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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理專業(yè)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
(一)專業(yè)檔案的特點
專業(yè)檔案是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會組織，在某一專業(yè)職能活動中形成的具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的檔案。具有專業(yè)性強、獨立性與現(xiàn)行性強以及動態(tài)性強的特點。專業(yè)檔案不僅形成規(guī)律、內(nèi)容性質(zhì)有明顯的專業(yè)性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業(yè)特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業(yè)局限性；是專業(yè)職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現(xiàn)實使用價值，可以相對獨立地支撐有關(guān)專業(yè)活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續(xù)性要求高，往往作為立檔單位全宗內(nèi)相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數(shù)據(jù)和信息需要同記錄對象的現(xiàn)實情況保持動態(tài)一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業(yè)檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。
(二)區(qū)縣專業(yè)檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區(qū)檔案局通過問卷調(diào)查方式，對區(qū)屬44個立檔單位專業(yè)檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調(diào)查。經(jīng)統(tǒng)計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業(yè)科室(所屬單位)形成各類專業(yè)檔案378種(文種)。根據(jù)全區(qū)各類專業(yè)檔案不同的整理、保管單位統(tǒng)計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業(yè)檔案由各單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的有180種、由專業(yè)檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業(yè)檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內(nèi)容的有47種。整理后，編制紙質(zhì)檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業(yè)檔案中，有查閱控制規(guī)定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業(yè)檔案中，沒有具體規(guī)定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業(yè)檔案作較大范圍的調(diào)查，以上調(diào)查數(shù)據(jù)和情況不盡準確，但可以看出，當前專業(yè)檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監(jiān)察等系統(tǒng)尤為突出。
2、整理、編目的規(guī)范化程度低。很多專業(yè)檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據(jù)專業(yè)特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區(qū)縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業(yè)檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業(yè)檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業(yè)檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規(guī)定。如設在區(qū)縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規(guī)定向區(qū)縣檔案館移交，其專業(yè)檔案則按專業(yè)實行統(tǒng)一管理，由市各業(yè)務主管部門監(jiān)督指導。
4：規(guī)范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規(guī)范或標準的占38％。其中，許多規(guī)范和標準或由上級業(yè)務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業(yè)務主管部門聯(lián)合制定管理規(guī)范和標準的情況下，區(qū)縣檔案部門無法對專業(yè)檔案管理進行有效的監(jiān)督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。
存在上述問題的主要原因，一是專業(yè)檔案的數(shù)量和內(nèi)容伴隨著經(jīng)濟、社會的改革與發(fā)展出現(xiàn)了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經(jīng)驗；二是檔案行政管理部門與各專業(yè)主管部門協(xié)調(diào)不夠，對專業(yè)檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現(xiàn)象；三是缺乏對專業(yè)檔案歸屬流向的總體設計，導致專業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了一定程度的無序。
二、關(guān)于區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區(qū)縣屬機關(guān)、單位各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)，而檔案歸屬與流向的有關(guān)規(guī)定不明確、不具體或原來的規(guī)定不符合基層業(yè)務工作實際，導致各類專業(yè)檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業(yè)務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區(qū)縣綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)的豐富與優(yōu)化。
2、部分區(qū)縣行政機關(guān)隸屬關(guān)系發(fā)生變化，由隸屬區(qū)縣政府轉(zhuǎn)為由市業(yè)務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關(guān)形成的文書檔案，區(qū)縣檔案館一般仍按過去的規(guī)定接收，形成機關(guān)也比較配合。而對于各類專業(yè)檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區(qū)縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業(yè)主管部門已經(jīng)設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區(qū)縣檔案資源尚不明確?！皩儆诘胤胶蜕霞壷鞴懿块T雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業(yè)或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規(guī)定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業(yè)檔案館的合并，區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的調(diào)整和區(qū)縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區(qū)縣行政區(qū)劃整合，還是分門別類按不同級別行政區(qū)劃整合，至少在大城市的核心功能區(qū)及城市功能拓展區(qū)，需要從國家檔案資源配置的全局出發(fā)，合理設計、科學規(guī)劃和審慎決策。
