存。問題主要體現(xiàn)在以下幾方面:

(1)拍攝內(nèi)容不完整。導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不完整的主要原因有:一是對(duì)拍攝建筑的特性把握不準(zhǔn)確,不清楚什么角度、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝;二是拍攝人員技術(shù)水平不高或責(zé)任心不強(qiáng);三是受經(jīng)費(fèi)限制,攝影攝響設(shè)備未能及時(shí)更新,無法拍出好的建筑形象,直接影響工作的開展。

(2)拍攝部門沒有及時(shí)整理。目前一些單位從工程項(xiàng)目開工到竣工驗(yàn)收、拍攝形成了大量的聲像資料,小的工程項(xiàng)目則有幾十張照片,大的工程項(xiàng)目則有幾百張照片、幾十盒錄像帶,然而拍攝部門往往不分時(shí)間前后,沒有任何地點(diǎn)、拍攝人等備注說明,僅注上工程名稱就將幾年積累下來的聲像資料移交檔案部門,給檔案部門的整理工作帶來了較大的難度。檔案人員因不了解這些資料的重要程度,難以進(jìn)行篩選,無法進(jìn)行整理、登記、分類、編目。還有一部分工程聲像資料由于保管上的疏失,已經(jīng)造成了較大的破壞和損失,在二次利用上留下的后遺癥,有的甚至無法再加以利用。

(3)收集渠道不暢通。由于一部分的拍攝工作由專業(yè)部門完成,另一部分由設(shè)計(jì)者或施工單位人員完成,因而檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不容易掌握,加上從活動(dòng)籌備至結(jié)束沒有相應(yīng)的控制措施,致使這些聲像檔案的收集工作處于被動(dòng)狀態(tài),這些聲像檔案即便移交檔案部門,也是零零散散,缺乏完整性

2.2 管理難度大,保管條件差,聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。像我單位只是將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!

造成原因主要體現(xiàn)在保管的分散性和管理的不科學(xué)性。一是有的建筑單位在聲像檔案資料的形成和管理上各行其是,聲像檔案散存在各個(gè)科室,不能統(tǒng)一集中管理;二是一些建筑單位形成的聲像檔案不能及時(shí)歸檔,時(shí)間長久了,這些聲像檔案的原始信息模糊,造成整體上的不規(guī)范,也給日后查找?guī)砺闊?/p>

2.3 重大活動(dòng)聲像檔案失控,流失嚴(yán)重

眾所周知,每次單位組織重大活動(dòng),或設(shè)計(jì)項(xiàng)目完工申報(bào)優(yōu)秀設(shè)計(jì)時(shí),都安排人員攝錄像,形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊(cè)對(duì)外發(fā)行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個(gè)設(shè)計(jì)所同時(shí)參與的大型活動(dòng),檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動(dòng)結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時(shí)歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。

3 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事,而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭(zhēng)取主管部門的大力支持,引起社會(huì)的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí),營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本單位中心工作,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

3.2 加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。檔案室將與有關(guān)部門配合出臺(tái)《聲像檔案管理辦法》;同時(shí),各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案室移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動(dòng),以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對(duì)不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭(zhēng)整體水平的提高。

對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對(duì)問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

3.4 結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管

篇5

廣義的知識(shí)管理分為社會(huì)知識(shí)管理、組織知識(shí)管理和科學(xué)知識(shí)管理。組織知識(shí)管理又分為企業(yè)知識(shí)管理、非營利性機(jī)構(gòu)知識(shí)管理、政府知識(shí)管理和教育機(jī)構(gòu)知識(shí)管理[6]。在知識(shí)管理的所有分支中，企業(yè)知識(shí)管理的研究倍受人們關(guān)注，其產(chǎn)生的實(shí)際效益也最為突出。政府部門、事業(yè)單位成功實(shí)施知識(shí)管理的案例極少。正因如此，筆者認(rèn)為有必要在事業(yè)單位（諸如檔案館、學(xué)校、醫(yī)院、科研院所等）開展相應(yīng)的研究。相比于企業(yè)知識(shí)管理中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、科技研發(fā)等內(nèi)容，事業(yè)單位檔案知識(shí)管理也有其特定的內(nèi)容，例如各級(jí)檔案館特定館藏中蘊(yùn)含的特定知識(shí)、學(xué)?？蒲袡n案本身的學(xué)術(shù)課題項(xiàng)目及教學(xué)知識(shí)、醫(yī)院研究及其發(fā)明專利、先進(jìn)技術(shù)等。

