時(shí)間：2023-09-17 14:51:12
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案儲(chǔ)存管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲(chǔ)技術(shù)
電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們?cè)诓檎椅募倪^(guò)程中，需要利用計(jì)算機(jī)，因?yàn)榇疟P或者是磁帶僅僅是一種儲(chǔ)存的載體，因此需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產(chǎn)生主要有兩種，一種是與科技有關(guān)的電子文件，這種文件是技術(shù)性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件，這種文件是在處理日常事務(wù)中產(chǎn)生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲(chǔ)存技術(shù)上需要不斷的完善。
1 管理文件中存在的問(wèn)題
1.1 未能夠有效的進(jìn)行歸檔處理
我國(guó)企業(yè)在二十世紀(jì)九十年代的時(shí)候，使用的就是軟盤進(jìn)行企業(yè)信息的存儲(chǔ)，之后又出現(xiàn)了光盤和計(jì)算機(jī)硬盤，這樣電子文件的存儲(chǔ)載體就取得了迅速的進(jìn)步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動(dòng)，除此之外，還有著源程序代碼和技術(shù)性文件，有些文件也沒(méi)有進(jìn)行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關(guān)的企業(yè)文件放入硬盤和軟盤內(nèi)，這樣文件在日積月累的過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)泛濫成災(zāi)的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會(huì)出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來(lái)看，電子文件也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術(shù)上來(lái)看，沒(méi)有任何的時(shí)效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過(guò)程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問(wèn)題，如果以上問(wèn)退沒(méi)有得到有效的解決，就會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，需要引起我們的注意。
1.2 版本管理存在著不足之處
現(xiàn)在有很多的科研產(chǎn)品在研究和開發(fā)的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對(duì)本單位和上級(jí)的機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件進(jìn)行管理之外，還有很多的項(xiàng)目文件進(jìn)行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個(gè)部門的開發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無(wú)法按照常規(guī)的程序進(jìn)行收集，導(dǎo)致了檔案部門在收集的過(guò)程中面臨著程序性的問(wèn)題。在程序運(yùn)行的過(guò)程中，如果文件存儲(chǔ)的程序出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，這時(shí)就需要進(jìn)行正常到維護(hù)，在客戶自接的系統(tǒng)和開發(fā)人員的系統(tǒng)上進(jìn)行及時(shí)的更正，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒(méi)有及時(shí)的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復(fù)更正的問(wèn)題，這樣就會(huì)出現(xiàn)人力和財(cái)力上的極大浪費(fèi)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行也是極為不利的，尤其是在企業(yè)系統(tǒng)版本管理上會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的困難，一定要引起我們的注意。
2 存儲(chǔ)技術(shù)
首先；在進(jìn)行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲(chǔ)柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當(dāng)電子文件在存儲(chǔ)的時(shí)候，一把是在磁介質(zhì)和光介質(zhì)中進(jìn)行電子文件的存貯，在存儲(chǔ)的過(guò)程中，一定要建立一個(gè)與企業(yè)的電子文件的儲(chǔ)存環(huán)境相符合的環(huán)境狀態(tài)。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進(jìn)行控制，這樣就可以保證存儲(chǔ)接觸能夠在正常的環(huán)境中保存。電子文件的載體在擺放的時(shí)候，一定要保證直立的狀態(tài)，在存儲(chǔ)環(huán)境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場(chǎng)遠(yuǎn)離，這樣就能夠?qū)⒄麄€(gè)運(yùn)行的狀態(tài)處理好，使存儲(chǔ)介質(zhì)能夠正確的保存電子文件。
其次，要按照國(guó)家關(guān)于檔案管理的規(guī)定進(jìn)行電子當(dāng)納的存儲(chǔ)，根據(jù)相關(guān)的原則在存儲(chǔ)的過(guò)程中，將軟盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤內(nèi)，這樣便于對(duì)文件的版本進(jìn)行有效的管理。在存儲(chǔ)方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對(duì)長(zhǎng)期儲(chǔ)存來(lái)說(shuō)的，因?yàn)檐洷P和磁盤在使用的過(guò)程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會(huì)導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞，無(wú)法復(fù)原。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。
再次，在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時(shí)候，存儲(chǔ)文件就會(huì)使用磁盤列陣的方式。通過(guò)這種方式能將存儲(chǔ)的成本降低，同時(shí)增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。
在檢驗(yàn)文件的時(shí)候有了必要的較驗(yàn)技術(shù)，從而保證存儲(chǔ)的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲(chǔ)，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會(huì)影響文件，帶來(lái)的后果也嚴(yán)重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲(chǔ)量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因?yàn)橐恍┪募诖鎯?chǔ)的時(shí)候，會(huì)因?yàn)榇疟P損壞等原因而丟失，使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件的安全。但是在使用的過(guò)程中，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況出臺(tái)相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲(chǔ)的依據(jù)。
最后，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料這個(gè)問(wèn)題，嚴(yán)格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或大幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。
結(jié)束語(yǔ)
由上述可知，將電子文件存儲(chǔ)是一個(gè)單位必要的工作，而且在存儲(chǔ)的時(shí)候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，會(huì)遇到問(wèn)題，但是在改革存儲(chǔ)方式之后，也取得較高效果，對(duì)于單位的發(fā)展有積極的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]郭沙沙.試論電子檔案信息安全保障體系框架[J].黑龍江科技信息，2015（20）.
