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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇人事檔案信息化管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
計算機技術、數(shù)字技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，標志著人類記錄信息、傳達信息及留存信息的方式發(fā)生了變革，從紙質文本時代進入電子文本時代，時代的變化催生了近代檔案學理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發(fā)生了變化。我國人事檔案信息化管理就是這一時代變革所引發(fā)的產(chǎn)物，。目前我國人事檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定的經(jīng)驗，但仍有必要從理論和實踐兩個方面予以更深入的探討，畢竟計算機技術、數(shù)字技術和網(wǎng)絡技術發(fā)展態(tài)勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)，充分認識人事檔案信息化管理的理論和實踐的目的，就是為與時俱進地、高質量高效率第做好這項工作打下良好的基礎。
一、人事檔案信息化建設的內涵與作用
1.人事檔案信息化建設的內涵
“檔案信息化建設”的第一次正式提出是在2000年全國檔案工作會議上， 隨后檔案信息化建設便在全國蓬勃開展起來?！稒n案信息化建設導論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下， 在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代化信息技術， 對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。也就是說，各高校要在各級領導及相關部門的高度重視下， 統(tǒng)一組織和規(guī)劃，采取一切有效措施和途徑，充分應用計算機技術、現(xiàn)代通信技術和網(wǎng)絡技術等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務， 實現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化，它具有整體性、動態(tài)性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設涉及的內容很多， 而且會隨著時代的發(fā)展而不斷豐富和變化。
2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出檔案信息化建設一般包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設、檔案信息化標準規(guī)范建設、檔案信息化建設人才隊伍建設和檔案信息安全保障體系建設六個部分，這對全國檔案信息化建設提出了具體的要求，人事檔案信息化建設是檔案信息化建設中的重要組成部分，人事檔案信息化建設自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規(guī)范及加強干部選拔任用工作監(jiān)督等規(guī)定出臺。為當前人事制度改革以及檔案信息化建設打下了更加堅實的基礎。
2.人事檔案信息化建設的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才，加強機關單位干部隊伍建設，促進工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化。另外，人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術迅猛發(fā)展和廣泛應用，人事檔案信息化的重要性日益凸現(xiàn)出來。人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標邁進，才能改變人事檔案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，也只有實現(xiàn)人事檔案信息化，才能不斷發(fā)揮人事檔案的價值，提高人事檔案工作的社會地位，實現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、在加強文檔一體化建設的基礎上加強人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業(yè)務規(guī)范人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設需要投入相當大的人力、物力、財力。鑒于系統(tǒng)建設是一項技術密集、資金密集、勞動密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統(tǒng)并非易事， 因此在系統(tǒng)設計過程中，要確保字段設定嚴格執(zhí)行標準化和規(guī)范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎，也是今后在網(wǎng)絡上進行數(shù)據(jù)交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國家統(tǒng)一規(guī)格產(chǎn)品，同時要統(tǒng)一編號。
2.加強文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃
對于文檔一體化軟件的開發(fā)，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個階段的管理要求放在文件設計階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統(tǒng)設計中，要推廣使用兼容性強、應用性好、智能程度高的辦公信息系統(tǒng)， 使文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷， 形成一個滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境的文檔一體化協(xié)調發(fā)展的技術保障體系。其次依據(jù)各部門的職能， 按照標準化、規(guī)范化的要求， 調整、制定適應于文檔一體化管理的分類方案與保管期限， 并使之代碼化， 對各種表明檔案信息內容特征的著錄與標引加以統(tǒng)一。
