時間：2022-04-27 20:03:41
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案室工作計劃，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、指導思想
在學校班子的領(lǐng)導下，為促進學校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學校發(fā)展服務和為師生服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。
二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規(guī)督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規(guī)范化為重點，力爭在檔案管理業(yè)務和服務質(zhì)量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
（一）加強宣傳與學習，將檔案法規(guī)范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識；指導處室兼職檔案員的檔案業(yè)務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業(yè)務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進。
（二）積極推進檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統(tǒng)一標準，進行規(guī)范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
（三）做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經(jīng)領(lǐng)導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校（原中心小學和成教中心）移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實際，對本學期新收文件材料進行統(tǒng)計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統(tǒng)計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構(gòu)嚴格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時，運用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經(jīng)驗，積極業(yè)務培訓、不斷提高檔案業(yè)務管理水平。
3、加強對庫房規(guī)范化管理，嚴格實現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設。實現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學校分管檔案工作領(lǐng)導、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領(lǐng)導、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學校的檔案管理工作。
范文二：
一、指導思想：
在學校計劃的指導下，按照本學期學校發(fā)展的思路對后勤工作的要求，完善規(guī)章制度，和運行機制，提高服務效率，使后勤工作制度嚴密化，思路創(chuàng)新化，形式多樣化，從而實現(xiàn)責任明確，運行規(guī)范力求創(chuàng)新，提高效率的工作目標。
二、具體目標：
1、建立健全財產(chǎn)管理使用制度，使學校財產(chǎn)物品保管合理，減少損失，及時保證教育教學工作的需要。
2、加強宿舍管理，注重對學生的教育。把學校學生宿舍建設成為校園文明的窗口，培養(yǎng)學生良好行為習慣的基地。
3、在后勤社會化運行的基礎上，加強對伙食管理，在控制飯菜價格上張的基礎上，對飲食衛(wèi)生和質(zhì)量進行監(jiān)督，促進師生生活水平的提高。
4、加強學校園林化建設，在去年已經(jīng)成為我市園林化建設合格單位的基礎上，今年要繼續(xù)闊的綠化面積，同時要協(xié)同政教處做好學生的愛校教育，教育學生愛護學校的一草一木。
5、加強教育教學設施建設，在設施建設方面:：（1）焊接專業(yè)的設施建設和其他新開專業(yè)的設施建設。（2）配合熱電聯(lián)產(chǎn)的取暖設施建設。
6、充分利用我校的專業(yè)班教室和學生人才優(yōu)勢，把學校后勤建設成為專業(yè)學生實習的基地。從而達到一方面培養(yǎng)學生的專業(yè)技能，一方面減少學校的用工消費。
三、措施：
一、強化管理，提高素質(zhì)。隨著本學期我校學習形式的多樣化，學校本學期增加了陽煤技工學校的崗位培訓班，和春季新生班。這樣在辦學形式多樣化和規(guī)模較前擴大的同時，學校后勤工作也增加了新的負擔，后勤的壓力也隨之增大。因此，加強隊伍建設，不斷整動后勤工作作風，已經(jīng)成為較前更為迫切和加強的工作。鑒與此，我們要繼續(xù)堅持每周二的例會制度，通過例會總結(jié)成績，揭示問題，統(tǒng)一全體后勤人員的意志和行為。其次總務負責人要堅持不斷的深入班級，食堂，宿舍洞察了解情況，及時解決服務工作中存在的問題。
二、繼續(xù)完善有關(guān)制度。做好定崗定責，把后勤工作分解到每一個崗位，和崗位工作人員中。
1、楊世平，李衛(wèi)東做為庶務管理人員，在及時保證教學供給需求的同時，要把節(jié)約放在首位，并做好上下協(xié)調(diào)，及時和學校財務溝通，做到帳物相符，帳帳相合，按有關(guān)要求履行好出庫和入庫手續(xù)和物品借領(lǐng)手續(xù)。
2、趙萬孩主要負責伙食管理，協(xié)助總務主任對食堂價格和質(zhì)量的管理，配合衛(wèi)生監(jiān)督所協(xié)調(diào)加強食堂衛(wèi)生管理。確保飯食的安全，做好學?？惋埖牡怯浐徒處熕奚崴M的報表上報。
3、蔡建忠，任志文，王拉明，張鳳嵩在蔡建忠統(tǒng)一協(xié)同下，做好宿舍管理，按學校相關(guān)要求，和政教處配合，加強對住宿學生的管理和教育。做到按時上班，不得脫崗，勇于負責，不得麻痹，循循善導，不得粗暴，講求效果，不得懈怠。
4、王莆書負責學校用電的管理和維修，和教師宿舍電費的上報。
5、醫(yī)療室，張愛花，程麗霞等，本學期主要工作ban證，做好醫(yī)療，藥品，衛(wèi)生等工作。
三、加強設施建設，減少臨時用工。
1、隨著價格的上漲，社會用工工資也在不斷上浮，我校的社會用工工資也隨著大氣候的變化不斷變化，隨著我校焊接專業(yè)的開設，學?？倓仗幱媱澃言搶I(yè)充分利用起來，建設一支學校義務修建隊伍，節(jié)省電等相關(guān)用工費用。
2、同時要帶動焊接專業(yè)的設施建設，擴大我校學生技能訓練的實踐性教學范圍。
3、同時 學校今年力爭實現(xiàn)灶房煤氣化和取暖的熱電聯(lián)產(chǎn)，提高師生生活質(zhì)量。
四、建立健全學生生活委員會，通過生活委員會的形式，收集學生對后勤工作的意見和建議，把后勤工作的措施和意見傳達到全體師生中間。
五、設文明校園，優(yōu)化育人環(huán)境。
今年，在我校新樓落成以后，校園綠化面積進一步擴大。許多校園的基礎設施也需要不斷優(yōu)化，因此本學期在繼續(xù)加強對現(xiàn)有綠化范圍管理的同時，要把擴大綠化做為綠化方面的任務。
1 明確責任，始終把檔案管理工作擺在重要位置
