時間：2023-05-30 08:35:00
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關鍵詞：科技檔案；管理規(guī)范化；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01
一、探究檔案管理的現(xiàn)狀
（一）方式較為傳統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息資源的共享：目前，眾多企業(yè)在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現(xiàn)階段電子檔案管理的環(huán)境與發(fā)展趨勢，其不注重信息之間的交流與共享，各個部門之間對于檔案管理方式以及經(jīng)驗較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設屬性的充分發(fā)揮，導致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對信息資源的利用不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象。
（二）技術落后，各個部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業(yè)的領導對檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業(yè)由于資金充足，技術先進，可憑借此優(yōu)勢直接與社會企業(yè)、單位等建立良好的檔案管理交流機制，及時完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術支持的少數(shù)企業(yè)卻無法實現(xiàn)此種局面，由此可見，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進的技術支持與資金投入，加強企業(yè)之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經(jīng)驗等，逐步縮小企業(yè)之間的管理差距，提升整個企業(yè)的電子檔案管理水平。
（三）分離管理，違背社會需求目標：據(jù)相關資料顯示，目前，企業(yè)的領導及員工出國進行深造、評職稱、被舉薦等，各個方面，都需要其所在企業(yè)出具相應的檔案資料進證明，保證其所說完全屬實。但企業(yè)在檔案管理過程中，信息資源的浪費，管理較為分散，各個部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時填充，盡管現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理已逐步實現(xiàn)電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會需求。比如，企業(yè)每位員工的檔案資料，是否屬實以及對其價值進行合理估量，這種方式已經(jīng)得到普遍應用。
二、利用信息技術，優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平
（一）建立并逐步完善檔案調控管理機構，推動電子檔案管理的迅速發(fā)展：如何實現(xiàn)電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個企業(yè)之間的檔案調控機構，逐步達到檔案管理的社會化，為眾多員工以及領導今后的發(fā)展提供及時、有效的檔案支持。對此，需要相關部門的大力支持，憑借其權力親自指定某一機構為檔案調控管理機構，負責制定相應的檔案管理政策、及時調配信息資源、調控各個企業(yè)之間的關系等，當然，這需要各個企業(yè)的主動參與，由其組建檔案調控管理機構，實現(xiàn)企業(yè)之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質的網(wǎng)絡服務水平。企業(yè)中有檔案管理專業(yè)的可以實時進行檔案管理培訓工作，條件允許的話，可承接檔案調控機構會議的召開工作，從而逐步調動其他企業(yè)對此的重視，主動參與檔案調控機構的組建活動，為實現(xiàn)電子檔案的整合管理做好準備工作。
一、傳統(tǒng)檔案管理方法的缺陷分析
在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發(fā)揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當前的檔案資料多為紙質檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關工作的正常開展。
二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析
在信息時代的今天，要注重運用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展。科學技術的快速發(fā)展，為實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發(fā)展，使檔案管理工作有效開展：
（一）虛擬化檔案管理方法，實現(xiàn)檔案資源共享
虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質化檔案管理方式轉變成無紙化檔案管理方式，通過網(wǎng)絡技術運用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的管理。并運用計算機技術，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用?，F(xiàn)代網(wǎng)絡技術以及計算機技術的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網(wǎng)絡互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)進行管理，利于檔案信息資源共享的實現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢，在檔案管理中，可結合實際加以推廣運用。