【關鍵詞】：人事檔案；信息化；管理
引言
檔案信息資源是國家的一項基礎性信息資源，檔案信息化是國家信息化的重要組成部分。黨和國家實施“大力推進信息化，加速建設現(xiàn)代化”的發(fā)展戰(zhàn)略，對檔案部門提出了新的任務，也為檔案部門信息管理的創(chuàng)新提供了難得的發(fā)展機遇。人事檔案管理也應抓住這一機遇，實施由傳統(tǒng)管理到信息化管理的轉變，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。目前的信息技術已經(jīng)能夠很好地運用計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫的開發(fā)來處理現(xiàn)實的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術手段來實現(xiàn)館藏各類檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網(wǎng)絡化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設是信息社會的要求，也是人事檔案信息社會化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來。滿足群眾需求，為社會服務，既是檔案工作的出發(fā)點，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設，是我國迅速發(fā)展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，也是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會提供全方位的人事信息，提高勞動效率與工作質量。人事檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)提供了人事管理過程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準確地獲取人事的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢人事諸如工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息?？梢詮母旧细淖冞^去那種從紙面上靜態(tài)了解人事的傳統(tǒng)方式。通過網(wǎng)絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現(xiàn)在要通過信息維護，及時更新檔案中變化的信息數(shù)據(jù)，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達到人事檔案信息管理始終處在一個動態(tài)管理之中，讓人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化方向轉換，這是對人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵人才和人力資源組織管理與開發(fā)中發(fā)揮更大作用，真正服務于人事管理工作。
4人事檔案信息化應遵循的三大原則
規(guī)范性原則：制定和實施人事檔案工作標準和規(guī)范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。
安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，可以帶來巨大的經(jīng)濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵。
5加強人事檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)絡，并入國家信息網(wǎng)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
5．1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運用計算機進行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機。提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網(wǎng)，使各項工作都網(wǎng)絡化，加強人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對人事檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質人事檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
5．2．2加強人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應人事檔案信息資源共享的要求，需要加強人事檔案日錄數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)標準化的人事檔案管理系統(tǒng)，加強人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中人事檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強人事檔案業(yè)務人員培訓工作，提高人事檔案業(yè)務人員的管理水平。
結束語
為了實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各級人事部門應當重視人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，加大智力投資力度，優(yōu)化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權限范圍內，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務的更科學、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會對人事檔案和人事工作的需求。要關心人事檔案管理人員的自身發(fā)展，盡快培養(yǎng)一支適應人事檔案信息化管理的人才隊伍。人事檔案管理人員要加強終身學習，不斷更新知識，完善知識結構，以適應人事檔案信息化管理的需要。
