時間：2023-05-18 15:42:02
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇干部檔案數(shù)字化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
由于重慶主城區(qū)軌道交通工具具有運量大、快速、通暢、安全、準時、舒適、節(jié)能、環(huán)保等優(yōu)點，人們越來越認識到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設(shè)計、建設(shè)至運營、經(jīng)營各個階段會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如進度、質(zhì)量、投資、技術(shù)、合同等方面的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅內(nèi)容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數(shù)據(jù)，將直接影響到項目能否順利實施，員工工作效率能否得到提高。根據(jù)國際信息化發(fā)展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、一體化的工作環(huán)境，保障機構(gòu)內(nèi)各部門共享一個統(tǒng)一的信息通訊和數(shù)據(jù)處理平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息交流，滿足企業(yè)內(nèi)部辦公過程中涉及的公文流轉(zhuǎn)、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺等各方面的需要，實現(xiàn)高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個良好的工作環(huán)境，充分體現(xiàn)軌道交通運營管理智能化、電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢。
1 軌道交通檔案傳統(tǒng)與信息化管理
在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式中，以手工勞動為主，軌道集團各職能部門將紙質(zhì)文件交辦公室進行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權(quán)范圍內(nèi)采集數(shù)據(jù)，同時也只能查詢到使用自己擁有的數(shù)據(jù)，形成了一個個“信息孤島”，其他部門有可能對本部門解決問題有幫助的信息資源因為資源的封閉而無法及時的獲得相關(guān)信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費。隨著軌道交通各條線路的開通，各個工程項目的立項建設(shè)，軌道集團接觸到的相關(guān)單位大大增加，往來文件資料也成幾何級增長，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式的弊端也日趨顯現(xiàn)，如不及時加以改進，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。
2 軌道交通檔案數(shù)字化管理概念及內(nèi)容
2.1 含義
數(shù)字化檔案管理是相對傳統(tǒng)管理而言的，它是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計算機、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標下，其整體動態(tài)的最佳效果。
2.2 軌道交通檔案數(shù)字化管理的目的
軌道交通數(shù)字化檔案管理的總目標：一是要千方百計地保存保護好各類軌道交通運營、建設(shè)階段的檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發(fā)軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業(yè)服務(wù)，也就是要迅速、準確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項工作按計劃開展服務(wù)。
2.3 數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)據(jù)管理一般包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)查詢四方面內(nèi)容。 數(shù)字化管理要做的工作就是通過各類信息技術(shù)平臺來縮短數(shù)據(jù)采集、加工、查詢的時間，延長數(shù)據(jù)存儲的時間。
3 數(shù)字化管理在軌道交通檔案中的應(yīng)用
由于目前計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數(shù)字化進程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數(shù)字化處理流程開展相關(guān)檔案管理工作。
3.1 軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理
軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理包括文書檔案、人事檔案、會計檔案的數(shù)字化處理工作。
3.1.1 文書檔案。
文書檔案的數(shù)字化通過集團辦公OA系統(tǒng)來實現(xiàn)，OA自動化辦公系統(tǒng)的公文處理及歸檔流程嚴格按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求制定，結(jié)合公司的實際情況，文書檔案按黨群、行政、生產(chǎn)、經(jīng)營4類來分類，歸檔文件按大類結(jié)合年度進行排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據(jù)操作員錄入的文件相關(guān)信息自動生成檔案號，對文件進行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現(xiàn)在的OA系統(tǒng)功能還不完善，未能實現(xiàn)文件、檔案一體化計算機管理，檔案著錄標引工作還沒有完全轉(zhuǎn)移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。
