時間：2023-05-26 08:53:15
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案智慧管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次
智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機構(gòu)檔案信息管理。主要是對本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構(gòu)或相關(guān)部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構(gòu)檔案信息能力管理。機構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現(xiàn)實生活提供信息決策、指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。同時，可以解決機構(gòu)需要什么樣的信息，機構(gòu)擁有什么樣的信息，機構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構(gòu)的信息進行對照等。
檔案機構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機構(gòu)的實際情況進行功能設(shè)計，這樣能夠保證檔案機構(gòu)一方面保存本機構(gòu)重要信息的功能，同時還擔(dān)負(fù)起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。
2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。
2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標(biāo)引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。
2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個計算機或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機或者系統(tǒng)進行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個升級到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過程中，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會出現(xiàn)這種情況，但是相當(dāng)于在整個新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨的模塊來使用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。
2.3 新歸檔檔案。隨著機構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。
3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計分析
根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語義關(guān)聯(lián)性、知識庫等運用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。
3.1 安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機構(gòu)的生產(chǎn)活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。
3.2 檔案信息的存儲。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設(shè)一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構(gòu)成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。
3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識體系，可以更好地為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。
3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。
檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一個保密權(quán)限字段，從某個時間點開始可以對機構(gòu)開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設(shè)置在檔案入庫的時候就根據(jù)其保密年限進行設(shè)置。
關(guān)鍵詞：智慧城市 數(shù)字化檔案管理
實現(xiàn)智慧化的城市服務(wù)和管理，是21世紀(jì)初以來在全球開展的未來城市的新實踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、無所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享、無所不容的業(yè)務(wù)管理和服務(wù)模式。隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們越來越近，也給數(shù)字化檔案管理新的機遇和挑戰(zhàn)。本文僅從幾個方面進行論述。
一是數(shù)字化檔案實現(xiàn)資源共享，消除“數(shù)據(jù)鴻溝”，推進智慧城市建設(shè)。前些年，很多城市規(guī)劃管理的各類材料均以紙質(zhì)文件為主，即使各經(jīng)辦人有電子文件，也無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴(yán)重的信息孤島和數(shù)據(jù)鴻溝。為了不斷推進規(guī)劃管理向便捷化、數(shù)字化、精細(xì)化、高效化發(fā)展，確保實現(xiàn)城市規(guī)劃系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案和圖形數(shù)據(jù)的資源共享。在規(guī)劃管理信息平臺應(yīng)用之后，首先，項目從報建開始到審批結(jié)束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業(yè)務(wù)檔案的累積，使這些數(shù)字化檔案成為運用高科技手段服務(wù)智慧城市的點睛之筆。用戶在系統(tǒng)中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統(tǒng)內(nèi)總規(guī)、控規(guī)、專項規(guī)劃、規(guī)劃審批紅線等空間數(shù)據(jù)進行梳理，制定各類標(biāo)準(zhǔn)，建立更新機制，實現(xiàn)統(tǒng)一建庫、管理與一張圖應(yīng)用，解決了數(shù)據(jù)版本混亂、信息孤島問題，為規(guī)劃編制審批和管理提供了科學(xué)可靠的圖形支撐。信息技術(shù)普遍在規(guī)劃部門的應(yīng)用，促進了“智慧城市”建設(shè)。
二是數(shù)字化檔案成為延伸智慧城市公共服務(wù)平臺整體框架建設(shè)的神經(jīng)末梢。我們看到智慧城市公共服務(wù)平臺實現(xiàn)平臺與教育、醫(yī)療、社保、養(yǎng)老、交通、旅游、食品追溯等信息化系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，構(gòu)建整個城市在線公共服務(wù)體系，讓公眾切實感受到智慧城市建設(shè)帶來的便利和實惠。比如推廣健康檔案、電子病歷、遠(yuǎn)程醫(yī)療等智慧醫(yī)療應(yīng)用，全面深化醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)信息化。還有深化社會保險、社會救助、優(yōu)撫安置等領(lǐng)域的信息資源共享和網(wǎng)上服務(wù)整合，建立健全覆蓋城鄉(xiāng)的社保信息服務(wù)體系，拓展社會保障卡發(fā)行和應(yīng)用范圍，提升社會保障智慧化水平。這些都需要精準(zhǔn)地落實落細(xì)在數(shù)字化檔案上。同時，結(jié)合無線城市網(wǎng)、城市物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，優(yōu)化智能交通系統(tǒng)在交通監(jiān)測、擁堵疏導(dǎo)、預(yù)測預(yù)警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行體系。
