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【關(guān)鍵詞】干部人事檔案管理 重要性 存在問題 解決措施
企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導認為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
一、干部人事檔案管理存在的主要問題
管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時展要求人事檔案工作與時俱進。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：
（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。
材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業(yè)務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。
（二）檔案材料失真，嚴肅性削弱。
真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。內(nèi)容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關(guān)不嚴，致使一些虛假的材料順利進入個人檔案。
三、加強干部人事檔案管理工作的措施
新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務(wù)，就必須做好以下工作：
（一）增強全民檔案意識。
檔案意識已成為制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強全民的檔案意識，尤其是單位領(lǐng)導的檔案意識，我國檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實處。要增強全民檔案意識，首先，要認真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進一步完善檔案法律體系。法律是增強全民檔案意識的有力武器，只有加強立法、完善法律體系，才能促進全社會檔案意識的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進檔案事業(yè)發(fā)展。
（二）增強職能部門的責任意識。
干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責。職能部門責任意識的強弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責任意識息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強職能部門的責任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強辦事的責任意識。
（三）要加強自身建設(shè)。
新世紀干部檔案工作任重而道遠。首先，要加強學習。干部檔案工作的政治性、政策性很強，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學習，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務(wù)是認真學習貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實際，認真實踐同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，有檔案專業(yè)知識、歷史知識、人事工作知識、管理學、情報學、系統(tǒng)學知識及計算機應(yīng)用、縮微、復印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學習、掌握科學管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時代更要勤奮學習，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。
（四）盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
事業(yè)單位工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔事業(yè)單位的人事檔案是事業(yè)單位基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，事業(yè)單位可據(jù)此進行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對事業(yè)單位工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，事業(yè)單位會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進行補充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。
二、事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作中存在的問題
（一）對人事檔案收集歸檔工作重視不夠。檔案屬性決定了人事檔案工作不是短期內(nèi)取得明顯效益的部門，使得一些事業(yè)單位領(lǐng)導沒有充分認識到人事檔案工作的重要性，在對人事檔案管理人員精心培養(yǎng)上和管理設(shè)備投入上下的功夫不夠。使得一些人事檔案管理人員在檔案人事收集歸檔中，缺乏足夠的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，無法保證事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量。
（二）人事檔案收集歸檔制度不健全。當前，事業(yè)單位人事檔案收集歸檔制度還不夠完善和規(guī)范。對人事檔案收集歸檔制度完善方面有些懈怠、滯后，人事檔案收集歸檔工作沒有規(guī)章可循。導致人事檔案收集歸檔質(zhì)量不高。
（三）人事檔案收集歸檔操作不規(guī)范。有的人事檔案《干部任免審批表》及考察材料缺失較多，不夠齊全完整。人事檔案中本該有的年度考核表、學歷、入黨志愿書、職稱、工資、培訓、獎懲等材料，普遍缺失；有的當事人在學歷、培訓、職稱等材料轉(zhuǎn)遞時，將其放在自己手中，認為這樣更安全，用起來也方便，導致人事檔案材料的缺失。
（四）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。由于事業(yè)單位對人事檔案的管理重要性缺乏足夠的重視，以至于人事檔案管理人員更換頻率較大，導致了從事人事檔案工作的人員沒有足夠的職業(yè)責任感和專業(yè)一致性，影響了人事檔案收集歸檔質(zhì)量。
三、加強事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的幾點措施
（一）充分重視人事檔案收集歸檔工作。事業(yè)單位領(lǐng)導要高度重視人事檔案收集歸檔工作，關(guān)心愛護培養(yǎng)人事檔案管理人員。建立健全獎勵機制，以此激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情和積極性，進一步提高人事檔案收集歸檔工作效率。