1.1檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)
隨著互聯(lián)網(wǎng)上檔案信息資源類型的日益豐富和數(shù)量的大量增加，如何安全有效地存儲(chǔ)這些檔案信息資源，就成為檔案信息資源管理工作者需要面對(duì)的實(shí)際問(wèn)題。檔案信息資源固然可以有多種類型的存儲(chǔ)方式，其中，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)是最具有優(yōu)勢(shì)的存儲(chǔ)方式。網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)是指通過(guò)一定的技術(shù)手段和特定載體，將檔案信息資源永久存儲(chǔ)在云端的虛擬空間中的過(guò)程。對(duì)于檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)而言，云存儲(chǔ)最大的優(yōu)勢(shì)在于，將各自獨(dú)立單位存儲(chǔ)的檔案信息資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)變?yōu)樵拼鎯?chǔ)系統(tǒng)中的一個(gè)組成部分，從而實(shí)現(xiàn)多個(gè)檔案信息資源管理單位所存儲(chǔ)的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)云端的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)與服務(wù)。在檔案信息資源管理工作中，如果將大量的檔案信息資源與云環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)技術(shù)相結(jié)合，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高速、海量、穩(wěn)定、安全存儲(chǔ)，從而為云環(huán)境下檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)提供基礎(chǔ)條件。云存儲(chǔ)還可以充分節(jié)約本地的檔案信息資源存儲(chǔ)空間，從理論上講可以利用互聯(lián)網(wǎng)云環(huán)境下無(wú)限容量的云存儲(chǔ)空間，進(jìn)行檔案信息資源的短期存儲(chǔ)、中期存儲(chǔ)、長(zhǎng)期存儲(chǔ)或永久存儲(chǔ)。由于云終端是迄今為止最為經(jīng)濟(jì)、安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)解決方案，檔案信息資源數(shù)據(jù)保存在具有專業(yè)安全人員保護(hù)的云環(huán)境中，黑客常用的傳統(tǒng)用戶終端攻擊會(huì)失去威脅。因此，云環(huán)境下檔案信息資源的集中化管理更容易升級(jí)安全保護(hù)措施，安全性也更高。
1.2檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的意義
在檔案信息資源管理機(jī)構(gòu)所建設(shè)和擁有的各種不同類型和數(shù)量巨大的檔案信息資源中，并非所有的檔案信息資源都需要予以存儲(chǔ)，需要根據(jù)其客觀利用需求為依據(jù)，既要考慮其現(xiàn)實(shí)利用的價(jià)值，更要兼顧其長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史保存價(jià)值和參考利用價(jià)值。按照檔案信息資源管理工作中有關(guān)檔案信息資源保存期限的規(guī)定，檔案信息資源的保存期限可分為無(wú)限期的永久保存、16一50年的長(zhǎng)期保存和15年以下的短期保存3種。而如會(huì)計(jì)檔案信息資源的保存期限則分為永久和定期兩大類，其中定期保存包括3年、5年、10年、15年和25年共5個(gè)時(shí)間檔次。對(duì)于具有永久保存價(jià)值和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案信息資源，為了便于其內(nèi)在價(jià)值可以得到長(zhǎng)期地可持續(xù)性地有效挖掘、充分研究和開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的保值甚至增值，需要在特別安全的措施下予以存儲(chǔ)，而云環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)即可達(dá)到這一目標(biāo)。在云環(huán)境下檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，既包括永久性、長(zhǎng)期性、短期性和臨時(shí)性不同時(shí)間期限的存儲(chǔ)，也包括保密性和共享性不同限制級(jí)別的存儲(chǔ)，還包括本地和外地不同地域范圍內(nèi)的存儲(chǔ)。在實(shí)際的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)過(guò)程中，存在著各種不同類型的存儲(chǔ)方式，其中就有利用互聯(lián)網(wǎng)開放存取模式下的網(wǎng)絡(luò)開放存儲(chǔ)方式，這也是幾乎零成本的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式。因此，研究和探討云環(huán)境下檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的各種方式具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2云環(huán)境下檔案資源的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式
2.1利用檔案資源網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)
對(duì)于數(shù)量巨大的原始檔案信息資源，檔案管理部門可直接利用云環(huán)境下的檔案信息資源網(wǎng)站的服務(wù)器，相當(dāng)于代替該部門進(jìn)行原始檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)。利用這種原始檔案資源網(wǎng)站服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的最大優(yōu)勢(shì)，是可以完全不占用本地計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間。其次，由于檔案信息資源網(wǎng)站所收錄的檔案信息資源數(shù)據(jù)，無(wú)論在其更新頻率、服務(wù)范圍、文獻(xiàn)類型、文獻(xiàn)數(shù)量和安全保障等方面，都具有很高的可靠性，所以，檔案信息資源的內(nèi)在質(zhì)量可以得到充分的保證。另外，檔案信息資源網(wǎng)站由于建設(shè)專業(yè)化程度較強(qiáng)，因此也可以為用戶提供更加良好的檔案信息資源利用服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式在非云環(huán)境下，可能會(huì)受到檔案信息資源網(wǎng)站穩(wěn)定性的影響，這樣一來(lái)，可能會(huì)給那些該網(wǎng)站獨(dú)有的檔案信息資源造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。而這種情況在云環(huán)境下將不復(fù)存在，由于所有的檔案信息資源都被存儲(chǔ)在具有安全保障的網(wǎng)絡(luò)公共云服務(wù)器上，在巨大的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間中，檔案信息資源會(huì)越來(lái)越豐富。
2.2利用網(wǎng)絡(luò)硬盤進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)
網(wǎng)絡(luò)硬盤簡(jiǎn)稱網(wǎng)盤，是一些網(wǎng)絡(luò)公司推出的網(wǎng)絡(luò)在線信息資源存儲(chǔ)服務(wù)，向用戶提供包括檔案信息資源在內(nèi)的各種文獻(xiàn)信息資源的存儲(chǔ)、備份、訪問(wèn)、共享等文件管理功能，使用起來(lái)十分方便，相當(dāng)于設(shè)置在網(wǎng)絡(luò)上的移動(dòng)硬盤。網(wǎng)絡(luò)硬盤的原理是網(wǎng)絡(luò)公司將其網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的硬盤或硬盤陣列中的一部分容量，分享給包括注冊(cè)用戶使用。隨著具有網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)功能服務(wù)網(wǎng)站的出現(xiàn)和快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)硬盤逐漸成為檔案信息資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的重要工具。而具有云存儲(chǔ)功能的網(wǎng)絡(luò)硬盤的快速發(fā)展，又使得網(wǎng)絡(luò)硬盤的存儲(chǔ)空間容量記錄也在不斷被刷新。如目前提供初始存儲(chǔ)容量最大的網(wǎng)絡(luò)硬盤是“速度盤”，其初始免費(fèi)永久開放存儲(chǔ)空間的容量為5OOGB，單個(gè)文件容量可達(dá)ZGB，并可以實(shí)現(xiàn)批量巨傳存儲(chǔ)。再如作為云存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)硬盤之.的“115網(wǎng)盤”，單個(gè)文件容量可達(dá)SGB，目前已經(jīng)存儲(chǔ)的信息資源容量已經(jīng)高達(dá)145PB，文件數(shù)量達(dá)到17億件的海量數(shù)據(jù)。因此，網(wǎng)絡(luò)硬盤成為云存儲(chǔ)檔案信息資源的重要工具，特別適用于進(jìn)行大容量和需要永久存儲(chǔ)的珍貴或重要的檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)。檔案管理機(jī)構(gòu)也可以把網(wǎng)絡(luò)硬盤看作置于網(wǎng)絡(luò)云端上的移動(dòng)硬盤，無(wú)論是在單位或在其他任何地方，只要可以連接到互聯(lián)網(wǎng)，就可以管理、下載或巨傳檔案信息資源到網(wǎng)絡(luò)硬盤中，而不需要隨身攜帶，更不怕丟失資源。目前，可用于檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)硬盤網(wǎng)站已有不少，可供用戶選擇利用。
