時間：2024-04-16 16:05:26
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇高校數(shù)字化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
（一）管理體制問題。
在現(xiàn)行的高校管理機構(gòu)中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學(xué)校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數(shù)獨立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權(quán)不大，難以有效組織協(xié)調(diào)各部門參與數(shù)字化檔案信息的協(xié)同管理。而且，各職能部門或?qū)W院之間相互獨立、各自為政，即使學(xué)校統(tǒng)一使用校園OA系統(tǒng)辦公，數(shù)字化檔案信息資源仍然相對獨立，各自封閉，不能實現(xiàn)一體化，給數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。
（二）隊伍結(jié)構(gòu)問題。
相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復(fù)雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實際檔案管理經(jīng)驗較為豐富，但專業(yè)研究能力不強，對先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面的理論知識和實踐經(jīng)驗。而囿于傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知與偏見，高學(xué)歷、有活力且對數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當(dāng)前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學(xué)歷、知識背景等方面存在著嚴(yán)重的結(jié)構(gòu)性問題。
（三）信息標(biāo)準(zhǔn)化問題。
近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內(nèi)各職能部門不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件，運行環(huán)境復(fù)雜多樣，形式不一，從而導(dǎo)致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當(dāng)下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標(biāo)準(zhǔn)化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。
（四）信息安全與憑證問題。
計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴(yán)重的威脅和巨大的挑戰(zhàn)。一方面，在復(fù)雜的計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校數(shù)字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結(jié)構(gòu)信息及內(nèi)容信息的真實性和完整性；在升級、轉(zhuǎn)換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。
（五）信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題。
高校數(shù)字化檔案信息蘊含著科技發(fā)明、文化創(chuàng)新、藝術(shù)創(chuàng)意等方面的大量優(yōu)質(zhì)信息資源，潛藏著無形的開發(fā)和利用價值。這些信息資源的公開利用，將對社會產(chǎn)生巨大、有形的經(jīng)濟效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結(jié)晶，其產(chǎn)權(quán)與著作權(quán)是教師們的個人權(quán)利，應(yīng)該依法得到保護(hù)。如何處理好數(shù)字化檔案信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的關(guān)系是擺在高校檔案信息資源管理與開發(fā)工作面前的現(xiàn)實問題。
二、高校數(shù)字化檔案信息管理困境的突破策略
（一）加強檔案信息資源意識宣傳。
在數(shù)字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數(shù)字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進(jìn)一步加強宣傳數(shù)字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統(tǒng)的檔案認(rèn)知，使其重視數(shù)字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。
（二）轉(zhuǎn)變管理理念與制定管理政策。
隨著多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理已不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和經(jīng)驗管理，而是現(xiàn)代化信息管理理論和技術(shù)相結(jié)合的管理。高校檔案工作者應(yīng)該主動轉(zhuǎn)變思維，更新觀念，用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念取代傳統(tǒng)的管理思維。同時，應(yīng)該強化檔案信息資源共享和管理服務(wù)意識，并制定檔案管理政策保護(hù)個人信息及知識產(chǎn)權(quán)。在檔案管理政策允許的框架下，應(yīng)該無限度地開放高校數(shù)字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創(chuàng)造效益。
（三）引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。
檔案信息化人才是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是至關(guān)重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數(shù)字化檔案信息管理工作的主體，是推動數(shù)字化檔案信息管理現(xiàn)代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應(yīng)該堅持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業(yè)人才的發(fā)掘和引進(jìn)，完善工作隊伍的知識背景結(jié)構(gòu)；另一方面加強在職檔案工作人員信息化知識培訓(xùn)，不斷提高應(yīng)對檔案信息化、現(xiàn)代化管理挑戰(zhàn)的能力。
（四）推動檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化及其管理集成化。
合乎規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息及其技術(shù)是檔案信息集成化管理的前提和基礎(chǔ)。高校檔案管理部門應(yīng)該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對檔案信息數(shù)據(jù)及其運行環(huán)境進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，其中應(yīng)包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標(biāo)準(zhǔn)化、水印技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。同時，打破學(xué)校各職能部門之間的“藩籬”，將學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效對接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉(zhuǎn)為集中管理，從而實現(xiàn)全校檔案信息資源管理的集成化。
(五)運用計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化信息技術(shù)保障安全。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息系統(tǒng)漏洞是數(shù)字化檔案信息現(xiàn)代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰(zhàn)。關(guān)于數(shù)字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校有關(guān)部門（如學(xué)校辦公室、計算機網(wǎng)絡(luò)管理中心）運用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行評估、修復(fù)，完善數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)體系。同時,定期排查、更新和升級相關(guān)管理軟件，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。
三、總結(jié)
一、高校檔案數(shù)字化管理概述
通常定義下的數(shù)字化檔案，指的是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和多媒體技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和計算機技術(shù)等手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成的一種檔案信息資源，用數(shù)字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進(jìn)行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現(xiàn)檔案資源在一定區(qū)域內(nèi)的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學(xué)、科研及重大事項等實踐活動內(nèi)容，其中也包括各種形式的記載內(nèi)容，內(nèi)容比較繁雜，高校檔案使用數(shù)字化管理模式之后，大大提高了高校檔案的管理效率，為高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展提供技術(shù)基礎(chǔ)，進(jìn)一步促進(jìn)高校整體的發(fā)展。
