時間：2023-06-25 09:21:38
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理基礎(chǔ)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢
哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。
二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
2 實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。
2.1 全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2.2 重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2.3 結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
2.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
2.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2 分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；作用
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A
前言
近些年來,隨著國民經(jīng)濟和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時,檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著企業(yè)工作的進度,同時也關(guān)系到每一個群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個員工的工作業(yè)績、獎金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎(chǔ)管理也得到了人們的關(guān)注。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用
現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。
（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，檔案管理基礎(chǔ)工作需要將檔案進行分卷整理，歸檔，將檔案進行分類管理。一些部門由于對檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進行標(biāo)題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。
（2）、確保檔案檢索的準(zhǔn)確性
檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項內(nèi)容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。
（3）、提高檔案的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析
（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對于新的檔案管理知識以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學(xué)習(xí)這些新的知識存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進管理知識和管理理念的檔案管理人員，在信息時代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。
（2）、檔案管理工作不規(guī)范
檔案的檔號是進行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴(yán)重。
（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高
目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準(zhǔn)確、全面查找。
（4）、檔案案宗不科學(xué)
在檔案管理工作中,案宗是最為關(guān)鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對于檔案案宗的認(rèn)識不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應(yīng)用的過程中對于整個館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復(fù)雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對于整個檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。
三、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施
（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)
工作人員素質(zhì)的提高是息息相關(guān)的，檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高與由于當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進一步提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊伍的活力。單位可以引進一些掌握新的檔案管理知識的工作人員，這樣有助于引進一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。另一方面加強現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，向他們傳授一些新的檔案管理知識，不斷提高人員素質(zhì)。同時鼓勵工作人員加強自身學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)檔案管理知識和信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。
（2）、加強檔案管理工作
首先，從組織上加強檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎懲和考核制度。
（3）、加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐
計算機信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準(zhǔn)確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計算機信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。
（4）、重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
四、結(jié)語
現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會需要的一個重要進步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎(chǔ)做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)進行深入系統(tǒng)的分析,從而實現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動社會的進步和發(fā)展。
參考文獻
[1]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:83.
[2]馬雪松.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011,12:244.
關(guān)鍵詞：檔案管理 基礎(chǔ)管理 現(xiàn)代檔案管理 作用
隨著社會不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關(guān)部門也加強了對檔案管理的重視。而隨著科學(xué)技術(shù)不斷擴展，檔案在管理中也得到了高新技術(shù)的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關(guān)部門必須加強對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進行解決。
一、目前我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題
從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對檔案內(nèi)容進行任何不同程度的處理。這樣就導(dǎo)致了現(xiàn)階段檔案質(zhì)量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。
因此，目前在我國檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點：第一，檔案在入庫管理的過程中，缺乏統(tǒng)一的號碼標(biāo)示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標(biāo)題包含的內(nèi)容過少，導(dǎo)致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導(dǎo)致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲十分混亂，不同對象的檔案保存在同一個檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個檔案卷有著幾百張材料等等問題。
