時(shí)間：2023-08-02 09:26:10
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關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；高校；管理
中圖分類號(hào)：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2013）07-008-02
在上個(gè)世紀(jì)90年代中后期中央國(guó)務(wù)院開始實(shí)施的面向廣大高校的“211工程”，從而標(biāo)志著中國(guó)高等教育改革和發(fā)展正式起步。在經(jīng)過將近20年的發(fā)展過程中，我國(guó)高等院校的教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)顯而易見，而教學(xué)模式也從開始“萬(wàn)人齊走獨(dú)木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴(kuò)招，使大多數(shù)人的“大學(xué)夢(mèng)”變成現(xiàn)實(shí)。高校的不斷擴(kuò)招也使得教學(xué)規(guī)模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學(xué)模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。但在發(fā)展的同時(shí)問題也隨之而來(lái)，教學(xué)交流活動(dòng)越來(lái)越頻繁，教學(xué)涉及范圍越來(lái)越廣，師生數(shù)量越來(lái)越多，可相應(yīng)的教學(xué)檔案管理還停留在上個(gè)世紀(jì)水平，還在使用傳統(tǒng)的人工操作模式，缺點(diǎn)也是顯而易見，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見不鮮，嚴(yán)重時(shí)甚至還影響到高校聲譽(yù)。因此改革當(dāng)前傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式勢(shì)在必行。通過建立現(xiàn)代化、規(guī)模化的高校教學(xué)檔案的提案也油然而生，同時(shí)這樣做的目的還能為高校發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量提高提供高質(zhì)量服務(wù)和有效保障。
一、高校教學(xué)檔案的必要性和意義
高校教學(xué)檔案管理的水平是衡量一個(gè)高校管理工作高低、檢測(cè)是否能成為一個(gè)優(yōu)秀高校的重要參考指標(biāo)。因此，教學(xué)檔案其目的不但是收集保存教學(xué)工作中有價(jià)值的資料，而且為以后教學(xué)改革，教學(xué)科研提供必要的書面依據(jù)。
不斷改進(jìn)、完善高校教學(xué)檔案的管理工作，是對(duì)改進(jìn)教學(xué)模式，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的教學(xué)手段、遺棄不適用的教學(xué)手段從而提升教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)效率有效補(bǔ)充。因此，建立功能完善的教學(xué)檔案管理機(jī)制，對(duì)高校制定的教學(xué)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)目標(biāo)以及科研工作都能起到極大的促進(jìn)作用。
1、教學(xué)檔案能對(duì)高校教研改革進(jìn)步的實(shí)施發(fā)揮著重要的參考作用。高等院校的目的是培養(yǎng)適合現(xiàn)代化社會(huì)工作的高素質(zhì)人才，為科研機(jī)構(gòu)培養(yǎng)新生力量、為祖國(guó)實(shí)現(xiàn)宏偉復(fù)興培養(yǎng)大量精兵強(qiáng)將。而怎樣提高高校的教學(xué)水平，都與教學(xué)檔案密切相關(guān)。只有在完整準(zhǔn)確的教學(xué)檔案中不斷分析和參考，學(xué)習(xí)和吸收，才會(huì)為以后的教學(xué)和科研工作的提高打下良好的基礎(chǔ)。
2、教學(xué)檔案能對(duì)高校未來(lái)的教學(xué)科研規(guī)劃發(fā)揮必要的借鑒作用。高校在大眾教育中的作用越來(lái)越突出，高校自身也面臨著改革傳統(tǒng)的教學(xué)管理手段，吸收和研究先進(jìn)的教學(xué)手段。同樣，新教學(xué)大綱的不斷完善和新體制下標(biāo)準(zhǔn)的制定，教學(xué)手段日益翻新和總結(jié)，都需要借鑒以往的教學(xué)檔案，以便繼續(xù)發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的教學(xué)手段，改革當(dāng)今不適用的教學(xué)手段等。
3、教學(xué)檔案能提供學(xué)生、企業(yè)查詢的可靠憑據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)多樣化的不斷進(jìn)程，社會(huì)多種用人方式擴(kuò)展，判斷人才水平的標(biāo)準(zhǔn)也水漲船高。很多知名和審查條件較嚴(yán)的用人單位也經(jīng)常和眾多高校密切聯(lián)系，從高校的教學(xué)檔案資料中獲取人才在高校的學(xué)習(xí)和活動(dòng)記錄，進(jìn)而分析是否能擔(dān)任工作的重要參考標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，教學(xué)檔案也能起到服務(wù)學(xué)生的作用。隨著人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，范圍也不斷擴(kuò)大，很多畢業(yè)生因?yàn)榉N種原因，丟失畢業(yè)證需要補(bǔ)辦，這就要求高校的教學(xué)檔案必須完善，能幫助學(xué)生查詢到該學(xué)生在高校的過往記錄，方便辦理補(bǔ)證手續(xù)。
4、教學(xué)檔案能提供高校歷年為數(shù)眾多的教育活動(dòng)中積累的原始憑證。很多高校為提高高校師生對(duì)高校的榮譽(yù)感、使命感，擴(kuò)大高校自身影響，需要經(jīng)常舉辦對(duì)內(nèi)對(duì)外的學(xué)校宣傳展覽，把學(xué)校自辦校以來(lái)取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來(lái)完成。，把學(xué)校自辦校以來(lái)取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來(lái)完成。
綜上所述，高校教學(xué)檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理水平，提升高校整體管理素質(zhì)是高校所有改革方向中的重要任務(wù)之一。
二、高校教學(xué)檔案目前存在的問題和改進(jìn)方案
由于高校的教學(xué)內(nèi)容和范圍連年的增長(zhǎng)和擴(kuò)大，師生力量連年遞增，使得教學(xué)檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時(shí)，客觀上我國(guó)高校教學(xué)實(shí)行跨年制使得教學(xué)檔案無(wú)法和實(shí)行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學(xué)檔案丟失、遺漏屢見不鮮，教學(xué)檔案的增補(bǔ)、存檔和查閱也因?yàn)榉N種原因無(wú)法展開。因此就出現(xiàn)的這些問題，需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)、找到切實(shí)可行的解決手段。
1、通過宣傳等手段，讓高校師生了解教學(xué)檔案的意義和必要性。高校應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實(shí)行代表我國(guó)檔案管理已走向法制化方向，高校要樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動(dòng)普及檔案的重要性教育。讓師生加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案信息的知識(shí)和學(xué)習(xí)欲望，從而支持教學(xué)檔案管理工作。同時(shí)高校要總結(jié)適合本高校的工作方式，制定切實(shí)可行的檔案管理制度。同時(shí)責(zé)任落實(shí)到各個(gè)教學(xué)部門，把教學(xué)檔案管理制度與每個(gè)教師利益掛鉤。定期在高校內(nèi)開展教學(xué)檔案的推廣工作，讓每一高校學(xué)子都能學(xué)生的教學(xué)檔案有著正確的認(rèn)識(shí)，從而遵守高校規(guī)章制度，為順利畢
業(yè)、到更高一層學(xué)府深造、走向社會(huì)工作崗位奠定必要基礎(chǔ)。
2、建立獨(dú)立、完善的檔案工作制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。各高校的教學(xué)檔案文件主要來(lái)源于學(xué)校管理機(jī)構(gòu)與各教學(xué)院系。例：教務(wù)處負(fù)責(zé)教學(xué)計(jì)劃的研究和制定、修改；招生辦公室負(fù)責(zé)招生計(jì)劃的制定和實(shí)施；學(xué)生工作處負(fù)責(zé)廣大學(xué)生的學(xué)籍管理、學(xué)生獎(jiǎng)罰以及思想教育工作；成人教育部門負(fù)責(zé)學(xué)校的成人脫產(chǎn)教育、函授教育、業(yè)余教育等。因此各教學(xué)部門職責(zé)和范圍不盡相同，所以高校教學(xué)檔案本著各部門獨(dú)立管理教學(xué)檔案原則，每個(gè)部門只需負(fù)責(zé)自己所轄管理范圍內(nèi)的教學(xué)檔案記錄收集工作即可。
3、建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學(xué)檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業(yè)務(wù)水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現(xiàn)象嚴(yán)重。因此需要建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。建立科學(xué)化、立體化的教學(xué)檔案制度。同時(shí)完善的檔案管理人員的培訓(xùn)制度等。
4、實(shí)行按專業(yè)按體系分類的原則，按年度組卷進(jìn)行科學(xué)管理。例如按照專業(yè)體系考核，教學(xué)檔案就記錄與這一專業(yè)所相關(guān)的體系范疇。在進(jìn)行以往比較時(shí)，教學(xué)檔案能列舉歷年這一專業(yè)的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學(xué)優(yōu)劣，找出差距，促進(jìn)教學(xué)改革。同理，如果按照學(xué)習(xí)體系考核，教學(xué)檔案也能在這一學(xué)習(xí)體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學(xué)優(yōu)劣等。因此，按專業(yè)按體系分類進(jìn)行科學(xué)管理，能保持各個(gè)學(xué)科、各個(gè)體系的連貫性、系統(tǒng)性，從而使專業(yè)科研教學(xué)業(yè)務(wù)水平有著較好的進(jìn)步。
5、培養(yǎng)提高高校教學(xué)檔案相關(guān)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。再好的制度和標(biāo)準(zhǔn)也需要人為的參與，僅僅有優(yōu)秀的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，沒有相應(yīng)的合格的檔案管理人員也是不合格的。因此，教學(xué)管理檔案的工作人員的業(yè)務(wù)水平和教學(xué)檔案管理水平密切相關(guān)。因此學(xué)校需要開展定期、不定期的多形式、多層次的培訓(xùn)課程，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。把高校檔案管理工作提高到一個(gè)嶄新的高度。在必要時(shí)，各大高?？梢赃m當(dāng)引進(jìn)吸收一流具備先進(jìn)管理水平的外聘人員。同時(shí)，各大高校也有必要組織定期交流會(huì)、講座等。同行之間互相學(xué)習(xí)交流經(jīng)驗(yàn)、成果，總結(jié)不足。提高教學(xué)檔案工作人員的事業(yè)心和榮譽(yù)感，增強(qiáng)工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為整個(gè)高校管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞教學(xué)檔案;作用;檔案管理
中圖分類號(hào)G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1673-9671-(2010)042-0178-01
高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)管理活動(dòng)中,直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。提高高校教學(xué)檔案的管理,才能發(fā)揮其對(duì)教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用,才能有效地促進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。
1教學(xué)檔案的作用
建立教學(xué)檔案,其作用不僅是為了保存和管理教學(xué)過程中形成的有價(jià)值的文件材料,為宏觀的教學(xué)決策、微觀的教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù),而且是為改進(jìn)教學(xué)方法,深化教學(xué)研究,提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)。
1.1教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)