3.1.2 人事檔案。
軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數(shù)字化信息量不足，許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)網(wǎng)上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內(nèi)部涉及到干部管理的多個職能部門，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動，制定科學(xué)合理的信息采集、維護和使用規(guī)定，明確界定各級、各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運行協(xié)調(diào)機制，加強統(tǒng)一的強化培訓(xùn)，提高信息使用者的實際操作能力，從而實現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
3.1.3 會計檔案。
由于上面提到的技術(shù)等原因，軌道交通的會計檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)也沒有完全與OA辦公自動化系統(tǒng)合并在一起，并且根據(jù)《會計檔案管理辦法》要求，會計憑證、會計賬簿、會計報表的輸入應(yīng)符合國家標準歸檔格式要求，目前的辦公系統(tǒng)在智能化處理這類專業(yè)文件上功能上還有欠缺，達不到一些標準規(guī)定。因此會計檔案的數(shù)字化目前還是通?^金蝶等專業(yè)系統(tǒng)管理軟件來實現(xiàn)，OA辦公自動集成化的工程還在開發(fā)進程之中。
3.2 軌道交通工程建設(shè)檔案管理數(shù)字化
由于軌道交通項目參與方眾多，圍繞工程項目的實施，如何做好各方之間的協(xié)調(diào)至關(guān)重要。軌道集團作為項目業(yè)主，與設(shè)計方、監(jiān)理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯(lián)系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)是十分必要的。
目前的軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)功能僅限于施工單位與業(yè)主方的對接，施工單位的工程支付類文件統(tǒng)一在工程文件處理窗口處登記編號，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質(zhì)文件與電子文檔同步歸檔。
4 結(jié)論
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)：
大家好！歡迎各位到**區(qū)委干部檔案室參觀指導(dǎo)工作，下面由我為大家介紹一下區(qū)委干部檔案室的情況。
**區(qū)委干部檔案室成立于 年，曾獲得 榮譽，干部檔案管理數(shù)量由最初的 本增加到現(xiàn)在的 本，隨著干部檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平的不斷提升，同時也為了滿足我區(qū)干部人事檔案管理工作需要，區(qū)委、區(qū)政府共投入資金***萬元，對干部檔案室進行了全面的升級改造，從根本上改善了檔案保管條件和辦公條件。
場地一：查檔室（檔案室文化長廊）
現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)所看到的是我們的查檔室，同時也是我們檔案室的文化長廊。查檔室承擔(dān)著檔案材料的查（借）閱功能，我區(qū)各部門進行檔案查（借）閱都是在這里進行，為了更好的發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，我們將制定的檔案查（借）閱、檔案轉(zhuǎn)遞。。（可加）等 項規(guī)章制度及流程全部上墻，任何部門和單位查（借）閱檔案都要認真履行相應(yīng)的手續(xù)?！扒笳妗?wù)實、管檔、治檔”（記不清了，改一下）既是我們檔案室的座右銘也是我們今后的工作準則。（上墻的還有什么再加上。）
場地二：大庫房、小庫房
現(xiàn)在大家進入的是我們檔案室的庫房。大家可以看到我們的庫房全部安裝了防爆門窗、防爆燈、監(jiān)控設(shè)備等設(shè)施，配有滅火器2個、空調(diào)2臺、除濕機1臺，達到了防潮，防火，防盜，防塵，防蟲，防霉等“八防”要求，保證了干部人事檔案的基本保存需要。
（密集架介紹）我們現(xiàn)在使用的密集架是沈陽沈飛檔案設(shè)備聯(lián)合公司生產(chǎn)的產(chǎn)品，目前看到的大庫房的密集架共十列，每列四節(jié)，每節(jié)六層，可容納檔案11200卷，小庫房的密集架共四列，每列三節(jié)，每節(jié)7層，可容納檔案3360卷。合計可容納檔案14560卷。目前全區(qū)共管理干部檔案10282卷。（其中區(qū)委干部檔案室管理存放檔案3215卷；區(qū)人才交流中心代管檔案816卷；區(qū)教育局代管檔案6251卷。）按照當前只進不出的檔案管理模式及全區(qū)每年大致干部進出
人次，擴容后的檔案室預(yù)計至少可容納未來十幾年的全區(qū)干部檔案。
場地三：整理室
現(xiàn)在各位領(lǐng)導(dǎo)進入的是整理室。剛才庫房里的全部檔案都是通過我們檔案管理人員無數(shù)個日夜經(jīng)過收集、鑒別、整理、歸檔才得以形成的。
為了滿足全區(qū)干部人事檔案整理及數(shù)字化掃描工作需要，我們新購置電腦6臺，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)4套，紅光掃描儀4臺，通過軟硬件升級改造，不斷完善數(shù)字化檔案信息庫，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙檔制”，使干部檔案全面實現(xiàn)數(shù)字化。實現(xiàn)查詢快捷、數(shù)據(jù)安全的管理目標。
下面請我們工作人員為各位領(lǐng)導(dǎo)演示一下如何實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，達到使用安全快捷的目標。