（二）進一步加強檔案收集歸檔制度化建設(shè)。實踐證明，制度是開展工作的保障。提高人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量，建立和完善嚴格的人事檔案收集歸檔規(guī)章制度是十分必要的，只有從制度建設(shè)入手，發(fā)揮其權(quán)威性的協(xié)調(diào)和指導職能，才能保證人事檔案收集歸檔管理逐步走向正規(guī)化和法制化。一是要嚴格遵照執(zhí)行干部人事檔案的收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等各項規(guī)章制度，用制度去規(guī)范人事檔案收集歸檔工作。二是完善人事檔案登記和人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。在干部人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞中，嚴格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案（材料）轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記，嚴密封包，再進行轉(zhuǎn)遞。收到人事檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，再將回執(zhí)單立即寄回原單位，以確保萬無一失。
（三）規(guī)范人事檔案收集歸檔操作。在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上下功夫。一是要把嚴格工作標準作為人事檔案收集歸檔工作的重點來抓，嚴格按照檔案目標管理標準，在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上用實勁、下真功。要建立健全干部人事檔案材料的收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成規(guī)律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集、及時收集等方法，確保人事檔案歸檔材料及時收集歸檔到位。對收集上來的人事檔案材料，要嚴把鑒別關(guān)。辨別真?zhèn)?，去其糟粕，達到人事檔案能歷史地、全面地、準確地反映一個干部全貌的要求。二是要強化人事檔案的歸檔工作。在歸檔工作中，嚴把好人事檔案的分類關(guān)，力爭做到分類準確、排列有序、層次清楚。對收集歸檔的人事檔案材料，要認真細致地進行鑒別，保留真實準確有價值的材料，剔除不應(yīng)歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。要逐份逐件地清查人事檔案材料。對當事人檔案中缺少的材料逐項要逐一登記、及時索要。在登記人事檔案目錄方面，要采用計算機打印人事檔案目錄，統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一標準，使人事檔案更加規(guī)范、美觀。三是要抓好人事檔案的收集歸檔審核工作。重點審核干部“三齡一歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的人事檔案材料進行詳細記錄，要求相關(guān)單位和當事人限期補充收集，使人事檔案內(nèi)容更加齊全完整。
（四）進一步提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對工作人員素質(zhì)要求越來越高，提升人事檔案管理人員的工作能力也愈發(fā)重要。事業(yè)單位領(lǐng)導要注重人事檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，提高人事檔案工作人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力，使其能夠熟練地完成人事檔案的收集歸檔工作。為此，各級領(lǐng)導層面要定期組織人事檔案管理人員參加上級檔案部門組織的人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓班和經(jīng)驗交流研討會，掌握更多先進的人事檔案管理的理論和方法，以便更好地做好人事檔案收集歸檔工作。
（五）加強對文件材料的超前控制，嚴把質(zhì)量關(guān)。歸檔文件的質(zhì)量大多是由文件形成時決定的，所以，在收集歸檔文件時不僅要嚴把質(zhì)量關(guān)，還應(yīng)從源頭抓起，文件材料的進行超前控制。超前控制是指在文件形成、積累階段，按照檔案要求進行文件的質(zhì)量控制，確保歸檔文件的真實可靠、完整安全。在實際工作中，業(yè)務(wù)文件分散在各個業(yè)務(wù)部門或個人手中，如科研資料主要集中在科教科，文書資料主要集中在辦公室，基建材料主要集中在基建科等，這種分散性往往影響到檔案收集的系統(tǒng)性和完整性。通過超前控制，可以在文件形成初期階段對文件內(nèi)在質(zhì)量進行前期控制，對業(yè)務(wù)文件的形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導，把問題解決在前期形成階段，有利于歸檔文件的完整準確，提高歸檔檔案質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 人事檔案 收集歸檔 思考
一、職業(yè)院校人事檔案收集歸檔工作的現(xiàn)狀
1.對人事檔案管理的重要性缺乏理解與重視。一些院校領(lǐng)導、部門及教職工對人事檔案管理工作認識存在誤區(qū)，許多人普遍認為人事檔案管理工作就是整理、裝盒保管好就行了，沒有把它作為學校的一項重要工作而納入到議事日程，認為與學校的教學科研成果沒有關(guān)聯(lián)，也不能創(chuàng)造出經(jīng)濟效益，致使職業(yè)院校人事檔案在日常工作中成了“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”的無足輕重的事情，認為平時只要能應(yīng)付檢查就可以。認識上的不足導致許多人對人事檔案的收集和歸檔缺乏應(yīng)有的理解與重視。
2.人事檔案管理的相關(guān)制度欠缺。有些院校缺乏系統(tǒng)、健全的規(guī)章制度，對檔案的收集、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等未做出具體的規(guī)定，有的雖然制定了制度，但形同虛設(shè)，在工作中無法落實，制約了檔案管理工作發(fā)展的制度化、規(guī)范化。
3.人事檔案管理人員偏少，專業(yè)水平有待提高。隨著招生規(guī)模的擴大，師資隊伍也隨之壯大，教職工人事檔案數(shù)量增多，個人材料進檔頻繁，工作量增大。但由于重視不夠，一些院校很少設(shè)置有專職的人事檔案管理人員，即使有也往往是沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)培訓。管理人員的偏少和專業(yè)素養(yǎng)的欠缺，導致人事檔案收集不完整，歸檔不及時，檔案內(nèi)容不夠規(guī)范化、科學化，影響了人事檔案的建設(shè)和管理水平的提高。