(二)設計專業(yè)檔案歸屬流向的原則
規(guī)劃區(qū)縣專業(yè)檔案的歸屬與流向要在遵循“統(tǒng)一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發(fā)展原有各級國家綜合檔案館，根據(jù)需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網(wǎng)建設成為結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息能力、為社各方面提供優(yōu)質(zhì)服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶
區(qū)縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區(qū)各項事業(yè)歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業(yè)檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要設置。部門檔案館是各專業(yè)主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關(guān)檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網(wǎng)布局的組成部分，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要在形成專門業(yè)務或科技檔案數(shù)量大的專業(yè)主管部門設置。按照國家現(xiàn)行規(guī)定，
部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構(gòu)，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當前，針對各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)以及專業(yè)檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規(guī)劃我市的檔案館網(wǎng)布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規(guī)范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。
2、創(chuàng)新專業(yè)檔案管理體制，服務現(xiàn)實工作
專業(yè)檔案數(shù)量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業(yè)性、獨立性、動態(tài)性和現(xiàn)實工具性強的特點。應根據(jù)專業(yè)檔案形成、保管、利用上的特點和業(yè)務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業(yè)檔案管理與建設的需要，更好地為現(xiàn)實工作服務。
(1)由專業(yè)檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態(tài)性、現(xiàn)實工具性都比較強的專業(yè)檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業(yè)工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現(xiàn)實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區(qū)縣檔案行政管理部門的監(jiān)督指導。
(2)由專業(yè)檔案形成單位的專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心保管的模式。對于形成數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業(yè)人員直接控制和使用的專業(yè)檔案，可以成立專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。
(3)由專業(yè)檔案形成單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的模式。根據(jù)歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業(yè)檔案，應納入本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業(yè)主管部門需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案特別是垂直管理單位的專業(yè)檔案，可以按照規(guī)定向?qū)I(yè)主管部門的專業(yè)檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業(yè)檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發(fā)檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業(yè)專業(yè)性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業(yè)檔案管理體制，是為了扭轉(zhuǎn)當前專業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的無序狀況，更好地服務于現(xiàn)實工作，發(fā)揮專業(yè)檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門做出統(tǒng)一規(guī)定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導，并按規(guī)定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。
3、按地域整合與按行業(yè)整合并舉，方便社會利用
實施檔案資源整合是強化檔案集中統(tǒng)一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業(yè)整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業(yè)以及一些需要垂直管理的專業(yè)性工作，往往不是按區(qū)縣行政區(qū)劃來設置和管理的。對于這些行業(yè)形成的檔案資源應當首先按照專業(yè)管理的需要進行行業(yè)性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區(qū)縣檔案館主要應整合本區(qū)縣行政區(qū)劃內(nèi)具有行政隸屬關(guān)系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區(qū)縣行政區(qū)劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現(xiàn)了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統(tǒng)。為加強本行業(yè)、本系統(tǒng)管理的需要，縱向系統(tǒng)的檔案資源整合應運而生，專業(yè)主管部門的行業(yè)性檔案管理機構(gòu)也將隨之得到強化和發(fā)展。面對檔案資源整合新的發(fā)展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協(xié)調(diào)各專業(yè)主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業(yè)檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統(tǒng)一規(guī)劃。
