時間：2023-06-16 09:27:48
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇辦公檔案數(shù)字化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
隨著我國改革開放的不斷深入與市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設(shè)備與技術(shù)來迅速、準確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應(yīng)用有著很好的發(fā)展前景和巨大的優(yōu)勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度需要不斷加快，同時借助科學(xué)有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。
一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進行熟練的掌握，同時對傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進而才能以較高水平的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書檔案工作的管理水平進一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導(dǎo)致文件內(nèi)容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發(fā)現(xiàn)改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質(zhì)文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導(dǎo)致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略
文書檔案管理中，辦公自動化的有效應(yīng)用具有得天獨厚的優(yōu)勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。
（一）積極進行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善。文書檔案辦公自動化應(yīng)用的前提是必須擁有電子計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及其他類型的數(shù)字化設(shè)備，所以，加快硬件設(shè)備的建設(shè)速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用之中，就必須對文檔管理的硬件環(huán)境進行改善，加快檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)速度，進而完成文檔技術(shù)設(shè)備與管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機結(jié)合。在實現(xiàn)檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現(xiàn)代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作還存有工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平不高亦或是技術(shù)“文盲”的現(xiàn)象，這就致使部分現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理的過程中不能充分地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢與作用，實現(xiàn)文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的新環(huán)境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時展的形勢，借助學(xué)習(xí)或者是培訓(xùn)來主動掌握以往的檔案管理的技術(shù)、原則、方法以及理論等專業(yè)技能，除此之外，還應(yīng)該不斷增強對計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的掌握能力，進而完成自身專業(yè)化與現(xiàn)代化的有效結(jié)合。
（三）加強對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局。確保網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務(wù)進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現(xiàn)有效的隔離防護。通常來講，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業(yè)務(wù)進行封堵；檢測和告警網(wǎng)絡(luò)攻擊；管理進出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問行為；記錄經(jīng)過防火墻的信息和活動內(nèi)容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。
三、結(jié)語
總而言之，文書檔案管理工作是現(xiàn)階段社會經(jīng)濟發(fā)展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關(guān)，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學(xué)化的文書檔案管理。這就對相關(guān)部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質(zhì)，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規(guī)范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規(guī)化的道路發(fā)展，保障社會效益與經(jīng)濟效益的最終實現(xiàn)。
【參考文獻】
文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發(fā)展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)來準確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發(fā)展中要加快管理設(shè)備的硬件建設(shè)，并通過有效的措施來增強文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。
1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題
1.1 電子文件的保密性受到削弱
與紙質(zhì)文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內(nèi)容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質(zhì)文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據(jù)文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高
電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術(shù)性和專業(yè)性結(jié)合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養(yǎng)，還要熟練掌握數(shù)據(jù)通訊技術(shù)或計算機技術(shù)的應(yīng)用，并且熟悉傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論、技術(shù)和方法，從而以高水平的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。
2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施
辦公自動化在文書檔案管理中的有效應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。
2.1 積極進行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善
文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)、電子計算機以及其他各種類型的數(shù)字化設(shè)備，因此，積極進行硬件設(shè)備的建設(shè)對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)，改善文檔管理的硬件環(huán)境，才能促使工作人員更積極地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用當(dāng)，從而實現(xiàn)文檔管理技術(shù)手段和技術(shù)設(shè)備的現(xiàn)代化，促使檔案管理水平的提高。
2.2 加強對系統(tǒng)自動化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局