二、當(dāng)前我國高校在檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題
雖然高校檔案管理使用數(shù)字化管理模式，但是由于數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)和檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)能力比較薄弱，高校檔案數(shù)字化處理技術(shù)的水平偏低等原因，高校檔案數(shù)字化管理工作仍然存在諸多問題。接下來就對高校檔案的數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行具體分析，主要從以下幾個方面進(jìn)行闡述：
1.高校內(nèi)部機構(gòu)數(shù)據(jù)庫不兼容。
我國大多數(shù)高校目前都使用了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，建立了各類檔案數(shù)據(jù)庫，基本上實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理。但是由于高校各管理部門的內(nèi)部機構(gòu)比較復(fù)雜，使用數(shù)字化管理系統(tǒng)時沒進(jìn)行溝通，各自為政，所以導(dǎo)致高校部門使用的管理系統(tǒng)和檔案管理部門的檔案系統(tǒng)不匹配，致使數(shù)據(jù)庫連接時出現(xiàn)了諸多問題。主要表現(xiàn)在：檔案數(shù)據(jù)庫建立缺乏整體性和系統(tǒng)性，檔案部門和學(xué)校其他部門分別建立自己使用的數(shù)據(jù)庫，這類數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化程度相對比較低，而且信息記錄的也不全面，并且各部門之間可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)的問題，對數(shù)據(jù)庫的使用和資源優(yōu)化產(chǎn)生了不利影響，而且數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)信息也不規(guī)范，數(shù)據(jù)庫的信息資源的利用只有在自己部門的管理系統(tǒng)中所使用，高校的各部門之則不能共享檔案信息，無法滿足其他用戶的需求。
2.高校檔案數(shù)字化管理的存在安全性問題。
由于數(shù)字化檔案管理是建立在計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)的基礎(chǔ)上的，因此，檔案信息、數(shù)據(jù)傳送是依賴互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)來完成的，它的優(yōu)點是傳遞速度快捷、便利，但容易泄密和丟失數(shù)據(jù)。所以，檔案信息的安全性就得不到保障。雖然高校檔案的數(shù)字化管理評價指標(biāo)是檔案數(shù)字化管理的過程中必不可少的一項內(nèi)容，能夠?qū)Ω咝n案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時把握分析，但是對于數(shù)據(jù)泄露和丟失等問題卻難以發(fā)現(xiàn)，對高校檔案的安全保護(hù)問題造成困難。
三、解決高校檔案運用數(shù)字化管理出現(xiàn)問題的措施
由于高校檔案數(shù)字化管理過程中，存在著諸多問題，針對高校檔案數(shù)字化管理的問題，要提出解決措施。解決高校檔案運用數(shù)字化管理出現(xiàn)問題的措施，主要從以下幾個方面進(jìn)行論述：
1.檔案數(shù)字化建設(shè)的核心是檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
在高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范化體系的確立，是高質(zhì)量建設(shè)檔案數(shù)字化的堅實基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案能否實現(xiàn)最大范圍共享的前提。各高校的檔案管理部門在開發(fā)應(yīng)用檔案管理軟件的同時，要匯同學(xué)校其他主要管理部門進(jìn)行協(xié)商，開發(fā)使用兼容性比較強的檔案管理系統(tǒng)，要緊密聯(lián)系學(xué)校各部門的實際，建立實用性、可靠性強的數(shù)據(jù)庫，要有更新和控制功能。對有關(guān)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，對檔案自動檢索系統(tǒng)以及對檔案全文信息的鏈接起到?jīng)Q定性作用,并能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。
2.加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)，確保檔案信息利用安全。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一個對技術(shù)要求比較高的工作，所以高校在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)，使他們能夠?qū)σ恍﹩栴}作出正確的判斷和決策，并指導(dǎo)檔案管理的工作人員進(jìn)行工作，使管理人員在高校檔案管理過程中發(fā)揮最大的作用。強化高校檔案數(shù)字化管理人員的工作能力，增強他們對高校檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)意識，確保高校的檔案數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露，給高校的教育教學(xué)工作帶來麻煩。增強高校檔案數(shù)據(jù)管理人員的數(shù)據(jù)安全意識，是高校檔案管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，也是高校檔案數(shù)字化管理人員的職責(zé)所在。要加強高校檔案數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)安全性，強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校的檔案中包含著高校長期以來重要文件資料等內(nèi)容，一旦泄露，就會對高校的發(fā)展產(chǎn)生不利影響，所以要建立數(shù)字化的評價體系，對檔案數(shù)字化管理進(jìn)行評價，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。另外，要保證高校檔案數(shù)據(jù)的安全性，要加強對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，信息化基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)保障。高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，是檔案管理模式發(fā)展的必然趨勢。高校檔案是對學(xué)校的教學(xué)、科研管理及學(xué)校重大活動等各方面的真實記錄，對高校的發(fā)展有著十分重要的作用。高校檔案的數(shù)字化管理，雖然給檔案管理工作帶了很多便利，但同時也為高校的檔案信息安全埋下了隱患。因此，要加強對高校檔案數(shù)字化管理的安全管理，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)高校的健康發(fā)展。
作者：樊麗君 單位：沈陽建筑大學(xué)檔案館
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：云計算 高校 數(shù)字化 檔案管理 實現(xiàn)和應(yīng)用模式
1.高校數(shù)字化檔案管理發(fā)展過程中面臨的主要問題
高校數(shù)字化檔案管理的發(fā)展實踐面臨的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，高校數(shù)字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構(gòu)的矛盾。目前，電子檔案資源已經(jīng)成為高校檔案文獻(xiàn)資源的重要組成部分。大量遞增的數(shù)字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數(shù)據(jù)的存儲帶來了持續(xù)的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)，還使對海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行可靠訪問這一問題也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。另外，隨著高校數(shù)字化檔案建設(shè)的不斷深入，不斷出現(xiàn)大量異構(gòu)的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態(tài)比較嚴(yán)重。第二，高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)與服務(wù)之間的矛盾。高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)總的涉及到兩個方面的內(nèi)容：傳統(tǒng)形態(tài)的檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化以及數(shù)字化檔案的存儲和流通。目前高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)和管理中重建設(shè)而輕服務(wù)的現(xiàn)象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務(wù)等方面的要求日益增長，而高校數(shù)字化檔案資源利用效率低下以及服務(wù)層次不高的現(xiàn)狀使檔案信息服務(wù)與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展。第三，高校數(shù)字化檔案資源利用與檔案資源保護(hù)之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權(quán)保護(hù)等問題。因此高校數(shù)字化檔案資源管理中，在用戶的權(quán)限設(shè)定、數(shù)字化資源加密以及數(shù)字化檔案資源復(fù)制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數(shù)字化檔案管理中的資源共享、用戶服務(wù)以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數(shù)字檔案資源價值的發(fā)揮與利用。
