緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案工作交流材料，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

一、電子文件定義

及其特點(diǎn)綜述

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

三、電子文件對(duì)稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運(yùn)用

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子文件的保存問

題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

篇2

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院 人事檔案 托管

獨(dú)立學(xué)院已有十多年的辦學(xué)歷程，屬于民辦性質(zhì)，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機(jī)制。按照國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)民辦高校規(guī)范管理引導(dǎo)民辦高等教育健康發(fā)展的通知》（[2006]101號(hào)）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理民辦高校教師的人事檔案?！豹?dú)立學(xué)院教職工人事檔案絕大多數(shù)托管在學(xué)院所在地人才交流服務(wù)中心。獨(dú)立學(xué)院人事檔案工作雖然取得了很大的發(fā)展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨(dú)立學(xué)院自身存在的問題，也有人才交流服務(wù)中心和社會(huì)環(huán)境方面的問題。

為使人事檔案更好地為獨(dú)立學(xué)院規(guī)劃、預(yù)測和制定人才培養(yǎng)計(jì)劃提供準(zhǔn)確的信息，為考察、任用人才提供參考依據(jù)，同時(shí)也為維護(hù)和保障教職工的個(gè)人權(quán)利提供法律憑據(jù)，筆者根據(jù)多年在人事部門工作的經(jīng)歷，提出一些看法和措施。

一、獨(dú)立學(xué)院人事檔案中存在的問題

1.人事檔案管理制度不夠完善

由于獨(dú)立學(xué)院普遍辦學(xué)歷史短，工作重點(diǎn)是學(xué)科建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)等教學(xué)工作，教職工人事檔案建設(shè)目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學(xué)院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應(yīng)有的位置，人員、經(jīng)費(fèi)、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規(guī)范化、制度化。獨(dú)立學(xué)院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務(wù)中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機(jī)制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實(shí)，不能適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院對(duì)人才隊(duì)伍的考察選拔、規(guī)劃預(yù)測、開發(fā)利用等工作的需要。

2.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性

獨(dú)立學(xué)院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權(quán)的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識(shí)就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對(duì)職工相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，造成了檔案里沒有對(duì)其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務(wù)、職稱等經(jīng)歷進(jìn)行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學(xué)院工作后工資福利待遇、職務(wù)聘任或職稱評(píng)定等人事管理工作受到影響。

3.人事部門對(duì)人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位

獨(dú)立學(xué)院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對(duì)檔案工作精力投入不足，大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案的鑒別特別是檔案價(jià)值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導(dǎo)致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準(zhǔn)確。

獨(dú)立學(xué)院廣大教職工對(duì)人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會(huì)主動(dòng)向人事部門提供個(gè)人材料，導(dǎo)致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務(wù)提拔材料、取得專業(yè)技術(shù)職稱資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學(xué)歷學(xué)位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動(dòng)合同等體現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實(shí)，反映教職工教學(xué)工作、科研成就和個(gè)人專業(yè)特點(diǎn)的原始材料不全或遺失，將導(dǎo)致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴(yán)重后果。

4.獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾

獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。

其一，獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門是人事檔案的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門被動(dòng)地等待獨(dú)立學(xué)院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨(dú)立學(xué)院有許多應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔的材料比如學(xué)歷的變化等，往往不能及時(shí)歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時(shí)更新。

其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術(shù)的落后，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門無法為獨(dú)立學(xué)院提供及時(shí)、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務(wù)中心目前開展人事檔案的服務(wù)只限于收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對(duì)信息的查詢依舊是人工查找檔案實(shí)體，沒有應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理，工作量大，效率低。獨(dú)立學(xué)院需要利用教職工檔案時(shí)，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務(wù)中心檔案部門辦理，遠(yuǎn)距離的、頻繁的來回查詢，對(duì)學(xué)院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門只是被動(dòng)的存檔管理，不能對(duì)委托的獨(dú)立學(xué)院提供主動(dòng)的、個(gè)性化的服務(wù)，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測上無法為獨(dú)立學(xué)院提供高質(zhì)量的服務(wù)。

二、改進(jìn)的意見和措施

1.獨(dú)立學(xué)院人事檔案科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務(wù)、職稱等方面的真實(shí)再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨(dú)立學(xué)院發(fā)展中處于基礎(chǔ)性的地位。

獨(dú)立學(xué)院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨(dú)立學(xué)院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細(xì)則》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院特征的、具有可操作性的、科學(xué)合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責(zé)明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護(hù)了檔案工作的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，又讓獨(dú)立學(xué)院的人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。

2.加強(qiáng)人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識(shí)

獨(dú)立學(xué)院人事部門應(yīng)在每年的工作計(jì)劃中把加強(qiáng)檔案建設(shè)放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學(xué)院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對(duì)教職工進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，提高教職工的檔案意識(shí)，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應(yīng)歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時(shí)做好檔案材料的收集、歸檔工作。

經(jīng)過不斷的宣傳教育，使檔案意識(shí)深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。

3.加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通

人事檔案工作需要依靠獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨(dú)立學(xué)院人事檔案工作，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨(dú)立學(xué)院，沒有就檔案工作進(jìn)行過交流、討論，只是坐等獨(dú)立學(xué)院上交檔案。獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門每年應(yīng)定期聯(lián)系，召開工作會(huì)議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究與探討，互相交流經(jīng)驗(yàn)，共同把檔案工作做好。

4.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)，專業(yè)水平的高低，直接關(guān)系到獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊(duì)伍就顯得十分重要。