4.人事檔案電子信息化建設(shè)滯后。目前部分職業(yè)院校的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，沒有與時俱進地實現(xiàn)人事檔案的電子信息化。檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，電子信息化水平較低，檔案管理工作無法跟上時代和學校發(fā)展的步伐。
5.人才的流動使人檔分離現(xiàn)象增多。隨著現(xiàn)代社會人才流動的增加，一些單位在招聘人員時，對人事檔案沒有具體的要求，導致棄檔現(xiàn)象增多，加上一些不規(guī)范、不合理的流動，人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，造成人檔分離，甚至出現(xiàn)死檔。這些問題的出現(xiàn)，勢必影響到人事檔案的延續(xù)性。
二、加強職業(yè)院校人事檔案收集歸檔的對策
1.強化教職工的檔案意識。更新思想觀念，強化教職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的前提和保障。針對目前教職工人事檔案意識淡漠的現(xiàn)狀，必須更新思想觀念，進一步加大檔案宣傳力度，提高大家的檔案意識，使院校人事檔案的收集和歸檔工作能及時有效地開展。
2.完善人事檔案管理制度。人事檔案的收集歸檔工作瑣碎而繁雜，需要有一定的制度來制約，只有不斷完善人事檔案管理制度，加強人事檔案材料收集、歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理，才能保證人事檔案的收集和歸檔做到及時、完整、科學準確。
3.打造高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊伍?，F(xiàn)代化的檔案管理工作不僅要精通專業(yè)知識，還要熟悉相關(guān)的計算機和管理知識。抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵。因此，一方面學校應(yīng)加強人事檔案管理人才隊伍的專業(yè)培訓，吸納各方人才，以提高學校人事檔案的管理水平。另一方面在職的人事檔案管理人員也應(yīng)增強責任心，認真審核收集檔案材料，及時追補缺漏材料，不斷補充新的資料，杜絕偽造的人事檔案材料入檔。檔案人員主動與校內(nèi)各部門聯(lián)系，保證歸檔材料齊全完整。同時注意科研材料的收集，確保人事檔案的真實性、動態(tài)性、完整性和科學性。而且應(yīng)積極主動學習檔案學、管理學和計算機方面的知識，提高自己的綜合素質(zhì)，努力提高學校的檔案管理水平。
4.推進人事檔案管理信息化建設(shè)。利用計算機等先進設(shè)備來管理人事檔案，可有效提高檔案管理效率。因此，人事檔案的收集和歸檔應(yīng)改變過去單純紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式，利用電腦進行人事檔案的動態(tài)管理，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。
5.規(guī)范流動人員人事檔案管理。要解決人檔分離這個問題，關(guān)鍵在于建立一個有利于人才流動的人事檔案轉(zhuǎn)遞和補充更新的長態(tài)機制，規(guī)范對人才流動模式的管理，利用計算機技術(shù)對流動人員人事檔案進行管理，建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，始終保持流動人員人事檔案內(nèi)容具有延續(xù)性。如此才有助于人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞的同步，避免人檔分離。
總之，職業(yè)院校全員應(yīng)提高人事檔案認識，人事檔案部門應(yīng)完善管理制度，加強人事檔案管理人才隊伍建設(shè)，積極推進人事檔案管理信息化建設(shè)，把人事檔案管理工作融入日常工作，才能使職業(yè)院校人事檔案管理工作與時俱進，提高職業(yè)院校人事檔案的質(zhì)量和利用水平，為學校的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻
人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來源十分廣泛，內(nèi)容和形式多種多樣，這些材料的不規(guī)范現(xiàn)象嚴重影響到人事檔案的質(zhì)量，甚至人事檔案的利用價值。為提高檔案質(zhì)量更好地為組織、人事工作服務(wù)，我個人認為應(yīng)從材料內(nèi)容和格式兩個方面入手：
一、內(nèi)容要做到真實、完整、精煉
1、真實性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實事求是地反映職工的本來面目，對于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應(yīng)剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月，1998年再填寫時為1954年9月，這種現(xiàn)象比較普遍，如果不及時糾正，必將影響到今后的組織、人事工作。
2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備
（1）材料系列是否完整。一個人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，相互依存，互為補充，構(gòu)成一個完整的有機體系。比如，一個人的入黨材料，一般有入黨申請書、轉(zhuǎn)證申請書、入黨志愿書等；處分材料，一般應(yīng)包括處分決定或批復、調(diào)查報告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時，應(yīng)注意將系列材料收齊，以實現(xiàn)材料系列的完整性。
（2）一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨立性，內(nèi)容有幾個部分、幾個要素組成。如：一份鑒定材料，一般都應(yīng)有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結(jié)論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此，檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時間等特征具備，外形上沒有缺頁、破損、霉爛變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象，才是完整的檔案材料。
（3）材料手續(xù)的完備，是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出：“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補辦完備，才能歸檔?！?/p>