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信息化是當前檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，同時也是提升檔案管理水平的一項必然舉措?，F(xiàn)階段干部人事檔案管理工作開展的過程中，整體信息化管理工作的開展依然具有很大的提升空間，信息化的價值與優(yōu)勢需要通過不斷地探索和改進才能得到最大限度地體現(xiàn)。本文就圍繞推動從人事管理創(chuàng)新的目標，當前人事檔案信息化管理工作開展的相關問題進行了分析和探討。
關鍵詞：
干部人事檔案；信息化建設；人事管理創(chuàng)新
0引言
在當前信息化時代，各行各業(yè)都呈現(xiàn)了重要的信息化發(fā)展趨勢，檔案領域的工作更是如此。針對于干部人事檔案管理工作來說，信息化也已經(jīng)是其中非常重要的一個環(huán)節(jié)和工作路徑[1]。為了對于人事管理工作進行合理的創(chuàng)新，我們必須要從干部人事檔案管理工作入手，將信息化的價值與優(yōu)勢進行更好地發(fā)揮，更好地將檔案管理工作的作用進行體現(xiàn)，為人事管理工作提供更加高效、可靠、高質量的檔案資源支持，更好地推進和促進人事管理工作的全面創(chuàng)新。
1干部人事檔案信息化管理對于人事管理創(chuàng)新的意義
對于人事管理工作來說，檔案工作的重要性是毋庸置疑的。要想實現(xiàn)對人事管理工作的創(chuàng)新，我們就必須從一個更加科學、客觀的角度對于信息化建設工作進行接受和認同，正確地認識到信息化建設工作所帶來的優(yōu)勢和改變，客觀地對待和接納信息化建設工作的開展。在以往干部人事檔案管理工作中，過于傳統(tǒng)的管理方式導致了工作陳舊、效率很低，這從另一方面也影響了檔案管理工作人員自身的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新意識，讓其在工作中止步于當前現(xiàn)有的成績。在日常工作中，傳統(tǒng)的管理思路下，僅僅關注與年度、月度的立卷歸檔案卷數(shù)量，查詢服務提供的數(shù)量，而對于具體人事管理工作卻沒有提供可靠的檔案信息的支持，對于檔案管理工作的價值沒有進行充分的發(fā)揮和改進。在信息化管理的影響下，干部人事檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且整體檔案管理工作的主動性也得到了更好地強化。檔案管理人員在日常工作中得以從枯燥、重復的勞動中解脫，他們可以投入更多的精力在自身工作的創(chuàng)新當中。只有這樣，人事干部檔案管理工作的效能才能得到進一步的提升，同時也可以更加主動地思考如何從自身的角度入手，為人事管理創(chuàng)新活動提供有效地檔案信息資源，不斷地將超前的意識進行融入，提升自身的服務意識和服務能力。
2干部人事檔案信息化管理工作的開展思路
第一，加強基礎設施投入。對于檔案管理工作來說，信息化管理的基礎就是各類齊備的基礎設施。干部人事檔案資料本身在信息化管理發(fā)展的過程中，整體信息資源的數(shù)量和種類逐漸增加，如何與時俱進地對基礎設施進行改善，從硬件層面上滿足衛(wèi)生計生事業(yè)單位的發(fā)展需求是非常關鍵的[2]。在當前信息化管理驅使下，我們要做好配套設施的保障，檔案管理人員要結合自身檔案管理工作的需求，合理地采購電腦、打印機、復印機、掃描機、存儲器、檔案資料等相關設備，并且做好管理和控制，做到電子件與紙質資料件的內容完全一致。第二，加強人才培養(yǎng)。對于檔案管理工作來說，信息化的開展需要一批優(yōu)秀的專業(yè)人才來進行實現(xiàn)，針對于人才方面的需求，我們予以重視，并且加強對優(yōu)秀人才的引進，不斷提升人才隊伍的綜合素質和水平。結合當前人才隊伍構成情況，積極引入合理的培訓模式，系統(tǒng)化地展開對于在崗人員信息化管理水平的培養(yǎng)，讓其自身的操作能力和實戰(zhàn)水平得到更好地提升。目前，一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員本身沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案方面知識的學習，雖然他們工作經(jīng)驗上十分豐富，并且可以確保接收、審查、歸檔以及各類傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作中發(fā)揮了重要的職能作用，但是當前信息化檔案管理環(huán)境下，我們必須要認識到保持強大學習能力的重要性。結合隊伍構成情況，構建一支復合型、高素質人才隊伍，這是當前檔案管理工作開展中所應該關注的一個內容。檔案管理工作中，也要融入績效考核，從更多的角度來實現(xiàn)對在崗人員的有效激勵，檔案管理人員自身也要提升認知、與時俱進地提高自己，打造優(yōu)秀的服務意識和業(yè)務能力。對于當前知識經(jīng)濟時代，很多管理理論和方法都需要我們進行深入的學習和研究，檔案管理者要接受新環(huán)境所帶來的挑戰(zhàn)，勇敢地進行創(chuàng)新，打破以往檔案管理工組中的問題，為檔案管理信息化工作的構建一條平坦的路徑。專職人員要對檔案信息化管理業(yè)務工作進行充分認識，滿足干部人事檔案管理工作的新需求。第三，對工作模式進行合理地創(chuàng)新。在科學技術發(fā)展影響下，我們要清晰地認識到，檔案管理工作信息化已經(jīng)成為一個必然趨勢和方向，面對新的發(fā)展挑戰(zhàn)，我們要勇敢地對信息化管理工作進行調整，創(chuàng)新工作模式，完善當前信息化管理策略，盡最大可能將信息化管理的效能進行更好地發(fā)揮。工作模式創(chuàng)新的過程中，我們要化繁就簡，對于現(xiàn)階段一些不必要的過于繁瑣的流程進行縮減，提升流程的整體效率。現(xiàn)階段，雖然信息化管理平臺已經(jīng)得到了大幅度的應用，但是其應用深度還十分有限，大多數(shù)僅僅集中于對單項目錄的檢索、錄入、輸出等方面。在實際工作中，我們要認識到檔案管理工作的開展，信息化管理工作是全方位的，而不是僅僅體現(xiàn)在這幾個工作環(huán)節(jié)和內容當中[3-4]。例如，在檔案管理上，可以融入互聯(lián)網(wǎng)的管理思路，采取條形碼來對于檔案號進行替代啊，這樣可以提升歸檔和查閱的效率，同時管理上也更加安全可靠。信息化管理模式下，我們需要進行不斷地探索和了解，對于具體工作中出現(xiàn)的各類問題進行更好地解決，這樣才能得到提升的效率和保障效果的目標。