由于獨(dú)立學(xué)院的人事檔案托管在人才交流服務(wù)中心，所以檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)必須包括人才交流服務(wù)中心和獨(dú)立學(xué)院二支隊(duì)伍。

人才交流服務(wù)中心檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，必須高起點(diǎn)、高要求。這支隊(duì)伍應(yīng)具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學(xué)知識(shí)，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨(dú)立學(xué)院檔案托管人員服務(wù)的思想。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員必須加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理專業(yè)人員。

另一支隊(duì)伍建設(shè)是獨(dú)立學(xué)院人事部門檔案管理人員。首先，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)充分重視這支隊(duì)伍的建設(shè)，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應(yīng)保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。

這兩支隊(duì)伍的建設(shè)是相輔相成的，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)地深入到各獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作中去，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，一方面使獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)的過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務(wù)水平；第三方面，這給雙方提供了一個(gè)思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺(tái)，通過雙方的互動(dòng)協(xié)作把檔案工作做得更好。

5.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院在人事管理工作中隨時(shí)需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對(duì)教職工作出及時(shí)、正確的評(píng)價(jià)。若人才交流服務(wù)中心檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的服務(wù)方式，需要獨(dú)立學(xué)院派人前來查閱檔案，則費(fèi)力費(fèi)時(shí)，很難滿足獨(dú)立學(xué)院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價(jià)值受到限制。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，利用信息技術(shù)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案，制作成數(shù)字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務(wù)中心、獨(dú)立學(xué)院可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)人事檔案信息庫進(jìn)行及時(shí)更新、查閱，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離地對(duì)人事檔案信息庫進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，省時(shí)省力，這樣可極大提高人事檔案利用價(jià)值。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門共同努力的方向和目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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[2]馬世仙.獨(dú)立學(xué)院干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及完善[J].商品與質(zhì)量，2012（s3）：65

篇3

1.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性

獨(dú)立學(xué)院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權(quán)的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識(shí)就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對(duì)職工相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，造成了檔案里沒有對(duì)其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務(wù)、職稱等經(jīng)歷進(jìn)行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學(xué)院工作后工資福利待遇、職務(wù)聘任或職稱評(píng)定等人事管理工作受到影響。

2.人事部門對(duì)人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位獨(dú)立學(xué)院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員，兼職的檔案管理人員對(duì)檔案工作精力投入不足，大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案的鑒別特別是檔案價(jià)值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導(dǎo)致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準(zhǔn)確。獨(dú)立學(xué)院廣大教職工對(duì)人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會(huì)主動(dòng)向人事部門提供個(gè)人材料，導(dǎo)致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務(wù)提拔材料、取得專業(yè)技術(shù)職稱資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學(xué)歷學(xué)位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動(dòng)合同等體現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實(shí)，反映教職工教學(xué)工作、科研成就和個(gè)人專業(yè)特點(diǎn)的原始材料不全或遺失，將導(dǎo)致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴(yán)重后果。

3、獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾

獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。其一，獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門是人事檔案的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門被動(dòng)地等待獨(dú)立學(xué)院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度，獨(dú)立學(xué)院有許多應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔的材料比如學(xué)歷的變化等，往往不能及時(shí)歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時(shí)更新。其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術(shù)的落后，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門無法為獨(dú)立學(xué)院提供及時(shí)、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務(wù)中心目前開展人事檔案的服務(wù)只限于收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對(duì)信息的查詢依舊是人工查找檔案實(shí)體，沒有應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理，工作量大，效率低。獨(dú)立學(xué)院需要利用教職工檔案時(shí)，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務(wù)中心檔案部門辦理，遠(yuǎn)距離的、頻繁的來回查詢，對(duì)學(xué)院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門只是被動(dòng)的存檔管理，不能對(duì)委托的獨(dú)立學(xué)院提獨(dú)立學(xué)院人事檔案管理中的幾個(gè)問題的探討李青青廣西大學(xué)行健文理學(xué)院供主動(dòng)的、個(gè)性化的服務(wù)，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測上無法為獨(dú)立學(xué)院提供高質(zhì)量的服務(wù)。

二、改進(jìn)的意見和措施

1.獨(dú)立學(xué)院人事檔案科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務(wù)、職稱等方面的真實(shí)再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨(dú)立學(xué)院發(fā)展中處于基礎(chǔ)性的地位。獨(dú)立學(xué)院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨(dú)立學(xué)院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細(xì)則》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院特征的、具有可操作性的、科學(xué)合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責(zé)明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護(hù)了檔案工作的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，又讓獨(dú)立學(xué)院的人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。

2.加強(qiáng)人事檔案宣傳力度,提高教職工的檔案意識(shí)

獨(dú)立學(xué)院人事部門應(yīng)在每年的工作計(jì)劃中把加強(qiáng)檔案建設(shè)放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學(xué)院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對(duì)教職工進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，提高教職工的檔案意識(shí)，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應(yīng)歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時(shí)做好檔案材料的收集、歸檔工作。經(jīng)過不斷的宣傳教育，使檔案意識(shí)深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。

3.加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通

人事檔案工作需要依靠獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨(dú)立學(xué)院人事檔案工作，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨(dú)立學(xué)院，沒有就檔案工作進(jìn)行過交流、討論，只是坐等獨(dú)立學(xué)院上交檔案。獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門每年應(yīng)定期聯(lián)系，召開工作會(huì)議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究與探討，互相交流經(jīng)驗(yàn)，共同把檔案工作做好。