2.云計算在高校數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢
云計算在高校數(shù)字化檔案管理和應(yīng)用中有以下優(yōu)勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務(wù)能力，有利于提高數(shù)字檔案館的管理和服務(wù)水平。基于云計算構(gòu)建的數(shù)字化檔案服務(wù)平臺能夠有效利用各種數(shù)字化資源，使高校數(shù)字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數(shù)字化檔案的信息檢索、數(shù)字參考咨詢等業(yè)務(wù)訪問向云端遷移，實現(xiàn)一站式服務(wù)，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務(wù)水平，并大大的降低服務(wù)成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務(wù)，促進(jìn)數(shù)字檔案館職能不斷改變，實現(xiàn)以用戶為中心的服務(wù)模式，放大高校數(shù)字化檔案館的應(yīng)用潛，提高數(shù)字檔案館的信息服務(wù)效率。第三，云計算有利于降低數(shù)字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數(shù)量眾多的服務(wù)器組成的數(shù)據(jù)存儲中心，由數(shù)據(jù)中心對數(shù)字化檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理、資源分配、均衡負(fù)載和控制安全等等，能夠有效解決數(shù)字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數(shù)字化檔案利用策略[1]。
3.基于云計算的高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應(yīng)用模式
云計算概念的提出給高校數(shù)字化檔案管理帶來了新的信息服務(wù)與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應(yīng)用模式。
3.1基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源整合框架
云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合的出發(fā)點就是實現(xiàn)資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數(shù)字化檔案館的構(gòu)建就是要為用戶提供靈活的部署和應(yīng)用服務(wù)方式，對來自不同服務(wù)平臺和系統(tǒng)的服務(wù)進(jìn)行整合，提供開放的API接口，實現(xiàn)統(tǒng)一的認(rèn)證服務(wù)[2]。從邏輯結(jié)構(gòu)上看，把云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎(chǔ)設(shè)施層、資源層、平臺層、應(yīng)用和服務(wù)層。
3.2基于云計算的高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務(wù)實現(xiàn)機制
針對高校數(shù)字化檔案的業(yè)務(wù)特點，云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務(wù)實現(xiàn)機制可以采用“云+端”的形式?？擅枋鋈缦拢骸霸啤倍擞煞植嫉木W(wǎng)絡(luò)、計算、存儲等基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)成，幾乎所有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和應(yīng)用都可存儲在“云”里。云端作為服務(wù)端存在，對外提供接口供客戶端調(diào)用。包括PC、手機、PDA等統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)終端，數(shù)據(jù)終端只需要擁有瀏覽器和操作系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)接入“云”，經(jīng)驗證授權(quán)后，即可使用云中的檔案資源。
3.3基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源的虛擬存儲機制
大量數(shù)字化檔案資源，給數(shù)字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術(shù)轉(zhuǎn)化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務(wù)訪問功能。在高校數(shù)字化檔案館的應(yīng)用中，采用典型的網(wǎng)絡(luò)虛擬存儲作為云存儲的具體實現(xiàn)[3]。
4.結(jié)束語
高校應(yīng)充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，論文的研究對于高校數(shù)字檔案館的資源建設(shè)、管理模式、應(yīng)用服務(wù)方式等方面都具有一定的積極意義。
參考文獻(xiàn)：
[1] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應(yīng)用初探[J].蘭臺世界，2011，3月下
一、加快高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義
數(shù)字化檔案管理是指通過計算機建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（照片、音頻、視頻等），以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲提取模式。高校近年來發(fā)展迅速，學(xué)生數(shù)量和教職工數(shù)量逐年增加，這種增長使得高校檔案處于不斷變化的狀態(tài)，檔案的維護(hù)和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來月大的挑戰(zhàn)。而高校檔案記載的信息對于學(xué)生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲主要還是以紙質(zhì)檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術(shù)處理信息的高效、穩(wěn)定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮優(yōu)勢。問題的原因是檔案管理人員對于數(shù)字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認(rèn)識。
（一）高校檔案數(shù)字化是信息時展的要求
社會發(fā)展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數(shù)字化檔案存儲平臺，達(dá)到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數(shù)字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內(nèi)部辦公效率。
（二）高校檔案信息數(shù)字化是數(shù)字化校園的必然結(jié)果
在社會數(shù)字化的背景下，高校作為技術(shù)發(fā)展的前沿已普遍開展數(shù)字化改革，高校檔案部門的數(shù)字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數(shù)字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。
（三）高校檔案數(shù)字化是完善檔案管理的重要途徑
高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)新時期檔案管理的科學(xué)優(yōu)化。檔案數(shù)字化能夠大量節(jié)省檔案存儲空間，有效減少紙質(zhì)檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數(shù)字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題及對策分析
應(yīng)當(dāng)看到，高校檔案管理數(shù)字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數(shù)字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數(shù)字化檔案的管理當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為 “高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)與校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數(shù)字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案工作制度和專業(yè)化的數(shù)字化檔案管理人才。另外，有些單位數(shù)字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數(shù)字化進(jìn)一步拓展，影響檔案數(shù)字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：
