時(shí)間：2022-02-06 13:50:45
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇文書檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
房產(chǎn)測繪文書檔案是測繪工作中重要的組成部分，是對(duì)測繪工作的一種真實(shí)的工作記錄，是測繪管理和技術(shù)發(fā)展中記錄的載體，以及促進(jìn)測繪事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要財(cái)富，也是對(duì)后人的傳承和借鑒提供了寶貴的資料。測繪檔案在當(dāng)前國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)中起到了越來越大的作用，從而引起了社會(huì)各地區(qū)的關(guān)注。房產(chǎn)的測繪無疑是和國家的建設(shè)工作緊密相連，因此，在管理上的工作更是重中之重。
1測繪文書檔案管理中文在的問題分析
1．1檔案管理崗位職責(zé)不夠明確
文書的工作方向是文案工作的基礎(chǔ)，由于測繪單位中，文書管理與檔案管理在工作上一般是按照職責(zé)分工，分別管理的。由于人員方面的交替，會(huì)出現(xiàn)由于新老員工交替，導(dǎo)致文文書方面的質(zhì)量參差不齊，甚至在文書交接方面，會(huì)出現(xiàn)文書的遺失、脫節(jié)等問題。大多數(shù)傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方法，是依靠人工存貯，在存貯工作中難免出現(xiàn)各種各樣的問題。比如，長時(shí)間的工作讓眼睛干澀，造成頁碼標(biāo)題與卷宗其他文件不符等情況，紙張的大小也沒有正式的統(tǒng)一，傳統(tǒng)的歸檔紙張是16開，現(xiàn)在的是4開，檔案不能整齊裝訂，中間有散落現(xiàn)象也不會(huì)馬上察覺。
1．2文書檔案管理不夠現(xiàn)代化
在測繪的文案管理上，沿襲過去到現(xiàn)在常用的做法，除了當(dāng)前的用計(jì)算機(jī)對(duì)文案進(jìn)行存檔保存外，其他的存檔水平還是需要人工操作，還沒有全面的去運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)去管理和儲(chǔ)存，發(fā)揮出檔案現(xiàn)代化的儲(chǔ)存方式［1］。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及可以說到了工作生活的方方面面，大多數(shù)房產(chǎn)公司沒有利用好現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)流行的這種機(jī)會(huì)，讓計(jì)算機(jī)更方便的為我們的工作進(jìn)行編排，傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)不能跟上現(xiàn)在時(shí)代的潮流?，F(xiàn)在的人們，幾乎每人都有一套房子，那么大的儲(chǔ)存量，還用過去的方式去管理，在遇到問題時(shí)，不能及時(shí)的找出檔案，影響員工的工作效率。
1．3組織領(lǐng)導(dǎo)的力度不夠，設(shè)施也不夠完善
由于房產(chǎn)測繪方面以檢測生產(chǎn)為中心，文書檔案管理方面得不到很好的重視，領(lǐng)導(dǎo)層面也很少去管理或者去了解文書檔案這方面的內(nèi)容。個(gè)別的房產(chǎn)還會(huì)認(rèn)為檔案就是公文，當(dāng)成公文的方式整理歸檔，對(duì)檔案的信息化建設(shè)工作沒有一個(gè)到位的認(rèn)識(shí)。很多高層人士，領(lǐng)導(dǎo)部門都將房產(chǎn)行業(yè)看做掙錢的一種方式，很少去關(guān)心房產(chǎn)測繪方面文書檔案的管理，也沒有向這方面進(jìn)行投資，導(dǎo)致沒有完善的設(shè)施，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作也不夠重視，員工積極性不高，反而會(huì)阻礙當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
1．4專職業(yè)務(wù)的工作人員水平問題
就大多數(shù)房產(chǎn)公司而言，文書檔案的管理工作是由人事部門來負(fù)責(zé)保管，檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業(yè)的新手，沒有專業(yè)的檔案管理者去負(fù)責(zé)。其中的管理人員也不是專業(yè)畢業(yè)，有的甚至沒有上崗證書。由于上述的領(lǐng)導(dǎo)不重視的問題，導(dǎo)致在員工聘請(qǐng)方面也沒有太多的要求，只要有人干就好。一般都是剛畢業(yè)的學(xué)生或者臨時(shí)的兼職，很少有人學(xué)這方面的專業(yè)，更不要說在這方面的工作經(jīng)驗(yàn)。這樣就會(huì)出現(xiàn)前文寫過的員工流動(dòng)性大，對(duì)檔案的交接工作容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致檔案不全。
2解決問題的措施
2．1解決檔案本身存在的問題
從測繪文案的材料入手，層層遞進(jìn)，扎實(shí)的打好文書檔案形成的基礎(chǔ)。明確做到文書管理與檔案管理的互通和學(xué)習(xí)，使雙方掌握工作銜接的相關(guān)要求，來形成對(duì)文書管理工作的重視。文書管理工作還要規(guī)范文字的格式、紙張的規(guī)格、書寫工具的使用、文章的修改和批閱的程序等，按照規(guī)范有規(guī)矩的來進(jìn)行對(duì)文案進(jìn)行及時(shí)的整理，保證文案的完整，從而達(dá)到文書文案一體化［2］。同時(shí)檔案管理者要身體例行，熟練地掌握業(yè)務(wù)的要求、科學(xué)決斷、嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保值和增值，從而提升檔案的質(zhì)量，以及文書檔案的管理和利用率。在員工之間轉(zhuǎn)換的時(shí)候，一定要保證檔案的完整性，對(duì)有些紙張破損，文字不清晰等問題頁面，可以進(jìn)行臨摹或者再復(fù)印，讓交接工作時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)文件的丟失等情況。
2．2提高文書檔案的現(xiàn)代化管理水平
對(duì)管理水平的提高，是個(gè)漸進(jìn)的過程，要根據(jù)單位的實(shí)際情況，來制定相關(guān)的計(jì)劃和措施，制定合理的規(guī)劃，力所能及的去引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段來完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法，逐漸改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，使整個(gè)檔案管理處于一個(gè)規(guī)范、有序的范圍中。同時(shí)，建設(shè)和維護(hù)好檔案室和對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的基礎(chǔ)設(shè)施，從而保證檔案保存的質(zhì)量問題。加強(qiáng)對(duì)文案的管理工作，讓文案管理進(jìn)入現(xiàn)代化水平，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)被當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)程所淘汰，現(xiàn)代化的趨勢(shì)將會(huì)取代傳統(tǒng)的方法，在管理方面，現(xiàn)在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。將現(xiàn)代化水平引入到文案管理中，不僅能保證文案的安全，也會(huì)讓管理方面顯得更加的輕松。
2．3加強(qiáng)文書檔案的管理，完善管理設(shè)施加強(qiáng)
對(duì)文書檔案的管理和宣傳工作，加大在人力、物力和財(cái)力方面的投入，教育手下員工對(duì)房產(chǎn)測繪檔案管理認(rèn)識(shí)的重要意義，還要把檔案管理的工作納入每次的會(huì)議中去，從而解決檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)問題，重視和培養(yǎng)年輕的檔案管理人員，讓他們慢慢的熟悉業(yè)務(wù)、檔案和計(jì)算機(jī)，然后將這三點(diǎn)全面認(rèn)識(shí)的支援配置到崗位上來。建造一支擁有良好的職業(yè)道德和較高專業(yè)能力的檔案管理隊(duì)伍［3］。還要加大資金的投入，定做檔案裝具來滿足測繪方面的需求。在過去的檔案管理中，檔案的擺放好比圖書館，雖然有編號(hào)和特定的位置，但是空間有限。當(dāng)有新的資料時(shí)，就會(huì)將一些舊的沒有到期限的檔案丟掉，這樣就會(huì)對(duì)房產(chǎn)的客戶服務(wù)方面產(chǎn)生影響。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和完善的管理設(shè)施，就會(huì)對(duì)檔案的管理持續(xù)更多的時(shí)間進(jìn)行保存工作，同時(shí)，也會(huì)使員工在工作中感到輕松，提高整體的工作效率。
