時間：2023-06-29 09:31:40
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理的原則，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；檔案利用；保密工作
在醫(yī)院的檔案信息管理中，管理人員應(yīng)該嚴格遵守職業(yè)道德，將醫(yī)院檔案利用的保密工作作為自己工作的重點，以提高醫(yī)院檔案信息的安全性。新時期，多數(shù)醫(yī)院檔案管理建立了信息化管理系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，檔案信息利用中的保密工作更是非常重要。
一、影響醫(yī)院檔案利用中保密工作的因素
醫(yī)院檔案信息在管理與利用過程中，會發(fā)生泄密的情況，這是由多種因素引起的。首先，醫(yī)院檔案管理要防止檔案被損壞、丟失，被有心人士利用，避免檔案信息泄密情況的發(fā)生；其次，一些醫(yī)院在建立檔案信息化管理系統(tǒng)過程中，忽視了對安全軟件的更新與設(shè)計工作，致使系統(tǒng)中所用的安全軟件不能完全起到防范計算機病毒、黑客等的侵襲，致使信息系統(tǒng)受到感染，造成醫(yī)院檔案信息的丟失、損毀，影響醫(yī)院的正常工作；最后，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要管理人員進行管理。但是一些醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，他們對計算機網(wǎng)絡(luò)不熟悉，在歸檔、整理檔案信息過程中，可能出現(xiàn)操作失誤的情況，也可能因為某些個人利益而盜取醫(yī)院檔案信息，這也是導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息泄密的因素。
根據(jù)以上分析得出，醫(yī)院檔案利用中出現(xiàn)泄密情況的根源在于：管理人員對檔案的安全保密工作意識不到位，忽視了檔案保密工作的重要性，致使在檔案出現(xiàn)安全問題時，得不到及時的解決；信息系統(tǒng)安全軟件更新不及時，也是造成醫(yī)院檔案泄密的根源之一；另外醫(yī)院檔案信息本身也存在著保密隱患，缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準，造成檔案管理系統(tǒng)維護與保證管理效率之間出現(xiàn)矛盾，影響醫(yī)院檔案信息保密工作的有效實施。
二、醫(yī)院檔案利用中保密工作的原則
首先，絕密檔案絕密管理。醫(yī)院檔案的利用與管理是分不開的，所以要想提高檔案利用過程中的保密效率，就必須對檔案進行保密管理，尤其是一些涉及到醫(yī)院學(xué)術(shù)演技成果、醫(yī)療處方等檔案信息，是需要進行絕密管理的。因此，在管理人員進行檔案的管理過程中，首要注意的問題就是分清楚檔案密級數(shù)，并對絕密檔案進行絕密管理。
其次，強化日常管理。俗話說，成功都是源于小事的積累。同樣，在醫(yī)院檔案利用中的保密工作的成果也是一點一點積累起來的，這就必須依賴于醫(yī)院檔案的日常管理。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要養(yǎng)成嚴格遵守保密準則的習(xí)慣，對日常中任何檔案的利用，都需要認真登記、簽字，任何人不得擅自調(diào)閱。定期對檔案進行清對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。這樣可以有效杜絕檔案因丟失而泄密的情況發(fā)生，有利于檔案保密工作的進行。
三、醫(yī)院檔案利用中保密工作實施途徑
醫(yī)院檔案利用過程中，保密工作是重中之重。因此，醫(yī)院相關(guān)管理人員積極研究保密工作中存在的問題，并針對問題找尋解決對策，以提高檔案利用效率與保密程度，保證醫(yī)院的利益，促進醫(yī)院的發(fā)展。以下，筆者將從幾個方面探討醫(yī)院檔案利用中保密工作實施途徑。
首先，醫(yī)院檔案利用中的保密工作不僅僅是需要檔案管理人員進行，同時也需要其他工作人員的監(jiān)督，這樣才可以有效制止檔案利用過程中，各種不利于檔案保密工作不良行為的發(fā)生，才可能提高檔案保密工作的效率。因此，做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作是每一個醫(yī)院工作人員的責(zé)任。在此，醫(yī)院可以通過以下方式達到監(jiān)督的目的。建立有效的規(guī)章制度，嚴格規(guī)范不同工作人員對檔案利用的范圍，也就是說，一些密級數(shù)較高的檔案只有在醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批、簽字下，才可以調(diào)取、利用；建立完善的組織制度，提高醫(yī)院檔案管理人員的思想品德素質(zhì)，使其樹立檔案利用保密意識，并能夠根據(jù)實際情況及時處理一些泄密問題；建立激勵制度，@有利于全院工作人員參與到檔案利用保密的監(jiān)督工作中來，約束檔案管理人員的工作，促進各個科室的工作人員能夠規(guī)范利用檔案，提高檔案利用的安全性與保密性。
其次，醫(yī)院檔案管理人員不僅需要維護檔案的完整與安全，還需要具備專業(yè)的素質(zhì)與能力，能夠?qū)p壞的檔案進行修補、搶救工作。因此，在進行醫(yī)院檔案利用中保密工作時，需要從專業(yè)知識、能力與思想道德兩方面，提高管理人員的素養(yǎng)。醫(yī)院定期對管理人員進行培訓(xùn)，使其能夠熱愛檔案管理工作，忠于檔案管理職責(zé)，并發(fā)揮自身的聰明才智創(chuàng)新檔案保密工作，提高檔案利用的保密效率。另外，醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)該在日常管理工作之余，進行信息保密技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，對數(shù)據(jù)保護技術(shù)、軟件保護技術(shù)等深入研究與探討，以提高檔案保密工作的效率。
最后，醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要信息的載體，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息也在不斷發(fā)展，因此，一些年代久遠的醫(yī)療信息的利用價值就會降低。醫(yī)護人員以及檔案管理人員在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，產(chǎn)生“重視保護，忽視利用”的現(xiàn)象，使大批檔案得不到充分利用，致使其利用價值與保密工作之間的關(guān)系出現(xiàn)分裂，嚴重影響檔案價值的發(fā)揮與保密工作的進行。因此，在管理人員進行檔案保密工作的同時，也應(yīng)該注重檔案的利用，使檔案的利用與保密兩項工作協(xié)調(diào)進行，共同促進醫(yī)院的發(fā)展。
四、結(jié)語
總而言之，醫(yī)院檔案信息的保密工作是檔案管理人員工作的重點，也是促進醫(yī)院檔案信息建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，醫(yī)院檔案管理人員要嚴格要求自己，提高自身安全、保密意識，改進工作方法，以積極的態(tài)度管理醫(yī)院檔案，進而提高醫(yī)院檔案的安全性、真實性、完整性。相信，隨著社會科技的不斷進步，管理人員素質(zhì)的不斷提高，醫(yī)院檔案利用的保密程度也將不斷加深，檔案信息的安全性得到有效保障。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：電子;檔案;管理;原則;體系
我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有宏觀指導(dǎo)作用，紙質(zhì)檔案管理的一些業(yè)務(wù)原則在電子檔案管理中也具有生命力。電子檔案管理應(yīng)該納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。
1．電子檔案管理原則
電子檔案是指具有保存價值的、已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。
隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在管理、生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)等活動中形成了越來越多的電子文件。這種文件存儲在特定介質(zhì)上并加以命名，需要時，只要指出其文件名，即可將文件調(diào)出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機完成，利用時須借助計算機等機器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)，因此人們亦將電子檔案稱為“機讀檔案”或“數(shù)字式檔案”。根據(jù)電子檔案的特點，在其管理活動中還應(yīng)遵循以下原則。