（二）強化計算機技術運用，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化
現(xiàn)階段，信息技術快速發(fā)展，計算機局域網(wǎng)得到廣泛的應用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡隔離的現(xiàn)象。但在當前時代下，網(wǎng)絡技術與計算機技術的飛速發(fā)展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發(fā)展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網(wǎng)絡化的檔案管理方法，可實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜?、速度快，網(wǎng)絡傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡化的檔案管理方法是實現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。
（三）運用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性
數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過現(xiàn)代電子技術（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現(xiàn)檔案資料從紙質化到電子文檔的轉變檔案管理方式?，F(xiàn)代數(shù)碼影像技術以及縮微攝影技術（在縮微品上將紙質文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術支撐。運用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫容壓力。尤其是將現(xiàn)代計算機技術、數(shù)碼影像技術與縮微技術進行結合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。
（四）實現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務功能
隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術的開發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據(jù)計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務功能。
綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現(xiàn)從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設服務。
參考文獻
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關鍵詞：人事檔案管理；方法；問題與對策
隨著社會的發(fā)展，企業(yè)以及事業(yè)等單位為了自身更好的發(fā)展，從而在市場占據(jù)有利的位置，對于人力資源的開發(fā)越來越全面，也因此，對于人事檔案管理方法的研究也越來越深刻，但是不可否認的是，目前，人事檔案管理方法仍然存在很多的問題，這不僅導致企業(yè)以及事業(yè)單位無法根據(jù)實際情況進行人員的調配，影響自身的發(fā)展，也會導致整個社會的人力資源開發(fā)不合理的情況發(fā)生，但是人事檔案管理在社會發(fā)展中有著不可取代的位置，因此，必須采取一定的措施解決人事檔案管理中所出現(xiàn)的問題。
1人事檔案管理方法的現(xiàn)狀
1.1認知意識不足雖然人事檔案管理工作的重要性逐漸被整個社會所認可，但是由于人事檔案的概念進入我國的時間較短，使得絕大多數(shù)的人員對人事檔案管理工作認知不全，就會嚴重影響了單位的人員調度，而人事檔案管理的認知不足最主要是由于人事檔案管理工作屬于服務型工作，而服務性工作使得檔案管理人員無法認識到自己工作的重要性，從而使得人事檔案管理工作流于表面，進而在阻礙人事檔案管理工作開展的同時，也影響了人事檔案管理工作的發(fā)展。1.2管理制度不健全由于人事檔案管理人員對于自己工作的認知不全，重視度不夠，就會嚴重影響工作態(tài)度，從而衍生管理制度不健全的情況發(fā)生，進一步的影響人事檔案管理工作的開展并限制了人事檔案工作的發(fā)展前景。換句話說，人事檔案管理制度的不健全就會使得整體人事檔案管理無序，混亂，嚴重影響人力資源的進一步的開發(fā)，也會使得人事檔案管理工作的安全性極大的降低，從而導致人事部內的人事檔案嚴重流失，這在一定程度上侵犯了個人的隱私。1.3管理人員專業(yè)素質較低正是由于人事檔案管理工作屬于服務性工作，這才使得工作人員的工作激情下降的同時，也會使得管理人員的素質逐漸降低，對自己的工作不重視，極易出現(xiàn)偷奸?；那闆r，進而影響工作的進度以及人力資源工作的開發(fā)；再加上由于人事檔案管理工作所需的技術不高，使得人事檔案工作上手容易，從而導致從事人事檔案管理工作的工作人員缺乏相應的專業(yè)素質，進而致使人事檔案管理工作出現(xiàn)無序的情況，使得人事檔案管理工作名存實亡。
2優(yōu)化人事檔案管理方法的對策