3結論
總的來說，對于當前干部管理工作的創(chuàng)新來說，干部人事檔案信息化發(fā)揮著重要的作用，針對當前人事管理工作的創(chuàng)新需求，我們要勇于應對挑戰(zhàn)，切實地在其位、謀其事，銳意進取、不斷探索，真正地將干部人事檔案信息化的價值進行發(fā)揮和體現(xiàn)。
參考文獻
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【關鍵詞】人事檔案；電子信息化；檔案管理
檔案資源的管理是每一個機關事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
（一）現(xiàn)代化辦公設備欠缺。現(xiàn)階段，大多數(shù)的機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節(jié)。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源進行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實現(xiàn)計算機的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。人事檔案電子信息化管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網(wǎng)絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。
二、人事檔案電子信息化管理的對策
（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于人事檔案電子信息化的管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，就需要人事單位建立一個高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實際情況，結合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對信息信息化的檔案管理進行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內部的儲存量，從而為人事資源的信息補充創(chuàng)造空間。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結構和硬件的組成要依據(jù)嚴格的標準，這對電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對系統(tǒng)的維護性能具有相當?shù)膬?yōu)勢，對人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實現(xiàn)其在線升級的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質。例如，對老員工進行現(xiàn)代化設備的學習，針對電子信息化的檔案管理進行相關的培訓工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對現(xiàn)代化設備知識的學習和操作水平，進而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關的激勵機制，鼓勵檔案管理人員對自身素質進行提升，以保證工作的開展需求，從而實現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務型邁進。
三、結束語
綜上所述，信息技術的發(fā)展，對人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發(fā)展，這種管理方式順應了時代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們。
【參考文獻】
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想要實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡化進行檔案的收集、歸檔、整理、保管以及利用和轉出工作，就必須要求檔案數(shù)據(jù)采用B/S運行模式進行數(shù)據(jù)集中儲存，客戶端無須進行任何插件的安裝，該系統(tǒng)應當基于檔案的業(yè)務和信息的自動化處理進行構建，并且集成其他部門的信息系統(tǒng)，達到共享信息資源的目的。由于人事檔案需要滿足物理歸檔的需求，所以針對此問題要確保隔離與其他業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的物理訪問和儲存。所以可以采用雙套制方式進行人事檔案工作的操作，確保系統(tǒng)可以同步進行紙質檔案和電子文件的歸檔和整體管理。
2構建信息化人事檔案所需要的系統(tǒng)功能
2.1滿足人事檔案工作全部相關業(yè)務
2.1.1建檔管理。
構建各級人員的檔案的基礎數(shù)據(jù)庫，并且對原有的人事檔案基本信息進行維護，確?？梢越y(tǒng)一和集中的對人事檔案基本信息進行維護和管理。
2.1.2歸檔管理。
在獲得歸檔材料后對原有的人事檔案中諸如職務、職稱等信息進行增、刪、查、改等操作，確保與人事檔案對應人員的各項信息之間進行同步更新。
2.1.3綜合查詢檢索檔案信息。
基于各種查詢條件確保系統(tǒng)信息查詢功能靈活多樣，可以允許用戶進行自定義查詢，同時系統(tǒng)還需要能夠提供跨數(shù)據(jù)庫以及多條件檢索等功能。
2.1.4借閱檔案。
對于來館借閱檔案人員，系統(tǒng)可以對其進行使用檔案信息內容和借閱人信息記錄，同時支持查詢檔案借閱信息，并且對檔案借閱信息進行統(tǒng)計。
2.1.5借出檔案。