（工作人員邊演示邊講解）
場地四：辦公室（如果需要就加一點兒，不需要就去掉）
（一）業(yè)務(wù)流程分析
1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進行查詢、瀏覽，對部分不符合規(guī)范的信息進行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進行信息的初審和整理后，進一步進行信息的審核和修改，在確認無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統(tǒng)一存儲格式的檔案數(shù)據(jù)，但對于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。
（二）功能需求調(diào)研
對平臺功能需求進行調(diào)研，調(diào)研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，部分類別檔案信息的開放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統(tǒng)計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計，檔案的開放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。
系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)
（一）系統(tǒng)設(shè)計理念
其一，是要實現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實現(xiàn)。其二，是要實現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實現(xiàn)信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進行集成，供查詢和統(tǒng)計；二是根據(jù)各個干部進行信息的集成。其四，是要實現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。
（二）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)想
關(guān)鍵詞：藝術(shù)檔案;數(shù)字化;化解策略;
中圖分類號：G242 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01
隨著數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，人類社會已經(jīng)進入信息時代，信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢，是推動經(jīng)濟社會變革的重要力量。群眾文化藝術(shù)檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分，歷來受到全社會的關(guān)心和重視。當下，隨著信息社會快速發(fā)展，藝術(shù)檔案工作在面臨挑戰(zhàn)的同時也面臨著新的發(fā)展機遇。分析藝術(shù)檔案工作現(xiàn)狀及問題，厘清發(fā)展脈絡(luò)與思路，加強藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)，對于進一步做好群眾文化藝術(shù)檔案工作轉(zhuǎn)型升級具有積極意義。
一、群文藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及制約因素
現(xiàn)今，人類社會已進入數(shù)字化信息時代，藝術(shù)檔案工作在數(shù)字化信息技術(shù)的推動下實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，逐步實現(xiàn)了更加快捷、便利的存儲和利用，但同時也給藝術(shù)檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，由此存在的問題也不容忽視。
一是重視程度不夠。部分文化館領(lǐng)導(dǎo)對藝術(shù)檔案管理這一基礎(chǔ)性工作缺乏應(yīng)有的重視。文化館開展的公共文化服務(wù)活動都將產(chǎn)生大量藝術(shù)檔案。雖然種類繁多，但收集、歸檔工作往往受不到重視。另一方面，由于部分領(lǐng)導(dǎo)對此項工作的重視程度不夠，開展群文活動時，藝檔干部不能親臨活動現(xiàn)場。由此，藝術(shù)檔案管理干部對藝術(shù)檔案的產(chǎn)生情況也往往不能得到有效的掌握。因此，在群眾文藝匯演、巡演、展演展覽中產(chǎn)生的圖片、視頻等資料也得不到有效收集。更有甚者，連材料都未保存，未能及時完整地移交檔案室。這導(dǎo)致活動材料缺少。
二是保管條件欠缺落后。藝術(shù)檔案中的聲像、實物檔案由于其載體的特殊性，必須具備防潮、防光等六防保管條件要求。據(jù)了解，很多基層文化館站并未達到要求，加之部分管理人員對藝術(shù)檔案的重要性認識模糊，造成音像資料沒有專門的保管設(shè)備，而是放在檔案柜內(nèi)與其它檔案混合存放，由于保管條件不甚理想，往往影響了藝術(shù)檔案的長期保存，導(dǎo)致部分藝術(shù)檔案失效而無法充分利用。
三是檔案內(nèi)容界定不明。迄今為止，群文檔案的管理還沒有一整套完整科學(xué)的標準化管理制度。隨著現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系的完善和發(fā)展，加上互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的影響，群文檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。文化館站在收集、整理、保管檔案時，由于沒有統(tǒng)一的管理模式和標準可參照，導(dǎo)致檔案管理者往往憑自己多年的工作經(jīng)驗和感悟理解進行歸檔整理，使不少應(yīng)該歸檔的資料沒有納入檔案管理。
二、群文藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)涉及的主要內(nèi)容
