時間：2022-08-21 07:41:59
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇工程部檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵字： 水電工程；檔案管理；特點；不足；對策
中圖分類號：TV文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
隨著社會的不斷發(fā)展，我國水電建設(shè)也得到了很大的發(fā)展，各種規(guī)模和不同形式的水電工程相繼建設(shè)起來，國家在這些項目上投入了大量的人力、物力和財力，水電工程為國家的發(fā)展做出了一定的貢獻(xiàn)。在水電工程管理中，水電工程建設(shè)的檔案管理是重要的一環(huán)，也是水電工程考核的項目之一。水電工程的建設(shè)過程中一定要做好檔案的管理工作，從檔案的收集、積累到整理和歸檔，都要按照要求來完成。
1水電工程建設(shè)檔案管理的特點
一般水電工程建設(shè)項目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜，所形成的檔案有如下特點：
1.1數(shù)量大、種類多
水電工程相對來說是一種比較大的系統(tǒng)工程，在建設(shè)過程中，是通過每一個小的項目組合而成的，從項目開始到竣工，要經(jīng)歷很長的時間，少則五年八年，多則十年或者更多。在這樣長時間的建設(shè)過程中，會產(chǎn)生很多的數(shù)據(jù)和文件資料，比如說項目的設(shè)計、勘測，招標(biāo)文件，設(shè)備的安裝計劃等等，在記錄的過程中也是利用了很多的形式，比如最常見的文字、圖表，比較先進(jìn)的還有圖片和影像資料等等，這些資料非常多，種類也比較繁雜，因此檔案管理需要做很多的工作。
1.2價值高
在水電工程建設(shè)過程中，有很多的參建方參與，這其中涉及很多重要的資料，對于建設(shè)參與方的責(zé)任和投資都有記錄，比如說對工程質(zhì)量的評價、出現(xiàn)的事故如何處理、工程竣工后的驗收工作等，這些資料都是重要的依據(jù)，對于工程建成之后的維護(hù)和正常的運作具有重要的意義。
1.3綜合性強
水電工程建設(shè)過程中運用了多個方面的知識，比如最基本的電力和水利方面的一些經(jīng)驗和規(guī)范，還有交通、生態(tài)保護(hù)、土木工程方面等等，每個方面都會產(chǎn)生很多的檔案，這就使檔案擁有了更多的綜合性。
2目前水電項目工程檔案管理存在的問題
2.1 適應(yīng)工程檔案管理的復(fù)合型人才匱乏
作為檔案管理的操作者，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的效果。在我國的高校中，檔案管理專業(yè)相對比較少，這方面的人才比較匱乏，在水電項目快速發(fā)展的同時，檔案管理人才的培養(yǎng)卻跟不上它的發(fā)展速度。專業(yè)對口的大學(xué)畢業(yè)生一般都不愿意從事水電工程檔案管理的工作，因為水電項目的建設(shè)地點一般都較偏遠(yuǎn)，因此，水電檔案管理的工作人員大多都不是本專業(yè)畢業(yè)的，很多有行政事務(wù)管理的經(jīng)驗，然后再來管理水電檔案，這就造成了他們對工程方面知識的匱乏，在這些人的管理下，檔案管理無法達(dá)到水電工程要求的目標(biāo)，檔案管理也不能很好的為工程服務(wù)。
2.2檔案歸檔滯后效率低
水電工程建設(shè)的周期一般較長，而產(chǎn)生的文檔資料卻非常的多，水電檔案管理必須及時的收集這些資料才能保證檔案管理工作的效率。但是水電工程建設(shè)過程中有很多單位參與其中，由于工期比較長，中間人員的變動也較大，還有其他一些因素的影響，造成了建設(shè)過程中資料收集不及時和保管不妥當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，很多資料都沒能夠按時整理歸檔。當(dāng)工程完工的時候，要對工程進(jìn)行驗收，這時候需要很多資料來做依據(jù)，很多建設(shè)單位在這時才發(fā)動大量的人員搜集資料，但這時候已經(jīng)很難保證搜集到的資料是真實的、準(zhǔn)確的。
2.3工程檔案的信息化建設(shè)滯后
隨著社會的發(fā)展，各行各業(yè)的信息化水平都有了很大的提高，檔案管理在很多單位都實現(xiàn)了信息化管理，這不僅為管理提供了方便，也更加的可靠和科學(xué)，也是以后發(fā)展的趨勢。但是在水電建設(shè)的檔案管理中，還是使用傳統(tǒng)的手段來進(jìn)行管理，不僅效率低下，而且準(zhǔn)確性、時效性也難以保證，在以后的發(fā)展中，加強檔案管理的信息化建設(shè)是極其必要的。對于已經(jīng)存在的電子資料要進(jìn)一步分類和歸檔儲存，對于一些紙質(zhì)材料，也要使其轉(zhuǎn)換成數(shù)字資料，提高檔案管理的信息化水平。
3提高水電工程建設(shè)檔案管理的措施
3.1加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先要有足夠的工作人員來從事檔案管理工作，保證檔案管理能夠有效的進(jìn)行。如果條件較好的話應(yīng)當(dāng)讓專門的管理人員來進(jìn)行管理工作，如果條件不允許，就要對現(xiàn)有的人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且調(diào)動其工作的積極性。其次，對于工作人員的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行培訓(xùn)，還要讓他們掌握工程方面的相關(guān)知識，讓他們充分認(rèn)識工程文件的形成、收集、整理和歸檔流程，確保檔案管理能夠把重要的資料都收集整理起來；再次，對于一些技術(shù)人員和行政管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們掌握歸檔的知識，并對相關(guān)的規(guī)定熟悉，從而做好監(jiān)督工作。
3.2完善制度，規(guī)范檔案管理
首先，要依據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定和水電工程項目的建設(shè)狀況來制定一套科學(xué)可行的檔案管理制度，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)都作出規(guī)定，讓檔案管理在形成、收集、整理和歸檔這幾個重要環(huán)節(jié)都做到規(guī)范統(tǒng)一；其次，要引入約束機制來對檔案工作進(jìn)行管理，要把檔案管理工作納入考核的范圍之內(nèi)，并制定相關(guān)的指標(biāo)來考核其工作的完成效果。
3.3加強電子文件管理，開發(fā)檔案信息資源
實現(xiàn)信息化管理首先要有一套智能化的檔案管理軟件，能夠滿足日常檔案管理的各個需求；其次，對于一些紙質(zhì)的資料，要轉(zhuǎn)換成電子信息，就要加快它的錄入速度，并且要建立數(shù)據(jù)庫以便檢索；還要加強對電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理，讓他們實現(xiàn)同步。
4結(jié)束語
對于水電工程的發(fā)展來說，檔案管理起著重要的作用，它不僅能夠把重要的資料收集起來并進(jìn)行歸檔，同時也體現(xiàn)著企業(yè)工程管理的水平。檔案管理工作如果更加規(guī)范，可以帶動其他的項目管理工作也更規(guī)范，在提高檔案管理水平的過程中，重點是要有一套規(guī)范的體系，并且每個環(huán)節(jié)都要讓員工積極參與，共同努力，承擔(dān)起自身的責(zé)任，這樣才能把工作做好。
參考文獻(xiàn)
[1]姜農(nóng)英. 淺談水電工程檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)[J]. 四川水力發(fā)電,2012,03:105-107.