人事檔案管理工作在當今社會有著十分重要的作用，但是由于目前人事檔案管理工作出現(xiàn)了各種問題，限制了人事檔案事業(yè)的發(fā)展，所以必須采取措施優(yōu)化人事檔案管理方法。2.1強化認知認知不全就會導致對工作不重視，進而影響一個新興行業(yè)的發(fā)展，而對人事檔案管理工作的認知不健全，不僅會影響人力資源的開啊發(fā)，也會衍生其他的問題，影響人事檔案管理工作，所以為了人事檔案能更好的發(fā)展，必須強化工作人員的認知意識，從而工作人員對自己工作的重視度，從而使得人事檔案管理工作能落于實際，健全人事檔案管理工作的整體機構，可以使得整個人事檔案管理機構能夠有序的開展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保證管理工作有序開展的重要因素，而為了進一步優(yōu)化人事檔案管理工作，必須健全人事檔案管理工作，人事檔案管理工作十分重要，不僅體現(xiàn)在人員調度上，也體現(xiàn)在了人員的潛能開發(fā)上；從另一方面來說，人事檔案管理工作是整個公司相對重要的工作，所以為了更大程度的規(guī)范人事檔案工作，必須健全人事檔案管理制度，除此之外，建立相應的監(jiān)督環(huán)節(jié)就會最大程度的降低人事檔案失竊的情況，進而保證管理工作有序開展。2.3培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質人員是一個工作開展的關鍵，因此工作人員的專業(yè)素質正是保障管理人員工作開展的關鍵，所以為了提高人事檔案管理工作的效率，必須提高管理人員的專業(yè)素質。眾所周知，人事檔案管理工作十分的繁復，也十分重要，所以工作人員需要投入大量的人力、物力保證工作的開展，而其中也參雜著大量的專業(yè)知識，因此，必須加強人員的專業(yè)素質，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理隊伍，降低人員流動所帶來的損失，從而保證人事檔案能夠發(fā)揮其應有的效用，進而提高人事檔案管理質量以及管理效率。2.4其他解決措施除卻加強社會對人事檔案管理工作的認知，提高工作人員的專業(yè)素質，健全人事檔案管理制度這三種方法來提高人事檔案管理的工作效率，還可以通過建設現(xiàn)代化人事檔案管理來提高人事檔案管理的工作效率，近些年來，由于計算機以及網(wǎng)絡技術的發(fā)展以及普及使得信息化建設的逐漸加快了步伐，所以必須將傳統(tǒng)的人事檔案管理方法轉換成現(xiàn)代化計算機管理模式，從而適當?shù)墓芾砀臃奖悖訌姽芾硇?，使得人事檔案管理能夠發(fā)揮相應的效用。
3優(yōu)化人事檔案管理方法的社會意義
人事檔案記錄著人的一生發(fā)展，而人事檔案的管理更是便于對人員管理以及調度的最有效的措施，所以無論是為了人力資源最大程度的開發(fā)，還是市場的發(fā)展，人事檔案管理都具有一定的重要作用，而從另一方面來說，為了實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢，就必須把力量都使到刀刃上，因此更需要人事檔案管理工作的開展，所以優(yōu)化人事檔案管理方法可以為祖國的建設提供一定的助力。綜上所述，當今社會正處于人口大爆發(fā)的時代，而為了更好的做好民生工作，人事檔案至關重要，一般情況下，人事檔案僅在企業(yè)以及事業(yè)單位中被廣泛使用，但是實際上，無論在何處都有人事檔案的蹤跡，而在新的形勢下，舊有的人事檔案管理方法并不足以滿足當前社會對人力資源開發(fā)的目的，這也就致使當前的人事檔案管理方法逐漸與社會脫節(jié)，進而影響市場的發(fā)展，因此人事檔案管理方法必須與時俱進，進而使得人事管理方法能為人力資源的開發(fā)做出一定的貢獻，為國家穩(wěn)定的發(fā)展做出一定的貢獻。
參考文獻
[1]吳正明.流動人員人事檔案管理與改革研究[D].合肥：安徽大學，2013.
隨著燃氣管網(wǎng)在城市建設中的不斷擴建延伸，形成的各種資料也越來越多，對燃氣工程檔案管理工作要求也越來越高。長期以來，檔案管理工作的重要性沒有得到足夠的重視，檔案管理部門和各業(yè)務部門存在脫節(jié)現(xiàn)象，各類工程資料歸檔不及時或不完整，導致檔案資料殘缺不全，后續(xù)的檔案使用工作也十分困難。因此，筆者認為，要意識到檔案管理工作的重要性，采取一定的措施和方法，對燃氣工程檔案進行管理。
1 工程項目檔案概述
項目檔案，指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。
工程項目檔案管理工作應當堅持“三同時”原則，在簽訂合同（協(xié)議）時，應同時明確項目檔案所包括的內容、要求及各相關單位對項目檔案的職責；檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查項目文件材料的收集、整理情況；在進行工程驗收時，應同時審查、驗收項目文件的歸檔情況。
2 燃氣工程檔案管理內容
燃氣工程檔案管理是對燃氣工程建設檔案文件進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作。一個現(xiàn)代化的燃氣企業(yè)，對燃氣工程的檔案管理應做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實現(xiàn)檔案為現(xiàn)實服務的根本目的。
3 燃氣工程檔案管理方法
3.1 科學系統(tǒng)分類，實現(xiàn)專業(yè)化管理
將檔案科學系統(tǒng)地分類，是保證檔案系統(tǒng)后續(xù)整理、編排、使用及信息化管理的基礎。目前，企業(yè)檔案管理的重點已從過去的文書檔案管理轉移到以燃氣工程建設為主的科技工程檔案管理。
根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結合燃氣公司檔案的自有特征，將燃氣工程檔案分成以下四類：天然氣工程建設類、基建類、設備類、科研類。根據(jù)燃氣公司業(yè)務發(fā)展的重點，天然氣工程建設類最為重要，包括分廠站建設類（其中包括門站、儲配站、調壓站、加氣站建設）及管道工程建設類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程建設）。實現(xiàn)這些分類后，就可以有效地對工程檔案進行后續(xù)的專業(yè)化管理。
3.2 編制檔案標準，實現(xiàn)規(guī)范化管理