4.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)、專業(yè)水平的高低，直接關(guān)系到獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊(duì)伍就顯得十分重要。由于獨(dú)立學(xué)院的人事檔案托管在人才交流服務(wù)中心，所以檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)必須包括人才交流服務(wù)中心和獨(dú)立學(xué)院二支隊(duì)伍。人才交流服務(wù)中心檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，必須高起點(diǎn)、高要求。這支隊(duì)伍應(yīng)具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學(xué)知識(shí)，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨(dú)立學(xué)院檔案托管人員服務(wù)的思想。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員必須加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理專業(yè)人員。另一支隊(duì)伍建設(shè)是獨(dú)立學(xué)院人事部門檔案管理人員。首先，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)充分重視這支隊(duì)伍的建設(shè)，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應(yīng)保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。這兩支隊(duì)伍的建設(shè)是相輔相成的，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)地深入到各獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作中去，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，一方面使獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)的過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務(wù)水平；第三方面，這給雙方提供了一個(gè)思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺(tái)，通過雙方的互動(dòng)協(xié)作把檔案工作做得更好。

5.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

篇4

關(guān)鍵詞：藝術(shù)；檔案；作用

中圖分類號(hào)：J05 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2013）14-0261-01

從歷史作用來看，我國民族藝術(shù)的發(fā)展過程源遠(yuǎn)流長，我國各民族在長期的歷史發(fā)展中，創(chuàng)造并留下了大量的文化藝術(shù)遺產(chǎn)。現(xiàn)如今，民族藝術(shù)之所以有這么高的成就。是因?yàn)閹浊昝褡逅囆g(shù)的不間斷傳承與發(fā)展的結(jié)果。如果缺少了過去歷史藝術(shù)的傳承啟后，那么如今藝術(shù)發(fā)展必將不會(huì)如此繁榮。我們要想把如今的民族文化藝術(shù)成就變成以后的歷史藝術(shù)遺產(chǎn)就要不斷推陳出新，同時(shí)不斷積累完整、系統(tǒng)的藝術(shù)檔案。每個(gè)文化藝術(shù)單位，每個(gè)藝術(shù)家的藝術(shù)檔案都是國家的珍貴藝術(shù)財(cái)富，擁有多少藝術(shù)檔案就擁有多少藝術(shù)財(cái)富，就意味著有多少歷史藝術(shù)遺產(chǎn)留給后人。只有這樣，我國的社會(huì)主義的民族文化藝術(shù)事業(yè)才能千秋萬代永遠(yuǎn)繁榮發(fā)展下去。

文藝檔案的現(xiàn)實(shí)作用，主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

（一）藝術(shù)檔案是藝術(shù)管理工作的依據(jù)

藝術(shù)管理工作范圍很廣，它包括藝術(shù)生產(chǎn)管理、藝術(shù)科研管理、藝術(shù)教育管理、社會(huì)文化管理等等。這里既有國家、區(qū)域、專業(yè)系統(tǒng)的宏觀管理，又有各個(gè)藝術(shù)表演單位、藝術(shù)研究院、藝術(shù)教育單位和社會(huì)文化單位等基層單位的微觀管理。在不同層級(jí)的藝術(shù)管理工作中，藝術(shù)檔案起著依據(jù)、憑借和借鑒作用。

比如，組織舉辦一次大型的文藝調(diào)演活動(dòng)，組織者為了實(shí)現(xiàn)正確的組織、指揮，有效地進(jìn)行監(jiān)督和控制，需要各種條件，其中重要的條件之一，就是有完整、系統(tǒng)的文藝檔案。完整、系統(tǒng)的藝術(shù)檔案，有助于組織者對(duì)整個(gè)活動(dòng)過程進(jìn)行分析、判斷，作出正確的決策，從而實(shí)現(xiàn)高水平、高質(zhì)量的一次文藝調(diào)演。又如，在藝術(shù)生產(chǎn)管理中，藝術(shù)檔案可以提供正確的數(shù)據(jù)和大量有關(guān)資料，是其正確決策的重要依據(jù)。

（二）藝術(shù)檔案是藝術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)的憑據(jù)

連續(xù)性與繼承性是一切藝術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)所共同具有的特征。前一階段產(chǎn)生的藝術(shù)檔案，通常是后一階段藝術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)的憑證和基礎(chǔ)；而現(xiàn)階段藝術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案，又常常是以后藝術(shù)生活活動(dòng)的憑證和依據(jù)。

第一，藝術(shù)檔案是藝術(shù)創(chuàng)作、修改、整理劇目的重要憑據(jù)和材料的來源；

第二，藝術(shù)檔案是重排、復(fù)排保留劇目的必要依據(jù)；

第三，藝術(shù)檔案是繪畫、攝影工作者創(chuàng)作和設(shè)計(jì)作品時(shí)的參考材料。

藝術(shù)檔案在藝術(shù)生活活動(dòng)中的憑證作用是多方面的。這種憑證作用一旦發(fā)揮出來，它可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力，避免重復(fù)工作，降低成本，節(jié)約資金，提高一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（三）藝術(shù)檔案是藝術(shù)科學(xué)研究的必要條件

