時(shí)間：2023-12-29 15:07:23
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案電子化的重要性，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據(jù)，是干部晉級(jí)職稱、升職加薪的主要根據(jù)。[2]在衛(wèi)生事業(yè)單位中，加強(qiáng)電子化人事檔案的管理是加強(qiáng)行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，體現(xiàn)電子信息化技術(shù)的價(jià)值，值得探討。
二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因?yàn)闄n案具備一定機(jī)密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強(qiáng)管理，及時(shí)解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級(jí)、衛(wèi)生員退休、臨時(shí)聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動(dòng)性較強(qiáng)等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時(shí)進(jìn)行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。
某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對(duì)醫(yī)生、護(hù)士的考評(píng)管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負(fù)責(zé)人對(duì)人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時(shí)評(píng)判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對(duì)醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時(shí)認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性，加強(qiáng)對(duì)人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動(dòng)以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。
三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）人員不足現(xiàn)問題突出
在我國(guó)多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護(hù)士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計(jì)。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對(duì)人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗⅰ６鄶?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低
嚴(yán)格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其對(duì)閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾?，?dǎo)致人事部門人員變動(dòng)較為頻繁，導(dǎo)致對(duì)檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對(duì)人員招收較為簡(jiǎn)單，人事對(duì)管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進(jìn)行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國(guó)多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲(chǔ)存、整理還是保護(hù)，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個(gè)別位于發(fā)達(dá)城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化管理時(shí)代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析
（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性
在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲(chǔ)著大量的人事信息檔案，在管理之時(shí)非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時(shí)節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫(kù)存放檔案外，也應(yīng)對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進(jìn)行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強(qiáng)對(duì)各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用
在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進(jìn)行分門別類，如護(hù)士間可按照普通護(hù)士、高級(jí)護(hù)士等護(hù)士職位等級(jí)進(jìn)行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進(jìn)行分類，節(jié)省時(shí)間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時(shí)可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的原始檔案也是一種保護(hù)。在檔案管理員進(jìn)行檔案管理時(shí)，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)
在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時(shí)也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時(shí)大大增強(qiáng)了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長(zhǎng)過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長(zhǎng)歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時(shí)最重要的文件，若檔案被盜，對(duì)相關(guān)人員的人身安全會(huì)造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對(duì)安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會(huì)造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實(shí)上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)雖然不可避免，卻可以進(jìn)行有效的控制，將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)，增強(qiáng)檔案管理者的電子信息化知識(shí)，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。
五、結(jié)語
一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的必要性
辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的生成方式發(fā)生很大變化，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等過程，以及化驗(yàn)結(jié)果、病理報(bào)告、手術(shù)安排、療程控制等過程均可以在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣一來，檔案的前身就以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案自然也以機(jī)讀形式存在，這種檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案具有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案電子化管理成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
（一）電子化管理節(jié)省存儲(chǔ)空間
紙質(zhì)檔案在立卷歸檔后需要占用大量的空間來存放，而電子檔案只需占據(jù)極小的存儲(chǔ)空間。例如，一張光盤的容量可達(dá)600MB―4000MB，它可以存儲(chǔ)35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁的圖形信息。這就相當(dāng)于把一個(gè)文件柜里的檔案內(nèi)容壓縮到一張光盤上，對(duì)于存檔量大而空間較小的檔案館（室），電子化管理可以節(jié)省大量的空間。
（二）電子檔案復(fù)制的精確度較高
紙質(zhì)檔案復(fù)制或縮微品拷貝時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制是通過數(shù)字化的信息處理，精確度較高，幾乎不存在這些問題，可以實(shí)現(xiàn)復(fù)制件內(nèi)容與原件內(nèi)容完全相同，有效避免信息丟失。
（三）電子化管理的操作簡(jiǎn)捷，工作效率高
電子檔案的形成和歸檔都可以借助計(jì)算機(jī)及相關(guān)的軟件系統(tǒng)，減少了人工操作步驟，簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率。在查詢利用時(shí)，還可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速提供查詢結(jié)果。即使在檔案存儲(chǔ)量很大、查詢條件模糊的情況下，計(jì)算機(jī)也可以較快地顯示查詢結(jié)果，使得檔案查詢工作方便快捷。
（四）電子化管理的傳遞更加快捷
電子檔案是在一定的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，其傳遞既可以使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備來進(jìn)行，也可以通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，傳遞起來更加方便快捷。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以同時(shí)傳遞給多個(gè)利用者，不受存儲(chǔ)載體的限制，簡(jiǎn)化了檔案的逐個(gè)傳遞過程，節(jié)省了傳遞時(shí)間，提高了工作效率。
（五）電子化管理可以促進(jìn)檔案的新分類
實(shí)行檔案電子化管理后，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的分類方法將被打破，取而代之的是醫(yī)療信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分布在幾個(gè)管理模塊中，計(jì)算機(jī)按照規(guī)定指令，根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目，檔案的分類更能貼近醫(yī)療工作各方面的實(shí)際情況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)存的問題
（一）對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視
檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要資源，但不少醫(yī)療機(jī)構(gòu)都存在“重醫(yī)療、輕檔案”的思想，認(rèn)為檔案工作不能給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，致使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息資源開發(fā)不足，制約了檔案管理工作的發(fā)展。
（二）設(shè)施不完善，電子設(shè)施的投入力度不夠
重視不夠?qū)е铝藢?duì)檔案工作的投入不足，管理設(shè)施不完善。當(dāng)前許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都存在檔案庫(kù)房面積狹小、安全保管不到位、辦公設(shè)施陳舊、管理工作手段落后等問題。雖然計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的日常工作之中，但檔案工作未能完全實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化的及時(shí)轉(zhuǎn)變，有些單位對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等相關(guān)電子設(shè)施的投入力度不夠，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，檔案管理的現(xiàn)代化水平偏低。
（三）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作有待加強(qiáng)
檔案電子化管理的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，但目前許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的庫(kù)藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，案卷質(zhì)量不高導(dǎo)致電子化轉(zhuǎn)換工作任務(wù)繁重;歸檔文件材料的多樣性造成現(xiàn)行的檔案整理、分類方法及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng);各單位檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是、層次不一，其規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、共享性較低，無法適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。因此，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，成為亟待解決的問題。
（四）管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，要求檔案管理人員必須具備較高的技術(shù)層次、完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)和熟練的操作技能。目前，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)都缺乏具備現(xiàn)代高技術(shù)水平的高層次、復(fù)合型檔案管理人才，大部分管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化程度偏低，缺少系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，難以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)。
三、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的實(shí)施途徑
（一）提高對(duì)檔案工作及其電子化管理重要性的認(rèn)識(shí)
