時(shí)間：2023-07-12 09:32:23
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關(guān)鍵詞:工程檔案管理；存在問(wèn)題；解決措施
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、工程檔案管理的重要性及特點(diǎn)
一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目通常劃分為六個(gè)階段，即可行性研究階段、策劃與設(shè)計(jì)階段、報(bào)建報(bào)批階段、建設(shè)施工階段、銷(xiāo)售階段與物業(yè)管理階段。每個(gè)階段都會(huì)涉及到大量的文件材料，細(xì)微的疏忽都有可能為日后的工作帶來(lái)很大的影響。例如在報(bào)建報(bào)批過(guò)程中，許多政府批件都是相互關(guān)聯(lián)的，如丟失損壞，補(bǔ)辦周期少則三天，多則一個(gè)月甚至更長(zhǎng)。由此可能導(dǎo)致下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批延遲、工程整體施工周期延長(zhǎng)，造成施工費(fèi)用、管理費(fèi)用的增加，給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細(xì)的存檔記錄尤為重要。可以說(shuō)工程檔案是建設(shè)單位開(kāi)發(fā)策劃的前提，文明施工的保障，后續(xù)管理服務(wù)的依據(jù)。
單一獨(dú)立性，即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。真實(shí)性，工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫(xiě)照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。實(shí)用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
二、工程檔案資料的內(nèi)容
1、工程準(zhǔn)備階段文件
綜合性立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)及前期工作通知書(shū)、可行性研究報(bào)告及附件、可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)、調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究等材料；項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)與策劃文件資料：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告自然條件地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單、地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告、申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及審查意見(jiàn)，規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門(mén)的審批文件等資料；報(bào)建報(bào)批資料：建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件、建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表、規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙、建設(shè)工程開(kāi)工審查表、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等資料；還有工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤(pán)等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、材料代用單、經(jīng)濟(jì)簽證、工程定位測(cè)量記錄等。施工用原材料、構(gòu)配件、半成品、成品及零部件的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告及試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；土工試驗(yàn)；商品混凝土質(zhì)量證明書(shū)、配合比及技術(shù)交底；建筑結(jié)構(gòu)安全和功能檢驗(yàn)抽查、檢測(cè)記錄。基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗(yàn)收記錄。技術(shù)復(fù)核、建筑物沉降觀測(cè)記錄；新材料、新工藝、新設(shè)備的運(yùn)用、事故處理記錄?；A(chǔ)、主體工程結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄；分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；給排水、消防、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備安裝工程：圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質(zhì)量明文件、進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄；管道、閥門(mén)強(qiáng)度測(cè)試、隱蔽工程驗(yàn)收記錄；相關(guān)試驗(yàn)、質(zhì)量事故處理記錄；分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄。
3、竣工驗(yàn)收文件
竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收：?jiǎn)挝还こ炭⒐を?yàn)收、單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現(xiàn)場(chǎng)管理檢查記錄；竣工驗(yàn)收移交證明書(shū)；竣工驗(yàn)收監(jiān)督通知意見(jiàn)書(shū)；竣工報(bào)告；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及質(zhì)量保修書(shū)；竣工備案表、決算書(shū)。
4、竣工圖
總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖等。
三、工程檔案管理存在的問(wèn)題
工程檔案管理過(guò)程中涉及到的環(huán)節(jié)眾多，建設(shè)單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對(duì)檔案管理重視程度不夠、缺乏專業(yè)性管理等突出問(wèn)題，主要有：
1、意識(shí)不到位。工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)的重要依據(jù)。每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及的環(huán)節(jié)較多，因此產(chǎn)生的檔案數(shù)量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)舉足輕重。
2、能力不到位。受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，有的建設(shè)單位將利潤(rùn)點(diǎn)低的項(xiàng)目進(jìn)行多重轉(zhuǎn)包；很多建筑公司為降低人工成本，根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求臨時(shí)雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補(bǔ)救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識(shí)缺乏、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一等問(wèn)題，檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設(shè)單位根本就不配備檔案管理人員。
3、管理模式不到位。缺乏先進(jìn)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砟Ｊ?，沒(méi)有將工程檔案管理納入整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理中，職責(zé)分工不明確。雖然很多建設(shè)單位配備了檔案管理人員，設(shè)立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件以及管理模式上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案現(xiàn)代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。
四、加強(qiáng)工程檔案管理的建議
基于工程檔案管理的重要性以及當(dāng)前建設(shè)單位檔案管理中存在的突出問(wèn)題，加強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理工作尤為重要。
1、提高管理意識(shí)，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強(qiáng)檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)將工程前期策劃、建設(shè)過(guò)程以及竣工驗(yàn)收階段均納入檔案管理范疇。制定切實(shí)可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責(zé)任落實(shí)到人，實(shí)行專人專責(zé)。對(duì)于缺漏的重要文件材料要件要及時(shí)補(bǔ)救，做到不漏掉一個(gè)細(xì)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)并積極處理。檔案交接過(guò)程中要做好記錄，同時(shí)完善借閱和歸還制度，跟
蹤建設(shè)工程的全過(guò)程。
2、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。基于工程檔案管理的復(fù)雜性及行業(yè)的特殊性，需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。在項(xiàng)目審批、施工、驗(yàn)收階段均有專人監(jiān)督，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能考核，提升綜合管理水平，對(duì)考核優(yōu)秀的人員適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，保證檔案管理工作的延續(xù)性。
3、提高現(xiàn)代化管理水平。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)軟件實(shí)施工程檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔保管，又要實(shí)行電子檔案歸檔保管機(jī)制，同時(shí)保證紙質(zhì)檔案與電子檔案編號(hào)的對(duì)應(yīng)統(tǒng)一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創(chuàng)新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領(lǐng)域。