這些問題都是在長期的整理、查找和保存過程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術(shù)來進行檔案的保護，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運行的條件。
二、針對目前存在于檔案管理基礎(chǔ)工作中問題的對策
要想提高檔案管理基礎(chǔ)工作的工作水平，就必須針對目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的工作方式進行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學(xué)的方法進行工作。
（一）全面整理基本檔案
要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對所有檔案進行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關(guān)鍵內(nèi)容進行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價值的內(nèi)容保留下來，去掉其中毫無作用的信息，從而強化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時工作效率的提高以及在信息普查時的信息有用率。
（二）針對檔案重新進行號碼排序
檔案因為混亂無序，導(dǎo)致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對檔案進行號碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號碼，遵循圖書保管等方法進行管理。另外，針對那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關(guān)鍵內(nèi)容標(biāo)題的檔案進行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進行號碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進行標(biāo)題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。
（三）規(guī)范檔案著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自己的實際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
（四）統(tǒng)一分類編號
這就要求我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
（一）分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
四、結(jié)束語
在信息高度發(fā)展的今天，必須要加強檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據(jù)檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強檔案管理的軟件開發(fā)，加快檔案電子化的進程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷加強不同環(huán)節(jié)之間的溝通和交流，促進工作人員接受現(xiàn)代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現(xiàn)代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。
參考文獻：
[1]張艷霞.試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用[J].科技經(jīng)濟市場，2014（9）：101-102
檔案管理的基礎(chǔ)工作一般包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，工作內(nèi)容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎(chǔ)工作大多由人工完成，在進行檔案資料整理和分類等過程中會由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機構(gòu)帶來不利的影響。因此，檔案管理機構(gòu)和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎(chǔ)工作，充分認(rèn)識檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性和作用。
1.促進檔案管理的規(guī)范化。
檔案管理基礎(chǔ)工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認(rèn)真、準(zhǔn)確的完成檔案基礎(chǔ)工作可以簡化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。
2.提高檔案資料的準(zhǔn)確性。
檔案管理基礎(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，提高檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性會對后續(xù)工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準(zhǔn)確性就變的更加重要。
3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。
當(dāng)代社會，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎(chǔ)工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的關(guān)系，在計算機網(wǎng)絡(luò)強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作量，保障了資料錄入的準(zhǔn)確性。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作中常見的問題
檔案資料的數(shù)量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構(gòu)對于檔案管理基礎(chǔ)工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。
1.檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視。
檔案管理基礎(chǔ)工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作往往工作強度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應(yīng)付了事。此外，許多檔案管理機構(gòu)對檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性認(rèn)識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續(xù)整理工作造成影響。
2.檔案的分類不合理。
檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎(chǔ)工作中常出現(xiàn)的問題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構(gòu)沒有規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy，增加了檔案管理人員的工作強度。
3.檔案的編號不準(zhǔn)確。
檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴(yán)重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。
4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。
許多檔案管理機構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴(yán)重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無法理解和應(yīng)用信息化的檔案管理方法，對數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。
三、加強檔案管理基礎(chǔ)工作的方法
檔案管理基礎(chǔ)工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構(gòu)必須采取科學(xué)有效的措施來加強檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進行。
1.提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識。