檔案管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常管理工作的重要內(nèi)容，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作。醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案是各級(jí)各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)和發(fā)展過程的原始記錄和真實(shí)寫照，能為其當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)和管理提供研究依據(jù)和決策參考，所以應(yīng)該提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案電子化管理，既符合新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)，又是提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)整體管理水平的要求，各級(jí)衛(wèi)生行政主管部門及其管轄單位對(duì)此項(xiàng)工作都應(yīng)高度重視，加快推進(jìn)。
（二）加強(qiáng)電子化管理設(shè)施建設(shè)
一整套現(xiàn)代化的軟件、硬件設(shè)施，是實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。在硬件方面，應(yīng)購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等;在軟件方面，應(yīng)購(gòu)置和開發(fā)檔案管理軟件，建設(shè)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，并使檔案管理系統(tǒng)與本單位的其他各項(xiàng)工作相銜接，確保各類電子文件和電子檔案的收集、整合、控制和傳遞工作快捷、平穩(wěn)、有序進(jìn)行。
（三）建立健全電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系
為避免在檔案管理中出現(xiàn)無法可依、無章可循的混亂情況，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須建立健全檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化體系。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作具有統(tǒng)一科學(xué)的準(zhǔn)則和依據(jù)，將檔案各項(xiàng)工作有機(jī)聯(lián)系起來，保證檔案管理工作的有序、規(guī)范、高效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的優(yōu)化。各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都需要建立一系列具有可操作性的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，并保證貫穿到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。
（四）加強(qiáng)電子化管理人才隊(duì)伍建設(shè)
1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)
為使檔案管理者具備扎實(shí)的檔案（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第76頁）學(xué)基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，應(yīng)有計(jì)劃地組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)和理論知識(shí)，并在實(shí)際工作中考察他們的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力，不斷提高他們的業(yè)務(wù)技能。
2.加強(qiáng)檔案電子信息技術(shù)培訓(xùn)
建立檔案電子化管理系統(tǒng)，要求檔案工作者必須熟悉計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和電子信息管理系統(tǒng)的各種功能，以確保系統(tǒng)的平穩(wěn)有序運(yùn)行。對(duì)于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)薄弱的人員，應(yīng)從基礎(chǔ)知識(shí)和基本操作入手，結(jié)合管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能進(jìn)行培訓(xùn);對(duì)于具有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)的人員，培訓(xùn)的重點(diǎn)可以放在信息的規(guī)范采集、系統(tǒng)的全程運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的應(yīng)用方面。為鞏固培訓(xùn)成果，還應(yīng)將檔案電子信息技術(shù)的理論水平和操作能力作為重要指標(biāo)，納入對(duì)檔案管理人員的考核范疇中去。
3.留住現(xiàn)有人才，積極引進(jìn)人才
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理
中圖分類號(hào)： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)1672-3791（2015）08（b）-0000-00
檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎(chǔ)，以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為對(duì)象，對(duì)檔案文獻(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)這一科技手段進(jìn)行收集、篩選和加工，使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻(xiàn)信息，供利用者使用得過程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已被我們廣泛應(yīng)用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。
1電子檔案管理和保存的重要性和益處
1.1重要性
科學(xué)規(guī)范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項(xiàng)重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個(gè)方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護(hù)值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國(guó)家歷史上任何時(shí)期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對(duì)科學(xué)、對(duì)歷史、對(duì)社會(huì)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要聽取檔案工作人員的意見，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理和保存的重視性，及時(shí)解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時(shí)增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍人員的生機(jī)和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對(duì)檔案管理和保存工作具有深遠(yuǎn)的影響。
1.2益處
檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。目前，大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應(yīng)用計(jì)算機(jī)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮其作用。
二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間得到降低，檔案信息時(shí)效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計(jì)算機(jī)功能，快捷地加工出相應(yīng)二次文獻(xiàn)信息。
檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費(fèi)較多，這可避免由于編研經(jīng)費(fèi)緊張對(duì)檔案信息加工工作的不利影響。但在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，檔案管理部門難以從國(guó)家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費(fèi)用于檔案信息編研工作，這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門認(rèn)識(shí)到投入充足經(jīng)費(fèi)的關(guān)鍵所在。
檔案電子化后可多份拷貝相應(yīng)的信息成果，在相關(guān)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)中進(jìn)行廣泛傳播可擴(kuò)大社會(huì)影響力，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。
檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
2做好檔案電子化的存儲(chǔ)軟硬件工作
完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)保存電子檔案具體情況，配置計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，并著眼遠(yuǎn)期發(fā)展，配制相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器上，傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔屬于無紙形式，應(yīng)在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進(jìn)行并高質(zhì)量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運(yùn)用一般有直接運(yùn)用、通信傳輸?shù)确椒?。由于電子檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)部門等單位多樣化的運(yùn)用，因此它的運(yùn)用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，加強(qiáng)對(duì)電子檔案運(yùn)用的存儲(chǔ)，就顯得特別重要。
3電子文件歸檔整理
符合歸檔條件的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求，將其存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期脫機(jī)保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應(yīng)有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因?yàn)樵谄淅眠^程中可造成損壞等現(xiàn)象，可以永久保存。
3.1檔案移交
以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等分類方法對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統(tǒng)一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統(tǒng)一規(guī)范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，這有利于利用者查找計(jì)算機(jī)盤內(nèi)文件，提高利用效率。
外來文件應(yīng)以一定的設(shè)備，掃描成影像后進(jìn)入局域網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務(wù)部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，經(jīng)過管理人員審查后，加上分類號(hào)、檔案號(hào)等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。在其權(quán)限范圍內(nèi)，可以通過各網(wǎng)絡(luò)終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。
3.2整理電子文件
文件接收歸檔時(shí)，檔案部門應(yīng)集中完成。為便于計(jì)算機(jī)查找盤內(nèi)文件，設(shè)定的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和命題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案盤內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式，將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。
4電子檔案的保護(hù)
除了對(duì)電子檔案的環(huán)境要求外，應(yīng)采取積極有效的措施加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件保護(hù)。正確使用才能保存并有效地延長(zhǎng)其壽命。在實(shí)際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因?yàn)楣獗P有利于長(zhǎng)期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應(yīng)將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。
4.1加強(qiáng)病毒防范
要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。
4.2把握存儲(chǔ)介質(zhì)（主要是光盤、硬盤）質(zhì)量關(guān)
質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命，而低質(zhì)量盤使用時(shí)間相對(duì)較短，使用壽命過后不能讀取相應(yīng)數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)所售存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊，選購(gòu)盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
4.3定期檢測(cè)和拷貝
對(duì)所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝。定期檢測(cè)應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，頻次為每年1次，抽取的樣品數(shù)量應(yīng)在10%以上。
4.4規(guī)范保管條件
在理想的溫濕度環(huán)境中，光盤或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫狀態(tài)。
4.5掌握信息修復(fù)技術(shù)
信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長(zhǎng)期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。
為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時(shí)保存電子檔案與紙質(zhì)檔案，在當(dāng)日檔案當(dāng)日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時(shí)，要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實(shí)存紙質(zhì)檔案完全一致，對(duì)于不能在網(wǎng)上處理的檔案，相關(guān)部門或人員應(yīng)在處理完畢后，及時(shí)將其移交給檔案部門，由檔案部門負(fù)責(zé)提供給辦公網(wǎng)絡(luò)中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。