為切實加強檔案管理工作，該局從三個方面入手，強化檔案管理工作的主體意識和責任意識。
一是強化領(lǐng)導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業(yè)務工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領(lǐng)導小組，相關(guān)科室負責人、崗位業(yè)務人員組成檔案網(wǎng)絡體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明、健全完善、運轉(zhuǎn)高效的檔案管理機構(gòu)。領(lǐng)導小組經(jīng)常調(diào)度，及時了解解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎。
二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領(lǐng)導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領(lǐng)導責任，形成了分管領(lǐng)導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。
三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡。
2 加強建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平
該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設、基礎設施建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。
一是加強制度建設。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規(guī)，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計為主要內(nèi)容的《乳山市機關(guān)事務管理局檔案管理規(guī)定》、《乳山市機關(guān)事務管理局檔案分類大綱》及其它9種規(guī)章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。
二是加強基礎設施建設。根據(jù)檔案室建設規(guī)模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了扎實的物質(zhì)條件。
三是加強檔案管理隊伍建設。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內(nèi)部檔案業(yè)務知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業(yè)務素質(zhì)，能夠利用政府系統(tǒng)辦公系統(tǒng)軟件，接收上級來文、內(nèi)部公文制發(fā)，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。
3 突出重點，充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用
在檔案利用上，該局突出重點，積極發(fā)揮檔案管理工作的作用，為機關(guān)事務各項工作的開展提供保障和依據(jù)。
一是突出規(guī)范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對文書、會計、基建、財務、聲像等各門類檔案進行了持續(xù)的完善補充和規(guī)范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個環(huán)節(jié)上嚴格把關(guān)，保證了歸檔案卷的質(zhì)量。截止目前，歸檔文書檔案30卷462件，財務檔案2639冊、基建房產(chǎn)檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對所有檔案都做到了檔案目錄符合規(guī)則，保管期限劃分準確，排列編號規(guī)范。編有醒目的庫房、柜、格檔案存放指引標記。建立了檔案統(tǒng)計臺帳和檔案基礎數(shù)據(jù)庫，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準確。
一、認證檢查簡介
目前，邵陽市直一、二級機構(gòu)有近200個單位檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經(jīng)市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領(lǐng)導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發(fā)展。
二、認證檢查的特點
1.追究性特點。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實施情況進行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應與檔案業(yè)務工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點應根據(jù)檔案法規(guī)實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點”結(jié)合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規(guī)范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內(nèi)容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業(yè)務工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。
3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調(diào)必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務或?qū)I(yè)檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。
三、認證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標準，使檔案工作監(jiān)督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機制。
2.促進平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數(shù)不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達標意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛?cè)嵯酀恼J證格局，使認證管理體系更逐完善。
四、認證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權(quán)，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內(nèi)容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調(diào)整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調(diào)整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。