在檔案管理工作中由于檔案管理機構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎(chǔ)工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構(gòu)必須要加強對工作人員的教育和培訓(xùn)，要讓每一個工作人員認(rèn)識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準(zhǔn)確和規(guī)范。
2.加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。
檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產(chǎn)生錯誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產(chǎn)生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。國家和各級政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理機構(gòu)要加強本單位的正規(guī)化建設(shè)，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。
3.強化檔案管理信息系統(tǒng)。
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
4.提高檔案管理的安全性。
確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎(chǔ)工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設(shè)，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對管理方法進行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題
隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設(shè)置時存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進先進的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進的設(shè)備，在利用計算機技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類號
在整個檔案管理工作中，對檔案進行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項工作有充足的認(rèn)識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務(wù)，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計算機管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進行標(biāo)識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.
檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用主要體現(xiàn)如下：
（一）有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。狹義的檔案業(yè)務(wù)包含搜集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用共8個環(huán)節(jié)，在千頭萬緒的檔案基礎(chǔ)工作中，檔案管理基礎(chǔ)工作主要解決“收”“管”“用”3個問題，也即收得齊全、管得科學(xué)、用著方便這3個問題。良好的檔案基礎(chǔ)管理工作相當(dāng)于打好了現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。例如，對于檔案管理要求較高的醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)，相關(guān)的檔案中就包含了豐富的藥品質(zhì)量監(jiān)管情況，通過對案卷的價值鑒定、編制、立卷、排列，進行系統(tǒng)化的整合，并通過現(xiàn)代管理方法，建立良好的存放位置目錄、索引、指南，能夠更好地推進檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，為醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)發(fā)展提供更好的信息服務(wù)。
（二）有利于反應(yīng)檔案文件的真實性和完整性。作為企事業(yè)單位各類活動的重要體現(xiàn)和記錄，檔案內(nèi)容具有重要性、獨特性、時效性和真實性等特征因素，檔案管理就是為了更加準(zhǔn)確地為用戶提供有價值的檔案。例如，對于新的科研成果，科技檔案包含了與該成果相關(guān)的圖紙、圖表、文檔、計算數(shù)據(jù)、證書、相關(guān)聲像資料等，具備了良好的真實性和完整性，能夠通過檔案來再現(xiàn)科研成果的進度，提供真實的典型材料和第一手資料，為此后的二次技術(shù)開發(fā)和研究打下基礎(chǔ)。
（三）有利于保證檔案檢索的唯一性和可擴展性。檔案檢索的唯一性主要是通過檔案的分類和編號來實現(xiàn)的，按照檔案實體分類的從屬和層次關(guān)系，來進行檔號的編制。對檔案實行包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、類別號、項目號、件號、頁號、張?zhí)柕仍趦?nèi)的編號，一方面能夠使得編號對象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持適當(dāng)?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴展性，與檔案的館藏需求相適應(yīng)。
（四）有利于保證檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。隨著計算機技術(shù)的不斷普及，計算機檢索技術(shù)的發(fā)展給檔案檢索工具帶來巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根據(jù)檔案檢索工具的編制解析圖，可以按照體例、載體、功能等進行分類，提供各類目錄、卡片、索引等，滿足檔案使用者的檢索要求，保證檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。
二、我國目前檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱環(huán)節(jié)分析
基于檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用，隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，對檔案工作的需求也日益提升。與此同時，面臨檔案基礎(chǔ)工作的繁雜、量大、類別眾多等難點，我國檔案管理基礎(chǔ)工作還存在著一些共性的薄弱環(huán)節(jié)。分析我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，加強檔案管理基礎(chǔ)工作，積極推進檔案管理的現(xiàn)代化，是我國檔案管理基礎(chǔ)工作建設(shè)的重要任務(wù)。
（一）檔案管理工作不規(guī)范。檔案的檔號是進行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號、出現(xiàn)一卷多冊等情況、檔號的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴(yán)重。
（二）檔案管理流程不明確。良好的檔案基礎(chǔ)管理離不開明確的檔案管理流程支持，以機關(guān)檔案管理工作為例，其常見的檔案程序流程如下：檔案收集—檔案整理—國家檔案全宗—區(qū)分檔案全宗—檔號編制—人物全宗—分類法的選擇—全宗內(nèi)檔案的分類—檔案價值鑒定—檔案的銷毀—檔案的保管與管理—檢索工具的編制—檔案的編研工作—檔案的提供利用服務(wù)—檔案的著錄與標(biāo)引。以上幾個步驟在檔案基礎(chǔ)工作中缺一不可，是將零散的、需要條理化的檔案通過分類、組合、編目、整理等方法，使之體系化的過程。然而，我國目前檔案管理工作流程尚有待完善，往往存在僅重視某幾個環(huán)節(jié)，檔案管理工作不夠深入的情況。
（三）檔案管理現(xiàn)代化程度不高。文/廖虹檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用檔案工作目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計算機信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準(zhǔn)確、全面查找。
三、提升我國目前檔案管理基礎(chǔ)工作的措施
（一）加強檔案管理工作。首先，從組織上加強檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎懲和考核制度。