檔案電子化是檔案管理的方向。在實(shí)際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，不斷提高工作的簡(jiǎn)易性和穩(wěn)定性。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需要，只有把工作重點(diǎn)放在電子化和信息化管理上，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用電子科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，才能促進(jìn)檔案電子化管理工作的順利開展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；電子化
一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，基層央行辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產(chǎn)生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對(duì)此類文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，相應(yīng)的配套管理措施和有效的技術(shù)支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現(xiàn)在：
一是電子文件檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，文件丟失問題嚴(yán)重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對(duì)電子文件缺乏管理意識(shí)。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認(rèn)為拍攝完成、看完用完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，致使部分電子檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了電子檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范。基層央行雖然健全了相應(yīng)的檔案管理制度，然而對(duì)非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對(duì)電子文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，執(zhí)行不嚴(yán)，歸檔不及時(shí)，交接無手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現(xiàn)象，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后。由于部分領(lǐng)導(dǎo)存在思想認(rèn)識(shí)和管理理念上的偏差，認(rèn)為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績(jī)，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財(cái)物投入，而對(duì)電子類文本檔案則相對(duì)忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現(xiàn)象，使檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展滯后。
四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對(duì)《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對(duì)檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的專業(yè)知識(shí)、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進(jìn)基層央行檔案管理電子化建設(shè)勢(shì)在必行
一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)?；鶎友胄袡n案管理工作的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新舉措、新要求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為人民銀行中心工作任務(wù)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效措施，是推進(jìn)基層央行工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的基本要求?；鶎友胄袡n案管理電子化建設(shè)要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合基層央行工作實(shí)際，堅(jiān)持實(shí)事求是，既要精心組織、真抓實(shí)干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)謀劃，為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。
二是著力實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對(duì)原有檔案進(jìn)行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進(jìn)行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時(shí)限，對(duì)檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認(rèn)真加以規(guī)范。然后按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準(zhǔn)備。
三是建立健全相關(guān)管理制度，保證檔案管理電子化沿著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展。要依據(jù)《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基層央行工作實(shí)際，進(jìn)一步充實(shí)完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規(guī)程》，建立電子化檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都要做到有章可循。同時(shí)進(jìn)一步明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)，對(duì)歸檔范圍、保存期限、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序，做到定期或不定期監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，以確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；電子檔案管理；問題；策略
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
隨著計(jì)算機(jī)在企業(yè)辦公，管理工作中的廣泛運(yùn)用，很多企業(yè)的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲(chǔ)存。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要以歸檔立卷方法進(jìn)行整理，通常比較繁瑣和復(fù)雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實(shí)性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來說，有很多優(yōu)勢(shì)，如智能管理與識(shí)讀、高效集成與可用性、信息存儲(chǔ)的海量和高密度性。本文作者通過分析我國(guó)目前企業(yè)檔案電子化的管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業(yè)電子檔案管理的概念和目前存在的問題
企業(yè)電子檔案主要包括在企業(yè)正常運(yùn)行的過程中，產(chǎn)生的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案來說，只是一種存在形式的區(qū)別，一般是指以字節(jié)、比特方式儲(chǔ)存于磁盤、光盤、磁帶等介質(zhì)中，然后通過閱讀解碼的軟件將數(shù)據(jù)，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。①
