時間：2023-07-17 09:48:49
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理特色亮點，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
首先是指導(dǎo)村級專職宣傳文化員開展基礎(chǔ)臺帳上報和藝檔建設(shè)工作，要求各村落必須從品牌運作到特色活動的文字方案、音頻、視頻的基礎(chǔ)性歸檔工作都要做好，我們不僅培養(yǎng)村級專職宣傳文化員做現(xiàn)場文化活動的總策劃、總指揮，還要求他們做藝檔建設(shè)的總負(fù)責(zé)和第一制作人，做到一村一藝檔，主題明確，檔案清楚。各籃球場、健身點等文化陣地設(shè)施，各特色團隊、特色活動等都要求分門別類進行記錄。2012年，我們河上鎮(zhèn)的村落文化是當(dāng)?shù)匚幕顒拥闹匾M成部分，河上首屆民俗文化節(jié)對相關(guān)文化特色村的評比表彰，一定程度上也是村級藝檔工作全面開展并積極運作的結(jié)果。其次是緊抓省級文化強鎮(zhèn)創(chuàng)建契機，不斷強化鎮(zhèn)各項文體活動的基礎(chǔ)臺帳建設(shè)工作。從創(chuàng)建伊始，我們就把藝檔工作作為省級文化強鎮(zhèn)創(chuàng)建工作的重頭，突出從基礎(chǔ)臺帳入手，全方位記錄河上文化活動，一系列照片和文檔通過歸檔整理，變得更為規(guī)范和豐富，不僅有了較大提升，還進一步引起了當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)的重視，推動了藝檔工作的后續(xù)良性發(fā)展。
二、結(jié)合特色活動抓藝檔提升工作。
2012年，河上鎮(zhèn)有效依托各類豐富多彩、特色明顯、成效顯著的文化體育活動，有的放矢的不斷積極開展群文藝檔建設(shè)工作。1、從3月籌備風(fēng)雅頌活動開始，就把道具制作、彩排、表演比賽一一納入藝檔范疇，精心進行準(zhǔn)備，并落實專人負(fù)責(zé)日常藝檔的歸檔整理工作，做到每天的檔案每天整理，每天有檔案以電子版和紙質(zhì)版進行記錄。2、以2012首屆中國杭州（河上）民俗文化節(jié)為例，我們對組成的九大重點活動分門別類進行藝檔歸類，并在藝檔建立中重點突出對活動的完整記錄，如開幕式、文化藝術(shù)展演、特色游藝周、攝影大賽、農(nóng)產(chǎn)品展銷會等都一一作了精彩的記錄和歸檔，廚藝大賽、排舞大賽、包粽子大賽、打年糕大賽等特色活動也被作為重點和亮點比較完整地放進藝檔。3、認(rèn)真總結(jié)2012河上特色文化活動，在做好群文藝檔的基礎(chǔ)上，我們出版了《2012河上文化特刊》，把河上古已有之的板龍、馬燈、背馬、高蹺等民俗活動的照片充實進去，成為藝檔精彩紛呈的主要亮點之一。
三、結(jié)合非遺挖掘進一步做好藝檔工作。
河上是一個民俗資源豐富，歷史文化內(nèi)涵十分豐厚的古鎮(zhèn)，瀕危涉險的非遺項目很多，2012年，我們在建檔工作中把對相關(guān)非遺項目的提前介入和記錄納入工作范疇，加大了對鳳塢走高蹺、魏塔馬燈舞、紫霞點河燈、金塢活金死劉、溪頭高照等項目的資料收集和及時歸檔工作，同時把相關(guān)十大優(yōu)秀民間藝人，特別是制作手藝和傳承的瀕危狀況作了系統(tǒng)的記錄和整理，通過民俗文化節(jié)開幕式作了積極而有效地推介，使他們和文化特色村進入大眾視野，成為當(dāng)?shù)匚幕?jié)的一大特色。
高校檔案作為保存高校的教育教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、行政管理等方面最原始資料的載體，具有不可估量的開發(fā)利用價值。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案的信息化進程也不斷的加快。網(wǎng)絡(luò)時代的到來，使的信息傳播的途徑發(fā)生了變化，信息傳播的多元化、實時化，以及檔案使用者的個性化需求，都為新時期的高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，實現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，成為擺在我們面前的重要課題。
1 網(wǎng)絡(luò)時代對高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)
網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，使得信息的傳播方式更加方便，容量得到了無限的擴大，為傳統(tǒng)的檔案管理也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。一是信息傳播的多元化。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使得信息的傳播的領(lǐng)域更加寬泛，互聯(lián)網(wǎng)在人們溝通方面的優(yōu)勢，使得計算機在檔案管理中占有了重要的位置，已逐漸取代了紙制檔案，對檔案信息的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作的手段提出了更高的要求?！凹堉?數(shù)字化”的檔案管理，成為高校檔案工作的多元化新格局。二是信息傳播的實時化。傳統(tǒng)的紙制檔案管理，受時間與空間的制肘較為嚴(yán)重，檔案的管理與利用都是手工的。而在網(wǎng)絡(luò)條件下，信息的傳播更加快速，檔案的收集、分類、存貯和管理都可以“實時”獲得，網(wǎng)絡(luò)時代是一個信息交換、傳輸異常頻繁、迅速的時代，檔案用戶之間、檔案館之間、檔案用戶與檔案館之間的地理距離已消失，要求新時期的檔案管理工作必須與計算機和網(wǎng)絡(luò)進行銜接，才能夠“與時俱進”，為快速、準(zhǔn)確和有效提高檔案信息創(chuàng)造條件。三是公眾需求的個性化。在網(wǎng)絡(luò)時代，檔案利用者對檔案的要求更高，許多資料檔案利用者都可以通過網(wǎng)絡(luò)的搜索引擎輕松的獲得。對檔案部門的檔案質(zhì)量的要求更高，要求檔案部門必須考慮到使用者的現(xiàn)實需求，進行“量身定制”，充分考慮不同用戶對信息的特殊要求，才能夠適應(yīng)新時期的需要。
2 絡(luò)時代高校檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
2.1 案管理工作的主動性
高校檔案管理工作必須突出主動性，主動與網(wǎng)絡(luò)對接，才能夠獲得檔案使用者的青睞。高校要積極建立檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站平臺將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學(xué)校的各部門分配用戶名與密碼，賦予一定的權(quán)限，相關(guān)的檔案資料可以通過網(wǎng)站直接上傳到高校的檔案數(shù)據(jù)庫中，積極組織各單位上傳檔案資料，通過檔案的“自動上傳“，提高收集工作的效能。同時，要推進檔案信息的網(wǎng)上檢索，在保證密級的前提下，在網(wǎng)站上公開部分檔案的目錄，使使用者能夠直接下載，使網(wǎng)絡(luò)背景下檔案的利用更加方便。要積極利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對傳統(tǒng)的檔案工作進行改造。檔案管理工作要積極與“云計算”相結(jié)合，與“云服務(wù)器”商進行合作，將高校的檔案上傳到服務(wù)商的“云服務(wù)器”中，利用商的API（應(yīng)用程序接口），來對檔案資料進行共享，為用戶提供更加便捷的服務(wù)。
2.2 案管理工作的精細(xì)化
網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理要更加精細(xì)化、專業(yè)化，對相關(guān)的資料進行細(xì)分，使每個檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細(xì)化管理的內(nèi)涵就是企業(yè)在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，對其收集、存儲、利用的過程進行科學(xué)細(xì)化和合理優(yōu)化的過程，以實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、工作方式標(biāo)準(zhǔn)化、管理制度化、職工職業(yè)化。在實際工作中，高?？梢岳谩霸朴嬎恪钡木_定位功能，建立精確搜索矩陣（Matrix），滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務(wù)”功能，通過細(xì)分化的信息服務(wù)系統(tǒng)，提供高校的日常教學(xué)、行政管理、學(xué)術(shù)研究等模塊的數(shù)據(jù)訓(xùn)查詢，契合網(wǎng)絡(luò)時代下信息實時化傳播的需要。