二、知識(shí)管理理念應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理的必要性、可行性分析

知識(shí)管理代表了檔案管理的未來趨勢(shì)和走向，有其實(shí)施的必要性及可能性。

（一）在事業(yè)單位檔案管理中實(shí)施知識(shí)管理的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理注重實(shí)體保管，在需要時(shí)拿出原始文獻(xiàn)發(fā)揮其憑證或參考價(jià)值；而知識(shí)管理注重挖掘出已有檔案資源中包括其“背景知識(shí)”中所涵蓋的顯性知識(shí)和隱性知識(shí),對(duì)檔案管理有著深遠(yuǎn)的意義和作用。第一，知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的先進(jìn)手段主動(dòng)為用戶提供深層次信息、知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值。在提供服務(wù)之前更加注重對(duì)文件、檔案的前期理解鉆研，促進(jìn)其開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案人員在組織中的地位。第二，實(shí)施檔案知識(shí)管理可以拓寬檔案管理的范圍。知識(shí)管理在實(shí)施的過程中可以將原來一概排除在檔案管理活動(dòng)之外卻與之密切聯(lián)系的前期文件、圖書資料等重新納入到檔案工作的范疇，實(shí)現(xiàn)大檔案管理。因此，知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的知識(shí)挖掘、共享應(yīng)拓展到檔案管理的領(lǐng)域，從而促使檔案工作者重視對(duì)文件、檔案的開發(fā)利用，提升檔案管理的價(jià)值[7]。

（二）在事業(yè)單位檔案管理中實(shí)施知識(shí)管理的可行性

實(shí)施知識(shí)管理需具備以下基本條件：第一，具備新型管理理念的知識(shí)管理發(fā)起人及其追隨者，以保證知識(shí)管理活動(dòng)的開展；第二，擁有適當(dāng)?shù)馁Y金以保證知識(shí)管理系統(tǒng)工具及相關(guān)配套的設(shè)備設(shè)施；第三，擁有能夠熟練操作計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件的專業(yè)技術(shù)人員，以保證具體項(xiàng)目和內(nèi)容的實(shí)施。事業(yè)單位檔案管理擁有天然的優(yōu)勢(shì)可以促成其實(shí)施檔案知識(shí)管理。首先，事業(yè)單位的行政性使政策理念的開展能有自上而下的較為容易的推行模式。其次，政府資金的支持有利于保障實(shí)施知識(shí)管理專項(xiàng)資金。再次，事業(yè)單位檔案管理本來就有專門的工作人員，多年的檔案管理工作在一定程度是在進(jìn)行知識(shí)管理，不過仍需對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的專門培訓(xùn)，并且積極引進(jìn)更加具有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景知識(shí)的人才以保證其順利實(shí)施。

三、事業(yè)單位檔案管理實(shí)施知識(shí)管理的方法探索

既然事業(yè)單位檔案工作實(shí)施知識(shí)管理勢(shì)在必行，那么推進(jìn)事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的方法則成為重中之重。筆者認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位本身的行政性，自上而下推行、從實(shí)施主體內(nèi)部出發(fā)逐漸擴(kuò)展到社會(huì)大環(huán)境中，從觀念、制度、資金、流程、人員五個(gè)方面著手，形成一個(gè)有機(jī)的合力系統(tǒng)，從而推動(dòng)這一改革進(jìn)程。

（一）轉(zhuǎn)變理念、普及知識(shí)，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)

為了更好地服務(wù)社會(huì)，發(fā)揮檔案的價(jià)值，有必要重塑全民的檔案觀念，讓更多的人，特別是檔案管理者，明確知識(shí)管理在檔案管理中的重要性，并真正納入實(shí)踐中，做好數(shù)字檔案館知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)組織、知識(shí)檢索與知識(shí)服務(wù)。應(yīng)該經(jīng)常宣傳檔案的價(jià)值和作用，開展檔案情報(bào)和咨詢工作，進(jìn)行檔案用戶心理研究，以更多的利用者為中介，將檔案知識(shí)傳輸?shù)礁鱾€(gè)實(shí)踐領(lǐng)域，在廣泛利用中充分發(fā)揮其各種效益。