中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數(shù)字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質(zhì)氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內(nèi)容記錄時間跨度上都處于絕對優(yōu)勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數(shù)字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數(shù)字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數(shù)字化的步伐，加大檔案數(shù)字化的力度。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數(shù)字形態(tài)檔案信息進行科學管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點，以條目的形式對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進行概括的工作。為規(guī)范該項工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術(shù)指標，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據(jù)中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務是通過建立網(wǎng)絡平臺來滿足用戶通過網(wǎng)絡調(diào)用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺建設。為建設系統(tǒng)平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強制性規(guī)則，是達到數(shù)字化總體目標的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數(shù)字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內(nèi)容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗與不足
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實現(xiàn)了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應用服務系統(tǒng)的開發(fā)建設。在實現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經(jīng)驗，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅實基礎。
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化工作實施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗：即只有對氣象記錄檔案數(shù)字化流程進行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數(shù)字化工作任務繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標準來規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數(shù)字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節(jié)約時間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實踐，總結(jié)了以下三點不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數(shù)字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內(nèi)容信息安全的管理在檔案內(nèi)容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數(shù)字化工作委托企業(yè)進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數(shù)字化過程有質(zhì)量檢查、格式檢查、信息復制等環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)掃描與存儲設備的全封閉管理，給檔案內(nèi)容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內(nèi)容進行更嚴密的安全管理做深入研究。
一、堅持改革，以黨的十八屆三中全會精神統(tǒng)領(lǐng)檔案工作
1.進一步將十八屆三中全會及重要講話精神的學習引向深入，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，切實用全會精神和講話精神統(tǒng)一思想、指導實踐、推動工作。
二、鍥而不舍，扎實推進市和區(qū)縣檔案館館舍建設
2.針對市檔案館開工建設階段的特點，健全施工現(xiàn)場指揮管理機制，推進新館建設。
3.繼續(xù)推進區(qū)縣檔案館建設，整體推動工作進度，指導科學化建設，落實資金補助。
三、以數(shù)字檔案館建設為重點，全面推進信息化建設
4.抓好數(shù)字檔案館建設。注重頂層設計，制訂工作方案，扎實推進實施。
5.抓好“存量數(shù)字化”。繼續(xù)推進“十二五”期間數(shù)字化工作任務的完成，完善市檔案館數(shù)字化工作流程，指導市屬單位和區(qū)縣檔案館按標準做好數(shù)字化工作。
6.抓好“增量電子化”。制發(fā)《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理工作規(guī)定》、《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》、《北京市檔案館電子檔案移交與接收辦法》，開展電子檔案接收試點和市檔案館電子檔案異質(zhì)備份試點工作。
四、完善檔案鑒定開放工作，更好地服務人民群眾
7.建立健全檔案開放鑒定和解密工作制度，指導區(qū)縣、市屬單位檔案部門做好檔案解密、劃控、鑒定等工作。
五、積極探索檔案資源布局管理，提高檔案工作科學化水平
8.開展檔案資源合理布局研究，優(yōu)化檔案資源建設體系，研究提出科學的檔案資源布局管理方案。
六、開展檔案社會化服務組織規(guī)范管理研究，促進檔案服務多樣化
9.研究檔案社會化服務的范圍和條件，規(guī)范社會化服務組織的管理，提出檔案社會化服務的實現(xiàn)方式。
七、加大檔案宣傳力度，增強全社會檔案意識
10.以“國際檔案日”暨北京市第六屆“檔案館日”活動為契機，加大檔案宣傳力度。
11.研究制定加強檔案宣傳工作的辦法，深入研究檔案宣傳工作的特點，采取多種形式、利用多種方法進行宣傳，整合宣傳資源，形成宣傳合力，增強宣傳的整體性、實效性，提高全民的檔案意識。