1．1完整性原則
隨著計算機技術(shù)的普及，機關(guān)電子文件的制作可由各部門甚至個人獨立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念將不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀，因此在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)要采取相應(yīng)措施確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質(zhì)上信息要完整，與其相關(guān)的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應(yīng)完整無缺地歸檔和接收進館。
1．2可讀性原則
目前各機關(guān)使用的計算機硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對舊設(shè)備有時也不具有兼容性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此，在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性。例如：在收集范圍中，除了反映機關(guān)工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內(nèi)容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其內(nèi)容進行價值分析外，也要對其可讀性進行技術(shù)分析等?？傊?，每一個管理環(huán)節(jié)都要對日后的檔案利用負責(zé)，要保證檔案長期的可識讀性。
1．3可靠性原則
可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕跡、文件的簽署以及進入網(wǎng)絡(luò)后信息的控制需要專門技術(shù)等原因，人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要把住收集關(guān)，確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
2．電子檔案管理體系
電子檔案管理應(yīng)該納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。目前，在對電子檔案進行管理的起步階段需要注意以下問題：
2．1集中統(tǒng)一管理電子檔案的問題
近年來，隨著辦公自動化(OA)和計算機輔助設(shè)計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)技術(shù)的普及，使用計算機制作文件的機關(guān)越來越多，大部分機關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對這部分數(shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關(guān)、各地區(qū)對于電子檔案管理進行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進程。
2．2紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問題
目前大部分機關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術(shù)保障和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看作不必要的重復(fù)。可以預(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)一個時期。隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
2．3實行文件、檔案一體化管理問題
在計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現(xiàn)及其長久保存的需要將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進入實質(zhì)性階段。事實上，將電子文件和電子檔案分而管之無論在理論上還是實踐中都是難以成立的。在對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運轉(zhuǎn)階段進行，因此電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。
這種一體化絕不是文件管理與檔案管理的簡單相加，而是在全程管理和前端控制原則指導(dǎo)下對整個管理流程的重構(gòu)。根據(jù)具體情況，有些單位還可實行包括情報、資料在內(nèi)的電子信息一體化管理。
參考文獻
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理 規(guī)章制度 開發(fā)檔案資源
公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設(shè)立，變更的申請，審批，登記和終止后清算等方面的內(nèi)容；公司的董事會、監(jiān)理會以及股東大會的會議資料；會計、財務(wù)等方面的文件報告；人力管理、法律事務(wù)等方面的文件資料；生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設(shè)備，科研，技術(shù)引進等方面的文件資料；信息，情報和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對如此繁雜的文檔進行有效地管理是非常重要的。
首先我們先來了解一下企業(yè)檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要是由兩部分組成，一部分是企業(yè)檔案的行政管理工作內(nèi)容，另一部分便是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)視工作內(nèi)容。前者一般是指對于企業(yè)的檔案工作實施統(tǒng)籌的規(guī)劃，統(tǒng)一制度，監(jiān)督，指導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)等。后者一般是指對于企業(yè)文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監(jiān)督，和指導(dǎo)，以及企業(yè)檔案的收集，整理，保管，統(tǒng)計和鑒定以及對于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用等。其實用最簡潔的話概括，企業(yè)文檔管理主要包括以下幾個方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個方面。
1.檔案收集歸檔
企業(yè)的檔案從材質(zhì)上主要分為兩類紙質(zhì)文檔以及聲像文檔。對于不同材質(zhì)的檔案進行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的，應(yīng)當(dāng)區(qū)別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。
比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應(yīng)有主管部門的管理人員的簽字作為認證，文件的處理手續(xù)必須是完備的，如果發(fā)生了遺漏現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門補齊；與本檔案無關(guān)的文件或者不應(yīng)該隨這次的檔案而歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門；貴重的物品應(yīng)當(dāng)退回經(jīng)辦部門，在經(jīng)過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時間和保管的期限；對于一些殘缺不齊的檔案，應(yīng)當(dāng)積極采取措施，將檔案收集齊全。
除了完整性之外，檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當(dāng)所有的文檔以一定的規(guī)則進行分門別類的才能夠方便以后進行查閱。這種規(guī)則可以按照公司的規(guī)定或者管理者自身的習(xí)慣來進行。在各個不同的類別之下再根據(jù)員工，時間，重要性等不同的小類來進行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。