1.工程檔案管理與項目管理的內(nèi)涵及相互關(guān)系
1.1工程檔案管理與項目管理的內(nèi)涵界定
工程檔案管理包含了兩個方面的內(nèi)容：第一，包含了對檔案內(nèi)容、檔案文件信息的挖掘利用；第二，對工程檔案、文件的實體管理過程，它包含了工程檔案、文件的搜集整理、統(tǒng)計鑒定、保管等相關(guān)工作。項目管理主要是以工程項目活動全過程作為管理對象的活動。正如學(xué)者白思俊所言，項目管理通過一個臨時性的專門柔性組織，以項目為對象的系統(tǒng)管理方法，對項目進(jìn)行高效計劃、組織、控制、指導(dǎo)，以實現(xiàn)項目全過程動態(tài)管理的優(yōu)化。
1.2工程檔案管理與項目管理的關(guān)系研究
正如美國項目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證委員會主席Paul曾經(jīng)所認(rèn)為的：“在這個世界上，一切都是，也必然都是項目。 ”所以，對于一個完整的工程檔案管理工作而言，也可以視其為項目，可以把工程檔案管理作為一個完整的項目進(jìn)行管理。工程建設(shè)的時間與工程檔案管理的起始時間、工程項目建設(shè)階段與工程檔案管理過程之間都存在著十分緊密聯(lián)系，而這也是項目管理與工程檔案管理最為核心的聯(lián)系?？傊?，可以通過項目管理與工程檔案管理相結(jié)合的管理模式，通過建立全過程管理和質(zhì)量管理、統(tǒng)一管理系統(tǒng)、制定相關(guān)管理計劃、流程分析等，不僅可以確保工程項目管理高質(zhì)高效完成，而且也有利于提高工程檔案管理水平和檔案服務(wù)水平的提高。
2.我國工程檔案管理存在的問題
隨著建筑企業(yè)的現(xiàn)代企業(yè)制度改革與建立，企業(yè)檔案管理，特別是工程檔案管理存在著以下幾個方面的問題：
2.1工程檔案資料缺乏完整性
工程檔案管理的首要原則是完整性，完整性是工程檔案的基礎(chǔ)。不成套、不完整的工程檔案是難以全面反映工程真實情況的。工程檔案是否完整性，主要是看工程檔案資料是否能夠全面反映工程的使用功能和結(jié)構(gòu)安全狀況，是否能夠滿足工程竣工驗收和是否能夠達(dá)到設(shè)計要求的需要。如果資料在記錄過程中過于繁瑣，就加大了項目施工成本，增加了工程技術(shù)人員的工作量，嚴(yán)重影響到工程項目質(zhì)量和工程項目進(jìn)度；如果過于簡練，則難以真實有效反映出施工全過程。工程檔案缺乏完整性還表現(xiàn)在工程檔案分散在不同的管理人員和施工部門的手中。由于工程施工單位、工程投資渠道都呈現(xiàn)出多元化傾向，增加了工程的復(fù)雜性，特別是管線工程、設(shè)備安裝、主體工程、基礎(chǔ)工程往往都是由不同的施工單位進(jìn)行施工，而每個單位也只能負(fù)責(zé)本單位施工的那部分工程檔案；工程項目建設(shè)專業(yè)性強、施工檔案數(shù)量大、工序繁瑣、建設(shè)周期長等特點，當(dāng)有的工程項目已經(jīng)竣工驗收了，有的工程尚未結(jié)束，甚至才開始，施工中所形成的資料容易出現(xiàn)丟失的問題，特別是如果工程檔案管理人員在工程結(jié)束以后，這些工程檔案資料也隨之而去。工程檔案的丟失，不僅給施工單位和建設(shè)單位帶來不必要的糾紛和麻煩，而且對于工程的擴建、改建、維護(hù)、質(zhì)量管理等都帶來較大不便。
2.2工程檔案資料內(nèi)容曾在失真問題
工程檔案的核心是準(zhǔn)確。工程檔案的準(zhǔn)確性主要取決于以下幾個方面：第一，工程是否需要對施工段進(jìn)行區(qū)分，在進(jìn)行區(qū)分的時候是否能夠正確運用定性和定量評定方法；第二，在對混凝土強度平均值進(jìn)行計算的時候，如何取值，以及標(biāo)準(zhǔn)差取值等許多具體詳細(xì)的細(xì)節(jié)性問題；第三，在對施工項目質(zhì)量進(jìn)行驗收的時候，驗收材料填寫是否規(guī)范；第四，一般項目內(nèi)容和主控項目內(nèi)容在填寫的時候，是否做到詳細(xì)具體。
一些單位在進(jìn)行工程檔案管理過程中，其工程檔案材料千差萬別，很少符合工程檔案規(guī)范要求，甚至一些歸檔材料只是復(fù)印件；第五，一些施工單位在工程交工之前，對工程材料進(jìn)行突擊整理，缺項漏項問題較為明顯，材料記錄和實際施工情況差距較大。這些檔案材料不僅難以全面真實反映出工程質(zhì)量，更難以落實工程質(zhì)量責(zé)任制。
2.3工程文件歸檔范圍較為混亂
工程項目建設(shè)設(shè)計到的單位較多，不同管理內(nèi)容和不同性質(zhì)的單位都有自己的工程檔案搜集整理歸檔范圍，并且在工程檔案利用過程中，也會出現(xiàn)“再次靈活運用”。有的工程檔案管理人員對于工程項目建設(shè)過程和工程項目性質(zhì)缺乏了解，導(dǎo)致許多重要的檔案文件丟失。例如，在洛陽石化化纖工程檔案搜集過程中，一位檔案管理人員對于項目缺少了解，對其中一份由業(yè)主發(fā)給總承包方的化纖工程調(diào)整部分內(nèi)容合同的相關(guān)材料沒有及時進(jìn)行搜集，認(rèn)為這個文件沒有歸檔價值，但是正因為他的這個疏漏，給工程后續(xù)建設(shè)帶來重大損失，使項目審計時遇到重大阻礙。
3.基于項目管理的工程檔案管理新模式
基于項目管理的工程檔案管理新模式的建立，主要是要從以下幾個方面加以建立和完善：
3.1要理順工程檔案形成的各個部門相互有序銜接關(guān)系
要根據(jù)工程項目建設(shè)各個單位的工作內(nèi)容以及相互之間的銜接關(guān)系，重點理順工程檔案管理形成的各個部門有序銜接關(guān)系。要能夠重點加強對建設(shè)單位的工程檔案管理工作，積極銜接監(jiān)理單位、施工單位之間的關(guān)系，從而確保工程檔案與工程建設(shè)的同步進(jìn)行。建設(shè)單位要能夠在工程項目結(jié)束后，將相關(guān)工程檔案資料移交到檔案管理部門，也要不斷加強對施工單位、建立單位、設(shè)計單位之間的協(xié)調(diào)關(guān)系管理，確保工程檔案的質(zhì)量。
3.2規(guī)范工程檔案標(biāo)準(zhǔn)
首先，工程檔案管理的重要前提是工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)。這就要求工程檔案在填寫過程中，必須要做到填寫標(biāo)準(zhǔn)化，明確各方責(zé)任，確保工程檔案的完整性，實現(xiàn)工程檔案價值。
其次，要建立相應(yīng)的工程檔案管理制度。工程建設(shè)是一項周期性長、工序復(fù)雜等工作，決定了工程檔案種類繁多、數(shù)量巨大等特點。決定了工程檔案管理必須要建立一項合理的工程檔案管理制度，不斷提高工程檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。