1.進行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問題
1.1檔案工作缺乏制度化的管理程序
當前檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
1.2檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在工作中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
1.3軟件開發(fā)應用問題
目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術(shù)經(jīng)驗。應當注重借鑒國外的先進經(jīng)驗，重視通用軟件開發(fā)應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各單位間相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應用軟件。
1.4計算機應用兩種知識的結(jié)合問題
在應用計算機的開發(fā)試驗中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業(yè)技術(shù)人員去研制，因為他們對檔案管理業(yè)務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務有著深刻的了解，對改進檔案業(yè)務有著科學的創(chuàng)想，才能搞好計算機檔案管理系統(tǒng)的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，更需要兩種知識的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務人員的主動進取精神。
1.5檔案管理現(xiàn)代化的準備不充分
雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始進行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開始使用采購的計算機等檔案管理現(xiàn)代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無法進行很好的計算機數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。
2.實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化中的思考
2.1樹立現(xiàn)代化檔案管理理念
思想是行動的先導，沒有先進、科學的檔案管理理論的指導，整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。由于紙質(zhì)載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛，以計算機技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢，運用科學的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應當怎樣實現(xiàn)自身的價值。同時，為適應檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風格，檔案庫房的設計、室內(nèi)設計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。
2.2學會現(xiàn)代化管理技術(shù)
目前，計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用已深入社會的各個領(lǐng)域和角落，通過計算機網(wǎng)絡傳輸檔案信息，可以廣泛的實現(xiàn)檔案信息共享。而實現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計算機應用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉(zhuǎn)化，適應信息社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要學會用計算機和網(wǎng)絡知識，通過技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應科學技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。
2.3建立現(xiàn)代檔案管理體制
目前，檔案管理體制滯后于形勢的發(fā)展，仍沿用計劃經(jīng)濟體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設施陳舊，得不到應有的重視，浪費了大量的信息資源。實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關(guān)系，檔案館設施設備要達到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責。
在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應將傳統(tǒng)的檔案服務提升為信息和知識服務，在不同的類型檔案管理部門進行檔案制度建設的試點與探索，進一步理順與檔案行政管理部門的關(guān)系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時，要加強檔案工作制度建設，以制度保障檔案工作的正常開展，以制度來協(xié)調(diào)各方向關(guān)系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實現(xiàn)宏觀的間接指導，微觀上依據(jù)健全的檔案標準化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。
2.4建立現(xiàn)代化檔案工作機制
好的工作機制是檔案工作發(fā)展的關(guān)健，檔案部門必須運用體現(xiàn)檔案工作特有的工作體制、工作方法進行管理，具體包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保證工作效率的提高，促進檔案工作的順利發(fā)展。隨著改革開放的不斷深入，檔案工作作用于社會的范圍越來越大。檔案事業(yè)要適應新時期的變化，就必須建立現(xiàn)代化的檔案管理工作機制：在管理程序上，建立檔案工作領(lǐng)導小組，實行分級負責的檔案工作責任制，責任到人，層層抓落實；在工作手段上，建立數(shù)字型檔案館，進行檔案的全文輸入和檢索自動化，檔案目錄做到查則有目，看則有檔。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；數(shù)字化管理
1 工程設計單位檔案工作的特點
檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)管理、基本建設活動的產(chǎn)物。它在生產(chǎn)活動中形成，又為生產(chǎn)、管理、科研服務。不同領(lǐng)域形成的科技檔案內(nèi)容、性質(zhì)、記錄手段等都有自己的特性。
中煤科工集團沈陽設計研究院有限公司是一家以煤炭行業(yè)為主，同時擁有建筑、環(huán)保、民爆、路橋等多種行業(yè)甲級設計資質(zhì)的綜合型工程設計單位。這樣一個歷史悠久、多學科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的科研設計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影?？萍紮n案內(nèi)容涵蓋了建院以來幾十年的生產(chǎn)、設計等活動形成的所有文件，例如工程設計文件、圖紙等。這些工程技術(shù)資料直接記錄了設計人員的設計思想、設計理念與方法，是廣大設計人員智慧的結(jié)晶，真實地記錄了設計及生產(chǎn)實踐活動的整個歷史過程。