2．4提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
在合配備專業(yè)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，有步驟有計(jì)劃的進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，注重新技術(shù)和新知識(shí)的相互結(jié)合，努力增加新知識(shí)注重新的管理方法和技術(shù)，努力增加綜合素質(zhì)，提高管理人員的整體素質(zhì)。房產(chǎn)部門應(yīng)該進(jìn)一步的完善工作上的流程，立于現(xiàn)狀，吸收個(gè)借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作，建立全文見歸檔等相關(guān)的檔案管理制度［4］。逐步推進(jìn)辦公室自動(dòng)化和文檔一體化的建設(shè)步伐，實(shí)施了電子文件與紙質(zhì)文件雙向管理，實(shí)現(xiàn)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。當(dāng)前社會(huì)，管理學(xué)畢業(yè)的人也越來越多，可以在大學(xué)、高職等院校進(jìn)行管理方向人才的招聘，然后在公司進(jìn)行專業(yè)的工作培訓(xùn)，讓他們更加適合文案管理這個(gè)位置，把這份工作做到完善。
3總結(jié)
從當(dāng)前大多數(shù)房產(chǎn)測繪文書檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了當(dāng)前急需解決的問題?？陀^的提出了問題出現(xiàn)的原因，探討了解決的方法和措施，給出了可行的建議和意見。在房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速的今天，測繪文檔管理工作對(duì)房產(chǎn)的發(fā)展也有至關(guān)重要的作用，傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不適合現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，必須改進(jìn)房產(chǎn)測繪文書管理工作，不斷地進(jìn)步，服務(wù)于國家的建設(shè)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)及信息時(shí)代中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
［1］馮清玲．淺談如何做好房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理［J］．工程技術(shù)(全文版)，2016(6):65．
［2］李建珍．淺議房產(chǎn)測繪的技術(shù)及質(zhì)量控制要點(diǎn)［J］．工程技術(shù)(引文版)，2016(84):225．
［3］蔡仕忠．淺談房產(chǎn)測繪技術(shù)與測繪質(zhì)量控制［J］．資源信息與工程，2016(4):122－123．
【關(guān)鍵詞】管理；文書檔案
一、文書檔案工作的現(xiàn)狀
1、到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負(fù)責(zé)文秘工作的人員檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，而檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質(zhì)量。
2、在日常的文書檔案歸檔管理中，會(huì)出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。如歸檔時(shí)出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標(biāo)注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值；紙張規(guī)格不達(dá)標(biāo)，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響；文件歸檔不及時(shí)，時(shí)有漏歸，棄檔問題也相對(duì)嚴(yán)重，而相近公文重復(fù)與立卷組合無序也是一重大問題。
3、在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書處理，尤其是實(shí)現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個(gè)過程。
二、文書檔案工作的改革措施
隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程勢(shì)在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。
（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)支持
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識(shí)才能實(shí)現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺(tái)。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進(jìn)行。
（二）實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化
文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識(shí)，要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)高度上來保證檔案的質(zhì)量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動(dòng)，從而使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時(shí)整理歸檔，從而使文件的立卷工作日?；Ｎ拿厝藛T要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質(zhì)量。
（三）規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作
在文書檔案管理的實(shí)際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析， 以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價(jià)值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目，對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷毀。同時(shí)，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計(jì)劃并逐步實(shí)現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。
（四）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺(tái)階。將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。
（五）提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)
檔案管理工作者的知識(shí)水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。而文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
建立文書檔案管理信息系統(tǒng)是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個(gè)飛躍。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動(dòng)中擺脫出來，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)這些檔案資料的自動(dòng)管理，同時(shí)又能滿足利用者的自動(dòng)查詢，這樣即節(jié)省了人力又保護(hù)了檔案原件。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門要各司其職、各揚(yáng)所長。
參考文獻(xiàn)：
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[2]閔濤《淺談文書檔案工作》找法網(wǎng).