（二）提升檔案基礎(chǔ)工作的專業(yè)性。首先，針對可能存在的缺少目錄號、一卷多冊、檔案標(biāo)題不準(zhǔn)確、案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，進行案卷的全面普查，糾正由于歷史久遠(yuǎn)、缺少維護等原因造成的錯誤，對所存檔案的基本狀況進行調(diào)研（種類、內(nèi)容、保存價值、數(shù)量、整理和保管等），并結(jié)合具體情況，按照重要性由強到弱的順序，逐一核對和普查，并制訂相應(yīng)的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷毀等規(guī)范措施，剔除可能存在的無用文件，提升檔案基礎(chǔ)管理工作的專業(yè)性。其次，進一步完善檔案工作的設(shè)施設(shè)備，確保檔案基礎(chǔ)管理工作的“三個用房”：檔案庫房、辦公用房、閱覽及陳列室，以及“三個用具”：檔案裝具、保護設(shè)備、技術(shù)設(shè)備。從設(shè)施上保證檔案基礎(chǔ)管理工作的順利開展。此外，還應(yīng)積極對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升他們的檔案管理技能，積極推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化齊全，保證檔案歸檔和進館檔案的完整，并積極維護全宗和全宗群的完善性。對檔案工作實施監(jiān)督、指導(dǎo)與控制，通過專業(yè)化知識的傳授，幫助檔案管理工作者做好收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用工作。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性
所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據(jù)檔案管理規(guī)范，將檔案信息的內(nèi)容、用途和來源進行分類整理，一般情況下來說，裝訂檔案主要采用三點一線法[2]。檔案信息進行登記時，要將常規(guī)性的冊、單、表等使用在檔案整理、利用、進出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內(nèi)容主要是指企業(yè)和單位活動的過程中所產(chǎn)生的重要記錄，其具有時效性、重要性和獨特性等特點。有效開發(fā)檔案管理工作項目能夠為使用者提供更好的服務(wù)，并且也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時現(xiàn)代化檔案管理水平也得到提升。將現(xiàn)代化計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠有效強化檔案基礎(chǔ)工作管理，從而使檔案基礎(chǔ)管理更加完善、全面。也能夠減少因為檔案檢索中的問題，從而提升檔案檢索的能力。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題
目前，我國的綜合性檔案館數(shù)量眾多，其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài)，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時不同時期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3]，所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：
（一）檔案信息保存的時間較長，所以部分檔案檔號不規(guī)范，經(jīng)常會出現(xiàn)無目錄的狀況，或者存在同一目錄號多個檔案信息的現(xiàn)象。
（二）檔案的全標(biāo)題書寫不規(guī)范，部分標(biāo)題無法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容，甚至部分檔案存在無標(biāo)題的狀況。
（三）在檔案信息中存在檔案標(biāo)題沒有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而產(chǎn)生信息檢索困難的問題。
（四）檔案信息存在頁碼標(biāo)記混亂的問題。
（五）部分檔案卷宗存在保存問題，時間上存在混亂，信息的種類和保存等級上也存在嚴(yán)重問題。
（六）檔案卷宗在歸檔后進行保存，但是由于沒有規(guī)范性，所以造成檔案保存沒有規(guī)律性，從而為日后的管理帶來麻煩。
檔案館的建館時間越長，檔案數(shù)據(jù)量越來越大，則問題就越多，也越嚴(yán)重，所以針對這一現(xiàn)象，加緊完善檔案館的管理系統(tǒng)，并且將計算機應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。
三、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用
現(xiàn)代化檔案管理中，要促進其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，促進檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且，實現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作，也能推動檔案管理工作的有效進步，從而為其發(fā)展提供有力決策。
（一）提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
社會經(jīng)濟的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4]，所以應(yīng)該有意識的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性，并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責(zé)任，同時能夠保障檔案管理工作的順利進行，利用獎罰制度，能夠激發(fā)員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。
（二）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息
在進行檔案管理的時候，經(jīng)常會因為檔案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難，所以需要進行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現(xiàn)象。如果在重新整理的過程中出現(xiàn)目錄、項目號、案卷號、頁碼、類別號、標(biāo)題、件號等信息不完整狀況，則需要立即進行備注，并且進行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài)，從而有效實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。
（三）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠促進檔案管理規(guī)范化發(fā)展
現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進行，必須要強化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，而管理工作人員如果要想強化自身的管理能力，則需要對案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內(nèi)容進行全面完善，從而有效實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在檔案管理工作中如果出現(xiàn)檔案信息不正確、檔案內(nèi)容不齊全等問題，即使應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，并且結(jié)合自身的實際情況來規(guī)劃規(guī)章制度的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并且管理工作人員的日常行為規(guī)范，并且嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作的各項環(huán)節(jié)，從而保障檔案管理基礎(chǔ)工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴(yán)格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時的歸檔入庫，使數(shù)據(jù)信息能夠得到完整的保存，對以后的檔案信息檢索和應(yīng)用都有積極作用。
（四）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用
在進行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會科技的不斷進步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進行數(shù)據(jù)信息檢索的過程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號等信息準(zhǔn)確無誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，對檔案信息進行收集、整理等工作，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊進行保存，從而節(jié)約了檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時間。
（五）提升檔案利用率
做好檔案管理工作，能夠自然而然的提升檔案利用率。檔案管理部門每年都會收集大量的檔案信息，管理工作人員依據(jù)檔案信息的重要性進行分類，將重要的檔案信息優(yōu)先管理，然后在整理其他檔案，通過有效的整理不但提高了檔案的管理速度，還提升了檔案信息的使用效率。利用全新電子技術(shù)完善檔案信息檢索方法，讓使用者輸入關(guān)鍵詞即可尋找到相關(guān)檔案信息，大幅度提高了檔案的利用率，從而有效推動了檔案管理工作的發(fā)展。
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