關(guān)鍵詞：集體智慧政府社交媒體社交媒體文件檔案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代政府社交媒體發(fā)揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務(wù)微博、官方微信的應(yīng)用，政府社交媒體逐漸成為公開政務(wù)信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質(zhì)上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學(xué)的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發(fā)揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國內(nèi)外相關(guān)研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，2010年以來，歐美等一些發(fā)達國家的政府部門、檔案管理機構(gòu)紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經(jīng)形成了較為成熟的實施流程和管理規(guī)范。如英國國家檔案館負(fù)責(zé)的英國政府網(wǎng)絡(luò)存檔項目[2]在歐洲網(wǎng)絡(luò)記憶基金的支持下，開發(fā)了能夠確保社交媒體文件產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關(guān)規(guī)定，與Twitter、You？ Tube等機構(gòu)合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務(wù)信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達65000多份，You？ Tube文件數(shù)量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據(jù)得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務(wù)機構(gòu)――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)構(gòu)建北卡羅來納州政府社交媒體文件數(shù)字檔案館。
與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統(tǒng)分析和梳理國外政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構(gòu)提供了具有參考價值的政務(wù)社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權(quán)屬問題，提出社交媒體文件應(yīng)采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務(wù)新媒體文件歸檔的動因、主體、內(nèi)容、策略進行了思考，并指出了當(dāng)前我國政務(wù)新媒體文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略。在實踐領(lǐng)域，國內(nèi)相關(guān)的實踐應(yīng)用研究尚處于起步階段，系統(tǒng)應(yīng)用實踐發(fā)展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構(gòu)集合在一起，通過集體成員間的互動協(xié)作所產(chǎn)生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執(zhí)行任務(wù)、解決復(fù)雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務(wù)領(lǐng)域，集體智慧已廣泛應(yīng)用于社會網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、眾包服務(wù)、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構(gòu)在履行行政活動或處理事務(wù)過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經(jīng)得到很多國家的認(rèn)可，如加拿大國家檔案館認(rèn)為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規(guī)進行規(guī)范，使其與政府電子文件和政府網(wǎng)站信息等數(shù)字資源一樣成為當(dāng)前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統(tǒng)中生成的電子文件和政府網(wǎng)站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務(wù)器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網(wǎng)站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應(yīng)充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構(gòu)的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態(tài)增長、分享與轉(zhuǎn)載導(dǎo)致其更新頻繁，且重復(fù)、無序內(nèi)容較多，很難準(zhǔn)確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構(gòu)，需要多機構(gòu)的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發(fā)揮集體智慧的優(yōu)勢，協(xié)同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現(xiàn)為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應(yīng)由文件的形成機構(gòu)、社交媒體平臺運營商、記憶機構(gòu)共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協(xié)同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應(yīng)借鑒國外實踐經(jīng)驗，發(fā)揮多個主體協(xié)同管理的優(yōu)勢，同時借助政務(wù)社交媒體廣泛群眾基礎(chǔ)，征集、內(nèi)化網(wǎng)絡(luò)用戶的意見和建議，實現(xiàn)集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創(chuàng)新，為國內(nèi)政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰(zhàn)提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構(gòu)和檔案部門三個實施主體，三者之間的關(guān)系如圖1所示。這些機構(gòu)通過分工協(xié)作，共同承擔(dān)政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔(dān)責(zé)任、降低風(fēng)險，使效益最大化。
1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產(chǎn)生背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息，這些信息同元數(shù)據(jù)一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標(biāo)識。[9]元數(shù)據(jù)管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現(xiàn)政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務(wù)器上，因此，需要具備技術(shù)優(yōu)勢的新媒體運營商提供相應(yīng)的技術(shù)解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機構(gòu)。政府機構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成機構(gòu)，擁有對文件的管理與處置權(quán)，能夠在文件的整個生命周期內(nèi)對其進行管理與控制。同時由于政府機構(gòu)更了解文件形成的背景信息與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導(dǎo)并監(jiān)督檔案部門和其他合作機構(gòu)對政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責(zé)任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構(gòu)，在政府社交媒體文件采集內(nèi)容涉及范圍確定、歸檔工具與技術(shù)選擇、保存標(biāo)準(zhǔn)體系和流程規(guī)范制定、管理平臺構(gòu)建、歸檔信息服務(wù)利用等方面具有天然的優(yōu)勢，通過形成包括方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、程序、技術(shù)等諸多要素在內(nèi)的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環(huán)境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業(yè)人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業(yè)務(wù)流程，可以實現(xiàn)政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應(yīng)用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據(jù)文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續(xù)性和規(guī)范性?？