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我國人事檔案管理工作歷經(jīng)了長久發(fā)展，流動人員人事檔案管理是改革開放后，配套于勞動用人制度改革的重要工作，是對發(fā)揮市場機制下人力資源配置的重要安排。在社會經(jīng)濟發(fā)展及轉(zhuǎn)型下，對調(diào)動勞動者主觀積極性、發(fā)揮創(chuàng)造性有極大的促進作用。隨著市場經(jīng)濟體制的完善，市場機制對人力資源配置作用日漸突出。怎樣更好地適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展內(nèi)在需求、調(diào)動就業(yè)者積極性及其自由有序流動，實現(xiàn)資源高效率配置，對流動人員人事檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。

一、流動人員人事檔案概述

1.流動人員。流動人員是指各組織間流動、不包括農(nóng)村剩余勞動力的人員。主要指高校畢業(yè)生的待業(yè)、組織企業(yè)間的再就業(yè)流動。其中大量的高校畢業(yè)生形成了主要的就業(yè)人員流動，流向方向為企業(yè)、機關(guān)單位或其他組織。隨著近年高校畢業(yè)生數(shù)量劇增、就業(yè)體制不完善、就業(yè)渠道受阻等，使畢業(yè)生的有序合理流動受到影響。我國不斷探索改進就業(yè)體制及出臺相關(guān)的幫扶政策，但仍不能滿足當(dāng)下大量高校因擴招產(chǎn)生的大規(guī)模就業(yè)需求。高校畢業(yè)生是推動社會進步的重要力量，做好其就業(yè)工作意義重大。2.流動人員人事檔案。我國對流動人員人事檔案的定義為：待崗流動人員，在組織、團體中形成的此類人員的人事管理，以每個人為主體單位，記錄其工作經(jīng)歷，反映其工作表現(xiàn)和工作績效，用于備查的記錄集合。其含義主要包括三點：一是流動人員人事檔案來源于組織或團體人事管理活動，是組織用人、處理人事中形成的文件材料。包括基本情況、考核鑒定評議、就業(yè)合同、升遷任免、獎懲等書面的材料。二是指流動人員人事檔案是經(jīng)過處理的，可保存的材料，且具有一定使用價值。在人事檔案管理中，其形成的材料內(nèi)容齊全，有完備的手續(xù)，且是完成了相應(yīng)的審批材料。三是指流動人員人事檔案是以個人為單位的姓名特征專卷，內(nèi)容為一個人的相關(guān)材料，可便于查找利用，也可反映其全貌。