2.3 案管理工作的互動性
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要進一步突出檔案工作的互動性，使得檔案管理部門與使用者能夠?qū)崿F(xiàn)及時的溝通，了解檔案使用者的所想，以便對檔案工作進一步改進。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進行溝通，積極建立讀者信息反饋機制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，要廣泛應(yīng)用推廣OPAC（聯(lián)機公共目錄）系統(tǒng)服務(wù)，為檔案使用者打造互動的平臺。同時，要進一步與其它檔案館進行聯(lián)動，實現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好校園網(wǎng)、高校校域網(wǎng)、城域網(wǎng)，增強與其它學(xué)校檔案館的協(xié)作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務(wù)的實效性。
2.4 案管理工作的市場化
【關(guān)鍵詞】教育檔案；管理；制度；人員素質(zhì)
俗話說，百年大計，教育為本。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟和信息化的時代。在這種時代背景下，國家和社會各界更加注重我國教育事業(yè)的發(fā)展。教育事業(yè)的發(fā)展不是一朝一夕、一蹴而就的事情，它是一項系統(tǒng)的工程，一個完整的統(tǒng)一體，需要我們長時間的不斷努力和完善。在教育這個系統(tǒng)工程中，教育檔案是一個不可忽視的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。教育檔案在學(xué)校教研、管理等各個方面都發(fā)揮這種要作用，為真實地記錄學(xué)校發(fā)展歷史做出了重要貢獻(xiàn)。但是，在過去，由于教育檔案管理人員素質(zhì)低、管理方式落后、管理制度不健全等，造成教育檔案管理混亂等諸多問題。教育檔案的這些問題嚴(yán)重制約了學(xué)校教學(xué)活動的進行和教育事業(yè)的發(fā)展。所以，在知識經(jīng)濟的新時期，我們要通過明確工作思路、建立健全教育檔案管理機構(gòu)和制度保障以及轉(zhuǎn)變工作方法和服務(wù)等，從而實現(xiàn)教育檔案管理的新跨越和新發(fā)展，使教育檔案更好地發(fā)揮自身功效，更好地為我國教育事業(yè)的發(fā)展進步提供條件。
一、明確一個目標(biāo)，統(tǒng)領(lǐng)檔案管理全局
目前，我國教育事業(yè)改革正在不斷深化發(fā)展。在這種形勢背景下，如何圍繞著學(xué)校教學(xué)活動中心做好教育檔案工作，這已經(jīng)成為一個亟需解決的新問題。眾所周知，無論任何工作，都要有明確的工作目標(biāo)和工作思路，教育檔案管理也不例外。為了打破過去落后的管理觀念和管理方法，解決過去教育檔案管理中存在的諸多問題，我們首先要明確新時期教育檔案的工作目標(biāo)，把它作為一個指導(dǎo)思想，從而統(tǒng)領(lǐng)教育檔案工作全局。為了迎接和應(yīng)對新時期教育事業(yè)發(fā)展新的機遇和挑戰(zhàn)，我們要明確“以檔促教，以教興檔”的工作目標(biāo)。在這種工作目標(biāo)的指導(dǎo)下，從而增強相關(guān)人員的教育檔案管理意識，完善教育檔案管理機構(gòu)和制度，融入一些現(xiàn)代管理理念和管理手段，形成一個教育中心、學(xué)校等多個部門共同重視分級管理的局面?？傊鞔_教育檔案的工作目標(biāo)是實現(xiàn)教育檔案創(chuàng)新發(fā)展的首要問題和前提條件。
二、完善兩個基礎(chǔ)，提供檔案管理條件
教育檔案管理作為學(xué)校開展教育活動的一個重要條件，對學(xué)校教育發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在教育檔案管理中，管理人員素質(zhì)和管理制度是兩個基本條件，我們要通過提高教育檔案工作人員素質(zhì)和完善教育檔案管理制度，從而為教育檔案的管理提供便利條件，才能使教育檔案更好地滿足學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展要求，為教育事業(yè)的不斷前進提供服務(wù)。
（一）提高教育檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力
教育檔案管理的好壞與具體的工作人員素質(zhì)有著直接關(guān)系。在新時期，為了適應(yīng)時展和滿足現(xiàn)實需要，必須要提高教育檔案管理人員素質(zhì)。其中，提高教育檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能就是一個重要方面。關(guān)于提高教育檔案管理人員業(yè)務(wù)技能方面，要從兩個方面著手。一方面，現(xiàn)在是學(xué)習(xí)型社會，教育檔案工作人員要自己不斷學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的各種新知識和新技能，另一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是教育檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，要定期或者不定期組織工作人員進行教育檔案管理知識和技能的教育培訓(xùn)或者外出參觀等，從而使工作人員不斷學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗和各項新技能等?？傊?，通過對教育檔案工作人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，從而使每個工作人員都能從容應(yīng)對和處理現(xiàn)代教育檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，為實現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新提供人員條件。
（二）建立健全教育檔案管理制度
建立健全教育檔案管理制度是保證教育檔案工作正常進行的一個有力保障，也是開展日常教育檔案管理工作的一個基本條件。所以，實現(xiàn)教育檔案的創(chuàng)新，必須完善教育檔案管理部門的管理制度。比如，通過完善教育檔案管理制度，確保教育檔案管理機構(gòu)以及各個科室職權(quán)分明，形成一個統(tǒng)一的有機整體；通過完善教育檔案管理制度，使教育檔案的立卷有一定的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔有一定的范圍，借閱有相關(guān)的規(guī)定和手續(xù)，保密有一定的管理條例和措施等?？傊?，通過建立健全教育檔案管理制度，保證一切都依法運行，有章可循，確保教育檔案管理工作有條不紊地進行下去。
三、實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變，確保檔案管理落實
為了促進教育檔案工作在新時期的發(fā)展，在明確工作目標(biāo)和確立管理人員和管理制度兩個保障的基礎(chǔ)上，還需要轉(zhuǎn)變管理觀念、轉(zhuǎn)變工作模式以及轉(zhuǎn)變服務(wù)功能等三個方面，從而確保教育檔案管理的具體工作落到實處。具體來講，主要把握以下幾個要點。
（一）轉(zhuǎn)變教育檔案管理人員的觀念和意識