4、建立統(tǒng)籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，要求在檔案管理過(guò)程中要做到統(tǒng)籌安排，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。項(xiàng)目立項(xiàng)后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項(xiàng)目開(kāi)工后，要明確文件編制的有關(guān)要求，并提供給施工單位，在管理過(guò)程中要做到檔案的跟蹤收集和及時(shí)歸檔，建立檔案室、項(xiàng)目檔案科、施工檔案管理人員三級(jí)檔案管理體系；在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，要做好檔案的交接和驗(yàn)收，不能有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，真正做到：工程立項(xiàng)、開(kāi)工與文件編制工作同步，施工進(jìn)度與文件材料形成同步，項(xiàng)目竣工與文件材料整理歸檔同步；項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案接收同步。
5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結(jié)束，要及時(shí)對(duì)工程各階段的文件材件進(jìn)行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長(zhǎng)期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關(guān)后續(xù)工作的開(kāi)展，同時(shí)也為工程建設(shè)積累必要的資料和經(jīng)驗(yàn)。
結(jié)語(yǔ)
建筑市場(chǎng)面臨激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)已有的優(yōu)勢(shì)，部門(mén)和企業(yè)應(yīng)重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為企業(yè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
1.當(dāng)前建筑工程大難資料管理工作存在的問(wèn)題
1.1 相關(guān)人員檔案意識(shí)薄弱。眾所周知，任何一項(xiàng)建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗(yàn)收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時(shí)間內(nèi)如果沒(méi)有出現(xiàn)工程質(zhì)量問(wèn)題，則可以成功交付工程，隨即施工隊(duì)伍就結(jié)束工程，但在短時(shí)間內(nèi)，沒(méi)能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來(lái)了困難。而在利用檔案時(shí)，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書(shū)或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會(huì)被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2 建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問(wèn)卷資料和施工過(guò)程中形成的文件和竣工驗(yàn)收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對(duì)資料的堅(jiān)定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無(wú)保存價(jià)值的資料，進(jìn)而影響對(duì)檔案的優(yōu)化管理與長(zhǎng)期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過(guò)程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng)，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3 缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識(shí)薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無(wú)的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以不會(huì)對(duì)其投入人力、財(cái)力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對(duì)于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對(duì)工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會(huì)化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對(duì)建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對(duì)工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個(gè)環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2.加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1 提高對(duì)建筑工程檔案資料管理的意識(shí)。當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案管理還存在很多的問(wèn)題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對(duì)于工程檔案管理的意識(shí)，這也是最嚴(yán)重的問(wèn)題。首先，建立并加強(qiáng)建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)與認(rèn)識(shí)，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項(xiàng)目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識(shí)的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到部門(mén)以及人，從而提高檔案工作的自覺(jué)性與責(zé)任意識(shí)，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實(shí)際工程項(xiàng)目中發(fā)揮作用。
2.2 建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制。缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制是很多建筑企業(yè)共同的問(wèn)題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開(kāi)展的重要因素。首先，要求各級(jí)建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計(jì)劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項(xiàng)目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來(lái)才能確保檔案的完整性。在實(shí)際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實(shí)處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過(guò)程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機(jī)制開(kāi)始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵(lì)與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)市場(chǎng)的需求，建立開(kāi)放、推廣、服務(wù)為一體的機(jī)制，進(jìn)一步開(kāi)拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3 明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)。建筑工程檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、時(shí)間長(zhǎng)且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對(duì)于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的相關(guān)規(guī)定以及_系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺(jué)進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺(jué)性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于形成周期較短、時(shí)間性要求高的工程檔案管理，可以通過(guò)明確劃分時(shí)間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交級(jí)管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復(fù)印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門(mén)進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)，最后報(bào)縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過(guò)，縣民政局根據(jù)低保對(duì)象花名冊(cè)、低保對(duì)象分類統(tǒng)計(jì)表，低保金統(tǒng)計(jì)表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會(huì)化發(fā)放操作，并定期對(duì)低保戶進(jìn)行檢查、臨時(shí)抽查。由此可見(jiàn)，低保戶的審批過(guò)程經(jīng)過(guò)民政部門(mén)三個(gè)層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級(jí)部門(mén)，由于每個(gè)部門(mén)針對(duì)管理低保檔案資料不同，在進(jìn)行管理工作的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類檔案是在分級(jí)管理工作中所形成的，是對(duì)各類檔案進(jìn)行日常管理，低保對(duì)象申報(bào)材料審批后，以戶為單元建檔，實(shí)行_戶_號(hào)制度在低保戶存在期間，民政部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)低保戶的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對(duì)低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況變動(dòng)表、收入證明、情況說(shuō)明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔，并裝訂成冊(cè)，實(shí)行有效管理。