紤]到開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型已經(jīng)成為國際上公認(rèn)的實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存與獲取的標(biāo)準(zhǔn)，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構(gòu)，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規(guī)電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，其海量性、復(fù)雜性、技術(shù)性強等特點導(dǎo)致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態(tài)持續(xù)生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結(jié)合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關(guān)方法的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術(shù)解決方案，包括資源選擇標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具配置、數(shù)據(jù)交換格式、元數(shù)據(jù)編碼及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)獲取API服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，對收割Twitter信息的網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具進行了規(guī)范配置，獲取以JSON、XML等標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)集形式呈現(xiàn)的包含Twitter信息原始數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應(yīng)通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構(gòu)建通用的元數(shù)據(jù)模型對采集的文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、管理過程、形成背景等信息進行統(tǒng)一的資源描述，并將描述的信息以標(biāo)準(zhǔn)的WARC網(wǎng)頁檔案文件格式保存，實現(xiàn)對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數(shù)據(jù)、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構(gòu)的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網(wǎng)絡(luò)鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數(shù)據(jù)量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續(xù)工作所需的存檔，通過多個機構(gòu)共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構(gòu)選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續(xù)性活動，保存文件數(shù)量的動態(tài)增長對存儲管理提出了挑戰(zhàn)，云存儲作為動態(tài)易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數(shù)據(jù)存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應(yīng)強調(diào)“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網(wǎng)站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構(gòu)積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發(fā)參與相關(guān)主題信息資源的征集與內(nèi)容評價負(fù)責(zé)機構(gòu)有選擇地優(yōu)先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存轉(zhuǎn)變?yōu)榛谏鐣庾R和社會驅(qū)動的存儲模式。[14]
2.開發(fā)智能化社交媒體信息存檔技術(shù)。當(dāng)前國內(nèi)在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統(tǒng)方法，而現(xiàn)有的針對淺層網(wǎng)的網(wǎng)頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發(fā)智能化的方法和工具來實現(xiàn)社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發(fā)的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現(xiàn)的技術(shù)創(chuàng)新與突破可為國內(nèi)社交媒體信息存檔技術(shù)的研發(fā)提供參考。國內(nèi)在開發(fā)智能化的社交媒體信息存檔技術(shù)的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍本”，結(jié)合實際需求，對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息存檔技術(shù)和方法進行優(yōu)化，實現(xiàn)面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術(shù)創(chuàng)新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質(zhì)量。
3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續(xù)而復(fù)雜的工程，需要發(fā)揮集體智慧的作用來共同解決。結(jié)合國情，國內(nèi)可建立由政府機構(gòu)為主導(dǎo)、檔案部門為責(zé)任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認(rèn)識、有意向參與這項公益事業(yè)的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構(gòu)應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)作用，獲得政策法規(guī)方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質(zhì)量。具備技術(shù)優(yōu)勢的社交媒體平臺運營商需要在技術(shù)上改革創(chuàng)新提高社交媒體信息采集的效率與質(zhì)量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術(shù)支撐。檔案部門需要制定科學(xué)規(guī)范的社交媒體文件采集標(biāo)準(zhǔn)、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優(yōu)化配置，與政府機構(gòu)、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協(xié)調(diào)規(guī)劃任務(wù)框架，實現(xiàn)政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。
*本文為吉林大學(xué)研究生創(chuàng)新基金資助項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政府網(wǎng)站原生數(shù)字政務(wù)信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。
注釋及參考文獻：
[1]萬凱莉.論社交媒體信息的檔案化鑒定[J].檔案學(xué)研究，2016（1）：62-66.