教育檔案是對學(xué)校教育發(fā)展變革的記錄。在過去，很多教育檔案管理人員認(rèn)為，只要把真實的記錄內(nèi)容保存下來就可以了。是的，對歷史記錄進行保存是教育檔案的一個基本功能，但是，這僅僅是教育檔案管理工作的冰山一角。如何保存，如何整理，如何提高教育檔案的利用效率，這些都是教育檔案管理的工作內(nèi)容。尤其是新時期，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為教育檔案管理提供了新的平臺和方法，但是各種新情況和新問題也層出不窮。面對這種形勢，教育檔案管理人員和具體的工作人員都必須轉(zhuǎn)變落后的管理觀念和工作思想，增強教育檔案管理意識，這樣才能在日常的教育檔案管理工作中高度重視自己的工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好教育檔案管理的各項工作。
（二）轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式
由于教育檔案管理設(shè)計的環(huán)節(jié)也比較多，也是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工作，工作模式的好壞直接影響到教育檔案的工作效率。在教育檔案發(fā)展的新時期，我們要轉(zhuǎn)變教育檔案管理的工作模式，從而實現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第一，由被動變主動。在過去，很多教育檔案管理機構(gòu)都是坐等檔案信息的到來?，F(xiàn)在，教育檔案管理工作人員可以根據(jù)工作的需要，由被動變主動，深入到學(xué)校教學(xué)活動中去，挖掘各種教育檔案信息資源，不斷加強教育檔案資源庫建設(shè)。第二，由幕后走向前臺。在過去，教育檔案作為學(xué)校教育檢查的一個部分，為了迎接上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查，很多教育檔案部門都建立了一個“迎檢教育檔案”，這種教育檔案純粹是為了迎接領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的檢查而準(zhǔn)備的，與教育檔案管理的實際情況并不相符。所以，教育檔案管理人員以及具體的工作人員要同心協(xié)力，克服種種困難，把教育檔案的混亂局面糾正過來，不再為檢查而建立“迎檢教育檔案”，而是為了教育檔案的建設(shè)發(fā)展而做好檔案工作，使教育檔案成為學(xué)校發(fā)展中的一個特色資源和亮點，使教育檔案也走向前臺。第三，由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代。如今，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用。教育檔案管理也要從傳統(tǒng)單獨的人工向現(xiàn)代化科技應(yīng)用管理轉(zhuǎn)變。比如，教育檔案管理可以借助于網(wǎng)絡(luò)平臺，一方面可以實現(xiàn)教育檔案的數(shù)字化，另一方面可以通過網(wǎng)絡(luò)方式開展教育檔案服務(wù)工作。
（三）轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務(wù)功能
通過轉(zhuǎn)變教育檔案管理的服務(wù)方式，可以提高教育檔案信息的利用效率。以前，教育檔案主要負(fù)責(zé)教育檔案的保存服務(wù)功能，對教育檔案的利用功能的開發(fā)比較少。在當(dāng)代，在教育檔案管理工作中，管理人員可以著眼于未來，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)功能，加大對教育檔案信息資源的利用。比如，教育檔案管理部門可以建立一些特色檔案，為學(xué)校的發(fā)展和師生的學(xué)習(xí)提供指導(dǎo)，從而實現(xiàn)教育檔案由滯后保管向超前指導(dǎo)的跨越。具體來講，教育檔案管理部門可以建立完整的“學(xué)生成長檔案”，從而加強學(xué)校和教師對學(xué)生的認(rèn)識和了解，以便更好開展教學(xué)活動。另外，教育檔案管理部門還可以建立“特色教師檔案”，在檔案中把這些特色教師的教學(xué)經(jīng)驗或者研究成果進行歸類整理，從而為教師的借鑒和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供條件，加大了教育檔案的利用效率。
近年來，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展進步，我國教育事業(yè)也在不斷向前推進。教育檔案管理作為學(xué)校教育中的一個組成部分，涉及到教育檔案的收集、分類、整理以及檔案的管理和有效利用等多個環(huán)節(jié)，也是一個系統(tǒng)的工程。為了適應(yīng)時展的要求和滿足現(xiàn)實的教育需要，教育檔案管理人員及其相關(guān)部門和人員要增強教育檔案管理意識，提高工作人員業(yè)務(wù)技能，借助于網(wǎng)絡(luò)等新科學(xué)技術(shù)，從而實現(xiàn)教育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，使教育檔案的管理更加有序，更好地為學(xué)校教育的發(fā)展提供服務(wù)，最終推動我國教育事業(yè)的整體前進。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱玉媛. 當(dāng)前我國高等檔案學(xué)教育面臨的危機與發(fā)展策略[J]. 檔案學(xué)通訊.2005（2）
[2]丁麗.學(xué)校檔案管理工作要做好“五個建設(shè)”[J].蘭臺內(nèi)外.2009（2）
[3]王艷.加強學(xué)校檔案工作 提高學(xué)校管理水平[J].黑龍江檔案.2010（5）
[4]朱忠燕.做好學(xué)校檔案工作的幾點體會[J].山東檔案.2010（1）
[5] 黃新榮，周生玉.信息網(wǎng)絡(luò)時代高校檔案學(xué)專業(yè)的計算機教育問題[J].檔案學(xué)研究. 2003（1）
[6]張俊利.學(xué)生檔案管理對民辦高校內(nèi)涵建設(shè)的意義[J].蘭臺世界.2013（8）
[關(guān)鍵詞]科技檔案；科研單位；檔案管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098
1科技檔案的含義
科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基礎(chǔ)建設(shè)等活動中形成的具有保存和追溯價值的科技文件資料?？萍紮n案對國家、社會、單位和個人都具有技術(shù)指導(dǎo)作用，是科研過程的歷史記錄，是科研技術(shù)活動的重要依據(jù)?？萍紮n案因其具有專業(yè)技術(shù)性強的特點，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據(jù)不同的專業(yè)進行區(qū)分；科技檔案的保管也需設(shè)置獨立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應(yīng)用主要是圍繞科技活動開展等。
科研單位相較于企業(yè)的科技檔案管理，在科技檔案內(nèi)容收集上更側(cè)重于科研項目、工藝技術(shù)、基礎(chǔ)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計定型、專利成果等活動資料的記錄和歸檔?？蒲袉挝辉诳萍紮n案的管理特點方面除了強調(diào)專業(yè)性特點外，更重視科技檔案管理的安全保密性。
2科技檔案管理的現(xiàn)狀及主要問題
1支持力度和重視程度不足
目前我國的企業(yè)普遍存在對科技檔案管理工作認(rèn)識程度不深、支持力度不足的現(xiàn)象。往往將精力集中在新項目研究和技術(shù)開發(fā)的過程上，卻忽視在科研過程中形成的科技檔案信息數(shù)據(jù)的運用和管理。日常工作中不能發(fā)揮科技檔案的支撐和輔助作用，無法為科技檔案管理工作提供良好的環(huán)境，降低了科技檔案數(shù)據(jù)應(yīng)有的信息價值。隨著我國政治、經(jīng)濟、科技文化活動的日益增多和不斷發(fā)展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯?？萍紮n案管理工作也面臨著重要的轉(zhuǎn)型，需要加強管理人員的使命感和責(zé)任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰(zhàn)。