學(xué)校的主要任務(wù)是教書育人。一所學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,怎樣提高教學(xué)質(zhì)量,這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果,并加以完善和提高,為教學(xué)活動(dòng)提供借鑒和分析,才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。
1.2教學(xué)檔案為改進(jìn)教學(xué)方法提供素材
教學(xué)方法的好壞,直接影響到教師的教與學(xué)生學(xué),好的教學(xué)方法不僅使教師教得輕松,還能使學(xué)生學(xué)得愉快。通過查閱歷年教學(xué)檔案,可以對(duì)教學(xué)方法進(jìn)行對(duì)比分析,找出理想的教學(xué)方法。
1.3教學(xué)檔案為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考
教學(xué)管理水平的高低,在很大程度上影響該校的教學(xué)質(zhì)量,影響學(xué)校在社會(huì)上的信譽(yù)度,教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對(duì)教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、預(yù)測(cè),從宏觀上可以明確學(xué)校的發(fā)展方向,制定教學(xué)計(jì)劃,更好地安排師資,并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,特別是根據(jù)師生的獎(jiǎng)懲材料、思想?yún)R報(bào)材料等,可以適時(shí)調(diào)整對(duì)師生的思想工作,解除他們的思想包袱,使他們?nèi)硇牡赝度虢膛c學(xué)。
1.4教學(xué)檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材
任何一部校史都是該校教與學(xué)的發(fā)展史,校史既反映了一所學(xué)校的成績(jī),也反映了該?？蒲心芰桶l(fā)展過程,而教學(xué)檔案則是編寫校史的第一手史料。
1.5教學(xué)檔案使用方便
教學(xué)檔案分類清楚、明確每一個(gè)分類都裝在各自的分類檔案盒中,檔案盒內(nèi)附有該盒檔案資料的登記表,需要查閱檔案時(shí)只需打開所需的檔案分類盒,查看登記表就可以找到所需資料,方便了教師查閱。
2教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀
從高校檔案的現(xiàn)狀,我們不難發(fā)現(xiàn),高校教學(xué)檔案工作雖然在長(zhǎng)期的發(fā)展過程中取得了不小的成就,但隨著時(shí)代的發(fā)展,很多的問題日漸突出,給教學(xué)檔案管理工作帶來(lái)了很多的消極影響。
2.1教學(xué)檔案管理制度不健全
從目前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機(jī)制,存在著諸多問題。
2.2對(duì)教學(xué)檔案的重視不夠
隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快,不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點(diǎn)在發(fā)展上,而對(duì)發(fā)展的基礎(chǔ)之――教學(xué)檔案的管理,不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置,還是現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善,人員的培訓(xùn),都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。
2.3教學(xué)檔案缺少開放性
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫(kù),注重保藏而忽視其應(yīng)用價(jià)值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴(yán)禁入內(nèi)”的牌子讓人望而卻步,教學(xué)檔案也被誤認(rèn)為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強(qiáng),這樣就嚴(yán)重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。
2.4教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低
目前計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動(dòng),并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔,但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。
2.5教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)定
目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時(shí)敷衍了事,給教學(xué)檔案管理帶來(lái)很大不利。
3加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的建議
3.1提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣,工作量大,因此,高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃,逐步改善工作條件,使檔案工作能與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系的崗位責(zé)任制,納入教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理人員的職責(zé)范圍,逐步做到“四同步”。加強(qiáng)有關(guān)檔案工作的宣傳,使廣大教職員工進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門作好工作。
3.2遵循“三納入”、“四同步”的基本原則
即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃,納入教學(xué)管理制度,納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任,作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一;下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步,檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步,評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步,畢業(yè)生就業(yè),上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。
3.3提高全員檔案意識(shí)
高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項(xiàng)工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點(diǎn)是將有價(jià)值的信息通過檔案人員的勞動(dòng)開發(fā)、挖掘,及時(shí)為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,樹立全新的服務(wù)意識(shí),學(xué)校其他人員應(yīng)提高對(duì)檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。
3.4加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要,以檔案信息資源建設(shè)為核心,以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫(kù),及檔案信息資源管理網(wǎng),使檔案信息傳遞及時(shí),通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。
3.5提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)與水平
高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此,須加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以拓展檔案人員的思維、知識(shí)面,提高其業(yè)務(wù)素質(zhì),以掌握新的檔案管理技能和方法。同時(shí),應(yīng)引進(jìn)高層次計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。
關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變
一.相關(guān)內(nèi)容研究
教學(xué)檔案是在教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)中形成的全部檔案,是對(duì)教學(xué)活動(dòng)的客觀反映與總結(jié)。隨著科技的發(fā)展與高校教育體制改革,使得高校教學(xué)檔案內(nèi)容更加豐富。高校教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的考評(píng)起到重要作用,是教學(xué)活動(dòng)管理總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農(nóng)業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)演變的動(dòng)態(tài)過程。我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)此進(jìn)行了較長(zhǎng)時(shí)間的研討。1997年，首屆全國(guó)信息化工作會(huì)議召開，將信息化定義為培育發(fā)展以職能化工具為代表的新生產(chǎn)力造福社會(huì)的歷史過程。美國(guó)的檔案信息化管理利用方面發(fā)展起步較早，其檔案管理機(jī)構(gòu)分為國(guó)家檔案館及各地分館組成的聯(lián)邦檔案管理機(jī)構(gòu)和由各社會(huì)機(jī)構(gòu)自行設(shè)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。美國(guó)檔案管理體制中包括分散于各地機(jī)構(gòu)的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國(guó)檔案信息化建設(shè)位于世界前列。70年代末我國(guó)檔案界開始嘗試使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，80年代中期，國(guó)家逐步出臺(tái)檔案編目與機(jī)讀目標(biāo)制作方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)了機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)發(fā)展。21世紀(jì)以來(lái)，電子政務(wù)發(fā)展迅猛，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列的檔案信息化建設(shè)制度。信息化建設(shè)事業(yè)全面展開?，F(xiàn)代信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類進(jìn)步不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為高校教學(xué)檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)。將原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ),以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展,基于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)功能進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)處理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數(shù)據(jù)信息計(jì)算存放相關(guān)規(guī)章。要實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理，首先應(yīng)構(gòu)建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規(guī)范高效，其次要建立完善相關(guān)檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè),實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化必須依靠技術(shù)支持。要加強(qiáng)對(duì)檔管人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，促進(jìn)檔高校案管理信息化建設(shè)發(fā)展。
二.高校教學(xué)檔案信息化管理的意義