當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)檔案管理電子化存在以下幾個(gè)主要問題：
(一)企業(yè)檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國(guó)內(nèi)企業(yè)中都有普遍的運(yùn)用，大多企業(yè)單位都在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會(huì)議通知等事務(wù)性工作。但是電子檔案管理是屬于企業(yè)電子化辦公的更深層更系統(tǒng)化的運(yùn)用，國(guó)內(nèi)企業(yè)中能夠真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的仍然很少。在實(shí)行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計(jì)算機(jī)運(yùn)用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡(jiǎn)單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實(shí)。
(二)企業(yè)人員對(duì)于檔案電子化管理認(rèn)識(shí)不足
目前，在很多企業(yè)中，利用電腦進(jìn)行文書的書寫，圖表的制作已經(jīng)是很普遍的了。但是對(duì)于已經(jīng)制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會(huì)被人忽視。長(zhǎng)此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態(tài)，對(duì)于這種檔案往往就沒有整理管理的價(jià)值了。②除了不同企業(yè)工作人員對(duì)檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為檔案電子化管理就是在管理中應(yīng)用一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)機(jī)印、掃描機(jī)、刻錄盤。
(三)電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲(chǔ)存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復(fù)雜性，不穩(wěn)定性，和儲(chǔ)存方式的互換性。當(dāng)儲(chǔ)存介質(zhì)性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，儲(chǔ)存的信息就很容易造成丟失缺損、覆蓋、刪除，不利于完整重現(xiàn)信息。③
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對(duì)于傳統(tǒng)的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導(dǎo)致檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。
另外，電子檔案的儲(chǔ)存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業(yè)和單位使用的版本都會(huì)存在一定的差異，而互不兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，使得同一個(gè)電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、企業(yè)電子檔案管理的有效措施
(一)制定標(biāo)準(zhǔn)，完善企業(yè)檔案信息化規(guī)范體系
在以及實(shí)行辦公電子化的企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視企業(yè)檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關(guān)制度。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。在檔案信息化建設(shè)中，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案部門有關(guān)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔管理等技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個(gè)角落。④
(二)提高企業(yè)檔案工作者的信息素質(zhì)
要改掉傳統(tǒng)對(duì)于檔案管理人員的看法，在信息時(shí)代，為了適應(yīng)電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。除了普通的管理人員，還要有一批負(fù)責(zé)企業(yè)電子檔案的開發(fā)利用的精通信息管理應(yīng)用技術(shù)的專業(yè)人才。
(三)用先進(jìn)的的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件來輔助檔案管理電子化發(fā)展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進(jìn)設(shè)備。企業(yè)要在設(shè)備方面加大投入，除了一些必須的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件等之外，還需要進(jìn)一步建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，整合內(nèi)部OA和ERP系統(tǒng)資源，為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案，創(chuàng)造有利的硬件條件。
(四)建立安全，共享性強(qiáng)的檔案管理的電子數(shù)據(jù)庫(kù)
在符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下，選擇使用范圍最廣的統(tǒng)一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉(zhuǎn)換成電子檔案，建立一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，還要保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，這就要求在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之外設(shè)置安全防護(hù)墻，防止偷竊信息和黑客的攻擊，對(duì)于可以接觸到數(shù)據(jù)庫(kù)的人員要進(jìn)行嚴(yán)格的審查。
四、結(jié)論
總之，企業(yè)要想真正實(shí)現(xiàn)電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個(gè)非常重要的部分。而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子檔案管理制度，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案人員的個(gè)人專業(yè)素質(zhì)，要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，積極采取措施抓好自身知識(shí)更新，企業(yè)要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，做好企業(yè)的電子檔案管理工作。
注釋：
①劉金川.企業(yè)電子檔案管理的問題與措施[J].工會(huì)論壇(山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)),2009(05).
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【摘要】檔案管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)電子化基礎(chǔ)建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高工作效率的同時(shí)，還應(yīng)做好檔案信息的安全保密工作。
關(guān)鍵詞 檔案信息；電子管理；問題；研究