（二）以制度為保證、以試點(diǎn)為龍頭，自上而下推行實(shí)踐

在當(dāng)前檔案實(shí)踐工作中，可以考慮利用檔案事業(yè)單位的行政性自上而下，逐步推行，檔案行政管理部門擬出事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)實(shí)施知識(shí)管理的草案，明確實(shí)施細(xì)則，設(shè)立試點(diǎn)單位。在開展工作后的一段時(shí)間內(nèi)定期考察匯總其實(shí)施情況、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，待期滿時(shí)全面總結(jié)試驗(yàn)期間取得的成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及存在的各種問題，此后可推廣到更大的范圍內(nèi)實(shí)施。

（三）設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，從資金上保障事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的實(shí)施進(jìn)程

檔案行政管理部門在其制定的方案中給出資金初步預(yù)算，協(xié)同財(cái)政部門審核批準(zhǔn)通過，定期為事業(yè)單位檔案部門下?lián)軝n案知識(shí)管理的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并派遣小組成員定期和不定期地檢查各單位的經(jīng)費(fèi)落實(shí)情況，以進(jìn)一步保證和促進(jìn)知識(shí)管理的實(shí)施。

（四）制定基本流程，推進(jìn)事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的實(shí)踐

知識(shí)管理實(shí)施的基本流程一般認(rèn)為包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：明確的目標(biāo)是做事的先導(dǎo)；鑒別知識(shí)要求明確組織的智力資產(chǎn)以使知識(shí)明確可用，如組織內(nèi)部專用備查的常見疑問解答、專家所長、知識(shí)地圖；獲取知識(shí)的途徑包括引進(jìn)人才、獲取知識(shí)產(chǎn)品軟件等；開發(fā)知識(shí)使個(gè)人知識(shí)集體化、深度會(huì)談收集專家經(jīng)驗(yàn)；共享與轉(zhuǎn)移知識(shí)可以通過各種網(wǎng)絡(luò)及實(shí)物進(jìn)行；使用知識(shí)用選用易用的軟件和平臺(tái)；存儲(chǔ)的知識(shí)包括個(gè)人、集體和計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的知識(shí)；知識(shí)評(píng)估即最后工作的評(píng)價(jià)總結(jié)，并與目標(biāo)進(jìn)行比較。各級(jí)檔案工作者要對(duì)蘊(yùn)藏在檔案中的隱性知識(shí)進(jìn)行積極的挖掘、分析，通過構(gòu)建組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立擴(kuò)大收集知識(shí)、共享知識(shí)的渠道。

（五）建設(shè)學(xué)習(xí)型組織，提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

篇6

1.檔案管理的體系不健全。

隨著我國檔案管理工作的發(fā)展，各級(jí)相關(guān)部門對(duì)該工作都提出了更高的要求，各單位也開始重視檔案管理工作。但是就目前的情況來看，我國的檔案管理體系還不夠健全，有待提高。以水利單位為例，雖然將檔案管理工作列入了發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，檔案管理也分配了相應(yīng)的專門負(fù)責(zé)部門，但是這些成就還不足以滿足時(shí)展的需求，在體系上有很多不到位的地方。總體而言，體系是工作被按照需求被執(zhí)行的保障，健全水利單位的檔案管理體系可以從根源上保障檔案管理工作的質(zhì)量，使之滿足設(shè)立的需求。這個(gè)問題是水利部門在檔案管理方面最需要改善的地方，就當(dāng)前的情況看來，健全檔案管理的體系，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行是當(dāng)務(wù)之急。