一切科學(xué)研究活動(dòng)都具有一定的繼承性，都需要吸取和借鑒已有的科研成果。藝術(shù)科學(xué)研究也不例外。繼承和借鑒前人的成果，是藝術(shù)科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。因此，很好地進(jìn)行藝術(shù)科學(xué)研究，必須占有大量的、可靠的藝術(shù)檔案，這是進(jìn)行藝術(shù)科學(xué)研究不可缺少的條件。實(shí)踐證明，在藝術(shù)科學(xué)研究中利用已有的藝術(shù)檔案，可以啟發(fā)思路，開闊眼界，少走彎路，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，提高藝術(shù)科學(xué)研究工作的效率和水平。如，在一項(xiàng)課題研究中，藝術(shù)科學(xué)研究人員在接受一個(gè)新課題后，從指定課題計(jì)劃、擬定研究大綱，到編寫調(diào)查方案；從編寫階段小結(jié)，到撰寫成果報(bào)告，都要時(shí)常調(diào)閱有關(guān)藝術(shù)檔案?？梢哉f，查找利用藝術(shù)檔案幾乎貫穿于一項(xiàng)課題研究的始終。

（四）藝術(shù)檔案是進(jìn)行藝術(shù)教育中教材的重要來源

藝術(shù)院校在藝術(shù)教學(xué)中，可充分利用藝術(shù)檔案編寫教材、教案、大綱，對(duì)學(xué)生進(jìn)行藝術(shù)輔導(dǎo)，還可以利用藝術(shù)檔案中的聲像材料進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，進(jìn)行示范教學(xué)。

（五）藝術(shù)檔案是進(jìn)行文化藝術(shù)交流的必要工具

開展文化藝術(shù)交流，是促進(jìn)文化藝術(shù)發(fā)展和提高文化藝術(shù)水平、活躍群眾文化生活的一種重要手段。文化藝術(shù)交流，有藝術(shù)家個(gè)人之間的交流，單位之間的交流。交流的形式有舉辦文藝演出，如藝術(shù)節(jié)、匯演、調(diào)演等，舉辦各種文化藝術(shù)展覽，如攝影展覽、書法展覽、美術(shù)展覽、文物展覽等，舉辦各種文化藝術(shù)研討會(huì)、座談會(huì)。在進(jìn)行這些文化藝術(shù)交流活動(dòng)中，藝術(shù)檔案是其必不可少的必要手段和工具，如由文藝檔案提供的各種數(shù)據(jù)、圖表、實(shí)物、照片、錄音、錄像材料等藝術(shù)檔案，豐富了文化藝術(shù)交流活動(dòng)中的內(nèi)容，提高了文化藝術(shù)交流的質(zhì)量。

篇5

關(guān)鍵詞：群眾文化單位； 藝術(shù)檔案； 管理

通常所說的群眾文化事業(yè)單位，是指以實(shí)現(xiàn)社會(huì)公共利益為目的，由國家機(jī)構(gòu)（各級(jí)政府）或社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的，從事與輔導(dǎo)群眾文化藝術(shù)活動(dòng)的專門事業(yè)機(jī)構(gòu)，如群眾藝術(shù)館、文化館（站）等。群眾性的文化藝術(shù)活動(dòng)是群眾文化事業(yè)單位履行職能的基本形態(tài)，而藝術(shù)檔案則是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。藝術(shù)檔案管理工作是文化藝術(shù)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是文化藝術(shù)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，具有一定的實(shí)踐意義。用科學(xué)的原則和方法管理文化藝術(shù)檔案，其最終目的就是為文化藝術(shù)工作提供利用。

一、藝術(shù)檔案的基本概念

藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值并歸檔保存的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。藝術(shù)檔案工作是藝術(shù)機(jī)構(gòu)履行法定檔案和方法，完整地保存和科學(xué)地管理藝術(shù)檔案，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案資源有效利用的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)。

二、藝術(shù)檔案的特點(diǎn)

群眾藝術(shù)檔案，也稱社會(huì)文化藝術(shù)檔案。主要是指各群眾文化藝術(shù)館、文化館（站）在開展群眾文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的檔案。它具有形象化、各類多樣化、增補(bǔ)性、文物性這幾個(gè)特點(diǎn)。豐富多彩的群眾文化活動(dòng)樣式，決定了它在實(shí)施過程中所形成的原始檔案材料的多樣性。與社會(huì)管理相關(guān)檔案相比，群眾文化事業(yè)單位藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍非常廣泛，包括：文學(xué)創(chuàng)作、藝術(shù)表演、美術(shù)、攝影、社會(huì)文化、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育、文化交流、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料。群眾性的器樂、聲樂、舞蹈、戲劇等的場記圖譜，錄音帶、錄像帶、照片（包括反轉(zhuǎn)片、幻燈片）、畫稿等等，舉不勝舉。離開了文字以外的其他表現(xiàn)形式，藝術(shù)檔案就不可能全面、真實(shí)地反映群眾文化藝術(shù)活動(dòng)的本來面貌，也就不能真正發(fā)揮藝術(shù)檔案的作用。

藝術(shù)檔案材料形式的多樣性，決定了要收集大型活動(dòng)及綜合性文化活動(dòng)的文字、曲譜、劇本、音樂等資料外，更重要的還要收集當(dāng)時(shí)的錄音、錄像。平時(shí)還應(yīng)收集文化人才的個(gè)人信息及獲獎(jiǎng)情況，創(chuàng)作作品的照片，形成一個(gè)資源庫，計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，為檔案資源合理配置的實(shí)現(xiàn)提供了必要的技術(shù)平臺(tái)，達(dá)到一個(gè)資源共享的目的，收集藝術(shù)單位的資料，了解一個(gè)藝術(shù)單位的發(fā)展史，有利于文化大發(fā)展、大繁榮。藝術(shù)檔案材料形式的多樣性，決定了藝術(shù)檔案立卷方式的復(fù)合性。藝術(shù)檔案材料應(yīng)按內(nèi)容、種類分別組卷。戲劇材料就近劇目分類組卷，音樂歌舞演出材料應(yīng)按內(nèi)容、藝術(shù)科研材料應(yīng)按科研專題分類組卷；藝術(shù)教育材料應(yīng)按各類專業(yè)課程分別組卷，社會(huì)文化、文化交流材料應(yīng)按業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行組卷。