2.3利用同步盤進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)同步存儲(chǔ)
關(guān)鍵詞：區(qū)縣檔案村級(jí)檔案檔案管理
隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和鄉(xiāng)村社會(huì)的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村檔案工作在新農(nóng)村建設(shè)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這也對(duì)新農(nóng)村檔案工作提出了更高的要求，在新農(nóng)村建設(shè)中做好檔案工作責(zé)任重大、意義深遠(yuǎn)。筆者就區(qū)縣村級(jí)檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題和應(yīng)采取的措施進(jìn)行調(diào)研。希望能起到拋磚引玉的作用，能夠引起大家的重視。
一、區(qū)縣村級(jí)檔案管理基本情況
以延慶縣為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)：全縣376個(gè)村的檔案工作的資金來(lái)源主要靠鄉(xiāng)政府和村委會(huì)，每年平均用于檔案工作經(jīng)費(fèi)約74元，主要用于購(gòu)買檔案裝具。全縣村級(jí)檔案室保存檔案數(shù)量約26300卷冊(cè)，平均每年增長(zhǎng)約875卷，增長(zhǎng)最多的約853卷、最少的約223卷。全縣有45個(gè)村檔案室有獨(dú)立的檔案庫(kù)房，有55個(gè)村將檔案、辦公、閱覽、庫(kù)房合一，有276多個(gè)村與其他部門合用辦公空間，有213個(gè)村使用鐵皮柜存放檔案，74個(gè)村使用木質(zhì)檔案柜存放檔案，70多個(gè)村使用塑料盒存放檔案。有300個(gè)村沒(méi)有安裝防盜門窗，344個(gè)沒(méi)有安裝空調(diào)，325個(gè)沒(méi)有滅火器。全縣有14個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)將檔案工作設(shè)在行政辦公室，1個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)在黨建辦公室，全縣15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員均為兼職，平均兼職3項(xiàng)，一般包括：婦聯(lián)、共青團(tuán)、信息公開、保密、公文收發(fā)、傳閱等。
總的來(lái)說(shuō)，通過(guò)落實(shí)《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測(cè)評(píng)辦法》和區(qū)縣檔案局、農(nóng)委、民政局聯(lián)合下發(fā)的《區(qū)縣新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)，村級(jí)檔案工作呈現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)重視、制度健全、措施具體、注重實(shí)效的良好局面。鄉(xiāng)村檔案工作各有特色，檔案的歸檔率和完整率有所上升，有效地促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)村檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，村級(jí)檔案的歸檔范圍進(jìn)一步豐富，鄉(xiāng)村重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程檔案及反應(yīng)本地區(qū)特色檔案的收集得到了加強(qiáng)，村級(jí)檔案的主動(dòng)收集意識(shí)逐步提高，村級(jí)檔案的集中統(tǒng)一管理逐步實(shí)現(xiàn)，鄉(xiāng)村檔案的安全意識(shí)不斷增強(qiáng)，促進(jìn)了全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作整體水平的進(jìn)一步提高和發(fā)展。
二、區(qū)縣村級(jí)檔案管理工作存在的突出問(wèn)題
村級(jí)檔案在不斷規(guī)范的同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)方面、各個(gè)領(lǐng)域工作對(duì)檔案工作的要求越來(lái)越高，而現(xiàn)狀與不斷增長(zhǎng)的需要之間的差距越來(lái)越引起社會(huì)各界的高度關(guān)注。因此，筆者認(rèn)為村級(jí)檔案管理工作存在的問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：
（一）村級(jí)檔案意識(shí)薄弱區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，所以，村級(jí)檔案工作的發(fā)展也產(chǎn)生了不平衡。經(jīng)濟(jì)條件較好的和檔案意識(shí)比較好的村，村級(jí)檔案工作做的就好一些。而經(jīng)濟(jì)條件差的村，村級(jí)檔案工作的難度就大。還有的村干部缺乏檔案意識(shí)和法規(guī)知識(shí)，檔案工作在農(nóng)村工作中的位置擺的不正，檔案的作用發(fā)揮的不好。有的村沒(méi)有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)或工資，總認(rèn)為村級(jí)檔案工作上級(jí)不給經(jīng)費(fèi)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，產(chǎn)生不了經(jīng)濟(jì)效益。所以，有的村干部積極性就不高。村級(jí)檔案管理人員有的為村會(huì)計(jì)、婦女主任等兼任。他們文化不高，有的年齡大，檔案業(yè)務(wù)不熟練，操作電腦有點(diǎn)差，總的來(lái)說(shuō)，不能適應(yīng)村級(jí)檔案工作開展的需要。但大多數(shù)村是村官幫助整理、管理檔案，他們?cè)诖鍟r(shí)間短，最多兩年就考走了，造成檔案管理的斷檔，新來(lái)的村官還得從頭學(xué)起，造成了村級(jí)檔案整理的不銜接。
（二）村級(jí)檔案管理隱患較多
有的村檔案室沒(méi)有專設(shè)，檔案也沒(méi)設(shè)專柜，檔案存放沒(méi)有次序。首先是集中保管沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，有的村檔案存放在村干部手里，各管各的，村級(jí)檔案丟失現(xiàn)象有可能發(fā)生。其次是村級(jí)檔案保管設(shè)施較差，有些村不按規(guī)范整理只是存放于大木櫥中，長(zhǎng)時(shí)間下來(lái)，損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。但也有些村建立有專門的檔案室，村級(jí)檔案整理比較規(guī)范，管理也符合要求。但普遍是村檔案室與村辦公室一起用，有的村檔案庫(kù)沒(méi)有鎖并和雜物庫(kù)房在一起，條件太差，個(gè)別村的檔案還保存在村干部的家里。檔案借閱沒(méi)有登記。個(gè)別村借用檔案，不及時(shí)歸還。這樣，就產(chǎn)生了一些重要的村級(jí)檔案嚴(yán)重不全，給村級(jí)各項(xiàng)工作造成了較大影響。
（三）村級(jí)檔案收集的不齊全完整
從保管的村級(jí)檔案數(shù)量看，有的村是上百卷；有的村是十幾卷；有的村檔案寥寥無(wú)幾。主要是沒(méi)有歸檔意識(shí)，使村級(jí)黨支部和村委會(huì)的會(huì)議記錄、干部名冊(cè)、村級(jí)的土地流轉(zhuǎn)、承包合同、林業(yè)和水務(wù)普查等重要文件、檔案材料不及時(shí)歸檔。產(chǎn)生了矛盾與糾紛時(shí)說(shuō)不清，沒(méi)有檔案可以查詢考證，使村集體和村民利益受到損害。另外，有的村檔案不齊全完整，有的只歸會(huì)計(jì)檔案、不歸文書檔案，致使村級(jí)檔案資料收集不齊全，主要體現(xiàn)在：一是案卷中大多數(shù)材料是鄉(xiāng)鎮(zhèn)來(lái)文，而一些村里自身形成的涉及農(nóng)民個(gè)人利益的經(jīng)濟(jì)合同、土地流轉(zhuǎn)、林權(quán)改革、醫(yī)療養(yǎng)老保險(xiǎn)、勞動(dòng)就業(yè)、糧食直補(bǔ)、黨員補(bǔ)助等方面檔案沒(méi)歸檔；有的村反映農(nóng)村實(shí)際工作等各個(gè)方面的會(huì)議記錄大多數(shù)在村干部手里沒(méi)有全部收集歸檔。二是村級(jí)重點(diǎn)工作和重點(diǎn)工程的檔案材料收集的少，如：對(duì)農(nóng)村農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)和新農(nóng)村改造重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)、農(nóng)民增收、結(jié)對(duì)幫扶、農(nóng)村危舊房改造、陽(yáng)光浴室、街道路燈、衛(wèi)生改造及宜居工程等形成的檔案，收整工作較差。三是其他載體的村級(jí)檔案收集更少。
（四）村級(jí)檔案整理不規(guī)范
主要表現(xiàn)在：一是一些檔案材料的保管期限劃分不準(zhǔn)確，少數(shù)村的檔案甚至未劃分保管期限，只是組成卷，裝訂成冊(cè)。二是檔案書寫材料不符合要求，有的用紙容易褪色，不宜長(zhǎng)期保存。三是檔案裝具材料差，檔案卷皮質(zhì)量不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，什么樣的盒都有，案卷封面書寫不規(guī)范，標(biāo)題不準(zhǔn)確。四是檔案排列混亂，有的村缺少檔案目錄。
三、規(guī)范村級(jí)檔案工作建議