【關(guān)鍵詞】工程檔案、管理、控制
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
【正文】工程檔案資料是指工程項目竣工時形成的反映施工過程和項目真實面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成。工程檔案資料管理是工程管理的一部分，工程檔案資料管理的過程控制是非常重要的，在檔案管理中起著重要的基礎(chǔ)作用。
工程項目檔案資料的概念和熱點
工程項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件?；ㄎ募怯山ㄔO(shè)單位在上述項目建設(shè)全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測量監(jiān)測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質(zhì)量評定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案?？⒐の募üこ桃?guī)劃驗收、消防驗收、人防驗收、環(huán)保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。
工程項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：
（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項目完整的成套性整體；
（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項目檔案，還是國防性建設(shè)項目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到建成使用的全過程；
（3）現(xiàn)實性。它具有較強的現(xiàn)實使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護(hù)和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實性依據(jù)。
二、工程項目檔案資料管理的過程控制的三部曲
1. 工程檔案資料管理的事前控制
事前控制，是指工程檔案資料的質(zhì)量管理關(guān)口前移，建立工程檔案資料質(zhì)量控制機制。要從工程檔案資料材料形成開始，把好檔案檔案資料來源即檔案資料的質(zhì)量關(guān)。把好檔案資料材料的質(zhì)量關(guān)，其關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。
加強工程檔案資料的前期管理控制
（1）首先要做好工程項目編碼的劃分和編碼系統(tǒng)編制，確定本合同工程項目中單位工程、分部工程、單元工程的劃分。
（2）編制統(tǒng)一的工程質(zhì)量驗收及評定有關(guān)信息記錄表格，工程信息記錄表格格式一經(jīng)確定，就不要輕易更改，以免給工作造成不必要的麻煩。
（3）編制工程項目檔案資料歸檔范圍、要求、以及檔案資料的收集與整理辦法。
建立檔案管理機構(gòu)和工作制度
（1）建立檔案管理機構(gòu)，即檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案管理工作制度，加強對工程檔案業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。
（2）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確專兼職檔案管理人員，并將工程文件材料、檔案資料質(zhì)量管理納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，明確工程檔案管理工作程序和各部門在檔案資料收集、整理、立卷、審核、歸檔、移交過程中的工作職責(zé)，并建立考核獎罰制度。
（3）建立崗前培訓(xùn)制度，將工程檔案資料管理技能培訓(xùn)作為檔案人員上崗前的必修課。
2．工程檔案資料管理的事中控制
事中控制，是指對工程正在進(jìn)行過程中的檔案資料的形成進(jìn)行同步檢查，實施工程檔案資料質(zhì)量的全過程跟蹤管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)過程中，依據(jù)前期制定的各項檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對相關(guān)單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
施工檔案資料是施工過程的記錄，是每一工序、單元工程、分部工程的實體質(zhì)量合格的檔案資料。事中控制就是要根據(jù)工程實際進(jìn)度對工程項目資料進(jìn)行同步檢查和經(jīng)常檢查。
所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設(shè)同步，尤其要抓住工程建設(shè)的幾個重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等等，檢查工程原始資料是否真實、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)量是否規(guī)范，滿足業(yè)主要求。
所謂經(jīng)常檢查就是工程檔案資料質(zhì)量檢查要進(jìn)行經(jīng)常性檢查。每周或每月檢查一次，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行及時糾正。
3．工程檔案資料管理的事后控制
事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進(jìn)行同步檢查，實施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細(xì)則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
在工程竣工驗收時，工程檔案驗收要同步進(jìn)行，為確保工程竣工檔案順利通過驗收，應(yīng)對工程竣工檔案進(jìn)行初驗，檢查各項合同項目檔案是否完整準(zhǔn)確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結(jié)果，提出驗收意見。對于在工程檔案驗收中發(fā)現(xiàn)的問題要進(jìn)行收集整理，造成檔案丟失或不按時按質(zhì)進(jìn)行移交的要進(jìn)行處罰，同時要及時糾正。 檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業(yè)主統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，對工程施工檔案資料的嚴(yán)格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開展。