2.職工檔案管理意識(shí)較弱。

水利單位檔案管理工作的另一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)就是檔案管理人員的管理意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案管理工作不夠重視。這種現(xiàn)象直接導(dǎo)致了水利單位的檔案資料出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。由此可見，必須提高管理人員的認(rèn)識(shí)，加大管理的力度和調(diào)整的程度。檔案管理人員是管理檔案的直接參與者，他們的工作態(tài)度和工作質(zhì)量直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量。所以，領(lǐng)導(dǎo)階層一定要重視這方面的改革和創(chuàng)新，提高職工檔案管理的意識(shí)，灌輸檔案管理工作重要性的思想。在具體的措施上可以定期的組織干部群眾學(xué)習(xí)、討論相關(guān)的規(guī)定和措施、定期的考核工作人員的工作業(yè)績(jī)等?？傊欢ㄒ岣呷w工作人員對(duì)檔案管理的意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作向著規(guī)則化和法制化的方向發(fā)展。

3.檔案管理制度不完善。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)流程是先將文件資料生成，然后根據(jù)文件的內(nèi)容分類，最終積累歸檔到相應(yīng)的部門中。但是在當(dāng)前的水利部門檔案管理中，并沒有嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理制度，在流程上往往忽略必要過程。例如，檔案管理部門通常沒有分類整理的過程，直接把文件堆積在一塊，然后就歸檔到制定區(qū)域。這種做法極大的增加了文件檔案丟失的幾率，而且查找起來也非常的困難，給檔案管理工作帶來了很大的隱患。水利單位的檔案管理工作必須完善制度，讓檔案管理人員的工作能夠按照制度按部就班的進(jìn)行。同時(shí)，水利單位也可以根據(jù)自身的情況制定不同的方針來方便檔案的管理，方便自身對(duì)檔案的管理，進(jìn)而發(fā)揮檔案管理人員的作用，使文件檔案完整的保存，存進(jìn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確和完整。

二、水利單位檔案管理創(chuàng)新路徑

1.提高基層水利單位主管領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識(shí)。

如果要貫徹水利單位的檔案管理相關(guān)規(guī)定，就必須提高基層水利單位主觀領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識(shí)，使領(lǐng)導(dǎo)階層意識(shí)到水利檔案是進(jìn)行水利建設(shè)和發(fā)展水利事業(yè)的重要信息和決策依據(jù)。水利檔案是水利工作的重要組成部分，要加強(qiáng)水利檔案管理工作，就必須從黨委主觀領(lǐng)導(dǎo)入手，增強(qiáng)他們的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變水利單位領(lǐng)導(dǎo)的觀念，建立健全領(lǐng)導(dǎo)階層的職責(zé)和任務(wù)，然后制定相應(yīng)的個(gè)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的有效監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)階層是檔案管理工作的指導(dǎo)核心。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)階層意識(shí)到工作的重要性時(shí)，就會(huì)加強(qiáng)相應(yīng)的建設(shè)，嚴(yán)格要求工作人員的工作質(zhì)量，貫徹相關(guān)的檔案管理規(guī)定。因此，提高基層水利單位主管領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識(shí)可以將檔案管理工作的目標(biāo)分解細(xì)化，讓每一個(gè)工作人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作，使檔案管理更加有效率。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)階層的觀念轉(zhuǎn)變可以更加有效的約束檔案管理職員的工作，形成有效的監(jiān)督，通過業(yè)績(jī)考核這一途徑，使管理內(nèi)部形成激勵(lì)機(jī)制，做好檔案管理的工作。

2.更行技術(shù)，實(shí)現(xiàn)水利檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

時(shí)代在發(fā)展，技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)進(jìn)入我們生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)也成為我們生活工作的一部分，發(fā)揮著不可替代的作用。所以，水利單位的檔案管理工作可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)，促進(jìn)自身工作的創(chuàng)新性發(fā)展，跟上時(shí)代的步伐，利用技術(shù)簡(jiǎn)化工作。所以，水利單位就需要加大自身的投入，利用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)，建立自己的工程數(shù)據(jù)庫，然后讓工作人員把信息直接錄入這個(gè)數(shù)據(jù)庫中。這樣，所有的文件檔案就完整的體現(xiàn)在了數(shù)據(jù)庫中，在分類整理和查找時(shí)也更加的方便。當(dāng)然，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的同時(shí)也就對(duì)工作人員提出了更高的要求，需要他們熟練的掌握相應(yīng)的知識(shí)，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和工作的需求。同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的文件，應(yīng)該保存相應(yīng)的紙質(zhì)材料，用來應(yīng)對(duì)突發(fā)性情況。通過這一措施，可以很好的改善檔案管理工作繁雜的缺點(diǎn)，使整個(gè)工作數(shù)據(jù)化和智能化，滿足了不同的需求，方便了工作人員實(shí)施檔案管理。而且，在應(yīng)對(duì)突況時(shí)，也有了更多的選擇。

