時間：2023-09-05 09:33:01
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合同管理信息系統(tǒng)在開發(fā)設(shè)計過程中，需重點考慮起草合同和變更合同在審核處理過程中的狀態(tài)轉(zhuǎn)換情況。起草合同一旦錄入則置為待發(fā)送狀態(tài)，在進行審核時，會依據(jù)實際情況產(chǎn)生審核通過或?qū)徍宋赐ㄟ^的狀態(tài)。在合同進行結(jié)項操作后還可以進行取消操作，恢復(fù)到審核通過狀態(tài)。起草合同狀態(tài)為審核通過時，如果需要對合同狀態(tài)進行修改，則需要啟動合同變更流程，變更合同的狀態(tài)與起草合同的狀態(tài)相同。審核通過的變更合同在審核通過狀態(tài)下可以再次進行變更。結(jié)項狀態(tài)的合同不能進行任何修改操作，如需要進行修改，則必須取消結(jié)項操作，將合同置為審核通過狀態(tài)，然后使用變更合同的流程對其進行修改。同時，系統(tǒng)應(yīng)重點解決合同的起草、評審和執(zhí)行情況監(jiān)控，主要有合同起草和合同變更2個流程合同變更流程在新增合同審核通過后進行。業(yè)務(wù)流程。
2系統(tǒng)設(shè)計
2.1總體架構(gòu)
合同管理信息系統(tǒng)總體構(gòu)架共劃分為4層。
（1）數(shù)據(jù)層：主要用于數(shù)據(jù)的存儲，為其它各層提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支持。包括合同信息、變更信息審核信息、附件信息、統(tǒng)計信息、基礎(chǔ)信息6個數(shù)據(jù)庫
（2）支持層：對系統(tǒng)的基礎(chǔ)和公共功能進行整合，形成平臺，主要包括：組織機構(gòu)管理、數(shù)據(jù)字典管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出管理、角色管理、權(quán)限管理、登陸管理等模塊。
（3）業(yè)務(wù)層：業(yè)務(wù)層是合同業(yè)務(wù)處理的核心內(nèi)容，基于數(shù)據(jù)層和基礎(chǔ)層建立，包括：合同起草管理。合同變更管理、財務(wù)信息管理、合同執(zhí)行管理和合同模板管理5個模塊。
（4）訪問層：使用平臺層的登陸管理，進行認證后，對業(yè)務(wù)和平臺操作在頁面中進行統(tǒng)一展現(xiàn)。
2.2系統(tǒng)功能設(shè)計
按照系統(tǒng)功能分析結(jié)果，為實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，系統(tǒng)在提供人員部門、角色管理等基礎(chǔ)功能的情況下，需要實現(xiàn)5個應(yīng)用系統(tǒng)的功能，主要包括合同起草管理、合同變更管理、財務(wù)信息管理、合同執(zhí)行管理和合同模板管理。各業(yè)務(wù)模塊基于支持層建立，是實現(xiàn)企業(yè)合同管理規(guī)范的關(guān)鍵。起草合同在審核通過后，可以進行合同變更，變更合同也必須在審核后才能生效。起草合同和變更合同進入執(zhí)行管理。只有錄入了財務(wù)數(shù)據(jù)的合同才能進行結(jié)項管理。在進行收、付款合同統(tǒng)計和合同管理統(tǒng)計時，不區(qū)分是否為結(jié)項合同。合同管理信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)關(guān)系。
2.2.1合同起草管理起草合同管理是辦理合同業(yè)務(wù)的入口，為合同管理人員起草合同時使用，在此處提供新合同信息、審核未通過合同信息、待辦事項的提醒等功能。系統(tǒng)中要管理的合同關(guān)鍵信息包括合同基本信息（名稱、類別、對方單位、簽訂日期、起止日期、簽訂人等）、財務(wù)信息（合同金額、計劃到付款信息、多部門聯(lián)合分劈信息等）、合同文本等。
2.2.2合同變更管理當(dāng)已簽訂的正式合同需要變更時，由合同管理人員發(fā)起變更申請業(yè)務(wù)流程。此功能主要包括合同內(nèi)容修改和合同變更申請的提交，以及對未通過審核的變更合同的修改，并提供合同變更歷史和審核意見的跟蹤查看功能。
2.2.3財務(wù)信息管理財務(wù)人員對已簽訂的合同進行日常管理。包括財務(wù)工作號記錄、實際到付款信息、發(fā)票開具與接收信息、稅款信息等。
2.2.4合同執(zhí)行管理執(zhí)行管理功能主要對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和管理，重點是對合同查詢和統(tǒng)計功能。
（1）收/付款提醒：依據(jù)收付款計劃，提醒合同管理人員近期收付款信息；
（2）結(jié)項管理：當(dāng)合同履行完成時，進行合同的結(jié)項操作，同時應(yīng)對特殊情況，系統(tǒng)支付解除結(jié)項功能；
（3）查詢與統(tǒng)計：在對合同進行分類別、分形式管理的基礎(chǔ)上，重點統(tǒng)計與分析系統(tǒng)的收/付款情況、稅款情況、開具發(fā)票等。
2.2.5合同模板管理針對鐵路科研企業(yè)合同種類多而雜的特點，方便合同起草人正確的使用最新的合同模板，系統(tǒng)提供外部合同模板、企業(yè)內(nèi)部合同模板以及版本管理。
2.2.6系統(tǒng)管理功能模塊主要為以上系統(tǒng)功能提供支持，主要包括組織機構(gòu)管理、角色權(quán)限、人員管理、數(shù)據(jù)字典管理和系統(tǒng)日志等功能。其中數(shù)據(jù)字典涵蓋了合同內(nèi)容中的所有選擇項的內(nèi)容，包括合同類別、企業(yè)實體等內(nèi)容，并與查詢與統(tǒng)計功能緊密銜接。
3結(jié)束語
一、背景
國外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美國就成立了合同管理協(xié)會NCMA，專門為企業(yè)做依據(jù)和參考。早期合同狀態(tài)分為七個部分，①合同執(zhí)行，即合同準備、合同分析、合同類型、合同付款、合同執(zhí)行文件、合同執(zhí)行計劃。②日常合同執(zhí)行。③合同變更，即變更基礎(chǔ)、加個變更、主題名稱變更及協(xié)議。④轉(zhuǎn)包合同和權(quán)利義務(wù)分配。⑤糾紛解決。⑥合同效力補救和終止。⑦合同結(jié)束。國內(nèi)合同主要研究關(guān)注點大多是建筑工程、勞動合同、項目合同、招投標(biāo)等。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,國內(nèi)企業(yè)合同數(shù)量日益增加，計算機系統(tǒng)在企業(yè)管理中的作用日益突出，以企業(yè)需求為基礎(chǔ)，IT技術(shù)為支撐，通過構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，提供及時、準確、完整的合同數(shù)據(jù),為管理者增添決策依據(jù)，從而提高公司運營效率和管理水平，已成為各類企業(yè)生存發(fā)展的必要條件。
二、開發(fā)思路
