時間：2023-06-04 08:39:05
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理體制，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)的基礎上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構(gòu)的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
【關鍵詞】檔案管理體制;改革
我國檔案管理體制改革，是轉(zhuǎn)型時期我國檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在要求。檔案管理體制改革，須從國家關于各項體制改革的總體要求出發(fā)，厘清我國現(xiàn)階段檔案管理體制運行中存在的普遍性問題，指明現(xiàn)階段我國檔案管理體制改革的方向、目標，構(gòu)筑適應我國市場經(jīng)濟發(fā)展的檔案管理體制，其直接服務于我國經(jīng)濟社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。
一、我國現(xiàn)有檔案管理體制所存在的問題
我國現(xiàn)有的檔案管理體制主要借鑒與蘇聯(lián)，同時照顧到我國特殊的國情而建立起來的，當前，我國檔案管理體制主要是以“集中統(tǒng)一”為指導建立的“統(tǒng)一領導、分級管理”的管理體制，國家檔案局統(tǒng)一領導全國范圍內(nèi)的檔案事物，對全國范圍內(nèi)的檔案事物進行統(tǒng)一領導、管理和宏觀指導，同時負責國家級的檔案管理工作；地方檔案管理機關主要負責地方行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理事務，接受本地方行政區(qū)域黨和政府的領導并接受上級檔案行政機關的監(jiān)督和指導。可以說，我國現(xiàn)有檔案管理體制的形成和發(fā)展對于我國經(jīng)濟社會發(fā)展的重要意義是不容忽視的，但是隨著經(jīng)濟社會的轉(zhuǎn)型發(fā)展以及市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，我國現(xiàn)行的檔案管理體制中仍然存在著一定的問題，如“局館合一”的檔案管理體制，使得檔案管理機構(gòu)需要同時負責本地區(qū)檔案行政管理和檔案保管利用兩項職能，容易導致檔案行政管理和檔案文化事業(yè)機構(gòu)的定位認同模糊，也易于形成檔案管理局和檔案管理管法律責任不清，檔案管理機構(gòu)行政化色彩過于濃厚，影響了檔案管理文化事業(yè)的發(fā)展；對于非國有單位檔案及私人檔案的管理是否仍舊采用傳統(tǒng)的集中統(tǒng)一管理體制仍存在爭議，需要從體制上予以確定和解決；文件管理及檔案管理被人為割裂，給檔案管理的工作帶來一定的負面影響，如檔案質(zhì)量的參差不齊、檔案管理的科學化水平不高等，這些都是當前我國檔案管理體制中存在的突出性的問題。
二、我國檔案管理體制改革的措施建議
我國檔案管理體制改革的現(xiàn)實目標是有效應對當前我國檔案管理體制中存在的突出性的問題，盡快建立起符合我國市場經(jīng)濟發(fā)展需要的現(xiàn)代檔案管理體制，因此，今后我國檔案管理體制改革應著重抓好以下幾個方面：
（一）整合檔案管理資源，建立綜合性的檔案館
我國檔案管理體制改革并不是對我國現(xiàn)行檔案管理體制的徹底否定和推倒重建，而是在現(xiàn)有檔案體制范圍內(nèi)進行一定的改進使之更加順應和符合新時期我國檔案事業(yè)發(fā)展的需要，因此應繼續(xù)堅持我國檔案管理體制的“集中統(tǒng)一”管理體制，其已經(jīng)被證明是符合當期我國檔案事業(yè)發(fā)展的管理原則，在此基礎上，統(tǒng)一整合當前地方檔案館檔案資源，建立?。ㄊ校┮患壍慕y(tǒng)一的綜合性的檔案館，打破以往檔案管理在時間、空間等方面的限制，真正實現(xiàn)地方檔案資源的統(tǒng)一管理、使用，提升規(guī)模效益，提高地方檔案管理的效率。
（二）變革“局館合一”的管理體制，實行“局館分離”
實行檔案管理“局館分離”是按照當前我國政企分開，轉(zhuǎn)變政府職能的要求，同時也是基于當前我國檔案管理現(xiàn)存問題而做出的，檔案管理行政部門和檔案館要進行分離，明確各自職能，各歸其位。檔案行政管理機構(gòu)和檔案館要在機構(gòu)、人事、管理等方面實行徹底分離，分離后，檔案管理行政部門將集中負責檔案管理的統(tǒng)一領導、規(guī)劃協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導等，而檔案館將承擔其作為文化事業(yè)管理的基本職能，將承擔相關檔案的收集、管理、利用等事宜，實行“局館分離”后檔案館將逐步擺脫原有的行政化運作模式，真正發(fā)揮其專職負責檔案管理工作的文化單位職能，真正走向民眾，走向社會。
（三）實現(xiàn)檔案管理體制的多元發(fā)展，為檔案管理體制改革注入活力
我國現(xiàn)階段的檔案管理體制主要是依照計劃經(jīng)濟時代特點而形成，對國有企事業(yè)單位的檔案實行統(tǒng)一管理，但是隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國檔案管理的對象已經(jīng)從單一化走向多元，各種非國有單位及私人企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)使得我國現(xiàn)有的檔案管理體制必須做出積極回應，因此對于這些非國有單位的檔案管理問題，必須具體問題具體分析，可以鼓勵這些企業(yè)在不違反相關法律的情況下，賦予企業(yè)一定的檔案管理自，地方檔案行政部門及檔案館則負責對企業(yè)的檔案管理進行直接或間接監(jiān)督、指導，保證企業(yè)在法律法規(guī)的框架內(nèi)合理管理、使用檔案。