（一）需進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)
一些企業(yè)當(dāng)中存在檔案管理人員無證上崗的現(xiàn)象，很多的檔案管理人員并未參加過真正的檔案管理培訓(xùn)及知識(shí)的學(xué)習(xí)，僅僅停留在簡單的檔案日常管理當(dāng)中，為此則不能夠及時(shí)的更新早已落后的管理理念，不能夠緊隨最新的現(xiàn)代化檔案管理腳步，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)的進(jìn)一步提升。在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步與發(fā)展的今天，在檔案管理工作中有效的運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)早已成為一種時(shí)展的要求，為此，作為檔案管理工作人員則急需努力提升自己專業(yè)的檔案管理水準(zhǔn)，參加各種有關(guān)檔案管理知識(shí)及技能的學(xué)習(xí)，這樣才能夠促使企業(yè)實(shí)施切實(shí)可行的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。
（二）文書工作與檔案工作相互間存在銜接問題
文書工作與檔案工作二者既存在密切的聯(lián)系，又存在一定的區(qū)別。可是在現(xiàn)實(shí)的文書檔案管理日常工作當(dāng)中，針對(duì)文書與檔案的管理需要實(shí)施‘分塊式管理’，此種文書檔案管理方式是非常有效的，但在具體的操作當(dāng)中，分塊式管理致使文書工作與檔案工作相脫離。在實(shí)際的文書檔案管理工作當(dāng)中，文書工作人員在檔案管理方面的知識(shí)非常匱乏，檔案管理人員在日常很少涉及到文書的工作，造成文書工作與檔案工作銜接上存在脫節(jié)的現(xiàn)象。在目前的文書工作與檔案工作的銜接方面，文書格式與處理方法上潛存許多未按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)及要求規(guī)范的問題，這是需要引起特別重視的。
二、文書檔案管理工作水平進(jìn)一步提升的具體措施
文書檔案管理工作要想做好，受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的注重和采取實(shí)際的措施是非常重要的，作為文書檔案管理工作人員則要飽含熱情的投入到日常的文書檔案管理工作當(dāng)中，利用各類活動(dòng)來向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進(jìn)行文書檔案管理的重要意義以及文書檔案法律規(guī)章制度，進(jìn)而促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及全體工作人員增加對(duì)文書檔案管理的重視度進(jìn)一步提高，同時(shí)最大限度上獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的重視和對(duì)管理工作的支持，最好能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作作為企業(yè)總規(guī)劃中的重要工作內(nèi)容，與此同時(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理費(fèi)用及使用設(shè)備的資金投入，促使企業(yè)文書檔案管理水準(zhǔn)進(jìn)一步提升，推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化方向發(fā)展。在現(xiàn)實(shí)的文書檔日常管理當(dāng)中，我們要將目前處于被動(dòng)狀語下向企業(yè)供應(yīng)檔案資料的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)性的一種工作狀態(tài)。在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，現(xiàn)實(shí)對(duì)文書檔案管理有著高標(biāo)準(zhǔn)的需求，為此，作為文書檔案管理工作人員要努力提升自己的專業(yè)管理技術(shù)水平，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，增強(qiáng)文書檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)技能及相關(guān)知識(shí)，將先進(jìn)科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念運(yùn)用到日常的文書檔案管理工作當(dāng)中去，促使自身成為具有專業(yè)管理技能、擁有先進(jìn)管理方法的管理人才，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)做好文書檔案管理工作，貢獻(xiàn)出自己獨(dú)特的力量。
（一）做好文書工作與檔案工作的規(guī)范化銜接
對(duì)于檔案來講，文書是基礎(chǔ)。文書工作質(zhì)量將對(duì)檔案質(zhì)量產(chǎn)生直接性的作用及影響，在低質(zhì)量的文書工作的狀況下，檔案質(zhì)量也不會(huì)有多高的水平。為此，文書工作是否規(guī)范化將直接關(guān)乎著檔案管理最終水準(zhǔn)。所以，作為文書工作人員需要不斷的提升自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)，在企業(yè)中做好文書資料的立卷歸檔工作。
（二）強(qiáng)化各部分間的有效協(xié)作做好文書檔案的搜集
作為文書檔案管理工作人員要對(duì)本企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的掌握，最新動(dòng)態(tài)要及時(shí)了解，多在各個(gè)部門走動(dòng)，這樣才能夠得到最新的資料及有效信息，同時(shí)結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀入手，以企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求為出發(fā)點(diǎn)主動(dòng)的進(jìn)行文書檔案的日常管理。與此同時(shí)，不斷強(qiáng)化文書檔案管理部門相互間的有效協(xié)作，促使文書檔案資料搜集工作能夠順利的開展。
（三）創(chuàng)建行之有效的管理制度及管理程序嚴(yán)格遵循管理機(jī)制辦公
日常的文書檔案管理工作一定要嚴(yán)格遵循相關(guān)管理機(jī)制，嚴(yán)格進(jìn)行文書檔案的審核及簽發(fā)，杜絕隨意濫發(fā)文書或者發(fā)放無效文書的情況存在。文書印刷前期需要針對(duì)全部文書提前進(jìn)行審核及簽發(fā)，看簽發(fā)手續(xù)及文書格式是否與規(guī)定相吻合，文書印刷的時(shí)候文書工作人員則需進(jìn)行二次檢查。針對(duì)文書的紙張類型、文書字體、排版情況要以相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行，最大限度上利用隨卡片的積極作用，填寫文書處理單、發(fā)放的稿紙卡片要做到讓人一目了然，同時(shí)對(duì)文書發(fā)放范圍要明確化，文書中的件數(shù)要進(jìn)行嚴(yán)格的科學(xué)掌控，避免隨意抄送的情況發(fā)生。
（四）做好文書檔案基礎(chǔ)性工作對(duì)文書檔案結(jié)構(gòu)及內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)調(diào)整
資料的搜集-簽訂-保管-統(tǒng)計(jì)是做好文書檔案管理工作的重要性基礎(chǔ)，作為管理工作人員則要具備對(duì)企業(yè)各部門全部的有用資料、有用文件進(jìn)行及時(shí)的搜集，同時(shí)隨時(shí)對(duì)在企業(yè)日?；顒?dòng)中形成的具有生動(dòng)性的細(xì)節(jié)性檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的整理，對(duì)信息資料進(jìn)行科學(xué)的整合，實(shí)施具體的淺析-篩選-探究-整理，最大限度上促使文書檔案的作用得到最大的發(fā)揮，同時(shí)逐漸豐富文書檔案內(nèi)容，將各個(gè)階段的文書檔案工作重要內(nèi)容具體化，以企業(yè)的發(fā)展方向?yàn)橹行倪M(jìn)行日常的文書檔案管理工作，逐漸形成服務(wù)企業(yè)大局發(fā)展的文書檔案管理。
三、結(jié)束語
