時間：2023-05-17 09:56:37
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案存檔管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：農(nóng)經(jīng)檔案；經(jīng)濟發(fā)展；管理問題；解決對策
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制不斷深化改革，農(nóng)村合作經(jīng)濟管理過程中出現(xiàn)了很多全新的問題和趨勢。分析農(nóng)經(jīng)體系建設(shè)過程中存在的新問題，需要一個職能明確的專業(yè)管理機構(gòu)。農(nóng)經(jīng)管理部門應(yīng)該針對實際的檔案管理過程中存在的不足，從檔案的整理、分類、存檔、編目到整理的時間和操作都需要制定詳細的說明和規(guī)定，確保農(nóng)經(jīng)檔案管理工作更好的順利的完成，最終切實促進農(nóng)村經(jīng)濟管理的發(fā)展，提高農(nóng)民群眾的經(jīng)濟水平，促進農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展。檔案材料具有一定的法律效力，同時也是見證農(nóng)經(jīng)工作開展過程的重要憑證，收集相應(yīng)的工作材料，做好分類、整理、編目和存檔工作，對于農(nóng)經(jīng)工作開展借鑒過去的辦公經(jīng)驗有著十分重要的作用和意義。但是在實際工作過程中，農(nóng)經(jīng)檔案管理卻不是如此，農(nóng)經(jīng)管理部門對檔案管理的重視程度不高，相應(yīng)材料的搜集積極性不足，沒有獨立的檔案存放室，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)了霉變和蟲蛀的現(xiàn)象，因此，農(nóng)經(jīng)工作要想發(fā)展就需要切實解決好農(nóng)經(jīng)檔案管理問題。
一、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性分析
進入新世紀以后，隨著我國社會經(jīng)濟體制不斷改革和農(nóng)村社會經(jīng)濟不斷向前發(fā)展，我們已經(jīng)迎來了全面建成小康社會的新時代，加快推進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)就需要密切關(guān)注三農(nóng)問題?，F(xiàn)階段，農(nóng)村各項工作面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)，新農(nóng)村建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)民職業(yè)教育以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重。新時期，對農(nóng)村各項工作提出了全新的要求和變化，在實際工作過程中要求我們做到規(guī)范化和制度化。在最近幾年農(nóng)經(jīng)檔案管理中，很多地區(qū)部門逐漸健全和完善了農(nóng)村各項工作的管理制度，認真做好農(nóng)村財務(wù)會計管理、土地承包、土地流轉(zhuǎn)和農(nóng)村財產(chǎn)和資產(chǎn)管理等工作，在農(nóng)經(jīng)檔案管理過程做出的積極的努力，對推動基層農(nóng)經(jīng)管理部門檔案管理質(zhì)量的提升有著十分重要的促進作用。但是，我們還應(yīng)該清晰的認識到，現(xiàn)代農(nóng)村工作十分的復(fù)雜，涉及到很多方面的工作內(nèi)容，因此，在對農(nóng)經(jīng)檔案進行管理過程中一定要做到與時俱進，這是農(nóng)村管理過程中一個比較落后的環(huán)節(jié)。農(nóng)經(jīng)檔案管理是財務(wù)管理的真實記錄，是農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，同時也會給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實促進農(nóng)村財務(wù)審計工作的有效開展。這就要農(nóng)村地區(qū)廣大的工作人員應(yīng)該充分認識到農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性，通過各種途徑進一步拓展自身發(fā)展空間。
二、農(nóng)經(jīng)檔案管理存在的問題分析
1.檔案室建設(shè)落后，硬件設(shè)備投入較少從總體發(fā)展情況來看，多數(shù)農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲存檔案的設(shè)備都已經(jīng)嚴重老化，很多硬件設(shè)備幾乎都沒有更換過，上級部門只是重視農(nóng)經(jīng)工作下放，卻沒有注重對農(nóng)經(jīng)管理部門的資金投入。對于經(jīng)管理部門來說，其自身有限的資金多數(shù)都應(yīng)用到部門建設(shè)建設(shè)中，對檔案室建設(shè)的資金投入力度較小。由于檔案室內(nèi)相應(yīng)設(shè)備建設(shè)標準較低，檔案經(jīng)常處于高溫、高濕的環(huán)境下，并出現(xiàn)了發(fā)霉、變質(zhì)和蟲蛀等安全問題。檔案室的硬件設(shè)備早已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)經(jīng)檔案管理的需求。
2.業(yè)務(wù)資料損失，農(nóng)經(jīng)檔案搜集難縣級的農(nóng)經(jīng)管理部門對檔案管理的重要性認識不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動以及檔案管理意識淡薄，使得檔案材料在移交過程中出現(xiàn)了丟失和無處保管的現(xiàn)象，很多重要的農(nóng)經(jīng)業(yè)務(wù)材料無法查找，這就給規(guī)范農(nóng)技檔案管理帶來了巨大的困難。
3.制度建設(shè)不足，檔案管理人員不專業(yè)在各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)隨雖然已經(jīng)建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)村社會的發(fā)展的需求，其未能緊跟時展的潮流合理對制度建設(shè)完善。在很多村鎮(zhèn)都沒有指定農(nóng)經(jīng)檔案管理人員的責任和權(quán)限，導(dǎo)致了應(yīng)該存檔的農(nóng)經(jīng)工作材料收集不完整，檔案分類不科學，立卷不規(guī)范。同時，在農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案管理人員多數(shù)都是兼職的行為，其在工作過程中，因為沒有接受專業(yè)的教育和培訓(xùn)，一直都是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示進行檔案存檔和管理，對整個檔案管理的業(yè)務(wù)流程不充足，在一些地區(qū)還存在檔案自己管理的混亂現(xiàn)象，使得農(nóng)經(jīng)檔案管理工作停滯不前。
三、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理，促進農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展
1.建立完善的農(nóng)經(jīng)檔案管理機制首先，統(tǒng)一指揮和部署。實際的農(nóng)經(jīng)辦公室和檔案部門應(yīng)該聯(lián)合起來，依據(jù)國家相應(yīng)法律法規(guī)，以及土地承包、流轉(zhuǎn)、經(jīng)營和農(nóng)村集體財產(chǎn)和資產(chǎn)管理的實際情況，綜合各方面意見出臺關(guān)于深化農(nóng)經(jīng)檔案管理規(guī)范化工作流程和建設(shè)實施意見，強化領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮和部署，全面樹立檔案意識；其次，統(tǒng)一監(jiān)督和檢查。每年需要在全市范圍內(nèi)進行一次檔案檢查和部門互相檢查，對合格的單位給予鼓勵和獎勵，對不合格的，存在的問題的單位，應(yīng)該通過各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進檔案規(guī)范化管理。
2.改善農(nóng)經(jīng)檔案管理條件首先，要保證與獨立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進具有一定保存能力的檔案保存設(shè)備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時，還要進一步加強對檔案室的管理，每年要求農(nóng)經(jīng)管理部門安排專項資資金根據(jù)需要配置的設(shè)備添加相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備。
3.保證農(nóng)經(jīng)檔案的安全和完整首先，應(yīng)該明確集中保存原則。農(nóng)經(jīng)管理部門所形成的農(nóng)經(jīng)檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對這些檔案進行管理，任何人都不能將其據(jù)為己有，禁止分散保管；其次，要及時明確檔案管理的范圍和時間限度。農(nóng)經(jīng)工作開展過程中，會形成很多材料，內(nèi)容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學檔案的歸檔規(guī)范，按照分類存檔和定期存檔的原則對檔案進行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實落實好各項檔案管理制度。
參考文獻：
[1]翁貞林，阮華.新型農(nóng)業(yè)經(jīng)營主體：多元模式、內(nèi)在邏輯與區(qū)域案例分析[J].華中農(nóng)業(yè)大學學報（社會科學版），2015（，5）：32-39.