[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.
[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.
[4]王煥.國外政務(wù)社交媒體文件歸檔研究[J].檔案學(xué)研究，2015（6）：99-105.
[5]黃霄羽，錢紅梅.你的網(wǎng)上記憶安全嗎――社交媒體文件權(quán)屬問題的思考[J].中國檔案，2014（4）：68-69.
[6][8]趙躍.挑戰(zhàn)與應(yīng)對：我國政務(wù)新媒體文件歸檔若干問題思考[J].檔案學(xué)通訊，2016（3）：80-86.
[7]劉海鑫，劉人境.集體智慧的內(nèi)涵及研究綜述[J].管理學(xué)報，2013（2）：305-312.
[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.
[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.
[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.
[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].
http：//nation- alarchives.gov.uk/documents/in？ formation-manage-ment/osp27.pdf.
（平泉縣人力資源和社會保障局，承德067500）
摘要： 本文就對社會保障在檔案管理方面法制化的建設(shè)現(xiàn)狀加以分析，對社會化保障管理檔案法制化建設(shè)路徑加以推進。
關(guān)鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設(shè)法制化
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02
作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。
0 引言
社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強對社會的建設(shè)，將改善民生作為社會工作的重點內(nèi)容之一。在進行民生改建事業(yè)構(gòu)建過程中，也要求各個部門之間要進行相互的協(xié)作，在這一構(gòu)建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進行現(xiàn)狀分析，從而對社會保障檔案管理進行法制化建設(shè)的實施路徑加以探討。
1 社會保障建立法治檔案管理的基礎(chǔ)探析
對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎(chǔ)主要是社會檔案保障管理相應(yīng)的法律依據(jù)。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設(shè)，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內(nèi)。因此在這一過程中的法律依據(jù)主要有在社會保障這一方面的法律以及法規(guī)，同時對地方性的立法以及一些具有規(guī)范性的相關(guān)文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎(chǔ)主要有以下幾方面組成。
1.1 國務(wù)院中各部委相關(guān)方面檔案制定以及社會保障局方面的規(guī)章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關(guān)的規(guī)定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關(guān)的規(guī)章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務(wù)院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規(guī)對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規(guī)就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，這是目前在我國唯一的一部有關(guān)于社會檔案保障管理方面的部門規(guī)章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設(shè)的依據(jù)。
1.2 省以及自治區(qū)和直轄市有關(guān)社會保障法制性建設(shè)地方性的法規(guī) 在進行社會保障檔案管理方面相關(guān)建設(shè)的時候，在省自治區(qū)以及直轄市都是有著明確的檔案調(diào)理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區(qū)和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規(guī)章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區(qū)還有直轄市也相應(yīng)的制定了“失業(yè)保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設(shè)方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據(jù)。
2 社會保障在立法管理建設(shè)方面現(xiàn)狀分析
在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統(tǒng)一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎(chǔ)的相關(guān)制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設(shè)管理方面的現(xiàn)狀加以分析。