三、加強專業(yè)檔案管理的幾點建議
(一)加強對專業(yè)檔案監(jiān)督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統(tǒng)計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業(yè)務主管部門開展對專業(yè)檔案資源的全面普查，在調(diào)查研究的基礎上，制定專業(yè)檔案資源管理與建設的對策與措施。
普查應著重了解各類專業(yè)檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業(yè)檔案的具體文種、形成部門、年均形成數(shù)量、現(xiàn)有數(shù)量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態(tài)管理等；保管情況應了解專業(yè)檔案庫房設置、保管條件、管理機構(gòu)及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業(yè)檔案有無歸屬流向的具體規(guī)定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規(guī)定或處置辦法等；監(jiān)督指導關(guān)系應了解檔案管理部門和業(yè)務主管部門在哪些管理環(huán)節(jié)存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業(yè)檔案建設規(guī)劃和管理措施。
2、切實加強對專業(yè)檔案的監(jiān)督管理。專業(yè)檔案管理是各行業(yè)、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數(shù)量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業(yè)檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規(guī)范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業(yè)檔案的特點，切實加強對專業(yè)檔案資源的管理與建設。
要針對各類專業(yè)檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業(yè)主管部門、綜合檔案館與專業(yè)檔案館、監(jiān)督指導機關(guān)與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業(yè)檔案管理的政策、法規(guī)、規(guī)范、標準，推進各類專業(yè)檔案管理的標準化、規(guī)范化建設，維護專業(yè)檔案的連續(xù)性和整體性，有效地支持專業(yè)活動的正常開展，積極發(fā)揮專業(yè)檔案的社會作用。要在繼承專業(yè)檔案管理成功經(jīng)驗的基礎上，注重制度創(chuàng)新，根據(jù)各類專業(yè)檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創(chuàng)新管理理念和模式，既要堅持統(tǒng)一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業(yè)檔案的自身屬性和特點，創(chuàng)造有利于各類專業(yè)檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業(yè)檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，全面梳理各類專業(yè)檔案的歸屬與流向，落實市、區(qū)、縣檔案局(館)和專業(yè)主管部門監(jiān)督、指導、接收專業(yè)檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業(yè)檔案的職責，推動各類專業(yè)檔案管理活動的有序開展。
(二)關(guān)于專業(yè)檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業(yè)檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網(wǎng)布局，合理設計、統(tǒng)一規(guī)劃全市專業(yè)檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業(yè)統(tǒng)一領導、分級管理、條塊結(jié)合的層面，構(gòu)建“結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學、具有安全保管與充分開發(fā)檔案信息的能力、為社會各方面提供優(yōu)質(zhì)服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。
1、設立若干專業(yè)檔案館
專業(yè)檔案館是按專業(yè)設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構(gòu)?！度珖鴻n案館設置與布局方案》規(guī)定，省(自冶區(qū)、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。
目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規(guī)劃、建設有關(guān)檔案的專業(yè)檔案館。還可以根據(jù)需要設立若干專業(yè)檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業(yè)檔案的管理與建設。
2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業(yè)主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構(gòu)檔案的檔案館?！度珖鴻n案館設置與布局方案》規(guī)定，省(自治區(qū)、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關(guān)專業(yè)主管部門，根據(jù)實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃并報同級人民政府批準。
目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案?！侗本┦袡n案館設置和布局方案》規(guī)定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業(yè)務和科學技術(shù)檔案數(shù)量大的市專業(yè)主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規(guī)定向市檔案館移交。
可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業(yè)主管部門，如工商行政管理局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、藥品監(jiān)督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，以及由所屬區(qū)縣分局形成的需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案。其所屬的各區(qū)縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規(guī)定向區(qū)縣綜合檔案館移交。
3、在區(qū)縣專業(yè)主管部門設立專業(yè)檔案管理中心
1.1為專業(yè)技術(shù)人員自身提高提供依據(jù)
醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作方便了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的工作。由于專業(yè)技術(shù)檔案記下了工作人員的點點滴滴，從他們剛走進醫(yī)院的簡歷，到成長期獲得的一些證書、獎項，再到中期的職稱評定、科學研究等都是以檔案為依據(jù)的。另外，通過專業(yè)技術(shù)檔案的整理，可以讓員工發(fā)現(xiàn)自身的不足，進行專業(yè)技能的提升。