最后，檔案的清潔和維護也是一項很重要的內(nèi)容。管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對于紙質(zhì)文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。
2.檔案的借閱
公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業(yè)的公共資源，因此大家在借閱的時候都應(yīng)該注意愛護檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現(xiàn)，各部門的經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)的需求要調(diào)用檔案的時候，應(yīng)當(dāng)填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)過該部門的部門經(jīng)理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時在檔案歸還的時候，管理人員核查無誤之后進行歸檔“調(diào)卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現(xiàn)了什么問題也有據(jù)可查。同時為了避免責(zé)任不清的問題，借閱者不能夠?qū)n案相互之間私自收受。
另外由于企業(yè)的檔案會涉及到商業(yè)秘密，因此對于外單位的借閱，應(yīng)該持有單位的介紹信，經(jīng)過總經(jīng)理的批準之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經(jīng)過總經(jīng)理的批準之后才能夠?qū)⑺膬?nèi)容帶出。但是當(dāng)政府的有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱公司的檔案的時候，公司就要給予配合和協(xié)助，這是作為公民的基本義務(wù)。
在企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，如何從儲存的檔案當(dāng)中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業(yè)的團隊，能夠從歷年公司的存下來的數(shù)據(jù)當(dāng)中進行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結(jié)判斷能力，能夠?qū)σ呀?jīng)發(fā)生的事情的原因，影響因素進行分析，從而指導(dǎo)以后的工作。
然而時代在進步，隨著微電子技術(shù)，計算機技術(shù)，通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段在企業(yè)檔案管理中的逐步深入應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學(xué)更加先進的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質(zhì)檔案徹底的數(shù)據(jù)化，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫方便查找，已經(jīng)不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。
3.信息化檔案管理
企業(yè)檔案信息化就是是指企業(yè)依據(jù)法律，依靠科學(xué)的思想和管理組織方法，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高科技技術(shù)，對企業(yè)的檔案進行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發(fā)掘，傳輸和應(yīng)用數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，從而實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的資源共享，這樣便提高了企業(yè)檔案資源的利用率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務(wù)。
數(shù)據(jù)共享是企業(yè)檔案信息化管理的一個重要的特點也是最大的優(yōu)點。傳統(tǒng)的檔案管理并不能做到這一點，而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享便使得企業(yè)的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業(yè)檔案信息化管理的一個發(fā)展方向。如何使得生產(chǎn)活動，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業(yè)的信息處理能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫交接使我們在進行企業(yè)檔案信息化的過程當(dāng)中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業(yè)的其他組織活動聯(lián)系在一起才能真正的發(fā)揮信息化檔案的魅力。
4.總結(jié)
檔案管理工作一方面可以讓企業(yè)的高層管理人員及時的了解企業(yè)的整體情況，可以為企業(yè)的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會上的人對于企業(yè)經(jīng)營的成果的認同，為企業(yè)與其他有關(guān)方面進行進一步的合作提供讓人信服的證據(jù)。在我們國家經(jīng)濟快速發(fā)展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創(chuàng)新性的更新檔案的管理觀念，同時全面而又真實的反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果，對于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷地提高企業(yè)管理效率具有非常深遠的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展，不斷地提高企業(yè)的市場經(jīng)濟力。
參考文獻：
[1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社，2012(14)
關(guān)鍵詞：綜合檔案館 質(zhì)量管理 基本原則
ISO9000標(biāo)準是國際化通用的質(zhì)量管理體系，誕生于工業(yè)行業(yè)，在吸收各國管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，做了多番修改，形成最新的2008版《質(zhì)量管理體系 要求》。標(biāo)準1.2指明了其適用范圍“本標(biāo)準規(guī)定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品的組織?！雹偃欢C合檔案館的質(zhì)量問題一直被忽視，檔案工作者更多的是關(guān)注檔案這一客體的質(zhì)量，對于其他各方面，如管理質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等還未關(guān)心。作為黨和國家發(fā)展和建設(shè)的儲備力量，綜合檔案館更應(yīng)該適時地引進先進理念完善自身發(fā)展，但是在引進先進理念之前，我們首先要明確的是標(biāo)準所涉及的相關(guān)要素及基本原則，秉承“吸收、引進、借鑒、發(fā)展”的原則，制定適合綜合檔案館自身發(fā)展的質(zhì)量管理體系。
一、綜合檔案館質(zhì)量管理體系要素確定
質(zhì)量管理體系的三大要素，即組織、產(chǎn)品、顧客。這三大基本要素是任何一個組織所具備的，但是綜合檔案館是科學(xué)文化事業(yè)單位，其在組織管理、輸出產(chǎn)品及服務(wù)用戶上與企業(yè)略有不同。
（一）關(guān)于組織的分析
組織是人們?yōu)閷崿F(xiàn)同一目標(biāo)、按照一定的形式、分工協(xié)作結(jié)合而成的集體或團體。《檔案法》第八條已明確指出了檔案館的性質(zhì)、目的、組織形式、職責(zé)?！爸醒牒涂h級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！雹诳梢姡C合檔案館是具有自身服務(wù)職能及管理權(quán)限的組織，同樣存在著“輸入――轉(zhuǎn)化――輸出”的過程，接收、收集各歸檔單位形成的文件，經(jīng)過一系列的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、宣傳等工作，最終形成有序的、方便利用的案卷，以達到最終為其他組織和個人利用的目的，是完全符合ISO9000標(biāo)準所明示的組織體系。