[2]張文彬，馬維志.新常態(tài)下西吉縣農(nóng)業(yè)合作社發(fā)展現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2015（，15）：315.
第一，健全水務(wù)工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標準，統(tǒng)一歸檔目錄和組卷格式。水務(wù)工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點都是以“我”利用、保障為主，因此對于建設(shè)管理方而言，收集上來的施工、監(jiān)理方的工程資料肯定會出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，如合同文件、工程監(jiān)理、施工招投標資料、施工過程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應(yīng)根據(jù)實際情況，制定滿足自身需求的行業(yè)標準，給施工、監(jiān)理方標準化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數(shù)量的水務(wù)工程檔案的入庫。
第二，根據(jù)“誰建設(shè)、誰存檔”原則，實行建設(shè)、存檔二合一責任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔著局機關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔著水務(wù)系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項目、專項資金項目檔案存放的任務(wù)。局系統(tǒng)一共有17個局屬事業(yè)單位，目前基本每一個局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設(shè)項目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿足現(xiàn)實需要的主要原因。對于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機關(guān)人員查閱、利用機率很小，只需要建設(shè)單位保存參建三方的資料，在一定程度上會大大減少局機關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫數(shù)量。
第三，大力開展水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化建設(shè)。局屬事業(yè)單位的大多數(shù)水務(wù)工程項目屬于市重大項目，按照要求工程竣工后，建設(shè)管理方需要將參建三方的水務(wù)工程檔案原件移交市檔案館。因為原件移交進館后，在建設(shè)管理方保存的都是一些復(fù)印件，紙質(zhì)復(fù)印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對于一些需要移交市檔案館的水務(wù)工程檔案全面實行數(shù)字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務(wù)工程檔案電子數(shù)字化可以大大減少檔案庫房的庫存空間，一般情況下，一個水務(wù)工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)后，成百上千卷的工程檔案只需用一個小小的移動硬盤、光盤便可以輕松保存。
對于當前檔案的管理制度來說，最主要的是加強對檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學業(yè)事業(yè)的項目工作憑證。檔案是所有信息的主要來源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開發(fā)做基本的準備。本文就從檔案的重要性和當前檔案管理中存在的問題做了簡單的敘述，并就問題的出現(xiàn)提出了有建設(shè)性的建議。
一、檔案管理的重要性
檔案是人類從出生到發(fā)展成為社會上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀中充當著人類記憶的存檔器。中國五千多年的文化史是借助檔案傳承下來的，所以說做好檔案的管理工作對于人類發(fā)展的文明史來說是至關(guān)重要的。檔案在各個不同的年代起到一個承上啟下的作用。我們可以通過對檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實，了解中國博大精深的文化發(fā)展過程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來說，我們也可以從檔案的記錄中知道一個人的成長經(jīng)歷，或者說主要的學歷、工作經(jīng)驗等。從某一方面來說，檔案存在的本身就是一部簡史，記錄時代變遷的過程。在一定意義上檔案是當前來說最為寶貴的無形資產(chǎn)。作為無形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護起到重要的法律憑證作用。
檔案管理的工作性質(zhì)主要是機密性、政策性、專業(yè)性等。對于各級的檔案管理部門來說，檔案的管理不僅要合理還要有意識到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會活動中貢獻的力量是無窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實社會活動中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學術(shù)性的文獻。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時期的檔案都記錄時代的人物、實踐活動、風俗人情等，從不同的層度記錄了實踐活動的深度。向人們呈現(xiàn)一個真實的認識自然、改變自然的經(jīng)驗和事件。
二、檔案管理工作中存在的困境
當前檔案管理工作中存在的主要問題主要有以下幾個方面：
第一、檔案管理意識不強、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說人力資源市場檔案管理部的人才多是沒有經(jīng)過專業(yè)技能的培訓(xùn)而直接上崗的。所以說工作人員對檔案的管理意識不夠強、收集檔案的概念薄弱。對檔案的及時收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務(wù)流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒有對檔案及時的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。