1.2為醫(yī)院晉升人才提供參考
由于專業(yè)技術(shù)檔案包含了專業(yè)技術(shù)人員的方方面面，所以醫(yī)院領導晉升人員的時候，也可以依照專業(yè)技術(shù)檔案進行篩選，因為這是最有效、最直接的手段。這既體現(xiàn)了醫(yī)院領導的公平、公正原則，也為醫(yī)院選拔了一批真正優(yōu)秀的人才。
2醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題
2.1對專業(yè)技術(shù)檔案的重視程度有待加強
不論是醫(yī)院的領導還是員工對專業(yè)技術(shù)檔案的重視程度有待加強。因為專業(yè)技術(shù)檔案記錄著員工在醫(yī)院的一切，它相當于員工工作中的“身份證”，對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用，同時也是醫(yī)院的身份象征。但現(xiàn)在不論是領導還是員工都沒有意識到。致使個人專業(yè)檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)問題，不是丟失就是損壞，影響了個人的考評和晉升，造成了人力和精力的浪費。
2.2專業(yè)技術(shù)檔案資料缺乏真實性
目前，由于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，很多醫(yī)院引進了大批人才，這就需要對這些人員進行技術(shù)檔案管理。但目前在行業(yè)中存在一種非常不好的現(xiàn)象，專業(yè)技術(shù)檔案的管理缺乏真實有效性。很多人員的檔案沒有經(jīng)過專門部門的審查，僅僅靠的是印象，檔案制定過程中存在虛假現(xiàn)象，專業(yè)技術(shù)檔案的制定有時只是一種形式。如果不對這種不良現(xiàn)象加以制止，會嚴重影響醫(yī)院檔案管理工作的進行。
2.3管理制度不健全
目前醫(yī)院管理制度不健全，這是影響醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建設的重要因素。這使得醫(yī)院的資料整理和收集工作得不到保障，也影響了醫(yī)院檔案建設的真實性，甚至造成了技術(shù)檔案的丟失。
3加強醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員管理的措施
3.1加強檔案意識宣傳，加快人事檔案管理信息化建設
首先，除了要加強檔案管理制度的建設外，還要做好宣傳工作，加強員工的檔案管理意識，增強員工對檔案管理重要性的認識。其次,在員工做好宣傳工作的同時，還要加強員工對檔案整理方面的要求和知識，從而建立良好的學習環(huán)境，促進醫(yī)院檔案管理工作的有效進行。最后，要建立統(tǒng)一的包括職工、病人、手術(shù)、科研等各項信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并按照數(shù)據(jù)庫的格式分類整理存放，通過數(shù)據(jù)庫進行分析整理，歸納總結(jié)，使得研究人員能夠減少工作量，加快成果的轉(zhuǎn)化。
3.2完善醫(yī)院檔案管理制度
要想加快醫(yī)院信息化管理的建設進程，完善醫(yī)院的人力資源檔案管理是必不可少的一項重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎性工作,這就要求各醫(yī)院要根據(jù)經(jīng)濟社會的發(fā)展狀況以及醫(yī)院的實際情況,不斷修改完善醫(yī)院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng),并制定符合實際發(fā)展需要的規(guī)章制度,進行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發(fā)和利用。
3.3規(guī)范專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案資料管理
每個人的業(yè)務資料檔案都關(guān)系著其個人的發(fā)展進步,如果業(yè)務資料檔案出現(xiàn)問題,其個人的發(fā)展進步就會受到很大的影響。因此,業(yè)務檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫(yī)院應當建立規(guī)范的業(yè)務檔案資料管理制度,按照流程仔細對檔案資料進行核對,同時密切與相關(guān)部門的聯(lián)系交流,確保業(yè)務檔案資料的及時準確、真實可靠。為了不出現(xiàn)以次充好、欺上瞞下的現(xiàn)象,醫(yī)院還要教育監(jiān)督檔案管理人員嚴格按照規(guī)章制度進行業(yè)務檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時符合規(guī)定。最后，還要規(guī)范檔案資料的借閱制度,防止出現(xiàn)以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業(yè)務檔案的流失,確保業(yè)務資料檔案的安全。檔案管理人員對專業(yè)技術(shù)人員的檔案進行管理時，首先要樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。同時，要和各部門保持密切的聯(lián)系，這樣才能保證資料的及時更新。另外，在材料的復印件上要印上公章，確保材料的真實性。
4小結(jié)
關(guān)鍵詞：基層專業(yè)檔案；管理問題；對策
基層專業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務于基層的基礎環(huán)節(jié)，對其進行合理的管理，可以很好地實現(xiàn)對于基層的了解，更好的將信息進行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進行合理的發(fā)揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進行分析，有針對性的制定解決策略，進而實現(xiàn)對于基層專業(yè)檔案的管理和利用，更好的實現(xiàn)其存在價值。
1 基層專業(yè)檔案管理混亂的原因分析
1.1 普遍原因分析
基層專業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質(zhì)差距較大，在管理制度上也沒有進行統(tǒng)一，導致基層專業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領導，并沒有對于基層專業(yè)檔案的存在進行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴重破壞，并且由于沒有專業(yè)的管理以及規(guī)范，對于基層專業(yè)檔案出現(xiàn)的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責沒有進行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業(yè)檔案管理工作的進行，給檔案管理工作的混亂提供了契機。
1.2 稅收檔案管理問題分析
稅收檔案主要是指各個國家機關(guān)、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關(guān)的各個環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機關(guān)在進行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權(quán)利時形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計以及企業(yè)納稅監(jiān)管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：
（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進行篡改的問題較為嚴重，對數(shù)的問題出現(xiàn)是由于受到個人利益驅(qū)使，是為了增加個人的經(jīng)濟利益，做出的損害國家利益的行為。