2.4 打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊(duì)。建筑工程檔案管理工作離不開(kāi)人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識(shí)與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機(jī)會(huì)，定期聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我提升的同時(shí)制定相關(guān)的行為規(guī)范，對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。
3.結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：檔案信息化檔案管理方向
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>
1、檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢?jiàn)檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門(mén)和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門(mén)。
近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門(mén)，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門(mén)利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
3.1 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。
4、結(jié)語(yǔ)
計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案 工作者 信息化 素質(zhì)
有人曾說(shuō)：一個(gè)國(guó)家如果沒(méi)有檔案，它將失去歷史而變成傳說(shuō)。從夏商時(shí)期開(kāi)始，檔案就一直忠實(shí)地記錄著洪纖巨細(xì)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和綿亙不斷的中華民族文化，發(fā)揮著豐富知識(shí)、提供參考、支持決策的重要作用。
檔案工作與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展密切相關(guān)。在3500年前的夏朝，最早的檔案管理是代表著奴隸制社會(huì)生產(chǎn)力水平的甲骨。今天，隨著信息技術(shù)的躍進(jìn)式發(fā)展，文件產(chǎn)生和傳遞的方法不斷創(chuàng)新，檔案管理由以實(shí)體為重心進(jìn)入以信息為重心的信息化階段，迫切要求檔案工作者快速提高檔案業(yè)務(wù)水平和信息技術(shù)能力。
一、檔案管理信息化的涵義
所謂檔案管理信息化是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。準(zhǔn)確把握檔案管理信息化的涵義，應(yīng)辨證看待“檔案管理”與“信息化”之間的關(guān)系。檔案是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，信息化是檔案管理科學(xué)有效的重要途徑。檔案管理信息化的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，另一方面促進(jìn)檔案信息與其他社會(huì)信息融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。
二、檔案管理信息化的挑戰(zhàn)
隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，隨著電子檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，
1．檔案管理方式的挑戰(zhàn)
傳統(tǒng)檔案管理的載體是紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等實(shí)物，管理的方式是以手工完成檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。其優(yōu)勢(shì)是操作技術(shù)要求低，劣勢(shì)是實(shí)物保存的環(huán)境要求高、檔案資源的利用率低。
隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤(pán)、縮微、多媒體等現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，檔案的載體由過(guò)去以實(shí)物為載體，變?yōu)橐噪娮游募檩d體。載體的變化，極大的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，但也提出了新的挑戰(zhàn)。一是檔案分類的變化。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案分類逐漸被打破。取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置來(lái)劃分。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。這就突破了原有分類上的局限，使檔案工作人員從繁雜的整理事務(wù)中解脫出來(lái)，把更多的精力放到收集、深化檢索、開(kāi)發(fā)利用、編研等工作上來(lái)。二是檔案保管上的變化。在信息化電子環(huán)境中,檔案的載體由紙質(zhì)介質(zhì)為主發(fā)展到聲、光、電、磁等多種形式。這一方面，提高了檔案的利用效率，方便了檔案的利用，并在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依托下，利用網(wǎng)絡(luò)連接、多媒體等傳播途徑使檔案的傳播形式更加多樣化、生動(dòng)，使檔案在檢索的速度和精準(zhǔn)性上有了很大提高。但另一方面，信息化環(huán)境中互聯(lián)網(wǎng)具有公開(kāi)性，因此電子檔案容易被非法竊取、復(fù)制、篡改，檔案的安全問(wèn)題日顯突出，并且電子檔案載體受存儲(chǔ)介質(zhì)的影響，使得電子檔案載體具有不確定性。
2．知識(shí)結(jié)構(gòu)挑戰(zhàn)
隨著電子傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)等的迅速發(fā)展。在新的信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理人員的原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)也受到信息技術(shù)的嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。新的科學(xué)技術(shù)已在檔案的收集、存儲(chǔ)、分類、查詢等工作環(huán)節(jié)運(yùn)用。檔案管理人員的工作具有了很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。這就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)的掌握好信息化的技術(shù)知識(shí)和手段，要有針對(duì)性地加強(qiáng)電子計(jì)算機(jī)、電子網(wǎng)絡(luò)、電子信息加工與存續(xù)、紙質(zhì)文件與電子文件配套管理等方面的知識(shí)、技能。
三、提高檔案工作者素質(zhì)的意義
信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，使檔案工作發(fā)生了根本性的變革，徹底拋棄了原有的傳統(tǒng)觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變。檔案信息化是依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作。檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是檔案被動(dòng)的“管理人員”，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。
據(jù)資料統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案工作者整體文化水平、技術(shù)程度距信息時(shí)代的要求還存在不小的距離，在檔案專業(yè)技術(shù)程度上，初級(jí)職稱占據(jù)了絕大多數(shù)比例；在信息工具運(yùn)用能力上由于受各種因素影響，程度也不很高；在思想觀念上還沒(méi)有跟上信息時(shí)代的發(fā)展。這種狀況勢(shì)必影響檔案信息化建設(shè)，所以我們大力開(kāi)展檔案資源信息化的同時(shí)，更要加強(qiáng)提高檔案工作者素質(zhì)。
四、提高檔案工作者素質(zhì)的途徑
全面提高檔案工作者的素質(zhì),不僅是檔案建設(shè)和檔案發(fā)展的客觀要求，也是形勢(shì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的根本要求。要提高檔案工作者的素質(zhì)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。
（一）加強(qiáng)思想政治建設(shè)
檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，要加強(qiáng)思想政治建設(shè),主要從兩方面著手。首先是政治素質(zhì)，檔案管理人員必須具有明確的政治方向和堅(jiān)定的理想信念，對(duì)黨和國(guó)家必須具備較高的忠誠(chéng)度。檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)馬恩列斯理論、經(jīng)典著作、中國(guó)特色社會(huì)主義理論和重大方針政策的學(xué)習(xí)和理解，切實(shí)提高自身的政治素養(yǎng)。其次是工作態(tài)度。西方成人培訓(xùn)理念認(rèn)為，態(tài)度、能力和知識(shí)的改變是提升成人素質(zhì)的三條必然途徑。態(tài)度是前提條件。檔案管理人員要端正心態(tài)，樹(shù)立吃苦耐勞、默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)精神。
（二）提升職業(yè)道德水平
檔案工作者在社會(huì)分工中擔(dān)任著特殊職責(zé)，發(fā)揮著特殊的作用。檔案工作者應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備維護(hù)安全的職業(yè)責(zé)任感和遵紀(jì)守法的職業(yè)紀(jì)律。
要提高檔案職業(yè)道德認(rèn)識(shí)，使檔案工作者正確認(rèn)識(shí)自己職業(yè)的意義和地位，增強(qiáng)檔案職業(yè)道德情感，深入進(jìn)行檔案職業(yè)道德教育。
（三）樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念
在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，樹(shù)立起與時(shí)代相適應(yīng)的檔案管理觀念，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的核心。樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念，首先，就是管理思想現(xiàn)代化。這就要求檔案從業(yè)人員要有一顆開(kāi)放的心態(tài)，打破固有的思維定勢(shì)，去學(xué)習(xí)、吸收不同的管理思想。其次，針對(duì)熱點(diǎn)難點(diǎn)，開(kāi)展課題調(diào)研。進(jìn)一步解放思想、開(kāi)拓創(chuàng)新，認(rèn)真研究和探索檔案工作的新思路、新途徑。第三，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理論。