3.加強(qiáng)水利檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

水利單位的檔案管理團(tuán)隊(duì)是整個(gè)檔案管理工作的核心，他們也是整個(gè)工作的直接參與者。所以，加強(qiáng)水利檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)是創(chuàng)新性管理水利單位檔案的重要途徑。水利單位的檔案管理，對(duì)工作人員的要求較高，因?yàn)樗麄兊墓ぷ鞲佑鞋F(xiàn)實(shí)性和戰(zhàn)略性的意義，所以對(duì)他們的個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)技能提出了更高的要求。從事水利單位檔案管理的人員，科技檔案管理和水利檔案管理的相關(guān)知識(shí)，而且還要能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)這一輔助工具實(shí)現(xiàn)對(duì)水利單位檔案的管理。所以，水利單位必須加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，招聘專業(yè)的檔案管理人員，然后幾種進(jìn)行培訓(xùn)，使之能夠滿足職業(yè)的需求。同時(shí)，水利單位也應(yīng)該定期的檢查檔案管理人員的工作質(zhì)量，對(duì)不合格的職員進(jìn)行二次培訓(xùn)。當(dāng)然，還可以通過召開各種座談會(huì)來促進(jìn)職工之間的交流，從而使水利單位的檔案管理工作更好進(jìn)行。

三、結(jié)語

篇7

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

摘要：建設(shè)單位的檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高建設(shè)單位檔案管理的自動(dòng)化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題，勾畫出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)，并列出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要條件所需措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

參考文獻(xiàn)：

篇8

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生事業(yè)單位　檔案管理　存在問題　措施

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，檔案管理在衛(wèi)生事業(yè)單位管理中的作用得到領(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視。但是當(dāng)前檔案管理仍然存在一些問題，檔案管理不能適應(yīng)日益發(fā)展的科研、醫(yī)療工作，由于檔案管理缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的規(guī)范，制約著衛(wèi)生事業(yè)單位管理的整體水平。

1.衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)薄弱。目前衛(wèi)生事業(yè)單位仍然存在對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足問題，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的必要性和重要性的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏科學(xué)的檔案管理意識(shí)。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理對(duì)單位的發(fā)展微不足道，不重視單位檔案管理。另外，在實(shí)際工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)在資金投入、人員配置和設(shè)施配套等方面的重視力度還不夠；檔案管理缺乏規(guī)范的監(jiān)督、考核和激勵(lì)體制；檔案管理與單位的業(yè)務(wù)建設(shè)、單位整體管理不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理工作與衛(wèi)生事業(yè)單位建設(shè)不能協(xié)調(diào)發(fā)展。

1.2檔案管理制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)。很多衛(wèi)生事業(yè)單位沒有建立統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范，沒有形成良好的管理模式和管理網(wǎng)絡(luò)。由于衛(wèi)生事業(yè)單位管理職能不健全，機(jī)構(gòu)不完善，都會(huì)造成單位內(nèi)部檔案管理格局混亂。檔案管理不健全會(huì)影響檔案的利用和管理，阻礙衛(wèi)生事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)。

1.3檔案人員素質(zhì)和技能有待提高。當(dāng)前很多衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員知識(shí)面窄，專業(yè)知識(shí)老化、結(jié)構(gòu)不合理等，影響新形勢(shì)下的檔案事業(yè)建設(shè)。衛(wèi)生單位事業(yè)單位只重視醫(yī)療技術(shù)人員專業(yè)能力和素質(zhì)的提高，而忽視了檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使得檔案管理水平很難得到提高；檔案管理人員的管理水平和思想觀念已經(jīng)落后于時(shí)展，難以做到與時(shí)俱進(jìn)，嚴(yán)重制約著衛(wèi)生事業(yè)單位的整體發(fā)展。