（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監(jiān)管部門進行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進行的過程中，并沒有設置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現(xiàn)，在進行交接的時候，往往沒有辦法進行正常的交接。
1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析
行政單位有單一職能的單位，也有復雜功能的單位，他們經(jīng)政府授權(quán)以后，從事的都是政府某一項專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業(yè)，也能夠?qū)崿F(xiàn)專事專管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對于綜合性辦公機構(gòu)，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機構(gòu)，管理的往往是一個地區(qū)的綜合性事務，這些事務多數(shù)是政策性事務，一項工作結(jié)束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結(jié)束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結(jié)到某一門類而移送到檔案管理部門進行管理。因此，在實務中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。
1.4 法律檔案問題分析
（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業(yè)的法律機關(guān)形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機關(guān)，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產(chǎn)生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關(guān)系進行篡改，還有人可以對公安機關(guān)從事的戶籍管理檔案進篡改，嚴重影響了社會秩序。
（2）行政部門和自治機關(guān)形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機構(gòu)，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內(nèi)容的情況。
1.5 病歷檔案的管理問題分析
病歷檔案是指一個人在就醫(yī)等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產(chǎn)生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責任屬于醫(yī)院，但是并沒有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責任更加不清晰。在當前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專業(yè)檔案的人員進行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對病歷檔案進行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣病歷檔案的情況。
2 做好基層檔案管理工作的對策分析
2.1 做好宣傳教育工作
發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務理念，基層單位其他部門及人員，應積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時主動的送交相關(guān)檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應做到自覺保護檔案完整與安全，并在用后及時歸還。
2.2 加強檔案管理的法制化
一方面，應全面樹立依法治檔的理念，加強檔案管理人員對于《檔案法》的學習與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項行為，明確對檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對于嚴重失責的行為應堅決以制度予以追責，從而在法律與制度的約束與指導下，保證檔案管理工作的良好開展。
2.3 加強檔案管理信息化建設
應結(jié)合時展的趨勢，加強對檔案管理信息化的建設，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時也要加強對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強對現(xiàn)有工作隊伍的信息化技術(shù)培訓，提高檔案管理隊伍成員的綜合素質(zhì)與管理能力，并要加強對檔案管理綜合型人才的引進，提高人才在檔案管理隊伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢的良好發(fā)揮。
3 結(jié)論
基層的專業(yè)檔案包含種類較多，所以在管理中較為復雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進行管理的時候，很多管理人員會由于無據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專業(yè)檔案管理帶來很不好的負面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴重的不良影響。所以在對于基礎專業(yè)檔案進行管理的時候，要不斷的加強管理的力度，盡快的增強基層專業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負面的影響進行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。
參考文獻
關(guān)鍵詞：教師專業(yè)化；檔案制度；內(nèi)驅(qū)力
在如何加快教師的專業(yè)化發(fā)展和如何提高專業(yè)指導作用等問題越來越受到關(guān)注的背景下，教師成長檔案以其詳實、生動的信息優(yōu)勢架起了指導者與被指導者之間、教師同伴之間溝通的橋梁。
一、創(chuàng)新教師成長檔案管理，激發(fā)教師發(fā)展內(nèi)驅(qū)力
我們?yōu)榱耸姑课唤處熈私庾约簩I(yè)成長的歷程，增強教師自我反思、主動發(fā)展的意識和能力，改變以往計劃與實際工作脫離，只關(guān)注幾個骨干教師發(fā)展的普遍現(xiàn)象，實施全新的成長擋案管理模式，以加快每一位教師的專業(yè)成長。
1.起步階段
首先，園領導通過與每位教師面對面細致地分析與交流，對每位教師各自的特點有了詳細的了解；其次幼兒園通過自主申報與園方推薦相結(jié)合的方式，確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業(yè)發(fā)展體系。
2.實踐措施
每學年初，每位教師根據(jù)各自選定的發(fā)展體系，結(jié)合幼兒園常規(guī)工作與特色工作內(nèi)容，制訂每學年的短期發(fā)展計劃。計劃內(nèi)容包括目標、措施、預期成果三方面。在園領導有針對性的引導下，每位教師根據(jù)計劃扎實地實施，并及時做好相關(guān)資料積累。
二、明確成長檔案目標，促進個性與特色協(xié)調(diào)發(fā)展
在確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業(yè)發(fā)展體系后，每位教師制訂的每學年個人發(fā)展計劃更符合自身的發(fā)展特點了，目標具體細致，措施扎實有效，成果追求不功利。每位教師把“走好每步，積累點滴”深入心中。
三、交流分享成長檔案，滿足教師發(fā)展新需求
1.進一步滿足教師個人的專業(yè)期待
在教師成長檔案中，匯集的是教師自己的一系列作品樣本，它提供了教師進步的信息，展示了教師的成就。教師在回顧自己的工作歷程、展示成就和體驗成功的同時，就會產(chǎn)生自豪感和自信心，明確自己今后努力的方向，激發(fā)內(nèi)在的潛能，從而促進自己的專業(yè)成長。
2.進一步拓展教師多元的學習信息