三、結(jié)語
總之，在市場經(jīng)濟深入發(fā)展、我國經(jīng)濟社會轉(zhuǎn)型時期，大力加強我國檔案管理體制改革，對進一步規(guī)范我國檔案管理工作，釋放檔案管理工作活力，提高我國檔案管理科學化水平，推進我國檔案管理事業(yè)健康發(fā)展都各方面來說都具有重要意義，因此必須要加快我國檔案管理體制改革方面的理論研究和實踐研究，不斷推進我國檔案管理體制改革事業(yè)向前發(fā)展。
參考文獻：
[1]羅軍.我國檔案管理體制改革研究[J].檔案學通訊,2009,05:46~49.
[2]王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業(yè)務,2014,21:58~59.
【關鍵詞】集中式；檔案管理；意義；做法
檔案管理是在文章儲存、材料保管的基礎上提出的一項有效率有意義的管理手段，在我國檔案儲存歷史中起著至關重要的作用。我國《檔案法》明確規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理原則”。從此，集中式檔案管理應運而生?！凹惺健笔羌误w制、法律體制、社會體制為一體的綜合管理方式，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎。
一、集中式檔案管理概述
集中式檔案管理是指檔案集中儲存收藏的管理方式。根據(jù)我國法律規(guī)定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國家檔案統(tǒng)一收歸國家管理，任何其他單位不得擁有，所有國家檔案都是對我國歷史的見證，是我國不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國的發(fā)展貢獻著力量。如果說國家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進行管理，就必須將各種檔案整合起來統(tǒng)一管理，然后逐級分層，通過有效的方式方法達到檔案的集中式管理。
二、集中式檔案管理體制的意義
（一）集中式檔案管理體制對國家的意義。集中式檔案管理在我國檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國發(fā)展的基礎支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結(jié)束了我國長期以來復雜而沒有效率的檔案管理方式，并且為我國檔案管理體制的發(fā)展奠定了基礎，為實現(xiàn)檔案管理體制改革邁出了堅實的一步。《檔案法》指出，統(tǒng)一有效的檔案管理方法對于我國檔案管理體制具有積極意義。
（二）集中式檔案管理體制對社會的意義。在我國社會迅速發(fā)展過程中，不乏會出現(xiàn)各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對這些檔案進行管理是一項長期而艱巨的任務。只有完成了這項復雜而繁重的任務，才能對社會發(fā)展和進步進行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會發(fā)展的大動脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會發(fā)展提供持續(xù)且有效的新鮮力量。
（三）集中式檔案管理體制對企業(yè)的意義。隨著我國科學的發(fā)展和科技水平的進步，我國企業(yè)依靠著健康的國家政策和科技水平飛速發(fā)展，在發(fā)展的同時，對集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個企業(yè)，如果沒有合理有效的檔案儲存管理方法，就不能在眾多競爭企業(yè)中脫穎而出，就會迅速失去企業(yè)競爭力，從而導致企業(yè)破產(chǎn)重組。因此，集中式檔案管理體制能促進企業(yè)的進一步發(fā)展。
三、集中式檔案管理體制的具體做法
（一）建立健全檔案法規(guī)。近年來，我國對于檔案的法律法規(guī)缺乏統(tǒng)一要求，建立健全檔案法規(guī)體制迫在眉睫。我國各行各業(yè)都有自己的檔案管理辦法，在制定行業(yè)和部門檔案管理辦法上沒有對其深入進行研究和探討，只是從根本的利益出發(fā)，從而導致了各項檔案雜亂無章，如若長期執(zhí)行可能會出現(xiàn)檔案丟失、遺漏等問題。因此，構(gòu)建統(tǒng)一合理的檔案管理法律法規(guī)是檔案管理體制中最為重要的一個環(huán)節(jié)。
（二）檔案管理部門應優(yōu)化合作。檔案管理部門是對檔案進行分類、分層、分專業(yè)管理的主要行政機關，然而，分散式管理并不能有效地針對檔案類型和用途進行合理的分類，所以，檔案管理部門需要通過團結(jié)協(xié)作，對檔案進行整合分析，進而實現(xiàn)合理有效的檔案管理。在各管理部門之間，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理制定等政策，使部門和部門之間能夠進行統(tǒng)一的溝通，優(yōu)化各檔案管理部門的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。