（一）首先要正確認(rèn)識電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異
數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術(shù)，其具體內(nèi)容和關(guān)鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護(hù)，隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息和身份驗證，切實避免文件在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性。
（二）盡快建立健全檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)
新型載體的應(yīng)用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。在實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉(zhuǎn)變的過程中，必須遵守嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，即檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。其標(biāo)準(zhǔn)通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應(yīng)充分發(fā)揮自身能動性，根據(jù)自身條件和檔案管理的特點制定詳細(xì)科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎(chǔ)。
（三）不斷改進(jìn)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)
電子文檔具有與紙質(zhì)檔案不同的技術(shù)特性，檔案數(shù)字化管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)以及具體實施辦法最終都要依賴軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)，因此要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設(shè)計階段，依據(jù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，充分綜合文件檔案業(yè)務(wù)部門、管理部門及技術(shù)開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過技術(shù)手段把相關(guān)的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據(jù)實際運行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數(shù)字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。
（四）加快硬件基礎(chǔ)建設(shè)
檔案管理數(shù)字化建設(shè)，需要計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)作為載體，需要加大資金投入來引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。電子新產(chǎn)品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發(fā)一系列不良結(jié)果，要及時對系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代和升級，以確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
（五）突出數(shù)據(jù)庫建設(shè)
數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。要實現(xiàn)檔案管理信息化，必須做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，必須嚴(yán)格做到正確、科學(xué)、規(guī)范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據(jù)制定得著錄規(guī)則和細(xì)則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數(shù)字化過程中，要注意館與館之間檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的數(shù)據(jù)交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設(shè)置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設(shè)館際共享的數(shù)據(jù)庫長遠(yuǎn)目標(biāo)。
（六）不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
要重視對檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化新技術(shù)的業(yè)務(wù)能力和技能素質(zhì)的培養(yǎng)。而且數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識、多媒體知識和相關(guān)的學(xué)科知識的學(xué)習(xí)，做到熟練地掌握計算機操作技術(shù)和基本的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。同時，加強檔案管理者的隊伍建設(shè)，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數(shù)字化管理工作提供人才保障。
三、切實加強數(shù)字化背景下高校檔案的保護(hù)
電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內(nèi)容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實性、完整性、原始性是極大的挑戰(zhàn)。因此，切實加強數(shù)字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數(shù)據(jù)丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的重大問題和挑戰(zhàn)。要做好上述工作，需把握以下原則：
（一）提高數(shù)字化檔案管理人員的安全防范意識
首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識，嚴(yán)格按照《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數(shù)字化檔案的管理和制定詳細(xì)的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓(xùn)，檔案管理人員必須對安全操作規(guī)程做到了心中有數(shù)，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數(shù)字化管理人員的配備應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，突出責(zé)任意識、紀(jì)律意識和信息道德品質(zhì)，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關(guān)鍵崗位上。
（二）提高系統(tǒng)安全防范技術(shù)能力
一方面，要依托傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)，如最常用的是數(shù)據(jù)密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進(jìn)行安全保護(hù)。另一方面，要充分發(fā)揮新型網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方法的功能，進(jìn)行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權(quán)控制。對網(wǎng)上信息用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，設(shè)置不同用戶對各類信息的訪問權(quán)限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數(shù)字簽名驗證。在計算機網(wǎng)絡(luò)中采用數(shù)字簽名，動態(tài)驗證用戶身份與數(shù)據(jù)的真實性，確保數(shù)據(jù)的真實性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術(shù)。根據(jù)安全實際要求，可以將數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進(jìn)、出兩個方向的通信，借以保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不受外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，并防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的用戶向外泄密。
（三）嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力
影響數(shù)字化檔案安全的因素眾多，有諸如網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災(zāi)害等原因造成的存儲設(shè)備硬件損壞。因此，必須嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，有效防止這些因素對系統(tǒng)造成損害，確保既有的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難后可以迅速恢復(fù)的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在實際執(zhí)行數(shù)據(jù)備份過程中，隨著時間的增長需要備份的文件數(shù)量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數(shù)據(jù)存儲難題。如何安全、科學(xué)地保存這些數(shù)據(jù)，是備份工作的關(guān)鍵。可以依托數(shù)字檔案館平臺，采取海量數(shù)據(jù)在線存儲（如磁盤陣列）和脫機載體存儲相結(jié)合的辦法。