合同管理與銷售、項目實施、財務(wù)、物資、客戶關(guān)系等都有所關(guān)聯(lián),涉及到相關(guān)部門問的協(xié)同。傳統(tǒng)的管理模式下,各部門間信息的一致性與溝通的及時性,往往是影響相關(guān)人員協(xié)同作業(yè)效率、進而影響公司效益的重要因素。合同管理系統(tǒng)通過信息化手段建立公共的合同相關(guān)數(shù)據(jù)平臺,對合同生命周期內(nèi)所有信息及關(guān)聯(lián)操作進行了整合和控制,改善了部門之間的信息交互和作業(yè)協(xié)同,不僅使運營與管理更為規(guī)范、更為有效,而且有助于提高履約率、提高客戶滿意度、縮短合同收款周期等,為企業(yè)帶來直接和間接的效益。IT技術(shù)的革新,為合同管理系統(tǒng)的實現(xiàn)提供了新手段。B/S架構(gòu)的興起對應(yīng)用架構(gòu)帶來了重大變革,統(tǒng)一將瀏覽器做為客戶端大大降低了開發(fā)難度及維護成本。服務(wù)端方面SSH框架越來越受到開發(fā)者的青睞成為Java開發(fā)的主流。異步腳本(AJAX)技術(shù)使得前后臺數(shù)據(jù)交互時不必刷新頁面從而提升了用戶體驗。JSON格式減少了前后臺交互的數(shù)據(jù)冗余。企業(yè)管理軟件開發(fā)經(jīng)驗的日益豐富,使得業(yè)務(wù)需求越來越明確。功能展現(xiàn)不再能僅是簡單的數(shù)據(jù)堆積,更需要有意義的數(shù)據(jù)組合,并通過圖表、列表等形式,對比、多維度等手段,給用戶最直觀最友好的展現(xiàn)。ExtJs是在Js的基礎(chǔ)上進行封裝成為一組可擴展的頁面展現(xiàn)控件,統(tǒng)一了頁面風(fēng)格,增強了開發(fā)效率,提升了展現(xiàn)效果。另外,相關(guān)技術(shù)能夠滿足合同管理系統(tǒng)其他系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互需求,支持一體化的管理方案,并滿足對擴展性和可維護性的更高要求。本文針對一套B/S架構(gòu),基于SSH框架,采用ExtJs控件,適用于企業(yè)級應(yīng)用的合同管理系統(tǒng),依次就發(fā)展背景、核心技術(shù)、功能設(shè)計以及技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)所要求的功能。
三、功能需求及設(shè)計實現(xiàn)
（一）權(quán)限要求
管理員具有最高級別權(quán)限，能夠開設(shè)、新增普通合同用戶，管理能夠?qū)λ泻贤畔ⅰ略鎏幚?、變更處理、違約處理等，對于刪除合同信息請謹慎使用，刪除時提示2次是否確認，同意后合同即被刪除；部門管理權(quán)限，對企業(yè)部門進行信息維護；合同類型維護，由于合同具有不同類型，且可以自定義類型，定義后普通用戶在新增合同的時候即可以選擇合同類型；付款方式維護,為規(guī)范付款方式，管理員對該信息字段進行維護，定義后普通用戶在進行合同結(jié)款的時候選擇付款方式。普通用戶能夠?qū)贤M行正常維護，具有新增功能、變更功能、違約功能、續(xù)簽功能；進入合同系統(tǒng)后，在首頁能夠掌握合同基本數(shù)據(jù)信息，如合同總數(shù)、正常進行合同數(shù)、結(jié)束合同數(shù)量、延期合同數(shù)量等；合同起始需新增信息，編寫合同開頭編碼、合同編號、名稱、類型簽署部門、合同項目、金額、生效日期、終止日期等合同信息；新增合同乙方聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息；合同信息較多，用戶在使用的過程中需要各種查詢功能，為此，該系統(tǒng)應(yīng)提供合同編號、合同名稱、乙方名稱、進展情況、終止日期、結(jié)束日期、使用部門、簽署部門、付款方式、是否預(yù)提的組合查詢，并且支持模糊搜索；針對合同信息量較大，在生成查詢結(jié)果后，導(dǎo)出excel存檔；預(yù)提合同，在合同維護里有預(yù)提合同維護，該維護里有預(yù)提資金記錄，此功能模塊針對合同未簽署前的資金流動。
（二）客戶管理
客戶為創(chuàng)建合同時的必選對象，基本資料共有兩個部分：客戶資料和關(guān)聯(lián)信息。基本信息包含客戶基本信息、開票信息、聯(lián)系人、客戶備忘、客戶附件等。關(guān)聯(lián)信息有多項內(nèi)容，含合同信息、合同標(biāo)的、審批信息等；對于客戶的基本資料和關(guān)聯(lián)信息此處設(shè)置必要的打印和查詢關(guān)聯(lián)。對客戶基本信息進行增、刪、改、查功能；查詢條件：客戶名稱、客戶編號、開票名稱、行業(yè)等。
（三）發(fā)票管理
發(fā)票管理用于發(fā)票在系統(tǒng)上的記錄。發(fā)票按來源分為兩類，接收、開具。接收類的發(fā)票根據(jù)對象不同分為合同類發(fā)票，非合同類發(fā)票，此類發(fā)票接收后，商務(wù)確認后，記錄接收發(fā)票記錄。開具類發(fā)票，根據(jù)對象不同分為合同類發(fā)票，非合同類發(fā)票，此類發(fā)票經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，才可開具，審批的同時登記開具發(fā)票記錄。相關(guān)功能：發(fā)票增、刪、改、查功能;查詢條件，發(fā)票類型、開票日期、發(fā)票對方、納稅識別號。
（四）統(tǒng)計查詢
合同簽訂數(shù)量進行統(tǒng)計，根據(jù)年月和簽訂數(shù)量進行計算，生成折線圖;根據(jù)合同簽訂狀態(tài)，正在進行、延期、已結(jié)束的狀態(tài)進行計算，生成餅狀圖;根據(jù)合同歸屬部門，對自定義部門的合同數(shù)量進行計算，生成錐形圖。
四、非功能需求
（一）授權(quán)和認證
對登錄用戶身份信息，反復(fù)認證，并提供數(shù)據(jù)庫認證，LDAP認證，USB-key（數(shù)字證書認證及串號驗證）認證等多種身份認證的方式，本課題主要采用LDAP認證方式。對已登錄用戶經(jīng)行全局會話控制，認證會話超時或注銷時，實現(xiàn)門戶及其他應(yīng)用統(tǒng)一注銷，為單點登錄功能開發(fā)相應(yīng)的認證接口。
（二）約束與安全
1.需求約束：系統(tǒng)中跟其他系統(tǒng)的接口，統(tǒng)一使用webservice模式；界面要使用公司統(tǒng)一的軟件操作界面。2.軟件質(zhì)量：正確性：以軟件需求為準，實現(xiàn)所有功能模塊；高效性：能夠在以秒計的時間中返回用戶操作響應(yīng)。避免反應(yīng)時間過長的情況；可靠性：系統(tǒng)中顯示的數(shù)據(jù)必須是正確的，能夠給用戶提供決策依據(jù)的數(shù)據(jù)；安全性：跟數(shù)據(jù)庫的交互只能通過軟件進行。系統(tǒng)中各個部分要包含身份驗證功能，不能通過頁面直接訪問；可維護性：系統(tǒng)主要采取模塊方式開發(fā)，降低不同模塊間的耦合度；可移植性：能夠在Windows、Linux、Solaris等多種服務(wù)器上進行部署。3.隱含約束：系統(tǒng)中的各個模塊中的子功能也要相互獨立，如：增刪改查都要作為單獨的功能分開，便于管理員的權(quán)限分配；盡量減少彈出窗口的使用。隨著數(shù)據(jù)整合的深入，在建立數(shù)據(jù)中心的同時，對信息來源數(shù)據(jù)實現(xiàn)抓取操作，將抓取后的數(shù)據(jù)作為身份認證的依據(jù)，以用戶身份用戶名舉例，用戶在數(shù)據(jù)整合之前記憶多個用戶名，在增加業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同時也增加用戶身份的負擔(dān)。因此，建設(shè)認證服務(wù)來實現(xiàn)統(tǒng)一用戶管理勢在必行，隨后權(quán)限管理和身份認證也提升到日程。這樣，合同管理在企事業(yè)單位信息化平臺實現(xiàn)單點登錄尤為重要。
五、總結(jié)與展望
關(guān)鍵詞：合同管理 信息 財務(wù)
隨著長江南京航道局進一步強化經(jīng)濟管理，尤其是對收入類合同、支出類合同的監(jiān)督，結(jié)合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理的要求采用“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，我們提出了開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計構(gòu)想。合同管理信息系統(tǒng)是把紙質(zhì)合同關(guān)鍵信息電子化，并在系統(tǒng)中記錄合同的執(zhí)行金額，以財務(wù)的角度監(jiān)督合同覆行，既簡化管理，又抓住了合同最關(guān)鍵要素，提高管理的效率。通過合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的執(zhí)行管理，實現(xiàn)合同收、付款與財務(wù)的集成，最終實現(xiàn)合同實時管理，合同綜合分析和合同管理移動應(yīng)用。