1 居民保業(yè)務(wù)檔案的管理工作中存在的問題
（一）重參保、輕檔案，檔案管理意識薄弱。居民保是一項惠民工程，各地政府將之列入績效考評范疇，各級領(lǐng)導(dǎo)層層落實責(zé)任，對居民保的參保率十分重視，想方設(shè)法提高城鄉(xiāng)居民參保率，但是對居民保檔案管理工作未引起足夠的重視，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部檔案工作責(zé)任意識不強，造成未及時收集整理參保人員的參保材料，歸檔程序也不規(guī)范，有的業(yè)務(wù)檔案沒有及時上交縣居民保中心，檔案工作存在“散”、“亂”現(xiàn)象。
（二）業(yè)務(wù)檔案量大，經(jīng)辦機構(gòu)人員不足。自2010年7月啟動新農(nóng)保至今，布爾津縣居民參保人數(shù)已達(dá)18877人，形成大量的業(yè)務(wù)檔案材料，而鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）居民保經(jīng)辦機構(gòu)中，沒有專職從事檔案工作的人員，各村僅有一名村代辦員，人員不足。
（三）經(jīng)費投入不足，檔案收集、整理水平受制約?？h、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善。有的鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）未建立完善的檔案室，有的村用廢舊紙箱存放檔案，或者干脆將業(yè)務(wù)檔案直接放在地上，造成檔案混亂、甚至丟失，特別是多雨季節(jié)，易出現(xiàn)紙質(zhì)材料的霉變現(xiàn)象。
（四）經(jīng)辦隊伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)水平待提高。縣級經(jīng)辦機構(gòu)中，專職從事檔案工作僅1人，目前鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）沒有檔案機構(gòu)和專門的檔案人員，多為身兼數(shù)職人員，有的還是協(xié)理員。且經(jīng)辦人員隊伍不夠穩(wěn)定，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)檔案的收集整理工作；其次，收集、整理業(yè)務(wù)檔案能力有待提高。如在填寫參保表中，有的經(jīng)辦人員忘寫日期、漏標(biāo)繳費檔次，沒填經(jīng)辦人姓名，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（居）委會申報意見蓋章不清晰等問題都會導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案收集、整理的不規(guī)范。
（五）業(yè)務(wù)檔案傳遞環(huán)節(jié)多，收集整理耗時長。居民保業(yè)務(wù)檔案在收集的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾――村委會――鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）勞動保障事務(wù)所――縣居民保中心，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都會影響業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作。其次，農(nóng)村居民外出務(wù)工者居多，人員流動性大，居民保參保人的身份證、戶口簿復(fù)印件等材料收集難度加大。再次，較多村民文化程度不高，需要經(jīng)辦人員參保表，加大了經(jīng)辦人員的工作量，降低了工作效率，導(dǎo)致群眾辦理居民保業(yè)務(wù)等待時間變長。
2 居民保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作的措施
（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。居民保檔案工作是推廣國家社會保障制度，促進(jìn)社會和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。各級黨委、政府必須統(tǒng)一思想，充分提高對居民保檔案工作重要性的意識，增強責(zé)任感和使命感，把居民保檔案工作列入黨委、政府工作日程，指定分管領(lǐng)導(dǎo)，做到“有領(lǐng)導(dǎo)管事”。
（二）健全機構(gòu)，完善網(wǎng)絡(luò)。居民保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大，環(huán)節(jié)多，歸檔難，必須建立健全村――鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）――縣三級檔案收集服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，明確各級責(zé)任，健全各級機構(gòu)，確保“有隊伍做事”。2010年以來，布爾津縣政府要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要調(diào)整充實勞動保障事務(wù)所工作力量，至少配備專職人員2名，進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作。各村委會依托村代辦員，做好參保材料的收集整理工作。
（三）加大投入，保證運轉(zhuǎn)。要將居民保工作納入各級財政預(yù)算，確保經(jīng)費投入，一方面需要投入經(jīng)費購買檔案工作所必需的硬件設(shè)施，另一方面要適當(dāng)提高協(xié)理員的待遇，利于調(diào)動其工作積極性，做到“有經(jīng)費辦事”。如布爾津縣社保局專門安排一間庫房，配置了密集柜、除濕機、電腦、檔案盒、滅火器等安全保管設(shè)施設(shè)備，達(dá)到防火、防潮濕、防塵、防蟲等“十防”要求，改善了硬件條件，為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了辦公桌、計算機、打印機、復(fù)印機、鐵皮柜（存放業(yè)務(wù)檔案材料），并將居民保經(jīng)辦過程中需要的業(yè)務(wù)表格及時、充足的送至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)。