（四）優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)
檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。檔案管理是一門(mén)綜合性的邊緣科學(xué)，涉及的知識(shí)面廣。檔案管理人員要處理好專業(yè)知識(shí)與相關(guān)知識(shí)的關(guān)系。檔案管理人員應(yīng)該努力擴(kuò)充三個(gè)方面的知識(shí)。一是檔案知識(shí)，如檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。二是綜合知識(shí)，如計(jì)算機(jī)、文學(xué)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)、歷史、地理等學(xué)科的知識(shí)，他們對(duì)檔案科學(xué)管理具有重要意義。三是信息技術(shù)，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等方面的能力。
（五）掌握現(xiàn)代化檔案管理手段
管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)。掌握現(xiàn)代化檔案管理手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。
檔案管理人員要掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段。首先，學(xué)習(xí)檔案現(xiàn)代管理方法和理論。通過(guò)學(xué)習(xí)和借鑒當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，并在實(shí)踐中加以運(yùn)用。其次，掌握先進(jìn)的檔案技術(shù)手段。學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化的檔案技術(shù)手段，并引入檔案管理中，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、信息化。
（六）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域
檔案管理工作者要轉(zhuǎn)變強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，適應(yīng)社會(huì)需求的變化，從“重管理，輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。變“封閉型”為“開(kāi)放型”；轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”提升到“服務(wù)”的理念。在工作中，要加強(qiáng)并提高檔案工作的服務(wù)主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度地滿足利用者利用檔案的需要。
參考文獻(xiàn)：
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摘要：本文主要介紹了蘇州市建筑設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司將工程設(shè)計(jì)檔案工作納入質(zhì)量管理體系之中，通過(guò)設(shè)計(jì)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的每一環(huán)節(jié)嚴(yán)格管理，為市場(chǎng)為顧客提供優(yōu)質(zhì)設(shè)計(jì)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)輸出文件歸檔資料設(shè)計(jì)依據(jù)有效控制
關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)輸出文件歸檔資料設(shè)計(jì)依據(jù)有效控制
Abstract: this paper mainly introduces the suzhou institute of architectural design limited liability company will engineering design files work into the quality management system in, through the design product production process each link of strict management to the market, to provide customers with quality design and high quality service.
Abstract: this paper mainly introduces the suzhou institute of architectural design limited liability company will engineering design files work into the quality management system in, through the design product production process each link of strict management to the market, to provide customers with quality design and high quality service.
Keywords: design output file material designed according to the effective control
Keywords: design output file material designed according to the effective control
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、序言
一、序言
ISO9000是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布的質(zhì)量管理體系的系列標(biāo)準(zhǔn)，它明確提出了質(zhì)量管理的原則：以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過(guò)程方法、系統(tǒng)方法、持續(xù)改進(jìn)、基于事實(shí)的決策方法以及與供方的互利關(guān)系。這些原則科學(xué)總結(jié)了世界各國(guó)多年來(lái)理論研究的成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不僅體現(xiàn)了質(zhì)量管理的基本規(guī)律，也適用于組織的全部管理。ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求組織建立形成文件的質(zhì)量管理體系，以“文件”來(lái)規(guī)范員工的行為。企業(yè)應(yīng)將建立ISO9000體系作為建設(shè)優(yōu)秀的企業(yè)文化加以倡導(dǎo)。在推貫ISO9000過(guò)程中，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，吸納以往優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，形成質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件，建立起層次化的“制度”體系，理順各部門(mén)及各級(jí)人員的工作職責(zé)，使產(chǎn)品形成的全過(guò)程，一切活動(dòng)都有章可循，有法可依。同時(shí)，要通過(guò)培訓(xùn)、溝通等形式，確保員工形成“有法必依”的意識(shí)，通過(guò)監(jiān)視測(cè)量和持續(xù)改進(jìn)機(jī)制使員工的工作受控并促使其不斷改進(jìn)業(yè)績(jī)。
ISO9000是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布的質(zhì)量管理體系的系列標(biāo)準(zhǔn)，它明確提出了質(zhì)量管理的原則：以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過(guò)程方法、系統(tǒng)方法、持續(xù)改進(jìn)、基于事實(shí)的決策方法以及與供方的互利關(guān)系。這些原則科學(xué)總結(jié)了世界各國(guó)多年來(lái)理論研究的成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不僅體現(xiàn)了質(zhì)量管理的基本規(guī)律，也適用于組織的全部管理。ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求組織建立形成文件的質(zhì)量管理體系，以“文件”來(lái)規(guī)范員工的行為。企業(yè)應(yīng)將建立ISO9000體系作為建設(shè)優(yōu)秀的企業(yè)文化加以倡導(dǎo)。在推貫ISO9000過(guò)程中，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，吸納以往優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，形成質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件，建立起層次化的“制度”體系，理順各部門(mén)及各級(jí)人員的工作職責(zé)，使產(chǎn)品形成的全過(guò)程，一切活動(dòng)都有章可循，有法可依。同時(shí)，要通過(guò)培訓(xùn)、溝通等形式，確保員工形成“有法必依”的意識(shí)，通過(guò)監(jiān)視測(cè)量和持續(xù)改進(jìn)機(jī)制使員工的工作受控并促使其不斷改進(jìn)業(yè)績(jī)。
蘇州市建筑設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司從工作實(shí)踐中深刻體會(huì)到：勘察設(shè)計(jì)企業(yè)要完善內(nèi)部質(zhì)量管理體系，確保工程設(shè)計(jì)質(zhì)量，增強(qiáng)設(shè)計(jì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力，在貫徹執(zhí)行ISO9000標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程中必須將工程設(shè)計(jì)檔案工作納入質(zhì)量管理體系之中，納入設(shè)計(jì)管理制度和各級(jí)設(shè)計(jì)人員職責(zé)之中，對(duì)設(shè)計(jì)文件和資料進(jìn)行有效控制。為此，我公司明確規(guī)定了各部門(mén)職責(zé)，根據(jù)ISO9000質(zhì)量體系的標(biāo)準(zhǔn)要求，制訂了《文件和資料控制程序》，規(guī)定：
蘇州市建筑設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司從工作實(shí)踐中深刻體會(huì)到：勘察設(shè)計(jì)企業(yè)要完善內(nèi)部質(zhì)量管理體系，確保工程設(shè)計(jì)質(zhì)量，增強(qiáng)設(shè)計(jì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力，在貫徹執(zhí)行ISO9000標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程中必須將工程設(shè)計(jì)檔案工作納入質(zhì)量管理體系之中，納入設(shè)計(jì)管理制度和各級(jí)設(shè)計(jì)人員職責(zé)之中，對(duì)設(shè)計(jì)文件和資料進(jìn)行有效控制。為此，我公司明確規(guī)定了各部門(mén)職責(zé)，根據(jù)ISO9000質(zhì)量體系的標(biāo)準(zhǔn)要求，制訂了《文件和資料控制程序》，規(guī)定：