合同管理信息系統(tǒng)主要構(gòu)想
合同管理信息系統(tǒng)是結(jié)合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理采取“統(tǒng)一管理、分級控制”的原則，進一步整合全局資源，強化合同業(yè)務(wù)財務(wù)一體化功能，同時強化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構(gòu)想是“統(tǒng)一管理”用合同管理平臺來實現(xiàn)，“分級控制”用合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺來實現(xiàn)，主要構(gòu)想以下幾點：①實現(xiàn)合同的無紙化管理、實現(xiàn)合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過程實現(xiàn)電子化；③實現(xiàn)合同從起草到簽訂有規(guī)范的流程審批，保證合同是合規(guī)，合法，同時確保合同管理部門對合同有審查的作用；④通過系統(tǒng)提醒，服務(wù)財務(wù)、經(jīng)辦部門關(guān)注業(yè)務(wù)，確保合同按計劃執(zhí)行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統(tǒng)計：按一定的條件進行綜合分析；⑦合同預(yù)警分析：代辦事項提醒，合同審批，到期款提醒、合同執(zhí)行提醒；⑧集成：以合同管理平臺為基礎(chǔ)，實現(xiàn)與已建成的財務(wù)系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、等系統(tǒng)的信息集成；⑨合同管理采取全局統(tǒng)一管理、下屬單位分級控制的管理模式：架構(gòu)統(tǒng)一的合同管理平臺，通過平臺實現(xiàn)對下屬單位的合同統(tǒng)計、分析和監(jiān)控，實現(xiàn)全局合同管理規(guī)范化，合同統(tǒng)計統(tǒng)一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺后期更加深化應(yīng)用：監(jiān)控細化。例如：合同管理自動化、智能化：通過信息管理平臺，設(shè)置一定的約束條件，由系統(tǒng)自動產(chǎn)生對合同監(jiān)控、分析的提醒和報告，對合同進行預(yù)警；合同管理便捷化：通過信息管理平臺，提供統(tǒng)一的工作平臺，也可以通過Andriod智能手機，實現(xiàn)移動應(yīng)用對合同的查詢、分析、工作審批等內(nèi)容。
合同管理信息系統(tǒng)總體架構(gòu)
合同管理信息系統(tǒng)主要是依據(jù)局對合同指導(dǎo)要求，對全局合同的統(tǒng)一管理和監(jiān)督的平臺?？傮w架構(gòu)圖如下：
合同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用
合同管理信息系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用的功能不同分為合同管理平臺和合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺兩個層面，合同管理平臺主要用于合同的后臺管理者對合同執(zhí)行的監(jiān)督與管理，合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺為合同承辦部門的日常業(yè)務(wù)使用。
1、合同管理平臺主要功能
平臺基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。合同管理信息與組織架構(gòu)對應(yīng)，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準確性。在合同管理平臺中對下屬各單位的各種數(shù)據(jù)信息進行定義，保證向下數(shù)據(jù)抽取的時候，能準確識別合同信息與單位信息匹配。
合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過系統(tǒng)的標(biāo)準工作流引擎預(yù)先的合同審批流程，對草擬的合同進行審批，審批通過后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續(xù)保證合同管理平臺對合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業(yè)務(wù)執(zhí)行管理平臺的輸入，由經(jīng)辦部門對合同再進行過程管理，并實現(xiàn)合同業(yè)務(wù)財務(wù)的一體化管理操作。
合同查詢。以合同號作為查詢的根據(jù)，實現(xiàn)對合同的相關(guān)信息查詢，查詢的時候可以與基建系統(tǒng)等其它系統(tǒng)集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統(tǒng)中對合同的審批信息和相關(guān)信息的查詢，全面了解合同的全過程信息。注意要實現(xiàn)此功能，必須保證合同編號在合同系統(tǒng)、基建等其它系統(tǒng)中都是相同的且唯一的編號。具體實現(xiàn)過程如下圖：
合同統(tǒng)計分析。局下達合同統(tǒng)計要求，在合同管理平臺中開發(fā)格式報表，成功后，由平臺按條件，自動的從下屬單位的數(shù)據(jù)庫中進行抽取，并按平臺要求的條件進行匯總、分析和展現(xiàn)。具體工作流程如下：
合同管理平臺權(quán)限管理。設(shè)置人員對各機構(gòu)的查詢權(quán)，實現(xiàn)人員對各類合同的查詢權(quán)。在合同管理平臺中開發(fā)了各種分析、監(jiān)控報表，報表可以通過用戶授權(quán)，實現(xiàn)不同人員的不同查詢范圍和查詢權(quán)限。
平臺集成功能。由平臺實現(xiàn)南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統(tǒng)集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數(shù)據(jù)能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。
2、合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺主要功能
合同統(tǒng)計分析。主要是開發(fā)各種報表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執(zhí)行進度監(jiān)控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。
合同執(zhí)行預(yù)警。根據(jù)合同的計劃收款日期和系統(tǒng)當(dāng)前日期對比，自定義提前預(yù)警的周期（天數(shù)），由系統(tǒng)自動提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關(guān)部門、人員參考，跟進合同的執(zhí)行情況，保證合同的按期完成和財務(wù)業(yè)務(wù)對應(yīng)工作的按期執(zhí)行。設(shè)置預(yù)警項目和對應(yīng)的預(yù)期規(guī)則等內(nèi)容；設(shè)置預(yù)警觸發(fā)條件、發(fā)送內(nèi)容、發(fā)送規(guī)則、接收對象等內(nèi)容；系統(tǒng)自動預(yù)警，產(chǎn)生預(yù)警報表，自動發(fā)送給相關(guān)人員，跟進業(yè)務(wù)。
移動應(yīng)用。移動應(yīng)用主是是通過Andriod智能手機平臺，進行合同的相關(guān)業(yè)務(wù)操作，達到以下管理或工作價值：隨時隨地查詢合同執(zhí)行狀況；隨時隨地進行合同相關(guān)流程的審批；通過移動終端快速的進行合同相關(guān)的查詢；系統(tǒng)的預(yù)警信息，發(fā)送到移動終端，保證業(yè)務(wù)信息及時有效的傳遞。