2安全保密系數(shù)低
首先，隨著現(xiàn)代化科技水平的不斷進步，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴(yán)重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性?？萍紮n案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國的科技檔案管理過程中，只是簡單的執(zhí)行國家檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，并未有效地結(jié)合單位自身特點建立科技檔案保護制度和流程標(biāo)準(zhǔn)，對于科研單位自身科技檔案保密認(rèn)定的范圍不明確、職責(zé)不清晰。其次，雖然現(xiàn)階段已有眾多的科研單位已經(jīng)開始利用信息系統(tǒng)管理科技檔案資料，但卻對管理系統(tǒng)的安全保密性要求不高。國際國內(nèi)發(fā)生的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或信息系統(tǒng)病毒竊取國家或企業(yè)核心數(shù)據(jù)的事件也是屢見不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識、保密意識和憂患意識，無法有效地避免或杜絕科技檔案數(shù)據(jù)的缺失，直接或間接地造成的科技檔案資料發(fā)生泄密情況。
3工作缺乏亮點
由于傳統(tǒng)工作模式缺乏創(chuàng)新，科技檔案管理工作長期以來一直處于延續(xù)傳統(tǒng)工作模式的狀態(tài)之中，如簡單的數(shù)據(jù)收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問我答等，并沒有形成一種具有特色的科技檔案信息資源。科技檔案管理工作缺乏主動性、動態(tài)性和便捷性?？萍紮n案管理工作的最終目的是為了服務(wù)于科研工作，而傳統(tǒng)科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務(wù)于科研工作并提升科研價值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來，保證科技檔案數(shù)據(jù)不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發(fā)掘出科技檔案的真正價值。然而我國的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認(rèn)識到這一點。對科技檔案管理的工作還停留在原來的工作模式中，滿足于現(xiàn)狀，止步不前，不能做到結(jié)合工作實際創(chuàng)新管理模式，嚴(yán)重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，也影響了科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值作用。
3科研單位科技檔案管理的特性和應(yīng)用策略
1支撐性
科研人員、專家學(xué)者、技能技術(shù)人員是科研單位的主要人員構(gòu)成，其在科研過程中需要引用、推理、驗證大量的科技數(shù)據(jù)或信息，尤其是在原有項目、型號、產(chǎn)品或技術(shù)研發(fā)成果基礎(chǔ)之上的創(chuàng)新和推廣，原有的科技檔案資料是新開展的科研活動關(guān)鍵支撐。因此科研單位應(yīng)在日常的科技檔案管理工作中加強對科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項目、課題研究、重點工作系統(tǒng)全面的開展科技檔案收集、歸檔、調(diào)研、制度建設(shè)和支撐服務(wù)工作。務(wù)必保證科技檔案管理工作形成具有參考價值、指導(dǎo)意義、決策引導(dǎo)和成果裂變的管理體系。同時需根據(jù)社會發(fā)展趨勢和單位工作的實際情況，不斷在科研單位內(nèi)部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強科研人員的重視程度，為科研、生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)支撐，為單位的現(xiàn)實工作服務(wù)，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提供管理基礎(chǔ)。
2安全保密性
安全保密性是科研單位開展科技檔案工作的第一要務(wù)。科研單位的科技檔案資料的安全保密不僅關(guān)系
到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至?xí)?yán)重威脅國家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應(yīng)具備高度的保密安全意識和責(zé)任感，嚴(yán)格遵守國家保密管理規(guī)定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。除了嚴(yán)格貫徹和執(zhí)行科技檔案管理的國家安全、保密制度規(guī)定，保持高度的警惕性和保密意識，在科技檔案保管、借閱、利用過程中層層把關(guān)審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應(yīng)加強科研單位科技檔案管理的體系的創(chuàng)新性建設(shè)。首先，可建立多層次的科技檔案審核機制，不定期地開展不同層級、不同專業(yè)、不同類型人員的抽檢、校對工作。其次，在科研單位引進信息系統(tǒng)或設(shè)備監(jiān)控審批軟件，無論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細(xì)的操作記錄，科技檔案管理人員可以實時便捷的管理與科技檔案相關(guān)的工作痕跡，及時處理異?；蜻`規(guī)操作現(xiàn)象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時更好地為科研工作提供技術(shù)服務(wù)。
3服務(wù)特色性
一、學(xué)校檔案管理制度
檔案管理制度的穩(wěn)定，有利發(fā)展學(xué)校檔案是學(xué)校各項工作的真實記錄，客觀全面地反映了學(xué)校發(fā)展的歷史全貌。強化學(xué)校管理，首要任務(wù)之一是須先強化學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化建設(shè)。要制定規(guī)范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入相關(guān)處室、部門的年度工作目標(biāo)，并作為對其負(fù)責(zé)人進行實績考核的內(nèi)容，使學(xué)校檔案工作有章可循，有可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作，才會使檔案工作走上正軌。
學(xué)校檔案管理部門要對檔案進行接收、分類、登記、傳閱及歸檔工作。這包括學(xué)生個人信息的檔案，學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案，以及學(xué)生德育工作的檔案等。要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展情況，明確資料管理的程序、獎罰措施及各類資料填寫要求、責(zé)任人、移交時間等。做好教學(xué)資料的收集，不僅要收集反映教學(xué)的教師計劃以及總結(jié)，任課安排表，課程安排表，教研活動以及學(xué)生各科競賽安排，教學(xué)統(tǒng)計表，教學(xué)質(zhì)量分析表，教學(xué)成果，教學(xué)日記，學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、條例，各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門來?？疾?、檢查驗收工作的材料，也要收集反映學(xué)生“學(xué)有所成”的過程性資料。
二、明確檔案收集范圍