辦公自動化內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離是保證網(wǎng)絡(luò)安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務(wù)和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網(wǎng)絡(luò)攻擊的相關(guān)檢測和告警；對經(jīng)過防火墻的活動和信息內(nèi)容進行記錄；封堵一些被禁止的業(yè)務(wù)；對進、出網(wǎng)絡(luò)的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠?qū)ξ臋n信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。
2.3 促使檔案管理人員實現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機結(jié)合
檔案管理人員的現(xiàn)代化是促使檔案管理辦公自動化實現(xiàn)的重要保證。傳統(tǒng)文檔管理模式的長期沿用使得當(dāng)前的檔案管理存在著工作人員的現(xiàn)代技術(shù)水平較低或者是技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得進行檔案管理的一些現(xiàn)代化設(shè)備并不能得到良好的應(yīng)用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時展的形式，通過培訓(xùn)或?qū)W習(xí)來積極掌握傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論，技術(shù)和方法等專業(yè)技能，同時還要不斷提高對數(shù)據(jù)通訊技術(shù)和計算機技術(shù)等的掌握能力，以實現(xiàn)自身現(xiàn)代化和專業(yè)化的有機結(jié)合。
2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性
電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術(shù)把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉(zhuǎn)成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內(nèi)容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現(xiàn)文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質(zhì)文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內(nèi)外網(wǎng)進行隔離，以增強文檔的保密性。
關(guān)鍵字：辦公自動化；文書檔案；檔案管理
文書檔案管理工作是指機關(guān)團體、企事業(yè)等單位針對履行自身職責(zé)過程中形成的文件轉(zhuǎn)化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，最大限度的發(fā)揮文書檔案的價值。隨著信息技術(shù)在社會生活各方面的應(yīng)用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經(jīng)驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。
1 辦公自動化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時效性
在紙質(zhì)檔案環(huán)境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質(zhì)量。再比如借閱和利用相關(guān)的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關(guān)的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關(guān)檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現(xiàn)利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發(fā)揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現(xiàn)了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內(nèi)的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)適時查閱利用。由于平臺的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現(xiàn)文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習(xí)慣等進行記錄，通過數(shù)據(jù)分析可以定期主動為利用者提供相關(guān)的信息內(nèi)容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質(zhì)的提升。
2 辦公自動化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)
在傳統(tǒng)文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質(zhì)的物理形態(tài)存在的。紙質(zhì)材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復(fù)，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對紙質(zhì)文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復(fù)制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續(xù)文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關(guān)檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統(tǒng)文書檔案，通過數(shù)字化將其信息和載體分離，實現(xiàn)不動用實體提供利用，使紙質(zhì)文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質(zhì)保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質(zhì)文件，節(jié)約了辦公經(jīng)費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎(chǔ)上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。
3 辦公自動化環(huán)境能夠有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程
傳統(tǒng)模式的文書檔案管理一般`屬于機關(guān)的辦公室，由于受到機關(guān)編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔(dān)，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質(zhì)量的完成相關(guān)工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關(guān)手續(xù)等等。在辦公自動化環(huán)境下，自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內(nèi)容通過計算機數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)就可以完成，使得原本復(fù)雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質(zhì)量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統(tǒng)計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內(nèi)，這個系統(tǒng)可以使文書檔案的利用效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態(tài)。
4 辦公自動化環(huán)境能夠加速文書檔案工作標準化進程
辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內(nèi)容的簡單照搬到網(wǎng)絡(luò)上的，而是根據(jù)文書檔案管理工作的實際，通過新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術(shù)操作標準，最終實現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規(guī)范的文書管理體制是實現(xiàn)自動化的基礎(chǔ)。在辦公自動化環(huán)境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行，真正實現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的過程中，文書檔案相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的標準必須進行明確，規(guī)范技術(shù)參數(shù)，從而實現(xiàn)不同類型的電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無縫流轉(zhuǎn)和安全管理。
5 辦公自動化環(huán)境能夠推動檔案工作法律體系的完善