（五）創(chuàng)新方法，提升水平。根據(jù)實際情況不定期舉辦業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)班，加強各級經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)檔案的管理水平。加強兄弟縣市間互相觀摩業(yè)務(wù)檔案的管理工作，取長補短，開闊視野，做到“有能力辦成事”。自2010年以來，布爾津縣經(jīng)辦機構(gòu)舉辦新農(nóng)保、居民保動員會、政策業(yè)務(wù)培訓(xùn)會、座談會20余場次。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村經(jīng)辦人員政策水平和業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力。布爾津縣社保局及時組織各鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案的收集、整理培訓(xùn)，手把手地教會經(jīng)辦人員收集整理材料，耐心解答他們的疑惑，進(jìn)一步提高了布爾津先居民保業(yè)務(wù)檔案整理的規(guī)范水平。
關(guān)鍵詞：數(shù)字城管 城市部件 檔案管理 MapBasic 二次開發(fā)
中圖分類號：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0039-02
“數(shù)字城管”建設(shè)作為城市管理工作信息化的標(biāo)志，采用萬米單元網(wǎng)格管理法和城市部件、事件管理法相結(jié)合的方式，應(yīng)用、整合多項數(shù)字城市技術(shù)，創(chuàng)建城市管理監(jiān)督中心和指揮中心兩個軸心的管理體制，再造城市管理流程，從而實現(xiàn)精確、敏捷、高效、全時段、全方位覆蓋的城市管理模式。
為了開展上述工作，北京市東城區(qū)按照行政區(qū)域劃分管理權(quán)限，從縱向?qū)用?，將東城區(qū)的管理區(qū)域劃分為四個層面：街道辦事處、社區(qū)居委會、監(jiān)督員責(zé)任區(qū)、萬米單元網(wǎng)格。其中街道辦事處10個，社區(qū)居委會126個，監(jiān)督員責(zé)任區(qū)92個、萬米單元網(wǎng)格1593個。東城區(qū)城市部件按照城市管理功能劃分，共分為六大類一共60種，城市部件的大類包括：公用設(shè)施類、道路交通類、市容環(huán)境類、園林綠化類、房屋土地類及其他類。根據(jù)統(tǒng)計東城區(qū)部件總數(shù)為168339個，此外還有各種參照物、興趣點、地址等數(shù)據(jù)，整個東城區(qū)城市部件的管理任務(wù)落實到92個監(jiān)督員身上，每個監(jiān)督員平均要管理1800多個城市部件。為了讓每個監(jiān)督員做到對自己轄區(qū)范圍的部件種類、部件標(biāo)識碼及部件所在的萬米單元網(wǎng)格編碼心中有數(shù)，能對城市部件進(jìn)行迅速查找和定位，建立一套城市部件檔案勢在必行。
鑒于東城區(qū)城市監(jiān)督管理中心使用的是MapInfo系統(tǒng)，因此本文選用MapInfo的二次開發(fā)語言MapBasic對MapInfo系統(tǒng)進(jìn)行功能擴展，基于城市部件空間數(shù)據(jù)庫，設(shè)計了城市部件數(shù)據(jù)檔案管理工具，完全滿足東城區(qū)城市監(jiān)督管理中心的要求。
1 程序設(shè)計方案
1.1 設(shè)計思路
城市部件數(shù)據(jù)檔案管理工具的功能要求主要包括：用戶可以根據(jù)街道辦事處名稱、社區(qū)居委會名稱、監(jiān)督員責(zé)任區(qū)名稱、或萬米單元網(wǎng)格編碼對該區(qū)域的部件進(jìn)行查詢統(tǒng)計；計算該查詢區(qū)域內(nèi)各類部件的總數(shù)及該查詢區(qū)域內(nèi)各部件的詳細(xì)信息；將查詢的結(jié)果最終保存為xls格式的數(shù)據(jù)。
其中的查詢采用MapBasic空間查詢算法，查詢面對象中包含的點對象。根據(jù)對現(xiàn)有數(shù)據(jù)的分析，可以知道街道辦事處、監(jiān)督員管理層面、社區(qū)居委會、萬米單元網(wǎng)格都是面對象，它們之間有如下的空間關(guān)系：萬米單元網(wǎng)格社區(qū)居委會街道辦事處。監(jiān)督員工作層面是個比較特殊的圖層，每個監(jiān)督員層面由一個或兩個社區(qū)居委會組成，但“王府井”和“站東街”兩個社區(qū)居委會例外，由于“王府井”和“站東街”這兩個居委會面積較大，因此在監(jiān)督員管理層面中這兩個社區(qū)居委會分別被劃分成兩個監(jiān)督員層面“王府井東”、“王府井西”和“站東街南”、“站東街北”，所以進(jìn)行算法設(shè)計時主要按照空間查詢的思想，對“王府井”和“站東街”進(jìn)行特殊處理。部件對象是點對象。對落在街道辦事處、監(jiān)督員管理層面、社區(qū)居委會、萬米單元網(wǎng)格的區(qū)域的部件對象進(jìn)行查詢就是所謂空間查詢。在MapInfo中查詢統(tǒng)計結(jié)果無法直接保存為xls的數(shù)據(jù)格式，需要將結(jié)果保存為MapInfo能輸出的txt文本格式，然后將這些文本格式的數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)成xls格式的文本。
1.2 程序?qū)崿F(xiàn)
（1）創(chuàng)建對話框部分。在對話框設(shè)置中，用戶可以選擇查詢對象，既可對部件對象查詢，也可對門址、參照物、興趣點查詢，這兩類數(shù)據(jù)的屬性結(jié)構(gòu)是完全不同的，因此必須分別進(jìn)行查詢。在查詢前必須讓用戶能選擇街道辦事處、監(jiān)督員工作層面、社區(qū)居委會和萬米單元網(wǎng)格圖層，可讓用戶查詢某一街道，某一社區(qū)、某一監(jiān)督員管理區(qū)域甚至可以精確到某一萬米單元網(wǎng)格的，可以選擇需要查詢的部件種類，這樣查詢設(shè)計可以滿足用戶的查詢需求。查詢對話框如圖1。
Dialog Width 175 Height 290
Title "統(tǒng)計窗口"
Calling Dialog_Sub
Control GroupBox