第二、部分地區(qū)和企業(yè)對檔案的管理重視度不夠高。長久以來，部分地區(qū)對檔案的管理意識不夠強，企業(yè)對檔案部門的管理工作也不夠重視。很多工作人員認為檔案的管理只是簡單的記錄、保管、抄寫等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識也造成很多人認為的只要做好檔案的存放工作就能應(yīng)付對外的查檔、外調(diào)行動了。
第三、檔案管理的外部條件不完善。當前對檔案的管理工作并沒有進入到真正的重視，基本的管理設(shè)備并沒有配備齊全。有些單位甚至沒有專門存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。
三、檔案管理中解決問題的方法
1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對干部的檔案建設(shè)工作進行隊伍建設(shè)，并選擇安全可靠、作風嚴謹、有責任心的工作人員來從事有關(guān)的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，再就是對他們從政治上、行為上進行教育和培養(yǎng)。在實際的生活和工作中關(guān)心員工，從另一方面鼓勵他們的工作積極性。檔案管理的妥當與否與他們的工作態(tài)度有很大的關(guān)系。作為工作中有建設(shè)性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對自身專業(yè)性質(zhì)進行考量。通過不同的方式在增強自己的學習主動性。最后從自學、參與培訓(xùn)等方式加強自身的管理素質(zhì)，對檔案管理中的各個環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。
2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對檔案的功能做了全新的定位。一是要對檔案原有的功能進行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實、可靠。二是對檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務(wù)要求中去，為把單位的服務(wù)功能完善好而努力。
3、建立健全的檔案管理制度。當前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問題。首先有關(guān)部門要對制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學可見性。企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理規(guī)定，必須按照實際的情況來規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對檔案管理簡約、得當、可操作。然后是堅持制度的雙向標準約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領(lǐng)導(dǎo)受到制度的管理。
4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時代的趨勢迅猛而來，我們在對檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運用新的科技手段對檔案進行管理，從而提高工作效率和服務(wù)水平。在當代是信息社會發(fā)展的時代，我們要快速實現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時展的腳步。計算機輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來越盛行，所以說當代人管理的制度主要是計算機使用輔助管理檔案。
5、有檔案的管理意識。檔案的管理工作實際上是服務(wù)性的工作，在管理中有必要對工作人員的檔案意識和管理意識的提高，同時要強調(diào)服務(wù)態(tài)度的重要性。要培訓(xùn)檔案管理人員的服務(wù)意識，心中要有工作就是服務(wù)的態(tài)度。積極的增強在實際中的主動服務(wù)意識，禮貌微笑服務(wù)等細節(jié)。
結(jié)語
總而言之，在新時代的發(fā)展趨勢下，檔案建設(shè)的工作勢在必行，我們要時刻關(guān)注時代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。
參考文獻
[1]李多.市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學.2005年.
[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風，2008（24）.
[3]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志.2012（12）.
一、社區(qū)、農(nóng)村檔案工作是社區(qū)、農(nóng)村建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作
目前社區(qū)檔案主要有：社區(qū)黨建檔案、衛(wèi)生服務(wù)檔案、低保檔案、下崗再就業(yè)檔案、殘疾人檔案、健康檔案、計劃生育檔案、社區(qū)文化建設(shè)檔案、民情檔案、家庭檔案、社會治安綜合治理檔案、居務(wù)公開檔案。農(nóng)村檔案主要有：農(nóng)村黨建檔案、土地流轉(zhuǎn)和土地承包檔案、農(nóng)村宅基地檔案、基本建設(shè)檔案、農(nóng)產(chǎn)品種植、加工檔案、養(yǎng)殖、畜牧、林業(yè)檔案、地方特產(chǎn)、民間工藝、農(nóng)業(yè)科技檔案、農(nóng)村文化建設(shè)、傳統(tǒng)民俗檔案、農(nóng)民養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、特困戶救助檔案以及自我管理村務(wù)公開等門類的檔案。這些檔案有文字、圖表、照片、音像、實物、電子數(shù)據(jù)等不同載體形式，生動地記錄著國家最基層的管理活動，反映了黨的領(lǐng)導(dǎo)和國家方針、政策在基層領(lǐng)域貫徹落實的情況，是社會發(fā)展的微觀記錄，對國家和社會具有重要的保存價值。
