時(shí)間：2023-08-03 09:19:50
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇學(xué)生學(xué)籍檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
對(duì)于學(xué)生的高校學(xué)籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時(shí)也是記錄在校每一位學(xué)生學(xué)習(xí)情況、社會(huì)實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)?？墒蔷湍壳岸裕谖覈?guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理過(guò)程中，依然存在很多問(wèn)題有待解決，本文就根據(jù)實(shí)際情況，從歸檔、整理、收集以及轉(zhuǎn)遞等四方面入手，對(duì)當(dāng)今學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行闡述。
【關(guān)鍵詞】
高校學(xué)生；檔案；管理；策儀
就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績(jī)、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生變更資料、獎(jiǎng)勵(lì)材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個(gè)重要數(shù)據(jù)。當(dāng)學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過(guò)歸檔到最終的保存?？墒?，在這一系列繁雜的過(guò)程中，由于學(xué)籍檔案種類(lèi)較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過(guò)程中時(shí)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，所以，我國(guó)高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。
一、學(xué)籍檔案所具有的作用
（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用
正如之前所說(shuō)，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會(huì)實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實(shí)性、可靠性以及準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點(diǎn)的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長(zhǎng)情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來(lái)就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。
（二）學(xué)籍檔案具有參考作用
除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細(xì)記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來(lái)的用人單位提供了學(xué)生更加詳細(xì)的個(gè)人資料，方便學(xué)校或今后的用人單位更加全面、細(xì)致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時(shí)也是社會(huì)選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個(gè)重要依據(jù)。
（三）學(xué)籍檔案具有評(píng)估作用
一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會(huì)需求，是否能夠幫助社會(huì)培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實(shí)有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門(mén)專(zhuān)業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對(duì)于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評(píng)估教學(xué)、專(zhuān)業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)通過(guò)這些評(píng)估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。
（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫(kù)的作用
對(duì)于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會(huì)輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個(gè)強(qiáng)大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫(kù)，這種數(shù)據(jù)庫(kù)可以有效的為將來(lái)用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時(shí)，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫(kù)的作用。
二、當(dāng)今我國(guó)學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷
（一）正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的特點(diǎn)，決定了管理方面的困難
對(duì)于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點(diǎn)，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對(duì)復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書(shū)教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過(guò)程復(fù)雜，所花時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)。正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的種類(lèi)較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。
（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多
現(xiàn)如今，我國(guó)很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負(fù)責(zé)學(xué)籍的變更以及成績(jī)變更；學(xué)生處只負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動(dòng)以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過(guò)程中造成了極大不便。
（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理工作不夠重視
就從我國(guó)來(lái)看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對(duì)學(xué)籍檔案工作不夠重視，因?yàn)閷?duì)于學(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟(jì)利益，因此并沒(méi)有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。
三、提高學(xué)籍檔案策儀
（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視
對(duì)于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門(mén)以及黨政部門(mén)等，要切實(shí)提高學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。
（二）不斷對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理
要想切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對(duì)在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及學(xué)籍進(jìn)行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號(hào)，嚴(yán)格遵循學(xué)號(hào)唯一性原則，杜絕重號(hào)情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對(duì)剛?cè)鐚W(xué)的新生進(jìn)行一一核對(duì)，確保資料與個(gè)人準(zhǔn)確無(wú)誤。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使學(xué)籍異動(dòng)管理逐漸規(guī)范化，對(duì)每一位學(xué)生實(shí)行嚴(yán)格的考勤制度，確保不會(huì)有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊(cè)文件中的各項(xiàng)要求，對(duì)滿(mǎn)足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)證書(shū)電子注冊(cè)號(hào)。
（三）當(dāng)學(xué)籍檔案被錄入進(jìn)計(jì)算機(jī)之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作
現(xiàn)如今，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項(xiàng)重要設(shè)備。當(dāng)學(xué)籍檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化過(guò)程中，我們一定要嚴(yán)加重視學(xué)籍檔案保密工作。當(dāng)學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對(duì)利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因?yàn)閷W(xué)籍檔案一檔被錄入進(jìn)電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點(diǎn)，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對(duì)檔案使用者進(jìn)行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高校；留學(xué)生；學(xué)籍管理
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章編號(hào)：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