二、流動人員人事檔案管理與促進就業(yè)的特點

1.流動人員人事檔案管理機構(gòu)?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規(guī)定》中有明確規(guī)定，針對流動人員人事檔案管理的對應(yīng)機構(gòu)是縣及以上黨委組織及政府人事行政部門下屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，此外的個人或任何單位不得擅自管理。而人才流動頻繁促使了各地人才市場建立，出現(xiàn)了各種中介服務(wù)機構(gòu)。例如，人才交易所、技能測試中心、職介所都保留了部分流動人員人事檔案。部分外資或民營企業(yè)也仍保管著辭退人員人事檔案，甚至部分院校還保管著畢業(yè)生的人事檔案。諸多原因使流動人員人事檔案管理局面較混亂，制約了其發(fā)揮促進就業(yè)的優(yōu)勢。2.流動人員人事檔案管理范圍。（1）待業(yè)畢業(yè)生、退役軍人的人事檔案；（2）公務(wù)員及國有企業(yè)單位專業(yè)技術(shù)、管理人員辭退、辭職人員人事檔案；（3）外資企業(yè)中的管理和技術(shù)人員人事檔案；（4）私營及混合制企業(yè)中的管理和科技人員人事檔案；（5）其他具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格等各類管理人員的人事檔案；（6）企業(yè)出現(xiàn)兼并、破產(chǎn)后的各類管理和科技人員的人事檔案；（7）人才流動服務(wù)機構(gòu)簽訂了人事代理合同的人事檔案。3.流動人員人事檔案管理對促進就業(yè)的重要性。首先，做好人員的人事檔案管理服務(wù)能促進人員的就業(yè)，使就業(yè)服務(wù)順利進行。有學(xué)者研究指出，進行流動人員人事檔案的相關(guān)管理目標(biāo)是對人員人事檔案進行管理，提供各項服務(wù)，以促進和保障就業(yè)率。同時，可根據(jù)人員的人事檔案信息，進行對應(yīng)、良好的職業(yè)介紹，以實現(xiàn)科學(xué)、合理的人力資源管理配置目的。因此，對人員的檔案管理是重要的工作，能對人員的檔案信息內(nèi)容進行分析，以更好地為其提供就業(yè)服務(wù)。管理中對其檔案信息進行有效分析，能了解人員的能力，掌握其求職意向，以其未來就業(yè)需求為基礎(chǔ)，結(jié)合需求人才企業(yè)的崗位要求，進行合理的人才配送。對就業(yè)困難的人員進行檔案管理，分析其檔案信息，根據(jù)區(qū)域內(nèi)失業(yè)人員情況制訂相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，提升其就業(yè)能力，強化就業(yè)服務(wù)水平，促進其就業(yè)。其次，流動人員人事檔案管理可為需要招聘的企業(yè)和事業(yè)單位等提供便利。隨著我國社會經(jīng)濟體制改革使人才市場需求呈現(xiàn)多元化，人員因自身能力、企業(yè)需求、發(fā)展方向，出現(xiàn)失業(yè)和再就業(yè)現(xiàn)象。企業(yè)失去人才的同時，也會需要招入人才，會對不同崗位制定人才需求招聘，所以離不開人力資源的支持。大多招聘企業(yè)及事業(yè)機關(guān)都是通過網(wǎng)絡(luò)或人才就業(yè)中心實現(xiàn)人才招聘。招聘人才時對應(yīng)聘者的信息、經(jīng)歷的初步了解就是通過人才的檔案信息進行分析，掌握其學(xué)歷、技能、工作經(jīng)歷、工作績效、社會關(guān)系等。就業(yè)服務(wù)機構(gòu)可根據(jù)招聘企業(yè)的崗位需求分析人事檔案信息，將適宜的人員推薦給企業(yè)，為招聘企業(yè)提供便利。最后，開展檔案管理可強化人員的再就業(yè)。檔案管理的最終目的就是為就業(yè)服務(wù)，人事檔案管理中要做好檔案管理工作。很多流動人員失業(yè)后因自身綜合能力不高而出現(xiàn)就業(yè)難的情況，難以找到合適的工作，其就業(yè)壓力較大，不利于社會穩(wěn)定發(fā)展。人事檔案管理中心可對人員檔案進行全面了解，針對市場需求判別其就業(yè)需提升的問題，為其指明就業(yè)方向。同時，也可根據(jù)人員檔案信息分析其就業(yè)要求，向其推薦符合適的崗位，促進再就業(yè)工作的順利開展。

三、流動人員人事檔案管理與促進就業(yè)的現(xiàn)狀

1.流動人員約束性較差。因流動人員缺乏約束性，其人事檔案常出現(xiàn)棄檔、死檔、重建的問題。我國對檔案重建提出了相關(guān)規(guī)定，流動人員可提供較完善的資料即可于新企業(yè)重建檔案。但大多流動人員約束性差，導(dǎo)致重建檔案數(shù)量多，大大增加了檔案管理難度。棄檔多是受經(jīng)濟環(huán)境影響，人才因高薪誘惑等原因棄檔走人，加大了人事檔案管理工作的難度。且部分流動人員不愿繳納每年的檔案管理費，導(dǎo)致出現(xiàn)死檔或棄檔情況。諸多問題均為流動人員人事檔案管理工作帶來了一定阻礙。2.流動人員人事檔案管理程序合理性差。大多企業(yè)受經(jīng)濟利益影響，只注重人才的招聘，對人事檔案管理工作不太重視，沒有意識到其重要性。導(dǎo)致人員檔案的有效性和真實性較低。部分企業(yè)還出現(xiàn)擅自管理流動人員檔案現(xiàn)象，導(dǎo)致流動人員人事檔案管理混亂。另外，因?qū)W校對學(xué)生檔案不重視，學(xué)生自身也不了解檔案的重要性，出現(xiàn)學(xué)生私自攜帶檔案，甚至出現(xiàn)遺棄檔案的現(xiàn)象。且有部分企業(yè)對檔案交接的意識薄弱，直接將檔案交予本人或進行郵寄，未走專門的檔案機構(gòu)傳遞，造成遺失、損毀等現(xiàn)象。3.檔案的利用價值無法發(fā)揮。對流動人員來說，其檔案原始資料多有不全、丟失情況，不利于檔案的具體利用。缺失的檔案內(nèi)容要想填補，會因材料不足或無追溯性而無法續(xù)寫，不能客觀、準(zhǔn)確地反映人員情況，導(dǎo)致檔案的可信度不足，利用價值較低。人事檔案記載了人員學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治素質(zhì)信息，但大多企業(yè)人員招聘時，僅需應(yīng)聘人員提供學(xué)歷證明，并填寫基本情況及崗位申請書，完全不關(guān)心人事檔案的內(nèi)容，使人事檔案作用無法發(fā)揮。4.檔案管理工作人員能力不足。因城市中人力資源市場較為活躍，流動人員規(guī)模逐年增大，檔案管理工作量相應(yīng)增加。公共職業(yè)場所及機構(gòu)的編制人員出現(xiàn)嚴(yán)重不足，無法在短時間內(nèi)進行增編，為滿足檔案管理需求，對外聘用勞務(wù)人員，其業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，且給予其薪酬也較低，工作量大、枯燥乏味，導(dǎo)致人員流動性較大，頻繁變動人員。檔案在此流動及保管中，不僅易出現(xiàn)歸檔不當(dāng)、交接不及時、遺失的情況，還會使檔案管理服務(wù)不到位，影響流動人員的就業(yè)。