Title "選擇查詢對象"
Position 5，5 Width 165 Height 35
Control RadioGroup
Title "&部件查詢；&地址查詢"
ID 6
Value 1
Position 10 ，15 Width 50
calling RadioGroup_Sub
Control StaticText
Position 70，15
Width 100
Height 30
Control GroupBox
Title "表"
Position 5，40 Width 165 Height 70
Control StaticText
Title "街道"
Position 10，50
Control PopupMenu
Title From Variable jd_tablist
ID 12
Position 54，48 Width 110
Calling jdTab_sub
Control StaticText
Title "監(jiān)督員"
Position 10，65
Control PopupMenu
Title From Variable jdy_tablist
ID 13
Position 54，63 Width 110
Calling jdytab_Sub
（2）街道辦事處、社區(qū)居委會、監(jiān)督員責(zé)任區(qū)、萬米單元網(wǎng)格空間關(guān)系的查詢代碼。正如前面分析的這四個圖層關(guān)系如下：萬米單元網(wǎng)格社區(qū)居委會街道辦事處系，所以用Mapbasic語言的within語句就能將這三者的關(guān)系體現(xiàn)出來。監(jiān)督員管理層面和社區(qū)居委會的空間管理有點特殊。可以以用Partly Within來表示這兩者的關(guān)系。根據(jù)這四者之間的關(guān)系，編寫了如下代碼：
If check_sq=true then
If check_jdy=true Then
Select 社區(qū)居委會 From sq_Tab
'Where所屬管理社區(qū)=jdy_list（ReadControlValue（7））
Where Obj Partly Within Any（Select Obj from jdy_tab
Where Alias1=jdy_list（ReadControlValue（7）））
Into Sel
Else
Select 社區(qū)居委會 From sq_Tab
'Where 所屬街道=jd_list（ReadControlValue（1））
Where Obj Within Any（Select Obj From jd_tab
Where Alias2=jd_list（ReadControlValue（1）））
Into Sel
End If
Else
Alter control 2
Title ""
call wg_sub
Exit Sub
End If
（3）查詢結(jié)果顯示。在用戶選擇好需要查詢的管理區(qū)域和部件類型后，需要將所有的查詢統(tǒng)計結(jié)果保存為tab格式的數(shù)據(jù)。創(chuàng)建tab格式的表，并對結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計輸出的代碼如下：
sq_count =TableInfo（sel，TAB_INFO_NROWS）
Redim sq_list（0）
If sq_count=0 Then
Redim sq_list（1）
Alter Control 2
Title From variable sq_list
Else
Fetch First From sel
Do
sq_Nm=sel.社區(qū)居委會
If sq_Nm"" Then
i=UBound（sq_list）+1
Redim sq_list（i）
sq_list（i）=sq_Nm
End If
Fetch Next From sel
Loop Until EOT（sel）
If ReadControlValue（6）=1 Then
Tab_Nm=PathToTableName$（FileSaveAsDlg（""，ExpressStr，"Tab"，"保存..."））
If Tab_Nm="_" Then
Goto cleanlist
End If
Create Table Tab_nm
（標(biāo)識碼 char（16），名稱 char（30），單元網(wǎng)格 char（14））
Type DBF
For k=1 To UBound（Seltab_list）
TabNm=Seltab_list（k）
alias3=TabNm+".所在單元網(wǎng)格"
alias5=wg_tab+".網(wǎng)格編碼"
If TabNm"" then
Select標(biāo)識碼，名稱，Right$（所在單元網(wǎng)格，5）From TabNm，wg_tab
Where alias3=alias5 And wg_code=ExpressStr
Order By 所在單元網(wǎng)格，標(biāo)識碼
Into sel
Insert into Tab_Nm Select * From sel
commit table Tab_Nm
End if
Next
Filename1=Tab_nm+"統(tǒng)計結(jié)果"+".txt"
Filename2=Tab_nm+".txt"
Select * From Tab_Nm
Order By 單元網(wǎng)格，標(biāo)識碼
Into bujian
Export bujian
Into Filename2
Type "ASCII" Titles
' Overwrite
Select名稱"部件名稱"，count（*）"部件總數(shù)" From Tab_Nm
Group by 名稱
Order By col2
Into bujiantongji
Export bujiantongji
Into Filename1
Type "ASCII" Titles
' Overwrite
End If
如圖2，為查詢統(tǒng)計表；圖3為查詢結(jié)果表。
2 結(jié)語
以上程序在MapBasic環(huán)境下，進(jìn)行編譯和運行，打開圖層進(jìn)行相應(yīng)的操作可以實現(xiàn)各程序功能，本程序增加了MapInfo的系統(tǒng)功能，可提高工作效率，使用方便，對管理人員來說，能做到對每個管理區(qū)域的部件種類和個數(shù)心中有數(shù)。批量保存功能可以將查詢結(jié)果批量保存為txt文本格式，在word中打開后使用宏命令對結(jié)果打印輸出，制作成小冊子，讓監(jiān)督員隨身攜帶，便于及時查閱。
參考文獻(xiàn)
[1]陳平.網(wǎng)格化城市管理新模式[M].北京：出版：北京大學(xué)出版社，2000.