（三）規(guī)范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規(guī)范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理工作的程序是規(guī)范檔案工作的有效途徑。了解學習并且嚴格依據(jù)我國《檔案法》進行檔案管理工作，進而通過對《檔案法》的深入學習，更好地保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。
（四）促進檔案的現(xiàn)代化管理。隨著信息時代的到來，檔案管理也向數(shù)字多元化發(fā)展，檔案管理的重心也由傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)移。利用信息技術(shù)對檔案事業(yè)進行“集中式”管理，利用數(shù)字資源的完整、迅速的傳輸速度，對檔案進行實時、有效的管理。檔案的現(xiàn)代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應采取多元的現(xiàn)代化技術(shù)，利用數(shù)字信息的真實、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務能力。
四、結(jié)語
綜上所述，我們對集中式檔案管理體制有了更深層次的了解。該體制有利用國家的安全和完整，有利于社會的發(fā)展和進步，有利于企業(yè)的深化和改革。合理利用數(shù)字信息，對檔案進行集中式的管理和安全穩(wěn)定的分析，還可以通過社會各方面的團結(jié)協(xié)作和緊密配合，使我國檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康發(fā)展，為我國檔案事業(yè)貢獻出強大的力量。
【參考文獻】
[1]唐漳先.對集中式檔案管理體制的思考[J].銅陵學院學報，2008.
[2]王巍.企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理[J].辦公自動化雜志，2015.
[關鍵詞]企業(yè)檔案知識管理管理體制生命周期
一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)的基礎上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構(gòu)的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障
文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機和網(wǎng)絡技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現(xiàn)的技術(shù)基礎。
參考文獻：
[關鍵詞]企業(yè)檔案知識管理管理體制生命周期
一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)的基礎上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構(gòu)的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障
文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機和網(wǎng)絡技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現(xiàn)的技術(shù)基礎。
參考文獻：
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)的基礎上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：(1)檔案一體化的目標
實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構(gòu)的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障
文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機和網(wǎng)絡技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現(xiàn)的技術(shù)基礎。
[摘要]本文基于企業(yè)檔案管理體制與模式探討，分析了在社會轉(zhuǎn)型和數(shù)字化大背景下的企業(yè)檔案管理體制與模式的特征，提出了企業(yè)檔案管理體制與模式的構(gòu)想。
[關鍵詞]企業(yè)檔案知識管理管理體制生命周期
參考文獻：
隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，其對于客戶管理所本身的檔案管理以及體制管理也提出了全新的要求。就現(xiàn)有的客運管理所的實際檔案管理而言，他們往往受到傳統(tǒng)體制管理的束縛以及自身管理觀念的制約，從而使得他們在實際管理中沒有辦法真正實現(xiàn)人事檔案管理的有效性，使得人事檔案管理在實際應用中沒有辦法真正滿足新時期客運管理所的日常管理、運營以及決策，從而制約了其自身的管理有效性。由此，本文結(jié)合新時期客運管理所檔案管理的需求以及實際社會發(fā)展狀況，提出了合理檔案管理體制與模式構(gòu)建，更好地服務于現(xiàn)有企業(yè)自身的管理與發(fā)展。
一、客運管理所人事檔案管理工作問題
目前，我國客運管理所人事檔案管理工作問題頻現(xiàn)，這些問題直接制約了客運管理所自身的發(fā)展，對其未來經(jīng)營、管理以及銷售等都帶來了極大的制約和生存發(fā)展。具體而言包括：