關(guān)鍵詞 高校檔案 數(shù)字化 規(guī)范化管理
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
檔案信息是一種有價值的文獻(xiàn)歷史記錄。高校信息化的管理，對檔案館的發(fā)展提出了新要求，推進(jìn)電子檔案，對檔案的數(shù)字化管理是一種必然要求。 檔案的數(shù)字化管理大大提高了檔案信息的搜索效率，它強大的社會功用已經(jīng)讓人們從中受益，因此許多高校都在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。
1檔案數(shù)字化管理的必要性
1.1檔案數(shù)字化是社會發(fā)展的必然需求
快節(jié)奏的工作要求人們以最快的時間得到最準(zhǔn)確的信息，并迅速地做出反應(yīng)或決策，時間就是效益。人們有著強烈的時間意識，尤其是在面臨重要事睛、重要變故時，此時會需要調(diào)動相關(guān)信息并及時查閱，上至國家機關(guān)、決策部門，下至學(xué)生、普通公民對檔案信息的需要量都在日益增加；信息量大，內(nèi)容復(fù)雜，這些情況都不是原始的檔案管理所能應(yīng)付得了的，這就迫使保管和提供信息的檔案館必須以最快的速度進(jìn)行改革，從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，傳遞信息現(xiàn)代化、服務(wù)功能社會化。檔案的服務(wù)職能由傳統(tǒng)的分散性、單獨性、區(qū)域性日益轉(zhuǎn)變成綜合性、系統(tǒng)性、全局性。
1.2檔案數(shù)字化有利于提高工作效率
傳統(tǒng)的以文字、聲音、影片等為介質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為以計算機多媒體為載體的電子信息資料，有效實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理。這樣，不僅減少了檔案的管理經(jīng)費，而且方便所需信息的及時查閱，實現(xiàn)信息資源的共享。既免去反復(fù)復(fù)印資料而帶來的財力、人力和時間的浪費，提高辦事效率；又使檔案數(shù)字化管理有效實現(xiàn)了資料的及時歸檔，方便保存和再次使用；從而使檔案的數(shù)字化管理實現(xiàn)相關(guān)信息的快速傳遞、流通，讓工作人員在自己的辦公地點就可以隨意查閱所需的信息資料。
1.3檔案數(shù)字化加速了檔案信息的交流、傳遞和共享
電子信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案的數(shù)字化管理提供了很好的平臺，也為檔案信息面向社會服務(wù)的工作提供了很好的環(huán)境。文件的制作工作與檢索工具的編制大體相同，可以使用同一個系統(tǒng)軟件對文件和檔案進(jìn)行管理，以文件制作為基本的工作平臺。計算機作為檔案數(shù)字化管理的WEB服務(wù)器，用于檔案部門在網(wǎng)上進(jìn)行檔案查詢的主要工具，也可以通過局域網(wǎng)、區(qū)域網(wǎng)等展開檔案的電子檢索工作，從而使信息在各部門間傳遞、交流和共享。
2高校目前檔案管理的狀況及存在的問題
2.1基礎(chǔ)建設(shè)方面，數(shù)字化設(shè)備嚴(yán)重短缺
基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、軟件環(huán)境建設(shè)等數(shù)字化信息的系統(tǒng)，數(shù)字化對基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)要求很嚴(yán)格，數(shù)字化的設(shè)備一定要符合國家標(biāo)準(zhǔn)。從數(shù)字化檔案信息的可靠性、易更改性與長遠(yuǎn)利用的原因，檔案館必須配備與之相匹配的數(shù)字化設(shè)備。由于經(jīng)費不足，資金的約束導(dǎo)致了數(shù)字化設(shè)備的種類是有限的，計算機只能處理簡單的輸入、輸出、打印和普通檢索、電子檔案存儲等層面，也只能購買平板A3掃描儀、縮微膠片掃描儀、數(shù)碼相機等簡單的設(shè)備。相當(dāng)一部分信息不能轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，例如圖紙檔案由于大幅面掃描儀價格昂貴，許多檔案館承擔(dān)不起這項費用，堆積如山的圖紙檔案只能在庫房中靜靜的等待機遇，很多歷史檔案也在存放和翻閱中變黃、破損了，這些都迫切需要解決。
2.2信息資源方面，不能正確劃定信息資源的范圍
部分高校，只是按部就班的把各類向社會開放的檔案通過掃描、縮微等方式錄人數(shù)據(jù)庫，或是把保管檔案的庫房紋絲不動的轉(zhuǎn)變成存儲檔案信息的數(shù)據(jù)庫。這樣都是對信息化的片面理解，實際上并不是所有檔案信息資源都有必要以數(shù)字形式存儲，數(shù)據(jù)庫所要保存的應(yīng)該是利用率高的檔案信息，否則既會造成人力和物力資源浪費，也會加重數(shù)據(jù)庫的負(fù)荷，影響數(shù)據(jù)庫的正常運轉(zhuǎn)。
2.3專業(yè)人員匱乏，攻關(guān)能力薄弱
數(shù)字化需要信息、人才、設(shè)備三者和諧運作才能順利完成，人才是數(shù)字化的保證，技術(shù)再先進(jìn)，也必須靠人才掌握和運作。檔案館是一個清水衙門，人才招聘相對于其它地方來說比較困難，導(dǎo)致人員在知識結(jié)構(gòu)方面問題突出：（1）人員的背景專業(yè)和業(yè)務(wù)水平是單一的，各方面的人員比例不合理。（2）信息意識薄弱，不具備有針對性地快速挖掘信息的能力和對潛在的信息的超前預(yù)見能力和前瞻性。
3解決問題的辦法和建議
3.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面應(yīng)加大投資，打好檔案數(shù)字化的工作的根基
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，有計劃并穩(wěn)妥地進(jìn)行設(shè)備的投資更新，如在計算機的硬件設(shè)施、軟件更新、安全設(shè)備上。至于軟件的開發(fā)，應(yīng)由國家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關(guān)檔案數(shù)字化管理的軟件，加速檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程，同時也有利于資源轉(zhuǎn)換和共享，提高利用率，更好地為社會服務(wù)。
3.2人才隊伍建設(shè)
素質(zhì)提高的關(guān)鍵在知識水平的再提高，用新思路引導(dǎo)、新體制鼓勵、新方法培訓(xùn)、新知識灌輸，在提升檔案管理人員工作素質(zhì)的同時，積極引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)人才，爭取在較短的時間里踏上檔案數(shù)字化管理的新路子，建設(shè)數(shù)字化隊伍。
人才構(gòu)成原則：一是多樣化原則。即人才的背景專業(yè)和業(yè)務(wù)水平是多樣化和多層次的，要使各方面的人員有合適的比例。二是精干原則。數(shù)字化檔案館是多種高新技術(shù)的應(yīng)用部門，人員隊伍應(yīng)少而精，盡量提高工作效率。三是協(xié)調(diào)原則。檔案館的內(nèi)部關(guān)系應(yīng)該能做到知識互用、能力互補、職能協(xié)調(diào)。四是動態(tài)原則。人才結(jié)構(gòu)不是一成不變的，必須根據(jù)技術(shù)的發(fā)展需要及檔案信息需求的變化，隨時調(diào)整或變化，使機構(gòu)內(nèi)的構(gòu)成關(guān)系經(jīng)常處于最佳狀態(tài)。要求檔案人員要有較全面的知識結(jié)構(gòu)，包括檔案學(xué)、文件學(xué)、計算機應(yīng)用和英語知識等。
3.3數(shù)字化資源的范圍
1高?？蒲薪y(tǒng)計管理的意義
高?？蒲薪y(tǒng)計就是用數(shù)字來反映高?？蒲泄芾砉ぷ鞯膶嶋H情況，以便對科研信息實行計量化管理，是一種對科技現(xiàn)象數(shù)量方面的調(diào)查研究活動，是高?？蒲泄芾淼闹匾贫群头椒ㄖ唬?］。因此，高?？蒲薪y(tǒng)計的重要作用表現(xiàn)在:一是認(rèn)識高?？蒲谢顒右?guī)律的有力工具。通過大量綜合的統(tǒng)計數(shù)字與統(tǒng)計分析，用數(shù)字來說話，清楚地認(rèn)識科研活動的規(guī)律性。二是開展科研業(yè)務(wù)工作的客觀依據(jù)。從科研課題立項到完成、成果的社會影響及其轉(zhuǎn)化效益等情況，都離不開科研統(tǒng)計提供的數(shù)據(jù)，科研投入與產(chǎn)出的分析都需要可靠的數(shù)據(jù)［5］。三是學(xué)?？蒲泄ぷ骺茖W(xué)管理的重要手段之一?？蒲薪y(tǒng)計在管理科研的過程中有兩個不可分割的功能———統(tǒng)計服務(wù)和統(tǒng)計監(jiān)督。統(tǒng)計服務(wù)就是學(xué)?？蒲薪y(tǒng)計為學(xué)校科研管理決策服務(wù);統(tǒng)計監(jiān)督就是科研統(tǒng)計要及時地為科研工作的科學(xué)管理提供反饋信息，全面準(zhǔn)確地反映學(xué)?？蒲羞@一“車輪”運轉(zhuǎn)的情況，以便管理者制定新的決策，排除運轉(zhuǎn)過程中的故障。另外，統(tǒng)計監(jiān)督也在一定范圍和一定程度上起到預(yù)防學(xué)術(shù)腐敗、避免重復(fù)研究的作用。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，高?？蒲薪y(tǒng)計信息的數(shù)字化管理既是高?？蒲腥粘９芾砗凸芾砑苫⑿畔⒒l(fā)展的需要，也是高?？蒲幸?guī)范化、科學(xué)化管理的需要和服務(wù)學(xué)?？蒲械男枰?，更是高校實施科技創(chuàng)新工程、開展產(chǎn)學(xué)研用合作和服務(wù)地方經(jīng)濟社會發(fā)展的需要［6］。為了解和掌握國內(nèi)高校的科研信息統(tǒng)計工作的數(shù)字化管理情況，推進(jìn)高?？蒲泄芾淼默F(xiàn)代化水平，本文通過對江蘇高?？蒲薪y(tǒng)計管理現(xiàn)狀的調(diào)查，總結(jié)分析目前高校科研統(tǒng)計信息數(shù)字化管理的經(jīng)驗和不足，具體研究大數(shù)據(jù)時代適合于高?？蒲薪y(tǒng)計管理工作的方式方法，為國內(nèi)高?？蒲薪y(tǒng)計信息的數(shù)字化管理提供理論依據(jù)和可行性對策和建議。