3、人事檔案的內(nèi)容應(yīng)精煉、實用。人事檔案從建立之日起就是動態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容，補充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。對收集起來的材料進行審查、甄別其真?zhèn)?，判定有無保存價值。如，有人在入黨過程中多次寫了申請書，有人被審查時對同一問題多次寫了交待材料，有人對同一問題在不同時期寫了內(nèi)容相同的證明材料，鑒別時，只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜，使其精煉簡明，更好地發(fā)揮作用。
二、材料格式的規(guī)范化
很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，材料表格設(shè)計是否合理，尺寸大小是否規(guī)范，印刷和書寫的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量。
（1）首先，表頭要清晰明確地表達所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對題。人事檔案的每一份材料都具有相對的獨立性：履歷表記錄人員個人簡況簡歷；鑒定表記錄對人員某一時期學習或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動情況等等。有些單位在制表時將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在日常的管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)很多部隊人員的工資表、任免表和技術(shù)等級調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭，不仔細鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會影響有關(guān)部門對人員的了解和任用。其次，項目的排列要合理。表格材料常常包括很多項目，項目的排列必須清楚有序，每一項后面要留足夠空白以供填寫。
（2）目前，人事檔案材料仍以紙質(zhì)材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題。目前機關(guān)多用新聞紙、二號和三號印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發(fā)黃變脆，縮短檔案壽命；鐵道部門的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷，在收集、轉(zhuǎn)遞的過程中極易損毀。因此，人事檔案材料要用質(zhì)量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙印刷或書寫的檔案材料，不耐光、不耐熱、受潮或長期磨擦或字跡容易浸化消退。應(yīng)提倡使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水書寫材料。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；規(guī)范化；管理
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
一 引言
當前，企業(yè)的人事檔案管理對于現(xiàn)代企業(yè)的科學化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細記錄個人的學歷、技能以及工作經(jīng)歷等信息，這樣可以讓企業(yè)對于人才培養(yǎng)與選拔有了資料基礎(chǔ)。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮充分的價值。企業(yè)的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規(guī)范性，更好地發(fā)揮企業(yè)員工的才能。因此，企業(yè)要加強對人事檔案管理的規(guī)范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業(yè)對人事檔案管理缺乏規(guī)范化管理，沒有建立完善的人事檔案的管理制度，對該項工作也沒有較強的管理意識，認為該項工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，對其投入的資源和精力也比較少，企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)比較落后，人事檔案的保存、轉(zhuǎn)遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規(guī)范問題。這些都阻礙了企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理進程，也抑制了人事檔案管理的職能發(fā)揮。
二 新時期企業(yè)人事檔案管理的特點與新問題
（一）企業(yè)人事檔案管理的特點
企業(yè)人事檔案管理重點就是要將員工的相關(guān)崗位信息資料進行全面收集，為開展人力資源管理奠定基礎(chǔ)，因此，企業(yè)人事檔案管理就具有長期性和累積性特點。它是根據(jù)企業(yè)員工的個人職業(yè)經(jīng)歷、工作能力以及崗位培訓進行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業(yè)經(jīng)歷。企業(yè)員工的人事檔案的收集整理要依靠相關(guān)部門共同協(xié)作完成。企業(yè)人事檔案管理的工作負擔比較重，要對企業(yè)全體員工進行職業(yè)信息的長期動態(tài)化記錄，這樣不斷進行信息的收集整理、歸檔等工作。同時，還要對人事檔案的轉(zhuǎn)接和歸檔等工作進行記錄。信息化社會要求企業(yè)人事檔案管理必須進行變革，僅僅依靠手工記錄已經(jīng)不能滿足人事檔案管理的需要，企業(yè)人事檔案管理的信息化成為時展的客觀要求。
（二）新時期企業(yè)人事檔案管理的新問題
隨著市場經(jīng)濟的不斷完善，企業(yè)作為經(jīng)濟主體，參與的市場經(jīng)濟競爭更為充分。這樣帶給企業(yè)員工的工作崗位變動和企業(yè)人才流動十分頻繁，也給企業(yè)人事檔案管理帶來了難度。企業(yè)人事檔案管理在員工的流動管理、人力資源優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)規(guī)劃以及崗位績效考核等方面，都面臨著挑戰(zhàn)。企業(yè)人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。
首先，企業(yè)人事檔案管理意識比較淡化，管理制度不健全。在市場經(jīng)濟環(huán)境背景下，企業(yè)的人事檔案更多地服務(wù)于企業(yè)自身的發(fā)展和調(diào)配人力資源，也幫助企業(yè)員工能夠更好地進行流動，使員工能夠在合適的崗位上面發(fā)揮自己的價值。但是，一些企業(yè)還沒有意識到人事檔案管理的重要性，沒有給予管理上應(yīng)有的重要地位。對于企業(yè)人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒有根據(jù)社會和企業(yè)的發(fā)展進行制度完善，這樣就滯后于企業(yè)和員工的發(fā)展實際，造成了企業(yè)人事檔案管理的粗放化。缺乏現(xiàn)代管理與信息化管理的工作內(nèi)容與工作方法。