提高學(xué)校檔案質(zhì)量，真正發(fā)揮檔案作用。學(xué)校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性，是各項活動的綜合反映。學(xué)校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應(yīng)該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結(jié)合科學(xué)分類原則，整理檔案可按照文書、教學(xué)、科技、實物、聲像、會計、教師業(yè)務(wù)進行分檔。①文書檔案主要指學(xué)校行政管理方面的材料。它材料眾多，范圍廣泛，應(yīng)明確各部門的收集范圍，便于統(tǒng)一管理。②教學(xué)檔案真實、完整、系統(tǒng)地反映了教學(xué)活動的特點和規(guī)律，在學(xué)校的教學(xué)活動過程。具有重要的利用價值。③科技檔案是學(xué)?；ǎ▓D紙、說明等）教學(xué)設(shè)備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實物檔案包括錦旗、獎狀、獎杯、紀(jì)念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，是學(xué)校發(fā)展歷史中最具說服力的記載。⑥會計檔案包括財務(wù)報表、賬本、憑證等。⑦教師業(yè)務(wù)檔案，它可以用來衡量教師個人的業(yè)務(wù)水平，主要收集了個人的科研論文等獎項及各類職評材料等，一人一袋。
上述各種門類的檔案經(jīng)分類整理立卷后，還要進行科學(xué)編號，以固定案卷保管期限的前后位置，保持案卷之間的有機聯(lián)系。
三、檔案的歸類與整理
檔案要進行分類和規(guī)整，這個需要學(xué)校每個部門的規(guī)整與總體的規(guī)整，每個部門要定期（或者按照時間順序）將相關(guān)工作記錄進行歸類，可以按照時間歸類，也可以按照問題的差異性進行歸類，同時要編號碼和頁碼，電子版一份，打印紙質(zhì)版一份，目的是做到快速搜索。要加大學(xué)校各個部門之間橫向的檔案資料建立與利用，做到相互補充、相互參考，做好檔案之間的銜接點，特別是對于每個學(xué)生、每一門學(xué)科的建檔來說，還應(yīng)建好學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案。包括反映學(xué)生學(xué)習(xí)過程且有教學(xué)研究價值的資料，反映學(xué)生成長軌跡的資料，反映學(xué)生進步的資料，對自己成長過程定期進行評價資料，等等。
四、增強檔案工作創(chuàng)新意識
檔案工作的創(chuàng)新首先是檔案工作觀念的創(chuàng)新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。首先，要樹立檔案工作以服務(wù)為中心的大局觀。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門要了解大局、把握大局，選準(zhǔn)主題，確立檔案的服務(wù)宗旨，使檔案與學(xué)校的發(fā)展相融合。其次，要樹立檔案工作的發(fā)展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力和開拓創(chuàng)新的新局面。充分發(fā)揮檔案在檔案資源建設(shè)中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優(yōu)化配置。要把檔案工作融入學(xué)校各項工作中，與學(xué)校同步發(fā)展，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。再次，要樹立檔案工作的效益觀。要運用各種先進的技術(shù)手段，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展示出來，其效果會更形象、更直觀，更易于查看。要善于捕捉本學(xué)校檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，滿足學(xué)校的各種需要。
五、加強檔案管理促進學(xué)校工作發(fā)展
1、加強監(jiān)督，確保檔案工作良性發(fā)展。學(xué)校檔案工作達(dá)標(biāo)升級后，檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續(xù)加強對學(xué)校檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，形成年檢工作制度。每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實。這樣可以確保學(xué)校檔案工作的持久性，避免學(xué)校檔案工作出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。
2、建立本校特色檔案。每個學(xué)校都有自己的辦學(xué)特色，學(xué)校檔案部門要努力收集相關(guān)的檔案資料，形成本校特色檔案。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。能體現(xiàn)學(xué)校在具有一般學(xué)校共性基礎(chǔ)上的與眾不同的個性，即“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我精”的獨特本性，體現(xiàn)出本校的特色與優(yōu)勢。
3、深入開發(fā)檔案信息資源?，F(xiàn)代社會，檔案信息資源開發(fā)與利用越來越受到重視，快速、準(zhǔn)確、精煉、系統(tǒng)、高層次、高質(zhì)量地開發(fā)檔案信息資源，深入探討和研究檔案信息資源深層次開發(fā)工作已成了檔案部門和檔案人員迫切的責(zé)任。學(xué)校檔案內(nèi)容豐富，是寶貴的信息資源，目前學(xué)校檔案部門對檔案信息資源的開發(fā)大都表現(xiàn)為“文件匯編”，寶貴的檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加大開發(fā)力度，根據(jù)室藏檔案資料進行二次加工、三次加工，編寫出有一定深度的編研材料，為學(xué)校工作提供參考依據(jù)。
關(guān)鍵詞：城建檔案管理辦法
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
城建檔案是指過去和現(xiàn)在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它是城鄉(xiāng)建設(shè)重要的基礎(chǔ)性資料。城建檔案管理工作是城鄉(xiāng)建設(shè)中一項十分重要的基礎(chǔ)工作。
一、《廣州市城市建設(shè)檔案管理辦法》修訂的必要性
1996年，廣州市頒布實施了《廣州市城市建設(shè)檔案管理辦法》（穗府〔1996〕87號），對規(guī)范廣州市城建檔案接收、報送、管理和利用工作起到了顯著作用。現(xiàn)館藏檔案數(shù)量達(dá)到了100多萬卷，每年新增檔案近7萬卷，
但原《辦法》現(xiàn)已到期，此外，隨著《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等上位法律、法規(guī)和規(guī)章的修改，尤其是2008年1月1日施行的《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》明確了城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的原則，建設(shè)單位報送竣工驗收資料的法律責(zé)任和違反該責(zé)任的罰則等規(guī)定，以及原辦法缺少地下管線檔案收集、保管和利用的等內(nèi)容。同時為適應(yīng)廣州市新型城市化發(fā)展以及社會民生對城建檔案的需求，對《辦法》已迫在眉睫，主要體現(xiàn)在以下幾方面：
一是部分條文已經(jīng)失效，地下管線等城建檔案歸檔流失形勢相當(dāng)嚴(yán)峻。
1998年，國家取消了“建設(shè)工程竣工檔案保證金”制度后，《辦法》第十四條關(guān)于交付竣工檔案保證金的有關(guān)規(guī)定隨之失效。城建檔案的接收工作失去了一個重要的經(jīng)濟制約手段。加上一些建設(shè)單位缺乏法律意識，不能嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定報送城建檔案，造成了許多城建檔案的流失，尤其是地下管線檔案。