科研設計單位的生產(chǎn)活動具有創(chuàng)新與繼承并存的特點。一項完美的設計除需要有獨到的創(chuàng)造性外，更離不開對前人設計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎上加以創(chuàng)新。這就決定了工程設計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設項目外，還可用于其他工程項目的設計工作中，在其他設計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內(nèi)可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。
鑒于工程設計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設計工作發(fā)揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應該考慮的問題。
2 做好基礎工作，加快檔案數(shù)字化管理進程
在過去的幾十年中，檔案管理以紙質(zhì)載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統(tǒng)的管理與借閱方式也為我院的歷史發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻。但隨著社會的進步，科學的發(fā)展，原始的落后的工作方法已不再適應現(xiàn)代化的、快節(jié)奏的工作環(huán)境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。
隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術(shù)已深入到社會的各個領(lǐng)域，信息化已成為社會發(fā)展的重要標志?？萍紮n案基礎業(yè)務建設的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，科技檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設，是新世紀檔案工作發(fā)展的必然趨勢。有局域網(wǎng)作依托，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務于設計、施工、生產(chǎn)、管理工作的有效途徑。
實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，需要做好以下幾項基礎工作。
2.1 制度約束與部門合作
數(shù)字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關(guān)制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數(shù)字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關(guān)部門的通力合作。計算機管理部門是數(shù)字化文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理數(shù)字化信息的專業(yè)技術(shù)部門，在檔案數(shù)字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調(diào)整組織機構(gòu)，檔案管理、情報、計算機中心合并為信息中心，新的組織機構(gòu)為檔案數(shù)字化及以后的信息化建設工作的發(fā)展提供了有力條件。
2.2 檢索目錄的數(shù)字化
實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是個循序漸進的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準備工作。完成檢索目錄的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)微機檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機人員優(yōu)勢，自行開發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案卡片手工檢索向現(xiàn)代化的電子檢索的飛躍。這一目標的實現(xiàn)，使檔案檢索工作更快捷、更準確，大大縮短了設計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數(shù)字化、信息化工作奠定了基礎。
2.3 檔案內(nèi)容數(shù)字化及保管
科技檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設計人員利用計算機軟件繪制的CAD文件和設計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質(zhì)檔案進行掃描并進行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。
紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期的實踐，已經(jīng)總結(jié)出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數(shù)字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點：一是，各部門指定一名負責人對該部門形成的數(shù)字檔案進行審核，統(tǒng)一歸檔，并嚴格履行驗收簽名手續(xù)，以確保檔案的完整與真實。二是，為保證數(shù)字檔案的安全，嚴防病毒、黑客的入侵，專機接收電子檔案，并采用防火墻技術(shù)和防入侵檢測技術(shù)。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進行長期異地保存，并嚴格保證光盤保存環(huán)境要求。
2.4 加快檔案信息化管理進程
有了檔案數(shù)字化工作的基礎，繼之檔案信息化建設是檔案管理和發(fā)展的必然趨勢，只有在現(xiàn)代化的管理手段前提下，檔案才能真正發(fā)揮出其“信息”潛能，提高工作效率，才能更好地參與生產(chǎn)、服務生產(chǎn)，從而更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務。建設檔案信息化管理，首先是基礎設施建設。我院投入人力物力建設了局域網(wǎng)，購置了電子檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)就了檔案信息化假設的核心。其次，必不可少的要進行員工培訓。檔案管理部門檔案外延的擴大，管理職能的改變，管理人員的素質(zhì)也必須適應相應的變革。最后，進一步建設完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍，歸檔流程及方式，歸檔電子文件格式，力求從管理上和技術(shù)上保證電子文件的真實性、完整性、有效性。
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