社區(qū)和農(nóng)村檔案不僅反映社會最基層的管理，而且反映與人民群眾生活息息相關(guān)的各種信息，為處理糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調(diào)解、解決下崗再就業(yè)、繁榮社區(qū)和農(nóng)村文化、促進居民村民健康、落實最低生活保障、打擊違法犯罪、保證社會穩(wěn)定，維護社區(qū)居民和農(nóng)村村民的合法權(quán)益，為廣大社區(qū)居民、農(nóng)村村民積極參與自我管理、提升社區(qū)與農(nóng)村管理水平，完善社區(qū)與農(nóng)村各項服務(wù)功能，改善民計民生，推進城鄉(xiāng)基層民主政治建設(shè)、促進社區(qū)與農(nóng)村物質(zhì)文明、精神文明進步和建設(shè)社會主義和諧社會發(fā)揮了重要的作用。社區(qū)、農(nóng)村檔案是社區(qū)居民委員會、農(nóng)村村民委員會行使管理職能，服務(wù)人民群眾活動中形成的原始記錄，這些檔案資料貼近百姓，具有較強的服務(wù)針對性。
二、現(xiàn)行《檔案法》缺乏對社區(qū)、農(nóng)村檔案管理的規(guī)范
當前，社區(qū)、農(nóng)村檔案管理中還存在一些問題。由于各地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的不平衡，社區(qū)、農(nóng)村檔案的積累和所發(fā)揮的作用差異很大，有不少社區(qū)、農(nóng)村對檔案工作認識不高，特別是一些落后地區(qū)的社區(qū)和偏遠農(nóng)村尚未建立檔案工作，多憑腦子記，嘴巴說，形成的一些文件材料也都散存在個人手中。初步建立檔案工作的，由于檔案工作人員兼職的多，且流動性大，經(jīng)常變換工作崗位，造成檔案業(yè)務(wù)工作薄弱，加之缺乏資金的投入，使已形成的檔案資料不能很好地收集和提供有效地利用，難以在社區(qū)、農(nóng)村科學發(fā)展中發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
同時，社區(qū)和農(nóng)村檔案工作與經(jīng)濟社會發(fā)展的形勢和要求還不適應(yīng)，面臨著一些困難。如縣級檔案部門人員較少，農(nóng)村檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量薄弱。據(jù)統(tǒng)計，全國縣級檔案局(館)平均不足10人，有的地方從事業(yè)務(wù)指導(dǎo)的只有一到兩人。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)一般只有一名檔案員，還大多身兼數(shù)職。面向農(nóng)村的檔案信息服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、技術(shù)培訓(xùn)的力量嚴重不足。在全國還有相當一部分經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，村級建檔的任務(wù)還很艱巨，檔案保管的基本條件都還不具備。隨著國有企業(yè)改革和政府機構(gòu)改革的深化，企業(yè)剝離出來的社會職能和政府轉(zhuǎn)移出來的服務(wù)職能，如職工福利、社會保障和社會化服務(wù)等事務(wù)，都由社區(qū)組織來承接，社區(qū)承擔的職能越來越多，形成的檔案也就越來越多。由于缺乏檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，社區(qū)、農(nóng)村檔案管理還存在一定的混亂現(xiàn)象，如歸檔范圍界定不清，應(yīng)當歸檔的文件材料得不到及時歸檔，檔案管理方式五花八門，不能很好地提供利用服務(wù)等。
對于社區(qū)和農(nóng)村檔案管理存在的問題，現(xiàn)行《檔案法》缺少有效的監(jiān)管規(guī)定?？v觀現(xiàn)行《檔案法》，全文對社區(qū)檔案的管理沒有規(guī)定，對于農(nóng)村檔案的管理，也僅在《檔案法》第六條第三款提到“鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當指定人員負責保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)?！倍鴮τ谏鐓^(qū)和農(nóng)村檔案機構(gòu)的建立與運轉(zhuǎn)、社區(qū)檔案人員的配備、村委會和居委會在檔案工作方面的職責以及檔案利用與服務(wù)等方面都沒有提出明確的要求。隨著社區(qū)建設(shè)和農(nóng)村發(fā)展，檔案工作迫切需要在上述諸多方面取得突破，以更好地服務(wù)于社區(qū)建設(shè)和農(nóng)村發(fā)展。檔案工作的這一迫切需求也尤其需要得到《檔案法》的支持和保障。
三、修改《檔案法》應(yīng)與相關(guān)法律相銜接。對社區(qū)、農(nóng)村檔案管理提出明確的要求
一是與《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和《中華人民共和國村民委員會組織法》相銜接，明確規(guī)定居委會和村委會在檔案管理方面的職責。根據(jù)《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和《中華人民共和國村民委員會組織法》的規(guī)定，城市居民委員會和農(nóng)村村民委員會是基層群眾性自治組織?；鶎尤罕娦宰灾谓M織在自我管理中形成大量的檔案資料，這些檔案資料不僅是基層群眾性自治組織自我管理的記錄，也是法律要求公開的信息，既是接受居民、村民監(jiān)督、查詢的憑證，又是有關(guān)政府機關(guān)調(diào)查核實的依據(jù)。管理好這些檔案對于城市居民委員會和村民委員會的建設(shè)，維護居民、村民的合法權(quán)益將起到重要的作用。建議修改《檔案法》時明確規(guī)定村民委員會、居民委員會應(yīng)當指定專人按照有關(guān)檔案管理規(guī)定管理所形成的檔案，并根據(jù)法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定提供利用服務(wù)，同時接受鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處檔案機構(gòu)和工作人員的監(jiān)督和指導(dǎo)。這樣才能確保檔案安全和科學的管理，充分發(fā)揮檔案的作用。