隨著國(guó)際間教育交流規(guī)模的日益擴(kuò)大和我國(guó)高等教育質(zhì)量的提高，來(lái)華留學(xué)的人數(shù)近年來(lái)快速增長(zhǎng)，越來(lái)越多的外國(guó)留學(xué)生選擇在我國(guó)接受教育。隨著外國(guó)留學(xué)生人數(shù)的不斷增加，外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來(lái)。留學(xué)生學(xué)籍檔案管理與國(guó)內(nèi)學(xué)生學(xué)籍檔案管理有相似之處，但是由于外國(guó)留學(xué)生教育的特殊性，留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理與一般的高校教學(xué)檔案還存在一些差別。如何科學(xué)、規(guī)范地管理外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案，并加大開(kāi)發(fā)利用的力度，是新時(shí)期高校檔案部門(mén)所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。
一、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)
外國(guó)留學(xué)生在整個(gè)留學(xué)期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學(xué)管理文件的屬性，同時(shí)，還有其區(qū)別于外事類(lèi)和教學(xué)類(lèi)文件的自身特點(diǎn)，而這些文件的特點(diǎn)是由留學(xué)生自身來(lái)源的廣泛性和所學(xué)專(zhuān)業(yè)的多樣性所決定的。留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)：
1.由于外國(guó)留學(xué)生來(lái)源范圍的不斷擴(kuò)大和來(lái)源地區(qū)的廣泛，留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點(diǎn)。因?yàn)楦鱾€(gè)國(guó)家制度不同，外來(lái)留學(xué)生所提供的申請(qǐng)材料中的個(gè)人履歷材料的數(shù)量和內(nèi)容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國(guó)留學(xué)生為例：留學(xué)生遍及六大洲，49個(gè)國(guó)家。其中以亞洲留學(xué)生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。
2.由于外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷層次和學(xué)制不同，使外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料內(nèi)容多種多樣。如，目前我校外國(guó)留學(xué)生按學(xué)歷層次分為博士、碩士、本科生、進(jìn)修生、漢語(yǔ)言生、中文短期生等層次，相對(duì)應(yīng)的學(xué)制也分為博士、碩士生學(xué)制三年：本科生學(xué)制四年（醫(yī)科五年），進(jìn)修生和漢語(yǔ)言生分春、秋班，學(xué)制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時(shí)間。博士、碩士、本科留學(xué)生會(huì)形成從申請(qǐng)到畢業(yè)的一整套留學(xué)生學(xué)籍材料；而進(jìn)修、語(yǔ)言和中文短期班的留學(xué)生形成的留學(xué)生學(xué)籍材料僅局限為留學(xué)名冊(cè)、留學(xué)階段證書(shū)。
3.由于外國(guó)留學(xué)生到我國(guó)留學(xué)時(shí)選擇專(zhuān)業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個(gè)院系，使留學(xué)生學(xué)籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點(diǎn)。
4.由于外國(guó)留學(xué)生的留學(xué)資金來(lái)源不同，使留學(xué)生學(xué)籍材料中的審批材料的數(shù)量和內(nèi)容也不同。留學(xué)資金來(lái)源有國(guó)際組織資助留學(xué)、中國(guó)政府資助留學(xué)、本國(guó)政府資助留學(xué)、學(xué)校間交換留學(xué)、自費(fèi)留學(xué)等。
二、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀
（一）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍管理部門(mén)不統(tǒng)一，造成留學(xué)生學(xué)籍材料階段性不完整
高校留學(xué)生一般由留學(xué)生管理部門(mén)和教學(xué)部門(mén)多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學(xué)生學(xué)籍材料形成的分散，因而給留學(xué)生材料的完整收集帶來(lái)了很大困難。同時(shí)，留學(xué)生學(xué)籍材料形成時(shí)間跨度大，需留學(xué)生畢業(yè)時(shí)突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料特點(diǎn)，影響檔案的管理和利用
1994年《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》頒布以后，高校的留學(xué)生檔案一直按照《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實(shí)體分類(lèi)法中，外事類(lèi)檔案下設(shè)五個(gè)二級(jí)類(lèi)目，外國(guó)留學(xué)生檔案被設(shè)置為其中的一個(gè)二級(jí)類(lèi)目。因?yàn)楫?dāng)時(shí)外國(guó)留學(xué)生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對(duì)教學(xué)類(lèi)的學(xué)籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對(duì)簡(jiǎn)單。
近幾年來(lái)，隨著留學(xué)生數(shù)量的增加，留學(xué)生產(chǎn)生的文件材料也越來(lái)越多，內(nèi)容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過(guò)于籠統(tǒng)和簡(jiǎn)單，已無(wú)法體現(xiàn)和適應(yīng)當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)。比如，有的留學(xué)生由于一些客觀原因，需要休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)等，會(huì)跨年度產(chǎn)生各種手續(xù)類(lèi)文件材料；有的留學(xué)生由于不能適應(yīng)課業(yè)的難度，會(huì)產(chǎn)生轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、降級(jí)等相關(guān)材料。這樣，部分留學(xué)生的學(xué)籍文件材料相對(duì)會(huì)有很大增加和不同，歸檔范圍也應(yīng)適當(dāng)加以完善和補(bǔ)充。
（三）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案電子化程度低，影響外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用
教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對(duì)普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生接受學(xué)歷教育的新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書(shū)統(tǒng)一實(shí)行電子注冊(cè)，建立外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷從入學(xué)到畢業(yè)的完整信息，供外國(guó)留學(xué)生和有關(guān)機(jī)構(gòu)網(wǎng)上查詢(xún)。有的高校這一工作剛剛起步，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)留學(xué)生檔案查詢(xún)需要，還有待于完善和實(shí)施。
三、改善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對(duì)策
（一）全程管理，加強(qiáng)收集
收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和利用。針對(duì)高校負(fù)責(zé)管理留學(xué)生的部門(mén)多且交叉、留學(xué)生日常管理和教學(xué)管理分開(kāi)的特點(diǎn)，檔案部門(mén)應(yīng)扎扎實(shí)實(shí)地加強(qiáng)協(xié)調(diào)工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門(mén)主動(dòng)、積極深入到留學(xué)生所涉及的外事管理部門(mén)和教學(xué)單位進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案收集指導(dǎo)，做到經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合、定期收集與常年收集相結(jié)合、主動(dòng)送交與上門(mén)收集相結(jié)合，以確保留學(xué)生學(xué)籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)從外國(guó)留學(xué)生入校后開(kāi)始對(duì)留學(xué)生的文件材料收集、積累、歸檔工作進(jìn)行具體指導(dǎo)；然后全程負(fù)責(zé)并協(xié)調(diào)整個(gè)留學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所設(shè)部門(mén)、院（系）的文件的采集；最后，留學(xué)生畢業(yè)時(shí)，再指導(dǎo)外事留學(xué)生部門(mén)對(duì)已收集積累的文件材料進(jìn)行整理立卷。這樣，才能保證留學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整。
（二）健全和完善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍
針對(duì)來(lái)華留學(xué)生數(shù)量和類(lèi)別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用需求，不斷補(bǔ)充健全留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學(xué)生在教學(xué)流程中形成的各個(gè)階段材料，并增加了錄取通知書(shū)、護(hù)照復(fù)印件等反映學(xué)生個(gè)人信息比較完整的一些材料。
（三）合理改進(jìn)組卷方法，便于留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管、利用