從文書檔案工作的發(fā)展趨勢來看，辦公自動化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當(dāng)前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時制定相應(yīng)的法律對這些行為進行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對應(yīng)的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經(jīng)注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等，指導(dǎo)辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻
[1]黃麗穎.文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用分析[J].城建檔案，2016，08：70-71
[關(guān)健詞]文書檔案 辦公自動化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應(yīng)對方法
文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
參考文獻：
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1 辦公自動化環(huán)境下的文檔管理優(yōu)勢
在實踐研究中發(fā)現(xiàn)我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優(yōu)勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現(xiàn)在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發(fā)展中有更加廣泛的應(yīng)用，在這里筆者就針對于辦公自動化環(huán)境下的文檔管理中存在的三方面優(yōu)勢進行詳細的論述。
第一，目前在我國社會上各個企業(yè)中實行的文檔管理大多數(shù)是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進行比較，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復(fù)雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應(yīng)檔案的過程中，在第一時間就對相應(yīng)檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業(yè)中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業(yè)在實施檔案管理上的工作效率。
第二，在對現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業(yè)內(nèi)部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環(huán)境下，相應(yīng)的檔案管理人員可以將企業(yè)自身涉及的檔案儲存在硬盤、內(nèi)存卡和光盤等高科技存儲介質(zhì)中，這種儲存方式并不受環(huán)境的影響，也就是說在任何環(huán)節(jié)下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質(zhì)進行全面分析中，發(fā)現(xiàn)這些存儲介質(zhì)自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式。另外在研究中發(fā)現(xiàn)采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業(yè)內(nèi)部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。
第三，在企業(yè)發(fā)展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導(dǎo)致采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現(xiàn)在社會上使用的計算機檔案管理技術(shù)，實現(xiàn)各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業(yè)得到更好的發(fā)展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業(yè)在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術(shù)進步性檔案管理的時候，在相應(yīng)人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應(yīng)人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行直接傳送，對實現(xiàn)我國企業(yè)內(nèi)部檔案的全面化和規(guī)范化都起到不可忽視的作用。
2 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的問題
2.1 網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境存在安全風(fēng)險
在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案的傳輸與共享以網(wǎng)絡(luò)為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風(fēng)險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩(wěn)定是自動化辦公的關(guān)鍵問題。首先，檔案管理者應(yīng)定期進行辦公設(shè)備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩(wěn)定性；此外，檔案管理者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮用戶身份驗證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等加密手段的強大優(yōu)勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。
2.2 電子檔案處理易造成操作失誤
辦公自動化環(huán)境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風(fēng)險性，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的管理操作規(guī)程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應(yīng)當(dāng)針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環(huán)節(jié)制定科學(xué)有效的操作規(guī)范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息加密技術(shù)的強大優(yōu)勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術(shù)的疏漏與不足。
3 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的有效手段
3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提
計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網(wǎng)絡(luò)病毒等不穩(wěn)定因素威脅著檔案管理的穩(wěn)定與安全。對此，企事業(yè)單位的檔案管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)并應(yīng)用最先進的信息安全技術(shù)與加密手段。管理者應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴格的權(quán)限，設(shè)定可以登錄數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。
3.2 以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)
只有培養(yǎng)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊伍，才能使現(xiàn)代化的辦公設(shè)備得到最大限度的利用。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理要求管理人員不僅應(yīng)當(dāng)掌握文檔處理方面的基礎(chǔ)知識，還需熟練操作計算機等電子設(shè)備，靈活運用辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環(huán)節(jié)。為此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)與講座，有效的提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理水平。
關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案管理；辦公自動化；建議