（二）關(guān)于產(chǎn)品的分析
產(chǎn)品是過程的結(jié)果。檔案館為用戶提供的產(chǎn)品并非有形的實物產(chǎn)品，而是為用戶提供具有憑證及參考價值的信息及服務(wù)，二者都是無形的。
“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！?③從文件到檔案本身就是一組輸出的過程，檔案信息也就是這個過程的產(chǎn)品，檔案信息是信息的一種存在形式，檔案信息的價值是不可估量的，這取決于不同利用者對檔案信息的不同需求。
服務(wù)是檔案館為用戶提供的另一產(chǎn)品。檔案館所提供的服務(wù)由三個要素組成：檔案館、用戶及檔案館與用戶之間完成至少一項活動的結(jié)果。服務(wù)與服務(wù)過程都是在與用戶的接觸中發(fā)生的，不同的檔案用戶對檔案的需求是截然不同的，隨著時間的推移，檔案的價值形態(tài)及作用也在發(fā)生變化，檔案館也要及時更新服務(wù)觀念、服務(wù)方式，適應(yīng)不同時期不同用戶的需求。
（三）關(guān)于顧客的分析
顧客是指享受服務(wù)的組織或者個人。檔案館的顧客就是在社會生活中需要檔案信息服務(wù)的各層次、各類型的利用者。綜合檔案館的顧客主要有以下四類：機關(guān)、企事業(yè)單位組織，查找先前的記錄，從中得到依據(jù)及參考信息，以保證各項經(jīng)濟建設(shè)工作的順利進行；學(xué)術(shù)研究者，尋找古今中外可借鑒的信息以填充學(xué)術(shù)材料，以傳承歷史文化；影視、新聞工作者，借助檔案館豐富的資源制作回首往事、展現(xiàn)地方特色的劇作、記錄片、報道材料等；其他個體，個人利用檔案的目的很明確，就是為了解決生活中所遇到的困難，借助原始檔案以提供憑證，解決爭端及棘手事件。
二、綜合檔案館質(zhì)量管理體系的基本原則
八項質(zhì)量管理原則是ISO9000 標(biāo)準的精華思想，是在總結(jié)質(zhì)量管理實踐過程中的理念與經(jīng)驗基礎(chǔ)上，用高度概括、精煉準確的語言所表述的、具有一般通用性質(zhì)管理準則，是建立與實施ISO9000標(biāo)準質(zhì)量管理體系的指導(dǎo)思想。結(jié)合綜合檔案館質(zhì)量管理體系，全面把握八項基本原則，是綜合檔案館質(zhì)量管理體系必須嚴格遵循的準則。
（一）以顧客為關(guān)注點
以顧客為關(guān)注點是ISO9000標(biāo)準成功運行的指導(dǎo)思想，也是綜合檔案館存在的動力，只 有用戶有效利用檔案，才能發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案的價值。檔案館的發(fā)展依賴于不同層次、不同類型的檔案用戶，一切工作圍繞用戶的需求展開，了解用戶眼前的及長遠的需求，明確用戶潛在的、隱含的需求，并爭取超越顧客的期望。綜合檔案館保存的大多是黨政機關(guān)形成的檔案，相對于企業(yè)檔案館、專門檔案館來說，綜合檔案館的用戶相對分散，且具有不確定性，有組織，也有個人，對檔案的需求也不盡相同。 綜合檔案館在實施本原則時， 應(yīng)注意以下幾個方面：
1．運用不同方法調(diào)查、識別不同類型檔案用戶現(xiàn)行的及潛在的需求與期望
檔案利用群體不同，檔案所發(fā)揮的作用也是不同的，“對于各級各類機構(gòu)、社會組織而言，檔案具有不可替代的資治作用；對于專家學(xué)者而言，檔案具有文化、教育作用；對于個人而言，檔案具有憑證、參考作用等等”，檔案用戶的期望主要體現(xiàn)為檔案的真實性、有效性、實用性。分析檔案用戶各群體的比例、查檔方式，為質(zhì)量管理體系的有效運行提供依據(jù)。
2．確保檔案館的質(zhì)量目標(biāo)與用戶的需求和期望相一致
最高管理者在制定質(zhì)量目標(biāo)時要始終堅持以用戶需求為宗旨，以實現(xiàn)用戶滿意為最高目標(biāo)，并在全館范圍內(nèi)建立溝通與理解的平臺，確保用戶的利益為檔案館工作的方向。檔案用戶的需求是具有時效性的、是不斷變化的，綜合檔案館在體系運行的過程中要時刻與用戶保持聯(lián)系，了解用戶需求動態(tài)，及時更新服務(wù)方式方法，始終與用戶建立良好的合作關(guān)系。
（二）領(lǐng)導(dǎo)作用
質(zhì)量管理體系運行成功的關(guān)鍵在于最高管理者及各層管理者的重視度，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)求真務(wù)實、以身作則，積極參與檔案工作的各個環(huán)節(jié)，確定綜合檔案館的中長期戰(zhàn)略目標(biāo)，為確保組織的宗旨與運作方向相統(tǒng)一，為員工創(chuàng)建良好的工作氛圍。具體應(yīng)做到以下幾點：
1．確立具有創(chuàng)新、發(fā)展、挑戰(zhàn)性的戰(zhàn)略目標(biāo)
最高管理者應(yīng)在全面考慮各方（包括供方、員工、利用者、社會等）的因素，為綜合檔案館制定具有本館特色、創(chuàng)新發(fā)展、富于挑戰(zhàn)性的戰(zhàn)略目標(biāo)，并與質(zhì)量方針保持一致，策劃完備的質(zhì)量管理體系，根據(jù)工作的實際情況，及時調(diào)整策略，保持質(zhì)量管理體系的完整性。
2．創(chuàng)造適合員工發(fā)展的內(nèi)部環(huán)境
為員工創(chuàng)造適合其發(fā)展的空間，對員工在本崗位所作出的特殊貢獻給予肯定并加以褒獎，營造競爭的氛圍，鼓勵創(chuàng)新，激發(fā)員工潛能的發(fā)揮，調(diào)動員工主動參與的積極性，使員工在融洽的工作環(huán)境中更好地向著既定的目標(biāo)努力。協(xié)調(diào)好各部門之間的合作關(guān)系，避免各部門之間權(quán)責(zé)分化、互相推諉，各崗位員工擅離職守、工作怠慢的現(xiàn)象發(fā)生。
3．建立具有良好道德倫理、價值共享的管理文化
尊重人才、吸引人才是綜合檔案館現(xiàn)階段發(fā)展的一個重要任務(wù)，樹立良好的職業(yè)道德，創(chuàng)建良好的人際關(guān)系網(wǎng)，將綜合檔案館的管理升級為館內(nèi)文化，使得員工在軟文化的影響下自覺地遵守各項規(guī)章制度，按照質(zhì)量管理體系文件辦公。同時還要為員工提供可利用的相關(guān)軟硬件資源，讓員工在自范圍內(nèi)發(fā)揮其創(chuàng)造性。
（三）全員參與
檔案工作者是檔案館創(chuàng)新發(fā)展的源泉，是檔案工作的具體實施者。從人力管理到人力資源管理再到人本管理，體現(xiàn)了以人為本的核心思想。人本管理是從人性出發(fā)來分析問題，以人性為中心，按人的基本狀況來進行管理的一種普通管理模式。綜合檔案館在進行人本管理時應(yīng)采取以下措施：
1．讓檔案工作者明確自身在館中的價值
樹立檔案工作者的主人翁責(zé)任感，明確其所處崗位的重要性，對本職工作的職責(zé)、權(quán)利有所了解，勇于承擔(dān)責(zé)任，面對挑戰(zhàn)，按照相關(guān)要求完成本崗位的工作目標(biāo)，并配合好下一步的工作，正確處理、解決工作中出現(xiàn)的問題。
2．讓檔案工作者主動進行自我鑒定
檔案工作者的自我鑒定主要是指檔案工作者根據(jù)各崗位的目標(biāo)對其所完成工作進行鑒定，肯定其對檔案工作做出的貢獻，讓檔案工作者在完成任務(wù)與目標(biāo)的同時，獲得成就感，激發(fā)繼續(xù)工作的熱情與斗志，同時也是檔案工作者發(fā)現(xiàn)不足并予以改進的有效措施。
3．加強檔案工作者的自我修養(yǎng)
自我工作意識、服務(wù)意識的提高，要比強加的責(zé)任更有成效，特別是在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，科技進步日新月異，單憑某一領(lǐng)導(dǎo)或組織去發(fā)現(xiàn)新動力是遠遠不夠的，培養(yǎng)檔案工作者自主思考、領(lǐng)悟的能力，調(diào)動全員工作的積極性，才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境。
（四）過程方法
過程方法是將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動，是將相關(guān)的資源作為過程進行管理的活動。檔案工作從接收直至利用的每一個環(huán)節(jié)都可以視為一個過程，采用過程方法進行管理，可以確保每個過程都按照最終目標(biāo)組織運作，達到預(yù)期的結(jié)果。
1．必須從增值的角度考慮過程方法