對檔案的借出和歸還的相關信息進行記錄，統(tǒng)計檔案借出信息并且提供查詢功能。
2.1.6管理檔案相關服務。
檔案管理工作人員會經(jīng)常按需提供生日、親屬關系、婚姻狀況以及工作學習等各項證明，系統(tǒng)支持對該類信息的記錄。
2.1.7盤點檔案。
定期核對計算機儲存的人事檔案信息和檔案庫的庫存實物，參照實際信息對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行處理和修改，并且對檔案庫中的實物進行清點、核對、修改和統(tǒng)計。
2.1.8處理檔案。
若人事檔案所屬人員出現(xiàn)工作調動、離職、退休、死亡等情況，則需要將其檔案轉移到其他保管機構或者轉存到本檔案館的其他保管地方，并且對其檔案儲存狀態(tài)進行改變。系統(tǒng)應當提供代管、遺留、存檔、死亡、退休、離休等選項，同時還支持用戶進行自定義。
2.1.9轉出檔案。
系統(tǒng)需要支持對檔案的轉出，并且要提供對于轉出數(shù)據(jù)的錄入處理、實現(xiàn)與其他部門間的信息共享、自生成表格并且允許打印、自動形成回執(zhí)信息、支持查詢和統(tǒng)計轉檔信息、支持查詢和統(tǒng)計轉檔處理人員信息等。
2.2支持對于檔案管理過程中工作過程信息的管理
記錄每個工作流程和前后相關的工作過程信息，并且對信息進行管理，確保全程監(jiān)控執(zhí)行任務和數(shù)據(jù)處理的過程，確保隨時可以定位所屬責任，并且系統(tǒng)可以提供數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、查詢、打印、統(tǒng)計和導出等功能，同時還可以對不同的信息使用者指定不同的操作選擇。
2.3確保人事檔案的信息化管理系統(tǒng)易于維護
人事檔案的信息化管理系統(tǒng)涵蓋用戶管理、單位信息管理、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)同步以及系統(tǒng)幫助等多個功能模塊，所以在安裝系統(tǒng)應用程序以及放置檔案數(shù)據(jù)庫的時候應當有選擇的進行，確保所構成的人事檔案信息化管理系統(tǒng)易于維護。
3人事檔案的查閱
因為人事檔案信息實際上就是黨、國家和個人的隱私，所以在進行人事檔案的查閱和借閱的時候，需要在確保嚴格執(zhí)行相關保密法規(guī)和制度的前提下盡可能滿足組織以及其他方面的利用需求，達到發(fā)揮人事檔案信息的目的。保障人事檔案的完整和安全，避免出現(xiàn)人事檔案信息泄露和失密的情況。
3.1人事檔案查閱的原則和范圍
對于人事檔案信息的查閱應當遵守寬嚴適度、內外有別、靈活掌握、便于利用的標準，從檔案使用者角度進行分類，因為人事檔案主要是應用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依據(jù)，所以人事檔案管理人員應當對于組織、人事和勞動部門對于檔案使用的要求稍稍放松，而對于其他部門在應用人事檔案的時候所采取的要求要更加嚴格；此外，如果人事檔案的使用者為中高級干部、有貢獻的專家以及學者和知名人士、機要人員等，則需要提高檔案使用的要求，而人事檔案的使用人員如果是學生、工人或者一般干部，則可以將要求適當放松。
3.2對用戶進行權限設定
確保每一個使用系統(tǒng)的用戶都可以具備特定的功能權限以及數(shù)據(jù)訪問的權限，對于功能權限的設置需要細化到功能組件級別。對于數(shù)據(jù)權限的設置應當為目錄和全文級別，此外，還應當做好系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份，確保物理歸檔檔案數(shù)據(jù)。
4總結
[關鍵詞]人事檔案資源 信息化 管理
中圖分類號：F249.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0205-01
隨著信息技術與計算機技術的不斷發(fā)展，信息技術在各個行業(yè)中得到廣泛的使用，為進各行各業(yè)的發(fā)展帶來技術性的革命并對各行業(yè)的快速發(fā)展及行業(yè)水平的提高起到重要的推進作用。人事檔案是對職工的思想、作用、業(yè)績及經(jīng)歷等進行記載的重要資料，因此，信息化技術的管理在促進人事檔案管理的工作中具有重要的作用，使人事檔案管理的工作更加簡潔和有效。
1. 人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢
1.1 輸入簡捷及信息化數(shù)字的處理及時
信息化數(shù)字處理功能應用，可以快速及時的對人事檔案資源進行處理并有效保證人事檔案信息的連續(xù)性和動態(tài)性，應用數(shù)字化的處理功能，還可自動對人事檔案的信息進行數(shù)據(jù)處理[1]。在人事檔案管理中應用信息化技術，可以減輕管理人員對人事檔案進行傳統(tǒng)管理的勞動強度并在人事檔案產(chǎn)生變動時及時進行有效的記載，快速登錄變動職工的信息，保證人事信息的準確性與全面性，有效避免使用傳統(tǒng)人事檔案信息管理進行記載時出現(xiàn)斷檔和缺檔的情況。
1.2 信息化的搜索與痕跡功能
應用信息化技術對人事檔案進行管理，可實現(xiàn)信息化快速查詢功能，這有利于人事部對職工的管理。領導在進行人事處理和人事決策時，可快速有效的對職工信息進行全面了解，進而有利于單位對職工績效管理及員工培訓等方面提供信息依據(jù)并實現(xiàn)人才配置的合理化。應用信息痕跡處理功能，可有效的推動職工合同法律化的進程。因信息化技術的痕跡處理功能可實現(xiàn)對所需信息人的資料進行準確、及時的采集，而在人事需變動調整時，信息化痕跡功能可以為人事檔案的調整提供巨大的幫助，可有效的避免傳統(tǒng)人事檔案管理中出現(xiàn)的疏漏、問題，進而提高人事檔案管理的工作效率。
1.3 信息化的保密功能
管理人事檔案時要有較強的保密意識，在人事檔案的管理中應用信息化技術對人事檔案進行密碼設置，就可以實現(xiàn)對人事檔案進行保密，有效的防止人事檔案信息對外泄漏。管理人事檔案的工作人員，不僅要具備相關的信息化技術知識，還要加強對密碼的保護，避免給單位帶來不必要的損失。
2. 人事檔案信息化管理的強化途徑
2.1 加強人事檔案管理信息化的功能建設