其次，企業(yè)人事檔案管理缺乏專職人員，管理不規(guī)范。一些企業(yè)為了能夠節(jié)約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關(guān)部門進行兼職管理，沒有專職人員進行管理，造成了人事檔案管理的非專業(yè)化和非規(guī)范化。這樣也使得企業(yè)的發(fā)展遠遠快于相應(yīng)的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態(tài)、沒有專業(yè)人員對檔案進行科學管理，相關(guān)管理人員缺乏責任意識，不能嚴格按照檔案人事管理制度進行管理，造成了檔案查找困難等問題。
最后，企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容不充分，管理模式比較滯后。根據(jù)一些企業(yè)的管理現(xiàn)狀，這些企業(yè)的人事檔案管理成為內(nèi)向型的，封閉的管理模式。由于一些企業(yè)的人事檔案管理內(nèi)容方面，沿用的是傳統(tǒng)人事檔案管理內(nèi)容，缺乏與市場經(jīng)濟相適應(yīng)的內(nèi)容，例如：缺乏具有人文關(guān)懷的檔案信息，個人健康類檔案、誠信類檔案、動態(tài)業(yè)績檔案等。這樣就不能準確地對員工進行任用選拔與績效考核，也不利于建立規(guī)范化的人事檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)的人事檔案管理模式在實際運用中，還缺乏創(chuàng)新使用人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化的管理。
三 加強企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化措施
（一）提高企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化
企業(yè)人事檔案管理必須健全相關(guān)的管理制度，促使其得到規(guī)范化管理，才能為企業(yè)的發(fā)展提供真實可靠的檔案信息資源。要能夠保護好檔案資料的安全性，同時帶動人事檔案管理信息的發(fā)展。企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化還應(yīng)體現(xiàn)在人事檔案材料文體要統(tǒng)一、裝訂整齊、書寫規(guī)范、管理規(guī)范等方面。企業(yè)要不斷對人事檔案管理的規(guī)章制度進行完善，學習和創(chuàng)新應(yīng)用人事檔案管理的規(guī)范化理論與方法，為企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（二）提高企業(yè)人事檔案管理的信息化
由于社會發(fā)展的不斷細化，對于企業(yè)的人事檔案管理就應(yīng)加強現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化管理工作。企業(yè)要建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)等，通過規(guī)范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標準、格式標準、管理標準體系的建立與完善。在網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時效性，為企業(yè)的相關(guān)部門實現(xiàn)了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復性和簡單性的操作，使他們能夠有更多的精力進行人事檔案資源的開發(fā)與利用。
（三）完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強管理人員的專業(yè)化管理水平
根據(jù)市場經(jīng)濟宏觀發(fā)展狀況和企業(yè)微觀發(fā)展的實際需要，要完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強管理人員的專業(yè)化管理水平，這樣才能滿足企業(yè)人才流動和人力資源合理優(yōu)化配置的要求。對于企業(yè)急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術(shù)材料；業(yè)績考核、健康狀況檢查等，這樣才能準確反映員工的工作能力與綜合素質(zhì)。另外，企業(yè)應(yīng)加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓，提高相關(guān)管理人員的檔案管理專業(yè)化水平與能力。增強他們的工作職責意識，合理運用先進的管理方法，規(guī)范化操作人事檔案業(yè)務(wù)與流程，確保人事檔案管理的完整、機密和安全。
四 結(jié)論
通過對加強企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理，得出新形勢下企業(yè)的人事檔案要實現(xiàn)科學化和信息化管理，這樣才能發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的功能，開發(fā)和利用好檔案資源，為進一步完善企業(yè)的人事管理發(fā)揮作用，使企業(yè)在人才任用上提供服務(wù)價值，也使得企業(yè)的人事檔案管理能夠動態(tài)化地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要加強信息化檔案管理建設(shè)，投入更多的資金、設(shè)備和資源用于人事檔案管理信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)還應(yīng)重點關(guān)注人事檔案管理的安全問題，要提高相關(guān)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，加強人事檔案管理的審查與管理制度；升級人事檔案信息化管理技術(shù)，確保企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與安全性。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;歸屬管理
目前高校人事類檔案歸屬現(xiàn)狀學校檔案部門不但是檔案工作的職能管理部門，同時還要負責全校檔案的集中統(tǒng)一保管和開發(fā)利用。目前，各高等學校檔案的集中統(tǒng)一管理還沒有一個統(tǒng)一的標準，2008年9月1日開始施行的《高等學校檔案管理辦法》只是明確了高等學校應(yīng)當成立高校檔案機構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室?！掇k法》并沒有提及人事檔案（教職工檔案、學生個人檔案）是否應(yīng)該劃歸為學校檔案館管理，這就不可避免地出現(xiàn)了目前各高校檔案管理在集中統(tǒng)一管理的前提下所表現(xiàn)出的五花八門，尤其是針對人事類檔案的歸屬問題一直是爭論不休的話題，大家各抒己見，意見不一，以至于出現(xiàn)了以下幾種歸屬關(guān)系：