加強(qiáng)區(qū)縣村級(jí)檔案工作，改變村級(jí)檔案工作滯后現(xiàn)狀，達(dá)到《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測(cè)評(píng)辦法》和《區(qū)縣村級(jí)檔案管理辦法》的有關(guān)要求，推動(dòng)新農(nóng)村檔案工作上臺(tái)階、上水平，筆者認(rèn)為應(yīng)進(jìn)一步做好以下幾個(gè)方面的工作：
（一）爭(zhēng)支持建機(jī)制是關(guān)鍵
爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持是做好村級(jí)檔案工作的關(guān)鍵。改變領(lǐng)導(dǎo)不重視的觀念，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，切實(shí)解決檔案工作中的人、財(cái)、物等實(shí)際問(wèn)題，舍得投入，使村級(jí)檔案工作有保障。北京市和各區(qū)縣檔案局與農(nóng)委、民政局等單位配合，發(fā)出了《北京市新農(nóng)村檔案工作測(cè)評(píng)》的通知，同時(shí)各區(qū)縣也制發(fā)了相應(yīng)的測(cè)評(píng)辦法和細(xì)則，并與各區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)商，爭(zhēng)取支持，從而使行政村的檔案檢查工作得以順利展開。有的區(qū)縣委、政府始終把檔案管理工作納入到對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的年終考核，將考核結(jié)果作為評(píng)先的依據(jù)。區(qū)縣檔案局負(fù)責(zé)村級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要把檔案管理內(nèi)容列入村級(jí)工作目標(biāo)考核，加強(qiáng)對(duì)村級(jí)檔案的指導(dǎo)，并適當(dāng)加大對(duì)村級(jí)檔案工作的投入，沒(méi)有條件的村可以采取村檔鄉(xiāng)鎮(zhèn)管的方法，健全有效的長(zhǎng)效機(jī)制。各村應(yīng)將村級(jí)檔案工作列入議事日程，明確分管人員、建立規(guī)章制度，使村級(jí)檔案工作做到規(guī)范有序、科學(xué)發(fā)展。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)是管理的手段
區(qū)縣檔案局應(yīng)加強(qiáng)村級(jí)檔案人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，提高村級(jí)檔案員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。一是開展集中培訓(xùn)。利用春季農(nóng)閑時(shí)節(jié)，到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)村級(jí)檔案員開展集中現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要深入淺出既有理論，更要重視實(shí)踐。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村級(jí)檔案管理人員每年要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是開展個(gè)別培訓(xùn)。對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)相對(duì)較薄弱的行政村，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有針對(duì)性地開展個(gè)別、專項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。并對(duì)有條件的村級(jí)檔案員，進(jìn)行村級(jí)檔案編研、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、村史和歷史沿革等編寫的專題培訓(xùn)，提高村級(jí)檔案員現(xiàn)代化管理水平，為新農(nóng)村檔案工作開展服好務(wù)。
（三）明確歸檔范圍是整治的具體措施
為了更好地做好村級(jí)檔案工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作人員要明確村級(jí)檔案的歸檔范圍，努力做到應(yīng)收盡收；齊全完整的把應(yīng)歸的村級(jí)檔案材料收集到村檔案室?？紤]到村級(jí)檔案管理人員的知識(shí)水平，區(qū)縣檔案局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要根據(jù)各區(qū)縣村級(jí)檔案工作情況，結(jié)合各村的實(shí)際，制定好各村的檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表，統(tǒng)一印發(fā)給各村供參考，使其知道哪些檔案應(yīng)歸，哪些檔案不應(yīng)歸，以及村級(jí)檔案的分類和保管期限。為了保證村級(jí)檔案的歸檔質(zhì)量和檔案整理的規(guī)范化，應(yīng)著重抓好以下兩項(xiàng)工作。一是嚴(yán)格實(shí)行年度歸檔制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要積極督促、指導(dǎo)村級(jí)檔案管理員對(duì)上年形成的文件材料，于每年6月底前完成立卷歸檔，不能有積存文件。二是嚴(yán)格檔案立卷歸檔質(zhì)量，不同類別檔案要符合相應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。
（四）積極提供利用是管檔的目的
管好建好利用好村級(jí)檔案資源，是做好村級(jí)檔案工作的最終目的。區(qū)縣檔案局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案部門和檔案人員應(yīng)努力做好村級(jí)檔案利用工作，方便農(nóng)民。并通過(guò)檔案查詢、電話預(yù)約、政府信息公開、檔案展覽、檔案編研及檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)和檔案館日活動(dòng)、檔案超市、趕檔案大集等宣傳活動(dòng)，方便農(nóng)民群眾利用檔案信息資源，使農(nóng)民不出村就能查詢利用檔案信息資源。要充分發(fā)揮檔案作用，讓農(nóng)民認(rèn)識(shí)到村級(jí)建檔的好處。
（五）依法治檔是規(guī)范管理的保障
區(qū)縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村各級(jí)部門要做好《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《北京市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》的宣傳，多種形式地?cái)U(kuò)大檔案工作影響，進(jìn)一步提高檔案意識(shí)，充分發(fā)揮檔案不可替代的憑證和依據(jù)作用，不斷提升村級(jí)檔案工作理念，創(chuàng)新村級(jí)檔案工作模式。并深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村，對(duì)檔案工作開展專項(xiàng)執(zhí)法檢查。對(duì)執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題給予及時(shí)反饋，并提出整改要求。對(duì)在檔案管理工作中的違法違規(guī)行為，要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《北京市實(shí)施中華人民共和國(guó)檔案法辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，給予行政處分或罰款。構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責(zé)任。通過(guò)檔案執(zhí)法，優(yōu)化環(huán)境，促進(jìn)村級(jí)檔案工作依法開展，更好地為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。
1 目前我國(guó)街道辦事處檔案管理存在的主要問(wèn)題
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)難以滿足街道辦事處的需求
科技的發(fā)展日新月異，也給我們的日常生活與工作帶來(lái)了巨大的改變，尤其針對(duì)檔案管理這一項(xiàng)關(guān)鍵工作，街道辦事處檔案管理者必須從理念層面進(jìn)行思維的轉(zhuǎn)變，重視檔案管理模式的更新?？墒怯捎谀壳昂芏嘟值擂k事處管理人員的教育程度不高，年齡較大，難以跟上時(shí)代的潮流，思維被傳統(tǒng)模式束縛，很難在真正意義上領(lǐng)悟到先進(jìn)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的深刻影響，因此直接導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作內(nèi)部的資金投入不足，甚至很多管理者選擇將這有限的資金投入到其他工作領(lǐng)域中，完全忽略了實(shí)時(shí)革新給街道辦事處檔案管理工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。如今很多街道辦事處的檔案管理室以及內(nèi)部的設(shè)施設(shè)備尚未達(dá)到相關(guān)要求，使用的極其年代久遠(yuǎn)，客觀上不能滿足街道辦事處整體機(jī)構(gòu)對(duì)于信息的需求。另外，很多街道辦事處沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，仍然將許多重要的紙質(zhì)文件資料安放在雜貨間中，這樣雜亂且沒(méi)有規(guī)律的儲(chǔ)存模式很容易造成重要資料的安全問(wèn)題。同時(shí)，由于缺乏妥善的檔案管理制度，街道辦事處沒(méi)有完善的檔案儲(chǔ)存箱或者是?n案裝具，這樣不科學(xué)的安排給街道辦事處的檔案管理工作帶來(lái)了很多潛在隱患。