（一）文書信息檔案的數(shù)字化管理。文書信息工作是群文藝術(shù)檔案工作的有機組成部分，文書信息處理過程的快與慢、好與壞會直接影響檔案的內(nèi)在質(zhì)量。根據(jù)文書信息檔案紙質(zhì)化的特點，運用現(xiàn)代化的科技手段，建立和完善文書信息檔案數(shù)字化管理，即把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間，并對處理完畢的文件進行隨時預(yù)立卷整理，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)文書信息檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱登記、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的數(shù)據(jù)化管理。
（二）文藝作品檔案的數(shù)字化管理。歌曲、曲藝、小品、民樂等群眾文藝作品具有較高的藝術(shù)價值和欣賞價值。文化館站對這些作品的曲譜、音像、文字注解等進行分類整理和歸檔，存入到項目資料庫中。為了使以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過計算機進行管理，就要利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式把現(xiàn)場的演唱、照片、影像等編輯轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式完整地保存下來。
三、群文藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的基本策略
數(shù)字化是藝術(shù)檔案保存、管理、應(yīng)用的一個顯性趨勢。在當前大數(shù)據(jù)信息化背景下，怎樣適應(yīng)科技的發(fā)展，克服傳統(tǒng)藝術(shù)檔案管理工作中的不足，更好地發(fā)揮藝術(shù)檔案的職能與作用，綜合數(shù)字化技術(shù)、多媒體技術(shù)、如何加強群眾文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化應(yīng)用是未來檔案管理工作的大勢所趨。
（一）有序推進群文藝術(shù)檔案標準化。文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中任務(wù)繁重的一項基礎(chǔ)工作，它是將傳統(tǒng)的藝術(shù)檔案通過掃描、攝錄、采集等手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的過程，包括藝術(shù)檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份和成果管理等等環(huán)節(jié)。開展藝術(shù)檔案的數(shù)字化，應(yīng)該建立起一整套工作流程和技術(shù)規(guī)范，以保證數(shù)字化藝術(shù)檔案的規(guī)范化。在數(shù)字化的今天，藝術(shù)檔案的存在形式也應(yīng)突破原有模式，走數(shù)字存儲、電子化檔案存儲的方式，使藝術(shù)檔案具有電子檔案、紙質(zhì)檔案、資料實物等多形式共存的方式，使得藝術(shù)檔案更為立體直觀。
（二）應(yīng)用多媒體技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫。多媒體是一種結(jié)合文字、聲音、圖像、動畫和視頻影像的交織組合，而數(shù)字多媒體技術(shù)是將多種不同類型媒體集成輸入到一個系統(tǒng)中去，形成相互聯(lián)系和配合的有機整體，可在人機交互控制下對其進行處理和利用的綜合技術(shù)。多媒體技術(shù)對藝術(shù)檔案的接收、編目、存儲、檢索和利用都有著巨大的積極意義。數(shù)字化是當前藝術(shù)檔案管理應(yīng)用工作的先決條件和必要手段，而多媒體技術(shù)又是群眾文化藝術(shù)檔案數(shù)字化的先決條件。首先通過掃描技術(shù)、光學(xué)字符識別技術(shù)、視頻音頻采集轉(zhuǎn)換技術(shù)、縮微數(shù)字影像技術(shù)、多媒體數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)等多媒體技術(shù)對館藏藝術(shù)檔案進行進行數(shù)字轉(zhuǎn)換，再運用多媒體技術(shù)與檔案管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的方式，構(gòu)建起一個多媒體平臺，使“檔案件號、卷號”與多媒體文件的存儲位置相關(guān)聯(lián)，并利用此存儲信息自動讀取、還原、播放多媒體信息，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與多媒體文件的集成管理，使計算機呈現(xiàn)圖、文、音、視并茂，極大地增強人機交互利用。
總之，在現(xiàn)今文化大繁榮大發(fā)展的背景條件下，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)在檔案管理、利用等環(huán)節(jié)中的不斷發(fā)展，文化館站的群文藝術(shù)檔案管理工作必將迎來一場新的技術(shù)革命。群文藝術(shù)檔案管理部門應(yīng)不斷完善制度建設(shè)，加大經(jīng)費投入，實現(xiàn)實物管理與數(shù)字化虛擬管理并重的機制，使群眾文化藝術(shù)檔案更好地為公共文化事業(yè)服務(wù)。
參考文獻：
[1]中華人民共和國文化部辦公廳.藝術(shù)檔案管理讀本[M].文化藝術(shù)出版社.2008-11-01
一、堅持改革，以黨的十八屆三中全會精神統(tǒng)領(lǐng)檔案工作
1.進一步將十八屆三中全會及重要講話精神的學(xué)習(xí)引向深入，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，切實用全會精神和講話精神統(tǒng)一思想、指導(dǎo)實踐、推動工作。
二、鍥而不舍，扎實推進市和區(qū)縣檔案館館舍建設(shè)
2.針對市檔案館開工建設(shè)階段的特點，健全施工現(xiàn)場指揮管理機制，推進新館建設(shè)。
3.繼續(xù)推進區(qū)縣檔案館建設(shè)，整體推動工作進度，指導(dǎo)科學(xué)化建設(shè)，落實資金補助。
三、以數(shù)字檔案館建設(shè)為重點，全面推進信息化建設(shè)