合同管理信息系統(tǒng)的安全保障
安全賬戶和登陸。合同管理平臺系統(tǒng)賬戶管理安全特點如下：賬戶密碼加密存儲；支持動態(tài)密碼登陸（認證）。
平臺安全記錄：用戶對系統(tǒng)訪問的記錄；用戶對資源操作的記錄；記錄數(shù)據(jù)的查詢；記錄數(shù)據(jù)的分析。
數(shù)據(jù)傳輸安全用戶終端和服務(wù)器的數(shù)據(jù)傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協(xié)議，數(shù)據(jù)包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
數(shù)據(jù)庫訪問安全。數(shù)據(jù)庫訪問采用獨立的SQL語法體系和解析引擎，進行數(shù)據(jù)庫的查詢和更新操作。
結(jié)語
【關(guān)鍵詞】 建設(shè)工程 合同管理 信息化
眾所周知，建設(shè)工程合同是項目管理的重點，合同中不僅包含項目在建設(shè)階段的整體目標(biāo)，也關(guān)系到質(zhì)量控制、進度管理、成本核算等方面的問題，對于把握整個施工節(jié)奏，減少管理漏洞都有直接的關(guān)系。但是，以往的工程合同管理方式過于老套，資料長時間的存放會出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)黃的問題，且一旦信息丟失則沒有恢復(fù)的可能，不便于查詢和統(tǒng)計。隨著信息技術(shù)的推廣，利用信息化技術(shù)對建設(shè)工程合同加以管理，有助于推進信息工程的建設(shè)，在突出技術(shù)優(yōu)勢的同時更好的迎接大數(shù)據(jù)時代的到來，將合同輸入資料庫，用信息化的手段保存下來，完善管理水平。
一、信息化管理建設(shè)工程合同的重要性
近年來，信息技術(shù)深入推廣和廣泛實施，在建設(shè)工程合同管理上落實嚴格管控，突出信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以彌補原有管理模式的不足，在市場經(jīng)濟活躍的狀態(tài)下，減輕工作量，減少工作時長。
首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各類信息，做好資料的歸檔和整理，在保存紙質(zhì)資料的同時以網(wǎng)絡(luò)的形式保存下來，做好備份，防止出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。
其次，建設(shè)工程合同管理以信息化的方式進行，可以縮短工作時長，減少工作量，在查詢數(shù)據(jù)和信息的時候也更加的便利和快捷。
最后，工程合同管理不是一成不變的，它會隨著工期的進展發(fā)生一系列變化，建設(shè)材料、人員、維修進度等的變化也使得合同管理處于動態(tài)的變化中。因此，利用信息化管理的方式，能夠更好的與技術(shù)融合，動態(tài)監(jiān)管施工，提高經(jīng)濟效益。
二、目前建設(shè)工程合同管理信息化存在的問題
（一）資金投入不足，信息化水平一般
對建設(shè)工程合同管理實施信息化管控的方式，必須有充足的資金作保證。但是，由于資金的限制和傳統(tǒng)理念的影響，目前我國應(yīng)用于信息化建設(shè)中的投入還比較少，信息化水平不高。從審批工作上來看，一些建設(shè)單位沒有明確審批的規(guī)范化流程，權(quán)利存在交叉和錯位的現(xiàn)象，造成了信息化管理不嚴格的問題。
（二）信息化管理不規(guī)范
所謂的信息化管理不規(guī)范，一是說在整個工程合同管理中沒有建立一個大的管理框架，缺乏系統(tǒng)的管理體系，相關(guān)人員的具體工作也就缺乏指導(dǎo)；二是說，在管理過程中，建設(shè)工程涉及到的材料、人員、設(shè)備等的合同沒有分類保存，影響力工作的效率和規(guī)范性。
（三）合同管理人員的技術(shù)水平較低
有了信息化管理合同方法，是能夠?qū)嵭械幕A(chǔ)，還要有高素質(zhì)的人才作保證。然而，目前我國的建設(shè)工程合同管理人員在整個質(zhì)量上存在較大的差異。有些建設(shè)工程資金多、管理嚴格，合同管理者基本上都接受過專業(yè)的學(xué)習(xí)，專業(yè)素養(yǎng)強，道德修養(yǎng)好。相反，有些小企業(yè)由于資金等原因的限制，合同信息管理人員常常找農(nóng)民工替代，他們的專業(yè)水平不高，學(xué)習(xí)能力也差。
三、建設(shè)工程合同管理的信息化手段
針對上述問題，要解決建設(shè)工程合同管理在信息化技術(shù)使用中存在的不足，就必須結(jié)合實際，找到有效的管理方法。
（一）建立合同管理的分類模塊
建立合同實施控制模塊是對工程實施過程中質(zhì)量、M用以及進度等多個方面信息不間斷地分析與進行動態(tài)的監(jiān)督與管理，將合同計劃目標(biāo)作為標(biāo)準，對合同實施結(jié)果進行比對，找出其中不同的地方，進而對合同實施計劃進行調(diào)整的方法和策略。合同變更管理模塊主要是對工程實施過程中通常會出現(xiàn)的合同變更，可以自動化地生成變更清單，并對其中變更費用進行計算，再生成變更后的詳情表，對變更凈值進行計算，同時變更與原合同的對照表，及時將變更后總投資變動情況反映出來。
（二）加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度
建筑工程合同管理的信息化發(fā)展離不開信息化系統(tǒng)和信息化技術(shù)的支撐，信息技術(shù)在建筑行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為合同管理信息化系統(tǒng)的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業(yè)要在合同管理中大力引進計算機技術(shù)，加大軟件#硬件設(shè)施的應(yīng)用力度，并在分步推行的基礎(chǔ)上開發(fā)合同管理信息化系統(tǒng)，然后以點帶面加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度，進而建立合同管理資源共享平臺。以此提高建筑工程合同的管理效率和應(yīng)用效率，強化對建筑工程現(xiàn)場的監(jiān)控和管理，進而提高建筑工程企業(yè)的綜合效益。
（三）提高合同管理人員的綜合素養(yǎng)
合同管理人員的能力和水平是保證建設(shè)工程合同嚴格管理的基礎(chǔ)，也是落實好相關(guān)制度的根本。信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用，也與人員的素質(zhì)息息相關(guān)。對此，企業(yè)要做好人員的教育工作，定期組織學(xué)習(xí)，讓他們掌握先進的信息管理技術(shù)。此外，在招聘中也要選擇有經(jīng)驗的、接受過專業(yè)學(xué)習(xí)的學(xué)生進入合同管理部門，培養(yǎng)先進的管理者。
結(jié)束語
推進建設(shè)工程合同管理信息化建設(shè)就是把傳統(tǒng)企業(yè)對建設(shè)工程合同管理與現(xiàn)代信息技術(shù)做到緊密結(jié)合，巧妙地找到和應(yīng)用與現(xiàn)代信息技術(shù)的契合點。在推廣信息化管理的過程中，要以相關(guān)制度為基礎(chǔ)，引進先進的技術(shù)手段，做好合同的歸檔和分類工作，從而減少工作量、提高合同管理的效率。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：企業(yè) 合同管理 信息化
合同早在古羅馬時代就受到了法學(xué)家的關(guān)注，在當(dāng)代對企業(yè)也至關(guān)重要。合同是企業(yè)對外開展業(yè)務(wù)的主要依據(jù)憑證，無處不在，合同管理水平是企業(yè)綜合管理水準的集中體現(xiàn)。[1]合同管理不是簡單的要約、承諾，而且是全方位、全過程的動態(tài)管理，合同行為貫穿了企業(yè)管理活動的始終，如何管好合同，經(jīng)常是困擾管理者的難題。
1.現(xiàn)狀