現(xiàn)今，人事局對人事檔案的使用頻率逐漸增加，人事檔案在日常工作中的作用越加明顯，而信息化技術的發(fā)展為人事檔案的建設提供著先進的科技手段和科技知識，以加快對人事檔案管理相關信息系統(tǒng)的架構。信息系統(tǒng)的建立，可實現(xiàn)人事檔案的三大功能，即干部信息的查詢系統(tǒng)、信息綜合的開發(fā)系統(tǒng)及檔案的檢索管理系統(tǒng)。實現(xiàn)對相關干部信息的分析、預測和統(tǒng)計功能，體現(xiàn)人事檔案的信息質量對人力資源管理的作用[2]。一是動態(tài)信息具有時效性，它能快速的處理突發(fā)性、緊急性事件所產(chǎn)生的信息。二是基礎信息具有準確性，對檔案信息進行嚴格的審查。三是經(jīng)驗信息具有指導性、超前性和探索性，以強化檔案的編輯能力。四是政策信息具有針對性，確保信息為執(zhí)行和決策服務。
2.2 完善人事局人事檔案信息化管理體系
人事檔案的信息化管理是當今時展的需求，人事局應加強對人事檔案資源管理模式的創(chuàng)新，建立完善的人事檔案信息化管理體系。因此，完善信息化檔案管理的同時，需抓好三方面工作：一加強管理層對人事檔案管理的重視并推進人事檔案管理工作的運行，作為人才信息庫的人事局人事檔案，是人事局管理重要的組成部分，因此，人事局管理層應重視檔案信息化管理，并為其創(chuàng)造條件，推進檔案信息化管理工作的有序開展。
二提高人事檔案管理職工的責任心和業(yè)務水平，人事檔案管理工作是一項涉及職工重要個人信息的資源庫，因此，要求檔案管理員提高政治素質和業(yè)務水平。平時加強對檔案管理員的培訓和進修工作，建立一支思想素質較高、業(yè)務水平較硬的人事檔案管理隊伍。三科學地應用人事檔案管理軟件；四制定規(guī)范的人事檔案管理機制。管理人事檔案就應制定相關的管理機制并在工作中不斷地健全和完善規(guī)章制度，充分發(fā)揮管理職能并重視對人才檔案信息的更新和維護工作[4]。
2.3 加強對人事檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設
人事檔案的信息化數(shù)據(jù)管理是一項繁雜而長期的工作，隨著人事檔案管理工作的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫的資料需要跟進更新。將復雜繁瑣的人動通過信息化的加工變?yōu)楹啙嵜髁?、量化真實的?shù)字表格，為人事檔案更精確的管理提供有力的依據(jù)。要落實工作，需從四方面著手：一創(chuàng)建人事檔案最基本的信息資料庫。包括職工的性別、學歷、姓名、出生年月、職務、政治面貌、專業(yè)技術職稱、工作簡歷和年度考核等全面的信息資料；二建立人事檔案資料的目錄查詢數(shù)據(jù)資料庫。依據(jù)姓氏和參工年限等方式對所有職工的信息進行歸類，制定相關目錄表并依此為根據(jù)對職工信息進行有序的編號，方便人事資料的快速查找；三對職工的工資可建立工資數(shù)據(jù)資料庫。將全部職工的績效工資和基礎工資等進行詳細的整理，以便快速查看；四建立人事檔案相關材料目錄的數(shù)據(jù)資料庫。將全部職工的檔案信息用計算機進行歸檔、儲存和分類，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)化。
3. 結束語
人事檔案信息技術化管理對人力資源的管理具有重要的作用，創(chuàng)建檔案信息化管體系是實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡化、電子化高效管理的重要途徑。加強人事檔案管理的信息技術化，不僅能避免傳統(tǒng)檔案管理模式中出現(xiàn)疏漏，還能提升人事局人事檔案的管理水平，使人事檔案管理向管理科學化和現(xiàn)代化的道路發(fā)展。
參考文獻
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一、引言
隨著時代的發(fā)展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的發(fā)展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質版的管理模式已經(jīng)不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發(fā)展。
二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設的里程碑。
由于我國信息資源數(shù)字化的技術不高，在人事檔案的信息化建設過程中沒有統(tǒng)一的標準進行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設。鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入是當下我國信息化建設的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。
為了學習國外先進的經(jīng)驗，更好的建設屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學術報告，推動我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對于檔案數(shù)字化建設的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。
我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數(shù)字化的試點工作，鼓勵企業(yè)和科研機構積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉為文檔，并以數(shù)字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉換提供了基礎。目前國內在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。
三、人事檔案信息化管理中存在的問題
1.人事檔案信息化建設缺乏總體規(guī)劃
人事檔案信息化建設宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關人事檔案信息化建設的規(guī)劃，人事檔案信息化建設微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機關等進行的人事檔案信息化建設規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。