每個年齡段的教師都有各自的優(yōu)勢：老教師的敬業(yè)與奉獻；中年教師的干練與經(jīng)驗；年輕教師的創(chuàng)新與無畏……這些都可以通過教師參閱和了解同事的成長檔案后而感受到，并在感受的同時激發(fā)互相學習的愿望。
3.進一步提升教師的反思能力
教師經(jīng)常整理和檢視自己的成長檔案，能促使自己不斷思考自己的進步過程和方法。教師自我反思能力的提高，將有利于教師在預料自己教學行為后果的基礎上作出明智的決策和及時的調(diào)整，有利于克服困擾教師教育理論與實踐脫節(jié)的問題，從而促進自己的專業(yè)成長。如，“學習與反思”版面，對于特長型與骨干型教師來說，指向的是活動觀摩記錄與反思、聆聽講座與隨想等內(nèi)容。
綜上所述，教師成長檔案就是教師專業(yè)成長的記錄，它記錄著教師在專業(yè)成長過程中的收獲與困惑、感悟與感動、技能與情感、自我評價與他人評價。一個教師成長檔案就是一段教師成長歷程的縮影。教師成長檔案就是教師“工作和思想的博物館”，展示著他們的成果、經(jīng)歷和夢想。實踐證明，科學管理教師成長檔案是促進教師隊伍快速發(fā)展的有效途徑，從而達到提高保教質(zhì)量，加快幼兒園發(fā)展的目的。
關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)人員；職稱；檔案
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）08-00-01
專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的建立和管理，是專業(yè)技術(shù)人員管理工作的一項基本工作，是人事檔案的補充和完善。建立專業(yè)技術(shù)人員的科技檔案，對合理地開發(fā)利用人才資源，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，具有重要的積極意義。
一、專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的必要性
職稱改革工作是落實知識分子政策的一項重大舉措，圍繞著這一項工作，為切實做好專業(yè)技術(shù)人員的職務晉升、晉級作好堅實的后盾，客觀地提供考績材料，確保職改工作的順利進行，確保知識分子政策落到實處，建立專業(yè)技術(shù)人員科技檔案是非常有必要。
二、專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的內(nèi)容
科技檔案是反映專業(yè)技術(shù)人員從事專業(yè)技術(shù)工作的經(jīng)歷，是其思想、品德、業(yè)務能力、工作業(yè)績的客觀反映，真實記錄了專業(yè)技術(shù)人員在科研、教學、學術(shù)、技術(shù)活動中的全過程。記錄了各類專業(yè)技術(shù)人員的個人基本情況，包括專業(yè)技術(shù)人員學歷，培訓、進修、繼續(xù)教育情況，專業(yè)資格取得狀況以及從事科研活動取得的成果及獎勵等，它是反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務經(jīng)歷和工作實績的一類專門檔案。專業(yè)技術(shù)人員個人科技檔案的內(nèi)容主要包括以下幾方面：
（一）專業(yè)技術(shù)人員的基礎材料：主要包括專業(yè)技術(shù)人員的履歷表，學歷、學位畢業(yè)證書復印件（包括學歷變動）、繼續(xù)教育學分證書、進修、培訓的成績單或結(jié)業(yè)證書的復印件；各種專業(yè)技能考試、考核合格證書、資格證書、實驗室考核登記表等，反映專業(yè)技術(shù)人員個人資歷和業(yè)務技能水平的各種材料。
（二）專業(yè)技術(shù)人員任職資格評聘材料：主要指專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升中形成的文件材料。包括歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書以及聘任證書。
（三）專業(yè)技術(shù)人員從事科研技術(shù)的成果材料：主要包括反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績的專業(yè)工作總結(jié)、技術(shù)報告、發(fā)表的學術(shù)論文、主持或參與的科研項目完成者證書和獲獎證書等。
（四）專業(yè)技術(shù)人員的考核材料：主要是每年度對專業(yè)技術(shù)人員考核的考核登記表。內(nèi)容有：本人述職、培訓、進修學習情況；學術(shù)論文及重要技術(shù)報告情況；完成主要專業(yè)技術(shù)工作情況；工作獎懲情況；部門領導評定意見、考核小組審核意見；主管部門領導意見及被考核人意見等。
（五）專業(yè)技術(shù)人員的其他材料：這類材料指專業(yè)人員參加社會各種學術(shù)團體及其他兼職的證明材料，社會兼職的聘書以及榮譽證書。
三、專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的收集
為了使科技檔案能成為反映專業(yè)技術(shù)人員近期學習、工作狀況的活材料，我們應采取平時收集與定期收集相結(jié)合的方式，及時將應歸檔的材料歸檔，避免該歸檔的材料散失在部門或個人手中，確保各類文件材料的真實性和完整性，維護專業(yè)技術(shù)人才成長的歷史面貌。開展檔案社會宣傳，解決檔案中遇到的實際困難和問題，以身說教，以案說法，提高社會檔案意識，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員自身的能動作用，讓專業(yè)技術(shù)人員主動配合，積極投入。走出戶外，深入到部門或?qū)I(yè)技術(shù)人員科技活動中去，掌握一手資料，及時、準確地收集材料，進行鑒定、整理、歸檔、保管。配備檔案兼職員，充分發(fā)揮和調(diào)動他們的積極性，平時收集，集中歸檔。
四、加強專業(yè)技術(shù)人員科技檔案的管理
1.提高認識，愛崗敬業(yè)。知識經(jīng)濟正以信息化為先導在世界范圍內(nèi)迅速發(fā)展，信息處理技術(shù)和辦公自動化的普及，檔案載體涌現(xiàn)出多種多樣的前景，光、電、磁這些新型載體檔案具有紙質(zhì)檔案無可比擬的優(yōu)勢，信息存儲量大，檢索方便快捷。這些新型檔案的形成，無疑對我們基層檔案工作者是一個巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。但從知識經(jīng)濟時代的要求來審視檔案，我們應有新的認識，檔案工作是一項知識管理工作，知識管理是信息管理的延伸與發(fā)展。不能只重視人事檔案，而忽視職稱檔案。我們要珍視專業(yè)技術(shù)人員的知識成果，把職稱檔案納入目標管理范疇，嚴謹求實，尊重科學，加強縱向管理，甘于奉獻，甘于寂寞，默默無聞地愛崗敬業(yè)，不斷提高自己的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化。
2.加強學習，豐富自我。世紀之交，科學技術(shù)的進步日新月異。面對新世紀的挑戰(zhàn)，面對知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和科學化檔案管理模式的深入，我們對新思想、新知識、新技術(shù)的了解、學習如饑似渴。一方面，要認真學習修改后的《檔案法》，依法建檔，依法治檔。另一方面，要不斷學習，豐富自己的專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。努力學習，不斷提高業(yè)務技能，掌握現(xiàn)代技術(shù)，熟悉檔案自動化知識，適應新的發(fā)展形勢，搞好檔案服務。再者，要堅定職業(yè)理想，注重思想品德的修養(yǎng)，樂于吃苦，甘于清貧。
一、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理內(nèi)容
（一）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續(xù)教育情況，包括學歷、學位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓證書等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點
事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部內(nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術(shù)人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況