增值的活動可以是有形的，也可以是無形的，實現(xiàn)檔案工作質(zhì)量管理的增值活動，是基于對每項工作環(huán)節(jié)遵循相應(yīng)的準則與方法進行有效的管理，為用戶提供超過其期望的服務(wù)。采用過程的方法，降低工作中的成本、減少失誤、控制偏差、縮短工作時間、優(yōu)化工作流程，確保過程間的協(xié)調(diào)運作、實現(xiàn)資源的高效利用，為持續(xù)改進提供動態(tài)的循環(huán)過程，進而使檔案館的整體工作處于不斷循環(huán)上升的過程，每一次的循環(huán)都是一次增值活動，為檔案用戶提供符合需求的服務(wù)。
2．將檔案管理的所有活動及相關(guān)資源視為過程進行管理
檔案質(zhì)量管理工作由用戶需求分析、立卷歸檔、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用、過程監(jiān)控、反饋、持續(xù)改進十二個環(huán)節(jié)組成，每一個環(huán)節(jié)都視為一個過程，每一個過程的輸出都是下一個過程的輸入，也可以是多個過程的輸入，將這十二個環(huán)節(jié)視為一個整體的環(huán)節(jié)，不斷循環(huán)，以達到預(yù)期的目標(biāo)。檔案工作的十二個過程體現(xiàn)了質(zhì)量管理的四大基本要素，以顧客的要求為輸入，顧客滿意度為輸出，同時也要將各種資源納入到過程控制中，包括人員、方法、設(shè)施、環(huán)境等。
（五）管理的系統(tǒng)方法
質(zhì)量管理體系是由相互關(guān)聯(lián)的過程鏈形成的過程網(wǎng)體系，綜合檔案館本身就是一個龐大的系統(tǒng)，各個部門都是它的子系統(tǒng)，各個科室又是下一層次的子系統(tǒng)，直至每一位館員也是系統(tǒng)構(gòu)成的一個部分，各系統(tǒng)之間相互制約、相互影響。利用系統(tǒng)的方法實施管理，以提高檔案館工作的整體效率。
1．確定分析系統(tǒng)內(nèi)各個過程的運行狀態(tài)
系統(tǒng)是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結(jié)合成具有特定功能的有機整體，過程可以說是系統(tǒng)的基礎(chǔ)，每一個過程的運行狀態(tài)都對整體的系統(tǒng)運作產(chǎn)生一定的影響，這種影響可以是積極的，也可以是消極的。在系統(tǒng)運行過程中，確保每個過程都處于良性運行狀態(tài)，為綜合檔案館的發(fā)展產(chǎn)生積極的影響，是綜合檔案館系統(tǒng)功能發(fā)揮的前提和保證。
2．識別與控制各過程之間的“接口”
檔案工作的每一個過程都不是獨立存在的，檔案工作質(zhì)量的形成依靠每個過程的有效實施，每一個過程都有各自要實現(xiàn)的目標(biāo)，且這些目標(biāo)都是以滿足用戶為宗旨的。過程與過程之間的對接是保證系統(tǒng)運行的重要節(jié)點，控制、協(xié)調(diào)檔案質(zhì)量管理各過程的運行，使之有效的運行，減少制約，加強合作，實現(xiàn)綜合檔案館質(zhì)量管理的終極目標(biāo)。
（六）持續(xù)改進
持續(xù)改進是綜合檔案館發(fā)展的永恒不變的目標(biāo)。社會環(huán)境的不斷變化、用戶需求的更新與提高是持續(xù)改進的內(nèi)在動力，持續(xù)改進的核心是提高綜合檔案館質(zhì)量管理的有效性和效率，提升綜合檔案館的競爭力、迎接外界挑戰(zhàn)。
1．將持續(xù)改進作為一種制度加以強化
持續(xù)改進不是一蹴而就的，是一項長期的工作，測量、分析、改進不斷循環(huán)的過程。培養(yǎng)檔案工作者持續(xù)改進意識，對檔案工作者進行持續(xù)改進方法的培訓(xùn)，將持續(xù)改進納入到日常工作中，不斷深化理解，提高檔案工作質(zhì)量。每一次循環(huán)改進都有一個設(shè)定的目標(biāo)，滿足檔案用戶的需求，每一次改進都向著更好的方向發(fā)展，始終堅持不懈地貫徹持續(xù)改進，使綜合檔案館處于不斷發(fā)展和完善的進程中，提高檔案館的應(yīng)變能力，提升檔案工作者的整體意識。
2．將各類評價結(jié)果納入到持續(xù)改進的范圍
持續(xù)改進是每個過程、每個系統(tǒng)都需不斷堅持的，因此，每一個過程的測評、每一個階段性的測評都是持續(xù)改進的動力。基于檔案館總體的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)，通過對內(nèi)部審核、用戶滿意度測量、第三方審核結(jié)論等相關(guān)數(shù)據(jù)進行客觀的分析與評定，并將測評的結(jié)果納入到持續(xù)改進的范圍內(nèi)，這些結(jié)論是反映質(zhì)量管理體系運行狀況的直觀結(jié)論，是持續(xù)改進工作最準確的數(shù)據(jù)支撐。
（七）基于事實的決策方法
有效的決策建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上。決策貫穿于綜合檔案館質(zhì)量管理體系的始終，依靠決策才能持續(xù)改進每個過程的業(yè)績?？梢哉f，沒有客觀的、基于事實的決策，質(zhì)量管理體系很難取得有效的管理，最終的目標(biāo)也難以實現(xiàn)。
1．確保信息、數(shù)據(jù)來源可靠
在信息收集、整理的過程中，要保證相關(guān)信息、數(shù)據(jù)來源、獲悉渠道、接收方式準確無誤。決策是以所采集的信息、數(shù)據(jù)為依據(jù)的，弄虛作假的信息、數(shù)據(jù)將會阻礙系統(tǒng)的正常運行，因此，務(wù)必要保證所采集的信息、數(shù)據(jù)源于基層工作及真實的工作記錄。
2．確保分析方法正確
對采集到的信息進行科學(xué)的統(tǒng)計技術(shù)分析，確保其分析結(jié)果的精確性，為改進提供憑證。科學(xué)的統(tǒng)計技術(shù)可以通過測量、分析、調(diào)查、取證等方法對相關(guān)信息、數(shù)據(jù)進行處理，尋找需改進的方面，防止決策失誤。
3．基于事實的分析
基于事實的分析，要求避免主觀的直覺判斷與經(jīng)驗判讀?？陀^的證據(jù)是支持綜合檔案館質(zhì)量管理體系運行的真實性數(shù)據(jù)，完全依靠經(jīng)驗或直覺得來的數(shù)據(jù)往往帶有濃郁的主觀色彩，比較片面，難以準確地說明體系在運行過程中所出現(xiàn)的不利因素，不利于體系的檢驗與改進。
（八）與供方的互利關(guān)系
綜合檔案館最關(guān)鍵的供方是同級黨政機關(guān)，是案卷的來源，也是資金的來源，與其他組織不同的是綜合檔案館與其供方是隸屬關(guān)系，二者雖然有互利的關(guān)系，卻存在著領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。其次是相關(guān)設(shè)備的投入方。在綜合檔案館在與關(guān)鍵供方建立互利關(guān)系時要處理好以下關(guān)系：
1．權(quán)衡眼前利益與長遠利益
立檔單位形成的案卷是檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，綜合檔案館不能脫離各級政府而存在，同時，黨政機關(guān)也是為人民服務(wù)的部門，其服務(wù)理念同樣是滿足用戶需求，這與綜合檔案館的質(zhì)量管理目標(biāo)是一脈相承的。文書部門與檔案部門相互扶持，案卷質(zhì)量的不高將嚴重阻礙綜合檔案館質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)，因此，在收集案卷的過程中，正確處理與同級政府之間的關(guān)系，深入指導(dǎo)立檔單位進行規(guī)范化的立卷歸檔工作，建立長期的互利共贏的工作機制。
2．與供方建立合作基礎(chǔ)上的互利
與供方部門所要建立的互利關(guān)系，首先是合作，只要有效的分工協(xié)作，才能保證互利。建立有效的溝通渠道，進行透明地、開放式地交流，與同級黨政機關(guān)共同理解用戶的需求與期望，肯定黨政機關(guān)在管理與控制過程中做出的貢獻，共享成果，增強雙方共同創(chuàng)造價值的能力，密切合作，實現(xiàn)成本最優(yōu)化，共同取得檔案用戶的滿意。同時關(guān)注同級黨政機關(guān)的狀況，為其便民服務(wù)提供幫助，增強黨政機關(guān)提供高質(zhì)量案卷的積極性，以達到互利的效果。
綜上所述，綜合檔案館具備建立與實施ISO9000標(biāo)準所描述的三大基本要素，ISO9000標(biāo)準適用于綜合檔案館。同時有效運用八項質(zhì)量管理原則，以用戶為關(guān)注點、加強領(lǐng)導(dǎo)在組織中的作用、倡導(dǎo)全員參與、采用過程方法與系統(tǒng)方法、以事實為決策方法，堅持持續(xù)改進，是建立“公平、公開、公正、透明”的檔案館服務(wù)模式的最佳途徑。
注釋：
*本文為黑龍江大學(xué)學(xué)生學(xué)術(shù)科技創(chuàng)新項目(項目編號：20110282)階段性研究成果之一.