全球信息化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，要求我國(guó)檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代潮流，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，由傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化方向發(fā)展。近年來，我國(guó)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得較大成績(jī)，已經(jīng)建設(shè)了較為完備的基礎(chǔ)設(shè)施，開發(fā)了一定規(guī)模的檔案信息資源，但檔案管理模式仍存在一定的弊端，無法滿足信息化時(shí)代的需求，是當(dāng)前亟待解決的主要問題。
一、檔案信息電子化管理中存在的主要問題
（一）檔案管理軟件系統(tǒng)兼容性差。檔案管理各部門由于部門之間職能的不同，選擇計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格及相應(yīng)的軟件也各具特色，各自開發(fā)使用的管理軟件無法實(shí)現(xiàn)互用。如適用于文件檢索的軟件系統(tǒng)，無法完成檔案信息管理任務(wù)，當(dāng)兩項(xiàng)任務(wù)需要同時(shí)完成時(shí)，工作人員不得不啟動(dòng)兩種系統(tǒng)，分別完成以上任務(wù)。系統(tǒng)之間的不兼容性，減慢了信息編輯成果的輸出速度，制約了信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的廣度和深度。
（二）檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化較差。檔案信息電子化管理需要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案信息，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化管理的基礎(chǔ)。我國(guó)眾多檔案館中普遍存在案卷質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、檔案著錄細(xì)則各異、系統(tǒng)軟件移植性不高的弊端，這就使得檔案信息電子化管理僅局限于某一專業(yè)或某一館領(lǐng)域內(nèi)，無法大范圍推廣使用。檔案信息電子化管理工作的開展，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化整理。
（三）檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要進(jìn)一步完善。我國(guó)當(dāng)前的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，未達(dá)到數(shù)據(jù)交換的水平。檔案系統(tǒng)在信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面表現(xiàn)為各行其是，其規(guī)范性、可開發(fā)性、服務(wù)功能、可共享性仍需要進(jìn)一步完善，否則無法適應(yīng)檔案信息電子化管理的要求，阻礙檔案管理部門電子化建設(shè)的進(jìn)程。
（四）檔案電子化技術(shù)存在的不足。檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)需要以計(jì)算機(jī)硬件及相關(guān)軟件為基礎(chǔ)。硬件設(shè)備配置方面，應(yīng)根據(jù)不同應(yīng)用配置不同性能的硬件系統(tǒng)。例如，單機(jī)版系統(tǒng)需要計(jì)算機(jī)配置較高，而網(wǎng)絡(luò)版則可配置性能較低硬件，而將重點(diǎn)放在服務(wù)器、交換機(jī)和網(wǎng)線方面的配置。軟件配置方面，不僅需要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的人才，還需要一批專業(yè)的軟件研發(fā)人才，以便能通過對(duì)檔案工作的調(diào)研，開發(fā)出具有實(shí)用性、科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、簡(jiǎn)潔化、通用化的系統(tǒng)管理軟件，滿足檔案電子化管理的需求。
（五）檔案信息管理人員綜合素質(zhì)不高。檔案信息電子化管理需要管理人員具有較高的知識(shí)水平和技術(shù)水平，其中包括檔案信息管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能、檔案信息系統(tǒng)軟件操作技能等，總之，檔案信息處理復(fù)合型人才的培養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化管理的關(guān)鍵。當(dāng)前檔案管理人員知識(shí)水平不高，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，在先進(jìn)的電子化辦公系統(tǒng)面前無所適從，極大地影響了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。
二、檔案信息電子化管理對(duì)策
檔案管理工作具有極高的技術(shù)性和極強(qiáng)的保密性，這一點(diǎn)已經(jīng)為廣大檔案管理部門及相關(guān)管理人員所認(rèn)可。為了達(dá)到上述兩點(diǎn)要求，應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息管理進(jìn)行完善和升級(jí)，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。
（一）做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息具有重要的歷史價(jià)值和參考價(jià)值，檔案信息電子化管理面臨的主要問題是檔案信息的安全性和保密性。一方面，檔案管理部門應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行安全、妥善的保管，在電子檔案被損害或丟失的情況下，可利用紙質(zhì)文件對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)；另一方面，電子檔案共享空間應(yīng)有嚴(yán)格規(guī)劃和限制。現(xiàn)代化信息技術(shù)提供資源共享的同時(shí)，也給信息安全帶來了挑戰(zhàn)。為避免黑客的技術(shù)攻擊，應(yīng)根據(jù)檔案保密程度進(jìn)行等級(jí)劃分，對(duì)于絕密文件應(yīng)在本部門或局部范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)公開和流通；而對(duì)于可公開檔案信息，則可選擇性地到互聯(lián)網(wǎng)。
（二）提高檔案信息電子化管理技術(shù)。檔案信息電子化技術(shù)發(fā)展不成熟，是當(dāng)前廣大檔案管理部門及相關(guān)使用部門所面臨的主要問題。提高電子化管理技術(shù)應(yīng)從硬件、軟件兩方面著手建設(shè)：硬件方面，應(yīng)在檔案管理部門及相關(guān)部門配備性能良好、功能可靠的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，為檔案信息電子化管理的實(shí)現(xiàn)提供物質(zhì)保障；軟件方面，應(yīng)加大規(guī)范、科學(xué)、實(shí)用、可兼容的信息管理系統(tǒng)軟件，推動(dòng)檔案信息電子化管理的進(jìn)程。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。首先，檔案管理部門應(yīng)通過培訓(xùn)，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案信息管理中的優(yōu)勢(shì)，并對(duì)該技術(shù)的不足有客觀了解，督促管理人員不斷學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和操作技能；另一方面，管理人員在對(duì)電子化管理系統(tǒng)具有公正、客觀的了解后，應(yīng)積極學(xué)習(xí)新技術(shù)和新的管理理念，同時(shí)要提高自身的安全意識(shí)和保密意識(shí)，防止不法分子利用信息技術(shù)竊取機(jī)密文件。
參考文獻(xiàn)：
[1] 趙弋戈. 信息時(shí)代的檔案電子化管理初探[J]. 北京檔案，2010(10):34~35.