近年來，我局檔案部門在人手少，任務(wù)重的情況下，在上級主管部門的指導(dǎo)和幫助下，在工程技術(shù)人員的配合下，克服種種困難，使我局基建工程檔案質(zhì)量不斷提高。在基建工程資料規(guī)范管理方面，我們主要有以下幾方面的體會。
1 制度健全是保障
工程檔案管理是工程中的一個重要環(huán)節(jié)，記錄著工程活動的全過程，是工程質(zhì)量的直接反映和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對后期檢測、維護(hù)和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)、借鑒參考及工程科學(xué)技術(shù)研究等重要作用。近幾年，上級主管部門對于基建工程的管理了許多規(guī)章制度，其中最主要的就是規(guī)定了建設(shè)項目工程檔案實行專項驗收制度。未通過工程檔案專項驗收項目不得進(jìn)行工程竣工驗收。這項制度的頒發(fā)，有力地保證工程資料整理質(zhì)量。改變了過去給什么就歸什么，給多少歸多少的被動局面。
在我局工程檔案驗收過程中，我們檔案部門抱著“急工程之所急，全力為工程服務(wù)”的理念。加大了與基建管理部門以及工程部門溝通力度，互相支持、互相理解，配合默契。上級基建管理部門在制定《長江航道局基建工程管理辦法》時，列入了檔案部門必須參加交工驗收等條款，對基建檔案管理方面都做了具體規(guī)定。這些辦法使工程部門和檔案部門能一目了然，便于操作，工程檔案在工程交工這一重要階段得到了把關(guān)，實行了平時管理，使竣工資料整理質(zhì)量得到了提高，這對于規(guī)范我局基建工程檔案管理起到了一定的作用。
2 加強培訓(xùn)是基礎(chǔ)
工程檔案整理不規(guī)范的主要原因是，工程人員不懂檔案整理要求，而檔案人員又不懂基建工程的程序，而要解決這個問題就需要對有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。我們經(jīng)常組織檔案人員學(xué)習(xí)基建工程程序的有關(guān)文件，使檔案人員改變了基建工程程序不清、階段不分、無從下手的狀態(tài)，基本掌握了基建程序和各階段應(yīng)主要收集的文件材料情況。
我局檔案部門還特別注重在實踐中指導(dǎo)，利用各種機會如參加交工驗收會、年度基建工作會、目標(biāo)責(zé)任制考核評分等機會宣傳基建檔案管理，提出工程檔案整改意見，不放過每次的實地指導(dǎo)工程檔案整理機會，經(jīng)過努力，培養(yǎng)了從各級工程部門資料員、項目管理員到工程施工單位再到監(jiān)理單位一大批懂得檔案整理技術(shù)人員，為今后基建檔案規(guī)范化管理打下了良好的基礎(chǔ)。
我們檔案人員也積極參加各種基建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，使我們檔案人員更加熟悉了基建工程資料收集范圍和要求。
3 分級負(fù)責(zé)是合力
針對工程數(shù)量多、資料整理要求高，檔案部門人手少的現(xiàn)狀，要求各級工程部門都建立了專職資料員，他們不但負(fù)責(zé)平時工程前期資料的管理，還要定期檢查施工、監(jiān)理單位資料管理情況，最后進(jìn)行全部資料匯總的協(xié)調(diào)和整理。同時還要求各級檔案人員都要參與到工程檔案管理中去，指導(dǎo)好工程資料收集整理工作。通過加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，我局檔案管理的質(zhì)量也大大得到提高。
4 檔案質(zhì)量是關(guān)鍵
醫(yī)療設(shè)備信息化建設(shè)應(yīng)該包括醫(yī)學(xué)工程部、維修部及設(shè)備倉庫的相關(guān)功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享及對接，全面實現(xiàn)醫(yī)院范圍的實時數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)功能。醫(yī)療設(shè)備信息化就是要實現(xiàn)設(shè)備招標(biāo)、檔案管理、安裝驗收、款項支付、設(shè)備效益分析及財務(wù)報表、供應(yīng)商檔案管理、故障維修、計量檢測及預(yù)防維護(hù)于一體，實現(xiàn)各數(shù)據(jù)實時共享互用的系統(tǒng)化，一體化管理。
2系統(tǒng)功能
2.1設(shè)備檔案管理功能
系統(tǒng)除了應(yīng)有完備的數(shù)據(jù)庫功能外，能進(jìn)行固定資產(chǎn)到期提醒及折扣到期提醒功能，還可以進(jìn)行集中檢索或者導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，應(yīng)可以進(jìn)行相關(guān)軟件的關(guān)聯(lián)搜索及數(shù)據(jù)填錄與流轉(zhuǎn)，可以關(guān)聯(lián)設(shè)備使用科室直接進(jìn)行對應(yīng)設(shè)備收入統(tǒng)計，進(jìn)行月匯總自動進(jìn)行效益分析并生成效益分析報表。還可以在相關(guān)設(shè)備的目錄下新建醫(yī)械不良事件備忘及處理的情況。在設(shè)備數(shù)據(jù)的建立過程中，可以體現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)、安裝及驗收的相關(guān)進(jìn)程。設(shè)備檔案系統(tǒng)可以在臨床科室設(shè)備模塊功能下檢索匯總各自科室的設(shè)備信息，有利于臨床科室對科室設(shè)備的清點核對及銷賬并對科室進(jìn)行成本控制。臨床科室可以直接在設(shè)備檔案管理系統(tǒng)上對本科室的設(shè)備進(jìn)行報廢申請，并實時顯示處理狀態(tài)，能實現(xiàn)報廢完成后的歸檔功能。設(shè)備檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括醫(yī)學(xué)工程維修信息化，可以進(jìn)行相關(guān)狀況的掛靠及查尋功能;可以在設(shè)備檔案的設(shè)備子目錄下實現(xiàn)新建維修日志、預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)功能及計量送檢情況;可以通過時間導(dǎo)出維修數(shù)據(jù)或保養(yǎng)數(shù)據(jù)及計量目錄等。在建立設(shè)備的檔案功能過程中應(yīng)包括了記錄招標(biāo)信息過程的功能，可以由醫(yī)學(xué)工程部導(dǎo)入excel表格數(shù)據(jù)或者錄入數(shù)據(jù)的方式，然后再由維修部根據(jù)相關(guān)的狀態(tài)進(jìn)行安裝與否的狀態(tài)確認(rèn)，由設(shè)備倉庫進(jìn)行入庫做賬與否的確認(rèn)。
2.2供應(yīng)商檔案管理信息化
在設(shè)備信息化系統(tǒng)中增加供應(yīng)商檔案管理功能，可以借用調(diào)用數(shù)據(jù)或者以附件的形式檢索供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)材料，并在系統(tǒng)中與設(shè)備數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。通過在設(shè)備檔案目錄下的設(shè)備供應(yīng)商名下使用附件的形式上傳供應(yīng)商資質(zhì)證明及產(chǎn)品注冊證等材料?？梢栽诠?yīng)商名下進(jìn)行供應(yīng)商信用評價記錄和服務(wù)態(tài)度記錄，并能具有顯示和提醒功能，以方便在采購時進(jìn)行綜合分析，實現(xiàn)采購設(shè)備的優(yōu)質(zhì)化。