4.抓好數(shù)字檔案館建設(shè)。注重頂層設(shè)計，制訂工作方案，扎實推進實施。
5.抓好“存量數(shù)字化”。繼續(xù)推進“十二五”期間數(shù)字化工作任務(wù)的完成，完善市檔案館數(shù)字化工作流程，指導(dǎo)市屬單位和區(qū)縣檔案館按標準做好數(shù)字化工作。
6.抓好“增量電子化”。制發(fā)《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理工作規(guī)定》、《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》、《北京市檔案館電子檔案移交與接收辦法》，開展電子檔案接收試點和市檔案館電子檔案異質(zhì)備份試點工作。
四、完善檔案鑒定開放工作，更好地服務(wù)人民群眾
7.建立健全檔案開放鑒定和解密工作制度，指導(dǎo)區(qū)縣、市屬單位檔案部門做好檔案解密、劃控、鑒定等工作。
五、積極探索檔案資源布局管理，提高檔案工作科學(xué)化水平
8.開展檔案資源合理布局研究，優(yōu)化檔案資源建設(shè)體系，研究提出科學(xué)的檔案資源布局管理方案。
六、開展檔案社會化服務(wù)組織規(guī)范管理研究，促進檔案服務(wù)多樣化
9.研究檔案社會化服務(wù)的范圍和條件，規(guī)范社會化服務(wù)組織的管理，提出檔案社會化服務(wù)的實現(xiàn)方式。
七、加大檔案宣傳力度，增強全社會檔案意識
10.以“國際檔案日”暨北京市第六屆“檔案館日”活動為契機，加大檔案宣傳力度。
11.研究制定加強檔案宣傳工作的辦法，深入研究檔案宣傳工作的特點，采取多種形式、利用多種方法進行宣傳，整合宣傳資源，形成宣傳合力，增強宣傳的整體性、實效性，提高全民的檔案意識。
摘要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進一步推進網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫
隨著社會的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
1要進一步提高檔案意識
檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。
2要加大經(jīng)費投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件
煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，努力進行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。
3建立保障檔案數(shù)字化的制度
在煤炭企業(yè)檔案進行數(shù)字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標準化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進數(shù)字化建設(shè)。
4要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作
當前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。
5檔案的數(shù)字化先要保證重點檔案的數(shù)字化工作
煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地數(shù)字化是不現(xiàn)實的，因此對保存檔案的數(shù)字化要保證重點、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進行數(shù)字化。對企業(yè)長遠發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。
6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全
建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。
7建立檔案網(wǎng)站
【關(guān)鍵詞】檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實現(xiàn)的過程，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。推動檔案管理現(xiàn)代化，必須建立新的管理機制和管理體系，以適應(yīng)持續(xù)、全面發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案瓷源信息化、檔案管理標準化、檔案利用現(xiàn)代化、檔案干部隊伍現(xiàn)代化等方面。
1．檔案管理觀念現(xiàn)代化
檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，也無法解決檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
現(xiàn)代化的檔案管理，必須以創(chuàng)新的思想和觀念來開展。與檔案管理現(xiàn)代化相對應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式。兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理的主體，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化，其對象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征。二是管理模式的不同，傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計和提供利用等環(huán)節(jié)；現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就是要改變檔案管理模式，改變保守的思想觀念，對檔案利用手段進行變革，促進館藏檔案信息資源的開發(fā)利用，樹立檔案館對外服務(wù)的新形象，使檔案館工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理邁進，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。