四、流動人員人事檔案管理與促進就業(yè)的有效措施

1.構(gòu)建流動人員人事檔案開放式管理模式。隨著社會發(fā)展需求，應(yīng)構(gòu)建流動人員人事檔案開放式管理模式。人事檔案管理機構(gòu)對檔案管理不僅在管理上，還應(yīng)注重為社會提供人事檔案服務(wù)功能上。因此，人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立及完善相應(yīng)的管理制度和規(guī)定，合理調(diào)整人事檔案管理流程，提高檔案管理人員思想意識，保證檔案資料的真實有效性。2.實施人事檔案規(guī)范性管理。首先，應(yīng)適當(dāng)擴充檔案管理人員，使其配置合理，加強培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。對流動人員人事檔案資料接收、審核時，管理人員要嚴(yán)格按規(guī)定程序開展工作。對新接收的人事檔案材料，做好細致檢查，注意檔案的真實、合理、全面性，確保檔案信息可全面反映流動人員情況，可適量增加流動人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、思政情況、業(yè)務(wù)考核測評內(nèi)容，以促進流動人員人事檔案價值作用的發(fā)揮，提高對人員后期就業(yè)的幫助及服務(wù)。其次，檔案歸檔時，信息錄入、分類要規(guī)范。管理人員應(yīng)按照類別對檔案歸類，做好標(biāo)注，便于后續(xù)查找檔案資料。最后，對流動人員人事檔案管理過程中，要嚴(yán)格按照管理制度操作，按審批流程進行人事檔案的交接或借閱。對流動人員檔案管理要深入執(zhí)行管理制度，不得未經(jīng)審批程序擅自處理人事檔案材料，且對涉密檔案資料須進行嚴(yán)格管控。3.創(chuàng)新檔案管理模式，降低其物理流轉(zhuǎn)速率。隨著流動人員流轉(zhuǎn)速率的加快，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案已不能適應(yīng)其多次的流轉(zhuǎn)頻次。因紙質(zhì)關(guān)系，流動次數(shù)越多，損毀、丟失概率越高，導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范行為及操作就越多。因此，應(yīng)盡量降低流動人員紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)頻率。根據(jù)檔案管理現(xiàn)行制度，可自行選擇戶籍或居住地的公共職業(yè)機構(gòu)進行人事檔案的委托存檔，以便于流動人員便利辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。隨著信息化水平的提高，人力資源市場信息系統(tǒng)有了新的部署，市、區(qū)、縣大部分的公共職介機構(gòu)都實現(xiàn)了互聯(lián)互通，信息共享，勞動保障業(yè)務(wù)促進了人員的數(shù)據(jù)集中，使其業(yè)務(wù)實現(xiàn)了統(tǒng)一，通過一鍵登錄就能了解掌握全市的相關(guān)檔案服務(wù)。人力資源市場的信息系統(tǒng)可使流動人員檔案實現(xiàn)數(shù)字化，即便其紙質(zhì)檔案相對固定時，仍可為其提供相關(guān)的各種服務(wù)。因此，流動人員可把人事檔案在戶籍地區(qū)公共職介機構(gòu)實現(xiàn)集中管理，需要服務(wù)時，可依據(jù)存檔證明，在居住地的職介機構(gòu)辦理業(yè)務(wù)。經(jīng)居住地和戶籍地兩地的公共職介機構(gòu)協(xié)助完成相關(guān)的就業(yè)服務(wù)，既能有效降低流動人員人事檔案的流轉(zhuǎn)程序及次數(shù)，還能避免流轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的各種管理風(fēng)險，有效促進了就業(yè)。4.優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)。首先，可對人事檔案服務(wù)范圍進行大力拓展。我國對流動人員人事檔案管理主要是依據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》兩個文件，并對流動人員人事檔案管理范圍進行了界定。同時，進行了相應(yīng)的修訂，拓展了流動人員人事檔案管理服務(wù)范圍，對各級地方政府和人事檔案管理機構(gòu)提出了新的要求。其次，開啟了新的公共就業(yè)及人才服務(wù)模式。