2.3維修檔案管理及維修保養(yǎng)信息化、系統(tǒng)化
功能直接調(diào)用設(shè)備檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在唯一性標(biāo)識的關(guān)聯(lián)下設(shè)備的子目錄，用于設(shè)備維修檔案的維修日志登記及預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)的登記;可以進(jìn)行匯總并統(tǒng)計故障次數(shù)及維修保養(yǎng)次數(shù);可以實現(xiàn)按日期按設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總列表導(dǎo)出。
2.4設(shè)備倉庫的信息化功能
設(shè)備倉庫信息化功能應(yīng)完善耗材的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)外，在目前招標(biāo)的情況下，還應(yīng)該對采購計劃管理進(jìn)行流程再造，完善退單功能，在不予采購的情況下可以由采購員對科室訂單進(jìn)行退單處理，在臨床功能界面上可以彈出窗口提示采購計劃退單的情況說明。一旦采購員確認(rèn)退單后，退單的內(nèi)容可以在系統(tǒng)上直接清空，避免了系統(tǒng)重復(fù)統(tǒng)計。設(shè)備倉庫信息化管理進(jìn)程中，除了要注重耗材出入庫的信息化開發(fā)，也應(yīng)加強設(shè)備出入庫的信息化進(jìn)程。加強設(shè)備倉庫信息化建設(shè)，從入庫時間到出庫時間及發(fā)票登記和合同編號的關(guān)聯(lián)狀態(tài)，甚至對支付狀態(tài)等都應(yīng)該有一個明確的信息流程去向及登記。真正實現(xiàn)設(shè)備從招標(biāo)完成、錄入系統(tǒng)、安裝驗收情況，入庫到出庫，再到檔案建立及支付等完整一套的信息全流轉(zhuǎn)。
3總結(jié)
【關(guān)鍵詞】水利工程檔案；管理
一直以來，我們自身對于各類型的檔案管理工作一直都沒有形成科學(xué)合理的管理意識，一直都是處在于忽略狀態(tài)沒有將檔案管理的工作滲透于每個環(huán)節(jié)之中，最終就形成各部門和檔案部門之間都是各自為政，形成資料殘缺不全，這就直接的給檔案歸檔造成難題，那么。想要使水利工程的檔案更加規(guī)范化、系統(tǒng)化，就必須要采取相應(yīng)的對策，并根據(jù)工程的特點進(jìn)行科學(xué)化的管理。
1、資料分類科學(xué)化，實行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化
可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，提高檔案工作的統(tǒng)一化就是能夠保證檔案齊全、完整的前提之一，首先成立檔案的工作小組，也就是說這樣就可以對所有檔案工作實施統(tǒng)一管理，由小組的領(lǐng)導(dǎo)全方位的負(fù)責(zé)建設(shè)檔案室的建設(shè)，同時直接配備相關(guān)的專職檔案管理人員，在每個的業(yè)務(wù)部門之間都設(shè)立一個兼職或是專職館員，然后要建立設(shè)計出一款使用的檔案辦公軟件，并對輸入的數(shù)字信息進(jìn)行分類和編目，最終就可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。其次是要在部門內(nèi)明確的建立檔案歸檔的相關(guān)制度，要求就是無論工程中各個部門的相關(guān)人員在借閱時必須及時的歸還，以免丟失，另外在歸檔時作為管理人員必須及時的應(yīng)對文件進(jìn)行認(rèn)真的核對，檢查在內(nèi)容上的文件資料是否完整。
2、我們要轉(zhuǎn)換思想觀念，實現(xiàn)科學(xué)管理
對于水利工程專業(yè)的人士都知道，水利工程才施工到竣工是一項比較發(fā)雜的工程，其中的工程階段很多，自然對其中的相關(guān)文件、資料涉及到的內(nèi)容比較繁雜，由于部門多涉及的人員就多，長時間下，只要對檔案管理工作稍有疏忽，就有可能造成遺漏，另外，對于一些小的工程項目來說，施工很急、建設(shè)周期性段，資料也會相對比較少，這樣就直接的形成管理人員對此不夠重視，檔案資料順理成章的就丟失不見，因此，為了資料能夠完整、齊全，我們檔案管理人員就要轉(zhuǎn)換思想，實施科學(xué)的管理思路進(jìn)行工作，也就是說要對整個工程項目的各個階段具體操作流程和工作安排都要掌握，要知道他們在哪一個階段都會用到哪些的相關(guān)資料，對需要的資料要做到心中有數(shù)，在這樣的基礎(chǔ)上，建議可以采取：
1）追蹤收集適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。
2）進(jìn)行分階段的收集整理：這種方法適合對于建設(shè)周期較長的工程，就是某些大型的跨度的工程，這時我們要和相關(guān)的兼職檔案人員、施工部門要建立長期的聯(lián)系，要隨時的掌握工程進(jìn)度，同時還要加強催收，要盡可能的確保原始資料保持完整，才能實現(xiàn)工程檔案的連續(xù)性、完整性。
3）對于資料的整理要求：一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理；二是檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明；三是竣工圖應(yīng)反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說明，同時要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。
3、要提高檔案管理專業(yè)人的業(yè)務(wù)水平
要不斷的進(jìn)行培訓(xùn)，要不斷的提高檔案管理水平和管理范圍的要求，要對管理人員自身的要求也隨之增加，也就是活從事水利工程部門的檔案管理人員和其他行業(yè)的管理人員不同，在專業(yè)知識和技能上要更全面些，不僅僅要求他們懂得文書檔案，必須還要懂得和水工部門相關(guān)的專業(yè)類別的檔案。因此，在21世紀(jì)的今天，想要達(dá)到檔案管理的規(guī)范化高水平，就必須對專業(yè)管理人員進(jìn)行提高自身的技能和素質(zhì)，才能滿足新時期下的水工部門檔案管理的需要，也就是說在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中要對相關(guān)在工程中會形成哪哪些文件、是否是有保存價值的、具體歸檔的范圍、都要進(jìn)行指導(dǎo)，另外還要參照相關(guān)的管理規(guī)定進(jìn)行文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。只有將培訓(xùn)與檔案管理、工程項目聽不進(jìn)行，才能真正的提高檔案管理的水平，使檔案更加標(biāo)準(zhǔn)、完整、規(guī)范化。
4、要加強完善各項制度的管理
建立內(nèi)部的管理激勵機制，具體把檔案管理工作分解開，每一層都要加以落實，把它劃分為年度目標(biāo)的任務(wù)中，不但要落實到分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)中，還要落實到相關(guān)的人員的目標(biāo)責(zé)任中，在年底的時候要寫總結(jié)，嚴(yán)格的執(zhí)行賞罰制度，真正的把各項檔案工作貫徹到各基層，貫穿到建設(shè)項目立項直至工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。