對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設(shè)相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設(shè)的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關(guān)于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內(nèi)容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設(shè)的工作重心之后，國家級檔案局就了關(guān)于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設(shè)，中央以及地方政府也都相應(yīng)的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關(guān)的一些法規(guī)建設(shè)。地方性的各級政府相繼了關(guān)于本地區(qū)對最低的生活保障方面檔案管理的建設(shè)辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關(guān)對社會保險業(yè)務(wù)方面進行規(guī)范的檔案管理的建設(shè)文件。
社會保障的建設(shè)過程是一個具有比較廣闊包含內(nèi)容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領(lǐng)域進行體系構(gòu)建。社會保險主要包括五險以及新農(nóng)合還有新農(nóng)保這些方面的內(nèi)容。社會救助是對低保以及五保還有災(zāi)害救助方面的內(nèi)容進行構(gòu)建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯(lián)合性社會檔案在保障管理方面的法規(guī)性文件分析，主要有幾方面內(nèi)容的構(gòu)建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構(gòu)建。我國的國家性檔案局在相關(guān)最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導(dǎo)，分級的進行負(fù)責(zé)，出臺相關(guān)法律法規(guī)的管理細(xì)則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經(jīng)推出了這一方面的相關(guān)文件。其次就是要將社會保險在業(yè)務(wù)領(lǐng)域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關(guān)方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業(yè)務(wù)檔案提出了實施辦法，以及管理方案。
3 對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析
社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設(shè)是可以通過各個部門之間進行相互協(xié)作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。
3.1 認(rèn)識內(nèi)涵，構(gòu)建基礎(chǔ) 認(rèn)識內(nèi)涵主要是對社會保障檔案方面內(nèi)涵要認(rèn)清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規(guī)，以及比較規(guī)范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯(lián)合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關(guān)養(yǎng)老保險以及醫(yī)療保險還有失業(yè)保險方面業(yè)務(wù)的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設(shè)，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構(gòu)建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內(nèi)涵認(rèn)識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎(chǔ)建設(shè)的前提。
3.2 規(guī)劃統(tǒng)籌，避免分割 對統(tǒng)籌的規(guī)劃主要就是中央對國家檔案局進行統(tǒng)籌的規(guī)劃，相應(yīng)的出臺一些法規(guī)條例對一些救助方面的檔案加以管理規(guī)范，在進行社會救助方面管理檔案建設(shè)時應(yīng)該避免出現(xiàn)分割立法的現(xiàn)象。現(xiàn)在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內(nèi)容，也就使得出現(xiàn)了分割立法的形式，因此要加強對統(tǒng)籌的規(guī)劃，盡量避免分割的出現(xiàn)。
3.3 三步戰(zhàn)略，循序推進 第一步就是對平行的單項部門法規(guī)進行制定，也就是社會保險相關(guān)的業(yè)務(wù)在檔案管理方面的規(guī)定，社會在業(yè)務(wù)救助相關(guān)的檔案規(guī)定，社會福利方面檔案滾利規(guī)定，通過各地方政府統(tǒng)一構(gòu)建。第二步就是要把相關(guān)內(nèi)容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規(guī)定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結(jié)算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據(jù)。第三步主要就是要在前兩步構(gòu)建基礎(chǔ)之上，當(dāng)時機成熟時，由國務(wù)院對社會保障進行統(tǒng)一的在社會保障檔案立法方面管理的建設(shè)工作。
4 結(jié)語
基于對社會保障多方面建設(shè)現(xiàn)狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設(shè)提出相應(yīng)的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結(jié)出相應(yīng)的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進行法制性建設(shè)的立法實施。
參考文獻：
[1]劉靜.社保檔案管理是社會保障事業(yè)的基礎(chǔ)工程[J].山東人力資源和社會保障，2013（05）.