1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時(shí)期是我國封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府?！薄稘h宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍?！碧m臺(tái)隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺(tái)令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級(jí)官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時(shí)國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫?！逗鬂h書•安帝紀(jì)》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’?！薄端鍟份d：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺(tái)，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書?！睎|觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時(shí)期用來存放功臣受封時(shí)所立丹書鐵券的專用檔案庫房?！妒酚?#8226;太史公自序》記載：“‘小子不敏，請(qǐng)悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書?！薄稘h書•高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟?！鼻貪h地方各級(jí)政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房?？ぜ?jí)行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡牘官文書檔案工作。《后漢書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會(huì)。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書?！笨h級(jí)及縣級(jí)以下的行政單位也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等?？h丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等?！逗鬂h書•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣?！彼⒌厍睾啞毒幠暧洝份d，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時(shí)從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時(shí)期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位?！昂蚬偈亲罨鶎拥恼?guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級(jí)的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅鴻n案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個(gè)文書管理室，出土相關(guān)官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識(shí)的對(duì)簡牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級(jí)保存意識(shí)已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會(huì)被分類捆扎成卷或捆簡冊(cè)的形式，在各個(gè)級(jí)別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時(shí)間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進(jìn)行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實(shí)，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對(duì)的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾啞埃簬煳涓已灾?，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，?？甭闪睢！痘哿找袅x》卷七十七‘讎校’注引《風(fēng)俗通》云‘：二人對(duì)校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對(duì)覆如仇讎?！?/p>
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認(rèn)沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府?！鼻貪h時(shí)立法對(duì)于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)?！啊卑l(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲。”秦漢時(shí)期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到官文書的運(yùn)作對(duì)于保障國家政令正常傳遞，保護(hù)國家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。
【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；水平
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056
醫(yī)院的文書檔案是寶貴的財(cái)富，它包括在工作以及活動(dòng)中形成的各類文件、錄像、圖表等，是多種檔案載體的集成?？茖W(xué)有效的醫(yī)院文書檔案管理不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展，也有利于患者查詢相關(guān)信息，更能促進(jìn)有關(guān)健康及醫(yī)生科學(xué)的進(jìn)步。
1醫(yī)院文書檔案分析
醫(yī)院文書檔案收集是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動(dòng)的最原始的資料[1]。它是一個(gè)醫(yī)院歷史的見證和最有效的憑據(jù)，具有嚴(yán)格的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性及服務(wù)性等特點(diǎn)。
1.1規(guī)范性醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性主要是指公文的管理，它是整個(gè)文書檔案的核心，也是搞好文書檔案管理的最基本保障。它的規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴(yán)格五個(gè)方面。
1.2標(biāo)準(zhǔn)性文書檔案管理工作要求技術(shù)含量高、操作性強(qiáng)。對(duì)于文書檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術(shù)的統(tǒng)一。整個(gè)過程相互聯(lián)系，層層相扣，具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。
1.3保密性現(xiàn)在醫(yī)院的文書檔案包括紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質(zhì)的文書檔案一旦形成，它的內(nèi)容及形式一般不會(huì)發(fā)生大的變化，對(duì)于是否是原始資料比較容易辨認(rèn)。但是，電子檔案不具備這些特點(diǎn)，對(duì)于電子檔案文件的保密一定要進(jìn)行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應(yīng)該加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性以及因?yàn)槭茉斐傻膰?yán)重后果。
1.4服務(wù)性文書檔案的服務(wù)性主要是為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或者智能部門提供資料參考，它表現(xiàn)在利用、編研和統(tǒng)計(jì)等工作。搞好服務(wù)，首先必須做好醫(yī)院文書檔案的整理工作，使之在使用之時(shí)能夠按照要求提供必要的服務(wù)，這在文明醫(yī)院、等級(jí)醫(yī)院評(píng)比的過程中尤其重要。其次是能夠?yàn)獒t(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準(zhǔn)確詳細(xì)的個(gè)人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫(yī)院大規(guī)模的改革時(shí)提供醫(yī)院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的時(shí)候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數(shù)字化的進(jìn)程，對(duì)于已經(jīng)公開的資料或信息要及時(shí)上傳到網(wǎng)上，為患者提供更便利的咨詢。