我國人才流動服務(wù)機構(gòu)已調(diào)為公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)，顯示其過去的服務(wù)目的是服務(wù)于人才流動，主要針對體制內(nèi)向體制外的技術(shù)和管理人員及畢業(yè)生的流動。而《進一步的通知》中指出，主要針對非公企業(yè)和組織人員進行公共就業(yè)、人才服務(wù)的提供，定位了新的流動人員人事檔案管理服務(wù)工作，體現(xiàn)了在社會經(jīng)濟發(fā)展下，需轉(zhuǎn)換動力、深入推進供給結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)國家對非公有制企業(yè)及組織的流動人員管理，以集聚人才戰(zhàn)略，對人才服務(wù)開啟新的就業(yè)服務(wù)模式。5.提高流動人員人事檔案利用價值。第一，可創(chuàng)新相關(guān)管理制度，制定適應(yīng)新時代的流動人員人事檔案管理辦法。隨著《進一步的通知》中轉(zhuǎn)向非公有制企業(yè)及組織間人才流動，要求人事檔案管理應(yīng)適應(yīng)頻率較高的人才流動服務(wù)，同時要體現(xiàn)人事檔案管理的完整性、規(guī)范性，并具有公信力。其服務(wù)不僅要符合公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)的人事檔案管理要求，還要簡政放權(quán)，適量增加非公有制單位管理負(fù)擔(dān)。各地方應(yīng)根據(jù)情況設(shè)立相應(yīng)的法律、法規(guī)，對公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)進行政策上的保護，制定地方性實施細則和辦法，明確公共就業(yè)及人才服務(wù)機構(gòu)與非公有制單位的關(guān)系，落實單位對流動人員人事檔案管理的責(zé)任、義務(wù)，允許人才服務(wù)機構(gòu)適量授權(quán)于非公有制單位，同時強化人才服務(wù)機構(gòu)的監(jiān)管，共享政府部門間的信息，以落實流動人員人事檔案管理的有效性。第二，可創(chuàng)新機制，使多部門協(xié)作搭建誠信服務(wù)平臺。目前，人事檔案管理中人才服務(wù)效率不高的重要原因是非公有制用人單位和就業(yè)人員信息不一致，招、應(yīng)聘兩方對信息的真實性缺少具有公信力渠道的甄別，只能經(jīng)雙方主觀意愿進行面試或試用進行甄別，浪費人力、物力及時間。因此，急需進行多部門間協(xié)作，搭建起誠信、具有公信力的服務(wù)平臺，建立動態(tài)管理流動人員人事檔案信息的大數(shù)據(jù)服務(wù)中心，同時建立授權(quán)、檔案信息采集、甄選、反饋等機制，以保證信息真實性，為招聘企業(yè)等提供具有公信力的人才信息服務(wù)。第三，優(yōu)化人才服務(wù)能力，促進人事檔案的利用價值，對解決企業(yè)和社會服務(wù)機構(gòu)人員檔案管理問題有較好效果，可推動人才服務(wù)進一步發(fā)展，為企業(yè)招聘挑選更符合其崗位需求的專業(yè)人才。提高人事檔案利用價值可解決用人單位與人才服務(wù)機構(gòu)收集檔案材料的本質(zhì)問題，促進流動人員人事檔案價值的開發(fā)和利用，不僅充分滿足了用人單位人才管理需求，同時也強化了流動人員對檔案的管理意識。隨著社會經(jīng)濟及信息技術(shù)的發(fā)展，要充分發(fā)揮信息的作用，優(yōu)化流動人員人事檔案，實現(xiàn)數(shù)字化管理。相應(yīng)地，應(yīng)加大人事檔案管理相關(guān)人員及其管理隊伍能力提升，才能有效促進人事檔案價值的開發(fā)和利用。大數(shù)據(jù)背景下，通過人才服務(wù)機構(gòu)多部門協(xié)作的信息共享，提升人才機構(gòu)服務(wù)能力，推動人才誠信服務(wù)平臺為流動人員提供相應(yīng)服務(wù)，為企業(yè)和社會組織提供人力資源的咨詢服務(wù)，促進人員就業(yè)。

五、總結(jié)

通過綜述可知，完善的流動人員人事管理體制、不斷提升的流動人員人事檔案管理服務(wù)水平，是降低人事檔案管理問題及難度的關(guān)鍵措施，也是人事檔案管理改革的關(guān)鍵途徑。只有不斷優(yōu)化及完善流動人員人事檔案管理，才能滿足用人單位的人才實際需求，才能進一步促進就業(yè)，提升人才服務(wù)水平。

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作者:孫遠明 單位:山東省肥城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心