結合國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328―2001）及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃氣輸配工程施工及驗收規(guī)范》（CJJ33―2005）、《城鎮(zhèn)燃氣室內工程施工與質量驗收規(guī)范》（CJJ94―2009）的標準要求，燃氣公司應結合公司實際情況，編制企業(yè)內的檔案管理標準規(guī)范，對燃氣工程建設竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充，確定燃氣工程文件的歸檔范圍，并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收時，力求做到歸檔的燃氣建設工程文件內容真實、系統(tǒng)齊全，其歸檔的文件質量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。
3.3 落實檔案規(guī)章制度，實現(xiàn)制度化管理
3.3.1 建立的規(guī)范化
企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實際工作貫徹到燃氣工程建設管理中，然后再編制貫徹中的相關制度。它們與工程建設同步進行，即“工程立項開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。
其次，把文件材料管理納入到設計單位、建設單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責范圍內，并納入到各工程計劃、施工技術、質量管理的制度中。在進行工程驗收時，文件材料是否完整、準確、真實是工程技術監(jiān)督檢查、質量檢查、管理的一個重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任，并進行考核。
3.3.2 管理的制度化
檔案的歸檔，移交，使用都應有相應的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時歸檔，可制定財務部門必須在得到檔案室關于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結算這一內部制度，來保證工程檔案資料的完整及時歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過程中嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度，認真履行簽字手續(xù)。對涉及燃氣企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動核心內容的商業(yè)機密設置使用權限。
3.4 加強信息化建設，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
為提高燃氣設施的監(jiān)控及管理水平，科學、準確、有效地掌握燃氣管網(wǎng)信息，可建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃氣管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門則根據(jù)實際情況，配置了主要以管理工程建設檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。通過以上定位系統(tǒng)收集到相關數(shù)據(jù)并移交檔案管理，定期對移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤更新處理。對已竣工的燃氣工程檔案，利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的燃氣工程檔案進行微機管理，并對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導入、掃描、攝影等數(shù)碼技術將一些重要文件的內容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。為使燃氣工程檔案管理更有序、查詢更方便及時，提高查全率和查準率，應合理認真使用檔案管理軟件。
3.5 加強培訓學習，實現(xiàn)檔案人員多元化管理
天然氣是一種易燃易爆產(chǎn)品，而燃氣工程建設做為一項專業(yè)性較強的建設項目工程，不僅要求燃氣行業(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)知識和計算機管理檔案的操作技能，而且要有燃氣方面的專業(yè)知識。從而使燃氣行業(yè)檔案人員在對燃氣工程文件材料形成過程中的監(jiān)督、指導、管理有的放矢、有理有據(jù)。
為了適應新形勢和新技術對檔案工作的要求，促進城建檔案規(guī)范化、標準化，切實落實住建部頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓。通過學習，使相關部門的技術人員了解了從工程的立項到工程竣工驗收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成工程管理與資料管理互相推托的現(xiàn)象。實現(xiàn)檔案管理人員的多元化發(fā)展，可以提高工程檔案管理水平，確保燃氣工程檔案的歸檔質量。
3.6 積極提供服務，實現(xiàn)人性化管理
燃氣工程檔案的形成完善是檔案工作者人員不斷努力的結果，做好燃氣工程檔案資料的收集、整理、歸檔、保存，是為了充分開發(fā)檔案信息資源，可以快速便捷地提供給燃氣工作者使用，檔案管理工作人員應根據(jù)燃氣公司實際情況，為工程服務時靈活應對，為更好地為公司的建設服務。
引言
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展與普及，檔案管理與服務工作已經(jīng)步入信息化時代，給檔案管理工作提出更多要求。檔案中記錄中大量信息資源，記錄著各方面的信息。管理人員應該意識檔案工作的重要性，借助現(xiàn)代化管理方法，降低工作難度、提高工作效率，為其他工作夯實基礎。
一、檔案管理現(xiàn)代化概述
所謂的檔案管理現(xiàn)代化指的是借助現(xiàn)代化設備與技術，通過先進的管理手段與方法，通過科學管理理論改變傳統(tǒng)檔案管理方法，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。檔案管理現(xiàn)代化內涵主要體現(xiàn)在三點：