1.4檔案管理的硬件設(shè)備不齊全。由于衛(wèi)生事業(yè)單位對(duì)管理管理的重視不夠，對(duì)檔案管理的資金投入就會(huì)減少，難以保證檔案管理中工作的順利進(jìn)行。如檔案用房狹小，檔案管理設(shè)備落后或不齊全，都會(huì)影響開展檔案管理工作。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到各行各業(yè)，而有些衛(wèi)生事業(yè)單位仍采用手工操作，制約著檔案的收集、開發(fā)和利用，檔案管理工作的效率低。

2.加強(qiáng)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

2.1提高單位全員檔案管理意識(shí)，加大宣傳力度。

針對(duì)單位人員對(duì)檔案管理意識(shí)薄弱的問題，有關(guān)衛(wèi)生事業(yè)單位要加大宣傳力度，讓所有工作人員和管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性和重要性，檔案管理也是單位管理中的重要組成部分。尤其要讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義。檔案管理人員可通過掌握的檔案信息，積極為單位建設(shè)出謀劃策，向領(lǐng)導(dǎo)者多宣傳、多匯報(bào)，為他們提供科學(xué)的決策依據(jù)，讓他們清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)整個(gè)衛(wèi)生事業(yè)單位的作用，對(duì)醫(yī)院護(hù)理、醫(yī)療、科研教學(xué)等方面有著重要意義。檔案管理工作只有在領(lǐng)導(dǎo)者的支持和重視下，才能得到較好發(fā)展，才能更好地服務(wù)于衛(wèi)生事業(yè)單位的管理。

2.2衛(wèi)生事業(yè)單位要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)體制建設(shè)

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，同樣完善的制度建設(shè)對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位也是不可缺少的內(nèi)容。目前很多單位沒有建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，缺乏檔案管理的自，單位管理出現(xiàn)混亂。針對(duì)這些問題，衛(wèi)生事業(yè)單位要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，建立完善的檔案管理職能機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案實(shí)行集中化管理，確立其再單位管理中的突出地位。另外，單位還應(yīng)建立嚴(yán)格的考核制度，責(zé)任到人，將檔案管理與業(yè)績(jī)考核與獎(jiǎng)懲掛鉤，確保工作人員的管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

2.3加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，提高其素質(zhì)和專業(yè)技能

檔案管理人員的素質(zhì)和技能水平與檔案管理工作的開展密切相關(guān)，所以衛(wèi)生事業(yè)單位要注重檔案管理人員的培養(yǎng)。首先，要提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，使檔案管理人員養(yǎng)成工作謹(jǐn)慎細(xì)致的工作習(xí)慣，熱愛檔案工作，維護(hù)檔案材料的真實(shí)性。其次，要提高檔案管理人員的專業(yè)技能，熟練掌握業(yè)務(wù)操作能力。衛(wèi)生事業(yè)單位要定期開展檔案管理人員培訓(xùn)和教育活動(dòng)，加強(qiáng)他們的專業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們能熟練掌握檔案材料的收集、鑒定、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等技術(shù)，具備檔案歸類、編目、立卷和保護(hù)等方面的素質(zhì)，全面提高單位內(nèi)部檔案管理人員的素養(yǎng)。再次，要培養(yǎng)檔案管理人員敬業(yè)愛崗的精神，保持工作熱情。由于檔案管理工作枯燥無味，就需要管理人員具備高度責(zé)任感和工作熱情，樹立無私奉獻(xiàn)的服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性，不斷提高管理水平。最后，衛(wèi)生事業(yè)單位要注重培養(yǎng)檔案管理人員的溝通能力、分析能力、創(chuàng)新能力和綜合能力，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.4加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)

衛(wèi)生事業(yè)單位要重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，建立完善的硬件設(shè)備設(shè)施。單位要修建符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房，專用庫房能防火、放盜、防高溫、防潮、防蟲等，并且設(shè)置檔案管理辦公室，專門的檔案閱覽室，為衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作提供物資和硬件保障。

結(jié)語：總之，檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)得到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。針對(duì)檔案管理工作中存在的問題，衛(wèi)生事業(yè)單位要采取有效的對(duì)策，提高全員檔案管理的意識(shí)，完善檔案管理的規(guī)章制度，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技能，真正保障檔案管理工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)：