緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了1篇如何做好辦公自動化及文書檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

辦公自動化概述

辦公自動化是基于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息通信技術(shù)等實現(xiàn)的現(xiàn)代化辦公方式，與傳統(tǒng)辦公方式相比，辦公自動化是利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息化技術(shù)幫助辦公人員完成部分手動的、重復(fù)性的業(yè)務(wù)活動，以實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效的辦公業(yè)務(wù)及信息處理。辦公自動化系統(tǒng)主要由辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計算機軟、硬件系統(tǒng)構(gòu)成[1]。辦公自動化系統(tǒng)通過門戶技術(shù)、信息交換技術(shù)、公文傳輸及加密技術(shù)、業(yè)務(wù)協(xié)同機制、工作流技術(shù)、輔助決策技術(shù)等打造數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、平臺化、智能化、個性化、移動化、交互化的辦公環(huán)境。辦公自動化系統(tǒng)的作用辦公自動化系統(tǒng)可以為企業(yè)高層提供決策參考和依據(jù)；為企業(yè)管理者提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，輔助企業(yè)管理者進行相應(yīng)的業(yè)務(wù)、流程、進度、風(fēng)險、效率等管理；為企業(yè)業(yè)務(wù)人員提供更為便捷、高效的日常業(yè)務(wù)處理途徑及信息傳遞等。辦公自動化發(fā)展辦公自動化隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)等的發(fā)展而不斷發(fā)展著。辦公自動化打造出了無紙化辦公、知識獲取、信息公開的辦公模式，經(jīng)歷了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理、文件的IT化處理的核心階段，以工作信息流、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計等為核心的階段，以及系統(tǒng)地運用知識管理、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同為核心的新階段；經(jīng)歷了從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作到構(gòu)建Web應(yīng)用的發(fā)展歷程。尤其是大數(shù)據(jù)和計算機分布式計算技術(shù)、知識圖譜等的應(yīng)用，帶來了更為智能化、更為創(chuàng)新的辦公模式。

辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的特點

文書檔案是政府機關(guān)、各類團體、企事業(yè)單位等在行政管理活動中產(chǎn)生的檔案文件，包括命令、指示、決定、布告、演示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)等。文書檔案一般一式兩份，一份報批，一份留存。文書檔案一般根據(jù)保管期限、涉及問題的類別等結(jié)構(gòu)化原則進行分類保存。分類是文書檔案管理的基礎(chǔ)，基于客觀性、邏輯化、實用性和歷史性原則對文書檔案進行分類并存儲，存儲時限一般為10年、30年或永久等。數(shù)字化文書檔案辦公自動化環(huán)境下，文書檔案以電子文件的形式進行存檔，具有非人工識讀性、對電子技術(shù)設(shè)備的依賴性、信息可變性、信息與載體的可分離性、信息的可共享性、多種信息載體的集成性等特點。電子文書檔案以文本、數(shù)據(jù)、圖形、圖像、聲音、多媒體、命令等文件格式存在，以主文件、支持性文件和輔助性、工具性的文件形式進行功能區(qū)分，通過計算機直接生成或是掃描、拍照等輸入，通過普通、只讀、隱含、加密、壓縮等方式生成或處理。電子文書檔案關(guān)聯(lián)系統(tǒng)管理、文檔管理、政務(wù)信息、事務(wù)處理、輔助決策等功能模塊。辦公自動化下的文書檔案管理在文件傳遞、數(shù)據(jù)共享、統(tǒng)計分析、文件處理等方面與傳統(tǒng)文書檔案管理有較大區(qū)別。電子文件管理要求真實、完整、可讀、可靠，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行采集、整理與歸檔，在歸檔過程中，需要根據(jù)文書檔案的要求選擇是否需要物理歸檔和邏輯歸檔的雙套制，并對電子文件進行技術(shù)鑒定，使電子文件可026以進行長期保存，同時要維護電子文件的信息安全，并通過線上手段實現(xiàn)文書檔案信息的閱覽、復(fù)制、出借、在線利用等功能。多維度的數(shù)字化信息處理辦公自動化環(huán)境下，文書檔案文件主要通過訪問權(quán)限實現(xiàn)了電子化信息傳遞。系統(tǒng)管理為業(yè)務(wù)、事務(wù)、決策者以及文檔管理人員等設(shè)置不同等級的訪問權(quán)限，通過門戶網(wǎng)站，基于電腦、手機等各類不同的辦公設(shè)備和應(yīng)用軟件，對存儲在計算機物理硬件系統(tǒng)上的信息文件進行不同權(quán)限內(nèi)的查閱、復(fù)制、處理等操作。不同的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，既可以實現(xiàn)不同層級、權(quán)限的信息傳遞、審批、查閱、處理等，也可以構(gòu)建實時共享、多人協(xié)同處理的辦公模式，進而實現(xiàn)高效的、自動化的、無紙化的、智能化的、協(xié)同共享的信息文件傳遞、數(shù)據(jù)共享、信息處理等。辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理不單純是文件信息內(nèi)容的流動，同時也伴隨著各層級文件結(jié)果的傳遞，在各層級文件傳遞的過程中，各類重要的結(jié)點工作等也會隨之上傳或下發(fā)，完成工作流程的傳遞，并輔助各層級決策。在文書檔案文件的傳遞過程中，根據(jù)交互功能需求可以設(shè)置不同的處理權(quán)限，包括修改、刪除、重新提交等?；跀?shù)據(jù)庫的文書檔案統(tǒng)計分析基于計算機技術(shù)，文書檔案文件的存儲不再拘泥于書面文字，電子文檔、音頻、視頻等都可以成為文書檔案并進行存儲?？茖W(xué)的、基于實際辦公需求的文書檔案經(jīng)過多年的累積，可以形成龐大的數(shù)據(jù)庫信息。同時，在不同層級的文件傳遞過程中，文書檔案所包含的信息量及其重要程度不同，需要根據(jù)文件權(quán)重、重要程度等進行信息分類、歸檔，并提交上一層級進行信息處理。此外，數(shù)字化的文書檔案文件具有決策輔助、人事績效管理、責(zé)任追溯等多種功能?；诂F(xiàn)代計算機技術(shù)，不但可以根據(jù)相應(yīng)單位需要進行多功能用途的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計分析，還可以實現(xiàn)平臺化、可視化的統(tǒng)計分析與結(jié)果呈現(xiàn)?；谫Y源庫的文書檔案知識管理與功能開發(fā)基于辦公自動化環(huán)境的文書檔案不僅具有信息傳遞、統(tǒng)計分析等功能，同時，也是企業(yè)各類技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員、決策人員等的知識庫、資源庫。基于辦公自動化環(huán)境，文書檔案可以存儲海量信息資源，這些資源可以是內(nèi)部不同部門或是同一部門不同人員的技術(shù)、經(jīng)驗總結(jié)等，也可以是外部各行業(yè)信息、專業(yè)技術(shù)信息等，這些信息資源具有很高的知識價值，可以提高單位相關(guān)技術(shù)人員能力，同時也可以為決策落實、問題解決等提供專業(yè)知識庫。因此，要不斷開發(fā)文書檔案的新價值。

辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

文書檔案管理是針對相關(guān)的文書檔案信息進行收集、整理、鑒定、保管，并開展編目檢索、編研、利用、統(tǒng)計等。辦公自動化環(huán)境為文書檔案管理提供了便捷的采集方式、規(guī)范的整理模式、精準(zhǔn)的信息鑒定方式、不占空間的保管形式以及更為多元化的文書檔案信息利用方式，極大地提升了文書檔案管理的效率、質(zhì)量和操作的便利性，降低了文書檔案存儲與利用的成本。但辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理也面臨一些新的挑戰(zhàn)。信息安全文書檔案具有較高的信息價值，因此對其真實性、完整性、保密性要求較高，與電子信息技術(shù)的可復(fù)制、可更改性形成矛盾。對于電子文書檔案，不但要保證其信息不被泄露和盜取，同時還要保證所采集的信息真實可靠，信息不被篡改，不會丟失。在信息安全領(lǐng)域，需要根據(jù)文書檔案信息的價值和重要性進行必要的防盜取設(shè)計，需要在信息采集和歸檔的過程中，通過一定的技術(shù)手段檢測采集中的作弊行為，并在信息歸檔過程中進行技術(shù)鑒定。數(shù)字化文書檔案管理架構(gòu)文書檔案是辦公自動化系統(tǒng)中的重要內(nèi)容。文書檔案信息具有提供憑證的功能，需要確保文書檔案信息真實、準(zhǔn)確、可靠，這就對文件提取和溯源有較高要求。不同的企事業(yè)單位、機關(guān)、團體等有特定的對文書檔案安全性、及時性、真實性、可靠性的要求，也有特定的文書檔案采集、書寫、編制和歸檔等要求，在辦公自動化環(huán)境下，容易形成標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的文書檔案模板以及文件和信息的傳遞模式。數(shù)字化文書檔案可以讓信息處理變得更加及時、準(zhǔn)確。但在信息化模板與人銜接的過程中，因規(guī)范性要求較多或是辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計不合理，因此在文件傳遞的過程中，文書檔案工作人員需要熟悉電子信息化平臺。開放式的信息提交過程容易出現(xiàn)文書檔案工作人員理解不全面、反復(fù)提交、操作錯誤等問題，進而影響辦公效率。文書檔案管理向辦公自動化轉(zhuǎn)變需要一個適應(yīng)的過程，同時，辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計與建構(gòu)之初也需要詳細(xì)考量文書檔案的管理特點。信息收集與傳遞過程中的數(shù)據(jù)可靠性鑒別辦公自動化環(huán)境下，電子文書檔案信息的采集、傳遞方便快捷，信息文件采集更為自主化、自動化和智能化。文書檔案信息資源的真實性、保密性往往與數(shù)據(jù)信息的價值相關(guān)聯(lián)。辦公自動化環(huán)境下，電子文書檔案信息對信息數(shù)據(jù)的真實性、可靠性和完整性要求更高，且由于其信息量大，可采集的數(shù)據(jù)內(nèi)容更為寬泛，需要多角度地對所采集的信息進行鑒別。隨著生物識別技術(shù)、社會公共信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，信息準(zhǔn)確性、真實性和完整性進一步提升。在信息的采集和傳遞過程中，需要不斷利用新的數(shù)字鑒別技術(shù)提升信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實性和可靠性，同時，建立更為安全可靠的信息傳遞渠道，保證信息安全、真實、完整、可信，增強信息流兩端彼此之間的信任感。信息價值提取由于電子文書檔案采集的信息包含主信息、支持信息和輔助信息，且能以多種形式進行存儲，因而，所收集的信息內(nèi)容豐富、形式多樣。如何能在海量的數(shù)據(jù)信息中提取更有價值的信息需要科學(xué)的計算機運算模型，需要文書檔案管理人員通過專業(yè)的分析和分類建構(gòu)，與研究人員和信息技術(shù)人員共同開發(fā)出更有價值的數(shù)據(jù)模型和平臺系統(tǒng)。同時，過多的、重復(fù)的信息采集與存儲增加了文書檔案存儲與保管的成本，需要根據(jù)技術(shù)能力、管理成本和實際需求等建立更為高效的文書檔案管理系統(tǒng)。