2目前醫(yī)院在文書檔案的管理方面存在的問題分析
2.1文書檔案意識(shí)薄弱，對(duì)其利用未能發(fā)揮最大作用文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，可以創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，促進(jìn)醫(yī)院管理的規(guī)范化。但是，因?yàn)閷?duì)于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認(rèn)為文書檔案無關(guān)大局，甚至認(rèn)為沒有存在的價(jià)值，對(duì)于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，致使其利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。
2.2管理文書檔案的機(jī)構(gòu)不完善、職責(zé)不明醫(yī)院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因?yàn)闅v史遺留的問題以及醫(yī)院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應(yīng)的科室進(jìn)行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發(fā)利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學(xué)、混亂的管理模式會(huì)造成大量的檔案無法進(jìn)行存儲(chǔ)，甚至可能導(dǎo)致丟失。出現(xiàn)問題各個(gè)部門則會(huì)相互推諉，完全無法界定具體科室或者個(gè)人的責(zé)任。
2.3文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高目前，我國的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面魚龍混雜，參差不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時(shí)展的需要[2]。這主要表現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)的不足、知識(shí)結(jié)構(gòu)的老化或不合理、文化水平低、新知識(shí)的儲(chǔ)備不足等。這嚴(yán)重影響了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質(zhì)低下的管理隊(duì)伍也造成了我國檔案管理水平的落后。
2.4對(duì)于檔案管理的硬件投入過低因?yàn)獒t(yī)療用房的緊張，導(dǎo)致存放檔案的地方十分有限，這完全不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。還有管理技術(shù)的嚴(yán)重滯后，也限制了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技師在醫(yī)院文書檔案管理的過程中逐步得到推廣，促使其管理水平不斷進(jìn)步。但是，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足快速發(fā)展的需要，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發(fā)。
3提高醫(yī)院文書檔案管理水平的方法
3.1加強(qiáng)有關(guān)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)于檔案法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳的力度，提高管理人員對(duì)于檔案管理重要作用的認(rèn)識(shí)，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理注重，才有可能把檔案管理工作納入重要的工作議程，使其能與醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展保持同步。對(duì)于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個(gè)干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院最根本任務(wù)，而只有搞好檔案管理才能促使醫(yī)療服務(wù)的提高，所以一定要為檔案管人員提供必要的設(shè)施、充足的經(jīng)費(fèi)，切實(shí)提高醫(yī)院的檔案管理工作。
3.2強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案的開發(fā)利用效率檔案管理的最終目的就是為利用提供方便，因此，要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，既搞好檔案的收集、管理，又努力搞好資料的編研、整理工作，對(duì)信息進(jìn)行有效開發(fā)，使檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為人民群眾的醫(yī)療保健服務(wù)，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
3.3加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)建立科學(xué)合理的檔案管理體系，建立健全檔案管理的規(guī)章制度，這是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著時(shí)代的進(jìn)步，醫(yī)院的文書檔案管理也必須建立一套與之相應(yīng)的科學(xué)合理的體系，切實(shí)解決好檔案管理混亂問題。檔案管理人員素質(zhì)是影響檔案管理水平最重要的因素之一，因此，醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段提高其管理水平，推動(dòng)檔案管理水平的提升。
3.4實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代人們的需求，無紙化辦公及電子技術(shù)的普及對(duì)檔案管理自動(dòng)化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間，也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率[3]。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4結(jié)論
醫(yī)院的文書檔案管理具有自己的特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際加強(qiáng)對(duì)其管理，顯然有利于醫(yī)院服務(wù)水平的提高。目前，我國的醫(yī)院在檔案管理工作中還存在管理意識(shí)薄弱、認(rèn)識(shí)不到位、管理體系不科學(xué)、從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊等問題，醫(yī)院必須從提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)管理和培訓(xùn)、實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化等方面入手，促使我國醫(yī)院文書檔案管理水平的不斷提高。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】電子辦公；文書檔案；管理策略
1引言
相比傳統(tǒng)的工作模式，基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理具有更強(qiáng)的技術(shù)性與適應(yīng)性有點(diǎn)，可以就檔案建設(shè)、管理、開發(fā)、利用等整個(gè)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)來進(jìn)行優(yōu)化，以通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等作為支持，確保文書檔案內(nèi)容的完整性與安全性，以現(xiàn)代化手段來實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的數(shù)字化收集、存儲(chǔ)與傳送，為實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營提供可靠支持。
2電子辦公環(huán)境下文書檔案管理現(xiàn)存不足