2高?？蒲薪y(tǒng)計信息資源數(shù)字化管理現(xiàn)狀調(diào)查與分析
2.1江蘇高校的現(xiàn)狀調(diào)查
本研究于2014年12月—2015年1月，采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查方式，以江蘇的各類普通高校為調(diào)查對象。截止到2014年底，分布在江蘇全省各地的普通高?？倲?shù)為134所，其中本科院校51所(部委屬10所，省屬30所，市屬5所，民辦4所，中外合作辦學(xué)2所)，高職高專院校83所(省屬38所，市屬22所，民辦22所，中外合作辦學(xué)1所)［7］。在實際調(diào)查中，從被調(diào)查對象中隨機抽取15所本科院校、20所高職高專院校作為調(diào)查樣本，所取樣本兼顧“985工程”、“211工程”院校、地方普通本科及?？圃盒：兔褶k院校，調(diào)查內(nèi)容主要包括科研項目、科研成果、專家信息、企業(yè)需求等科研統(tǒng)計信息和科研管理系統(tǒng)設(shè)置情況等。具體調(diào)查結(jié)果如表1、表2所示。
2.2調(diào)查結(jié)果分析
2.2.1總體狀況上述調(diào)查樣本分布在江蘇省的不同地區(qū)。江蘇的蘇南、蘇中、蘇北3個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平具有一定差異性，蘇南地區(qū)(包括南京、蘇州、無錫、常州、鎮(zhèn)江)是江蘇省經(jīng)濟發(fā)達(dá)地區(qū)，蘇中地區(qū)(包括揚州、南通、泰州)次之，蘇北地區(qū)(包括徐州、淮安、鹽城、連云港、宿遷)的總體發(fā)展水平相對較弱。因而，本課題的調(diào)查結(jié)果具有一定的代表性，基本能夠反映全國高校的科研統(tǒng)計信息的數(shù)字化管理現(xiàn)狀與水平。表1、表2顯示，除1所院校的網(wǎng)頁不可訪問外，其他25個單位在其科研管理部門的網(wǎng)頁有科研信息的統(tǒng)計管理欄目，占樣本總數(shù)的71.4%;9個單位沒有科研信息統(tǒng)計欄目，僅涉及學(xué)校立項課題、獲獎等信息的簡單報道，占樣本總數(shù)的25.7%。各院校統(tǒng)計的科研信息主要涉及各級各類立項科研項目、、獲獎成果、授權(quán)專利、制定標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)需求信息、內(nèi)部專家信息等科研信息。在校內(nèi)科研管理系統(tǒng)建設(shè)上，有20個院校已建立內(nèi)部科研管理平臺，占樣本總數(shù)的57.1%;14個單位尚未設(shè)立，占樣本總數(shù)的40%。部分院校的科研統(tǒng)計信息不僅體現(xiàn)校內(nèi)科技信息，還關(guān)注社會需求信息。另外，本科院校的科研信息統(tǒng)計數(shù)字化管理工作總體整體水平好于高職高專院校，涉及的信息內(nèi)容也較為詳細(xì)而豐富。2.2.2主要成績根據(jù)上述調(diào)查結(jié)果可看出，高?？蒲行畔⒔y(tǒng)計工作的數(shù)字化管理已取得了一定成效:一是高?？蒲泄芾淼男畔⒒ㄔO(shè)已發(fā)揮作用。已建立的校內(nèi)科研管理平善了內(nèi)部科研管理功能，高校科研信息統(tǒng)計工作逐步走向自動化、集成化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，科研信息管理水平在逐步提升。二是信息統(tǒng)計內(nèi)容較為豐富。各個學(xué)校的數(shù)字化科研信息既有校內(nèi)立項課題、縱橫向科研項目，又有獲獎成果信息、授權(quán)專利轉(zhuǎn)讓和專家學(xué)者信息等。三是科研信息統(tǒng)計公開化程度較高。眾多高校在校園網(wǎng)站或其科研管理部門網(wǎng)頁設(shè)置“科研成果”專欄，以分類統(tǒng)計的形式向校內(nèi)外展示科研成果。四是科研信息統(tǒng)計管理工作重視產(chǎn)學(xué)研用的結(jié)合。一些學(xué)校(本科院校居多)專門搭建了成果轉(zhuǎn)化系統(tǒng)平臺或技術(shù)轉(zhuǎn)移中心平臺，以有效的信息統(tǒng)計為地方社會經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)?？v觀全國高校科研信息統(tǒng)計管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的原因，主要歸結(jié)于:(1)信息化建設(shè)促進(jìn)科研信息管理的數(shù)字化。進(jìn)入21世紀(jì)，信息化對經(jīng)濟社會發(fā)展的影響更加深刻，信息資源日益成為重要生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富［8］。科研信息是信息資源的重要組成部分，對其進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)成為必然。(2)數(shù)字校園建設(shè)加速科研信息化。數(shù)字校園建設(shè)是由學(xué)校教務(wù)處、科研處、財務(wù)處、圖書館等各業(yè)務(wù)部門共同驅(qū)動、共同完成的信息化建設(shè)工作，科研信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，為學(xué)校科研管理和服務(wù)創(chuàng)造了一個良好的信息化環(huán)境，并已成為高校師生教學(xué)、科研不可或缺的一部分［9］。(3)產(chǎn)學(xué)研政的結(jié)合需要高校提供全面而豐富的科技信息。全國多個地區(qū)正在實施科技創(chuàng)新工程，這對科技信息資源的建設(shè)與服務(wù)提出了新的高要求。為此，各級政府依托所在地高校的技術(shù)力量，并把高校納入到本地區(qū)的數(shù)字化、智能化行業(yè)科技信息資源共享服務(wù)體系。為實現(xiàn)科技信息資源的開放共享，促進(jìn)地方科學(xué)研究和成果推廣，高?？蒲泄芾聿块T通過加大科研管理力度，科研信息統(tǒng)計工作得到了前所未有的發(fā)展。2.2.3存在問題通過對調(diào)查統(tǒng)計結(jié)果的剖析，結(jié)合日常與省內(nèi)外同行的工作交流，本文研究發(fā)現(xiàn)，目前高?？蒲行畔⒔y(tǒng)計數(shù)字化管理還存在以下問題:一是科研管理系統(tǒng)利用率低。雖然大部分院校搭建了科研管理平臺，但目前僅限于內(nèi)部統(tǒng)計科研工作使用，校內(nèi)外其他科研人員無訪問權(quán)限，這阻礙了本校、本地區(qū)同行之間的相互學(xué)習(xí)和交流，導(dǎo)致同類項目重復(fù)申報、重復(fù)研究。二是信息統(tǒng)計管理意識不強。一些學(xué)校缺少科研信息的統(tǒng)計管理理念，僅利用單位網(wǎng)頁，對立項課題、獲獎成果和成果轉(zhuǎn)化等情況進(jìn)行新聞報道，尚未開展科研信息的專項統(tǒng)計和網(wǎng)上管理。三是信息統(tǒng)計內(nèi)容有待完善。由于高?？蒲行畔⒒芾砥鸩捷^晚，各單位網(wǎng)站上公布的統(tǒng)計信息涉及的年度信息不齊全，自然科學(xué)成果信息多、社會科學(xué)類成果信息少，學(xué)校產(chǎn)生的很多有價值的調(diào)研報告、為政府提供的決策咨詢報告等成果信息被忽視，成果轉(zhuǎn)化的成功案例和大學(xué)生科技創(chuàng)新成果信息還沒有列入科研統(tǒng)計范圍。四是信息開放共享程度較低。學(xué)校承擔(dān)完成的各類科技計劃項目所產(chǎn)生的以及過去所積累的科學(xué)數(shù)據(jù)大多數(shù)仍擱置在資料堆、檔案柜乃至流散在個人手中，沒能得到有效管理和利用，面向社會的科研信息資源共享服務(wù)體系不健全，導(dǎo)致科研用戶、企業(yè)用戶對所需的數(shù)據(jù)無從查找。
3對策建議
在高校管理工作逐步網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的變革時期，高?？蒲泄芾砣藛T應(yīng)強化信息統(tǒng)計數(shù)字化管理意識，增強科研管理責(zé)任意識。以科研管理系統(tǒng)建設(shè)為基礎(chǔ)、數(shù)字化校園建設(shè)為契機，梳理學(xué)?？茖W(xué)研究活動各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的科技信息，推動學(xué)?？蒲行畔⒔y(tǒng)計工作的數(shù)字化管理。
3.1建立健全學(xué)校內(nèi)部科研管理系統(tǒng)
為完善科研信息的數(shù)字化管理，提升科研管理水平和服務(wù)能力，尚未建立科研管理系統(tǒng)的高校應(yīng)盡快搭建科研管理平臺;已使用科研管理系統(tǒng)的院校，還需要不斷更新和完善系統(tǒng)平臺的功能模塊，增加科研成果信息分類統(tǒng)計和分類查詢子系統(tǒng)，建立科研項目與經(jīng)費庫、論文庫、著作教材庫、獲獎成果庫、專利與標(biāo)準(zhǔn)庫、科技成果轉(zhuǎn)讓庫、專家信息庫等專題信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫［10］。比如，南京大學(xué)的科研管理系統(tǒng)平臺在自然科學(xué)類科研項目方面分別設(shè)立了橫向項目和縱向項目信息檢索子系統(tǒng)，可以從項目名稱、負(fù)責(zé)人等途徑進(jìn)行檢索。一些學(xué)校已建或正在建設(shè)的OA系統(tǒng)應(yīng)充分考慮科研管理子系統(tǒng)的校內(nèi)功用和社會化服務(wù)功能，把目前相對獨立的產(chǎn)學(xué)研平臺作為一個子系統(tǒng)，整合到學(xué)?？蒲泄芾淼拇笙到y(tǒng)中，以滿足校內(nèi)科研信息的統(tǒng)計管理和查詢的需要，同時滿足社會科技人員、企業(yè)研發(fā)人員、企業(yè)管理決策者等用戶的科技信息需求。
3.2充實科研統(tǒng)計指標(biāo)的信息內(nèi)容