在高校教學(xué)檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)使傳統(tǒng)教學(xué)檔案工作為現(xiàn)代管理手段代替，檔管人員通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案立卷等工作,打破了傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式。傳統(tǒng)的查閱方式要到相關(guān)檔案保管部門進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱，高校各部門職能不同，會(huì)對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行多次重復(fù)查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費(fèi)了大量的人力時(shí)間資源,加速了紙質(zhì)檔案的磨損。推行高校教學(xué)檔案信息化管理,實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的儲(chǔ)存索引數(shù)字化管理，可以降低教學(xué)檔案原件利用率,減少教學(xué)檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強(qiáng)，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學(xué)的信息化手段進(jìn)行管理，因此，高校教學(xué)檔案管理必須加快信息化建設(shè)步伐。傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理重藏輕用，信息時(shí)代的今天社會(huì)對(duì)信息資源的利用提高了要求。高校教學(xué)檔案工作者必須積極改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。主動(dòng)為學(xué)校社會(huì)提供利用服務(wù)。目前大多高校教學(xué)檔案工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式,相關(guān)管理部門以紙質(zhì)檔案保管為主,部分高校實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化,但網(wǎng)絡(luò)上較少傳輸教學(xué)檔案信息資源，必須優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理手段，以增強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理效果。信息化建設(shè)在高校教學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使教學(xué)檔案工作管理環(huán)境發(fā)生巨大變化，高校管檔人員原有的專業(yè)知識(shí)技能已不能適應(yīng)時(shí)展的需求。因此，高校檔管人員必須學(xué)習(xí)掌握運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理知識(shí)技能，提高檔案管理效率。
三.高校教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題
我國(guó)高校教學(xué)檔案信息化管理經(jīng)多年探索發(fā)展，取得巨大進(jìn)步提升，當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因，高校教學(xué)檔案管理部門管理觀念陳舊，社會(huì)服務(wù)意識(shí)淡薄，管理技術(shù)手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們開始加強(qiáng)重視檔案信息資源的利用，受傳統(tǒng)管理思想的影響，高校主管教學(xué)檔案領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學(xué)檔案管理工作被動(dòng)，管理人員較少積極主動(dòng)收集相關(guān)教學(xué)檔案，優(yōu)化檔案管理模式，阻礙了高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展。2.目前我國(guó)高校教學(xué)檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的封閉管理方式，教學(xué)檔案僅供相關(guān)部門及本校師生使用。教學(xué)檔案提供利用是檔案部門與學(xué)校社會(huì)的聯(lián)系橋梁。傳統(tǒng)的管理模式不能很好的服務(wù)于高校檔案管理。要激發(fā)教學(xué)檔案信息化管理生機(jī)活力，必須轉(zhuǎn)變封閉的教學(xué)檔案管理方式。3.經(jīng)費(fèi)是教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)保障。部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案信息化管理重視不足，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理辦公條件欠佳，設(shè)備陳舊，從而影響了教學(xué)檔案信息化管理的順利開展。4.實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息資源共享的重要前提是高校教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。因社會(huì)歷史等因素影響，目前我國(guó)高校教學(xué)檔案管理部門的管理工作缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制約了高校教學(xué)檔案管理的信息自動(dòng)化發(fā)展。要從高校檔案管理的未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范性。5.快速實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的關(guān)鍵因素在于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。管理人員應(yīng)掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)，具備較高的專業(yè)知識(shí)能力。當(dāng)前很多高校教學(xué)檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用能力，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)程序數(shù)據(jù)管理等方面存在一定不足。
四.轉(zhuǎn)變高校教學(xué)檔案管理方式的策略
1.加強(qiáng)對(duì)信息化管理的重視信息時(shí)代的發(fā)展為高校教學(xué)檔案管理工作注入了新的活力，為適應(yīng)新時(shí)期高校改革發(fā)展需求，高校應(yīng)重視加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的技能培訓(xùn)，不斷提升教學(xué)檔案信息化管理水平。高校教學(xué)檔案信息化管理需相關(guān)管理部門及人員樹立現(xiàn)代管理理念。運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行教學(xué)檔案管理。在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念時(shí)，要積極引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理理念，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案信息化管理的宣傳力度，適時(shí)將教學(xué)檔案信息化管理工作進(jìn)展情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為推動(dòng)教學(xué)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理信息化發(fā)展。2.優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理方式目前高校教學(xué)檔案管理思想手段等方面存在許多問題，高校必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。將高校教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)納入到高校檔案事業(yè)系統(tǒng)中，發(fā)揮國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)高校檔案管理的指導(dǎo)作用。加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式，代碼符號(hào)等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度。確保高校行政部門及檔案部門對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理，以便更好為高校教學(xué)及社會(huì)發(fā)展服務(wù)。3.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理高校教學(xué)檔案信息化管理基礎(chǔ)是加強(qiáng)對(duì)相關(guān)硬件標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，目前市場(chǎng)上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發(fā)水平不同，不少檔案管理軟件在功能設(shè)置方面存在缺陷，高校教學(xué)檔案管理部門應(yīng)選擇標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運(yùn)用于電子文件管理中，從整體上對(duì)文件信息與檔案信息進(jìn)行組織控制。教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)要匯集所需信息數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)檢索教學(xué)檔案提高檔案查閱效率，高校教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的靈活性。以便對(duì)高校教學(xué)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，高校各相關(guān)部門可形成有參考價(jià)值的文件。將原有紙質(zhì)教學(xué)檔案原件存儲(chǔ)到服務(wù)器，提高了傳統(tǒng)的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學(xué)檔案。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員要對(duì)教學(xué)檔案基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，超期檔案催還等工作。教學(xué)檔案管理工作較為繁雜。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理軟件,可隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，必須提高高校教學(xué)檔管人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，造就適應(yīng)教學(xué)檔案信息化管理需求的專業(yè)人才隊(duì)伍。教學(xué)檔案涉及到教學(xué)檢查，人員素質(zhì)評(píng)估等工作，檔案材料關(guān)乎師生的榮譽(yù)。高校教學(xué)檔案管理人員要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)及較高的責(zé)任心，按時(shí)統(tǒng)計(jì)分類歸檔，確保學(xué)籍材料真實(shí)準(zhǔn)確。當(dāng)前高校檔案信息化人才形勢(shì)較為嚴(yán)峻，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是高效檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。當(dāng)前高校中缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，影響了高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。高校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔管人員的培訓(xùn)教學(xué)工作，提升其信息素養(yǎng)與現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力。檔案管理人員要主動(dòng)收集了解綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，將檔案管理思想方法融入到系統(tǒng)設(shè)計(jì)中。積極了解目前學(xué)校運(yùn)用的綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，關(guān)注電子文件歸檔前的管理模式及運(yùn)行特點(diǎn)，對(duì)歸檔后的數(shù)字化檔案實(shí)施有效管理。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；檔案管理
高校教學(xué)檔案作為教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，是反映教學(xué)過程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進(jìn)行教學(xué)改革和教研活動(dòng)的基礎(chǔ)資料，也是日后研究和處理問題的原始憑證。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，建立健全教學(xué)檔案，充分開發(fā)教學(xué)檔案信息，對(duì)于推動(dòng)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的作用。
近年來(lái)，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，也給高校教學(xué)檔案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教學(xué)檔案的內(nèi)容
1、綜合類