二、目的
二、目的
為提高工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量，以保存完整的工程設(shè)計(jì)全過(guò)程的質(zhì)量記錄。
為提高工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量，以保存完整的工程設(shè)計(jì)全過(guò)程的質(zhì)量記錄。
三、工程設(shè)計(jì)檔案的適用范圍
三、工程設(shè)計(jì)檔案的適用范圍
工程設(shè)計(jì)檔案資料歸檔的范圍分為二類：
工程設(shè)計(jì)檔案資料歸檔的范圍分為二類：
1、設(shè)計(jì)活動(dòng)全過(guò)程中按照本公司質(zhì)量體系要求而形成的質(zhì)量記錄。
1、設(shè)計(jì)活動(dòng)全過(guò)程中按照本公司質(zhì)量體系要求而形成的質(zhì)量記錄。
2、設(shè)計(jì)圖紙，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖（設(shè)計(jì)變更）及工程的方案圖。
2、設(shè)計(jì)圖紙，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖（設(shè)計(jì)變更）及工程的方案圖。
四、工程設(shè)計(jì)檔案歸檔的職責(zé)
四、工程設(shè)計(jì)檔案歸檔的職責(zé)
1、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（項(xiàng)目經(jīng)理）負(fù)責(zé)檔案資料歸檔前的管理工作，包括設(shè)計(jì)過(guò)程中對(duì)各專業(yè)質(zhì)量記錄的檢查、設(shè)計(jì)完成后對(duì)各專業(yè)質(zhì)量記錄的接受與驗(yàn)收，以及負(fù)責(zé)按本公司規(guī)定和程序督促做好歸檔工作。
1、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（項(xiàng)目經(jīng)理）負(fù)責(zé)檔案資料歸檔前的管理工作，包括設(shè)計(jì)過(guò)程中對(duì)各專業(yè)質(zhì)量記錄的檢查、設(shè)計(jì)完成后對(duì)各專業(yè)質(zhì)量記錄的接受與驗(yàn)收，以及負(fù)責(zé)按本公司規(guī)定和程序督促做好歸檔工作。
2、各專業(yè)負(fù)責(zé)人（工種負(fù)責(zé)人）、設(shè)計(jì)人負(fù)責(zé)本專業(yè)圖紙和質(zhì)量記錄（設(shè)計(jì)輸出文件中的計(jì)算書(shū)、概預(yù)算書(shū)及設(shè)計(jì)活動(dòng)過(guò)程按質(zhì)量管理體系要求所形成的資料）的收集、整理，并交給部門(mén)管理員編目和歸檔。
2、各專業(yè)負(fù)責(zé)人（工種負(fù)責(zé)人）、設(shè)計(jì)人負(fù)責(zé)本專業(yè)圖紙和質(zhì)量記錄（設(shè)計(jì)輸出文件中的計(jì)算書(shū)、概預(yù)算書(shū)及設(shè)計(jì)活動(dòng)過(guò)程按質(zhì)量管理體系要求所形成的資料）的收集、整理，并交給部門(mén)管理員編目和歸檔。
3、圖文中心指定專人負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)輸出文件中圖紙的接收、查驗(yàn)并放行，并負(fù)責(zé)將放行的設(shè)計(jì)輸出文件的底圖歸檔。
3、圖文中心指定專人負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)輸出文件中圖紙的接收、查驗(yàn)并放行，并負(fù)責(zé)將放行的設(shè)計(jì)輸出文件的底圖歸檔。
4、總師辦指定專職人員負(fù)責(zé)歸檔資料的復(fù)驗(yàn)、簽收、裝訂、登記保管和按規(guī)定的手續(xù)辦理資料借閱及處置工作。
4、總師辦指定專職人員負(fù)責(zé)歸檔資料的復(fù)驗(yàn)、簽收、裝訂、登記保管和按規(guī)定的手續(xù)辦理資料借閱及處置工作。
五、工程設(shè)計(jì)檔案的建檔及歸檔
五、工程設(shè)計(jì)檔案的建檔及歸檔
1、工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目接受委托后，由市場(chǎng)部將有關(guān)文件和資料逐項(xiàng)登記在檔案袋
1、工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目接受委托后，由市場(chǎng)部將有關(guān)文件和資料逐項(xiàng)登記在檔案袋
目錄中，然后將有關(guān)文件和資料隨設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)一起下達(dá)至承擔(dān)任務(wù)的設(shè)計(jì)部，設(shè)計(jì)部長(zhǎng)責(zé)成項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案資料歸檔前的管理工作。
目錄中，然后將有關(guān)文件和資料隨設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)一起下達(dá)至承擔(dān)任務(wù)的設(shè)計(jì)部，設(shè)計(jì)部長(zhǎng)責(zé)成項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案資料歸檔前的管理工作。
2、工種負(fù)責(zé)人、設(shè)計(jì)人必須收集積累設(shè)計(jì)活動(dòng)中形成的記錄：包括設(shè)計(jì)基礎(chǔ)
2、工種負(fù)責(zé)人、設(shè)計(jì)人必須收集積累設(shè)計(jì)活動(dòng)中形成的記錄：包括設(shè)計(jì)基礎(chǔ)
資料，設(shè)計(jì)依據(jù)（有關(guān)部門(mén)的批文、顧客的設(shè)計(jì)要求文件等），按“設(shè)計(jì)控制程序”形成的質(zhì)量記錄，完成后交項(xiàng)目經(jīng)理。
資料，設(shè)計(jì)依據(jù)（有關(guān)部門(mén)的批文、顧客的設(shè)計(jì)要求文件等），按“設(shè)計(jì)控制程序”形成的質(zhì)量記錄，完成后交項(xiàng)目經(jīng)理。
3、項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)驗(yàn)收、檢查檔案材料的完整性和正確性，查實(shí)無(wú)誤后交部門(mén)管理員整理好即填寫(xiě)“設(shè)計(jì)資料歸檔目錄清單”送總師辦歸檔。經(jīng)各設(shè)計(jì)部長(zhǎng)同意項(xiàng)目經(jīng)理也可委托有關(guān)人員負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)檔案材料的收集驗(yàn)證工作，但項(xiàng)目經(jīng)理仍負(fù)有歸檔責(zé)任，負(fù)責(zé)督促檢查、確保歸檔質(zhì)量。
3、項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)驗(yàn)收、檢查檔案材料的完整性和正確性，查實(shí)無(wú)誤后交部門(mén)管理員整理好即填寫(xiě)“設(shè)計(jì)資料歸檔目錄清單”送總師辦歸檔。經(jīng)各設(shè)計(jì)部長(zhǎng)同意項(xiàng)目經(jīng)理也可委托有關(guān)人員負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)檔案材料的收集驗(yàn)證工作，但項(xiàng)目經(jīng)理仍負(fù)有歸檔責(zé)任，負(fù)責(zé)督促檢查、確保歸檔質(zhì)量。
4、對(duì)于有多個(gè)子項(xiàng)的項(xiàng)目應(yīng)按子項(xiàng)歸檔，其中各子項(xiàng)共用的設(shè)計(jì)文件、資料
4、對(duì)于有多個(gè)子項(xiàng)的項(xiàng)目應(yīng)按子項(xiàng)歸檔，其中各子項(xiàng)共用的設(shè)計(jì)文件、資料
可歸在一個(gè)主項(xiàng)檔案內(nèi)，其他子項(xiàng)僅需在檔案中注明某設(shè)計(jì)資料參見(jiàn)某工程編號(hào)的檔案即可。
可歸在一個(gè)主項(xiàng)檔案內(nèi)，其他子項(xiàng)僅需在檔案中注明某設(shè)計(jì)資料參見(jiàn)某工程編號(hào)的檔案即可。
六、工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間
六、工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間
各階段的工程設(shè)計(jì)完成后，應(yīng)執(zhí)行按子項(xiàng)及時(shí)歸檔的原則。項(xiàng)目經(jīng)理或委托的有關(guān)人員將工程設(shè)計(jì)檔案材料收集完整，部門(mén)管理員應(yīng)及時(shí)將設(shè)計(jì)圖紙送圖文中心申報(bào)完工，由圖文中心發(fā)圖人加蓋“出圖專用章”和“注冊(cè)建筑師（工程師）章”后曬圖，曬完圖后，底圖總師辦歸檔。設(shè)計(jì)部向經(jīng)營(yíng)處申報(bào)設(shè)計(jì)完工后二周內(nèi)，部門(mén)管理員應(yīng)將設(shè)計(jì)活動(dòng)過(guò)程中形成的質(zhì)量記錄連同歸檔單送交總師辦歸檔。
各階段的工程設(shè)計(jì)完成后，應(yīng)執(zhí)行按子項(xiàng)及時(shí)歸檔的原則。項(xiàng)目經(jīng)理或委托的有關(guān)人員將工程設(shè)計(jì)檔案材料收集完整，部門(mén)管理員應(yīng)及時(shí)將設(shè)計(jì)圖紙送圖文中心申報(bào)完工，由圖文中心發(fā)圖人加蓋“出圖專用章”和“注冊(cè)建筑師（工程師）章”后曬圖，曬完圖后，底圖總師辦歸檔。設(shè)計(jì)部向經(jīng)營(yíng)處申報(bào)設(shè)計(jì)完工后二周內(nèi)，部門(mén)管理員應(yīng)將設(shè)計(jì)活動(dòng)過(guò)程中形成的質(zhì)量記錄連同歸檔單送交總師辦歸檔。
七、工程設(shè)計(jì)歸檔材料的要求
七、工程設(shè)計(jì)歸檔材料的要求
1、歸檔的圖紙、計(jì)算書(shū)、概（預(yù)）算書(shū)、校審記錄等，凡是我院產(chǎn)生的諸如
1、歸檔的圖紙、計(jì)算書(shū)、概（預(yù)）算書(shū)、校審記錄等，凡是我院產(chǎn)生的諸如
此類的工程設(shè)計(jì)文件材料，必須是完整齊全的原件（如有特殊規(guī)定的除外）。
此類的工程設(shè)計(jì)文件材料，必須是完整齊全的原件（如有特殊規(guī)定的除外）。
2、歸檔的設(shè)計(jì)檔案材料必須字跡清晰，不得用圓珠筆等不耐久存的書(shū)寫(xiě)工具
2、歸檔的設(shè)計(jì)檔案材料必須字跡清晰，不得用圓珠筆等不耐久存的書(shū)寫(xiě)工具
填寫(xiě)，不得使用涂改液，不得在裝訂線區(qū)域?qū)懽帧?/p>
填寫(xiě)，不得使用涂改液，不得在裝訂線區(qū)域?qū)懽帧?/p>
3、歸檔的設(shè)計(jì)檔案材料，其簽署必須完備；卷內(nèi)目錄、頁(yè)數(shù)、案卷封面、應(yīng)
3、歸檔的設(shè)計(jì)檔案材料，其簽署必須完備；卷內(nèi)目錄、頁(yè)數(shù)、案卷封面、應(yīng)
按規(guī)范格式編寫(xiě)。
按規(guī)范格式編寫(xiě)。
八、工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔手續(xù)
八、工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔手續(xù)