1.數(shù)字化
隨著現(xiàn)代化科學技術水平提高，數(shù)碼攝影技術、縮微攝影技術逐漸被廣大民眾接受，為檔案管理模式創(chuàng)新提供技術支持。通過攝影技術、信息技術等將紙質文檔轉化為電子文件，電子文件存儲方便、空間小，節(jié)省空間，降低難度。檔案資料實現(xiàn)電子化后可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行管理，實現(xiàn)智能化檢索，避免出現(xiàn)直至檔案腐蝕、蟲蛀等問題，提高檔案保存效率。
2.虛擬化
檔案管理現(xiàn)代化使得檔案保存方式新穎化、多樣化，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢主要方向就是電子儲存方式，這種變化也讓檔案管理方式變得更加快捷與方便，促進檔案管理的虛擬化與無紙化。
3.市場化
檔案資料主要記錄單位發(fā)展歷程、變化等內容，具有重要作用與價值。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，最大程度發(fā)揮檔案作用與價值，通過聯(lián)合等方式實現(xiàn)檔案資料共享，帶動檔案管理質量的提高。
二、檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀與問題
1.利用效率偏低
檔案管理工作并不是堆疊、存放歷史資料文件即可，而是一項有著極強專業(yè)性與機密性的工作。按照規(guī)范標準保存檔案，直接影響單位與企業(yè)發(fā)展。目前大多數(shù)管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案資料僅用于收藏而不是利用，嚴重浪費信息資源，檔案管理工作變得毫無意義。
2.專業(yè)人才不足
檔案管理縣現(xiàn)代化的主力軍就是檔案管理人員，這些人員既需要掌握先進科學技術知識，又要在日常工作中利用這些技術與知識開展工作，不斷更新與維護設備，此外還必須具備較高文化素養(yǎng)與管理技能。但目前檔案人員素質不理想，缺乏專業(yè)性人才。
3.信息程度不足
大部分當官管理人員檔案意識不足，加行管理層不重視，資金投入不能滿足工作需要。加上資金短缺導致無法購買現(xiàn)代化設備，技術落后且延遲，信息化程度偏低。待遇偏低高素質人才不愿進入，甚至出現(xiàn)人才流失情況，影響工作的正常開展。
4.管理手段落后
我國檔案管理水平整體偏低，部分檔案部門并沒有利用計算機等現(xiàn)代化管理設備集中處理檔案資料，嚴重者連起碼的裝訂、防火及防蛀設備都沒有。檔案管理人員工作時依然依靠傳統(tǒng)手工方式裝訂與保管檔案，費時費力效率偏低，還影響后期檔案查閱與使用。這已成為限制我國檔案事業(yè)進步發(fā)展的主要原因。
三、檔案管理中現(xiàn)代化管理措施分析
針對檔案管理中存在的問題，筆者針對性的給出完善措施，從轉變檔案管理理念、推動管理系統(tǒng)建設、強化基礎設施建設及提高檔案資源利用效率四方面入手，推動檔案管理現(xiàn)代化建設。
1.轉變檔案管理理念
在進行檔案管理現(xiàn)代化進程中，領導層起著決定性的作用，他們直接掌握著單位或地區(qū)檔案工作現(xiàn)代化管理的前途和命運，所以要加快實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，首先要轉變領導層觀念，強化領導層檔案管理現(xiàn)代化意識。其次，對于檔案管理人員，進行科學管理，依靠科技發(fā)展，將檔案管理中封閉式、被動式服務轉化為開放式和主動式服務；同時，對固步自封、等用戶上門的傳統(tǒng)舊觀念進行革新，順應時展，樹立科學發(fā)展觀，有流程、有規(guī)劃、積極而穩(wěn)妥地進行檔案現(xiàn)代化管理的建設。
2.推動管理系統(tǒng)建設
檔案管理系統(tǒng)指的是傳遞、收集及促進檔案信息應用的系統(tǒng)。首先設置檔案管理系統(tǒng)的管理權限。安排專人負責系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲、維護等內容，記錄檔案管理系統(tǒng)人員的措施，詳細記錄各方面內容；不斷完善檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲功能，支持不同存儲類型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存儲量加大；構建快捷、便利的信息瀏覽網(wǎng)頁。建立完善的信息網(wǎng)頁瀏覽，為用戶提供高效、快速的檔案信息服務。
3.強化基礎設施建設
加大硬件設備投入力度。想要實驗檔案管理現(xiàn)代化離不開硬件設施的投入，劃分專項資金改進硬件設施與檔案案卷質量，建設專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關的打印、計算機等設備，同時安裝全天安全監(jiān)控報警系統(tǒng)；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及??物檔案等，錄入微機管理；強化數(shù)據(jù)庫建設。建立全部檔案案卷級數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案微機檢索，對錄入檔案數(shù)據(jù)實行了光盤刻錄及備份。
4.提高檔案資源利用率
提高檔案利用率，首先將檔案進行分類整理，按規(guī)范修編檔案目錄，實行計算機與手工相結合的檢索方式，便于檔案資料的查閱和使用。其次，加強檔案編研，在對檔案資源進行開發(fā)利用的同時，立足于閱覽服務的基礎上，對檔案信息進行二次加工。最后，狠抓檔案服務，開發(fā)檔案利用實效。圍繞“抓服務，促實效”，為來訪對象免費提供現(xiàn)場查、來函代查等服務，通過開展多種形式的檔案利用服務，提高檔案服務、利用效率。
關鍵詞：財務檔案、電算化、檔案管理信息化
Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.