目前，留學(xué)生學(xué)籍材料立卷仍沿用外事類(lèi)管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國(guó)留學(xué)畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無(wú)法滿(mǎn)足和適應(yīng)當(dāng)前日益變化的形勢(shì)。針對(duì)這種情況，可以借鑒教學(xué)類(lèi)學(xué)籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學(xué)生學(xué)籍文件材料按留學(xué)生畢業(yè)年度，以留學(xué)生個(gè)人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時(shí)方便留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管和利用。
（四）拓展外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)
摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標(biāo)來(lái)看，學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專(zhuān)業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。
關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理
高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時(shí)，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門(mén)負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時(shí)的成績(jī)考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動(dòng)情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評(píng)價(jià)等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個(gè)用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會(huì)能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國(guó)家利益的維護(hù)以及教育質(zhì)量的保障。
一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵
1.學(xué)籍，實(shí)際上也可以說(shuō)是對(duì)學(xué)生在校時(shí)期的整個(gè)過(guò)程的記錄。而學(xué)籍管理的過(guò)程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過(guò)程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過(guò)程：第一，招生、學(xué)生報(bào)到、新生注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績(jī)和其補(bǔ)考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎(jiǎng)勵(lì)以及處分，進(jìn)行畢業(yè)證書(shū)的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個(gè)過(guò)程會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，但這個(gè)過(guò)程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時(shí)的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性
首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線(xiàn)中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績(jī)考核記錄下來(lái)，還要記載學(xué)生的黨、團(tuán)材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專(zhuān)業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來(lái)看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點(diǎn)，這一點(diǎn)是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來(lái)自省外各個(gè)地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時(shí)，又會(huì)有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動(dòng)性強(qiáng)、穩(wěn)定性差的特點(diǎn)，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性
1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級(jí)考證、入黨、資助等時(shí)候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個(gè)工作的重中之重。從某種程度來(lái)看， 高等院校教育也可以說(shuō)是就業(yè)教育，對(duì)學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個(gè)過(guò)程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進(jìn)行教育當(dāng)高等院校教育的陽(yáng)光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時(shí)還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過(guò)學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過(guò)程記載下來(lái)?？梢?jiàn)，學(xué)籍檔案管理對(duì)于教學(xué)評(píng)估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。
3.學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對(duì)于促進(jìn)高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個(gè)高度，用人單位對(duì)人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會(huì)參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過(guò)重重考核。
三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴(kuò)招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問(wèn)題也越顯得重要。但是遇到的問(wèn)題也越來(lái)越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真
學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時(shí)的考慮因素。但在學(xué)籍管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫(xiě)太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評(píng)價(jià)不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實(shí)性與完整性，實(shí)現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。
2.學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的意識(shí)性不強(qiáng)
學(xué)生沒(méi)有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，對(duì)待個(gè)人檔案不認(rèn)真，在填寫(xiě)自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言?xún)烧Z(yǔ)地應(yīng)付完，典型的是在寫(xiě)思想與生活表現(xiàn)時(shí)，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問(wèn)題，甚至還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會(huì)造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對(duì)于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對(duì)于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。
四、加強(qiáng)高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施
學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項(xiàng)工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專(zhuān)業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識(shí)管理這“五化”對(duì)策，從而促進(jìn)高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。
1.深刻體會(huì)學(xué)籍檔案的重要性。
學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識(shí)到其重要性。一方面，對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制，并提供給他們專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價(jià)值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動(dòng)其它各個(gè)部門(mén)參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化
學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，要求這個(gè)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的價(jià)值，確保學(xué)生身心健康成長(zhǎng)，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來(lái)規(guī)范整個(gè)工作過(guò)程。
3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化。