三、作好藝術(shù)檔案工作的必要保證

1.在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)下，文化部負(fù)責(zé)對(duì)全國文化系統(tǒng)藝術(shù)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和管理。

2.各級(jí)文化行政管理部門應(yīng)把藝術(shù)檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。

篇6

一、編外聘用人員檔案管理存在的主要問題

1.編外聘用人員“棄檔”現(xiàn)象較為普遍。目前，單位編外聘用的人員絕大部分是應(yīng)往屆大學(xué)畢業(yè)生。由于大學(xué)生就業(yè)形勢較為嚴(yán)峻，不少大學(xué)畢業(yè)生在畢業(yè)后2―3年內(nèi)，先后在3―5個(gè)單位工作的情況比較普遍。按照《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，他們的人事檔案大都交由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行谋９堋Ｓ捎诿磕暌U納數(shù)百元檔案管理費(fèi)，對(duì)于工作尚不穩(wěn)定、工資待遇相對(duì)較低的大學(xué)生來說，確實(shí)是一筆不小的支出。于是，紛紛托交或不交，時(shí)間一長就干脆棄檔不要，使流動(dòng)人員“棄檔”現(xiàn)象日漸嚴(yán)重。

2.編外聘用人員檔案內(nèi)容記載不完整。由于編外聘用人員流動(dòng)比較頻繁，他們?cè)诿總€(gè)單位工作期間的檔案材料根本無法及時(shí)被收集歸檔。加上，用人單位對(duì)編外聘用人員人事檔案管理重視不夠，未能及時(shí)收集和整理他們?cè)趩挝还ぷ鳌W(xué)習(xí)、考核等信息，人員流出后又未及時(shí)移交和轉(zhuǎn)遞，導(dǎo)致編外聘用人員人事檔案常常中斷，記載不完整的情況非常普遍。有的甚至連考核定級(jí)、職稱晉升等重要的檔案材料都記載不全。

3.檔案內(nèi)容不全。正常情況下，流動(dòng)人員人事檔案材料一般應(yīng)包括：履歷表，大中專畢業(yè)生分配派遣（證）單，轉(zhuǎn)正定級(jí)的考核材料，每年度的考核表，專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料，檔案工資變更材料，獎(jiǎng)懲材料，黨團(tuán)組織材料以及其他按規(guī)定應(yīng)收入人事檔案的材料。由于流動(dòng)人員的流動(dòng)性較大，用人單位未及時(shí)收集和整理編外聘用人員的檔案材料，造成編外聘用人員人事檔案的信息未能隨工作經(jīng)歷的增加而增多，尤其是缺少反映當(dāng)事人綜合能力、素質(zhì)和權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核材料，這給用人部門選擇人才帶來困難，也使編外聘用人員人事檔案的價(jià)值隨之降低。

4.檔案的真實(shí)性存疑。部分外聘人員人事檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，未能嚴(yán)格執(zhí)行《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的“流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶?！焙汀安坏蒙米酝扛?、抽取、銷毀或偽造流動(dòng)人員人事檔案材料?！钡认嚓P(guān)規(guī)定，將檔案材料交由當(dāng)事人本人代為轉(zhuǎn)遞，有的出現(xiàn)擅自涂改、抽取、銷毀或偽造人事檔案材料的情況。有的學(xué)歷越填越高、業(yè)績?cè)教钤酵怀?，使用人單位無法客觀全面了解聘用人員的真實(shí)情況。

5.用人單位對(duì)編外聘用人員人事檔案管理重視不夠。部分用人單位認(rèn)為編外聘用人員流動(dòng)性大，建不建人事檔案無所謂;單位人事部門不重視編外聘用人員人事檔案人事檔案材料的及時(shí)收集和定期整理，對(duì)聘用人員在單位學(xué)習(xí)進(jìn)修、工作考核、從事科研活動(dòng)等形成的材料收集整理不及時(shí)、不完整，從而造成編外聘用人員人事檔案“殘缺不全”，嚴(yán)重影響了編外聘用人員人事檔案的價(jià)值和可用性。

二、對(duì)做好編外聘用人員檔案管理的思考

1.提高對(duì)做好編外聘用人員人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的經(jīng)過認(rèn)可的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)及人事獎(jiǎng)懲、變化情況的以個(gè)體為單位，集中保存和備查的人事檔案資料，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。目前，人員流動(dòng)已成為常態(tài)，社會(huì)也已進(jìn)入信息化時(shí)代。人力資源的合理配置、用人單位和聘用人員之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、完整的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。加強(qiáng)編外聘用人員人事檔案管理工作，既可以為單位和聘用人員提供良好的人才信息服務(wù)，更好地服務(wù)于單位的組織人事工作，又可以優(yōu)化市場人力資源配置，促進(jìn)聘用人員的社會(huì)化管理，推動(dòng)社會(huì)保障體系的建立和完善，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。