據(jù)不完全統(tǒng)計（根據(jù)已領(lǐng)取規(guī)劃建設(shè)許可證的項目數(shù)量及移交工程檔案的項目數(shù)量比例）, 2009年——2011年三年間，廣州市僅市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程這類竣工檔案的歸檔流失率頗高，尤其是電力電信等地下管線工程竣工檔案基本上沒有移交，歸檔率僅為20%，形勢相當(dāng)嚴(yán)峻。
二是缺乏對區(qū)縣，尤其是番禺、花都區(qū)城建檔案管理工作納入全市統(tǒng)籌管理的具體規(guī)定。
2000年，番禺、花都撤市設(shè)區(qū)后，交通、通訊、給排水、供電、供氣等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及房屋建筑等城市建設(shè)得到了快速發(fā)展。然而，由于受番禺、花都原管理模式的影響，作為城鄉(xiāng)一體化建設(shè)重要組成部分的番禺、花都區(qū)建設(shè)工程檔案工作長期處于薄弱環(huán)節(jié)。番禺、花都區(qū)建設(shè)工程檔案至今未納入到全市進行集中統(tǒng)一管理當(dāng)中，特別是番禺區(qū)沒有專門城建檔案管理機構(gòu)和檔案人員從事轄區(qū)內(nèi)的建設(shè)工程檔案管理工作。
三是沒有將城建檔案管理工作與城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作有效銜接。
在《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市地下工程檔案管理辦法》等法律規(guī)章頒布實施后，為加強城建檔案法制建設(shè)，全國各地都啟動了新一輪的地方城建檔案法規(guī)修訂工作，如：北京、天津、上海、重慶、長春、武漢、西安、太原、成都、南京、濟南、長沙等。在新修訂的地方城建檔案管理法規(guī)中都將建設(shè)工程檔案管理工作與城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作進行有效銜接，從而在法規(guī)層面解決城建檔案接收難的問題。和全國城建檔案法規(guī)建設(shè)先進城市相比，廣州市城建檔案法規(guī)建設(shè)已處于相對落后和被動局面。
二、修訂后的《廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》的主要內(nèi)容和亮點
（一）主要內(nèi)容
原《辦法》共22條不分章節(jié)，新《辦法》則由六章共30條構(gòu)成，第一章總則，明確城建檔案管理部門的具體職責(zé)。第二章城建檔案的接收范圍和質(zhì)量要求。第三章城建檔案的報送和接收，明確工程檔案報送、預(yù)驗收和查詢等相關(guān)環(huán)節(jié)的要求，并強調(diào)地下管線檔案的管理。第四章城建檔案的管理和利用。第五章法律責(zé)任，明確城建檔案管理各責(zé)任方失職及違規(guī)的處罰。第六章附則，明確檔案整理編制的具體要求等具體規(guī)范的編制。
主要修訂的內(nèi)容為：
1、“城市”到“城鄉(xiāng)”。根據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的規(guī)定，本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)，包括城與鄉(xiāng)。（標(biāo)題）
2、細(xì)化報送、移交城建檔案的質(zhì)量要求.（第八條）
3、增加地下管線工程檔案查詢、管理和動態(tài)更新的規(guī)定。（第十、十一、十二條）
4、優(yōu)化檔案管理服務(wù)，通過完善業(yè)務(wù)指引、提供技術(shù)指導(dǎo)，從建設(shè)工程規(guī)劃報建開始，城建檔案館提前介入、主動服務(wù)，詳細(xì)告知建設(shè)單位有關(guān)城建檔案報送的內(nèi)容和要求，在工程竣工前，通過預(yù)驗收，及時查漏補缺，保證工程竣工后城建檔案的順利移交。（第十、十三、十四條）
5、通過信息化管理、異地備份制度加強城建檔案管理，在遵守保密規(guī)定的前提下，按照信息公開規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。（第十九、二十一、二十二、二十四條）
6、增加逾期報送城建檔案的罰則和不查詢地下管線檔案導(dǎo)致施工事故的罰則。（第二十六、二十七條）
（二）主要亮點
一是延伸了城建檔案工作涵蓋范圍。根據(jù)國家城鄉(xiāng)統(tǒng)籌建設(shè)的方針，依據(jù)《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》，將《廣州市城市建設(shè)檔案管理辦法》改為《廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》。城建檔案工作不僅局限于城市，涵蓋了鄉(xiāng)鎮(zhèn)。
二是明確了城建檔案的實施部門。在廣州市各相關(guān)建設(shè)主管部門的“三定”方案中，城建檔案的管理職能明確在市規(guī)劃局。因此，本修訂稿第四條對全市城建檔案的主管部門作了具體規(guī)定，由市、縣級市規(guī)劃行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案管理工作。同時，明確市城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)全市各區(qū)內(nèi)的城建檔案日常管理工作。
三是強化地下管線工程檔案的管理。地下管線為隱蔽工程,雖然原管理辦法也有地下管線檔案報送和管理方面的要求，但因是十多年前的規(guī)定，相關(guān)內(nèi)容規(guī)定不夠細(xì)致，部分工程施工后檔案報送不夠及時，隨著社會的發(fā)展，地下管線對城市建設(shè)的影響越來越重要，有必要加強相關(guān)管理要求。本《辦法》第十、十一、十二、二十七條明確規(guī)定建設(shè)單位在規(guī)劃報建前應(yīng)當(dāng)查詢施工地段的地下管線工程檔案；地下管線工程竣工后，應(yīng)當(dāng)竣工測繪,并將竣工檔案報送城建檔案館；城建檔案館建立城市地下管線檔案管理信息系統(tǒng)，為廣州市安全施工提供信息服務(wù)和技術(shù)支持。
四是實行了《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》?！督ㄔO(shè)工程檔案報送責(zé)任書》的簽訂一方面可以約束建設(shè)單位及時向城建檔案館報送工程檔案,另一方面便于城建檔案館掌握工程開工的情況,可根據(jù)需要對工程建設(shè),特別是重點工程的建設(shè)進行跟蹤服務(wù),實行全過程的業(yè)務(wù)指導(dǎo),保證工程竣工時能形成完整的工程檔案,并及時向城建檔案館報送。為此,根據(jù)目前廣州市實際做法，本修訂稿中第十一條作了規(guī)定。
關(guān)鍵詞： 教學(xué)評估 教學(xué)檔案 有效管理
一、獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案有效管理的意義
1994年，我國啟動了普通高校教學(xué)工作評估試點工作，2003年正式確立周期性教學(xué)工作評估制度。它是我國高等教育的一項重大改革，是用來衡量一所高校本科教育質(zhì)量的重要依據(jù)，其目的是全面考察高校貫徹執(zhí)行黨的教育方針，促進學(xué)校積極落實“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的方針，改善辦學(xué)條件，加強教學(xué)基本建設(shè)，深化教學(xué)改革，提高管理水平，建立和完善自我發(fā)展、自我約束的機制。
教學(xué)檔案，是學(xué)校教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)活動的記錄，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點。系級教學(xué)檔案是教師、學(xué)生從事教學(xué)管理實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是系級檔案管理工作的核心。這些系級評估材料是各系辦學(xué)歷史、辦學(xué)經(jīng)驗、辦學(xué)亮點和特色積淀的反映，是各系教育實踐從感性向理性的飛躍，也是評估專家在走訪過程中對各系形成理性認(rèn)識的載體。通過查閱完整的檔案資料，可以打開思路，開闊眼界，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，也是系級各項管理和決策的重要依據(jù)。