如今，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)幾乎已經(jīng)進(jìn)入了家家戶(hù)戶(hù)的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來(lái)越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對(duì)學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強(qiáng)力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)創(chuàng)建一個(gè)信息平臺(tái)，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺(tái)上，為個(gè)人或單位查詢(xún)資料提供方便。
4.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。
一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的工作能力，不僅要擅長(zhǎng)實(shí)踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識(shí)，牢牢掌握專(zhuān)業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線(xiàn)、方針以及政策，做到愛(ài)崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹(shù)立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ?、踏?shí)的工作，還需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿(mǎn)意服務(wù)
目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進(jìn)行得有些雜亂無(wú)章。學(xué)生在即將離校時(shí)，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)進(jìn)檔案，此時(shí)工作會(huì)顯得比較繁重，因此有一套專(zhuān)門(mén)的程序來(lái)規(guī)范學(xué)籍檔案的流動(dòng)，并不能隨意轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時(shí)就安排好檔案的進(jìn)出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)行，學(xué)校辦學(xué)離不開(kāi)學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢(xún)服務(wù)，學(xué)校通過(guò)查詢(xún)部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對(duì)性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個(gè)臺(tái)階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專(zhuān)業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會(huì)對(duì)其給予的評(píng)價(jià)等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實(shí)施招生計(jì)劃時(shí)，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會(huì)經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續(xù)深造時(shí) 如今，就業(yè)難問(wèn)題愈演愈烈，因此，專(zhuān)科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請(qǐng)報(bào)名時(shí)往往需要用到學(xué)籍檔案，因?yàn)闊o(wú)論你申請(qǐng)的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績(jī)和大學(xué)時(shí)期的成績(jī)，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國(guó)留學(xué)，國(guó)外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會(huì)出國(guó)深造，而在國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會(huì)與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時(shí)的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請(qǐng)免修課程，而申請(qǐng)免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門(mén)課程的成績(jī)證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢(xún)。
三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書(shū)。
部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時(shí)，需要進(jìn)行重新辦理，而補(bǔ)辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績(jī)單、畢業(yè)證號(hào)。
另外學(xué)籍檔案要為社會(huì)服務(wù)。一方面，社會(huì)往往會(huì)從學(xué)生的政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來(lái)考察他們，而這些考察因素都要通過(guò)查詢(xún)學(xué)籍檔案來(lái)了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無(wú)所遁形，因此，通過(guò)學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對(duì)于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會(huì)推薦自己。
五、結(jié)語(yǔ)
總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項(xiàng)工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性，從而充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確工作職責(zé)，專(zhuān)心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：人才培養(yǎng)目標(biāo) 學(xué)籍檔案 學(xué)生學(xué)籍管理
高職教育以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為己任。構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系的切入點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專(zhuān)業(yè)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、教育教學(xué)過(guò)程、人才培養(yǎng)模式、教師培養(yǎng)培訓(xùn)、不同層次交際間合作、教育質(zhì)量評(píng)價(jià)體系、行業(yè)指導(dǎo)和企業(yè)參與體系、實(shí)訓(xùn)條件技術(shù)水平等方面實(shí)現(xiàn)緊密銜接。顯然，對(duì)于大批升格或合并的高職院校來(lái)說(shuō)，學(xué)生管理工作和學(xué)生學(xué)籍管理必須服務(wù)于高職教育的人才培養(yǎng)目標(biāo)。以人才培養(yǎng)目標(biāo)為視角，創(chuàng)新學(xué)生學(xué)籍管理機(jī)制成為新的課題。
1 高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征
1.1 應(yīng)用性 從人才培養(yǎng)模式、目標(biāo)和任務(wù)去看，高職院校主要培養(yǎng)一線(xiàn)中急需的技能型、應(yīng)用型人才，這必然決定了高職院校學(xué)生檔案，除了主要記載普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況、成績(jī)材料，以及黨、團(tuán)材料之外，更加重要的是學(xué)生專(zhuān)業(yè)技能檔案、藝術(shù)素養(yǎng)檔案、綜合素質(zhì)考核檔案等集中反映的應(yīng)用性為主的檔案特征。
1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類(lèi)學(xué)生構(gòu)成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場(chǎng)爭(zhēng)奪優(yōu)質(zhì)生源，使得學(xué)生的來(lái)源地更加豐富。生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。
1.3 周期性 高職院校學(xué)生檔案除了隨高考招生而來(lái)又隨著學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而走的學(xué)生檔案的特征之外，又因其學(xué)制短、流動(dòng)性強(qiáng)、穩(wěn)定性差，使得周期性的特點(diǎn)更為突出。
2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性
2.1 學(xué)籍檔案的利用是整個(gè)檔案利用工作的關(guān)鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學(xué)生就業(yè)、參軍、考級(jí)考證、入黨、資助等提供學(xué)歷證明或在校情況。學(xué)籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業(yè)教育，學(xué)籍檔案及其利用對(duì)學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)攸關(guān)重要。
2.2 學(xué)籍檔案工作是驗(yàn)證高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育質(zhì)量和水平的關(guān)鍵 高職教育是以培養(yǎng)一線(xiàn)所需的高素質(zhì)高技能人才為目標(biāo)任務(wù)，學(xué)生學(xué)籍檔案記載著在校期間學(xué)院教學(xué)、教育過(guò)程。高職教育必須走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色的辦學(xué)路子，工學(xué)結(jié)合、校企合作成為主要的教學(xué)模式；凸顯綜合素質(zhì)，凸顯技能鍛造的過(guò)程教育和過(guò)程記載。因此，學(xué)籍檔案工作記載教學(xué)教育過(guò)程，驗(yàn)證著教學(xué)質(zhì)量和教育水平，成為重要的考核評(píng)估依據(jù)。
2.3 學(xué)籍檔案工作是為高職院校畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)的關(guān)鍵 學(xué)籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應(yīng)往往產(chǎn)生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對(duì)人才檔案需求趣向電子化發(fā)展。要求更高，畢業(yè)生要實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，就要經(jīng)受社會(huì)的考驗(yàn)和挑選。學(xué)籍檔案記載的所有內(nèi)容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實(shí)，得到的保障就越有利。