如何做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作

選用與文書檔案信息相匹配的信息安全維護手段文書檔案文件需要長期保存且具有保密性，在數(shù)字化環(huán)境中，需要做好檔案信息的歸檔與長期存儲工作。需要根據(jù)文書檔案信息的價值和安全等級等進行數(shù)字化安全防控，防止病毒入侵及非法盜??；加強信息傳遞過程中的加密處理，運用先進的區(qū)塊鏈技術(shù)強化信息交互傳遞過程中的信息保密工作；運用品質(zhì)較好的服務(wù)器供應(yīng)商、自動化系統(tǒng)供應(yīng)商等；采用較高技術(shù)含量的安全防控系統(tǒng)；嚴(yán)格落實文書檔案安全責(zé)任，杜絕人為泄密行為等；還需做好對數(shù)字文檔信息物理存儲空間的維護與備份工作。在實踐中不斷優(yōu)化文書檔案管理的效率辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理以平臺化、智能化、可視化的管理模式實現(xiàn)文檔的自動化、智能化采集、分類、歸檔以及信息處理等工作，文書檔案管理人員擺脫了繁雜的勞動形式，可以有更多的時間考慮如何提升文書檔案的管理效率。文書檔案管理人員需要在實際工作中不斷反思文書檔案歸類的方式方法、管理流程等，創(chuàng)新更為高效的文書檔案管理機制；同時，由于辦公自動化環(huán)境下很多數(shù)據(jù)信息的采集是自動的、智能的和直接的，文書檔案管理人員需要熟悉數(shù)字化的文書檔案管理系統(tǒng)，并對相關(guān)人員進行技術(shù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，幫助新人盡快熟悉操作系統(tǒng)，提升管理效率。運用先進技術(shù)提升文書檔案的可靠性無論是傳統(tǒng)的管理模式，還是數(shù)字化的管理模式，都需要保證文書檔案文件的真實性、安全性和可靠性。由于數(shù)字化環(huán)境下的文件可更改、可復(fù)制，因此在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理需要運用先進的生物識別技術(shù)提升信息錄入的真實性和可靠性；注重檔案歸檔的鑒別與鑒定技術(shù)的應(yīng)用，以提升文書檔案數(shù)字化歸檔的可靠性；同時，通過更為科學(xué)合理的文書檔案存取架構(gòu)確保信息的安全性和完整性。比如通過人臉識別技術(shù)、指紋識別技術(shù)等設(shè)置門戶登錄權(quán)限、決策管理權(quán)限等。運用數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新文書檔案的附加價值區(qū)塊鏈、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)可以幫助文書檔案在數(shù)據(jù)信息安全的前提下建立基于云空間的海量數(shù)據(jù)信息管理以及多點交互的存取模式，為創(chuàng)造文書檔案的附加價值提供了便利。文書檔案可以看作一個基于時間、數(shù)量和空間范圍的數(shù)據(jù)信息資源庫，文書檔案管理人員可以根據(jù)相應(yīng)文書檔案管理的實際情況，篩選和處理數(shù)據(jù)信息，對數(shù)據(jù)信息進行優(yōu)化分類和提取，創(chuàng)新建構(gòu)起科學(xué)的數(shù)據(jù)分析模型，通過數(shù)字化的分析、可視化的呈現(xiàn)輔助企業(yè)決策等。比如，通過人事檔案信息輔助企業(yè)進行人力資源規(guī)劃等。綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)利用計算機與信息技術(shù)手段實現(xiàn)了文書檔案信息文件的采集、歸檔、存儲等，提升了文書檔案管理效率，降低了文書檔案的管理成本。在確保文書檔案憑證功能實現(xiàn)的同時，可以更為高效地開發(fā)其參考價值。但是在信息化時代，需要更為先進的技術(shù)手段來確保文書檔案的真實性、安全性、可靠性和保密性。

參考文獻

[1]韓瀟影.從信息自動化到知識自動化——大數(shù)據(jù)時代辦公自動化系統(tǒng)的功能分析[J].圖書與情報,2014(03):131-133.

[2]汪溢,趙瑩.文書與檔案管理[M].北京:北京大學(xué)出版社,2010.

[3]趙琦,徐俊華.中國辦公自動化系統(tǒng)的特點[J].微型電腦應(yīng)用,1999(01):6-7.

[4]蘇冠賢.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學(xué)研究,2017(05):86-91.

[5]馮曉玲.文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用研究[J].科技資訊,2021,19(34):92-94.

[6]羅婭.辦公自動化對文書檔案的管理影響及融合策略[J].蘭臺內(nèi)外,2022(21):35-37.

作者：李玲霞 單位：甘肅省救災(zāi)物資儲備管理中心