2．檔案資源信息化
檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在各個領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用．因此，加強檔案信息化建設(shè)，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。一是檔案信息資源建設(shè)，將現(xiàn)行的電子文件通過邏輯歸檔方式收集和處理，將現(xiàn)行的紙質(zhì)文件通過掃描電子化，將傳統(tǒng)館藏檔案進行全文數(shù)字化處理，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，按照檔案分類原則，建立起各級各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)利用，建立檔案信息資源共事的技術(shù)支撐平臺，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用，使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，實現(xiàn)檔案信息資源傳輸?shù)墓蚕砘?/p>
3．檔案管理標準化
檔案管理標準化，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。積極推行檔案管理標準化，是檔案館的重點工作，檔案管理現(xiàn)代化，是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范。如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，并形成檔案管理標準體系。國家已頒布的標準《CDA電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》是CDA電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范．
檔案著錄標引工作，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件。檔案的著錄標引是應(yīng)用計算機技術(shù)的前期處理工作，著錄標引的質(zhì)量和數(shù)量，直接影響計算機管理系統(tǒng)是否實用．因此，在著錄標引工作中，要堅持著錄與標引的標準化，為檔案檢索的自動化打下扎實的基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化，對檔案管理提出了更高的要求，加強傳統(tǒng)技術(shù)的改造和手工操作的規(guī)范化、標準化，有利于加速檔案管理現(xiàn)代化。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，對其不斷改進，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機地結(jié)合起來，既要抓緊開展檔案現(xiàn)代化管理工作，也要大力做好檔案管理各個環(huán)節(jié)手工操作的規(guī)范化、標準化，以順利實現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。
4.檔案利用現(xiàn)代化
保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點，在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的情況下，電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，將逐步突破檔案館與利用者之間的嚴格界限，改變檔案館坐等上門，被動提供利用服務(wù)的現(xiàn)狀。利用檔案網(wǎng)站宣傳檔案界的最新動態(tài)，公布已開放檔案的全文數(shù)據(jù)、目錄索引及政府公開的現(xiàn)行文件，使網(wǎng)上查閱檔案變?yōu)楝F(xiàn)實，提供多層次、全方位的服務(wù)，使檔案館的利用者范圍不斷擴大．未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的檔案館的集合。使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供快捷、準確的檔案信息服務(wù)。同時檔案網(wǎng)站也將成為宣傳檔案、認識檔案的一個窗口，增強全社會的檔案意識?？梢姍n案利用現(xiàn)代化將是檔案管理現(xiàn)代化的最終目的。
5．檔案干部隊伍現(xiàn)代化
現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用，人是決定因素。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案人員不僅具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備工作所需的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。
關(guān)鍵詞：文檔一體化 檔案保管 檔案管理 規(guī)范化 數(shù)據(jù)
檔案館（室）在接收檔案時應(yīng)首先驗證電子簽名、電子印章的合法性，并將歸檔的信息與電子文件終稿轉(zhuǎn)存庫中的信息進行比較，在核實真實完整后，才能正式接收電子檔案并將其遷移到檔案館的信息管理系統(tǒng)中，此時還需要在實行物理隔離的檔案信息的災(zāi)難備份數(shù)據(jù)庫中新增當前的檔案信息，然后再開展管理維護和提供利用等工作。
由此可見，檔案館（室）制定各個階段電子文件真實性保障的規(guī)章制度將貫穿電子文件生命周期的整個活動過程，建立物理隔離的電子文件終稿轉(zhuǎn)存庫和檔案信息的災(zāi)難被分開是保障檔案真實性的有效措施，雖然會增加信息化系統(tǒng)的運行成本，但在確保檔案信息真實性方面是非常有效的，也是可行的。
一、文檔一體深化應(yīng)用的要求
實現(xiàn)文檔一體化管理是信息時代檔案工作的全新管理模式，是適應(yīng)電子文件、電子檔案管理發(fā)展的必然要求。文件、檔案一體化管理最佳實踐是，在組織機構(gòu)內(nèi)部建立功能涵蓋電子文件生命周期業(yè)務(wù)活動的管理信息系統(tǒng)。