目前高校科研統(tǒng)計的基本指標(biāo)是科研投入和科研產(chǎn)出(科研成果)，科研投入主要是科研經(jīng)費，即當(dāng)年實到科研經(jīng)費(指當(dāng)年撥入的科技和社科經(jīng)費總和);科研產(chǎn)出的3個統(tǒng)計指標(biāo)是論文論著(科技類、社科類)、鑒定與登記的科技成果和發(fā)明專利［11］。在各個單位網(wǎng)站能夠看到的科研統(tǒng)計信息很少涉及學(xué)校的科研投入或到賬科研經(jīng)費，涉及經(jīng)費內(nèi)容的至多是獲批橫向項目的資助費用。為有效發(fā)揮科研統(tǒng)計在科研投入與產(chǎn)出效益核算方面的作用，科研管理部門可以把立項研究項目的資助費用和單位配套費用在公眾可訪問的項目管理模塊予以公開，一方面發(fā)揮公眾對科研經(jīng)費使用的監(jiān)督作用，另一方面鼓勵本單位職工合理使用經(jīng)費，多出科研成果。對于科研產(chǎn)出即科研成果的信息統(tǒng)計，必須對科研產(chǎn)出的各類成果進(jìn)行科學(xué)的匯總分析，既有按類按年的詳實統(tǒng)計，也要有成果變化的動態(tài)統(tǒng)計，同時兼顧自然科學(xué)與社會科學(xué)研究信息的統(tǒng)計。比如可轉(zhuǎn)化成果的統(tǒng)計信息，一定要在單位網(wǎng)站的相應(yīng)統(tǒng)計公告欄有詳細(xì)的反映;已轉(zhuǎn)讓的專利等技術(shù)，要有轉(zhuǎn)讓時間和受讓單位等信息，以便于企業(yè)用戶引入新技術(shù)成果進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)，切實推進(jìn)校企合作;研究與咨詢報告的統(tǒng)計既要包括正式提交給有關(guān)部門的調(diào)查報告、研究報告、咨詢報告等研究成果，也要有相關(guān)成果被采納的信息統(tǒng)計，這是高校科技智庫信息資源建設(shè)的需要。對于學(xué)校專家信息，目前僅有部分高校從事這方面的統(tǒng)計工作，眾多高校可以把校內(nèi)專家信息提交到數(shù)字化管理平臺或網(wǎng)站專家信息專欄，因為技術(shù)專家對地方科技創(chuàng)新驅(qū)動具有直接的推動作用。專家信息統(tǒng)計具體以學(xué)校有名望的學(xué)科專家為基礎(chǔ)，整合其他各方面專家資源，建立多層次、多方位、多專業(yè)、高質(zhì)量的“專家?guī)臁保鳛檎毮懿块T、校外研發(fā)機構(gòu)、企業(yè)管理者等與校內(nèi)專家聯(lián)系的樞紐，利用學(xué)校專家學(xué)者的特長服務(wù)于社會［12］。
3.3促進(jìn)統(tǒng)計信息的高度集成與共享
關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化高校檔案管理研究分析
一、 前言
信息時代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，促進(jìn)了高校的檔案管理工作開始朝著信息化的步伐邁進(jìn)，這對當(dāng)代的高校來說具有重要的意義。傳統(tǒng)的檔案管理模式，往往采用人工紙質(zhì)記錄的方式對檔案進(jìn)行保存，這種方式目前已經(jīng)不能適應(yīng)高校發(fā)展的實際需求，局限性很強。取而代之的是信息化的檔案管理已經(jīng)滲入到高校的管理中去，很多的高校檔案管理開始實現(xiàn)了信息化的管理模式，但是普及力度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。很多的高校檔案管理依然以傳統(tǒng)的人工檔案管理為主，不僅浪費了大量時間，同時還是降低了工作效率，通過復(fù)雜的人工搜索，很難準(zhǔn)確找到所需要的檔案。在高校大力推進(jìn)信息化檔案管理的浪潮中，計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用于高校的檔案管理工作中，其作用已經(jīng)變得無法被取代。檔案的信息化管理不僅給我國的高校檔案工作帶來了極大的便利，同時也給我國的檔案管理創(chuàng)新帶來了極大的挑戰(zhàn)，只有抓住這一挑戰(zhàn)，高校的檔案管理才會取得長足的發(fā)展。檔案的管理工作是一項非常重要的工作，近些年國家非常重視檔案的管理工作，他們不僅在檔案管理工作上加大了資金的投入力度，同時還對檔案的信息化管理加大了科研力度。在新時期下，檔案的管理是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的管理工作，它對我國的高校的檔案管理人員提出了更為嚴(yán)格的的要求。作為檔案管理者，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，同時還要具備很強的檔案保密意識，充滿責(zé)任心，不能損害高校的利益。信息數(shù)字化的檔案管理模式是高校未來發(fā)展的必然趨勢，它對于提高檔案管理工作效率，提升檔案管理質(zhì)量，具有重要的現(xiàn)實意義。
二、 我國的高校檔案信息化管理存在的問題分析
（一） 高校檔案管理人員素質(zhì)偏低
高校檔案管理人員要想做好高校的檔案管理工作，首先要從加強自身的道德建設(shè)，提高自己的素質(zhì)入手。但是從目前的實際情況來看，我國的檔案管理人員普遍存在著素質(zhì)偏低的現(xiàn)象，這不僅不利于檔案管理工作的正常開展，同時還阻礙了我國高校的檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化的步伐邁進(jìn)。很多的檔案管理人員單純地認(rèn)為檔案管理工作實際上就是簡單的將檔案搜集與整理，必要的時候拿出來供高校參考與使用，這種想法是錯誤的。檔案管理工作實際上是一種非常復(fù)雜精密的工作，它要求檔案管理人員具有一顆細(xì)致的心，不放過檔案管理的每一個細(xì)節(jié)問題，在工作中要及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。我國的高校檔案管理人員還存在著一種更為嚴(yán)重的問題，那就是檔案管理人員對檔案的保密意識不強，很多的檔案已經(jīng)不再是檔案了，大部分人可以隨便翻看或查閱。這種現(xiàn)象對高校的未來發(fā)展是非常不利的，作為檔案管理人員一定要“以身作則”，認(rèn)真研讀《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，做好檔案的保密工作。計算機系統(tǒng)目前已經(jīng)開始應(yīng)用到高校的檔案管理工作中去，但是很多的檔案管理人員計算機水平比較低，不能勝任高校的檔案管理工作。作為檔案管理者一定要加強自己的計算機學(xué)習(xí)，提高自己的計算機水平，適應(yīng)高校檔案管理工作的需要。
（二） 高校檔案管理工作任務(wù)量大，工作效率低
高校的檔案管理工作是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的工作，檔案信息量比較大，它要求檔案管理人員能夠快速找出所需要查閱的檔案。我國目前的高校檔案管理存在著以傳統(tǒng)管理為主的模式，人員還是依靠紙質(zhì)記錄的方式進(jìn)行歸檔、整理，在面對大量的檔案管理時，管理人員很難對大量的信息進(jìn)行處理，影響辦事效率。高校應(yīng)該從根本上意識到這種現(xiàn)象的危害性，并采取多種手段改變這種現(xiàn)狀。
三、高校檔案信息化管理策略分析
（一） 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員是檔案管理的直接參與者，其素質(zhì)高低與否直接影響檔案管理工作的效率。作為高校領(lǐng)導(dǎo)一定要全面培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，使他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并加強他們的理論知識學(xué)習(xí)。對于檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，我們可以從以下幾個方面入手：首先，加強他們的思想道德理論知識學(xué)習(xí)，使他們具備較強的檔案管理理論功底。其次，舉辦多樣化的公益活動，提高他們的法律意識。檔案管理是一項嚴(yán)密的工作，管理人員一定要了解《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，遵紀(jì)守法，不，靠關(guān)系出賣檔案。對于一些違反法律法規(guī)的檔案管理人員，要按照法律的要求對其進(jìn)行處罰。
（二） 引入高科技計算機檔案管理系統(tǒng)
計算機檔案管理具有很多傳統(tǒng)檔案管理所沒有的特點，它不僅可以以電子檔的形式儲存大量的檔案信息，同時在必要的時候我們可以通過檢索“關(guān)鍵詞”，很快查詢到自己所要找的檔案信息。引入計算機檔案管理系統(tǒng)，是目前高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對于提高高校檔案管理工作效率具有重要的意義。
結(jié)束語
高校的信息化檔案管理模式，對高校的管理發(fā)展具有很大的推動作用。作為高校的檔案管理人員一定要“以身作則”，不斷加強自己的檔案管理理論知識學(xué)習(xí)，同時還要強化自己的計算機水平學(xué)習(xí)。信息化的檔案管理模式是時展的需要，它不僅可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需要的檔案信息，同時還可以最大化降低高校檔案管理工作的投入成本，提高檔案管理工作的效率。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】高校；互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理
2015年，全國“兩會”政府工作報告將“互聯(lián)網(wǎng) +”從民間智庫提升為國家戰(zhàn)略，把“互聯(lián)網(wǎng) +”比作“風(fēng)口”。對于新形式下的高校檔案管理工作來說，從思想認(rèn)識到工作實踐，都需要主動適應(yīng)和迎合新的變化，促進(jìn)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有機結(jié)合，讓檔案管理工作更有效率、更為精確，促進(jìn)檔案服務(wù)朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)。
一、互聯(lián)網(wǎng) + 檔案的目標(biāo)與實質(zhì)