主要包括省、院級(jí)有關(guān)教學(xué)工作的文件材料；學(xué)院有關(guān)教學(xué)、教務(wù)工作給上級(jí)主管機(jī)關(guān)的匯報(bào)、請(qǐng)示及批復(fù)；教學(xué)工作的計(jì)劃、總結(jié)；分院、部、室部門職責(zé)、崗位責(zé)任制、機(jī)構(gòu)改革材料；教務(wù)處召開的教學(xué)工作會(huì)議文件材料；各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)成果評(píng)獎(jiǎng)辦法、獲獎(jiǎng)名單；教育、教學(xué)研究成果申報(bào)與評(píng)審材料，教學(xué)改革立項(xiàng)、檢查、成果材料；關(guān)于教學(xué)檢查、評(píng)估的文件材料及報(bào)告；教學(xué)工作簡(jiǎn)報(bào)等。
2、師資建設(shè)類
主要包括教師培養(yǎng)規(guī)劃；教師培養(yǎng)年度計(jì)劃；崗前培訓(xùn)情況；師資情況統(tǒng)計(jì)表；教師獎(jiǎng)勵(lì)情況統(tǒng)計(jì)表；教師講課比賽管理辦法；教師講課評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；講課比賽評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)；歷屆講課比賽文件；教師參加學(xué)術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)工作記錄等。
3、課程建設(shè)、專業(yè)建設(shè)類
主要包括優(yōu)秀課（院、省、國(guó)家級(jí)）、精品課建設(shè)；有關(guān)專業(yè)設(shè)置、調(diào)整專業(yè)名稱及學(xué)制的報(bào)告及批復(fù)；新增專業(yè)申報(bào)材料及上級(jí)批復(fù)；專業(yè)建設(shè)相關(guān)材料；有關(guān)專業(yè)評(píng)估辦法、自評(píng)報(bào)告、評(píng)估結(jié)論；各專業(yè)培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱；學(xué)校歷次制、修訂培養(yǎng)方案的有關(guān)規(guī)定；各級(jí)優(yōu)秀課程有關(guān)文件材料（申報(bào)、評(píng)審、認(rèn)定）；學(xué)校關(guān)于課程建設(shè)規(guī)劃及有關(guān)材料等。
4、學(xué)籍管理類
主要包括各單項(xiàng)學(xué)科競(jìng)賽條例、辦法及參賽獲獎(jiǎng)?wù)呙麊?；課程成績(jī)登記表；學(xué)生成績(jī)總表等。
5、教學(xué)管理類
主要包括教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)、課程設(shè)計(jì)、社會(huì)實(shí)踐等的大綱、計(jì)劃、總結(jié)及指導(dǎo)書等相關(guān)材料（實(shí)習(xí)報(bào)告、課程設(shè)計(jì)說(shuō)明書、圖紙）；培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱教學(xué)；管理規(guī)章制度匯編；教學(xué)日歷；校歷表；教學(xué)任務(wù)書、開課目錄、課程表；典型教案、重要備課記錄；教師任課安排；各學(xué)期考試安排、考試總結(jié)；畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）有關(guān)規(guī)定；學(xué)生畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料（開題報(bào)告、論文、任務(wù)書、設(shè)計(jì)說(shuō)明書、圖紙（工）、成績(jī)?cè)u(píng)定、成績(jī)單等）；教師工作量核算、登記材料；教室、實(shí)驗(yàn)室管理制度文件；教學(xué)檢查文件、記錄、總結(jié)；有關(guān)英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試的文件及總結(jié)；有關(guān)建立試題庫(kù)的材料；校內(nèi)、校外實(shí)習(xí)基地建設(shè)、協(xié)議；試卷等。
6、學(xué)位管理類
主要包括上級(jí)有關(guān)學(xué)位工作文件材料；本院學(xué)位評(píng)定條例、辦法、工作總結(jié)；學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄、決定；學(xué)位委員會(huì)授予學(xué)位底冊(cè)等。
7、教材類
主要包括省、院級(jí)關(guān)于教材建設(shè)方面的有關(guān)規(guī)定；編寫教材計(jì)劃；各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材，教學(xué)指導(dǎo)書、習(xí)題集的情況；獲國(guó)家級(jí)、省部級(jí)優(yōu)秀教材目錄及報(bào)批材料等。
二、高校教學(xué)檔案管理中存在的問題
1、教學(xué)檔案管理制度不夠健全
近年來(lái)，隨著《普通高校檔案管理工作辦法》的出臺(tái)，各高校在檔案法規(guī)制度建設(shè)上取得了很大的進(jìn)步。但是從目前各高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善的問題。具體表現(xiàn)為：（1）教學(xué)工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統(tǒng)一的監(jiān)督指導(dǎo)和協(xié)調(diào)合作，出現(xiàn)了文件的形成及其歸檔的脫節(jié)；學(xué)校每學(xué)期的教學(xué)工作會(huì)議沒有進(jìn)行規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻沒有培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)；（2）各職能部門檔案記錄不一致、不精確。
例如學(xué)生考試或紀(jì)律違紀(jì)、學(xué)生參加黨課取得證書、學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)取得效果、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休退學(xué)等變動(dòng)情況的記載存在著各部門之間記錄不一致、不及時(shí)的現(xiàn)象；（3）從檔案建立上來(lái)看，有些高校沒有建立規(guī)范的部門歸檔、立卷制度，沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時(shí)，才臨時(shí)安排非專職人員搞突擊應(yīng)付。
2、教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高
目前，各高校檔案管理員，尤其是各分院及部門的檔案管理員素質(zhì)普遍不高，對(duì)檔案工作重視不夠，檔案管理意識(shí)淡薄，具體表現(xiàn)有：檔案部門常是一些老同志，很多都是沒有受過正規(guī)的檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，半路出家，對(duì)業(yè)務(wù)工作不熟悉，總是邊學(xué)邊干；一些檔案管理員學(xué)歷低下，文化程度不高，很多分院及部門竟然用工人編制人員管理檔案，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件及其價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的不嚴(yán)肅性、隨意性；還有些分院的檔案工作是由各院的任課老師兼任，沒有設(shè)立專門的檔案管理人員。這些兼職教師由于平時(shí)忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，根本沒有多余的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，也沒有機(jī)會(huì)接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)及培訓(xùn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的優(yōu)化管理，更談不上工作熱情。
3、檔案信息內(nèi)容開發(fā)不足，檔案的管理效率不高
當(dāng)前，許多高校存在信息內(nèi)容開發(fā)不足的問題。各分院之間教學(xué)檔案的管理相互封閉，各自為政，無(wú)法互相借鑒與交流。盡管有很多高等院校加大了教學(xué)檔案管理的力度，但是仍然有些問題很突出，二十一世紀(jì)是一個(gè)現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，這就對(duì)我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。
三、高校教學(xué)檔案管理的對(duì)策
1、規(guī)范和完善高校教學(xué)檔案管理制度
高校不僅要制定、完善教學(xué)檔案管理制度，還要明確高校教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使高校教學(xué)檔案管理人員有強(qiáng)烈的責(zé)任心，更好地調(diào)動(dòng)其工作積極性。工作制度的建立要由學(xué)院分管的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織，由學(xué)院檔案辦公室負(fù)責(zé)擬定，以便更好地體現(xiàn)檔案工作的科學(xué)性與專業(yè)性。通過其制度的執(zhí)行，規(guī)范高校教學(xué)檔案具體工作行為，使高校教學(xué)檔案管理工作真正步入制度化、軌道化、正規(guī)化。
2、提高檔案管理人員的素質(zhì)
高等院校是高學(xué)歷人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少數(shù)教學(xué)檔案管理人員中出現(xiàn)了學(xué)歷低、專業(yè)水平差的問題，這就給高校檔案管理工作造成一定的阻礙。所以，提高高校教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)就顯得尤為重要。而要提高高校教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，就要提高高校教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說(shuō)的思想素質(zhì)不光是指其政治立場(chǎng)要堅(jiān)定，還必須要求其對(duì)本職工作有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。高校教學(xué)檔案不得隨意去改動(dòng)，例如學(xué)生各科、各學(xué)年考試成績(jī)；學(xué)院對(duì)在職教師教學(xué)工作考核的結(jié)果等。作為高校教學(xué)檔案管理人員，不但要有較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，更要有愛崗敬業(yè)、對(duì)工作無(wú)私奉獻(xiàn)的大無(wú)畏精神。其次，高校教學(xué)檔案管理人員還要具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于高校教學(xué)檔案管理人員大部分都是半路出家、專業(yè)素質(zhì)比較弱的問題，各分院應(yīng)當(dāng)做好其再教育的工作，例如通過各種進(jìn)修、脫產(chǎn)或非脫產(chǎn)上研究生班，當(dāng)然也可以通過自身學(xué)習(xí)來(lái)不斷提升自己的專業(yè)水平和素質(zhì)，以便能更快地適應(yīng)高校教學(xué)檔案管理的要求。
3、提高高校教學(xué)檔案管理水準(zhǔn)，建立多功能型綜合檔案館
隨著現(xiàn)代科技的前進(jìn)和發(fā)展，構(gòu)建多元的檔案資源管理框架，建設(shè)全民化檔案館將會(huì)是以后綜合檔案館的發(fā)展趨勢(shì)。復(fù)合型檔案館是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的延伸與繼續(xù)，是傳統(tǒng)型檔案館在信息技術(shù)條件下，與其發(fā)展的數(shù)字化檔案館融合而成的一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體。復(fù)合型檔案館模式融合傳統(tǒng)型檔案館與數(shù)字化檔案館于一體，是檔案館的必然趨勢(shì)與選擇。但是，目前我國(guó)高校的教學(xué)檔案管理工作，從歸檔立卷方面，存在著很多檔案難以及時(shí)接收歸檔的情況。檔案資料如果不能夠歸檔及時(shí)，信息能力不強(qiáng)，就會(huì)在很大程度上削弱檔案館的作用。而復(fù)合型檔案館的建立，則是使現(xiàn)有的綜合檔案館強(qiáng)化更有效的途徑。綜合檔案館的強(qiáng)化會(huì)使其功能強(qiáng)化，能夠進(jìn)行統(tǒng)一管理、避免重復(fù)的目的，符合構(gòu)建節(jié)約型社會(huì)的理念。建立復(fù)合型檔案館，不僅能夠?qū)⒏咝＝虒W(xué)檔案作為重點(diǎn)進(jìn)行歸檔，還應(yīng)該將其它各種與教學(xué)檔案有關(guān)的檔案進(jìn)行一體化管理，使檔案之間形成一個(gè)體系，提高高校教學(xué)檔案的管理水準(zhǔn)與效率。所以，高校各級(jí)檔案管理部門要加強(qiáng)管理方法與制度的創(chuàng)新，建立一個(gè)以現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化為主體，以紙質(zhì)檔案為輔的新型檔案管理模式。
總之，教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。對(duì)高校院系級(jí)教學(xué)檔案工作提出了更高的要求，教學(xué)管理人員應(yīng)適應(yīng)時(shí)代需求。提高自身素質(zhì)，掌握最新管理手段，使教務(wù)工作切實(shí)為高校教育提供高質(zhì)量服務(wù)，使教學(xué)檔案在高等教育發(fā)展中起到積極的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]沈躍.高校教學(xué)檔案管理的實(shí)踐與探討[J].青海師專學(xué)報(bào)，2004(1).