總師辦接到設(shè)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)檢查各專業(yè)的檔案材料的完整性和整理格式的規(guī)范化，查證符合后在歸檔目錄清單上簽字確認(rèn)?？値熮k對(duì)不符合歸檔要求的設(shè)計(jì)檔案有權(quán)拒收，應(yīng)通知有關(guān)人員限期改正，改正合格后才能歸檔。歸檔后由總師辦專職人員將檔案按標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)。
總師辦接到設(shè)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)檢查各專業(yè)的檔案材料的完整性和整理格式的規(guī)范化，查證符合后在歸檔目錄清單上簽字確認(rèn)?？値熮k對(duì)不符合歸檔要求的設(shè)計(jì)檔案有權(quán)拒收，應(yīng)通知有關(guān)人員限期改正，改正合格后才能歸檔。歸檔后由總師辦專職人員將檔案按標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)。
九、工程設(shè)計(jì)檔案的補(bǔ)充歸檔
九、工程設(shè)計(jì)檔案的補(bǔ)充歸檔
設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔后，對(duì)于設(shè)計(jì)交底、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生的各種圖紙、文件、記錄等設(shè)計(jì)檔案材料，各專業(yè)有關(guān)設(shè)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)做好補(bǔ)充歸檔工作。
設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔后，對(duì)于設(shè)計(jì)交底、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)驗(yàn)收等過(guò)程中產(chǎn)生的各種圖紙、文件、記錄等設(shè)計(jì)檔案材料，各專業(yè)有關(guān)設(shè)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)做好補(bǔ)充歸檔工作。
十、工程設(shè)計(jì)檔案歸檔的計(jì)獎(jiǎng)方法
十、工程設(shè)計(jì)檔案歸檔的計(jì)獎(jiǎng)方法
市場(chǎng)部將各設(shè)計(jì)部報(bào)送的工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成清單按月通知總師辦，對(duì)于未歸檔或歸檔不全的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，由總師辦反饋給市場(chǎng)部，對(duì)于未完成歸檔工作的項(xiàng)目不計(jì)算計(jì)獎(jiǎng)產(chǎn)值。
市場(chǎng)部將各設(shè)計(jì)部報(bào)送的工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成清單按月通知總師辦，對(duì)于未歸檔或歸檔不全的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，由總師辦反饋給市場(chǎng)部，對(duì)于未完成歸檔工作的項(xiàng)目不計(jì)算計(jì)獎(jiǎng)產(chǎn)值。
十一、結(jié)語(yǔ) 我公司堅(jiān)持長(zhǎng)期運(yùn)行質(zhì)量管理體系的效益已充分顯示出來(lái)。公司在追求企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，不再片面追求擴(kuò)大人員規(guī)模，而注重人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，不再片面追求市場(chǎng)占有率，而重視設(shè)計(jì)項(xiàng)目的定位和影響，不再只講產(chǎn)值和速度、不計(jì)工本，更著重水平質(zhì)量和綜合效益，同時(shí)在以設(shè)計(jì)為主體的同時(shí)，也在關(guān)注設(shè)計(jì)產(chǎn)業(yè)的多元化進(jìn)程，探索以科學(xué)發(fā)展觀去實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。在經(jīng)營(yíng)理念上，公司強(qiáng)調(diào)公平競(jìng)爭(zhēng)，誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)、保證質(zhì)量。通過(guò)設(shè)計(jì)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的每一環(huán)節(jié)嚴(yán)格管理，為市場(chǎng)為顧客提供優(yōu)質(zhì)設(shè)計(jì)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
一、要弄明白是先有“雞”，還是先有“蛋”
科技是在不斷創(chuàng)新的，給我們的工作和生活帶來(lái)了越來(lái)越多的驚喜。紙質(zhì)與電子工程檔案，是檔案發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中，不同時(shí)期存儲(chǔ)檔案信息的兩種方式，隨著檔案技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，電子工程檔案必然會(huì)成為今后的主要存儲(chǔ)方式。
對(duì)于存量檔案，紙質(zhì)工程檔案是“雞”，通過(guò)數(shù)字化掃描生成的電子工程檔案是“蛋”，讓“雞”變成“蛋”的目的，是讓其“縮小”并電子化（查閱時(shí)無(wú)需調(diào)用原本，避免損壞或遺失），更便于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸（跨地域）和查閱（無(wú)需翻閱索引卡片）。
對(duì)于增量檔案，由于啟用了工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)、協(xié)同系統(tǒng)，電子工程檔案可以通過(guò)系統(tǒng)流程、電子表單、自動(dòng)提交等自動(dòng)歸集到檔案系統(tǒng)，此時(shí)它是“雞”，紙質(zhì)工程檔案是“蛋”。有了“雞”，通過(guò)新型帶印章打印功能的設(shè)備，可以按需生產(chǎn)出“蛋”。
對(duì)于外來(lái)文件，由于外單位不一定啟動(dòng)了全電子化的業(yè)務(wù)流程，因此主要還是采取對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描、生成電子文件的采集方式。此時(shí)，又回到了與存量檔案同樣的情形。此類信息被采集的實(shí)時(shí)性是關(guān)鍵，因此必須要有嚴(yán)格的、能長(zhǎng)期正常實(shí)施的操作流程。例如，將企業(yè)印務(wù)部門(mén)設(shè)置到企業(yè)辦公樓的一樓，當(dāng)設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等拿到外來(lái)文件的時(shí)候，就直接將紙質(zhì)文件提交過(guò)去，印務(wù)部門(mén)設(shè)置專人對(duì)外來(lái)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，并按系統(tǒng)提供的序號(hào)給紙質(zhì)文件做標(biāo)記（實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子文件的對(duì)應(yīng)），再提交給檔案部門(mén)。設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人則直接登陸系統(tǒng)調(diào)用電子版的外來(lái)文件來(lái)查閱（更方便，也不易遺失）。
二、“雞”和“蛋”必須完全一致么
大家都明白一個(gè)道理：雞可以生蛋，蛋也可以孵出雞。既然“雞”或“蛋”都是作為檔案信息的一種載體、一種介質(zhì)，那么我們無(wú)論是養(yǎng)好“雞”，或者是保管好“蛋”，或者兩者兼而有之，其效果都應(yīng)是相同的。
因此，對(duì)于存量檔案、大多數(shù)的外來(lái)文件，由于紙質(zhì)文件是“雞”，電子文件是“蛋”，因此在管理好“蛋”的同時(shí)，還必須養(yǎng)好“雞”，管理好兩者的對(duì)應(yīng)關(guān)系；對(duì)于增量檔案，電子文件是“雞”，紙質(zhì)文件是“蛋”，我們只需要養(yǎng)好“雞”即可。
三、如何保證“雞”能正常地生出“蛋”
紙質(zhì)檔案通過(guò)鑒定，可以判斷其真?zhèn)?，通過(guò)這只“雞”生出的“蛋”是可以放心使用的；而電子檔案，由于其可復(fù)制、易修改的特性，用它來(lái)生“蛋”，往往會(huì)讓人覺(jué)得不放心。
因此，當(dāng)電子文件是“雞”的時(shí)候，我們需要引進(jìn)數(shù)字簽名、數(shù)字印章、數(shù)字水印和加密等技術(shù)手段，在每只“雞”的身體上打上一個(gè)無(wú)法被輕易修改、抹除的標(biāo)記，如此才能讓大家安心地使用其生下的“蛋”。
加密技術(shù)，這里我們不做詳談，但需要注意一點(diǎn)，就是加密本身就是一個(gè)雙刃劍。數(shù)據(jù)進(jìn)行加密后，需要解密了才能正常使用，因此必須讓加解密功能保證能24×7的運(yùn)作，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，可能就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的“宕機(jī)”。
數(shù)字水印，屬于一種被動(dòng)的安全技術(shù)，主要是在頁(yè)面的某處加上文件歸屬企業(yè)的身份信息（一般不可見(jiàn)），且此信息無(wú)法被篡改、抹除，在需要的時(shí)候，可作為鑒定依據(jù)。
數(shù)字簽名、數(shù)字印章，這個(gè)目前大體有2種解決方案。一種是通過(guò)第三方CA認(rèn)證機(jī)構(gòu)，為企業(yè)所有參與項(xiàng)目的員工，制作個(gè)人專屬的簽名、企業(yè)專屬的印章，當(dāng)項(xiàng)目完成時(shí)加上去；一種是企業(yè)自己內(nèi)部制定一套數(shù)字簽名使用機(jī)制，記錄授權(quán)過(guò)程，然后企業(yè)自己僅需為自己制作一套專屬的數(shù)字印章即可。
以上幾種技術(shù)，大家可根據(jù)實(shí)際情況按需選用。
四、“雞”和“蛋”的安全性考慮
通過(guò)前面的分析，我們可以了解到，要做好紙質(zhì)與電子工程檔案共存期的管理，就需要養(yǎng)好“雞”、保管好“蛋”。那么如何來(lái)做呢？
τ謚街實(shí)蛋福如果未同步做數(shù)字化掃描，那么在收集后，建議采取“無(wú)損式”裝訂，使用定制的文件盒和文件夾來(lái)實(shí)現(xiàn)。雖然檔案管理中要求檔案的裝訂應(yīng)該使用“三孔一線”的方式，但這種帶孔裝訂的方式，會(huì)對(duì)紙質(zhì)文件的邊緣造成破壞。后期，如果再對(duì)這些紙質(zhì)文件做數(shù)字化掃描的時(shí)候，可能就會(huì)造成掃描設(shè)備卡紙（嚴(yán)重的可能會(huì)造成原件破損）。因此，強(qiáng)烈建議先進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描，再做裝訂。但在進(jìn)行數(shù)字化掃描過(guò)程中，應(yīng)制定規(guī)范化的操作流程，對(duì)紙質(zhì)檔案的出和入嚴(yán)格把關(guān)，避免遺失，如發(fā)生破損，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救。
關(guān)鍵詞：地鐵 檔案 問(wèn)題 對(duì)策
一、地鐵工程檔案管理的現(xiàn)狀
由于地鐵工程復(fù)雜， 投資大，涉及面廣， 而檔案工作不被重視，從而造成地鐵工程檔案資料收集不全， 管理不善， 不能很好的為工程建設(shè)提供高效服務(wù)。