1.2 街道辦事處檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足且流動(dòng)性高
由于街道辦事處所要接觸管理的事物相當(dāng)雜亂且繁瑣，大多數(shù)工作項(xiàng)目也具有強(qiáng)烈的時(shí)效性，因此很多時(shí)候辦事處會(huì)出現(xiàn)工作量太大，員工數(shù)量不夠的現(xiàn)象。為了臨時(shí)解決這些問(wèn)題，街道辦事處管理者往往選擇招聘一些兼職人員來(lái)填補(bǔ)空缺。再加上街道辦事處工作人員的流動(dòng)性高，直接導(dǎo)致街道辦事處工作人員的專業(yè)素質(zhì)難以提升，高頻率的人員變動(dòng)直接影響其他人員的工作效率，同時(shí)也會(huì)擾亂檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，從而導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作人員的培訓(xùn)課程達(dá)不到理想的效果。如果這些問(wèn)題得不到足夠的重視與解決，那么長(zhǎng)久下去就會(huì)造成檔案管理工作內(nèi)部員工的工作積極性差，專業(yè)技能跟不上辦事處的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)辦事處的工作效率下降。
1.3 街道辦事處檔案的收集整理工作不全面
目前，很多街道辦事處檔案管理工作的源頭即檔案資料的收集整理不全面。就現(xiàn)在的工作模式來(lái)說(shuō)，街道辦事處都是采用各個(gè)部門負(fù)責(zé)整理自己部門的材料，相互之間并不進(jìn)行實(shí)時(shí)交流與溝通，因而會(huì)存在很多重復(fù)整理的文件。并且，當(dāng)其他部門的工作人員前來(lái)所索要相關(guān)文件時(shí)，本部門的人因害怕重要文件泄密，往往選擇放棄文件信息的共享。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因還是因?yàn)榻值擂k事處管理者的管理理念尚未改變，管理模式依然停留在過(guò)去，再加上檔案管理工作人員流動(dòng)性高，工作經(jīng)驗(yàn)不足，不能深刻意識(shí)到檔案科學(xué)有效管理的現(xiàn)實(shí)意義，只是單純地進(jìn)行傳統(tǒng)的機(jī)械化的資料收集與整理。
2 街道辦事處檔案管理相關(guān)問(wèn)題的合理應(yīng)對(duì)方式
2.1 加強(qiáng)街道辦事處管理者對(duì)于檔案管理工作的重視度
提高街道辦事處檔案管理工作效率與質(zhì)量的首要條件就是得到相關(guān)管理者的重視和支持。經(jīng)過(guò)實(shí)地調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，街道辦事處管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度直接影響街道辦事處檔案管理工作的效果。越高的領(lǐng)導(dǎo)重視度最終獲取的工作成果就越多，反之相反?？墒牵?yàn)榻值擂k事處所要處理的事務(wù)太過(guò)繁瑣，大多數(shù)管理者都難以投入過(guò)多的精力與心思放在檔案管理工作中，所以這就需要依賴檔案管理工作人員可以沉靜下來(lái)，通過(guò)整體團(tuán)隊(duì)的積極努力獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，按照要求實(shí)時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度與相關(guān)安排，包括在工作中出現(xiàn)的各類問(wèn)題，不可以放過(guò)任何細(xì)節(jié)。在基層員工與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分溝通和交流下，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作在街道辦事處中所處的重要地位，只有管理者意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，才有可能解決這些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
2.2 提高資金投入量，引入先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備
提高街道辦事處檔案管理的效率與質(zhì)量，所需的基本條件就是優(yōu)化檔案管理設(shè)施設(shè)備。街道辦事處在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其重視度的同時(shí)，還要努力提高上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理相關(guān)設(shè)備的資金投入，優(yōu)化老舊的檔案管理設(shè)備，在能夠保證街道辦事處其他相關(guān)工作順利盡心的基礎(chǔ)下，針對(duì)檔案管理合理配置一定的急救設(shè)施如防火、防濕等。唯有妥善提高這些硬件設(shè)備的資金投入水平，才能全面改善街道辦事處的檔案管理環(huán)境，確保檔案資料的安全性，逐步向科學(xué)合理有效的檔案管理工作邁進(jìn)。
2.3 采用專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，建立科學(xué)有效的管理體制
街道辦事處處理的相關(guān)事務(wù)雖然從整體上來(lái)說(shuō)流程較為簡(jiǎn)單，但是信息量大，種類雜多，這就對(duì)檔案管理工作人員有著較為嚴(yán)苛的要求，在街道辦事處檔案管理部門工作的人員，必須可以迅速適應(yīng)多變的工作環(huán)境，具有較大的開發(fā)潛力，在工作崗位上能夠充分展現(xiàn)自己的優(yōu)勢(shì)，不斷提高自身的價(jià)值。因此，街道辦事處應(yīng)該針對(duì)這些人員安排實(shí)時(shí)培訓(xùn)，提高這些檔案管理員的工作素養(yǎng)的同時(shí)，保證檔案管理工作的服務(wù)性能。唯有較強(qiáng)工作能力和專業(yè)技能的員工基礎(chǔ)下，建設(shè)科學(xué)有效的檔案管理體制，從整體局面評(píng)價(jià)員工工作績(jī)效，才能實(shí)現(xiàn)員工之間相互團(tuán)結(jié)，相互信任，共同進(jìn)步。
[中圖分類號(hào)]R19[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]C[文章編號(hào)]1673-7210（2007）07（a）-155-02
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。醫(yī)院檔案資料是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要的參考價(jià)值。但是，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，普遍存在著資料歸檔不系統(tǒng)，歸檔資料不完整、連續(xù)性差等現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的開展，對(duì)醫(yī)院整體水平的提高產(chǎn)生了不利影響。
1 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1 檔案管理格局混亂，管理機(jī)構(gòu)職能不明確
醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，形成一個(gè)單位多部門管理檔案的格局。
1.2檔案管理制度不健全，檢查考核不落實(shí)
在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。
1.3 檔案意識(shí)淡薄，檔案資料收集不全
很多醫(yī)院著重收集各種紅頭文件，忽略了其他方面的檔案信息，如醫(yī)務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料、學(xué)術(shù)活動(dòng)的情況報(bào)告、發(fā)表的各種論文和進(jìn)行的科研課題等，因此，許多醫(yī)院的檔案資料零星不全，不能真實(shí)準(zhǔn)確地反映歷史；另一方面許多從事醫(yī)院檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)檔案知識(shí)了解不夠。各種原因?qū)е箩t(yī)院檔案工作者對(duì)檔案管理的責(zé)任心不強(qiáng)，使許多重要的檔案材料流失。
1.4 觀念落后，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)
由于檔案工作效益的滯后性，大多數(shù)檔案工作者認(rèn)為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬(wàn)事大吉”了。在工作中，習(xí)慣于“坐等待收”的服務(wù)方式，對(duì)遇到新情況、新問(wèn)題胸中無(wú)數(shù)，不善于捕捉新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。
1.5 對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明
隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。在醫(yī)院，檔案的范圍也從當(dāng)初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、影像檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等。由于對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。
1.6 檔案管理不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展
在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。
1.7 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差
隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生，這些文檔無(wú)論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來(lái)源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。另外，檔案管理者缺乏專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)電子文件整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，缺乏足夠的應(yīng)付能力。
2 提高醫(yī)院檔案管理水平的處理對(duì)策
2.1 完善機(jī)構(gòu)，健全網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院應(yīng)設(shè)立全院綜合檔案室，配備專職、兼職檔案員，并成立醫(yī)院檔案綜合管理領(lǐng)導(dǎo)小組和監(jiān)督小組，監(jiān)督指導(dǎo)全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開發(fā)利用等工作；同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)建立較為規(guī)范的各類檔案庫(kù)房，并指定專人管理。
2.2 制訂合理的檔案管理制度及相應(yīng)的考核制度
首先，檔案室要建立完善的規(guī)章制度，以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展；其次，要建立有效的激勵(lì)機(jī)制和考核制度，將檔案管理與部門領(lǐng)導(dǎo)工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，以促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化；并將檔案建設(shè)作為各科兼職檔案員的年度考核內(nèi)容之一，以提高他們的工作熱情，促進(jìn)檔案事業(yè)的完善發(fā)展。
2.3 加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)道德修養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任心
檔案管理者的職責(zé)是維護(hù)檔案的完整與安全，應(yīng)做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指檔案保管應(yīng)完好無(wú)損，不因各種不利因素而使檔案損壞；不丟指要保證檔案絕對(duì)安全，不因工作疏忽而使其遺失或被竊；不散是指檔案保管應(yīng)相對(duì)集中；不亂，就是要求檔案保管整齊規(guī)范，有據(jù)可循、有目可查。
2.4 重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)
醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)普遍缺乏，如果再滿足于現(xiàn)有的知識(shí)水平，那么醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理就會(huì)成為空談。因此，不但要對(duì)醫(yī)院檔案從業(yè)人員進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)培養(yǎng)，而且要提高檔案意識(shí)和法制觀念，同時(shí)作為醫(yī)院檔案的管理者，也要涉獵醫(yī)學(xué)書籍，懂得一些醫(yī)學(xué)常識(shí)，這樣在為臨床一線的醫(yī)、教、研服務(wù)時(shí)，會(huì)更加得心應(yīng)手，有的放矢。
2.5 開發(fā)利用檔案資源，為醫(yī)院工作服務(wù)
檔案種類多，收集難度大，利用量大是醫(yī)院檔案工作的特點(diǎn)。這些檔案的歸檔時(shí)間、地點(diǎn)，各醫(yī)院的做法也不一致。不管何種形式，都應(yīng)按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的要求、程序，及時(shí)、完整地收集，整理，立卷歸檔。大力開展檔案的編纂工作，編寫各種匯編材料，可以大大減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾，多角度多層次地為醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防、管理服務(wù)。
2.6 掌握計(jì)算機(jī)操作的技能，建立信息網(wǎng)絡(luò)
作為新時(shí)代的檔案管理者，不僅要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，還要學(xué)會(huì)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù),提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)。將檔案內(nèi)容分門別類輸入計(jì)算機(jī)，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的。
關(guān)鍵詞：檔案管理 存在問(wèn)題
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
工程檔案管理存在的問(wèn)題
1 檔案意識(shí)淡薄
目前存在施工企業(yè)，對(duì)工程檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，沒(méi)有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責(zé)任意識(shí)。工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業(yè)技術(shù)人員，把資料的收集整理看作是額外負(fù)擔(dān)和份外之事，往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項(xiàng)目中，平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理，一旦得知業(yè)主或上級(jí)要來(lái)檢查，就搞突擊、補(bǔ)資料，臨時(shí)抱“佛腳”；有的單位對(duì)檔案管理人員反映的問(wèn)題未能引起重視，對(duì)其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。
2.人員設(shè)備不足
這是一個(gè)較為普遍存在的問(wèn)題?，F(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個(gè)層次，一是集團(tuán)公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項(xiàng)目資料室。就前兩個(gè)層次來(lái)講，目前的問(wèn)題是人員較少，庫(kù)房擁擠，設(shè)備陳舊。有的單位甚至因?yàn)闄n案無(wú)庫(kù)房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計(jì)算機(jī)是“退役”的，管理軟件落后，運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢，不利于工作的開展。對(duì)工程項(xiàng)目部來(lái)說(shuō)，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少檔案管理知識(shí)的人員兼職，更沒(méi)有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中。由于工作繁忙，人員調(diào)動(dòng)，個(gè)人保管不善等多種原因，有時(shí)寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非?？上?。
3.歸檔時(shí)間滯后
對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個(gè)部分，一是工程項(xiàng)目部把在施工過(guò)程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理；二是工程項(xiàng)目部（指揮部）將施工過(guò)程中形成竣工資料向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）業(yè)主移交，移交內(nèi)容按歸檔范圍進(jìn)行；三是工程項(xiàng)目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團(tuán)公司檔案管理部門。按規(guī)定時(shí)限，一般工程在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)、綜合性大型工程在6個(gè)月內(nèi)，必須按規(guī)定向有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)移交?，F(xiàn)在的問(wèn)題是檔案移交工作普遍滯后，向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）的工程檔案移交相對(duì)較好，而向集團(tuán)公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴(yán)重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬(wàn)喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問(wèn)題始終沒(méi)有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時(shí)有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和提高競(jìng)爭(zhēng)能力，不利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
4.檔案質(zhì)量欠佳