除教職工檔案、學生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如北京大學、南京大學、內(nèi)蒙古大學、上海交通大學、吉林大學等；除學生個人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如山西財經(jīng)大學;除教職工檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如內(nèi)蒙古大學；含教職工檔案、學生個人檔案在內(nèi)的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如清華大學、武漢大學、重慶大學、西南交通大學等等。
人事類檔案劃歸檔案館管理的前提
筆者認為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應(yīng)該統(tǒng)籌兼顧，長遠規(guī)劃，考慮人事類檔案是否要歸檔案館統(tǒng)一管理，如果要劃歸檔案館管理，就必須從檔案庫房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責等方面全方位進行調(diào)整。而且劃歸工作必須做好做細，要讓原先人事類檔案管理部門心悅誠服，積極配合人事類檔案工作安全、順利、及時地移交給檔案館；同時檔案管理部門也要緊跟形勢，改變工作思路，積極迎接挑戰(zhàn)，盡快適應(yīng)學校對檔案工作的新要求。已經(jīng)成立了檔案館，但人事類檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時度勢，搞好調(diào)研，充分做好前期準備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產(chǎn)生，維護好學校各項工作的順利開展。在做出人事類檔案歸檔案館管理的決定之前，應(yīng)該從以下方面進行調(diào)研：
（1）劃歸的必要性 21世紀是一個高度信息化的社會，信息技術(shù)日新月異，各行各業(yè)都與信息技術(shù)息息相關(guān)，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發(fā)展信息技術(shù)、實現(xiàn)電子校務(wù)作為面向現(xiàn)代化教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略，各高校的信息化建設(shè)正在全面展開。隨著學校信息化建設(shè)的不斷開展，檔案館高校信息化建設(shè)也越來越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應(yīng)整個學校的改革發(fā)展，這就需要我們不斷從發(fā)展和需求中尋找創(chuàng)新源泉，使高校檔案工作不斷從獲取新的發(fā)展動力，創(chuàng)造新的業(yè)績。高等學校信息資源相當豐富，如果將人事檔案納入高校檔案綜合管理機制，對提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門類檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財、物等方面學校可以通盤考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復建設(shè)的局面，有利于節(jié)約經(jīng)費、人員及庫房和設(shè)備，學?？梢约腥肆Α⒇斄?、務(wù)力來面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化、標準化、科學化，真正實現(xiàn)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實現(xiàn)檔案資源共享，為學校及社會提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準確的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化，最大限度地滿足學校和社會的需求。
（2）劃歸條件是否成熟 人常說：萬事俱備，只欠東風。如果合并的條件都具備好了，合并也好是時間的問題。首先面臨的大問題就是是否有足夠的檔案庫房和辦公用房，這是制約學校檔案集中統(tǒng)一管理的重要因素。如果檔案庫房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱其為真正意義上的集中統(tǒng)一管理呢？所以具備一個真正意義上的檔案館是檔案集中統(tǒng)一管理的首要條件。
其次，是否協(xié)調(diào)好與分管人事類檔案部門的關(guān)系。以內(nèi)蒙古師范大學為例，學校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調(diào)動、調(diào)資、升職、聘任、退休等隨時變動、人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來方便。學校學生個人檔案歸學生處管理，學生處管理的好處是：由于學生處對評優(yōu)、評獎學金等有決定權(quán)，學生處的發(fā)號施令各學院都不能執(zhí)行，所以學生個人檔案收集起來相對容易得多。所以，在決定人事類檔案歸檔案館管理之前，必須協(xié)調(diào)好各部門之前的關(guān)系，做到關(guān)系協(xié)調(diào)，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學校的改革發(fā)展發(fā)揮力量。
再次，檔案館要做好充分的前期準備工作，包括檔案館的近期發(fā)展目標和長遠發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化的投入、檔案庫房的分配、人力資源的搭配、規(guī)章制度的建立、內(nèi)部管理體制的運行、與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事檔案工作者的思想工作。檔案館長期以來一直是清水衙門，無權(quán)無勢，很少有人問津，甚至于有人還不知道有這個部門，在學校的工作中也是用著時重要，不用時想不起，處于無足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個定式：高學歷、有本事、有才能的人是一定不會去檔案館的，即使去了別人也會說那么高的學歷、那么年輕，怎么會去檔案館呢？實在是可惜了！由此，可以看出檔案館在學校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類檔案管理者對這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對此，學校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來，盡可能避免消極因素的產(chǎn)生，保證合并人員很快調(diào)整好心態(tài)，盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境，全身心投入到檔案工作中去。