國內(nèi)企業(yè)長期采用手工操作方式，涉及部門多、信息分散，存在管理不規(guī)范、效率低下、成本高、信息匯總與進度控制困難、風(fēng)險提示缺乏等諸多問題。企業(yè)近年來非常重視信息技術(shù)應(yīng)用，2006年中石油實施合同管理系統(tǒng)，2011年中石化推行CMIS系統(tǒng)。企業(yè)在信息技術(shù)應(yīng)用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業(yè)僅使用通用辦公軟件或單機版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業(yè)中，成熟的專用軟件、針對性強的定制軟件或ERP系統(tǒng)合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛。在信息技術(shù)應(yīng)用范圍上，有些企業(yè)只是部分管理領(lǐng)域局部使用，甚至還存在手工與網(wǎng)絡(luò)同時運行的現(xiàn)象。應(yīng)用水平較高的則處于全面實施階段，部分企業(yè)已取得了豐厚的管理效益。
2.主要優(yōu)勢與作用
2.1促進企業(yè)合同管理規(guī)范化、系統(tǒng)化。它改變了僅由業(yè)務(wù)部門分管合同的現(xiàn)狀，能夠優(yōu)化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個整體。合同管理部門能夠全面處理合同事務(wù)，解決了信息分散、進度控制難、管理不規(guī)范等難題，合同業(yè)務(wù)流程相對固化，保障了管理制度的全面落實與執(zhí)行。
2.2為企業(yè)節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟效益。第一，消除了空間距離，大副減少業(yè)務(wù)人員的異地往來，降低了差旅費等相關(guān)支出。據(jù)資料表明，中石油長慶油田在實施合同管理系統(tǒng)以后，每年差旅費節(jié)約額就在百萬元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動中解放出來，節(jié)約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過信息數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免了不必要的重復(fù)勞動與投入。
2.3提升企業(yè)管理水平與工作效率。第一，為企業(yè)提供強有力的信息數(shù)據(jù)支持，全面促進企業(yè)營銷、采購、制造、財務(wù)等領(lǐng)域管理水平的提升。第二，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業(yè)務(wù)。第三，強大的商務(wù)智能報表與電子檔案對管理層掌握合同全局、業(yè)務(wù)人員履行合同、統(tǒng)計人員查詢統(tǒng)計都頗有助益。第四，實現(xiàn)網(wǎng)上動態(tài)監(jiān)控管理，審計監(jiān)察等企業(yè)管理部門可對合同隨時抽審。
2.4提高企業(yè)法律監(jiān)督與風(fēng)險防控能力。通過應(yīng)用信息化技術(shù)，健全防控機制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預(yù)防合同腐敗行為的發(fā)生。通過合同數(shù)據(jù)共享與集成，能夠動態(tài)監(jiān)管企業(yè)合同活動，規(guī)范交易行為，有效防控合同風(fēng)險。
3.主要缺點與發(fā)展瓶頸
3.1主要缺點：第一，對內(nèi)容較多且無電子版的紙質(zhì)合同，存在掃描時間長、申報上傳效率低的缺憾。第二，部分承辦人習(xí)慣傳統(tǒng)手工模式，網(wǎng)絡(luò)審批不如紙質(zhì)合同看起來更直觀。第三，存在網(wǎng)絡(luò)故障、網(wǎng)絡(luò)入侵、數(shù)據(jù)毀損、系統(tǒng)配置和使用不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險因素。
3.2發(fā)展瓶頸：第一，市場主體在經(jīng)濟活動中總是有意無意在創(chuàng)設(shè)新的交易方式，信息系統(tǒng)應(yīng)用程序的相對固定性與市場交易的靈活性存在著矛盾與沖突。第二，合同管理信息技術(shù)的應(yīng)用是受企業(yè)現(xiàn)行管理理念指導(dǎo)，并與其它信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，要受到企業(yè)整體管理水平與信息化整體發(fā)展程度的制約。
4.發(fā)展趨勢與管理措施
4.1發(fā)展趨勢：第一，采用信息化管理合同是大勢所趨，未來將會有更多的企業(yè)全面應(yīng)用信息技術(shù)。沒有管理信息化，就沒有企業(yè)現(xiàn)代化，第二，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，新的信息技術(shù)將不斷涌現(xiàn)。通過與其他信息系統(tǒng)有效融合，合同管理信息系統(tǒng)功能將更強大，作用將更顯著。第三，隨著電子商務(wù)的快速增長，合同的介質(zhì)將不僅是口頭、書面、數(shù)據(jù)電文，還可能會有新的形式出現(xiàn)，合同管理信息技術(shù)使企業(yè)更易滿足電子交易的需求。第四，通過信息技術(shù)將挖掘出合同中蘊含的更多價值，使合同管理從事務(wù)性工作層次上升到戰(zhàn)略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企業(yè)要不斷學(xué)習(xí)國際先進的經(jīng)營理念與管理方法，健全完善管理機制，通過狠抓管理出效益。第二，要提高應(yīng)用水平，將系統(tǒng)效用最大化。目前大部分企業(yè)所關(guān)注的是合同信息系統(tǒng)的基本模塊，合同風(fēng)險提示、合同履行監(jiān)督、合同相關(guān)法律法規(guī)、合同知識交流和共享等模塊尚未得到企業(yè)的重視，而這些恰恰是最有價值的部分。[2]第三，要加強后續(xù)開發(fā)，不斷增強信息系統(tǒng)的兼容性與適用性。第四，要加強信息安全建設(shè)，控制應(yīng)用風(fēng)險，保證信息管理穩(wěn)固有效。
嚴格合同管理是國際慣例，隨著改革開放的逐步深化,我國企業(yè)面臨的市場競爭日益激烈。企業(yè)要適應(yīng)市場經(jīng)濟的要求，在國際市場上分一杯羹，沒有高水平的合同管理寸步難行。面對市場競爭的刀光劍影，企業(yè)需要持續(xù)提升合同管理水平，增強軟實力，以管理信息化助力企業(yè)發(fā)展。
參考文獻：
［1］《合同管理規(guī)范高效操作規(guī)程》李杰利著，中國時代經(jīng)濟出版社，2004年版，P26
［2］《企業(yè)合同管理操作實務(wù):來自中國百家大型企業(yè)合同管理實踐的啟示》陳麗潔、葉小忠著，法律出版社，2010年版，P173
企業(yè)信息化是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過對信息資源的深化開發(fā)和廣泛利用，不斷提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)市場競爭力的過程。如今，信息系統(tǒng)在各企業(yè)已經(jīng)越來越普及，工程管理企業(yè)也是其中一員，而且其信息系統(tǒng)也有自身的特點。
2信息系統(tǒng)應(yīng)具備的基本功能
2.1信息總覽
目前,很多工程管理企業(yè)已有自己的門戶網(wǎng)站，如果采用WEB方式，信息系統(tǒng)的登陸頁面可以嵌入至其網(wǎng)站中。登陸后，首先進入的頁面應(yīng)該是內(nèi)容總覽界面，能夠把最新的事件、需要辦理的事項等各功能在同一界面中展示。如果采用客戶端方式，應(yīng)有1個內(nèi)容集合界面，顯示登陸用戶需要知道的信息及待辦事項等。
2.2基于工作流模式