可見，對于獨立學(xué)院而言，加強和改善系級教學(xué)檔案的建設(shè)和管理工作，實現(xiàn)有效管理，在本科教學(xué)評估中具有舉足輕重的作用。
二、科藝學(xué)院系級教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析
科藝學(xué)院搬至西城辦學(xué)已達(dá)7年，學(xué)院各方面的工作都在逐步向科學(xué)化、規(guī)范化邁進，教學(xué)檔案的建設(shè)和管理工作也受到了一定的重視，學(xué)院層面成立了專門的檔案室，各系也均配備了兼職檔案管理員。筆者作為外國語系的兼職教學(xué)檔案管理員，從具體的工作實踐來看，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的系級教學(xué)檔案管理仍然存在諸多問題。具體如下：
1.系級教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)整體不高。
由于機構(gòu)設(shè)置和人員編制的原因，科藝學(xué)院所有系的教學(xué)檔案管理員均由教學(xué)秘書兼任，而這些教學(xué)檔案管理員均不是檔案管理專業(yè)科班出身，對檔案管理的理論知識和業(yè)務(wù)技能掌握能力有限，亦沒有系統(tǒng)地接受檔案管理專業(yè)知識的教育培訓(xùn)，可見目前的系級教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，理論素養(yǎng)匱乏，實踐經(jīng)驗欠缺。
2.系級教學(xué)檔案管理意識薄弱。
由于管理體制等諸多原因，加上長期以來形成的習(xí)慣，很多教職工檔案管理意識薄弱，對教學(xué)檔案的重要性沒有充分的認(rèn)識，特別是對于一些應(yīng)歸檔的文件材料，比如點名冊、試卷、學(xué)生論文等，不夠重視，沒有從源頭做好科學(xué)的分類和及時的整理，致使很多教學(xué)檔案殘缺不全。
3.系級教學(xué)檔案收集不系統(tǒng)、不完整。
系里的每一項活動都有其發(fā)生、運作、結(jié)束等一系列過程，反映在文件材料上必然有策劃、計劃、執(zhí)行過程的來往文件、會議記錄、總結(jié)、表彰、處分、照片等，若依據(jù)這些材料就有可能再現(xiàn)該活動的全過程。遺憾的是，有些檔案收集常常是有計劃，無總結(jié)；有上學(xué)期的材料，無下學(xué)期的對應(yīng)資料；有決議無會議記錄等，缺乏系統(tǒng)性和完整性，這大大降低了教學(xué)檔案日后的利用價值。另外，鑒于科藝學(xué)院師資構(gòu)成的特殊性，相當(dāng)一部分老師來自于下沙本部，還有一些外聘和外教，因為多方面的原因使得學(xué)院目前對這部分教師的約束條件較少，致使管理難度加大，教學(xué)檔案收集不完整的現(xiàn)象普遍存在。
4.系級教學(xué)檔案管理手段落后。
雖然辦公自動化設(shè)備普遍運用在科藝學(xué)院的日常辦公中，但是系級教學(xué)檔案工作仍然局限于手工管理和被動服務(wù)模式，加上教學(xué)秘書本身的工作就比較繁雜，對于教學(xué)資料的歸檔只能是疲于應(yīng)付，工作效率顯然難以提高。
5.系級教學(xué)檔案管理不規(guī)范。
盡管學(xué)院頒布了檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，但并沒有真正落到實處，系級教學(xué)檔案的管理較為混亂，基本沒有專門的教學(xué)檔案室，零亂堆放，沒有頭緒，沒有進行科學(xué)的分類和立卷，日后查找難度較大。
三、科藝學(xué)院系級教學(xué)檔案有效管理的舉措
1.加大宣傳力度，增強全員檔案意識。
加強對學(xué)院檔案管理制度的宣傳，宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性和緊迫性，使教職工認(rèn)識到教學(xué)檔案是具有潛在和現(xiàn)實作用的寶貴財富，主動配合教學(xué)檔案管理人員做好教學(xué)檔案材料的歸檔工作，確保教學(xué)檔案管理工作高效高質(zhì)完成，尤其對于非定崗科藝學(xué)院的教職工和一些外聘教師，更應(yīng)加大宣傳力度，同時從制度上予以保證。
2.更新觀念，進一步提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)。
組織教學(xué)檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，使他們盡快掌握檔案管理專業(yè)技能與方法，提高他們對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保全過程的創(chuàng)新能力。
3.建立健全系級教學(xué)檔案管理規(guī)章制度。
切實貫徹執(zhí)行學(xué)院檔案管理制度，并可以根據(jù)各系實際情況，制定本部門教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，包括教學(xué)檔案管理工作實施細(xì)則、教學(xué)檔案編目分類要點、檔案保管借閱制度等。這些制度的建立，使教學(xué)檔案管理做到有章可循。
4.推進系級教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化，提高利用率。
嘗試引進檔案管理的自動化軟件，采用現(xiàn)代化管理方式，用電子化管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，從而實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。
5.加強系級教學(xué)檔案材料的規(guī)范管理。
（1）配備系級專職教學(xué)檔案管理人員
建立系級專門的教學(xué)檔案室，配備一名專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)對系級教學(xué)檔案實行集中管理。這樣有利于提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，保質(zhì)保量地整理好檔案資料，進而發(fā)揮檔案室的最高效率，更好地迎接教學(xué)質(zhì)量評估工作。
（2）建立教研室檔案室
可以建立教研室檔案室，教研室是系部的組成單位，由每個教研室負(fù)責(zé)本教研室資料的收集、整理、歸檔、審查和移交等工作，這樣有助于教學(xué)資料的合理分類和完整保存。
（3）規(guī)范教學(xué)檔案管理的歸檔格式
對各種原始材料在提交和收集時，應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)范化格式，并要求所有教師按時、按量、保質(zhì)，規(guī)范地上交各種材料由檔案管理人員整理歸檔。同時，相關(guān)管理人員也應(yīng)及時對有關(guān)材料進行關(guān)鍵內(nèi)容的提取和總結(jié)。
（4）實行定期檢查制度和獎懲制度
實行定期檢查制度和獎懲制度，將教學(xué)檔案材料工作同教師的考核、職稱評聘、獎勵等掛鉤，增強教師的歸檔責(zé)任感和積極性。
總之，做好系級教學(xué)檔案的管理、開發(fā)和利用，使系級教學(xué)檔案在教學(xué)改革、科研、評估工作、教師職稱評定及學(xué)生評獎等方面發(fā)揮其應(yīng)有的作用。只有這樣，才能改變教學(xué)檔案收集工作難的被動局面，從而形成系級教學(xué)檔案管理的良性循環(huán)，使系級教學(xué)檔案高效地服務(wù)于教學(xué)，在本科教學(xué)評估中成為一道亮麗的風(fēng)景線，充分彰顯各系辦學(xué)特色。
參考文獻(xiàn)：
[1]李美中.高校教學(xué)評估與院系教學(xué)檔案管理創(chuàng)新[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007（31）.