3 服務(wù)人才培養(yǎng)目標(biāo)的高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的舉措
針對(duì)學(xué)生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對(duì)策，即強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識(shí)管理、檔案人員要專(zhuān)業(yè)化、檔案材料要規(guī)范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現(xiàn)代化，以期有助于高職人才培養(yǎng)和教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
3.1 人才培養(yǎng)目標(biāo)引領(lǐng)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用 學(xué)生檔案是全面反映院校培養(yǎng)教育學(xué)子，提高其綜合素質(zhì)的第一手資料，是校方舉薦畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)的權(quán)威性材料，也是學(xué)生走出校門(mén)，參與社會(huì)工作的重要依據(jù)。誠(chéng)然，沒(méi)有堅(jiān)強(qiáng)的具體領(lǐng)導(dǎo)，就沒(méi)有持久的強(qiáng)有力的工作措施。院校領(lǐng)導(dǎo)與全體教職工都要強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)，自覺(jué)支持做好、做精學(xué)生檔案工作。首先，院校要把學(xué)生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門(mén)的目標(biāo)管理，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作院校一項(xiàng)重大的基礎(chǔ)性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，要布置、檢查、總結(jié)學(xué)生檔案工作。其次，“業(yè)精于勤而貴于專(zhuān)”，要在學(xué)工部編配懂業(yè)務(wù)、會(huì)管理的負(fù)責(zé)人專(zhuān)門(mén)分工管理檔案隊(duì)伍管理和檔案建設(shè)工作，非常必要和重要。第三，要認(rèn)真落實(shí)當(dāng)前檔案管理中專(zhuān)職人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等幾個(gè)急需解決的問(wèn)題，做到人員落實(shí)，目標(biāo)落實(shí)，責(zé)任落實(shí)，經(jīng)費(fèi)到位，設(shè)備到位。
3.2 檔案管理人員要專(zhuān)業(yè)化 任何事業(yè)的振興，關(guān)鍵在于人才；沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人才，就沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化創(chuàng)新，更不會(huì)創(chuàng)造出專(zhuān)業(yè)化成果。檔案員落實(shí)到位，可采取送出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法。對(duì)學(xué)生管理部門(mén)的有關(guān)人員和檔案員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)基本知識(shí)，掌握檔案管理與現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和手段，取得檔案員資格證書(shū)后方可上崗。對(duì)專(zhuān)職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴(yán)格制度，明確職責(zé)，實(shí)行目標(biāo)管理，誠(chéng)心實(shí)意為生服務(wù)，在實(shí)踐中不斷提高管理水平。通過(guò)培訓(xùn)組建起一支覺(jué)悟高、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)精，比較穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。
3.3 檔案材料整理規(guī)范化 在檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍組建的同時(shí)，院校學(xué)工部要依據(jù)學(xué)生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細(xì)計(jì)劃安排，集中力量，統(tǒng)一時(shí)間，統(tǒng)一目標(biāo)，統(tǒng)一要求，對(duì)現(xiàn)存學(xué)生檔案進(jìn)行一次徹底的收集整理。應(yīng)由學(xué)工部協(xié)調(diào)各系部領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，以專(zhuān)職檔案員為中心，配合班主任、輔導(dǎo)員嚴(yán)格按照檔案管理中的有關(guān)規(guī)定，限期高質(zhì)量、高水平地完成學(xué)生檔案重新收集整理，徹底改變學(xué)生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。具體設(shè)想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實(shí)要真實(shí)；評(píng)定要公正；紙張要統(tǒng)一；書(shū)寫(xiě)要規(guī)范；字跡要工整。除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。特別是學(xué)生所參與的各種社會(huì)實(shí)踐材料，學(xué)生優(yōu)秀模范材料，處分材料和等級(jí)證書(shū)、資格證書(shū)、競(jìng)技獲獎(jiǎng)證書(shū)、發(fā)明創(chuàng)造證書(shū)等復(fù)印件，建議應(yīng)全部列入收集歸檔范圍。學(xué)年度班主任、輔導(dǎo)員鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能真實(shí)地反映出各個(gè)學(xué)生的正能量和德、智、能、績(jī)特點(diǎn)。檔案材料整理基本結(jié)束后，要按時(shí)序裝入正規(guī)檔案袋，填寫(xiě)封面目錄，做到內(nèi)外名稱(chēng)一致，順序一致。一定要經(jīng)校方組織專(zhuān)門(mén)人員認(rèn)真驗(yàn)收、認(rèn)同，最后交由專(zhuān)職檔案員，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。
3.4 檔案利用傳遞要制度化 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)我們，檔案?jìng)鬟f千萬(wàn)不能馬虎。稍有不慎，就會(huì)釀成難以彌補(bǔ)的損失或困難。凡需調(diào)出、轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格按照保密制度規(guī)定的程序進(jìn)行。如填寫(xiě)傳遞單-填寫(xiě)轉(zhuǎn)檔登記-嚴(yán)密包封-通過(guò)機(jī)要傳遞-檢查收存回執(zhí)-回執(zhí)來(lái)退的應(yīng)在一月之內(nèi)及時(shí)催查。一定要注意接收單位是否具備文件規(guī)定的“縣（處）級(jí)以上的組織人事部門(mén)或縣級(jí)（含縣級(jí)）以上人才交流服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機(jī)構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應(yīng)送所在地的人事部門(mén)所屬的人才交流服務(wù)中心保管。這樣，可有效避免檔案?jìng)鬟f中檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在前面所述中，重新收集建檔中，對(duì)畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)其德、智、能、績(jī)的綜合材料，如學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生實(shí)習(xí)鑒定等最基礎(chǔ)性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學(xué)生的學(xué)籍檔案中。便于個(gè)別學(xué)生檔案丟失后，作為重新建檔的依據(jù)。同時(shí)也可有效地避免或杜絕個(gè)人利用重新建檔之機(jī)，做假材料、開(kāi)假證明，涂改材料等事件的發(fā)生。
3.5 管理手段現(xiàn)代化 任何事業(yè)如逆水行舟，不進(jìn)則退。當(dāng)前已進(jìn)入信息現(xiàn)代化時(shí)代，隨著職教事業(yè)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命也為院校學(xué)生檔案建設(shè)手段現(xiàn)代化提供了可靠保證。面對(duì)學(xué)生檔案數(shù)量增大，項(xiàng)目增多，質(zhì)量要求趨高，流動(dòng)方向多樣化、流動(dòng)速度加快，存放時(shí)間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位眾多等特點(diǎn)，原有的學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段顯然已不適應(yīng)巨變的形勢(shì)。加快推進(jìn)院校學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化，確實(shí)成為時(shí)代之要求，改革創(chuàng)新之必須。院校應(yīng)舍得投資，與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)有之人才、設(shè)施，搶抓機(jī)遇，創(chuàng)新工作，以生為本，追求卓越，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化。
總之，學(xué)生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)十分繁瑣、量大面寬的基礎(chǔ)性工作?！笆加谥琳\(chéng)、終于至善”。通過(guò)強(qiáng)化指導(dǎo)、責(zé)任問(wèn)究，組建專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，重視收集整理，傳遞建制，手段現(xiàn)代化等科學(xué)開(kāi)創(chuàng)工作，緊貼高職人才培養(yǎng)目標(biāo)，切實(shí)發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的重要作用。
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關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)院；學(xué)生檔案；管理；策略
中圖分類(lèi)號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2015）04-0033-01
隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)院校的重視，職業(yè)院校無(wú)論從招生規(guī)模還是學(xué)校管理等方面都面臨著新的形勢(shì)和要求，特別是管理理念和手段的發(fā)展，也給職業(yè)院校管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。而學(xué)生檔案管理工作本身就是一項(xiàng)涉及社會(huì)機(jī)構(gòu)多個(gè)方面的服務(wù)性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學(xué)生個(gè)體和高校整體的重要工作，不管是學(xué)生的學(xué)歷認(rèn)證、考評(píng)、就業(yè)，還是未來(lái)的晉級(jí)和提干，都離不開(kāi)學(xué)籍和檔案，所以這是一項(xiàng)關(guān)乎學(xué)生現(xiàn)在和未來(lái)的重要工作，作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要負(fù)責(zé)人的輔導(dǎo)員要緊跟時(shí)代步伐要求，積極改革創(chuàng)新，為學(xué)生檔案管理服好務(wù)。
1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視
隨著社會(huì)發(fā)展和用人單位對(duì)高校畢業(yè)生要求越來(lái)越高，對(duì)畢業(yè)生鑒定的一個(gè)最重要也是最直觀的方法就是看畢業(yè)生的學(xué)籍檔案情況，高職院校的學(xué)籍檔案充分體現(xiàn)了學(xué)生在校的實(shí)際表現(xiàn)情況，所以占據(jù)院校管理工作的重要地位。輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員，要充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要意義，正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理對(duì)院校順利發(fā)展的重要性，而且要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前信息技術(shù)等手段的影響，以及學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、頂崗實(shí)習(xí)等非在?；蚍强荚噧?nèi)容等新形勢(shì)，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理帶來(lái)的新變化和新要求，積極提高自身管理素養(yǎng)，采用科學(xué)合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)管理工作的有序發(fā)展。同時(shí)，要強(qiáng)化管理意識(shí)，要求輔導(dǎo)員在管理學(xué)籍檔案的過(guò)程中，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，細(xì)致做好建檔工作，規(guī)范遵守學(xué)籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強(qiáng)普及檔案知識(shí)，提高學(xué)生認(rèn)真對(duì)待自己檔案的意識(shí)，讓學(xué)生認(rèn)真填寫(xiě)每一份資料，盡量避免在將來(lái)就業(yè)時(shí)因檔案問(wèn)題出現(xiàn)麻煩。
2.提高學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性
學(xué)籍檔案是跟隨學(xué)生一生的、具有考察功能和利用價(jià)值的文字性資料，其中主要包括：成績(jī)單、考核表、學(xué)籍表、畢業(yè)登記信息等，真實(shí)有效的記錄了每一位學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷。由此可見(jiàn)，學(xué)籍檔案是反饋教學(xué)質(zhì)量的重要載體，也是學(xué)校教學(xué)工作的重要記錄，我們要不斷提高和強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍檔案的重視程度，完善學(xué)生的學(xué)籍檔案，力求做到真實(shí)和完整，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用，體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實(shí)價(jià)值。輔導(dǎo)員在建立學(xué)籍檔案時(shí)，應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，并要求各部門(mén)對(duì)學(xué)生的基本信息進(jìn)行及時(shí)完善和更新，并認(rèn)真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見(jiàn)，用詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確。所有需要手工填寫(xiě)的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫(xiě)，并保證內(nèi)容真實(shí)、字跡工整、內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)隨意涂改等現(xiàn)象，全面提高學(xué)籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學(xué)生人數(shù)較多、類(lèi)型較廣，并具有多元化、開(kāi)放性、多層次性等特征，所以高職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作不但要具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，還要有周期性、重復(fù)性，比如，學(xué)校中經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生中途休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學(xué)籍檔案管理本身就比較復(fù)雜，且直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，所以作為學(xué)校管理者，應(yīng)注重完善學(xué)籍檔案管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性和政策性，這是高職學(xué)校管理工作的重要方面，做好此項(xiàng)工作，有助于推進(jìn)教育體制改革的全面發(fā)展。
3.采用信息技術(shù)加強(qiáng)管理工作
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，推進(jìn)院校學(xué)籍檔案管理工作的信息化與科學(xué)化，成為高職院校管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。然而從實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多高職院校學(xué)生學(xué)籍管理也在走數(shù)字化的道路，但開(kāi)展的程度達(dá)不到形勢(shì)的發(fā)展要求，很多輔導(dǎo)員在實(shí)際管理中存在著不同程度的問(wèn)題。作為高職院校輔導(dǎo)員，更要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學(xué)生學(xué)籍檔案的管理效率。同時(shí)要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理部門(mén)和院校其他各部門(mén)之間的聯(lián)系與對(duì)接，建立統(tǒng)一規(guī)劃的操作平臺(tái)，最大限度的節(jié)約學(xué)校資源，減少不必要的浪費(fèi)，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進(jìn)程的過(guò)程中，要做到電子文檔與紙質(zhì)檔案共存，同步更新和完善，實(shí)現(xiàn)檔案的雙重保障，防止因意外而造成數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設(shè)過(guò)程中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行信息采集，對(duì)于從網(wǎng)上錄取學(xué)生的學(xué)校，要與教育部高校學(xué)歷電子注冊(cè)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)直接從檔案庫(kù)中下載學(xué)生的信息資料。例如，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)中的學(xué)籍管理系統(tǒng)，可以錄入學(xué)生的姓名、年齡、專(zhuān)業(yè)、身份證號(hào)碼、學(xué)籍變動(dòng)等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學(xué)生的照片和音容笑貌，使學(xué)生在畢業(yè)后可以根據(jù)企業(yè)需求發(fā)送自己的檔案信息，給予企業(yè)更加直觀的印象，提高學(xué)生的就業(yè)率。此外，在學(xué)生各項(xiàng)成績(jī)管理方面，也可以通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳學(xué)生的成績(jī)查詢(xún)信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時(shí)反饋學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。因此，必須根據(jù)院校的實(shí)際情況建立完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，在各部門(mén)、各院系中進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，也可以在結(jié)合自身特點(diǎn)的前提下，完善現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能，從而滿(mǎn)足院校學(xué)籍檔案管理的要求，或者可以采用引進(jìn)先進(jìn)學(xué)籍管理軟件的方式，在不斷積累經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中推動(dòng)院校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。
4.從整體上提高輔導(dǎo)員綜合素養(yǎng)