文檔一體化的實現(xiàn)，使辦公業(yè)務(wù)實現(xiàn)自動化、規(guī)范化，檔案管理日趨現(xiàn)代化，具有電子文件從起草時就備份、從辦文時就修正、辦完后就歸檔、鑒定即整理等工作都能依靠計算機實現(xiàn)互動管理等優(yōu)點。當然，開展文檔一體化管理工作，對檔案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人員不僅要具有豐富的檔案專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地使用計算機及通信設(shè)備。
1、提高認識、統(tǒng)一思想是文檔一體化管理的基本要求。
文檔一體化的實質(zhì)是將機構(gòu)各部門相對分散獨立的文件與檔案統(tǒng)一為一個有機的整體進行管理。這不僅能夠加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，而且能夠?qū)崿F(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的一次輸入，多次利用，減少重復(fù)勞動，節(jié)約人力、財力、物理和時間。然而，要想真正實現(xiàn)文檔一體化管理，對檔案工作者而言，特別是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須對文檔一體化管理理念有一個全面、客觀、科學(xué)的認識，并達成共識：使其充分認識到一體化管理的真正受益者是檔案工作者自身，認識到新時期文檔一體化的必要性和緊迫性，認識到這是時代賦予當今檔案工作者的使命，只有這樣才能夠順利推行文檔一體化管理，加強自覺性，使他們面對困難，不逃避、不退縮，用于接收新鮮事物，逐步實施和應(yīng)用文檔一體化管理模式來開展各項業(yè)務(wù)。
當然，信息化工作是一個長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要各單位投入必需的經(jīng)費支持，折舊要求各單位應(yīng)逐漸增加對檔案管理部門的投入（包括人才、資金、設(shè)備等），落實檔案事業(yè)經(jīng)費，高度重視檔案信息化建設(shè)，把檔案信息化作為機構(gòu)信息化建設(shè)的一個重要內(nèi)容來抓，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步發(fā)展，提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。
2、加強電子文件管理的標準化與規(guī)范化。
文檔一體化管理，使電子文件與電子檔案之間的關(guān)系更加密切，把二者放在一個綜合的管理系統(tǒng)中，作為前后銜接、相互影響的子系統(tǒng)，統(tǒng)一地組織和控制整個文件生命周期的全過程。由于文件管理與檔案管理的這種前后相承的關(guān)系，文件管理直接關(guān)系到檔案管理的存在和發(fā)展，只有文件滾利做到標準化、規(guī)范化，檔案管理才能夠順利地展開。如果文件管理無章可循、紊亂不堪，可以想象檔案管理各環(huán)節(jié)也會陷入忙亂無序的狀態(tài)，這也會影響綜合管理信息系統(tǒng)整體功能的效用。因此，必須強化電子文件管理的標準化、規(guī)范化，嚴格規(guī)范表達文件內(nèi)部特征和外部特征信息的各項數(shù)據(jù)，為更好地推行文檔一體化管理服務(wù)。
作為檔案工作者，應(yīng)嚴格按照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，參考《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對現(xiàn)行文件管理過程提出各種標準、規(guī)范和具體實施要求，從而促進穩(wěn)定一體化管理的規(guī)范化和標準化。
3、加強培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提升檔案工作者的綜合素質(zhì)。
文檔一體化管理要求檔案工作者不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識及專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用計算機及現(xiàn)代通信設(shè)備來操作網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng)，要求檔案工作者不斷調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，提高技能，加強綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。如果不熟悉計算機，不動網(wǎng)絡(luò)知識，根本無法接受文檔一體化管理思路，更無法開展電子檔案的管理工作，也不可能參與到電子文件管理的全過程中。因此，加強檔案信息化咨詢與培訓(xùn)，開展現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識和檔案信息化技術(shù)知識的繼續(xù)教育，是檔案部門迫在眉睫的任務(wù)，也是實現(xiàn)文檔一體化管理的前提。否則，進行前端控制，開展電子文檔的完整、有效和安全管理就成了一句空話。
二、館藏檔案數(shù)字化應(yīng)用
為適應(yīng)公眾網(wǎng)絡(luò)化查檔和檔案信息化管理的多元化需求，館藏檔案數(shù)字化和開展檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)已成為現(xiàn)代檔案管理的一項重要內(nèi)容，對檔案工作者而言，這也是一項全新的任務(wù)，需要在充分認識到館藏數(shù)字化重要性和必要性的基礎(chǔ)上，采取有效的策略和方法，開展館藏檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)和有效使用。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性：
1、提高經(jīng)濟效益。
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
2、提高辦公效率。
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
3、增強檔案原件保護。
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