2.建立和完善檔案管理制度，規(guī)范編外聘用人員檔案管理工作。目前使用的《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》頒布已有十幾年，在使用中暴露出的問題也已十分明顯，特別是對(duì)用人單位和人才交流中心對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的責(zé)任、義務(wù)規(guī)定不全面，又沒有相應(yīng)的罰則，在具體的施行過程中對(duì)管理檔案的雙方難有約束力。加之，沒有具體規(guī)定用人單位、勞務(wù)中介機(jī)構(gòu)在使用編外聘用人員時(shí)，應(yīng)如何為聘用人員建立規(guī)范的人事檔案，造成了目前編外聘用人員檔案管理中有人用人、無人建檔的現(xiàn)狀。因此，應(yīng)考慮修訂《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》或者出臺(tái)比部門規(guī)定更具約束力的法規(guī)，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理中用人單位、勞務(wù)中介、人才交流中心和流動(dòng)人員個(gè)人在檔案資料的形成、收集、整理、歸檔以及管理服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)上，制定出規(guī)范性的操作規(guī)程和相應(yīng)的權(quán)利義務(wù)，保證檔案資料的真實(shí)、可靠和鮮活，全面提高檔案質(zhì)量。對(duì)不按規(guī)定履行義務(wù)或在實(shí)際工作中、弄虛作假、敷衍應(yīng)付、造成不良后果的，給予相應(yīng)的處罰，以有效規(guī)范編外聘用人員檔案管理工作。

篇7

【關(guān)鍵詞】高校；外事檔案；管理

高校外事檔案是指高校與外國團(tuán)體機(jī)構(gòu)或個(gè)人在學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動(dòng)中直接形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料，可以為今后的高校外事交流提供可靠的支撐的信息材料。然而伴隨著國內(nèi)經(jīng)濟(jì)對(duì)外發(fā)展的日新月異以及更多的文化交流需求，高等教育的國際化已成為當(dāng)下不可或缺的發(fā)展需要。外事管理工作在高校工作中的地位越來越重要，高校的外事檔案也展現(xiàn)出了載體多樣、內(nèi)容豐富、形式復(fù)雜、數(shù)量增多等新特點(diǎn)，從而伴隨著的很多新的問題也逐漸浮現(xiàn)出來，迫切的需要我們對(duì)此進(jìn)行探討，以便解決問題。

一、對(duì)高校外事檔案重要性的再認(rèn)識(shí)

1.高校外事檔案是鏈接學(xué)校與國外高校的重要樞紐，又是學(xué)校科研、教學(xué)、人才培養(yǎng)和對(duì)外交流的資源庫。

2.高校外事檔案反映整個(gè)高校外事的工作的面貌，對(duì)于提高外事管理水平和高校的國際化戰(zhàn)略發(fā)展具有重要的借鑒意義。

3.高校外事檔案對(duì)于高校決策者進(jìn)行中外合作辦學(xué)提供多方面的信息支持。高校外事檔案對(duì)于合作辦學(xué)項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)估以及解決在合作辦學(xué)過程中的問題均具有重要的參考價(jià)值。

二、目前高校外事檔案管理存在的問題及現(xiàn)狀

1.外事檔案的建立及保護(hù)意識(shí)不夠重視

國家教育部在高校外事工作的基本原則中規(guī)定﹕外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確安全、便于開發(fā)利用。而學(xué)校外事管理職能部門的外事辦公室是學(xué)校外事管理、涉外教學(xué)、科研文件材料的歸口部門，在來校、出國（境）、國際合作、國際會(huì)議活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)將于此項(xiàng)工作有關(guān)的各種外事文件材料收集、匯總、整理組卷，按規(guī)定向?qū)W校檔案室移交。但是目前高校普遍對(duì)外事檔案的管理不夠重視，缺乏責(zé)任感，外事部門與檔案管理部門間的協(xié)同機(jī)制也不夠完善。導(dǎo)致外事檔案收集不齊全，外事檔案的開發(fā)和利用很難得到實(shí)現(xiàn)。

2.歸檔意識(shí)不強(qiáng)

由于對(duì)外事檔案的重視不夠，經(jīng)常是各掃門前雪，即是誰負(fù)責(zé)的外事工作就有誰來管理相應(yīng)的外事檔案，并沒有設(shè)立專門的人負(fù)責(zé)，也沒有相應(yīng)管理的規(guī)章制度，從而檔案得不到妥善的歸檔與保護(hù)造成外事檔案丟失、損毀的情況嚴(yán)重。且高校各部門在對(duì)外交流過程中不從利用需求的角度出發(fā)，而是從本部門或個(gè)人工作便利出發(fā)，有些甚至以保密為理由，不愿把自己手中的應(yīng)歸檔的外事材料交給外事部門或者檔案室，從而導(dǎo)致外事檔案得不到完整的收集歸納。

3.外事檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員

高校外事部門是外事檔案的歸口管理部門，可有的外事工作人員既不熟悉檔案知識(shí)又沒有經(jīng)過檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，也就談不上對(duì)外事檔案進(jìn)行規(guī)范整理、科學(xué)管理。如文件材料紙張不合格，書寫不規(guī)范，沒有文件目錄，沒有歸檔號(hào)，沒有保管期限，沒有案卷目錄，并且數(shù)量不齊全，不能夠及時(shí)的上交等等問題，從而給使用過程中帶來了諸多的不便。而且這些外事人員大多是兼職檔案管理人員，他們只是依靠自己的經(jīng)驗(yàn)傳統(tǒng)的管理，重藏輕用，很少能夠意識(shí)到開拓進(jìn)取的動(dòng)力，所以外事檔案管理工作往往只停留在收藏過程中發(fā)揮不了實(shí)用功能。