工作流是工作任務(wù)在多人、多部門或多單位之間的流轉(zhuǎn)，主要解決的是“使多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者是促進此目標(biāo)的實現(xiàn)”。信息系統(tǒng)實現(xiàn)工作流，可以實現(xiàn)一定程度的無紙化辦公，提高辦公效率，隨時得到歷史數(shù)據(jù)，隨時生成報表，提高辦公效率。工作流引擎可以相對獨立，根據(jù)企業(yè)自身需求，可采用不同的模式。一種是可通過設(shè)置進行修改的流程，優(yōu)點是操作簡單，通過對企業(yè)相關(guān)人員的簡單培訓(xùn)即可自行設(shè)定流程。缺點是工作流模塊獨立，無法和其他功能模塊進行聯(lián)動，并且基本是基于人到人的流程，無法應(yīng)對復(fù)雜靈活的組織機構(gòu)。還有一種模式，不同工作流程的數(shù)據(jù)可以互相聯(lián)通，同時可與其他功能模塊聯(lián)動，同時可以適應(yīng)相對復(fù)雜的企業(yè)部門結(jié)構(gòu)。缺點是需要比較多的開發(fā)工作。一般來說，小型企業(yè)可采用第一種方式，買到相應(yīng)軟件自行設(shè)置。大中型工程管理企業(yè)會采用第二種方式，找專業(yè)人員或自行開發(fā)工作流程。本文主要討論第二種模式。
2.3基于工程項目的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析能力
工程管理企業(yè)主要的業(yè)務(wù)就是工程的咨詢、設(shè)計、施工、項目管理等。信息系統(tǒng)的核心也應(yīng)該是基于工程項目的。每個項目在數(shù)據(jù)庫內(nèi)部有一個唯一的ID標(biāo)識，頁面既可以統(tǒng)計所有項目，也可以針對某一特定項目進行各種操作。信息系統(tǒng)針對工程項目的主要功能有：項目備案（項目建立）、投資（成本）控制、進度控制、合同管理、質(zhì)量管理、資料管理、項目展示、圖表功能。項目備案為所有項目的初始建立，其他各功能將圍繞某一項目展開。投資（成本）控制的功能包括：項目的估算、概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價、投資使用計劃和實際投資的數(shù)據(jù)計算和分析，進行計劃成本和實際成本的動態(tài)比較并形成報表。進度控制的功能包括：計算工程網(wǎng)絡(luò)計劃的時間參數(shù)，并確定關(guān)鍵工作和關(guān)鍵路線、繪制橫道圖、進度計劃的比較分析等。合同管理的功能包括：合同基本數(shù)據(jù)查詢和執(zhí)行情況的查詢分析。質(zhì)量管理的功能包括：記錄專項技術(shù)方案、過程檢查驗收、質(zhì)量事故處理情況、問題記錄等。資料管理：工程涉及的各種存檔資料，可以統(tǒng)一進行電子版的管理，防止紙質(zhì)文檔的分散、丟失。項目展示：每個工程自動生成本工程的宣傳網(wǎng)站，使得各方可在此相對獨立地交流。對于希望宣傳自己的工程項目的，工程新聞后可在專門的頁面進行分類展示（需要有域名的支持）。圖表功能：根據(jù)企業(yè)自身要求定制。顯示工程進度，近期內(nèi)完成和正在進行的任務(wù)；財務(wù)報表，顯示全面的信息；對項目的各種或一種資源進行資源配置報表。
2.4協(xié)同辦公功能
理想的協(xié)同工作平臺能為企業(yè)提供1個好的電子化辦公環(huán)境。所有項目參與人員，包括業(yè)主方、設(shè)計方、施工方、項目管理方和監(jiān)理方等，都可以在平臺上溝通交流工作進展。而對于信息系統(tǒng)的擁有單位，還可以進行企業(yè)內(nèi)部的發(fā)文、人事管理、行政管理、資源管理等操作。公告通知（公司發(fā)文）：能夠?qū)崿F(xiàn)公司內(nèi)部的通知下發(fā)。辦公室人員只需在系統(tǒng)上1次即可，各部門人員都可以自行瀏覽。而系統(tǒng)應(yīng)有記錄功能，將已查看的用戶進行記錄以備今后確認和統(tǒng)計。人事管理功能：單位人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓(xùn)管理、客戶信息管理等。行政管理功能：企業(yè)行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用車管理、圖書管理等。資源管理功能：也可以是知識管理，公司內(nèi)的論文、圖紙、規(guī)范等統(tǒng)一錄入收集，本公司有權(quán)限的人可查看參考。
2.5與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互功能
工程管理企業(yè)采用的專業(yè)軟件有很多，1個軟件不可能面面俱到具備所有功能，信息系統(tǒng)作為核心，需要把所有軟件結(jié)合起來，能夠較容易地編寫接口程序，與其他專業(yè)軟件進行數(shù)據(jù)交互。
3程序開發(fā)
3.1系統(tǒng)架構(gòu)
目前信息系統(tǒng)分為B/S（瀏覽器/服務(wù)器）、C/S（客戶端/服務(wù)器）兩種，擁有各自的優(yōu)缺點?？梢愿鶕?jù)環(huán)境不同，選擇不同的模式。軟件可采用3層架構(gòu)，表示層（Presentationlayer）、業(yè)務(wù)邏輯層（BusinessLogicLayer）、數(shù)據(jù)訪問層（Dataaccesslayer），各層相對獨立。優(yōu)點有：開發(fā)人員可以只關(guān)注整個結(jié)構(gòu)中的其中某一層；可以很容易地用新的實現(xiàn)來替換原有層次的實現(xiàn)；可以降低層與層之間的依賴；有利于標(biāo)準化；利于各層邏輯的復(fù)用；結(jié)構(gòu)更加明確；在后期維護的時候，極大地降低了維護成本和維護時間。缺點是降低了系統(tǒng)的性能和增加了一定的開發(fā)成本。相應(yīng)的，表示層既可以采用客戶端也可以采用WEB頁面，為減少重復(fù)的開發(fā)工作量，服務(wù)器端提供數(shù)據(jù)方式采用webservice，無論表示層采用何種方式，都可以調(diào)用同樣的webservice方法，同時考慮到移動辦公逐漸普及，這種方式也可預(yù)留移動程序的調(diào)用。此外，在數(shù)據(jù)量較大的情況下可以將數(shù)據(jù)庫和webservice部署在不同的服務(wù)器中以減小運行壓力和增加性能。
3.2功能模塊和工作流
如果采用通過設(shè)置即可進行修改流程的方式，功能模塊和工作流各自獨立，很難發(fā)生數(shù)據(jù)交互，只能實現(xiàn)各功能模塊的錄入查詢，流程則作為單獨模塊。而且工作流擴展性不高，很難實現(xiàn)多部門共用1個流程的情況。因此，一般大中型企業(yè)會進行定制開發(fā)?；诠ぷ髁髂Ｊ?，可實現(xiàn)每個功能模塊都可自行定義是否發(fā)起工作流的效果。開發(fā)時，每個模塊的數(shù)據(jù)都在定義好的數(shù)據(jù)表中，可實現(xiàn)各模塊的數(shù)據(jù)互通。采用1個好的工作流引擎，可擴展性強，可根據(jù)人員部門不同，自動判斷某個節(jié)點應(yīng)該由誰審批。而表示層，可根據(jù)頁面不同，按功能模塊顯示所有數(shù)據(jù)或按工程顯示數(shù)據(jù)。比如，在項目備案中，顯示所有的項目信息及流程情況?；蛘?，查看某一工程的所有資料與展示。這些，有可能會使用Web頁面與客戶端的結(jié)合來實現(xiàn)。
4結(jié)語
一、召開業(yè)務(wù)調(diào)查會
調(diào)查會由經(jīng)營部經(jīng)理主持，會上，工程管理人員對工程業(yè)務(wù)的范圍、內(nèi)容、特點、存在問題以及對管理信息系統(tǒng)的要求和想法進行講述，開發(fā)人員應(yīng)該將這些講述和內(nèi)容記錄下來，以便在MIS系統(tǒng)中實現(xiàn)完成管理業(yè)務(wù)的功能。通過討論，盡量使工程管理人員和開發(fā)人員在新系統(tǒng)的功能和與之相聯(lián)系的管理業(yè)務(wù)方面取得一致的意見。
二、組織機構(gòu)和職責(zé)的調(diào)查