二是針對經(jīng)濟社會發(fā)展形勢，增設(shè)一級檔案管理機構(gòu)。國家管理體制中，鄉(xiāng)、鎮(zhèn)是區(qū)縣所轄行政區(qū)劃設(shè)立的一級政府，街道辦事處是區(qū)縣所轄行政區(qū)劃區(qū)縣人民政府派駐機構(gòu)，代表政府對所轄區(qū)域行使行政職能。近年來街道社區(qū)建設(shè)、區(qū)街經(jīng)濟迅速發(fā)展，形成大量檔案，亟須建立檔案機構(gòu)，設(shè)立專職檔案人員管理本機關(guān)的檔案。街道辦事處作為區(qū)、縣政府的派出機構(gòu)，對所轄區(qū)域行使政府授予的行政職權(quán)，也應(yīng)當履行檔案工作的行政職能，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作一直相對比較薄弱，應(yīng)當將鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立檔案機構(gòu)納入《檔案法》中，以加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，適應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作發(fā)展的需要。根據(jù)《檔案法》規(guī)定的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，在區(qū)縣和社區(qū)居民委員會、農(nóng)村村民委員會之間設(shè)立一層檔案監(jiān)管職能，既是國家層級管理體制下檔案管理的需要，也是《檔案法》規(guī)定的檔案管理原則的體現(xiàn)。
干部檔案是國家重要的檔案資料，是國家能否任人唯賢、知人善用的重要信息依據(jù)和參考條件，良好的干部檔案管理有助于國家選拔優(yōu)秀的干部和人才，有利于國家的發(fā)展。
二、當前干部檔案管理工作中存在的問題分析
（一）干部檔案管理制度不完善
檔案管理工作是依托于管理制度的，但是實際工作中，檔案管理卻存在著諸多的漏洞，其一，當前干部檔案管理缺乏銜接性，如檔案的整理、歸檔、監(jiān)督、查閱等各個環(huán)節(jié)相對獨立，這不僅加大了管理的難度，還令檔案管理因缺乏相應(yīng)的保障而難以發(fā)揮其功用；其二，對于干部檔案管理工作缺乏約束及獎懲制度，如實際工作中會出現(xiàn)檔案資料內(nèi)容缺失、私自翻閱他人檔案甚至是檔案涂改、造假的情況，但是相應(yīng)的處罰卻難以跟上，這嚴重影響了檔案管理的秩序和價值。
（二）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足
領(lǐng)導(dǎo)在工作中起著帶頭和方向性的作用，但是在干部檔案管理的實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部卻沒有發(fā)揮其積極作用，有寫領(lǐng)導(dǎo)干部甚至輕視檔案管理工作的重要性，認為檔案無非就是一份履歷，無足輕重，不僅忽視檔案的利用，還會造成檔案管理的問題，如檔案管理的環(huán)境及人員安排上由于經(jīng)費投入不足而較為隨意，選拔、提升、任用干部時，不是以檔案作為首要參考而是靠印象和關(guān)系等，甚至由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視不足而影響檔案管理的工作人員的積極性，最終影響干部檔案科學管理。
（三）檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)水平的高低、專業(yè)技能的強弱、管理機創(chuàng)新意識等都會影響檔案管理的科學程度和水平。實際工作中，很多的檔案管理人員在管理檔案方面是欠缺的，存在著難以把握檔案真實性和完整性的問題，甚至在發(fā)現(xiàn)可疑檔案時，也缺乏確切的調(diào)查核實；另外，還存著這歸檔不科學、檔案借閱隨意性大等問題，這會影響檔案利用價值。另外現(xiàn)在的干部檔案管理人員往往缺乏創(chuàng)新精神，檔案的管理工作較為傳統(tǒng)和落后，效率和現(xiàn)代和程度都很低。
（四）檔案管理中檔案材料的問題
當前干部檔案存在著內(nèi)容不實、手續(xù)不全的問題。內(nèi)容不實主要表現(xiàn)在一些干部隨意編寫自己的履歷及共組經(jīng)歷，真實的工作年齡及時間甚至在不同的檔案中不一致，這對于利用檔案做參考來進行干部的任用和選拔是不利的。另外，一些干部的檔案中存在手續(xù)并不完備就歸檔的情況，具體如檔案材料缺乏單位公章或者個人的簽名等?？傊?，檔案內(nèi)容不實或者手續(xù)不全等問題都會影響干部檔案作用的發(fā)揮。
三、加強干部檔案管理的對策
（一）完善檔案管理制度
制度是管理的基礎(chǔ)，加強和健全干部檔案管理的制度，明確檔案管理工作的各項具體職能，是做好干部檔案管理最基本的工作。干部檔案管理工作要建立相關(guān)的規(guī)章制度，甚至是有法可依，在具體的檔案工作中，從檔案的收集、審核、歸檔，到檔案的查閱和歸還等，都要建立相應(yīng)的流程和規(guī)定，健全檔案管理各環(huán)節(jié)工作和整體要求，這不僅可以杜絕檔案管理的鉆空子等問題，還能夠增強檔案管理的效率，為干部檔案管理工作提供基本保障和依據(jù)。
（二）提升領(lǐng)導(dǎo)和工作人員素質(zhì)，加強檔案管理工作的隊伍建設(shè)
檔案管理工作涉及到領(lǐng)導(dǎo)和具體的管理人員兩方面的主體，因此提升領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的意識及素質(zhì)，是必要的保障。領(lǐng)導(dǎo)作為工作具有指導(dǎo)和方向性的作用，基于實際工作中領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理的情況，首先要端正領(lǐng)導(dǎo)階級對于檔案管理的正確認識，如可以對領(lǐng)導(dǎo)加強培訓(xùn)或者學習，樹立正確的觀念，促進其在工作中的方向指導(dǎo)作用。其次，對于具體的檔案管理人員，要在態(tài)度和能力兩方面加以提升：一方面要培養(yǎng)管理人員的思想意識及工作態(tài)度，培養(yǎng)其工作積極性和責任心，確保思想意識上的進步和創(chuàng)新；另一方面，針對目前管理人員專業(yè)性差的特點，要加強專業(yè)技能的培訓(xùn)，打造一支專業(yè)性強、素質(zhì)高的干部檔案管理隊伍。
（三）加強檔案材料的整理及管理