2.標準化、規(guī)范化工作有待提高
我國目前執(zhí)行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.信息化程度不高，資源共享程度不夠
我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應對復雜的技術操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務進行劃分科室的職能，每個科室負責單獨的部分，這種方式可以明確責任的分工卻造成了人事部門內的信息分散，不能夠實現(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。
4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)
人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進步的關鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務運行網(wǎng)等各種計算機應用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡安全問題一直是網(wǎng)絡發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡安全問題一般包含內部網(wǎng)絡物理安全問題、內部網(wǎng)絡結構的安全問題、內部網(wǎng)絡系統(tǒng)應用安全問題三種。
5.信息化人才隊伍建設滯后
隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術。由于我國檔案管理人員的整體素質偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴重欠缺、全員信息化素質有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進步。
四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策
1.建立社會化開放式管理新模式
檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點，但是隨著時代的發(fā)展和進步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應我國人事檔案的管理需求。當今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎，實現(xiàn)檔案關系和勞動關系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。
2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫
鑒于人事檔案信息化管理的復雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學、高效和先進。首先，需要加強基礎設施建設現(xiàn)代化，基礎設施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進設備的引進可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標準來實現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復性操作，使得結構更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。
3.形成全網(wǎng)絡化管理
信息化的滲入使得檔案管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，通過網(wǎng)絡平臺的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點、空間等方面，實現(xiàn)檔案的交流和共享，擴大了檔案的利用和服務范圍，使得檔案管理逐步轉向開放，使得檔案管理能夠更好的服務社會。
關鍵詞：人事檔案；信息化管理；作用
當前，我國的人事檔案管理信息化水平已經(jīng)得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強，所以其在發(fā)展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實際的操作中存在著非常強的完整性、流動性以及機密性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時檔案保存的載體通常是紙張，無法在較長的時間內完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個重要的發(fā)展趨勢，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價值得到全面的提升。
1人事檔案管理工作的特點
1.1完整性。
人事檔案通常就是人事部門的人員根據(jù)當前國家的相關政策，在人員的培養(yǎng)，任命上進行適當?shù)姆峙浜驼{整，其在人事管理當中發(fā)揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個人經(jīng)歷、業(yè)務能力以及工作中具體表現(xiàn)等一些比較核心的也比較重要的內容。它能夠更加具體的真實的反映出員工的個人信息。
1.2客觀性。
這一特性人事檔案利用的一個重要的基礎和前提，人事檔案的內容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現(xiàn)出材料自身的客觀性和真實性，從而為人事部門提供更加全面而優(yōu)質的服務。
1.3流動性。
人事檔案的管理和員工日常的人事管理應該保持高度統(tǒng)一的狀態(tài)，只有這樣，才能更加顯著的發(fā)揮出人事檔案的實際作用。當前，單位人員流動性明顯增強，除了一些國家機關的公務員和事業(yè)單位的帶編人員之外，企業(yè)尤其是私營企業(yè)人員的流動性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時候會出現(xiàn)人檔分離的問題，這樣一來一方面會對單位工作人員的人事管理造成一定的問題，同時對員工日后工作的正常開展也會產(chǎn)生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動去對人事檔案管理工作進行適當?shù)恼{整。