存在的問(wèn)題主要包括：
1.工程檔案內(nèi)容不完善：（ 1） 很多單位只注重施工所需的圖紙備案， 而忽略了很多可研階段的調(diào)查資料的存儲(chǔ)， 例如報(bào)批依據(jù) 文 件 的 缺 乏 ， 項(xiàng) 目 的 附 屬 設(shè) 施（ 如停車(chē)場(chǎng)、綠化用地等） 資料的不重視， 引進(jìn)設(shè)備文件資料的忽略；其次， 人們往往注重階段性檔案資料的收集， 而忽視了全過(guò)程的資料歸檔， 特別是工程后期的驗(yàn)收， 財(cái)務(wù)的決算等等， 使得最后造成檔案的不完善； 再次， 受傳統(tǒng)觀念的影響而忽略了很多非紙質(zhì)載體資料的收集和歸檔如照片、電子資料等等。
（ 2） 工程檔案真實(shí)性、完整性不好， 資料質(zhì)量不高
由于建設(shè)單位不注重平時(shí)資料的積累， 使得很多資料的可信度降低， 例如一些隱含工程的檢查、材料質(zhì)量的檢驗(yàn)， 這些資料往往需要時(shí)才補(bǔ)辦， 使得資料與實(shí)際的情況存在出入， 為工程施工質(zhì)量埋下了隱患， 同時(shí)也為將來(lái)地鐵運(yùn)營(yíng)過(guò)程的檢修和日常維護(hù)帶來(lái)了困難， 造成不必要的浪費(fèi)和損失。
（ 3） 工程檔案管理人員素質(zhì)差別大， 流動(dòng)性強(qiáng)
地鐵工程系統(tǒng)大， 涉及范圍廣，經(jīng)常是多家施工單位同時(shí)進(jìn)行， 各單位素質(zhì)參次不齊， 而且施工單位通 常 對(duì) 工 程 檔 案 管 理 不 夠 重 視 ，“重生產(chǎn)、輕檔案”的現(xiàn)象很普遍，缺乏受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的專職檔案員，因此一旦項(xiàng)目完工， 人員撤離， 工程資料的整理和歸檔工作就草草了事， 嚴(yán)重失真。
2.地鐵工程檔案管理質(zhì)量問(wèn)題原因分析
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展， 經(jīng)濟(jì)利益成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的主要追求目標(biāo)， 而工程檔案管理需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，因此不能給企業(yè)帶來(lái)明顯的利益，因此， 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的求利性和檔案管理效益的滯后性的矛盾使工程檔案管理建設(shè)落后、管理機(jī)制差。其次，由于地鐵建設(shè)工程龐大， 涉及施工單位多， 企業(yè)之間檔案共享程度低，使工程資料銜接脫節(jié)； 同時(shí)各企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員專業(yè)技能差， 流動(dòng)性大， 從而給工程檔案管理帶來(lái)諸多不便。
二、地鐵工程檔案管理研究
1、完善各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法
為了真正實(shí)現(xiàn)從量變到質(zhì)變的飛躍， 使地鐵工程檔案更加符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求， 因該明確建設(shè)單位、勘察、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、地鐵公司本部及其所屬二級(jí)單位等各單位在工程檔案資料的記錄、整理、歸類過(guò)程所需要完成的工作，使最后形成的工程檔案完整， 科學(xué)，規(guī)范。
（1） 制定各單位歸檔內(nèi)容
在工程資料管理上， 除執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和西安市建筑工程、市政工程資料管理規(guī)程外， 還應(yīng)結(jié)合地鐵專業(yè)的特點(diǎn)細(xì)化管理模式， 尤其是制定各子項(xiàng)單位的歸檔范圍。只有明確各自職責(zé)， 專業(yè)技術(shù)人員和資料管理人員才能有章可， 才能從工程建設(shè)初期就開(kāi)始收集相應(yīng)的檔案資料， 確保檔案資料的完整性。通過(guò)組織各專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行討論、協(xié)商，進(jìn)行修改補(bǔ)充， 從而制定覆蓋所有專業(yè)的歸檔范圍， 最大限度地滿足實(shí)際需求， 使專業(yè)人員能夠有一個(gè)清晰的思路和模式， 以提高工作效率和歸檔質(zhì)量。
（2） 細(xì)化分類編號(hào)
科技檔案的分類編號(hào)既要體現(xiàn)檔案專業(yè)的特色， 還要體現(xiàn)各個(gè)專業(yè)的專業(yè)特點(diǎn)。在分類科學(xué)合理的前提下， 編寫(xiě)的檔案號(hào)不能是案卷題名的簡(jiǎn)單的羅列。檔案的分類編號(hào)方法應(yīng)該充分體現(xiàn)地鐵線別和專業(yè)的特點(diǎn)， 應(yīng)滿足信息時(shí)代的快速檢索和數(shù)字化的需要。特別是地鐵在建設(shè)和維護(hù)過(guò)程中新增的許多資料，必須及時(shí)進(jìn)行收集、歸檔， 這樣各級(jí)檔案管理人員才能在編號(hào)工作中對(duì)號(hào)入座?？萍紮n案的編號(hào)應(yīng)由種類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、屬類號(hào)及案卷順序號(hào)組成，為使編號(hào)合理科學(xué)有效， 應(yīng)避免過(guò)多出現(xiàn)案卷流水號(hào)。這樣可以保證資料歸類合理， 檢索快捷， 減少重復(fù)勞動(dòng)。以工程檔案為例， 在項(xiàng)目號(hào)中用地鐵的標(biāo)段代號(hào)加以區(qū)分，這樣地鐵工程在各個(gè)施工標(biāo)段的竣工檔案就能完整地體現(xiàn)出來(lái)。這就要求編制者不僅要熟知地鐵總的專業(yè)劃分， 更要了解每個(gè)專業(yè)特點(diǎn)及其相關(guān)信息，及時(shí)更新補(bǔ)充專業(yè)代號(hào)， 比如在工程檔案的項(xiàng)目專業(yè)中， 我們及時(shí)添加了市政、地面綠化等項(xiàng)目代號(hào)。（3） 提高竣工檔案的質(zhì)量竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設(shè)完成后的真實(shí)寫(xiě)照， 是工程維修管理改建擴(kuò)建的憑證及依據(jù)。因此， 竣工圖必須真實(shí)反映工程實(shí)際， 然而真正做到竣工圖真實(shí)準(zhǔn)確并非易事， 它需要施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)以及設(shè)計(jì)單位的共同努力。
（4） 工程檔案管理的信息化
地鐵工程檔案是城市現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的見(jiàn)證， 它反映了社會(huì)活動(dòng)的原始信息資源， 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要地位已經(jīng)越來(lái)越引起人們的高度重視。因此， 地鐵工程檔案管理工作的現(xiàn)代化也日趨緊迫。采用信息化手段， 實(shí)現(xiàn)檔案整理、歸類、編目和檢索等工作的自動(dòng)化， 推動(dòng)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和方法的變革，使之能更好的服務(wù)與工程建設(shè)：一方面， 利用計(jì)算機(jī)將工程檔案的信息電子化。把工程項(xiàng)目檔案的整理內(nèi)容及卷內(nèi)目錄輸入電腦， 使紙質(zhì)檔案成為信息檔案， 更具有可讀性和實(shí)用性， 易于利用者準(zhǔn)確查詢相關(guān)材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通過(guò)計(jì)算機(jī)的文字處理功能，可以采用多種形式的存儲(chǔ)方式 如年代、內(nèi)容、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類別等等。加強(qiáng)工程檔案的搜索功能， 為用戶提供更快、更方便、更完整的服務(wù)。
2、建立約束體制， 促進(jìn)工程檔案的完善
要確保地鐵工程檔案的完整、準(zhǔn)確，必須從管理機(jī)制、企業(yè)行為上予以約束。運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行制約，例如： 在合同中明確約束內(nèi)容， 當(dāng)施工單位移交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案， 建設(shè)單位接收檔案的主管部門(mén)在驗(yàn)收竣工結(jié)算時(shí)簽署結(jié)論及意見(jiàn)后， 才對(duì)此工程進(jìn)行決算， 以確保施工單位重視檔案工作， 保證地鐵工程檔案整理、歸檔的質(zhì)量。
3、建立完善的管理制度和監(jiān)管體系
建立完善的地鐵工程檔案管理制度， 對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)、各道工序檔案資料的形成作出明確規(guī)定。將檔案管理工作形成要約， 列入相關(guān)合同， 使檔案收集工作提前介入， 對(duì)檔案材料實(shí)行超前控制。檔案職能部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)地鐵工程檔案工作過(guò)程的監(jiān)督和指導(dǎo)。明確各參建單位工程檔案管理部門(mén)的職責(zé)， 抓好地鐵參見(jiàn)單位檔案人員的培訓(xùn)， 培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才， 對(duì)檔案的形成過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控、指導(dǎo)，嚴(yán)格落實(shí)竣工驗(yàn)收制度。
結(jié)論
地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設(shè)過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)， 其工作內(nèi)容涉及到各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門(mén)， 只有不斷加強(qiáng)建設(shè)、施工和監(jiān)理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性， 為地鐵建設(shè)和今后的維護(hù)提供有力保證。地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設(shè)過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)， 其工作內(nèi)容涉及到各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門(mén)， 只有不斷加強(qiáng)建設(shè)、施工和監(jiān)理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性， 為地鐵建設(shè)和今后的維護(hù)提供有力保證。
參考文獻(xiàn)
〔1〕謝穎淺談地鐵工程檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策。四川檔案2006. 06
【關(guān)鍵詞】建筑工程；檔案資料管理；問(wèn)題；措施