首先，針對檔案形式陳舊、材料不齊全的問題，要做到及時收集和更新檔案資料和內(nèi)容，確保最新的檔案材料在第一時間送交相關(guān)部門做檔案歸檔，確保干部檔案真正做到真實反映干部的工作情況和個人的真實水平。另外還要做到檔案材料的查漏補缺工作，確保將所缺材料進行及時補充，保證檔案的完整和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞 學校 檔案管理 對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
學校中的檔案管理工作，記錄著學生從入學開始，一直到其畢業(yè)之間所有學習、生活等基礎(chǔ)信息，不僅對學生自身而言有著重要的意義，還是其在未來走向社會就業(yè)時被用人單位參考的重要依據(jù)，是屬于學生個人的重要履歷，對于學生而言起到了不可替代的作用。但是目前我國學校檔案管理方面的各項工作還是不能夠完全令人滿意，有著不同程度的弊端。對此，就需要我們對其進行進一步的管理和改革，從而能夠做好學生檔案的管理工作。
1目前學校檔案管理中存在的問題
1.1 缺少相應(yīng)硬件
對于新社會形勢下的學校檔案管理工作，國家專門頒布了新的檔案法，對檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施進行了要求。但是在實際情況中，很多學校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，和其相應(yīng)的防盜、消防設(shè)施都有著不足的現(xiàn)象，同時一些專業(yè)的技術(shù)設(shè)備也沒有按需安放，這就將導(dǎo)致學校的檔案的整理規(guī)劃性不足，且沒有良好的保護環(huán)境。
1.2 相關(guān)管理不規(guī)范
很多學校雖然也能夠按照檔案法對檔案進行合理安放，但是其管理措施往往不到位，造成一些檔案長期分散各處，沒有做到應(yīng)有的集中管理。有的學校則更是因為工作人員缺乏，沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，這就更使得檔案管理工作“支離破碎”。同時，因為學校缺少相應(yīng)的檔案管制度，不能以此來對工作人員規(guī)范化管理，這些問題都會嚴重影響檔案的管理成果。
1.3 工作人員素質(zhì)參差不齊
很多學校中，雖然設(shè)置了專門的檔案管理人員，但往往是非專業(yè)出身，其對檔案管理工作的技術(shù)有著不同程度的匱乏。隨著檔案進入現(xiàn)代化管理進程，對檔案整體要求逐漸增高的同時也對工作人員的自身素質(zhì)提出了更大的考驗，而目前狀態(tài)下的學校檔案人員離這個要求還很遠。
2針對存在檔案管理問題的解決對策
2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)認識
對于任何工作來說，都需要領(lǐng)導(dǎo)對其提高認識，才能夠使后續(xù)的工作得以順利實施。對于檔案管理工作來說也是一樣，學校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當改變已有認識，把檔案看做是一種有著重要作用的資源信息。在領(lǐng)導(dǎo)深刻體會到檔案管理的重要性之后，才能夠使學校對其加大投入，以充足的財力與人力來滿足檔案管理工作的要求，為其提供必要的軟硬件設(shè)備。同時領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當以會議、談話的方式提高學校全體教職工的認識，這樣才能讓大家共同對檔案管理工作進行努力。
2.2 健全相關(guān)制度
要想切實做好學校的檔案管理工作，就必須從最基本的辦公場所做起。學校必須設(shè)置專門的檔案室，并安排專門的工作人員對其進行集中管理，以此來防止檔案遺失、分散的現(xiàn)象發(fā)生。同時，學校還應(yīng)當對檔案管理的相關(guān)制度進行完善，只有通過嚴謹、科學的管理制度，才能夠為做好檔案的管理工作打下最根本的基礎(chǔ)。在這其中，首先要做好檔案的收集工作，由于檔案的特殊性，所以在對檔案收集的過程中一定要保持收集的全面性與準確性，切忌出現(xiàn)收集時丟三落四，收集后苦思冥想的現(xiàn)象發(fā)生。要保證檔案收集的系統(tǒng)化、真實化，對收集到的檔案要進行認真的分析鑒別，防止偽劣的檔案混入其中。對檔案進行適當?shù)恼硪彩橇硗庑枰⒅氐囊稽c，作為檔案管理人員，應(yīng)當在系統(tǒng)的培訓(xùn)后掌握正確的整理技術(shù)，時刻保證檔案的有序性、易查性，這樣才能夠在完整保存檔案的同時隨時能夠?qū)n案信息反饋給學校中需要使用檔案的個人及部門。最后，學校還要對其建立嚴格的考評機制，不僅對于普通管理人員進行考核，還要對分管領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)責任人員進行考核，只有在良好的規(guī)范及考核制度的保障下，才能夠使檔案管理的工作做到有序進行。
2.3 提高檔案管理人員技術(shù)水平
作為直接接觸到檔案第一線的檔案管理人員，其自身素質(zhì)的高低與專業(yè)技能的好壞將直接影響到學校檔案管理的成功與否。對此學校應(yīng)當建立起一支專門的管理隊伍，這個隊伍的職責就是要在保證檔案管理工作良好運行的同時確保檔案工作的完整性、優(yōu)質(zhì)性。同時還要定期為檔案管理人員進行培訓(xùn)，不僅能夠使其完善自身技能的各項不足，還能夠時刻吸收最新知識，從而能夠更好地應(yīng)用在實際工作中。最后還要注重隊伍的年齡層次分布，保持隊伍中各年齡段人員分布合理，這也是提高檔案管理工作的重要部分。
2.4 加強信息化建設(shè)
隨著社會全面進入信息化時代，檔案信息化也成為了未來檔案管理中的必備要求。對此學校應(yīng)當對其增加投入，對檔案館的設(shè)備及基礎(chǔ)設(shè)施進行更新完善。同時學校還應(yīng)當借助先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動檔案管理信息化的進程，實現(xiàn)檔案的實體物件同虛擬信息的有機結(jié)合，這將不僅使檔案的整體質(zhì)量得到了提高，還能夠?qū)n案更好地對學校中的各項工作進行服務(wù)。
3結(jié)束語
總的來說，隨著我國教育體制的優(yōu)化、社會科技水平的進步，對于檔案管理要求的提高和對檔案信息化建設(shè)的需求不僅是對學校檔案工作的基本要求，也是檔案管理工作中未來的需要。所以，作為學校而言，一定要認真思考目前檔案管理工作中所存在的各項問題，并及時為之實行相應(yīng)的解決措施，從而使得學校的檔案管理質(zhì)量得到提高，進而使檔案能夠更好的為我們服務(wù)。
參考文獻
[1] 馬靜.加強學校檔案管理的策略[J].資治文摘（管理版），2010（7）.