①GB/T19001-2008/ISO9001:2008質(zhì)量管理體系要求[S].北京:中國國家標(biāo)準化管理委員會,2008:1.2條款.
②中華人民共和國檔案法.北京:中華人民共和國主席令（第七十一號）,1996:第八條.
（1）參與檔案理論和業(yè)務(wù)的研究；
（2）擔(dān)任檔案的收集、整理，編制一般的檢索工具和專題資料等工作；
（3）對館藏檔案有初步的了解，能根據(jù)利用者提供的線索，查到所需要的檔案；
（4）參加編輯檔案材料的工作；
（5）擔(dān)任檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，能正確掌握檔案業(yè)務(wù)方針、政策，正確掌握調(diào)查研究的基本方法，能解決業(yè)務(wù)工作中的一般問題；
（6）參加培訓(xùn)檔案專業(yè)干部的教學(xué)組織和輔導(dǎo)工作。
館員職責(zé)：
（1）獨立進行檔案理論與業(yè)務(wù)的研究；
（2）獨立擬訂區(qū)、縣、局級機關(guān)檔案管理的計劃、方案；
（3）獨立從事或組織指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作，獨立進行調(diào)查研究，總結(jié)推廣典型經(jīng)驗，能發(fā)現(xiàn)和解決檔案工作中的問題；
（4）獨立完成檔案材料編輯工作；
（5）了解館藏檔案，根據(jù)利用者的需要，系統(tǒng)地按專題提供檔案材料；
（6）?制定檔案工作的規(guī)章制度、辦法，提出檔案工作業(yè)務(wù)計劃，并組織實施；
(一)以縣(市、區(qū))為總體，涉及集體林權(quán)制度改革及其林業(yè)經(jīng)營管理活動中有關(guān)林權(quán)管理的方針、政策、法律、法規(guī)，縣級、省市級林權(quán)制度改革檢查驗收資料，以及其他有關(guān)的規(guī)范性文件等基礎(chǔ)資料：
(二)村級集體林權(quán)制度改革中依法形成的改革成果資料。主要包括：林權(quán)制度改革方案、村民會議或村民代表會議決議、上一級人民政府對該村改革方案的批復(fù)、各類承包合同等權(quán)源證明材料，改革中有關(guān)特殊事項的處理，以及村級林權(quán)制度改革檢查驗收資料等；
(三)林權(quán)初始登記過程中依法形成的宗地權(quán)源資料和技術(shù)數(shù)據(jù)。林權(quán)權(quán)利人申請林權(quán)登記申請表；個人身份證明、法人或其他組織的資格證明、法定代表人或者負責(zé)人的身份證明、法定人或者委托人的身份證明和載明委托事項及委托權(quán)限的委托書：申請林權(quán)登記的權(quán)屬證明文件；按規(guī)定要求應(yīng)當(dāng)提交的有關(guān)文件：
(四)受理林權(quán)登記申請清冊、林權(quán)證發(fā)證登記冊、林權(quán)登記臺賬、自留山清冊：
(五1林權(quán)登記公示材料、異議材料和登記機關(guān)的調(diào)查材料和審查意見：
(六)初始登記涉及的其他有關(guān)圖表、數(shù)據(jù)資料等文件。
如宗地區(qū)劃圖、外業(yè)調(diào)查表、以村(場)為單位的初始登記林權(quán)分布圖和林權(quán)權(quán)屬基本圖等；
(七)林權(quán)變更、抵押、注銷登記過程中形成的宗地權(quán)屬變化資料和技術(shù)數(shù)據(jù)。林權(quán)權(quán)利人申請林權(quán)變更、抵押、注銷登記申請表；全國統(tǒng)一式樣林權(quán)證；發(fā)生林權(quán)變更、抵押、滅失的有關(guān)權(quán)源證明材料：按規(guī)定要求依法應(yīng)當(dāng)提交的有關(guān)證明文件資料和技術(shù)數(shù)據(jù)資料：年度林權(quán)變化有關(guān)宗地數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、冊等：
(八)林權(quán)爭議和尚未登記發(fā)證的有關(guān)資料。
電子類林權(quán)檔案應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
(一)以縣(市、區(qū))為總體，按鄉(xiāng)(鎮(zhèn))以村(場)為單位的村級林權(quán)初始登記表、冊、圖數(shù)據(jù)庫：
(二)以宗地為單元的林權(quán)初始登記及林權(quán)權(quán)利人所持有的林權(quán)證及宗地界至圖數(shù)據(jù)：
(三)林權(quán)變更、抵押、注銷登記數(shù)據(jù)記錄；
(四)林權(quán)初始登記檔案電子數(shù)據(jù)光盤：
(五)年度各類林權(quán)變化登記檔案電子數(shù)據(jù)光盤。
建立林權(quán)檔案應(yīng)當(dāng)符合便于管理和使用的原則：
(一)按鄉(xiāng)(鎮(zhèn))以村(場)為單位，宗地為單元，按權(quán)利人建檔：
在21世紀的今天社會正在飛速的發(fā)展，給我國事業(yè)單位的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，我國事業(yè)單位在我國的發(fā)展在不斷的加速，檔案管理工作也就變得越來越重要。在我國事業(yè)單位發(fā)展的過程中檔案管理工作存在一些問題，這些問題制約了我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，在我國事業(yè)單位檔案管路的發(fā)展中要遵循一定的原則，在新時期我國的檔案管理工作有了新的內(nèi)涵。本文主要對事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，遵循的原則以及管理模式的創(chuàng)新進行了分析。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管路；創(chuàng)新思考
就目前事業(yè)單位的發(fā)展情況而言，進行檔案管理是非常重要的，我國的事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)過了轉(zhuǎn)型和改革我國事業(yè)單位的發(fā)展邁上了一個新的臺階，在我國事業(yè)單位的發(fā)展對于檔案管理的相關(guān)工作還存在著一定的問題，隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理工作一定可以高效協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中有著重要的作用和深刻的意義，在事業(yè)單位的發(fā)展中要加強檔案管理工作的重視，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
1我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題
1．1事業(yè)單位的對檔案管理工作不重視
檔案管理工作是事業(yè)單位正常運行的重要組成部分，在我國事業(yè)單位的發(fā)展中檔案管理工作起著非常重要的作用，但是我國的事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中只是一個形式，就造成了我國事業(yè)單位的檔案泄密，給事業(yè)單位的發(fā)展造成了嚴重的打擊，阻礙了事業(yè)的單位的正?？沙掷m(xù)發(fā)展。事業(yè)單位的檔案主要記錄了事業(yè)單位的發(fā)展情況和發(fā)展歷程以及重要的事件，但是由于檔案管理工作得不到重視，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案大量的損壞和丟失，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了極其嚴重的影響。