調(diào)查中應(yīng)詳細了解各部門人員對涉及合同的業(yè)務(wù)分工情況和有關(guān)人員的姓名、工作職責(zé)、存在問題和對新系統(tǒng)的要求等，如系統(tǒng)由誰來擔(dān)任管理員，各部門人員參與系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)定等。了解清楚對象系統(tǒng)內(nèi)部各級組織機構(gòu)可以使系統(tǒng)分析人員明白企業(yè)中大概有多少部門和人員使用合同管理MIS，并且他們的分工是什么。明確調(diào)查對象的需求和方向。調(diào)查結(jié)果可以使用組織機構(gòu)圖來表示。
三、管理業(yè)務(wù)流程圖
合同管理信息系統(tǒng)的主要完成業(yè)務(wù)流程為
經(jīng)營部副經(jīng)理與業(yè)主洽商合同，保留合同洽商記錄；合同簽訂修改版本；經(jīng)營部副經(jīng)理與業(yè)主簽訂合同最終版本；管理員制作合同交底，輸出合同交底表格發(fā)至各部門交底并存檔；按照公司財務(wù)要求結(jié)合合同，每月制作收款計劃，輸出合同收款計劃；管理員編制請款發(fā)函，將發(fā)函信息與實際收款和開票情況錄入合同管理信息系統(tǒng)，輸出合同收款臺賬和主合同臺賬；管理員進行合同結(jié)算，申報確認，輸出合同結(jié)算單；跟蹤合同動向，輸出合同跟蹤記錄。
四、數(shù)據(jù)分析
1、數(shù)據(jù)的靜態(tài)特性分析指數(shù)據(jù)的類型（字符型、數(shù)字型、日期型
）如“合同名稱”、“合同內(nèi)容”、“負責(zé)人”是字符型數(shù)據(jù)，“服務(wù)金額”、“面積”、“工期”是數(shù)字型數(shù)據(jù)，“簽訂日期”、“登記日期”是日期型數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)的長度（字節(jié)數(shù)、小數(shù)位數(shù)等）如數(shù)字型數(shù)據(jù)保留小數(shù)位數(shù)四位、取值范圍（最大值、最小值等）和發(fā)生的業(yè)務(wù)量，如，可以輸入多少合同數(shù)等。
2、數(shù)據(jù)的動態(tài)特性分析
數(shù)據(jù)的屬性按動態(tài)特性可以分為以下三類：
（1）固定值屬性，這類特性的數(shù)據(jù)，其值基本上固定不變，如“項目名稱”、“合同名稱”等。
（2）固定個體變動屬性，這類數(shù)據(jù)項，對總體來說具有相對固定的個體集，但其值是變動的屬性，如合同中每月的計劃收款數(shù)，每一個合同每月必須固定收款，但是每月計劃收款數(shù)是隨公司財務(wù)計劃不斷變化的。
（3）隨機變動屬性，這類數(shù)據(jù)項，其個體是隨機出現(xiàn)的，值也是變動的，例如每月的實際收款數(shù)，業(yè)主批錢是每月不固定的，批錢數(shù)也是不固定的。
五、數(shù)據(jù)存儲分析
主要是分析存儲數(shù)據(jù)的內(nèi)容和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。
分析中要確定各種輸出報表需要存儲的內(nèi)容。
（1）根據(jù)新系統(tǒng)的功能確定是否有必要增加新的報表，對已確定的報表研究是否有必要增加新的字段項。
（2）去掉多余的字段項。
（3）為便于檢索，增加必要的代碼項。
六、數(shù)據(jù)查詢要求分析
調(diào)查清楚使用者可能提出的各種查詢要求是為了有的放矢的合理組織數(shù)據(jù)的存儲，采取高效率的檢索技術(shù)。系統(tǒng)分析應(yīng)該將使用者經(jīng)常需要的信息列出清單。例如，在幾百份合同中隨機查詢出一份合同的詳細信息，在監(jiān)理合同中查詢出對應(yīng)的施工合同，查詢出每一月的合同收款臺賬等等。
七、數(shù)據(jù)的輸入輸出分析
在輸入方面，需要分析各種數(shù)據(jù)輸入的目的和適用范圍、數(shù)據(jù)量的大小以及存在的問題，例如，輸入的數(shù)據(jù)是否都得到了有效的利用，哪些數(shù)據(jù)的輸入是多余的或者不符合實際需要的，要確定數(shù)據(jù)輸入方式，如臺賬查詢模塊采用邏輯輸入數(shù)據(jù)的方法，是否能滿足要求，是否使用簡便，還要分析數(shù)據(jù)的精確程度和數(shù)據(jù)間的相互關(guān)聯(lián)等。
在輸出方面除明確數(shù)據(jù)查詢要求外，還應(yīng)分析各種輸出報表的目的和使用范圍，弄清哪些報表是多余的，哪些報表是可以合并的，盡量使得輸出結(jié)果簡易清晰。
八、新系統(tǒng)邊界的分析
分析新系統(tǒng)邊界就是要劃定哪些部分是由計算機完成，哪些部分由人工完成，明確新系統(tǒng)的人機接口。一般，項目、主合同、施工合同的輸入數(shù)據(jù)和修改數(shù)據(jù)由人工完成，計劃收款、主合同臺賬、合同收款臺賬、合作支付合同臺賬的生成和查詢由計算機完成，各種報表的導(dǎo)出由計算機完成。
九、功能結(jié)構(gòu)圖設(shè)計
十、系統(tǒng)實施
1、程序設(shè)計
采用結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計，軟件工作的基本思想是利用工程原理，建立軟件工程環(huán)境來提高軟件開發(fā)效率。這種方法指導(dǎo)人們用良好的思想方法去設(shè)計程序，特點是三種基本邏輯結(jié)構(gòu)，順序結(jié)構(gòu)、選擇結(jié)構(gòu)和循環(huán)結(jié)構(gòu)。程序設(shè)計應(yīng)該達到可維護、可靠、可理解和高效率的要求。
2、軟件開發(fā)工具
系統(tǒng)主要采用可視（Visual）BASIC編程工具實現(xiàn)。它是一種通用的宏語言，特點是可以跨越多個軟件平臺，方便地與其它軟件連結(jié)，如電子表格軟件、FOXPRO類型的數(shù)據(jù)庫、字處理軟件、繪圖軟件等。輸出采用OFFICE套裝軟件中的EXCEL表格導(dǎo)出接口，將各種報表導(dǎo)出到EXCEL表格，與原來人工管理合同臺賬、收款計劃、收款臺賬制作的EXCEL表格一樣。
3、程序和系統(tǒng)調(diào)試
（1）程序調(diào)試內(nèi)容包括程序的語法調(diào)試和程序的邏輯檢查，程序調(diào)試時，可以編制正常的測試數(shù)據(jù)，也應(yīng)編造異常數(shù)據(jù)和錯誤數(shù)據(jù)，用以檢測程序的正確性。系統(tǒng)調(diào)試需要經(jīng)過分調(diào)和總調(diào)。
十一、項目管理
在合同管理信息系統(tǒng)建成之后，要利用系統(tǒng)工程的方法，對系統(tǒng)進行項目管理，需要多方面的人員統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)、密切配合。項目管理可以使管理業(yè)務(wù)工作有條不紊地進行，并且可以預(yù)測到問題的發(fā)生，采取有效措施，變被動為主動，使系統(tǒng)的運行、業(yè)務(wù)的操作更完善成熟。
項目管理要做好以下幾方面的工作：
1、合理管理人員
發(fā)展合同信息系統(tǒng)需要以下幾方面的人才：
（1）系統(tǒng)工作人員：負責(zé)系統(tǒng)分析和設(shè)計，程序的編寫和調(diào)試，他們既懂經(jīng)濟管理業(yè)務(wù)，也懂計算機；
（2）操作人員：即上機操作人員，包括經(jīng)營部領(lǐng)導(dǎo)和管理員、各級部門用戶。
（3）硬件人員：負責(zé)計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)的維護工作。
（4）項目負責(zé)人：對項目進行負責(zé)，應(yīng)當(dāng)精通管理業(yè)務(wù)，并熟悉計算機MIS系統(tǒng)，即經(jīng)營部經(jīng)理和系統(tǒng)管理員。
2、擬定和實現(xiàn)項目工作計劃
為了更好地運行、發(fā)展系統(tǒng)，要制定好項目工作計劃，一邊日常運行系統(tǒng)管理業(yè)務(wù)，一邊檢查、調(diào)整項目工作計劃，使計劃動態(tài)進行。
十二、系統(tǒng)評價