1.合作不積極，協(xié)同不配合
其主要體現(xiàn)在現(xiàn)有的客運管理所在實際檔案管理過程中缺乏良好的協(xié)調(diào)，各個管理所內(nèi)部的部門都建立了相應的獨立的人事檔案管理部門，并且彼此之間缺乏足夠的溝通與交流，導致現(xiàn)有的客運管理所整體的檔案管理效率下降，并且因為各個部門之間都擁有屬于自身的檔案管理人員，直接帶來的是實際的人力資源管理的脫節(jié)與沖突。
2. 觀念不先進，效率不明顯
目前客運管理所的檔案管理受制于過去計劃經(jīng)濟的影響，依然秉持傳統(tǒng)的計劃管理理念與管理方式，他們沒有切實有效的結(jié)合自身的實際情況以及社會經(jīng)濟發(fā)展，進行相應的管理方式以及體制的轉(zhuǎn)變，由此使得其自身的人事檔案管理部門的工作效率較低，沒有較好的滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際管理需求。
3.定位不明確，服務不到位
客運管理所其本身沒有充分認識到自身的定位，沒有意識到自己的社會責任，他們的服務方式以及定位尚停留在傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟時代，缺乏足夠的服務意識，無法結(jié)合現(xiàn)有的企業(yè)人力資源管理需求，實現(xiàn)有效的“保管員”的角色的意識形成，從而在一定程度上影響了企業(yè)人事檔案管理的工作質(zhì)量。
4.結(jié)構(gòu)不合理，素質(zhì)跟不上
客運管理所檔案管理最終是落實在人，因此在管理人才的素質(zhì)直接決定了管理內(nèi)容以及管理效率，決定了管理成果。但是，現(xiàn)有的客運管理所，其本身并不重視相關人才的素質(zhì)建設以及應用，而且管理人才的結(jié)構(gòu)也不合理，無法滿足新時期客運管理的檔案管理需求。
5.制度不完善，收集不齊全
在制度設計上，目前客運管理所本身的人事檔案制度沒有與市場接軌，沒有有效地結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)自身的實際日常管理需求，使得在實際的人才招聘中無法尋找到合適企業(yè)發(fā)展的人力資源，并且在實際的歸檔、存檔以及整理過程中的檢索與查詢的不完整，導致了無法真正物盡其用，不能真正反映出企業(yè)現(xiàn)有的實際人力資源狀況。并且，在管理中由于硬件設備的滯后，更多的是依賴于人工手動的管理，而沒有真正采用現(xiàn)代人力資源管理信息系統(tǒng)，從而制約了實際的人力資源管理效率以及人力資本的收集。
二、建立客運管理所人事檔案管理體制與模式路徑初探
當前的客運管理所人事檔案管理工作的改革必須知識經(jīng)濟時代為背景、積極拓展管理職能、史新人事檔案管理的觀念，本文著重從客運管理所檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協(xié)調(diào)分別闡述客運管理所檔案人事管理的新型的體制與模式問題。
1.準確定位
客運管理所必須要明確自己的檔案管理定位，要認清社會發(fā)展形勢，依據(jù)市場化的發(fā)展管理需求，滿足新時期客運管理所人力資源發(fā)展需求，明確自己和企業(yè)的職能定位。切實有效的利用人事檔案管理，將現(xiàn)有的檔案管理服務于自身企業(yè)的發(fā)展需求，提升員工之間的流動性以及檔案查詢和記錄效率，對其進行分門別類，能夠有效地體現(xiàn)與反應現(xiàn)有客運管理所實際的人力資源狀態(tài)，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的人力資源儲備。
2.多方協(xié)調(diào)
鑒于現(xiàn)有客戶管理所檔案管理的分散化，小型化，要對內(nèi)部的各個檔案部門管理進行整合，進行統(tǒng)一化的管理，并且切實有效地協(xié)調(diào)各個部門之間的溝通以及交流，讓他們可以更好地對現(xiàn)有企業(yè)彼此之間的人事狀況進行交流，并且定期展開人事檔案管理的調(diào)查。同時，建立企業(yè)檔案協(xié)會。建立企業(yè)人事檔案協(xié)會可以發(fā)揮較大的作用：其一能及時傳達檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神；其二能加強各企業(yè)人事檔案管理部門之間的經(jīng)驗交流、及時有效地企業(yè)檔案工作中的新問題、難問題；其三能匯集檔案管理方而專家加強指導，提高企業(yè)人事檔案管理部門人員的理論素養(yǎng)和管理水平，從而推動企業(yè)檔案管理工作的開展。
3.依法治檔
進入新世紀以來，我國的企業(yè)都在不斷地轉(zhuǎn)型，從過去的計劃經(jīng)濟逐步轉(zhuǎn)變而市場經(jīng)濟，由此對于企業(yè)的檔案管理也提出了新的要求。客運管理所檔案管理必須要結(jié)合市場經(jīng)濟發(fā)展需求，依據(jù)現(xiàn)有的企業(yè)發(fā)展需求，逐步實現(xiàn)依法治檔，建立一套良好的管理制度，做到有法可依、有法可查、有法可督，實現(xiàn)現(xiàn)有的客運管理所檔案查詢、管理、采集的流程化。
三、結(jié)束語
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業(yè)務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務指導與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。
二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