科技的不斷進步、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎(chǔ)，這場前所未有的改革，勢必會對企業(yè)的文書檔案管理產(chǎn)生巨大影響。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)應(yīng)用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進步的必然結(jié)果。這種具有正面意義的改變，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質(zhì)量，在企業(yè)的管理層面和今后的長期發(fā)展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現(xiàn)辦公自動化談一談我個人的認識以及看法。
一、文書檔案管理實現(xiàn)辦公的自動化
（一）促進了文件和檔案的統(tǒng)一管理
在我國傳統(tǒng)的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質(zhì)量得到保障，才能夠促進檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區(qū)別，聯(lián)系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導(dǎo)致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經(jīng)濟活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)的進行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環(huán)節(jié)中尤其重要。在實現(xiàn)辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統(tǒng)一的系統(tǒng)對文件和檔案進行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機檢索，準確的找到想要的資料，也能夠通過管理達到資源的共享，最終實現(xiàn)文檔的統(tǒng)一。
（二）共同參與文書檔案的管理
在實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關(guān)系到企業(yè)的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環(huán)境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進入歸檔管理環(huán)節(jié)，文書處理環(huán)節(jié)形成的文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等，可以直接進入檔案管理環(huán)節(jié)生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內(nèi)容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。
（三）規(guī)范的文書檔案管理制度
在文書檔案管理實現(xiàn)了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發(fā)生變化，文件的歸檔將會出現(xiàn)紙質(zhì)文件和網(wǎng)絡(luò)歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉(zhuǎn)等等。要實現(xiàn)這一點就必須要形成一個統(tǒng)一規(guī)范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環(huán)節(jié)加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權(quán)限設(shè)置。這些問題都要在最初對系統(tǒng)的設(shè)計上表現(xiàn)出來，才能夠保證辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的順利進行。
（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效
辦公自動化實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發(fā)、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據(jù)訪問權(quán)限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容，檔案資源通過辦公平臺實現(xiàn)了共享。辦公自動化系統(tǒng)可以提供多種查詢檢索勸能，可實現(xiàn)檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。
二、對辦公自動化環(huán)境下文書檔案份理工作的建議
（一）將檔案管理系統(tǒng)納入到辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮
目前，很多單位在設(shè)計開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門不能及時參與其設(shè)計規(guī)劃，文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)“各自為政”，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使文件管理系統(tǒng)的設(shè)計功能無法滿足檔案管理系統(tǒng)的歸檔需求，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以有效投入使用，或者出現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象。這就要求我們必需充分認識到文檔一體化的重要性和可行性，在進行辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來。同時，我們還應(yīng)樹立前端控制思想，在設(shè)計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設(shè)計提出具體的要求。
（二）統(tǒng)一規(guī)范的操作流程
要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規(guī)范化的管理體制；其次，要有一個統(tǒng)一的流程對其進行規(guī)范，對文件的處理、管理上要有嚴格的要求，其細節(jié)可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進行分類、管理的能力。
（三）培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)
要想真正實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質(zhì)培訓(xùn)必不可少。隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業(yè)都或多或少的會提出一些技術(shù)性的要求。在文書檔案的管理中，要實現(xiàn)辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養(yǎng)入手，要求管理人員在擁有專業(yè)的檔案管理知識還需要具備對計算機網(wǎng)技術(shù)的掌握，適應(yīng)時展的潮流，不斷的更新個人認識，擴展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進行了解和分析，更好的將先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)與文書檔案的管理進行融合，實現(xiàn)文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。
三、結(jié)束語
總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應(yīng)抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面?！?/p>
參考文獻
關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；辦公自動化
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，社會生活的各個領(lǐng)域都已經(jīng)離不開計算機技術(shù)的參與，計算機已經(jīng)成為維持社會生活正常運行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領(lǐng)域，因計算機技術(shù)的加入，而變得異常高效、節(jié)能，說計算機技術(shù)為企事業(yè)單位的日常辦公帶來一場巨大的革命一點也不為過，同時這也為辦公自動化引入檔案管理領(lǐng)域打下了堅實的基礎(chǔ)。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動強度是為大家所知的，因此，檔案管理領(lǐng)域引入辦公自動化技術(shù)，對于企事業(yè)單位必然會產(chǎn)生促進作用。
1.加強檔案管理自動化的意義