關(guān)鍵詞：科學(xué)發(fā)展觀；高校；教學(xué)檔案；優(yōu)化
Abstract: in the teaching process of the formation of the teaching file is an important part of college archives, the management of teaching archives work is the top priority of the college files. Establish a suitable for the college development and actual, best to make full use of teaching archives reality and potential value, for education teaching reform to provide reference information management mode are particularly important. Based on this, the paper on the teaching files management model of optimization analysis, so as to improve the teaching files management efficiency and quality of beneficial.
Keywords: science development view; Colleges and universities; Teaching archives; optimization
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
高校教學(xué)檔案見證了一所高校教學(xué)方面的成長(zhǎng)和發(fā)展，承載了一代又一代師生在教學(xué)戰(zhàn)線上奮斗的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)，對(duì)高校師生員工、高校本身乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用。因此，搞好教學(xué)檔案管理工作是高校檔案工作的重中之重。優(yōu)化高校教學(xué)檔案管理模式，為教育教學(xué)改革提供參考資料便顯得尤為重要。
一、高校教學(xué)檔案管理模式優(yōu)化的指導(dǎo)思想
科學(xué)發(fā)展觀強(qiáng)調(diào)的是科學(xué)與發(fā)展，也就是說(shuō)事物的發(fā)展必須不斷的根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況進(jìn)行調(diào)整，因此科學(xué)發(fā)展觀除了強(qiáng)調(diào)以人為本的發(fā)展理念之外，還必須及時(shí)的進(jìn)行思想觀念的更新。關(guān)于教學(xué)檔案管理工作，長(zhǎng)期以來(lái)人們的思想一直是比較保守的，缺乏創(chuàng)新的意識(shí)。這在很大程度上影響了教學(xué)檔案工作管理的效率與質(zhì)量，也不利于教學(xué)檔案作用和功能的發(fā)揮。高校教學(xué)檔案見證了一所高校教學(xué)方面的成長(zhǎng)和發(fā)展，承載了一代又一代師生在教學(xué)戰(zhàn)線上奮斗的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)，對(duì)高校師生員工、高校本身乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用。
本文認(rèn)為教學(xué)檔案雖然記載的是師生在教學(xué)過程中的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)、失誤差錯(cuò)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的情況，具有一定的保密性，但是，也應(yīng)該充分重視教學(xué)改革動(dòng)態(tài)信息的記錄與歸檔，應(yīng)該改變教學(xué)檔案被動(dòng)服務(wù)的理念，通過采取積極的措施來(lái)達(dá)到積極主動(dòng)服務(wù)的目的。
二、高校教學(xué)檔案管理模式分析
高校教學(xué)檔案的管理模式，從專業(yè)的角度來(lái)看，可以分為兩種模式，一是納入管理模式，二是非納入管理模式。納入管理模式就是將高校教學(xué)檔案中的全部類別或部分類別劃歸給校檔案室，由校檔案部門實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理。非納入管理模式的表現(xiàn)復(fù)雜多樣，類別不同的教學(xué)檔案在高校中的管理模式也是有著不同差別的。
(一)納入式管理模式
納入式管理模式可以通過充分利用高校的硬件建設(shè)來(lái)達(dá)到高校教學(xué)檔案管理的目的，同時(shí)由于納入模式是一種集中管理的模式，因此比較容易實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息之間的共享。采用納入管理模式之后，對(duì)于在高校教學(xué)檔案中，涉及到的一些關(guān)于收集材料的某些問題，就可以從高校的各個(gè)專業(yè)學(xué)院檔案中查找補(bǔ)充，直接而又方便，然后經(jīng)過簡(jiǎn)易加工歸入教學(xué)檔案；檔案部門工作人員在進(jìn)行編研時(shí)，也可以使編研的成果在縱向和橫向上得到強(qiáng)化。但是，上述優(yōu)點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)是有條件的，如果管理不當(dāng)，則很難實(shí)現(xiàn)。比如，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類、匯總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。這種管理是在信息集成構(gòu)建的信息通道基礎(chǔ)上才能進(jìn)行的。因此，納入管理模式，雖然具有很多優(yōu)點(diǎn)，但是為了保證這些優(yōu)點(diǎn)能夠真正得到發(fā)揮，還需要一些基礎(chǔ)性的條件。
(二)非納入式管理模式
非納入管理模式在一定程度上不利于高校檔案相互補(bǔ)充和增值，但教學(xué)檔案管理也只有在既能保證順利實(shí)現(xiàn)管理教學(xué)的所有目的，又同時(shí)使檔案資源實(shí)現(xiàn)增值的時(shí)候，才可以納入到綜合檔案館室，實(shí)現(xiàn)綜合管理。而實(shí)際工作中，只要處理好相關(guān)部門之間的關(guān)系，一樣能夠做好檔案的日常開發(fā)利用。另一方面，非納入管理模式有一個(gè)缺點(diǎn)是，它不利于檔案事業(yè)整體的管理，不利于與其他兄弟院校檔案之間的協(xié)調(diào)與溝通。但是非納入管理模式的優(yōu)點(diǎn)是，他可以為高校教學(xué)檔案管理節(jié)約成本和資源，并且可以為高校教學(xué)檔案管理層次的劃分以及水平的提高產(chǎn)生推動(dòng)作用。
原因是，非納入管理模式對(duì)高校的硬件水平以及管理人員的素質(zhì)都有比較高的要求，因此如果高校實(shí)行了非納入管理模式，顯然會(huì)對(duì)高校的硬件建設(shè)以及管理人員的素質(zhì)提高產(chǎn)生推動(dòng)作用。目前我國(guó)高校教學(xué)檔案的納入管理模式，還處于一個(gè)摸索階段，再加上一些其他客觀條件的限制，導(dǎo)致納入管理模式在實(shí)踐上推行起來(lái)具有很大的難度，因此我們對(duì)非納入管理模式一概否定為時(shí)尚早，我們需要用實(shí)踐來(lái)進(jìn)一步檢驗(yàn)。
三、高校教學(xué)檔案管理模式的優(yōu)化策略
目前關(guān)于高校教學(xué)檔案管理的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題是，非納入管理模式和納入管理將在一段時(shí)間內(nèi)共同存在。但是又由于這兩種管理模式都存在一些缺點(diǎn)，因此需要我們結(jié)合他們各自存在的缺陷，進(jìn)行不斷的優(yōu)化。具體的優(yōu)化措施是：
第一，建立教學(xué)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)是非常必要的。高校應(yīng)該成立校級(jí)的檔案工作委員會(huì)，該委員會(huì)主要負(fù)責(zé)相關(guān)檔案管理制度的制定與設(shè)計(jì)，主要負(fù)責(zé)檔案管理制度的監(jiān)督與評(píng)價(jià)。在委員會(huì)下可設(shè)立高校各學(xué)院的檔案管理人員，這些人員主要對(duì)具體的教學(xué)檔案工作負(fù)責(zé)，主要職責(zé)是執(zhí)行相關(guān)教學(xué)檔案管理的制度。例如：學(xué)校的招生處負(fù)責(zé)每年各級(jí)新生的招生數(shù)、報(bào)到數(shù)、第一志愿報(bào)考率等學(xué)生信息；學(xué)校的教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)籍管理、學(xué)生成績(jī)、學(xué)位授予率、畢業(yè)率等；科研處匯總教職工的各級(jí)各類科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)，包括結(jié)題的和在研的項(xiàng)目等等。對(duì)教學(xué)相關(guān)數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)范格式進(jìn)行整理匯總后及時(shí)上網(wǎng)公布，以方便教學(xué)部門的查詢和利用。只有這樣，才能確保教學(xué)檔案資料的完整性、真實(shí)性和權(quán)威性，才能避免各部門各院系因人員更換不了解教學(xué)實(shí)際情況的現(xiàn)象，也避免了各院系頻繁上報(bào)各種數(shù)據(jù)，重復(fù)低效率的工作。整合了高校教學(xué)資源，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率。
第二，高校教學(xué)檔案管理應(yīng)該結(jié)合高校的實(shí)際情況。每個(gè)高校都有各自的發(fā)展特點(diǎn)和情況，高校的規(guī)模，管理的水平各有差異。高校教學(xué)檔案管理應(yīng)該考慮這些內(nèi)在的和外在的影響因素，采取不同的措施，對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理。例如，對(duì)于一些小規(guī)模的高校，如果管理比較混亂，則不適合將教學(xué)檔案放入到檔案室進(jìn)行管理，如果管理比較井井有條，則可以考慮把教學(xué)檔案放入到檔案館進(jìn)行管理。而針對(duì)有些規(guī)模比較大，檔案數(shù)量比較多，類別也比較多的高校。如果檔案的存放及其管理設(shè)備比較亂，再加上這種環(huán)境如果長(zhǎng)時(shí)間不能得到改善，檔案工作基本上處于各自為政、自行探索的狀態(tài)，檔案工作處于一種邊緣化狀態(tài)，處境尷尬，不利于管理工作的順利進(jìn)行，檔案工作實(shí)際指導(dǎo)作用也就變得非常有限。所以我們建議，對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的優(yōu)化，應(yīng)該結(jié)合高校的實(shí)際情況是否將教學(xué)檔案的管理納入到綜合管理模式當(dāng)中去。通過積極改善和提高高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化程度，充分實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的科學(xué)化和合理化，提高人力資源的配置效率，實(shí)現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。