（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對專業(yè)技術(shù)人員建立了個人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內(nèi)容進行歸檔。這部分資料對判斷專業(yè)技術(shù)人員的個人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范
在對專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術(shù)人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內(nèi)容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識
要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構(gòu)，安排具備專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學化。同時要讓專業(yè)技術(shù)人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業(yè)論文、獲獎材料、科研項目等內(nèi)容進行上交。
（二）對專業(yè)技術(shù)人員檔案進行動態(tài)管理，及時更新
要時刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續(xù)教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。
（三）提高事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的信息化水平
目前，我國社會經(jīng)濟發(fā)展的速度越來越快，而我國的經(jīng)濟工作重點始終遵循以人為本的原則，通過努力采取社會主義的制度來構(gòu)建起和諧的社會。主要內(nèi)容以擴大群眾的就業(yè)面，不斷完善我國目前的社會保障體系，根據(jù)廣大人民群眾實際發(fā)展情況進行補貼的發(fā)放，以促進我國社會事業(yè)的持久發(fā)展。但是，根據(jù)目前社會的形式看來，我國勞動就業(yè)與社會保障體系的專業(yè)檔案存在嚴重的管理問題，使得管理工作難度不斷加重。
2我國勞動就業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀
勞動就業(yè)的專業(yè)檔案是指在各行政部門、事業(yè)單位、相關(guān)企業(yè)等人才資源的管理實施就業(yè)管理;并且積極維護職員權(quán)益，統(tǒng)計其個人信息，從而形成專業(yè)的人才檔案。但是，目前勞動就業(yè)的檔案管理依舊存在較多的問題，比如原有的國有企業(yè)以及事業(yè)單位等企業(yè)或單位因自身原因而出現(xiàn)改制、破產(chǎn)，導致職員的個人信息泄露，導致人才流失。而其他外資企業(yè)以及私營企業(yè)則大量流入人才，企業(yè)對這些職員的個人檔案進行更新管理的同時，由于檔案數(shù)量不但增加，所以這類企業(yè)務必創(chuàng)新其管理模式。同時，各檔案的管理中也出現(xiàn)了管理設施差，檔案的監(jiān)管力度不足，導致勞動就業(yè)人員的個人檔案內(nèi)容有所缺失，而檔案轉(zhuǎn)交的手續(xù)缺乏全面性也是現(xiàn)在面臨的重要問題之一。另外，由于受到地域因素與經(jīng)濟影響，我國農(nóng)村地區(qū)對于勞動就業(yè)檔案管理與城市有加強農(nóng)村檔案管理，對農(nóng)民工勞動就業(yè)的專業(yè)檔案實施全面管理。農(nóng)村地區(qū)勞動人員的文化程度普遍較低，大部分農(nóng)民工并沒有意識到個人檔案管理的必要性，對于企業(yè)的要求填制的檔案缺乏重視。此外，農(nóng)村勞動人口的流動性非常大，加之文化程度偏低，導致農(nóng)村地區(qū)的勞動就業(yè)檔案管理難度較大，也使得這部分勞動人員的經(jīng)濟受到影響。所以，針對目前前農(nóng)村地區(qū)勞動就業(yè)的檔案管理問題，農(nóng)村勞動者檔案管理部門需要及時向上級單位或政府上報此現(xiàn)狀，積極建立農(nóng)村地區(qū)的勞動者資源檔案以及輸出勞動力的檔案等，同時將這些檔案匯總、分類進行管理。
3社保體系的專業(yè)檔案問題
3．1社會保險專業(yè)檔案
社會保險屬于社保體系的一個部分，其內(nèi)容包括了醫(yī)療保險以及生育保險、養(yǎng)老保險等等。目前，我國的上述保險種類購買數(shù)量日益增加，而檔案資料內(nèi)容也越來越龐大，面對此種情況，相關(guān)管理部門已經(jīng)出現(xiàn)管理失衡的局面，而各規(guī)章制度表面存在，實際上社保部門的檔案管理人員對于工作也越來越缺乏主動性和積極性，進而導致檔案缺失、樓當?shù)葐栴}，使人們切身利益受創(chuàng)。
3．2社會救助專業(yè)檔案
社會救助的體系包括了社會福利、社會慈善事業(yè)、社會救助。該體系的專業(yè)檔案是指民政部門將社會中的各類救助事情的處理過程制作為檔案。隨著社會進步，這類檔案也不斷得以完善，但同時也向管理者提出更嚴格的要求。民政部門在社會救助檔案管理方面還欠缺建設，整體的工作水平不夠高，所以針對此點，相關(guān)部門需要積極推崇城鄉(xiāng)社會救助建設，提升管理水平，穩(wěn)定社會發(fā)展。
4勞動就業(yè)與社會保障體系的專業(yè)檔案管理措施
(1)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)級別的社會救助管理機構(gòu)，并且不斷完善其管理制度，同時也對救助群體的綜合檔案及個人檔案進行及時更新完善。同時積極采取先進的信息技術(shù)提升社會救助機構(gòu)的管理效率及水平，通過先進的信息技術(shù)準確采集救助群體的信息資料，通過更新及時管理，實現(xiàn)系統(tǒng)信息與文本檔案一致的效果。(2)對勞動就業(yè)與社會保障體系的管理，建立良好的分級制度，對那些精減退職、“三無人員”的老職工實施特殊的民政救濟救助。在此之前需要對對象減員的情況進行充分了解與掌握，通過制定出一套半年定期進行復審的制度加以嚴格管理。對于一些收入變化不大以及收入來源明確的低保人員，按照季度采取定期復審的制度進行管理;對于收入變化幅度較大、來源不定的低保人員，不僅制定按照季度定期實施復審的制度，而且必要之時可以隨時復審。對于人戶分離的家庭采取雙重管理的制度，簡單來說就是如果救助人員的居住地址和戶籍所在地不同，則這兩個地區(qū)的社會救助管理機構(gòu)均可以對救助人員實施管理，由該人員的戶籍所在地相關(guān)機構(gòu)為其發(fā)放救助資金，而其實際居住地區(qū)則需要積極協(xié)助，將該位救助人員的入戶調(diào)查以及復審、組織公益、張榜公布等工作做好。(3)對救助人員的收入建立一套實時檢核的機制，此收入的查核可以通過入行業(yè)評估、戶調(diào)查以及個人申報、部門協(xié)同、鄰里走訪等方法進行，值得注意的是，對救助人員的這一系列查核結(jié)果需要建立公開信息的機制。具體為:基層的社保事務管理部門定期對社會公眾公開救助信息資料，以接受社會的監(jiān)督。另外，還要根據(jù)社會的反映，及時調(diào)整救助有誤的人員，進而增加社保工作的合理性與透明度，使該工作更加公正與公平。在此過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)級別的設備管理部門需要和救助人員簽訂雙方需要履行的義務及法律責任，使得各項社保救助項目落實的同時，又可以根據(jù)情況的不同而要求救助人員自行承擔相應責任，和履行相關(guān)義務。
5結(jié)語
綜上，我國的勞動就業(yè)與社會保障體系的專業(yè)檔案管理，與廣大老百姓的利益有著直接關(guān)系。所以當下，我國相關(guān)管理部門需要積極配合社保事務工作，提高勞動就業(yè)、社保體系的專業(yè)檔案管理水平，促進其良好發(fā)展。
作者:葉素貞 單位:黑龍江省黑河市五大連池風景區(qū)勞動就業(yè)局
參考文獻:
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關(guān)鍵詞：基建檔案；檔案管理；問題分析；實施對策