4.在檔案實(shí)體保管方面存在爭議

目前高校外事檔案載體不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，更是出現(xiàn)了獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品、榮譽(yù)證書等實(shí)物檔案，在檔案實(shí)體分類中，與外事檔案存在相互交叉的情況，各個(gè)高校做法不統(tǒng)一。即使同一高校在此類問題上也會(huì)出現(xiàn)前后不統(tǒng)一不一致的問題，給外事檔案的保管及今后的查找利用都帶來諸多不便之處。

5.外事檔案管理技術(shù)手段落后

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)階段高校外事檔案的管理需要。目前，因?yàn)榇蟛糠指咝５耐馐聶n案主要還是以紙質(zhì)文件材料為主，在實(shí)體管理上還是參照文書檔案的管理方式，以年度-事項(xiàng)為組卷單位，進(jìn)行裝盒上架。在檢索利用上還是按照案卷級(jí)檢索方式進(jìn)行查找，查檔的精確率很低，使用起來相當(dāng)繁瑣，對(duì)提高外事檔案的使用效率非常不利，同時(shí)也不利于提高外事工作人員歸檔的積極性和主動(dòng)性。

三、管理好高校外事檔案的對(duì)策探討

1.提高歸檔意識(shí)，加強(qiáng)外事檔案的制度建設(shè)

隨著高校各項(xiàng)體制改革的不斷推進(jìn)，各高校應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)到普通教職工都培養(yǎng)并加強(qiáng)對(duì)外事檔案管理的意識(shí)，能夠從根本處了解到外事檔案管理工作的重要性。與此同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)外事管理有重要意義的宣傳工作，可以更好的實(shí)現(xiàn)外事檔案工作從收集、整理到利用的一體化管理，推動(dòng)外事檔案管理工作與對(duì)外交流共同發(fā)展，從而能夠有效的促進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)能夠更穩(wěn)定的發(fā)展。

2.注重日常積累，規(guī)范日常管理

在建立外事檔案的工作中，首先要做好包括存放地點(diǎn)、檔案裝具等方面的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，同時(shí)還要在案卷封面上標(biāo)注能夠表明案卷內(nèi)容的標(biāo)題；其次要將已收集好的文件材料按照類別放入事先準(zhǔn)備好的案卷盒內(nèi)；此外還要對(duì)各階段緊密相關(guān)的文件素材按一定的順序進(jìn)行擺放，從而保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，為日后查檔利用提供便利。

3.加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)與管理

學(xué)校檔案館應(yīng)該定期對(duì)外事工作人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使外事工作人員掌握全面的、系統(tǒng)的檔案理論和技術(shù)。想要做好外事檔案管理工作，外事檔案管理人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案學(xué)，文獻(xiàn)學(xué)，統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識(shí)，具有現(xiàn)代化的管理思想、自動(dòng)化的管理手段、專業(yè)化的知識(shí)水平和職業(yè)化的職業(yè)素養(yǎng)。在掌握情報(bào)收集、檔案管理專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)和外語技能，能夠有效的改善外事檔案管理的質(zhì)量與效率。

4.統(tǒng)一實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)，明確保管對(duì)象

對(duì)于實(shí)體分類存在爭議的外事檔案，各高?？梢愿鶕?jù)本校的實(shí)際情況，制定明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，筆者建議所有實(shí)物類載體統(tǒng)一歸口在實(shí)物類檔案，錄音錄像等音頻視頻材料統(tǒng)一歸口到新型載體檔案中去。但在該類實(shí)體檔案的二級(jí)類目編制過程必須體現(xiàn)出外事檔案的特性。

5.積極推進(jìn)外事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程

外事檔案本身在構(gòu)成方式上不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，還有大量的照片、光盤等新型載體材料。在內(nèi)容表現(xiàn)形式上，不僅有文字圖表，還有一部分的音頻、視頻材料等材料。因此傳統(tǒng)的管理方式已不適應(yīng)當(dāng)今高校的外事檔案管理，必須通過掃描、攝像等方式對(duì)科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，在管理利用方式上大膽嘗試探索，與高校虛擬檔案館（圖書館）進(jìn)程同步實(shí)現(xiàn)。

總之，合理有效、有秩序的完成外事檔案的管理工作，不僅可以提高外事工作的水平、提升學(xué)校在國內(nèi)外的知名度，而且可以創(chuàng)造更高的社會(huì)價(jià)值。所以，對(duì)外事檔案工作有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)與態(tài)度，能夠?qū)Υ@份工作毫不懈怠，使外事檔案的工作能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展與開拓提供重要的戰(zhàn)略借鑒。

參考文獻(xiàn)：

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[2]解文紅.關(guān)于做好高校對(duì)外合作交流檔案管理的思考[J].科技信息，2011（29）.