最后，高校教學(xué)檔案管理應(yīng)進(jìn)行綜合管理。綜合管理應(yīng)該堅(jiān)持一定的原則，比如成本效益原則、循環(huán)漸進(jìn)原則、靈活與彈性原則等。綜合管理是高校教學(xué)檔案的一個(gè)高級(jí)階段，但是過渡到這個(gè)階段需要在前期的準(zhǔn)備上多下功夫。應(yīng)該考慮到教學(xué)檔案管理工作的成本與效益，堅(jiān)持循環(huán)漸進(jìn)的原則，將高校教學(xué)擋案管理逐步從分散管理模式過渡到綜合管理。在綜合管理的過程中，為了更有針對(duì)性和更有效，我們應(yīng)該選擇一些適用于綜合管理的檔案。
高校教學(xué)檔案管理模式的優(yōu)化應(yīng)該貫徹一個(gè)思想，那就是以人為本的思想。檔案管理說(shuō)到底是為人服務(wù)的，因此檔案管理應(yīng)該充分考慮到人的需求，進(jìn)行彈性管理。高校教學(xué)檔案管理應(yīng)該在以人為本思想的指導(dǎo)下，對(duì)高校教學(xué)檔案管理模式按照高校發(fā)展的實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化和選擇。
參考文獻(xiàn)
[1]彭遠(yuǎn)明.保護(hù)與利用我國(guó)檔案文獻(xiàn)的問題與對(duì)策[J].新華文摘，2006，（23）．
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理 歸檔
中圖分類號(hào)：G64724文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）13-0180-01
教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)最真實(shí)的記錄，維護(hù)教學(xué)歷史的重要憑證，評(píng)價(jià)教學(xué)和進(jìn)行教學(xué)、科研的重要依據(jù)。教學(xué)檔案的完整性直接影響著高校的教學(xué)質(zhì)量，作為支撐材料對(duì)提高教學(xué)研究和教學(xué)管理水平也有著重要的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)不斷對(duì)教學(xué)檔案工作加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，使教學(xué)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代信息設(shè)備做到靈活應(yīng)用，熟練掌握各項(xiàng)技巧和方法，以提高對(duì)教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，不斷提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)。
一、教學(xué)檔案管理工作的作用和意義
教學(xué)檔案就像一面鏡子反映著一個(gè)學(xué)校的教學(xué)歷史，記錄著學(xué)校的過去和現(xiàn)在，承載著未來(lái)的發(fā)展方向。建立一個(gè)完整的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)在教學(xué)過程中所產(chǎn)生的有價(jià)值的文件材料的保存和管理起著重要的作用，為改進(jìn)教學(xué)方法、深化教學(xué)研究和提高教學(xué)質(zhì)量提供可靠的依據(jù)，是加強(qiáng)學(xué)校思想政治工作不可缺少的寶貴資源。對(duì)于學(xué)校的決策層而言，完備的教學(xué)檔案可以為提出新的學(xué)校政策和教學(xué)改革方案時(shí)提供有力的支撐和參考。要準(zhǔn)確把握學(xué)校的歷史和現(xiàn)實(shí)情況，并結(jié)合學(xué)校的客觀實(shí)際情況，作出最準(zhǔn)確的決策和判斷，需要能真實(shí)反映教學(xué)工作情況的教學(xué)檔案作為參考依據(jù)。因此，教學(xué)檔案是否完備對(duì)學(xué)校作出新的決策和改革有著重要的作用，避免新的決策和改革脫離實(shí)際成為空想。
二、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理質(zhì)量
首先，完善制度，保證教學(xué)檔案的完整性與安全性。高校的教學(xué)文件來(lái)源廣且分散，一部分為學(xué)校與學(xué)院之間產(chǎn)生的文件資料，另一部分則來(lái)源于教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的材料。而在課堂學(xué)習(xí)活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件材料，多數(shù)情況下沒有復(fù)印件，如歸檔不及時(shí)極易丟失，對(duì)于這一部分文件材料一定要及時(shí)組卷歸檔，保證教學(xué)檔案的完整性，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，對(duì)于一所高校來(lái)說(shuō)，做好教學(xué)檔案管理工作，首先就是要完善檔案管理的規(guī)章制度。
其次，明確分類，便利教學(xué)檔案的使用。注意做好日常的檔案收集和整理工作，以平時(shí)收集和整理的材料為基礎(chǔ)，當(dāng)一個(gè)學(xué)期結(jié)束時(shí)，應(yīng)將本學(xué)年度產(chǎn)生的所有教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔整理。此外，注意嚴(yán)格按照分類規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且從教學(xué)層次和教學(xué)環(huán)節(jié)設(shè)置兩方面對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理，以更方便今后對(duì)檔案的查找和使用。
最后，利用信息技術(shù)，提高管理與服務(wù)工作的效率。在如今這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已成人們工作和生活的重要組成部分。這就要求教學(xué)檔案管理人員充分利用校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理和服務(wù)工作。
三、提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)
隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，各高校也在不斷完善檔案建設(shè)管理工作，逐漸提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視。專業(yè)檔案管理人員在逐年增加，本科以上學(xué)歷人數(shù)增加，工作人員的素質(zhì)在提高，高校檔案管理工作煥發(fā)出新的生機(jī)。但為適應(yīng)新時(shí)期下檔案管理工作需要，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)，使之能熟練查找檔案內(nèi)容，能針對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的分化和管理。增加專業(yè)技術(shù)人員、復(fù)合型的檔案管理人才。
要提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，檔案工作者的職業(yè)道德水平是影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。在教學(xué)檔案管理工作中最常出現(xiàn)丟失檔案和對(duì)檔案不夠重視等問題，基于此類問題，對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)而全面的職業(yè)道德教育就顯得尤為重要。
要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。教學(xué)檔案管理人員要對(duì)教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)理論知識(shí)和專業(yè)知識(shí)做到爛熟于心，并熟練掌握檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧。熟識(shí)高校檔案管理的各種方針、政策和管理工作的規(guī)章制度，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地管理教學(xué)檔案。此外，應(yīng)重視提升高教學(xué)檔案工作人員的知識(shí)水平，注重結(jié)合實(shí)踐，做到透徹理解并能熟練掌握本職工作。同時(shí)，還要有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)，用現(xiàn)代化的管理方法不斷提高工作效率。
總而言之，更加科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范地管理教學(xué)檔案，不斷提高高校教學(xué)檔案的質(zhì)量，這就需要管理者具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。必要的培訓(xùn)可以使教學(xué)檔案工作人員跟上時(shí)展的腳步，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技術(shù)，努力拓寬自身的知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。針對(duì)高校本身需求，培養(yǎng)出熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 改進(jìn)措施
中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）04（a）-0209-01
1 對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)
（1）教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是高等學(xué)校在組織教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過程中形成的、對(duì)日后教學(xué)工作具有參考利用價(jià)值的、需要?dú)w檔保存和開發(fā)利用的一切文件、資料、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等信息資源的總合。它是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的原始記錄和歷史憑證，是學(xué)校發(fā)展的縮影，也是學(xué)校組織開展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)和詳實(shí)的參考，是用之不竭的寶貴資源和歷史財(cái)富。