做好人事類檔案歸入檔案館管理的幾點想法
（1）必須根據(jù)學校情況，從科學發(fā)展的角度，認真分析研究，提出可行性報告，經(jīng)過集體研究討論，達成共識后方可施行。
一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實行科學管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學規(guī)范、查找方便。
三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負責。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標題，裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。
一、死亡人員人事檔案的歸屬與流向基本情況
1. 組織部門：一般能按要求管理權(quán)限范圍內(nèi)的死亡干部檔案，不定期地向同級國家綜合檔案館移交，無檔案銷毀情況。組織部門能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號規(guī)范，能提供電腦檢索。但大多數(shù)沒能按《干部檔案工作條例》規(guī)定及時將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門缺檔案移交、登記臺帳。
2. 勞動人事部門：我們選擇了社會保險處、勞動就業(yè)處為調(diào)查樣本，其死亡人員人事檔案數(shù)量大，存在底子不清、收集不全、未及時歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況。縣級勞動人事部門普遍存在應(yīng)該接收國有企業(yè)、國有改制企業(yè)、非國有企業(yè)的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當部分未能及時登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監(jiān)管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時，多數(shù)縣級勞動人事部門對死亡人員情況不夠了解，對檔案的數(shù)量、來龍去脈等底子不夠清晰。
3. 機關(guān)、群團組織：死亡人員人事檔案未統(tǒng)一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級機關(guān)中，有的主管部門除本系統(tǒng)副處級以上干部人事檔案組織部門統(tǒng)一管理外，系統(tǒng)及直屬單位科級干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管?？h級機關(guān)中，除部分區(qū)、縣機關(guān)、群團組織人事檔案由組織部門統(tǒng)一保管外，大部分區(qū)、縣機關(guān)、群團組織人事檔案由組織部門和勞動人事部門管理，干部檔案在同級組織部門，職工檔案在同級勞動人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現(xiàn)“無頭檔案”的現(xiàn)象。
4. 國有企事業(yè)單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。
5. 國有改制企業(yè)：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業(yè)主管部門管理改制前相關(guān)人事檔案，因無人申報而對死亡人員情況不知曉，對死亡人員數(shù)量、情況無法統(tǒng)計，登記、管理不到位一直未移交。有的企業(yè)保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調(diào)離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業(yè)改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或?qū)⒄衅溉藛T檔案打捆保管，沒進行裝袋、整理，數(shù)據(jù)不清楚。
6. 非國有企業(yè)：部分企業(yè)自行保管人事檔案，但多數(shù)沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業(yè)委托專業(yè)機構(gòu)托管人事檔案。據(jù)查，非國有企業(yè)多數(shù)人事檔案建立欠規(guī)范，欠完善，無統(tǒng)一標準，甚至少數(shù)沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動保障站負責管理當?shù)胤菄衅髽I(yè)人員人事檔案。
7. 高校：由學生部自行保管學生檔案，管理較規(guī)范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數(shù)死亡學生檔案被死亡學生家屬提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業(yè)單位委托、企業(yè)委托、個人委托托管的人事檔案，數(shù)量大，沒有移交、銷毀情況。因為很難掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡單存放、保管，所以對于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準確統(tǒng)計，不少生者、死者人事檔案未分開。
9. 社區(qū)、居委會：從選取的調(diào)查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數(shù)存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當轄區(qū)內(nèi)有人員死亡情況時，一般是報送當?shù)嘏沙鏊?，由派出所負責戶籍?。ǎ┥虾虽N，并登記管理。個別社區(qū)試點保存縣勞動人事部門移交過來的企業(yè)退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理村委會、社區(qū)的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內(nèi)容缺、不齊全、不規(guī)范的問題。
二、存在的主要問題及原因分析
1. 重視不夠與認識不足，檔案管理要素欠缺保障。調(diào)查顯示基層單位普遍重視不夠，認識不足，更多地是強調(diào)人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調(diào)查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業(yè)務(wù)的有之；檔案員兼職過多，疲于應(yīng)付的有之；檔案員履責不力，責任心不強，認為“人死賬亡”無關(guān)緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發(fā)黃、褪色、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象。