1.地質(zhì)資料檔案是地質(zhì)工作者工作成果的重要體現(xiàn)。地質(zhì)工作優(yōu)先于其他行業(yè)，是一項最基礎(chǔ)的工作，是社會經(jīng)濟發(fā)展的保障和先行者。伴隨可持續(xù)發(fā)展概念的提出，沒有任何一個國家的經(jīng)濟發(fā)展不依靠礦物原料。在社會工業(yè)化發(fā)展進程中，人們常常通過地質(zhì)找礦。而地質(zhì)工作者工作的最終成果便是地質(zhì)資料。因此，對地質(zhì)資料的收集和管理顯得尤為重要。經(jīng)濟社會的發(fā)展對地質(zhì)工作的依賴說到底就是對其成果的依賴，地質(zhì)資料具有重大的使用價值。
2.地質(zhì)資料檔案的使用價值。首先，地質(zhì)資料具有三個鮮明特點：其一，地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品。地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品主要體現(xiàn)在其價值伴隨經(jīng)濟增長而增長。若社會發(fā)展進步快，則對礦產(chǎn)資源的需求量大，從而使得對地質(zhì)資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質(zhì)資料是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品。地質(zhì)資料檔案是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業(yè)技術(shù)強。無論哪一個礦床的地質(zhì)資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術(shù)環(huán)節(jié)都是極其復(fù)雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質(zhì)資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質(zhì)成果。綜上所述，地質(zhì)工作越來越受到人們的重視，地質(zhì)資料的需求決定了其社會地位和價值。
二、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)的現(xiàn)狀
伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國土”正被逐漸推廣。《圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫》項目改變了地質(zhì)資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關(guān)資料進行查閱。國務(wù)院《關(guān)于加強地質(zhì)工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
三、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題及解決對策
1.地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題。（1）資料管理與服務(wù)跟不上時代步伐。我國現(xiàn)今的地質(zhì)資料管理分為國家和省級管理。即國土資源部對全國的地質(zhì)資料進行統(tǒng)一的管理，各省國土資源廳對基層的地質(zhì)資料進行統(tǒng)一管理。由于管理重點及職責(zé)分工上的差別，使得資料管理的責(zé)任不明確，交叉管理的現(xiàn)象存在。（2）資料匯交不及時。資料匯交不及時主要體現(xiàn)在地質(zhì)成果資料匯交一次驗收合格率過低；管理體制不順，地質(zhì)資料管理部門長期以來隸屬政、企不分的地礦部門管理，從而使部分匯交人擔(dān)心自身利益受損而拒交資料；法制觀念不強，對匯交的地質(zhì)資料的有關(guān)規(guī)定不了解法律制度不完善，匯交人擔(dān)心資料匯交后權(quán)益得不到法律保護；匯交管理手段不硬，缺乏有效制約拒交、欠交的辦法。（3）落后的社會化服務(wù)方式。
（一）文書檔案
⒈指揮部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、會議紀(jì)要、報表、計劃、總結(jié)等），具有保存價值的，均屬文書檔案。
⒉各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門歸檔材料，并與次年2月底前交至指揮部辦公室整理歸檔。不可分散保管在各部門或個人處。
⒊各部門要積極配合檔案工作，主動提供資料，收集材料要齊全、完整，注重文件材料平時整理與年終統(tǒng)一歸檔相結(jié)合，便于保管和利用。
（二）工程建設(shè)檔案
⒈工程建設(shè)過程中形成的有關(guān)材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理技術(shù)文件材料以及竣工圖等竣工驗收文件材料等），具有保存價值的，均屬工程建設(shè)檔案。
⒉工程部要協(xié)調(diào)、督促好工程建設(shè)單位嚴(yán)格執(zhí)行《市城市建設(shè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)。