建筑工程檔案資料的有效管理是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程中必不可缺的重要組成部分，對(duì)檔案資料的有效管理可以督促整個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)單位、每個(gè)人都嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。因此，建筑施工單位要對(duì)工程檔案資料的管理高度重視，進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案資料的管理，才能更大程度上地提高企業(yè)施工的整體水平和安全質(zhì)量的保障。
一、建筑工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題
1、 對(duì)建筑工程中檔案資料的管理不夠重視
在一些建筑行業(yè)管理者的思想中，對(duì)于檔案資料的管理沒(méi)有足夠的重視。他們一般注重工程建設(shè)的質(zhì)量和速度，認(rèn)為只有這些才是與工程利益直接相關(guān)的。他們的這種想法落后陳舊，是不切實(shí)際的。
2、對(duì)建筑工程中檔案資料的管理不到位
建筑工程的檔案資料包含了多方面的數(shù)據(jù)資料，其中包括管理、施工、設(shè)計(jì)、質(zhì)檢等部門(mén)。各部門(mén)分工合作， 致使檔案資料完整存在相當(dāng)大的難度。例如，在工程施工或竣工驗(yàn)收過(guò)程中，檔案管理人員必須到現(xiàn)場(chǎng)才能對(duì)有關(guān)施工問(wèn)題的檔案規(guī)整記錄，檔案資料記錄的全面性和準(zhǔn)確度才能得到保證。如若不然，施工過(guò)程中的檔案就得不到及時(shí)整理，或者在工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，而且這些差錯(cuò)很難被發(fā)現(xiàn)。
3、 建筑工程中檔案的管理制度不健全
目前，施工企業(yè)的檔案管理依據(jù)是20 世紀(jì)80年代末國(guó)家有關(guān)部門(mén)頒布的城市建設(shè)檔案管理規(guī)定，該規(guī)定對(duì)檔案資料管理的具體步驟沒(méi)作詳細(xì)規(guī)定。雖然有的地區(qū)制定了相關(guān)的制度，但是宣傳不到位，施工企業(yè)管理人員對(duì)此沒(méi)有給予足夠重視，直接導(dǎo)致了建筑工程檔案資料管理制度無(wú)法落實(shí)。
5、建筑工程中檔案資料管理人員的職業(yè)素質(zhì)偏低
建筑工程中檔案資料管理的從業(yè)人員應(yīng)該具有相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)，接受過(guò)正規(guī)的職業(yè)訓(xùn)練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業(yè)人員根本沒(méi)有接受過(guò)對(duì)口教育，只接受過(guò)一些簡(jiǎn)單的短期訓(xùn)練，文化程度一般偏低，即使接受訓(xùn)練，職業(yè)素養(yǎng)的形成也很緩慢。這些問(wèn)題導(dǎo)致建筑工程中檔案資料管理從業(yè)人員的工作受阻，對(duì)于問(wèn)題的掌控能力較差。甚至有的施工企業(yè)根本就沒(méi)有專業(yè)從事檔案資料管理的人員，一般由企業(yè)中其他崗位的人員兼任，導(dǎo)致員工無(wú)法專注于檔案資料管理的工作。有的施工企業(yè)雖然有專職的檔案資料管理從業(yè)人員，但是從事這一工作的員工更換頻率過(guò)快，不利于對(duì)建筑工程中檔案資料的高效管理。
二、加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的措施
1、 健全建筑工程檔案資料的管理制度
建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎(chǔ)。建設(shè)單位在項(xiàng)目成立之初就應(yīng)按照國(guó)家檔案的相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合工程實(shí)際，制定出一套相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定。與此同時(shí)，要明確建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等各項(xiàng)負(fù)責(zé)人以及檔案在形成中所需要承擔(dān)的責(zé)任，規(guī)范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進(jìn)行。完整的資料可以給建設(shè)單位的合法權(quán)益提供保障性的重要依據(jù)。
2、 保證建筑工程技術(shù)資料真實(shí)性、實(shí)用性，如今，國(guó)內(nèi)大多數(shù)工程技術(shù)資料與工程并非同步進(jìn)行，基本都是工程施工領(lǐng)先于技術(shù)資料整理，此類資料并不能真實(shí)反映出建筑工程施工的具體實(shí)況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行抽樣調(diào)查制度，質(zhì)監(jiān)部門(mén)也應(yīng)加強(qiáng)施工項(xiàng)目的檢查，保質(zhì)保量保同步。
3、 嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收工程檔案資料質(zhì)量關(guān)，使竣工驗(yàn)收檔案可以發(fā)揮出憑證作用
建筑工程在竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案資料的管理人員要和工程項(xiàng)目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規(guī)范的要求，對(duì)工程施工建設(shè)過(guò)程中形成的資料檔案進(jìn)行全面審核、檢查，及早查出問(wèn)題，并及時(shí)解決問(wèn)題，務(wù)必使工程竣工的材料做到完整、真實(shí)，工程檔案的歸檔范圍符合規(guī)定的要求，認(rèn)真切實(shí)地執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》規(guī)定的相關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，竣工驗(yàn)收檔案的移交也是整個(gè)工程的重要環(huán)節(jié)。在移交出合格的工程檔案之后，由建設(shè)單位頒發(fā)出“建設(shè)工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發(fā)“建設(shè)工程檔案合格證”，建設(shè)單位有權(quán)按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性。
4、 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)
加強(qiáng)工程檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作是保證工程檔案質(zhì)量的有效措施，檔案管理人員需要高素質(zhì)、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷認(rèn)清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和檔案管理方法，靈活運(yùn)用檔案管理的新理念。與此同時(shí)，還要掌握相關(guān)法律法規(guī)以及與此相關(guān)部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)高素質(zhì)檔案資料管理人員，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業(yè)的知識(shí)，所以在對(duì)檔案資料管理人員培訓(xùn)的時(shí)候應(yīng)加強(qiáng)建筑行業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)，并對(duì)其進(jìn)行考核。只有在日常工作中多思考、多協(xié)調(diào)、多交流，并用認(rèn)真的態(tài)度去學(xué)習(xí)、去落實(shí)，才能將檔案資料與工程施工同步起來(lái)，資料才能得以真實(shí)、實(shí)用。
5、 實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制
激勵(lì)產(chǎn)生的效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)要大于管理本身，工程項(xiàng)目的各單位、各部門(mén)都應(yīng)重視工程檔案資料的形成，充分調(diào)動(dòng)各方對(duì)資料管理的積極性，落實(shí)工程資料檔案管理的獎(jiǎng)懲制度，并每周對(duì)檔案進(jìn)行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實(shí)的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)。反之，則對(duì)其進(jìn)行管理整頓，甚至處罰。
6、充分利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)
如今是現(xiàn)代化進(jìn)程飛速的高科技時(shí)代，計(jì)算機(jī)媒體在發(fā)展，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)也隨之越來(lái)越方便、快捷，所以我們要利用這個(gè)優(yōu)勢(shì)，多層次、多角度地開(kāi)辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過(guò)程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預(yù)知觀，要考慮到未來(lái)，也就是說(shuō)竣工的驗(yàn)收或者下一個(gè)項(xiàng)目在建筑工程時(shí)的需要。此外，還要主動(dòng)搜集檔案資料：建設(shè)面積、項(xiàng)目名稱、資金來(lái)源、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)來(lái)源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質(zhì)量監(jiān)理、工程造價(jià)等等。設(shè)計(jì)合理的報(bào)表，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要的依據(jù)，也為建筑工程項(xiàng)目的質(zhì)量和管理提供有力保障。
7、挖掘施工工程資料的潛在價(jià)值
施工工程檔案資料涉及到施工過(guò)程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，具有重要的指導(dǎo)作用。因此，施工單位在進(jìn)行施工工程檔案資料的管理過(guò)程中應(yīng)該充分挖掘施工工程檔案資料的潛在價(jià)值。在保證施工工程檔案資料的完整的前提下，充分用資料對(duì)施工工程進(jìn)行統(tǒng)籌考慮。通過(guò)現(xiàn)存的施工工程檔案資料對(duì)施工工程進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，達(dá)到節(jié)省工程資源，合理控制預(yù)算，統(tǒng)籌規(guī)劃布局，使工程的建設(shè)具有和諧性與統(tǒng)一性，保證工程的可持續(xù)發(fā)展。
綜上所述，建筑工程檔案資料管理是一項(xiàng)漫長(zhǎng)而繁瑣的工作，貫穿工程的開(kāi)工至竣工的各個(gè)階段，不能有絲毫的馬虎大意，必須對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料，具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。否則，將影響到工程竣工驗(yàn)收是否能順利進(jìn)行。
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