[2]溫艷萍.檔案管理規(guī)范化與高校評估之我見[J].檔案學(xué)研究，2007（5）.
[3]彭韶霜，彭芬輝.本科教學(xué)評估背景下的教學(xué)檔案建設(shè)[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報，2007（8）.
關(guān)鍵詞：采油廠；檔案部門；檔案； 管理； 創(chuàng)新；服務(wù)
檔案事業(yè)的發(fā)展出路在哪里？筆者認(rèn)為，只有通過檔案工作的創(chuàng)新，才能使檔案工作充滿生機和活力，才能使檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，才能使我們的檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于采油廠的各項工作，才能為促進采油廠的各項事業(yè)向又好又快發(fā)展。
一、增強檔案工作整體的創(chuàng)新意識
1、檔案工作管理思路的創(chuàng)新。同志曾指出“迎接未來科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，最重要的是要堅持創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力?！笨萍家獎?chuàng)新，體制要創(chuàng)新，檔案工作也要創(chuàng)新。日常檔案工作只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次。而對于實際工作中需要哪方面的檔案材料，以及檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和采油廠發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何去主動超前服務(wù)于采油廠，甚至于服務(wù)于社會。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去其生存的活力空間。因此要改變檔案工作既無動力又無目標(biāo)的狀況，就必須去轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念。檔案工作只有在思變求新中，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的認(rèn)可和滿意，才能讓檔案工作徹底發(fā)揮其服務(wù)采油廠、服務(wù)大局的作用。
2、檔案工作管理模式的創(chuàng)新。盡管目前有許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前的需要，必須進行創(chuàng)新。這其中就包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要想在立卷制度上更新、在工作手段上改進，就必須盡量簡化一些檔案部門長期推行的繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣更加便于推行部門立卷工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，許多檔案部門都將計算機應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱檔案的效率。因為無論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
3、檔案工作管理機制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。這就要建立長效機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。通過推行內(nèi)部聘任制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，進一步激發(fā)每個檔案工作者的工作活力和熱情，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。同時，還要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機制，如鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴(yán)格掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進檔案工作良性循環(huán)。相反如果沒有制度的激勵和約束，沒有精神和物質(zhì)條件作保證，檔案工作者創(chuàng)新的熱情就會被扼殺，也就不會自覺、主動地去創(chuàng)新。
二、檔案工作應(yīng)在創(chuàng)新特色上下功夫
l、體現(xiàn)檔案工作服務(wù)特色。日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱自身檔案的方面，怎樣利用外單位檔案為本單位服務(wù)做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門就要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務(wù)為積極主動服務(wù)，利用現(xiàn)代計算機技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。 檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)所看管的檔案“財寶”，通過“深加工細(xì)處理”，使其變成大家需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。
2、體現(xiàn)檔案工作管理特色。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，也是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。因此，在管理手段上，要實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平。在管理形式上，理順紙質(zhì)管理、計算機管理和檔案信息開發(fā)利用之間的關(guān)系，建立多元化的管理方式。
3、體現(xiàn)檔案工作的宣傳特色。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過局域網(wǎng)、制作成VCD等，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使其由“死”變“活”，具有個性化。
三、發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用
1、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新。專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識。面對新情況、新問題，檔案工作者要有改進和創(chuàng)新的舉措。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，綜合運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時檔案部門也可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
信息化時代帶給了我們太多的機遇。檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與采油廠各項事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展保持同步，使個人的努力與采油廠提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量。
綜上所述，只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使檔案工作立于不衰之地。
參考文獻(xiàn)
[1]馮惠玲. 拓展職能--"夾縫時代"檔案職業(yè)的生存之策[A]. 21世紀(jì)的社會記憶--中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集[C] . 北京：中國人民大學(xué)出版社，2001. 105-112.