⒊凡城北城市建設(shè)開發(fā)投資有限公司實施的工程建設(shè)項目中形成的建設(shè)檔案，由工程部負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。待工程竣工驗收合格后移交市城建檔案館。
⒊其他納入管理的各建設(shè)單位，由工程部定期派人或配合城建檔案館對其進行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促，以保證工程建設(shè)過程中資料的收集齊全。待工程竣工驗收合格，工程部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。
（三）拆遷檔案
⒈在拆遷工作中形成的有關(guān)材料（如申辦房屋拆遷許可證的有關(guān)材料、被拆遷房屋評估報告、拆遷情況總結(jié)、拆遷結(jié)案表、決、強制拆遷的有關(guān)文件等），具有保存價值的，均屬拆遷檔案。
⒉由城北房屋拆遷有限公司實施的拆遷項目中形成的企業(yè)、居民等拆遷檔案，應(yīng)由各拆遷小組收集、整理齊全后交本部門辦公室統(tǒng)一保管，待工程全部結(jié)束后委托市城建檔案館整理歸檔并移交。
⒊納入管理拆遷范圍的拆遷項目，由拆遷部指定專人定期指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促，以保證拆遷過程中資料的收集齊全。待拆遷項目完成并驗收合格后，拆遷部應(yīng)及時督促其將檔案移交市城建檔案。
（四）聲像檔案
⒈指揮部在各種會議及大型活動中形成的聲像資料（如照片、錄音、錄像等），具有保存價值的，均屬聲像檔案。
⒉各部門要積極提供線索并與辦公室協(xié)調(diào)，委托市城建檔案館拍攝、制作。
⒊各部門自行形成的聲像資料，參照文書檔案年終一并交由辦公室整理歸檔。
（五）財務(wù)檔案
⒈財務(wù)部在日常工作中形成的財務(wù)資料（如憑證、帳簿、報表、合同協(xié)議等），具有保存價值的，均屬財務(wù)檔案。
⒉財務(wù)部按會計檔案歸檔要求收集、整理、立卷，按時報送檔案室歸檔。
二、檔案的利用
⒈為防止檔案的失泄密現(xiàn)象發(fā)生，凡查檔案者，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，檔案不得拿出單位，因工作需要必須借出時，應(yīng)辦理手續(xù)，并限期歸還。
⒉借閱有密級的檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記備案。
⒊借閱檔案須嚴(yán)守機密，愛護檔案。不能私自拆卷、抽頁、涂改，應(yīng)按查閱內(nèi)容利用檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。凡抄錄、復(fù)印、拍照檔案材料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
⒋歸檔以外的文件材料，不得自行處理，應(yīng)統(tǒng)一交至文印室銷毀。
三、檔案的保管
⒈加強對永久、長期檔案的科學(xué)管理，嚴(yán)防潮濕、污染、霉?fàn)€、蟲蛀，最大限度地延長檔案壽命。
⒉庫房內(nèi)箱柜排列要科學(xué)有序，避免陽光直射。
（一）造假
一段時期的政治形勢，重要領(lǐng)導(dǎo)的某些思想常能影響整個社會的風(fēng)氣，甚至能掀起很大的社會浪潮。而檔案管理就深受上個世紀(jì)以及時期的影響，出現(xiàn)許多造假、虛報、編造等許多不規(guī)范的社會管理現(xiàn)象。管理不規(guī)范現(xiàn)象形式變化多端，但這些管理造假者大都有著相似或者相同的目的，即表現(xiàn)自己的工作績效或者突出領(lǐng)導(dǎo)的“政績”以及獲取利益。
（二）形式主義
在我國經(jīng)濟政治以及綜合國力的高速發(fā)展的同時，社會管理的形式主義就是一個比較突出的的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象已經(jīng)引起人們的高度注意，大眾也已經(jīng)意識到這種現(xiàn)象所能帶來的社會危害。文字性文件和領(lǐng)導(dǎo)會議講話是管理的根本。但現(xiàn)實的管理過程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領(lǐng)導(dǎo)講話缺乏創(chuàng)新性與現(xiàn)實性，大假空是其基本特點。
（三）記錄失誤
對于使命和責(zé)任的把握程度上的不足與失誤常常出現(xiàn)在現(xiàn)代管理工作當(dāng)中，管理人員不負(fù)責(zé)任管理態(tài)度是造成這一現(xiàn)象重要原因之一。目前社會存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現(xiàn)在有些人私利心態(tài)嚴(yán)重，被金錢和權(quán)力蒙蔽了正義的雙眼現(xiàn)象有關(guān)。
二、社會管理不規(guī)范對管理檔案價值的影響
（一）造假對管理檔案價值的影響
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實性，一份檔案如果失去了真實性，則該檔案也就失去了它所具有的價值。管理檔案價值中，檔案的真實記錄性質(zhì)被造假管理嚴(yán)重削弱，對于需要通過檔案來評估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在