按規(guī)定，檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫、審批、簽章手續(xù)要完備，不得擅自修改、偽造和后補(bǔ)，應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)符合歸檔要求?？赡壳暗膶?shí)際情況是，離規(guī)定尚有相當(dāng)大的差距。有的項(xiàng)目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時(shí);對(duì)竣工資料不按規(guī)定進(jìn)行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)，應(yīng)該提供原件，但只有復(fù)印件;個(gè)別項(xiàng)目還有弄虛作假現(xiàn)象，等等。
二、處理措施
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認(rèn)識(shí)工程檔案的作用，尤其是要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到工程檔案是國(guó)家基本建設(shè)項(xiàng)目檔案和科技檔案的組成部份，是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲(chǔ)備，是國(guó)家和地方進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實(shí)施有效管理的重要依據(jù)，也是一切建(構(gòu))筑物進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建和進(jìn)行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭(zhēng)破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源，也可以促進(jìn)施工企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
2.增加投入，配備必要的人員和設(shè)備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，配備能保證檔案資料安全的庫(kù)房和設(shè)備;庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，形成一個(gè)從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對(duì)檔案人員不能臨時(shí)指派、隨意調(diào)動(dòng)。如要變動(dòng)，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出
的是，相當(dāng)一部份工程項(xiàng)目無(wú)專職檔案管理人員，不能及時(shí)收集、整理檔案資料，應(yīng)該盡快改變這種狀況。
大中型項(xiàng)目由于工程量大，資料數(shù)量多，施工時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，擬配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì)或工程例會(huì)，參加工程安全質(zhì)量檢查，參加工程驗(yàn)收，使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。
3.采取措施，提高檔案人員素質(zhì)
檔案人員的工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識(shí)為一體的復(fù)合專業(yè)工作，除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識(shí)，如應(yīng)熟悉國(guó)家和相關(guān)省、市檔案工
作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法;熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)等等。因此，對(duì)從事工程檔案工作的人員，必須選用適當(dāng)，進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，經(jīng)考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無(wú)崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員責(zé)任心、事業(yè)心的教育，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。通過(guò)培訓(xùn)、交流、觀摩、討論、搞知識(shí)競(jìng)賽、單位間互相走訪學(xué)習(xí)等方法提高業(yè)務(wù)水平，提高檔案人員素質(zhì)。
4.規(guī)范管理，進(jìn)一步建立和健全相關(guān)制度
近十年來(lái)，國(guó)家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，初步形成了檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業(yè)內(nèi)部來(lái)講，雖對(duì)檔案工作有了一些具體的規(guī)定，但不系統(tǒng)、不完善、不精細(xì)，例如，有的企業(yè)對(duì)內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內(nèi)容、時(shí)間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級(jí)管理、科學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺(tái)工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法等，使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行。
5.嚴(yán)格要求，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督
工程檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，在工作中難免會(huì)遇到這樣或那樣的問(wèn)題，因此，上級(jí)檔案管理部門應(yīng)定期或不定期地對(duì)下級(jí)檔案管理部門，尤其是對(duì)工程項(xiàng)目部的檔案工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)。在工程
【關(guān)鍵詞】基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化
1.檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析
我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作存在的不足。
總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：
一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。
二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。
2.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
2.1全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
2.3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
2.4統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
2.5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
3.2分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3.3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案管理 存在的問(wèn)題 對(duì)策
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）31-0172-01
醫(yī)院檔案的管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一。但在部分醫(yī)院，往往由于重視醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療技術(shù)的管理和提高，而勿略了檔案管理的重要性，使其未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。有鑒于此，筆者總結(jié)近年來(lái)的工作體會(huì)，試從病案、醫(yī)療設(shè)備檔案、醫(yī)院人事檔案等幾個(gè)方面管理中所存在的一些常見問(wèn)題及應(yīng)對(duì)的策略做一淺述，以供同道參考。
1 病案的管理
病案是記錄病人從入院到出院全過(guò)程的詳細(xì)醫(yī)療診治情況的書面記錄，它不僅是臨床醫(yī)療、科學(xué)研究和教學(xué)的重要工具，而且還是國(guó)家法律認(rèn)可的法律文書，具有提供醫(yī)學(xué)法律依據(jù)的法定功效，同時(shí)還是醫(yī)療保險(xiǎn)索賠的必要參考依據(jù)。
1.1 病案管理中存在的問(wèn)題
1.1.1 領(lǐng)導(dǎo)的忽視及機(jī)構(gòu)建設(shè)問(wèn)題：主要體現(xiàn)在病案管理工作人員配置及工作環(huán)境等方面上。工作人員不足，則使病案管理工作質(zhì)量難以保證，進(jìn)而導(dǎo)致病案信息的準(zhǔn)確率下降；工作環(huán)境差，則使得病案的存放和借閱均受到影響，致醫(yī)務(wù)人員經(jīng)常將病案外借帶回，極易造成病案不能按期歸還，甚至丟失的惡果。
1.1.2 人員素質(zhì)問(wèn)題：由于病案管理人員的專業(yè)水平與管理能力的不足，不僅使病案管理的質(zhì)量下降，而且也不能完全滿足服務(wù)對(duì)象的需求。同時(shí)，由于部分醫(yī)務(wù)人員自身的素質(zhì)等問(wèn)題，其書寫的病案質(zhì)量低下，信息填寫不完整甚至失真等情況時(shí)有發(fā)生，使病案的實(shí)用性大打折扣。