關(guān)鍵詞：電子化；檔案工作；影響；益處
一、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1.傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由技術(shù)人員、檔案人員所共享。這就使得檔案與文件之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作原則、方法及流程，如文件的立卷歸檔制度。檔案工作流程的起點(diǎn)是文件的歸檔立卷工作，也是檔案工作和文書工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)更改，隨時(shí)產(chǎn)生，存貯在計(jì)算機(jī)光盤或磁盤中。因而，其對(duì)計(jì)算機(jī)具有很強(qiáng)的依賴性。倘若歸檔，必須采用光盤或磁盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2.由于電子文件載體與信息的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的內(nèi)容特征和形式特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行多角度、有效、迅速的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的使用者可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3.由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其可讀性和自身價(jià)值，其鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、方法均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其參考價(jià)值和憑證價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于用戶的需要，數(shù)據(jù)和信息不斷地補(bǔ)充和修改，另一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其管理、鑒定方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管要求、方法以及對(duì)外利用和檢索等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
二、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以室藏檔案資料采用機(jī)讀形式做為主要物質(zhì)對(duì)象，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行不同層次的加工和篩選、收集，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：
1.可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的開發(fā)功能簡(jiǎn)單，應(yīng)用單一，有的僅僅用于文件打字貯存或檔案著錄，使用的低效率造成時(shí)間、財(cái)力、物力和人力的極大？良費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。而檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3.檔案信息電子化，可多次產(chǎn)出，一次投入，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，期望農(nóng)場(chǎng)給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到各個(gè)部門及領(lǐng)導(dǎo)，就拓寬了服務(wù)范圍，擴(kuò)大了社會(huì)影響，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5.檔案信息電子化，可使最新技術(shù)順利地與檔案信息接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在建設(shè)階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的要求和變化，使現(xiàn)在的檔案電子化，為將來“信息高速公路”中有一份檔案信息打下基礎(chǔ)。
【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價(jià)值 管理措施
一、檔案管理
近年來的社會(huì)發(fā)展中，隨著各種科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求，更是無法適應(yīng)時(shí)展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動(dòng)態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應(yīng)時(shí)展潮流，在社會(huì)發(fā)展中逐步形成了以多個(gè)方向去進(jìn)行教學(xué)和歸納，形成了一批有一拼的復(fù)合型人才，也是一個(gè)堅(jiān)持不斷創(chuàng)新、用于探索和實(shí)踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會(huì)發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會(huì)各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會(huì)發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實(shí)現(xiàn)了以適應(yīng)時(shí)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計(jì)算機(jī)為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關(guān)注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢(shì)，成為目前社會(huì)發(fā)展中人們關(guān)注的重點(diǎn)話題。
二、電子檔案的管理原則
（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做，不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。
（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式（信息存儲(chǔ)格式、信息組織模式）和最適宜、先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長(zhǎng)期受益的特點(diǎn)。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進(jìn)程。
三、檔案管理工作中存在的問題
檔案管理作為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和工作中受到了人們的關(guān)注和重視，同時(shí)在國(guó)家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注，成為了整個(gè)社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對(duì)其進(jìn)行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式，其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進(jìn)行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人T的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時(shí)也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購(gòu)置齊備。
三、應(yīng)對(duì)和研究措施
（1）檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。
（2）增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會(huì)實(shí)踐，又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會(huì)進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。
（3）加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對(duì)國(guó)家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。
綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢(shì)利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