1．2檔案管理人員的水平偏低
我國事業(yè)單位的檔案管理知識一個表面的形式，在事業(yè)單位檔案管理人員的選擇上也是非常簡單的，造成檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，也是影響我國檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的一個重要因素，我國當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員的工作可以說是事業(yè)單位中最悠閑的一個工作。他們對于檔案工作不了解，事業(yè)單位對檔案管理工作不中是，導(dǎo)致檔案管理員工對檔案管理工作經(jīng)常是敷衍了事，給檔案的管理帶來了極大的影響，也是我國事業(yè)單位的資金浪費嚴重。
1．3缺少完善的檔案管理系統(tǒng)
檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展來說可大可小，我國的事業(yè)單位的檔案管理工作處在一片混亂的狀態(tài)，檔案管理工作完全根據(jù)檔案管理人員主觀意愿進行管理，給我國的檔案管理工作造成的極大的影響，導(dǎo)致我國的檔案管理工作存在巨大的漏洞。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的組成部分之一，在進行管理的時候要遵循一定的原則，但是在我國事業(yè)單位的檔案管理工作中檔案管理系統(tǒng)不完善，檔案管理的分工不明確，檔案管理工作處在一片混亂之中，給我國事業(yè)單位的發(fā)展帶來了消極的影響。
2我國事業(yè)單位的檔案管理原則
2．1在進行檔案管理過程中要遵循權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則
我國事業(yè)單位的檔案管理工作要遵循一定的原則，檔案管理工作可大可小，當(dāng)時原則一定不可少，檔案管理人員要按照基本的原則對檔案進行管理，明確每一個檔案管理人員的和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，如檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)主要對檔案管理的相關(guān)工作負責(zé)，對檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督，但是他也要保障檔案管理人員的相關(guān)權(quán)益。如果檔案管理部門只重視檔案管理責(zé)任而忽視檔案管理人員的相關(guān)權(quán)益，將會給檔案管理員工的工作積極性性帶來消極的影響，也將影響到整個檔案管理工作的發(fā)展，因此在檔案管理工作要堅持權(quán)責(zé)統(tǒng)一的原則，將檔案管理人員承擔(dān)的責(zé)任和獲得的權(quán)益結(jié)合起來，推動檔案管理人員的工作積極性。
2．2在進行檔案管理工作時要遵循靈活性的原則
檔案管理工作是事業(yè)單位工作的一部分，關(guān)于檔案管理工作我國也是制訂了一些標(biāo)注進行保障的，因此在檔案管理工作中要遵守國家相關(guān)部門制訂的規(guī)定，但是也不能對其他行業(yè)的檔案管理進行照搬照抄，要有自己檔案管理的獨特性，在我國不同的事業(yè)單位有著自己獨具一格的特色，因此在進行檔案管理的過程中要遵循靈活性的原則。檔案管理工作在不同的事業(yè)單位管理的情況也不同，因此進行事業(yè)單位的檔案管理一定要符合事業(yè)單位的實際情況，遵循事業(yè)單位檔案管理靈活性的原則。
2．3在管理的過程中要按規(guī)范辦事的原則
在檔案管理工作中不能根據(jù)檔案管理人員的主觀能動性進行檔案管理，要根據(jù)相關(guān)的規(guī)范進行辦事，根據(jù)檔案管理的實際情況制訂檔案管理科學(xué)，高校，合理的檔案管理制度，這些制度要符合檔案管理的實際情況，符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定，保障檔案管理工作的順利進行。按照相關(guān)的規(guī)范進行檔案管理是我國事業(yè)單位檔案管理的基本要求，也是我國檔案管理工作健康穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。國家制訂關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)范，為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了依據(jù)。
3我國事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新
3．1完善我國的檔案管理制度
目前，我國事業(yè)單位的檔案管理存在著很大的漏洞，因此要完善我國事業(yè)單位的檔案管理制度，檔案管理制度可以對檔案管理人員的工作進行約束，檔案管理是對檔案的一種保護，通過對檔案進行管理可以減少檔案的損壞和丟失，制訂檔案管理的制度，做到我國事業(yè)單位的檔案管理有法可依，在遇到一定問題是可以依據(jù)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定進行解決，促進我國事業(yè)單位的檔案管理朝著科學(xué)化的方向發(fā)展，將帶動我國事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。
3．2深化檔案管理，提高管理人員的綜合的素質(zhì)
我國的事業(yè)單位的檔案管理要不斷的進行深化，要跟上時展的步伐，提高我國事業(yè)單位的檔案管理水平。目前我國的檔案管理人員綜合素質(zhì)比較低，我國的檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，我國事業(yè)單位的檔案管理要招聘具有展業(yè)知識的檔案管理人才，提高我國事業(yè)單位的檔案管理水平。對檔案管理人員進行專門的培訓(xùn)，于其它事業(yè)單位的檔案管理人員進行經(jīng)驗交流，找出自己的不足，及時的改進本單位檔案管理中存在的問題。對于檔案管理人員事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理人員進行定期的抽查，檢查檔案管理人員的檔案管理知識，為事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展提供保障。
3．3將檔案管理于當(dāng)代的信息技術(shù)相結(jié)合
今天事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)不能再沿襲以前的管理辦法了，進入21世紀以來我國的信息技術(shù)處在高速發(fā)展的階段，事業(yè)單位的檔案管理要與當(dāng)代的信息技術(shù)相結(jié)合，讓檔案工作更加的方便，快捷。信息化的檔案管理方法將事業(yè)單位的檔案管理帶上了一個新的臺階。
4結(jié)語