1.存儲介質(zhì)由紙質(zhì)向電子、數(shù)字多媒體、網(wǎng)絡(luò)等等多元化介質(zhì)互補融合的方向發(fā)展。數(shù)字化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本前提。檔案數(shù)字化之后存入電子介質(zhì)，就有了比傳統(tǒng)檔案管理更加豐富的組織形式。文字、圖像、聲音、畫面都可以輕松地組織到一起，從而更加清晰生動地還原真實。數(shù)字化檔案的最大優(yōu)勢還在于其可以利用網(wǎng)絡(luò)。各個不同地方的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)就可以建立起一個大而可靠的檔案數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一進(jìn)行保存、管理。同時它也可以為有檔案需求的人提供方便快捷的查閱修改等服務(wù)，從而打破了檔案“久居深宮”的狀態(tài)，更好的達(dá)到提升管理，服務(wù)社會的目的。
2.檔案信息的特點由真實性可靠性進(jìn)一步向綜合性完整性轉(zhuǎn)變。在檔案網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變發(fā)生之后，管理體系最大的特點就是其綜合性。與辦公自動化系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、層級文件審批系統(tǒng)等等各種系統(tǒng)相結(jié)合，使得檔案管理員從單位內(nèi)部辦公文件的歸檔整理到單位之間人員流動文件審批的各個過程都可以快速清晰地在網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行處理。同時文件處理、審批、交換的流程都可以在系統(tǒng)中有完整的保存。在文檔的整體組織框架中也可以對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分層次的管理，使各部門進(jìn)行分別的管理與匯總，從而提升了提高資料保存的完整性。
3.檔案管理與檔案服務(wù)更有效率，成本更低。在檔案與網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合的條件下，可以迅速而又方便地進(jìn)行各方面的信息采集并將其納入單位內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)中，使得信息在整個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中能夠被快速的共享。達(dá)到簡化工作流程、節(jié)約人力、物力、財力資源，達(dá)到資源的高度共享，加強各部門、各工作環(huán)節(jié)的溝通交流，提高檔案管理效率乃至整個事業(yè)單位管理效率的目的。
二、高校檔案管理工作中存在的問題
1.檔案互聯(lián)共同、資源共享格局尚未形成。當(dāng)前，教育系統(tǒng)電子檔案管理方面缺少相應(yīng)的交流學(xué)習(xí)，缺乏深入細(xì)致的探討和研究，統(tǒng)籌發(fā)展的觀念欠缺，各自為政、管理水平參差不齊現(xiàn)象嚴(yán)重，無法實現(xiàn)資金共享、技術(shù)互補、資源共通。
2.檔案管理安全性能較低。目前，高校檔案管理各環(huán)節(jié)間所使用的安全防護(hù)軟件不配套，在短時間內(nèi)需頻繁更換安全密鑰，安全防護(hù)軟件自動升級不頻繁，檔案管理各環(huán)節(jié)流程銜接不緊密，易在信息交接時出現(xiàn)安全隱患，導(dǎo)致管理網(wǎng)絡(luò)陷入癱瘓。
3.管理人員規(guī)范意識、技術(shù)水平欠缺。高校檔案管理人員技術(shù)水平和管理意識直接影響了高校檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+工作進(jìn)程。然而，在實際工作中，部分檔案管理人員的技術(shù)水平達(dá)不到要求。加之對檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)的缺乏，導(dǎo)致工作人員管理意識不強，不能實現(xiàn)自我提升。
4.檔案管理的風(fēng)險評估體系不健全。高校檔案管理除了安全軟件防護(hù)，還應(yīng)有完備的風(fēng)險評估體系，以此來防范檔案管理中有可能出現(xiàn)的風(fēng)險，規(guī)避安全漏洞，拿出應(yīng)對風(fēng)險相關(guān)應(yīng)急方案。目前，高校檔案管理缺少相應(yīng)的風(fēng)險評估體制，導(dǎo)致檔案管理風(fēng)險的發(fā)生。
5.管理模式標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化欠缺。不同高校所使用的電子檔案管理軟件五色雜陳，導(dǎo)致檔案分類差異萬千，導(dǎo)致全國高校檔案銜接不暢，增加檔案統(tǒng)一規(guī)范化管理工作的壓力。
三、檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”的思考和探索
（一）打破思想藩籬，創(chuàng)新思維
檔案工作者應(yīng)培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)思維，特別是移動網(wǎng)絡(luò)思維，善于將自身工作與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合來開展工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”浪潮下，要積極應(yīng)對新形勢，利用網(wǎng)站、微博、微信等新媒體公眾平臺提供檔案服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)開展遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、教育培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、學(xué)術(shù)交流等。利用網(wǎng)絡(luò)組織檔案工作志愿者進(jìn)行開放檔案的編目、關(guān)鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作臂膀，壯大檔案隊伍。在檔案服務(wù)方面，形成網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新思維，解決偽“互聯(lián)網(wǎng)+”的傾向。
（二）加強數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)行數(shù)字資源整合
目前，檔案管理人員應(yīng)注重紙質(zhì)檔案數(shù)字化，強化互聯(lián)網(wǎng)、新媒體信息的收集、整理、歸檔的意識，對互聯(lián)網(wǎng)信息、新媒體信息的分類等方面進(jìn)行研究。此外，在政府部門牽頭下，檔案機構(gòu)應(yīng)共同協(xié)作，建設(shè)全國開放檔案信息資源平臺，真正將互聯(lián)網(wǎng)與檔案融合，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的資源建設(shè)，逐步把全國已上網(wǎng)開放的檔案信息集中收集起來。積極推進(jìn)檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。目前，國家檔案局網(wǎng)站已經(jīng)開通“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”，但內(nèi)容有待豐富與補充，要構(gòu)建一個涉及內(nèi)容更廣泛的信息利用平臺。
（三）換位思考，建立用戶思維，實現(xiàn)高效查詢利用
在建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式中，檔案機構(gòu)應(yīng)建立用戶思維、產(chǎn)品思維和平臺思維。用戶需求與用戶體驗是此模式下的重要問題?；ヂ?lián)網(wǎng)+檔案可以形成一個檔案信息供給平臺，平臺的良好運作可以推動檔案事業(yè)的發(fā)展。2015年1月，溫州市檔案局及縣（市、區(qū)）檔案局（館）正式推出“智慧檔案”，實現(xiàn)跨館服務(wù)、異地查詢。此外，基于互聯(lián)網(wǎng)的開放系統(tǒng)，打造檔案服務(wù)評價平臺，從大數(shù)據(jù)中獲取檔案服務(wù)評價信息，促進(jìn)檔案機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的提升。把檔案機構(gòu)的服務(wù)對象進(jìn)行細(xì)化，從而有針對性地提供“個性化”服務(wù)。
（四）做好互聯(lián)網(wǎng)下檔案信息安全防范
在傳統(tǒng)檔案安全問題中，主要涉及檔案實體安全及信息安全。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案的安全防范同樣存在于這兩個方面。保存時的安全問題，可以通過技術(shù)路徑進(jìn)行解決，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式下，主要安全問題突出表現(xiàn)為信息泄密問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，檔案利用的便利性與檔案泄密的高發(fā)性是一對主要矛盾，所以，在該模式下，對檔案利用者的身份認(rèn)證及權(quán)限設(shè)置是個關(guān)鍵點，只有實現(xiàn)對檔案利用者的身份有效核實、權(quán)限準(zhǔn)確分類，才能保證檔案信息的安全。隨著檔案信息資源平臺的建設(shè)，平臺可實現(xiàn)與公民身份證系統(tǒng)的有機嵌合，實現(xiàn)對檔案資源的實名查詢，根據(jù)身份信息確定應(yīng)用權(quán)限分類。在互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代，主趨勢是實現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，消除信息“孤島”，加快各類信息平臺的整合，避免重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)“打架”。
“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個新的機遇，在電商行業(yè)看來，互聯(lián)網(wǎng)時代，具體的產(chǎn)品或服務(wù)是競爭力的核心，如何吸引用戶的眼球、增加用戶的黏性及提高用戶的轉(zhuǎn)化率是關(guān)鍵。對于檔案事業(yè)的發(fā)展同樣適用，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息管理和信息高效服務(wù)，對于檔案事業(yè)的發(fā)展來說真可謂是“柳暗花明又一村”。
參考文獻(xiàn)：
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