由于輔導(dǎo)員是高職院校學(xué)籍檔案的管理人員，所以要系統(tǒng)掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，并具有扎實(shí)的檔案管理能。眾所周知，理論與實(shí)踐密不可分，任何理論都來(lái)源于實(shí)踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導(dǎo)員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識(shí)與技能，不斷提高自身的綜合素養(yǎng)。特別是當(dāng)前學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢(shì)下，輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理主要負(fù)責(zé)人，就必須要通過(guò)參加培訓(xùn)和自學(xué)等途徑，不斷提高自身計(jì)算機(jī)操作水平以及各種電腦管理軟件的應(yīng)用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)生檔案管理的要求；其次，輔導(dǎo)員在收集、整理、保管檔案資料時(shí)，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動(dòng)，只有不斷深入調(diào)研，才能在實(shí)踐操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題，并自主解決問(wèn)題，也只有這樣才能進(jìn)一步適應(yīng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導(dǎo)員要不斷提高自身的思想政治覺(jué)悟，加強(qiáng)保密意識(shí)，在做好本職工作的同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)解決服務(wù)問(wèn)題。實(shí)際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關(guān)記錄，而且要充分利用學(xué)籍檔案，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)作用。因此，要想適應(yīng)新形勢(shì)下職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的要求，無(wú)論從學(xué)院層次還是從輔導(dǎo)員自身都要認(rèn)識(shí)到管理者綜合素養(yǎng)的重要性，并為輔導(dǎo)員們提供各種途徑加強(qiáng)培訓(xùn)，同時(shí)輔導(dǎo)員個(gè)人也要積極參與學(xué)習(xí)，從整體上提高自身管理的素養(yǎng)。
總之，作為高職院校的輔導(dǎo)員，一定要認(rèn)識(shí)到高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新形勢(shì)和新要求，從思想上高度重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性，并在實(shí)際的管理過(guò)程中積極采用科學(xué)合理的管理方法，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，不斷完善學(xué)籍檔案的管理制度，強(qiáng)化信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作。
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【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)及結(jié)業(yè)證書(shū)；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書(shū)的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶(hù)口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類(lèi)匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門(mén)--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門(mén)等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類(lèi)清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專(zhuān)職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專(zhuān)職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
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（一）學(xué)生檔案管理重視不夠，制度不健全。
學(xué)生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對(duì)學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作較為重視，卻忽略了學(xué)生檔案的重要性。還有些學(xué)校認(rèn)為“學(xué)生檔案是跟著學(xué)生走的，學(xué)生畢業(yè)了就與學(xué)校無(wú)關(guān)了”，所以沒(méi)必要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行過(guò)多的管理，在學(xué)校議事日程中對(duì)于學(xué)生檔案管理工作也很少提。不但不將學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)劣作為檔案管理部門(mén)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)比的標(biāo)準(zhǔn)，也不對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，更是缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒(méi)有相關(guān)的制度建設(shè)，管理體制也不完善，一些學(xué)校甚至沒(méi)有專(zhuān)職的學(xué)生檔案管理人員。
（二）學(xué)生檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。
雖然如今已是信息化數(shù)字化時(shí)代，檔案管理方面也有了改善，無(wú)論是檔案管理的內(nèi)容還是服務(wù)方式及手法都比以往有了突飛猛進(jìn)的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了老舊的手工操作方法來(lái)進(jìn)行檔案管理和文書(shū)的分類(lèi)，雖然操作熟練，但遠(yuǎn)不及現(xiàn)代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時(shí)間不長(zhǎng)，一些管理工作還沒(méi)有步入正軌，還沒(méi)有科學(xué)規(guī)范的管理制度，相應(yīng)的檔案管理方法也落后，程序也不規(guī)范。
（三）學(xué)生檔案數(shù)量龐大，深度開(kāi)發(fā)利不到位。
一些學(xué)校盡管已經(jīng)提出了建設(shè)信息化檔案館，但是落到實(shí)際上就不盡人意，學(xué)校各個(gè)部門(mén)的檔案信息資源沒(méi)能有效的整合，也沒(méi)有做到深加工、細(xì)致化檔案信息，更別說(shuō)從學(xué)校的檔案信息資源中提煉出有結(jié)論性并且有規(guī)律的數(shù)據(jù)資料，所以這些檔案資源就無(wú)法對(duì)教學(xué)管理、教學(xué)改革、領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。如今一些用人單位需要學(xué)生提供檔案來(lái)辦理相關(guān)手續(xù)，但是由于檔案具有保密性，嚴(yán)重制約了用人單位工作的開(kāi)展，讓檔案管理者也是無(wú)奈。
（四）學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，發(fā)展緩慢。
如今高校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，學(xué)生增加了，學(xué)生檔案管理工作也隨之增加，然而學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面投入的經(jīng)費(fèi)并不夠，這讓學(xué)生檔案管理工作很是被動(dòng)，不能與其他部門(mén)建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，使學(xué)生檔案管理工作無(wú)法順利的開(kāi)展。檔案信息化建設(shè)的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進(jìn)展的腳步。高校檔案工作不像經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域一樣能產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴(yán)重影響了高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的進(jìn)程。
（五）畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f方式原始，管理落后。
隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，畢業(yè)生實(shí)行雙向選擇，自主擇業(yè)。畢業(yè)生生源地的人事部門(mén)沒(méi)有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案在兩年擇業(yè)期內(nèi)由人才市場(chǎng)、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。這樣就導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失。嚴(yán)重影響了學(xué)生的就業(yè)前景。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的改善對(duì)策
（一）重視學(xué)籍檔案管理，提高人員素質(zhì)。
加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)以及教職人員的檔案意識(shí)，將學(xué)生檔案管理工作當(dāng)成學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。選拔“業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高、覺(jué)悟高”的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，積極加強(qiáng)檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，充分利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而全面提高檔案管理水平和服務(wù)水平，使學(xué)校學(xué)生檔案工作跟上辦公自動(dòng)化的步伐，為學(xué)校教學(xué)?？蒲泻推渌ぷ鞣?wù)。
（二）完善學(xué)籍檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。
只有收集好學(xué)生的各類(lèi)資料，才能確保學(xué)生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應(yīng)出學(xué)生在校期間的能力。學(xué)生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化檔案管理，根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)生活特點(diǎn)，增設(shè)“信用檔案”、“心理健康材料”內(nèi)容，充分反映學(xué)生個(gè)性化發(fā)展特征。注意收集反映學(xué)生成長(zhǎng)進(jìn)步的材料。包括學(xué)生的個(gè)人作品、榮譽(yù)證書(shū)、資格證書(shū)等方面，充分反映學(xué)生多方面的潛能。
（三）充分開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案信息資源，提高服務(wù)利用價(jià)值。