合同管理信息系統(tǒng)MIS開發(fā)建成之后，在系統(tǒng)驗收的時候要組織第一次系統(tǒng)評價。第一次系統(tǒng)評價由系統(tǒng)工作人員、領(lǐng)導(dǎo)和部門用戶來參與。系統(tǒng)評價的主要依據(jù)是要在平時運行管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上實時監(jiān)測和記錄運行。第一次系統(tǒng)評價結(jié)束之后，以后每隔半年或一年需要組織常規(guī)的系統(tǒng)評價。這些系統(tǒng)評價由系統(tǒng)工作人員和用戶進行。評價結(jié)果可以作為系統(tǒng)改進的依據(jù)。
進行這項工作的目的是在系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)運行之中，檢測系統(tǒng)的功能是否達到了系統(tǒng)規(guī)劃的目的，系統(tǒng)是否充分運用了各種資源（硬件資源、軟件資源、數(shù)據(jù)資源和網(wǎng)絡(luò)資源）以及系統(tǒng)是否已經(jīng)完善，還需不需要繼續(xù)進行功能改進和擴展等。
系統(tǒng)評價主要由以下幾個方面的內(nèi)容：
1、對合同信息系統(tǒng)的功能評價；
2、對現(xiàn)有硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)的評價；
3、對合同信息系統(tǒng)的應(yīng)用評價；
關(guān)鍵詞：信息化條件 企業(yè) 合同管理
企業(yè)合同管理是企業(yè)對以其自身為當(dāng)事人的合同依法進行簽訂、履行、變更、解除、終止、審查審批、數(shù)據(jù)分析、控制監(jiān)督等一系列管理行為的總和。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，國內(nèi)許多企業(yè)借助各類信息系統(tǒng)與管理軟件對合同進行全方位管理，以適量投入獲取最佳經(jīng)濟效益。它改變了僅由業(yè)務(wù)部門分管合同的現(xiàn)狀，完善了管理體制，優(yōu)化了工作流程，使合同管理真正意義上成為一個整體。
1.簽約授權(quán)管理
實施信息化管理的企業(yè)通過信合同信息系統(tǒng)對簽約授權(quán)管理實施集中管控。規(guī)模企業(yè)在傳統(tǒng)模式下難以實現(xiàn)統(tǒng)一集中管理，在信息化條件下，合同承辦部門在信息系統(tǒng)內(nèi)提出授權(quán)申請，審批人員審批通過后形成簽約授權(quán)委托書，在得到授權(quán)許可后受托人員方可成辦理合同業(yè)務(wù)。企業(yè)對簽約授權(quán)進行統(tǒng)一集中審批監(jiān)管，管理部門對整個企業(yè)的授權(quán)情況隨時掌握，動態(tài)管理簽約授權(quán)范圍、授權(quán)人員、授權(quán)時限、授權(quán)變動等項目內(nèi)容。
2.合同文本管理
企業(yè)合同管理部門依據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理特點在信息系統(tǒng)中放置標(biāo)準合同文本及相關(guān)法律法規(guī)，幫助合同承辦部門完成格式標(biāo)準、形式規(guī)范、內(nèi)容準確、易于管理的合同文書。合同承辦人選取模板網(wǎng)上制作合同，也可下載標(biāo)準文本編輯制作后上傳申報，承辦人系統(tǒng)中填寫空白內(nèi)容就可以完成合同制作。信息系統(tǒng)將企業(yè)合同文本規(guī)范化，實現(xiàn)法律管理關(guān)口前移。
3.合同評審管理
合同評審管理在信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用是企業(yè)跨部門智能化管理的標(biāo)志之一，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，管理人員足不出戶就可完成合同業(yè)務(wù)。合同評審采用分級授權(quán)、逐級審批，下級單位評審?fù)ㄟ^后上級單位才能評審，杜絕了上級審?fù)晗录壸哌^場的現(xiàn)象。
4.合同相對人管理
合同相對人信息可包含企業(yè)名稱、住所、性質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、經(jīng)營范圍、注冊資本等相關(guān)信息，無論是客戶還是供應(yīng)商，無論是法人單位還是自然人主體，信息系統(tǒng)都可提供一份完整的檔案資料，也可以作為通訊錄使用。企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)營管理情況選擇管控范圍，應(yīng)重點對供應(yīng)商、客戶狀況進行動態(tài)監(jiān)控。對資質(zhì)較差的供應(yīng)商、客戶在合同相對人數(shù)據(jù)庫予以標(biāo)注，在簽訂合同時信息系統(tǒng)會做出警示。企業(yè)把供應(yīng)商準入放置在信息系統(tǒng)中，供應(yīng)商資格審核、供應(yīng)商資質(zhì)評定都通過系統(tǒng)加以認定，新增合同相對人只有先通過信息系統(tǒng)評定，才可以辦理合同簽訂與后續(xù)業(yè)務(wù)。
5.合同履約管理
企業(yè)通過信息系統(tǒng)對合同履約過程進行嚴格監(jiān)控管理，通過生產(chǎn)管理軟件將合同履約信息集成到信息系統(tǒng)中，相關(guān)管理者可以掌握合同產(chǎn)品的材料采購、加工進度、倉儲發(fā)運、合同款結(jié)算、合同違約等相關(guān)信息。依據(jù)信息系統(tǒng)獲取的合同履約信息，企業(yè)調(diào)整相應(yīng)供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)與市場營銷策略，在工作中做到有的放矢。企業(yè)合同管理周期較長，在合同履約的過程中，隨著條件的不斷變化進行調(diào)整，保證合同目標(biāo)實現(xiàn)。對合同履約信息進行網(wǎng)上跟蹤，實現(xiàn)合同的全壽命周期監(jiān)管，保證了合同信息的完整性，提高各單位及部門對合同管理過程的了解，確保合同管理良性發(fā)展。
6.數(shù)據(jù)共享管理
兼容性較強的合同管理軟件可以與企業(yè)ERP系統(tǒng)、生產(chǎn)加工執(zhí)行系統(tǒng)、審計管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。通過信息數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免企業(yè)不必要的重復(fù)勞動與投入。合同信息系統(tǒng)為ERP系統(tǒng)提供各類合同數(shù)據(jù)、幫助審計部門實現(xiàn)網(wǎng)上合同審計監(jiān)督、幫助檔案管理系統(tǒng)完成合同電子歸檔管理。合同信息系統(tǒng)從企業(yè)ERP系統(tǒng)、生產(chǎn)加工執(zhí)行系統(tǒng)中抽取各類相關(guān)數(shù)據(jù)，供合同管理部門使用。
7.查詢統(tǒng)計與分析管理
企業(yè)通過信息系統(tǒng)動態(tài)采集、匯總、分析合同數(shù)據(jù)，從合同角度反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況。合同信息系統(tǒng)收集錄入的各類數(shù)據(jù)，通過自定義查詢字段、設(shè)定報表模塊，形成各類商務(wù)智能報表，統(tǒng)計合同信息。信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)過濾分析合同信息，對合同簽訂、合同資金流向、合同履約、合同變更率、合同違約率、合同相對人信用度、合同相對人貢獻度等內(nèi)容進行深入細致的分析，甚至還可以合同管理中的工作效率進行分析。信息系統(tǒng)在企業(yè)運行情況評價、經(jīng)營狀況分析等諸多方面。助力企業(yè)管理者分析決策。
8.風(fēng)險防范與違約管理