隨著中等專業(yè)學校教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴大，基本建設進入了高速發(fā)展時期，從現(xiàn)在檔案管理工作制度還不能適應新形勢發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如：檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權(quán)責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強建設檔案管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。
1 中等專業(yè)學校檔案的主要內(nèi)容和特點
檔案作為學校各項工作中形成的第一手材料。如學?；窘ㄔO圖紙、文字記錄、工程價款結(jié)算書、審計結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料。尤其是基建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設，從立項準備到工程竣工驗收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設項目檔案資料包括了工程項目每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，其主要特點是：
（一）專業(yè)性是指基建檔案的形成領域和內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專業(yè)特征。
（二）成套性是指每一套完整的檔案資料是以一個獨立的工程項目為對象進行收集和歸檔。
（三）現(xiàn)實性是指檔案有很強的現(xiàn)實使用價值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來做歷史查找，而基建檔案在學校將來發(fā)展規(guī)劃中發(fā)揮著重要的使用價值。
（四）周期長主要是檔案要收集從項目的立項、設計、招投標、施工、竣工驗收、結(jié)算等多個階段形成的第一手資料。
2 中等專業(yè)學校檔案管理的意義
（一）記錄學校的歷史
如基建檔案承載了基本建設大量的信息，它真實地記載了學校內(nèi)各類建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線等基本建設的規(guī)劃、設計、招投標、施工以及使用過程中的維護等實際經(jīng)過的詳細資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙設計、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。
（二）對學校的發(fā)展具有參考作用
學校完整系統(tǒng)的檔案會給后來的建設者提供翔實的基礎資料。如基建檔案中技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。如某學校擬在原教學大樓上加層，該樓的基礎設計承載7層的荷載，當時由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設計圖紙直接施工。
（三）在學校的發(fā)展過程中可以重復利用
檔案的信息價值不僅是各項目建設歷史的真實記錄，而且是各項工作使用過程中的維護、改造和將來學校發(fā)展的重要依據(jù)。如工程建設檔案具備這樣的特征，可以重復利用或參考。工程設計檔案已經(jīng)過實踐的考驗，通用性很強的設計標準圖整理歸檔后，重復利用不僅可以縮短建設時間，而且還能節(jié)省勞動耗費，同時也提高工作效益及建設項目的經(jīng)濟效益。
3 中等專業(yè)學校檔案管理存在的問題轉(zhuǎn)貼于233網(wǎng)校論文中心
（一）檔案資料收集不齊全
如基建檔案涉及建設方、招投標、監(jiān)理、施工等多個部門、施工程序復雜、時間跨度大，直接導致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點和難點。參與工程建設的各個主體單位，只重視工程進度、工程質(zhì)量等硬性指標的效果，對表示工程形象進度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設單位的資料不能真實反映施工現(xiàn)場實際數(shù)據(jù)。
（二）檔案資料編制質(zhì)量不高
大多數(shù)學校對檔案的管理沒有嚴格的標準、規(guī)范或制度可以執(zhí)行，普遍存在管理意識較差的現(xiàn)象。如基建參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要歸檔的資料純屬應付竣工資料的要求?？⒐D是工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結(jié)果的圖樣，它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時也不嚴格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，導致歸檔資料質(zhì)量不高。多數(shù)竣工圖沒有按實際施工程序進行修改，造成竣工圖與實際竣工項目不相符，存在數(shù)據(jù)誤差是一定的；竣工圖紙上相關(guān)責任人審核沒有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒有簽名，竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時歸檔，嚴重影響了后期檔案的完整性。
（三）檔案資料的數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準確性
就基建施工過程中臨時發(fā)生的變更，沒有將這些變更的數(shù)據(jù)及時反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范，導致竣工資料存在誤差或失實。檔案管理人員只懂檔案知識，沒有工程項目建設相關(guān)的技術(shù)知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準確識別數(shù)據(jù)可靠性。
（四）檔案資料使用手段有待更新
傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立檔案的最終目的是為了利用，目前中等R笛?；n案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救；另一方面頻繁使用，原件會破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無法適應現(xiàn)代化發(fā)展的要求。
4 加強檔案管理的措施
（一）領導重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵
學校主管領導，尤其是基建部門以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領導要重視和支持。只有領導加強檔案建設意識，思想上要認識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實現(xiàn)規(guī)范化的管理，才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。
（二）增強學校部門收集檔案的責任感
只有提高檔案管理意識才能做好檔案管理工作，學校要建立以各處為責任主體的組織機構(gòu)，明確檔案管理人員。如基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。
（三）加強檔案管理人員業(yè)務培訓，提升專業(yè)化管理水平
檔案管理部門應有針對性地加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，讓管理人員學習相關(guān)理論知識，領會現(xiàn)代化管理的業(yè)務要求標準，鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎知識，更要熟悉工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。
（四）明確職責、及時收集，確保檔案工作有效落實
如基建部門甲方工地代表要密切注意工程變更，及時查驗、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時反饋給甲方工地代表，確?；üこ炭⒐n案是準確的第一手資料。