1.4機密性。
人事檔案當中的內容涉及到的范圍相對比較廣，其中也可能會客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個角度上來說，人事檔案是一種機密性的文件，材料內容一般情況下是不能外泄的。個人也沒有權利保存本人的人事檔案。如果我們需要對其進行查閱，一定要出具正規(guī)的手續(xù)。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現(xiàn)。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學性和有效性。其次是將員工的各類材料要進行全面的分類整理，同時還要在這一過程中做好存檔工作。第三，要制定出一個完善的人事檔案借閱和轉遞制度。第四，我們在實際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質檔案信息化處理工作。最后一點就是要在實際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項工作。
2人事檔案信息化管理的必要性
第一，人事檔案管理工作需要進行大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計幾乎由人工來完成，效率非常低，而且即使能夠及時的統(tǒng)計出數(shù)量，也無法對數(shù)據(jù)進行快捷全面的分析，因此必須應用先進的信息技術。信息技術中有很多統(tǒng)計軟件，將相關數(shù)據(jù)信息輸入其中，可以直接統(tǒng)計出相應的信息數(shù)據(jù)，非常方便，還有一些統(tǒng)計分析軟件，將相關的信息數(shù)據(jù)輸入其中，系統(tǒng)會自動給出分析結果，檔案管理人員可以依據(jù)統(tǒng)計分析結果制定檔案管理措施。信息化技術的應用，使得傳統(tǒng)的封閉式的檔案管理，轉變?yōu)橹鲃邮焦芾恚@對我國人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎。第二，信息化技術應用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個人的實踐活動。利用信息化技術能夠及時地有效地更新人事檔案，領導通過人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對人才的選拔起到了積極的作用。
3提高人事檔案信息化管理水平的方法
3.1增強人事檔案信息化基礎設施建設的力度。
人事檔案要想更好的保證其信息化建設的質量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎設施，其中最為關鍵的一個基礎設施就是信息網(wǎng)絡的建設，檔案管理工作者在實際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識，同時還要掌握一些計算機網(wǎng)絡的技能，對信息網(wǎng)絡開展日?；臋z查，如果在這一過程中發(fā)現(xiàn)了一些問題，我們需要對原來的系統(tǒng)進行更新處理，這樣才能更好的保證無紙化辦公的質量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實現(xiàn)的一個重要的條件。
3.2加大信息資源投入。
首先，檔案管理工作人員，必須對人事檔案進行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進行篩選，同時重點的人事檔案要重點管理保護，這樣才能提高信息化技術應用的價值；其次，提高信息數(shù)字化的投入力度，因為人事檔案的信息數(shù)字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設體系中重要一個環(huán)節(jié)，為此，人事檔案管理部門要積極的應用信息數(shù)據(jù)庫技術，最大程度的提高人事檔案的服務質量；最后，重點對歸檔進行管理，同時對電子檔案的各方面工作都要進行監(jiān)督，將有價值的電子檔案收藏起來，并且采取相應的保護手段，保證重點的電子人事檔案信息真實，準確、完整，不會被泄露出去或者惡意竊取。
3.3加快實體管理向信息管理轉變的速度。
盡管我國有很多檔案管理部門，對于人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數(shù)情況下，依然以實體管理為主，因此檔案管理部門必須轉變人事檔案管理方式，由實體管理逐漸的實現(xiàn)信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時將人事檔案存儲到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫軟件中，制定規(guī)范的制度進行管理，并且按照使用權限來實現(xiàn)安全保密，這樣人事檔案中數(shù)據(jù)就能夠在內部局域網(wǎng)中有效的發(fā)行，用戶登錄相關的網(wǎng)站就能夠獲得相關的數(shù)據(jù)信息?，F(xiàn)代社會人事檔案的重要性已經(jīng)凸顯出來，尤其是數(shù)據(jù)信息對各個行業(yè)發(fā)展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業(yè)法轉過程中非常重要的一個內容，它也是當前檔案工作發(fā)展的一個方向，如果檔案管理部門在實際的工作中還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就無法滿足社會發(fā)展的需要，所以我們必須要積極的發(fā)展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優(yōu)質的服務，加大人才培養(yǎng)力度，只有這樣，才能更好的實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設。
參考文獻
[1]任飛.試論高校干部人事檔案的建設與發(fā)展[J].赤子（上中旬），2014（13）：238.