Keywords: financial files, computerization, document management informatization
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
引言
隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，手工會計下所采用的檔案管理辦法己不適應電算化會計的需要。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策。
一、會計電算化背景下的會計檔案特點分析
在企業(yè)信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。
各級企事業(yè)一單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質上的數(shù)據(jù)與文件，使會計檔案賦予了許多新的特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1、較之傳統(tǒng)的財務檔案，會計電算化檔案存儲的范田和領域擴大了。
2、傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環(huán)境。
3、會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
4、電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
5、電子財務檔案便于計算、分析，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和質量。
二、電算化會計檔案工作策略探討
1、加強基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。
在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制等，保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。
2、收集好會計檔案
財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務軟件的銷傳與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好檔案的管理與保存
在形成這些檔案時應準備雙份進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。
4、做好檔案的整理和利用
在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調閱(或數(shù)據(jù)恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續(xù)教育，以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。
三、電算化會計下檔案管理注意事項分析
1、注意做好備份工作
備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封:備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
2、重視計算機系統(tǒng)的軟硬件維護
計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性，一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因，將導致數(shù)據(jù)不能被處理，會計工作不能進行，將會嚴重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴人損失。
會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失，如果沒有相關備份的話，將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴重的損失，嚴重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息，如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對攤個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”，但無論軟件質最如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意地修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，都是不行的。因此，企業(yè)管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng)，增強檔案工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務水平，達到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，制定相應的管理制度。
4、加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的管理與維護
網(wǎng)絡安全性的指標主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問:采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術手段進行網(wǎng)絡管理以防止由于遮蔭問題、設各故障導致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜}H財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全運行。
參考文獻
目前，我國事業(yè)單位在會計檔案管理中，應用了電算化管理方法，這一方法的應用不但可以獲取更加精確的信息數(shù)據(jù)，而且大大提高了工作者的工作效率。探討和分析事業(yè)單位在管理會計檔案中，應用會計電算化后所取得的實際效果，希望可以推進會計電算化在其他領域得到更廣泛的應用。
【關鍵詞】
事業(yè)單位；會計電算化；會計檔案管理
在實施會計電算化之后，不但提高了數(shù)據(jù)信息的準確性，而且也提高了工作人員的工作效率。顯然，在實施會計電算化后，對會計檔案管理者的工作能力提出了較高的要求。在新的檔案管理策略中，雖然可以解決在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，但是在實際應用過程中存在著很多不足之處，這就需要事業(yè)單位因地制宜地完善這些不足之處。
一、會計檔案在實施電算化后具有的特點
（一）擴大了存儲范圍。
在會計電算化沒有實施之前，會計所有工作都是純手工的，手工記賬、手工登記賬簿、手工記錄報表等等。在會計電算化實施之后，大大減輕了財務人員的工作量，只需要在利用財務軟件的基礎上，就可以制作憑證，并輕松打印出所需要的報表，在年度總結會計檔案時，只需要直接打印出來賬簿就可以。在實行會計電算化后，會計檔案不但包括所需打印出來的紙質檔案，而且也包括計算機軟硬盤上的電子數(shù)據(jù)，同時也包括用戶服務卡、用戶手冊、軟件系統(tǒng)的安裝等等方面的資料數(shù)據(jù)。
（二）提高了保管要求。
在對傳統(tǒng)會計檔案進行查看時，可以直接查看到，不需要利用任何介質。但是查看在磁盤上或者光盤上的會計檔案，必須要在利用計算機技術的基礎上，才能進行查看。因此，在保存電子檔案時，由于會受到磁盤和光盤等等磁性介質因素的限制，如果保存不及時或者不正確，那么很容易丟失數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一旦丟失，就很難找回。
（三）提高了安全性要求。