【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；存在問題；對策思考
一、前言
高校的檔案是高校發(fā)展歷程的物質(zhì)載體，在大多數(shù)情況下，高校的教學、科研以及管理都會在高校檔案中有所記載，這對于高校今后的發(fā)展具有極為重要的作用，所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此，下文在基于筆者工作實踐基礎(chǔ)上，重點圍繞于高校檔案管理中存在的問題及其對策展開探究，力圖為做好此項工作貢獻自己綿薄之力。
二、檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理工作得不到重視。很多高校對于檔案管理都缺乏一定的重視，認為檔案管理就是一個走流程的過程，對于用于保存檔案的地點也是沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質(zhì)版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯漏，電子版大多也會因為管理不當而遺失或者泄露。（二）檔案管理人員的專業(yè)不足。由于很多領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重視不足，所以相對的，在人員的招收上也是一個隨意的過程，往往這種情況就很容易造成檔案的安放錯亂，導(dǎo)致很多人員的檔案沒有得到及時的清理，也有很多人員的檔案的填寫不夠完整規(guī)范，造成大量虛假偽造的信息。很多檔案管理的人員一般而言都相對輕松，造成了他們自身很容易疏忽大意，又因為絕大多數(shù)情況下，沒有一個相對嚴格的管理，所以檔案的信息泄露也是極為容易。（三）檔案收集的不齊全。很多時候高校的領(lǐng)導(dǎo)者都對檔案不太關(guān)注，所以導(dǎo)致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息，缺乏一個系統(tǒng)的收集程序和一套完整的執(zhí)行標準。這也導(dǎo)致很多檔案在收集這些信息的時候會出現(xiàn)錯漏，很多信息都收集的不齊全，不夠細致，甚至會出現(xiàn)一堆過期信息，導(dǎo)致在人才的選拔方面后知后覺。（四）檔案部門管理疏松。因為職業(yè)的特殊性，很多情況下，對于這部分人都沒有一個嚴格的管理程序，導(dǎo)致很大程度上，檔案的嚴密性，完整性，系統(tǒng)性都缺乏一個重要保障。對于高校來說，檔案的安全性要遠遠高于普通企業(yè)，但是這類單位在很大程度上對于檔案的保護卻要普遍低于普通企業(yè)。很多高校聘用的檔案管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導(dǎo)致檔案信息存在有很大的誤差，不能及時地對一些手續(xù)不全的材料退回相關(guān)部門進行補辦，也對檔案信息的采集工作有很大干擾，造成信息滯納，讓人們往往在這方面耗費大量的時間去錄入信息。（五）檔案的現(xiàn)代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對還是很落后，甚至有的高校只是采用簡單的A4紙進行保存，這樣不單對檔案的嚴密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學和信息化的存儲了，可是即使有的高校有條件購買設(shè)備也沒有相應(yīng)的技術(shù)人員進行操作，導(dǎo)致工作效率的低下，也導(dǎo)致檔案信息時效性嚴重不足。
三、高校檔案管理的對策及思考
（一）加強對于檔案管理的重視程度。提高對于檔案的管理，對于檔案的保存加大安保力度，對于存放檔案的地方要保持整潔，統(tǒng)一，對于檔案的嚴密性一定要多加防范，存放檔案的地方也要有多重防護。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于時代高速的發(fā)展，使得檔案信息更新也不斷加快，如何準確的保存檔案對于高校來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。（二）嚴格挑選檔案管理人員。檔案是人才一個很隱私很重要的信息，這些檔案的妥善存放和嚴密性對人才來說都是一個很重要的保障，所以對于管理人員檔案的員工也要進行培訓(xùn)，加強他們的防護意識。要求他們進行信息采集的時候能夠認真、細致，將各種信息都能準確地錄入。要求必要時采取一定的制度，嚴懲那些不太重視的人員。（三）全面完善檔案收集。建立一個完善的檔案管理體系，將檔案資料收集作為一個很重要的流程，讓檔案部門加強這方面的認識，對于每一個收集的資料都要有一定的責任感，對于檔案的存放也要有一定的秩序，讓檔案管理變得全面，客觀，動態(tài)性，對檔案的不同功能進行歸類，加強檔案信息的權(quán)威性、時效性、準確性、真實性。只有完善的管理體系才能規(guī)范檔案員工的行為，從而達到最大的工作效益。（四）加強檔案方面的管理。建立檔案與員工的交流通道，這使檔案能夠得到及時的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案，使得檔案管理起來能夠有序高效，也使得資料更加真實有效。（五）實現(xiàn)檔案建的現(xiàn)代化和信息化。想要合理利用檔案，最大限度的發(fā)揮這個資源庫的作用，就必須要進行一個現(xiàn)代化的建設(shè)，將檔案通過高科技進行一個整合，不單只可以加強檔案的安全性和完整性，更加能極大的延長檔案的存放時間。充分的利用網(wǎng)路對于檔案信息的處理是相當必要的，加上部門的配合，技術(shù)人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，也能在有需要的時候準確、及時地傳輸檔案信息，加強檔案信息的時效性各高校在大力開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的同時，要加強對館藏開放檔案的全文掃描工作，依據(jù)破損、老化、利用頻繁檔案優(yōu)先掃描的原則進行，并將其放在檔案館網(wǎng)站上加以利用，實行網(wǎng)上全文檢索。各高校要建立全校性的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，有效地解決檔案管理系統(tǒng)與其他各部門管理系統(tǒng)互不兼容的問題，消除信息孤島，實現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。
四、結(jié)束語
總而言之，高校檔案管理質(zhì)量與高校發(fā)展息息相關(guān)，尤其是在高校不斷改革的今天，檔案在高校各項工作中的作用越來越明顯，所以，高校師生應(yīng)當要對檔案管理工作予以充分重視，正視管理中存在的問題，并采取有效的對策進行改進與優(yōu)化，以有效提高高校檔案管理水平。
作者:金愛新 單位:長春工程學院檔案館
【參考文獻】
[1]劉萍.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].新媒體研究,2015,1(17):34-35.
[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；棄檔：材料
據(jù)統(tǒng)計，全國至少有60萬“棄檔族”，60萬這個數(shù)字與每年超過千萬的流動人員大軍相比，尚不及其百分之一，但棄檔這種現(xiàn)象給中國的人事檔案制度帶來的思考卻是深層次的。所謂“棄檔”，這主要是指存檔人長期不繳納存檔費用或存檔人完全不理會檔案，也包括一部分自持檔案者，在檔案管理部門看來也就是檔案成了“死檔”。本文將針對高校人事檔案管理工作存在的問題進行分析，提出人事檔案管理的解決措施。
一、高校人事檔案管理存在的問題
(一)檔案材料填寫不規(guī)范
高校人事檔案是師生個人經(jīng)歷、思想道德表現(xiàn)、工作能力、工作成績、學習情況、健康情況，以及所受到的獎勵和處罰等情況的歷史記錄。大多數(shù)學生根本不知道平時填寫的履歷材料最終將放入檔案袋里，因此他們在填寫姓名、出生年月、參加工作時間時隨意性太強。除此之外，從現(xiàn)存的檔案材料來看，雖然規(guī)定材料統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給檔案的保存和整理帶來了麻煩。
(二)檔案材料不全，內(nèi)容失真
材料是檔案管理工作的主要對象，是開展各項業(yè)務(wù)的基本條件。由于歷史原因，我國現(xiàn)存的檔案材料反映個人經(jīng)歷、家庭情況以及社會關(guān)系的較多。這些材料大多注重過去，重歷史而輕現(xiàn)實，反映個人現(xiàn)狀的東西，如個人能力、技術(shù)專長、德才表現(xiàn)、工作成績等方面的內(nèi)容較少。而在書寫檔案過程中，抽象語言較多，具體、動態(tài)的東西比較少，甚至還有一些虛假的東西摻雜其中。這些情況具體反映了檔案的嚴肅性和權(quán)威性還有欠缺之處，致使檔案本身的價值和作用就難以得到完全體現(xiàn)。