（2）教學(xué)檔案在教學(xué)管理和學(xué)院發(fā)展實(shí)際作用：①它是衡量教學(xué)水平高低、教學(xué)質(zhì)量好壞的曲線圖。通過對(duì)教師的講稿、教案、CAI課件、課堂記錄、學(xué)生考卷、考試成績(jī)等反映了教師的講課水平、整體素質(zhì)、教學(xué)質(zhì)量；通過學(xué)生實(shí)習(xí)、實(shí)踐能力考評(píng)、學(xué)生考取國(guó)家資格比例、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查反饋報(bào)告，反映學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)；通過專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、課程安排、實(shí)用教材反映學(xué)校的整體教學(xué)思路，和對(duì)國(guó)家教育整體規(guī)劃的執(zhí)行情況。為了適應(yīng)社會(huì)需要，國(guó)家對(duì)高職院校的教學(xué)方向不斷改革，教學(xué)內(nèi)容不斷調(diào)整，教學(xué)活動(dòng)中誕生的各種規(guī)章制度又是教學(xué)管理水平的標(biāo)志。②它還為國(guó)家對(duì)高校辦學(xué)水平評(píng)估提供最基礎(chǔ)資料。國(guó)家對(duì)各高校的全面評(píng)估，最重要的是教學(xué)質(zhì)量的關(guān)注，教學(xué)檔案資料就成了必備內(nèi)容，專家正是通過對(duì)評(píng)估單位提供的大量的教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析、對(duì)其做出合理評(píng)定，給國(guó)家對(duì)高校的監(jiān)管提供可靠的依據(jù)。
2 教學(xué)檔案收集整理中存在的問題
2.1 檔案意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
教學(xué)檔案對(duì)歷史是記載，對(duì)現(xiàn)在是借鑒參考，所以在高校以教學(xué)為主的大背景下，很難進(jìn)入前臺(tái)被人們所關(guān)注。經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)施不全，人員配備不合理是普遍現(xiàn)象，對(duì)檔案員不重視培訓(xùn)，對(duì)檔案室不重視監(jiān)察，該升級(jí)進(jìn)館的不及時(shí)升級(jí)，造成寶貴的教學(xué)檔案的浪費(fèi)。
2.2 規(guī)范化管理不到位使得收集整理困難
由于教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，專業(yè)面越來(lái)越廣，檔案形成涉及的范圍也越來(lái)越大。許多材料分散在各系中，一般人們把教學(xué)作為重點(diǎn)，對(duì)檔案意識(shí)淡化，而且系里一般不配備兼職檔案員，只有教務(wù)管理處才有，且工作量大，再加之檔案收集范圍內(nèi)容不細(xì)化，讓人理解不透也勢(shì)必造成有價(jià)值的教學(xué)檔案的丟失或漏收，影響收集的質(zhì)量。整理困難：教學(xué)檔案本應(yīng)由檔案形成部門按文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則進(jìn)行整理，即誰(shuí)形成誰(shuí)立卷，然后交由檔案管理部門監(jiān)查驗(yàn)收、上架。但在實(shí)際工作中，兼職檔案員都身兼數(shù)職，加之有些教師不配合，在造成材料零亂、不完整、不連續(xù)的基礎(chǔ)上，要求其按檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理，勢(shì)必積極性不高和整理質(zhì)量難以符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門還得進(jìn)行二次整理，造成人力物力的巨大浪費(fèi)。
3 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的改進(jìn)措施
3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化意識(shí)
人們普遍認(rèn)為只有檔案管理人員才需要提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案法制觀念，其實(shí)，我們每個(gè)社會(huì)人（包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生）都是檔案形成的主體，每個(gè)人都需要了解檔案知識(shí)，了解檔案的相關(guān)法律常識(shí)。比如與教師相關(guān)的科研材料、教案、課件等，都應(yīng)按相關(guān)制度存檔。
3.2 范圍明確，方法得當(dāng)，內(nèi)容具體
由于與形成檔案有關(guān)的所有人，都不可能達(dá)到專業(yè)檔案人員應(yīng)達(dá)到的專業(yè)水平，對(duì)收集檔案材料的認(rèn)識(shí)也不一致，對(duì)應(yīng)歸檔的文件很可能理解為不需要而放棄收集，所以，我們只有把歸檔范圍盡可能細(xì)化到具體材料或文件，落實(shí)到人員頭上，再由兼職或?qū)Ｂ毴藛T進(jìn)行全面管理從而避免文件的丟失。其實(shí)現(xiàn)在大部分工作都在計(jì)算機(jī)上完成，如果在形成定稿后步驟化的將其通過電子郵箱直接發(fā)送到檔案管理部門進(jìn)行保存更是可取之法。以下是教學(xué)檔案收集的具體內(nèi)容：
（1）綜合類：主要有上級(jí)主管部門下達(dá)的有關(guān)文件、學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作記錄、簡(jiǎn)報(bào)等；學(xué)院制定的教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例及教學(xué)工作的文件、教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料、每學(xué)期評(píng)教、評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
（2）教學(xué)管理類：教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料、教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建議規(guī)劃、實(shí)施情況、教師進(jìn)修培訓(xùn)材料、學(xué)籍管理材料、學(xué)籍變更材料、課程安排表、學(xué)年校歷。
（3）教學(xué)業(yè)務(wù)類：重點(diǎn)課程、精辟課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料；培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)材料；教材建設(shè)、教材自編或主編及使用教材的目錄、教師制作的CIA課件等材料；優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本，青年教師教學(xué)比武材料、教學(xué)實(shí)習(xí)的有關(guān)材料、各種考試試卷與試卷分析材料，學(xué)生畢業(yè)論文及評(píng)審意見、學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)材料；教研相關(guān)資料、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備材料。
（4）教學(xué)研究與教學(xué)改革類：系教學(xué)工作特色相關(guān)材料、教學(xué)管理干部及教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄及論文復(fù)印件（按年度匯總）、開展教育思想學(xué)習(xí)與討論的有關(guān)材料（文件論文集、報(bào)告會(huì)記要）、各級(jí)教改項(xiàng)目總表及附件（含申報(bào)、任務(wù)書、結(jié)項(xiàng)報(bào)告、鑒定表、成果）、教學(xué)內(nèi)容、方法和手段改革及考試內(nèi)容等相關(guān)材料。
3.3 健全制度，規(guī)范管理
依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定符合本校實(shí)際，利于教學(xué)管理的切實(shí)可行的各項(xiàng)教學(xué)檔案管理制度，對(duì)管理人實(shí)行一系列的考核制度與辦法，大力加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理體制，從而進(jìn)行規(guī)范化管理。
3.4 開發(fā)資源，提高利用
不論教學(xué)檔案收集的多完整、整理的多科學(xué)、管理的多先進(jìn)，沒有利用的檔案就是死檔，就是對(duì)前期工作的否定，就是對(duì)人力物力的極大浪費(fèi)。檔案的利用是體現(xiàn)其價(jià)值的最終目的，要充分利用現(xiàn)有技術(shù)手段及設(shè)備，將優(yōu)秀教師的風(fēng)采、事跡、成果，典型的教案、課件、模型，科研內(nèi)容、圖片，先進(jìn)的教學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備等信息通過網(wǎng)絡(luò)、多媒體、大型展覽等進(jìn)行宣傳，最大化的開發(fā)利用檔案資源。加強(qiáng)與教學(xué)管理部門的有機(jī)聯(lián)系，讓教學(xué)管理者及時(shí)了解掌握教學(xué)檔案的動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行教學(xué)資源的整和與共享，借鑒歷史，把握現(xiàn)在，不斷調(diào)整和改進(jìn)教學(xué)管理思路，最終達(dá)到提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的目的。
總之，教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜艱巨的工程，也是高校檔案工作的重中之重。我們要珍惜教學(xué)檔案這一寶貴歷史資源，從領(lǐng)導(dǎo)到每一位教師都要樹立檔案意識(shí)，樹立檔案的法制觀念，注意身邊檔案資料的收集與整理，讓教學(xué)檔案最大化的發(fā)揮其作用。
參考文獻(xiàn)