在磁盤、光盤等等磁性介質上所記錄的會計數(shù)據(jù)，具有不可修改、刪除等等特性，因為一旦有電腦黑客侵入其中或者有不法分子企圖篡改數(shù)據(jù)，可以任意銷毀或者偽造數(shù)據(jù)，那么將會給單位造成無法估計的經(jīng)濟損失。同時，在保存硬盤和磁性介質時，應保存防病毒、防火、防潮的環(huán)境中，因此，對介質存儲的安全性要求高了。
二、事業(yè)單位實施電算化后會計檔案管理的有效對策
（一）建立健全的管理制度。
在實施會計電算化之后，檔案管理所涉及的內容較多，因此，對制度規(guī)范的要求也隨之提高。因此，要結合當前先進的信息技術，有效地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)信息化檔案管理工作的實施。結合檔案管理的特征，事業(yè)單位想要建立健全的制度體系，應結合自身實際發(fā)展情況以及會計資料實際情況，制定出完善的制度規(guī)章，確保檔案妥善保管，并完善在資料管理、備份存儲數(shù)據(jù)、維護檔案日期等等方面的不足。同時，還需要明確規(guī)定出每位工作者負責的工作事項，做到權責一致，從而加強管理檔案的工作效率。
（二）提高檔案管理者的管理意識。
傳統(tǒng)的手動化檔案管理形式與實施電算化的檔案管理形式來講，二者存在著很大的差異，但是應該明確的是，唯有檔案管理者真正提高對檔案管理的意識，才能從根本上提高管理檔案的效率。簡單來講，事業(yè)單位目前正處于積極轉型的時期，要轉變工作人員過去只注重紙質資料管理的意識，提高對電算化管理的意識，改進電子檔案管理中的不足之處，及時解決在工作中出現(xiàn)的各種問題，確保各項工作的順利完成。另外，在實際工作過程中，要建立起專門的電子檔案管理室，配備相應數(shù)量的電子設備，及時更新和升級軟件系統(tǒng)，確保檔案管理各項工作穩(wěn)定進行。
（三）定期檢查檔案數(shù)據(jù)。
在實施電算化后，會計檔案資料會涉及很多方面的內容，由于計算機自身的問題，很容易發(fā)生丟失數(shù)據(jù)資料的情況。為了防止檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者篡改的情況，事業(yè)單位必須要采用強有力的措施，定期對檔案數(shù)據(jù)進行檢查，并且選擇一些質量較好的硬件來保存資料，注意磁盤存放的環(huán)境應溫度適宜，并定期派人檢測磁盤數(shù)據(jù)是否完整無缺。
（四）提高檔案管理者的工作能力。
在檔案管理過程中，事業(yè)單位應注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，唯有他們具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，才能做好檔案管理的各項工作。在選拔檔案管理工作者時，應注重考察工作者的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，挑選出高素質、高水平的人才負責管理檔案，定期組織他們進行培訓，對于表現(xiàn)優(yōu)秀者進行更大力度的培訓和教育，在加強他們綜合能力的同時，進一步提高檔案管理的質量和效率。
（五）同時保存紙質會計檔案。
紙質會計檔案具有一定的原始性，紙質會計檔案與其他檔案形式形成了區(qū)別。同時紙質檔案還具有安全性，與信息化檔案相比具有更高的安全性與穩(wěn)定性。紙質檔案原件中的內容不會發(fā)生變化，在保密性方面更具有一定的優(yōu)勢。要確定紙質檔案的保存能夠更安全，真正做到紙質檔案不丟失、不傳遞。此外，在保管紙質檔案時，要采取合理的方法，確保其資料保存的期限能夠更長。當需要利用紙質檔案時，可以能夠做到一目了然，不需要通過一些輔助方式，就能夠達到檔案的使用，在某種程度上可以促進檔案的使用率。
三、結束語
總而言之，隨著科學技術的快速發(fā)展，實施電算化技術管理會計檔案已經(jīng)成為發(fā)展的主要趨勢。在實施電算化技術之后，對檔案管理者的管理能力提出了較高的要求，所以，想要成為一名合格的檔案管理者，就必須要找到傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，提高自身對檔案管理的重視度，確保檔案管理的各項工作都能穩(wěn)定有序地進行。
作者：王麗濤 單位：河北省崗南水庫管理局
【參考文獻】
【關鍵詞】電網(wǎng)項目；檔案管理；有效方法
電網(wǎng)建設項目檔案是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點，是今后運行維護、技改大修、業(yè)務檢查評優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設項目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設和電網(wǎng)發(fā)展當中的各項問題，且有利于建設人員總結建設經(jīng)驗，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實準確的信息資源。
1電網(wǎng)建設項目檔案工作中的管理問題分析
（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標準不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設項目檔案工作的標準性和系統(tǒng)性，我國相關部門頒布了《中華人民共和國檔案法》，明確了電網(wǎng)建設項目的檔案管理標準和基本準則，但在實際的檔案管理活動中往往不能嚴格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設計單位沒有將歷次的設計變更、施工變更內容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內容不能真實反映項目竣工實際情況。監(jiān)理單位對項目產(chǎn)生的文件材料注重技術層面的審核，忽略對歸檔文件材料的質量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補材料的現(xiàn)象嚴重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營業(yè)務，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質參差不齊，工作變動頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設項目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調工作量大等特點，只有檔案管理網(wǎng)絡人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項目建設不能同步進行。其中體現(xiàn)在項目經(jīng)理不按要求及時組織檔案部門開展項目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進度對項目文件進行過程管控，不能及時發(fā)現(xiàn)項目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結論不準確、記錄時間與項目建設時間邏輯不相符等通病問題，導致后補材料較多，延誤整改時間。另外就是項目檔案驗收與項目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設項目驗收過程中沒有得到同步實施，建設單位簡化項目檔案驗收的步驟流程，使項目竣工文件在移交歸檔前沒有切實得到各歸口管理部門的嚴謹審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會為今后的生產(chǎn)運行、經(jīng)營、管理、維護、事故、法律糾紛、責任認定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因為前期簽訂的合同協(xié)議中沒有對項目文件的歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質量等檔案方面相關要求進行明確。另一個原因是人員的歸檔意識淡薄造成，一些項目前期文件如可行性研究報告、初步設計說明書、合同（協(xié)議）、立項文件等，業(yè)務承辦人在業(yè)務事項辦結后沒有即時移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設項目檔案的分類標準與整理質量要求。沒有遵從項目文件的有機聯(lián)系，分類不正確，保管期限設定不準確，案卷題名不能簡明扼要的揭示卷內文件的主要內容和特征，卷內文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，對檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術融入到檔案管理系統(tǒng)當中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無統(tǒng)一標準，系統(tǒng)平臺的業(yè)務功能過于簡單，信息化手段運用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢。