2.1工作意識(shí)未改變
醫(yī)院檔案的特點(diǎn)是量大且專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行管理，最為重要的一點(diǎn)就是在保證工作效率的同時(shí)，保證文書檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，以及檔案資料的安全性。現(xiàn)在醫(yī)院文書檔案逐漸落實(shí)了電子辦公，相比傳統(tǒng)的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域起步較晚，與發(fā)達(dá)國家相比，我國電子辦公環(huán)境下文書檔案管理意識(shí)并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統(tǒng)思想意識(shí)的限制下，相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)作為支持，進(jìn)而從根本上對(duì)文書檔案管理效果產(chǎn)生了影響。
2.2專業(yè)技術(shù)水平低
文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對(duì)日益增多的醫(yī)院文書檔案資料，想要保證高效的工作質(zhì)量，務(wù)必要保證所用技術(shù)的較高適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)ξ臅鴻n案資料進(jìn)行全面收集、存儲(chǔ)、分析、管理與應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。但是對(duì)于電子辦公來講，涉及到的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將要面臨較大的困難。并且，基于醫(yī)院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實(shí)性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用效果起到了至關(guān)重要的影響。目前我國相關(guān)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質(zhì)量。
2.3管理標(biāo)準(zhǔn)不完善
針對(duì)文書檔案管理工作特點(diǎn)和要求，以滿足實(shí)際工作需求為根本，制定具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來為整個(gè)管理工作的開展提供依據(jù)與支持。雖然我國文書檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是對(duì)于應(yīng)用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致管理質(zhì)量良莠不齊。文書檔案電子管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書寫、錄入、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)文書檔案資料收集、管理、使用等多個(gè)環(huán)節(jié)來制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性。
3電子辦公環(huán)境下文書檔案管理優(yōu)化策略
3.1調(diào)整工作理念
為充分利用電子辦公環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對(duì)傳統(tǒng)工作理念和思想意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，遵循時(shí)展趨勢(shì)，樹立信息化、數(shù)字化管理理念[2]。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化時(shí)代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術(shù)作為支持，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的收集、存儲(chǔ)、管理以及應(yīng)用，在保證檔案資料安全管理的同時(shí)，便于后期的調(diào)查應(yīng)用。數(shù)字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區(qū)域電子政務(wù)、醫(yī)院信息化建設(shè)等進(jìn)行融合，在單位內(nèi)部建立一個(gè)完整的系統(tǒng)，便于對(duì)日常工作產(chǎn)生的文書檔案資料進(jìn)行收集和整理，為后期的各項(xiàng)工作開展提供保障。
3.2完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用，能夠推動(dòng)整個(gè)管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展。現(xiàn)在文書檔案載體呈現(xiàn)多樣化，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更高，相應(yīng)的傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，還需要根據(jù)電子辦公特點(diǎn)和要求，在原有基礎(chǔ)上來對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充完善。應(yīng)對(duì)電子檔案建立過程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證文書檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范化，便于后期的管理與應(yīng)用。并且，修訂完善相關(guān)制度，用于配合文書檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上來提高工作執(zhí)行的有效性。
3.3檔案信息共享
相比傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實(shí)現(xiàn)信息共享，以電子文書檔案資料為基礎(chǔ)，推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營管理工作的高效進(jìn)行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，建立完善的文書檔案電子化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)文書檔案信息格式進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)軟件程序的一體化[3]。要求各個(gè)部門之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，根據(jù)統(tǒng)一的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。
3.4完善基礎(chǔ)建設(shè)
很多醫(yī)院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎(chǔ)建設(shè)程度低，還需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上來不斷進(jìn)行完善。以局域網(wǎng)文書檔案管理作為基礎(chǔ)，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善文書檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化與數(shù)字化發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進(jìn)一步推動(dòng)信息共享的實(shí)現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實(shí)現(xiàn)高效、快速的檔案管理。
4結(jié)語
電子辦公環(huán)境下，文書檔案信息化管理勢(shì)在必行，相比傳統(tǒng)的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對(duì)現(xiàn)存的不足和缺陷，應(yīng)給予實(shí)際需求來進(jìn)行分析，且有的放矢的采取措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，保證進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案電子管理工作的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]齊曉磊.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(21):88.