1.1.3 管理問(wèn)題：由于病案信息不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因而醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)疏于管理，加之某些臨床醫(yī)務(wù)人員的責(zé)任心不強(qiáng)，必然會(huì)出現(xiàn)這樣或哪樣的問(wèn)題，使得病案的真實(shí)性在醫(yī)療糾紛中往往受到質(zhì)疑。
1.2 對(duì)策
1.2.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的管理作用：領(lǐng)導(dǎo)的重視是搞好病案管理的關(guān)鍵。要建立由院長(zhǎng)牽頭，業(yè)務(wù)院長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)，各相關(guān)科室主任參加的病案管理和質(zhì)量檢查小組，定期對(duì)病案管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研討解決。要充分發(fā)揮病案管理委員會(huì)的基本職能，使病案管理工作能夠細(xì)化、量化、常態(tài)化，定期或隨時(shí)對(duì)病案規(guī)范化管理上存在問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析，拿出一些切實(shí)可行的解決辦法供院領(lǐng)導(dǎo)參考。
1.2.2 改善服務(wù)環(huán)境，強(qiáng)化硬件建設(shè)：盡可能改善病案的存放和借閱環(huán)境，最大限度的減少病案遺漏或丟失，確保病案的完整性、連續(xù)性和可靠性。同時(shí)，要加大病案管理的硬件投入，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，提高病案管理的水平和使用效率。
1.2.3 完善病案管理制度：醫(yī)院要制訂完善病案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保病案的歸檔、借閱等均有章可循，杜絕病案歸檔、借閱過(guò)程中的種種弊端，更好地實(shí)施病案規(guī)范管理工作，提高病案信息資源的對(duì)外服務(wù)質(zhì)量。[1]
2 人事技術(shù)檔案管理
人事技術(shù)檔案是單位在管理所屬人員時(shí)形成的以每個(gè)人為單位而集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人材的重要依據(jù)。
2.1 人事技術(shù)檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1.1 管理制度和管理方式的相對(duì)落后 很多醫(yī)院不僅沒(méi)有嚴(yán)格的人事技術(shù)檔案管理制度，而且在管理的方式和手段上仍十分落后，如沒(méi)有獨(dú)立的檔案室存放資料，沒(méi)有配置單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員仍一直采取手工編輯、檢索，致使人事技術(shù)檔案材料不能及時(shí)歸檔整理。
2.1.2 衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案的缺失或不完整 衛(wèi)生技術(shù)檔案包括專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷、學(xué)位、繼續(xù)教育、進(jìn)修、專業(yè)技術(shù)任職材料以及論文、專著、科研成果及各種獎(jiǎng)罰資料等，這些資料對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理、職稱晉升、干部選拔等方面都有十分重要的意義。然而，目前很多醫(yī)院尚未建立獨(dú)立的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案，或雖有建立，但收集歸檔的資料很不完善。[2]
2.2 對(duì)策
2.2.1 健全檔案管理制度，改變落后管理方式 要建立完善各種人事技術(shù)檔案管理的規(guī)章制度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，及時(shí)對(duì)人事技術(shù)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、收集、更新，同時(shí)，要引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行管理，建立人事技術(shù)檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事技術(shù)檔案資源的合理配置和利用。
2.2.1 建立健全衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案 衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案的建立是醫(yī)院檔案管理區(qū)別于其它單位檔案管理的特點(diǎn)之一，是醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)。因此，不僅要建立衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案，而且一定要保證衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案的全面性、完整性及時(shí)效性，進(jìn)而為醫(yī)院在管理、選拔、使用衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員時(shí)提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息。
3 醫(yī)療設(shè)備檔案的管理
醫(yī)療設(shè)備檔案管理，是指醫(yī)療設(shè)備在申請(qǐng)、論證、購(gòu)買到臨床使用、維修養(yǎng)護(hù)、報(bào)廢的全過(guò)程中所產(chǎn)生的各種載體資料的收集、歸納、存貯，它包括各種文字圖紙資料以及照片、光碟、軟件等等。
3.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的問(wèn)題
3.1.1 歸檔內(nèi)容的缺失或不完整 由于部分醫(yī)院設(shè)備科管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，不能積極主動(dòng)的與相關(guān)設(shè)備使用科室進(jìn)行積極溝通和了解，沒(méi)能及時(shí)的收集和掌握到相應(yīng)資料，因而造成歸檔內(nèi)容的缺失或不完整。
3.1.2 管理手段的滯后 部分醫(yī)院不僅沒(méi)有配置電腦等現(xiàn)代化的信息收錄設(shè)備，甚至還采用原始的手工操作等方法進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備相關(guān)信息的收錄，嚴(yán)重制約了醫(yī)療設(shè)備檔案的管理及使用價(jià)值。
3.1.3 檔案使用率不高，使用價(jià)值低下 由于醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔的內(nèi)容不完整，導(dǎo)致其使用率不高，如在設(shè)備的購(gòu)置、更新、維修等方面，因沒(méi)有充分的參考利用已有醫(yī)療設(shè)備檔案，往往導(dǎo)致一些決策性的失誤，帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失，甚至出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置等情況，不僅沒(méi)能為臨床提供有效的服務(wù)功能，而且還造成了很大的浪費(fèi)。
3.2 對(duì)策
3.2.1 強(qiáng)化歸檔內(nèi)容的完整性 為保證醫(yī)療設(shè)備檔案的齊全、準(zhǔn)確，必須將設(shè)備檔案資料的收集工作與設(shè)備的購(gòu)置管理、設(shè)備驗(yàn)收、安裝調(diào)試管理、設(shè)備使用管理及設(shè)備檢修管理等工作同步進(jìn)行方可。
3.2.2 加強(qiáng)硬件配置，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理手段 應(yīng)在盡可能的條件下，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的各種醫(yī)療設(shè)備檔案資料進(jìn)行智能化管理，淘汰落后的手工操做，進(jìn)而保證設(shè)備檔案資料的完整性、可靠性及時(shí)效性，使設(shè)備檔案管理水平不斷的得以提高。
3.2.3 充分發(fā)揮檔案的使用效率，提高其使用價(jià)值 應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療設(shè)備論證、購(gòu)置、使用、維修及醫(yī)、教、研等方面的重要作用，不斷提高其使用的效率，進(jìn)而使其利用價(jià)值達(dá)到最大化，更好的服務(wù)于臨床的需要。
總之，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一個(gè)十分重要的內(nèi)容，特別是病案管理、人事檔案的管理及醫(yī)療設(shè)備檔案的管理等，更是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中不可短缺的一個(gè)重環(huán)節(jié)，要不斷提高對(duì)醫(yī)院檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，健全檔案管理制度，建立現(xiàn)代化的信息管理模式，通過(guò)多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，進(jìn)而使檔案信息資源在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