2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業(yè)改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現(xiàn)“無頭檔案”乃至丟失現(xiàn)象。二是多頭保管加之聯(lián)系機制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報無人查實，死亡登記不及時，管理跟進不到位。尤其勞動人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實的情況。如有的企事業(yè)單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經(jīng)費沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統(tǒng)內(nèi)改制單位職工人事檔案。
3. 日常指導與監(jiān)管缺位，檔案業(yè)務(wù)水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對死亡人員人事檔案的指導、監(jiān)督和檢查。而檔案行政部門由于上級沒有政策和要求，平時很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業(yè)務(wù)水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時。一般來說，如果對死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會長期滯留在單位或個人手里，不能及時歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現(xiàn)為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規(guī)范，分開存放、流轉(zhuǎn)登記、統(tǒng)計檢查等工作不落實，管理粗放隨意；三是整理質(zhì)量不高。尤其是企業(yè)死亡人員檔案整理標準不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整，建檔欠規(guī)范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關(guān)意識，或是受客觀因素制約，相關(guān)單位只把人事檔案的目錄、個人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時的問題。
4. 現(xiàn)有制度少且約束有限，無章可循、無規(guī)可依的問題突出。在調(diào)查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據(jù)。然而組織部門普遍沒有按要求及時移交綜合檔案館。據(jù)組織部門反映，難以落實的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會考慮移交，并且移交的隨意性大，手續(xù)難到位。現(xiàn)實中，各級、各行業(yè)經(jīng)過調(diào)研形成人事檔案管理制度的很少。調(diào)查對象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進行一次清理，重新編號，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規(guī)可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內(nèi)容、目標任務(wù)，也無原則手續(xù)、操作流程，更無職責權(quán)限，責任追究，久而久之便形成了被動應(yīng)付的局面，多滿足于“用時記得起，閑時擱一邊”的現(xiàn)狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。
三、對死亡人員人事檔案管理的建議
1. 高度重視提升認識。各級各類單位要以對黨和人民負責、對歷史負責的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負責。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項重要內(nèi)容，具有很強的政治性、原則性、業(yè)務(wù)性，應(yīng)明確專人負責，納入單位工作總體規(guī)劃。二是要切實將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進、同檢查、同考核。在現(xiàn)行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔，其工作職責、任務(wù)要求等必須明確，并且有領(lǐng)導負責督促檢查。三是要宣傳學習相關(guān)法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，提升人員的檔案意識和整體認識水平，營造一個良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時鼓勵、支持專業(yè)人員參與學習培訓，通過“走出去、請進來”以及學習先進、學用結(jié)合等方式，了解相關(guān)工作的規(guī)律，掌握專業(yè)知識與技能，不斷增強業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。
2. 實施歸口統(tǒng)一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對各類死亡人員的檔案進行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數(shù)據(jù)庫。單位檔案室、專業(yè)檔案館、專業(yè)機構(gòu)等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實施歸口統(tǒng)一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個體系”建設(shè)。此外，勞動人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會越來越多，檔案管理責任重大，有必要成立行業(yè)直屬并接受檔案行政部門指導的專業(yè)檔案館，實行專人專管，專門管理。
3. 建立健全管理機制。國家檔案行政部門要通過修改《檔案法》，補充死亡人員人事檔案工作內(nèi)容和規(guī)定，明確檔案行政部門的職責。省級檔案行政部門應(yīng)在廣泛開展死亡人員人事檔案工作調(diào)研的基礎(chǔ)上聯(lián)合相關(guān)部門出臺實用性和操作性強的管理制度、辦法，嚴格控制死亡人員人事檔案的歸屬與流向，使其有規(guī)可依、有章可循。出臺的制度應(yīng)結(jié)合實際，突出整體聯(lián)動和協(xié)作互動機制，針對檔案鑒別接收（移交）、收集整理、保管保護、查閱利用、安全保密、流轉(zhuǎn)銷毀、信息化等程序和內(nèi)容有具體而明確的規(guī)定，強化業(yè)務(wù)培訓指導、信息溝通、監(jiān)督管理及責任追究體系建設(shè)。對接收（移交）的時間、內(nèi)容、要求、手續(xù)、費用等進行整體考慮。