學(xué)生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，我們應(yīng)堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。努力開(kāi)發(fā)檔案的教育功能，使檔案由過(guò)去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開(kāi)發(fā)利用為主。要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時(shí)，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供，滿(mǎn)足學(xué)生檔案利用工作的需要。同時(shí)適應(yīng)社會(huì)需求的變化。尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。
（四）嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保安全完整。
學(xué)生畢業(yè)季的檔案?jìng)鬟f工作具有時(shí)間緊、流量大、涉及面廣等特點(diǎn)。所以要結(jié)合其特點(diǎn)設(shè)置科學(xué)合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，參與傳遞的人員較多，要嚴(yán)格要求傳遞手續(xù)，來(lái)防止畢業(yè)生檔案的丟失。
一、技工學(xué)校學(xué)生檔案管理的一般特點(diǎn)
檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)和工作能力、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)和工作成績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。因此，許多技工學(xué)校根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制訂了相應(yīng)的學(xué)生檔案管理的規(guī)定，并具有以下特點(diǎn)。
1.學(xué)生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學(xué)校明確規(guī)定學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容為，學(xué)生在初中、高中（職高）畢業(yè)的相關(guān)材料、學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料、有關(guān)政治面貌的資料、學(xué)籍表、學(xué)生教育實(shí)習(xí)鑒定表、體檢登記表等。同時(shí)有些學(xué)校為了適應(yīng)學(xué)校學(xué)生管理的需要也規(guī)定了可以將“其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料”作為歸檔內(nèi)容。但是由于這一規(guī)定過(guò)于模糊，操作性不強(qiáng)，學(xué)校基本上沒(méi)有此類(lèi)檔案。
2.學(xué)生檔案表現(xiàn)介質(zhì)單一。許多技工學(xué)校規(guī)定，學(xué)生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，由承辦部門(mén)蓋章，注明形成材料的時(shí)間。學(xué)生檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水盒復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。除電傳材料須復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。由此可見(jiàn)，目前，技工學(xué)校學(xué)生檔案的表現(xiàn)介質(zhì)為紙質(zhì)檔案。
3.學(xué)生檔案利用規(guī)定嚴(yán)格。例如，技工學(xué)校一般都嚴(yán)格規(guī)定了只有管理者才有權(quán)查閱學(xué)生檔案，而學(xué)生無(wú)權(quán)查閱和借用檔案。學(xué)生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業(yè)期內(nèi)就業(yè)的學(xué)生可憑就業(yè)協(xié)議書(shū)復(fù)印件或用人單位調(diào)檔函調(diào)取檔案；第二種情況是，升學(xué)的學(xué)生可憑所升入學(xué)校開(kāi)具的調(diào)檔函或錄取通知書(shū)調(diào)取檔案。當(dāng)然，對(duì)于其他人員和組織要查檔案需履行相應(yīng)的手續(xù)方能查閱。
二、技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的思路
眾所周知，學(xué)生檔案是反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)等情況的文字材料。因此，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)依法辦事、規(guī)范管理、服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)和專(zhuān)人負(fù)責(zé)的原則，并在此基礎(chǔ)上力求創(chuàng)新。
1.學(xué)生檔案信息收集應(yīng)當(dāng)實(shí)用化。所謂實(shí)用，就是技工學(xué)校學(xué)生的檔案要能夠反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的過(guò)程和痕跡。過(guò)去，我們收集的學(xué)生信息基本上是靜態(tài)的信息，不能反映出學(xué)生的接受技工學(xué)校教育后素質(zhì)水平的進(jìn)步，因此缺乏實(shí)用性。如果我們從實(shí)用化的維度思考學(xué)生檔案信息的收集，就會(huì)突破已有檔案管理理念的禁錮。使學(xué)生檔案信息的收集變得豐富起來(lái)。
2.學(xué)生檔案信息表現(xiàn)應(yīng)當(dāng)多樣化。所謂多樣，就是應(yīng)用多種介質(zhì)反映學(xué)生成長(zhǎng)信息?，F(xiàn)在，已有成熟的電子化的管理系統(tǒng)可以記載有關(guān)學(xué)生的靜態(tài)信息。這為我們拓展記載學(xué)生成長(zhǎng)信息介質(zhì)，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學(xué)生的成長(zhǎng)信息以多樣化的方式給予記載，這對(duì)于學(xué)生樹(shù)立學(xué)習(xí)信心，提高自我效能感；對(duì)于構(gòu)建學(xué)校教學(xué)資源，展示學(xué)校教育教學(xué)水平，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)有著積極的作用。
3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)當(dāng)靈活化。所謂靈活化，就是要用現(xiàn)代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理在服務(wù)上的創(chuàng)新。提倡檔案管理服務(wù)是目前檔案管理改革的熱點(diǎn)。我們當(dāng)然要將涉及學(xué)生權(quán)益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內(nèi)容的拓展，有些信息是有利于學(xué)生成長(zhǎng)的。因此，需要我們將學(xué)生檔案中既有利于學(xué)生發(fā)展，又不侵害學(xué)生權(quán)益的信息提煉出來(lái)，靈活使用，以達(dá)到服務(wù)學(xué)生，服務(wù)社會(huì)的目的。
三、技工學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的措施
技工學(xué)校的中心任務(wù)是為國(guó)家培養(yǎng)一線(xiàn)實(shí)用性技術(shù)人才。因此，技工學(xué)校學(xué)生檔案管理就應(yīng)著力從各個(gè)方面反映學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)歷程，將其既作為學(xué)?？疾?、培養(yǎng)學(xué)生的原始材料，更要作為推薦學(xué)生就業(yè)的重要憑證和手段。這是應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的就業(yè)用人市場(chǎng)挑戰(zhàn)，所必須予以重視的工作。
1.應(yīng)將反映學(xué)生技能水平的實(shí)習(xí)實(shí)踐作品作為學(xué)生檔案的內(nèi)容之一。反映學(xué)生技能水平的實(shí)習(xí)實(shí)踐作品，可以說(shuō)是很多技工學(xué)校檔案管理的一個(gè)重要缺失。當(dāng)然，這與我們長(zhǎng)期以來(lái)，凡是檔案就應(yīng)保密的理念有關(guān)。正是這種理念，讓我們覺(jué)得學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐作品沒(méi)有保密價(jià)值，也就沒(méi)有必要?dú)w檔了。我們看到，許多發(fā)達(dá)國(guó)家在學(xué)校檔案管理中，特別注重將反映學(xué)生成長(zhǎng)經(jīng)歷的信息歸檔，予以長(zhǎng)期保存，并將其作為反映學(xué)校文化底蘊(yùn)的重要內(nèi)容。因此，作為培養(yǎng)高技能人才的技工學(xué)校，應(yīng)將學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐作品有選擇的加以歸檔。
2.應(yīng)將有利于學(xué)生就業(yè)的檔案信息整理復(fù)制，并向新生、學(xué)生家長(zhǎng)和用人單位展示。學(xué)生檔案的高效使用關(guān)系著學(xué)校、學(xué)生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關(guān)檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，將那些無(wú)需保密但有利于滿(mǎn)足學(xué)生和學(xué)校發(fā)展需要的檔案信息，有計(jì)劃的加以整理和復(fù)制，是技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的必要措施。
3.應(yīng)將畢業(yè)生就業(yè)后能體現(xiàn)學(xué)生教育教學(xué)績(jī)效的信息，追加收錄到其檔案中。當(dāng)前，終生教育已成為人民的共識(shí)，畢業(yè)生也是學(xué)校發(fā)展和在校生成長(zhǎng)的重要資源。我們要破除“學(xué)生畢業(yè)，與學(xué)校無(wú)關(guān)的”看法。所以，我們建議，技工學(xué)院要重視畢業(yè)生發(fā)展信息的收集，這會(huì)提示畢業(yè)生對(duì)母校的歸屬感和責(zé)任感，也會(huì)激發(fā)他們?cè)诠ぷ髦械臉s譽(yù)感和成就感。
4.應(yīng)將學(xué)生作為自己檔案建立、完善的主體之一。以人為本，發(fā)揮學(xué)生自我教育、自我成長(zhǎng)的潛能，是當(dāng)代教育哲學(xué)的重要命題。作為學(xué)生管理重要內(nèi)容的學(xué)生檔案管理業(yè)必須與時(shí)俱進(jìn)。因此，我們認(rèn)為，讓學(xué)生在自己檔案信息構(gòu)建的活動(dòng)中有話(huà)語(yǔ)權(quán)，本身就是對(duì)學(xué)生的有效激勵(lì)，能激發(fā)他們的榮譽(yù)感。所以，發(fā)揮學(xué)生作為教育主題的主觀能動(dòng)性，是提升技工學(xué)校學(xué)生檔案管理水平的一個(gè)重要表征。