高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理過程中創(chuàng)造和使用的一系列原始資料，是具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是整個(gè)教學(xué)史的縮影和見證，可以直接或間接地展現(xiàn)整個(gè)教學(xué)史的全貌，反映高校的整個(gè)教學(xué)活動(dòng)，是辦學(xué)的依據(jù)和憑證。高校教學(xué)檔案多屬于原生態(tài)材料，它既能客觀、真實(shí)、形象、具體地反映各高?；鶎訂挝坏慕虒W(xué)、教改和管理實(shí)際，又能在一定程度上折射出高校在教學(xué)、科研、專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面的發(fā)展軌跡與質(zhì)量。教學(xué)檔案是教學(xué)科研工作的結(jié)晶，是教師通過不斷積累和反思教學(xué)、提出問題、改進(jìn)教學(xué)的信息資料庫(kù)，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究中不可缺少的依據(jù)和參考資料，是了解教學(xué)內(nèi)容、考察學(xué)校歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息源。
教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，教學(xué)檔案不僅要作為一個(gè)工作系統(tǒng)來(lái)管理，而且要從辦好學(xué)校的高度來(lái)抓好這項(xiàng)工作。
二、教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的模式
所謂教學(xué)研究型高校指的是以學(xué)生為中心，以全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)教育發(fā)展觀為指導(dǎo)，把教學(xué)與科研有機(jī)結(jié)合，把人才培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)有機(jī)結(jié)合，把學(xué)習(xí)、研究、實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，以培養(yǎng)高層次、復(fù)合型、多樣化的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才為根本的高等院校。教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理同樣體現(xiàn)了以人為本的宗旨，謀求并服務(wù)于高校教學(xué)、科研的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
對(duì)于教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理模式，從管理方法上可以采用分級(jí)管理與分類管理相結(jié)合的模式，從所采用的技術(shù)手段和服務(wù)方式上可以采用網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。
1、分級(jí)管理與分類管理相結(jié)合模式
(1)分級(jí)管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)高校行政管理層次的劃分對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，即在校級(jí)教學(xué)檔案部門統(tǒng)一管理的情況下，在各院系設(shè)立教學(xué)檔案管理部門，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行校、院兩級(jí)管理。校級(jí)教學(xué)檔案管理部門制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序等作出明確的規(guī)定。凡是涉及全校招聘、招生、教學(xué)/考試安排、學(xué)籍及學(xué)位管理、科研成果管理等的相關(guān)文件歸入校級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一保管，各院系產(chǎn)生的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理文件及研究成果等可由院系檔案管理部門保管。這樣既有利于優(yōu)化館藏，也方便各院系教師和管理人員的利用。
(2)分類管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)管理對(duì)象的特點(diǎn)將教學(xué)檔案分類進(jìn)行管理。從校級(jí)教學(xué)檔案管理的角度看，可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)文件及規(guī)章制度，包括《教學(xué)計(jì)劃(培養(yǎng)方案)》，《教學(xué)大綱》，《教學(xué)文件匯編》，《規(guī)章制度匯編》，學(xué)校及教務(wù)處下發(fā)的各類文件、規(guī)章、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、各種重要會(huì)議記錄原件、承辦結(jié)果等;第二大類是教師檔案，包括教師基本信息統(tǒng)計(jì)表，晉升職稱申報(bào)批準(zhǔn)材料，教師深造證明，進(jìn)修、高訪登記表，工作量考核表及考核結(jié)果總匯、評(píng)選文件、資料及獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件等;第三大類是科研成果檔案，包括教師的教學(xué)科研成果、成果轉(zhuǎn)化及獲獎(jiǎng)情況，發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、論著(譯著)、編撰的教材、省內(nèi)外講學(xué)及出國(guó)講學(xué)的講義等復(fù)印件等;第四大類是教務(wù)、考務(wù)檔案，包括了在教學(xué)、考試過程中高校對(duì)各項(xiàng)資源的統(tǒng)一調(diào)度和安排的記錄等;第五大類是學(xué)籍檔案，包括本校所有學(xué)生的學(xué)籍檔案及學(xué)生在校期間的有價(jià)值的檔案材料等;第六大類是學(xué)位檔案。
從院系級(jí)教學(xué)檔案管理的角度看，可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)建設(shè)檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學(xué)檔案、實(shí)習(xí)檔案;第二大類是教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、課程表、考試安排等教學(xué)過程檔案;第三大類是教學(xué)成果檔案，包括科技制作、畢業(yè)論文成果等。
在整個(gè)教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的過程中，采用分級(jí)管理和分類管理相結(jié)合的管理模式，一方面有利于高校從宏觀角度加強(qiáng)信息的統(tǒng)籌規(guī)劃、收集和利用;另一方面有利于各院系對(duì)于專業(yè)信息的深層次分析和使用，有利于對(duì)問題的靈活把握和處理。
2、網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式
教學(xué)檔案保管的目的就是為了開發(fā)利用。開發(fā)利用是教學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是體現(xiàn)教學(xué)檔案價(jià)值的有效途徑。新形勢(shì)下提高檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)就是要利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，通過網(wǎng)絡(luò)為廣大師生服務(wù)，從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。
前面提到的分級(jí)管理和分類管理相結(jié)合模式是高校教學(xué)檔案資源管理方法的應(yīng)用模式，從高校教學(xué)檔案管理的具體操作過程中采用的技術(shù)手段和資源開發(fā)方式看，最重要的模式就是教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。所謂的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式，實(shí)際上就是以為利用者提供方便、服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教育為目的，進(jìn)行教學(xué)檔案管理的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
檔案管理的信息化、數(shù)字化主要反映在兩個(gè)方面:一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理，形成電子文檔;二是檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，以解決檔案的組卷、查找和利用問題。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動(dòng)，電子文檔并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化將大大改善其管理和利用的效率。同時(shí)教學(xué)檔案的信息化管理可以降低勞動(dòng)成本，提高工作效率。
教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要反映在兩個(gè)方面，一是服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化，即檔案管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)為使用者提供教學(xué)檔案信息的查詢以及檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析、報(bào)表制作等服務(wù);二是教學(xué)檔案管理主體的多樣化和網(wǎng)絡(luò)化，以前檔案管理的主體就是特定的檔案管理人員，網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式的檔案管理的管理主體不單包括了傳統(tǒng)意義的教學(xué)檔案管理人員，同時(shí)將教學(xué)檔案的使用者轉(zhuǎn)化為檔案管理主體，并分別賦予不同類別的管理主體相應(yīng)的權(quán)限，比如學(xué)生也可以成為教學(xué)檔案管理的管理主體。他們可以通過網(wǎng)絡(luò)增加、編輯自己的個(gè)人信息，這些信息經(jīng)教學(xué)檔案管理人員審核確認(rèn)后即生效存檔。同樣，新的檔案管理系統(tǒng)還存在其他各種不同類別和權(quán)限級(jí)別的信息提供節(jié)點(diǎn)。這種網(wǎng)絡(luò)化的教學(xué)檔案信息系統(tǒng)不但能統(tǒng)一處理各種信息和數(shù)據(jù)，避免自相矛盾，還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)收集、共享，降低了勞動(dòng)成本，同時(shí)也解決了重復(fù)勞動(dòng)的問題。
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