總之，事業(yè)單位要重視檔案管理工作，積極的引進先進的檔案管理技術(shù)，遵守檔案管理原則，保證事業(yè)單位檔案管理工作的有好友快進行，促進事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位在我國的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的，在事業(yè)單位發(fā)展中各項工作的管理都是非常重要的，因此在事業(yè)單位的發(fā)展中要統(tǒng)籌安排好單位內(nèi)部的各項工作，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，檔案管理工作要與時俱進，發(fā)展創(chuàng)新型的檔案管理模式，緊緊跟上時展的步伐。
作者：姜俐 單位：綏濱縣環(huán)境衛(wèi)生管理處
參考文獻:
關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)水平；有效途徑；功能化發(fā)展
一、引言
檔案管理工作以各種檔案信息的收集、整理、保管、利用等為主要內(nèi)容，與我們的工作和生活息息相關(guān)，這就要求不斷提高檔案管理的科學(xué)化。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，如何從不同的角度和技術(shù)層面來提高檔案管理的科學(xué)化水平，已經(jīng)成為我國當(dāng)前檔案管理工作亟待解決的重要課題之一。
二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性
提高檔案管理科學(xué)化水平要在科學(xué)理論的指導(dǎo)下，用科學(xué)的方法推進，以制度為保障，以達到檔案管理的制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，最大程度提高檔案管理的科學(xué)水平[1]。
提高科學(xué)水平是檔案管理的時代要求：隨著時代的發(fā)展檔案管理的任務(wù)也將越來越重、信息化服務(wù)功能要求也越來越高，因此提高檔案管理科學(xué)化水平的要求日益緊迫。
提高檔案管理科學(xué)水平是國家文化軟實力的需求：民族文化是國家凝聚力和創(chuàng)造力的源泉，是綜合國力競爭的部分，而檔案作為文化傳承的載體，也是文化軟實力建設(shè)的重要組成部分，因此不斷提高檔案管理科學(xué)水平迫在眉睫。
提高檔案管理科學(xué)水平是網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展趨勢的需求：在社會經(jīng)濟繁榮發(fā)展的當(dāng)今社會，信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。將信息技術(shù)運用于檔案管理的日常工作中來，可以很大程度上豐富檔案管理的渠道、載體以及存儲空間等，可以極大的提高檔案管理的高效化，因此提高檔案管理科學(xué)水平是網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的需求。同時提高檔案管理科學(xué)水平更是檔案管理其自身健康發(fā)展的需求。
三、提高檔案管理科學(xué)水平所必須遵循的原則
（一）服務(wù)原則
檔案信息的價值在過去往往只有管理人員才掌握，同時由于其自身所籠罩的神秘色彩致使大部分人都認為檔案資料是很神秘的東西。其實不然，檔案資料以及信息不僅僅局限于國家有關(guān)部門才能解除，也是為大眾服務(wù)的一種工具，提高檔案管理科學(xué)水平應(yīng)在提升檔案資料服務(wù)性的原則下展開。
（二）發(fā)展原則
經(jīng)濟在發(fā)展，時代在進步，科學(xué)技術(shù)也在飛速推進。因此，提高檔案管理科學(xué)水平也應(yīng)該注重科學(xué)技術(shù)發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，顧忌科學(xué)技術(shù)內(nèi)外在因素，從不同角度分析當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)發(fā)展的總體趨勢，并在現(xiàn)有的檔案管理技術(shù)基礎(chǔ)上開發(fā)新技術(shù)。檔案管理科學(xué)水平要定位高遠，不斷發(fā)展。
（三）參與人員高素質(zhì)原則
檔案管理工作的主體是人才，提升人的素質(zhì)是提升檔案管理科學(xué)水平的重要因素，無論是在崗的工作人員，還是檔案管理后勤保障人員，尤其是檔案管理的高層管理人員，都應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高而提升自身的綜合素質(zhì)和掌握駕馭科學(xué)技術(shù)的能力，只有綜合素質(zhì)提高了才能夠把科學(xué)管理的效果充分發(fā)揮出來，只有掌握了科學(xué)技術(shù)的能力，才會更高效的提高檔案管理科學(xué)水平，并使其體現(xiàn)出真正的意義。
四、提高檔案管理科學(xué)水平的有效途徑
（一）加強制度建設(shè)
加強檔案管理制度體系建設(shè)是提高檔案管理科W水平的重要途徑[2]。完善規(guī)章制度建設(shè)，建立起檔案管理的相關(guān)制度，才能使得整個檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準化，才能高效的推動檔案管理的自主創(chuàng)新。同時完善的制度可對檔案管理形成嚴格的約束，也是提高科學(xué)水平的政策導(dǎo)向。人大、黨政有關(guān)部門應(yīng)把把推進檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展納入到中長期發(fā)展規(guī)劃綱要當(dāng)中。
（二）提高檔案管理的信息化水平
隨著網(wǎng)絡(luò)普及以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在新時代的大背景下，檔案管理也應(yīng)緊跟發(fā)展的腳步，推動檔案管理朝著現(xiàn)代化科學(xué)化的方向不斷發(fā)展[3]。在檔案管理工作中配備專業(yè)的管理設(shè)備，創(chuàng)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，并可針對不同的單位或者部門建立單獨的檔案信息平臺，做到統(tǒng)一入庫信息共享，進而可以實現(xiàn)檔案信息的快速的處理、檢索、分析和保存，進而提升檔案管理水平，降低檔案管理的工作量。
（三）轉(zhuǎn)換服務(wù)方式
在實際工作中，特別是科學(xué)化技術(shù)的融入，檔案管理工作的服務(wù)方式和理念也應(yīng)隨之發(fā)生改變，直接要求檔案管理部門從信息提供和保存者轉(zhuǎn)換為檔案信息信息服務(wù)的咨詢者。因此，應(yīng)在傳統(tǒng)的服務(wù)模式的基礎(chǔ)上應(yīng)提升檔案服務(wù)的能力和水平，還可通過創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢平臺，打破區(qū)域空間的界限，提供檔案資料的跨區(qū)域咨詢。
五、結(jié)語
在信息化和現(xiàn)代化背景下，通過建立網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，并針對不同的單位或者部門建立單獨的檔案信息平臺，做到統(tǒng)一入庫信息共享，這將成為檔案管理未來發(fā)展的方向，值得廣大檔案管理研究者和參與者的廣泛關(guān)注。
參考文獻：
[1]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會科學(xué)，2011（01）：174-176.