篇8

第一條為加強(qiáng)對(duì)藝術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮藝術(shù)檔案在文化事業(yè)和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)及其實(shí)施辦法的規(guī)定，結(jié)合藝術(shù)檔案的特點(diǎn)，制定本辦法。

第二條藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。

藝術(shù)檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。

第三條在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)下，文化部負(fù)責(zé)對(duì)全國文化系統(tǒng)藝術(shù)檔案工作的指導(dǎo)和管理。

第四條各級(jí)文行政管理部門應(yīng)把藝術(shù)檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。

第五條文化藝術(shù)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的藝術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證必要的經(jīng)費(fèi)，確保藝術(shù)檔案的完整、安全和有效利用。

文化藝術(shù)單位應(yīng)把藝術(shù)檔案工作作為工作總結(jié)、業(yè)務(wù)考核內(nèi)容之一。

第六條各級(jí)文化行政管理部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定對(duì)在藝術(shù)檔案工作中做出顯著成績的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

對(duì)于違反《檔案法》和本辦法相關(guān)條款的行為，應(yīng)依據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定給予處罰。

第二章機(jī)構(gòu)與人員

第七條文化藝術(shù)單位應(yīng)建立健全藝術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)，設(shè)置藝術(shù)檔案工作崗位，配備熟悉業(yè)務(wù)的專職藝術(shù)檔案工作人員。

第八條省、自治區(qū)、直轄市文化行政管理部門可報(bào)請(qǐng)地方人民政府批準(zhǔn)設(shè)立集中保管藝術(shù)檔案的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)征集、接收和保管本地區(qū)的藝術(shù)檔案和有關(guān)的藝術(shù)檔案資料。

第九條藝術(shù)檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的藝術(shù)檔案，對(duì)藝術(shù)檔案的形成、積累和歸檔實(shí)施監(jiān)督與指導(dǎo)。

第十條藝術(shù)檔案工作人員應(yīng)熟悉自己所保管的藝術(shù)檔案，編制各種檢索工具，編輯、整理、研究檔案材料，以便于查找和利用。

從事藝術(shù)檔案工作的人員，上崗前應(yīng)接受崗位培訓(xùn)。

第三章歸檔范圍

第十一條藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍包括：文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，社會(huì)文化，藝術(shù)研究，藝術(shù)教育，文化交流，個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料。

第十二條在國家主辦的各類藝術(shù)活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的藝術(shù)材料(包括文字、聲像、照片、實(shí)物等載體形式)，均屬歸檔范圍(藝術(shù)檔案歸檔范圍詳見附件)。

業(yè)務(wù)人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的藝術(shù)材料，也屬歸檔范圍。

第十三條在文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的屬國家所有的各種載體的藝術(shù)材料和實(shí)物，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

第十四條在文化藝術(shù)單位舉辦業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，主辦和承辦單位應(yīng)向本單位藝術(shù)檔案管理部門提供信息，并在活動(dòng)結(jié)束后將所形成的屬國家所有的全部藝術(shù)檔案材料立卷歸檔，不得散失。

第十五條凡是為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)和文化藝術(shù)活動(dòng)參考而收集的圖書、報(bào)刊、音像帶、照片、劇本和有關(guān)文章材料等，均作為資料保存。

第四章收集與整理

第十六條收集藝術(shù)檔案材料時(shí)，應(yīng)保證藝術(shù)檔案材料的完整。

整理藝術(shù)檔案材料時(shí)，應(yīng)遵循藝術(shù)材料的形成規(guī)律，保持藝術(shù)材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

第十七條藝術(shù)檔案材料系統(tǒng)整理過程中，應(yīng)根據(jù)不同內(nèi)容和載體分別進(jìn)行立卷。

第十八條文化藝術(shù)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)名老藝人、藝術(shù)家檔案材料和散失在社會(huì)上珍貴的藝術(shù)檔案材料的搜集、征集和管理工作。

第十九條藝術(shù)檔案分類由大類、屬類組成。大類應(yīng)設(shè)業(yè)務(wù)類、個(gè)人業(yè)務(wù)類、綜合類。具體屬類應(yīng)按照歸檔范圍設(shè)置。

第二十條藝術(shù)檔案材料應(yīng)按內(nèi)容、種類組卷。戲劇材料應(yīng)按劇目分類組卷；音樂歌舞演出材料應(yīng)按節(jié)目分類組卷；藝術(shù)科研材料應(yīng)按科研專題分類組卷；藝術(shù)教育材料應(yīng)按各專業(yè)課程分類組卷；社會(huì)文化、文化交流材料應(yīng)按業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行組卷。

對(duì)未完成藝術(shù)生產(chǎn)程序的藝術(shù)材料，整理時(shí)應(yīng)單獨(dú)存放，待完成后組卷歸檔。

第二十一條對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)將每一單項(xiàng)(盒或盤)作為一個(gè)保管單位，單獨(dú)編排檔號(hào)，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫互見號(hào)或互見卡。

第二十二條反映和記錄本單位的藝術(shù)活動(dòng)并對(duì)以后藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)研究有重要參考借鑒作用的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)永久保存。在本單位組織或參與的重大的藝術(shù)活動(dòng)中形成的，并具有一定藝術(shù)參考價(jià)值的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)長期保存。

第五章管理與利用

第二十三條文化藝術(shù)單位應(yīng)建立、健全藝術(shù)檔案工作的管理制度，把藝術(shù)檔案的收集和歸檔工作列入有關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的職責(zé)范圍。

第二十四條藝術(shù)檔案管理部門應(yīng)配備足夠的檔案用房和檔案柜架、裝具，備有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施，并定期檢查檔案的保管狀況。

第二十五條文化藝術(shù)單位被撤銷合并的，應(yīng)將原單位的藝術(shù)檔案整理登記后，妥善移交給主管機(jī)關(guān)或接收單位，不得散失。

第二十六條集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的藝術(shù)檔案受國家法律保護(hù)，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。