2提升電網(wǎng)建設項目檔案管理水平的方法
（1）加強檔案組織領導，建立健全項目檔案管理體系。項目檔案管理體系構成要以我國相關的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務標準規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡。通過明確檔案管理規(guī)章制度使項目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強檔案組織領導應將項目檔案工作納入到企業(yè)的工作計劃，納入到領導的議事日程，納入到基建項目管理程序，納入到企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制中。只有明確了工作職責，才能保證檔案工作的質量。只有爭取得到領導的重視和支持，才能真正解決項目檔案管理中的實際問題，使項目檔案管理工作開展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應加大對項目檔案管理工作的資金投入、設備投入，應構建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺，以實現(xiàn)建設項目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達到實現(xiàn)項目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊伍穩(wěn)定，加強檔案人員業(yè)務培訓。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機構，配備適應工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項目兼職檔案人員為基礎的檔案管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務素質直接影響到檔案工作的質量，針對檔案工作人員素質參差、基本功不扎實、專業(yè)人才缺乏的問題，電網(wǎng)企業(yè)應加強檔案工作人員的業(yè)務培訓?？梢圆捎脤I(yè)技術培訓、業(yè)務交流學習、模仿優(yōu)秀做法等方式進行培訓和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質，還可以采用績效激勵機制，將檔案工作人員的業(yè)績與工資績效、職稱評定、評先評優(yōu)等掛鉤。充分調動檔案工作人員的學習熱情和工作積極性。（3）項目檔案管理與項目建設做到“三同步”。電網(wǎng)建設項目檔案管理應納入電網(wǎng)建設管理程序、工作計劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領導，分級管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項目立項后檔案管理人員應編制項目檔案管理策劃方案，對檔案收集、整理、組卷、完成時限等要求向建設單位與參建單位進行檔案工作交底。項目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項目建設同步開始、同步進行、同步驗收。即項目申請立項時，應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目建設過程中，應進行文件材料跟蹤管理；項目竣工驗收時，應完成文件材料的歸檔和驗收工作。實現(xiàn)這一目標除了通過合同的法律約束，還必須建立相應的監(jiān)督機制，應由建設單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項目檔案管理里程碑計劃，檔案管理部門對建設單位與監(jiān)理單位的檔案管理進行再監(jiān)督和指導。（4）加強檔案過程管理，提高案卷整理質量。電網(wǎng)建設項目檔案管理人員要參與指導工程各參建單位進行項目竣工文件的歸檔審查與項目檔案驗收。項目檔案驗收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對于滯后移交項目文件的參建單位，可以采用延期項目結算或抵扣風險抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項目檔案移交的相關單位都應按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設項目案卷整理應分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內文件應格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準確，簽章手續(xù)完備。同一建設項目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標準，力求通過細節(jié)管控使案卷質量得到有效提升。（5）加強檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設是指運用信息技術和網(wǎng)絡資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息化服務。具體可從幾個方面著手：①基礎設施建設，需加大資金投入建設檔案大數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡環(huán)境，購置如計算機、打印機、掃描儀、裝訂機等檔案設備設施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標準規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強數(shù)字檔案館建設，數(shù)字檔案館的特點是存取檔案信息網(wǎng)絡化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實體檔案館提供了新的管理和服務機制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。
3結語
電網(wǎng)建設項目檔案是電網(wǎng)建設項目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國有資產(chǎn)，是項目達標投產(chǎn)和優(yōu)質工程考核、評選的指標之一。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。在電網(wǎng)建設發(fā)展的新形勢下，為確保電網(wǎng)建設項目從立項開始直到竣工驗收及試運行全過程的順利進行，必須切實加強項目檔案管理工作，加強對檔案工作人員的培訓力度和信息技術投入力度，實現(xiàn)項目檔案管理的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化，達到齊全、完整、準確的要求。
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