（二）形式主義對管理檔案價值的影響
形式主義是現(xiàn)代社會的檔案管理過程中普遍存在的一種現(xiàn)象，檔案管理者往往以一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度進行檔案記錄，使得檔案與真實情況有著較大的差距，在實際管理中的指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略以及統(tǒng)籌規(guī)劃等不能通過檔案管理真實有效的體現(xiàn)出來。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實性還會導(dǎo)致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對檔案管理利用失去動力，管理者往往拋棄現(xiàn)有檔案，以一種主觀的態(tài)度思想去指導(dǎo)工作，造成有檔不用，檔案擺設(shè)現(xiàn)象的出現(xiàn)。然而，管理檔案的目的就是使后來者能夠很好的依據(jù)利用它，被充分利用就是它的價值所在。
（三）記錄失誤對管理檔案價值的影響
現(xiàn)在社會管理存在管理要求低、規(guī)范力弱的普遍現(xiàn)象，相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)任由隱瞞真實情況或避重就輕記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)在管理檔案過程中，這樣的行為會嚴(yán)重導(dǎo)致檔案社會記錄不足，檔案工作在實際社會中的作用也得不到體現(xiàn)。
三、針對社會管理不規(guī)范現(xiàn)象的對策
（一）管理規(guī)范化
對檔案的社會管理進行規(guī)范化，從源頭上杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。相關(guān)管理部門要制定詳細(xì)的檔案管理制度并嚴(yán)格實施，成立檔案管理監(jiān)督部門，對檔案的社會管理進行嚴(yán)格的監(jiān)督。另外，各地的檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理出現(xiàn)的問題針對性的進行分析討論，聽取專家意見，同時還可以通過向有關(guān)部門提出創(chuàng)新性意見或者建議，引起領(lǐng)導(dǎo)以及政府的重視。
（二）立卷歸檔審查
建立完善的立卷歸檔審查系統(tǒng)，及時補充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴(yán)格的立卷歸檔審查工作能夠及時有效的幫助管理檔案發(fā)現(xiàn)問題，從而針對性的提出科學(xué)有效的解決方案。對查出的檔案造假、真空記錄等問題，要求相關(guān)部門及時修改補救。
（三）開展檔案質(zhì)量評估工作
首先，繼續(xù)強化社保檔案管理的理解與認(rèn)識
一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。
隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發(fā)展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進程。
二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫保險卡及個人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。
檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。
其次，理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀
一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況普遍存在，甚至對相關(guān)信息管理混亂，隨意性較強。
二、社會保險檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一，其結(jié)果就是責(zé)任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構(gòu)，不少社保經(jīng)辦機構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。
三、缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保險檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。
四、社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。
此外，努力創(chuàng)新社保檔案管理工作
一、建立健全相關(guān)制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制。依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。