每一份檔案對于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著特殊的意義，不但要對其進行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著水、火、蟲等災(zāi)害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費來加強這方面的管理，同時也因檔案規(guī)模大，無法對其逐一進行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導(dǎo)致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復(fù)的進行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風(fēng)險。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對檔案進行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現(xiàn)狀來看，存在著標準化滯后，管理軟件繁多，沒有進行統(tǒng)一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高?，F(xiàn)階段迫切解決的問題并不是硬件設(shè)施建設(shè)的問題，而是如何使硬件設(shè)備正常發(fā)揮出功能的問題。網(wǎng)絡(luò)化、信息化，已經(jīng)成為社會各界所廣泛關(guān)注的問題，它也是人類社會發(fā)展的主要趨勢，檔案管理必須要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，利用好各種優(yōu)勢，做好自身建設(shè)。
2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度
一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領(lǐng)導(dǎo)的同意條件下，通過專題講座、培訓(xùn)教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠?qū)n案管理信息化有一個必要的認識，以爭取到領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案管理工作有一個充分的認識和理解，為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、信息化打下基礎(chǔ)。
2.2統(tǒng)一規(guī)范，加強標準化建設(shè)
想要做好檔案管理辦公自動化的標準化建設(shè)，可以從以下幾個方面進行考慮：首先，加強檔案管理體制建設(shè)。據(jù)筆者了解，現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規(guī)范。單位可以考慮在內(nèi)部對檔案管理與文件管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)管理，促進兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門能夠?qū)ξ募那捌谔幚磉M行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責(zé)范圍之內(nèi)，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎(chǔ)。其次，規(guī)范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進行標準化處理。最后，對技術(shù)操作進行標準化。檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標準進行規(guī)范化設(shè)置，比如數(shù)據(jù)的安全標準、接口標準以及非同一類型的數(shù)據(jù)實施轉(zhuǎn)化的標準等等，只有對整個系統(tǒng)進行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的機率。
2.3完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能
單位在選擇檔案系統(tǒng)管理軟件的過程中，必須要選擇已經(jīng)通過檔案管理相關(guān)機構(gòu)認證，可以廣泛使用的系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部在安裝管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存?zhèn)溆?。也就是說，從系統(tǒng)軟件購買到安裝使用整個過程都必須進行嚴格的監(jiān)督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)
在硬件設(shè)施建設(shè)方面，保證各部門之間硬件設(shè)施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環(huán)境下運行，同時確保信息在傳送過程中的穩(wěn)定性與安全性。在軟件設(shè)施建設(shè)方面，要及時對安全漏洞進行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機病毒、黑客對系統(tǒng)的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸?shù)母咝浴?/p>
2.5對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行有效隔離
在單位辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置一道物理隔離層，是辦公自動化系統(tǒng)安全性、有效性的前提。第一個保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。第二個保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息實施過濾；對進、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問進行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對通過防火墻的信息內(nèi)容進行有效記錄；對攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為進行檢測與提醒。
2.6加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
任何一個體系的執(zhí)行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學(xué)習(xí)，更新自己的知識架構(gòu)，與時俱進，為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)事故時有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術(shù) 也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構(gòu)成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻出自己的力量。
3.總結(jié)：
綜上所述，經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現(xiàn)有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度；統(tǒng)一規(guī)范，加強標準化建設(shè)；完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能；加強硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)；對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行有效隔離；加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面入手。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：文書檔案管理 辦公自動化應(yīng)用
在機關(guān)事業(yè)單位檔案的整體工作中，文書檔案占據(jù)了十分重要的地位，它明確記載著機關(guān)事業(yè)單位的歷史發(fā)展過程，對處理問題、領(lǐng)導(dǎo)決策、研究開發(fā)、基本建設(shè)等方面的內(nèi)容有一個客觀的反映。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，怎樣應(yīng)用辦公自動化管理文書檔案以提高機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平顯得尤為重
一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.提高工作效率
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高濕、高溫、酸、堿、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通^網(wǎng)絡(luò)工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.檔案管理人員無法適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)要求
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、應(yīng)對措施
文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備、設(shè)施的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)語
文書電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究整理文書電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用文書電子檔案的目的。
在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強文書電子檔案管理工作時，要根據(jù)文書電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代文書檔案管理的層次和工作效率。
參考文獻：