(三)檔案管理手段落后
在科技、信息高速發(fā)展的時代，信息管理和技術(shù)相聯(lián)系的做法已經(jīng)成為追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各種舊觀念和人力、物力、財力等因素的影響，致使管理方法和管理手段還比較落后，不適應(yīng)當前經(jīng)濟和社會發(fā)展的需要。首先，檔案信息的儲存主要以紙張為主，未能實現(xiàn)計算機電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理設(shè)備和先進的管理手段。再次，大部分高校的院系沒有設(shè)置專門的檔案室，造成檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。最后，檔案的傳遞未能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，需要的資料不能及時提供，使得檔案管理具有一定的滯后性。
二、存在問題的原因
(一)檔案意識淡薄
高校未能在學生畢業(yè)之前加強對檔案的認識，導(dǎo)致大多數(shù)學生對自己的檔案不關(guān)心，不重視，最后還出現(xiàn)“棄檔”這種現(xiàn)象。緊接著就是畢業(yè)生在畢業(yè)之際，忙于尋找理想的工作崗位，對檔案存放就不會有過多的考慮。特別是在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于這種對人事檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致高層次人才中無檔人員逐漸增多，檔案管理過程中出現(xiàn)的“人檔分離”、“人質(zhì)檔案”、“棄檔”等現(xiàn)象越來越多，給人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。
(二)檔案的作用體現(xiàn)不明顯
在目前階段，檔案作為個人身份的一種象征，其作用還是毋庸置疑的。某人才中心的陳處長指出，盡管檔案的某些功能在弱化，但其作用在兩方面還是有所體現(xiàn)：一是辦理社會保險，如養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等，無論在原單位供職的人還是從辭退職后另求新職者，在交納養(yǎng)老保險金和退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時間等都成為主要依據(jù)。二是辦理自費出國手續(xù)之用。中國出入境管理條例中明確規(guī)定，必須對自費出國人員進行身份認定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會導(dǎo)致出國手續(xù)辦理不暢通或不予辦理。那些因棄個人檔案而出現(xiàn)斷檔的人，就會在實際的利益上遭受損失。
(三)流動檔案不斷增加
隨著高校招生人數(shù)不斷增加，每年接受的檔案也成倍增加，導(dǎo)致管理的工作更加沉重復(fù)雜。檔案的增加一方面使得高學歷、高職稱人才競爭愈加激烈，另一方面也使得高學歷、高職稱人才的流動越來越頻繁。在人才流動的過程中，部分單位采取扣檔的方法想留住人才，而又有部分單位采取不要檔案或者重建檔案的方法來吸引人才，加之部分人才檔案意識薄弱，最后導(dǎo)致檔案管理權(quán)限不清，職責不明，人事部門很難進行有效的管理。
三、高校人事管理檔案問題解決對策
(一)加強宣傳力度，增強對人事檔案的認識
首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要予以高度重視，大力宣傳《檔案法》，普及檔案知識，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃；加大檔案管理資源投入，改善基本條件，加強和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立人事檔案專用庫房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三分開”：加強對人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促：建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核管理。其次，作為高校畢業(yè)生檔案的人才服務(wù)機構(gòu)應(yīng)該努力做好咨詢服務(wù)工作，利用多渠道向高校畢業(yè)生宣傳有關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案的管理業(yè)務(wù)：對落實了就業(yè)單位但檔案不能及時或無法轉(zhuǎn)出的高校畢業(yè)生，要做好與其本人和用人單位的聯(lián)絡(luò)，請他們將工作后形成的檔案材料及時轉(zhuǎn)移到檔案管理地。最后，高校畢業(yè)生要及時向就業(yè)單位的人事部門咨詢，辦理好相關(guān)手續(xù)。
(二)提高高校管理人員的素質(zhì)
作為人事檔案的工作人員，要充分認識到本職工作的重要性，要不斷地完善自己的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，通過不斷的學習提高自己管理能力，及時遞交檔案，積極、主動地開展檔案工作。首先，高校應(yīng)該對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們系熟悉人事檔案工作環(huán)節(jié)和基本要求。其次，檔案管理人員在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中要保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。最后，高校應(yīng)該組織檔案考察小組，隨時檢查檔案人員掌握的專業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)。管理人員除了具有熟練應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)的能力，還必須能夠結(jié)合檔案管理中出現(xiàn)的新問題，修改程序系統(tǒng)，實現(xiàn)高效、動態(tài)管理，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷發(fā)展的高校教育提供有利的人力資源。
(三)加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
隨著社會的發(fā)展，人才流動的數(shù)量和質(zhì)量也會逐漸提高，在更大的范圍內(nèi)實現(xiàn)信息化的檔案管理方式已經(jīng)是必然趨勢。首先，人事檔案管理要應(yīng)用計算機技術(shù)編制各種檢索工具，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，建立人事檔案信息庫，充分利用計算機把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，方便進行檔案的登記、統(tǒng)計、查閱等工作，使人事檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其次，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案人員可以直接進行信息采集與核對，有關(guān)部門可隨時將本部門形成的重要電子文件通過校園網(wǎng)或其他局域網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫錄入檔案室也可定期到各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應(yīng)該建立人事檔案信息管理網(wǎng)站，以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動，還可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。
參考文獻：
[1]張家英，高校人事檔案管理若干問題的思考[J]，湖北檔案，2011(4)
[2]李海燕，當前人事檔案管理存在的問題及對策[J]，蘭臺世界，2010(12)
[3]毛凌，淺談高校人事檔案管理中存在的問題及對策[J]，教育觀察，2011(3)
[4]張珊，高校人事檔案管理工作中的問題及對策[J]，湖南城市學院學報，2011(7)
[5]張慧，劉亞娟，淺析高校人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實現(xiàn)途徑[J]，科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011(2)
[6]藺芳，葛龍英，淺析新時期人事檔案管理存在的問題及對策[J]，黑龍江史志，2009(3)