1 事業(yè)單位文書檔案管理工作中的問題
1.1 工作水平有待提升
工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對(duì)事業(yè)單位的管理工作來說文書檔案是其非常重要的一部分，并且可能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位的發(fā)展和決策的制定起到?jīng)Q定性作用，但是在這一過程中需要注意的是，由于事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問題，從而使得事業(yè)單位文書檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外，工作水平有待提升還體現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理教育知識(shí)結(jié)構(gòu)越來越落后，并且培訓(xùn)工作也無法跟上工作的實(shí)際進(jìn)度，這導(dǎo)致了文書檔案管理無法得到進(jìn)一步的有效提升。
1.2 重視程度不夠
重視程度不夠是導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理工作難以進(jìn)步的重要因素。一般來說在文書檔案管理中其最為重要的環(huán)節(jié)是分類和歸檔工作。但是隨著我國現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，不同種類的文件給文書檔案管理帶來了非常大的挑戰(zhàn)。除此之外，重視程度不夠還體現(xiàn)在了部分事業(yè)單位的檔案管理工作無法將文書檔案管理的功效發(fā)揮出來，也無法使其成為事業(yè)單位發(fā)展的重要工具。即事業(yè)單位無法從思想上提高對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，與此同時(shí)也無法在人員和配置等各個(gè)方面加大管理力度。另外，重視程度不夠還體現(xiàn)在部分事業(yè)單位的檔案管理工作并沒有結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)手段，因此無法幫助文書檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。
1.3 管理方式陳舊
管理方式陳舊對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理工作的影響是非常深遠(yuǎn)的。通過對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和總結(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前文書檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視以及工作人員知識(shí)、思想均非常落后，跟不上單位發(fā)展所需等方面的問題。除此之外，管理方式陳舊還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作由于無法引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致了其整體的管理模式較為落后，不少事業(yè)檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關(guān)系人員。無法提供更加科學(xué)的資料管理。以前筆者單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案人員重視程度不夠，覺得文書檔案工作無關(guān)緊要，筆者曾經(jīng)多次與相關(guān)公司溝通試圖建立一個(gè)檔案系統(tǒng)，但需要資金投入，很難得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書類的相關(guān)資料沒有專業(yè)的人員及系統(tǒng)管理，兼職人員也沒有出去學(xué)習(xí)檔案管理的機(jī)會(huì)，靠自己的摸索去完成文書類的整理，使得文書檔案工作不夠科學(xué)化、規(guī)范化。
2 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作對(duì)策
2.1 堅(jiān)持以人為本理念
堅(jiān)持以人為本理念是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。隨著國家的進(jìn)步，“以人為本”的理念被推行到各行各業(yè)中，事業(yè)單位自身也應(yīng)當(dāng)注重充分發(fā)揮“以人為本”的理念，并且加大對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員的重視力度。除此之外，在堅(jiān)持以人為本理念的過程中事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，文書檔案管理工作在一線崗位中的重要作用，并且增加與管理人員的溝通交流，從而能夠更多了解管理人員的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒。另外，在堅(jiān)持以人為本理念的過程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重促使文書檔案管理工作受到各科室以及更多領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可并且能夠在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升同時(shí)促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。
2.2 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)
應(yīng)用結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)于新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過程中，事業(yè)單位的文書檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，并且注重增強(qiáng)文書檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，從而能夠構(gòu)建起新型管理模式同時(shí)使管理工作逐漸走向數(shù)字化、一體化。除此之外，在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過程中，事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)行還應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)闆Q策者提供更加科學(xué)化的信息資料。并且通過信息化、現(xiàn)代化管理模式將各項(xiàng)工作均統(tǒng)一管理，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的有效提升。
2.3 優(yōu)化人員配置
優(yōu)化人員配置是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重加大人員配置，并且提升管理質(zhì)量提高管理人員素質(zhì)。與此同時(shí)，健全管理工作激勵(lì)體制。除此之外，在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重合理的激勵(lì)能夠激發(fā)人潛在的動(dòng)力，這對(duì)于提高檔案管理的工作質(zhì)量和隊(duì)伍素質(zhì)有至關(guān)重要的作用。另外，在優(yōu)化人員配置的過程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重進(jìn)一步完善激勵(lì)機(jī)制，并且按照有關(guān)制度嚴(yán)格落實(shí)，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的持續(xù)提升。
2.4 完善管理制度
完善管理制度是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重中之重。在完善管理制度的過程中，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重形成對(duì)等的懲罰制度，從而能夠使管理人員在獲得激勵(lì)的同時(shí)能夠更加明確自己的職責(zé)。除此之外，在完善管理制度的過程中，為了能夠使工作責(zé)任感更強(qiáng)并且可以確保管理工作的有序進(jìn)行，事業(yè)單位在完善建立管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮到管理人員的個(gè)人人格和發(fā)展等方面的追求，把文書檔案管理各方面均納入到考核評(píng)定指標(biāo)中。另外，在完善管理制度的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重針對(duì)業(yè)績較為突出、工作能力較強(qiáng)等管理人員，給予其優(yōu)秀的晉升機(jī)會(huì)并通過物質(zhì)和精神雙重鼓勵(lì)的方法，使檔案管理人員以更加積極的態(tài)度面對(duì)工作，并且能夠以更高的責(zé)任感不斷提高管理質(zhì)量。
檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體，是單位發(fā)展的見證，對(duì)問題處理、決策制定以及生產(chǎn)管理等方面都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用，是單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分，可以有效提升單位日常工作質(zhì)量和效率。就文書檔案管理工作性質(zhì)來看是一項(xiàng)服務(wù)性、技術(shù)性以及政治性比較強(qiáng)的工作，對(duì)研究本單位發(fā)展歷史以及制定發(fā)展策略可以起到重要指導(dǎo)性作用，保證單位發(fā)展在大方向上不會(huì)偏離前進(jìn)道路。隨著社會(huì)快速發(fā)展對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求，無論是在工作內(nèi)容、手段還是在相應(yīng)制度的建立上。因此，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)必須要認(rèn)清時(shí)展的需求，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及時(shí)、準(zhǔn)確、完整以及實(shí)用。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展都具有重要意義。
二、文書檔案管理工作存在的問題
時(shí)代在快速前進(jìn)，傳統(tǒng)文書檔案管理工作機(jī)制逐漸不能滿足單位在新時(shí)代背景下發(fā)展的需求，逐漸不能滿足人們對(duì)檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：
（一）文書檔案管理體制不完善
就我國文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應(yīng)新時(shí)展腳步?，F(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關(guān)系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時(shí)，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)一般都是上級(jí)指示下級(jí)執(zhí)行，但是往往是領(lǐng)導(dǎo)抓大頭，各小頭更細(xì)化的部分沒人重視，例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關(guān)注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性以及實(shí)用性。另外，工作體制的不完善側(cè)面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側(cè)重點(diǎn)，一般都是將重點(diǎn)放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案工作的服務(wù)性，降低了工作有效性。
（二）文書檔案工作手段落后
隨著信息時(shí)代的來臨，對(duì)文書檔案傳統(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就需要運(yùn)用高新技術(shù)，更近一步實(shí)現(xiàn)文書檔案的時(shí)效性、實(shí)用性以及共享性。但就我國目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位只是為應(yīng)潮流影響，匆忙配備計(jì)算機(jī)，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計(jì)算機(jī)只是將檔案轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行保存，然后脫網(wǎng)單機(jī)來編目或提供檢索，不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質(zhì)。
（三）管理人員專業(yè)水平低
很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員，工作人員通常是身兼數(shù)職，在工作上分身乏術(shù)。同時(shí)，工作人員對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術(shù)含量，對(duì)其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進(jìn)行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡情況下都是首當(dāng)其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評(píng)價(jià)以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。
三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時(shí)展的要求，想要增強(qiáng)單位競爭力，使其在市場中占據(jù)一定位置，就需要單位對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：
（一）創(chuàng)新管理制度
文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展需要，針對(duì)單位機(jī)制不合理地方進(jìn)行改善，根據(jù)時(shí)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，以新制度彌補(bǔ)舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個(gè)方面：一方面是機(jī)構(gòu)內(nèi)部制度的確立，以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任為基礎(chǔ)建立相應(yīng)制度，主要為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對(duì)檔案執(zhí)行工作建立管理制度，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的需要，不斷對(duì)現(xiàn)行的制度及逆行那個(gè)評(píng)審，針對(duì)漏洞和不足來進(jìn)行改善，保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實(shí)際需求對(duì)現(xiàn)行制度橫向和縱向進(jìn)行改善，保證制度行之有效。
（二）創(chuàng)新工作手段
信息時(shí)代的來臨對(duì)檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn)，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時(shí)展對(duì)檔案的需求，因此必須要對(duì)文書檔案管理工作手段進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用，承載著單位發(fā)展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內(nèi)容的完整性。對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是將以往紙質(zhì)記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫的形式，對(duì)檔案信息進(jìn)行編號(hào)管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調(diào)取時(shí)能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負(fù)責(zé)不同方面，在查取時(shí)比較麻煩，針對(duì)這一點(diǎn)可以對(duì)每個(gè)工作人員信息進(jìn)行錄入，并與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，這樣只要輸入工作人員信息就可以調(diào)取相應(yīng)檔案內(nèi)容?；蛘呤强梢酝ㄟ^掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進(jìn)而提高工作效率。
（三）創(chuàng)新工作人員管理制度
